Diseño de Sistema Contable

 

 

FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS Y CONTABILIDAD ESCUELA DE CONTABILIDAD

DISEÑO E INSTALACIÓN DE SISTEMA CONTABLE

PARÍS BOUTIQUE

ÍNDICE Pág.

 

INTRODUCCI

1

1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

2

1.1 Formulación del Problema

2

1.2 Sistematización del Problema

2

2. OBJETIVOS

3

2.1 Objetivo General

3

2.2. Objetivo Especifico

3

3 JUSTIFICACIÓN

4

4 MARCO DE REFERENCIA

5

4.1 Marco Teórico

5

4.1.1 Organización

5

4.1.2 Empresa

5

4.1.3 Toma de Decisiones

5

4.1.4 Sistema de Información

6

4.1.5 Sistema de Información Contable

6

4.1.6 Usuarios del Sistema de Información Contable

7

4.1.7 Componentes y Factores del Sistema de Información Contable

8

4.1.8 Entorno Organizacional

8

4.1.9 Entorno Directo del Sistema de Información Contable

9

4.1.10 Entorno Indirecto o Externo del Sistema de Información Contable

9

4.2 Marco Jurídico

9

4.2.1 Objetivo y Cualidades de la Información Contable

9

4.2.2 Impuesto Aplicable a la Empresa

10

5 GENERALIDADES DEL ALMACEN PARÍS BOUTIQU

12

5.1 Reseña Histórica

12

 

5.2 ¿Quiénes son?

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5.3 Misión

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5.4 Visión

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6 DISEÑO METODOLÓGICO

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6.1 Método de Investigación

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7 LEGISLACIÓN COMERCIAL

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7.1 Legislación Laboral

15

7.2 Legislación Tributaría

15

7.3 Derecho Civil

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8. DIAGNOSTICO EN EL PROCESO ADMINISTRATIVO

17

8.1 Función de la Organización

17

8.2 Función de la Dirección

17

8.3 Función de Control

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9. DISEÑO DE INFORMACIÓN CONTABLE

18

9.1 Objetivo

18

10. COMPONENTE DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE

18

10.1 Manual de Procedimiento

18

10.2 Clasificación de Cuentas

21

10.3 Manual de Procedimiento Contable

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11. LIBROS CONTABLES Y ESTADOS FINANCIEROS

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12. MANUAL DE CONTROL ADMINISTRATIVO

37

CONCLUSIONES

44

 

 

INTRODUCCIÓN En el siguiente trabajo presentaré la información necesaria para la formulación de un adecuado sistema de información contable, para que una vez realizada pueda cumplir con las expectativas deseadas por parte de los supremos del almacén París Boutique con un margen mínimo de error. Le mostraré cual será la capacidad del almacén en el ámbito comercial, el número de empleados y sus respectivas funciones. Se detallarán las transacciones principales que generarán el uso de documentos comerciales o respaldos de la empresa, los estados financieros como también sus libros principales exigidos por obligación.

1

 

 

1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 1.1 Formulación del problema 1. ¿Cuál sería un adecuado sistema de información contable para el almacén París Boutique que le permita tener un control de las necesidades? 1.2 Sistematización del problema 1. ¿Qué sistema de información contable existe en París Boutique que soporte o direccione de manera estratégica los procesos contables realizados por la misma? 2. ¿Cómo se ve afectada el manejo y el uso inadecuado del sistema de información contable en el almacén París Boutique? 3. ¿De qué manera se beneficia el almacén con el tratamiento de un apropiado diseño de un sistema contable?

2

 

 

2. OBJETIVOS 2.1 Objetivo general: 1. Diseñar un sistema contable para el Almacén París Boutique, que se ajuste a los requerimientos para poder hacer una correcta toma de decisiones, lo cual le permitirá ser competitivo en el e l mercado, manteniendo un crecimiento sostenido. 2.2 Objetivo específico: 1. Realizar un diagnóstico generalizado de las variables externas que puedan incidir en el manejo del área de contabilidad y administrativa. 2. Conocer los procedimi procedimientos entos llevados a cabo en el área de contabilidad para conocer las posibles debilidades que interrumpan su normal funcionamiento. 3. Elaborar un manual de procedimientos y políticas del sistema contable del almacén París Boutique, que ayuden de forma determinante y productiva a un mejor manejo de la misma. 4. Diseñar los diagramas de flujos para estandarizar los procesamientos con base a los manuales propuestos.

3

 

 

3. JUSTIFICACION Viendo que no existe un sistema de información contable totalmente adecuada para dirigir El Almacén Paris Boutique a un éxito considerable en el mercado hemos optado por implementar un modelo organizacional donde se integren todas las áreas de la empresa facilitando esto a los supremos a la correcta toma de decisiones Para enfrentar los grandes retos de la globalización de la economía, las empresas necesitan desarrollar mecanismos al interior de la misma que permitan enfocar sus esfuerzos organizacionales con el objetivo de ser más eficiente en todo el conjunto productivo, como lo es la cadena de abastecimiento, y conseguir condiciones de competitividad más consolidadas que soporten un entorno económico cada vez más agresivo. El diseño de un buen sistema de información contable o más bien modificación evita que el Almacén Paris Boutique tenga márgenes de errores en cuanto a información contable se refiere o toma de decisiones

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4. MARCO DE REFERENCIA 4.1 Marco teórico. 4.1.1 organización. Las organizaciones son formaciones sociales complejas, constituidas, con un conjunto de miembros y una concreta definición de funciones, orientados todos con un fin en común y ordenamientos jurídicos a cumplir. Una organización es un grupo grande de personas o colaboradores, estructurados en forma impersonal con el fin de alcanzar determinados objetivos. Una organización sólo existe cuando hay personas capaces de comunicarse y que están dispuestas a actuar conjuntamente para lograr un objetivo común. Es un conjunto de cargos con reglas y normas de comportamiento que han de respetar todos sus miembros, y así generar el medio que permite la acción de una empresa. La organización es el acto de disponer y coordinar los recursos disponibles (materiales, humanos y financieros). Funciona mediante normas y bases de datos que han sido dispuestas para estos propósitos.

