Proposal Magang Tingkat Ahli

PROPOSAL MAGANG

Nama NIP Unit Kerja Instansi

: Gun Garnida, SAP : 197210071993031002 : Rumah Sakit Kanker Dharmais : Kementerian Kesehatan RI

DIKLAT FUNGSIONAL PENGANGKATAN ARSIPARIS TINGKAT AHLI ANGKATAN I DENGAN METODE DISTANCE LEARNING 2024

1. Pendahuluan a. Latar Belakang

Dalam era teknologi informasi saat ini, kecepatan pertukaran informasi menjadi kunci dalam menjalankan berbagai aspek bisnis dan organisasi, termasuk di unit kerja Rumah Sakit Kanker Dharmais sebagai rumah sakit vertikal di Kementerian Kesehatan RI. Hal ini menuntut suatu sistem manajemen dokumen dan kearsipan yang efisien, efektif dan terstruktur agar setiap informasi dapat diakses dengan cepat dan akurat. Manajemen kearsipan yang baik tidak hanya meningkatkan produktivitas, tetapi juga memastikan keamanan dan ketersediaan data untuk mendukung pengambilan keputusan yang tepat. Mengutip konsep atau teori kebenaran menurut Georg Wilhelm Friedrich Hegel yang menyatakan bahwa “yang benar adalah yang menyeluruh” yang diterapkan dalam ilmu kearsipan maka arsip merupakan rekaman suatu kegiatan atau peristiwa secara utuh. Sehingga arsip dalam implementasinya merupakan suatu rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media yang sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh suatu instansi pemerintah, baik pusat maupun daerah, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, lembaga pendidikan dan perseorangan yang memiliki nilai manfaat penting dan vital. Pentingnya kearsipan semakin terasa dalam konteks organisasi yang membutuhkan akses cepat terhadap dokumen dan informasi terkait, terutama bagi instansi atau organisasi yang memiliki volume data besar termasuk di Rumah Sakit Kanker Dharmais, sehingga kearsipan memiliki peran penting dan vital yang perlu ditunjang dengan implementasi sistem kearsipan yang efektif berikut peningkatan kompetensi Sumber Daya Manusia (SDM) dalam membantu meningkatkan efisiensi dan efektivitas pengelolaan arsip. Berkenaan hal tersebut dan sebagai bagian dari kegiatan Diklat Fungsional Pengangkatan Arsiparis Tingkat Ahli Angkatan 1 yang berlangsung terhitung sejak tanggal 12 Februari s.d 18 April 2024 dengan merujuk pada surat pemanggilan peserta Nomor : AR.05.02/A.VII/442/2024 tanggal 28 Januari 2024 dari Kepala Biro Umum Kementerian Kesehatan RI, serta surat tugas Nomor : KP.03.04/D.XII.2/1898/2024 tanggal 29 Januari 2024 dari Direktur SDM, Pendidikan dan Penelitian Rumah Sakit Kanker Dharmais, maka kegiatan magang dalam bidang kearsipan memberikan kesempatan bagi peserta diklat untuk dapat memahami dan terlibat langsung dalam pengembangan serta penerapan sistem kearsipan modern atau pengelolaan kearsipan.

b. Dasar Pelaksanaan Dasar pelaksanaan kegiatan magang dalam rangka diklat fungsional kearsipan ini adalah : - Undang – Undang nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan

-

-

Peraturan Pemerintah Republik Indonesia nomor 28 tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia nomor 25 tahun 2016 tentang Pedoman Penyelenggaraan Pendidikan Dan Pelatihan Kearsipan Surat Kepala Biro Umum Sekretariat Jenderal Kementerian Kesehatan Republik Indonesia Nomor : AR.05.02/A.VII/442/2024 perihal Penyampaian Surat Pemanggilan Peserta Diklat Fungsional Pengangkatan Arsiparis Tingkat Ahli Angkatan I, tanggal 12 Februari s.d. 18 April 2024 Surat Direktur Sumber Daya Manusia, Pendidikan, dan Penelitian Rumah Sakit Kanker Dharmais Nomor : KP.03.04/D.XII.2/1898/2024 perihal Surat Tugas Diklat Fungsional Pengangkatan Arsiparis Tingkat Ahli Angkatan I atas nama Gun Garnida, SAP dkk.

