RECTORÍA DE LA REGIÓN CIUDAD DE MÉXICO DIRECCIÓN REGIONAL DE INVESTIGACIÓN
BOLETÍN DE INVESTIGACIÓN No 6B SISTEMAS DE INFORMACIÓN DE NEGOCIOS INTERNACIONALES TEMA: DIAGNÓSTICO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Artículos Aceptados como Ponencias en el Congreso Internacional GESTEC 2007 del 8 al 10 de Octubre de 2007, en la ciudad de la Habana, Cuba. AÑO 1. No. 3A
SEPTIEMBRE 2007
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COMITÉ EDITORIAL DE INVESTIGACIÓN
RECTORA DE LA REGIÓN CIUDAD DE MÉXICO. MTRA. GUADALUPE ZUÑIGA VAZQUEZ RECTORES. MTRA. EDITH GONZALEZ LEYVA CAMPUS SAN RAFAEL MTRA. MARIA EUGENIA CABRERA PÉREZ CAMPUS ROMA MTRO. RAÚL AYALA MAGDALENO CAMPUS SAN ÁNGEL MTRO. MIGUEL ANGEL HERNANDEZ SEGOVIANO CAMPUS TLALPAN MTRA. ADRIANA MOLINA ACUÑA CAMPUS CHAPULTEPEC
RESPONSABLES DE INVESTIGACIÓN DRA© ISABEL BAÑOS MEJIA MTRO. MIRIAM SÁNCHEZ CORNEJO MTRO. HÈCTOR GUERRA CONTRERAS DRA. ANA GRACIELA FERNANDEZ LOMELIN MTRO. VICTOR MANUEL SÁNCHEZ HIDALGO MTRA. JOSEFINA BOYOLI GARCÍA
DIRECTOR GENERAL DE INVESTIGACIÓN Y EXTENSIÓN DR. LUIS ENRIQUE PEREYRA ZETINA COORDINADORA INSTITUCIONAL DE INVESTIGACIÓN MTRA. GRISSEL AVILA MILLAN DIRECTOR REGIONAL DE INVESTIGACION Y RESPONSABLE EDITORIAL DR. JOSÈ IGNACIO SOTOMAYOR MORENO DIRECTORA DE COMUNICACIÓN LIC. GUADALUPE GORDILLO MATERIA SISTEMAS DE INFORMACION EN NEGOCIOS INTERNACIONALES
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. . . . . . . Participantes: . .
INDICE
1. Propuesta de Implementación de un Sistema de Información para Grupo Ese S.A. Alfredo Medina Ramírez
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2. Anàlisis del Sistema de Información para Empresas de Clase Mundial Araceli Pérez Solórzano
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3. Propuesta de Sistemas de Información IMobil, S.A. De C.V. Anuar Ed Gibran Said Navarrete
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4. Propuesta para Implementar Herramienta de Inteligencia de Negocios Blanca Patricia Puente Vaquero
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5. Sistema de información de Macys S.A. de C.V José Armando Ortega Núñez
87
6. Sistema de Información para Empresas de Clase Mundial Isabel Carolina Galicia Durán
97
7. Creación de un Área Especializada de Comercio Exterior dentro de la Empresa denominada Grupo Jager Erika Marisol Hinojosa Reyes
109
8. Flujo de Información en el Sistema Aduanero Mexicano Erisch Ernesto Aguilera Luna
120
9. Sistemas de Información para Empresas de Clase Mundial Luz Evelia González Calvo
133
10. Sistemas de Información en los Negocios Internacionales Nadia Gibini Santos Bernal
165
11. Tablero de Control de Empresa Mexicana de Telecomunicaciones Axtel Liliana Martín Escalante 180 12. Sistema de Información basado en Computadoras para el control de Citas Lissette Vizueth Acosta
197
13. Sistema de Información del Archivo General del tribunal Marlene Gonzalez Duarte
214
14. Propuesta de Sistema de Información para empresas de Clase Mundial para Servicios Aduanales Victoria y Asociados S.C. Raul Ramirez Ramirez
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* Todos los Artículos fueron aceptados en el Congreso GESTEC2007, que se llevará a cabo del 8 al 10 de Octubre en la ciudad de la Habana Cuba. NOTA: L A REDACCION, COMENTARIOS, AFIRMACIONES, FORMA NARATIVA Y ORTOGRAFIA ES RESPONSABILIDAD TOTAL DE LOS AUTORES POR LO QUE SE LIBERA A L A EDICION DE CUAQUIER IMPLICACION. ATENTAMENTE EL EDITOR.
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. . . . PROPUESTA DE IMPLEMENTACION DE SISTEMA DE INFORMACION . . PARA GRUPO ESE S.A. . . .
ALFREDO MEDINA RAMÍREZ Resumen El creciente volumen y la complejidad en las operaciones de las empresas, la escasez y costo del personal profesional, los costos cada vez mas altos de materiales, la competencia y los cambios en los mercados; así como la imperiosa necesidad de lograr una mayor identificación con los objetivos de la empresa por parte de las gerencias, hacen necesario un nuevo enfoque en la realización de los negocios y el trabajo en la empresa. Por lo cual el uso de los sistemas de información es vital para obtener y alcanzar dichos objetivos planeados por los altos mandos y llegar a ser más competitivos. Aprovechar la velocidad y capacidad de la computadora para usar programas generalizados de negocios permitirán a los usuarios tener acceso a la información necesaria para realizar sus actividades diarias; y para ello se requiere que el personal este capacitado para el buen uso y funcionamiento del sistema que el director general o presidente haya seleccionado. El tiempo y costo que se pueden ahorrar al eliminar procedimientos innecesarios, coloca a la empresa en posición estratégica que le permite convertirse en verdadero asesor del cliente al aportar sugerencias constructivas en su beneficio; es decir, otorgarle un mejor servicio y un mejor producto.
Abstract The increasing volume and complex functions in companies, shortage and graduated employees costs, higher row material costs, competitors and market changes; same as the big necessity to reach a better identification of managers with company objectives; make necessary new changes doing business and also company work. For that reason information systems are vital to reach and get objectives stabilized by the company which were planned by directors and managers in order to be more competitive. To take advantage of computers velocity and capacity to use especial business software’s, will allow to users have access to all necessary information to do their daily activities; for getting that, it is necessary that all employees being trained on it . Company can save time and costs eliminating all unnecessary process and methodologies, placing to the company in a good strategic position in market; giving also suggestions to dealers; it means giving them a better service also better product.
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. . . . INTRODUCCION . . . . .
La empresa Grupo ESE, S.A integrada por la Librería Internacional y la Editorial el Manual Moderno; en su plan por ser más productivos y eficaces inició un plan de optimización del uso de infraestructura y tecnología actual que los llevara a lograr y mantener una rentabilidad razonable con vistas a la satisfacción no solo de los clientes; sino de los mismos empleados; por lo cual había reconocido que tenia que hacer algo. Las limitaciones del sistema existente (AS/400) dificultaban que la compañía compitiera en el mercado de venta de libros. Los representantes de ventas necesitaban determinar que cantidad de un libro especifico (vía inventario o producción) no se había comprometido o vendido a otros clientes. Sin embargo, debido a que las bases de datos no compartían información, era bastante difícil para ellos obtenerla. Descubrió que sus procesos y su sistema de aplicación ya no eran adecuados para apoyar los requerimientos de negocios y de la organización. Por lo cual se llego a la a decisión de implementar un nuevo sistema que pudiera soportar estos requerimientos. Algunas de las funciones globales que el nuevo software debería tener son: · manejar lenguajes y monedas múltiples · cálculos impositivos específicos por país · procedimientos contables. · datos disponibles en tiempo real · base de datos sobre clientes y proveedores · elaboración y proceso de pedidos · facturación vía servicio al cliente y vía caja en librería · disponibilidad de los productos, precios, costos, rentabilidad, etc. · capaz de acelerar procesos · los pedidos de los clientes deben manejarse en menos de 10 min. · los productos deben embarcarse en un término de 24 hrs. · administración del inventario cercana a una precisión del 100% · el software debe ejecutarse en una arquitectura cliente / servidor A lo largo de este trabajo conoceremos a la a empresa; cual es su visión y su misión así como su estructura orgánica lo cual nos permitirá darnos una idea de cuales son las necesidades de la empresa y por que sé eligió un sistema de soporte diferente al actual. Conoceremos él diagnostico situacional del sistema con el cual contaba; en el cual veremos cuales eran sus ventajas y desventajas mismas que fueron las que se llevaron a la planeación de implementar un nuevo sistema que cubriera con las necesidades del negocio. También conoceremos la propuesta del sistema para empresas de clase mundial que se propuso; considerando aspectos como: · las áreas de negocio que participaron · los módulos que se decidieron implementar · los objetivos del proyecto de implementación · el alcance · los riesgos · la metodología de implementación Y finalmente se darán algunas conclusiones y recomendaciones. 5
. . . . MARCO TEORICO . . . . Organización: es una estructura social formal establecida que toma recursos del entorno y . los procesa para producir salidas. Conjunto de derechos, privilegios, obligaciones y responsabilidades que alcanzan un delicado equilibrio con le paso del tiempo, gracias a los conflictos y la resolución de los mismos. Organización Estructura empresarial Burocracia mecánica Burocracia con divisiones Burocracia profesional Adhocracia
Descripción Compañía joven y pequeña en un entorno que cambia rápidamente. Tiene una estructura simple y es manejada por un empresario que actúa como su único presidente ejecutivo Burocracia grande que existe en un entorno que cambia lentamente y genera productos estándar. Un equipo gerencial centralizado la domina, y la toma de decisiones esta centralizada Compañía de múltiples burocracias mecánicas, cada una de las cuales produce un bien o servicio distinto; todas están dirigidas por una oficina central Basada en conocimiento en la que los bienes y servicios dependen del a experiencia y los conocimientos de profesionales; la dominan jefes de departamento con autoridad centralizada débil Organización de equipo de trabajo que debe responder a entornos que cambian rápidamente; consta de grupos grandes de especialistas organizados en equipos multidisciplinados efímeros, con administración central débil
Ejemplo Negocios pequeños que inician Compañía manufacturera de tamaño mediano Compañías fortune 500 como GM Bufetes de abogados, sistemas escolares, hospitales Empresas consultoras
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El avance tecnológico y económico ha originado la existencia de una gran diversidad de empresas, a continuación se presentan algunos de los criterios de clasificación de la empresa más difundidos:
Industriales Privadas Actividad o giro Comerciales Origen del Capital Publicas Servicio Pequeñas Económico Magnitud o tamaño Medianas Otros criterios Régimen jurídico Grandes Duración Otros 2
Evolución de la Empresa: En la evolución de la empresa se consideran 3 etapas: como maquina, como organismo biológico y como organización o sistema social. La consideración como Maquina era servir a sus creadores o dueños, dándoles un rendimiento adecuado y en la que las personas que las integran serian reemplazables; esta perspectiva es adecuada cuando los dueños tienen todo 1 2
Laudon C. Kenneth / Laudon P. Jane; Sistemas de informacin gerencial; 6ª edición; Edit. Pearson Educación; Mexico 2002; Pag 7476 Munch Galindo / Maritnez Garcia; Fundamentos de administración; 5ª edición 3ª reimpresión 1993; Edit. Trillas; Pag 48
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. . . . el poder, el desempleo es alto y los niveles de habilidad y capacitación requeridos de los . . colaboradores son bajos. . . Después de la 1ª . guerra mundial se comienza a considerar a las empresas como Organismos; desde esta perspectiva, la empresa tiene vida propia; sus principales objetivos son sobrevivir y crecer. Las utilidades son necesarias como el oxigeno para un organismo, pero no son la razón de su existencia; la salud de las empresas se convierte en la responsabilidad de los gerentes, la propiedad esta mas dispersa y los componentes son difíciles de reemplazar; los gerentes de estas empresas aparecen como el cerebro de este organismo.
Después de la 2ª guerra mundial se empieza a ver las empresas como organizaciones o sistemas sociales; que es un sistema intencional o con propósito (no como una maquina que no tiene intenciones propias), que forma parte de otro u otros sistemas intencionales (depende del entorno externo, no esta aislada de su entorno), con componentes que tienen propósitos propios (no es un organismo cuyas partes no tienen propósitos propios). Con base en lo anterior, el desempeño de una organización debe verse en términos del logro de sus propios objetivos, los de la sociedad de la que forma parte y de los individuos o grupos que trabajan en ellas. 3
Antecedentes de los Sistemas de Información: En las organizaciones los sistemas de información han evolucionado según las siguientes etapas: ETAPA
Inicio
Contagio o
expansión
Control o
formalización
CARACTERISTICAS adquision de la primera computadora, aplicaciones a ciertas áreas, se crean deptos de sistemas, se maneja por un administrador, poca gente capacitada, ciberfobia, ahorran mano de obra, resistencia al cambio por los usuarios, implantación de los primeros sistemas de información. se implantan mas aplicaciones, se extiende a mas departamentos, se extiende a mas usuarios, se contrata personal especializado para el área, se carece de interfases automáticas, las aplicaciones carecen de interfases automáticas, los gastos empiezan a crecer considerablemente . evolución de los sistemas en la empresa, aplicaciones orientadas a facilitar el control de las operaciones, departamento de sistema más formal y con personal especialista, se inician el desarrollo e implantación de estándares de trabajo, nace la función de planeación de sistemas enfocada en el control presupuestal.
integración de datos y sistemas, nuevas tecnologías en bases de datos y lenguajes, reducción en los costos de los equipos y software, cambios tecnológicos, desarrollo de nuevos sistemas. la información es un recurso muy valioso, administración de datos en forma Administración apropiada, el usuario Integración
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Robles Valdés Gloria / Alcerreca Joaquín Carlos; Administración un enfoque interdisciplinario; 1ª edición Mexico 2000; Edit. Prentice Hall ; Pág. 2627
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de datos Madurez
. . . . adquiere responsabilidades en el manejo de la información, . es una función básica, se desarrollan sistemas mas complejos como el de . . manufactura por computadora, . . integración de redes y telecomunicaciones, surgen los servicios de computo.
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Antecedentes Sistemas de comunicación: Un sistema de comunicación es un conjunto de recursos y esfuerzos con el objetivo de dar apoyo a todas las áreas y procesos de la organización, con acciones para facilitar el cumplimiento del plan estratégico, alinear los procesos y propiciar un ambiente positivo.
Beneficios de un sistema de comunicación: · Infunde claridad en el propósito de la organización · Apoya consistentemente la acción del liderazgo · Propicia relaciones interpersonales efectivas · Genera interfases de comunicación · Define políticas, responsabilidades y prácticas de comunicación. · Apoya al sistema y procedimientos de producción. · Integra áreas prioritarias de la organización. · Genera cohesión en el equipo de trabajo. · Desarrollo de habilidades de comunicación. · Elementos funcionales de un sistema completo de comunicación.
Los sistemas de información están cambiando la forma en que operan las organizaciones actuales. A través de su uso se logran importantes mejoras, pues automatizan los procesos operativos de las empresas, proporcionan información de apoyo al proceso de toma de decisiones, y lo que es más importante, facilitan el logro de ventajas competitivas a través de su implantación en las empresas. Los elementos que intervienen en los sistemas son: El equipo computacional (hardware) necesario para que el sistema de información pueda operar; lo constituyen las computadoras y el equipo periférico que puede conectarse a ellas. El recurso humano que interactúa con el sistema de información, el cual esta formado por las personas que utilizan el sistema, alimentándolo con datos o utilizando los resultados que genere. Los datos o información que son introducidos en el sistema, son todas las entradas que éste necesita para generar como resultado la información que se desea. Los 4
Cohen Daniel / Asin Enrique; Sistemas de información para los negocios; 3º edición Mexico 2000; McGraw Hill; Pág. 1621
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. . . . programas (software) que son ejecutados por la computadora y producen diferentes tipos . . de resultados. Las telecomunicaciones que son (hardware y software) que facilitan la . . transmisión de texto, datos, imágenes y voz en forma electrónica. Los procedimientos que .
incluyen las políticas y reglas de operación, tanto en la parte funcional del proceso de negocios, como los mecanismos para hacer trabajar una aplicación en la computadora. 5
Las organizaciones tienen una ventaja competitiva cuando ofrecen mas valor a sus clientes o cuando les ofrecen el mismo valor a un precio mas bajo. Un sistema de información podría tener un impacto estratégico si ayudara a la compañía a ofrecer productos o servicios a un costo mas bajo que los competidores, o si ofreciera productos y servicios al mismo precio que los competidores, pero con mayor valor.
Sistemas a nivel estratégico
Si st te em ma as s d de e a ap po oy yo o a a S is ej ec cu ut ti iv vo os s e je E E SS S S
Si st te em ma as s d de e S is ad mi in ni is st tr ra ac ci ió ón n a dm M M II S
Si st te em ma as s d de e S is co no oc ci im mi ie en nt to os s c on K / O O AS K WS W S / A S
Si st te em ma as s d de e S is ad mi in ni is st tr ra ac ci ió ón n a dm D D SS S S
Sistemas a nivel administración
Si st te em ma as s d de e S is pr oc ce es sa am mi ie en nt to o d de e p ro tr an ns sa ac cc ci io on ne es s t ra T T PP SS
Sistemas a nivel operativo Sistemas a nivel conocimientos
Sistemas en el nivel operativo: Sistemas de información que monitorean las actividades y transacciones elementales de la organización. TPS sistemas de negocios básicos que sirven al nivel operativo de la organización; efectúa y registra las transacciones diarias rutinarias, necesarias para la marcha del negocio.
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Cohen Daniel / Asin Enrique; Sistemas de información para los negocios; 3º edición Mexico 2000; McGraw Hill; Pág. 0315
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. . . nivel de conocimientos: Sistemas de información que apoyan a los Sistemas en el . . . trabajadores de conocimiento y datos de una organización; ayudan a la empresa a descubrir, . . organizar e integrar conocimientos nuevos al negocio y ayudar a la organización a controlar . el flujo de documentos. KWS Sistema de información que ayuda a los trabajadores de conocimientos en la creación e integración de nuevos conocimientos en la organización. OAS Sistema de computación como procesadores de texto, correo electrónico y calendarizacion; diseñado para aumentar la productividad de los trabajadores de datos en la oficina. Sistemas en el nivel administración: Sistemas de información que apoyan las actividades de seguimiento, control, toma de decisiones y administración de los administradores de nivel medio. DSS Sistema de información en el nivel de administración de una organización que combina datos y modelos analíticos avanzados o herramientas de análisis de datos, para apoyar la toma de decisiones semiestructurada y no estructurada; tienen mayor capacidad analítica que otros sistemas, están construidos explícitamente con diversos modelos para analizar datos, o condensan grandes cantidades de datos en una forma que pueden analizar los encargados de tomar las decisiones. MIS Sistema de información en el nivel de administración de una organización que sirve a las funciones de planificación, control y toma de decisiones, proporcionando informes rutinarios resumidos y de excepciones en resultados semanales, mensuales y anuales. Sistemas a nivel estratégico: Sistemas de información que apoyan las actividades de planificación a largo plazo de los administradores a nivel superior. ESS Sistema de información en el nivel estratégico de una organización, diseñado para apoyar la toma de decisiones no estructuradas, mediante gráficos y comunicaciones avanzadas.
Tipo de sistema
Entrada de información
Procesamiento
ESS
Datos acumulados:
Proyecciones, Gráficos, simulaciones, respuestas
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Salida de información
Usuarios
Administración a
Executive support systems Sistema apoyo a ejecutivos
. . . . . externos, internos . . . .
Datos de bajo volumen o grandes bases de Decision support systems datos Sistema apoyo a optimizadas para decisiones análisis de datos, modelos analíticos y herramientas para análisis de datos. Datos de MIS transacciones Management information resumidos, datos de system alto Sistema informacion volumen, modelos gerencial simples DSS
interactivo
a consultas
Interactivo: simulaciones,
Informes especiales, análisis de decisiones, respuesta a consultas
análisis
Informes rutinarios, modelos simples, análisis
Profesionales, administradores adjuntos
Informes sinópticos y de Administradores de excepciones
nivel medio
Modelos, gráficos
Profesionales,
de bajo nivel
Especificaciones de Modelado, diseño, simulaciones base de Knowledge work systems conocimientos Sistema trabajo de conocimiento KWS
Documentos, OAS programas Office automation systems Sistema automatizacion oficinas Transacciones, TPS sucesos Transaction processing system Sistema procesamiento transacciones
nivel superior
Administración de documentos, programación,
personal técnico, oficinistas Documentos, programas,
Oficinistas
correo
comunicación Clasificación, listado, Informes detallados, Personal de compaginación, actualización listas, resúmenes operaciones, supervisores
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Estrategias de información empresarial
Estrategia Paralela: en esta estrategia, tanto el sistema antiguo como s posible sustituto operan juntos durante un tiempo hasta que todo el mundo esta seguro de que el Nuevo funciona correctamente, el enfoque de conversión es menos peligroso ya que en caso de haber errores del procesamiento, se podrá usar el sistema antiguo como respaldo. Es muy costosa y puede requerir personal o recursos adicionales para operarlo.
Estrategia de cambio directo: en esta se sustituye el sistema antiguo en su totalidad por el sistema nuevo en un día designado; parece menos costosa que la paralela pero es un enfoque muy riesgoso que podría costar mucho más que las actividades en paralelo y en caso de que se presenten 6
C. Laudon Keneth / P. Laudon Jane; Sistemas de inform ación gerencial “organización y tecnología de la empresa conectada en red”; 6º edición; Pearson Educación; Mexico 2002; Pág. 3849
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. . . con el sistema nuevo, no hay otro sistema en cual apoyarse, lo que Problemas graves . . . conllevaría a costos enormes para realizar correcciones. . . .
Estrategia de estudio piloto: en esta se introduce el sistema nuevo solo en un área limitada de la organización, que pude ser un solo departamento; y ya instalado y funcionando sin problema, se instala en el resto de la empresa que puede ser simultánea o por partes.
Estrategia del método de fases: en esta se introduce un sistema nuevo en etapas, ya sea por funciones o por departamentos; lo que puede generar que la empresa se convierta en unidades operativas distantes.
Estrategia de plan de conversión: en esta se incluye un calendario de las actividades necesarias para instalar el nuevo sistema; hay que transferir los datos al sistema nuevo y verificar después que sean correctos y estén completos. Se prepara la documentación preparada para dar capacitación a los usuarios lo que puede ya sea ahorrar tiempo y costos futuros o generarlos. 7
El administrador debe considerar que los sistemas de información, encargados de coordinar los distintos flujos de información de una empresa requieren: ·
· · ·
·
Una evaluación constante a fin de que puedan cumplir satisfactoriamente las expectativas, necesidades y requerimientos de los usuarios que los utilicen en distintos niveles Alinearse con las estrategias corporativas que enlazan a los procesos empresariales Niveles de seguridad para intercambiar información entre empresas y agentes externos Entender que la información no pertenece al sistema que la maneja, sino a la empresa en si y que estos datos deben de tener un significado claro, consistente, corporativo y no departamental Habilidades para ser aplicados exitosamente en el preciso momento, con el personal adecuado y en la situación apropiada.
Consideraciones a tomar para establecer un sistema de información Cualidad
Definición nivel de coherencia con los objetivos y procesos de negocio de la empresa y de aceptación Aceptable entre sus miembros Facilidad para medir y evaluar el funcionamiento y alcance de los Auditable módulos que integran el Sistema Identificación de la cantidad de procesos que realizara el personal, la computadora o ambos Completo Confidencial nivel de seguridad del sistema para acceder a el sin autorización plan financiero para la inversión requerida en cada etapa del ciclo de vida Costo Dependencias definición de los elementos de los cuales derivará el 7
C. Laudon Keneth / P. Laudon Jane; Sistemas de información gerencial “organización y tecnología de la empresa conectada en red”; 6º edición; Pearson Educación; Mexico 2002; Pag. 4850, 352
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Facilidad de uso Eficiencia
. . . . funcionamiento del sistema: datos, . . tecnología, usuarios, responsables . . que tan amigable es para los usuarios y para sus distintos niveles .
de uso que tan bien son empleados los recursos para generar salidas si es un sistema adquirido, en que otras empresas opera y cual Generalidad es la accesoria y soporte técnico que se ofrece confiabilidad y consistencia de los datos de entrada, salida y Integridad procesos cuales y como son las interconexiones con otros sistemas y Interfaces usuarios facilidad con la que se realizan las correcciones y mejoras Mantenimiento continuas 8
Planificación para establecer un sistema de información: · La planificación es un proceso consistente en identificar un objetivo deseado y, después decidir lo que habrá que hacer para conseguir ese objetivo, cuando se hará, quien lo hará y como se hará. · La planificación de establecer un sistema implica 4 fases: · Alineación del plan del sistema con el plan empresarial global de la empresa · Descripción de la infraestructura · Asignación de los recursos y proyectos de información específicos · Planificación de los proyectos del sistema de información especifico. 9
Estrategia para construir un sistema de información: La estrategia básica que se sigue para construir un sistema de información es comprender el entorno global en el que la compañía esta operando. Esto implica entender las fuerzas generales de mercado, o impulsores de negocios, que empujan a la compañía hacia la competencia. Un impulsor de negocios es una fuerza del entorno a la que los negocios deben responder y que influye en la dirección del negocio. Asimismo, se deben examinar con detenimiento los inhibidores o factores negativos que crean retos gerenciales: factores que podrían dar al traste con el desarrollo de un negocio. Una vez que se ha examinado el entorno, es preciso considerar una estrategia corporativa para competir en ese entorno. 10 Ciclo de vida del desarrollo de los sistemas: Una organización puede utilizar el siguiente listado como marco de referencia para crear su lista propia, amplia, de verificación de tareas y subtareas. Los gerentes de proyecto tienen la posibilidad de utilizar después la lista de verificación para identificar las actividades que se requieren en los proyectos específicos. A continuación se describen las etapas individuales y sus tareas principales: 1. Iniciación del proyecto 8
Robles Valdés Gloria / Alcerreca Joaquín Carlos; Administración “un enfoque interdisciplinario”; Prntice may; 1ª edición Mexico 2000; Pág. 342,345 9 George Beekman; Introducción a la informática; 6ª edición, México 2006; Edit. Prentice may; Pag. 464465 10 Kenneth C. Laudon / Jane P. Laudon; Sistemas de información gerencial; Edit. Pearson Educación; 6ª edición, México 2002; Pag. 529
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. . . alguien inicie el proyecto y, casi siempre, esta persona es un ejecutivo Es necesario que . . . externo a la organización que desarrollara el sistema de información, quien tiene un . . problema o detecta una oportunidad relacionada con el área donde trabaja. . 2. Análisis de sistemas y estudio de factibilidad Análisis del sistema: se refiere al examen de la situación existente y tal vez corresponda a la condición de un problema que el sistema de información espera resolver. Estudios de factibilidad: sirven para determinar la probabilidad de éxito de la solución propuesta; que incluyen investigaciones de tecnología, economía, factores organizacionales, restricciones legales, éticas y de otro tipo. 3. Análisis y diseño lógico Identificar los requerimientos de información y especificar los procesos y las funciones genéricas de los sistemas de información, como la entrada, la salida y el almacenamiento, en vez de escribir programas o de identificar hardware. Al diseño lógico le sigue el diseño físico, el cual traduce el modelo lógico abstracto en un diseño técnico (el programa detallado de acción) para el nuevo sistema. 4. Adquisición o desarrollo Es el desarrollo o la adquisición reales del sistema; utilizar las especificaciones para comprar el hardware y el software que requiere el sistema y luego lo configura según lo necesite.
5. Implementación Constituye la etapa más importante; el sistema puede fallar aquí, incluso si cuenta con toda la funcionalidad especificada. En muchos casos la implementación de un nuevo sistema requiere una conversión a partir de un sistema previo. 6. Operación Después de una conversión exitosa, el sistema operara durante un periodo indefinido de tiempo, hasta que no sea adecuado o necesario, o de costo inconveniente. 7. Evaluación postauditorias Si la puesta en practica tuvo éxito, se debe realizar una auditoria después de que se ha estabilizado la operación del sistema; si el proyecto falla, la auditoria debe realizarse lo mas pronto posible después de la falla. 8. Mantenimiento Remediar los errores y actualizar los sistemas para adaptar los cambios del entorno. 11
Sistemas de Información cerrados Es importante para la empresa entender el potencial de las herramientas comerciales que se ofrecen actualmente, no para ser usadas como repositorios de información, sino como herramientas practicas que enriquecen los sistemas de información facilitando el manejo de la información de acuerdo a las necesidades propias de la empresa. Ejemplos de estas herramientas comerciales son los procesadores de texto, hojas de calculo, manejadores de bases de datos, presentaciones electrónicas y multimedia. 12
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Turban Efrain / Mc Clean Ephraim / Wetherbe James; Tecnologías de información para la administración; Edit. CECSA; 1ª edición, 2001 México; Pág. 718724
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. . . . . . . . . MERCADOTECNIA • Administración de relaciones con los clientes • Mercadotecnia interactiva • Automatización de la fuerza de ventas
PRODUCCION/OPERACIONES
RECURSOS HUMANOS • Análisis de compensaciones
• Planeación de recursos de manufactura
•
• Sistemas de ejecución de manufactura • Control de procesos
•
Si st t em a s S is e ma ce s c err r aa do d os
CONTABILIDAD
FINANZAS
• Procesamiento de pedidos • • • • •
Inventario de las habilidades de los empleados Pronostico de requerimientos de personal
• Administración de efectivo
Control de inventarios Cuentas por pagar Cuentas por cobrar Nomina Libro mayor
• • •
Administración de crédito Administración de inversiones Presupuestacion de capital
Sistemas de mercadotecnia Se encargan de la planeación, promoción y venta de productos existentes en mercados reales, y del desarrollo de nuevos productos y de nuevos mercados para atraer y servir mejor a los clientes presentes y potenciales. Así la mercadotecnia desempeña una función vital en la operación de una empresa. Los principales sistemas de información de mercadotecnia son: · Mercadotecnia interactiva: conversaciones electrónicas y grupos de discusión, formularios y cuestionarios web, mensajes instantáneos y correspondencia por correo electrónico. · Mercadotecnia dirigida: publicidad y promoción · Automatización de la fuerza de ventas: incremento de la productividad personal de los vendedores, captura y análisis de datos de ventas
Sistemas de manufactura 12
Robles Valdés Gloria / Alcerreca Joaquín Carlos; Administración, un enfoque interdisciplinario; 1ª edición México 2000; Edit. Prentice may; Pág. 326
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. . . función de producción y operaciones, que incluyen todas las actividades Dan soporte a la . . . referentes a la planeación y al control de los procesos de producción de bienes o servicios; . . se utilizan diversos sistemas de información de manufactura: . ·
· ·
Sistemas de planeación de recursos de manufactura: pronósticos de producción, programación de la producción, planeación de requerimientos materiales, planeación de la capacidad, control de costos de la producción, control de la calidad. Sistemas de ejecución de manufactura: programación del piso de producción, control del piso de producción, control de máquinas, control de robots, control de procesos Sistemas de ingeniería: diseño asistido por computadoras, ingeniería asistida por computadora, planeación de proceso asistida por computadora, simulación y prototipos de productos.
Sistemas de recursos humanos Dan soporte al uso estratégico, táctico y operativo de los recursos humanos de una organización: · Sistemas estratégicos: planeación de recursos humanos, de la sucesión y de evaluaciones de desempeño; seguimiento de la fuerza laboral, costeo de contratos, pronostico de salarios. · Sistemas tácticos: análisis y presupuestacion de costos de mano de obra, análisis de rotación, eficacia de la capacitación; adaptación de carrera; análisis de capital y eficacia de las compensaciones; análisis de beneficios preferentes · Sistemas operativos: reclutamiento, planeación y programación de la fuerza laboral, valoración de habilidades, evaluaciones de desempeño, control de nominas, administración de beneficios.
Sistemas de contabilidad Registran y reportan transacciones de negocios y otros eventos económicos; los sistemas más comunes de contabilidad de empresas son: · Procesamiento de pedidos · Control de inventarios · Cuentas por cobrar · Cuentas por pagar · Nomina · Libro mayor
Sistemas de administración financiera Dan soporte a los administradores y profesionales de negocios en la toma de decisiones referentes al financiamiento de una empresa, la asignación y e control de los recursos financieros dentro de un negocio · Administración de efectivo: pronostica y administra la posición de efectivo · Administración de inversiones: administra los valores de corto plazo y de otro tipo · Presupuestos de capital: evalúa el riesgo y retorno de los gastos de capital · Planeación financiera: pronostica el desempeño financiero y las necesidades de financiamiento 13
Sistemas abiertos: sistemas de información que usan estándares comunes para hardware, software, aplicaciones y conexión de redes para crear un ambiente de computo que permita un acceso fácil a los usuarios finales y a sus sistemas informaticos interconectados. 13
O`brien James / Marakas George; Sistemas de información gerencial; 1ª edición Mexico 2006; Edit. McGraw Hill; Pág. 228240
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. . . . . . Los sistemas abiertos como Internet, las intranets y extranets corporativas, crean un . . ambiente de computo que esta abierto al fácil acceso por parte de los usuarios finales y de .
sus sistemas informaticos en red. Los sistemas abiertos proporcionan mayor conectividad, es decir, la capacidad que tienen las computadoras y otros dispositivos en red para acceder y comunicarse unos con otros con facilidad así como para compartir información. Cualquier arquitectura de sistema abierto también proporciona un alto grado de interoperabilidad en red. Es decir, los sistemas abiertos posibilitan la realización de las muchas y diferentes aplicaciones de los usuarios finales, mediante las distintas variedades de sistemas informáticos, paquetes de software y b ases de datos ofrecidas por una variedad de redes interconectadas. Con frecuencia, el software y bases de datos ofrecidas por una variedad de redes interconectadas. Con frecuencia, el software conocido como intermedio (middleware) puede ser utilizado para ayudar a que diversos sistemas trabajen juntos. Internet Tecnologías de red de Internet Internet2 Intranet Sistemas Extranet abiertos Telecomunicaciones globales y locales Tecnologías digitales de red Comunicaciones (datos, voz, video) Líneas de fibra óptica Tecnologías inalámbricas Satélites de comunicación Sistemas de microondas Sistemas de comunicación personal (celulares, radio móvil) 14
INTERNET Es la mayor red del mundo (conocida como la red de redes), compuesta por miles de redes de ordenadores repartidas por mas de 200 países, a la que acceden cerca de 700 millones de usuarios, que disponen de acceso a un sin fin de servicios, durante todo el día, de una manera muy sencilla y desde cualquier lugar.
La banda ancha permite a os usuarios disfrutar de una multitud de nuevos servicios y contenidos en Internet, así como mejorar el acceso a los servicios tradicionales. A diferencia de las antiguas técnicas de acceso (RTC, RDSI y GSM) basadas en el establecimiento de una llamada a un proveedor de acceso, las tecnologías de acceso de banda ancha (ADSL, cable, GPRS, PLC, satélite, UMTS, etc), permiten estar permanentemente conectado a Internet y acceder rápidamente a aplicaciones avanzadas y contenidos multimedia. 15
Comerciales
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O´brien James / Marakas George; Sistemas de información gerencial; 7ª edición México 2006; Edit. Mc Graw Hill; Pág. 175268 15 Huidobro Moya José Manuel / Millán Tejedor Ramón; Tecnologías de telecomunicaciones; Edit. Alfaomega; 1ª edición, 2006 México; Pág. 323342
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. . . . . . . . Usos de la Internet .
Políticos Entretenimiento Educativos
HERRAMIENTAS DE INTERNET Herramienta
Tipo de información Populares Gopher Menú de los recurso de Internet, eventos, directorios, clima, etc Archie Software de dominio publico WAIS Para búsqueda de archivos de bibliotecas o bases de datos de servicio de información área extensa Documentos WWW Es un conjunto de documentos para localizar información world wide web usando tecnología de hipertexto 16
Comercio electrónico (Electronic Commerce, ECommerce, ecommerce o EC) consiste principalmente en la distribución, compra, venta, mercadotecnia y suministro de información complementaria para productos o servicios a través de redes informáticas como Internet u otras. La industria de la tecnología de la información podría verlo como una aplicación informática dirigida a realizar transacciones comerciales. Una definición alternativa lo vería como la conducción de comunicaciones de negocios comerciales y su dirección a través de métodos electrónicos como intercambio electrónico de datos y sistemas automáticos de recolección de datos. El comercio electrónico también incluye la transferencia de información entre empresas (EDI). Factores claves del éxito en el comercio electrónico · ·
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Varios factores han tenido un importante papel en el éxito de las empresas de comercio electrónico. Entre ellos se encuentran: Proporcionar valor al cliente. Los vendedores pueden conseguirlo ofreciendo un producto o una línea de producto que atraiga clientes potenciales a un precio competitivo al igual que suceden en un entorno no electrónico. Proporcionar servicio y ejecución. Ofrecimiento de una experiencia de compra amigable, interactiva tal como se podría alcanzar en una situación cara a cara. Proporcionar una página web atractiva. El uso de colores, gráficos, animación, fotografías, tipografías y espacio en blanco puede aumentar el éxito en este sentido. Proporcionar un incentivo para los consumidores para comprar y retornar. Las promociones de ventas pueden incluir cupones, ofertas especiales y descuentos. Las webs unidas por links y los programas de publicidad pueden ayudar en este aspecto. Proporcionar atención personal. Webs personalizadas, sugerencias de compra y ofertas especiales personalizadas pueden allanar el camino de sustituir el contacto personal que se puede encontrar en un punto de venta tradicional.
Roberto Rebolloso Gallardo; La globalización y las nuevas tecnologías de información; Edit. Trillas; 1ª edición, México 2000; Pág. 51
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. . . . Proporcionar un sentido de comunidad. Las áreas de chats, foros, registro como . . cliente, esquemas de fidelización y programas de afinidad pueden ayudar. Por . . ejemplo, estos foros sobre comercio electrónico. .
Proporcionar confianza y seguridad. Servidores paralelos, redundancia de hardware, tecnología de seguridad en averías, [Criptografía|cifrado] de la información y cortafuegos pueden ampliar estos requisitos. Proporcionar una visión de 360 grados de la relación con el consumidor, definida como la seguridad de que todos los empleados, proveedores, y socios tienen una visión global e idéntica del consumidor. Sin embargo, los consumidores pueden no apreciar la experiencia de 'gran hermano'. Poseer la experiencia total del consumidor. Esto se consigue tratando con el consumidor como parte de una gran experiencia, lo que se hace ver como sinónimo de la marca. Optimizando los procesos de negocio, posiblemente a través de tecnologías de reingeniería de la información. Ayudar a los consumidores a hacer el trabajo de consumir. Los vendedores pueden proporcionar esta ayuda ampliando la información comparativa y las búsquedas de producto. La provisión de información de componentes y comentarios de seguridad e higiene puede ayudar a los minoristas a definir el trabajo del comprador. Construir un modelo de negocios sólido. Si este factor clave hubiera aparecido en los libros de texto en 2000 muchas compañías 'punto com' no habrían quebrado. Crear una cadena de valor añadido en la que uno se orienta a un número 'limitado' de competencias clave. (Las tiendas electrónicas pueden presentarse bien como especialistas o como generalistas si se programan correctamente.) Operar en o cerca del límite de la tecnología y permanecer allí mientras la tecnología sigue cambiando (pero recordando que los principios fundamentales del comercio se mantienen indiferentes a la tecnología). Construir una organización con suficiente agilidad y sistemas de alerta para responder rápidamente a los cambios en el entorno económico, social y físico de una empresa.
Categorías del comercio electrónico · Electronic Data Interchange EDI (Intercambio electrónico de datos) es un conjunto de hardware y software estándares que definen los intercambios de datos dentro de la corporación. Los tipos más comunes de sistemas interorganizaciones usan el EDI, que, junto con códigos de barras e imágenes, aumentan en gran medida la eficiencia de una organización. Beneficios del EDI Ahorro en costos * reducción de horas de trabajo de los empleados que participan en la elaboración y el manejo de documentos en papel * reducción del costo de transferencia de fondos * reducción del costo de espacio de almacenamiento * inexistencia de costos de envío por correo Velocidad * el envío de documentos por una red de computadoras es mas rápido que por el correo tradicional 17
http://es.wikipedia.org
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Exactitud
. . . . * reduce la necesidad de reconfirmar la información . . * la comunicación es directa y fácilmente verificable . . * no se pierde el correo .
Seguridad Integración de sistema
* la información es menos susceptible de intercepción y falsificación * el software de EDI se vincula con sistemas internos para que los datos entrantes activen aplicaciones, automatizando aun mas el procesamiento de datos Soporte oportuno * la aceleración de la comunicación mejora las operaciones de manera oportuna entra las empresas, lo que reduce significativamente los costos de inventario. El vendedor solo envía los productos necesarios, que llegan directamente al fabricante o línea de ensamble. 18
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Business to Business B2B
(empresa a empresa); ha venido impulsado fundamentalmente por la creación de portales para agrupar compradores. Así, encontramos, por ejemplo portales de empresas de automoción, alimentación, químicas u hostelería, entre otros. Las compañías se agrupan para crear dichas páginas aglutinando fuerzas lo que les permite negociar en mejores condiciones. El mantenimiento de las páginas se produce pidiendo un canon por cotizar o cobrando a los socios una comisión del negocio realizado en el portal. Algunas de las ventajas que aporta el B2B para los compradores son: 1. Posibilidad de recibir mayor número de ofertas. 2. Despersonalización de la compra con lo que se evitan posibles tratos de favor. 3. Abaratamiento del proceso: menos visitas comerciales, proceso de negociación más rápido, etc. Por tanto, los compradores pueden pedir una reducción de precios en virtud del menor coste de gestión.
· Business to consumer B2C (empresas a consumidor), es decir, el comercio electrónico que realizan las empresas con los particulares. Potencialmente, tiene un gran recorrido a largo plazo y en la actualidad se va asentando en sectores como la distribución alimentaria. Así, las grandes cadenas de supermercados e hipermercados ya disponen en sus portales de aplicaciones de venta a través de internet. Otro ejemplo en B2C es el mayorista estadounidense de libros, música y otros productos Amazon.com. El éxito del B2C pasa por el aseguramiento de los sistemas de pago a través de tarjeta de crédito, si bien en muchos casos se da la posibilidad de otras formas de pago como contra reembolso, en efectivo o la utilización de servicios proporcionados por otras empresas como PayPal.
