Tema 3 Activo Exigible

FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES

CONTABILIDAD II

DOCENTE: LIC. WILBER ROCA V.

Unidad 2: ACTIVOS CORRIENTES TEMA III: EXIGIBLE Definición Características Medidas de Control Interno Componentes del exigible Previsión y pérdida por incobrables Tratamiento contable de la mora en documentos por cobrar Documentos en cobranza Descuento de documentos por cobrar Crédito Fiscal: Características y tratamiento. Otras cuentas por cobrar Definición de exigible Son las cuentas a cobrar generadas por las ventas y otros ingresos, representan el derecho de la empresa contra terceros. Estos derechos se cancelan o anulan, mediante la devolución del producto por desperfectos u otros motivos, por medio de la cobranza o en caso de no poder cobrar los adeudos y la cuenta se convierta en incobrable. Como sabemos las ventas son el eje principal de una empresa, por tanto, el exigible tiene bastante importancia en el balance general. Comprende todos aquellos valores que se convertirán en dinero en breve plazo y créditos u operaciones por cobrar que no producen directamente rendimientos, sino que entraron al negocio o se establecieron en virtud de las transacciones mercantiles que realizan normalmente las empresas. Estos son:       

Cuentas por cobrar, Clientes, Documentos por cobrar, Cuentas por cobrar al personal, Clientes por ventas en abonos a corto plazo, Remesas en camino (transito), Intereses devengados no cobrados, Acciones, Bonos, etc.

Características del exigible Las cuentas del exigible o créditos tienen las siguientes características: a) Son operaciones que se generan en algunas transacciones rutinarias que desarrollan las empresas en general, como las ventas o ingresos financieros. b) Forman parte del Activo de la empresa. c) Son consideradas las partidas más importantes del Activo, ya que pueden representar entre un 30% ó 50% del total de las ventas o de otros ingresos.

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d) Son los items o cuentas más riesgosas del Activo, porque en su operatoria pueden generar incobrabilidad para la empresa y en el largo plazo pérdidas. e) Son ítems que conforman junto con las ventas al contado, los activos más productivos del negocio, porque el dinero que hay en el exigible o cuentas por cobrar, produce parte de la rentabilidad que obtiene la empresa. Aunque el dinero que hay invertido en estas transacciones pueden sufrir los efectos de la inflación, perdiendo poder de compra. La cantidad de recursos exigibles que hay que mantener en la empresa debe estar en un nivel de equilibrio teniendo en cuenta las características propias del negocio de la empresa, para poder cubrir gastos a corto plazo. Por ello:   

En primer lugar, permite generar mayores niveles de ventas a la empresa. En segundo lugar, ha de minimizar la liquidez en la empresa puesto que algunas operaciones no serán canceladas en forma inmediata. En tercer lugar, puede generar algunas cuentas incobrables para la empresa, y por esto, problemas legales que tendrán que resolverse con los deudores morosos.

Medidas de Control Interno del exigible La empresa al otorgar un crédito debe protegerse diseñando controles internos, tales como: 1. Adecuado procedimiento de autorización para la concesión de los créditos. El Administrador o el Jefe de Ventas u otra autoridad competente deberá autorizar la otorgación de los créditos. 2. Separación de labores. Las personas que afectan los libros auxiliares, quienes reciben cobros, realizan ventas, ejercen funciones de crédito, controlan mercancías o servicios y facturación de los mismos, no deben ser las mismas. 3. Establecimiento de límites de crédito. Debe designarse funcionarios autorizados para otorgarlos bajo ciertos límites de montos y otros criterios de ventas y cobranzas. 4. También para el otorgamiento de bonificaciones, devoluciones, rebajas y descuentos, se deben establecer límites. 5. Verificación independiente de la facturación. En cuanto a la revisión de cantidades, precios, condiciones de venta y operaciones aritméticas, debe efectuarlo una persona diferente a la que realiza la operación de venta u otorgación del crédito. 6. Autorización especial en la cancelación de cuentas incobrables. debe existir autorización expresa para ello, y una política determinada para su tratamiento contable. 7. Uso de formas (documentación) numeradas. Respecto a los pedidos de los clientes, requisiciones o pedidos al almacén, notas de remisión y/o lista de embarque y facturas. 8. Realizar revisiones periódicas de los auxiliares contables contra el mayor de las cuentas del exigible. 9. Envíos regulares por correspondencia de estados de cuenta y solicitudes de confirmación de adeudo. Este procedimiento, mejor conocido como circularización; consiste en enviar una carta a los deudores donde se les pide que contesten si están de acuerdo o no con el importe que aparece a su cargo; esta carta la envía la empresa y la respuesta debe recibirla directamente el Auditor interno o el Administrador. 10. Formulación de relaciones de los adeudos por antigüedades y estudios periódicos de la recuperabilidad de saldos vencidos. 11. Investigación periódica de saldos rojos. 12. Arqueos periódicos, de facturas, recibos, contrarecibos y documentos pendientes de cobro, e incluso a las operaciones ya canceladas. U N I V

