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MANUAL DEL USUARIO
CAJA CHICA Versión 7.00
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ÍNDICE GENERAL Acerca de esta Guía
1
Nota Introductoria ..................................................................................................................... 1 Audiencia .................................................................................................................................. 1 Conocimiento Necesario ........................................................................................................... 1 Convenciones Utilizadas........................................................................................................... 1 Documentación Adicional ........................................................................................................ 2
Introducción a Caja Chica
3
Nota Introductoria ..................................................................................................................... 3 Características ........................................................................................................................... 3 Beneficios ................................................................................................................................. 4 Definiciones .............................................................................................................................. 4 Adelanto ..................................................................................................................... 4 Arqueo ........................................................................................................................ 4 Conceptos ................................................................................................................... 4 Reintegro .................................................................................................................... 5 Retención .................................................................................................................... 5 Vale ............................................................................................................................ 5
Definición de las Características Generales de la Compañía
7
Nota Introductoria ..................................................................................................................... 7 Integración ................................................................................................................................ 7 ¿Cómo se Implanta el Módulo? ................................................................................................ 8 Parámetros del Módulo ............................................................................................................. 9 Ingreso de Datos ......................................................................................................... 9
Información General para las Transacciones de Caja Chica
17
Nota Introductoria ................................................................................................................... 17 Conceptos ............................................................................................................................... 17 Ingreso de Datos ....................................................................................................... 17 Tipos de Retenciones .............................................................................................................. 18 Ingreso de Datos ....................................................................................................... 19
Cajas Chicas!
27
Nota Introductoria ................................................................................................................... 27 Funciones Especiales .............................................................................................................. 27 Instrucciones Específicas ........................................................................................................ 28 ¿Cómo realizar la Apertura de la Caja? .................................................................... 28 ¿Cómo realizar el Cierre de la Caja? ........................................................................ 30 Ingreso de Datos ..................................................................................................................... 31 Funciones Especiales .............................................................................................................. 35 Instrucciones Específicas ........................................................................................................ 36 ¿Cómo Definir Privilegios? ...................................................................................... 36 Caja Chica
Índice General • i
Transacciones
37
Nota Introductoria ...................................................................................................................37 Vales Definitivos .....................................................................................................................37 Filtro de Vales Definitivos ........................................................................................38 Ingreso de Datos ........................................................................................................41 Funciones Especiales ................................................................................................52 Instrucciones Específicas ..........................................................................................52 Vales Provisionales .................................................................................................................54 Filtro de Vales Provisionales.....................................................................................54 Impresión de Vales ..................................................................................................................57
Consulta
59
Nota Introductoria ...................................................................................................................59 Arqueo de Caja Chica ..............................................................................................................59
Reportes
63
Nota Introductoria ...................................................................................................................63 Vales ........................................................................................................................................63 Reintegros y Adelantos............................................................................................................64 rep.rep.dominicana. .................................................................................................................66 reporte 608-ncf anulados. ........................................................................................................66 Libro de Compras (Honduras) .................................................................................................67
Procesos
71
Nota Introductoria ...................................................................................................................71 Adelanto Caja Chica ................................................................................................................71 Ingreso de Datos ........................................................................................................71 Reintegro de Caja Chica ..........................................................................................................73 Ingreso de Datos ........................................................................................................73 Funciones Especiales ................................................................................................74 Instrucciones Específicas ..........................................................................................75 Histórico de Reintegros y Adelantos .......................................................................................76 Funciones Especiales ................................................................................................78 Instrucciones Específicas ..........................................................................................78
Mensajes del ERP
81
Nota Introductoria ...................................................................................................................81
Integración Contable
85
Nota introductoria....................................................................................................................85
Control de Seguridad
87
Nota Introductoria ...................................................................................................................87 Definición de los Privilegios ...................................................................................................87
Glosario
ii • Índice General
91
Caja Chica
INTRODUCCIÓN GENERAL Acerca de esta Guía NOTA INTRODUCTORIA El módulo de Caja Chica (CH) facilita la administración de las cuentas de fondos de caja chica. Brindando una herramienta para un mejor control sobre el dinero utilizado para sufragar todos aquellos gastos menores de oficina. El módulo permite administrar varias cajas chicas para la compañía instalada conjuntamente con la información básica para cada una de ellas, además tiene capacidad para realizar múltiples verificaciones durante la operación. Al mismo tiempo cuenta con privilegios especiales por caja chica, de manera que se pueden asignar distintos usuario a distintas cajas chicas.
AUDIENCIA Este manual va dirigido a aquellas personas que van utilizar el módulo de Caja Chica y que requieran realizar movimientos que impliquen transacciones contables desde módulos auxiliares.
CONOCIMIENTO NECESARIO Este manual asume que el lector conoce el ciclo básico operativo de una Caja Chica.
CONVENCIONES UTILIZADAS A continuación se presenta una tabla que muestra el significado del formato utilizado en esta guía.
Característica Negrita Especial
Texto que se desea recalcar
Negrita Cursiva Nota
Módulos u opciones de Softland
Advertencia Caja Chica
Se refiere a...
Presenta condiciones importantes sobre el tema Muestra situaciones de cuidado en el Índice General • 1
proceso descrito Brinda consejos al usuario que le facilitarán el uso de Softland
Tip
Además se deben tomar en cuenta los siguientes aspectos que se presentarán a lo largo de la guía y que se considera que el usuario acepta como normal: ▪
cuando se hace referencia al término "sistema", se trata del conjunto de todos los módulos que componen el producto.
▪
por lo tanto, el término "módulo" se refiere a cada unidad que compone el sistema. Los módulos serán: Contabilidad General, Administración del Sistema, Control Bancario, etc.
▪
Cuentas
por
Cobrar,
la guía tomará por un hecho que el usuario tiene instaladas todas las opciones y características posibles que identifican al sistema, de manera que, el desarrollo de los temas de cada opción se presentará con base en este criterio.
DOCUMENTACIÓN ADICIONAL A continuación se hace referencia a otros documentos que pueden ser consultados y que se relacionan con este módulo.
Si desea conocer de...
Refiérase a...
Seguridad de Softland
Manual de Administración del Sistema
Configuración de Softland
Manual de Configuración del Exactus.ini
Configuración de Compañías
Manual de Administración del Sistema
Definición de Tipos de Cambio
Manual de Administración del Sistema
Definición de Centros de Costo
Manual de Administración del Sistema
Definición de Períodos Contables
Manual de Administración del Sistema
2 • Acerca de esta Guía
Caja Chica
CAPÍTULO 1 Introducción a Caja Chica NOTA INTRODUCTORIA Este capítulo muestra aspectos generales del módulo de Caja Chica. Se detalla: •
Las características generales de Caja Chica
•
Los beneficios que se obtendrán al utilizar el módulo de Caja Chica
•
Definiciones
CARACTERÍSTICAS El módulo de Caja Chica (CH) facilita la administración de las cuentas de los fondos de Caja Chica, al proveer un mejor control sobre el dinero utilizado para sufragar gastos menores de oficina. Puede administrar varias cajas chicas para la compañía instalada conjuntamente con la información básica para cada una de ellas, además de ejecutar diversas verificaciones durante la operación. Entre las características que hacen de Caja Chica un módulo de gran utilidad están:
Caja Chica
•
Interfaz gráfica y amigable en Microsoft Windows.
•
Manejo de distintos usuarios asociados a distintas cajas chicas.
•
Proceso de apertura de caja chica integrado con el módulo de Control Bancario para la generación de cheques y depósitos.
•
Control de vales por beneficiario.
•
Verificación del monto del vale contra el monto máximo establecido de acuerdo con las políticas de la empresa.
•
Aviso de necesidad de reintegros en la caja chica.
•
Proceso de Reintegro para caja chica integrado con el módulo de Control Bancario para la generación de cheques.
•
Informe de Arqueo de caja chica.
•
Registro de adelantos de efectivo.
•
Reporte de vales, que brinda información tanto de la caja chica como de los vales generados en ella.
•
Compatibilidad con Microsoft Excel para traslado de datos.
•
Configuración sencilla de opciones del módulo. Introducción a Caja Chica • 3
•
Ayuda en línea sensible al contexto y de fácil utilización.
•
Totalmente operacional en sistemas multiusuario.
•
Integración directa con los módulos de Contabilidad General y Control Bancario.
•
Presenta varias opciones para la configuración general de las funciones del módulo.
BENEFICIOS Los principales beneficios que obtendrá el usuario al hacer uso del módulo de Caja Chica son: •
Resulta de gran utilidad para llevar control de vales.
•
Brinda un conjunto de funciones que permiten el control, administración y seguimiento centralizado de las cajas chicas de la empresa.
•
La integración con los módulos de Control Bancario y Contabilidad General asegura un flujo confiable y seguro de datos entre departamentos.
DEFINICIONES ADELANTO Proceso mediante el cual se realiza un avance de efectivo a la caja chica. El detalle de su ejecución se presenta en la sección "Adelanto Caja Chica" en la página 71.
ARQUEO Proceso mediante el cual se ejecuta un recuento de los movimientos efectuados en la caja chica. El detalle de su ejecución se presenta en la sección "Arqueo de Caja Chica" en la página 59.
CONCEPTOS Motivos por los cuales podrán generarse vales. Las características de un concepto son los datos que lo definen, el detalle de su configuración se presenta en la sección "Conceptos" en la página 17.
4 • Introducción a Caja Chica
Caja Chica
REINTEGRO Proceso mediante el cual se devuelve a la caja chica el dinero otorgado por los vales. El detalle de su ejecución se presenta en la sección "Reintegro de Caja Chica" en la página 73.
RETENCIÓN Dinero que se retiene de los proveedores cuando realiza una transacción de compra de materias primas o suministros y debe ser entregado a una entidad determinada.
VALE Comprobante de entrega de efectivo, para la realización de compras o gastos según el concepto definido.
Caja Chica
Introducción a Caja Chica • 5
CAPÍTULO 2 Definición de las Características Generales de la Compañía NOTA INTRODUCTORIA En este capítulo se explicarán los aspectos generales que tienen que definirse tanto en el módulo de Caja Chica como en otros módulos de Softland relacionados con éste, para que el sistema se ajuste a las necesidades particulares de cada compañía. Dentro de esta sección se van a considerar los siguientes aspectos: •
La integración de Caja Chica con los otros módulos de Softland.
•
La secuencia que se debe seguir para implantar el módulo.
•
La definición de los Parámetros del Módulo
INTEGRACIÓN El módulo de Caja Chica está integrado con los módulos de Administración del Sistema, Control de Nómina o Recursos Humanos, Contabilidad General y Control Bancario. Del módulo de Administración del Sistema utiliza información contenida en las tablas de datos, por ejemplo: Centros de Costo, NIT’s, Ubicación Geográfica entre otras. Del módulo de Control de Nómina y/o Recursos Humanos utiliza la lista de los empleados. Los asientos generados por concepto de reintegro de caja chica así como asientos por vale desde el módulo de Caja Chica actualizan el saldo de las cuentas del catálogo de cuentas contables. Por lo tanto, es un auxiliar del módulo de Contabilidad General. Asimismo, para la generación de cheques y depósitos se integra el módulo con el módulo de Control Bancario. Además, el módulo de Caja Chica, cuenta con la integración con el módulo de Control Presupuestal, al generar Apartados y Ejercidos al generar Vales Definitivos. También, se cuenta con integración con el módulo de Flujo de Caja, de donde el usuario puede seleccionar las Cajas Chicas que participan el proceso de cálculo de los flujos de caja. Caja Chica
Definición de las Características Generales de la Compañía • 7
La integración de Caja Chica se observa en la siguiente figura:
Integración del Módulo de Caja Chica
¿CÓMO SE IMPLANTA EL MÓDULO? Para poder implantar el módulo de Caja Chica, debe contarse con la implantación del módulo de Administración del Sistema. El orden en que se inicializarán los datos es el siguiente: Del módulo de Administración del Sistema ▪ Monedas ▪ Centros de Costo ▪ Números de Identificación Tributaria (NIT's) Del módulo de Control de Nómina o de Recursos Humanos , si se encontrara instalado ▪ Empleados Del módulo de Control Bancario ▪ Cuentas bancarias Del módulo de Contabilidad General ▪ Empleados Del módulo de Caja Chica ▪ Tipos de asiento ▪ Paquetes Contables 8 • Definición de las Características Generales de la Compañía
Caja Chica
Del módulo de Control Presupuestal ▪ Paquetes Presupuestales ▪ Presupuestos
PARÁMETROS DEL MÓDULO En esta sección se definen todos los aspectos generales, tanto de formato como de contenido, que afectarán las funciones del módulo. La ventana de Parámetros del Módulo funciona por medio de carpetas o tabs, que controlan los diferentes tópicos por definir en el módulo.
INGRESO DE DATOS El procedimiento a seguir para agregar la información será el siguiente: 1. Seleccione la opción Administración del menú principal del módulo y luego la opción Parámetros del Módulo. 2. Ingrese la información solicitada. En los campos de impuestos, paquete, tipo de asiento, centro de costo y cuenta contable puede utilizar la ayuda donde se desplegará la tabla de datos respectiva, presionando dos veces el botón del ratón sobre el campo a digitar o presionando la tecla F1. 3. Presione GRABAR para guardar la información.
Descripción de Carpetas La opción Parámetros del Módulo presenta dos carpetas: General y Contable.
