Diagrama Tortuga - Lista Verificacion Auditoria Proceso - (Ventas) OK

LISTA DE VERIFICACION DE AUDITORIA PROCESO:

Auditor:

Ventas

Fecha:

Auditado:

Coordinador de Ventas

4. QUÉ

5. QUIÉN

¿Cuál es la Infraestructura necesaria (Instalaciones, Equipos , Materiales, etc.) para llevar a cabo el proceso? -Computadora -Internet -Correo electrónico -Teléfono -Oficina

¿Quién es el dueño del proceso? ¿Cuáles funciones están involucradas en el proceso? -Osvaldo Briones -Desarrollo de nuevos prospectos; clientes y/o proyectos -Factibilidad de proyectos -Cotizaciones de nuevos proyectos -Seguimiento a cotizaciones hechas -Planeación de nuevos proyectos

1. ENTRADA ¿Qué es lo que requiere el cliente? -Requerimientos del cliente

Requisitos de Entrada ¿Cuáles son las entradas que determinan lo que el proceso debe producir como salida? -Capacidad productiva de la compañía -Competencias de la compañía -Generación de negocio para la compañía

2. Description del Proceso

Pasos / Actividades a. Contacto con cliente (requerimientos) b. Cotización c. Retroalimentación con cliente d. Seguimiento a la OC

7. SALIDA ¿Qué es lo que recibe el cliente? -Orden de Compra -Requerimientos del Cliente

Requisitos de Salida ¿Qué criterio de salida se usa para determinar que se obtuvo lo que se debió de haber obtenido? -Generación de negocio para la compañía.

3. CÓMO

6. CUÁNTO, CUÁLES

Los procesos de soporte - ¿Quién ayuda y cómo?

¿Qué medición se realiza para verificar el desempeño del proceso?

-Producción e ingeniería. Factibilidad del Proyecto -Compras. Factibilidad y cotización de materia prima -Dirección. Planeación de nuevos proyectos

¿Qué medición se realiza para verificar el logro del resultado o salida del proceso?

Procedimientos / Control de Documentos -Procedimiento de Ventas PG-VE-01

-Indicador de cotizaciones -Meta de prospectos -Meta de cotizaciones hechas -Meta de cotizaciones aceptadas por cliente

LISTA DE VERIFICACION AUDITORIA

Pregunta

Posible evidencia a buscar

1 ENTRADAS 1a ¿Quién es el cliente (externo o interno) y cual es su requerimiento? 1b ¿Cuáles son las entradas? (en términos de materiales procesados, servicios, equipos, información, etc.?) ¿De cuales procesos provienen? 1c ¿Cuál es la entrada que determina o dispara el inicio del proceso? 1d ¿Cuál es la entrada que determina lo que el proceso debe obtener como salida? 1e ¿Qué tipos de requisitos se consideran en las entradas? (Cliente, Regulatorio, Organización)

-Cliente externo. Información de factibilidad de proyecto, cotización y/o inicio de nuevo proyecto. -Ingeniería. Requerimientos del cliente. -Requerimientos del cliente. Proviene de contacto inicial con cliente externo.

Requerimientos de cliente (externo o -Contacto inicial con el cliente, necesidad del cliente. interno), Especificaciones, -Requerimientos del cliente Programas, Documentos, -Capacidad productiva de la compañía Materiales -Competencias de la compañía -Generación de negocio para la compañía

-Aceptar requerimientos del cliente que no se puedan satisfacer.

1f ¿Cuáles son los riesgos de calidad en las entradas? 2 DESCRIPCIÓN DEL PROCESO 2a ¿Está el proceso identificado y definido adecuadamente? (nombre, ubicación en mapa de procesos del SAC) 2b ¿Quién el dueño del proceso? (nombre y puesto)

2c ¿Cuáles son los pasos más importantes de este proceso?

3 CÓMO 3a ¿Cómo sabe que es lo que tiene qué hacer? 3b ¿Cuál procedimiento o instructivos de trabajo se necesitan para controlar este proceso? 3c ¿Cómo puede el personal tener acceso a los documentos? 3d ¿Cómo se sabe que se tiene la versión vigente de los documentos? 3e ¿Hay alguna información que el proceso requiera? 3f ¿Se usan documentos externos en este proceso? ¿Cómo se controlan? 3g ¿Cuáles procesos de apoyo se relacionan con este proceso? Preguntas adicionales o comentarios generales

Comentarios

Necesita revisión.

Mapa de procesos, Diagrama de flujo, Descripción del proceso (procedimiento)

Coordinador de Ventas -Contacto con el cliente -Verificación de requisitos / factibilidad -Cotización -Seguimiento a nuevo proyecto -Procedimiento de ventas. Necesita nueva revisión. -Procedimiento de ventas. Necesita nueva revisión.