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Componentes del exigible: 1.1.1.3. CREDITOS O EXIGIBLE 1.1.1.3.1. CUENTAS A COBRAR (A CLIENTES) 1.1.1.3.1.1. Cliente xx 1.1.1.3.1.2. Cliente yy 1.1.1.3.2. DOCUMENTOS A COBRAR 1.1.1.3.2.1. Cliente xx 1.1.1.3.2.2. Cliente yy 1.1.1.3.3. (-) PREVISION PARA CUENTAS INCOBRABLES 1.1.1.3.4. SUCURSAL CTA. CTE. 1.1.1.3.5. CREDITO FISCAL 1.1.1.3.6. ANTICIPO DE IMPUESTOS 1.1.1.3.6.1. I.U.E. 1.1.1.3.7. INTERESES DEVENGADOS POR COBRAR 1.1.1.3.8. CUENTAS A COBRAR EMPLEADOS 1.1.1.3.8.1 Prestamos al personal 1.1.1.3.8.2. Anticipos al personal 1.1.1.3.9. CTA. PERSONAL SOCIOS 1.1.1.3.9.1. Socio “A” 1.1.1.3.9.2. Socio “B” 1.1.1.3.10. OTROS DEUDORES 1.1.1.3.10.1. Remesas en camino (transito), 1.1.1.3.10.2. Intereses devengados no cobrados, 1.1.1.3.10.3. Acciones, 1.1.1.3.10.4. Bonos, Previsión y pérdida por incobrables Las transacciones por cobrar que presenten dudas respecto de su recuperabilidad deben ser analizadas y evaluadas para decidir su tratamiento, y aquellas cuentas que sean consideradas incobrables deben ser castigadas por el importe que se considere irrecuperable para la empresa. Este estudio y evaluación se lleva a cabo como sigue:    

Revizando toda la documentación de la transacción de venta a crédito. Comentando con los funcionarios a cargo de estas cuentas y luego con los directivos las posibilidades de cobro de los adeudos más importantes y/o más antiguos. Solicitando a los abogados de la Compañía su opinión en el caso de las cuentas cuyo cobro se encuentren tramitando. Estudiando la situación individual en los expedientes de los clientes.

Con los resultados de la investigación se puede juzgar si el importe de la estimación para castigo de cuentas irrecuperables es suficiente o insuficiente; en este último caso debe solicitarse el ajuste relativo para incrementar dicha estimación hasta hacerla adecuada. Estimación para castigo de cuentas incobrables. El estudio anterior define la razonabilidad del saldo de esta cuenta, pero de cualquier manera debe hacerse un estudio específico de los movimientos contables que haya mostrado durante el año. U N I V