General
Caja Chica
Definición de las Características Generales de la Compañía • 9
Carpeta General de Parámetros del Módulo
Contiene aspectos generales del manejo del módulo tales como la integración con otros módulos, momento en que se generarán los asientos contables así como su método de aplicación y código del impuesto 1. Las opciones son las siguientes: Integración con: opción que permite seleccionar los módulos con que se tendrá integración, presenta dos opciones: Contabilidad General: al seleccionar esta opción se permite que todos los movimientos generados en el módulo de Caja Chica sean registrados en la contabilidad. Si no se selecciona, la carpeta Contable y sus opciones se
desactivarán, dado que en ella se maneja el detalle de dicha integración. Control Bancario: al seleccionar esta opción se brinda la posibilidad de generación de cheques y depósitos. Transacción Contable: opción que permite definir cuando se generarán
los asientos contables, presenta dos opciones: En Reintegro: si esta opción es seleccionada, los asientos serán generados
al momento de efectuar el reintegro de la caja.
10 • Definición de las Características Generales de la Compañía
Caja Chica
Por Vale: si esta opción es seleccionada, los asientos se generarán con cada
vale definitivo. Reintegro de Vales: define la manera en que se realizarán los reintegros
de la caja chica, mediante dos modalidades: Total: reintegra todos los vales definitivos registrados en la caja chica. Por Vale: si esta opción es seleccionada, los reintegros se generarán por cada
vale definitivo. Detalle Documentos: check box que deberá seleccionarse si se desea
incluir el detalle de los documentos de cada vale. Utilizar Distribución Contable por Impuesto: al activar el check
box anterior es posible visualizar en detalle las columnas del Impuesto 1 y del impuesto 2 al momento de introducir documentos en los vales definitivos. Utilizar Desglose de impuestos: esta opción activa un tab en el detalle
de los vales, que se utiliza para distribuir el porcentaje de impuestos, según sea la necesidad del usuario. Sugerir consecutivo por retención: esta opción marcada hace que los consecutivos de las retenciones se sugieran de acuerdo a un consecutivo global realizado en Administración del Sistema. Utilizar Nit ND: Sirve para que al momento de generar una línea en un vale se sugiera automáticamente ND en el campo del nit. Solo mostrar Nits con proveedor asociado: Sirve para que al momento de generar una línea en un vale si el usuario hace doble clic o F1 sobre el campo contribuyente solo se muestren nits que tengan un proveedor asociado. Modo de Aplicación: esta opción establece la forma en que se realizará la integración contable de las transacciones de este módulo. Se despliegan tres opciones, permitiendo marcar cualquier combinación que considere conveniente. Las opciones que se presentan son:
✓ ✓ ✓
Visualizar Modificar Aplicar automáticamente
Existen seis posibles modalidades de la integración contable, según se activen las opciones presentadas anteriormente. Éstas son:
✓ ✓ ✓
Visualizar Modificar Aplicar automáticamente
Si no se marca ninguna opción, el sistema genera el asiento contable y lo manda al diario, pero éste no se puede ver desde este módulo.
✓ ✓ ✓ Caja Chica
Visualizar Modificar Aplicar automáticamente Definición de las Características Generales de la Compañía • 11
Al marcar únicamente la opción de aplicar automáticamente, el asiento contable se genera pero se manda directamente al mayor, tampoco se puede ver desde este módulo.
✓ ✓ ✓
Visualizar Modificar Aplicar automáticamente
Si se marca solamente la opción de visualizar, el usuario podrá ver el asiento contable desde este módulo, sin hacerle ninguna modificación y el sistema manda el documento al diario de la contabilidad.
✓ ✓ ✓
Visualizar Modificar Aplicar automáticamente
En esta opción se puede ver y modificar el asiento contable desde este módulo, el sistema manda el asiento al diario de la contabilidad, para su posterior aprobación.
✓ ✓ ✓
Visualizar Modificar Aplicar automáticamente
Si se activan las tres opciones, el usuario puede ver y modificar el asiento desde el módulo de Caja Chica, el sistema mandará el asiento directamente al mayor de la contabilidad.
✓ ✓ ✓
Visualizar Modificar
Aplicar automáticamente En esta opción se puede ver el asiento, sin embargo no se le puede hacer ninguna modificación, el sistema lo manda directamente al mayor. Tipo de Contribuyente: bajo este encabezado se muestran dos opciones, Gastos Menores y Proveedores Informales, las cuales van a definir qué tipo de Números de Contribuyentes Fiscales, NCF, se van a poder usar en el módulo, el de gastos menores corresponde a gastos que no tiene un documento de respaldo como podría ser una factura, o el registro de un NCF para un proveedor que no está inscrito y que por lo tanto no va a contar con dicho registro. Se pueden marcar ambas opciones, pues no son excluyentes entre ellas. Impuesto: impuesto a utilizar para los documentos. Este código debe estar previamente definido en la tabla de Impuestos del módulo de Administración del Sistema.
Contable 12 • Definición de las Características Generales de la Compañía
Caja Chica
Carpeta Contable de Parámetros del Módulo
Contiene aspectos relacionados con el manejo de la contabilidad del módulo. Las opciones son las siguientes: Paquete: campo en que debe definir el código del paquete contable que contendrá los asientos generados por las transacciones de Caja Chica, este es un campo F1. Tipo Asiento: campo en que debe definir el código de los tipos de asiento con los que se ingresarán los movimientos debido a las transacciones de Caja Chica, este es un campo F1. Cuenta para Adelantos: sección donde deberá definir las cuentas
correspondientes al centro de costo y cuenta contable que se utilizarán para el registro de los adelantos de efectivo, ambos son campos F1. Desglose de Cuentas: sección donde deberá definir las cuentas correspondientes a impuestos y rubros donde se cargarán los montos en cuentas por pagar, ambos son campos F1. Los textos desplegados en esta sección son definidos en los Parámetros del Módulo del módulo de Cuentas por Pagar.
Caja Chica
Definición de las Características Generales de la Compañía • 13
Presupuesto Importante: Esta carpeta únicamente aparecerá activa si la compañía tiene instalado el módulo de Control Presupuestal. De lo contrario, el sistema sólo mostrará los tabs de Geneal y Contable. A través de la pestaña de Presupuesto, el usuario puede parametrizar la integración contable del Módulo de Caja Chica con Control Presupuestal. El sistema presenta las siguientes opciones: Integración
con Control Presupuestal: este check activa la integración entre los módulos de Caja Chica y Control Presupuestal en el sistema y permite definir los datos de movimientos presupuestales que se presentan en esta misma carpeta. Además, esto habilita la utilización y definición de presupuestos al crear vales provisionales y vales definitivos. Registro Obligatorio de Presupuesto: al tener activo este check el
sistema estaría validando que todos los vales creados en el sistema tengan definido un presupuesto.
Carpeta Presupuestos de Parámetros del Módulo
14 • Definición de las Características Generales de la Compañía
Caja Chica
Paquete: este campo funciona como un F1 que invoca los paquetes
definidos en el módulo Control de Presupuestos. Este será el paquete que el sistema le asignará a los movimientos originados por los vales creados en el módulo de Caja Chica. Presupuesto: es un F1 que presenta los presupuestos liberados que hay en el módulo de Contro Presupuestal. Al crear un vale el sistema le sugerirá al usuario el presupuesto que se definió en este campo. Una vez ingresados los datos presione el botón Grabar para guardar la información definida
Caja Chica
Definición de las Características Generales de la Compañía • 15
CAPÍTULO 3 Información General para las Transacciones de Caja Chica NOTA INTRODUCTORIA En este capítulo se definen las opciones de entrada van a alimentar información primaria para alimentar el sistema y que el mismo pueda funcionar. Las opciones de Administración de Caja Chica definen parámetros utilizados a nivel de este módulo así como características para determinar el manejo de los datos utilizados en las diferentes opciones. Esta opción despliega un submenú con 4 opciones: Conceptos, Adelanto Caja Chica, Reintegro de Caja Chica, Histórico de Reintegros y Tipos de Retenciones.
Algunas de las opciones se presentan en otros módulos que están ligados a Caja Chica como es el caso de Control de Nómina y Control Bancario.
Las opciones que conforman esta sección son: •
Conceptos: donde se definen los conceptos a considerar en la generación tanto de vales provisionales como definitivos.
•
Adelanto Caja Chica: donde se genera un adelanto de efectivo para la caja chica, sin verificación de los vales existentes.
•
Reintegro de Caja Chica: donde se genera el reintegro de efectivo para la caja chica, previa verificación de los vales existentes.
•
Histórico de Reintegros: donde se muestra un listado con los reintegros efectuados a la caja chica.
•
Tipos de Retenciones: donde se definen las retenciones a considerar en la generación de los vales.
CONCEPTOS Son la justificación para la generación de los vales.
INGRESO DE DATOS Para la definición de un concepto se requiere especificar la siguiente información: Concepto: código del concepto a definir. Caja Chica
Información General para las Transacciones de Caja Chica • 17
Descripción del Concepto: descripción del concepto, permite detallarlo. Centro de Costo: centro de costo asociado al concepto por el cual se
genera el vale. Cuenta Contable: código de la cuenta contable asociada al concepto por el
cual se genera el vale. Impuesto Afecta al Costo: este parámetro el usuario puede definir si el
impuesto afecta al costo, esto quiere decir, que el monto de impuestos se carga a la cuenta del concepto y no a la de impuestos que se utiliza habitualmente. Esto se utiliza en compras para consumo (no necesita registrar impuestos ya que se asumen dentro del costo de la compra) mientras que al no tener activo este flag, se asume que es una compra para la venta y el sistema registra el impuesto en la cuenta de impuestos definida, como lo hace por default. Centro Costo Retención Asumida: si la retención es de tipo asumida
no descontable, el sistema tomará este centro de costo para registrar el movimiento contable. Cuenta Contable Retención Asumida: esta será la cuenta que se
utilizará en el asiento para registrar el monto por retención asumida no descontable. A continuación se presenta la pantalla principal de esta opción:
Mantenimiento de Conceptos
TIPOS DE RETENCIONES Esta opción permite definir los tipos de retenciones posibles que se aplican sobre los documentos por pagar (créditos) hacia los proveedores. Los distintos tipos de retenciones se aplican según las características tanto del cliente como de los documentos tipo débito que se generen. El sistema permite eliminar y agregar las retenciones que el usuario considere necesarias para cada documento tipo débito. 18 • Información General para las Transacciones de Caja Chica
Caja Chica
Por lo tanto, la tabla de Retenciones se relaciona directamente con la generación de Documentos desde la opción de Transacciones, específicamente cuando se crean documentos tipo débito. A continuación se presenta la pantalla principal de esta opción:
Tabla de Tipos de Retenciones
INGRESO DE DATOS Cuando se agrega una Retención el sistema despliega una pantalla que agrupa la información del registro en carpetas, General y Contable. Sin embargo, dos datos de la información son compartidos, el Código que es una identificación alfanumérica de la retención y la Descripción o nombre de la retención.
General La pantalla de esta carpeta es la siguiente:
Caja Chica
Información General para las Transacciones de Caja Chica • 19
Pantalla de Carpeta General de Retenciones
Importante mencionar que el tipo de aplicación al cancelar y sus aplicaciones (total y al cancelar) se habilitarán cuando el país asignado en la compañía es República Dominicana. En esta carpeta se deben definir los siguientes conceptos: Modo de Aplicación: establece el momento en que la retención se aplique al documento de crédito. Se presentan la alternativa: •
Aplicar al registrar
Esto indica que la retención será calculada sobre el documento cuando éste se registra. Por lo tanto, cuando se introduce un documento de crédito que tiene retenciones, entonces la retención en particular será creada y aplicada a dicho documento. Por ejemplo, si se tiene una factura por un monto de $100.00 con una retención de 8% al registrar, entonces al momento de ingresar la factura se creará la retención y se aplicará a dicha factura, por lo que ésta mostrará un saldo actual de $92.00. (El $8.00 estará en la cuenta de retenciones). •
Aplicar al cancelar:
Esto indica que la retención será aplicada al documento cuando esta es cancelada. Por ejemplo, si se tiene una factura por un monto de $100.00, con una retención de 5% al cancelar, el saldo por pagar será de $100.00, por lo que 20 • Información General para las Transacciones de Caja Chica
Caja Chica
al registrar un pago, se pagará $95.00 sobre la factura, se creará en forma automática la retención por $5.00 y se aplicará a la factura, cancelándola por completo. Dentro de esta forma de aplicación, la retención se puede aplicar ya sea total o parcialmente, es decir la retención se aplicará proporcionalmente al pago que se haga, ya sea total o parcial. Montos: este es uno de los parámetros para el cálculo del monto sugerido de la retención. Esta opción permite seleccionar un criterio para la aplicación de la retención, mediante dos casillas: •
Porcentaje
•
Mínimo
El usuario debe establecer el Porcentaje que se aplicará sobre la suma de los montos del Detalle, seleccionados, del documento de crédito al cual se aplica la retención. El usuario debe ingresar el monto Mínimo asociado con la suma de los montos del Detalle, seleccionados, del documento de crédito a partir del cual aplica la retención. Este monto se debe establecer en la moneda local del sistema y generalmente es definido por el fisco. Activa: indica si la retención aplica o no. El estado activo posibilita el cálculo de la retención. En caso de que la casilla no esté marcada, este tipo de retención no será calculado. Aplicar Retenciones: presenta una serie de opciones, que corresponden a los montos del Detalle del documento de crédito sobre el cual aplicará la retención. El usuario podrá definir una o cualquier combinación entre las opciones. De esta manera, para calcular el monto de la retención se aplicará el Porcentaje establecido sobre la suma de los montos respectivos, si esta cantidad es mayor o igual que el monto Mínimo. Por ejemplo, si se crea una retención con un porcentaje de 20%, que aplica sobre el monto, se calculará la retención por un 20% del monto especificado en la opción Transacciones Sin embargo, si el equivalente en moneda local del monto es menor que el monto mínimo especificado, entonces la retención no será aplicada. Por ejemplo, el cálculo de la retención fue de 1.000 en moneda local, pero el mínimo es de 5.000, entonces la retención no será calculada. Estas opciones corresponden a los campos del detalle, se debe de seleccionar únicamente una opción.