4.1.2 Empresa  Artículo 6. ENTE ECONOMICO. El ente económico es la empresa, esto es, la actividad económica organizada como una unidad, respecto de la cual se predica el control de los recursos. El ente debe ser definido e identificado en forma tal que se distinga de otros entes.  Artículo 7. CONTINUIDAD. Los recursos y hechos económicos deben contabilizarse y revelarse teniendo en cuenta si el ente económico continuara o no funcionando normalmente en períodos futuros. En caso de que el ente económico no vaya a continuar en marcha, la información contable así deberá expresarlo.

4.1.3 Toma de decisiones La toma de decisión se convierte así, en uno de los procesos más difíciles que una organización debe adelantar, una vez que es un proceso complejo y esencial, pues todas las acciones que se llevan a cabo en una organización son el resultado de la toma de decisiones, en otras palabras, toda decisión es un compromiso para emprender una acción.

5

 

 

4.1.4 Sistema de información Un sistema de información (SI) es un conjunto de elementos orientados al tratamiento y administración de datos e información, organizados y listos para su uso posterior, generados para cubrir una necesidad o un objetivo. Dichos elementos formarán parte de alguna de las siguientes categorías:        

 

 

Personas; Actividades o técnicas de trabajo; Datos; Recursos materiales en general (recursos informáticos y de comunicación, generalmente, aunque no necesariamente).

Todos estos elementos interactúan para procesar los datos (incluidos los procesos manuales y automáticos) y dan lugar a información más elaborada, que se distribuye de la manera más adecuada posible en una determinada organización, en función de sus objetivos. Si bien la existencia de la mayor parte de sistemas de información son de conocimiento público, recientemente se ha revelado que desde finales del siglo XX diversos gobiernos han instaurado sistemas de información para el espionaje de carácter secreto. Habitualmente el término "sistema de información" se usa de manera errónea como sinónimo de sistema de información informático, en parte porque en la mayoría de los casos los recursos materiales de un sistema de información están constituidos casi en su totalidad por sistemas informáticos. Estrictamente hablando, un sistema de información no tiene por qué disponer de dichos recursos (aunque en la práctica esto no suela ocurrir). Se podría decir entonces que los sistemas de información informáticos son una subclase o un subconjunto de los sistemas de información en general.

4.1.5 Sistema de información contable El sistema de información contable denominado también área, sección, departamento, división o gerencia de contabilidad, es un segmento de la empresa en la cual se desarrollan procesos y actividades especiales por la cual, agrupa a personas, recursos con la función de manejar la información que generan sus transacciones, actividades y hechos económicos, a fin de producir y revelar información de carácter contable financiero que sea confiable y útil, de manera que los responsables de la administración dispongan de ella oportunamente para las decisiones sobre el manejo de los recursos y operaciones

6

 

 

Con el control se busca llegar por parte de la admini administración stración a una supervisión por parte de las operaciones. Describiéndolos como métodos y procedimientos de los cuales se vale la organización para autorizar operaciones, resguardar sus activos garantizar la fidelidad de los registros contables. La compatibilidad se da cuando dicho sistema opera sin problemas con la infraestructura, los usuarios y con las particularidades de un establecimiento en particular. Por otro lado la flexibilidad hace referencia a los frecuentes cambios en el negocio que requieren reformas en el sistema de contabilidad. Un sistema bien implementado de maleabilidad puede absorber esas variaciones sin necesidad de una verificación exhaustiva. En la relación aceptable de costo/beneficio después de los tres elementos mencionados anteriormente es de anotar que todo tiene un valor económico, y se puede dar que el costo del sistema sea superior a sus beneficios. Es aquí donde el contador debe identificar como analista del sistema, y del gerente, como usuario de la información 4.1.6. Usuarios del sistema de información contable Los principales usuarios del Sistema Información Contable son los gerentes y empleados dentro de la empresa que interactúan con el sistema. El grado de participación puede variar de acuerdo con el tipo de usuario. Los usuarios directos son quienes realmente interactúan con el sistema. Ellos ingresan los datos o reciben salidas de datos. Como ejemplo se tiene el almacenista, el auxiliar contable, la secretaria, entre otros. Los usuarios indirectos se benefician de los resultados o informes producidos por el sistema, peroi interactúan directamente con él. Esos usuarios pueden ser jefes de algún área de la empresa que utilicen el sistema, como por ejemplo el jefe de Ventas, el jefe de persona, etc. Y, por último, los usuarios administrativos son quienes tienen responsabilidades en la administración de los sistemas de aplicación. Estos usuarios son los gerentes de altos niveles con diferentes funciones en los negocios, que emplean mucho el sistema de información. Mientras el personal puede o no utilizar el sistema indirecta o directamente, ellos tienen la autoridad para aprobar o desaprobar la inversión en el desarrollo de la aplicación; también tienen la responsabilidad de organización para la efectividad de los sistemas.

7

 

 

4.1.7 Componentes y factores del sistema de información contable El componente de un sistema es aquel elemento que es indispensable para que este cumpla con su misión y objetivos. Así por ejemplo, el corazón, el hígado, los riñones, los pulmones, los órganos de los sentidos, etc., son los componentes esenciales del organismo humano. En un Almacén las mercancías, y equipos, el personal capacitado, sus empleados entre otras, partes fundamentales, para que esa misma organización productiva pueda cumplir su son objeto social. Con referencia al sistema de información contable enseguida se presenta una lista general de componentes que permiten su dinámica y constituyen su estructura de funcionamiento, a saber: 1. Los documentos de soportes de las transacciones de la empresa y de los hechos económicos. 2. La legislación fiscal, la laboral y de seguridad social, la de comercio, etc. 3. La tecnología de computación para la captación, el procesamiento y almacenamiento de datos así como para su interpretación, análisis y suministro de información. 4. Los fundamentos teóricos, técnicos y marco conceptual contable financiero. 5. Las personas que intervienen en el funcionamiento y dinámica del sistema. 6. Los recursos financieros y materiales necesarios. 7. El sistema y subsistema de control interno contable. Los componentes definidos y caracterizados en forma precisa convierten en factores fundamentales a considerar para cada una de las funciones administrativas que deben ocupar una buena parte del tiempo del director del área contable de la organización

4.1.8 Entorno organizacional Las compañías hoy en día tienen una dependencia total y absoluta de su entorno, y gran parte de su éxito se debe a como se relacionan con este, y como enfrentan los cambios y a su vez como se adaptan a ell ellos. os. El intento de analizar y caracterizar el entorno del sistema sirve para construir y delimitar, al menos pedagógicamente, el escenario que el profesional contable 8

 

 

enfrenta y empezar a reconocer explícitamente la presencia de factores y variables que deben ser tenidos en cuenta para la administración del problema”. El entorno y medio ambiente no es un factor controlable por quienes dirigen y manejan el sistema. Por el contrario, hay una relación de dependencia del sistema frente a su entorno. El sistema de información contable es influido en primera instancia las operaciones y características del ente económico, las cuales constriñenpor su funcionamiento.