· Business to employee B2E (Empresa a empleado). Es la relación comercial que se establece entre una empresa y sus propios empleados. Por ejemplo, una compañía aérea puede ofrecer paquetes turísticos a sus empleados a través de su propia Intranet y, además de sus ofertas puede incluir las de compañías aéreas asociadas. 18
Oz Effy; Administración de sistemas de información; Edit. Thomson Learning; 2ª edición, México 2001; Pag. 412,413
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. . . . El B2E es una nueva demostración de las muchas aplicaciones que ofrece el comercio . . electrónico. . Pero no sólo eso, . . además el concepto se amplia a la propia gestión remota por parte del empleado de parte de sus responsabilidades dentro de los procesos de negocio de la empresa. Esto podría incluir facturación de comisiones de ventas, introducción de gastos de desplazamiento, etc. Es en definitiva un pequeño portal para la utilización de algunos recursos de la empresa por parte de los empleados de la misma, tanto en su quehacer cotidiano, como en la vida privada. Ventajas del B2E 1. Reducción de costes y tiempo en actividades burocráticas. 2. Formación online. 3. Mejora de la información interna. 4. Equipos de colaboración en un entorno web. 5. Agilización de la integración del nuevo profesional en la empresa. 6. Servicios intuitivos de gestión de la información. 7. Soporte para gestión del conocimiento. 8. Comercio electrónico interno. 9. Motivador, potenciador de la implicación del profesional. 10. Fidelización del empleado.
· Business to government B2G (empresa a gobierno) y consiste en optimizar los procesos de negociación entre empresas y el gobierno a través del uso de Internet. Se aplica a sitios o portales (aunque cada vez se sabe menos qué es un portal) especializados en la relación con la administración pública. En ellos las instituciones oficiales (ayuntamientos, diputaciones...) pueden ponerse en contacto con sus proveedores, y estos pueden agrupar ofertas o servicios Podríamos llamarlos de "empresa a Administración". · Consumer to consumer C2C (consumidor a consumidor) se refiere a las transacciones privadas entre consumidores que pueden tener lugar mediante el intercambio de correos electrónicos o el uso de tecnologías P2P (Peer to Peer) Un método sencillo para que las empresas se inicien en el comercio electrónico consiste en colocar una oferta especial en el sitio web y permitir a los clientes realizar sus pedidos online. No es preciso hacer los pagos vía electrónica. En el otro extremo de la escala están las empresas que se basan íntegramente en el comercio electrónico. Empresas como éstas no solo permiten pagos mediante tarjetas de crédito a través de Internet, sino que adoptan nuevas formas de pago como el dinero electrónico o ecash. · Modalidad B2B2C Modalidad de comercio electrónico que agrupa el B2B (business to business) y el B2C (business to consumer). Se trata de una versión más sofisticada de lo que podría ser la simple superposición de los dos negocios. Con la misma plataforma online y la misma plataforma de distribución se trata de crear la cadena de valor completa desde que un producto o servicio se fabrica hasta que llega al consumidor final. El B2B2C, también se emplea en algunos casos para definir a los mercados llamados "mercados diagonales" en Internet, plataformas en línea (online) que atienden tanto a transacciones comerciales entre negocios como entre negocios y consumidores finales. Por lo general estos mercados diagonales suelen ser proporcionados por fabricantes o 21
. . . . mayoristas que proporcionan una diferenciación de precios y condiciones comerciales según . . se trate de una compra hacia un distribuidor o minorista (otra empresa) o un consumidor final . . o ciudadano. . 19
Mcommerce (Comercio móvil) es el uso de dispositivos inalámbricos como teléfonos celulares o aparatos de información digitales portátiles, para dirigir transacciones de comercio electrónico tanto de negocio a consumidor como de negocio a negocio a través de internet. 20
Clasificación de los EProducts Por el momento no todos los productos son potencialmente comercializables desde una plataforma ya que existen muchos en que los clientes, aun en contra de factores como el tiempo de entrega o el precio, privilegian el poder tocar, ver, oler o sentir el producto físico en sus manos antes de decidir su compra. Por ello seria conveniente hacer una clasificación de los productos: Productos básicos, los commodities, y aquellos productos de producción masiva seriada de relativo bajo costo unitario. Bienes que, si bien pueden tener una producción masiva tienen entre sí pequeñas diferenciaciones a partir de alguno de sus atributos, que puede llevar al comprador a preferir la búsqueda personal en canales físicos (libros con edición diferente, o diferentes autores), (automóviles a los que se le agregan atributos tangibles que no existían en la unidad al salir de la terminal). Bienes que la subjetividad de los valores adquiere una relativa máxima importancia ante el comprador que necesita la presencia física, su prueba, uso o degustación como paso previo a la decisión de compra (vestimenta, vivienda, mobiliario y todo aquello que por su talle, medidas, colores y sensaciones pueda influir en la satisfacción del consumidor). Bienes que, aun siendo seriados en su producción, adquieren una calidad variable o de alta diferenciación, como puede ocurrir con productos comestibles frescos, obras de arte, elementos usados. En el campo de las transacciones internacionales la incursión en el ecommerce se complica no solo por la existencia de las barreras propias del comercio con el exterior sino también por las diferencias con que las bondades del sistema son percibidas por las distintas culturas. Es por ello que, si bien no difícil, mucho menos imposible, el posicionamiento de los negocios internacionales en ecommerce merece 2 análisis previos. Uno el referido a los productos a ofertar en función de su grado de adaptabilidad, y el otro hacia el conocimiento de las debilidades que nos permitan acotar nuestras posibilidades y seleccionar a que mercados apuntaremos. Las debilidades son las que pueden darnos el empujón de la caída ya que si no estamos preparados para la respuesta el mercado nos descartara de inmediato; por ello se deben analizar puntos como los siguientes:
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http://es.wikipedia.org Laudon Keneth / Laudon Jane; Sistemas de información gerencial; Edit. Prentice may; 8ª edición, México 2004; Pág. 118
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. . . . Si nuestros productos o sus atributos tienen impedimentos técnicos, sanitarios o de otra . . naturaleza en algún país; si es así deberemos mencionar a qué mercados no esta dirigida la . . oferta. .
Si podemos abastecer cantidades ilimitadas del producto; si no es así deberemos aclarar las limitaciones Si disponemos de la estructura necesaria para cumplir con la entrega de los pedidos en el tiempo prometido; si no es así aclararlo Si la cadena de distribución es confiable en todos los destinos; ya que el acceso a otros países puede estar restringido para transportes locales Si los precios son globales, ya que después de elaborada una orden, no se podrá cambiar el precio; por lo cual hay que especificar cargos adicionales por diferentes destinos (ejem. Amazon) Si la cadena de suministro de todos los insumos, partes, piezas y consumibles es segura y confiable; ya que esto puede perjudicar la capacidad de entrega del producto terminado
OBJETIVOS DEL ECOMMERCE EMPRESA
CLIENTE
* lograr el crecimiento de los negocios por este * disponer mas rápidamente y en buenas medio y una condiciones diferenciación respecto de los competidores locales como del bien adquirido internacionales * cambio en la cultura organizacional, dinamizar y * acceder a los mismos productos a los que modernizar pueda acceder por los procesos por la distinta velocidad de acción y los canales convencionales, a un precio mas reacción bajo * producir a economías de escala y lograr la * acceder a productos distintos o diferentes a reducción de los disponibles en los canales convencionales, que costos satisfagan sus necesidades o requerimientos * aportar valor, tanto a los actuales como a los nuevos clientes, para lograr su fidelizacion. 21
COMERCIO ELECTRÓNICO realización de transacciones comerciales utilizando tecnologías de telecomunicaciones y sistemas de información. Es la aplicación de tecnologías de la información para la operación y reducción de costos de transferencia entre productores y consumidores que realizan sus procesos de compraventa de bienes y servicios utilizando formatos electrónicos estandarizados y estructurados. Además de agilizar las transacciones entre los agentes de una cadena de distribución, a través de esta tecnología se busca:
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Ledesma Carlos A.; Negocios y comercialización intercultural; Edit. Macchi; 1ª edición, 2003 Argentina; Pág. 195200
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. . . el potencial e impacto globalizado de Internet en las estrategias de Aprovechar . . . segmentación de mercado que suelen utilizarse para definir y alcanzar un mercado . . objetivo concreto . Apoyar los distintos ciclos de venta tanto de bienes tangibles e intangibles como de servicios físicos y virtuales aunque estos últimos sean más difíciles de normalizar Aplicar el avance de las tecnologías de mercado de línea para la venta de productos cada vez más baratos y la de productos con cambio frecuente de precio debido a diversos factores, como las fluctuaciones de moneda. Disminuir de forma significativa los costos de promoción, entrega y asistencia postventa con el objetivo no solo de atraer nuevos clientes, sino mantener su lealtad de compra Definir los niveles de prioridad de la información corporativa que va a ser compartida por proveedores, socios y clientes Crear nuevas oportunidades de negocio y de hacer negocios Reducir y hacer más eficientes los costos delos mecanismos de seguridad externos e internos de la información Buscar nuevas formas de pago de mercancías
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Modelos de negocio web en Internet
Categoría
Descripción
Ejemplos
Tienda virtual
Vende bienes físicos o servicios en línea, en lugar de hacerlo a través de una tienda física o un detallista. La entrega de productos y servicios no digitales se efectúa a través de los medios tradicionales
Amazon Security first Network bank
Concentrador del Concentra información acerca de productos y servicios de varios mercado proveedores en un punto central. Los compradores pueden efectuar búsquedas y comparaciones, y a veces efectuar la transacción de ventas
Internet mall Dealer net Insuremarket
Corredores de información
Ofrecen información de productos, precios y disponibilidad. Algunos facilitan las transacciones, pero su principal valor radica en la información que proporcionan
Partnet Travelocity Autobytel
Cámaras de compensación electrónicas
Ofrecen sistemas tipo subasta para productos cuyo precio y disponibilidad Bid.com están cambiando constantemente, a veces como respuesta a las Onsale acciones de los clientes
Corredores de transacciones
Los compradores pueden consultar tarifas y condiciones, pero la actividad de negocios primaria es cerrar la transacción
E*trade Ameritrade
Subasta inversa Los consumidores presentan una oferta a varios proveedores para adquirir Priceline.com bienes y servicios a un precio especificado por el comprador Entrega digital de productos
Venden y entregan software, productos multimedios, y otros productos digitales por Internet
Proveedor de contenido
Crea ingresos al proporcionar contenido. El cliente podría pagar por acceder Wall street journal al contenido, o podrían generarse ingresos por la venta de espacio Interactive publicitario o por pedir a los anunciantes que paguen por aparecer en listas Quote.com organizadas dentro de una base de datos que es posible consultar
Proveedor de Proporciona servicio y apoyo a usuarios de hardware y software servicios en línea 22
Photodisc Sonicnet
Cybermedia Tune up.com
Robles Valdes Gloria / Alcerreca Joaquin Carlos ; Administración “un enfoque interdisciplinario”; Edit. Prentice may; México 2000, 1º edición; Pag. 352353
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DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA
HISTORIA La Librería Internacional fue fundada en el año de 1941 por un inmigrante austriaco llamado Rudolf Neuhaus. Empezó en un pequeño local en la esquina de Sonora y Ámsterdam y se enfocó principalmente a la importación de libros para la colonia de habla alemana en México. Después, a los pocos años, se mudó unos pasos, al local que hoy ocupamos. En 1947 llegó a México el yerno del señor Neuhaus, Roberto Kolb, para hacerse cargo del negocio. Don Roberto le dio un giro a la librería, ampliando la orientación hacia libros académicos, científicos, técnicos y médicos, continuando con la literatura en alemán y en español. Logró convertir a la librería en un importante punto de reunión en torno al libro y la cultura, tanto para la comunidad de habla alemana en México como para la creciente clientela de ávidos lectores mexicanos. En 1958, Don Roberto fundó la Editorial El Manual Moderno, con el objeto de proporcionar a los estudiantes de medicina traducciones de los principales textos de la época a precios accesibles. Don Roberto continuó el crecimiento de ambas empresas hasta que, en 1970, decidió vender sus negocios al Dr. Gustavo Setzer Munguía, en sociedad con una muy prestigiosa editorial internacional. Ahora, con Don Gustavo al frente de los negocios, éstos continuaron su proceso de expansión. En la editorial se amplió el catálogo a otras áreas en ciencias de la salud, así como el programa de pruebas psicológicas. Se inició el proyecto de exportación a toda América Latina y España. Se construyó el edificio de Ámsterdam y la bodega de Los Reyes. La librería también experimentó un importante crecimiento, abarcando más espacio del edificio de Sonora y parte del de Ámsterdam y se abrió la sucursal Copilco. En 1985, los socios extranjeros de Don Gustavo decidieron vender su participación, quedando desde entonces Grupo Ese (que es la empresa que agrupa tanto a Manual Moderno como a Librería Internacional) como una empresa 100% mexicana. En esa época comenzó a trabajar en el grupo el hijo de Don Gustavo, Hugo Setzer Letsche, quien en 1990 fue nombrado Director General. En este periodo, bajo la dirección del Ing. Setzer, se estableció Editorial el manual moderno Colombia, se compró el fondo editorial de Ciencia y Cultura Latinoamérica y se abrió el local de venta en un Paseo por los Libros, en el pasaje ZócaloPino Suárez del metro. También se amplió la oficina de Editorial El Manual Moderno en Guadalajara y se abrieron las oficinas en Monterrey y Veracruz.
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Laudon Keneth / Laudon Jane; Sistemas de información gerencial; Edit. Pearson educación; 6ª edición, México 2002; Pág. 304
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. . . . Don Gustavo continuó como Presidente del Grupo hasta su muerte, en 1999. Desde . . entonces, el Ing. Hugo Setzer es, además de Director General, Presidente de un consejo de . . administración profesional que ha marcado y definido el rumbo de las empresas del Grupo. . Hoy en día, Editorial El Manual Moderno es reconocida como una de las principales editoriales en ciencias de la salud en Iberoamérica y la Librería Internacional sigue siendo reconocida por sus libros académicos y publicaciones en otros idiomas, así como por su servicio. De manera conjunta, damos empleo a más de 170 personas en varios países de Latinoamérica. Nuestra concepción de empresa se basa en cuatro Principios fundamentales, que son como los grandes lineamientos que nos deben servir de guía. Pensamos que nuestra empresa debe: 1) Ofrecer un valor a la sociedad. 2) Brindar una oportunidad de desarrollo para quienes trabajamos en ella. 3) Generar utilidades. 4) Asegurar la continuidad de la misma. ORGANIGRAMA
Consejo de Administración
Director General Asistente Chofer
Dir. Editorial
Dir. Comercial Dir. Finanzas
• Gcia. derechos de autor • Gcia. Vtas regionales • Producción • Gcia. Vtas • Proyectos electrónicos y institucionales multimedia • Gcia. exportaciones • Almacén • Gcia. Servicio al cliente • Gcia. Mercadotecnia
• Gerencia Contabilidad • Gerencia Sistemas • Gerencia Compras • Gerencia Crédito y cobranza
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Dir. Recursos Humanos
M.M. Colombia
• Gcia. Admón.. de personal • Desarrollo y capacitación • Servicios generales • Gcia. Admón.. de tiendas • Recepción de mercancía
. . . . VISION . . . . Ser líder en satisfacción a clientes en el mercado Iberoamericano, siendo reconocidos por .
exceder los requerimientos de servicio y tiempo, así como por la calidad de nuestros productos. MISIÓN Resolver las necesidades de información de nuestros clientes con soluciones innovadoras, con la calidad esperada y en el tiempo requerido, superando las expectativas de nuestros lectores y distribuidores, logrando a sí su completa satisfacción y lealtad Construir estructuras ágiles y flexibles, enfocadas a las necesidades del mercado, en una cultura de productividad y procesos. Orientaremos todo nuestro esfuerzo hacia el cliente, apoyados en los medios y la etnología de punta que estén al alcance de nuestro grupo. Desarrollar un ambiente de confianza y superación personal, otorgando a nuestros colaboradores sueldos adecuados, basados en su productividad, sus resultados y el respeto que muestren por nuestros valores. Generación constante de utilidades, asegurando así su permanencia y crecimiento, garantizando un rendimiento razonable p ara sus acciones. VALORES Compromiso: cumplir lo que prometemos Esfuerzo: dar lo mejor de nosotros con disciplina y constancia Innovación: exceder nuestros limites mentales y capacidades creativas Libertad: ejercer nuestro derecho de pensar y de decidir, con el compromiso de hacernos responsables de cada una de nuestras acciones Madurez: reconocer con humildad nuestros aciertos y errores, con la finalidad de aprender de ellos. Madurez es respetar a mis compañeros y confiar en ellos Verdad: actitud sincera y honrada con nosotros mismos
DIAGNOSTICO SITUACIONAL El sistema origen con el que cuenta la compañía es el AS/400: INTRODUCCION AS/400 El servidor AS/400 es un ordenador de IBM de gamas baja y media, llegando a solaparse con los grandes host y con los pequeños servidores Windows y GNU/Linux, para todo tipo de empresas y departamentos. Comercializado por primera vez en 1988, sigue fabricándose actualmente bajo el nombre de i5 (anteriormente eServer iSeries). Se trata de un sistema multiusuario, con una interfaz controlada mediante menús y comandos CL (Control Languaje) muy intuitivos que utiliza terminales y un sistema operativo basado en objetos y bibliotecas, OS/400. Un punto fuerte del OS/400 es su integración con la base de datos DB2/400, siendo los objetos del sistema miembros de la citada base de datos. Esta es también soporte para los datos de las aplicaciones dando como resultado un sistema integrado de enorme potencia y estabilidad. Actualmente, con la denominación i5 (anteriormente iSeries), soporta otros sistemas operativos tales como GNU/Linux, AIX o incluso Windows en una placa Intel integrada, soportando también de forma nativa múltiples aplicaciones (como el Servidor Web Apache) antes reservadas a Windows o UNIX. La máquina se basó originalmente en una CPU CISC de IBM, pero en 1996 se migró a una familia de CPU RISC basada en microprocesadores PowerPC llamada RS64. Los últimos modelos se basan en el procesador POWER5. 27
. . . supervivencia de la máquina es debida a su capa de MI o Machine La capacidad de . . . Interface, que aísla el hardware y permite, mediante el uso de APIs, que el sistema operativo . . y los programas de . aplicaciones se aprovechen de los avances en hardware sin tener que
recompilarlo y de su gran adaptación al entorno empresarial critico, en donde la estabilidad y fiabilidad del sistema es fundamental. Puede trabajar con los lenguajes de programación siguientes: RPG, ensamblador, C, Java, COBOL, SQL, BASIC y REXX. También se dispone de varias herramientas CASE: ADP/400, Synon, AS/SET, Lansa. Se diseñó como sustituto del Sistema/38 y partiendo de su arquitectura, cuyos orígenes se remontan a los años 1978 1979
Beneficios: · buen control de acceso a usuarios · permite que los usuarios solo ingresen a las actividades que les corresponden según el perfil de sus actividades · buen control de accesos para cambio de precios de materiales Desventajas: · generación de reportes (solo el área de sistemas los puede generar) · reportes generados solo en archivos TXT; no se pueden generar en exel · demasiadas pantallas para una sola transacción · hay que cambiar la clave de password de acceso cada mes · para alta de materiales y proveedores no hay un bloqueo, lo que genera duplicación de información y que la base de datos sea enorme y muy difícil de encontrar información · se corre el riesgo de comprar materiales equivocados · se corre el riesgo de hacer pagos a proveedores incorrectos · hay que cambiar constantemente ordenes de compra ya que el sistema no permite hacer recibos parciales · no se puede realizar impresión directa del sistema; hay que bajar la información ya sea vía archivo (área de sistemas) o bajo la opción impresión de pantalla · cada cierre de mes no se puede utilizar el sistema por la generación de reportes
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. . . . PROPUESTA DE SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA EMPRESAS DE . . CLASE MUNDIAL . . . Después de analizar las posibles opciones en sistemas, considerando su viabilidad, seguridad, fácil instalación, y costo se decidió que el sistema seria:
Microsoft® Business Solutions–Navision® 3.70 Essentials Microsoft Business Solutions–Navision es una solución de gestión empresarial integrada económica que es rápida de implementar y fácil de personalizar, mantener y utilizar. Está diseñada específicamente para pequeñas y medianas empresas que buscan una solución para ayudarles a aumentar la productividad sin trastornar las operaciones diarias. Microsoft Business Solutions–Navision ofrece funcionalidad integrada para gestión financiera, colaboración en la cadena de suministro, CRM y comercio electrónico. Copyright . 2003 Microsoft Business Solutions ApS, Dinamarca. Microsoft Business Solutions–Navision tiene disponibles las siguientes áreas de negocios: • Comercial · Fabricación · Gestión financiera · Recursos y proyectos · Activos fijos · Valoración de existencias · Gestión de existencias · CRM – Servicio · CRM – Marketing y ventas
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Se decidió implementar las partes del sistema que ofrecieran los resultados potencialmente más favorables en un corto periodo; ya que una instalación a gran escala podría resultar muy riesgoso. La implementación incluye solo los módulos de contabilidad, ventas y cobros, compras y pagos, existencias; dejando pendiente la parte de producción para el área de editorial. Áreas del negocio que Participan • Dirección General • Dirección de Finanzas (todos los módulos) • Dirección de Recursos Humanos (módulo existencias y ventas y cobros para librería) • Dirección Editorial (módulo existencias para editorial) • Dirección Comercial (módulo ventas y cobros para librería y editorial) Módulos de aplicación Los siguientes módulos son los que se consideran para ser aplicados en diferentes departamentos, pertenecientes a diferentes departamentos localizados en las direcciones mencionadas. 1 Módulo Contabilidad La Contabilidad es el área central de la aplicación en la que se registra, resume, procesa y crea informes de toda la información financiera. En concreto, obtendrá información acerca de: Contabilidad general El Plan de cuentas Grupos contables 30
. . . . Dimensiones . . Diarios y secciones . . Bancos .
Informes financieros Presupuestos 2 Módulo Ventas y cobros Las funciones del área de aplicación para gestionar las cuentas de ventas y cobros mediante cuentas individuales para cada cliente. Esta área está completamente integrada con Contabilidad. De este modo, al registrar un movimiento creado en Ventas y cobros, se registran automáticamente todos los movimientos necesarios en la cuenta de ventas, la cuenta de cobros y, si existen, en las cuentas de descuento y de IVA. En concreto, obtendrá información acerca de: Ofertas de venta Crear pedidos de venta Registrar pedidos de venta Crear y registrar facturas de venta El proceso de registro de ventas Abonos Herramientas de entrada de documentos de venta Cobros Actividades periódicas 3 Módulo Compras y pagos El área de la aplicación Compras y pagos ayuda a gestionar las compras y los pagos. Se encuentra totalmente integrada con el área de la aplicación Contabilidad. De este modo, cuando se registra una transacción, como una factura, el sistema registra automáticamente todas las transacciones necesarias en las cuentas correspondientes, como la cuenta de compras, la cuenta de pagos y las cuentas de descuento y de IVA aplicables. En concreto, se tratan los siguientes temas: Ofertas y pedidos de compra Facturas de compra El proceso de registro de compras Abonos Herramientas de entrada de documentos de compra Diarios de pagos y emisión de cheques 4 Módulo Existencias El área de existencias del sistema es muy amplia y, por lo tanto, se trata en mayor detalle en el material de formación de Comercial, Valoración de existencias, Gestión de existencias y Fabricación. En concreto, se tratan los siguientes temas: Configuración básica de existencias La ficha de producto Lista de materiales Variantes de producto y unidades de almacenamiento (UA) Objetivos del proyecto • Implantar una solución de gestión que controle los procesos actuales de la compañía. 31
. . . . • Integrar a esta nueva solución las funcionalidades CRM y BI que actualmente constituyen . . soluciones periféricas independientes. . . . Alcance del proyecto Contar con una solución de negocios que controle los procesos críticos de operación, permitiendo resolver las necesidades de información de los clientes con soluciones innovadoras, con la calidad esperada y el tiempo requerido, superando las expectativas de los lectores y distribuidores, logrando así su completa satisfacción y lealtad. Factores de Riesgo del Proyecto • Resistencia al Cambio Cultural • Sistema de Comunicación Deficiente • Expectativas incorrectas sobre el alcance y enfoque del proyecto • Falta de Compromiso y Disponibilidad • Falta de Apego a la Metodología de Implantación
METODOS DE CONSULTORIA Y RELACIONES INTERPERSONALES METODOLOGIA DE INGENIERIA DE SISTEMAS METODOLOGIA DE ADMINISTRACION DE PROYECTOS
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Entregables: Metodología de Ingeniería de Sistemas DRP DDE DDS DFO DDF DSP NC CE EP PT TU UA AL L IZ AC CI IÓ ÓN N C ON I ZA PTD CO DSP
Aplicación: Configurada DE EF FI IN NI IC CI IÓ ÓN N D Instalada
Solución operando. Carta de liberación Un cliente satisfecho
Usuarios capacitados
DPP liberado INTERPRETA R LA ORGANIZACI ÓN
ESTUDIO DE LA ORGANIZACIÓ N
• OR A NI GR RA A MA O RA N IG M A • PR OC CE ES SO OS S P RO • AC CT TI IV VI ID DA AD DE ES S A • TA RE EA AS S T AR
SOLUCIO NES DEL MODELO
• GE RE EN NC CI IA AS S G ER
• DI SE EÑ ÑO O D DE E L L A D IS
• PR OC CE ES SO OS S D DE E P RO
CO NC CE EP PT TU UA AL L IZ AC CI IÓ ÓN N C ON I ZA EN NA AV VI IS SI IO ON N E N N • MA O D DE E V V2 2. .6 60 0 A A M A PE P EO
NE GO OC CI IO O N EG
•
DISEÑO DE CONTROLE S ASOCIADO S
• MI NI IM MI IZ ZA A R L M IN R L A IN CE ER RT TI ID DU UM MB B RE I NC R E DE L A F UN NC CI IO ON N D E L A FU DE L S SI IS ST TE EM MA A D EL
Metodología de Administración de Proyectos PLANEACION
INICI O Recibir la petición y asignar líder Realizar junta de Inicio del
Categorizar y autorizar el seguimiento del proyecto
Generar documento DRP Generar el plan Maestro del proyecto • Análisis
• Diseño • Desarrollo • Despliegue • Operación en
Aprobar el documento DRP * Establ ecer un entendimiento común entr e em presa y HRT sobre el tr abajo a
* Establ ecer los el em entos necesar ios par a llevar a cabo el desar rollo del pr oyecto:
EJECUCIO N Ejecutar el plan CONTRO L Medir desempeño Y difundir Controlar variaciones de esfuerzo, cambios, entregables, cambio de
Administrar cambios de * Asegur ar que los objetivos se al cancen, monitoreando y
POST IMPLANTACI ON Y Revisar y evaluar el desarrollo y resultados del Medir satisfacción Cerrar Definir siguientes * Verificar que los productos y/oi ser vici os resultado del pr oyecto respondan al criterio de
Aseguramiento de la calidad del proyecto Plan de Comunicación 33 Plan de Riesgos del Proyecto
Cambio Cultural en la Administración de Proyectos
. . . . Procedimientos de control del proyecto . . · Bitácora de proyecto . . · Roles y responsabilidades . · · · · · ·
Plan de riesgos Plan de comunicación Reuniones de seguimiento Solicitudes de cambios Informes de incidencias Tableros de control
Cu a d d e I n te g ra ci ió ón n d de el l P Pr ro o ye ct to o C u rv r va e In t eg r ac y ec FASES DEL PROYECTO
OPERACIÓN EN MARCHA
DESPLIEGU E
DESARROLL O Y PRUEBAS
DISEÑ O
ANALISI S
T1=1 mes
Es t ra t eg d e i mp n ta ci ió ón n E st r at e g ia i a d e im p la l an t ac
T1=2 mes
T1=5 mes
T1=3 mes
T I E M P O
Operaci on Proveedor Compras
2
Existencias Cliente
• Ubicacion • Puesta a disposi ci on
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3 • Moverl os
• Preparar los • Entregar los 1 2 3
Admón. Vent as 4
. . . . . . . . TABLERO DE CONTROL . ÁREA
PROCESO
MEJORA
No se duplicaran las altas de materiales ya existentes, ya que será una sola base de datos Facilitar el manejo de la información estadística generada por concepto de ventas, categorizando el Ventas librería No hay información fiable y toma contenido de la misma. Esto es que se pueda visualizar importes, totales, unidades, ya sea por área de /editorial mucho tiempo realizar reportes producto, cliente, zona, autor, título, ya que lo anterior nos permitiría mejorar la toma de decisiones. Mejorar el Flujo de Información entre las diferentes áreas. Sobre todo en los aspectos de facturación, Flujo de información entre Inventarios, listados de Precios, producción, etc ya que Grupo ESE departamentos actualmente hay mucha dependencia a ciertos departamentos como sistemas. Capacidad de Interacción directa con los departamentos con los que tenemos relaciones de trabajo ya que en muchas ocasiones nos tardamos en Información e interacción de Editorial / Crédito y áreas involucradas en un mismo recibir información importante generada en otras áreas cobranzas proceso (salida de novedades al mercado, próximas ediciones, proyectos editoriales, clientes morosos, facturación y pagos pendientes) Capacidad para consultar y extraer del sistema Generación de reportes de información valiosa que apoye nuestra labor, Grupo ESE utilidad refiriéndonos a listas de existencias, precios, comportamiento de los clientes, etc. Capacidad para realizar pedidos "en línea" desde nuestras computadoras y directamente a Servicio a Ventas / Servicio al Elaboración de pedidos y Clientes con la opción de checar además la existencia cliente facturación actual del material y la fecha probable de entrega al cliente, ahorrando así papeleo y tiempo y mejorando con esto nuestra eficiencia e imagen como empresa. Cada usuario podrá generar reportes dependiendo de Sistemas Elaboración de reportes sus necesidades; lo que ahorrara tiempo ya que no hay que esperar a que el área de sistemas, los genere y los envíe a los usuarios; de esta manera no se detendrán actividades dentro de la empresa Permitirá hacer la recepción de materiales en forma Recepción de materiales Recibo de materiales parcial y no tener que corregir las ordenes de compra parcialmente por materiales faltantes Inventarios más cercanos a la realidad; así como generación de almacenes en el sistema que permitan separar los productos dependiendo de su condición o Grupo ESE Inventarios status; así no se mezclaran los productos en un solo almacén, generando conflicto entre las áreas de ventas, compras, editorial y recibo. Compras
Alta materiales
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. . . . CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES . . · La planeación de la tecnología y de los sistemas de información puede ayudar a las . . organizaciones a encarar los desafíos de un entorno rápidamente cambiante y . ·
· ·
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·
competitivo. La tecnología de información puede ayudar a fomentar los vínculos entre las diversas unidades y empleados dentro de la organización; así como entre los proveedores y los clientes. La tecnología de la información continúa desempeñando una función cada vez más importante, al facilitar que las organizaciones se vuelvan más competitivas. Lo más importante es la capacidad para encontrar a la gente adecuada tanto en la organización del sistema de información como entre los usuarios finales para ponerlos en práctica. Construir la calidad en las personas significa ayudarlas a llegar a ser conscientes que en el entorno del trabajo abundan los problemas tanto funcionales como funcionales transversales y debe ayudarse a la gente a identificar estos problemas. Luego se le debe entrenar en el uso de herramientas para la resolución de los problemas a fin de que puedan tratar aquellos que hayan identificado. Una vez que se ha resuelto un problema, los resultados deben estandarizarse para evitar recurrencias Cursos constantes de actualización y capacitación son indispensables para los empleados para familiarizarlos con la aplicación Microsoft Business Solutions– Navision. Tras haber finalizado el curso, los empleados habrán obtenido los conocimientos necesarios para demostrar la funcionalidad básica del sistema y/o realizar cursos formativos más avanzados del plan de estudios de Microsoft Business Solutions–Navision.
BIBLIOGRAFÍA 1. Laudon C. Kenneth / Laudon P. Jane; Sistemas de informacin gerencial; 6ª edición Mexico 2002; Edit. Pearson Educación 2. Munch Galindo / Maritnez Garcia; Fundamentos de administración; 5ª edición 3ª reimpresión 1993; Edit. Trillas 3. Robles Valdés Gloria / Alcerreca Joaquín Carlos; Administración un enfoque interdisciplinario; 1ª edición México 2000; Edit. Prentice Hall 4. Cohen Daniel / Asin Enrique; Sistemas de información para los negocios; 3º edición México 2000; McGraw Hill 5. C. Laudon Keneth / P. Laudon Jane; Sistemas de información gerencial “organización y tecnología de la empresa conectada en red”; 6º edición México 2002; Pearson Educación 6. George Beekman; Introducción a la informática; 6ª edición, México 2006; Edit. Prentice hall 7. Turban Efrain / Mc Clean Ephraim / Wetherbe James; Tecnologías de información para la administración; 1ª edición, 2001 México; Edit. CECSA 8. O`brien James / Marakas George; Sistemas de información gerencial; 7ª edición México 2006; Edit. McGraw Hill 9. Huidobro Moya José Manuel / Millán Tejedor Ramón; Tecnologías de telecomunicaciones; 1ª edición, 2006 México; Edit. Alfaomega 10. Rebolloso Gallardo Roberto; La globalización y las nuevas tecnologías de información; 1ª edición, México 2000; Edit. Trillas 11. Oz Effy; Administración de sistemas de información; 2ª edición, México 2001; Edit. Thomson Learning 36
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. . . . ANÁLISIS DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA EMPRESAS DE CLASE MUNDIAL . . . . . ARACELI PÉREZ SOLÓRZANO
RESUMEN El presente trabajo, es la descripción detallada del proceso funcional del área de Urgencias en el Hospital eneral de Ecatepec, con el fin de establecer planes de acción para facilitar el flujo del mismo proceso. Un Hospital General publico es una organización sin fin de lucro, cuya función es la de brindar atención médica a personas que lo necesiten y con esto, lograr que recuperen la salud. En el caso de esta institución, la inauguración fue hace un año, por lo tanto, aun están adaptándose y poniendo en marcha sus actividades. Estos ofrece fortalezas y debilidades; fortaleza al poder establecer sistemas y programas sin tener que sustituir otros ya existentes, con esto se disminuyen costos y la adaptación es en menor tiempo, pero también se tienen debilidades al encontrarse aun, situaciones de desidia y desconocimiento entre los integrantes del hospital además de la falta de sistemas que faciliten la búsqueda de pacientes en el área de archivo, produciendo con esto errores y gastos tanto monetarios como de tiempo, que en la cadena de valor, termina repercutiendo fuertemente en el paciente. Estas son en pocas palabras las problemáticas que se resolverán en esta investigación, con el principal propósito de ofrecer un mejor servicio al paciente y facilitar el proceso de admisión, internación y salida del mismo.
ABSTRACT The present work, is the detailed description of the functional process of the Urgencies area in the General Hospital of Ecatepec, with the purpose of establishing action plans to facilitate the flow of the same process. A public General Hospital is an organization without purpose of lucre whose function is to offer medical attention to people that need it and with this, achieve that they recover the health. In the case of this institution, the inauguration was one year ago, therefore, they are even adapting and starting the activities. These offer strengths and weaknesses; strength to the be possible establish systems and programs without having to substitute other already existent, with this decrease costs and the adaptation is in smaller time, but weaknesses are also had when being even, situations of indolence and ignorance among the members of the hospital, additionally of the lack of systems that facilitate the search of patient in the file area, achieving with this errors and monetary expenses and of time that in the chain of value, it finishes rebounding strongly in the patient. These are in few words the problems that will be solved in this investigation, with the main purpose of to offer a better service to the patient and to facilitate the admission process, internment and exit of the same one.
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. . . INTRODUCCIÓN . . . . La realización de este . . trabajo parte de un estudio realizado a los sistemas de información en las empresas de clase mundial, con lo que se tienen las bases y fundamentos para realizar una investigación explicativa, en la cual el propósito es hacer una descripción del proceso operacional del área de Urgencia en el Hospital de las Ameritas, mas conocido como Hospital General de Ecatepec, para establecer las causas de los eventos, sucesos y fenómenos observados y con ello, realizar propuestas de acción y el planteamiento de un sistema que solucione los problemas situados. Como punto importante, debo partir de la explicación, que el proceso de admisión e internación de un paciente al área de urgencias depende de sus síntomas o enfermedad, por lo tanto el proceso puede dividirse en muchas ramas dependiendo la situación a la que se haga referencia. En este caso yo tomare como ejemplos, dos supuestos, el primero que será el de una persona que ingresa con un pequeño objeto en el ojo, incrustado por un accidente laboral y el segundo que será el de un señor que ingresa por síntomas de apendicitis. Con esto pretendo disminuir las actividades de investigación para realizar un análisis más exacto sobre las problemáticas que se presentan con los supuestos antes mencionados. La importancia de este proyecto se encuentra al reconocer la importancia del tiempo en los procesos operacionales que forman parte del área de urgencias, al establecer que depende de ello la vida de una persona. Por lo tanto es indispensable realizar un análisis con el que se puedan hacer propuestas y platear un verdadero equipo de alto rendimiento, que beneficiaria indudablemente al paciente.