Caja Chica
•
Monto: la retención se calcula sobre el monto del crédito
•
Subtotal: la retención se calcula sobre el monto el subtotal del crédito
•
Subtotal – Descuento: la retención se calcula sobre el monto del crédito menos el descuento factura
•
1er. Impuesto: la retención se calcula sobre el monto del primer impuesto
•
2do. Impuesto: la retención se calcula sobre el monto del segundo impuesto Información General para las Transacciones de Caja Chica • 21
•
1er. Rubro: la retención se calcula sobre el monto del primer rubro
•
2do. Rubro: la retención se calcula sobre el monto del segundo rubro
•
1er Impuesto Asumido No Descontable: la retención se calcula sobre el impuesto asumido de acuerdo al régimen fiscal, donde se paga la retención sobre ese impuesto pero el impuesto no se registra en la cuenta impuestos, si no que se asume como parte de la compa.
•
1er Impuesto Asumido Descontable: la retención se calcula sobre el porcentaje de impuestos, pero el impuesto 1 no se registra en una cuenta de impuestos.
•
Otra Retención: este campo está habilitado para que el usuario defina sobre que retención, de las que ya han sido creadas, se necesita calcular esta retención. Otras Características: en esta sección se definen datos varios como: •
Activa: define si la retención se encuentra en uso o no dentro del sistema.
•
Asumida: bajo este criterio, el sistema no descuenta del documento el monto de retención si no que lo hace hasta el momento en que se paga el documento.
•
Autoretenedora: esta opción es utilizada para los proveedores que son Gran Contribuyente y aplica sólo para retenciones que tienen el Modo de Aplicación definido como Aplicar al Registrar. Al utilizar esta opción se deben definir en la carpeta Contable las cuentas contables y los centros de costo que se manejan para los registros propios por concepto de autoretención.
•
No generar si el proveedor es autoretenedor: este parámetro excluye esta retención en específico para casos donde el proveedor es autoretenedor.
•
Utiliza Tarifa UVT: si se marca el sistema utilizará también la tarifa UVT para los cálculos pertinentes a las retenciones.
•
Permite generar retenciones en cero: este parámetro le indica al sistema que puede generar las retenciones aun cuando estas se calcularon en cero, de lo contrario no las creará.
•
Código de Ingreso: se trata de un dato opcional que solo debe llenarse cuando es necesario indicarle al sistema que la retención generada de este tipo se podrá utilizar al generar el reporte de Retención de Renta F910 de El Salvador.
Consecutivos: en esta sección se define cuáles son los consecutivos globales que se utilizaran al generarse las retenciones de cada tipo, tanto para Compra como para Venta.
22 • Información General para las Transacciones de Caja Chica
Caja Chica
Excepciones por porcentaje En esta sección se pueden definir las políticas de excepciones que maneja la compañía de acuerdo a régimen y/o ciudad haciendo click en los siguientes botones: •
Por ciudad: esta opción en realidad lo que indica es que no se poseen excepciones en la retención. Este botón habre una pantalla donde el ususario puede definir un centro de costo y cuenta contable donde se almacenen los montos de la excepción.
Pantalla de Carpeta Excepciones por Ciudad
En esta ventana se debe definir la siguiente información: o
División Geográfica 2: es un F1 de las ciudades que el sistema almacena. La división geográfica 2 es el nivel más detallado de ciudad que mantiene el sistema y es en la que se subdivide la división geográfica 1.
o
División Geográfica 1: es la división a la que pertenece la división geográfica 1. Esta información aparece automáticamente al seleccionar la división geográfica anterior.
o
Descripción: aparece de automáticamente al seleccionar las divisiones geográfica y describe con información más específica la ciudad seleccionada.
o
Porcentaje: aquí el usuario define el porcentaje de excepción que el sistema aplicará a documentos asociados a la ciudad seleccionada previamente. Centro de Costo: es un F1 de los centros de costo del sistema que facilita que el usuario defina uno diferente al que aparece por default para la retención, cuando se define calcula una excepción a la retención.
o
o
•
Caja Chica
Cuenta Contable: es un F1 de las cuentas contables del sistema que facilita que el usuario defina una diferente a la que aparece por default para la retención, cuando se define calcula una excepción a esta retención.
Régimen: permite definir el porcentaje de exoneración sobre la retención que se tiene de acuerdo al régimen de donde provenga el documento. Al presionar este se presenta la siguiente pantalla: Información General para las Transacciones de Caja Chica • 23
Pantalla de Carpeta Excepciones por Régimen
En este mantenimiento se debe definir: o
o
Régimen: es un F1 de los regímenes que se tienen almacenados en el sistema. También se puede ingresar esta información de manera manual. Descripción: esta información aparece de manera automática al seleccionar el régimen.
o
Porcentaje: aquí el usuario define el porcentaje de excepción que el sistema aplicará a los documentos provenientes del régimen seleccionado previamente.
o
Centro de Costo: es un F1 de los centros de costo del sistema que facilita que el usuario defina uno diferente al que aparece por default para la retención, cuando se define calcula una excepción a la retención. Cuenta Contable: es un F1 de las cuentas contables del sistema que facilita que el usuario defina una diferente a la que aparece por default para la retención, cuando se define calcula una excepción a esta retención.
o
Contable En esta carpeta se encuentran dos secciones: Centro-Cuenta: esta sección se define la información de Centro de Costo, en esta casilla se debe indicar el centro de costo asociado con la retención que se utilizara para la generación de los asientos contables por concepto del cálculo de retenciones. Al establecer el código del Centro de Costo el usuario podrá seleccionar una de las Cuentas Contables asociado con el mismo. El otro campo de esta sección es el de Cuenta: se debe indicar la cuenta contable asociada con la retención, para la generación de los asientos contables por concepto del cálculo de retenciones. Al establecer el código de 24 • Información General para las Transacciones de Caja Chica
Caja Chica
la cuenta contable el usuario podrá seleccionar uno de los Centros de Costo asociado con la cuenta contable. Nota importante: si la retención es de tipo Autoretenedora o Asumida, el usuario debe definir otro centro de costo y cuenta contable para que el sistema registre esos movimientos especificamente en esas cuentas. La pantalla de esta carpeta es la siguiente:
Pantalla de Carpeta Contable de Retenciones
Caja Chica
Información General para las Transacciones de Caja Chica • 25
CAPÍTULO 4 Cajas Chicas! NOTA INTRODUCTORIA La opción de Cajas Chicas! del menú principal se ocupa del mantenimiento de las cajas chicas que se manejarán en la compañía, crea, modifica y elimina registros permitiendo, posteriormente, la realización de transacciones en las cajas existentes. La pantalla principal de esta opción es la siguiente:
Tabla principal, Mantenimiento de Cajas Chicas!
FUNCIONES ESPECIALES Las funciones especiales que presenta esta opción se describen a continuación. Si desea mayor detalle refiérase a la sección “Instrucciones Específicas” en la página 28.
Botón Función Teclas Caja Chica
Descripción Cajas Chicas! • 27
Permite la apertura de la caja
Opción que permite realizar la apertura de la caja.
Permite el cierre de la caja
Opción que permite realizar el cierre de la caja.
INSTRUCCIONES ESPECÍFICAS ¿CÓMO REALIZAR LA APERTURA DE LA CAJA? Una vez ingresada la información referente a la caja chica en la opción Cajas Chicas! del menú principal, para ejecutar transacciones en ella deberá proceder a su apertura. Para ello deberá presionar el ícono Apertura de Caja Chica.
, acción que desplegará la pantalla de
Se desplegará una pantalla similar a la siguiente:
Pantalla Apertura de Caja Chica
Las casillas que se encuentran dentro de la ventana son las siguientes: Caja Chica: código de la caja chica a la que se le hará el proceso de apertura. Cuenta Contable: código de la cuenta contable que se afectará por la
apertura de la caja. Monto: monto por el que se realizará la apertura de la caja. Su valor es sugerido por el sistema, sin embargo puede ser modificado. Centro de Costo: centro de costo al que se cargará la generación de la apertura de la caja. 28 • Cajas Chicas!
Caja Chica
En la sección de Información Bancaria, se tienen estas opciones: Generar Cheque: casilla que deberá seleccionar si se desea generar el
cheque para el efectuar el adelanto. Cuenta Bancaria: cuenta bancaria de la que se tomará el dinero para realizar la apertura de la caja. Es un campo F1. Documento: en esta casilla se muestra por defecto, el consecutivo que le correspondería al cheque a generarse para dicha cuenta bancaria, pero puede modificarse, siempre y cuando no sea un número que ya este asignado a un cheque para esa cuenta bancaria, pues el sistema no se lo permitirá. Proceda a ejecutar el proceso mediante el botón Continuar, situado en la parte inferior de la pantalla. Si el proceso es ejecutado adecuadamente se desplegará una pantalla indicándolo, además, si la opción Generar Cheque se encuentra seleccionada se desplegará una pantalla en la que podrá especificar el detalle del cheque a generar, la referencia y el nombre de la persona a la cual se le emitirá el cheque, finalmente presione el botón Imprimir para generar el cheque respectivo. Además, el sistema le desplegará el detalle del asiento generado, por lo que se determinará que la caja ha sido abierta con éxito, enviando un mensaje indicando lo anterior. La pantalla que le desplegará el sistema en caso de usar dicha opción es la siguiente:
Pantalla de Emisión de Cheque para Apertura de Caja
El formato del reporte es el siguiente: Caja Chica
Cajas Chicas! • 29
Formato del Cheque de Caja
¿CÓMO REALIZAR EL CIERRE DE LA CAJA? El cierre de la caja evitará la realización de transacciones en ella, deberá ejecutarlo para cajas que no se utilizarán más. Para ello deberá entrar a la opción Cajas Chicas y presionar el ícono , acción que desplegará la pantalla de Cierre de Caja Chica. Se desplegará una pantalla similar a la siguiente:
30 • Cajas Chicas!
Caja Chica
Pantalla de Cierre de Caja
Las casillas que se encuentran dentro de la ventana son las siguientes: Código: código de la caja chica a la que se le aplicará el proceso de cierre. Centro de Costo: centro de costo al que se cargará la generación del cierre
de la caja. Cuenta Contable: código de la cuenta contable que se afectará por el cierre
de la caja. En la sección de Información Bancaria se define la siguiente información: Generar Depósito: casilla que deberá seleccionar si se desea generar el cheque para el efectuar el depósito por el cierre de la caja. Cuenta Bancaria: cuenta bancaria de la que se tomará el dinero para
realizar la apertura de la caja. Es un campo F1. Documento: en esta casilla se muestra por defecto, el consecutivo que le
correspondería al cheque a generarse para dicha cuenta bancaria, pero puede modificarse, siempre y cuando no sea un número que ya este asignado a un cheque para esa cuenta bancaria, pues el sistema no se lo permitirá. Proceda a ejecutar el proceso mediante el botón Continuar, situado en la parte inferior de la pantalla. Si el proceso es ejecutado adecuadamente se desplegará una pantalla indicándolo, también si la opción Generar Depósito se encuentra seleccionada se desplegará una pantalla en la que podrá especificar el detalle del cheque a generar, presione el botón Continuar para generar el cheque respectivo. En caso de usar dicha opción el sistema le desplegará el detalle del asiento generado, por lo que se dará por terminado el cierre de la caja con el envío de un mensaje indicando lo anterior.
INGRESO DE DATOS Cuando se agrega una caja chica el sistema desplegará una pantalla en cuyo encabezado deberá ingresar la información correspondiente al Código y Descripción de la caja, así como un campo en el que se desplegará el saldo disponible de la misma. En relación al manejo del código de la caja chica, se tiene una condición especial, pues en caso de que se le haya definido en el manejo de Consecutivos de Administración del Sistema, un registro para los cajas chicas y el usuario cuente con los privilegios indicados en dicho registro, el campo del código será un F1, con lo que traerá todos los consecutivos definidos para los clientes en los que el usuario tenga privilegios. En este caso, la longitud del código de la caja, quedará sujeta a la longitud definida para el consecutivo. Para conocer el manejo completo de Consecutivos, consulte la guía de Administración del Sistema. Cada registro de una caja chica cuenta con un conjunto de carpetas que agrupan la información total de la caja. Para acceder cada carpeta basta con Caja Chica
Cajas Chicas! • 31
accionar el ratón sobre la pestaña correspondiente, o bien se puede oprimir la tecla que identifique la letra subrayada en la pestaña de la carpeta.
Descripción de Carpetas La opción Cajas Chicas! presenta las siguientes carpetas: General, Opciones, Cuentas Bancarias, Auditoria y Notas.