c. Maksud dan Tujuan Dalam pelaksanaan kegiatan magang ini diharapkan peserta diklat bisa mendapatkan pemahaman praktis tentang kebutuhan organisasi dalam manajemen kearsipan serta berkesempatan untuk mengaplikasikan pengetahuan teoritis yang didapatkan selama menjalani masa Pendidikan dan Pelatihan Arsiparis Tingkat Ahli dengan tujuan secara umum sebagai berikut : - meningkatkan keterampilan dalam kegiatan kearsipan - Mengembangkan pengetahuan dan keterampilan guna meningkatkan kinerja dalam melaksanakan tugas di unit kerja. - Mengurangi resiko kesalahan dalam pengelolaan dan pencarian arsip - Meningkatkan efisiensi dan efektifitas dalam pengelolaan arsip - Meningkatkan keamanan dan kontrol akses terhadap dokumen dan informasi - Sebagai syarat kelulusan dalam menjalani Diklat Fungsional Pengangkatan Arsiparis Tingkat Ahli. d. Manfaat Pelaksanaan kegiatan magang kearsipan ini tentu memberikan manfaat penting bagi peserta diklat, sebagai berikut : 1. Berkesempatan untuk mengaplikasikan pengetahuan teoritis yang didapatkan selama masa diklat secara langsung melalui kegiatan kearsipan di lapangan 2. Mendapatkan pemahaman praktis lebih jelas dalam kegiatan pengelolaan arsip 3. Dapat mengembangkan keterampilan praktis dalam kegiatan pengelolaan arsip, seperti pemberkasan yang lebih cepat dan efisien untuk meningkatkan produktifitas 4. Meningkatkan pengetahuan tentang prinsip-prinsip dasar kearsipan, peraturan, dan standar yang berkaitan dengan pengelolaan arsip yang dapat membantu mempersiapkan karir dalam bidang kearsipan atau profesi terkait. 5. Memberikan kontribusi langsung terhadap pengelolaan kearsipan yang sedang berjalan di instansi atau organisasi tempat bekerja dalam hal ini Rumah Sakit Kanker Dharmais

6. Memahami keamanan dokumen dengan penerapan kontrol akses untuk melindungi informasi yang sensitive. 7. Meningkatkan produktifitas dengan akses cepat dalam pengelolaan dan pencarian arsip 8. Memberikan kesempatan untuk membangun jaringan profesional dengan praktisi kearsipan dan profesional lainnya.

2. Rencana Pelaksanaan a. Waktu 1. Magang Krida (12 Februari – 18 April 2024) - Tanggal 16 Februari 2024 - Tanggal 23 Februari 2024 - Tanggal 1 Maret 2024 - Tanggal 8 Maret 2024 - Tanggal 15 Maret 2024 - Tanggal 22 Maret 2024 - Tanggal 5 April 2024 2. Magang setelah Diklat (22 April – 20 Juni 2024)

b. Tempat 1. Magang Krida (12 Februari – 18 April 2024) - Tanggal 16 Februari 2024 : Tim Kerja Tata Usaha dan Rumah Tangga, Rumah Sakit Kanker Dharmais - Tanggal 23 Februari 2024 : Tim Kerja Tata Usaha dan Rumah Tangga, Rumah Sakit Kanker Dharmais - Tanggal 1 Maret 2024 : Tim Kerja Tata Usaha dan Rumah Tangga, Rumah Sakit Kanker Dharmais - Tanggal 8 Maret 2024 : Tim Kerja Tata Usaha dan Rumah Tangga, Rumah Sakit Kanker Dharmais - Tanggal 15 Maret 2024 : Tim Kerja Tata Usaha dan Rumah Tangga, Rumah Sakit Kanker Dharmais - Tanggal 22 Maret 2024 : Tim Kerja Tata Usaha dan Rumah Tangga, Rumah Sakit Kanker Dharmais - Tanggal 5 April 2024 : Tim Kerja Tata Usaha dan Rumah Tangga, Rumah Sakit Kanker Dharmais 2. Magang setelah Diklat (22 April – 20 Juni 2024) Tim Kerja Tata Usaha dan Rumah Tangga, Rumah Sakit Kanker Dharmais c. Perkiraan Volume Arsip Arsip aktif : 10 berkas Arsip Inaktif : 10 boks

d. Prasarana dan Sarana Prasarana dan sarana yang diperlukan dalam pengelolaan kearsipan meliputi : Laptop, folder, boks arsip, map kertas, penanda, label, alat tulis dsb e. Jadwal Jadwal Pelaksanaan No

Kegiatan

1

Pembuatan Proposal

2

Telaah Instrumen

Februari 4 3

1

Maret 2 3

4

1

April 2 3

4

1

Mei 2 3

4

1

Juni 2

Pengelolaan Arsip Dinamis 3

Pengelolaan Arsip Aktif: - Daftar Berkas - Daftar Isi Berkas

4

Identifikasi Arsip Vital

5

Pengelolaan Arsip Inaktif

3. Penutup a. Kesimpulan Pelaksanaan kegiatan magang ini dapat memberikan pemahaman praktis lebih jelas melalui praktek nyata di lapangan dalam pengelolaan kearsipan dan juga sebagai sarana untuk mengimplementasikan ilmu dan pemahaman kearsipan yang didapat dari ruang kelas kedalam pelaksanaan pengelolaan arsip seharihari ditempat bertugas. b. Saran Berinteraksi aktif selama pelaksanaan kegiatan magang untuk mendapatkan hasil pemahaman praktis yang optimal, sehingga meningkatkan pengetahuan dan keterampilan dalam bidang kearsipan yang dapat menunjang produktifitas kerja yang efisien dan efektif. Jakarta, 16 Februari 2024

ttd

Gun Garnida, SAP

3