La estructura del trabajo esta dividido en cinco puntos principales, los cuales son: Marco Teórico: En el Marco Teórico se describirán los temas analizados y estudias en las fichas realizadas para la materia de Sistemas de Información de los Negocios internacionales, impartida por el profesor José Ignacio Sotomayor. Los temas son los siguientes: · Inteligencias empresarial competitiva, · Nuevas tecnologías de información y telecomunicaciones, · Sistemas de información internacionales, · Internet y el comercio electrónico. Descripción de la Organización y Diagnostico Situacional: Se presentara información general de la Organización como dirección, giro, misión, visión, estructura organizacional y el área que se va a analizar con la problemática que se presenta. Propuesta de Sistemas de Información: Se platearan las actividades, planes e implementación de sistemas, con el fin de solucionar del problema que presenta la organización. Conclusiones y Recomendaciones: Se especificaran las conclusiones a las que se llego al realizar el proyecto y se proporcionaran recomendaciones dirigidas a las personas que estén interesadas en realizar una investigación similar. Bibliografía: Se proporcionará la bibliografía proveniente del Marco Teórico, tanto de libros, como de revistas y direcciones de Internet, para facilitar la corroboración de la información. MARCO TEÓRICO INTELIGENCIA EMPRESARIAL Y COMPETITIVA La Información en los Negocios
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. . . . En ocasiones los términos dato e información se utilizan como sinónimos, lo cual es un error. Dato . . puede ser un número, una palabra, una imagen. En el ámbito cotidiano se utiliza en plural “datos” los . cuales son la materia . . prima para la población de información. Información, por su parte, son datos que dentro de un contexto dado tienen un significado para alguien. Finalmente, sistema es el mecanismo por el cual se genera información. Un sistema de información es un conjunto de elementos que interactúan entre si como el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio. En un sentido amplio, un sistema de información no necesariamente incluye equipo electrónico (hardware). Sin embargo, en la practica se utiliza como sinónimo de “sistema de información computarizado” Un sistema de información realiza cuatro actividades básicas: entrada, almacenamiento procesamiento y salida de información. La entrada es el proceso mediante el cual el sistema de información toma los datos que requiere para procesar la información, el almacenamiento es una de las actividades o capacidades mas importantes que tiene una computadora, ya que con esto se puede recordar la información guardada en el proceso anterior, procesamiento de información es la capacidad para efectuar cálculos de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecidas, esto permite la transformación de datos fuente en información que puede ser utilizada para la toma de decisiones, la salida de información es la capacidad para sacar la información procesada o bien datos de entrada al exterior 24 En estos tiempos, las necesidades de las empresas son definidas por el entorno global en que coexisten, este ambiente es muy competitivo; es indudable que el gran número de empresas existentes en todos los países y la gran competitividad existente entres ellas; ya sea por materias primas, optimización de sus recursos, ingresar a nuevos mercados, entre otros; exige a las organizaciones de nuestro tiempo un óptimo funcionamiento, esto con el propósito de lograr una ventaja competitiva sobre sus contrincantes. Organización Tradicional § Busca beneficios extraordinarios sólo enfocados a maximizar el valor (valor económico añadido, valor de mercado añadido, valor monetario añadido, rendimiento total para el accionista) § La organización fue vista como un sistema mecanicista, que era planeado y controlado por la legítima autoridad de la administración. § Se enfatizaba el incremento de la eficiencia a través de la estructuración y control del factor humano. § Para asegurar la cooperación en el logro de las metas de la organización, los miembros debían ser supervisados estrechamente. § La administración era la fuerza integradora primaria y la jerarquía formal el mecanismo para lograr la coordinación. § Se han objetado muchos de los "principios" derivados de los tradicionalistas por ser creencias, o simple sentido común, tan generales que carecen de lineamientos específicos para su aplicación. Se ha sugerido que muchos de estos conceptos son internamente contradictorios 25 § Estructura de tipo piramidal con jerarquías bien definidas y en el que los conocimientos tienden a concentrarse en los niveles altos de la escala, se muestra como el predominante dentro de la muestra de empresas. Dadas las escasas responsabilidades de toma de decisión que recaen sobre los trabajadores, las empresas de este grupo no demandan una formación escolar mayor que la básica y no toman en el mercado de capacitación más cursos que los ya existentes. Las mayores preocupaciones en materia de aumentos de productividad pasan por la incorporación de tecnología y la correspondiente adaptación de los trabajadores, antes que por la formación de estos 26 § En muchas empresas tradicionales, cuando el cambio ya se decidió al nivel de las cúpulas, el personal lo conoce meses después
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“Sistemas de información para los negocios”, pagina 36 “Administración en las organizaciones”, paginas 76 y 77 http://www.cinterfor.org.uy/public/spanish/region/ampro/cinterfor/dbase/ret/fp_myp/iii/index.htm
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. . . . § Los procesos que tardan años en madurar. Por ejemplo, en el caso del diseño de un automóvil el . . proceso tradicional se llevaba varios meses o algunos años. Ya que se aprobaba el diseño, . comenzaba a probarse cada parte: los frenos, el motor, el peso, la estabilidad y miles de cosas más . . Organización Moderna § Su objetivo es la creación de riqueza neta total y su crecimiento § Se enfoca al mercado de incentivos, desviando la atención única de la creación de valor § Busca resultados económicos, sociales y medioambientales § Debe legitimarse en la sociedad moderna no sólo en términos económicos, sino que además ha de mantener la confianza de quienes se relacionan con ella y reclaman nuevos planteamientos sociales, medioambientales y de derechos humanos § Han sistematizado mediante cuestionarios y entrevistas con supervisores y jefes de área la detección de nuevos requerimientos de capacitación § Han introducido cambios tecnológicos que han modificado las características de la actividad, la introducción de la computación en las tareas § Estructura de tipo flexible, fomenta la formación de equipos de trabajo, con incrementos de productividad asociados a la acumulación de conocimientos en los propios trabajadores § Los procesos se realizan en cuestión de días y a veces de horas. § En el momento mismo en que se planea realizar alguna transformación, todo el personal está involucrado a través de diversos medios, entre los que destaca la comunicación en red.. 27 Sistemas de Información Empresarial El sistema de información empresarial es la mejor opción para conocer alternativas para la solución de problemas y necesidades tecnológicas y de negocios. Proporciona los elementos necesarios para la solución de problemas y toma de decisiones con información puntual y específica. 28 Una vez diseñado, la principal función del sistema de información para la administración consiste en proporcionar a los encargados de la toma de decisiones datos oportunos y exactos que les permitan tomar y aplicar las decisiones necesarias para mejorar al máximo las relaciones recíprocas entre los hombres, los materiales, las máquinas y el dinero, con el fin de poder alcanzar más eficientemente las metas establecidas por la organización. En otras palabras, el objetivo primordial de un sistema de información para la administración es proporcionar a la empresa un mecanismo para el ejercicio de la administración. 29 Estrategias de Información Empresarial El éxito de la administración estratégica de tecnologías en una organización depende de la armonía de las estrategias, infraestructura y procesos del negocio con los recursos tecnológicos. La alineación de ambas estrategias es una prioridad de los responsables de las tecnologías en las organizaciones, en tanto que los directivos permanecen sin usar adecuadamente estas tecnologías y optan por soluciones de separación y falta de comunicación con los responsables o la subcontratación de servicios. Las tecnologías de información brindan grandes oportunidades para crear ventajas competitivas; las organizaciones modernas deben operar un sistema de mass customization que incluya la habilidad de diseñar, producir, cotizar y entregar productos y servicios a bajo costo para satisfacer la demanda dinámica de clientes, y la administración estratégica de las tecnologías que logren desarrollar Este modelo permite analizar las relaciones entre los cuatro componentes principales que afectan las tecnologías de información; para lograr una administración más eficiente de la organización, la innovación de procesos, la planeación de sistemas y la definición de estrategias tecnológicas permiten una mejor alineación entre estos componentes. Entre otros modelos, el de McGee recomienda partir de las estrategias de la organización y de las tecnologías de información para luego 27 28 29
http://www.bumeran.com.mx/articulos_empresas/30/24910/lasempresastriunfadoras.html http://www.sbel.com.mx/infotec/sie2.htm “Sistemas de Información para la Administración.” Paginas 11 y 20
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. . . . planear y diseñar los procesos y la infraestructura del negocio y de las tecnologías de información . . para finalmente definir las operaciones de la empresa; ambos modelos coinciden en q los elementos . que deben analizarse . . brindan un conjunto de alternativas sobre dónde empezar; en algunas organizaciones puede resultar apropiado utilizar una perspectiva de potencial competitivo e innovar los procesos del negocio aprovechando las oportunidades de las tecnologías de información, y en otras puede ser necesario modificar decisiones que afectan la operación de tecnologías de información para lograr la alineación. Los ingredientes fundamentales de una administración eficiente requieren del aprendizaje continuo, sentido común y la sensibilidad para entender aspectos no tecnológicos ya que los retos y problemas a los que se enfrentan las organizaciones son complejos. 30
TECNOLOGÍAS DE INFORM. Y TELECOMUNICACIONES Redes de Computadoras de Información Una red de transmisión de datos es una estructura formada por determinados medios físicos (dispositivos reales) y lógicos (programas de transmisión y control) desarrollada para satisfacer las necesidades de comunicación de una determinada zona geográfica. Se trata, pues, de un soporte que permite la conexión de diversos equipos informáticos (o cualquier otro dispositivo electrónico) con el objetivo de suministrarles la posibilidad de que intercambien informaciones. Topología Esta clasificación tiene en cuenta la arquitectura de la red, es decir, la forma en la que se interconectan los diferentes nodos o usuarios de ella: · Malla: Es una interconexión total de todos los nodos, con la ventaja de que, si una ruta falla, se puede seleccionar otra alternativa. Este tipo de red es más costoso de construir, ya que hace falta más cable. · Estrella: Los equipos se conectarán a un nodo central con funciones de distribución, conmutación y control. Si el nodo central falla, quedará inutilizada toda la red; si es un nodo de los extremos, sólo éste quedará aislado. Normalmente, el nodo central no funciona como estación, sino que más bien suele tratarse de dispositivos específicos. · Bus: Utiliza un único cable para conectar los equipos. Esta configuración es la que requiere menos cableado, pero tiene el inconveniente de que, si falla algún enlace, todos los nodos quedan aislados. · Árbol: Es una forma de conectar nodos como una estructura jerarquizada. Esta topología es la menos utilizada, y se prefiere la topología irregular, ya que el fallo de un nodo o un enlace deja a conjuntos de nodos incomunicados entre sí. · Anillo: Todos los nodos están conectados a una única vía con sus dos extremos unidos. Al igual que ocurre con la topología en bus, si falla algún enlace, la red deja de funcionar completamente. 31 SISTEMAS DE INFORMACIÓN INTERNACIONALES Sistemas de Información Cerrados Los sistemas cerrados no presentan intercambio con el medio ambiente que los rodea, son herméticos a cualquier influencia ambiental. No reciben ningún recurso externo y nada producen que sea enviado hacia fuera. En rigor, no existen sistemas cerrados. Se da el nombre de sistema cerrado a aquellos sistemas cuyo comportamiento es de determinación y programado y que opera con muy pequeño intercambio de energía y materia con el ambiente. Se aplica el término a los sistemas completamente estructurados, donde los elementos y relaciones se combinan de una manera peculiar y rígida produciendo una salida invariable, como las máquinas. Sistema de Información Abierto El sistema abierto es el que interactúa con su medio ambiente. Todos los sistemas que contienen órganos vivos son abiertos, porque con ellos influye lo que es percibido por los organismos. Las 30 31
“Las Nuevas tecnologías de Información en las Organizaciones Mexicanas” paginas 129 a la 131 “Redes de Área Local” Paginas 2 al 26
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. . . . organizaciones suelen ser sistemas que operan dentro de otros más extensos. El sistema abierto . . puede caracterizarse ulteriormente por su influencia individualmente pequeña en el ambiente y por . una retroalimentación . . inadecuada proveniente de el. El sistema ambiental con el que mas se relacionan es el sistema de la industria de la cual forma parte. 32
INTERNET Y EL COMERCIO ELECTRÓNICO La llamada "autopista de la información" es, realmente, un conjunto de miles de redes informáticas unidas entre sí. Comenzó con el propósito de crear una infraestructura comunicativa entre computadoras con fines militares. Hoy en día existen miles de redes que interconectan por vía telefónica millones de computadoras personales de todo el mundo. El espíritu inicial de las primeras experiencias era simplemente académico: pretendían unir bases de datos de centros de investigación de todo el mundo para intercambiar información. Internet es una red mundial de computadoras con un conjunto de protocolos, el más destacado, el TCP/IP. Aparece por primera vez en 1969, cuando ARPAnet establece su primera conexión entre tres universidades en California y una en Utah. También se usa el término Internet como sustantivo común y por tanto en minúsculas para designar a cualquier red de redes que use las mismas tecnologías que Internet, independientemente de su extensión o de que sea pública o privada. Algunos de los servicios disponibles en Internet aparte de la Web son el acceso remoto a otras máquinas (SSH y telnet), transferencia de archivos (FTP), correo electrónico (SMTP), boletines electrónicos (news o grupos de noticias), conversaciones en línea (IRC y chats), mensajería instantánea, transmisión de archivos (P2P, P2M, Descarga Directa). 33 El Comercio y la Internet El Comercio Electrónico es básicamente el uso de redes (Internet) para realizar la totalidad de actividades involucradas en la gestión de negocios: ofrecer y demandar productos y servicios, buscar socios y tecnologías, hacer negociaciones con su contraparte, seleccionar el transporte y los seguros que más convengan, realizar los tramites bancarios, pagar, cobrar comunicarse con los vendedores de su empresa, recoger los pedidos, es decir todas aquellas operaciones que requiere el comercio. Hacer comercio electrónico no significa solamente comprar cosas a través de Internet, sino la posibilidad de establecer una línea de comercio estable y realizar a través de medios electrónicos toda una conducta mercantil que incluye ofertas, pedidos, negociaciones, en general todo lo que es usual en el comportamiento de la vida mercantil, incluyendo todos los problemas legales que conllevan en el entorno ajeno a lo electrónico las transacciones de negocios. 34 DESCRIPCIÓN DE LA ORGANIZACIÓN La organización analizada es el Hospital General de Ecatepec, Dr. José Maria Rodríguez “Las Ameritas”, localizada en la manzana 10 del fraccionamiento Las Américas, entre la lateral de Av. Central y la Av. Libertadores de América, en Ecatepec, Estado de México, tiene un acceso sobre la Av. Simón Bolívar y sobre la lateral de Av. Central. La dirección del Hospital esta establecida de la siguiente manera: Director: Dra. Maria Guadalupe Santos González Subdirector: Dr. Carlos Valente Vinalay Asistente De La Dirección Vespertino: Dr. Antonio Aguilar De Los Santos Nocturno A: Dra. Magdalena Delgado Nocturno B: Dr. Carlos Valente Vinalay Diurno: Lic. Raúl Sergio Díaz Cervantes Administrador: Lic. Raúl Sergio Díaz Cervantes Jefe De Enfermeras: E.E. Hortensia Nava Martínez Jefe De Trabajo Social: Lic Azucena Pineda Yañez Secretaria: Norma Angélica Sánchez Esteban 32 33 34
“Sistemas de información administrativa” Paginas 36 y 37 http://es.wikipedia.org/wiki/Internet “El comercio electrónico” Pagina 5
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. . . . . . La Política de Calidad del Hospital es la siguiente: Todos los que colaboramos en el Hospital General . de Ecatepec “Las Américas” somos responsables de manejar los recursos asignados de manera . . eficiente para superar las expectativas de nuevos pacientes, así como de brindar un servicio con alto sentido humano, profesional, creativo, comprometidos con la calidad, la mejora continua, la investigación, la docencia medica, la seguridad de nuestros pacientes y visitantes, documentando nuestros procesos y evaluando su desempeño para mantener una posición de liderazgo, marcando una diferencia, bajo un enfoque de servicio medico de clase mundial. La Misión es proporcionar servicios medico quirúrgicos y de diagnostico de clase mundial, para lo cual todos los servidores públicos adscritos al Hospital general de Ecatepec “Las Américas” asumen el compromiso de trabajar y proporcionar servicios de salud con un elevado sentido humano, ético, creativo, oportuno y eficiente, buscando siempre la mejora continua y la seguridad de los pacientes y visitantes, participando en actividades de investigación científica y docencia medica. Ponderando el respeto a la vida y a la confianza que nuestros pacientes nos depositan, ofreciendo servicios de calidad en un marco de legalidad, optimizando el uso de los recursos asignados. La visión es que el Hospital General de Ecatepec será un hospital integrado a la comunidad, líder en su tipo, altamente confiable, que brinde atención medico quirúrgica y de diagnostico con sentido humano. Garantizando el derecho a la atención medica con oportunidad, responsabilidad y respeto. Siendo un modelo a seguir por su cultura hacia la calidad y la seguridad al paciente usando la mejora continua, fomentando la participación de todos sus integrantes y motivando su desarrollo profesional con actividades de investigación científica y docencia medica. El hospital esta dividido de la siguiente manera: HOSPITAL
CONSULTA EXTERNA
URGENCIAS
HOSPITALIZACIÓN
GINECOLOGÍA
PEDIATRÍA
MEDICINA INTERNA
CIRUGÍA GENERAL
DIAGNOSTICO SITUACIONAL Como antes lo mencione, partiré de dos casos para establecer los errores y dificultades en las que se cae durante el proceso de admisión. El primero que se podría decir que es el más sencillo, es el de una persona que ingresa al área de Urgencias con síntomas de apendicitis, el procedimiento es el siguiente:
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El enfermo llega a urgencias y en la recepción solicita una consulta de urgencia
. . . . . . . . .
Después de operar, el doctor especialista llena una hoja de internamiento, se la da a la enfermera y junto con el camillero llevan al paciente a piso
Después de unos días de hospitalización el doctor general decide dar de alta al paciente, llena una hoja de salida con el padecimiento y el procedimiento terapéutico y se manda al paciente a su domicilio
El responsable del paciente pasa al área de trabajo social para que le hagan la lista de gastos y vaya a pagar a caja, también pasa al área de donación. Con el recibo de donación, de caja y el documento del doctor puede salir del hospital con el paciente
La señorita de Admisión manda al enfermo a pagar a caja
El enfermo va a caja, paga y regresa con la señorita de admisión y le muestra el recibo de pago
La señorita de Admisión llena el formato de Admisión y manda al paciente con la enfermera
El doctor especialista atiende al paciente, recibe el expediente y decide operar
Cuando lo atiende el doctor general, le pregunta sus síntomas al paciente, lo revisa, se da cuenta que es apendicitis, le pide que espere al doctor especialista, llena el formato de admisión con el padecimiento y le pregunta a la señorita de admisión si el paciente tiene expediente
La enfermera le toma los signos vitales y los escribe en el formato de admisión, se queda el formato y le pide al enfermo que espere al doctor general
La señorita de Admisión, va al área de archivo y pregunta si hay un expediente ya existente del paciente
Después de que el doctor dio de alta al paciente, la señorita de admisión lleva el expediente completo al área de archivo
El personal de archivo revisa en la base de datos. Si hay un expediente se lo da a la señorita de admisión y esta a su vez se lo da al doctor especialista, si no hay expediente se abre uno y de igual manera se lo da a la señorita de admisión
El formato de Admisión (Consulta de Urgencia) se proporciona en el Anexo 1 (Al final del documento) La solicitud de Internamiento se proporciona en el Anexo 2 Lo hoja de Salida (Hoja de Hospitalización) que llena el Doctor Especialista para dar de alta se encuentra en el Anexo 3
Documentos Que Se Requieren El En Expediente: § Hoja Frontal: Documento llenado por el personal de admisión (Anexo 4) § Historia Clínica General: Documento en el que se establecen los datos completos del paciente, llenado por el doctor especialista (Anexo 5) § Hoja de Evolución: Documento llenado por el doctor, con las características de paciente durante la estancia en el hospital (Anexo 6) § Hoja de Enfermería: Documento llenado por las enfermeras durante los distintos turnos, con los signos vitales y temperatura. (Anexo 7) § Hoja de Internamiento: Documento realizado por el doctor especialista con el que se especifica que el paciente será trasladado a piso. (Anexo 2) § Formato de Admisión: Documento con datos antes mencionados (Anexo1)
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§
. . . . Pase de salida de Trabajo Social: Documento en donde Trabajo social establece que el . . paciente ya pago los gastos por la operación e internamiento y que ya se recibió la donación . de sangre correspondiente. . .
En el proceso antes mencionado, las situaciones fueron aptas para desarrollar el flujo adecuadamente, pero a continuación muestro un caso en el que se demuestran los errores y fallas del proceso: De la misma manera que el ejemplo anterior el accidentado llega al área de admisión de urgencias.
El accidentado llega a urgencias y en la recepción solicita una consulta de urgencia
La señorita de Admisión manda al enfermo a pagar a caja
El paciente se enoja porque le informaron hasta ese momento que no existe esa especialidad en el hospital. Reclama por el pago que hizo por una consulta que no recibió y por el tiempo perdido, con el riesgo de que su molestia se complique
El enfermo va a caja, paga y regresa con la señorita de admisión y le muestra el recibo de pago
La señorita de Admisión llena el formato de Admisión y manda al paciente con la enfermera
Cuando lo atiende el doctor general, le pregunta sus síntomas al paciente, el le dice que tiene un objeto que se le incrusto en el ojo al hacer un trabajo de herrería. El doctor le informa que en el hospital no hay especialistas oftalmólogos.
La enfermera le toma los signos vitales y los escribe en el formato de admisión, se queda el formato y le pide al enfermo que espere al doctor general
Al observar este caso, se pueden llegar a distintas conclusiones: Cuando llego el accidentado a solicitar una consulta de urgencias, la señorita de Admisión no pregunto el padecimiento antes de mandarlo a pagar a caja. La señorita de Admisión al estar llenando el formato de admisión, no le pregunta al accidentado si ya tiene un expediente en el hospital (esto causa problemas posteriormente en el área de archivo) La enfermera que atiende al accidentado tampoco pregunta cual es el padecimiento. Es hasta que pregunta el doctor general el padecimiento, cuando se dan cuenta que no se le puede atender en ese hospital Toda esta equivocación provoca insatisfacción en el servicio por parte del paciente, con el peligro de que el padecimiento se agrave. Por otra parte se encuentra la situación que se presenta en el área de Archivo. Como anteriormente lo mencione, hasta que el Doctor General traslada al paciente al Doctor Especialista es cuando se le solicita al personal de Admisión que revise si existe algún expediente del paciente, arriesgando con esto la salud del enfermo, porque en dado caso en el que se le tenga que administrar algún medicamento y no se le pregunto anteriormente al enfermo si es alérgico o no, pero si lo dice en el expediente, la responsabilidad de las repercusiones es del doctor. La persona de admisión se dirige al área de Archivo, se le solicita al personal de esta área la búsqueda del expediente, este a su vez realiza la búsqueda del apellido paterno del paciente en una base de datos localizada en el programa de Excel de Office, es aquí donde se localiza el siguiente problema; al dificultarse la búsqueda, por
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. . . . existir actualmente cinco hojas en Excel con un aproximado de cinco mil pacientes en cada uno, esto . . conlleva a que el personal de archivo realice la búsqueda en cada una de estas hojas y tarde al . menos 5 minutos con cada petición de búsqueda. Después de la búsqueda se determina si existe un . . expediente del paciente, si es así, el personal de archivo se lo proporciona a la persona de admisión y esta a su vez al doctor. Si no existe el expediente se abre uno. Posteriormente, al ser dado de alta al paciente, es responsabilidad del personal de admisión, llevar el expediente que se localizaba en la habitación del paciente, al área de archivo, este revisa que este completo (con todos los documentos requeridos en el expediente, antes mencionados), los da de alta en su base de datos de Excel y los archiva. PROPUESTA DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN Anteriormente ya describí las problemáticas que se presentan en el proceso, después de analizar la situación y las posibilidades, tengo una propuesta para mejorar el servicio. Esta propuesta esta integrada por seis puntos o cambios en el proceso. Como primer punto se debe cambiar el inicio del proceso: A la llegada del enfermo a la recepción, la persona encargada de admisión le preguntara el padecimiento, si no se le puede atender se le informara sobre el hospital en donde si se cuenta con esa especialidad, en el caso en el que si se le pueda atender, seguirá el proceso ya planteado. En el formato de admisión: Se aumentara el espacio en donde se especifique si el paciente ya fue atendido en ese hospital anteriormente por algún padecimiento. Esto apoyara en el proceso de realización o búsqueda del expediente correspondiente. Además será obligatorio que el personal de admisión llene el formato de admisión con la información que le corresponde, sin dejar espacios en blanco. Cada persona que participe en el proceso de admisión, interacción y salida: Tendrá bien definidos los documentos que debe de llenar para formar el expediente del paciente, es obligatorio el llenado total de las hojas o formularios y la presentación de estos al área competente. Se dividirá el área de admisión: En dos subareas, la primera que será la encargada de la recepción del paciente, en la cual se le proporcionara información al paciente y se llenara el formulario en el sistema que posteriormente describiré. Y la segunda la segunda que será la encargada del traslado, movilización y agrupación de los documentos de cada paciente, esta segunda subarea tendrá el nombre de documentación y sus personal será distinto al de la primera subarea que mantendrá el nombre de admisión. El área de archivo: tendrá prohibido aceptar expedientes incompletos y tendrá riguroso control sobre los brindados al área ahora de documentación. El área de sistemas: Desarrollara un sistema encargado de la base de datos de los pacientes. Este sistema será operado por el personal de admisión y será utilizado para la búsqueda más rápida de expedientes y de información importante de los pacientes. El sistema tendrá las siguientes características: será manipulado por medio de una computadora central, localizada en el área de admisión en la recepción de urgencias, con una red en forma de estrella distribuida entre el área de archivo y lugares estratégicos dentro del área de urgencias. Es sistema estará integrado por un formato que se presenta en la siguiente pagina. El personal de admisión realizara el llenado en la computadora de de la primera parte del formato y de las secciones de la uno a la seis (con excepción del No. De expediente que dependerá de la respuesta de si se cuenta con expediente en el hospital, si la respuesta es no, el sistema lo integrara automáticamente con una numeración progresiva, pero si la respuesta es si, el sistema tiene la opción de la búsqueda del nombre del paciente para identificar inmediatamente el numero de expediente, tampoco de llenara el comando de la localización que será labor del área de archivo), guardara la información con el icono indicado para eso y de la misma manera imprimirá el formato (este proceso durara aproximadamente 5 minutos), para que a mano sean llenadas las secciones siente (por la enfermera) y de la ocho a la dieciséis (por el doctor). De esta manera ya sea por medio del formato impreso o por
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. . . . medio del sistema se pueden revisar los datos del paciente en los lugares designados para ello (sin . . posibilidad de editar). . . .
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. . . . Para el área de archivo, el uso del sistema facilita la búsqueda, al tener información ya integrada y . . permitiendo que el personal de archivo al introducir cualquiera de los nombres, apellidos o numero de . expediente al sistema, . . este le arroje la información de los pacientes o paciente que cumpla con la especificación. El proceso que se llevara a cabo en el área de archivo será el siguiente: Cuando el personal de documentación le solicite un expediente le proporcionara al personal de archivo el nombre del paciente o el numero de expediente, este lo buscara en el sistema, cambiara su localización a “en uso”, realizara la búsqueda física en el archivero y se lo proporcionara al personal de documentación. Por otra parte si el personal de documentación le proporciona al personal de archivo el expediente completo cuando el paciente ya fue dado de alta, se buscara en el sistema por numero de expediente si se cambiara la opción en donde se especifique la localización del expediente (en este caso será, “archivado”). Cualquiera de estos dos procesos durara 1 minuto máximo. La implementación comenzara con un curso de manejo del sistema, con la finalidad de introducir la información en el momento inmediato en el que sean suministradas las computadoras con el sistema integrado. La adaptación entre la base de datos anterior y este sistema será progresivo, la información de los expedientes de la base de datos de Excel serán trasladados al sistema en un tiempo aproximado de 4 meses, para esto se solicitara tres personas mas temporalmente para el área de archivo, mientras que se trabajara con las dos bases de datos durante ese tiempo. Las ventajas que proporciona este sistema son traducidas a tiempo, porque la reducción del tiempo en el proceso es notable, al ser aproximadamente de 20 minutos en estas actividades y al convertirse en un máximo de 6 a 8 minutos con el sistema. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Con el desarrollo de este proyecto llego a distintas conclusiones entre las que están: No se puede generalizar, pero al menos en el área de urgencias, prevalece mucho el problema del desconocimiento de la importancia de la elaboración o llenado de los formatos u hojas. Lo que dificulta el tener un control completo de la información de los pacientes. La calidad en el servicio es reconocible, el personal es profesional, los doctores y las enfermeras son especialistas en su rama. Son pocas las actividades en donde se deben hacer cambios, como los que antes mencione. Pero es importante tener observados los procesos, problemáticas e insatisfacciones para que esa calidad se mantenga. La elaboración de un análisis como el que se hizo en este proyecto, permite ver los errores en los que se cae como empresa u organización, con el fin de tener mayor control en los procesos, como lo es la burocracia y el excesivo papeleo. Las recomendaciones que puedo hacer a las personas interesadas en una investigación similar, son pocas: Es importante saber paso a paso el proceso para identificar los problemas y averiguar las posibles soluciones. Es casi imposible conocer el proceso, sin tener la ayuda de alguna persona que trabaje en el interior de la organización y que conozca el procedimiento. Finalmente se debe tener sumo cuidado al expresar por escrito el proceso, las problemáticas y las soluciones para evitar olvidos o equivocaciones, en un proceso de tantas características e integrantes.
BIBLIOGRAFÍA 1. “Sistemas de información para los negocios” Daniel Cohen y Enrique Asin. Editorial Graw Hill 2. “Administración en las organizaciones” Fremont E. Kast y James E. Rosenzweig. Editorial McGraw Hill
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. . . . 3. http://www.cinterfor.org.uy/public/spanish/region/ampro/cinterfor/dbase/ret/fp_myp/iii/index.htm 27 . . enero 2007 11:40 . 4. http://www.bumeran.com.mx/articulos_empresas/30/24910/lasempresastriunfadoras.html 27 enero . . 2007 11:58 5. http://www.sbel.com.mx/infotec/sie2.htm 04/02/07 12:45 6. “Sistemas de Información para la Administración”. William A. Bocchino, Editorial Trillas 7. “Las Nuevas tecnologías de Información en las Organizaciones Mexicanas”. Ignacio Sotomayor. Ediciones Taller Abierto 8. “Redes de Área Local” Francisco José Molina Robles. Ed. RaMa 9. “Sistemas de información administrativa” Robert G. Murdick. PrenticeHall 10. http://es.wikipedia.org/wiki/Internet 22 de marzo 2007 9:35 11. “El comercio electrónico” (1998) Mejan, Luis Manuel
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. . . . PROPUESTA DE SISTEMAS DE INFORMACION . . IMOBIL, S.A. DE C.V. . . . ANUAR ED GIBRAN SAID NAVARRETE
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RESUMEN Los sistemas de información son fundamentales para el desarrollo interno como externo de una organización, ya que esto depende básicamente en los alcances que pueda obtener en el ambiente competitivo, así como la integración uniforme de los componentes internos de la misma. En esta ocasión se hará mención de la importancia de los sistemas de información internos, ya que estos se reflejan muchas veces y de diferentes formas en el funcionamiento de la empresa en el exterior, en el buen o mal funcionamiento con el Mercado, inclusive con los proveedores y cliente, y esto puede afectar el rendimiento productivo. A continuación, se dará el ejemplo de un sistema de información interno mal estructurado, con carencias en la organización, que recordemos es una de las piezas fundamentales de la administración, y el pasarla por alto, puede traer riesgos irreparables, desde un simple proceso hasta una decisión mal tomada. Asimismo esta mala organización esta adherida a una directiva que utilice el Viejo diseño de una empresa tradicionalista, y viendo el giro de la empresa, es inaceptable que se de este sistema en la alta dirección, ya que una sola persona es la que toma las decisiones de la empresa, y no siempre resultan bien, o las mejores; así que los puestos solo contienen el nombre, la ingerencia y responsabilidad de decisión se descarga en otra persona que no es la responsable directa y no tiene el conocimiento necesario para tomar una decisión y lo hace de manera arbitraria, los gerentes solo tienen el nombre, porque ni siquiera tienen el control de su propia gente.
ABSTRACT The information systems are necessary to the internal and external develop for the organization, depended basic on arrange that will could be in competitive market, like the integration with the internal components of herself. In this opportunity will put mention in the importance of the internal information systems, this are reflect in the external function of the company, or the good or bad function in the market, inclusive with the clients or distributors, and this situation will can affect the productive stamina. Continue, will have an example for an internal system with problem in structure, with problems in organization, we remember it’s a necessary piece of administration, and don’t take seriously, can bring problems and risks unfixes, to simple process to take some decision. This bad organization it’s together with a directive department to use the old process of traditional company, and see the process of the company is unacceptable that have this traditional system in high directive, only one person Take solutions, and no always will be the correct, the other departments no have the powerful to take a solution with decisions, only have the name of the department, but not have the control on the work people or another things of his department.
INTRODUCCION En el siguiente trabajo, veremos el planteamiento de la problemática de la empresa de celulares i MOBIL S.A. DE C.V. que presenta graves problemas en su organización interna, básicamente en 3 sectores importantes de las misma, entre departamentos, dentro de los departamentos y en su alta dirección, respecto a su toma de decisiones, lo que hace que no este marchando como se debería, enfocándonos específicamente al área comercial de la organización, la cual no posee procesos específicos para la toma de decisiones, de esta manera el área ha perdido credibilidad por su mal
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. . . . manejo hasta llegar a la perdida de dinero por estas erróneas soluciones a los problemas que se . . presentan, como el deslindarse de responsabilidades por decisiones que otros tomaron etc.. . La falta de control del personal ha generado problemáticas dentro del departamento, a tal grado de . . regresar al absurdo de colocar un supervisor que revise todas las actividades del personal, sin mencionar los reportes al final del día que cada quien debe elaborar para enviárselo a su jefe con las actividades del día. Con esto la empresa esta demostrando su falta de capacidad en el control de los empleados así como su falta de confianza en los mismos para desarrollar el trabajo diario. Específicamente hablaremos del área comercial de la empresa, que esta constituida de la siguiente manera:
PRESIDENTE
DIRECTOR COMERCIAL
GERENTE REGION 1 8
GERENTE DE CAPACITACION
GERENTE DE MKT
DESARROLLO A DISTRIB. R9
PROMOTORES R9
AGENCIA RWA
PROMOTORIA R1R9
3 Desafortunadamente, la falta de comunicación interna hace que los departamentos no estén comunicados de manera directa y todo se maneje directamente con la cabeza del departamento, con esto se generan confusiones y triangulación en la información, retardando el proceso de aceptación de un proceso de decisión. Y de todos modos aunque este proceso sea autorizado por el director comercial, será finalmente el director general quien tenga la última palabra, y sea errónea la decisión o no, el departamento acatara esta orden. Con esto los procesos que se han afectado mas son los de marketing, ya que la agencia manda un diseño que se desea sacar, esto con un tiempo algo largo, con el tiempo apremiando el director comercial acepta la propuesta y se le muestra al director general, quien decide por el precio no aceptarlo. Una vez se dio todo este largo proceso, para un flyer navideño, primero la agencia se tardo hasta el 15 de diciembre para mostrar la propuesta a la gerente de marketing, a lo que el director comercial le dio fluidez aceptándolo de inmediato, el director general no estaba y se mando a hacer el flyer, para cuando se entregaron estos flyers, ya era 22 de diciembre, cuando lo idóneo era una distribución desde principios de mes para causar efecto en el consumidor desde antes de las compras navideñas. Estos errores que parecen mínimos en cuestión de tiempo, fechas, son perdidas de dinero, ya que el costo de los flyers no es cualquier cosa, además de que el efecto en el Mercado no va a ser el mismo faltando solo dos días para navidad, y con 1 día para poder hacer la entrega a los distintos distribuidores, que a su vez deben entregarlos a sus puntos de venta en la ciudad.
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. . . . Con esto doy conocimiento de la falta de información y comunicación dentro de este . . departamento, de que faltan lineamientos y procesos estrictos de seguimiento de aprobación . de un proyecto o . . de actividades fuera de la ciudad, así como del control del personal que realice visitas diarias de ventas, y que no sabemos de que manera están distribuyendo su tiempo, que finalmente esta dentro de su sueldo, además de que si es 100 % aprovechado por ellos para la labor que se les encomienda. MARCO TEORICO. SISTEMAS DE INFORMACIONTipos y Usos de los Sistemas de InformaciónDurante los próximos años, los Sistemas de Información cumplirán tres objetivos básicos dentro de las organizaciones: 1. Automatización de procesos operativos. 2. Proporcionar información que sirva de apoyo al proceso de toma de decisiones.
3. Lograr ventajas competitivas a través de su implantación y uso. Los Sistemas de Información que logran la automatización de procesos operativos dentro de una organización, son llamados frecuentemente Sistemas Transaccionales, ya que su función primordial consiste en procesar transacciones tales como pagos, cobros, pólizas, entradas, salidas, etc. Por otra parte, los Sistemas de Información que apoyan el proceso de toma de decisiones son los Sistemas de Soporte a la Toma de Decisiones, Sistemas para la Toma de Decisión de Grupo, Sistemas Expertos de Soporte a la Toma de Decisiones y Sistema de Información para Ejecutivos. El tercer tipo de sistema, de acuerdo con su uso u objetivos que cumplen, es el de los Sistemas Estratégicos, los cuales se desarrollan en las organizaciones con el fin de lograr ventajas competitivas, a través del uso de la tecnología de información. 5 Los tipos y usos de los Sistemas de Información se muestran en la figura 1.3.
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. . . . . . . . .
SISTEMAS CERRADOS Y ABIERTOS En cuanto a su naturaleza, pueden cerrados o abiertos: ·
·
Sistemas cerrados: no presentan intercambio con el medio ambiente que los rodea, son herméticos a cualquier influencia ambiental. No reciben ningún recursos externo y nada producen que sea enviado hacia fuera. En rigor, no existen sistemas cerrados. Se da el nombre de sistema cerrado a aquellos sistemas cuyo comportamiento es determinístico y programado y que opera con muy pequeño intercambio de energía y materia con el ambiente. Se aplica el término a los sistemas completamente estructurados, donde los elementos y relaciones se combinan de una manera peculiar y rígida produciendo una salida invariable, como las máquinas. Sistemas abiertos: presentan intercambio con el ambiente, a través de entradas y salidas. Intercambian energía y materia con el ambiente. Son adaptativos para sobrevivir. Su estructura es óptima cuando el conjunto de elementos del sistema se organiza, aproximándose a una operación adaptativa. La adaptabilidad es un continuo proceso de aprendizaje y de autoorganización. Los sistemas abiertos no pueden vivir aislados. Los sistemas cerrados, cumplen con el segundo principio de la termodinámica que dice que "una cierta cantidad llamada entropía, tiende a aumentar al máximo". El concepto de sistema abierto se puede aplicar a diversos niveles de enfoque: al nivel del individuo, del grupo, de la organización y de la sociedad. Entradas
Salidas
Ambiente à Información à Transformación à Información à Ambiente Energía Recursos
o procesamiento
Materiales
Energía Recursos Materiales
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. . . . . . . . .
Modelo genérico de sistema abierto
INTELIGENCIA EMPRESARIAL Llamamos Inteligencia empresarial o Inteligencia de negocios (business intelligence, BI) al conjunto de estrategias y herramientas enfocadas a la administración y creación de conocimiento mediante el análisis de datos existentes en una organización o empresa. Este conjunto de herramientas y metodologías tienen en común las siguientes características: ·
Accesibilidad a la información. Los datos son la fuente principal de este concepto. Lo primero que deben garantizar este tipo de herramientas y técnicas será el acceso de los usuarios a los datos con independencia de la procedencia de estos.
·
Apoyo en la toma de decisiones. Se busca ir más allá en la presentación de la información, de manera que los usuarios tengan acceso a herramientas de análisis que les permitan seleccionar y manipular sólo aquellos datos que les interesen.
·
Orientación al usuario final. Se busca independencia entre los conocimientos técnicos de los usuarios y su capacidad para utilizar estas herramientas.
De acuerdo a su nivel de complejidad se pueden clasificar las soluciones de Business Intelligence en: · · · ·
Consultas e informes simples (Queries y reports) Cubos OLAP (On Line Analytic Processing) Data Mining o minería de datos Sistemas de previsión empresarial [forecasting de series temporales, ...]
Para que una empresa sea competitiva, las personas que toman las decisiones necesitan acceder rápida y fácilmente a la información de la empresa y esto se realiza por medio del Business Intelligence. La inteligencia organizacional o Business Intelligence (BI) es el proceso de análisis de datos de la empresa para poder extraer conocimiento de ellos. Con BI se puede: crear una base de datos de clientes, prever ventas y devoluciones, compartir información entre diferentes departamentos, mejorar el servicio al cliente. Las áreas más comunes en las que son utilizadas son en ventas, marketing, finanzas, manufacturas y embarques. Algunas de las soluciones de BI más reconocidas en el mercado son:
a) Cubeware, Sagent solution plattform: Sistema integrado que extrae, transforma, distribuye y presenta la información clave para la toma de decisiones en la empresa. b) Microstrategy: Ayuda en el conocimiento de la información manejada en una empresa. c) MIS Decisionware, Cognos: Software que contiene una herramienta para modelación, pronóstico y simulación del negocio. d) Bissantz, Bitam/artus business intelligence suite: Herramienta capaz de agrupar la información y utilizarla como un activo que ayudará a la empresa a identificar las oportunidades de negocio, optimizar las áreas de finanzas, clientes, procesos internos de aprendizaje e innovación.
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. . . . e) Applix TM1: Es una herramienta orientada a las necesidades de planeamiento, . . presupuesto, pronóstico, consolidaciones financieras, reportes y análisis. Permite acceder, . . analizar y visualizar información corporativa que permite medir la gestión del negocio en . cualquier momento en cualquier lugar.
La inteligencia organizacional (BI) se compone al menos de:
Multidimensionalidad: Esta información se encuentra en hojas de cálculo, bases de datos. Reúne información dispersa en toda la empresa y en diferentes fuentes para proveer a los departamentos de la accesibilidad, poder y flexibilidad que necesiten para analizar información.
Data Mining: Las empresas suelen recabar información sobre producción, mercados y clientes, pero en realidad el éxito del negocio depende de la visión para intuir cambios o nuevas tendencias. Las aplicaciones de data mining identifican tendencias y comportamientos para extraer información y descubrir las relaciones en bases de datos que revelen comportamientos poco evidentes.
Agentes: Son programas que pueden realizar tareas muy básicas sin que intervenga el ser humano. TRADICIONALES Y MODERNAS Uno de los grandes cambios que se han presentado en el ámbito de los negocios es la gran rapidez con que se transforman las empresas triunfadoras. Mientras que en el pasado las compañías dominantes eran las más grandes, en el presente las firmas ganadoras son las que se adaptan con mayor rapidez al entorno. Hay empresas gigantes que se mueven a pasos de tortuga y que cuando deciden cambiar de rumbo para adaptarse a las nuevas condiciones del mercado la competencia ya les comió el mandado. En cambio hay empresas pequeñas y de tamaño medio que en el mismo momento en que se abre una oportunidad de negocio ya se encuentran en el mismo. En estas condiciones, el gran reto de las empresas no es crecer hasta alcanzar el tamaño de las más grandes en su sector; sino ajustar su producción de acuerdo con lo que los consumidores necesitan. El cambio tiene mucho que ver con las nuevas tecnologías en donde los procesos que antes tardaban años en madurar, ahora se realizan en cuestión de días y a veces de horas. Por ejemplo, en el caso del diseño de un automóvil el proceso tradicional se llevaba varios meses o algunos años. Ya que se aprobaba el diseño, comenzaba a probarse cada parte: los frenos, el motor, el peso, la estabilidad y miles de cosas más. Ahora, los ingenieros de una gran transnacional pueden trabajar en forma paralela a miles kilómetros de distancia y pueden probar la resistencia de los materiales y las condiciones en que opera el nuevo automóvil en forma virtual. El otro aspecto importante para adaptarse al cambio continuo es la comunicación a tiempo real entre todos los niveles de la organización. En muchas empresas tradicionales, cuando el cambio ya se decidió al nivel de las cúpulas, el personal lo conoce meses después. En consecuencia, los proceso antiguos dominan a los nuevos y el resultado es una baja productividad y una gran ineficiencia. En el caso de las empresas modernas el mecanismo de comunicación es distinto. En el momento mismo en que se planea realizar alguna transformación, todo el personal está involucrado a través de diversos medios, entre los que destaca la comunicación en red. Todo mundo participa y todos saben hacia dónde se dirige la empresa. Al momento en que se toma la decisión de cambiar el camino a seguir todo mundo sabe hacia dónde se dirige. En este sentido, el gran reto de las empresas tradicionales es adaptar la organización a las nuevas tecnologías y a los modernos 56
. . . . procesos de comunicación para poder cambiar de acuerdo con la rápida evolución de los . . mercados. . . . SISTEMAS DE INFORMACION EMPRESARIAL
Sistema de Información Empresarial (SIE). El sistema de información empresarial es la mejor opción para conocer alternativas para la solución de problemas y necesidades tecnológicas y de negocios. Proporciona los elementos necesarios para la solución de problemas y toma de decisiones con información puntual y específica. Está integrado por un grupo interdisciplinario de consultores que cuenta con experiencia en la definición y solución de problemas en los principales sectores industriales. Distribuidor autorizado de publicaciones internacionales de gran prestigio como tales como el Banco Mundial, el Fondo Monetario Internacional y los reportes de Frost &Sullivan. Acervo conformado por una importante colección tecnológica y de negocios en libros, bases de datos en discos compactos y acceso a bases de datos en línea en todo el mundo. Concepto de informática Como definición de informática se suele aceptar "ciencia que estudia el tratamiento automático de la información". El término procede del francés "informatique" formado a su vez por la conjunción de las palabras "information" y "automatique". No obstante en sudamérica, se suele utilizar más la palabra "computación", más cercano a la expresión anglosajona de "Computer Sciences" (CS) o ciencias de la computación. Esta acepción es muy general y tiende a la confusión entre ella y sus aplicaciones. Así manejar un procesador de textos tipo Word u OpenOffice es ofimática, no informática. Diseñar un sistema informático para el procesado de textos, sí podemos englobarlo dentro de las tareas de la informática. Así la informática estudia lo que los programas pueden o no hacer (teoría de la computabilidad) , de la eficiencia de los algoritmos que emplean (complejidad algorítmica, como han de organizar y almacenar los datos (estructuras/tipos de datos) y de la comunicación entre programas y humanos (interfaces de usuario y lenguajes de programación).