General La información de esta carpeta consiste en aspectos generales de identificación de la caja, tales como: fecha de inicio, área funcional, un indicador de si está activa, monto y moneda con que se abrirá la caja, empleado responsable del manejo de la misma, así como el centro de costo y cuenta contable que manejarán las transacciones si la opción Contabilidad General en la sección Integración Con en los Parámetros del Módulo de Caja Chica se encuentra seleccionada. Fecha Inicio: establece la fecha en la cual empieza a operar la caja. Área Funcional: área de la empresa que cubrirá la operación de la caja, es
un campo F1 que muestra los departamentos definidos en el módulo de Administración del Sistema. Participa en cálculos de Flujo de Caja: cuando se tiene instalado el módulo de Flujo de Caja, el sistema muestra esta opción que hace que el saldo de la caja chica sea tomado en cuenta para los cálculos del saldo inicial en un flujo de caja. Activo: campo tipo check box que deberá deseleccionar cuando desee que la caja se registre como inactiva. Monto Caja: monto por el cual se establece el fondo fijo de la caja chica. Moneda: moneda de operación de la caja chica, es un campo F1. Responsable: empleado responsable del manejo de la caja, es un campo F1. Contabilización de aperturas, actualizaciones y cierres de caja chica: sección donde deberá definir las cuentas correspondientes al
centro de costo y cuenta contable que se utilizarán para el registro de las transacciones de apertura, actualizaciones y cierres de caja chica, ambos son campos F1. Contabilización de vales y reintegro de caja chica : sección donde
deberá definir las cuentas correspondientes al centro de costo y cuenta contable que se utilizarán para el registro de las transacciones de vales y reintegros de caja chica, ambos son campos F1.
32 • Cajas Chicas!
Caja Chica
La pantalla de esta opción es la siguiente:
Carpeta General
Opciones La información contenida en esta carpeta está relacionada con las opciones para el manejo de la caja chica. Reintegro: sección que permite indicar el porcentaje de efectivo que debe tener la caja para que se genere un mensaje que indique la necesidad de reintegro. Presenta dos campos: ▪ Indicar: campo tipo check box que deberá seleccionar si desea que el mensaje sea desplegado. ▪ Porcentaje de la caja: porcentaje de efectivo que debe contener la caja para que se genere la indicación de reintegro. Número de Vales por Beneficiario: sección que permite indicar el número de vales que le podrán ser generados a un beneficiario. Presenta dos campos: ▪ Validar: campo tipo check box que deberá seleccionar si desea que la cantidad de vales generados a un beneficiario sea controlado. ▪ Cantidad de Vales: cantidad máxima de vales que le podrán ser generados a un beneficiario si la opción Validar se encuentra seleccionada. Monto máximo por Vale: sección que permite establecer el monto máximo por el que podrá ser generado un vale. Esta opción maneja un privilegio a nivel del árbol de la seguridad en el módulo de Administración
Caja Chica
Cajas Chicas! • 33
del Sistema, en donde por usuario se puede definir si se permite o no
sobrepasar dicho monto o porcentaje, según se defina. Presenta tres opciones: ▪ Ninguno: opción que deberá seleccionar si no desea establecer un tope al monto de los vales, en este caso, el tope será el saldo de la caja chica. ▪ Monto: opción que deberá seleccionarse si desea que el límite se establezca por un monto fijo. Dicho monto deberá ser especificado. ▪ Porcentaje: opción que deberá seleccionarse si desea que el límite se establezca conforme un porcentaje de la caja chica, dicho porcentaje deberá ser especificado y el monto a asignar será el correspondiente al porcentaje indicado del total de la caja. La pantalla de esta opción es la siguiente:
Carpeta Opciones
Cuentas Bancarias En esta carpeta se muestra una tabla con las cuentas bancarias asociadas a la caja chica, de las cuales se podrá girar cheques. Las cuentas asociadas deberán tener la misma moneda que la asignada a la caja chica. La pantalla de esta opción es la siguiente:
34 • Cajas Chicas!
Caja Chica
Carpeta Cuentas Bancarias
Auditoria En esta carpeta se despliega información relacionada con el usuario que ha creado o realizado modificaciones a la caja chica. Tanto para la creación como para la última modificación del documento se presentan el usuario, la fecha y la hora asociadas con tales acciones. Estos datos son de consulta, el sistema los determina y despliega, por lo tanto, no pueden ser modificados.
Notas Esta carpeta puede usarse para escribir texto en un formato libre. Es un apuntador de comentarios, notas u observaciones acerca de la caja chica desplegada.
FUNCIONES ESPECIALES Las funciones especiales se describen a continuación. Si desea mayor detalle refiérase a la sección “Instrucciones Específicas” en la página 36.
Botón Función Teclas Permite definir privilegios
Caja Chica
Descripción Opción que permite definir los privilegios para el acceso al módulo.
Cajas Chicas! • 35
INSTRUCCIONES ESPECÍFICAS ¿CÓMO DEFINIR PRIVILEGIOS? Una vez grabada la información de la caja, puede proceder a establecer la lista de usuarios que podrán accederla. Para ello deberá presionar el icono
, acción que desplegará la pantalla de
Privilegios para acceder la Caja Chica, la cual contiene el listado de
usuarios. Se desplegará una pantalla similar a la siguiente
Usuarios con privilegios
Seleccione todos los usuarios que podrán acceder la caja, pasándolos a la sección denominada Usuarios con privilegio, los usuarios que quedarán en la otra sección no accederán esta caja, sin embargo, pueden ser asignados a otras cajas. Un mismo usuario puede tener privilegios en varias cajas. Los usuarios que aparecerán en la pantalla fueron definidos desde el módulo de Administración del Sistema. Una vez definidos todos los usuarios asignados a la caja, se procede a grabar los datos, por medio del botón Aceptar, situado en la parte inferior de la pantalla.
36 • Cajas Chicas!
Caja Chica
CAPÍTULO 5 Transacciones NOTA INTRODUCTORIA En esta sección se detallan las operaciones que deben realizarse para la generación de vales de caja, ya sean definitivos o provisionales. Se presentan tres opciones: Vales Definitivos, Vales Provisionales e Impresión de Vales. La primera opción brinda la posibilidad de ingresar vales provisionales y realizar la liquidación de los mismos uno a uno, mientras que la segunda opción posibilita el ingreso rápido de vales provisionales. La tercera opción posibilita la impresión de los vales ubicados dentro del rango indicado, para los asientos generados por vales, el formato que se sigue es el de usar el código de la caja chica precedido por el número de vale. El sistema posibilita el filtrado de los vales tanto por tipo de vale como por fecha. ¡¡¡Es bueno recordar que solo los vales en estado provisional pueden ser eliminados!!!
VALES DEFINITIVOS El propósito de esta opción es el registro definitivo de los vales y el ingreso de la información correspondiente al justificante del gasto. La pantalla principal desplegada por la opción es la siguiente:
Caja Chica
Transacciones • 37
Pantalla principal de Vales Definitivos
En ella se despliega la información correspondiente al código y descripción de la caja chica, las fechas de inicio y finalización del rango de fechas de los vales. En la tabla que aparece dentro de la pantalla desplegada se encuentran los siguientes datos: el consecutivo del vale así como monto por el que se generó y la fecha, beneficiario y departamento además del monto por el que se liquidó, número de cheque, si fue generado, cuenta bancaria de la que se tomaron los fondos, asiento del vale, asiento de reintegro y una más para visualizar el número del proceso de reintegro asociado a cada vale, concepto por el que se generó el vale, estado y tipo documento que lo respalda. Además, para el seguimiento de los asientos, se almacenarán los números de los asientos que se generen por vale. Antes de hablar del ingreso de los datos al mantenimiento de los Vales Definitivos, es necesario tocar el tema del filtro que aunque presenta las mismas características de un filtro común, se puede usar para dar un mejor y más fácil uso de la hoja de trabajo, con el fin de trabajar únicamente con los datos que sean necesarios para el momento.
FILTRO DE VALES DEFINITIVOS Seleccione en el menú Transacciones la opción Vales Definitivos, para desplegar la pantalla de Mantenimiento de Vales, esto desplegará una pantalla con una tabla informativa de los vales existentes, en dicha pantalla 38 • Transacciones
Caja Chica
presione el icono de filtro tabs o carpetas.
que le desplegará otra pantalla con las siguientes
Descripción de Carpetas Vales Carpeta en la que deberá ingresar información general sobre los vales a filtrar, en ella encontrará información referente a: Estado: es el estado de los vales, está compuesto por tres cajas de marcado
tipo "check boxes": Provisional, Definitivo e Histórico. Fechas: es el rango de fechas de creación de los vales. Con dos casillas para
definir dicho rango, Desde (inicio del rango) y Hasta (fin del rango). Vale: es el rango de números de vale. Con dos casillas para definir dicho rango, Desde (inicio del rango) y Hasta (fin del rango). Monto: es el rango de montos originales de los vales, deben ser mayores que 0. Con dos casillas para definir dicho rango, Desde (inicio del rango) y Hasta (fin del rango). Monto Liquidado: rango de montos definitivos de los vales, debe ser
mayor que cero. Con dos casillas para definir dicho rango, Desde (inicio del rango) y Hasta (fin del rango). Asiento de Vale: rango de números de asiento generado al liquidar vales. Concepto: rango de conceptos asociados a los vales, no al detalle de los
mismos. Con dos casillas para definir dicho rango, Desde (inicio del rango) y Hasta (fin del rango). Para este rango se tiene la opción de ayuda F1. Departamento: rango de Departamentos asociados a los vales. Con dos casillas para definir dicho rango, Desde (inicio del rango) y Hasta (fin del rango). Para este rango se tiene la opción de ayuda F1. Beneficiario: rango de beneficiarios asociados a los vales. Con dos casillas para definir dicho rango, Desde (inicio del rango) y Hasta (fin del rango). Para este rango se tiene la opción de ayuda F1, este pueda soportar un máximo de 25 caracteres. En caso de que el ERP tenga configurados los módulos de Recursos Humanos o Control de Nómina, se desplegará la lista de empleados para poder definir el dato en esta casilla, en caso de que estos módulos no se encuentren instalados, el sistema desplegara la lista de los responsables definidos en el módulo de Administración del Sistema.
Caja Chica
Transacciones • 39
Pantalla de Carpeta Vale del Filtro
Otros Carpeta en que se ingresa el detalle de la información del reintegro del vale que respalden dicho reintegro. Muestra la siguiente información: Número de Reintegro: Rango de Números de reintegro, debe ser mayor que cero para que se tomen en cuenta.. Cuenta con dos casillas para definir dicho rango, Desde (inicio del rango) y Hasta (fin del rango). Asiento de Reintegro: Rango de asientos de reintegro asociados a los
vales. Con dos casillas para definir dicho rango, Desde (inicio del rango) y Hasta (fin del rango). Cuando se tiene instalado el Módulo de Control Presupuestal (CR) el sistema mostrará en esta ventana la siguiente información referente a datos del presupuesto: Presupuesto: rango de presupuestos que el usuario desea que sean incluidos al momento de filtrar los vales. Apartado Presupuestal: Cuando se tiene activo este check el sistema mostrará únicamente vales que tengan movimiento de tipo apartado presupuestal. Ejercido vs Apartado: este check filtra los vales que tiene movimientos que ya han sido ejercidos.
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Caja Chica
Pantalla de Carpeta Reintegro del Filtro
INGRESO DE DATOS Seleccione en el menú Transacciones la opción Vales Definitivos, para desplegar la pantalla de Mantenimiento de Vales, esto desplegará una pantalla con una serie de carpetas para el ingreso de la información.
Descripción de Carpetas La opción Mantenimiento de Vales presenta las siguientes carpetas: General, Detalles, Retenciones, Auditoria y Notas, su detalle a continuación.
General Carpeta en la que deberá ingresar información general sobre el vale a generar, en ella encontrará información referente a: Consecutivo: corresponde a una identificación única del documento dentro
del sistema. No es necesario llevar un consecutivo sobre el número de vales, no obstante, el sistema no permite repetir el número del documento, en otras palabras, el sistema no permite ingresar un vale con el mismo número de identificación de otro existente. Es asignado automáticamente por el sistema, sin embargo este valor puede ser modificado por el usuario. Caja Chica
Transacciones • 41
Estado: estado del vale, presenta tres posibles valores: Provisional,
Definitivo e Histórico. El estado inicial es Provisional. Concepto: código y descripción de la razón para la generación del vale. Beneficiario: código y nombre de la persona a nombre de quien se genera el
vale. Si se cuenta con el módulo de Control de Nómina o el de Recursos Humanos, al presionar F1 se mostrará el listado con los empleados registrados en la compañía, de donde podrá realizar la selección, en caso contrario, se despliega los registros de la opción responsables de Administración del Sistema. En caso de que el beneficiario del vale sea un usuario no recurrente, el sistema da la opción de definirlo manualmente, por lo que se deberá ingresar el nombre correspondiente para el registro, este pueda soportar un máximo de 25 caracteres. Departamento: código y nombre del departamento al que se carga el gasto. Monto Provisional: monto por el que se genera el vale provisional. Si el
monto ingresado es mayor que el monto máximo definido en la carpeta Opciones del mantenimiento de caja chica, se desplegará un mensaje indicándoselo. El que este valor se pueda sobrepasar se maneja con un privilegio a nivel del árbol de la seguridad en el módulo de Administración del Sistema. Monto Definitivo: monto por el que se genera el vale definitivo al cambiarle el estado una vez que se ha definido el detalle que lo respalda. Fecha de Emisión: fecha en que se genera el vale provisional. Fecha de Liquidación: fecha en que se genera el vale definitivo.
