Dokumentasi Manual Dan Elektronik

DOKUMENTASI MANUAL DAN ELEKTRONIK

ARSIP MANUAL

Secara etimologi istilah arsip berasal dari bahasa yunani “Arche” yang berarti permulaan, menjadi “Ta Archia”,  selanjutnya menjadi “Archeon” yang berarti gedung pemerintahan, dan kemudian dalam bahasa latinnya berbunyi “Archivium”. Arsip adalah sekumpulan warkat yang memiliki guna tertentu yang disimpan secara sistematis dan setiap saat diperlukan dapat ditemukan kembali dengan cepat (Sutarto, 1981:168)

lANJUTAN Arsip adalah suatu kumpulan dokumen yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali”(The Liang Gie, 2000:45) Arsip (record) yang dalam Bahasa Indonesia disebut sebagai Dokumen pada pokoknya dapat diberikan pengertian sebagai : setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai suatu subjek (pokok persoalan) ataupun peristiwa- peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingat orang (itu) pula” (Basir Barthos 2000 : 18) Jadi, dapat disimpulkan bahwa Arsip adalah sekumpulan dokumen yang diciptakan, digunakan, dipelihara, dan dijaga keberadaannya sebagai bukti bahwa aktivitas atau kegiatan telah dilakukan sebelumnya.

Barber (2000) menjelaskan bahwa saat ini hampir sebagian organisasi besar masih menggunakan atau mengelola arsip secara manual, karena dokumen yang dikelola, berupa kertas, CD, maupun media fisik lainnya masih banyak dilakukan. Hal inilah yang menjadikan pengelolaan arsip secara manual masih relevan dibahas pada era digital saat ini. Quible (2001) memberi gambaran umum mengenai pemanfaatan, pengelolaan, dan/atau pemusnahan, sebagai berikut : a) b) c) d)

100% dokumen dipertahankan karena memiliki nilai jangka panjang. 25% dokumen disimpan pada berkas dokumen aktif 30% dokumen disimpan pada berkas dokumen inaktif 35% dokumen tidak berguna dan dimusnahkan lagi

25% dokumen sebuah organisasi selama periode waktu tertentu dapat diklasifikasikan sebagai dokumen aktif yang digunakan oleh organisasi untuk mengambil keputusan operasional sehari–hari. Hal tersebut membutuhkan pengelolaan yang berbeda dengan dokumen inaktif yang relatif jarang digunakan oleh organisasi. Berdasarkan hal tersebut dibutuhkan ruangan, peralatan, sistem pengarsipan, maupun pegawai yang dapat mengelolanya sehingga dapat menunjang terjadinya proses retrieval (penemuan kembali) sebuah dokumen secara cepat dan tepat. Dalam pengelolaan arsip manual dikenal dengan model siklus hidup arsip (life cycle model)

Dalam pengelolaan arsip manual dikenal dengan model siklus hidup arsip (life cycle model) Penciptaan. Tahap ini merupakan tahapan dasar guna mengontrol perkembangan dokumen dan menetapkan aturan main bagaimana sebuah dokumen akan dikelola sesuai dengan nilai manfaanya bagi organisasi. Termasuk dalam tahapan ini adalah pengembangan dan penyusunan formulir baru bagi organisasi, seperti formulir pengaduan pelanggan tentunya berbeda dengan formulir pemesanan barang. Pemanfaatan. Tahap kedua merupakan tahapan implementasi dari aturan main yang telah disusun pada tahap sebelumnya, yaitu bagaimana mengefisienkan proses retrieval maupun pendistribusian arsip kepada pihak yang berkepentingan, termasuk bagaimana pergerakan (flow of work) dokumen sangat mempengaruhi kualitas informasi yang dikandungnya. Penyimpanan Tahap ini merupakan perlakuan terhadap dokumen setelah pemanfaatan dilakukan oleh sebuah organisasi. Bagi dokumen aktif dengan frekuensi penggunaan lebih dari 12 kali dalam setahun, perlu diberikan perhatian dalam pemanfaatannya, yang meliputi bagaimana membuat prosedur penyimpanan, penggunaan peralatan filing maupun tenaga penyimpan menjadi efisien. Mengenai tenaga mengelola dokumen patut dipertimbangkan penggunaan Retrieval Tahap menitik beratkan pada lokasi dokumen maupun arsip yang dimaksud dan melacaknya apabila tidak kembali dalam jangka waktu tertentu. Proses ini lebih mudah diilustrasikan dengan sistem retrieval yang lazim digunakan pada perpustakaan umum. Pengklasifikasian beserta lokasi yang tepat telah ditunjukkan dalam kartu indeks. Disposisi Tahapan ini berupa pemeliharaan dokumen yang dianggap penting ke lokasi yang dianggap tepat untuk menyimpannya, termasuk pemusnahan dokumen bila dirasa memenuhi asas cukup untuk dimusnahkan

Penyimpanan Arsip 

Ada tiga sistem penyimpanan dokumen yang dapat dipertimbangkan oleh suatu organisasi, yaitu penyimpanan terpusat (sentralisasi), penyimpanan desentralisasi, dan kombinasi kedua sistem (Quible, 2001).