Redes de Computadores La definición más clara de una red es la de un sistema de comunicaciones, ya que permite comunicarse con otros usuarios y compartir archivos y periféricos. Es decir es un sistema de comunicaciones que conecta a varias unidades y que les permite intercambiar información. Se entiende por red al conjunto interconectado de ordenadores autómomos. Se dice que dos ordenadores están interconectados, si éstos son capaces de intercambiar información. La conexión no necesita hacerse a través de un hilo de cobre , también puede hacerse mediante el uso de láser, microondas y satélites de comunicación. RED ESTRELLA RED ANILLO Objetivos de las RedesSon muchas las organizaciones que cuentan con un número considerable de ordenadores en operación y con frecuencia alejados unos de otros. Por ejemplo, una compañía con varias fábricas puede tener un ordenador en cada una de ellas para mantener un seguimiento de inventarios, observar la productividad y llevar la nómina local. Inicialmente cada uno de estos ordenadores puede haber estado trabajando en forma aislada de las demás pero, en algún momento, la administración puede decidir interconectarlos para tener así la capacidad de extraer y correlacionar información referente 57
. . . . a toda la compañía. Es decir el objetivo básico es compartir recursos, es decir hacer que . . todos los programas, datos y equipos estén disponibles para cualquiera de la red que lo . . solicite, sin importar la . localización del recurso y del usuario. Un segundo objetivo es
proporcionar una alta fiabilidad, al contar con fuentes alternativas de suministro. Todos los archivos podrìan duplicarse en dos o tres máquinas, de tal manera que si una no se encuentra disponible, podría utilizarse algunas de las copias. La presencia de múltiples CPU significa que si una de ellas deja de funcionar, las otras pueden ser capaces de encargarse de su trabajo, aunque se tenga un rendimiento global menor. Otro objetivo es el ahorro económico. Las grandes máquinas tienen una rapidez mucho mayor. Una red de ordenadores puede proporcionar un poderoso medio de comunicación entre personas que se encuentran muy alejadas entre sí. Con el empleo de una red es relativamente fácil para dos personas, que viven en lugares separados, escribir un informe juntos. EEUU Ecuador COMERCIO ELECTRONICO El significado del término "comercio electrónico" ha cambiado a lo largo del tiempo. Originariamente, "comercio electrónico" significaba la facilitación de transacciones comerciales electrónicamente, normalmente utilizando tecnología como la Electronic Data Interchange (EDI, presentada finales de los años 1970) para enviar electrónicamente documentos como pedidos de compra o facturas. Más tarde pasó a incluir actividades más precisamente denominadas "Comercio en la red" la compra de bienes y servicios a través de la World Wide Web vía servidores seguros (véase HTTPS, un protocolo de servidor especial que cifra la realización confidencial de pedidos para la protección de los consumidores y los datos de la organización) con tarjetas de compra electrónica y con servicios de pago electrónico como autorizaciones para tarjeta de crédito. En 1995 los países integrantes del G7/G8 crearon la iniciativa Un Mercado Global para PYMEs (en inglés), con el propósito de acelerar el uso del comercio electrónico entre las empresas de todo el mundo. Durante esta iniciativa del G8 se desarrolló el portal español de información y biblioteca virtual en español sobre comercio electrónico Comercio Electrónico Global. El comercio electrónico en la actualidad se ha convertido en el mayor medio de compra y venta entre grandes empresas. Clases de comercio electrónico Se diferencia al comercio electrónico directo (que, por referirse a bienes o servicios digitales, se concerta y ejecuta completamente por vía informática) del indirecto (referido a bienes o servicios físicos que aun cuando permitan una celebración por medios tecnológicos, requieren del medio físico tradicional para su cumplimiento). También se suele categorizar en comercio electrónico de empresa a consumidor (B2C), de consumidor a consumidor (C2C), entre empresa y Gobierno (B2G) o entre empresa y empresa (B2B). Factores claves del éxito en el comercio electrónico Varios factores han tenido un importante papel en el éxito de las empresas de comercio electrónico. Entre ellos se encuentran: 1. Proporcionar valor al cliente. Los vendedores pueden conseguirlo ofreciendo un producto o una línea de producto que atraiga clientes potenciales a un precio competitivo al igual que suceden en un entorno no electrónico. 58
. . . . 2. Proporcionar servicio y ejecución. Ofrecimiento de una experiencia de compra . . amigable, interactiva tal como se podría alcanzar en una situación cara a cara. . . 3. Proporcionar . una página web atractiva. El uso de colores, gráficos, animación, fotografías, tipografías y espacio en blanco puede aumentar el éxito en este sentido. 4. Proporcionar un incentivo para los consumidores para comprar y retornar. Las promociones de ventas pueden incluir cupones, ofertas especiales y descuentos. Las webs unidas por links y los programas de publicidad pueden ayudar en este aspecto. 5. Proporcionar atención personal. Webs personalizadas, sugerencias de compra y ofertas especiales personalizadas pueden allanar el camino de sustituir el contacto personal que se puede encontrar en un punto de venta tradiciconal. 6. Proporcionar un sentido de comunidad. Las áreas de chats, foros, registro como cliente, esquemas de fidelización y programas de afinidad pueden ayudar. Por ejemplo, estos foros sobre comercio electrónico. 7. Proporcionar confianza y seguridad. Servidores paralelos, redundancia de hardware, tecnología de seguridad en averías, [[Criptografía|cifrado] de la información y cortafuegos pueden ampliar estos requisitos. 8. Proporcionar una visión de 360 grados de la relación con el consumidor, definida como la seguridad de que todos los empleados, proveedores, y socios tienen una visión global e idéntica del consumidor. Sin embargo, los consumidores pueden no apreciar la experiencia de 'gran hermano'. 9. Poseer la experiencia total del consumidor. Esto se consigue tratando con el consumidor como parte de una gran experiencia, lo que se hace ver como sinónimo de la marca. 10. Optimizando los procesos de negocio, posiblemente a través de tecnologías de reingeniería de la información. 11. Ayudar a los consumidores a hacer el trabajo de consumir. Los vendedores pueden proporcionar esta ayuda ampliando la información comparativa y las búsquedas de producto. La provisión de información de componentes y comentarios de seguridad e higiene puede ayudar a los minoristas a definir el trabajo del comprador. 12. Construir un modelo de negocios sólido. Si este factor clave hubiera aparecido en los libros de texto en 2000 muchas compañías 'punto com' no habrían quebrado. 13. Crear una cadena de valor añadido en la que uno se orienta a un número 'limitado' de competencias clave. (Las tiendas electrónicas pueden presentarse bien como especialistas o como generalistas si se programan correctamente.) 14. Operar en o cerca del límite de la tecnología y permanecer allí mientras la tecnología sigue cambiando (pero recordando que los principios fundamentales del comercio se mantienen indiferentes a la tecnología). 15. Construir una organización con suficiente agilidad y sistemas de alerta para responder rápidamente a los cambios en el entorno económico, social y físico de una empresa. TELECOMUNICACIONES EN LA EMPRESA Una empresa sin una buena utilización de las tecnologías de información y comunicaciones, o telecomunicaciones, aun cuando pueda tener una excelente línea de estrategia propia, representada en un buen producto o una buena presencia en el mercado, camina de modo equívoco y su horizonte es oscuro, a pesar del prometedor presente de que pueda disponer. Las tecnologías TIC, en las que las telecomunicaciones juegan el papel conductor son, en todo caso, herramientas y, como tales, medios y aplicaciones para uso del usuario. Las tecnologías surgidas son herramientas puestas para cubrir necesidades y generar nuevas perspectivas, potenciando el desarrollo de las empresas, sus entornos, generando nuevos mercados y evolucionando a nuevos negocios. Es evidente que los campos de actividad, para las telecomunicaciones, son innumerables e 59
. . . . incluso podríamos decir, sin ningún riesgo a equivocarnos, que no existe campo en donde las . . tecnologías que nos ocupan no sean determinantes en la actividad. Esto representa, sin . . duda, mayor implantación de tecnologías. . Las telecomunicaciones significan, para la empresa, comunicación, actualización y, en definitiva, progreso. Le empresa se enfrenta al reto de satisfacer y agilizar las soluciones internas dentro de la propia empresa y satisfacer y agilizar las soluciones externas, con sus clientes y proveedores, dentro de unas nuevas propuestas de comunicación y servicios. Comienzan pues a sucederse la aparición de tecnologías que propicien la solución a las necesidades, internas y externas, mencionadas. No se trata de implementar la mejor tecnología, sino la más adecuada para los intereses de la empresa y la precisa, para solucionar las necesidades existentes.
INTERNET Algunos definen Internet como "La Red de Redes", y otros como "La Autopista de la Información". Efectivamente, Internet es una Red de Redes porque está hecha a base de unir muchas redes locales de ordenadores, o sea de unos pocos ordenadores en un mismo edificio o empresa. Además, ésta es "La Red de Redes" porque es la más grande. Prácticamente todos los países del mundo tienen acceso a Internet. En algunos, como los del Tercer Mundo, sólo acceden los multimillonarios y en otros como USA o los países más desarrollados de Europa, no es difícil conectarse. Por la Red Internet circulan constantemente cantidades increíbles de información. Por este motivo se le llama también La Autopista de la Información. Hay 50 millones de "Internautas", es decir, de personas que "navegan" por Internet en todo el Mundo. Se dice "navegar" porque es normal el ver información que proviene de muchas partes distintas del Mundo en una sola sesión. Una de las ventajas de Internet es que posibilita la conexión con todo tipo de ordenadores, desde los personales, hasta los más grandes que ocupan habitaciones enteras. Incluso podemos ver conectados a la Red cámaras de vídeo, robots, y máquinas de refrescos. 2. Historia de la Red Internet Internet nació en EE.UU. hace unos 30 años. Un proyecto militar llamado ARPANET pretendía poner en contacto una importante cantidad de ordenadores de las instalaciones del ejercito de EE.UU. Este proyecto gastó mucho dinero y recursos en construir la red de ordenadores más grande en aquella época. Al cabo del tiempo, a esta red se fueron añadiendo otras empresas. Así se logró que creciera por todo el territorio de EE.UU. Hará unos 10 años se conectaron las instituciones públicas como las Universidades y también algunas personas desde sus casas. Fue entonces cuando se empezó a extender Internet por los demás países del Mundo, abriendo un canal de comunicaciones entre Europa y EE.UU.
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Referencia: Número de ordenadores conectados permanentemente a Internet, desde 1989 hasta 1997. DESCRIPCION DE LA EMPRESA Originalmente la marca que le da vida a iMOBIL, se llama BIRD, es una empresa china con mas de 10 anos en el Mercado asiatico, con los productos de la más alta tecnologia celular así como de telecomunicaciones y sistemas de seguridad. De telefonia celular mas específicamente hablando, Es lider en el Mercado de asia, por lo que decide aventurarse al Mercado estadounidense en el ano 2003. Ante su gran exito, decide explorar el Mercado mexicano, y decide hacer lazos comerciales con RADIO MOVIL DIPSA, TELCEL, para poder comercializar sus productos dentro del territorio nacional, así es que comienza la aventura de esta organización en el ano de 2006, en el mes de enero. Sus duenos mayoritarios son 4, 2 de origen chino, 1 libanes y un mexicano. iMOBIL S.A. DE C.V. comercializa telefonos celulares al Mercado mexicano, asimismo desde aqui comercializa la marca BIRD que solo esta en el segmento de gama baja, esto es telefonos con funciones basicas para personas de bajos recursos, o que no tienen la necesidad de un telefono de tanta tecnologia, por lo que iMOBIL, entonces, lanza telefonos de mayor tecnologia que los comercialiados por BIRD. Obtiene la certificación ISO9001 (versión 1994), en Junio. Obtiene la certificación ISO9001 (versión 2000), en Abril. Está actualmente en proceso de la obtención del certificado del sistema de protección al medio ambiente ISO14001. Obtuvo la Licencia de Manufactura en CDMA y GSM.
• Estadísticas del MII: “iMOBIL se encuentra en los mejores niveles de producción y ventas dentro de los fabricantes de teléfonos celulares en Asia” Diseño y programación de software de acuerdo a requerimientos y normas de cada país. Selección de la plataforma más adecuada. 61
. . . . Se muestran los 3 modelos actualmente en el Mercado: . . . . .
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De este modo, iMOBIL pretende en algunos anos ser uno de los lideres en el Mercado de latinoamerica, en las telecomunicaciones. Teniendo infraestructura tecnologica, tecnica suficiente para poder competir en cuanto a calidad en sus productos de acuerdo a las exigencies actuales del Mercado. La empresa actualmente sufre de falta de coordinacion y estructuracion de un sistemas de información interno que le ayude y le permita no tener trabas en el proceso de comunicación entre departamentos, el dirigirse con la persona idonea en el momento exacto evitaria que esta cometiera errores tan graves, que interfieran en el buen manejo de la organización así como de depender de decisiones en solitario para poder continuar con mas o menos Buena marca. A continuación mostraremos el organigrama de Imobil, en su totalidad, ya que es importante que veamos que la incomunicacion y la toma de decisiones de manera autoritaria se da desde la cabeza general hasta los mandos medios y los cargos operatives.
ORGANIGRAMA GRAL.
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. . . . . . . . .
ASISTENTE DE DIRECCION
JUNTA DIRECTIVA
DIRECTORA GENERAL CALIFORNIA DIRECTOR GENERAL
PRESIDENTE MEXICO
MEXICO
DIRECTOR COMERCIAL
GERENTE DE ATENCION A CLIENTES
JEFE DE LABORATORIO
GERENTE DE INGENIERIA
DIRECTOR DE OPERACIONES
CONTADOR
Perfectamente se puede mostrar, que la comunicación entre departamentos no solo es saturada sino confuse, existen mas de dos direcciones que toman diferentes decisiones, además de que el proceso de comunicación entre el personal de la empresa se ve limitada a resolverse sobre una sola persona en el cargo del DIRECTOR DE OPERACIONES, asimismo ya ejemplificamos que los procesos de toma de decisiones de los departamentos para ser autorizados pasan por todos los miembros de la alta dirección, triangulando la información y llevada confusamente hasta la perdida de tiempo tal que no se cumplan con los tiempos y movimientos requeridos para su agilización y utilización oportuna. De este modo también los procesos de aceptación de un proyecto pasan por manos de los contadores y del presidente para después ser enviado a California para su ultimo vistazo, y posteriormente ser aceptado o no.
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. . . . . . . . .
INICIO
COTIZACION
ACEPTA DISENO
VALIDACION DIRECTOR COMERCIAL
OK
VERIFICACION DE PEDIDO
REVISION DEL PRESIDENTE
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. . . . . . . . .
NEGOCIA PRECIO
RECONFIRMA VALIDACION CON NUEVO $
ENTREGA A IMOBIL
DISTRY
DISTRY
DISTRY
DISTRY
A
B
C
D
DISTRIBUCION A SUBDISTRIBUIDORES
FIN
El mayor problema dentro de este proceso, es que cuando el presidente revisa lo previamente autorizado por el director del departamento, regresa al proceso inicial de la negociación del precio por flyers, en donde finalmente quiere negociar y logrando bajar el precio final de dicho proceso, se tarda mas de una semana y media para que la agencia valore y acepte dicha baja de precio, a lo que la distribución lleva otra semana de acuerdo al proceso de impression, mas los días en que los ejecutivos de cuenta distribuyen el flyer, se distribuyo a los puntos de venta de la ciudad de mexico hasta el día 22 de diciembre, quedando en obsoleto el objetivo que se quería alcanzar con esto. PROPUESTA ( SOLUCION ) 66
. . . . La propuesta para la solución de los diversos problemas dentro de la organización, así como . de comunicación en los departamentos, se basa en varios puntos que a de los problemas . . . continuación enlisto: . 1. quitarle poder de decisión directa al presidente y socio de la empresa en mexico, para que cada departamento sea responsable de las acciones a tomar dentro de los procesos y compromisos que cada departamento haga con fines de comercialización, para de este modo generar confianza en el equipo de trabajo de cada departamento. 2. responsabilizar a los gerentes y jefes de cada departamento que tengan gente a su cargo, de las actividades y responsabilidades, así como las consecuencias del mismo, ya que no se necesita de presión para que se realice bien su trabajo, además de darles la libertad de negociar, hablando del área comercial, para beneficio de la organización, hablando en ventas. 3. cambiar el organigrama general de la organización para delinear responsabilidades y actividades especificas, así como de hacerlo para integrar a la empresa a un ambiente de comunión y comunicación en todos los sentidos, para que marche de manera congruente con los objetivos de esta. 4. que la junta directiva sea requerida para negociaciones importantes con distribuidores de peso, así como de negociaciones con TELCEL, para generar propuestas y alcances mayores y delimitar el trabajo de una negociación comercial mínima así como de una de gran alcance. 5. generar un consenso dentro de la organización con 4 miembros importantes de la empresa ( GM ), para la contemplación de los proyectos, así como del visto bueno y autorización de los mismos a un tiempo estimado y relativamente corto, para así poder tener respuesta rápida y autorización absoluta para continuar adelante con los proyectos 6. generar procesos específicos, así como de pasos a seguir en cada departamento, donde se puedan ir tomando decisiones paso a paso hasta llegara la autorización por el GM, y que los resultados sean los deseados sin perder tiempo, dinero y esfuerzo. ORGANIGRAMA GRAL. DIRECCION GENERAL CAL IFORNIA GENERAL MENAGMENT JUNTA DIRECTIVA DIRECTOR DE OPERACIONES DIRECTOR COMERCIAL GERENTE DE INGENIERIA GERENTE DE ATENCION A CLIENTES JEFE DE LABORATORIO
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. . . . . . . . ORGANIGRAMA DEPTO. COMERCIAL. . DIRECTOR COMERCIAL GERENTE DE REGIONALES DESARROLLO A DISTRIBUIDORES R9
GERENTE DE MERCADOTECNIA ALMACEN
GERENCIA DE CAPACITACION PROMOTORIA
PROCESO DE DECISION AREA DE MKT
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. . . . . . . . .
INICIO PRESENTAR 2 O 3 ESCENARIOS
PRESENTAR MEJOR PROPUESTA
VALIDACION DEL DIRECTOR
PROPUESTA AL GM
OK
AUTORIZA
NEGOCIACION EN MARCHA
CONCLUSIONES
1. Mayor eficacia en los procesos de negociación y toma de decisiones, entre departamentos. 2. mejora en la comunicación entre departamentos con la nueva propuesta y adaptación del organigrama, que permite entablar contacto entre gerencias y hacérselas llegar a los subordinados. 69
. . . control de los gerentes en cada uno de sus departamentos, ya que se le 3. más . . . da peso a los responsables de cada área sin brincarse su autoridad. . . . RECOMENDACIONES
1. Para conocer los nuevos procesos de presentación de negociaciones, consultar al GM, ya que ellos elaboraran los procesos a seguir por departamento. 2. se tomaran los procesos de trabajo (diagramas de flujo) como manuales organizaciones por departamento. 3. el área de recursos humanos se maneja desde la dirección operativa, no hay departamento específico. BIBLIOGRAFIA 1. 2. 3. 4. 5.
Wikipedia.com Bumeran.com.mx Sistemas de información empresarial ( sie.com.mx ) Gioupm School Goblal Managment ( Thunderbird )
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. . . PROPUESTA PARA IMPLEMENTAR HERRAMIENTA DE INTELIGENCIA DE NEGOCIOS . . . BLANCA PATRICIA PUENTE VAQUERO . . .
[email protected]
Resumen El objetivo principal de este trabajo es presentar una propuesta para implementar alguna herramienta o solución de Inteligencia de Negocios que permita mejorar los procesos o trabajo que se lleva a cabo en la Bolsa Mexicana de Valores. Como sabemos, la Bolsa Mexicana de Valores es uno de los ejes económicos que maneja los valores en México. Por lo tanto, en la primera parte de este trabajo se presentará una descripción y antecedentes de la empresa antes mencionada, información administrativa, así mismo se hará mención de la empresa encargada de implementar sistemas de información para un mejor manejo de la BMV, esto nos permitirá tener un mejor panorama de la problemática que presenta la empresa en el área a analizar; en la siguiente parte se presentará un breve diagnóstico del problema específico que presenta la empresa en su área de Finanzas (en cuanto a sistemas de información o mejoramiento de procesos), cabe mencionar que esta área es la más importante de la empresa ya que es el área que regula todas las actividades que se llevan a cabo en dicha institución; y, por último se presentaran algunas posibles soluciones y recomendaciones para resolver los problemas que presenta dicha área, así como los beneficios que los usuarios de esta implementación tendrán con su uso.
Abstract The main purpose of this project is to present a proposal for the implementation of a system or solution of Business Intelligence that allows the improvement of processes that brokers use in the Mexican Stock Market (BMV). As we know, the BMV (Mexican Stock Market) is vital in the management of the most important economic enterprises in Mexico. For that reason, in the first part of this project I will include a brief explanation and a background of the enterprise as well as a description of the enterprise that is in charge of the implementation of information systems for a better management of the BMV, this background will allow us to have a better scene of the presented problem. In the next part I will explain the main problems that the Finance area has about information systems improvement, it’s important to mention that this area is the main regulator institution of the Mexican market and of the activities that take place in that institution. In the last part I will present some solutions or recommendations about the presented problem, also I will present the benefits that the final users will have with the implementation of this solution,
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Introducción
. . . . . . . . .
Hoy en día más empresas están teniendo un desarrollo y oportunidades de éxito así como ventajas competitivas gracias a que han surgido sistemas de información que proporciona una infraestructura de información, logrando así una administración empresarial efectiva. El enfoque que están tomando las empresas es cada vez más avanzado en primer plano por la fuerza de la competencia y los avances tan acelerados que esta teniendo la tecnología; en segundo término es el efecto de una mayor competencia de compañías extranjeras, basada en los notables adelantos tecnológicos de algunos países y los sueldos bajos que predominan en otros. En las últimas dos décadas la tecnología de la información y su impacto en diferentes facetas de los negocios y de la economía se ha visto sometida a gran especulación y análisis. El impacto actual y potencial de la tecnología de la información se pone en relieve al observar los cambios, los descubrimientos y las innovaciones ya características de los años noventa, mismos que se registran en todos los fenómenos, desde los físicos hasta los económicos y sociales. Las tendencias del entorno comercial, la globalización y el aumento de la competencia internacional, aceleran el uso de la tecnología de la información en las organizaciones. A nivel mundial y ante la competencia global, las exigencias en cuanto a la coordinación de las operaciones y a la necesidad de reaccionar rápidamente a los cambios, son hechos que revelan el alcance de las tecnologías para la información en el contexto actual de los negocios. Los significativos avances tecnológicos en sistemas de cómputo, programas, bancos de datos y telecomunicaciones refuerzan, en un movimiento cíclico, su utilización. Sabemos bien que para que una compañía logre tener el éxito deseado debe de tomar en cuenta un aspecto tan importante como es la competitividad; para ello, los sistemas y las tecnologías de información deben respaldar las estrategias empresariales de una organización y las estructuras y la cultura organizacional, con el fin de incrementar el valor comercial de la empresa en un entorno empresarial dinámico 35 . Así mismo el buen uso y administración de la información con ayuda de los sistemas desempeñan un papel importante en la economía global ya que con esto se logran grandes beneficios para las organizaciones y naciones encontrando formas más eficientes, rentables y socialmente responsables del empleo de suministros limitados de material, energía y otros recursos mundiales. La tecnología de información está reestructurando la base del negocio. El servicio al cliente, las operaciones, las estrategias del producto y de marketing, y la distribución dependen bastante de las tecnologías de información 36 . La razón fundamental para el uso de la tecnología de información es que los sistemas utilizados proporcionan a una organización apoyo para las operaciones comerciales, la toma de decisiones gerenciales y la ventaja estratégica. Las tecnologías de información utilizadas por las sociedades se están convirtiendo en estrategias implementadas como la interconexión en red de la empresa, la globalización, la reingeniería de procesos empresariales y el uso de la tecnología, para lograr una ventaja competitiva estratégica. La naturaleza de los sistemas de información requeridos por una organización dependen principalmente de la clase de actividades realizadas y los tipos de decisiones tomadas por los usuarios de la información, los cuales pueden ser, administradores, especialistas técnicos y profesionales, o personal de oficina u operación. La información se podría definir como: datos ordenados en forma útil. En general, la información cuantitativa se interpreta con mayor facilidad que la narrativa, y la información presentada mediante gráficas es aún más fácil de interpretar que la cuantitativa presentada en otras formas. La diferencia en la naturaleza y orientación de la información necesaria por los diversos niveles en la empresa demuestran que los sistemas de información requeridos por los distintos niveles deben ser, muy diferentes en su estructura. En general, los sistemas en niveles inferiores y superiores deben desarrollarse en forma independiente, y los de niveles intermedios deben ser en gran parte una combinación de los otros sistemas. La tarea de los sistemas de información consiste en procesar la entrada, mantener archivos de datos en relación con la empresa y producir información informes y otras salidas. 35 36
James A. O´Brien. Sistemas de Inform ación gerencial. Pág. 7
Íbidem
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. . . . . . Los sistemas de información están integrados por subsistemas que incluyen el hardware, software y . almacenamiento de . . los datos para los archivos y bases de datos. Procedimientos específicos describen los sistemas utilizados. El conjunto particular de subsistema, es decir, el equipo especifico, programa, archivos y procedimientos, comprenden una aplicación de sistema de información. Por lo tanto, los sistemas de información pueden tener aplicaciones de compras, contabilidad o ventas. Los sistemas son diseñados para atender los requerimientos de información de los distintos administradores, y se identifican utilizando metodologías estandarizadas en la evaluación de los requerimientos informativos. En consecuencia, los sistemas son evaluados a través de la aplicación de criterios tales como el de oportunidad, calidad y confiabilidad, los cuales son elementos que reflejan la capacidad técnica y operativa. La tecnología de la información capacita a los administradores para comunicarse al interior de la organización, y suprime buena parte de los requerimientos para ejecutar una amplia interpretación de las políticas; también capacita a los individuos que se encuentran en los niveles mas bajos de la organización para que contraigan mayores responsabilidades, fenómeno que los analistas de negocios han definido como aplanamiento de la organización 37 . De igual modo, proporciona la infraestructura necesaria para el ejercicio de modelos administrativos óptimos; para conseguir que éstos funcionen se requiere de suministro de información en todos los niveles. La sociedad moderna está conformada por organizaciones de las cuales tienen sistemas muy complejos y diferentes. Ejemplos: industrias, empresas comerciales y de servicios, organizaciones militares y gubernamentales, instituciones públicas y privadas, iglesias, entre otros. Éstos reflejan diversas actividades susceptibles de realizar y varios niveles: personajes, pequeños grupos, Inter. Grupos, normas, valores, actitudes y existen bajo un patrón muy complejo y multidimensional. Entonces, una organización se define como: “un sistema de actividades conscientemente coordinadas formado por dos o más personas. La cooperación entre ellas es esencial para la existencia de la organización” 38 El auge de la economía global, la necesidad de hacer un mejor uso de los recursos, el gran desarrollo de la tecnología informática, y los nuevos instrumentos y metodologías, marcan una línea entre las organizaciones de antes y después. En las organizaciones hay diferentes tipos de participación por parte de los trabajadores y a partir de eso, se pueden clasificar las empresas en cuatro tipos: tradicionales, capitalistas modernas, colectivizadas y cooperativas y autogestionadas, dentro de estos cuatro tipos, se puede hacer una clasificación de los tipos de participación que puede tener el trabajador en una organización: a) La que se refiere a la participación en la propiedad del capital de la empresa en forma de acciones , con lo que los trabajadores contraen el derecho a codecidir en la toma de decisiones del consejo de administración de aquélla. b) La que se refiere a la participación en los resultados de la empresa, cuya manifestación más generalizada se concreta en la obtención de pagas extraordinarias por beneficios, productividad u otro tipo de remuneraciones salariales o en especie. c) La que se refiere a la participación en la gestión, es decir, en cómo organizar la actividad ordinaria de la empresa, y que abarca desde el mismo momento en que se deciden los objetivos a alcanzar a los modos de organizar y distribuir las tareas y los puestos de trabajo. Así mismo en las organizaciones se distinguen cuatro tipos de personas que forman parte de las organizaciones: a) los miembros ordinarios o participación corriente; b) los propietarios o directores de la organización; c) los clientes y, en general, el público que tiene contacto directo y regular con la organización, y d) el resto de personas de la sociedad en la que la empresa opera. 39 En la actualidad, la sociedad de la mayor parte de los países desarrollados es una sociedad pluralista de organizaciones, donde la mayoría de las obligaciones sociales (como la producción, la prestación de un servicio especializado de educación o de atención hospitalaria, la garantía de la defensa nacional o de la preservación del medio ambiente) es confiada a organizaciones (como industrias, universidades y escuelas, hospitales, ejército, organizaciones de servicios públicos), que son 37
Robert G. Murdick. Sistemas de Información Administrativa. Pág. 12 http://www.m onografi as.com/trabajos32/restricci onesparticipaci ontrabajadoresorganizaci onesempresariales.shtml 39 http://www.asset.es/revis202.htm 38
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. . . . administradas por grupos directivos propios para poder ser más eficaces. A diferencia de lo anterior, a . . finales del siglo pasado sociedad funcionaba de manera completamente diferente. Hace 80 años . eran la pocas las organizaciones . y pequeñas: predominaban los pequeños talleres, los artesanos . independientes, las pequeñas escuelas, los profesionales independientes (médicos y abogados, que trabajaban por cuenta propia), el labrador, el almacenista de la esquina. A pesar de que en la historia de la humanidad siempre existió el trabajo, la historia de las organizaciones y de su administración es un capítulo que comenzó en época reciente. Sistemas de Información. Son un conjunto de procedimientos dirigidos a la evaluación, elaboración y recuperación de la información. Dentro del Sistema de Información vamos a ver dos tipos: MIS. Sistema de información para directivos. Sirven para cuando tengan que tomar decisiones servirse de esta información. Sistemas de información para la gestión (mis). Los Sistemas de Información para la Gestión son un conjunto de herramientas que combinan las tecnologías de la información (hardware + software) con procedimientos que permitan suministrar información a los gestores de una organización para la toma de decisiones. Podemos afirmar que estos sistemas se componen de tres funciones; la recopilación de datos, tanto internos como externos; el almacenamiento y procesamiento de información; y la transmisión de información a los gestores. Parece que el uso de los sistemas de información para la gestión dejaban incompletas las necesidades informativas de los gestores de las empresas, surgiendo, así, distintos sistemas para la toma de decisiones. Describiremos los Sistemas Soporte a la Decisión, y los Sistemas de Información para Ejecutivos. EIS. Es un Sistema de información para ejecutivos. Sirve para lo mismo que el MIS solo que para ejecutivos. Los EIS's orientados a la alta dirección aparecen cuando los ejecutivos de las compañías requieren datos para tomar decisiones pero no pueden dedicar tiempo para extraer la que necesitan del conjunto total recibido. Características de un EIS: son sistemas usados por los altos ejecutivos de las empresas, es usado por ejecutivos para controlar el trabajo de otros ejecutivos, su principal uso es informativo, se concentra en la gestión general de la organización, y para ello utiliza información interna y externa, información histórica para realizar predicciones, y todo tipo de datos numéricos y textuales. Información. Elemento clave y fundamental para el buen funcionamiento de cualquier tipo de organización. Para que la información cumpla con sus objetivos es necesario que posea ciertas características. Relevante. Tiene que ser la información importante, que sea la información que nosotros necesitamos. Actualizada. La información debe utilizarse en el momento de ser generada. Rápida. El acceso a la información debe realizarse de forma rápida y sencilla. Económica. La obtención de la información no debe generar un coste importante para la empresa. Calidad. Es importante que la información carezca de errores y sea completa. Objetiva. Completa. El tener la información incompleta es peor que no tener nada. La pregunta tiene que ser respondida por completo. Aplicable. La información debe ser adecuada para la toma de una decisión, además de ser importante y pertinente. Una información que no satisfaga estas características carecerá de valor y no será válida para la organización. 40 Los objetivos de los Sistemas de Información van a depender del nivel de la organización en el que se apliquen para resolver determinados problemas. Los sistemas de información cumplirán tres objetivos básicos dentro de las organizaciones: Automatizar los procesos operativos. Proporcionar información que sirva de apoyo a la toma de decisiones. Lograr ventajas competitivas a través de su implantación y uso. En base a satisfacer estos tres objetivos, podemos hacer una clasificación de los Sistemas de Información: Sistemas de procesamiento de transacciones, TPS. Esos sistemas se encargan de registrar y procesar datos resultantes de transacciones comerciales y de la automatización de tareas y procesos operativos. Los resultados se utilizan para actualizar las bases de datos. Estas bases de datos posteriormente proporcionan los datos que pueden ser utilizados por los sistemas de apoyo a la toma de decisiones. Algunos de los principales sistemas que se utilizan de acuerdo al área en la que se necesitan son: Sistemas de información administrativa, MIS. Proporcionan una variedad de informes y presentaciones a la gerencia. Estos sistemas recuperan de las bases de dato información sobre operaciones internas que han sido actualizadas mediante sistemas de procesamiento de transacciones. Sistemas de soporte a 40
Ignacio Gil. Sistemas y Tecnologías de la Información para la gestión.
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. . . . la toma de decisiones, DSS. Estos sistemas combinan datos y modelos analíticos avanzados para . . apoyar los procesos de toma de decisiones. Ayudan a la toma de decisiones relacionadas con . problemas específicos. . . Sistemas para la toma de decisión en grupo, GDSS. Estos sistemas tienen como tarea apoyar la toma de decisiones en grupo. Permiten a los miembros de un grupo tener acceso simultáneo a archivos comunes y a bases de datos, de tal manera que los miembros del grupo puedan trabajar en la misma tarea, en el mismo lugar y al mismo tiempo. Sistemas de apoyo a ejecutivos, EIS. Estos sistemas ayudan a los funcionarios de alto nivel a dirigir una organización. Su meta es proporcionar un acceso inmediato y fácil a información selectiva sobre factores clave que son fundamentales para el logro de los objetivos estratégicos de una empresa. Sistemas expertos de soporte a la toma de decisiones, EDSS. Son sistemas de información basados en el conocimiento, es decir, que utilizan su conocimiento sobre un área específica para actuar como un consultor experto para los usuarios. Características de los MIS, DSS, EIS, GDSS y EDSS son: Según los objetivos, estos sistemas de información no ahorran mano de obra. La información que generan sirve de apoyo a los mandos intermedios y a la alta administración. Sistemas estratégicos. Tienen como fin, lograr ventajas competitivas a través del uso de la tecnología de la información. Característica importante: lograr ventajas que los competidores no posean. Los Sistemas de Información también deben sustentar las estrategias y procesos empresariales. Ésta es la razón por la que los sistemas de información son diseñados, implementados y utilizados en marcos organizacionales y empresariales. El Sistema de Información de Marketing se usa mucho. Función: promoción y venta de productos existentes y el desarrollo de nuevos productos para clientes existentes y potenciales, satisfacer las necesidades de los clientes. Un ejemplo: evalúa los clientes potenciales de una empresa. El Sistema de Información de Manufacturas elabora los productos. Pasa de las materias primas a los productos. Es el área mas afectada por los avances de la tecnología. Dentro de ésta área existe una gran cantidad de sistemas de información. El Sistema de Información que usa por ejemplo: es la fecha de inicio/terminación de un producto. Es un Sistema de Información que controla que no falte de nada durante un proceso de elaboración. El Sistema de Información de Recursos Humanos son Sistemas de Información que controlan si falta personal en algún área. Ayudan a mantener registros y evaluaciones de los empleados actuales y de posibles empleados de la organización. Evalúa los currículums. Sistema de Información Financiero. Tiene como propósitos proporcionar la plantación financiera y las transacciones de negocios. Un ejemplo de Sistema de Información Financiero es por ejemplo: el Sistema de Información para consultar el precio de acciones. El Sistema de Información Contable se usa para ver lo que debe la gente, ver las compras, estos son los sistemas más antiguos y utilizados en las empresas. 41 Con frecuencia, el uso de la tecnología de información para la globalización y la reingeniería de procesos empresariales da como resultado el desarrollo de sistemas de información que ayudan a una empresa a darle ventaja competitiva en el mercado, utilizándolos para desarrollar productos, servicios, procesos y capacidades que dan a una empresa una ventaja estratégica sobre las fuerzas competitivas que enfrenta una empresa. Para que una organización tenga éxito, es necesario implementar soluciones híbridas que involucren el recurso humano especializado y las tecnologías de información para la ejecución de procesos específicos, que van desde el análisis y representación de la información hasta la automatización de distintas actividades como la descripción, el almacenamiento y la recuperación. De esta manera, se propicia la creación y uso del conocimiento en el contexto de la organización, la tecnología interviene para facilitar el acceso a las fuentes de conocimiento explícito y el especialista en información utiliza sus herramientas propias para seleccionar, analizar, representar, sintetizar y facilitar el acceso al conocimiento. Para ello, existe un conjunto de modelos específicos. La implementación de un sistema de gestión de conocimientos en la empresa debe contemplar cuatro elementos básicos: 1) Gestión de la documentación interna Habitualmente se identifica con necesidades de gestión documenta que pueden presentarse. 2) Arquitectura de contenidos Internet / intranet.