NCF: en esta casilla se debe definir el prefijo del Número de Comprobante Fiscal a utilizar para este Vale. La definición se puede hacer manualmente o mediante la ayuda del botón , el cual traerá a pantalla los prefijos de los NCFs que calcen con los tipos de contribuyente definidos en los parámetros del módulo. El sistema traerá los 11 caracteres del prefijo elegido y el NCF se completará al guardar el dato del vale. Presupuesto:
cuando se tiene instalado el módulo de Control Presupuestal el sistema presentará este campo donde el usuario puede definirle a cada vale un presupuesto donde se registrarán los movimientos realizados. El movimiento presupuestal generado al registrar un vale es de tipo “Apartado Presupuestal” Anulación de vales: Este botón permite anular vales en estado
definitivo y provisionales. Carpeta General, pantalla Mantenimiento de Vales
Detalle Carpeta en que se ingresa el detalle de los justificantes de pago o documentos que respaldan el gasto efectuado. 42 • Transacciones
Caja Chica
Muestra la siguiente información: Número Documento: número de documento que respalda el vale
generado. Tipo Documento: tipo de documento que respalda el vale generado. Los
tipos de documento disponibles son: Factura, Intereses, Letra de Cambio, Nota de Débito u Otro Débito. Documento Equivalente: este dato es actualizado o sugerido por el
sistema de manera automática al cambiar de estado el vale a Definitivo al generar el asiento por vale o si no, al realizar el reintegro. Inicialmente este será un dato no editable y podrá ser editado una vez que sea sugerido, por cualquiera de los 2 procesos anteriores. Es un consecutivo único por régimen y no por módulo. Subtipo: subdivisiones definidas para cada tipo de documento. Si no se ha
definido algún Subtipo para el documento seleccionado, el sistema desplegará el mismo nombre que el Tipo. Fecha: fecha en que se generó el documento que se registra. Fecha Rige: fecha a partir de la cual, el documento que se registró, entrará
en vigencia. Monto Documento: monto del documento, en la moneda original del
mismo. Monto Moneda Caja Chica: monto del documento, en la moneda de la
caja chica. Concepto: código de la razón para la generación del vale. Centro de Costo: centro de costo al que se asociará el vale generado. Cuenta Contable: cuenta contable de la caja chica. Detalle: espacio que permite el ingreso del detalle de la generación del vale. Contribuyente: número de identificación tributario con que ha sido
registrada la empresa que generó el comprobante que respalda el vale generado. Si presiona la tecla F1 en el campo Contribuyente, entonces se desplegará la Tabla de NIT's, definida en el módulo de Administración del Sistema. Cada registro de esta tabla contiene los campos: Número de Identificación Tributaria, Descripción o Razón Social y Alias, asociados con un proveedor o un cliente. Descripción Contribuyente: en esta columna se muestra la descripción o
Razón Social definida para el contribuyente respectivo. Si el NIT del contribuyente que se incluye no se encuentra registrado en la base de datos, el sistema permite ingresarlo en el mismo momento, a lo que envía un mensaje.
Caja Chica
Transacciones • 43
Mensaje Interrogativo - Agregar NIT
Al aceptar que se desea incluir el nuevo NIT, el sistema desplegará la misma pantalla de NIT, del módulo de Administración del Sistema, en la cual se debe definir la razón social, el alias y las notas (en caso de ser requeridas) del nuevo registro. Ubicación Geográfica: Define la localización del comercio en el que se
generó el documento. Este dato es tomado para efectos de cálculos de las retenciones que varían por zona geográfica. Concepto ME: campo exclusivo para cuando el país es Colombia, es de tipo F1 y despliega todos los conceptos definidos en el módulo de Medios Electrónicos.
Pantalla de Creación de NIT
Impuesto afecta el costo: si se activa esta opción el sistema asume el
monto del impuesto 1 dentro del costo de la compra y no lo registra dentro de la cuenta de impuestos como lo hace habitualmente. Subtotal: subtotal del documento, este monto equivale al total del
documento menos los impuestos y rubros definidos, este subtotal está declarado en la moneda de la caja chica. 44 • Transacciones
Caja Chica
Impuesto 1 e Impuesto 2: montos que incluyen el documento por
concepto de impuestos, está declarado en la moneda de la caja chica. Rubro 1 y Rubro 2: monto que incluye el documento por rubros, está
declarado en la moneda de la caja chica. Descuento: montos que incluyen el documento por concepto de descuento,
está declarado en la moneda de la caja chica. Devolución o Aporte de Efectivo: espacio habilitado para la diferencia
entre el monto provisional del vale y el monto a liquidar, incluye los documentos definidos y las retenciones asociadas. Por defecto el sistema desplegara dicha diferencia, sin embargo la misma puede ser modificada. Junto a dicha casilla se cuenta con el botón de Recalcular, identificado con el ícono , el cual da la opción de que, en caso de que se haya borrado, se despliegue automáticamente la diferencia con solo pulsar el botón en cuestión.
Carpeta Detalle, Pantalla Mantenimiento de Vales
Desgose de Impuestos En este tab el usuario puede definir la distribución de los impuestos según sea su necesidad. Para esto debe definir los siguientes datos: Impuesto: este campo es un F1 de los impuestos que almacena el sistema. Porcentaje: en este espacio, el sistema muestra el porcentaje de impuestos
de acuerdo al que se seleccionó previamente en la columna anterior. Monto: el sistema muestra el monto correspondiente al impuesto, pero este campo es modificable, si el usuario requiere colocar un monto diferente al sugerido. Base gravada: muestra el monto sobre el cuálse calculó el impuesto. Esta base puede ser modificada por el usuario según lo requiera. Descripción Impuesto: este es un campo que muestra la información acerca de impuesto que se seleccionó en la primera columna. Caja Chica
Transacciones • 45
Carpeta de Desglose de Impuestos
Retenciones Carpeta en que se ingresa el detalle de las retenciones a aplicar al vale generado. El sistema, por omisión, despliega todos las retenciones que se definieron para el proveedor. Las retenciones se calcularán, automáticamente, con base en las características de cada una y los valores digitados en la carpeta Detalle del documento. La tabla modificable en esta carpeta permite al usuario agregar retenciones, eliminar las que no se deben aplicar y modificar los montos calculados por el sistema como valores sugeridos. Las retenciones disponibles en el sistema se obtienen del listado definido en Tipos de Retenciones del menú Administración. Una retención cuenta con los siguientes campos: Retención: corresponde al código de identificación de la retención definido
desde la opción de Tipos de Retenciones del menú de Administración. Descripción: nombre de la retención. Al establecer el código de la
retención, el sistema despliega automáticamente su nombre. Monto: se despliega la cantidad por retener, en la moneda de la caja chica,
según el porcentaje y el mínimo establecido al definir la retención. Si el monto mínimo para cada tipo de retención desplegado es mayor que el monto del rubro sobre el cual aplica la retención, definido en la carpeta Detalle, el sistema establecerá este valor como cero (0.00), dado que el documento no cumple con los requisitos del tipo de retención.
46 • Transacciones
Caja Chica
Estado: informa si una retención ha sido aplicada o no, con base en el Modo
de Aplicación asociado con la retención desde la opción Tipos de Retenciones del menú de Administración. El comportamiento de esta casilla se muestra por medio de la siguiente tabla: MODO ESTADO ESTADO (antes de salvar el (después de salvar el APLICACIÓN documento)
documento)
Al Registrar
Se aplicará
Aplicada
Al Cancelar
Se registrará
Pendiente
Pagada: indica si la retención se ha pagado al fisco o no. Documento: el sistema despliega el consecutivo, con base en las
retenciones creadas en todos los vales generados. Es el número que tendrá el documento de débito generado al aplicar la retención. Base Gravada: Muestra el valor sobre el cual es calculada la retención del
documento registrado en la pestaña Detalles. Fecha Documento: es editable solamente si el país de la compañía dice El Salvador, por defecto lleva la fecha del documento que origina la retención. corresponde a la fecha asociada con el documento. Fecha Rige: es editable solamente si el país de la compañía dice El Salvador, por defecto lleva la fecha del documento que origina la retención. Esta es la fecha en la cual entra en vigencia el documento. Esto se utiliza especialmente para contabilizar el plazo del crédito otorgado al cliente. Si existe necesidad de editar la fecha rige posterior al registro de la retención, se debe hacer desde esta tabla de retenciones y no desde el documento. Monto Definitivo: monto a liquidar por el vale. Retenciones Aplicadas: monto de las retenciones aplicadas. Monto Pagado: monto pagado en la liquidación del vale.
Las columnas modificables a nivel de la tabla son el código de la retención y el monto, todas las demás son campos informativos. Un documento de Retención solamente puede asociarse con un vale! Una vez que se salve ( ) el vale, se deshabilitan los iconos para agregar, recalcular o eliminar retenciones. Es decir, las retenciones pueden ser consultadas como un documento más del sistema. Las retenciones no pueden reversarse ni borrarse porque están estrictamente ligadas con el vale, por lo tanto, solamente se eliminan si se borra el vale con el cual están asociadas.
Caja Chica
Transacciones • 47
Carpeta Retenciones, pantalla Mantenimiento de Vales
Funciones Especiales del Submenú Esta carpeta cuenta con una función especial cuyo funcionamiento se describe a continuación:
Botón
Función
Recalcular
Descripción Al elegir las retenciones que se aplicarán sobre el vale, el sistema automáticamente calcula el valor para cada una de ellas. Si se cambia alguno de los valores de las casillas de la carpeta Detalle o el Monto en la Carpeta General, de modo que se afecte el monto de la retención, mínimo o porcentaje, el recálculo de este monto tendrá que hacerse manualmente, por medio de este botón. Con esta opción se permite realizar la impresión del documento Comprobante de la Retención.
Imprimir Comprobante
La impresión de un comprobante de retención se realiza al presionar el botón Imprimir Comprobante , estando marcada con el highlight la línea de la retención a imprimir, se presiona dicho botón para desplegar la pantalla de Impresión de Retenciones.
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Caja Chica
Pantalla de Impresión de Comprobante de Retención
Importante: Solamente una retención a la vez se podrá imprimir Formato del Comprobante de Retención
Formato de Comprobante de Retención
Auditoria En esta carpeta se despliega información relacionada con el usuario y el responsable que ha creado o realizado modificaciones a los vales. Tanto para la creación como para la última modificación del documento se presentan la fecha y la hora asociadas con tales acciones así como el usuario y el responsable. Además, si se tiene integración con el módulo de Control Presupuestal el sistema muestra la información relacionada con la auditoría del presupuesto, movimiento apartado presupuestal y movimiento ejercido presupuestal. Caja Chica
Transacciones • 49
Estos datos son de consulta, el sistema los determina y despliega, por lo tanto, no pueden ser modificados.
Notas Esta carpeta puede usarse para escribir texto en un formato libre. Es un apuntador de comentarios, notas u observaciones donde el usuario puede escribir algún texto que considere conveniente y aclaratorio acerca del vale desplegado.
Funciones Especiales Las funciones especiales que presenta la pantalla se describen a continuación, para mayor detalle refiérase a la sección " Instrucciones Específicas" en la página 50.
Botón Función Teclas Imprimir Vales Cambiar de Estado
Generar Apartado Presupuestal
Reversar Apartado Presupuestal
Descripción Opción que permite la impresión del vale que se está generando. Opción que permite cambiar el estado del vale de Provisional a Definitivo.
Este botón aparecerá habilitado únicamente cuando se tiene integración con el módulo de Control Presupuestal y lo que hace es generar un apartado presupuestal a través de un vale. Este botón aparecerá habilitado únicamente cuando se tiene integración con el módulo de Control Presupuestal y lo que hace es reversar un apartado presupuestal previamente realizado por medio de un vale.
Instrucciones Específicas ¿Cómo Imprimir Vales? Una vez ingresada la información correspondiente al vale, podrá imprimirlo. El formato del vale incluye, además de los datos básicos del vale, los 50 • Transacciones
Caja Chica
documentos de soporte, detalle de retenciones y la moneda del vale. Para ello deberá presionar el icono , acción que despliega la pantalla de parámetros de impresión, donde podrá seleccionar el destino de la impresión. Al presionar el botón Imprimir se tendrá la información correspondiente al vale seleccionado.
¿Cómo Cambiar de Estado? Para cambiar el estado de un vale, de Provisional a Definitivo deberá presionar el botón . Esta acción despliega una pantalla de confirmación, donde se indica el monto por el que se liquidará el vale. El sistema validará que el usuario que está cambiando el estado del vale, tenga el privilegio de Sobrepasar el monto o porcentaje definido para la caja, en caso de que este se sobrepase de dicho valor, este privilegio se define a nivel del árbol de la seguridad en el módulo de Administración del Sistema. La confirmación provoca el cambio de estado en el sistema. El cambio de estado es irreversible ¿Cómo
Realizar un Apartado Presupuestal?
Esta funcionabilidad únicamente se habilitará cuando se tiene integración con el módulo de Control Presupuestal. Para realizar un apartado, se debe colocar el código del presupuesto en el vale, el en campo “Presupuesto” que aparece en la carpeta “General” del detalle del vale definitivo. Al presionar este botón el sistema validará que el presupuesto asignado esta en estado “Liberado”, además de que el presupuesto seleccionado tenga los fondos suficientes para poder realizar el apartado con el monto asignado en el vale. El movimiento generado por la utilización de esta funcionabilidad se verá reflajado en el módulo de Control Presupuestal como de tipo “Apartado Presupuestal”. Nota: Una vez que se le hizo un apartado presupuestal a un vale este no puede ser eliminado a menos que se reverse este proceso. ¿Cómo Caja Chica
Reversar un Apartado Presupuestal? Transacciones • 51
Esta funcionabilidad únicamente se habilitará cuando se tiene integración con el módulo de Control Presupuestal. Para hacer una reversión se debe seleccionar un vale al que previamente se le haya realizado un apartado presupuestal y presionar el botón . Esto revesará el movimiento en Control Presupuestal sin perder el resto de información contenida en el vale.
FUNCIONES ESPECIALES Las funciones especiales que presenta la opción de Vales Definitivos se describen a continuación, para mayor detalle refiérase a la sección "Instrucciones Específicas" en la página 52.