SENTRALISASI Pada sistem sentralisasi, semua dokumen disimpan di pusat penyimpanan. Unit bawahnya yang ingin menggunakan dokumen dapat menghubungi untuk mendapatkan dan menggunakan sesuai dengan keperluan yang dimaksud. Ada beberapa manfaat penggunaan sistem sentralisasi, antara lain: ·         Mencegah duplikasi ·         Layanan yang lebih baik ·         Adanya keseragaman ·         Menghemat waktu ·         Menghemat ruangan, peralatan, dan alat tulis kantor ·         Jasa kepada bagian lain ·         Memungkinkan pengamanan yang lebih terpadu ·         Adanya keseragaman dalam penanganan pendidikan dan pelatihan bagi manager dokumen ·         Pelayanan dokumen dibawah satu atap Beberapa kerugian sistem sentralisasi, antara lain: ·         Kesulitan fisik ·         Kebocoran informasi ·         Berbagai bagian mungkin mempunyai kebutuhan yang berlainan ·         Adanya ketakutan akan hilangnya dokumen ·         Pemakai tidak langsung memperoleh dokumen bila diperlukan.

DESENTRALISASI Sistem Desentralisasi Sistem ini menyerahkan pengelolaan dan penyimpanan dokumen pada masing-masing unit. Ada beberapa keuntungan dari penggunaan sistem ini, antara lain: ü  Dekat dengan pemakai, sehingga penggunaan dokumen di dalam organisasi dapat langsung diawasi, dan disisi lain pemakai dapat langsung memakainya tanpa kehilangan waktu maupun tenaga untuk mendapatkannya. ü  Sistem ini sangat cocok bila informasi rahasia yang berkaitan dengan sebuah bagian disimpan dibagian yang bersangkutan. ü  Sistem ini juga akan menghemat waktu dan tenaga dalam pengangkutan berkas, karena setiap berkas yang relevan dengan sebuah bagian akan disimpan di sebuah bagian yang bersangkutan. Beberapa kerugian sistem desentralisasi adalah: ü  Pengawasan relatif sulit dilakukan, karena letak dokumen yang tersebar di masing-masing bagian dan sangat lazim apabila masing-masing akan menerapkan standar penyimpanan yang berbeda-beda. ü  Karena banyak duplikasi atas dokumen yang sama, hal itu mengakibatkan terjadinya duplikasi ruangan, perlengkapan, dan alat tulis kantor yang menjadikannya kurang efisien. ü  Karena proporsi pekerjaan untuk menyimpan dokumen hanya menjadi salah astu fungsi dari tenaga administrasi, kegiatan ini akan mengakibatkan layanan yang diterima kurang memuaskan. Jadi, keuntungan spesialisasi ( berupa tenaga arsip yang terlatih dan profesional ) tidak diperoleh dalam sistem desentralisasi. ü  Sistem ini akan mengalami kesulitan pemberkasan berkaitan dengan dokumen yang relevan dan berkaitan dengan dua bagian atau lebih. Namun apabila telah ditetapkan aturan main yang jelas, masalah ini akan lebih mudah dipecahkan. ü  Tidak ada keseragaman dalam hal pemberkasan dan peralatan. Bagian keuangan yang menggunakan kertas berukuran kuitansi akan menggunakan sistem penyimpanan dokumen yang sesuai dengan dimensi kuiotansi, sementara departemen produksi akan menyesuaikan dengan ukuran bill of materials yang mereka gunakan. ü  Masing-masing bagian menyimpan dokumennya sendiri sehingga dokumen yang sama tersebat diberbagai tempat.