41
http://www.ccee.edu.uy/ensenian/catcoint/material/sistinf.PDF
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. . . . 3) Estrategias para la gestión de la información y el conocimiento La alta dirección de la organización . . necesita de una visión global de sus sistemas y políticas de información para la toma de decisiones . estratégicas en el marco empresarial. . . 4) Gestión de recursos de información externa. 42
Para poder implementar una tecnología de información se necesitan ciertos elementos con los que se debe contar para lograr una mejor implementación los cuales por ejemplo, son el uso de redes. “Una red de computadoras es un sistema de comunicación de datos que enlaza dos o más ordenadores y dispositivos o periféricos” 43 . Cuando se pretende unir entre sí un gran número de usuarios, resulta difícil por cuestiones fundamentalmente económicas la unión de todos con todos de forma directa. Por tanto, para conseguir un número importante de usuarios se establece una red de comunicación que permita compartir los correspondientes recursos y así, el coste y su utilización tendrán un mayor avance. Las redes se pueden clasificar en base a su ámbito de influencia. Según este criterio se pueden clasificar en tres grandes grupos: LAN (Local Area Network): Redes de área local. La longitud entre los nodos más distantes no debe exceder los 5 Km.: Conjunto de elementos físicos y lógicos que proporcionan interconexión en un área privada y restringida. MAN (Metropolitan Area Network): Redes de área metropolitana. Las redes metropolitanas siguen estándares entre las LAN y la WAN. Una MAN es una red de distribución de datos para un área geográfica en el entorno de una ciudad. Su tasa de error es intermedia entre LAN y WAN. Es menor que en una LAN pero no llega a los niveles de una WAN. WAN (Wide Area Network): Redes de área extensa o extendida. Es una red que intercomunica equipos en un área geográfica muy extensa. 44 Las redes de información son uno de las tecnologías mas usadas en las empresas para la comunicación de datos. Entre las tecnologías de redes de información más usadas se encuentran Ethernet, FDDI y Token Ring, cada una con diferentes métodos de implementación y funcionamiento. Estructura de las redes Las redes tienen tres niveles de componentes: software de aplicaciones, software de red y hardware de red. 45 . Una empresa sin una buena utilización de las tecnologías de información y comunicaciones, o telecomunicaciones, aun cuando pueda tener una excelente línea de estrategia propia, representada en un buen producto o una buena presencia en el mercado, camina de modo equívoco y su horizonte es oscuro, a pesar del prometedor presente de que pueda disponer. Las tecnologías TIC, en las que las telecomunicaciones juegan el papel conductor son, en todo caso, herramientas y, como tales, medios y aplicaciones para uso del usuario. Las tecnologías surgidas son herramientas puestas para cubrir necesidades y generar nuevas perspectivas, potenciando el desarrollo de las empresas, sus entornos, generando nuevos mercados y evolucionando a nuevos negocios. Es evidente que los campos de actividad, para las telecomunicaciones, son innumerables e incluso podríamos decir, sin ningún riesgo a equivocarnos, que no existe campo en donde las tecnologías que nos ocupan no sean determinantes en la actividad. Esto representa, sin duda, mayor implantación de tecnologías. Las telecomunicaciones significan, para la empresa, comunicación, actualización y, en definitiva, progreso. Le empresa se enfrenta al reto de satisfacer y agilizar las soluciones internas, dentro de la propia empresa y satisfacer y agilizar las soluciones externas, con sus clientes y proveedores, dentro de unas nuevas propuestas de comunicación y servicios. Comienzan pues a sucederse la aparición de tecnologías que propicien la solución a las necesidades, internas y externas, mencionadas. No se trata de implementar la mejor tecnología, sino la más adecuada para los intereses de la empresa y la precisa, para solucionar las necesidades existentes. Los servicios y sistemas de información constituyen un factor clave en el manejo estratégico y operativo de los elementos competitivos basados en los precios, la calidad del producto y del servicio. Existe una amplia variedad de sistemas de información especializados, tanto de bajo coste, sobre temas generales de ID, calidad y otros específicos sobre temas tecnológicos (incluyendo artículos, patentes, etc.), o más costosos como los que tienen grandes multinacionales como Repsol o Telefónica con empresas especializadas (observadores de mercados en la terminología de ésta última), para informes sobre el estado del arte de determinadas tecnologías y para poder dar respuestas inmediatas a cuestiones específicas que se les formulen con carácter regular. A nivel cualitativo, y sintetizando la opinión de los profesionales del sector, se puede afirmar que las 42
http://bvs.sld.cu/revistas/aci/vol14_2_06/aci11206.htm Redes de Computadoras. Pág. 242 Íbidem 45 http://www.uib.es/edured/redesintro.html 43 44
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. . . . empresas utilizan poco los servicios procedentes de centros de información externos, en relación a . . otras zonas geográficas. Para explicar este bajo consumo se apuntan diversas causas: Cultura de la . información escasa, Asimilación de información a gratuidad, por ello poca predisposición a pagar por . . ella, Desconfianza de los directivos y profesionales de las empresas hacia servicios externos, Calidad de la oferta: valor añadido, adaptación a sus necesidades, Hábito muy arraigado de utilizar los contactos personales (clientes, proveedores, colegas) para solucionar las necesidades de información. xisten tanto sistemas cerrados y abiertos, Los sistemas son cerrados cuando están aislados de variables externas y cuando son determinísticos en lugar de probabilísticas; como sistema abierto, la organización presenta límites o fronteras, esto es, barreras entre el ambiente y el sistema. Definen el campo de acción del sistema, así como su grado de apertura. Herbert Spencer afirmaba a principios del siglo XX: "Un organismo social se asemeja a un organismo individual en los siguientes rasgos esenciales: En el crecimiento. En el hecho de volverse más complejo a medida que crece. En el hecho de que haciéndose más complejo, sus partes exigen una creciente interdependencia. Porque su vida tiene inmensa extensión comparada con la vida de sus unidades componentes. Porque en ambos casos existe creciente integración acompañada por creciente heterogeneidad” 46 La perspectiva de organización como sistema cerrado, se da por insensibilidad de la administración tradicional a las diferencias entre ambientes organizacionales y por la desatención a la dependencia entre la organización y su ambiente. Algunos definen Internet como "La Red de Redes", y otros como "La Autopista de la Información". Internet es una Red de Redes porque está hecha a base de unir muchas redes locales de ordenadores, o sea de unos pocos ordenadores en un mismo edificio o empresa. Además, es "La Red de Redes" porque es la más grande. Prácticamente todos los países del mundo tienen acceso a Internet. En la Red quedan almacenadas lo que se llaman Páginas Web, que no son más que páginas de texto con gráficos o fotos. Aquellos que se conecten a Internet pueden pedir acceder a dichas páginas y acto seguido éstas aparecen en la pantalla de su ordenador. Este sistema de visualización de la información revolucionó el desarrollo de Internet. Las características que definen a Internet podrían ser identificadas como: Universal Internet está extendida prácticamente por todo el mundo. Desde cualquier país podemos ver información generada en los demás países, enviar correo, transferir archivos, comprar, etc. Esta universalidad plantea algunos problemas legales, ya que lo que es legal en un país puede no serlo en otros. No existe una ley universal que obligue a todos los países, aunque sólo sea en aspectos relacionados con Internet. Para darle un mejor uso y manejo de la información en Internet se utilizan los buscadores; un buscador es la herramienta que te permite buscar en toda Internet a partir de unas palabras que tienes que introducir para describir lo que buscas. Detrás de un buscador hay una base de datos que contiene la información y unos sistemas de indexación, compresión y organización de los datos que permiten efectuar búsquedas por palabras rápidamente Tipos de buscadores Aunque algunos buscadores utilizan conjuntamente varios de los métodos que vamos a describir a continuación resulta útil distinguir cada forma distinta de buscar. Buscadores por palabras clave. Son los buscadores más comunes, el usuario introduce una palabra clave y el motor del buscador examina su base de datos para mostrar las páginas encontradas. Buscadores por categorías. Estos buscadores que están organizados por temas de forma que al elegir un tema nos muestra otra pantalla con más temas sobre el tema que hemos elegido, así sucesivamente podemos llegar a ver las páginas que existen sobre un tema muy concreto. Es decir en estos buscadores se puede buscar eligiendo categorías en lugar de introducir palabras claves. Meta buscadores. Se podrían llamar también buscadores múltiples ya que realizan varias búsquedas simultáneas en los demás buscadores y muestran los resultados ordenados por buscador. Buscadores específicos. Son buscadores que sólo contienen información sobre un tema concreto, por ejemplo, buscadores de legislación, buscadores de libros, etc. 47 Cuando se dice red de redes se hace referencia a que es una red formada por la interconexión de otras redes menores. Al contrario de lo que se piensa comúnmente, Internet no es sinónimo de World Wide Web (WWW). Ésta es parte de Internet, siendo la World Wide Web uno de los muchos servicios ofertados en la red Internet. La Web es un sistema de información mucho más reciente, desarrollado inicialmente por Tim Berners Lee en 1989 48 . La 46 47 48
von Bertalanffy, Ludwig. Teoría General de Sistemas Efraín Urban. Tecnologías de información para la administración. Págs. 198201 http://es.wikipedia.org/wiki/WWW
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. . . . funcionalidad elemental de la Web se basa en tres estándares: El Localizador Uniforme de Recursos ( . . URL), que especifica cómo a cada página de información se asocia una "dirección" única en donde . encontrarla; el Protocolo de Transferencia de Hipertexto (HTTP), que especifica cómo el navegador y . . el servidor intercambian información en forma de peticiones y respuestas, y el Lenguaje de Marcación de Hipertexto (HTML), un método para codificar la información de los documentos y sus enlaces. Una página Web tiene la característica peculiar de que el texto se combina con imágenes para hacer que el documento sea dinámico y permita que se puedan ejecutar diferentes acciones, una tras otra, a través de la selección de texto remarcado o de las imágenes, acción que nos puede conducir a otra sección dentro del documento, abrir otra página Web, iniciar un mensaje de correo electrónico o transportarnos a otro Sitio Web totalmente distinto a través de sus hipervínculos 49 . Estos documentos pueden ser elaborados por los gobiernos, instituciones educativas, instituciones públicas o privadas, empresas o cualquier otro tipo de asociación, y por las propias personas en lo individual. Actualmente la forma más utilizada para Internet es el comercio electrónico. El comercio electrónico (en inglés Electronic Commerce, ECommerce, ecommerce o EC) consiste principalmente en la distribución, compra, venta, mercadotecnia y suministro de información complementaria para productos o servicios a través de redes informáticas como Internet u otras. La industria de la tecnología de la información podría verlo como una aplicación informática dirigida a realizar transacciones comerciales. Se diferencia al comercio electrónico directo (que, por referirse a bienes o servicios digitales, se concerta y ejecuta completamente por vía informática) del indirecto (referido a bienes o servicios físicos que aun cuando permitan una celebración por medios tecnológicos, requieren del medio físico tradicional para su cumplimiento). También se suele categorizar en comercio electrónico de empresa a consumidor (B2C), de consumidor a consumidor (C2C), entre empresa y Gobierno (B2G) o entre empresa y empresa (B2B). 50 Los sistemas basados en intermediarios se clasifican en unibroker y multibroker. NIVEL: Primero dedicado a productos; segundo nivel dedicado a productos a medida; tercero dedicado a servicios y el cuarto multibroker. Al igual que en el comercio tradicional existe un riesgo en el comercio electrónico, al realizar una transacción por Internet, el comprador teme por la posibilidad de que sus datos personales (nombre, dirección, número de tarjeta de crédito, etc.) sean interceptados por "alguien", y suplante así su identidad; de igual forma el vendedor necesita asegurarse de que los datos enviados sean de quien dice serlos. Por tales motivos se han desarrollado sistemas de seguridad para transacciones por Internet: Encriptación, Firma Digital y Certificado de Calidad, que garantizan la confidencialidad, integridad y autenticidad respectivamente. * La encriptación: es el conjunto de técnicas que intentan hacer inaccesible la información a personas no autorizadas. Por lo general, la encriptación se basa en una clave, sin la cual la información no puede ser descifrada. Con la encriptación la información transferida solo es accesible por las partes que intervienen (comprador, vendedor y sus dos bancos. Las redes corporativas u ordenadores con datos confidenciales no suelen estar conectadas a Internet; en el caso de que sea imprescindible esta conexión, se utilizan los llamados cortafuegos, un ordenador situado entre las computadoras de una red corporativa e Internet. El cortafuego impide a los usuarios no autorizados acceder a los ordenadores de una red, y garantiza que la información recibida de una fuente externa no contenga virus. Por ultimo mencionaremos algunas ventajas tanto para los usuarios finales (clientes), como para las empresas el uso del comercio electrónico. Para las Empresas representa una reducción de costo real al hacer estudio de mercado. Desaparecen los límites geográficos y de tiempo. Disponibilidad las 24 horas del día, 7 días a la semana, todo el año. Reducción de un 50% en costos de la puesta en marcha del comercio electrónico, en comparación con el comercio tradicional. Hacer más sencilla la labor de los negocios con sus clientes. Reducción considerable de inventarios. Agilizar las operaciones del negocio. Proporcionar nuevos medios para encontrar y servir a clientes. Incorporar internacionalmente estrategias nuevas de relaciones entre clientes y proveedores. Reducir el tamaño del personal de la fuerza. Menos inversión en los presupuestos publicitarios. Reducción de precios por el bajo coste del uso de Internet en comparación con otros medios de promoción, lo cual implica mayor competitividad. Cercanía a los clientes y mayor interactividad y personalización de la oferta. Desarrollo de ventas electrónicas. Globalización y acceso a mercados potenciales de millones de clientes. Implantar 49 50
Aidee Guzman Flores. Informática I. Págs. 4849 http://www.monografias.com/trabajos15/comercioelectronico/comercioelectronico.shtml
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. . . . tácticas en la venta de productos para crear fidelidad en los clientes. Para los clientes (usuarios . . finales): Abarata costos y precios Da poder al consumidor de elegir en un mercado global acorde a . sus necesidades Un medio que da poder al consumidor de elegir en un mercado global acorde a sus . . necesidades. Brinda información preventa y posible prueba del producto antes de la compra. Inmediatez al realizar los pedidos. Servicio pre y postventa online. Reducción de la cadena de distribución, lo que le permite adquirir un producto a un mejor precio. Mayor interactividad y personalización de la demanda. Información inmediata sobre cualquier producto, y disponibilidad de acceder a la información en el momento que así lo requiera. Permite el acceso a más información. 51 Descripción de la Empresa BURSATEC, S.A. de C.V. es una empresa de servicios de Tecnología de Información y Comunicaciones que diseña, desarrolla, implementa, integra y opera una gran variedad de sistemas de información y comunicación para las empresas del grupo Bolsa Mexicana y otras empresas del sector financiero. Bursatec es una subsidiaria de la BMV. La BOLSA MEXICANA DE VALORES S.A. de C.V. (BMV), es una institución privada que opera por concesión de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, con apego a la Ley del Mercado de Valores. Derivado del seguimiento de las tendencias mundiales y del cambio en la legislación, la BMV ya empezó su proceso de desmutualizacion, pero hasta la fecha sus accionistas son casas de bolsa autorizadas, las cuales poseen una acción cada una. Las empresas que requieren recursos (dinero) para financiar su operación o proyectos de expansión, pueden obtenerlo a través del mercado bursátil, mediante la emisión de valores (acciones, obligaciones, papel comercial, etc.) que son puestos a disposición de los inversionistas (colocados) e intercambiados (comprados y vendidos) en la BMV, en un mercado transparente de libre competencia y con igualdad de oportunidades para todos sus participantes. Participar en el Mercado Para realizar la oferta pública y colocación de los valores, la empresa acude a una casa de bolsa que los ofrece (mercado primario) al gran público inversionista en el ámbito de la BMV. De ese modo, los emisores reciben los recursos correspondientes a los valores que fueron adquiridos por los inversionistas. Una vez colocados los valores entre los inversionistas en el mercado bursátil, éstos pueden ser comprados y vendidos (mercado secundario) en la BMV, a través de una casa de bolsa. La Bolsa Mexicana de Valores es el lugar físico donde se efectúan y registran las operaciones que hacen las casas de bolsa. Los inversionistas compran y venden acciones e instrumentos de deuda a través de intermediarios bursátiles, llamados casas de bolsa. Es muy importante recalcar que la BMV no compra ni vende valores. El público inversionista canaliza sus órdenes de compra o venta de acciones a través de un promotor de una casa de bolsa. Estos promotores son especialistas registrados que han recibido capacitación y han sido autorizados por la CNBV. Las ordenes de compra o venta son entonces transmitidas de la oficina de la casa de bolsa al mercado bursátil a través del sofisticado Sistema Electrónico de Negociación, Transacción, Registro y Asignación (BMVSENTRA Capitales) donde esperarán encontrar una oferta igual pero en el sentido contrario y así perfeccionar la operación. Una vez que se han adquirido acciones o títulos de deuda, se puede monitorear su desempeño en los periódicos especializados, o a través de los sistemas de información impresos y electrónicos de la propia Bolsa Mexicana de Valores y en Bolsatel. La BMV es el foro en el que se llevan a cabo las operaciones del mercado de valores organizado en México, siendo su objeto el facilitar las transacciones con valores y procurar el desarrollo del mercado, fomentar su expansión y competitividad, a través de las siguientes funciones: ·
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Establecer los locales, instalaciones y mecanismos que faciliten las relaciones y operaciones entre la oferta y demanda de valores, títulos de crédito y demás documentos inscritos en el Registro Nacional de Valores (RNV), así como prestar los servicios necesarios para la realización de los procesos de emisión, colocación en intercambio de los referidos valores;
http://www.tesisenxarxa.net/TESIS_UPC/AVAILABLE/TDX0613102140302//12CAPITULO8.pdf
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. . . . Proporcionar, mantener a disposición del público y hacer publicaciones sobre la información . . relativa a los valores inscritos en la BMV y los listados en el Sistema Internacional de . Cotizaciones de la propia Bolsa, sobre sus emisores y las operaciones que en ella se realicen; . . Establecer las medidas necesarias para que las operaciones que se realicen en la BMV por las casas de bolsa, se sujeten a las disposiciones que les sean aplicables;
Expedir normas que establezcan estándares y esquemas operativos y de conducta que promuevan prácticas justas y equitativas en el mercado de valores, así como vigilar su observancia e imponer medidas disciplinarias y correctivas por su incumplimiento, obligatorias para las casas de bolsa y emisoras con valores inscritos en la BMV. Misión: La BOLSA MEXICANA DE VALORES (BMV) provee la tecnología, los sistemas y las reglas de autorregulación bajo los cuales funciona el mercado de valores mexicano, principalmente en lo relativo a la inscripción, negociación y registro de acciones, certificados de participación, títulos de deuda y títulos opcionales. La infraestructura y servicios que presta la BMV permiten que las transacciones que se realizan diariamente con esos valores se lleven a cabo con transparencia, eficiencia y seguridad. Asimismo, hacen posible que inversionistas, emisores de valores y Casas de Bolsa, confluyan en un mercado organizado y en un ambiente de operación altamente competitivo. Visión: Mantener las condiciones de eficiencia y confianza para que el financiamiento a través del mercado de valores se materialice en beneficio de las empresas y de las actividades productivas del país, y para que los inversionistas, tanto individuales como institucionales, puedan tomar decisiones de inversión y realizar sus operaciones. La BMV está al servicio de la sociedad. Pare ello ofrece una infraestructura moderna que permite que el mercado funcione con orden y equidad para todos los participantes, dentro de una ámbito de transparencia y solidez institucional. Además, busca ampliar los mecanismos y las alternativas para que más inversionistas y empresas de diversos tamaños puedan aprovechar los beneficios de un mercado electrónico eficiente y de una gama de instrumentos competitivos y atractivos. La consolidación del desarrollo del mercado de valores nacional es indispensable en el contexto de la globalización de los mercados financieros y el alto grado de apertura internacional de nuestra economía, así como de las reformas internas que dan una gran importancia a los mecanismos de formación de ahorro, principalmente para el retiro, y a los mecanismos de inversión colectiva como son las sociedades de inversión. Cualquier persona física o moral de nacionalidad mexicana o extranjera puede invertir en los valores (de capitales o deuda) listados en la Bolsa. El proceso comienza cuando un inversionista está interesado en comprar o vender algún valor listado en la Bolsa. En primera instancia, dicho inversionista deberá suscribir un contrato de intermediación con alguna de las casas de bolsa mexicanas. Historia 1850. Negociación de primeros títulos accionarios de empresas mineras.1867. Se promulga la Ley Reglamentaria del Corretaje de Valores.18801900. Las calles de Plateros y Cadena, en el centro de la Ciudad de México, atestiguan reuniones en las que corredores y empresarios buscan realizar compraventas de todo tipo de bienes y valores en la vía pública. Posteriormente se van conformando grupos cerrados de accionistas y emisores, que se reúnen a negociar a puerta cerrada, en diferentes puntos de la ciudad. 1886. Se constituye la Bolsa Mercantil de México.1895. Se inaugura en la calle de Plateros (hoy Madero) el centro de operaciones bursátiles Bolsa de México, S.A.1908. Luego de periodos de inactividad bursátil, provocados por crisis económicas y en los precios internacionales de los metales, se inaugura la Bolsa de Valores de México, SCL, en el Callejón de 5 de Mayo.1920. La Bolsa de Valores de México, S.C.L. adquiere un predio en Uruguay 68, que operará como sede bursátil hasta 1957.1933. Comienza la vida bursátil del México moderno. Se promulga la Ley Reglamentaria de Bolsas y se constituye la Bolsa de Valores de México, S.A., supervisada por la Comisión Nacional de Valores (hoy Comisión Nacional Bancaria y de Valores). 1975. Entra en vigor la Ley del Mercado de Valores, y la Bolsa cambia su denominación a Bolsa Mexicana de Valores, e incorpora en su seno a las bolsas que operaban en Guadalajara y Monterrey. 1995. Introducción del BMVSENTRA Títulos de Deuda. La totalidad de este mercado es operado por este medio electrónico. 1996. Inicio de operaciones de BMVSENTRA Capitales. 1998. Constitución de la empresa Servicios de Integración Financiera (SIF), para la operación del sistema de negociación de instrumentos del mercado de títulos de deuda (BMVSENTRA Títulos de Deuda) 1999. El 11 de Enero, la totalidad de la negociación accionaria se incorporó al sistema electrónico. A partir de entonces, el mercado de capitales de la Bolsa opera completamente a través del sistema electrónico de negociación BMVSENTRA Capitales.
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. . . . En este año también se listaron los contratos de futuros sobre el IPC en MexDer y el principal . . indicador alcanzó un máximo histórico de 7,129.88 puntos el 30 de diciembre.2001. El día 17 de . registró la jornada más activa en la historia de la Bolsa Mexicana de Valores Mayo del 2001 se . . estableciendo niveles récord de operatividad. El número de operaciones ascendió a 11,031, cifra superior en 516 operaciones (+4.91%) respecto al nivel máximo anterior registrado el día tres de Marzo del 2000.2002. El 1° de Enero del 2002 se constituye la empresa de servicios Corporativo Mexicano del Mercado de Valores, S.A. de C.V. para la contratación, administración y control del personal de la Bolsa y de las demás instituciones financieras del Centro Bursátil que se sumaron a este proceso. Como parte de una filosofía de administración y control corporativo basada en la existencia de órganos colegiados y de puestos directivos que participen en la administración y toma de decisiones más informadas, la Bolsa Mexicana de Valores ha establecido los siguientes órganos intermedios del Consejo de Administración, los cuales sirven como apoyo para el desempeño de sus actividades en el mercado de valores. Comité Ejecutivo El Comité Ejecutivo se constituyó el 11 de junio de 1990, y actualmente se desempeña como órgano delegado del Consejo de Administración de la Sociedad para la elaboración de la estrategia para el desarrollo, promoción y difusión del mercado de valores. El Comité Ejecutivo tiene como principales funciones el proponer al Consejo de Administración de la Sociedad lo siguiente: i) Las estrategias para el desarrollo del mercado de valores y aprobar los planes para su implementación; ii) El desarrollo de nuevos mercados, instrumentos y mecánicas operativas; iii) Los servicios que deba prestar la Sociedad y las correspondientes tarifas; y iv) Los planes de promoción y difusión del mercado de valores. Comité Normativo El Comité Normativo se constituyó el 17 de septiembre de 1996, como un órgano delegado del Consejo de Administración de la Sociedad, para le ejercicio de sus facultades normativas y, por ende, establecer un marco normativo de carácter autorregulatorio. Entre sus principales funciones se encuentran: i) Desarrollar, fomentar y mantener un marco normativo con orientación autorregulatoria que regule las actividades de los participantes del mercado de valores en concordancia con las leyes y disposiciones de carácter general aplicables a los mismos; ii) Aprobar la abrogación, adición, derogación, expedición y modificación de normas que se contienen en el Reglamento Interior y demás ordenamientos de la Sociedad que, entre otros aspectos, establezcan un régimen autoregulatorio aplicable, entre otras, a las casas de bolsa y especialistas bursátiles, así como a sus respectivos consejeros, apoderados y demás empleados en relación con sus obligaciones en la bolsa y a las emisoras con valores inscritos en la Sociedad, por los actos que realicen sus consejeros, apoderados y demás empleados en cuanto a sus obligaciones en la Bolsa de Valores; iii) Proponer a las autoridades la expedición de reformas a las leyes y disposiciones de carácter general que repercutan en el mercado de valores; y iv) Servir como órgano de consulta para interpretar las normas que expida. Comité Disciplinario El Comité Disciplinario se constituyó el 20 de enero de 1998, como órgano delegado del Consejo de Administración de la Sociedad para el ejercicio de sus facultades disciplinarias y, por ende, investigar e imponer las medidas disciplinarias y correctivas por violaciones al Reglamento Interior de la Bolsa Mexicana de Valores, S.A. de C.V., cometidas por los miembros y emisoras por los actos que realicen sus consejeros, apoderados y demás empleados, así como a las instituciones fiduciarias en fideicomisos cuyo fin sea emitir valores inscritos en el Listado de la Sociedad, por los actos que realicen sus delegados fiduciarios o miembros del comité técnico, así como los fideicomitentes o cualquier otra persona cuando tenga alguna obligación respecto de los valores que se emitan. El Comité Disciplinario tienen como principales facultades: i) Conocer y resolver sobre los casos de presuntas violaciones al Reglamento Interior de la Sociedad conforme al procedimiento previsto en este último ordenamiento; ii) Imponer las medidas disciplinarias y correctivas que procedan conforme
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. . . . al citado Reglamento; iii) Recomendar al Consejo de Administración la imposición de las medidas . . disciplinarias y correctivas que consistan en la cancelación de la inscripción de un valor en el Listado . de la Sociedad o en la revocación de la aprobación para operar a través de la Sociedad, otorgada a . . una casa de bolsa o especialista bursátil, cuando así lo determine el referido Reglamento; iv) Desahogar los casos que se sometan a su consideración, conforme al procedimiento disciplinario que se establezca en el Reglamento Interior de la Sociedad; y v) Proponer al Comité Normativo la expedición, modificación o derogación de normas del citado Reglamento. Comité de Inscripción de Valores El Comité de Inscripción de Valores se constituyó el 23 de septiembre de 1997, con el objeto de auxiliar al Consejo de Administración en sus facultades para resolver sobre las solicitudes de inscripción de valores en el Listado de la Sociedad. El referido Comité tiene como funciones, entre otras: i) Revisar y resolver sobre todas las solicitudes de inscripción que se presenten a la Bolsa Mexicana de Valores, de acciones, de obligaciones subordinadas o convertibles en títulos representativos del capital social, de certificados de participación y de certificados bursátiles, ambos estructurados y en primera emisión, así como de nuevos tipos de valores que se vayan a operar del mercado de capitales, excepto los TRAC'S; ii) Revisar y resolver sobre todas las solicitudes de incorporación al Listado Previo de Emisoras que se presenten a la Sociedad; y iii) Solicitar al emisor o a la casa de bolsa colocadora, cualquier información adicional que requiera para tener los elementos suficientes para resolver adecuadamente sobre la procedencia de inscripción de valores de una emisora. Comité de Compensación El Comité de Compensación se constituyó el 22 de mayo de 2001, como órgano delegado del Consejo de Administración para la aprobación de la compensación del Presidente Ejecutivo de la Sociedad, así como el esquema de compensación de los ejecutivos del primer nivel directivo de la Sociedad. El citado Comité tiene como principales funciones: i) Determinar la compensación y definir el esquema de separación del Presidente Ejecutivo de la Sociedad; ii) Determinar el esquema de compensación de los ejecutivos del primer nivel directivo de la Sociedad; y iii) Definir el nivel de compensación que deberá guardar la Sociedad en su estructura organizacional, con base en la situación de mercado. Comité de Emisoras El Comité de Emisoras, creado en 1998 como órgano de representación de las empresas con acciones listadas en la BMV, tiene como principal objetivo representar a dichas empresas ante los diferentes participantes del mercado de valores y resolver conjuntamente cualquier problemática o requerimiento, lo cual se lleva a cabo a través de grupos de trabajo.
A continuación se esquematiza el proceso de compraventa de acciones en la BMV: Juan decide analizar la posibilidad de invertir en el mercado accionario de la BMV. Andrea decide vender 5,000 acciones de la empresa XYZ que adquirió hace algunos años.
Juan consulta a un promotor de una casa de bolsa, y analizan distintas opciones de inversión, con base en la amplia información financiera y de mercado disponible. Después de analizar distintas alternativas, Juan solicita a su promotor que le proporcione la cotización de mercado para adquirir acciones de la empresa XYZ, y establece una relación contractual con la casa de bolsa (contrato de intermediación).
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. . . . Andrea llama a su promotor para solicitar cotización para la venta de las 5,000 acciones que desea . . vender. . . . Utilizando los sistemas electrónicos de difusión de información bursátil de la BMV, los ejecutivos de cuenta obtienen la información sobre los mejores precios de compra y venta para las acciones XYZ, e informan a Andrea y Juan.
Tomando en cuenta lo que ya conoce sobre la empresa XYZ, y después de la conversación con el promotor, Juan instruye a la casa de bolsa, a través de su promotor, para adquirir 5,000 acciones de la empresa XYZ, a precio de mercado. Andrea instruye a su promotor para vender, en la BMV, 5,000 acciones de la empresa XYZ, a precio de mercado.
Los promotores ingresan en los sistemas de sus casas de bolsa respectivas, las características de las órdenes de Andrea y Juan. Las órdenes de compra y de venta son entonces ingresadas por los operadores de las casas de bolsa en al Sistema Electrónico de Negociación, Transacción, Registro y Asignación del Mercado de Capitales (BMVSENTRA Capitales)
Una vez perfeccionada o "cerrada" la operación en la BMV, Andrea y Juan son notificados, y la Bolsa informa a todos los participantes en el mercado sobre las características de la operación, a través de los medios electrónicos e impresos dispuestos para tal efecto.
Dos días hábiles después de haberse concertado la transacción, el depósito central de valores de México (S.D. Indeval), previa instrucción de la casa de bolsa vendedora, transfiere los valores accionarios de la cuenta de la casa de bolsa vendedora a la cuenta de la casa de bolsa compradora; y el importe correspondiente a la transacción es transferido de la casa de bolsa compradora a la casa de bolsa vendedora.
Juan liquida a su casa de bolsa el importe correspondiente a la operación de compra, incluyendo una comisión previamente pactada. Andrea recibe de su casa de bolsa el importe correspondiente a la operación de venta, menos una comisión previamente pactada.
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. . . . . . Planteamiento del Problema . . . El área en la cual la Bolsa Mexicana de Valores presenta algunos problemas es en el área de Finanzas, a continuación se describirán las dificultades que se presentan en dicha área. Los usuarios finales dependen en gran manera de BURSATEC en sus departamentos de administración de base de datos y desarrollo de sistemas para la generación de consultas y reportes de información histórica que, aunado a los servicios de soporte y mantenimiento a sistemas, ocasionan tiempos de respuesta poco adecuados, lo que conlleva a la pérdida de valor de la información al momento de su entrega y prácticamente a una nula autosuficiencia del usuario para la explotación de información. Para el almacenamiento de datos y derivado de las estrategias utilizadas a la fecha se utilizan tres motores de bases de datos relacionales: Tandem, MS SQL Server y Sybase, lo que ocasiona duplicidad de información e inconsistencia en la misma entre una fuente de datos y otra, adicionalmente las áreas usuarias generan recursos de datos organizados en esquemas de archivo, sin estructura, soporte ni respaldo. Los principales problemas que se detectan en la situación actual son los siguientes: · Tiempos de respuesta largos para el cumplimiento de requerimientos de información, cuando la información no está considerada dentro de los reportes de los diversos sistemas operacionales. En relación directa con las cargas de trabajo del personal de Bursatec. · Duplicidad de información. Producto de esquemas de eficiencia implementados en el pasado, donde la información se almacena en diferentes ambientes de base de datos. · Riesgos en la confiabilidad de la información. Producto de la duplicidad e inconsistencia de la misma. ·
Dependencia directa entre las diferentes áreas de negocio en la entrega de información.
·
Una inversión alta de tiempo y recursos para la generación de la información necesaria.
Por lo anterior la presente visión está enfocada a satisfacer las necesidades descritas, con un alcance definido a reportes y análisis de información basado en cubos, únicamente con la información almacenada en las estructuras de datos en los medios designados para tal fin por Bursatec. Soluciones Para poder dar una mayor solución a los problemas presentados anteriormente se recomienda la adquisición de un sistema de información o herramienta que permita resolver la situación actual y que los usuarios manejen con mayor desempeño y sin complicaciones la información utilizada. Para esto, la herramienta necesitará proveer a los usuarios finales las siguientes funcionalidades: · · · · · · · ·
Facilidad de acceso y uso, tanto de la herramienta como de la información. Lenguaje de pantallas amigable y de fácil uso para el usuario final con ayuda de indicadores como ventanas, botones y flechas. Filtros de información para brindar comparativos de información, alertas y pueda brindar tanto información tabular, general y sumarizada. Tener la posibilidad de elaborar reportes con cálculos matemáticos, tableros de control que incluyan proyecciones, tendencias, análisis y promedios. Que la base de datos se integre con las utilizadas de manera que no afecte la utilización de otro tipo de sistemas de información. Reducción de pasos para elaborar de manera sencilla y rapidez la generación de reportes o bases de datos. Que contenga funcionalidad gráfica para poder desplegar información y que se tenga la posibilidad de incorporar en los reportes: gráficos, textos, cuadros, tableros o imágenes. Que tenga la posibilidad de almacenar la información procesada y generada y capacidad de expandimiento sin tener que recurrir a la asistencia directa del área de sistemas.
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· ·
. . . . Facilidad de enviar la información a diferentes usuarios y poder trasladar esa información en . . varios formatos como Power Point, Excel, Word o HTML. . . Poder tener bien definido los roles de seguridad para la administración de la información como . puede ser: acceso para el dueño de la información, usuarios de consulta designada (con autorización de dueño de la información) y los usuarios de consulta libre (bajo suscripción)
Conclusiones y Recomendaciones
A través de la implementación de la solución, la BMV espera contar con un modelo de datos y herramientas de explotación que permitan: · Proveer a los usuarios finales acceso directo a la información para la generación de reportes y consulta de información en forma ágil y oportuna, sin dependencia del personal técnico. · Facilidad para la creación de nuevos reportes y consultas y su programación para ejecución, publicación y distribución de forma calendarizada. · Automatización de la ejecución, publicación y distribución de las publicaciones y reportes periódicos de la BMV. · Contar con una infraestructura de información que permita identificar problemas, tendencias, oportunidades y mejores o peores estados de las variables de negocio. · Contar con facilidades para el desarrollo de análisis personalizados. · Contar con herramientas que permitan comparar indicadores por distintos periodos, a través de la interfase gráfica de la herramienta, con modelos predefinidos o de creación libre. · Contar con herramientas que permitan a los usuarios desarrollar varios tipos de análisis multidimensional.
Se recomienda que la Bolsa Mexicana de valores evalué las mejores opciones que se encuentran en el mercado acerca de los softwares o herramientas de sistemas de información para una mejor toma de decisiones en cuanto a las necesidades que tiene esta institución. La mejor forma de hacerlo es conociendo las capacidades de las mejores empresas dedicadas a la administración de información en el área de Finanzas y evaluar la mejor herramienta propuesta para que pueda lograr cubrir las necesidades de la Bolsa Mexicana de Valores para implementar la mejor herramienta y solución de Negocios. Así mismo será de vital importancia considerar puntos como: · Valoración del proyecto ( que se presente una propuesta de acuerdo a las necesidades presentadas por la institución) · Que la empresa tenga experiencia en cuanto a la realización de proyectos similares en el sector financiero o bursátil. · Experiencia y conocimientos en las herramientas propuestas y en la implementación de las soluciones. · Que la empresa elegida tenga la capacidad de instalaciones suficientes para que puedan llevar a cabo el desarrollo e implementación de la herramienta. · Garantía de funcionalidad de la herramienta o sistema de información propuesta. · Costo (condiciones de pago, cotización por servicios, soporte e instalación de herramienta, costo por capacitación de usuarios).
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. . . . Bibliografía . . . . . · Aidee Guzmán Flores. Informática I. Editorial Esfinge. Primera Edición. · Efraim Turban. Tecnologías de información para la administración. CECSA. · Ignacio Gil Pechuan. Sistemas y Tecnologías de la Información para la gestión. Madrid: McGraw Hill, 1997 · James A. O´Brien. Sistemas de Información gerencial. Editorial: Mc. GrawHill. Lugar de Impresión: Colombia. Edición: Cuarta Edición. Impresión: 2001. · Ludwig Von Bertalanffy. Teoría General de Sistemas. Petrópolis, Vozes. 1976. · Redes de Computadoras: T. I. La Habana: Ed. Félix Varela, 2002. · Robert G. Murdick. Sistemas de Información Administrativa. Editorial: Prentice Hall Hispanoamericana. Lugar de Impresión: México. Edición: Segunda Edición. Impresión: 1988 Sitios de Internet · http://www.monografias.com/trabajos32/restriccionesparticipaciontrabajadoresorganizaciones empresariales.shtml · http://www.asset.es/revis202.htm · http://www.ccee.edu.uy/ensenian/catcoint/material/sistinf.PDF · http://bvs.sld.cu/revistas/aci/vol14_2_06/aci11206.htm · http://www.uib.es/edured/redesintro.html · http://es.wikipedia.org/wiki/WWW · http://www.monografias.com/trabajos15/comercioelectronico/comercioelectronico.shtml · http://www.tesisenxarxa.net/TESIS_UPC/AVAILABLE/TDX0613102140302//12CAPITULO8.pdf · http://www.bmv.com.mx/
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. . . . . . . . .
Sistema de información de Macys S.A. de C.V José Armando Ortega Núñez
[email protected]
Resumen El presente estudio es una forma de control de las operaciones de una empresa comercial dedicada a la confección y venta de ropa, en la cual no se cuenta con un sistema de información adecuado a sus necesidades y por ende tiene fallas en su operación. Las cuales cada día son mayores y a causa de esto tiene perdidas en lugar de utilidades. El control que se pretende tener de las operaciones será a través de un sistema de información implantado en la misma de acuerdo a los requisitos de información solicitados. Este sistema esta constituido por módulos predefinidos que serán una herramienta a través de la cual cada área y por supuesto las personas alimentaran de información correspondientes a sus tareas, La información que se recabe de estas áreas se almacenara en una base de datos los cuales serán procesados hasta convertirse en reportes. A partir de estos se podrán evaluar la eficiencia de la operación y la gerencia podrá monitorear las operaciones. Abstract The present study is a form of control of the operations of a commercial company dedicated to the preparation and sale of clothes in which it is not told on a suitable information system his necessities and therefore it has faults in his operation which every day are greater and because of this it has lost instead of utilities. The control that is tried to have of the operations will be through an information system implanted in the same one according to the asked for requirements of information. This system this constituted by predefined modules that will be a tool through which each area and by all means the people fed on information corresponding to their tasks, the information that is successfully obtained of these areas was stored in a data base which will be process until becoming reports. From these they will be possible to be evaluated the efficiency of the operation and the management will be able to check the operations.
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. . . . Introducción . . . . . Las organizaciones en su búsqueda de conseguir una participación más amplia en el mercado recurren a los sistemas de información basados en programas de computo, los cuales agilizan sus procesos, permiten un flujo eficiente de información, entre otras ventajas, que finalmente repercuten en la satisfacción del cliente y en las utilidades de la empresa. En las últimas décadas los sistemas de información se han convertido en una herramienta funcional y crítica de una organización, casi todas las empresas alrededor del mundo dependen de la tecnología digital para procesar información. Su papel principal es apoyar la coordinación de las distintas unidades de una organización. La manera en que la información está distribuida y es analizada dentro de una empresa puede ser un factor muy importante para el éxito de la misma, consecuentemente los sistemas de información desempeñan un rol esencial en una organización. Sin embargo el adquirir un programa o sistema costoso y esto, no significa que éste va a ser exitoso o va mejorar la productividad o va reducir costos; a menudo las empresas fracasan en la implementación de innovaciones tecnológicas. Uno de los obstáculos más frecuentes consiste en ignorar a la gente que trabaja diario con el sistema, muchas veces no se les toma en cuenta para el diseño del sistema y cuando queda listo éste no cumple con el requisito de las operaciones diarias de la empresa. Por ello se realiza el siguiente estudio para determinar los requisitos del sistema de información de Macys, las características de la información que requiere esta empresa para su buen funcionamiento. En el marco teórico Este capítulo trata de conceptos de información y consecuentemente de los sistemas de información, su concepto, integrantes, funciones, algunos ejemplos de su empleo, los subsistemas existentes y su clasificación, lo anterior con la finalidad de entender la importancia de los sistemas de información en las empresas. Al conocer la naturaleza de los sistemas de información, podremos conocer también la raíz y el origen de los sistemas de información de ventas, lo indispensables que pueden llegar a ser en la realización de las actividades y funciones de las empresas. En la descripción de la empresa se describe el tipo de empresa y se establéese la problemática general en la cual se hace referencia a que no se cuenta con un sistema de información que proporcione datos que sirvan de sustento a la toma de decisiones. En el siguiente punto después de haber analizado y encontrado las necesidades de información de la empresa, procederemos a realizar la propuesta del sistema de información de ventas el cual arrojara información valiosa para la empresa y con ello la gerencia contra con la información que necesita para monitorear las operaciones y realizar ajustes correspondientes para el logro de sus objetivos. Por último explicaremos las conclusiones a las cuales llegamos después de realizar este estudio y también mencionaremos algunas recomendaciones. Marco teórico Información La Información son datos procesados en forma significativa para el receptor, con valor real y perceptible para deserciones futuras. En esta definición los datos tienen como característica que deben ser reales y procesados para crear la información. La información es una baza importantísima para cualquier empresa u actividad de negocios. No sólo es necesaria la información para tomar decisiones sobre la dirección futura de la organización, si no, para controlar también sus actividades corrientes. Concepto de Sistema De Información Un sistema de información “es una combinación organizada de personas, hardware, software, redes de comunicaciones y recursos de datos que reúne, transforma y disemina información en una organización” 52 los sistemas de información son aquellos sistemas creados para realizar tareas específicas y esenciales para el buen funcionamiento de las organizaciones creados por administradores y analistas.
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(O´Brien, 2001, P. 9) En términos de Scott, (1988, p. 4)
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. . . . También se entiende como sistemas de información a: un conjunto de procedimientos ordenados . . que, al ser ejecutados, proporcionan información para apoyar la toma de decisiones y el control en la . organización. La información se define como una entidad tangible o intangible que permite reducir la . . incertidumbre acerca de algún estado o suceso. Componentes y elementos de los sistemas de información Los componentes esenciales de un sistema de información basado o apoyados por computadoras son: entrada, validación, actualización de archivo actual y nuevo archivo, y salida. En todo sistema de información los archivos de datos son el componente principal e indispensable, ya que depende de ellos las salidas del sistema. Los archivos de datos pueden ser los libros en donde se registren las notas si se trata de un sistema manual o bien bases de datos si se trata de un sistema computarizado (ibidem). Los elementos de un sistema de información están dados por sus “tres actividades Principales: reciben datos como entrada; procesan los datos por medio de cálculos, combinan elementos de los datos, actualizan cuentas, etc., y proporcionan información como salida” 53 La fase de estudio preliminar en un sistema de información existente comprende la Identificación de un problema o en algunos casos una oportunidad para desarrollar un nuevo sistema, y se tendrá que realizar una investigación limitada para ver si un proyecto de sistema puede ser garantizado. La siguiente fase es la de análisis de sistemas, en esta fase se pueden identificar un problema u oportunidad, además de examinar los puntos débiles y puntos fuertes d e l antiguo sistema, y se describe la funcionalidad del nuevo sistema. En la fase de diseño, se determina el diseño de un nuevo sistema que satisfaga las necesidades de la fase de análisis, y el estudio correspondiente al hardware y software. La fase de implantación comprende la programación o codificación del nuevo sistema de información, la instalación del equipo a utilizar y todo lo correspondiente a la implantación del sistema previamente diseñado. La última fase es la de madurez y mantenimiento, dicha fase agrupa las operaciones continuas después de la instalación. La auditoria esta contemplada dentro de esta última fase, con la finalidad de evaluar si los resultados son los que la empresa esperaba Clasificación y tipos Sistemas de Información Queda por conocer las clasificaciones de los sistemas de información para poder delimitar el sistema de información que se necesita y que posteriormente se creará e implementará. Los sistemas de información para la gerencia pueden clasificarse en; “conceptual, hechos por el hombre, social y de hombre y máquina, abierto y cerrado, temporal, estacionario, y subsistema y supersistema” 54 También los sistemas de información pueden ser clasificados según O´Brien dos: sistemas de apoyo a las operaciones y sistemas de apoyo gerencial. Sistemas de Información Operacional Los sistemas de información operacional son aquellos que de alguna manera procesan eficientemente transacciones de tipo comercial, el control de los procesos de la compañía, respaldando la comunicación y colaboración dentro de cualquier empresa, además de que sus aplicaciones nos permite actualizar las diferentes bases de datos corporativas Tipos de Sistema de Información Operacional Los sistemas de información operacional están compuestos por: los sistemas de procesamiento de transacciones cuyo fin es el registro y procesamiento de datos por lotes o en línea provenientes de las transacciones comerciales para uso interno o externo, por ejemplo los que se utilizan para procesar ventas. Otro componente son los sistemas de control de procesos, los cuales toman de 53 54
(Scott, 1988, p 69). (Murdik 1982, p 324).