4.1.9 Entorno directo del sistema de información contable La empresa es el medio en el que nace y se desarrolla el sistema contable. Esta se constituye en el factor preponderante para diseñar el modelo de sistema de información contable y a la vez para fijar su manejo y dirección.

4.1.10 Entorno indirecto o externo del sistema de información contable El sistema de información, además del entorno directo  –  la empresa  –  tiene la influencia del medio que rodea a la empresa: este es el entorno del sistema general contable. El entorno de la empresa constriñe al sistema contable en varios aspectos, su influencia se hace evidente en el transcurso de las actividades contables y en el contenido de los informes financieros. Por tanto, el entorno general de la empresa circunscribe y delimita la actividad del sistema contable de manera directa. Como consecuencia de ello, influye en la definición de su carácter y en las actividades contables cotidianas.

4.2 Marco jurídico 4.2.1 objetivos y cualidades de la información contable Objetivos básicos. La información contable debe servir fundamentalmente para:

1. Conocer y demostrar los recursos contralados por un ente económico, las obligaciones que tenga de trasferir recursos a otros entes, los cambios que hubieren experimentado tales recursos y el resultado obtenido del periodo. 2. Predecir flujos de efectivo. 3. Apoyar a los administradores en la planeación, organización y dirección de los negocios. 9

 

 

4. Tomar decisiones en materia de inversiones y crédito. 5. Evaluar la gestión de los administradores del ente económico. 6. Ejerce el control sobre las operaciones del ente económico. 7. Fundamentar la determinación de cargas tributarias, precios y tarifas. 8. Ayudar a la conformación de la información estadística nacional. 9. Contribuir a la evaluación del beneficio o impacto social que la actividad económica de un ente represente para la comunidad. Cualidades de la información contable

Para poder satisfacer adecuadamente sus objetivos, la información contable debe ser comprensible y útil. En ciertos casos se requiere, además, que la in información formación sea comparable.  

La información es comprensible cuando es clara y fácil de entender.

   

La información es útil cuando es pertinente y confiable. La información es pertinente cuando posee valor de realime realimentación, ntación, valor de predicción y es oportuna.   La información es con confiable fiable cuando es neutral, verificable y en lla a medida en la cual represente fielmente los hechos económicos.   La información es comparable cuando ha sido preparada sobre bases uniformes.” 

4.2.2 impuestos aplicables a la Empresa Impuesto sobre la renta El único ingreso gravable es aquel derivado dentro del territorio de Panamá. La venta de productos o servicios a las personas, entidades o compañías en Panamá se consideran como “fuente de ingreso de Panamá” y son gravables. La venta de

productos o servicios a personas, entidades o compañías ubicadas fuera del territorio panameño no son gravables. El ingreso que provenga de la renta (arrendamiento) o venta de bienes raíces en Panamá es gravable.

Impuesto Sobre la Renta: el ingreso gravable o sujeto a impuesto se obtiene

restando el ingreso de fuente extranjera y el ingreso exento del ingreso bruto. 10

 

 

Exento del impuesto sobre los intereses : los intereses de los ahorros y cuentas

bancarias a plazo fijo de bancos idóneos y con licencia en Panamá están exentos del impuesto. Deducciones: los gastos de la empresa, utilizados para generar ingreso gravable

o para preservar el negocio son considerados como deducibles en las declaraciones de en renta deben ser documentados y sólo serán permitidos en el mismo año fiscal queyocurrieron. Declaraciones Anuales: las declaraciones del impuesto sobre la renta deben ser

presentadas por la empresa 3 meses después de que el año fiscal termine.  Aunque para la mayoría de las empresas el año fiscal va con el año calendario regular, las empresas pueden solicitar la aprobación de un año fiscal diferente.

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5. GENERALIDADES DEL ALMACÉN PARÍS BOUTIQUE 5.1 Reseña Histórica El almacén París Boutique inicia operaciones el día 25 de marzo del año 2000, con un mínimo de colaboradores, de variedad de mercancía, pocos equipos tecnológicos y clientela, pero con el pasar de años su rendimiento en el mercado comercial fue mejorando gracias a los intereses de surgir como una empresa efectiva. 5.2 ¿Quiénes son? Empresa dedicada a la compra-venta de mercancía de vestir, prendas, cosméticos y zapatería para el público en general, ubicada en el Mall de Santiago de Veraguas.

ORGANIGRAMA

Gerente

Administrador

Dep. Contable

Dep. De Ventas

Servicios Generales

Supervisor Trab. Manual

Secretaria

Cajero

Mercaderista

12

Vendedor

 

 

GERENTE: persona encargada encargada de la toma decisiones y control del almacén París Boutique.  ADMINISTRADOR: encargado de organizar cada una de las actividades dentro del almacén. CONTADOR: realiza todos los registros e informes financieros de la empresa. TRABAJADORES MANUALES: su función es la debida limpieza de las estructuras de la empresa. SECRETARIA: su función es suministrar información pertinente a sus supremos cuando estos los soliciten como también informar recados y cumplir con sus deberes asignados. CAJERO: su función es facturar como también recibir dinero de las ventas que se realizan. SUPERVISOR: inspecciona que cada empleado realice las funciones pertinentes. VENDEDOR: encargado de la atención al cliente. MERCADERISTA: persona encargada de verificar la mercancía entrante y saliente del área de bodega. 5.3 Misión Ser una empresa que importe mercancía a precios cómodos, logrando así la satisfacción de la clientela. 5.4 Visión: •  Lograr posicionarnos como líderes en el mercado •  Mejorar el rendimiento económico de la empresa, con una mayor demanda

de clientes.