KOMBINASI Sistem Kombinasi Pada sistem kombinasi, masing-masing bagian menyimpan dokumennya sendiri dibawah kontrol sistem terpusat. Dokumen yang disimpan pada masing-masing bagian lazimnya adalah dokumen menyangkut personalia, gaji, kredit, keuangan, dan catatan penjualan. Pada sistem kombinasi, tanggung jawab sistem berada di puncak manager dokumen atau petugas yang secara operasional bertanggung jawab atas pengelolaan dokumen sebuah organisasi. Petugas ini akan menyusun dan mengembangkan jaringan sistem kontrol dan prosedur operasional sistem kearsipan. Sistem ini lazimnya dipakai oleh perusahaan yang memiliki dan mengoperasikan perusahaan sekaligus anak perusahaannya. Sistem kombinasi memiliki keuntungan sebagai berikut : Ø  Adanya sistem penyimpanan dan temu balik yang seragam Ø  Menekan seminimun mungkin kesalahan pemberkasan serta dokumen yang hilang Ø  Menekan duplikasi dokumen Ø  Memungkinkan mengadaan dokumen yang terpusat dengan imbas efisiensi biaya yang lebih baik. Ø  Memudahkan kontrol gerakan dokumen sesuai dengan jadwal retensi dan pemusnahan Disisi lain, sistem ini memiliki kerugian sebagai berikut: 1. Karena dokumen yang bersangkutan tidak ditempatkan pada tempat yang sama akan menyebabkan sulitnya penggunaan dokumen yang dimaksud 2. Kurang luwes karena keseragaman diseluruh unit belum dan tidak ada 3. Masalah yang berasal dari sistem sentralisasi dan desentralisasi akan dibawa ke sistem kombinasi, walaupun dapat meminimalisir apabila pengelolannya dilakukan secara cermat dan tepat

Dokumen dan sistem penyimpanannya Arsip atau dokumen kertas yang dikelola secara manual dapat diklasifikasikan menjadi 5 jenis dan tentunya membutuhkan sistem penyimpanan yang berbeda satu sama lain. Berikut ini uraian jenis umum dokumen dan sistem yang paling sering digunakan (Basuki, 2003)

No

Jenis Dokumen

Sistem Penyimpanan yang Sering Digunakan

1

Korespondensi (surat, memorandum, telegram, laporan, lampiran, dsb)

Menggunakan berkas subjek yang dapat membedakannya dengan dokumen yang lain

2

Dokumen Transaksi (formulir dan korespondensi yg menunjukkan adanya transaksi)

Susunan alfabetis atau numerik berdasar nama atau pengenal numeric

3

Dokumen Proyek (korespondensi, nota, dll yg terkait sebuah proyek)

Biasanya menurut nama proyek atau nomor, sering juga dibagi lagi menurut subjek dan klasifikasi

4

Berkas Kasus Biasanya menurut nama atau nama kelompok atau diindeks menurut nomor berkas (klaim, tuntutan hukum, kontrak, asuransi, medical record) yg merujuk pada personil atau properti tertentu

5

Berkas Khas Biasanya nomor indeks abjad (peta, gambar rekayasa, foto sinar x, gambar, kliping, dan berkas rujukan tercetak lainnya)

Kriteria pemilihan peralatan Setelah memutuskan sistem penyimpanan dokumen apa yang akan dipakai, tugas manager dokumen adalah memilih alat penyimpanannya. Ada beberapa hal yang patut dipertimbangkan dalam memilih perlengkapan penyimpanan, antara lain 1.       Jenis dokumen yang akan disimpan, Contohnya apakah dokumen yang akan disimpan terbuat dari kertas, kartu, bentuk mikro, materi audiovisual, bentuk magnetic dan elektronik ataupun media lain dimana masing-masing media mempunyai perlakuan khusus dalam perawatannya. 2.       Kecepatan pemanfaatan yang diperlukan, Peralatan yang bersifat mobile agar mampu melayani berbagai lokasi dan dapat secepatnya ditemukan dan dimanfaatkan oleh pengguna. 3.       Kebutuhan ruangan, Rasio ruang kantor biasanya menggunakan perbandingan antara kapasitas simpan per meter persegi dibagi dengan kemampuan perlengkapan penyimpanan yang dimiliki. 4.       Pertimbangan keamanan, Yang tentunya akan berbeda antara satu organisasi dengan organisasi dokumen lain. Beberapa dokumen dapat diakses oleh semua karyawan, sedangkan sebagian lainnya sangat dirahasiakan oleh perusahaan. 5.       Biaya peralatan, Bandingkan mutu barang buatan dalam negeri dengan luar negeri, bandingkan garansi, jaminan after sales service, dll. Tentukan biaya peralatan sesuai dengan kemampuan yang dimiliki perusahaan 6.       Biaya operasional penyimpanan, Termasuk biaya personil yang bertugas menyimpan dan mengelola dokumen, biaya ATK yang setara, dan biaya ruang yang diperlukan untuk menyimpan peralatan. 7.       Jumlah pemakai yang mengakses dokumen secara teratur. Merupakan hal yang perlu dipertimbangkan sebelum membeli peralatan. Karena, semakin banyak orang yang menyimpan dan membutuhkan keberadaan dokumen yang disimpan akan memerlukan tempat penyimpanan yang leluasa untuk mengaksesnya.  