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En los cargos, por castigos de cuentas incobrables, debe vigilarse que exista autorización adecuada para ello, y que además se hayan agotado los esfuerzos para lograr su cobro. Los créditos, por nuevas estimaciones, deben ratificarse con el estudio de la recuperabilidad mencionado antes. Al juzgar también de acuerdo con las circunstancias, sobre la acumulación de la estimación o provisión para cuentas incobrables, el auditor deberá cuidar en todo caso de la consistencia con el método seguido o de hacer notas en un dictamen de las consecuencias de los cambios importantes en su aplicación, cuando estas ocurran. Para concluir, respecto a los resultados de los procedimientos aplicados, puede y debe formularse en un cuadro que muestre los resultados parciales y el total verificado de las cuentas por cobrar, como sigue: Importe 100% Saldo total de las cuentas por cobrar. Por ejemplo: Bs 100.000.Solicitudes conforme de las cuentas por cobrar. Solicitudes inconformes aclaradas. Cobros posteriores. Por ejemplo Bs 15.000.De cuentas no confirmadas, que no contestaron la circularización o que se devolvieron. Arqueo de documentos. De cuentas no verificadas por los procedimientos anteriores. Total verificado, Bs 100.000.Este cuadro muestra objetivamente los resultados parciales de los procedimientos aplicados y la suficiencia del trabajo total, dentro del grupo de cuentas por cobrar. Tratamiento contable de la mora en documentos por cobrar Si las ventas se efectúan a crédito y se desea mayor garantía que tenga carácter legal se solicita al cliente que firme un documento denominado pagare o una letra de cambio. Los documentos por cobrar legalmente son documentos negociables, entre los que tenemos: El pagare: representa una promesa de pagar una suma de dinero en una fecha estipulada futura, pactando una tasa de interés entre las partes. La letra de cambio: es un documento de deudas a corto plazo, dicho documento tiene carácter legal, están garantizado por la moral y confianza de la entidad o persona emisora, además del patrimonio que posea. Los documentos por cobrar solo puede registrase en una sola cuenta “Documentos por Cobrar”, ya que se tienen a la mano los derechos de cobrar estos adeudos, con una tasa de interés a la fecha de vencimiento. Para calcular los intereses para un año utilizamos la siguiente formula: Interés = Capital x Tasa x (Números de días) 360 dias U N I V

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• Supongamos que se hace todos los análisis de las cuentas con créditos otorgados con suficiente documentación e información. • La situación económica mundial y de nuestro país, ha hecho que muchas de las empresas enfrenten problemas de liquidez y los primeros que sufren son los proveedores. • Los clientes le pagarán a quien les cobre primero y de mejor manera, a aquel acreedor que ofrece mejores opciones, pero que es el persistente en la cobranza. • Por las condiciones actuales, deberá estar preparado para negociar los términos de pago de intereses, refinanciar e inclusive tomar decisiones duras como recurrir al cobro judicial. • Si su empresa cuenta con una base de clientes, seguramente estos seguirán un ciclo operativo básico, es decir: compran al crédito, pagan las cuentas, vuelven a utilizar el crédito, por lo que es necesario ser cuidadoso con las ventas al crédito y su cobro. Como mejorar la cobranza. Antes, por favor conteste las siguientes preguntas: • Tengo un reporte de antigüedad de saldos en mora. • Tengo un reporte de las últimas gestiones realizadas en el cobro por cada cliente. • Existe la documentación por cliente en la cartera. Está actualizada. • Procedimiento claro con los de cobranza sobre acciones a tomar con la mora del cliente. • He capacitado adecuadamente a mi equipo de cobranza. • Hay los sistemas y herramientas adecuadas para dar seguimiento a la cartera de clientes. • Los planes son claros para negociar con clientes los plazos e intereses moratorios. • Establecer el procedimientos si clientes piden un pago y que se le dispensen intereses. • Tengo segmentados los clientes con los que no me interesa seguir haciendo negocios. • Hay seleccionado un despacho jurídico para casos que ameriten trasladar a cobro judicial. Ahora, los pasos claves en la gestión de Cobro: 1. Identifique los casos en problema de mora: 90 días de mora o más (según su política). 2. Obtenga un listado de estos casos que indique las últimas gestiones realizadas y las acciones a tomar de parte de sus gestores de cobro. 3. En los casos a mas de 120 días, prepare las respectivas comunicaciones a cada cliente, indicando que de no cancelar en este plazo, sus deudas serán realizadas mediante cobro judicial por abogados de la empresa, y esto encarecerá el trámite de cobranza. 4. Traslade los casos que ameriten a cobro judicial, previo acuerdo con los abogados. 5. Determine los casos incobrables, haga la reserva necesaria y páselos a Incobrables. (Mantenga los archivos y seguimiento periódico a estos casos, no significa desecharlos). Adicionalmente. • Revise que cada gestor de cobro realice las acciones de cobranza necesarias y que cuente con las herramientas adecuadas: teléfonos, acceso a Internet, fax y mensajería. • Cuente con un cobrador – mensajero, para las gestiones de cobro y recuperación. (Según volumen de operación y tamaño de su cartera de clientes). Seguimiento: - Revisión de la cartera de clientes cada 7 días. - Envío de cartas de cobranza con plazos de 5-7 días previo a traslado a cobro jurídico. - Gestiones por internet, e-mail, facebook, etc. - Obtenga un reporte semanal del estado de la cartera. - Capacitar al personal de gestión de cobranza. Mantenerlo actualizado. - No descuidar los horarios en que se puede contactar a los clientes.

