Gotovinski Racuni I Pravdanje Gotovine

Gotovinski računi i pravdanje gotovine KNJIGOVODSTVO

8. septembra 2016.

Iako se većina platnih transakcija koje obavljaju pravna lica i preduzetnici izvršava bezgotovinski (plaćanjem sa jednog tekućeg računa na drugi), u manjem broju slučajeva, javlja se potreba da se neka dobra plate u gotovini. Obično se radi o nabavci manje vrednosti, koja nije planirana, ili je hitna. Nabavku obave zaposleni ili vlasnici firme u momentu kada se za njom javi potreba. Na primer, kupac uz veću porudžbinu artikala koje prodavac ima u svom magacinu želi i jedan artikal male vrednosti koji prodavac nema u svojoj ponudi. Kako bi ispunio celokupnu porudžbinu, vlasnik firme nabavlja nedostajući artikal u obližnjoj maloprodaji i isporučuje ga kupcu. Vlasnik nije imao vremena da traži ovaj artikal u veleprodaji, da plaća bezgotovinski, čeka isporuku i nabavka za gotov novac u tom trenutku činila se kao elegantno rešenje. Određena dobra i usluge se gotovo redovno nabavljaju za gotovinu. Tu su pre svega gorivo za vozila, kancelarijski materijal, usluge fotokopiranja dokumenata, taksi usluge i tako dalje. Nabavke za gotov novac su retke, po vrednosti malog značaja, ali da bi se evidentirale u poslovnim knjigama, odnosno da bi bile tretirane kao trošak i osnov za odbitak prethodnog PDV-a potrebno je poštovati određena pravila. U malom broju slučajeva ova pravila nije moguće ili nije potrebno zadovoljiti, ali su na veliku većinu nabavki za gotov novac ona primenjiva. 1. Sačuvajte fiskalni isečak i gotovinski račun koji glasi na firmu Za svaku nabavku izvršenu za gotov novac potrebno je na licu mesta, prilikom preuzimanja robe i vršenja plaćanja zatražiti pored fiskalnog isečka i gotovinski račun. Isečak o prometu koji se izdaje iz fiskalne kase ne sadrži podatke koji su propisani Zakonom o računovodstvu kao elementi validnog dokumenta na osnovu koga se može vršiti knjiženje (u našem slučaju nabavke odnosno troškova). Na fiskalnom isečku ne piše naziv vaše firme, pre svega. Zbog toga je neophodno da prodavac uz fiskalni isečak, na zahtev kupca, izda i gotovinski račun. 2. Zahtevajte pravilno popunjen gotovinski račun Gotovinski račun koji vam trgovac izda treba da glasi na firmu, dakle preduzetnika odnosno pravno lice za čije potrebe se vrši nabavka. Račun koji glasi na ime i prezime zaposlenog ili vlasnika koji je izvršio plaćanje ne može se tretirati kao dokument za evidentiranje poslovnih troškova firme niti kao ispravan račun za odbitak PDV-a. Da bi prodavac mogao da izda gotovinski račun, treba mu pružiti osnovne podatke o firmi – pun naziv firme (poslovno ime), adresu i PIB.

Prodavac treba da popuni i svoje podatke, mesto i datum prometa, mesto i datum izdavanja računa, broj računa, broj fiskalnog isečka, tabelu o artiklima (naziv artikla, jedinicu mere, jediničnu cenu, vrednost bez PDV-a, stopu PDV-a, ukupan iznos sa PDV-om). Račun treba da sadrži identifikacionu oznaku osobe koja ga je izdala. Prema Mišljenju Ministarstva finansija br. 011-00-1077/2014-16 od 7.11.2014. godine, pod identifikacionom oznakom podrazumeva se ime i prezime, faksimil, potpis, elektronski potpis ili druga identifikaciona oznaka odgovornog lica. Dakle, račun ne mora da sadrži pečat i potpis, ali mora da sadrži odrednicu lica koje je sastavilo račun kako bi dokument ispunjavao uslove da bude validna isprava za knjiženje troškova u računovodstvu. Trgovine koje su implementirale program na prodajnom mestu izdaće pravilno popunjen gotovinski račun nakon par unosa i klikova mišem. Ostali će vam ponuditi blanko račun. Vaše pravo je da zahtevate da ga trgovac popuni, jer je to njegova obaveza u skladu sa Zakonom o zaštiti potrošača, Zakonom o fiskalnim kasama i Zakonom o porezu na dodatu vrednost. Proverite da li su svi podaci ispravno uneti, a pre svega proverite da li je upisan redni broj gotovinskog računa i identifikaciona oznaka osobe koja je izdala račun (ime i prezime, potpis i pečat, faksimil, ili nešto slično), jer svi ostali podaci su vam poznati ili ih možete pročitati na fiskalnom isečku. Ukoliko je račun delimično odštampan, a delimično popunjen rukopisom, u postupcima inspekcijske kontrole može se čuti zahtev da se pored dopisanog teksta stavi pečat i potpis prodavca. Ukoliko želite da predupredite ovakve situacije, zamolite prodavca da pored teksta koji je dopisan (ako je nešto na računu dopisano rukom) stavi svoj potpis i pečat (ako je tako overio račun). Ovom prilikom ne ulazimo u osnovanost ovog zahteva, s obzirom da se u ovom tekstu bavimo dobrom praksom čiji je cilj poslovanje uz što manje trzavica. 3. Kopirajte fiskalne isečke Sve gotovinske račune i fiskalne isečke od nabavki koje ste platili uredno predajte nadležnoj osobi u firmi u najkraćem roku. Po prijemu, fiskalne isečke treba kopirati, s obzirom da je zapis na njima osetljiv i sklon da izbledi. Prema zakonskim odredbama, dokumentacija koja služi za obračun poreza na dodatu vrednost obavezno se čuva deset godina, a računi koji nisu uneti u PDV evidencije pet godina. U oba perioda, a naročito pred kraj prvog, može se desiti da štampa na isečku potpuno izbledi, pa da u eventualnoj inspekcijskoj kontroli to postane problem. 4. Sastavite specifikaciju gotovinskih računa Specifikacija gotovinskih računa nije obavezna, ali se u praksi pokazala kao korisna.