13

 

 

6. DISEÑO METODOLÓGICO

6.1 métodos de investigación Diagnóstico:   Verificar si la empresa cuenta o no con un sistema contable.



 S i ccuenta uenta con uno un o pero es defec tuos o. 

  Revisar los registros contables con que cuenta la entidad para conocer si son los adecuados y si se realizan de acuerdo al marco de referencia legal.



Deben es tar tar más detall detallada adass la lass actividades en cada c ada reg is tro.

  Conocer si se cuenta co con n las herramientas necesarias para poder implementar un nuevo sistema contable. 



 S i ccuenta uenta con las herramientas her ramientas adecuada adecu adass .   Verificar el catálogo de la empresa.   Neces ita integr ar nuevas nuevas cuentas cuentas que faci faciliten liten un mejor mejor detall detalle. e.



  Verificar si los códigos e establecidos stablecidos en el catálogo de cuenta están ordenados.



Las c odificaciones odificaciones s on correcta correctas .

  Ver si la información que suministra el sistema actual son correctas y confiables.



 S on pocas confi con fiabl ables es .

  Ver si el sistema actual va a la vanguardia de este mundo globalizado.



No, por lo que s e sug s ug iere dis eñar eñar uno más más complejo. complejo.

  Verificar si se cuenta con algún programa de respaldo.



No, hay que implement implementarlo, arlo, ya que es s umament umamente e útil y neces ario.

Entorno jurídico Las relaciones económicas y sociales tienen como un referente importante la norma legal, es decir, que los puntos de contacto y la interrelación entre los diferentes componentes se dan en función de un marco de referencia legal, es decir, hay un contrato social de por medio. Lo cual deriva en una reglamentación para diferentes propósitos y sobre diferentes campos. Los entes económicos, las instituciones de diferente naturaleza y composición patrimonial diversa, tienen un marco legal que rige sus relaciones. Las relaciones más importantes a las que se hará referencia son: las comerciales, las laborales y las de impuestos.

14

 

 

7. LEGISLACIÓN COMERCIAL La legislación comercial se ocupa de regular la relación entre los comerciantes y los asuntos en general del comercio. Es un compendio extenso que define y proporciona los fundamentos de la naturaleza de los agentes de comercio, sus relaciones y los objetos de comercio. De hecho, la legislación contable, que regula la manera como debe manejar el sistema contable, los fundamentales de la se contabilidad de realización y las formalidades del conceptos suministro de la información financiera, son un aporte importante que reglamenta la legislación comercial

7.1 Legislación Laboral La legislación laboral regula la relación entre los empresarios y trabajadores. Los términos de referencia de estas relaciones comienzan con la contratación de personal, la determinación y la fijación de su remuneración, le siguen, su entrenamiento, seguridad social y finalmente su desvinculación. Existen obligaciones y derechos tanto del empresario como de los trabajadores y empleados de la empresa regulados por un orden jurídico, facilitan un discurrir armónico del trabajo

7.2 Legislación Tributaría La legislación tributaria o derecho tributario, actúa bajo las normas jurídicas del Estado para este obtener los ingresos necesarios, que permitan solventar el gasto público. Está regulada por el Estatuto Tributario y demás normas de carácter fiscal. Rige el principio de ubicación territorial de la fuente. Se gravan las rentas que se produzcan dentro del territorio de la República de Panamá, con independencia del lugar donde se perciba. (Art. (Ar t. 694, Código Fiscal modificado por la Ley 6 de 2 de febrero de 2005)2. Criterios para determinar la residencia de una persona natural. IMPUESTOS EN GENERAL Impuestos directos Los impuestos directos bajo los ingresos tributarios y corrientes del Estado se dividen en «impuestos sobre la renta» e «impuestos sobre la propiedad y el patrimonio». 15

 

 

 AMIR- Adelanto Mensual al Impuesto Sobre la Renta (AMIR)  A partir del 1 de enero de 2011, tal y como fue adicionado por la Ley No. 8 de 2010, las personas jurídicas estarán obligadas a pagar un adelanto mensual del impuesto sobre la renta (AMIR), equivalente al 1% de sus ingresos gravables, el cual se reportará y cancelará mediante declaración jurada dentro de los primeros quince (15) días calendario siguientes al mes anterior. ITBMS- Impuesto de Transferencia de Bienes Muebles y Servicios Impuesto de aplicación general sobre la base de transferencia de bienes muebles (incluyendo importaciones) y sobre servicios (incluyendo como tales los arrendamientos y otros). Es clasificado como un impuesto IVA de consumo. Tarifa General 7% / Importación de Bebidas alcohólicas, ventas al por mayor y por menos- 10%, Importación, ventas al por mayor y menores de derivados de tabaco como cigarrillos, cigarros puros 15% TASA ÚNICA Pagan Tasa Única: Sociedades Anónimas, Fundaciones de Interés Privado, Sociedades de Responsabilidad Limitada, cualesquiera personas jurídicas nacionales o extranjeras. NO pagan Tasa Única: Organizaciones sin fines de Lucro, Cooperativas y las Sociedades Civiles.  AVISO DE OPERACIÓN Lo requieren tanto personas naturales como jurídicas. Tarifas 2% del capital de la empresa, con un mínimo de B/.100.00 un máximo de B/. 60,000.00. Quedan exentas las personas naturales o jurídicas con capital invertido menor de B/. 10.000.00

Impuestos Municipales Toda persona que establezca cualquier negocio empresa o actividad gravable en los distritos de la República de Panamá, está obligada a comunicarla al Tesorero Municipal respectivo; para que éste proceda con su clasificación e inscripción en el Registro Municipal. Una vez realizada la inscripción se procede la clasificación o aforamiento a la actividad y la determinación del impuesto a pagar.