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Como documentar un refinanciamiento: 1. Prepare un pequeño pre-contrato. 2. Anexe un pagaré o letra de cambio por el monto a refinanciar. 3. Si es posible obtenga cheques post-fechados. 4. Establezca plazo y tasa de interés pactados y acorde a niveles de mercado. Conclusiones Usted podría decidir no dar más crédito, sin embargo esto es difícil porque es la forma que el mercado demanda, lo importante es dar un mejor crédito, investigar a los clientes y documentar de la mejora manera. En las Cuentas por Cobrar está parte del efectivo de su operación, recuperarlo y ponerlo a trabajar de nuevo es el giro de los negocios, por ello el área de Créditos y cobrranzas debe estar capacitada y supervisada adecuadamente. Una buena gestión en el manejo y administración de sus cuentas por cobrar es equivalente a decir: un manejo adecuado de su efectivo. Las Cuentas Incobrables deben contabilizarse como un gasto, una vez agotadas todas las instancias de cobro. Métodos para estimar las previsiones para cuentas incobrables: Método del % de las Ventas Netas a Crédito (2% sobre el valor de las ventas a crédito) Ejemplo: Ventas a crédito Bs 725,000.Estimación de Cuentas Incobrables (725,000 x 0.02) = 14,500.Valor neto Bs 710,500.Método de % de cuentas por cobrar a clientes morosos (5% sobre el las ventas a crédito) Ejemplo: Ventas a crédito Morosos: Bs 100,000.00 Estimación de Cuentas Incobrables (100,000 x 0.02) = 2.000.Valor neto Bs 98.000.Método del % de cada cliente moroso en particular. (Se hace el cálculo individual por cliente en mora). Ejemplo: Casa Real, S.A. Bs 257,000.- (5%) Casa Pérez Bs 200,000.- (3%) Casa el Toro Bs 200,000.- (10%) Estimación del valor cuentas incobrables de cada cliente en particular: Casa Real S.A. 257,000 x 5% = 12,850.Casa Pérez 200,000 x 3% = 6,000.Casa el Toro 200.000 x 10% = 10,000.Totales Bs 618.150.- Incobrables Bs 28,850.Previsión por Cta. Incobrables Bs 28,850.Saldo en Cuentas x cobrar Bs 589.300.Contabilización de la mora: (Ver pagina siguiente)

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Fecha 31/12/19

Detalle ------------ 1 -------------------Previsión para cuentas incobrables Documentos por cobrar

Debito

Crédito

28.850.28.850.-

Glosa: Crear la previsión p/ doc.x cobrar

31/12/20

------------- 2 -------------------Pérdidas por Ctas. Incobrables Previsión para cuentas incobrables

28.850.28.850.-

Glosa: Dar de baja la previsión p/ doc. x cobrar.