Botón
Función
Descripción
Ver Transacción Contable
Opción que despliega el dato de la transacción contable asociada al vale o reintegro. Este botón se deshabilita si no se elige integración con el Módulo de Contabilidad General.
Seleccionar Vales
Opción que permite seleccionar los vales para su impresión.
Imprimir Vales
Opción que permite la impresión de los vales seleccionados.
INSTRUCCIONES ESPECÍFICAS ¿Cómo Seleccionar Vales? Esta opción permite seleccionar los vales para su impresión. Para ello basta con marcar con el "highligth" el vale deseado y presionar el icono , esto introduce una marca de "check" ( ) en el registro, habilitándolo para su impresión.
Registro de Vales Definitivos seleccionado
Para desmarcar un vale seleccionado basta con marcarlo con el "highlight" y presionar el botón nuevamente con esto se elimina la marca de "check" que lo seleccionó.
¿Cómo visualizar las Transacciones Contables? Este botón se deshabilita si no se elige integración con el Módulo de Contabilidad General.
Esta opción permite seleccionar los vales o reintegros, en caso de que los tenga, para lograr la visualización de la Transacción Contable. Para poder 52 • Transacciones
Caja Chica
llevar a cabo la acción, es necesario marcar con el "highligth" el vale o reintegro deseado y presionar el icono , a lo que el sistema desplegará la pantalla Selección de Transacción Contable a Visualizar, donde se definen los datos del registro a consultar. La pantalla de la opción es la siguiente:
Pantalla de Selección de Transacción Contable a Visualizar
En la pantalla Transacción Contable a Visualizar se debe definir en el “combo box” el código de las Transacciones Contables del Vale o Reintegro que se desea ver y que estén asociados al mismo. Además, se muestran dos opciones para indicar si el dato anterior corresponde a un Vale o a un Reintegro, es válido aclarar que dichas opciones son excluyentes entre sí. Si el vale no posee Transacción Contable de vale, pero el de reintegro sí, entonces se deshabilitará la opción de ver la Transacción Contable de vale; pero si el que no posee es la Transacción Contable de reintegro, entonces se deshabitará la visualización del mismo. Cuando no hay asientos asociados, el sistema le indica al usuario que no se visualizarán asientos por dicha razón. Una vez definidos los datos anteriores se procede a pulsar el botón con lo que se desplegará la pantalla que muestra el detalle de la transacción contable.
Caja Chica
Transacciones • 53
Pantalla del Detalle de la Transacción Contable
VALES PROVISIONALES El propósito de esta opción es el registro temporal de adelantos de efectivo o vales dejando pendiente el registro del comprobante del gasto. El sistema sólo permite la emisión de vales provisionales por la diferencia entre el valor original y el nuevo valor de lo vales. Al querer generar y guardar múltiples vales nuevos, el saldo de la caja chica no se modificará si la suma de ellos lo sobrepasa. Antes de hablar del ingreso de los datos, es necesario tocar el tema del filtro de vales provisionales, que aunque presenta las mismas características de un filtro común, se puede usar para dar un mejor y más fácil uso de la hoja de trabajo, con el fin de trabajar únicamente con los datos que sean necesarios para el momento.
FILTRO DE VALES PROVISIONALES Para dicha opción seleccione en el menú Transacciones la opción Vales Provisionales, para desplegar la pantalla de Mantenimiento de Vales Provisionales, esto desplegará una pantalla con una tabla informativa de los vales existentes, en dicha pantalla presione el icono de filtro que le desplegará otra pantalla con las siguientes espacios: Vales: rango de números de vales. Cuenta con dos casillas para definir dicho
rango, Desde (inicio del rango) y Hasta (fin del rango). 54 • Transacciones
Caja Chica
Fecha de Emisión: rango de fechas en las que los vales fueron dados.
Cuenta con dos casillas para definir dicho rango, Desde (inicio del rango) y Hasta (fin del rango). Fecha de Liquidación: rango de fechas de liquidación de los vales. Debe ir asociado al rango de números de asiento generado al liquidar vales. Cuenta con dos casillas para definir dicho rango, Desde (inicio del rango) y Hasta (fin del rango). Concepto: rango de conceptos asociados a los vales, no al detalle de los mismos. Cuenta con dos casillas para definir dicho rango, Desde (inicio del rango) y Hasta (fin del rango). Para este rango se tiene la opción de ayuda F1. Departamento: rango de Departamentos asociados a los vales. Cuenta con
dos casillas para definir dicho rango, Desde (inicio del rango) y Hasta (fin del rango). Para este rango se tiene la opción de ayuda F1. Beneficiario: código y nombre de la persona a nombre de quien se genera el vale. Si se cuenta con el módulo de Control de Nómina o el de Recursos Humanos, al presionar F1 se mostrará el listado con los empleados registrados en la compañía, de donde podrá realizar la selección, en caso contrario, se despliega los registros de la opción responsables de Administración del Sistema. Monto Documento: rango de montos provisionales de los vales. Cuenta
con dos casillas para definir dicho rango, Desde (inicio del rango) y Hasta (fin del rango). La pantalla desplegada es la siguiente:
Pantalla de Filtro de Vales Provisionales Caja Chica
Transacciones • 55
La opción de Vales Provisionales presenta una serie de columnas en las que deberá ingresar la siguiente información: Vale: consecutivo que corresponde a una identificación del documento dentro
del sistema. Es asignado automáticamente por el sistema, sin embargo puede ser modificado, el borrado de vales se puede realizar en cascada; con lo que se permite borrar vales provisionales que posean documentos de soporte y/o retenciones asociados. Fecha de Emisión: fecha en que se genera, es asignada automáticamente por el sistema, sin embargo puede ser modificada. Fecha de Liquidación: fecha en que se genera el vale definitivo. Concepto: código de la razón para la generación del vale. Beneficiario: código y nombre de la persona a nombre de quien se genera el
vale. Si se cuenta con el módulo de Control de Nómina o el de Recursos Humanos, al presionar F1 se mostrará el listado con los empleados registrados en la compañía, de donde podrá realizar la selección, en caso contrario, se despliega los registros de la opción responsables de Administración del Sistema. En caso de que el beneficiario del vale sea un usuario no recurrente, el sistema da la opción de definirlo manualmente, por lo que se deberá ingresar el nombre correspondiente para el registro, este pueda soportar un máximo de 25 caracteres. Departamento: código del departamento en donde labora el empleado de
la empresa a nombre de quien se genera el vale. Monto Documento: monto por el que se genera el vale provisional. Notas: espacio disponible para escribir texto en un formato libre donde el
usuario puede escribir las observaciones que considere convenientes sobre el vale que se está registrando. Presupuesto: en esta columna el usuario puede asociarle un presupuesto al vale. Esta columna se habilita al tener activa la integración entre los módulos de Caha Chica y Control Presupuestal. La pantalla desplegada por la opción es la siguiente:
56 • Transacciones
Caja Chica
Pantalla Mantenimiento de Vales Provisionales
IMPRESIÓN DE VALES La opción permite la impresión del rango de vales establecido, para la caja chica seleccionada. La pantalla de esta opción es la siguiente:
Caja Chica
Transacciones • 57
Pantalla Impresión de Vales
En ella deberá ingresar la siguiente información: Caja Chica: código de la caja chica en la que se generaron los vales a imprimir. Es un campo F1 que al ser seleccionado despliega automáticamente
la descripción asociada al código elegido. Vales: rango de números de vales cuya información se desea imprimir.
Al presionar el botón Imprimir se despliega la pantalla de parámetros de impresión. En ella deberá seleccionar el destino de la impresión, una vez seleccionado, al presionar el botón Imprimir se obtiene la información correspondiente a los vales incluidos dentro del rango establecido. Mostrando para cada uno de ellos la información referente a número de vale, creador, fecha de creación, estado, código, descripción y estado de la caja chica, código y descripción del concepto por el que se generó, fecha de emisión y de liquidación, identificación y departamento en que labora el beneficiario además de información referente al monto tanto en moneda local como dólar del mismo.
58 • Transacciones
Caja Chica
CAPÍTULO 6 Consulta NOTA INTRODUCTORIA La opción de Consultas tiene un submenú con la opción Arqueo de Caja Chica. Dicha opción permite la consulta del monto total en efectivo y vales que debería tener la caja chica a la fecha de consulta.
ARQUEO DE CAJA CHICA Opción que permite visualizar los totales de los movimientos efectuados en la caja chica seleccionada, a la fecha de consulta. La pantalla muestra la información correspondiente a los totales de efectivo, vales provisionales y definitivos además de las retenciones.
Caja Chica
Consulta • 59
Pantalla Arqueo de Caja Chica
La suma de los montos correspondientes a efectivo y vales brinda el total de caja chica, restando a este total el monto correspondiente al adelanto de caja chica y el monto de apertura se obtiene como resultado la diferencia que está presentando la caja chica. Si todo está bien, la diferencia que presente la caja deberá ser cero, en caso contrario este campo mostrará el faltante o excedente que exista. Además, la pantalla brinda la información correspondiente a las retenciones que se han presentado en la caja. Esta pantalla brinda también la opción de imprimir un reporte, en el que se detalla la información presentada en la pantalla.
60 • Consulta
Caja Chica
Reporte de Arqueo de Caja Chica
Caja Chica
Consulta • 61
CAPÍTULO 7 Reportes NOTA INTRODUCTORIA En esta sección se explica la manera para obtener el reporte de los vales que han sido generados en la caja chica seleccionada.
VALES El Reporte de Vales despliega todos los vales existentes en la base de datos, con sus respectivos documentos, para la caja chica seleccionada, generados en el rango de fechas establecido de acuerdo con los criterios fijados en el filtro. El reporte desplegará, los vales agrupados por tipo, Provisional, Definitivo e Histórico) y para cada vale mostrará el número de Vale, el concepto, la fecha de emisión del vale, la fecha de liquidación, el Departamento, el Beneficiario, la Antigüedad y el Monto del Vale. Estos datos se muestran para todos los vales. Además de los campos mencionados, para los vales definitivos y los históricos, se mostrarán el Número de Documento, el Tipo de Documento, el Concepto y el Monto, estos datos son tomados del tab Detalle. Se tiene la opción de incluir para estos tipos de vales, la fecha de documento (con el que se respaldará el vale) y la fecha rige. Las mismas no vienen incluidas en el estándar del reporte, por lo que se deben agregar por el usuario. Las opciones que presenta el filtro para el despliegue de la información son las siguientes: Tipos de Vale: opción donde podrá seleccionar los tipos de vale, de acuerdo a su estado, que desea se despliegue en el reporte, brinda las siguientes opciones: Provisionales Definitivos Históricos Opciones: opción donde podrá seleccionar los tipos de detalle que desea se
despliegue en el reporte, brinda las siguientes opciones: Mostrar Atraso: muestra los días de atraso que presenta el vale provisional en su liquidación Con detalle: presenta el detalle de los documentos aportados para la liquidación Ordenado por: opción donde podrá seleccionar el tipo de ordenamiento con
que desea se despliegue la información en el reporte, brinda las siguientes opciones: Caja Chica
Reportes • 63
Fecha Beneficiario Concepto La pantalla de esta opción es la siguiente:
Pantalla Filtro Reporte de Vales de Caja Chica
Al presionar el botón Imprimir se despliega la pantalla de parámetros de impresión, donde podrá seleccionar el destino de la impresión. Una vez seleccionado, al presionar el botón Imprimir se obtiene la información correspondiente a los vales generados en la caja chica seleccionada, incluidos dentro del rango establecido que cumplen con los criterios establecidos en el filtro.
REINTEGROS Y ADELANTOS El reporte de Reintegros y Adelantos de Caja Chica imprime los reintegros o adelantos, procesados, no procesados (solo para adelantos) y reversados, para la caja chica seleccionada en el rango de fechas seleccionado. Se tiene la posibilidad de ver el detalle de los vales que forman parte del reintegro. La pantalla donde se definen el filtro del reporte es la siguiente: 64 • Reportes
Caja Chica
Pantalla Filtro de Reporte de Reintegros y Adelantos de Caja Chica
En la pantalla se deben definir una serie de campos para lograr la emisión del reporte, a continuación se describen dichos campos: Caja Chica: se utiliza esta casilla para la definición del código de la caja chica para la cual se desea imprimir el reporte. La misma es de tipo F1, por lo que se puede definir de manera fácil. Fecha de realización del proceso: en esta sección se presentan dos casillas, Desde y Hasta, las cuales dan la posibilidad de delimitar la emisión del reporte por un rango de fechas, según en las que se haya ejecutado el reintegro o adelanto. La casilla cuenta con la ayuda del F1 para su definición. Tipos de proceso: esta opción presenta dos casillas de tipo check box, las mismas definen si se van a incluir los registros de los Reintegros y Adelantos. Estados de Proceso: opción donde podrá seleccionar los procesos, de acuerdo a su estado, que se desea se despliegue en el reporte, brinda las siguientes opciones: • Procesados • No procesados • Reversados Opciones: opción donde podrá seleccionar los tipos de detalle que desea se
despliegue en el reporte, brinda las siguientes opciones: • Detallado: presenta el detalle de los vales procesados mediante el proceso de Reintegro.
Caja Chica
Reportes • 65
REP.REP.DOMINICANA. REPORTE 608-NCF ANULADOS. El Reporte de NCF Anulados emite un listado de los consecutivos de NCF’s de los documentos que han sido anulados en un año determinado para un tipo de anulación específico, el mismo se pude delimitar por un NCF determinado. El reporte se ubica también en los módulos de Facturación, Cuentas por Cobrar y cuentas por pagar.