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7.3 Derecho Civil El código civil comprende las disposiciones legales sustantivas que determinan especialmente los derechos de los particulares, por razón del estado de las personas, de sus bienes, obligaciones, contratos y acciones civiles

8 DIAGNOSTICO EN EL PROCESO ADMINISTRATIVO 8.1 Funciones de la Organización El Almacén Paris Boutique ejercerá la actividad de compra y venta bajo el marco legal de la República de Panamá como una entidad dedicada a satisfacer las necesidades de la clientela en general ofreciendo desde prendas de vestir de buena calidad, calzados hasta cosmético, todo a un precio cómodo buscando la preferencia de sus clientes.

8.2 Función de la dirección Para las máximas autoridades del Almacén Paris Boutique su principal función es mantener una buena comunicación con sus empleados para con ello realizar sus funciones en conjunto viéndose beneficiados ambos tanto los que toman las decisiones como los que colaboran para que ella se lleve a cabo

8. 3 Función de Control. Con esto el Almacén Paris boutique busca Asegurarse del cumplimiento de los planes establecido, es fundamental para el éxito de las tareas relativas al trabajo del administrador en la empresa. De acuerdo con el plan, usted ejecuta el control con base en el presente Es importante tener mecanismos de control, que le permita a la gerencia medir el nivel de desempeño de cada una de las áreas que la integran, para así, tener la confianza y plena seguridad que las labores y procesos realizados por el área administrativa se estén realizando de forma transparente y a su vez ayuden a conservar los recursos y bienes del Almacén.

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9. DISEÑO DE INFORMACIÓN CONTABLE

Entrada

Procesamiento

Salida

Retroalimentación

Estos pasos se realizarán con el fin propósito de crear información contable la cual ayude a la toma de decisiones, en el elemento de ENTRADA, se encuentran todos aquellos datos contables como los documentos negociables que respaldan las transacciones realizadas de acuerdo a las actividades que realiza la empresa en este elemento se utilizará información inicial o de insumo; SALIDA, son los Estados Financieros ya preparados para su debida divulgación y por último PROCESO en este elemento se preparará la información contable de acuerdo a la base de datos y almacenamiento.

9.1 Objetivo Tanto la contabilidad como el sistema de información contable, debe cumplir con ciertos objetivos para mantener tu negocio (Paris Boutique) funcionando sin problemas. Es difícil tomar decisiones de negocios sin información contable precisa que te ayude a ver dónde estás, dónde has estado y las tendencias hacia dónde te diriges. El sistema de contabilidad debe ser una herramienta que proporcione información fácil de entender en el formato que necesitas. Manteniendo así la estabilidad de tu negocio

10 COMPONENTE DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE. 10.1 Manual de Procedimiento ACTIVOS Activos Corrientes

Caja 18

 

 

Caja menuda Caja general Banco Cuenta por cobrar Inventario Seguro pagado por adelantado Activos Fijos

Máquinas y equipos Depreciación acumulada de equipo Mobiliario Depreciación acumulada de mobiliario Equipo de transporte Depreciación acumulada de transporte Activos Diferidos

Seguro pagado por anticipado

PASIVOS

Pasivos a corto Plazo Cuenta por pagar Documento por pagar Impuesto por pagar Seguro por pagar Pasivos a largo Plazo Préstamo por pagar

19

 

 

CAPITAL

Capital

INGRESOS

Ventas de Ropa Ventas de Calzados Ventas de Cosméticos

COSTOS

Costo de ventas de Ropa Costo de venta de Calzado Costo de venta de Cosmético

GASTOS Gastos generales

 Alquiler Luz  Agua Limpieza Gastos administrativos

Salario

20

 

 

10.2 CLASIFICACION DE LAS CUENTAS 10.2.1 Codificación de las cuentas 1 ACTIVOS 1 1 ACTIVOS CORRIENTES

1 1 0 1 caja 1 1 0 1 0 1 caja menuda 1 1 0 1 0 2 caja general 1 1 0 2 banco 1 1 0 3 cuenta por cobrar 1 1 0 4 inventario 1 1 0 5 seguro pagado por adelantado 1 2 ACTIVOS FIJOS

1 2 0 1 máquinas y equipos 1 2 0 2 depreciación acumulada de equipo 1 2 0 3 mobiliario 1 2 0 4 depreciación acumulada de mobiliario 1 2 0 5 equipo de transporte 1 2 0 6 depreciación acumulada de transporte 1 3 ACTIVOS DIFERIDOS

1 3 0 1 seguro pagado por anticipado

 2 P A S IV OS

2 1 PASIVOS A CORTO PLAZO 2 1 0 1 cuenta por pagar 2 1 0 2 documento por pagar 21

 

 

2 1 0 3 impuesto por pagar 2 1 0 4 seguro por pagar 2 2 PASIVOS A LAGO PLAZO 2 2 0 1 Préstamo por pagar  3 C A P IT ITA AL

3 0 1 capital 4

INGRESOS

4 0 1 ventas de ropa 4 0 2 ventas de calzados 4 0 3 ventas de cosméticos  5 C OS TO TOS S

5 0 1 costo de ventas de ropa 5 0 2 costo de venta de calzado 5 0 3 costo de venta de cosmético 6 G AST O S 6 0 1 gastos generales 6 0 1 1 alquiler 6 0 1 2 luz 6 0 1 3 agua 6 0 1 4 limpieza 6 0 2 gastos administrativos 6 0 2 1 salario 22

 

 

10.3 Manual de Procedimiento Contable

11 ACTIVOS CORRIENTES

1 1 0 1 caja Se debita cuenta y se registra ya sea en cheque o efectivo Se acredita cuando se registra la salida de dinero en efectivo 1 1 0 1 0 1 caja menuda Se emplea para gastos menores de la empresa Se debita cada vez que entra dinero en caja chica Se acredita cada vez que sale dinero de caja chica 1 1 0 2 banco Se debita cada vez que entra dinero al banco Se acredita cada vez que sale dinero al banco 1 1 0 3 cuenta por cobrar Se debita cada vez que un cliente contrae una deuda con la empresa. Se acredita cuando el cliente deudor hace pago a su deuda pendiente. 1 1 0 4 inventario Se debita cuando la empresa compra materiales para vender. Se acredita cuando se retira materiales para la venta, siempre y cuando se use método perpetuo para el registro de la operación.