-------------- 3 ------------------Descuento de documentos por cobrar Esta operación, consiste en endosar (transferir) un documento con vencimiento a una fecha futura, a un banco u otra institución financiera, para obtener, en forma anticipada, el monto indicado en el documento, menos un monto por los intereses que devengue el anticipo del dinero. En el caso, que el banco acepte el descuento del documento, se encargará de realizar la cobranza y dispondrá para sí del total del valor recaudado, sin que se generen excedentes a favor del endosante (el que transfiere el documento). Para esta operación financiera, se debe efectuar el 'endoso traslaticio de dominio', que faculta al banco tenedor del documento, por una parte, a realizar la cobranza y, por otra, a disponer o quedarse con el cien por ciento del valor recaudado. Por cuanto, el banco compromete recursos financieros, aceptará realizar la operación de descuento, previo estudio de los antecedentes comerciales, tanto del aceptante del documento como del endosante. Si el banco, decide realizar el descuento, procederá a cobrar el monto correspondiente a la comisión de cobranza, de lo contrario, devuelve el documento sin efectuar cargo alguno en la cuenta corriente de su cliente. Ejemplo El día 20 de mayo, una empresa envía en descuento bancario, una de sus letras en cartera por $680.000 con vencimiento a 60 días. El mismo día, el banco le comunica que aceptó la operación de descuento, aplicándole una comisión de cobranza neta del 1,2% sobre el valor del documento y una tasa de interés mensual de 1,6%. Del mismo modo, le indica que, con esta fecha, abonó el saldo a su favor en la respectiva cuenta corriente. Un resumen de esta información, estará contenida en una liquidación similar a la siguiente: LIQUIDACIÓN DE DESCUENTO DE DOCUMENTOS Letras en descuento $680.000.menos Comisión de cobranza 8.160.IVA Crédito Fiscal 1.061.- (comisión de cobranza) Interés por descuento ((680,000*1,6%/30)*60 días) 21.760.IVA Crédito Fiscal 2.829.- (Interés bancario) Saldo a favor del Cliente $ 650.080.Con los datos de esta liquidación se registran los siguientes asientos:

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-------------------- 1 --------------------------------20/05 Doc.x cobrar en descuento bancario Documento x cobrar

DEBE 680.000.-

HABER 680.000.-

Glosa: Envío de letras para descuento bancario.

--------- ---------- 2 ---------------------------------20/05 Banco M/N Comisión de cobranza Interés por descuento IVA Crédito Fiscal Doc.x cobrar en descuento bancario

650.080.7.099.18.931 3.890.680.000

Glosa: Descuento de documentos, pago de comisión e Intereses por descuento de letras de cambio.

-------------------- 3 ---------------------------------Documentos en cobranza Los documentos en cobranza son los que han vencido y se encuentran en procedimiento de cobranza, pero que no han alcanzado la condición de incobrables. Esta operación, consiste en transferir el documento a un tercero, generalmente, un banco o una empresa especializada, para que realice la acción de cobranza, a cambio del pago de una comisión por este servicio. Para ello, se debe efectuar el endoso cobranza', que faculta al tenedor del documento a realizar esta acción y lo obliga a reembolsar los montos obtenidos a quien le cedió el documento. Por cuanto, la empresa encargada de la cobranza no compromete recursos financieros, acepta realizar la cobranza, cobra el monto correspondiente a la comisión, la cual, afecta al IVA, se queda en poder del documento y comunica al aceptante la fecha y lugar de pago. Ejemplo: El 3 de junio de 2010, una empresa envía en cobranza al Banco de la Plaza, en el cual mantiene su cuenta corriente bancaria, una letra que mantiene cartera por $230.000.con vencimiento a 30 días El Banco acepta, el mismo día, realizar la operación y le cobra una comisión del 1,2 % del valor del documento más IVA. A la fecha de vencimiento, el banco comunica a la empresa endosante, que el aceptante canceló el documento, por lo cual, le abona el monto correspondiente en su cuenta corriente. Los asientos contables por toda la operación serán: -------------------- 1 ---------------

03/06/10

Documentos en cobranza bancaria Comisión de cobranza IVA Crédito Fiscal Imp.a las Transacciones Fin. (I.T.F.) Banco Documentos por cobrar