Faktor yang perlu dipertimbangkan Beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan sebelum membeli alat penyimpanan dokumen dikantor, antara lain (Basuki, 2003): 1.       Kesetaraan (compatibility) peralatan, Peralatan simpan semacam folder harus setara pemanfaatannya dengan peralatan yang telah dan akan dibeli pada masa yang akan datang. 2.       Efisiensi, Efisiensi dalam proses penyimpanan dan pencarian sebuah dokumen sangat penting. Pemilihan folder dan penggunaan tanda warna yang tepat dapat memudahkan organisasi untuk menyimpan dan mencari dokumen yang dibutuhkan sesuai tempatnya. 3.       Kualitas, Kualitas ATK ditentukan oleh berat atau jenis materi yang digunakan dalam pembuatannya. 4.       Ekonomis Meminimumkan biaya merupakan salah satu factor utama dalam mempertimbangkan pembelian peralatan simpan pada berbagai organisasi. Pemilihan kualitas alat simpan yang baik akan lebih berorientasi jangka panjang sehingga tujuan ekonomis akan tercapai oleh organisasi.  

Peralatan Penyimpanan Dapat digolongkan menjadi peralatan manual, mekanis, dan otomatis peralatan penyimpanan manual menyediakan. Ruang penyimpanan untuk dokumen, sehingga pemakai harus menuju ke berkas untuk menyimpan atau mengambil dokumen. Perlengkapan penyimpanan manual terdiri dari: 1.       Spindle file Alat untuk menancapkan kertas-kertas dokumen seperti bon, rekening, dan dokumen kecil lainnya. 2.       Vertical filing cabinet Alat untuk menyimpan dokumen secara vertical (tegak) 3.       Open-self file Jajaran dokumen yang disimpan pada lemari terbuka (seperti rak buku). Dapat diakses dari samping. 4.       Leteral file Unit penyimpanan dokumen yang dapat diakses dari samping secara horizontal 5.       Box file Unit penyimpanan dokumen yang digunakan untuk menyimpan arsip yang terlebih dahulu dimasukkan ke dalam folder/map arsip. 6.       Unit box leteral file Kotak yang dapat digantung untuk memuat dokumen yang disimpan agak miring untuk mempercepat rujukan. 7.       Card file Alat yang dipergunakan untuk menyimpan arsip yang berupa kartu dengan mempergunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang. Kartu-kartu yang akan disimpan disebelah atas kartu diberi kode agar lebih mudah dilihat. 8.       File media lainnya seperti CD, DVD, Disket, dll Berbagai macam media yang dipakai perusahaan untuk menyimpan dokumen

Spindle file 

Ditemukan abad 16, berupa jarum besar atau paku menganga ke atas yang ditancapkan pada papan atau kertas tebal. Sampai sekarang alat ini masih digunakan untuk menyimpan catatan, bon, rekening, dan dokumen kecil lainnya

Vertical filing cabinet 

Mulai digunakan sejak tahun 1800-an. Dokumen kertas pada mulanya disimpan mendatar, apabila bertambah banyak maka disusun menurut abjad dan ditegakkan. Vertical Filing atau peralatan tegak adalah jenis yang umum dipergunakan dalam kegiatan pengurusan arsip. Jenis ini sering disebut dengan filing cabinet (almari arsip). Yang standar terdiri dari 2-6 laci. Ada dua macam almari arsip, yaitu:



Almari arsip untuk diisi dengan folder biasa



Almari arsip untuk folder gantung yang mempunyai tempat untuk gantungan folder

Open-self file 

Berupa jajaran dokumen yang dilakukan pada lemari terbuka. Dokumen dapat diakses dari samping. Umumnya memiliki lebar antara 78-110 cm, dengan jumlah deretan bertingkat antara 2-8 tingkat. Dokumen disimpan dalam folder agar pencarian dokumen lebih cepat.

Leteral file 

Penyimpanan dokumen dari samping secara horisontal. File ini lebih menghemat daripada filing cabinet.

Box file Unit penyimpanan dokumen yang digunakan untuk menyimpan arsip yang terlebih dahulu dimasukkan ke dalam folder/map arsip.

Unit box leteral file Kotak yang dapat digantung untuk memuat dokumen yang disimpan agak miring untuk mempercepat rujukan.