Procedimientos documentados, Instructivos de Trabajo, Planes de Control. (Los

-Procedimiento de Control de Documentos y Registros -Procedimiento de Control de Documentos y Registros

-Requerimientos del cliente -Información necesaria para el costeo de la pieza documentos deben ser -Capacidad y competencias de la compañía controlados y -Dibujos y especificaciones del cliente -Acuerdos de confidencialidad legibles). ***No están controlados -Compras -Desarrollo de nuevos productos

¿AC Reqd?

LISTA DE VERIFICACION AUDITORIA 4 QUE 4a ¿Cuáles son los recursos necesarios para llevar a cabo el proceso? (Instalaciones, Equipos , Materiales, etc.) 4b ¿Los recursos se encuentran disponibles cuando se requieren? 4c ¿Los recursos usados son los adecuados para el proceso? 4d ¿Los recursos son mantenidos de manera adecuada?

-Computadora, Internet, correo electrónico, teléfono, oficina

Programas y Registros de mantenimiento

-Sï

-Sï (preventivo, correctivo), Equipos

de Medición

-Sï

(identificados y calibrados con 4e ¿Las condiciones de ambiente de trabajo son las adecuadas vigencia), Programas para el proceso? (enlistar factores, si los hay). Informaticos 4f ¿Se han presentado problemas recurrentes relacionados a recursos? 5 QUIEN 5a ¿Están las responsabilidades asignadas? (para controlar, dar Procedimiento seguimiento, medir, analizar, tomar acciones) documentado, Organigramas, 5b ¿Se han determinado las competencias requeridas para los Descripciones de puestos involucrados en el proceso? (experiencia, habilidades, puesto, Registros de 5c ¿Qué entrenamiento es requerido e impartido? Competencia, Registros de 5d ¿Cómo se determina la eficacia del entrenamiento? Entrenamiento. (Los

5e ¿Cómo se concientiza al personal sobre el impacto que tienen sus actividades en el logro de resultados de este proceso? (entrevistar al personal sobre el impacto de sus actividades)

Preguntas adicionales o comentarios generales

-Sï

-No

-Falta revisar procedimiento

-Falta revisar procedimiento correspondiente y generar evidencia -Falta revisar procedimiento correspondiente y generar evidencia -Falta revisar procedimiento correspondiente y generar evidencia

registros deben ser -Falta generar eficiencia controlados, legibles, protegidos, recuperables).

LISTA DE VERIFICACION AUDITORIA 6 CUANTO, CUALES (entrevistar al dueño del proceso) 6a ¿Qué medición(es) se realiza(n) para verificar el desempeño del proceso? 6b ¿Cuáles son las metas para los indicadores de desempeño?

-Falta documentar indicadores y metas -Falta documentar indicadores y metas

Registros de Datos 6c ¿Cuál herramienta se usa para el analisis del desempeño del (en forma de tabla o proceso? gráfica), Graficas de 6d ¿Cómo está el desempeño del proceso en cumplir con la(s) Control, Graficas de meta(s) establecidas(s) Pareto, Diagramas 6e ¿Que tendencia(s) se observa(n) en los resultados del de Causa y efecto, indicador? (usando la herramienta de análisis, ej, grafica). Acciones Correctivas, 6f Si no se cumplen las metas, ¿qué correcciones y acciones Acciones correctivas se toman? (verificar eficacia de acciones) Preventivas, Proyectos de 6g Si se cumplen las metas, ¿qué acciones preventivas o de Mejora, Minutas de mejora continua se están implementando? juntas 6h Si hay recurrencia de problemas, ¿se observa alguna tendencia? (por tipos de producto, equipos, actividades, etc). 7 SALIDA 7a ¿Cuáles son las salidas? (en términos de materiales procesados, servicios, equipos, información, etc.?) ¿De cuales procesos provienen? 7b ¿Qué documentación se ha elaborado cuando el proceso se ha concluido? 7c ¿Qué criterio de salida o medición se usa para determinar que se obtuvo lo que se debió de haber obtenido? 7d ¿Los resultados de la medicion de la salida muestran cumplimiento? (revisar los registros correspondientes) 7e Si se obtiene un producto no conforme, ¿Qué medidas se toman para controlarlo? (verificar procedimiento, registros y

-Falta documentar indicadores y metas -Falta documentar indicadores y metas -Falta documentar indicadores y metas

-Falta documentar indicadores y metas

-Falta documentar indicadores y metas

-Falta documentar indicadores y metas

-Cotización para el cliente -Requerimientos del cliente y orden de compra para Ingeniería y Logística -Orden de Compra -Cotización -Generación de negocio para la compañía

Producto identificado y trazable (conforme y -ND no conforme), Registros de -NA Inspección / Liberación

acciones en el área)

7f ¿Que muestra la información o retroalimentación sobre la satisfaccion del cliente (externo o interno) al recibir la salida de este proceso? (verificar registros de encuestas, reportes sobre la medicion que el cliente haya hecho sobre la salida, etc.) (de ser aplicable, entrevistar al cliente interno).

-Comunicación por correo electrónico con el cliente.