DEBE 230.000.2.760.359.575.-

HABER

3.694.230.000.-

Glosa: Envío de letra en cobranza y gastos bancarios e I.T.F. ------------------- 2 -----------------

Banco M/N Documentos en cobranza bancaria

230.000.230.000.-

Glosa: Cobranza efectuada por banco. ------------------- 3 -----------------

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DEBE 1.500.000.-

------------------- 1 -----------------

12-04-20

Documentos en cobranza Documentos x cobrar

HABER 1.500.000.-

Glosa: Se envia a cobranza 3 L/C a la Cobradora. -------------------- 2 ---------------

08/05/10

Banco M/N Comisión de cobranza IVA Crédito Fiscal Documentos en cobranza

1.215.000.117.450.17.550.1.350.000.-

Glosa: Por la Cobranza del 90% del total de 3 L/C por la Cobradora. ------------------- 3 -----------------

Valor recuperado (90%) Bs 1.350.000.Comisión de cobranza Bs 135.000.IVA Comisión de cobranza Bs 17.550.Valor depositado: Bs 1.215.000.Doc. en cobranza DEBE 1.500.000.150.000.-

Doc. x cobrar

HABER

DEBE

HABER

1.350.000.-

1.500.000.-

1.500.000.Saldo Neutro

Saldo Deudor

Crédito Fiscal: Características y tratamiento. Crédito Fiscal es el impuesto pagado IVA en el momento de la compra de un bien o servicio y que el contribuyente puede deducir del débito fiscal para la determinación del monto a pagar al Fisco, a través de la factura recibida. El saldo registrado en esta cuenta por cobrar, es a favor de la empresa, y representa recursos que podrán ser utilizados por el contribuyente solamente, para deducir el monto a cancelar al Fisco por el Impuesto al Valor Agregado, en las fechas de vencimiento. Otra caracteristica del crédito fiscal es que es un saldo acumulable a favor de la empresa, en el caso de ser superior al monto registrado como debito fiscal en las cuentas por pagar. El débito fiscal es el impuesto que surge por la venta de bienes y/o servicios, efectuada en un período determinado. Ejemplos: Cuando el Debito Fiscal es superior al Crédito Fiscal: Bs 15.000 DF IVA y en CF IVA Bs 5.000.- el mes de abril 2020. 15/05/20

-------------- 1 ----------------Debito Fiscal (IVA) Crédito Fiscal (IVA) Banco M/N

DEBE 15.000.-

HABER 5.000.10.000.-

Glosa: Pago al Fisco del IVA por abril/20.

Cuando el Debito Fiscal es menor al Crédito Fiscal: Bs 15.000 DF IVA y en CF IVA Bs 25.000.- el mes de abril 2020. -------------- 2 ---------------15/05/20 Debito Fiscal (IVA) 15.000.Crédito Fiscal (IVA) 15.000.Glosa: Pago al Fisco del IVA por abril/20.

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Otras cuentas por cobrar Otras cuentas por cobrar: surgen por una variedad de transacciones tales como anticipo a un ejecutivo, a un empleado, ventas o compras de algo, daños o perdidas entre otros. Estas cuentas deben ser presentadas en el balance general en el grupo de activo corriente después del activo disponible (efectivo) y en el activo exigible, ya que es lo que se puede convertir en efectivo lo más pronto posible, excepto aquellas cuentas cuyo vencimiento sea mayor que el ciclo normal de operaciones de la empresa, el cual, en la mayoría d e los casos, es de doce meses estas cuentas a largo plazo deberán colocarse en el renglón de activos no corrientes, es decir en el de otros activos. BIBLIOGRAFIA:   

Contabilidad Avanzada. Primo Cesar Canaletti A. Ibesa Iberoamericana de Editores S.A. Elementos de Contabilidad General- Tomo II -- Autor. Eugenio Salvador Claudio. Giovanny E. Gómez, Internet, google, AUDITORIA Y CONTROL INTERNO, 06 / 2001  

DOCUMENTO ELABORADO POR LIC. WILBER ROCA VARGAS, DOCENTE DE LA MATERIA CONTABILIDAD II, UDABOL, Revizado el 2018.

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