Card file Alat yang dipergunakan untuk menyimpan arsip yang berupa kartu dengan mempergunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang. Kartu-kartu yang akan disimpan disebelah atas kartu diberi kode agar lebih mudah dilihat.

File media lainnya seperti CD, DVD, Disket, dll Berbagai macam media yang dipakai perusahaan untuk menyimpan dokumen

PENYIMPANAN RUANGAN

Salah satu yang patut di pertimbangkan dalam perencanaan ruang penyimpanan adalah kemampuan ruang mengampu berat dokumen yang akan di simpan pada ruang tersebut. Sebaiknya ruang penyimpanan harus di tempatkan pada lantai bawah ,sehingga beban lantai dapat diminimalisir. Kalau beban lantai berlebihan,dapat diperkirakan tembok maupun gedung kantor akan retak. Dengan memperhatikan hal tersebut, dapat pemilihan peralatan penyimpanan akan di dapatkan alternatif yang mampu menyimpan jumlah dokumen yang direncanakan dengan bobot total lebih sedikit .sehingga beban lantai akan berkurang. Kapasitas beban lantai (load capacity) merupakan berat dokumen dan peralatan yang dapat disangga oleh lantai dengan aman.Kapasitas beban lantai dihitung dengan cara mengalikan daya beban lantai (yang dihitung dalam kilogram per meter persegi) dengan jumlah ruang yang tersedia (di ukur dalam meter persegi). Karena bobot peralatan penyimpan dokumen bersifat non produktif, sedangkan berat isi dokumen bersifat produktif (dapat berubah sewaktu waktu), maka harus ada perbedaan di antara keduanya yang diilustrasikan pada tabel berikut.

Tabel 7.2 Perbandingan bobot nonproduktif dangan bobot produktif Sumber: Basuki, 2003; Kennedy dan Schauder, 1998 *Dengan asumsi berat berkas kertas per kg per 2.5 filing **Bobot per cm pemberkasan dalam kilogram ditentukan dengan menggunakan rumus bobot perangkat keras (dalam kg\ = bobot per cm pemberkasan kapasitas (cm))

Jenis peralatan

Elektrofis Elevator file

Bobot perangkat keras (dalam kilogram)

Kapasitas (sentimeter)

Bobot persentimeter pemberkasan (kg)

625 1.500

280 373

2,32 4,02

File emoat laci

80

40

2,0

Roll-out shelves

150

80

1,875

Filr fis 8 laci (kompartemen dobel)

98

170

0,58

Lateral open-shelf

73

82

0,89

PEMUSNAHAN ARSIP Pemusnahan dokumen dilakukan apabila dokumen yang disimpan oleh organisasi sudah tidak diperlukan lagi atau habis masa kadarluarsanya (Charman, 1998). Kegiatan ini dapat dilakukan oleh organisasi pemilik dokumen inaktif maupun pihak lain yang ditunjuk. Menurut Basuki (2003), ada 4 metode pemusnahan dokumen inaktif, yaitu : 1.       Pencacahan. Metode ini lazim digunakan di Indonesia untuk memusnahkan dokumen dalam bentuk kertas dengan menggunakan alat pencacah yang dinamakan shredden. 2.       Pembakaran. Metode ini sangat populer pada masa lalu karna dianggap paling aman. Saat ini metode pembakaran kurang populer karena dianggap kurang bersahabat dengan lingkungan. 3.       Pemusnahan kimiawi. Metode ini memusnahkan dokumen dengan menggunakan bahan kimiawi yang dapat melunakkan kertas dan melenyapkan tulisan. 4.       Pembuburan. Metode ini merupakan metode ekonomis, aman, bersih, nyaman, dan tak terulangkan. Metode ini banyak digunakan oleh bank dan organisasi lain yang menuntut pengamanan yang tinggi. Pemilihan metode bisa menggunakan pertimbangan di bawah ini: v  Jumlah volume dokumen inaktif yang akan dimusnahkan v  Jenis dan ukuran dokumen inaktif yang akan dimusnahkan, bila jenisnya beragam, dapat dipilih metode yang mampu memusnahkan ke semuanya dengan cara yang paling efesien dan efektif v  Persentase dokumen inaktif yang bersifat rahasia dan akan dimusnahkan v  Peraturan pemerintah mengenai standar lingkungan berkaitan dengan pemusnahan dokumen inaktif v  Penyedia jasa layanan pemusnahan dokumen yang dapat di perbandingkan dengan biaya pemusnahan yang dilakukan secara mandiri v  Nilai jual dari dokumen inaktif yang akan dimusnahkan apabila bukan merupakan dokumen rahasia.