1 2 ACTIVOS FIJOS

1 2 0 1 máquinas y equipos De origen deudor Se debita cuando se adquiere máquinas y equipos para la empresa.

23

 

 

Se acredita cuando se venden estos bienes de la empresa.

1 2 0 2 depreciación acumulada de equipo De origen acreedor porque se está haciendo contraparte a las cuentas de bienes Se debita cuando se vende una maquina o equipo. Se acredita para cargar la depreciación de los bienes.

1 2 0 3 equipo de transporte De origen deudor Se debita cuando se adquiere un equipo de transporte. Se acredita cuando se realiza la venta de un equipo de transporte.

1 2 0 4 depreciación acumulada de transporte De origen acreedor por ser contrapartida. Se debita cuando se vende un equipo de transporte. Se acredita cuando se carga la depreciación en la cuenta de equipo de transporte.

1 3 ACTIVOS DIFERIDOS

1 3 0 1 seguro pagado por anticipado Es un gasto por anticipado, es una cuenta auxiliar. Se debita cuando se paga un seguro por anticipado. Se acredita cuando se va consumiendo un seguro pagado por anticipado.

2 PASIVOS

2 1 0 1 cuenta por pagar 24

 

 

De origen acreedor Se debita cuando la empresa cancela o abona deudas Se acredita cuando aumenta o se inicia una deuda 2 1 0 2 documento por pagar De origen acreedor Se debita cuando se paga un documento Se acredita cuando la empresa contrae la deuda a través de un documento. 2 1 0 3 impuesto por pagar De origen acreedor. Se debita cuando la empresa realiza el pago de un impuesto Se acredita cando la empresa debe un impuesto. 2 1 0 4 seguro por pagar De origen acreedor Se debita cuando se realiza el pago de seguro. Se acredita cuando la empresa adquiere una obligación de forma personal.

3 CAPITAL

3 0 1 capital De origen acreedor Se acredita cada vez que la empresa vende acciones Se debita cuando la empresa adquiere o compra alguna acción.

4 INGRESOS

4 0 1 ventas al contado Es un auxiliar de la cuenta de venta diaria 25

 

 

Se debita para cerrarla al final del periodo. Se acredita al registrarse las ventas que hacen y que son pagadas por el cliente al contado 4 0 2 ventas al crédito  Auxiliar de la cuenta venta Se debita para cerrarla al final del periodo Se acredita cuando se realiza la venta de mercancía al crédito con un plazo de pago.

5 COSTOS

5 0 1 costo de ventas De origen deudor Se debita cuando se realiza la compra de mercancía siempre y cuando se lleve un registro físico. Se acredita para cerrarla al final del periodo.

6 GASTOS

6 0 1 gastos generales De origen deudor Se debita cuando la empresa hace pago de una deuda Se acredita para cerrarla al final del periodo 6 0 2 gastos administrativos7 De origen deudor Se debita al realizarse el pago salarial de los empleados. Se acredita para cerrarla la final del periodo.

26

 

 

11. LIBROS CONTABLES Y ESTADOS FINANCIEROS 11.1 Libro Diario General N°____  

París Boutique

DIARIO GENERAL FECHA

DESCRIPCIÓN

REF

DEBITO

CREDITO

Es un esquema que está compuesto del nombre del documento DIARIO GENERAL nombre de la entidad o razón social, en la parte superior, lado derecho se llevará la secuencia o número de diario. El diario se divide de la siguiente manera:          

Fecha: se colocará el día, mes y año Descripción: se registran los nombres de llas as cuentas según la transacción. Referencia: sirve para registrar el código de la la cuenta del mayor general. Debito: se registra el valor según la transacción. Crédito: se registra crédito según la transacción.

27

 

 

11.2 Libro Mayor General N°____  

París Boutique

MAYOR GENERAL  

FECHA

DESCRIPCIÓN

REF

DEBITO

CREDITO

FECHA

DESCRIPCIÓN

REF

DEBITO

CREDITO

Es aquel que reúne la información que precisamente se anotan en el diario, es conocido como el libro oficial, ya que sirve de fuente de información para conformar los estados financieros. Lo primero que se toma en cuenta es que cada cuenta tendrá su folio separado de las demás, en los cuales se anotaran tanto lo debito como lo crédito que tenga esa cuenta, luego se colocará el saldo de dicha cuenta  Al que e en nlaeltransacción. diario e en ne ell mayor general hay que tener en ccuenta uenta la fecha en queigual se realizó Es importante resaltar que al hacer el pase de todas las cuentas al mayor general, cada cuenta se resume, todas las tra transacciones nsacciones que se hayan afectado.

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11.3 Auxiliares 11.3.1 Cuenta por Cobrar

Paris Boutique Cuenta por Cobrar (NOMBRE (N OMBRE DEL DEL CLIENTE) Fecha Fecha

De scri pci on

Ref

De bi to

Credi to

Sal do

Consiste en una cuenta individual para cliente del almacén que hace compras o mantiene una deuda con la la misma al crédito. Se tiene por objeto tener un resumen de todas las cuentas por cobrar del almacén La estructura de este auxiliar es el siguiente:   Nombre de la empresa   Cuenta por cobrar

 



            

     

Cliente La fecha Descripción Referencia Debito Crédito Saldo

29

 

 

11.3.2 Cuenta por Pagar

Paris Boutique Cuenta por Pagar (PROVEEDOR) Fecha Fecha

Descripci on

Ref

De bi to

Cre di to

Sal do

Este auxiliar contiene las cuentas de cada vendedor que hace ventas al crédito al almacén La suma de todos los saldos de proveedores en el libro mayor auxiliar auxiliar de cuenta por pagar es igual al saldo del control de las cuentas por pagar del mayor, estas cuentas por pagar incluyen los saldos adeudados por la empresa.

