Notulen Rapat Pembentukan TIM Efektif

NOTULEN RAPAT “Pembentukan Tim Efektif Internal Proyek Perubahan Kolaborasi Layanan Online Administrasi Kepegawaian” BADAN KEPEGAWAIAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA DAERAH

Hari, tanggal

: Kamis , 27 Oktober 2022

Pukul

: 14.30. WIT – selesai

Tempat

: Ruang Kerja BKPSDM Kota Ternate

Pimpinan Rapat : Kepala BKPSDM Kota Ternate Peserta Rapat

: Daftar Hadir Terlampir

Agenda Rapat : 1. Pembukaan oleh Project Leader 2. Pembentukan Tim Efektif 3. Penyampaian pendapat dan masukan dari seluruh anggota Tim 4. Jadwal Pelaksanaan Kegiatan Proyek Perubahan 5. Komitmen bersama untuk mendukung Proyek Perubahan 6. Penutup. 1. Rapat dilaksanakan dalam rangka membentuk Tim efektif sekaligus melakukan Sosialisasi dan Konsultasi dengan mentor dalam rangka membuat proyek perubahan dengan judul “Kolaborasi Layanan Online Administrasi Kepegawaian”. Sekretaris BKPSDM selaku Project Leader memaparkan rencana proyek perubahan dengan gagasan membuat Proyek Perubahan untuk

peningkatan

Kinerja

Organisasi

khususnya

penataan

administrasi persuratan. 2. Pembentukan Tim Efektif terdiri dari : a. Kepala Bidang Kompetensi Aparatur sebagai Koordinator b. Kepala Bidang Pengadaan, Permberhentian dan Informasi sebagai Ketua Tim I

c. Kepala Bidang Mutasi dan Promosi sebagai Ketua Tim II d. Kepala Bidang Penialian Kinerja Aparatur dan penghargaan sebagai Ketua Tim III e. Leila Komalasari, S.Ip MSi Sebagai Sekretaris f. Muhammad Djabir Sjah, S.Ap Wakil Sekretaris g. Irmelia Kudus, SE, sebagai Notulen h. Pejabat Eselon IV dan Kelompok Jabatan fungsional masingmasing sebagai anggota 3. Saat Pelaksanaaan rapat peserta menyampaiakn pendapat dan dukungannya antara lain dalam rangka mendukung program dari projeck

leader

untuk

melakukan

perubahan

pada

penataan

administrasi, proyek perubahan ini menjadi salah satu inovasi yang bisa dikembangkan untuk BKPSDM dengan memanfaatkan sarana yang telah tersedia dengan berkoordinasi dengan OPD sehingga diharapkan

dapat

membawa

perubahan

dalam

pelayanan

administrasi persuratan. 4. Untuk kelancaran proyek perubahan ini, diberikan tanggung jawab pada kepala bidang beserta staf dibawah pengawasan coordinator agar pelaksanaan kegiatan sesuai jadwal. Jadwal dimaksud adalah sebagai Berikut : No 1.

Kegiatan Terlaksananya koordinasi dengan stakeholder : -

Menyiapkan Undangan/surat pemeberitaahuan

-

Stakeholder yang di datangi :

-

Analisa

Kebutuhan

SDM 2.

Terlaksananya Pembuatan/penyusunan

Rencana Pelaksanaan

Waktu

Aplikasi Kololi -

Menyiapkan Administrasi sosialisasi (undangan,

materi

lokasi dan lain-lain -

Alur Kololi

-

Laporan Pelaksanaan

3.

Terlaksananya Sosialisasi Kololi

Administrasi

Kepegawaian -

Menyiapkan Administrasi sosialisasi (undangan,

materi

lokasi dan lain-lain)

4.

-

Foto Sosialisasi

-

Laporan Sosialisasi

Terwujudnya

Komunitas

Kololi : 5.

Draft SK

Terwujudnya

Kololi

Administrasi Kepegawaian -

Menyiapkan administrasi Lounching

-

Koordinasi mentor

dengan dan

Walikota -

Laporan Lounching

-

Menyiapkan

Draft

Mou dengan ……… 5.

Evaluasi penerapan Kololi di instansi terkait -

Turun ke OPD yang terhubung

6.

-

Mengumpulkan data

-

Foto – foto

Terlaksananya

sosialisasi

penggunaan Aplikasi kololi administrasi kepegawaian pada 10 Unit Kerja : -

Draft

Perwali

(penetapan regulasi tentang

pelayanan

administrasi berbasis

teknologi

Informasi) 5. Setelah Penyusunan Jadwal Projeck Leader memberikan arahan kepada Tim bahwa perlu untuk saling mengingatkan agar tahapan dapat berjalan sesuai jadwal yang telah disepakati diatas. Disamping itu diberikan arahan kepada Tim Terkait pemahaman terhapat tujuan yang ingin dicapai oleh reformer, sehingga semua staf yang berada di lingkungan BKPSDM diharapkan dapat turut serta membantu agar proyek perubahan ini dapat berjalan dengan baik dan membuahkan hasil yang bermanfaat bagi pemerintah Kota Ternate. 6. Pada penutupan rapat peserta menyatakan siap untuk mendukung dan bersedia menjadi Tim Efektif proyek perubahan sesuai dengan dengan draf yang disampaiakan dalam proyek perubahan.