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. . . las decisiones adecuadas para ajustar los procesos de producción física. Por manera automática . . . último se encuentran los sistemas de colaboración empresarial que ayudan a trabajar en conjunto a . las personas, utilizando diferentes tecnologías de información dentro de las organizaciones. . . Sistemas de Procesamiento de Transacciones Los sistemas de procesamiento de transacciones, son los sistemas de procesamiento de datos que sirven para el manejo de las transacciones en niveles operativos pero no son considerados SIG (Sistemas de Información Gerencial), en ellos las entradas provienen de dos fuentes; las transacciones generadas en el exterior por los clientes, vendedores y otros grupos, y cualquier dato generado por la empresa, siempre y cuando sea registrado por el sistema. Otro tipo de entradas de los sistemas de procesamiento de datos son los archivos, documentos e informes de operación de datos previamente existentes. Por ejemplo; “en un sistema de cómputo de procesamiento, el “archivo maestro” de la cuenta de un cliente se alimenta en el sistema de cómputo junto con transacciones de venta para que se procesen juntos.” Otras entradas del sistema de procesamiento son, los resultados intermedios, datos procesados y que cuya característica es que pueden ser útiles, pero que deben ser procesados antes de convertirse en información realmente útil para un propósito. Las salidas de este tipo de sistemas pueden ser por mencionar algunas; archivos revisados corregidos, archivos de datos actualizados, archivos maestros, así como informes resumidos para la administración y listados de las transacciones realizadas en un período de tiempo determinado. Los archivos revisados corregidos, tienen las características de que los registros han sido agregados, borrados o alterados de alguna manera. Los archivos de datos actualizados son contra los que se procesan alguna transacción, incluyendo detalles y dan como resultado los nuevos balances en cuanto a registro se refiere (Scott, 1988, pp. 6971). Sistemas de Información De Ventas Los sistemas de información de ventas se originan del sistema de información de mercadotecnia. El sistema de información de mercadotecnia consiste en la relación de diferentes subsistemas y como uno de sus principales subsistemas de información esta, el sistema de información de ventas. La finalidad de los sistemas de información para mercadotecnia es alcanzar una ventaja competitiva para dar un mejor servicio a los clientes y proporcionar información adecuada para penetrar en los mercados meta. Como objetivos generales de estos sistemas integrados en la organización están: 1. Identificar y evaluar oportunidades de ventas potenciales buenas. 2. Reaccionar rápidamente a cambios en las organizaciones del mercado. 3. Establecer precios de productos que maximicen las utilidades 4. Controlar los costos de mercadotecnia. 5. Emplear al personal de ventas en forma más efectiva. 6. Ayudar a asignar los gastos para publicidad y otras formas de promoción. Las fuentes de información de mercadotecnia para el funcionamiento de su sistema son: Información de ventas y otras transacciones, informes de llamadas de vendedores a clientes, resúmenes de vendedores realizados por gerentes de mercadotecnia, archivos de historia de clientes, archivos de cuentas de clientes, sistema de contabilidad de costos, sistema de planeación de utilidades( presupuestos), actividades de investigación de mercados y reunión de inteligencia, pronósticos de ventas, programación de producción e informes del estado de inventario Componentes y elementos del Sistema de Información de Ventas Dentro de la mercadotecnia, vender es la actividad principal, por lo cual, un sistema de información de soporte de ventas en esencia es indispensable, porque con la información que procesa se pueden tomar decisiones que incrementen las ventas. A su vez los sistemas de información de ventas se basan en sistemas de control de pedidos de ventas y se dividen en: Soporte de ventas, análisis de venta y análisis de clientes (ibídem, p 435). El subsistema soporte de ventas provee información al personal de ventas acerca de los precios en el mercado de los productos, descuentos, promociones de venta, financiamiento para clientes en forma de planes, ventajas y desventajas.
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. . . . La estrategia de sistemas de información . . La estrategia de sistemas de información se debe enfocar a las necesidades de información y de . sistemas que tiene . o debería tener la empresa, así como las funciones que la integran. Si la . organización opera en más de un negocio, entonces cada negocio tendrá su estrategia, y, además, habrá una estrategia para satisfacer las necesidades corporativas. Entreprise Resource Planning – ERP. Es un sistema estructurado que busca satisfacer la demanda de soluciones de gestión empresarial, basado en el concepto de una solución completa que permita a las empresas unificar las diferentes áreas de productividad de la misma.
En términos prácticos, un ERP es un sistema integral que cubre todas las operaciones del negocio: finanzas, contabilidad, manejo de inventarios, procesos de manufactura, recursos humanos, comercialización, entre otros, que le permite al empresario y directivo conocer en cualquier momento el estado de la organización. El mercado de las Pymes se ha tomado mucho tiempo en adoptar esta tecnología. Los principales proveedores de ERPs habían centrado su atención hasta hace unos meses en las grandes corporaciones únicamente y sus soluciones resultaban demasiado costosas para las pequeñas y medianas empresas. Con la aparición del Internet como una plataforma segura y económica para operar transacciones de negocios y la disponibilidad de una infraestructura de tecnologías de la información más accesible, se está generando ahora una fuerte demanda de soluciones integrales para la administración de negocios en el mercado de las Pymes. Las Pymes tienen hoy a su disposición un sinnúmero de soluciones para administración del negocio que pueden darles una ventaja competitiva dentro de su industria. Sin embargo, se deben evaluar adecuadamente las opciones disponibles para asegurarse de que su inversión continúe siendo productiva también en el futuro. Descripción de la empresa Antecedentes Industrias Macys S.A. de C.V. es una empresa mexicana que fue fundada desde 1986 y que hasta el día de hoy ha permanecido dentro de las mejores fábricas de ropa para dama en el ámbito nacional. Objetivo general de la empresa El principal objetivo es el entregar prendas que superen sus expectativas, basados en la excelencia y superación en el servicio al cliente. Contexto en el que se encuentra la empresa El mercado del vestido exige nuevos productos continuamente, por estar en una retroalimentación constante con las preferencias de las personas por las opciones de prendas, maquillaje, calzado, el corte y el tratamiento del cabello. Por lo tanto, el consumidor cada día es más exigente en el sentido de que la moda trae consigo la actualización de todos y cada uno de los factores que integran esta nueva forma de vestir, combinar o usar una u otra prenda, con los accesorios que le llevan mejor de acuerdo a las tendencias y coloridos que Europa va dictando año con año en la moda. De tal manera que a ciencia cierta no sabemos dónde nace una determinada forma de vestir para un determinado momento del año. Lo que sí sabemos es que la gran mayoría del atuendo que se usa en cada momento es influenciado por la televisión, en específico, la llamada moda casual o juvenil, cuyos atuendos son determinados por las campañas masivas de promoción de algunas marcas que han monopolizado el mercado y de esta forma, hacen un posicionamiento de una imagen a adoptar en el público para el cual es dirigida dicha moda.
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. . . . Aunado a todo esto, algunos de los principales problemas que enfrenta actualmente la industria del . . vestido es la falta de liquidez, financiamiento para expansión y falta de calidad competitiva de los . mercados a nivel estatal, nacional, internacional y mundial. Por estos y más factores hoy las . . empresas de todos los sectores tienen que buscar nuevas técnicas de crédito, compraventa y formas de pagos por mencionar algunas, para cumplir con sus objetivos, ser competitivas y obtener los recursos que necesitan. La empresa a estudiar se dedica al diseño, modelaje, fabricación o ensamble y venta de ropa de vestir para dama, en específico: conjuntos sastre, faldas, pantalones y blusas. Con todo esto nos podemos imaginar la problemática que enfrentan día con día todas las áreas que conforman a esta empresa. Cabe mencionar que en el departamento tendencia de moda y ensamble, se está avanzando en proyectos específicos para estar a la vanguardia en el mercado regional y nacional, mercado en los que esta empresa tiene presencia. Planteamiento A pesar de todo esto, el problema que ha venido enfrentando la empresa de unos años a la fecha ha sido propiciado por la expansión que ha tenido en sus puntos de venta. Dichos puntos son tiendas que estratégicamente se fueron ubicando para poder dar un servicio pronto y menos costoso a sus clientes, ya que la filosofía de expansión ha sido dar el mejor servicio al cliente estando más cerca de él. Esta empresa hace algunos años había descuidado mucho las formas modernas de pago por parte de los clientes, por la aceptación de sus productos y los precios tan bajos que mantiene, de lo que resultaba que todas las ventas se realizaban de contado. Es a partir del año 2000 que implementa un sistema revolucionario de ventas que va desde la aceptación de toda tarjeta de crédito que tenga vigencia en el mercado, la aceptación de dólares americanos, aceptación de carnets o tarjetas específicas de descuento (membresía de la casa) y transferencias electrónicas de clientes foráneos. Otra modalidad que empleó fue un sistema de apartado de orden liquidable a 30 días en cualquiera de sus puntos de venta. Lanza también un sistema de servicio al cliente cuyo fin es; poner al cliente la facilidad de cambiar sus prendas por la que más les agrade. Esto trae consigo en diferentes ocasiones: duplicidad de registros en el inventario de cada punto de venta o la omisión del mismo; que de la misma manera afecta al inventario, el robo hormiga y también la duplicidad en las ordenes de producción de mayoreo y medio mayoreo, porque no existe un formato específico para estos fines. Desventaja que no puede seguir y que se debe de corregir. Todo este descontrol que se esta dando, deja al descubierto que el actual de control de ventas que posee la empresa ha dejado de ser eficiente, deficiencia que responde al crecimiento de los puntos de venta. Dicho problema tiende a incrementarse, ya que se cuenta con un crecimiento constante, lo cual si no se piensa en rediseñar el control de ventas, se va a ocasionar un caos en la parte medular de todas las empresas que es la realización de lo que todos los días hacen y finalmente es la venta. Sí no se cuida este punto, la empresa puede verse en serios problemas de rentabilidad.
Propuesta de solución Sistema de Información para el Control Integral de la empresa Macys S.A. de C.V Partimos del punto donde se identifican las necesidades de información que requiere la gerencia, identificaremos los componentes que lo formarán, se propondrá un sistema integra capaz de procesar el flujo de información, resolviendo con ello la problemática que se planteo. Componentes del Sistema de Información Las personas que intervienen en el sistema son: El supervisor de almacén: para este estudio es aquel que se encarga sólo de la salida de mercancía del almacén. Repartidor: persona que se encarga de la distribución y traslado de mercancía saliente de almacén o de algún punto de venta. Responsable de tienda: persona encargada de supervisar todas las operaciones y transacciones del punto de venta. Cliente: Aquella persona que adquiera o adquirió cualquier producto de la empresa en cualquier punto de venta.
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. . . . Personal administrativo de ventas: persona que se encarga de la apertura y cierre del punto de . . venta así como llevar los formatos del instrumento de recolección de datos a la gerencia de ventas y . apoyo en el desarrollo de sus funciones al responsable de tienda. . . Personal administrativo de recepción: personas encargadas de la recepción y procesamiento de la información. Proveedores: aquel o aquellas empresas que abastece cualquier producto para la realización de las operaciones de la empresa y gerente; persona encargada de la dirección y toma de decisiones de la empresa; para este caso el del área de ventas.
Las necesidades de información que la gerencia requiere conocer y que este sistema debe de proporcionar son: La existencia por producto en el punto de venta, que deberá entenderse como las unidades existentes de cada producto en el punto de venta. Las unidades entrantes al punto de venta y su origen, como las unidades de cada producto que entran al punto de venta y de donde provienen. Las unidades salientes por cualquier otro concepto ajeno a la venta, como las unidades que salen del punto de venta que no resulten de la acción de venta. El volumen de ventas en unidades, como el número de unidades vendidas por producto. El número de unidades apartadas y a quien pertenecerán, como las unidades apartadas de cada producto para su venta futura y quien será el futuro dueño. El número de unidades destinadas a uniformes y a quien pertenecerán, como las unidades que se destinan para uniformes y quien será el futuro dueño. El volumen de ventas en efectivo, como el total en efectivo que provienen de las unidades vendidas; efectivo proveniente de las ventas en mostrador. El efectivo que ingresa por concepto de anticipo de uniformes y por apartado de prendas, así como la fecha de ingreso y de quien provienen, se debe entender como la cantidad en efectivo que ingresa por el recibo de anticipos de uniforme y apartado de prendas, la fecha en que se efectuó cada uno de ellos y quién los efectuó. El efectivo que ingresa por concepto de liquidación o abonos a cuenta de los uniformes y apartado de prendas, así como la fecha de ingreso y de quien provienen, como la cantidad en efectivo que ingresa por el recibo de la liquidación o abono a cuenta de los uniformes y apartados de prendas, la fecha en que se efectuó cada uno de ellos y quién los realizó. El monto total del efectivo que ingresa al punto de venta, como todo el efectivo que ingresa al punto de venta por cualquier concepto, movimiento o transacción. Los faltantes o sobrantes de mercancía en unidades y en efectivo, como las unidades o efectivo que sobró o falto por los movimientos o transacciones efectuados en el punto de venta. Éstas son las necesidades de información, que la gerencia requiere. Al tener esta información la gerencia puede tener el control de las transacciones y movimientos de ventas, e inventarios, fin que persigue para tomar las decisiones correspondientes. Propuesta La propuesta para se hace es la implantación de un sistema ERP para solucionar los problemas que se han descrito y la aplicación tecnológica será la implantación del sistema SOLOMON de Microsoft, ya que de acuerdo a sus características se puede ajustar a las necesidades antes mencionadas. Microsoft Solomon PyME es una solución de administración integral compuesta por tres elementos principales: Software Microsoft Solomon Estándar Base de datos preconfigurada. Proyecto de consultoría predefinido y acotado
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. . . . La solución incluye los siguientes módulos funcionales: . . Contabilidad . Módulo central integrado a todas las áreas . . Estados financieros parciales cualquier día del mes
Prorrateo automático, pólizas recurrentes, consolidación Administración de Efectivo Saldos diarios de efectivo Conciliación bancaria Integración de flujos de efectivo Cuentas por Cobrar Administración integral de la cartera Integración con ventas y contabilidad Cuentas por Pagar Administración integral de proveedores Cheques, programación de pagos
Compras Proceso de órdenes de compra Las recepciones actualizan saldos de proveedores, existencias y costos de inventario, y generan pólizas contables automáticas. Mantiene las compras bajo control Ventas Desde cotización hasta facturación Consulta de artículos, disponibilidad, crédito Proceso completo del pedido Mejor servicio al cliente Inventarios Artículos, almacenes y localizaciones Cualquier método de valuación Números de Serie y/o de lote Código, descripción, unidades, clasificación, costeo, compra/manufactura por artículo Costo de lo vendido Perpetuo Integrado con compras y ventas Menor tiempo y costo de planeación, control, contabilización y conciliación física.
Beneficios Tener toda la información de la empresa en un solo sistema de cómputo, que le dé servicio a las necesidades particulares de cada diferente departamento, se tiene una sola versión de lo que acontece en el negocio. Con ésta estrategia se puede lograr que los pedidos se surtan a tiempo, se puede incrementar de manera importante la productividad y se asegura que se tienen clientes satisfechos. Requerimientos Tecnológicos La Solución Empresarial Microsoft Solomon PyME opera en un ambiente basado en computadoras personales y servidores muy generalizados en las empresas PyME. Microsoft Solomon está diseñado para operar, de la manera más eficiente, con la base de datos MS SQL Server y el sistema operativo Windows NT de Microsoft. La combinación de ambas herramientas da como resultando una plataforma de operación escalable de alto rendimiento capaz de procesar altos volúmenes de información y satisfacer los más exigentes requerimientos de comunicación local o remota y a través de Internet. Al estar Microsoft Solomon diseñado y construido exclusivamente con herramientas de Microsoft, permite que los recursos de desarrollo de Solomon sean empleados en su totalidad a resolver las cuestiones críticas de los usuarios y no a probar y soportar múltiples plataformas de operación que con el tiempo se vuelven obsoletas.
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. . . . A manera de referencia general presentamos enseguida los requisitos básicos recomendados de . . equipos y programas que son necesarios para instalar la Solución Empresarial Microsoft Solomon . PyME. . . Servidor de la Base de Datos Mínimo recomendado § 450 MHz Pentium Processor (Intel based) O § ServerClass, 700 MHz Pentium III o mejor (basado en Intel) § 512 MB of RAM § 2 GB of RAM § 20 GB espacio en disco duro § Dispositivo de Respaldo recomendado: Cinta o CD § Tarjeta de Red a 100 Mbps § Lector de CDROM. Tanto el sistema como las actualizaciones son entregados en Discos Compactos. § Small Business Server 2000 with SQL Server 7.0 Service Pack 3 Estaciones de Trabajo Mínimo recomendado § 266 MHz Pentium Processor (Intel based) § 450 MHz Pentium II Processor or better (Intel based (dual processor capable)) § 128 MB of RAM § 256 MB of RAM § 650 MB en disco duro Lector de CDROM § Tarjeta de Red § Monitor con resolución de video de al menos 800x600 (SVGA) § Windows NT Workstation 4.0 with Service Pack 6a O § Windows 2000 Professional with Service Pack 3 O § Windows XP Professional Impresora Se recomienda el uso de una Impresora Láser para ser usada con la Solución Empresarial Microsoft Solomon PyME. La mayoría de los reportes están preparados en formato horizontal para papel de 8.5 x 11 pulgadas. La impresión a impresoras no Láser puede ser muy lenta. La memoria adicional en la impresora puede mejorar el desempeño de impresión para trabajos grandes de impresión. IV Conclusiones Las conclusiones en este estudio son las siguientes: En este entorno globalizado donde las Pymes buscan ya no competir, si no sobrevivir es necesario implantar tecnología de la información que rompa el paradigma del costo o gasto para las empresas tradicionales ya que si es bien implantada aumentaran las utilidades. De lo contrario seguirás teniendo perdidas y sobre todo perderán a sus clientes ya que estos siempre buscan un mejor servicio. Recomendaciones Se recomienda contar con los permisos de la gerencia para obtener información confidencial. Se recomienda que la empresa tenga una misión y visión bien definida para hacer la planeación estratégica. Es recomendable recurrir al outsourcing, delegando la creación del sistema a un proveedor especialista, el cual cuente con las metodologías, los lenguajes y las útiles de programación más adecuadas.
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. . . BIBLIOGRAFIA . . . . . . Henrry, Lucas Jr. “sistemas de información para la administración” edit. Mac Graw Hill Mexico 1985 Saroka, Raul “Información para ejecutivos” edit. Macchi Buenos aires Aragentina 1996. KOTLER, Philip. Mercadotecnia. 3ra Ed, Prentice Hall. Mexico 1989 Edwards, Chris, Ward, John “fundamentos de sistemas de información” Editorial Prentice may España 1998 O´Brien, James “Sistemas de Información Gerencial” Editorial. Mc Graw Hill Colombia 2001 RuízVelasco Sánchez, Enrique “Informática integral” Editorial Ibero Americana. Mexico 2002 Fitzgerald, Jerry. Redes y comunicación de datos en los negocios. Editorial Limusa. Mexico 2003 Turban, Efraim. “Tecnologías de la Información para la Administración”. Editorial Patria cultural. Mexico 2001. Gómez Vieites, Alvaro. “Redes de computadoras e internet : funcionamiento, servicios ofrecidos y alternativas de conexión” Mac Graw Hill. 2001. Scott, George. “Sistemas de información”. McGrawHill. México 1997. Laudon, Kenneth C. “Sistemas de información gerencial”. Pearson Educación. Méxco 2004. Murdick, Robert. “Sistemas de información administrativa” PrenticeHall. Mexico 1992. Revistas especializadas Ebusiness Universidad de Barcelona Virtual, 2003 Direcciones electrónicas www.gestiopolis.com
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. . . . SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA EMPRESAS DE CLASE MUNDIAL . . ISABEL CAROLINA GALICIA DURÁN . .
[email protected] .
Resumen. World Courier empresa estadounidense constituida desde 1969 como empresa de mensajería especializada requiriere estar a la vanguardia para mantenerse como empresa de Clase Mundial. Por lo que es necesaria la evaluación con el fin de promover y fomentar la mejora continua dentro de la organización. En las organizaciones modernas el liderazgo eficaz actúa contra las tendencias naturales y prepara el terreno para el aprendizaje en la organización. Los líderes pueden crear una cultura empresarial que fomente el pensamiento sistémico frente a la fragmentación, la colaboración en lugar de la competencia y la innovación por encima de la reactividad. Considerando este supuesto se llevo a cabo un análisis de la empresa World Courier, evaluando jerarquización de puestos, estructura general, procesos y ejecución de los mismos, todo dirigido al objetivo principal de la empresa, la satisfacción de las necesidades de los clientes. Se identifico un área de oportunidad requiriendo una acción inmediata en el área clave de la empresa, Tráfico. Se propone la implementación de procesos documentados para la estandarización de la contratación y operación de los Agentes de provincia que llevan a cabo las recolecciones y entregas en Provincia. Se recomienda la revisión y actualización de manera regular, así como la verificación de la implementación a fin de obtener los resultados requeridos por la Organización.
Abstract. World Courier, a United Status Company created since 1969 as specialized courier, requires to be updated to keep it as a World Class Company. That is why it is necessary the evaluation with the purpose of promote and foment continuous improvement within the Organization. In the modern Organizations the effective leader works versus natural tendencies and prepares earthly for the Organization knowledge. The leader can create a Company Culture that promotes the systematic though versus the fragment, implementing the collaboration instead of competency and changing the innovation for reactivity. Considering this supposition issue, it was developed an analysis of the World Courier Company, evaluating the hierarchy of posts, general structure, processes and their implementation, always focus to main Company objective, the entire customer satisfaction. It was identified an opportunity area requiring immediate action in the clue Company area, Operations. It is suggested the implementation of documented processes for the standardization of contracts and operation of Domestic Agents, who are contracted to make pick ups and deliveries of the product. It is recommended the review and update on a regular basis, besides of verification of implementation with the purpose to get the required results by the Organization.
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. . . . Introducción. . . . Con la elaboración de este trabajo se pretende presentar una propuesta de Sistemas de Información . . para la compañía World Courier. Considerando el Marco Teórico y los conocimientos adquiridos en la materia de Sistemas de Información de Negocios Internacionales se llevo a cabo un análisis general de la estructura de la empresa para identificar las áreas de oportunidad. Se reviso el organigrama identificando las jerarquías determinadas en la empresa. Se verificaron antecedentes y la estructura general de la empresa así como el proceso general de la misma. Dentro del Marco Teórico se encontraron temas de interés para el presente trabajo como la importancia de las soluciones a largo plazo para provocar un cambio organizacional, importancia de la Organización en a la vida personal y ocupacional de toda persona, importancia de la información en la empresa, sistemas de información abiertos. Se identifico el área de oportunidad que requiere de acción inmediata en el departamento de Tráfico, que representa el centro de la operación. Actualmente se cuenta con procesos documentados para la mayoría de las actividades, no así, para la contratación y asignación de actividades de los agentes que se contratan para las recolecciones y entregas de producto en Provincia. La propuesta se elaboró con base al marco teórico y principalmente de acuerdo a las necesidades de la empresa. Se realizaron dos procesos documentados, uno para la contratación y firma de contrato y el segundo para la operación regular de recolecciones. Mediante las conclusiones y recomendaciones se pretende dar a la empresa opciones que permitan mantener la evaluación continua de los procesos y su ejecución que genere los mejores resultados y beneficios para los clientes, empleados y accionistas de la organización.
Marco teórico. A los empresarios estadounidenses se les ha achacado su énfasis excesivo en la búsqueda de soluciones a corto plazo y de rápida aplicación a los problemas que surgen en sus organizaciones. Este enfoque, si se aplica al cambio organizacional, está condenado al fracaso desde su inicio. Las soluciones de aplicación rápida no son capaces de resolver los problemas de fondo y tiene escasa posibilidad de permanencia. De este modo, investigadores y directivos por igual han tratado de encontrar maneras eficaces de controlar el proceso de cambio. Por ende existen diferentes tipos de cambio organizacional como por ejemplo La solución radica en un liderazgo eficaz. El liderazgo eficaz actúa contra las tendencias naturales y prepara el terreno para el aprendizaje en la organización. Los líderes pueden crear una cultura empresarial que fomente el pensamiento sistémico frente a la fragmentación, la colaboración en lugar de la competencia y la innovación por encima de la reactividad. Los líderes desempeñan 3 funciones principales en el proceso de creación de una organización que aprenda: crean un compromiso con el aprendizaje, se esfuerzan en generar ideas que causen impacto y trabajan en difundir ideas que causen impacto. Adicional a estas funciones, las organizaciones han de desaprender al mismo tiempo las prácticas y paradigmas organizativos que la llevaron al éxito. Es decir, las organizaciones tradicionales y las conductas organizativas conexas por ellas creadas han sobrevivido a su utilidad. La dirección ha de poner seriamente en duda y desafiar las pautas de pensamiento que funcionaron adecuadamente en el pasado si quieren crear una organización capaz de aprender. Por ejemplo el paradigma de la antigua administración de planear, organizar y controlar puede sustituirse por otro paradigma nuevo de visión, de valores y de cesión de poder. Ha llegado el momento en que tanto la dirección como los empleados piensen como propietarios y no como adversarios en términos de “nosotros” y “ellos”. 55
Importancia De La Organización En La Vida Personal Y Ocupacional De Toda Persona. En 1965 se hizo una encuesta de los lectores de la revista Harvard Business Review para determinar sus actitudes hacia las mujeres a las organizaciones lucrativas. Cerca de la mitad de los hombres y mujeres (y no había una gran diferencia entre ello) pensaban que las mujeres raras veces esperan lograr o incluso ni desean puestos de autoridad. Veinte años después, en 1985, los resultados mostraron que las actitudes hacia las mujeres en las empresas habían cambiado significativamente. Sólo el 9% de los hombres y el 4% de las mujeres en la encuesta pensaban que la mujer no aspiraba posiciones altas. Además se descubrió que ahora los hombres ven a las mujeres mucho más como 55
Kreitner, Robert, Kinicki, Angelo, Comportamiento de las Organizaciones, Diorki, Servicios Integrales de Edición, 1996
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. . . . colegas competentes y al mismo nivel. Sin embargo más del 50% de las personas encuestadas . . pensaban que las mujeres nunca serían aceptadas por completo en los negocios. Este puede ser . desalentador en verdad para aquellas mujeres que aspiran a puestos gerenciales de alto nivel. Sin . . embargo hace 20 años muy pocas personas hubieran esperado el progreso hacia la igualdad que se ha hecho desde 1965. Cierta evidencia indica que las mujeres si tienen dificultades para llegar a la cúspide. Por ejemplo, no hay mujeres camino del puesto de presidente en las 500 corporaciones de la revista Fortune (1985). Este criterio era para 1985, afortunadamente esta mentalidad ha cambiado. Sin embargo, por ahora podemos concluir que para que una organización tenga buen funcionamiento, uno mismo tiene que adaptar ciertos fundamentos para lograr la armonía que esta necesita, es decir que uno mentalmente debe organizarse muy bien para operar en los trabajos que uno haga en la vida diaria, ya sea laboral o casero. Ejemplo de ello, entre muchos aspectos que debe tener una organización, es la lealtad dentro de ella, el cual ella es también una resultante del establecimiento de adecuadas relaciones humanas y de la constitución de un buen espíritu de cuerpo con alta moral y equidad. Podría definirse como: la identificación con los objetivos sociales de una empresa o institución y con los individuos y grupo al cual se pertenece, dentro de un marco de moral y equidad. La lealtad se logra a través del espíritu de cuerpo, porque él permite establecer un sentimiento de propósito y de participación colectiva y de reconocimiento y apreciación sobre el esfuerzo que cada uno da para materializar los propósito de la empresa o institución. La lealtad no se puede comprar sólo con incentivos económicos, pero se puede obtener adicionalmente de ellos a través del desarrollo de un verdadero sistema de identificación entre el individuo, su grupo informal y la organización. 56 Durante los próximos años, los Sistemas de Información cumplirán tres objetivos básicos dentro de las organizaciones: Automatización de procesos operativos, proporcionar información que sirva de apoyo al proceso de toma de decisiones y lograr ventajas competitivas a través de su implantación y uso. Los Sistemas de Información que logran la automatización de procesos operativos dentro de una organización, son llamados frecuentemente Sistemas Transaccionales, ya que su función primordial consiste en procesar transacciones tales como pagos, cobros, pólizas, entradas, salidas, etc. Por otra parte, los Sistemas de Información que apoyan el proceso de toma de decisiones son los Sistemas de Soporte a la Toma de Decisiones, Sistemas para la Toma de Decisión de Grupo, Sistemas Expertos de Soporte a la Toma de Decisiones y Sistema de Información para Ejecutivos. El tercer tipo de sistema, de acuerdo con su uso u objetivos que cumplen, es el de los Sistemas Estratégicos , los cuales se desarrollan en las organizaciones con el fin de lograr ventajas competitivas, a través del uso de la tecnología de información. 57
PARA CUMPLIR CON TODOS ESTOS REQUISITOS, LOS SI DEBEN PRESENTAR UNA SERIE DE CARACTERÍSTICAS: Precisión. Aunque existen casos por buscar precisión se puede llevar a la pérdida de operatividad. En un hipermercado no es posible controlar la rotura de envases o robos para un control de inventario. Por ello hay que aprender a trabajar con “márgenes de error”. Oportunidad, para que la información se obtenga en el momento en que se necesita. Capacidad de proceso, a fin de dar todos los datos que se demandan de una sola vez y evitar retrasos. El directivo o gerente, dispone así de la información completa para la toma de decisiones sin grandes esperas. Concisión, que posibilita la presentación de resúmenes para que la información de salida sea legible y fácil de manejar. La concisión requiere un enorme esfuerzo de síntesis y mentalización para emitir informes que faciliten la toma de decisiones en lugar de perjudicar, haciendo ruido y gasto de papel y tiempo innecesario. Relevancia, que permita establecer niveles y prioridades en la toma de datos, su proceso y salidas del sistema. No todos los datos son iguales ni deben ser procesados por orden de llegada. Hay procesos que pueden programarse con tiempo y pueden durar días, sin embargo la respuesta en un cajero por ejemplo siempre deberá ser inmediata. 56 57
Evans, James R, Lindsay, William, Administración y Control de la Calidad, 4ta. Edición, 2004 Robert G. Murdick, John C. Munson, Sistema de Información Administrativa, Prentice Hall, Segunda Edición.
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. . . . Disponibilidad, que exige la posibilidad de acceso a la información siempre que sea necesario. . . Esta posibilidad debe ser considerada cuando se realizan cambios de versiones o actualizaciones por . las cuales se pierde información implicando graves pérdidas económicas. . . Seguridad, llegando a establecer niveles de acceso a los sistemas en función del puesto del usuario en la organización de la empresa. Debe considerarse siempre la seguridad física de la información, (pérdida por desastres naturales, sabotajes, etc.), uso fraudulento de la misma o confidencialidad y protección de la intimidad de clientes y empleados. 58 ¿Por qué necesitan información las empresas? Las Empresas necesitan información para tomar decisiones acerca de las características de los productos, esfuerzos de mercadotecnia e inversiones, por las siguientes razones: Una compañía debe saber hacia donde se dirige el mercado y ser capaz de entrar y salir en el momento oportuno, dado que actualmente el ciclo de vida de los productos es más corto. Porque obtener buena información y convertirla rápidamente en productos que los consumidores quieren, es la clave de la permanencia en el mercado. La información no tiene un valor intrínseco pues su valor lo determinan quienes la utilizan, por ello los factores que afectan su valor son la oportunidad (Que tan obsoleta es), la precisión (Significa más detalle) y la presentación (Una imagen o gráfico trasmite la idea más fácilmente). Sin embargo, es necesario aclarar que antes de que una organización pueda aplicar la tecnología computacional a sus necesidades de información, debe analizar que tipo de información necesita, y como actúan entre si los diversos componentes de la información. Lo importante es que cada acción deberá estar definida con un inicio y un fin, por ello en el nivel básico sólo existen 3 componentes para aplicar a un proceso de información. La entrada: Incluye datos en bruto colectados en el negocio, más cualquier suposición o fórmula, aunque también, puede ser información proveniente de otras computadoras es decir, de datos introducidos anteriormente. El procesamiento: Se refiere a un valor agregado. La salida: Cualquier información nueva generada por el procesamiento. Una vez que la organización ha identificado el tipo de información que necesita manejar así como la forma en que esta interactúa en las actividades que se realicen, se encuentra en el momento justo de desarrollar un plan para automatizar el proceso de la información. 59 Las telecomunicaciones constituyen una actividad de gran importancia para impulsar todos los renglones de desarrollo nacional. Actualmente, las telecomunicaciones se han convertido en un elemento fundamental para lograr la modernización y competitividad de prácticamente cualquier actividad económica. El desarrollo tecnológico permite actualmente conducir por la red de servicio público telefónico no sólo señales de voz, sino también de datos, textos e imagen, lo que hace posible la prestación de una gran variedad de nuevos servicios, por lo que la red pública telefónica ha evolucionado hacia una Red Pública de Telecomunicaciones. Telmex logró expandir su red durante los últimos 14 años de forma importante, pero aún insuficiente frente a las necesidades de la sociedad y los propósitos de crecimiento y modernización del país. 60 Análisis de (requerimientos) sistemas. Determinación de requerimientos: es el estudio de un sistema para conocer como trabaja y donde es necesario realizar mejoras. Anticipación de requerimientos: el analista puede prever las características del sistema con base en la experiencia previa. Esto puede llevarlo a investigar áreas y aspectos que de otra forma no serían tomadas en cuenta. Investigación de requerimientos: es la actividad mas importante del análisis de sistemas. Los analistas estudian el sistema actual con la ayuda de varias herramientas y habilidades y documentan sus características para mas adelante entender el análisis. Especificación de requerimientos: los datos obtenidos durante la recopilación de los hechos se analizan para determinar las especificaciones de los requerimientos, es decir, la descripción de las características del nuevo sistema. Esta actividad tiene tres partes relacionadas entre si: A) análisis de datos basados en hechos reales. Se examinan los datos recopilados durante el estudio para examinar el grado de desempeño del sistema y si cumple con las demandas de la organización. B) identificación 58
James A.Senn, Sistemas De Información Para La Administración, Grupo Editorial Iberoamérica http://sistemas.itlp.edu.mx/tutoriales/informatica1/indice.htm 60 http://www.avantel.com.mx/avantel/pdf/avantel_pymes.pdf 59
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. . . . de requerimientos esenciales . Características que deben incluirse en el nuevo sistema y que se van . operación hasta desde detalles de . criterios de desempeño. C) selección de estrategias para . satisfacer los requerimientos. Métodos que serán utilizados para alcanzar los requerimientos . . establecidos y seleccionados. Estos forman la base para el diseño de sistemas, los cuales deben cumplir con la especificación de requerimientos. Se pueden prever los problemas en base a la experiencia del analista que haya participado antes en algo parecido. 61
Sistemas de Información Abiertos Organizaciones Modernas Este tema, en México, ha presentado particularidades propias, que han reflejado una brecha importante entre el desarrollo teórico y la práctica profesional, debido a dos aspectos fundamentales de nuestra realidad: El primero, que es reflejo de la transición gradual de una sociedad "cerrada" prevaleciente hasta la vigencia del anterior modelo económico del país, (8082), hacia una sociedad "abierta", donde la globalización de las relaciones con el exterior impulsan con gran fuerza la idea del cambio organizacional, necesario para la competitividad internacional, derivado de ello, los patrones de comportamiento y valorativos de las organizaciones exigen características de universalidad, para hacer compatible su desarrollo con los nuevos mercados, la nueva división del trabajo internacional y el entendimiento con sus socios y usuarios. El segundo, consecuencia a su vez del primero, que se refleja en que la práctica del desarrollo organizacional, este apoyada en una escasa literatura en el medio mexicano e inclusive en traducciones de libros norteamericanos que pertenecen a aportaciones de la década pasada; aunado a esto, en el medio no se encuentra una integración entre la consultoría del desarrollo organizacional y los esfuerzos de capacitación que realizan las organizaciones privadas y públicas, lo que evita que se deriven estrategias para el cambio organizacional con una visión integrada y conjunta, la cual requiere una constante actualización. 62 Diseño de Sistemas de Control Alineados con la Estrategia. El diseño de sistemas de información gerencial para el control de gestión debe contemplar los eventuales cambios estratégicos que el negocio requiera. Es necesario saber identificar aquellos procesos administrativos clave que nos permiten llevar a cabo la estrategia que elegimos y elegir los indicadores de control adecuados para su evaluación. El taller se inicia con el planteo de lineamientos necesarios para el diseño de sistemas de información, para luego continuar con el análisis crítico de los propios sistemas de control de los participantes. Finalmente se evaluarán nuevas herramientas que proveen información más completa que la información financiera tradicional, como el diseño de tableros de control y Cuadro de Mando Integral. 63 Descripción de la Empresa ¿Quiénes somos? A la velocidad que los negocios internacionales continúan creciendo demandan servicios de mensajería efectivos. Cada vez más y más las compañías demandan niveles de servicios que empiecen a superar lo que el servicio aéreo Express puede ofrecer. Lo cual ha incrementado el segmento del mercado de las empresas de mensajería –NFO “The next flight out” / Sector del Servicio Premium. Por más de 35 años World Courier ha sido el líder en este segmento de mercado, contando con más de 140 oficinas propias cubriendo todas las regiones del mundo.
61
http://html.rincondelvago.com/organizacionyanalisisdelainformacion.html
62
Yourdon, Edgard, Análisis estructurado moderno, PrenticeHall Panamericana, S.A, México 1989.
63
http://www.universidadabierta.edu.mx/Biblio/R/Ruiz%20HectorDise%F1o.htm
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. . . . . . . . .
Objeto: Ejecución de operaciones de mensajería y paquetería; transporte y distribución de insumos para la salud, muestras biológicas y kits de laboratorio para estudios de investigación, con y sin control de temperatura, así como de todo el equipo que tenga relación directa con los mismos para su debida transportación y distribución; establecimiento de almacenes de depósito para los insumos, muestras y kits, en los lugares que para ello se requiera; asesoría en logística (incluyendo embalaje), para quien lo requiera, sea persona física o moral, para el envío de muestras biológicas para estudios de investigación; establecimiento, la operación y explotación de Servicio Público Federal de Autotransporte de Carga General, en las rutas de jurisdicción federal o local. Perfil World Courier Group cuenta con una red de compañías que operan un servicio especializado de entrega para los embarques más urgentes y críticos. Desde su creación en 1969, Worldl Courier ha dedicado al principio de proveer un nivel alto, profesional, y personalizado que permite a la organización ofrecer una combinación de rapidez, seguridad y confiabilidad. La organización, a través del acercamiento individual a cada uno de los problemas más difíciles en las entregas urgentes, ha permitido proveer soluciones únicas para los clientes operando en una variedad de sectores de las diferentes industrias. El servicio de World Courier combina altos niveles de comunicación con la red operacional y con los clientes, que permite a la Organización monitorear cada embarque en ruta y proveer reportes oportunos y entregas a tiempo. La organización opera 24hrs los 7 días de la semana. Misión La misión de la Organización es proveer el más alto estándar de servicio posible en la industria de correo Express. Política de Calidad La política de la Organización de proveer sus servicios a tiempo y de acuerdo con las necesidades del cliente y expectativas de las metas de la Organización. World Courier reconoce la importancia de los clientes basándose en la rapidez, confianza y comunicación eficiente satisfaciendo sus requerimientos. Internacional Courier tomará la responsabilidad para asegurar que sus propias acciones, incluyendo cooperación interna efectiva y comunicación, proveyendo la mejor solución posible para cada situación individual. El objetivo de World Courier es un servicio único y consistente que lleve a un acercamiento sistemático y disciplinado por cada uno de los empleados en cada aspecto asociado con las instrucciones del cliente de acuerdo a los principios de Aseguramiento de la Calidad. Política Ambiental. World Courier reconoce la importancia de la protección ambiental y esta comprometido a operar sus negocios responsablemente y en cumplimiento con las regulaciones ambientales, legislación y códigos aprobados de practicas relacionadas a actividades de entrega especializadas. Es objetivo de la Organización operar con, y mantener buenas relaciones con todos los cuerpos regulatorios.
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. . . . . . . . .
Organigrama
Director
Gerencia General Ventas Coordinación de Calidad
Legal
Finanzas
Auditoria
Supervisor Tráfico
Auxiliar Contabilidad
Responsable de Almacén Asistente Farmacéutico
Tráfico Exportación
Tráfico Importación
Tráfico Domestico
Operaciones
Proceso General de la Empresa.
103
Operador Logístico
. . . . . . . . .
Inicio
Ventas contacta
Requerimien
Determinació n
Cotización y condiciones
Acept ación SI
NO
Datos de recolección
Ventas contacta nuevamente
Revisión de la cotización SI Acept ación NO
Creació n de registro
I I
104
. . . . . . I . . . Recolección
Ingreso a
Tramite Exportación
Ingreso a
Transporte aéreo
Ingreso a
Tramite de Importación
Ingreso a
Entrega
Ingreso a
Servicio Post Venta
Satisf acción SI
NO
I
Factura
Vtas contacta nue vamente
Recepción de pago
Reporte de acciones correctivas
Fin
I
105
BD World
I
. . . . Diagnóstico Situacional. . . . Al analizar el área de Tráfico se identifico que no hay un proceso documentado para la contratación y . . operación de los Agentes que llevan a cabo las recolecciones y distribuciones de producto en las diferentes provincias en México.
Propuesta de Sistema de Información para World Courier. Se presentan las propuestas documentadas de los procesos para la contratación y operación de los Agentes de provincia. Proceso de Contratación de Agentes de Provincia.
Inicio
Búsqueda Sección Amarilla
Selección
Determinació n
Acept ación SI Firma de Contrato
NO
SI
Renegociación
Acept ación
NO
BD Proveed
Fin
106
. . . . Proceso de Operación de Agentes de Provincia. . . . . Inicio . I Capacitación Confirmación recolección a World Courier
Proveer material
Envío a Méx según
Aviso de Recolección Refrigerada o Congelada Temp eratur
Confirmación de guía Acondicionam iento
Ambiente Preparación de
Emisión de factura
Pago
Recolección Fin
I Plan de implementación. La documentación de procesos se llevo a cabo en quince días recabando la información necesaria del área de tráfico, de las necesidades de los clientes y de los Agentes actualmente contratados. El recabar la documentación para los contratos faltantes deberá cumplirse en un plazo no mayor a un mes en el caso de los agentes con los que actualmente se trabaja a fin de regularizar la parte documental. En el caso de contratación de agentes nuevos se deberá reunir la documentación necesaria antes de la firma de contrato. La capacitación llevará 8hrs por lo que se podrá efectuar en un día, debiendo reforzarla cada 2 años o cuando sea necesario debido a la implementación o actualización de algún nuevo procedimiento. Actualmente se cuenta con dieciocho agentes con lo cual se deberá concluir el proceso de capacitación en un plazo no mayor a 6 meses considerando que solo se cuenta con una persona para impartir dicha capacitación y que se requiere visitar todas las provincias correspondientes. Se calcula un presupuesto de 50 mil pesos para los agentes que requieren capacitación inmediata. Afortunadamente la empresa dispone de los recursos para tal efecto.
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. . . . Conclusiones . . . Al efectuar el diagnóstico de la empresa mediante el análisis y evaluación de cada área se identifico . . la falta de documentación de algunos procesos por lo que se considero necesaria acción inmediata para la documentación de los procesos de los Agentes de Provincia. Es indispensable que los procesos estén documentados con la finalidad de obtener mejores resultados de manera general y más aún en un área elemental para la empresa como lo es Tráfico. La documentación gráfica de los procedimientos permite mejor entendimiento de las partes. Es indispensable que todos los involucrados conozcan el procedimiento, lo entiendan y lo ejecuten de acuerdo a los estándares establecidos por la misma Organización. Recomendaciones Ahora que están documentados los procesos de los agentes es indispensable verificar el entendimiento de los involucrados, tanto de los agentes como del personal del área de tráfico. Se recomienda verificar que toda la documentación de los agentes este actualizada así como los contratos firmados de acuerdo a los requerimientos de la empresa. Se recomienda hacer revisiones periódicas de los procedimientos de todas las áreas y correcta aplicación de los mismos, con la finalidad de encontrar áreas de oportunidad, actualizar o tomar acciones correctivas cuando sea necesario. Con la documentación e implementación de procedimientos correctos los resultados mejorarán y se podrá fomentar un crecimiento continúo. Bibliografía.