Importante: este reporte se visualiza únicamente para las compañías que en la casilla País tengan definido República Dominicana. La pantalla del filtro que permite generar el reporte es la siguiente:
Filtro de Reporte de NCF Anulados
Fechas: es el rango de fechas de creación de los vales. Con dos casillas para
definir dicho rango, Desde (inicio del rango) y Hasta (fin del rango). Prefijo NCF: casilla en la que se puede o no delimitar el reporte por uno de los prefijos definidos en Administración del Sistema. Para la definición de esta casilla se cuenta con la ayuda del botón “Buscar Consecutivo” identificado por el icono , con el mismo se podrá desplegar la lista de los prefijos de NCF definidos en el sistema. Tipo de Anulación: en este campo se debe elegir, de entre los creados, uno de los tipos de anulaciones, que vienen siendo las razones por las cuales se 66 • Reportes
Caja Chica
anularon los documentos que contenían los consecutivos de NCF. Cuenta con la ayuda del F1 para su definición. Módulo Origen: en esta sección se presentan tres opciones de los tres módulos que pueden alimentar el reporte, las mismas son Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar, Facturación y Caja chica Si no se marca ninguna de ellas, el sistema asume que debe tomar en cuenta la información de los tres módulos. Reporte: con esta sección se da la posibilidad de definir los datos para la generación de un archivo electrónico, el cual contiene los datos del reporte según el filtro definido. Al marcar la casilla de tipo check box, Generar Archivo, se activa la casilla Archivo Destino, en la cual se debe definir la ruta del archivo que se va a generar para su emisión.
LIBRO DE COMPRAS (HONDURAS) El Reporte de Libro de Compras de Honduras emite un listado de los diferentes documentos de venta (Facturas, Notas de débito y Notas de crédito), desplegando para cada uno su fecha, número de documento, Nit, nombre del proveedor, total e IVA. Importante: este reporte se visualiza únicamente para las compañías que, en Administración del Sistema, en la opción de Compañías, en la casilla País tengan definido Honduras. La pantalla del filtro que permite generar el reporte es la siguiente:
Caja Chica
Reportes • 67
Filtro de Reporte Libro de Compras
La información solicitada por el filtro del reporte para su correspondiente despliegue es la siguiente: Fechas: casillas en las que se definen los rangos de fechas para los cuales se desea emitir el reporte, el sistema sugerirá el rango de fechas del período anterior al que se está emitiendo el reporte. Filtrar por fecha: sección en la que se selecciona si el reporte se va a emitir basado en la fecha de los documentos o en la fecha rige. Incluir información: opción para indicar los módulos origen de los documentos, para este caso Cuentas por Pagar y Caja Chica, por default estará marcado el módulo de donde se omite el reporte. Moneda: en esta sección se presentan las opciones de emitir el reporte en moneda funcional o moneda reporte. Tipos de documento: Lista de los tipos de documento que se quieren considerar en el reporte. Formato del reporte: permite definir si el reporte incluye o no encabezado y si los montos se expresan en miles o su valor normal. Formato de Despliegue: opción para definir si la información de los documentos se requiere detallada o totalizada por día. Adicionalmente, se tiene una pantalla de filtros adicionales como proveedores, categoría de proveedores, condición de pago, entre otros.
68 • Reportes
Caja Chica
Caja Chica
Reportes • 69
CAPÍTULO 8 Procesos NOTA INTRODUCTORIA En la presente sección se detallarán las opciones del módulo, que por su naturaleza fueron agrupadas en un menú para facilitar su acceso, dicho menú incluye las opciones de: •
Adelanto Caja Chica
•
Reintegro Caja Chica
•
Histórico de Reintegros
ADELANTO CAJA CHICA Opción que permite efectuar adelantos de efectivo a la caja chica con la generación del cheque correspondiente y el registro contable respectivo, sin realizar la verificación de los vales existentes.
INGRESO DE DATOS Seleccione en el menú Administración la opción Adelanto de Caja Chica, para desplegar la pantalla de Adelanto de Caja Chica. Se desplegará una pantalla similar a la siguiente:
Caja Chica
Procesos • 71
Adelanto de Caja Chica
Las casillas que se encuentran dentro de la ventana son las siguientes: Caja Chica: código de la caja chica a la que se le hará el adelanto. Es un campo F1. Centro de Costo: centro de costo al que se cargará la generación del
adelanto. Cuenta Contable: código de la cuenta contable que se afectará por la
generación del adelanto. Monto: monto por el que se realizará el adelanto. En la sección de Información Bancaria se tiene la siguiente información: Generar Cheque: casilla que deberá seleccionarse si debe generarse cheque para el efectuar el adelanto. Cuenta Bancaria: cuenta bancaria de la que se tomará el dinero para realizar el adelanto. Es un campo F1. Documento: en esta casilla se muestra por defecto, el consecutivo que le
correspondería al cheque a generarse para dicha cuenta bancaria, pero puede modificarse, siempre y cuando no sea un número que ya este asignado a un cheque para esa cuenta bancaria, pues el sistema no se lo permitirá. Proceda a ejecutar el proceso mediante el botón Continuar, situado en la parte inferior de la pantalla. Si el proceso es ejecutado adecuadamente se desplegará una pantalla indicándolo. Asimismo si la opción Generar Cheque se encuentra seleccionada se desplegará una pantalla en la que podrá especificar el detalle del cheque a generar, presione el botón Imprimir para generar el cheque respectivo.
72 • Procesos
Caja Chica
REINTEGRO DE CAJA CHICA Opción que permite reintegrar a la caja chica el monto correspondiente a los vales de caja generados en el período especificado, además de generar el comprobante de reintegro de caja correspondiente, para los asientos generados por reintegro, se coloca el código de la caja chica precedido por el número de vale; el número del asiento de reintegro se guarda sólo en la tabla de procesos. Para la generación del asiento, cuando un subtotal es cero, sólo se agregan las líneas correspondientes al detalle del vale, es decir impuestos y rubros.
INGRESO DE DATOS Seleccione en el menú Procesos la opción Reintegro de Caja Chica, para desplegar la pantalla de Reintegro de Caja Chica. Se desplegará una pantalla similar a la siguiente:
Reintegro de Caja Chica
Las casillas que se encuentran dentro de la ventana son las siguientes: Caja Chica: código de la caja chica a la que se le hará el reintegro. Es un campo F1. Centro de Costo: centro de costo de la caja chica. Cuenta Contable: código de la cuenta contable de la caja chica. Monto: monto por el que se realizará el reintegro.
En la sección de información bancaria se muestra la siguiente información: Generar Cheque: casilla que deberá seleccionarse si debe generarse
cheque para el efectuar el reintegro.
Caja Chica
Procesos • 73
Generar T.E.F.: casilla que deberá seleccionarse si debe generarse cheque
para el efectuar el reintegro. Cuenta Bancaria: cuenta bancaria de la que se tomará el dinero para realizar el reintegro. Es un campo F1 de las cuentas del módulo de Control Bancario. Documento: en esta casilla se muestra por defecto, el consecutivo que le
correspondería al cheque a generarse para dicha cuenta bancaria, pero puede modificarse, siempre y cuando no sea un número que ya este asignado a un cheque para esa cuenta bancaria, pues el sistema no se lo permitirá. Período: período de fechas del cual se tomarán los vales a considerar para generar el reintegro. Para la fecha final del periodo el sistema le sugerirá al usuario la de hoy, y la inicial puede tomar uno de los siguientes cuatro valores diferentes, en el siguiente orden: 1. La fecha del vale más viejo en estado definitivo. 2. La fecha de auditoria del último reintegro. 3. La fecha 01/01/1980: si no encuentra las anteriores 4. La fecha Final: cuando la fecha inicial sugerida es mayor a la fecha final Al ingresar la información correspondiente a la caja chica y el período presione la tecla de entrada (Enter), esta acción provoca que el sistema despliegue también la información correspondiente al centro de costo y cuenta contable asociadas a la caja, así como el monto a reintegrar y el detalle de los vales correspondientes. Para su reintegro, los vales deben estar en estado Definitivo. Para efectuar el reintegro, seleccione en el menú Reintegro la opción Reintegrar o presione el icono
, si el proceso es ejecutado adecuadamente se desplegará una pantalla indicándolo. Seguidamente se desplegará la pantalla para la impresión del comprobante de reintegro. Si la opción Generar Cheque se encuentra seleccionada se desplegará una pantalla en la que podrá especificar el detalle del cheque a generar, presione el botón Imprimir para generar el cheque respectivo.
FUNCIONES ESPECIALES Las funciones especiales se describen a continuación. Si desea mayor detalle refiérase a la sección Instrucciones Específicas.
Botón
Función Reintegro de Caja Chica
74 • Procesos
Descripción Este icono permite ejecutar el proceso de reintegro de Caja Chica. Para mayor detalle del uso de este icono, consulte "¿Cómo realizar el Reintegro de Caja Chica?" en la página 75.
Caja Chica
Impresión de Comprobante
Este icono ejecuta la impresión del comprobante de reintegro de Caja Chica. Para mayor detalle del uso de este icono, consulte "¿Cómo imprimir el Comprobante de Reintegro de Caja Chica?" en la página 75.
INSTRUCCIONES ESPECÍFICAS ¿Cómo realizar el Reintegro de Caja Chica? Seleccione en el menú Administración la opción Reintegro de Caja Chica, para desplegar la pantalla de Reintegro de Caja Chica. El reintegro se puede realizar de manera Total o por Vale. Esto queda definido en los Parámetros del Módulo de Caja Chica. Para realizar el reintegro por vale es necesario seleccionar el o los documentos a reintegrar haciendo click en la primera columna colocando así un check en los vales a reintegrar y haciendo click en el icono proceso.
para ejecutar el
Si se desea hacer un reintegro total de la caja chica, simplemente se debe ingresar la información requerida para efectuar el reintegro, presionando este icono se ejecutará el reintegro, proceso que se encarga de restituir a la caja chica el monto correspondiente de acuerdo con la información suministrada. Cuando se utilizan las opciones de Impuesto y Retenciones, al momento de reintegrar la Caja Chica, el sistema calculará el monto del reintegro de la siguiente manera: al valor del vale se sumarán los rubros e impuestos y se restará el valor de las retenciones. Además, cuando se va a hacer el reintegro, al monto del mismo se le resta después el monto de los adelantos realizados hasta el momento.
¿Cómo imprimir el Comprobante de Reintegro de Caja Chica? El icono le ofrece la posibilidad de imprimir el comprobante de reintegro. Proporcionando un documento que permite validar la información que se está utilizando para la generación del reintegro. Dicho documento le proporciona información referente a período, código y descripción de la Caja Chica para la que se genera el reintegro, además del centro de costo, cuenta contable y cuenta bancaria que estén asociadas a la misma, así como el monto reintegrado. Asimismo, muestra un detalla de los vales reintegrados, desplegando, para cada vale considerado en el reintegro, el número, concepto por el que fue Caja Chica
Procesos • 75
generado, fecha de emisión y de liquidación, beneficiario y departamento en que labora así como el monto definitivo por el que se canceló. Si la opción Generar Cheque se encuentra desmarcada, una vez ejecutado el proceso de Reintegro, se desplegará la pantalla para impresión del comprobante. Mientras que si la opción se encuentra seleccionada, deberá presionar el icono
botón antes de refrescar la pantalla (
).
HISTÓRICO DE REINTEGROS Y ADELANTOS Opción que permite visualizar los reintegros y adelantos realizados en la caja chica seleccionada, permitiendo además la reversión del último reintegro o adelanto realizado. La pantalla de la opción muestra la información correspondiente a Caja Chica: código de la caja chica de la que se desea visualizar la
información referente a los reintegros. Fecha: fecha del reintegro. Consecutivo: consecutivo del reintegro. Monto: monto del reintegro. Registro Contable: número de asiento donde se registró el reintegro en el módulo de Control Bancario. Doc Bcos: información referente al número de cuenta de la que se realizó el
reintegro y documento de caja chica que la registra. Usuario: usuario que realizó el reintegro. La pantalla de esta opción es la siguiente:
76 • Procesos
Caja Chica
Histórico de Reintegros y Adelantos
Esta pantalla brinda también la opción de imprimir un reporte, en el que se detalla la información presentada en la pantalla.
Reporte de Histórico de Reintegros y Adelantos
Caja Chica
Procesos • 77
FUNCIONES ESPECIALES Las funciones especiales se describen a continuación. Si desea mayor detalle refiérase a la sección Instrucciones Específicas.
Botón
Función
Descripción
Reversión Último Reintegro
Este icono permite ejecutar el proceso de reversión del último reintegro que se efectuó en la Caja Chica. Para mayor detalle del uso de este icono, consulte “¿Cómo realizar la Reversión del Reintegro?” en la página 78
Reversión Último Adelanto
Este icono permite ejecutar el proceso de reversión del último adelanto que se efectuó para la Caja Chica. Para mayor detalle del uso de este icono, consulte “¿Cómo realizar la Reversión del Adelanto?” en la página 79.
INSTRUCCIONES ESPECÍFICAS ¿Cómo realizar la Reversión del Reintegro? En la pantalla Histórico de Reintegros y Adelantos, posicione el highlight sobre la línea del Reintegro que desea reversar, recuerde que sólo se permite reversar el último reintegro, presione el icono , en caso de que el usuario marcara un Adelanto en lugar de un Reintegro, el sistema desplegará una pantalla que se lo indicará, preguntando además si se desea continuar, en caso de continuar el proceso, se cambiara al proceso de Reversión de Adelantos.