Specifikacija je tabela u kojoj su pobrojani svi računi za nabavke u gotovini do određenog trenutka u vremenu. U tabeli se obično navodi redni broj stavke, naziv dobavljača, broj gotovinskog računa, datum nabavke i iznos. Na dnu tabele navodi se zbir. Sadrži i osnovne podatke firme, redni broj, mesto, datum i identifikacione podatke osobe koja ju je sastavila, a može da sadrži i ime i prezime osobe kojoj će biti izvršena isplata gotovine. Ukoliko sadrži sve potrebne podatke, specifikacija računa može biti validna knjigovodstvena isprava po kojoj se mogu zbirno knjižiti troškovi, ali samo u slučaju da preduzetnik odnosno pravno lice nije obaveznik PDV-a. Obveznici PDV moraju uneti svaki gotovinski račun zasebno u knjigu ulaznih računa, a kako se danas ove knjige mahom automatski generišu iz unosa prilikom knjiženja, knjigovođa mora proknjižiti svaki račun zasebno. Čak i u tom slučaju, neki obveznici se odlučuju da sastave specifikaciju, kao dokument na osnovu koga podižu novac sa tekućeg računa, unose ga u blagajnu a zatim isplaćuju osobi koja je izvršila nabavku svojim novcem. 5. Podizanje gotovine sa tekućeg računa Kada ste sastavili specifikaciju gotovinskih računa, možete podići tačan iznos sa tekućeg računa firme i isplatiti ga osobi koja je inicijalno platila nabavku. Podizanje se vrši popunjavanjem naloga za isplatu i njegovom predajom u poslovnu banku. Na nalogu se kao Platilac i Primalac navodi preduzetnik odnosno pravno lice, a u Svrhu isplate unosi se fraza Materijalni troškovi ili Isplata po specifikaciji gotovinskih računa br. Šifra plaćanja je 166, a Šifra valute 941 ili RSD. U polje Iznos treba upisati zbir iz specifikacije gotovinskih računa zaokružen na dinare. Ukoliko upišete iznos na dve decimale, moraćete da popunjavate novi nalog, jer banka nije u mogućnosti da vam isplati pare (stote delove dinara). U polje Račun platioca upisujete broj tekućeg računa sa koga podižete gotovinu, a polje Model i Poziv na broj ostaju prazni. Nalog obavezno pečatira i potpisuje ovlašćena osoba, a na nalogu upisujete i broj važeće lične karte osobe koja će podići novac u banci. 6. Isplata gotovine osobi koja je vršila nabavku Novac koji se podigne sa tekućeg računa predaje se u blagajnu firme. Osoba zadužena za evidenciju blagajne sastaviće nalog blagajni i primiti novac, nakon čega on iz blagajne firme može biti isplaćen osobi koja je finansirala nabavku.

Isplata se vrši uz nalog blagajni da isplati novac, koji treba da potpiše i osoba koja novac prima. Time se dokazuje da je podignuta gotovina zaista predata osobi kojoj se ona duguje. Iako u većini firmi ne postoi fizički blagajna biti osoba koja je isključivo blagajnik, neophodno je pravilno dokumentovanje toka gotovine kroz blagajnu. Nakon ovoga, računi se mogu knjižiti u blagajni, a ako su ispravno dokumentovani, ispunjen je osnovni preduslov da se u knjigovodstvu firme evidentira trošak ili iskoristi odbitni PDV iz gotovinskog računa. Da li će to zaista i biti ostvareno zavisi od drugih faktora, kao što su svrha nabavke, predmet nabavke i druga posebna ograničenja iz Zakona o porezu na dobit i Zakona o porezu na dodatu vrednost.