Libros. Evans, James R, Lindsay, William, Administración y Control de la Calidad, 4ta. Edición, 2004 James A.Senn, Sistemas de Información para la Administración, Grupo Editorial Iberoamérica Kreitner, Robert, Kinicki, Angelo, Comportamiento de las Organizaciones, Diorki, Servicios Integrales de Edición, 1996 Robert G. Murdick, John C. Munson, Sistema de Información Administrativa, Prentice Hall, Segunda Edición. Yourdon, Edgard, Análisis estructurado moderno, PrenticeHall Panamericana, S.A, México 1989.
Páginas Web http://www.avantel.com.mx/avantel/pdf/avantel_pymes.pdf http://html.rincondelvago.com/organizacionyanalisisdelainformacion.html http://www.sistemas.itlp.edu.mx/tutoriales/informatica1/indice.htm http://www.universidadabierta.edu.mx/Biblio/R/Ruiz%20HectorDise%F1o.htm
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. . . . . . . . CREACIÓN DE UN ÁREA ESPECIALIZADA DE COMERCIO EXTERIOR . DENTRO DE LA EMPRESA DENOMINADA GRUPO JAGER ERIKA MARISOL HINOJOSA REYES
[email protected]
Resumen El presente trabajo tiene como objetivo mostrar una problemática que fue detectada en la empresa denominada JAGER, la cual presta sus servicios de comercio exterior a diferentes empresas las cuales importan y exportan motores y partes de automóviles provenientes de Estados Unidos de América, Italia, Gran Bretaña y Canadá preferentemente. Abstract The next job will show a problem that was found in the company which name is JAGER, this company works with import and exports activities for different companies, all of them import engines and parts for vehicles from United States, Italy, UK and Canada.
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Introducción.
. . . . . . . . .
En los últimos años la creación de empresas que proporcionan servicios de comercio exterior se ha incrementado notablemente, podemos indicar que con la apertura comercial y la creación de diversos Tratados ha llevado de la mano a que empresarios mexicanos y americanos emprendan un nuevo camino para hacerse notar en el exterior y representar a empresas con presencia internacional. Es así que en el presente trabajo analizaremos la estructura de una empresa trasnacional la cual tiene 10 años prestando servicios de comercio exterior en México, a diversas empresas especialmente del ramo automotriz, esta empresa tiene oficinas en diversas partes del mundo como Europa, América Latina y Asia, las cuales representan en su mayoría al mismo cliente y tienen como objetivo principal cubrir las necesidades de cliente a nivel mundial para llevar a cabo sus operaciones de comercio exterior. Así mismo se explicará como después de un extenso análisis se detecto la problemática de esta empresa la cual cuenta con 70 trabajadores (sólo en México) los cuales están encargados de 5 empresas diferentes que destacan en el ramo automotriz (como se menciono anteriormente). Es importante hacer mención que esta empresa también ofrece la creación de sistemas que puedan automatizar y generar así mismo bases de datos para facilitar las operaciones de comercio exterior, es por eso que cuenta con más de 70 trabajadores, para lo cual permite el acceso a gente denominada BECARIOS, los cuales ayudan a mejorar los servicios para la satisfacción del cliente, las características de los becarios es que son estudiantes de los últimos semestres de su carrera ya sea de Sistemas o de Comercio Internacional. El deseo de querer destacar como una empresa de servicios de comercio exterior competitiva y con presencia a nivel internacional puede encaminar a que la misma no pueda cubrir todas las necesidades que cada uno de sus clientes solicita, se hace mención a esto ya que dejan de cubrir necesidades de áreas clave en el comercio exterior. Desglosare más adelante el área en conflicto que ha empezado a repercutir en las operaciones de los clientes, así mismo mi propuesta para iniciar un nuevo procedimiento que dará resultados a corto plazo y mediano plazo. Nombre de la Empresa: GRUPO JAGER
Antecedentes
Esta empresa se creo en Estados Unidos en el año de 1985 para dar consultoría de comercio exterior a pequeñas empresas a base de la incorporación de nuevos socios se fueron incrementando el número de oficinas en todo el mundo hasta que en el año 2000 decidieron ingresar al mercado mexicano y abrir una oficina para poder dar el servicio a sus clientes de Estados Unidos en sus operaciones en México, en este caso uno de ellos en la empresa Ford. Descripción de la empresa Grupo Jager es una empresa 64 moderna ya que los administradores saben qué es lo que se debe hacer, se esfuerzan y tienen éxito, y así mismo creen en las metas de la compañía, la tarea de la gerencia – sobre todo de la alta gerencia es hacer posible que los empleados alcancen sus metas y las de la compañía. 64
Empresa: conjunto de dos o más personas que tienen el mismo objetivo y meta y están enfocados a la misma dirección y pretende generar utilidades.
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. . . . Es una empresa abierta ya que sus objetivos están a la vista de todos los empleados y sus . . compromisos declarados firmemente con todos sus empleados. Su estructura es horizontal, . . ya que no existen pirámides de poder a escalar, las responsabilidades se reparten en grupos . de trabajo, no existen jefes ni ordenes, si no administradores y ordenes. Misión: Somos una Empresa Trasnacional que da servicios de comercio exterior de Alta Calidad que a través del Servicio buscamos el Liderazgo. Procuramos la mayor Rentabilidad, Crecimiento y Desarrollo de la Empresa, de cada uno de sus integrantes y de nuestros clientes. Así como una retribución en especie y en tiempo a la Sociedad Mexicana. Visión: Ser una empresa líder en el Mercado cuyo nombre sea reconocido a nivel mundial y dar la satisfacción total al cliente y un alto reconocimiento de la a nivel internacional.
Ubicación
Teléf on o: (0155)+52828949 Fax: (0155)+52821017 Dir ecci ó n : Boulevard. Avila Camacho # 51 Lomas de Chapultepec Miguel Hidalgo C.P. 11000 México, D.F.
Em ai l:
[email protected]
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Diagrama
. . . . . . . . .
Supervisor
Persona encargada de la Solicitud de Certificados de Origen
Persona encargada de la Calificación de los bienes
Persona encargada de elaborar las métricas mensuales
Persona encargada de la clasificación de los bienes
Desarrollo de Actividades Uno de los principales clientes es la empresa Ford, en el contrato que se firmo con Grupo Jager las actividades a desarrollar son las siguientes: i.
ii. iii. iv. v. vi.
Coordinar las operaciones de comercio exterior, en este caso Grupo Jager es el encargado de contratar a un Agente Aduanal que hará las operaciones en las respectivas aduanas de Veracruz, Manzanillo y Aeropuerto, así mismo Grupo Jager es el responsable directo de estas operaciones. Recuperación de impuestos pagados indebidamente. Contacto directo con los proveedores de Ford a nivel mundial, con esto se agrega la solicitud de Certificados de Origen y su correcta aplicación. Calificación de los productos de exportación. Clasificación de todas las partes a importar. Trámites Gubernamentales.
Área en Conflicto En este caso existen 4 personas encargadas de la cuenta de Ford en la ciudad de México las cuales desarrollan sus actividades de la siguiente forma. 1ª Persona: Encargada de la Clasificación de toda la mercancía. 2ª Persona: Encargada de la Calificación de los productos para elaborar un Certificado de Exportación. 3ª Persona: Encargada de la Realización de Métricas para entregar resultados al cliente mensualmente. 4ª Persona: Encargada de la Solicitud de Certificados de Origen de Importación. Debido al exceso de trabajo y ya que las operaciones del cliente Ford son excesivas se esta perdiendo el control sobre los Trámites Gubernamentales que se requieren para importar diversas mercancías. Se necesita un apoyo externo dentro de la empresa, de la misma forma 112
. . . . se ha detectado que ese punto se ha dejado mucho en decidía con las otras cuentas, y . . también debido a la falta de conocimiento de la gente sobre las Reglas de Comercio Exterior . . se están pagando impuestos excesivos por no contar con un documento, permiso a carta de . autorización y la mercancía tarda en ser retirada de la aduana, en algunas ocasiones la mercancía es urgente y no puede ser entregada al cliente por que la gente no sabe los requisitos y no prevé a tiempo que esa mercancía requiere de un permiso que puede ser expedido por las diferentes dependencias gubernamentales del país ya sea la Secretaría de Economía, el Servicio de Administración Tributaria o la Secretaria de Medio Ambiente y Recursos Naturales. Propuestas En base al estudio elaborado de la empresa en el cual se detecto que debido a la falta de conocimientos para llevar a cabo trámites gubernamentales, se debe crear un Área externa que se denomine Compliance, la cual debe tener las siguientes características: 1. Las personas que serán contratadas en esta área deben tener un amplio conocimiento del Comercio Exterior así como de las Leyes Mexicanas. 2. Deben cubrir las necesidades para todos los clientes de Grupo Jager. 3. Deben solucionar rápida y eficazmente todas las dudas que la gente de operaciones tenga con los posibles casos que se presenten en la importación o exportación de las mercancías. 4. Deben fungir como un Área de Calidad dentro de la Empresa, ya que ellos serán los responsables de resguardar la información en una base de datos interna en la empresa, esto quiere decir que dentro de la red institucional crearán carpetas de uso general. 5. Dentro de estas carpetas resguardarán toda la información relativa a los Trámites Gubernamentales. 6. Impartirán cursos de comercio exterior, para todos los empleados, con el fin de ampliar sus conocimientos, todos los cursos impartidos tienen que estar dentro de la red interna para su consulta. 7. Tienen que aprovechar todos los recursos que la empresa otorga desde el Área de Sistemas, 8. Impartir cursos de calidad continúa a los empleados. 9. Mantener informados a los empleados sobre las modificaciones de las Leyes de Comercio Exterior y sus artículos, toda esta información tiene que ser clasificada – únicamente las áreas afectadas para la empresa. 10.Es responsabilidad de los empleados consultar al área de Compliance para solicitar información sobre sus trámites y este debe enviar un formato previo (el cual se muestra a continuación) para que de esta forma se lleve un control de las solicitudes y se mida el grado de urgencia del mismo, la gente encargada del área de Compliance tiene 2 días máximo para responder cada una de las solicitudes. 11. Es importante hacer mención que el Agente Aduanal juega un papel importante en esta problemática ya que con anticipación se le envía la documentación necesaria como (Factura, Certificado de Origen, etc) en el cual puede detectar que fracciones arancelarias requieren permisos de importación, así mismo su obligación es avisar con anticipación para que se inicie con el Trámite del mismo. 12. Debido a que nos encontramos ante una empresa moderna, la misma no tiene objeción en crear una nueva área que ayude a mejorar los procesos de la misma, y todos los empleados estarán en la mejor disposición de participar activamente para solucionar todas las controversias.
113
Diagrama
. . . . . . . . .
114
Recomendación . . . . . Propuesta de Formato para Compliance. . . Nombre Solicitante . ID Requerimiento . Teléfono Solicitante ID Cliente Área de JPMCV Gerente Fecha de envío E‐mail Prioridad
Estatus Supervisor Relaci onado con el Documento Fecha de Cierre
Antecedentes del Requerimiento
Consulta o Requerimiento Especifico
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. . . . . . . . .
Legislación Aplicable
Comentarios
Campo Instrucciones Nombre del Persona que solicita la consulta Solicitante Teléfono del Número telefónico de contacto en caso de requerir mayor información solicitante
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Área Gerente Fecha de envío E‐mail Prioridad
. . . . Departamento o área en la que el solicitante trabaja . . Nombre del gerente del departamento o área . en la cual envíaresponsable Fecha . la consulta al área de Compliance . Correo electrónico en el que se puede contactar al solicitante o para dar respuesta al requerimiento Expresa la urgencia con la que se planea contestar o resolver la consulta: Alta.‐ Siempre que se cuente con un procedimiento debidamente documentado y que tenga identificados los puntos de control, pero que a pesar de ello su interpretación representa una posible discrepancia, dicha consulta será considerada con una prioridad alta y deberá responderse en un máximo de 3 días hábiles. Media.‐ Siempre que se cuente con un procedimiento debidamente documentado pero no se encuentren identificados los puntos de control, esta consulta será considerada con una prioridad media y deberá responderse en un máximo de 5 días hábiles Baja.‐ Cuando no exista un procedimiento y se pretenda que sin contexto se de respuesta a alguna operación que se debería tener plenamente identificada, será considerada como una consulta de prioridad baja y deberá responderse en un máximo de 10 días hábiles
Número de identificación del cliente asignado por Compliance Estatus del requerimiento emitido al area de Compliance; Abierto.‐ Nuevo requerimiento y no ha sido respondido anteriormente Demorado. – Requerimiento enviado al área de compliance y no ha sido respondido de acuerdo con el procedimiento de comunicación con el área de cumplimiento con la normatividad. Cerrado. – El requerimiento ya fue resuelto por el área de Compliance y no hay mayores comentarios Supervisor Nombre del supervisor del área que esta emitiendo el requerimiento Relacionado con Nombre e identificación del proceso o documento relacionado con el el documento requerimiento Fecha de Cierre Fecha en la que el requerimiento fue resuelto por el área de Compliance Antecedentes El solicitante deberá detallar lo mas posible la situación y los documentos del relacionados con el requerimiento, tales como proceso, puntos de control Requerimiento interno o registros Consulta o El solicitante deberá de detallar la pregunta o requerimiento relacionado Requerimiento con los antecedentes que fueron proporcionados ID del Cliente Estatus
Especifico Recomendación Legislación aplicable Comentarios
Respuesta al requerimiento por parte del equipo de Compliance Detalle de la normatividad aplicable relacionada con la respuesta proporcionada por el área de compliance. Observaciones que son realizadas sobre la consulta, por parte del cliente, área de operaciones, del área de Compliance o de consultores externos /
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. . . . Conclusiones y Recomendaciones . . . . Es importante hacer . mención que todas las empresas nacionales, internacionales y/o
gubernamentales presentan problemas en diversas áreas las cuáles se convierten en foco rojo si no son atacadas de inmediato. En el presente trabajo se mencionó la problemática de una empresa trasnacional que no importando que cuente con todos los recursos es descartada de posibles problemas internos. Las soluciones y/o recomendaciones antes mencionadas se concluyen de la siguiente forma: ·
Creación de un área especializada para cubrir las necesidades de trámites gubernamentales y así disminuir tiempo y posibles errores.
·
Capacitación de la gente para ampliar conocimientos.
·
Creación de carpetas en la red, para resguardar la información.
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. . . . FLUJO DE INFORMACIÓN EN EL SISTEMA ADUANERO MEXICANO . . . ERISCH ERNESTO AGUILERA LUNA . .
Resumen Con la elaboración del presente trabajo se pretende mostrar cual es el problema detectado en un área operativa dentro de la Aduana de México, hablando específicamente del Área de Verificación de Mercancía en Transporte, asimismo, mencionar cual es la relación que guarda con el departamento Jurídico, y las áreas que a éste lo componen, así como la problemática generada por un ineficiente flujo de información, el cual tiene como origen la deficiente comunicación y la falta de la actualización de las bases de datos, pues de esta actualización y de una eficiente comunicación entre el grupo operativo y el personal de oficina depende que se pueda determinar de una manera más ágil el tomar la decisión o no de trasladar un vehículo a la Aduana. Asimismo de pretende encontrar la manera de reducir el número de manos por las que debe atravesar un expediente, esto con el fin de reducir el tiempo perdido entre una operación y otra con el objeto de reducir los tiempos así como agilizar el proceso de detención, remisión del vehículo a la Aduana, revisión de la mercancía y elaboración de acta, ya sea de liberación o de inicio de un Procedimiento Administrativo.
Abstract With the elaboration of the present work it is tried to show as it is the problem detected in an operative area within the Customs of Mexico, speaking specifically of the Area of Verification of Merchandise in Transport, also, to mention as it is the relation that keep with the Legal department, and the areas that to this one composes it, as well as the problematic one generated by an inefficient flow of information, which has as origin the deficient communication and the lack of the update of the data bases, because on this update and an efficient communication between the operations group and the personnel of office it depends that it is possible to be determined of one more a more agile way to make the decision or not to transfer a vehicle to the Customs. Also of it tries to find the way to reduce the number of hands by which it must cross a file, this with the purpose of reducing to the lost time between an operation and another one with the intention of reducing the times as well as to make agile the halting process, remission from the vehicle to the Customs, revision of the merchandise and elaboration of act, or of liberation or beginning of an Administrative Procedure.
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. . . . Introducción . . El presente trabajo . abordará la problemática que se deriva de un flujo de información malo e . ineficiente, asimismo . se pretende hacer notar que el Sistema Aduanero Mexicano aún continúa con
los estilos burocráticos de trabajo, donde se emplean muchas persona, abundan los tiempos muertos y las relaciones ínterdepartamentales que contribuyen a entorpecer el flujo continuo de la información acompañado asimismo de pasos innecesarios en el proceso completo desde la detención de un vehículo para ser revisado éste y su mercancía que transporta, su posterior traslado a la Aduana si es que así lo ameritase, hasta la elaboración correspondiente del acta de liberación o de inicio de Procedimiento Administrativo. Lo primero que se pretende hacer es definir los Sistemas de Información, partiendo desde su definición conceptual hasta llegar a un tipo de sistema de información que nos convenga para poder aplicarlo a la empresa sobre la cual tratará el presente trabajo. Una vez logrado lo anterior nos dedicaremos a abordar el tema de manera conceptual acerca de lo que son las aduanas, su función, objetivos, misión y visión como organización, así como cual es su función como regulador de ingresos y salidas de mercancías al país. Del mismo modo también se tratará de explicar la manera como éste se relaciona con una unidad superior de control llamada Administración Central de Visitaduría, la relación que guarda la Aduana con éste órgano de controlo así como los flujos de información y manejos de bases de datos y la interrelación que se origina entre ellos. Además dado que el tema en el que nos centraremos corresponde a un área específica dentro de la aduana que es el Departamento de Verificación de Mercancías en Transporte, se describirá como éste depende primero que nada del órgano de supervisión antes descrito, pero además debe obrar a nombre de la Aduana para la cual esté trabajando en las funciones operativas, en este caso la Aduana de México, y finalmente relacionarse con el departamento jurídico a través de procesos de varios pasos. La importancia de este trabajo radica en la manera en que se tratará de abordar en los tema primeramente definiendo de manera conceptual cuales son las áreas en las que se centrará la investigación y una vez definido eso, se procederá a describir la estructura orgánica de las áreas afectadas por los procesos y partiendo de ello se podrá entonces identificar el problema de flujos de información y tiempos muertos en los procesos con lo que se pretende proponer la creación de una base de datos unificada así como la modificación de los procedimientos marcados en el manual de operaciones, con lo que se pretende generar proposiciones de valor para poder reducir los tiempos desde la validación de documentos y solicitud de información para la primera toma de decisiones hasta llegar a la elaboración finadle un acta de Inicio de Procedimiento Administrativo. Marco Teórico Para poder hablar de los sistemas de información, es conveniente partir primero de la conceptualización de una teoría general de los sistemas, la cual surgió con los trabajos del alemán Ludwig Von Bertalanffy, publicados entre 1950 y 1968. La TGS no busca solucionar problemas o intentar soluciones prácticas, pero sí producir teorías y formulaciones conceptuales que pueden crear condiciones de aplicación en la realidad empírica. Los supuestos básicos de la TGS son: 1. Existe una nítida tendencia hacia la integración de diversas ciencias naturales y sociales. 2. Esa integración parece orientarse rumbo a un teoría de sistemas. 3. Dicha teoría de sistemas puede ser una manera más amplia de estudiar los campos nofísicos del conocimiento científico, especialmente en ciencias sociales. 4. Con esa teoría de los sistemas, al desarrollar principios unificadores que atraviesan verticalmente los universos particulares de las diversas ciencias involucradas, nos aproximamos al objetivo de la unidad de la ciencia. 5. Esto puede generar una integración muy necesaria en la educación científica. La TGS afirma que las propiedades de los sistemas, no pueden ser descritos en términos de sus elementos separados; su comprensión se presenta cuando se estudian globalmente.
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. . . . La TGS se fundamenta en tres premisas básicas: . . Ø Los sistemas existen dentro de sistemas: cada sistema existe dentro de otro más grande. . Ø Los sistemas . . son abiertos: es consecuencia del anterior. Cada sistema que se examine, excepto el menor o mayor, recibe y descarga algo en los otros sistemas, generalmente en los contiguos. Los sistemas abiertos se caracterizan por un sistema de cambio infinito con su entorno, que son los otros sistemas. Cuando el intercambio cesa, el sistema se desintegra, esto es, pierde sus fuentes de energía. Ø Las funciones de un sistema dependen de su estructura: para los sistemas biológicos y mecánicos esta afirmación es intuitiva. Los tejidos musculares por ejemplo, se contraen porque están constituidos por una estructura celular que permite contracciones. 65 Lo anterior es perfectamente comprensible se trata de aterrizar al presente tema objeto de estudio, pues como bien se menciona los sistema de información siempre tenderán a ser sistema abiertos que tenderán a interrelacionarse con otros sistemas como por citar un ejemplo la Administración Central de Visitaduría, quien deberá rendir cuantas a la Administración General de Aduanas, pero que ésta a su vez solicitará resultados a la Aduana de México a través de un departamento de operación específico, por lo que en un caso determinado si el departamento dentro de la Aduana comienza a presentar irregularidades, éstas se verán reflejadas en los resultados de la Administración Central de Visitaduría y a su vez dicha administración reportará entonces irregularidades a la Administración General de Aduanas, por lo que se podrá entonces demostrar que las premisas sobre las cuales se fundamenta la Teoría General de los Sistemas son ciertas, pues un sistema siempre contendrá a un sistema más pequeño, y a su vez formará parte de un sistema más grande, dependiendo entonces de que un sistema funciones bien, para que los demás funcionen de la misma manera. Ya teniendo conocimiento de lo que es un sistema, entonces podremos definir ahora un sistema de información, siendo éste como un conjunto de funciones o componentes interrelacionados que forman un todo, es decir, obtiene, procesa, almacena y distribuye información para apoyar la toma de decisiones y el control en una organización. Igualmente apoya la coordinación, análisis de problemas y visualización de aspectos complejos. Conceptualmente entenderemos entonces al Sistema de Información como el conjunto de procesos que, operando sobre una colección de datos estructurada de acuerdo a una empresa, recopila, elabora y distribuye la información necesaria para la información de dicha empresa y para las actividades de dirección y control correspondientes, apoyando al menos en parte, la toma de decisiones necesarias para desempeñar las funciones y procesos de negocios de la empresa de acuerdo a su estrategia. 66 Ahora bien, desde el punto de vista de un negocio, los sistema de información son una solución organizacional y administrativa basada en la tecnología de la información, la cual ayudará a enfrentar algún reto que se presente en el entorno. Por ello un negocio debe tomar en cuenta que el sistema de información se ve afectado por distintos elementos como lo son la estructura de la organización, las labores de la administración como la formulación de proyectos y medidas en casos de contingencia y la tecnología con la que se cuente en las tareas de almacenamiento, comunicaciones o equipo de cómputo, lo cual ayudará a crear un sistema efectivo. 67 Si bien en la actualidad la información que influye en los negocios puede ser tanto endógena como exógena, la realidad es que la cantidad de información que se recibe para la toma de decisiones en una empresa es inmanejable, asimismo ha aumentado la velocidad con la cual debemos tomar decisiones tanto en la vida personal como en el ámbito laboral. Es por ello que teorías como los tableros de comando y las hojas de calificación balanceadas tienen por objeto el tratar de reducir toda esa información a una serie de factores que permitan la toma de decisión sin tener que gastar mucho tiempo en la deducción. Lo que da por resultado factores conocidos como indicadores, los cuales servirán a la empresa a identificar la afectación de ese indicador dentro de su sistema de información, deberán fijarle límites máximo y mínimos, y fijarle objetivos estratégicos y cursos de acción determinados a cada indicador. 68
65 66 67 68
Murdick & Munsons, Sistemas de Información Administrativa, Ed. Prentice Hall, 1° edición, México 1998, Pag. 4647
http://es.wikipedia.org/wiki/Sistema_de_informaci%C3%B3n Laudon & Laudon, Sistemas de Información Gerencial, Ed. Pearson Educación, 6° edición, México D. F. 2002, Pag. 1013 http://www.gestiopolis.com/delta/prof/PRO296.html
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. . . . Dichos indicadores deberán ser manejados de manera cuidadosa asimismo no es conveniente que se . . base la toma de decisiones solo en el estudio de indicadores, pues éstos son propensos a ser . manipulados o mal codificados, por lo que es esencial que una organización en estos tiempos cuente . . con una buena información y que los datos así como los indicadores sean de uso del personal y no solo de los mandos directivos. El flujo de información y el manejo de ésta depende también del tipo de empresa de que se trate por lo que podemos mencionar una empresa como tal, tradicionalista, en proceso de transición o una empresa moderna. Así, si se definen conceptualmente tenemos entonces que las organizaciones tradicionales se limitan a calcular el coste de los productos únicamente sin preocuparse por la mejora continua de sus productos o sus líneas de producción, toman decisiones basadas solo en parámetros que afecten a los procesos productivos, su estructura organizacional se cimienta en una estructura funcional con límites bien definidos en cada área y sin capacidad de ingerencia en la demás áreas de la organización, solo toma en cuenta los procesos productivos, solo se orientan sus herramientas de control al interior de la organización, no ponen en práctica nuevas, ideas, “se cierran al cambio”, no existe un apoyo eficiente ni un estímulo para que los integrantes de la organización sean emprendedores dentro de la misma, no se preocupan por la capacitación de sus integrantes mucho menos de la gente en áreas operativas, no existe una eficiente comunicación interorganziacional, los cargos directivos desarrolla funciones de control y no de apoyo o mediación con sus empleados, no se tiene la cultura del trabajo en equipo, pocos integrantes de la organización tienen contacto o están al pendiente de sus clientes y lo más importante, las organizaciones tradicionales no están preparadas para soportar cambios del entorno ni mucho menos cambios estructurales. Por otra parte tenemos a las organizaciones competitivas, que en contraparte a las organizaciones tradicionales, éstas son organizaciones que han creado una ventaja competitiva en su sector, reinventándose a sí mismas y que cuentan con características definidas como un liderazgo compartido, con ingerencia no solo de los gerentes de nivel superior, si no también de todos los demás integrantes de la organización, cuentan con una cultura de la innovación, sus estrategias, son orientadas a satisfacer las necesidades de sus clientes, cuentan con una estructura o un diseño organizacional menos complejo o a su vez creando redes complejas con empresas pequeñas o con estructuras organizacionales más simples, usan de manera exhaustiva la información, explorando, investigando su entorno y estando al pendiente de los posibles cambios del entorno que pudieran afectarlos o beneficiarlos, de esta manera se puede decir que en los procesos productivos se busca una mejora constante, las decisiones de la organización son orientadas hacia el exterior de la misma, genera un valor agregado pero a su vez estas decisiones afectarán a toda la organización y no solo a un área de ésta, se preocupan por una constante mejora en la calidad de sus empleados o miembros de la organización y asimismo gracias al manejo de información y a la capacitación constante de sus miembros la organización puede anticiparse a los cambios del entorno adaptándose rápidamente a las nuevas necesidades y teniendo una flexibilidad en su línea de producción pudiendo así satisfacer diferentes necesidades de sus clientes. 69 Una vez siendo definidos los sistemas de información y los tipos de empresas, ahora procederé a definir los conceptos de Aduana y Verificación de Mercancías en transporte, y para ello se entenderá como primer concepto a la Aduana como Hablando estrictamente de la empresa sobre la cual gira la investigación, primero habrá que definir a una Aduana, y esta se puede entender como “una institución de comercio exterior que tiene por objeto controlar el comercio con el fin de asegurar la observancia de las prohibiciones a las exportaciones e importaciones de bienes para hacer efectiva la percepción de los tributos (aranceles) con que son gravadas las mercancías a su entrada y salida o para asegurar la salud de los habitantes de su territorio, de la sanidad animal y vegetal, del medio ambiente o por causas de seguridad, entre otras.” 70 Por lo que respecta a hablar de la Aduana de México como tal, su misión, visión y objetivos, será un tema que se abordará en el siguiente capítulo. Por otra parte, se tiene que definir también lo que se entiende por Verificación de Mercancías en Transporte, ya que será un término muy recurrido a lo largo de la presente investigación, asimismo, será el actor principal de la propuesta de un nuevos sistema de flujo de información, estudiando el caso a partir de su manual y su aplicación práctica. 69 70
http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/ger/tiposdeorguch.htm
Pedro Trejo Vargas, Sistema Aduanero Mexicano , Ed. SHCP, México D. F. 2003, Pag. 117
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. . . . Así tenemos pues que la verificación de mercancías en transporte es “una facultad de comprobación . aduaneras que se realiza con el objetivo fundamental de corroborar que las de las autoridades . . mercancías de procedencia extranjera acrediten su legal tenencia o estancia en territorio nacional y . . con ellas no se hayan cometido infracciones a la legislación aduanera” La verificación de 71
mercancías en transporte, implica pues una verificación o revisión física y documental por parte de las autoridades fiscales de las mercancías de comercio exterior que son transportadas a través de los tráficos terrestre, marítimo o fluvial. Las formas más comunes de ejercer esta facultad por la autoridad es mediante la verificación de las mercancías utilizando una orden escrita en un punto carretero, en brechas, en una sobrevigilancia en un punto específico o en persecución de vehículos. 72 Llegando a este punto, y teniendo bien definidos los conceptos sobre los que se trabajara, se procederá a explicar a grandes rasgos la problemática que se tratará de resolver en esta investigación, misma que será abordada con mayor amplitud más adelante. Así pues comprendidos los conceptos de sistemas de información y los distintos tipos de empresas que hay, nosotros nos centraremos en una institución gubernamental cuya estructura es en realidad la de una estructura en proceso de transición que sin embargo aún conserva muchos de los vicios y mañas de una organización tradicional, pues los flujos de información, los manejos de las bases de datos y la modificación de las mismas son un tanto restringidas por lo que se entorpece el procedimiento desde su inicio, asimismo existe aún un sistema burocratizado donde los expedientes deben pasar por muchas manos e ir y venir en dos áreas administrativas, aumentando así los tiempos de espera y generando cuellos de botella y tiempos muertos a lo largo del procedimiento.
Descripción de la empresa La empresa sobre la que se centra la presente investigación es la Aduana de México, la cual se ubica en Av. Cuitláhuac y Ferrocarril Central s/n, PB en la Colonia Cosmopolita, y ésta depende a su vez de la Administración General de Aduanas, misma que tiene a su cargo otras dependencias como se puede apreciar en el siguiente organigrama:
Como se puede apreciar es la Administración General de Aduanas quien coordina a varias Administraciones centrales para que diseñen y desarrollen planes de operación, inspección, fiscalización, resguardo de mercancías y demás planes los cuales una vez aprobados serán aplicados por las Aduanas del país.
71 72
Hernández de la Cruz Arturo, Estudio Práctico de los PAMAS, Ediciones Fiscales, México 2003, Pag. 100 Pedro Trejo Vargas, Sistema Aduanero Mexicano , Ed. SHCP, México D. F. 2003, Pag. 330
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. . . . La Aduana de México como tal, forma parte del grupo de 49 Aduanas repartidas en todo el país y por . lineamientos que son marcados por la Administración General de Aduanas, al tanto comparte los . . igual que el resto de . . las Aduanas del país la función de fiscalizar, vigilar y controlar la entrada y salida de mercancías, así como los medios en que son transportadas, asegurando el cumplimiento de las disposiciones que en materia de comercio exterior haya expedido la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, así como otras secretarías del Ejecutivo Federal con competencia para ello. Del mismo modo deberán ayudar a garantizar la seguridad nacional; proteger la economía del país, la salud pública y el medio ambiente, impidiendo el flujo de mercancías peligrosas o ilegales hacia nuestro territorio, además de fomentar el cumplimiento voluntario de esas disposiciones por parte de los usuarios. Para lograr lo anterior, las Aduanas operan de la siguiente manera: Ø Las Aduanas funcionan como oficinas públicas administrativas establecidas en las fronteras, litorales y ciudades importantes del país, con facultades para fiscalizar, vigilar y controlar la entrada y salida de mercancías, así como los medios en que éstas son transportadas. Ø Asegurar el cumplimiento de las disposiciones que en materia de comercio exterior se emitan. Ø Hacer cumplir las leyes aplicables y las que se relacionan con su actividad, como las de seguridad nacional, economía, fitosanitarias, comunicaciones, entre otras. Ø Recaudar impuestos, aprovechamientos, y demás derechos en materia de comercio exterior. De lo anterior, se desprende que la función de la Administración General de Aduanas y por tanto de las demás Aduanas a su cargo será la de fungir como la autoridad competente para aplicar la legislación que regula el despacho aduanero, así como los sistemas, métodos y procedimientos a que deben sujetarse las aduanas; intervenir en el estudio y formulación de los proyectos de aranceles, cuotas compensatorias y demás medidas de regulación y restricción del comercio exterior; dar cumplimiento a los acuerdos y convenios que se celebren en materia aduanera; ordenar y practicar la verificación de mercancías de comercio exterior en transporte; la verificación en tránsito de vehículos de procedencia extranjera; determinar los impuestos al comercio exterior y otras contribuciones de conformidad con lo establecido en la Ley de los Impuestos Generales de Importación y de Exportación, la Ley del Impuesto al Valor Agregado (LIVA) y otros ordenamientos, así como el valor en aduana de las mercancías con base en la Ley Aduanera; establecer la naturaleza, estado, origen y demás características de las mercancías, determinando su clasificación arancelaria. 73 Del mismo modo podemos también mencionar que la misión que tratan de llevar a cabo es la de “controlar la entrada y salida de mercancías del país mediante un servicio aduanero íntegro, transparente, justo y de calidad que facilite a los usuarios el cumplimiento de las disposiciones legales.” 74 Planteándose como objetivos principales los siguientes: Ø Modernizar el sistema Aduanero Mexicano Ø Combatir el contrabando Ø Transparentar y mejorar la imagen del servicio aduanero Y para lograr lo anterior considera que es necesario tener un apego a los siguientes valores: servicio de calidad, honestidad, confianza, productividad, compromiso y apego a los principio éticos de los servidores públicos. Así tenemos que de acuerdo con las necesidades de cada aduana, su tamaño físico y volumen de trabajo, de ello dependerá entonces también su estructura y por ende su organigrama interno, por lo que tenemos que para el caso específico de la Aduana de México su estructura está conformada de la siguiente manera:
73 74
http://www.aduanas.gob.mx/aduana_mexico/2007/A_Body.htm Idem.
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. . . . . . . . .
Administrado r de la
Subadmni st ración
Subadminis tr ación de
Sección Postal Sección pantaco
Departamento de PAM AS y retenciones Resolución de PAM AS
Subadministr ación de
Subad I nfor má tica Trá nsitos Módulos de
Almacenes Fiscales Almacenes Fiscalizados
Planteamiento del problema La administración Central de Visitaduría, como parte integrante de las Administraciones a cargo de la Administración General de Aduanas implementa un programa operativo denominado “MOVISAT” en conjunto y con presencia permanente en 3 Aduanas del país siendo éstas las Aduanas de México, Monterrey y Aguascalientes en la sección de San Luis. El problema que se presenta parte del mismo operativo, el cual sigue la siguiente metodología, como se muestra en el siguiente diagrama:
Detención
Valid
Bien
Fi
Mal Traslado a la Aduana Ingreso y elaboración de expediente
Expedient
Verific Mal
Bien
Liberación
Captura en
Repo Fi Ofic Enviar a
125
. . . . . . . . .
Recepción del reporte
Elaboración del PAM A
Enviar a Verificación para captura
No
Capt ur a del PAM A en Base de Dat os
Si
Turna r a Resolucion es
Fin
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. . . . . . A continuación se presenta la explicación del diagrama: . . . Ø Se instalan puntos de revisión en carretera o se implementan puntos móviles, deteniendo de Ø Ø Ø Ø Ø Ø
manera aleatoria vehículos con el objeto de revisar su carga y la documentación que en su caso deberá amparar dicha carga, previa identificación de las autoridades responsables. Se lleva a cabo una consulta remota a través de radio satelital para verificar datos de pedimentos, autenticidad de las facturas o antecedentes de importadores, proveedores u órdenes de embargo. Si no hay irregularidad se procede a dejar que se retire el vehículo, en caso contrario, se deberá llevar a cabo del traslado del mismo a la aduana. Una vez en la Aduana se Integra un expediente preeliminar, el cual se entrega a un segundo grupo dentro de las instalaciones de la Aduana. Se lleva a cabo el registro del mismo en base de datos, y se turna a espera de asignar un verificador responsable de la revisión física y documental del vehículo y de la carga. Si no se presentan irregularidades, se procederá entonces a la elaboración de un acta de liberación en caso contrario se levantará un reporte de incidencias. Elaborado el reporte de incidencias se turnará este mediante oficio previo al departamento legal para la elaboración del Acta de Inicio de PAMA, y una vez elaborado éste se devuelve mediante oficio al departamento de verificación para que se recaben las rúbricas de las personas que intervinieron en el Procedimiento y se registre en base de datos los montos, las mercancías omisiones e impuestos entre otros datos del Acta de Inicio, una vez hecho esto, se turna mediante oficio nuevamente al departamento jurídico para que se lleve a cabo la notificación del acta correspondiente y posteriormente se turne al área de resoluciones legales del mismo departamento jurídico, dando así inicio a otro procedimiento propio del departamento de resoluciones jurídicas
De lo anterior se pueden desprender varias problemáticas las cuales son importantes en algún paso del procedimiento, pues si bien el manual trata de simplificar la actuación de la autoridad, la realidad es que en la práctica existen varios vicios dentro del mismo procedimiento los cuales se enumeran a continuación: Ø Una vez detenido el vehículo y solicitados los documentos de la carga, el primer obstáculo al que se enfrenta la autoridad es que localizar a los Jefes responsables del operativo resulta difícil y dado que se trata de un operativo permanente de 24 horas los 365 días del año, pos lo que respecta a la comunicación en las noches y fines de semana se vuelve un problema. Ø Otro problema que se presenta con frecuencia es que al tratar de validar los pedimentos, corroborar autenticidad de las facturas, checar fracciones arancelarias en bases de datos o información referente a importadores, proveedores u órdenes de embargo, resulta en primera difícil dado que no hay gente 24 horas para llevar a cabo esas consultas y los equipos con los que se contaba para poder hacer esas consultas desde las camionetas de operativo, vía remoto satelital, pues resulta imposible dado el mal estado de las mismas y la falta de mantenimiento. Ø La toma de decisiones en este caso es otro inconveniente, pues al ser ésta centralizada y jerarquizada, solo los jefes pueden tomar las decisiones para poder ya sea liberar el vehículo o trasladarlo a la aduana para su revisión. Ø Una vez en la Aduana cuando ya se ha integrado el expediente, éste hace el primer cambio de manos pues una persona lo recibe, acusa de recibido y registra la entrada del mismo, para entonces esperar a que se asigne un verificador para que lleve a cabo la revisión de la mercancía, generándose así una espera mayor al afectado, en este caso al chofer del vehículo. Ø Una vez que se concluyó la revisión, el mismo verificador es quien reportará lo observado de manera verbal a un superior, el cual deliberará con él y con otro superior, en este caso el subadministrador de área sobre cual será el resultado de la revisión, procediendo entonces a dar la orden para la liberación o elaboración de un reporte de incidencias,. Ø Elaborado el reporte, se turna a departamento jurídico, lo cual implica una nueva pérdida de tiempo, que se va sumando al afectado principal, el chofer en ese momento y posteriormente
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Ø
. . . . el importador o propietario de la mercancía, sin contar también las molestias que se causa a . . la línea transportista en caso que se trate de un vehículo de línea. . Y por último, cuando se devuelve el expediente ahora con el Acta de Inicio al departamento . . de verificaciones, para que éste lo capture y posteriormente lo devuelva al departamento jurídico para que éste lo turne a la mesa encargada de la resolución del problema es por que se ha traducido todo esto en un proceso largo y con una pérdida de tiempo en el mejor de los casos de 2 o 3 días hasta los casos extraordinarios de 3 semanas, los cuales son independientes a los tiempos de 4 meses que tarda una resolución en promedio.