30

 

 

11.3.3 Inventario

Paris Boutique Libro Auxil Aux iliar iar de Inve Inventario ntario de Mercancía Mercancía Fecha código

Desc. Del Producto

cantidad

costo unitario

Monto

Facilita el control permanente de las entradas y salida del almacén de cada uno de los artículos con los que están en los estantes para la venta o en bodega, con el objetivo de mantener actualizado el saldo disponible para futuros pedidos de los clientes o reposición de las mercancías. Se registra mediante nota de contabilidad. En este auxiliar se procede a registrar lo que es el código, producto, cantidad, costo unitario y monto.

31

 

 

11.4 Balance General

Es documento que muestra la situación financiera de una entidad económica a unaun fecha fija. El Balance General está dividido en tres partes importantes, las cuales son: a) Encabezado, nombre de la sociedad, Balance general y su respectiva fecha. b) Cuerpo, muestra contablemente los activos (lo que organización posee, activos corrientes, activos fijos), los pasivos (sus deudas que pueden ser pasivos a corto y largo plazo) y la diferencia entre estos (el patrimonio neto). c) Pié de firmas.

32

 

 

11.5 Estado de Resultado.

PARIS BOUTIQUE S,A. ESTADO DE RESULT RESULTADO ADO DEL 01 DE ENERO AL A L 31 DE DIC. DEL 2017 2017 VENTAS

xxxxxx

me nos: costo de ve nta

xx xxx x

utilida bruta

XXXXXX

mes: gastos gas tos de ventas

xxxx xxxxxx

gastos admi ni strati vos

x xxx x

utilida ope rativa

x xxx x XXXXXX

menos: gastos no ope raci onal e s utilida util ida neta operativa

x xxx x XXXXXX

Es también conocido como el Estados de ganancia y pérdida, es un estado financiero que muestra ordenada y detalladamente la forma de cómo se obtuvo el resultado del ejercicio durante un periodo determinado. En este informe se procederá a registrar los ingresos por actividades menos los descuentos para conocer el ingreso neto a esto se le descontará el costo de los bienes vendidos, los gastos de ventas y también los gastos administrativos para conocer si hubo ganancia o pérdida en el periodo Su estructura Nombre de la empresa Estado de Resultado Fecha-Periodo.

33

 

 

11.6 Estado Flujo de Efectivo

PARIS BOUT BOUTIQUE IQUE S,A. ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO AL 31 DE DIC. DEL 2017 Actividades de operación: operación: mas: e fe cti vo re ci bi do de cl i e nte s

xx xx x

me nos: e f e ctivo pagado a prove e dore s

xx xx x

Efectivo neto de Actividades de op.

XXXXX

Flujo de actividades actividades de inversion i nversion mas: ingre sos ve ntas de acti vos f i jos

xx xx x

mas: ve ntas de i nstrume nto de de udas

xx xx x

Efectivo neto de actividades de inv.

XXXXX

Flujo de actividades actividades de financiamiento financiamiento mas: ve ntas de acci one s propi as

xx xx x

me mos: e gre sos de canc. de obl i g.

xx xx x

Efectivo neto de actividades de finan.

XXXXX

FLUJO DE EFCTIVO NETO TOTAL

XXXXXXX

Es un estado financiero que muestra el efectivo generado y utilizado en las actividades de operación, inversión y financiación. Para el efecto debe determinarse el cambio en las diferentes partidas del balance general que inciden en el efectivo. El objetivo del flujo de efectivo es determinar la capacidad de la empresa, entidad o persona para generar el efectivo que le permita cumplir con sus obligaciones inmediatas y directas, para sus proyectos de inversión y expansión ¿Cuál es la estructura del estado de flujo de efectivo? Nombre de la empresa, Flujo de Efectivo, Fecha-Periodo. Presentar a los usuarios interesados las entradas y salidas de efectivo originadas por las actividades de operación, inversión y financiamiento.

34

 

 

La confección del estado de flujo de efectivo es en función para lo siguiente: 1.

Cobranza en efectivo a los clientes

2. Efectivo que ha sido recibido por concepto de intereses, dividendos y rendimientos sobre inversiones. 3.

Cobros derivados de la operación.

4.

Pagos en efectivo a personal y proveedores.

5.

Pagos en efectivo por concepto de intereses bancarios.

6.

Pagos realizados en efectivo relacionados a impuestos.

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11.7 Estado de Cambio de Patrimonio

PARIS BOUTIQUE S,A. ESTADO DE CAMBIO DE PATRIMONIO AL 31 DE DIC. DIC . DEL 2017 CUENTAS Capitall social Capita social

saldo inicial

xxxx x

aumentos de conce ptos

x xx x x

di smi nuci on de conceptos

x xx x x

Capitall social Capita

social final

xxxxxx

Re servas

Sal do i ni ci al

x xx x x

aumento de conce ptos

x xx x x

di smi nuci on de conceptos

x xx x x

Saldo final

xxxxx

Reservas Reservas TOTALES

XXXXXX

Es el estado financiero que muestra en forma detallada los aportes de los socios y la distribución de las utilidades obtenidas en un periodo, además de la aplicación de las ganancias retenidas en periodos anteriores. Este muestra por separado el patrimonio de una empresa. Revelaciones sobre rubros del estado de cambios en el patrimonio 1. Distribuciones de utilidades o excedentes decretados durante el período. 2. En cuanto a dividendos, participaciones o excedentes decretados durante el período, indicación del valor pagadero por aporte, fechas y formas de pago. 3. Movimiento de las utilidades no apropiadas. 4. Movimiento de cada una de las reservas u otras cuentas incluidas en las utilidades apropiadas. 5. Movimiento de la prima en la colocación de aportes y de las valorizaciones. 6. Movimiento de la revalorización del patrimonio.

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12. MANUAL DE CONTROL ADMINISTRATIVO 12.1 Recibo de Pago PARIS BOUTIQUE, S.A.

RUC: 1167153-1-575309 D.V 48 SANTIAGO, VÌA MALL DE SANTIAGO

RECIBO DE PAGO Nº 01233 Al cajero_________________________________ Recibí de_____________________________________ DETALLE

Fecha Según detalle siguiente CTA. No.