Mensaje Informativo
Una vez seleccionado el Reintegro que se va a reversar, el sistema despliega un mensaje en el que se realiza la confirmación de la reversión del reintegro. Este proceso que se encarga de anular el documento registrado en el módulo de Control Bancario además del asiento contable generado al realizar el reintegro. Al presionar el botón Reversar Último Reintegro se ejecutará la reversión, si el proceso es ejecutado adecuadamente, se desplegará una pantalla indicándolo, además de eliminar la línea correspondiente de la pantalla.
78 • Procesos
Caja Chica
Mensaje Informativo
¿Cómo realizar la Reversión del Adelanto? En la pantalla Histórico de Reintegros y Adelantos, posicione el highlight sobre la línea del Adelanto que desea reversar, recuerde que sólo se permite reversar el último adelanto, presione el icono , en caso de que el usuario marcara un Reintegro en lugar de un Adelanto, el sistema desplegará una pantalla que se lo indicará, preguntando además si se desea continuar, en caso de continuar el proceso, se cambiara al proceso de Reversión de Reintegros.
Mensaje Informativo
Una vez seleccionado el Adelanto que se va a reversar, el sistema despliega un mensaje en el que se realiza la confirmación de la reversión del adelanto. Este proceso que se encarga de anular el documento registrado en el módulo de Control Bancario además del asiento contable generado al realizar el adelanto. Al presionar el botón Reversar Último Adelanto se ejecutará la reversión, si el proceso es ejecutado adecuadamente, se desplegará una pantalla indicándolo, además de eliminar la línea correspondiente de la pantalla.
Mensaje Informativo
Caja Chica
Procesos • 79
80 • Procesos
Caja Chica
APÉNDICE A Mensajes del ERP NOTA INTRODUCTORIA En este apéndice se muestran los mensajes de advertencia y error que despliega el módulo de Caja Chica, así como una sugerencia de cómo actuar ante ellos.
“Debe seleccionar una Caja a la que se le haya realizado el proceso de Apertura” Este caso puede presentarse cuando se desea generar un vale en una caja chica cuya apertura no se ha ejecutado.
Pantalla de advertencia
Para solucionar esta situación y continuar con el proceso el usuario debe seleccionar una caja cuyo proceso de apertura haya sido realizado.
“Esta Caja posee vales a reintegrar, realice el proceso de reintegro antes de continuar” Este caso puede presentarse cuando se desea ejecutar el proceso de cierre de una caja en la que aún existen vales sin reintegrar.
Pantalla de advertencia Caja Chica
Mensajes del ERP • 81
Para solucionar esta situación y continuar con el proceso el usuario debe realizar el reintegro de los vales pendientes.
“Solo se eliminan Cajas Chicas que hayan sido cerradas” Este caso puede presentarse cuando se desea eliminar una caja chica a la que aún no se aplica el proceso de cierre.
Pantalla de advertencia
Para solucionar esta situación y continuar con el proceso el usuario debe realizar el proceso de cierre antes de eliminar la caja chica.
“El monto seleccionado es mayor que el permitido para esta caja chica.” Este caso puede presentarse cuando se desea generar un vale por un monto mayor que el monto máximo definido en la carpeta Opciones del mantenimiento de caja chica.
Pantalla de advertencia
Para solucionar esta situación y continuar con el proceso el usuario debe indicar si desea continuar o no con la acción.
82 • Mensajes del ERP
Caja Chica
“El monto seleccionado supera el saldo de la caja chica.” Este caso puede presentarse cuando se desea generar un vale por un monto mayor que el saldo disponible en la caja chica.
Pantalla de advertencia
Para solucionar esta situación y continuar con el proceso el usuario debe ejecutar el proceso de reintegro para la posterior generación del vale.
“El saldo de la caja chica ha llegado al mínimo establecido por las políticas de la empresa.” Este caso puede presentarse cuando el monto disponible de la caja chica llegó al mínimo definido en la carpeta Opciones del mantenimiento de caja chica.
Caja Chica
Mensajes del ERP • 83
Pantalla de advertencia
Para solucionar esta situación el usuario debe ejecutar el proceso de reintegro de caja.
“El vale # ya existe.” Este caso puede presentarse cuando el número asignado al vale ya existe en la base de datos.
Pantalla de advertencia
Para solucionar esta situación el usuario debe cambiar el número asignado al vale.
84 • Mensajes del ERP
Caja Chica
APÉNDICE B Integración Contable NOTA INTRODUCTORIA El módulo de Caja Chica es auxiliar del módulo de Contabilidad General. Todas las transacciones de apertura y cierre que se registren desde Caja Chica, pueden generar asientos contables en Contabilidad General. Sin embargo, el módulo puede llevar registro de las transacciones sin integrar estos movimientos a la contabilidad. El usuario puede definir si desea o no que se generen asientos en la contabilidad seleccionando el check box Contabilidad General de la opción Integración con de la carpeta General en los Parámetros del Módulo. Al marcar esta opción se activa la carpeta Contable de Parámetros del Módulo. Además, se puede configurar la forma en que se manejará la integración contable desde el módulo de Caja Chica, mediante la opción denominada Modo de Aplicación de la carpeta General de Parámetros del Módulo. Se puede utilizar cualquier combinación entre las siguientes opciones: ▪ Visualizar: permite observar la pantalla de generación de asientos, denominada Diario de la Contabilidad. ▪ Modificar: establece si se pueden hacer ajustes en el asiento. Por ejemplo, insertar cuentas contables en el asiento. ▪ Aplicar Automáticamente: indica si el asiento se graba en el Mayor o en el Diario de la Contabilidad. Para más detalle de la configuración, refiérase a la carpeta "General" de Parámetros del Módulo en la página 9. Si se ha establecido la generación de asientos contables al registrar documentos de Caja Chica, entonces al presionar el botón Continuar se desplegará la pantalla de Diario de la Contabilidad, si no marcó la opción de Aplicar Automáticamente donde podrá modificar las líneas del asiento, si marcó la opción Permitir Modificar o solamente podrá ver el asiento, si marcó la opción Ver Asiento. ▪ Podrá modificar las líneas del asiento, si marcó la opción Permitir Modificar. ▪ Solamente podrá ver el asiento, si marcó la opción Ver Asiento.
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APÉNDICE C Control de Seguridad NOTA INTRODUCTORIA En esta sección se explica el procedimiento para asignar derechos sobre cada una de las opciones del módulo de Caja Chica. Los derechos para los grupos de usuarios o para un usuario en particular, se establecen desde la opción Seguridad! del menú principal del módulo de Administración del Sistema. Un grupo de usuarios es un conjunto de empleados en la compañía para quienes se establecen, simultáneamente, los mismos derechos sobre cada una de las opciones de los módulos del sistema. Por ejemplo, todos los empleados del Departamento de Contabilidad podrían tener derecho a Consultar Documentos, desde el módulo de Caja Chica. Un usuario es un empleado de la compañía para quien se establecen, individualmente, los derechos o privilegios sobre cada una de las opciones de los módulos del sistema. Por ejemplo, el Jefe del Departamento de Contabilidad podría ser el único empleado con derecho para la Aprobar el Movimiento Diario de la opción Administración del menú principal del módulo de Caja Chica.
DEFINICIÓN DE LOS PRIVILEGIOS El procedimiento para definir los privilegios, sobre las opciones del módulo de Caja Chica, de un grupo de usuarios o de un usuario en particular, se presenta a continuación: 1. Desde el menú principal del módulo de Administración del Sistema presione el botón izquierdo del ratón sobre la opción de Seguridad!. Se desplegará la pantalla para Definición de Usuarios y Grupos. 2. Si desea establecer los privilegios para un grupo de usuarios, marque, presionando el botón izquierdo del ratón, la casilla Grupos. Si desea establecer los privilegios para un usuario en particular, marque, presionando el botón izquierdo del ratón, la casilla Usuarios. 3. Seleccione, marcando con el highlight, el grupo de usuarios o el usuario en particular, para el cual desea establecer los privilegios o derechos y active el icono . Se desplegará la pantalla de Definición de Privilegios, en la cual aparecen las casillas del Caja Chica
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código y el nombre asociado con el grupo de usuarios o el usuario en particular. 4. Seleccione, mediante un “Combo Box”, la compañía en la cual el grupo de usuarios o el usuario en particular tendrá derechos o privilegios sobre las opciones de los módulos del sistema instalados. 5. En la parte intermedia de la pantalla de Definición de Privilegios, se despliega un árbol que contiene los módulos del sistema instalados para la compañía seleccionada. Marque con el highlight el módulo de Caja Chica. 6. Para expandir el árbol en una rama o nivel haga doble clic sobre la rama o nivel superior. Por lo tanto, para observar las opciones del menú principal del módulo de Caja Chica, haga doble clic sobre la rama de Caja Chica. 7. Expanda cada una de las opciones del menú principal de Caja Chica. Por ejemplo, si hace doble clic sobre la rama Transacciones se desplegarán tres ramas: Vales Caja, Vales Provisionales e Impresión de Vales. Se pueden expandir tantos niveles como opciones existan para rama o nivel. Cada rama o nivel representa un privilegio sobre una opción específica o un grupo de opciones que se encuentran dentro de la rama o nivel. 8. Para asignar los derechos o privilegios sobre cada opción, de manera individual, marque con el highlight la rama y presione el icono o la opción Permitir del menú de Privilegios. Por ejemplo, si para un grupo de usuarios o un usuario en particular se desea asignar solamente el derecho de Imprimir Vales se debe marcar con el highlight la rama Impresión de Vales de la opción Transacciones del menú principal del módulo de Caja Chica y presionar el icono . Para asignar los derechos sobre una opción o varias opciones de nivel superior y todas las opciones que se encuentran dentro de cada rama o nivel superior, simultáneamente, active el icono o la opción Replicar del menú de Privilegios, marque con el highlight la rama o nivel superior y presione el icono . Por ejemplo, si para un grupo de usuarios o un usuario en particular se desea asignar todos los derechos o privilegios relacionados con los vales se debe activar el icono , marcar con el highlight la rama o nivel superior Reportes del menú principal del módulo de Caja Chica y presionar el icono . Por lo tanto, el grupo de usuarios o el usuario en particular tendrá derecho para generar reportes de vales. 9. Proceda a grabar los privilegios definidos para un grupo de usuarios o un usuario en particular, presionando con el botón izquierdo del ratón sobre el icono o la opción Grabar del menú de Privilegios. A continuación se presenta la pantalla para la definición de privilegios: 88 • Control de Seguridad
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Definición de Privilegios
Si para un usuario en particular o para el grupo de usuarios al cual pertenece el empleado no se definen privilegios o derechos sobre una o varias opciones del módulo, entonces cuando el usuario ingrese al módulo dichas opciones aparecerán deshabilitadas
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Glosario Asiento El Diario de la Contabilidad es un registro principal en el cual quedan registrados, cronológicamente, todas las transacciones efectuadas en un negocio de acuerdo con los principios de contabilidad y en función del impacto sobre las cuentas contables. El registro asociado con una transacción particular se denomina asiento. Cada operación registrada debe tener, al menos, un cargo y un abono compensatorio o igual. El asiento que tiene más de un cargo y un abono se conoce como asiento compuesto. En algunos países de América Latina se conoce al asiento contable como póliza.
Conceptos Motivos que se toman en cuenta para efectos de generación de vales.
Cuentas Contables Las cuentas contables se utilizan para definir los rubros que son involucrados en una transacción. Una transacción es cualquier evento que afecta la posición financiera de la compañía y que deba ser registrado.
Check box Especie de "interruptor" que habilita o deshabilita una opción asociada. Este interruptor se puede activar con el ratón, presionando el botón izquierdo con su cursor sobre el recuadro, o bien, con el teclado cuando la opción esté encerrada en un recuadro punteado.
Check List Tipo de marca que se utiliza para seleccionar una casilla con múltiples opciones.
Cheque Documento de débito por medio del cual es posible pagar documentos pendientes.
Documento Se refiere al comprobante físico de una transacción. Caja Chica
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Beneficiario En el módulo de Caja Chica es la persona a nombre de quien se registrará el vale.
Factura Documento que registra la entrega de bienes o servicios a un cliente, se emite en el momento en que el cliente obtiene el bien o servicio ofrecido, de manera que su existencia se justifica para tener constancia de los bienes que salieron o del servicio prestado, así como para reflejar la transacción en la contabilidad de la compañía. Las facturas pueden generarse tanto para transacciones al contado como al crédito.
Fuente Relaciona un movimiento contable con el documento que lo sustenta (número de depósito, de factura y otros).
Highlight Barra de color llamativo que actúa como un cursor sobre una opción en un menú. Normalmente responde a las teclas direccionales o al cursor del ratón.
Integración Contable El proceso de integración contable se basa en la relación entre los distintos módulos del sistema. De manera que, todas las transacciones generadas desde módulos auxiliares como Caja Chica se reflejarán en la contabilidad de la compañía, la cual es manejada directamente por el módulo de Contabilidad General. El objetivo de la integración contable es llevar control de la forma en que los movimientos de Caja Chica afectan las cuentas. Sin embargo, el módulo puede funcionar sin integrar sus movimientos a la contabilidad de la compañía, de manera que únicamente se lleve el registro de los documentos de cuentas por cobrar. La integración contable se puede activar y desactivar con base en un parámetro denominado de la misma manera, que se presenta en los Parámetros del Módulo.
Retenciones Las retenciones corresponden a dinero que la compañía recauda de los proveedores cuando realiza una transacción de compra de materias primas o suministros. El dinero recaudado debe ser entregado, posteriormente, al Estado. La compañía funciona como “caja recaudadora” para algunos impuestos o tributos establecidos por el Estado.
Vale Comprobante de entrega de efectivo.
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