Aprobado Por _________________________

VALOR

Recibí la cantidad arriba detallada Por_____________________________ Cédula__________________________

Es el documento por el cual se hace constar la cancelación de una factura a nuestra empresa, la cual se puede hacer en efectivo o en cheque, se puede decir que es el método de contabilización de ingresos de nuestra sociedad.

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12.2 Factura PARIS BOUTIQUE, S.A. RUC: 1167153-1-575309 D.V 48 SANTIAGO, VÌA MALL DE SANTIAGO TELL-998-8176 FACTURA DE VENTA 345 CLIENTE DIRECCIÒN TELEFONO CANT.

PAGADO POR

FECHA MES

DIA

VENDEDOR

CONTADO

DESCRIPCIÒN

P.U.

AÑO

CRÈDITO VALOR

SUB-TOTAL ITBMS

RECIBIDO POR

TOTAL

Es el documento revelador que hace constar la entrega de un bien o servicio, por medio el cual se especifica la fecha de operación de la venta, el nombre de la parte del consumo en algunos casos, la descripción del producto, su valor y su forma de pago.

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12.3 Orden de Compra

PARIS BOUTIQUE, S.A. RUC: 1167153-1-575309 D.V 48 SANTIAGO, VÌA MALL DE SANTIAGO TELL-998-8176 ORDEN DE COMPRA 102

FECHA MES

DIA

SEÑORES DIRECCIÒN SIRVASE A DESPACHARNOS LO SIGUIENTE POR CUENTA DE CANT.

DESCRIPCIÒN

AÑO

CONTADO CRÈDITO P.U.

SOLICITADO POR

USO

AUTORIZADO POR

RECIBIDO POR

COS. TOTAL

Es un documento que se utiliza para pedir mercancías a un vendedor; indicando cantidad, detalle, precio y condiciones de pago, entre otras cosas. El documento original es para el que nos vende e implica que debe preparar el pedido. El duplicado es para nuestra empresa y es una constancia de las mercaderías o servicios encargados.

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12.4 Cheque y Comprobante PARIS BOUTIQUE, S.A. CUENTA No. 03-22-01-224156-9

CHEQUE No.

2568

 

REPÚBLICA FECHA

D

D

M

A

A

A

A

Páguese a la orden de :________________________________________ $ La suma de____________________________ de_______________________________________ ___________

BALBOAS

BANCO GENERAL

FORTESA   E CAM CAMBIAE O DEPOSI OSITAR ESTE CHE CHEQUE QUE DESPRENDA EL TA FECHA

PREPARADO PO R

DESCRIPCIÓN

APROBADO PO R

CHE CHEQUE QUE No.2568 CANTIDAD

RECIBIDO POR

Documento contable en el cual una persona está autorizada a extraer dinero de una cuenta bancaria, siempre y cuando se cuente con los fondos necesarios Se hacen con propósito de pago de salarios, deudas, y otras remuneraciones autorizadas por las personas responsables.

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12.5 Planilla

PARIS BOUTIQUE S,A. N-001

  PLANILLA PLANILL A DE PAGO SEMANAL JORNADA DIUR DIURNA NA

No NOMBRE DEL

Ho Hora rass dia diaririas a s trtrab abaj ajad adas as Horas Horas trtrab abaj ajad adas as Tarifa por

Emp EMPLEADO

CLAVE L M M J V S Regular Extras Horas Regular

Sala Salaririoo seman semanal al Extra

Bruto

De Dedu ducc ccio iones nes Le Lega gales les S.S

S.E

Total

I.S.R Otras Deducc.

TOTALES

Es el registro o más bien control en cual se detallará de forma organizada, el salario semanalmente de los empleados, se registran los días en los cuales han laborado, las cantidades de horas, y a esto se le harán las deducciones pertinentes.

41

Salario Neto

 

 

12.6 Comprobante de Caja Menuda

PARIS BOUTIQUE COMPROBANTE DE CAJA MENUDA Fecha: ______________________________

Comprobante Nº. ____________

Páguese a: _____________________________________________________________________ En Concepto de: ________________________________________________________________  _______________________________________________________________________________ La suma de: _____________ ________________________________________ ___________________________ B/:________________________ Cárguese a la cuenta de :_________________________________________________________

Preparado Por _________________________________ Recibido Por:____________________ VBº._______________________________________

Documento de respaldo de caja chica, el cual hace constar alguna actividad llevada a cabo por la misma, deberá requerir los comprobantes de gastos, que deberán justificarse ante los superiores, y registrarse, para hacer una rendición mensual de cuentas, gastos que podrán descontarse del total de ingresos, como cualquier otro gasto, especialmente con fines tributarios. Es posible, además que esos fondos de caja Chica, puedan ser objeto de arqueos sorpresivos, con fines de control, por lo cual se recomienda llevar un adecuado control de los gastos y un registro sistematizado.

42

 

 

12.7 Control de Inventario

NOMBRE CUENTA CONTROL DE INVENTARIO al__________del mes de_____________________20

Cantidad

Detalle

Volumen Marca

Precio de Venta

Nombre del que t oma el Invent ario

Total de Venta

Precio de Costo

Total de Costo

Nombre del que verific a la t oma del Invent ario

Se realiza con el fin de llevar un registro temporalmente llámese mensual, semestral o anual de las mercancías existentes en el almacén por cuestiones de información adecuada y consiente de las ventas realizadas para verificar si son considerables los registros Estos inventarios por lo general son llevados por una persona ajena al departamento por motivo de seguridad y confiablidad de la información que este arroje 43

 

 

CONCLUSIONES He llegado a la conclusión que es sumamente importante conocer cada una de las transacciones que realizan las empresas en función de sus actividades diarias para poder instalar un sistema que se adecue a sus necesidades.

Los sistemas de información contable implementados en una empresa son diseñados con la finalidad de que estos suministren las informaciones pertinentes para la toma de sus decisiones óptimas, las cuales deben ser claras y precisas para el usuario.

Mantener un buen sistema que se adecue a las expectativas deseadas nos facilita un mejor rendimiento en el mercado, sin dejar de mencionar el ahorro de tiempo que este nos brinda.

Debemos aprovechar al máximo las ventajas que nos ofrece la tecnología, puesto que debemos ir a la vanguardia de este mundo globalizado económicamente.

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