Propuesta de sistemas de Información para empresa de clase mundial Una vez expuestas las problemáticas que se presentan a lo largo del procedimiento de Verificación de mercancías en transporte, procederemos a mencionar las propuestas que pudieran ser en un momento determinado útiles para disminuir problemas en el servicio brindado y reducir el tiempo que con el que se ven afectados los propietarios de los vehículos y las mercancías, de este modo tenemos lo siguiente: Ø Dado que el operativo es de duración indefinida y está presente los 365 días del año las 24 horas, es conveniente primero que nada, no sobreexplotar al personal, pues 2 turnos de 12 horas más tiempo de traslados durante 6 días a la semana no es conveniente si se quiere tener un personal activo y dinámico, pues el cansancio puede mermar los resultados por lo que sería conveniente reducir el tiempo de trabajo a jornadas de 8 horas por tres turnos de trabajo. Dicho lo anterior, se podrá medir contra resultados anteriores, evaluando la efectividad de embargos durante un periodo determinado contra otro igual anterior al cambio de jornadas laborales. Ø Por lo que respecta a la problemática para localizar a los jefes encargados se le podría dar solución otorgando autoridad al personal encargado en el operativo, pues si se les brinda la capacitación adecuada y constante, entonces no será necesario que se localice a los jefes encargados para la toma de una decisión, pues al delegar responsabilidades y autoridades a los miembros de cada equipo de trabajo, se podrá entonces agilizar la toma de decisiones, reduciendo así los tiempos de espera y que ocasionan molestia a los conductores de los vehículos principalmente, aunado a esto será conveniente también que se lleve a cabo una bitácora de actividades diaria la cual podrá ser solicitada para ser revisada por los jefes en cualquier momento y así detectar cualquier irregularidad. Ø Dicha bitácora deberá contener los siguientes datos:
Ø Por lo que respecta a la validación de documentos en bases de datos, cuando son horarios de oficina no hay problema pues mediante el radio se puede localizar al personal en oficinas para realizar las validaciones documentales necesarias, sin embargo para los turnos que laboran en la noche o incluso cuando se labora en fines de semana o días festivos, por ello es conveniente revisar el equipo satelital con el que cuentan las camionetas de operativos, del mismo modo se debería renovar el equipo de cómputo y los accesorios de los mismos, proveyéndoles de bases de datos en línea confiables y actualizadas de manera constante, ello
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. . . . con el objetivo único de hacer más eficiente el trabajo de los grupos operativos y reducir al . tiempos máximo los . de espera de respuestas provenientes de las oficinas centrales y sus . respectivos enlaces. . . Para lo que respecta a los problemas burocráticos dentro de la aduana, a fin de agilizar el periodo de recepción captura y verificación del vehículo y su respectiva mercancía, así como para evitar el cambio de manos constante del mismo expediente de un departamento a otro se podría llevar a cabo dos opciones: Ø La primera consistiría en que una vez dotado del equipo portátil de cómputo y de las bases de datos necesarias para la realización de su trabajo, cada grupo operativo se hiciera responsable de llevar el proceso completo, desde llevar a cabo el traslado del vehículo a los patios de las aduanas, hasta la elaboración de los reportes de incidencias mediante el uso de un programa unificado de reportes de incidencias el cual se podría desarrollar usando la misma plataforma del programa de reconocimiento de mercancías (SIREM), lo que permitiría a los integrantes de los grupo operativos, a través de una clave personal, realizar las actas correspondientes, mediante el uso de formatos preestablecidos, donde se marcarían las incidencias o irregularidades detectadas en la verificación, y que una vez concluido dicho reporte, éste quedaría dado de alta en una base de datos que sería posible consultar en línea por parte de los mismos administradores responsables de los grupos Operativos. Sin embargo, para que esta propuesta pueda ser viable, se requeriría reformar el mismo manual de Verificación de Mercancía en Transporte. Ø Como segunda opción y más apegados al manual de Verificación de Mercancías en transporte, éste marca la actuación de tres grupos, los cuales llevan a cabo las siguientes tareas: o Un primer grupo que detiene, revisa y remite si así lo amerita al vehículo a la aduana. o Un segundo grupo que recibe el vehículo, lleva a cabo el registro del mismo y realiza la verificación físico – documental de la misma. o Un tercer grupo encargado del levantamiento del acta. Cabe hacer mención que todo lo anterior es con apoyo en cada caso primero de autoridades auxiliares para el primer grupo , de un perito clasificador o verificador de aduanas para el segundo grupo y en el caso del tercer grupo de un representante del departamento jurídico para el levantamiento del acta respectiva. Sin embargo, en la práctica el procedimiento se lleva a cabo como ya se señaló anteriormente, por lo que comienzan a aparecer los “cuellos de botella” y “los tiempo muertos” y para solucionar eso se propone lo siguiente: una vez que el primer grupo haya llevad a cabo el traslado del vehículo a la aduana correspondiente y elaborado el registro del mismo, al entregar el expediente al segundo grupo, éste deberá hacer el descargo del citado expediente en una base de datos la cual deberá contener los datos del importador, exportados, descripción breve de la mercancía así como la fecha de remisión y el status en el que se encuentra pudiendo señalarse para ello status diferentes que pudieran ser pendiente por verificar, en proceso de verificación, liberado o turnado a resoluciones. De la misma manera para evitar el retraso en tiempos se propone que en el departamento de verificación de Mercancías en Transporte se encuentren verificadores de aduana y personal del área jurídica de manera permanente y dado que se tratará de personal de apoyo asignado a tareas específicas como la elaboración de reportes de incidencias y la elaboración de actas de liberación o de inicio según sea su caso dicho personal sería asignado para cubrir esos puestos por turnos de 4 a 5 semanas, siendo designado el personal por los mismos Subadministradores de área o inclusive por los mismos jefes de departamento. Finalmente se propone también que para acabar con el burocratismo del que son objeto los expedientes, al haber personal del departamento legal en el área de Verificación de Mercancías en Transporte, estos estarán facultados para llevar a cabo la elaboración y notificación de actas en el mismo departamento, sin la necesidad de enviar un reporte previo al departamento jurídico, en espera de que sea enviada el acta elaborada para recabar las firmas respectivas, para finalmente ser enviada el acta firmada nuevamente al departamento jurídico para remitirla posteriormente a las mesas de resolución de asuntos legales, sin olvidar que cada envío y recepción de actas se acompaña con su respectivo oficio de acuse de entrega de documentos.
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. . . . Cuantificación de Resultados . . . . . Una vez expuesto lo anterior es necesario cuantificar cual sería el impacto si es que se lograran los resultados de manera satisfactoria gracias a una implementación adecuada de las aportaciones anteriores. Por ello tenemos que traducido a resultados, todo enfocado a agilizar el trabajo, eficientar el uso de recursos y disminuir los tiempos del proceso se puede señalar lo siguiente: Ø Al disminuir las jornadas de trabajo se podrá contar con personal descansado y activo. Ø Al contar con una personal mejor capacitado, se podría delegar parte de responsabilidades y obligaciones, descentralizando a su vez la toma de algunas decisiones, lo cual se podría traducir en una reducción de tiempos de espera de 1 o 2 horas a solo 15 minutos máximo. Ø Al contar con el equipo en buenas condiciones, y con una base de datos actualizada se podrá entonces disminuir los tiempos de consulta de pedimentos, padrones, antecedentes y autenticidad de facturas de tiempos de 45 minutos o 1 hora a solo 5 minutos, del mismo modo el personal que se encuentra asignado solo a la tarea de resolver las consultas de todos los grupos operativos podría ser utilizado en otras actividades administrativas que aporten un valor distinto al trabajo del grupo. Ø Finalmente tenemos que el procedimiento dentro de la aduana si lo llegara a realizar solo un grupo, significaría desde su detención revisión hasta la notificación un periodo de solo 2 días en dado caso que el procedimiento lo lleven a cabo dos grupo operativos uno que remite el vehículo a la aduana y otro en la aduana poyado por personal jurídico y de verificación aduanera, significaría también una reducción en tiempos de 1 a 3 días. Ambas opciones en cualquier situación resultarían favorables contra los tiempos que se registran particularmente que son de 5 días hasta casos extraordinarios de 3 semanas desde la detención hasta la notificación del acta correspondiente. Con lo anteriormente expuesto se pretende agilizar el proceso de verificación de mercancías en transporte, generar las menores molestias a los afectados por dichas medidas de revisión así como agilizar y reducir los tiempos que lleva realizar los trámites internos.
Conclusiones Con la elaboración del presente trabajo se logra llegar a las conclusiones siguientes: Ø El sistema aduanero mexicano se encuentra actualmente en vías de modernización y desarrollo esto con apego a uno de sus principales objetivos, sin embargo, se puede notar claramente que se trata aún de una empresa tradicionalista o en vías de transición en su defecto, puesto que sigue siendo muy marcada la importancia de las jerarquías a la hora de la toma de decisiones. Ø Asimismo al existir problemas en la comunicación Interdepartamental, queda de manifiesto que nunca se podrá entonces llegar a una integración como equipo, pues una mala comunicación dificulta entonces una buena relación entre los distintos miembros de la organización, de esta manera si no se tiene un buen flujo de información con los empleados, mucho menos se podrá contar entonces con una base de datos actualizada que colabore a agilizar tomas de decisiones. Ø Finalmente tenemos que por tratarse de una empresa con un estricto sentido burocrático, el ir y venir constante de expedientes de un departamento a otro, representa pérdidas de tiempo así como incrementos de espacios muertos, por ello al integrar en un solo departamento personal de distintas áreas que colaboren entre sí, lo resultados que se podrán alcanzar serán palpables al momento de cotejar los nuevos tiempos de notificación contra los anteriores.
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. . . . Recomendaciones: . . Ø Para realizar una investigación sea cual fuere el tema, es conveniente primero revisar . . bibliografía básica . e ir especializando la búsqueda de información poco a poco esto para
poder analizarla y separar de esta manera la información que nos será útil de aquella que no Ø Antes de analizar un flujo de información en un procedimiento es conveniente primero analizar el manual del mismo en caso que haya uno disponible, posteriormente confrontarlo contra la práctica y de su correcto análisis surgirá entonces la problemática del sistema en caso de que este exista. Ø Al llevar a cabo un análisis de flujos de información es conveniente aterrizar el problema, desmembrarlo de manera conceptual primeramente y después revisarlo de manera práctica, ello con el objeto de ver su comportamiento en tiempo y situación real.
Bibliografía Ø Murdick & Munsons, Sistemas de Información Administrativa, Ed. Prentice Hall, 1° edición, México 1998, Ø Pedro Trejo Vargas, Sistema Aduanero Mexicano , Ed. SHCP, México D. F. 2003, Ø Laudon & Laudon, Sistemas de Información Gerencial, Ed. Pearson Educación, 6° edición, México D. F. 2002, Ø Hernández de la Cruz Arturo, Estudio Práctico de los PAMAS, Ediciones Fiscales, México 2003, Páginas Web Consultadas Ø Ø Ø Ø
http://www.gestiopolis.com/delta/prof/PRO296.html http://es.wikipedia.org/wiki/Sistema_de_informaci%C3%B3n http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/ger/tiposdeorguch.htm http://www.aduanas.gob.mx/aduana_mexico/2007/A_Body.htm
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. . . . SISTEMAS DE INFORMACIÓN PARA EMPRESAS DE CLASE MUNDIAL . . LUZ EVELIA GONZÁLEZ CALVO .
[email protected] . .
RESUMEN Los sistemas de información resultan esenciales para el funcionamiento de la organización, como el corazón es al cuerpo humano; éstos van almacenando, procesando y transformando “datos”, los cuales servirán para la toma de decisiones, solucionar problemas, plantear nuevas estrategias. Los sistemas de información serán tan variados, como variadas son las organizaciones; en general habrá requisitos esenciales que cubrir dentro del sistema, pero toda la estructura y complejidad dependerá del tipo de organización y la información que ésta quiera obtener, así como de la disponibilidad de recursos y tecnología. En la presente investigación se documenta el sistema de información de una organización tradicional, los retos que esta presenta (entrada a mercados de exportación) y nuestra sugerencia del sistema de información y de los tipos de control a implementar tablero de control, el cual permitirá el mejoramiento de sus procesos y eficiencia de sus operaciones.
E cu u ti ve e S Su u mm Ov ve err vi ew w E xe x ec t iv m m aa r y a y a nd n d O v ie
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. . . . . . In nt tr ro od du uc c c i ón n I c i ó . Se presenta el análisis . . de los sistemas de investigación de un Grupo de 3 empresas mexicanas, dedicadas en la industria textil a la hilatura, tejido y confección. Considerando, los conocimientos adquiridos en la asignatura de Sistemas de Información, se realizó el análisis para obtener el diagnóstico de este Grupo Industrial, pero también se presenta una propuesta de acuerdo a sus recursos y necesidades. Los siguientes capítulos comprenden:
Marco Teórico:
Descripción de la Empresa
Presentación de la Propuesta
Recomendaciones y Conclusiones
Considera los enfoques teóricos e investigaciones considerados válidos para dar a la investigación un sistema coordinado y coherente de conceptos y proposiciones que permitan abordar el problema. Se realizó un análisis situacional de la empresa considerando los recursos disponibles, tipo de organización y sistemas de información. (Estado Actual). Presenta no sólo una organización tradicional y familiar, con sus bemoles que esto representa para planear y administrar el negocio. Cómo poder llevar a esta organización a ser más competitiva a través de la implementación de un tablero de control y la eficiencia de sus sistemas de información. Requisitos adicionales para llevar al estado del arte a esta organización, enfatizando los beneficios de implementar la propuesta.
Ma r cc o T eó ór r ic M ar o Te i c o L LL a nn ff o oo r rr m m aa c cc ii ó óó n ee n oo s N ee g gg o oo c cc ii o oo s a II n m a n e n ll o s N N e s Información: "Estímulos que en forma de signos desencadenan el comportamiento" 1 . "La información es cualquier entrada que cambia las probabilidades o las certezas de cualquier manera" 2 . Los signos pueden ser de: lenguaje, conducta, fenomenológicos, sensoriales (sentidos), señales, símbolos u otros. Estos modifican la conducta.
Los atributos de la información son: Finalidad. Informar, evaluar, convencer, prevenir, organizar, resolver problemas, planear, iniciar, controlar, buscar, enlazar; de lo contrario se transforma en ruido o datos. (Los datos son símbolos, estímulos no relevantes para el comportamiento, ayudan a describir un objeto, condición o situación). Modo y formato. Modo sensorial los sentidos (especialmente el de la vista y el auditivo). Formato verbal o escrito. Precisión. Separar lo principal de lo secundario, no redundar. Velocidad. Tiempo en procesar la información. Frecuencia. Período de tiempo en que se vuelve a actualizar la información. Determinística o probabilística. Basada en hechos históricos o cálculos, repercute directamente en la toma de decisiones. Costo. Monto invertido para reunirla, guardarla, procesarla y recuperarla. Confiabilidad y precisión. Impacta directamente en los costos; en función de sus características cuantitativas y cualitativas para ayudar en la toma de decisiones. Validez. Medida del grado en que representa lo que quiere representar.
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. . . . Actualidad. Período de vigencia. . . Densidad. Volumen (informe o un mensaje, tablas, gráficas) . . . Sistema: Elementos organizados que interactúan entre sí, buscan una meta o metas comunes, operan bajo datos o información para producción una salida de información.
La Información en los Negocios Fluye a través de sistemas organizacionales, sus características principales son: Naturales Porque se crean, modifican o alteran por el ser humano. Sociales Porque se crean, modifican o alteran por el ser humano y de las agrupaciones de éstos (áreas, equipos de trabajo). Cerrados. Los que fluyen dentro de ésta. Abiertos. Los que se toman del entorno. No estables. Constante cambio, se adaptan, modifican a corto y largo plazo. Diferentes estructuras. Formales e informales. Unos sistemas crean otros o crean diferentes subsistemas. Adaptativos. Conductas y trabajos individuales se encaminan para obtener un fin común. La información fluye a todo lo largo de la organización.
¿Qué logra la información en los negocios? Facilita la toma de decisiones. Ayuda a modelar comportamientos. Facilita la habilidad y velocidad para aprender y desaprender. Permite dar soluciones "a la medida". Aprovechar todas las oportunidades Genera valor agregado. Simplifica una realidad. Modela las relaciones, entre los conceptos del negocio, las entidades y las cosas; cada quien sabe su rol, no hay duplicidad de tareas. Permite conocer a la competencia. Permite transferir conocimientos.
¿Qué pasa sin información en los negocios? Clientes insatisfechos (se pierden negocios) Errores o pobre calidad Altos costos (desperdicio, productos obsoletos y/o no vendidos)
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. . . No hay innovación . . . No hay orientación (de la empresa, de las áreas y entre las áreas), áreas sin alcance. . Intereses y prioridades divergentes . . No hay transferencia de conocimientos No hay prioridades Fuga de $ (créditos, comisiones, multas) Malos hábitos Operaciones fragmentadas 12
G. Murdick Robert & C. Munson John. Sistemas de Inf. Admva. 2a. Edición, Impreso en México, 1986. Prentice Hall Inc. O O rr g gg a aa n nn ii z zz a aa c cc ii o oo n nn e ee s T rr a aa d dd ii c cc ii o oo n nn a aa ll e ee s M oo d dd e ee r rr n nn a aa s O r s T T r s y y M M o s Organizar: Agrupar actividades necesarias para alcanzar objetivos. Organización: Conjunto de individuos con objetivos comunes encaminados hacia una misma dirección. Organización formal * Pueden comunicarse entre sí * Están dispuestas a actuar * Comparten un propósito común * Hay autoridad y alcance de responsabilidad Manejan autonomía = Iniciativa personal = Eficiencia. Organización informal No tiene objetivos explícitos
Organización tradicional Desequilibrio en el tamaño de departamentos La responsabilidad o toma de decisiones recae en unos cuantos Limitación de responsabilidad, por ende no hay iniciativa Relación basada en un "mando de autoridad" esto implica supervisión Trabajo lineal (mecánico) Importancia en los recursos, especialmente los materiales Puestos de alta jerarquía ocupados por familiares o por favoritismos Procesos independientes Recursos Humanos a nivel técnico Orientación a resultados de actividades definidas, no por desarrollo de innovación Se resuelven problemas por áreas
Organización Moderna Se tienen estrategias establecidas y se comunican a todo lo largo y ancho de la organización Clara orientación hacia el mercado Relaciones con clientes y competidores de forma estrecha Se reconoce la importancia del Individuo para el logro de objetivos y viceversa Importancia en el recurso humano, comparten valores, cultura organizacional...se considera "la actitud" como necesaria para el funcionamiento de la organización Cuentan con programas establecidos para desarrollar el conocimiento del individuo profesional y personalmente Recursos Humanos a nivel profesional o especialistas
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. . . . Importancia en la comunicación . . Seguridad en los centros de trabajo . Procesos y actividades interdependientes . . Fusión de procesos Aprendizaje constante Tolerante a diferentes estilos de pensamiento Se reconocen los grupos informales (mejoras en procesos) Toma de decisiones colectiva Actividades libres de supervisión directa Adhocracia Trabajo administrativo y operativo se mezclan para lograr esfuerzos Alto nivel de identidad y lealtad Orientación hacia oportunidades Las ideas son bien recibidas Sistema de recompensas Se promueve el trabajo desde casa Mantiene un programa social, pertenencia a la comunidad, protección del medio ambiente
Retos * Genuina orientación hacia el cliente, aunque esto implique dominar idiomas, cumplir normas y cuidar por su salud, anticiparse a sus expectativas * Reconocer y aplicar el valor agregado del servicio * Organizarse en torno a las capacidades (técnicas, habilidades y experiencia) "Que soy capaz de hacer y cómo voy a hacerlo" * Va más allá de la tecnología Identidad Personalidad de la organización * Desarrollar capacidad de cambio: Agilidadflexibilidadrapidez (hacia cambios en el entorno: tecnología, precios, marcas, productos, servicios) * No olvidarse del "cómo" para cada estrategia y objetivo * Mentalidad compartida (clientesempleadosinversionistas) Eso se logra cuando la gente es responsable de: mejorar la calidad y de sus propias funciones. * La información fluye de arriba hacia abajo y viceversa * Formación de equipos con diferentes áreas para la solución de retos * Delegación de autoridad (menos supervisión) * Compromiso de los empleados (cerebro, corazón y alma) * Eliminar fronteras (menos jerarquías, más equipos funcionales) * Considerar a sus proveedores como socios estratégicos * Dominar el aprendizaje rápido (generar ideas, codificarlas y compartirlas), entre más rápido se transfiere el conocimiento se mejora la posición mundial (más rápido que el competidor) y se elimina el riesgo de errores * Menos planificación y más acción S S ss tt e ee m m aa s dd e nn ff o oo r rr m m aa c cc ii ó óó n E m pp r rr e ee s ss a aa r rr ii a aa ll S ii s m a s d e II n m a n E E m m p
Los sistemas de información en su forma más elemental, cumplen la operación de registrar los datos correspondientes a las transacciones y lleva a cabo las operaciones rutinarias de procesamiento: Registro de pedidos, facturación, cuentas por cobrar, compras, cuentas por pagas, nóminas, informe básico de inventario y libro mayor general, por mencionar algunos. Sin embargo para niveles táctico, estratégico o de más alto nivel, debe desarrollarse modelos y métodos que presenten información adecuada a cada nivel administrativo, tomando en cuenta el alcance y la naturaleza de la información y el grado de interacción con el administrador.
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. . . . Esta información debe presentar las siguientes características: . . . 1. Accesibilidad . . 2. Comprensibilidad 3. Precisión 4. Propiedad 5. Oportunidad 6. Claridad 7. Flexibilidad 8. Verificabilidad 9. Imparcialidad 10. Cuantificabilidad Es decir, se basa en 1) el flujo de datos y en las operaciones de procesamiento, 2) la determinación de las necesidades de información, 3) el flujo de la información y 4) las interacciones administrativas y operativas que tienen lugar en toda la organización y que el propio sistema contribuye a apoyar. La manera en que fluye por la organización, depende básicamente de 2 cosas: la filosofía de la administración y el enfoque dado al diseño de los sistemas de información. La filosofía de la administración concierne al grado de centralización o descentralización de la autoridad y la responsabilidad. Respecto al enfoque, se divide en 2 generales: el jerárquico y el de sistemas. A su vez, el informe jerárquico se subdivide en 2 clases: con procesamiento de datos centralizado y con procesamiento descentralizado.
Enfoque jerárquico : Las actividades de procesamiento de datos no guardan relación con un análisis de las necesidades de información. Es decir, las instalaciones para el procesamiento han sido dispuestas para procesar los datos, haciendo poco caso de las necesidades de los usuarios específicos. Bancos de datos separados (funcional, departamental y divisional). En el procesamiento y flujo de la información se observan las relaciones entre subordinado y superior. (De arriba hacia abajo) Por tradición un gran número de organizaciones aplican el enfoque jerárquico cuando el procesamiento de datos y la correspondiente relación de informes, son manejados por cada área funcional de acuerdo a sus objetivos particulares. El nivel básico de cada área funcional recoge los datos correspondientes a sus operaciones, los hace procesar y pasa un informe al siguiente nivel, hasta que un reporte condensado llega al nivel estratégico. Además la empresa que utiliza este enfoque cuenta con un departamento de contabilidad independiente de las otras áreas funcionales, o basado en el área de finanzas. Este departamento procesa especialmente datos financieros para toda la organización y lleva un catálogo de cuentas. Pero, además de procesar las cuentas por cobrar, las cuentas por pagar, etc., su función en la organización es la de administración y contraloría. Tradicionalmente, estas funciones proporcionan escasa información funcional a los funcionarios de la empresa.
Procesamiento de datos centralizado : La mayor parte de las operaciones las efectúa un departamento especial. Sin embargo, el procesamiento puede efectuarlo también: una oficina de servicios, compañía privada ajena a la empresa, las instalaciones de tiempo compartido, cuyos servicios pueden comprarse o rentarse a alguna compañía privada o a través de un contrato de administración de recursos, en virtud del cual una empresa privada toma a su cargo la operación de procesamiento de datos.
Procesamiento de datos descentralizado : Estructura similar al enfoque jerárquico, es decir, demanda la existencia de varias áreas funcionales más o menos autónomas, que constituyen suborganizaciones dentro de la organización. El flujo de la información sigue siendo vertical dentro de cada área funcional, sin embargo cada área tiene control sobre sus propias actividades de procesamiento, mientras que, con el procesamiento centralizado, el departamento de PED está separado de las otras áreas.
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. . . . Las actividades de procesamiento de datos se dispersan entre las áreas tradicionales de la . funciones organización. Las . contables se efectúan en el departamento de Finanzas o en el de . Vontraloría; el control de inventarios y el procesamiento de datos de fabricación los maneja algún . . grupo del área de producción, p.e. Independientemente del método empleado, el flujo general de la información es el mismo. La diferencia radica en que el procesamiento centralizado está controlado por una autoridad central, mientras que en el procesamiento descentralizado lo controla exclusivamente el administrador del área a la cual sirve. Aunque el enfoque de sistemas reconoce estrictamente los niveles estratégico, táctico y técnico de decisión, así como las actividades clásicas de planeación y control, considera a la organización como un conjunto interrelacionado y coordinado de subsistemas que, con sus conexiones, se parecen más a una red que a una jerarquía. El enfoque de sistemas, además, separa en forma muy apreciable el sistema administrativo del sistema de información. Es decir, el sistema administrativo realiza las actividades de planeación, control y toma de decisiones, mientras que el sistema de información le proporciona información en la cantidad y la calidad adecuadas. Básicamente, siguiendo el enfoque de sistemas, es posible desarrollar 2 clases de sistemas de información: 1) el sistema integrado y 2) el sistema distribuido. De diversos modos, el sistema integrado es similar al método de procesamiento centralizado. Mientras que el sistema distribuido se asemeja al método descentralizado.
El sistema integrado . Énfasis en el procesamiento de datos. Se tiene un departamento especializado que toma las decisiones basadas en factores o condiciones internas, toda la información se concentra en un sólo banco de datos, este sistema está de moda en nuestros días, aunque no se visualiza el logro de sus objetivos a corto plazo. Por ahora, la tarea de recopilar todos los datos y atender todas las necesidades de información de una empresa es técnica y económicamente impracticable, sin embargo sí hay una búsqueda constante por integrar la información lo mayor posible, por 2 aspectos: 1) la falta de satisfacción con el enfoque jerárquico, debida a la fragmentación y falta de coordinación de la función informativa y 2) la posibilidad potencial de lograr una mayor integración gracias a los avances tecnológicos observados sobre todo en el área de la computarización y telecomunicaciones. La implantación de este sistema exige un empeño total por parte de la administración (a todos los niveles), basado en un plan maestro de gran alcance, la contratación de personal altamente especializado, la adquisición de equipo muy complejo y el desembolso de capital suficiente. Además de exigir la inversión a largo plazo de tiempo y recursos, el sistema integrado requiere también el cambio de los métodos tradicionales de manejo de datos e información. Puesto que el sistema integrado reúne todas las funciones de recopilación de datos, procesamiento, producción de información y comunicación, debe efectuarse una consolidación de los datos financieros y de operación. Se integran áreas como producción y comercialización y desaparece la necesidad de un departamento separado de contabilidad. Las características básicas de un sistema integrado son: rápida respuesta a preguntas planteadas a través de las terminales a control remoto, almacenamiento masivo en línea, actualización instantánea y simultánea de archivos y procesamiento de datos en lotes, además del procesamiento en línea. Ventajas probables: Reducción de redundancia y duplicidad de archivos, mayor seguridad, control y protección al banco de datos contra personas no autorizadas, reducción en la intervención del personal en las operaciones de entrada, procesamiento y salida (disminuyen los errores), actualización instantánea y simultánea, se reducen costos de operación debido al costo unitario por elemento procesado, mejor uso de la capacidad de procesamiento, etc. El sistema distribuido. Establece subsistemas relativos independientes, sin embargo, están vinculados por las relaciones de comunicación. 1) Algunos subsistemas tendrán que interactuar con otros, 2) algunos tendrán que compartir con otros los archivos y hasta los recursos de procesamiento de datos, 3) algunos subsistemas tendrán muy poca interacción con los demás y para todo intento y
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. . . . propósito, estarán bastante separados y autosuficientes; sin embargo habría que considerarse que no . . todos los elementos comunes pueden ser consolidados. . . . El empleo del sistema distribuido puede reducir los costos generales, relevando a la instalación central de una parte de la carta de procesamiento y disminuyendo la cantidad de datos que se debe transmitir. Sin embargo, la transmisión de datos no se reducirá si existe demasiada interacción entre los usuarios. Mientras mayor sea ésta, más probabilidades habrá de que este aspecto se convierta en una desventaja. Cada enfoque y sistema tiene sus ventajas y desventajas, el aplicarlos dependerá del tamaño, tipo de empresa y cantidad de que desee o cuente para invertir, lo que si es un hecho es que no debe perderse por ningún motivo el objetivo de satisfacer las necesidades de los usuarios, especialmente si ellos tienen contacto con clientes y de la información que reciban afecten el servicio que les proporcione. La información que conserve y procese su empresa será fundamental para tomar decisiones y establecer nuevas estratégicas. Gracias a la información, se pueden crear ventajas competitivas al dotar a las empresas de nuevos medios de superar a sus competidores, se originan negocios nuevos, por lo general a partir de las operaciones actuales, se modifica la estructura del sector y, con ello, se altera las reglas de la competencia. Es decir, está afectado todo el proceso mediante el cual una empresa crea los productos, redefine productos (conjunto integral de bienes físicos, servicios e información con que las empresas proporcionan valor a sus clientes, entre muchas otras que les permita crear ventajas competitivas, adquirir e ir transfiriendo nuevos conocimientos. E E ss tt r rr a aa tt e ee g gg ii a aa s dd e nn ff o oo r rr m m aa c cc ii ó óó n E m pp r rr e ee s ss a aa r rr ii a aa ll E s s d e II n m a n E E m m p Los sistemas de información se desarrollan según las funciones empresariales. Dentro de las funciones principales se reconoce la de "respaldar procesos", estos sistemas se combinan entre sí, con el propósito de compartir recursos y aumentar la eficiencia y efectividad, se denominan inter funcionales o interorganizacionales. La mayoría de los sistemas utilizan plataformas tecnológicas: World Wide Web, Intranet, Extranet, Internet, etc. Por ejemplo a través de estas plataformas tecnológicas, se pueden realizar foros de discusión, enviar publicidad, realizar cuestionarios, remitir publicaciones, etc., El Web cookie, por ejemplo, permite realizar un seguimiento del comportamiento en línea de una persona en un sitio Web. Se han desarrollado diversas estrategias de información, por mencionar algunos de ellos son: ERP, SAP, SCM, Baan, PeopleSoft, Oracle, CIM, etc., algunos otros fueron desarrollados para satisfacer funciones específicas: CIM Computer Integrated Manufacturing (simplifica, automatiza e integra) actividades propias del proceso de manufactura MES Sistemas de ejecución de manufactura (sistema de programación y control de la zona de fábrica, mercancía, robots, procesos, etc., CAM Computer Aided Manufacturing (Manufactura Asistida por Computador) Control de Proceso A través de modelos matemáticos se controlan variables que puedan afectar el proceso, por ejemplo temperatura o humedad. En el caso de ventas, puede usarse laptops, las cuales son utilizadas por los vendedores para remitir información, pedidos, cotizaciones, presentar productos, brindar soporte técnicos, etc., Se recurre al análisis de ventas, por producto, por familia de producto, cliente, industria, vendedor, territorio,
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. . . . clientes nuevos Vs perdidos, volumen valor, etc.) con el fin de mejorar el ciclo del pedido (acortarlo . clientes, pronosticar ventas, conocer las tendencia de mercado económicas y también) clasificar . . demográficas, desarrollar nuevas estrategias de ventas, desarrollar nuevos productos, etc. . . Control de máquinas o control numérico utilizado para controlar las acciones de una máquina. PLC Programmable Logis Controls = Controladores Lógicos Programables Control de las acciones de 1 ó más máquinas, a través de microcomputadores. Robótica Tecnología de la construcción y uso de máquinas con inteligencia computacional y capacidades similares a la de los humanos y controladas por computador. CAD Ingeniería Asistida por Computador (Computer Aided Engineering) Estimula, analiza y evalúa los modelos de diseños de productos que se han desarrollado utilizando métodos de diseño asistido por computador (CAD Computer Aided Design). Los paquetes CAD mejoran los diseños iniciales de un ingeniero y proporcionan gráficos computacionales tridimensionales que pueden rotarse con el fin de visualizar todos los datos del diseño. HRM Human Resource Management Involucra el reclutamiento, colocación, evaluación, remuneración y desarrollo de empleados dentro de la organización. HRIS Human Resource Information Systems Respaldan el reclutamiento, la selección, contratación, colocación de empleados, evaluaciones del desempeño, análisis de las prestaciones de los empleados, capacitación y desarrollo, salud, seguridad y protección. Los sistemas de información contable operacionales hacen énfasis en el mantenimiento de registros legales e históricos y en la generación de estados financieros exactos. Por lo general incluyen sistemas de procesamiento de transacciones como procesamiento de pedidos, control de inventarios, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, nómina y sistemas de libro mayor general. Los sistemas de información financiera que se basan en el computador respaldan a los gerentes financieros en las decisiones que se relacionan con a) la financiación de una empresa y 2) la asignación y el control de los recursos financieros dentro de una empresa. Las principales categorías de sistemas de información financiera incluyen manejo de efectivo e inversiones, presupuestación de capital pronósticos financieros y planeación financiera. DSS Software que construye y manipula los modelos financieros, pueden explorarse las respuestas a preguntar del tipo "que pasaría si" y de "búsqueda de metas" simulación. N N uu e ee v vv a aa s T éé c cc n nn ii c cc a aa s dd e nn ff o oo r rr m m aa c cc ii ó óó n T ee ll e ee c cc o oo m m uu n nn ii c cc a aa c cc ii ó óó n R ee d dd e ee s N u s T T é s d e II n m a n y y T T e m u n R R e s Red Combinación de dispositivos (2 o más computadoras) conectados entre si, pueden ser alámbricas con el fin de compartir software y hardware y mejorar la comunicación. Tipos: LAN Redes de área local Sirven a una oficina o serie de ellas. WAN Redes de área amplia Redes nacionales y mundiales más grandes. Ambas usan generalmente el mismo diseño (tipología) y los mismos tipos de protocolo para la transmisión y recepción de señales. La diferencia entre una red y otra es la distancia entre las computadoras conectadas a la red.
Lan Red de computadoras dentro de un edificio o edificios adyacentes. Radio de 5 a 6 kms, suelen utilizar una computadora como depósito central de los programas y archivos (servidor). El cual suele mantener el control centralizado de las comunicaciones. Las computadoras conectadas pueden almacenar documentos en sus propios discos o en servicios, compartir hardware e intercambiar correos. Otra computadora o dispositivo de comunicaciones especial también puede ejercer el control de las comunicaciones.
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. . . . En una LAN de igual a igual no hay dispositivo central que controle las comunicaciones. . tienen altos costos de adquisición, de fácil instalación (no hay que perforar LAN inalámbricas, . . paredes), se puede mover el equipo con facilidad, de mantenimiento barato. . . Wan Rebasa los límites de la organización en el caso de una organización con varias sucursales. Pueden ser públicas o privadas (ejemplo: el Internet pública) Privadas Pueden utilizar líneas dedicadas o satélites de terminal de apertura muy pequeña. Una organización que no tiene recursos para mantener una WAN privada pagan por utilizar redes existentes proporcionadas en 2 formatos básicos: Transportador común: Proporciona líneas telefónicas públicas que cualquier persona puede entrar o conectarse y líneas rentadas, dedicadas al uso exclusivo de la organización autorizada. El usuario paga por las líneas públicas con base en el tiempo usado y la distancia (AT&T, por ejemplo). Redes de valor agregado Tymnet y Sprinet (VAN value added networks), proporcionan servicios de red mejorados como conversión de protocolo y detección y corrección de errores. Las VAN satisfacen las necesidades organizacionales de comunicaciones confiables de datos al tiempo que le aligeran a la organización el deber de contar con su propia administración y mantenimiento de la red. Algunos utilizan VAN para el intercambio electrónico de datos (EDI) pero es muy caro por eso se prefiere utilizar el Internet. Wan ya está cambiando a comunicación inalámbrica, habilitado con un módem de radio para comunicación mediante señales de radio que llegan a un receptor seleccionado. Ejemplo WAN inalámbrico PDA (personal digital assistants) como PALM VII., Costo: 4 veces más de lo que los usuarios pagan por correo electrónico.
Tecnología de red Diseño físico de nodos en una red (establecen protocolo de comunicación) Las LAN utilizan tecnología simple, redes grandes combinan 2 ó más tipologías.
Tipología Estrella Todos los nodos (compatibles) se conectan a un dispositivo central (hub), el cual administra la comunicación y se encarga de la transmisión. Ventajas Es fácil determinar un problema en la red Desventajas Agregar computadoras resulta costoso, pues cada unidad necesita su cable.
Tipología Anillo Cada nodo se conecta a otros mediante una sola línea por trenzado, cable coaxial o fibra óptica. Ventajas Sencillez, se pueden agregar otras computadoras. Desventajas Para que fluya la comunicación deben estar todas las computadoras encendidas. La comunicación entre 2 computadoras afecta a muchas otras y también puede ser muy lenta.
Tipología Bus Anillo con extremos abiertos Ventajas Se pueden agregar nuevos dispositivos Desventajas Resulta imposible la comunicación entre 2 dispositivos, si falla alguno de ellos.
Tipología Árbol o Jerárquica Se presta para la transmisión de mensajes dentro de organizaciones, la computadora raíz transmite el mensaje a las demás computadoras. Ventajas Comunicación en paralelo Desventajas Se inhabilita un vínculo, todas las computadoras de esa rama del árbol se desconectan del resto de la red. Ventajas de la Red
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. . . . Permite trabajo a distancia, esto permite a su vez efectividad en los negocios. Ahorro por renta de . . oficinas o espacios. Pero no puede aplicarse a todas las industrias (alimentos) ni a todos los puestos. . . . Red privada virtual LAN es una red privada porque no permite el acceso a cualquier persona, sólo a los miembros de la organización cuando se alquila una red puede considerarse como privada. Cuando esa red se conecta al Internet se le llama TÚNEL. Por lo tanto las organizaciones que vinculan sus LAN al Internet deben establecer complejas medidas de seguridad para controlar o denegar por completo dicho acceso.
Protocolos Conjunto de reglas que controlan la comunicación entre computadoras y entre otros dispositivos relacionados que intercambian datos. Si un dispositivo no sabe cuál es el protocolo utilizado en la red, o no puede cumplir con el, no podrá comunicarse con esa red. Establecen: velocidad de bit, paridad, # de bits de datos, bits de final. Protocolos LAN Antes de enviar un mensaje un nodo debe anunciar su intención y determinar que el nodo receptor está listo. Los métodos usados son: la encuesta, contención, ehernet y paso de ficha. Protocolos de WAN Son mucho más complejos por la distancia, a menudo están integrados por líneas incompatibles, procesadores de comunicaciones y nodos. Debido a la distancia entre nodos, las señales se deterioran y llegan a alterarse. Estándar dominante OSI Interconexión de sistemas abierto. Protocolos de: capa física, enlace de datos, capa de red, capa de transporte, capa de sesión, capa de presentación y capa de aplicación.
N N uu e ee v vv a aa s T éé c cc n nn ii c cc a aa s dd e nn f ff o oo r rr m m aa c cc ii ó óó n T ee ll e ee c cc o oo m m uu n nn ii c cc a aa c cc ii ó óó n T ee ll e ee c cc o oo m m uu n nn ii c cc a aa c cc ii o oo n nn e ee s N u s T T é s d e II n m a n y y T T e m u n T T e m u s
Telecomunicación: Transmisión de datos de un punto a otro, comunicación a distancia (tele = distancia): teléfono, telégrafo, etc. Los datos se transmiten en voz, video, animación o texto.
Beneficios Transacciones electrónicas Reduce la distancia geográfica Permite supervisar el desempeño en tiempo real Celebrar juntas con personas ubicadas en diferentes sitios No es necesario esperar a tener juntas personales para tomar decisiones Formación de equipos con gente de diferentes puntos geográficos Procesos más eficientes, se transforma la relación departamental en clienteproveedor Permite obtener información en tiempo real (rapidez y transferencia confiable) Mejoran la eficiencia en el uso de recursos (software) Comunicación de datos Es cualquier transferencia de datos dentro de una computadora, entre una computadora y otro dispositivo o entre 2 o más computadoras. La información fluye en forma de impulsos eléctricos en datos binarios. Ejemplo de la CPU a la memoria principal, de la CPU al monitor, etc. A través del bus de la computadora. El bus es un sistema de alambres o cadenas de material conductor soldadas en la superficie de la tarjeta de una computadora. Comunicación a corta distancia: byte Comunicación a larga distancia: bit por bit Transmisión paralela: Cada byte se transmite en su totalidad. Actualmente la infraestructura para este tipo de transmisión es limitada la infraestructura. Transmisión en serie: Bit por bit por una línea simple. Difieren además estas transmisiones en los tipos de cableado.
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. . . . . para transmisión de byte (cuando empiezan, cuando terminan y cómo se Protocolo: Reglas . . transmiten). . . Comunicación Simplex Dispositivo A sólo transmite, Dispositivo B, sólo recibe, ejemplo: el radio comercial. HALF DUPLEX. Tanto el dispositivo A, como el B, transmiten cuando reciben, ejemplo: comunicación de banda civil o computadora que establece comunicación con su mainframe. FULL DUPLEX. El dispositivo A transmite y recibe mientras B transmite y recibe y viceversa. Actúan de forma simultánea, ejemplo: la telefonía. SINCRONIZACIÓN. Muy importante las telecomunicaciones funcionan sólo si los dispositivos de transmisión y recepción están sincronizados o coordinados en tiempo. Hay 2 formas: sincrónica y asincrónica.
MUESTREAR. Significa detectar la señal en intervalos de tiempo preestablecidos. ASINCRÓNICA. No se sincronizan los dispositivos, cada byte se transmite con bits adicionales especiales que le indican al dispositivo de recepción cómo interpretar la transmisión. Como ventaja es que no necesita hardware de cronometraje complejo y caro. La desventaja de este tipo de transmisión es su SOBRECARGA o tiempo perdido en la transmisión de bits que no son parte de los datos primarios (los bits de inicio, final y verificación de paridad). VERIFICACIÓN DE PARIDAD. Método para asegurar que no se agregaron bits o se eliminaron durante la transmisión, cada bit o cada byte debe tener un número impar de los 1 (uno). SINCRÓNICA. Permite que se transmitan varios bytes sin la gran sobrecarga de bits de inicio, final y verificación de paridad para cada byte. A la unidad básica transmitida se le llama paquete, en lugar de un solo byte. Un paquete es un grupo de bytes transmitidos juntos, sin agregar bits de sobrecarga entre ellos, aunque hay algunos antes y después del paquete. Cada uno de los paquetes de mensaje pasa de la computadora de origen a la de destino, a menudo mediante nodos (dispositivo de comunicación en una red) intermedios. Cada nodo recibe el paquete completo, se almacena y luego se pasa al siguiente nodo hasta que todos los paquetes queden juntos o se rearmen para alcanzar su destino. Debido a que los bits de sobrecarga sólo anteceden y van detrás de cada paquete, la sobrecarga total en la comunicación sincrónica es significantemente más pequeña que en la asincrónica.
Canales y Medios de Comunicación Un canal es un medio físico como las líneas telefónicas o los cables de TV, que permiten la comunicación de datos (sinónimo de vínculos de comunicación y rutas de comunicación). Capacidad o velocidad de transmisión Es la velocidad a la que se transmiten los datos. Se mide en bits por segundo (bps). La velocidad de comunicación, también es llamada "capacidad de canal" o "ancho de banda", es un recurso limitado. Cuanto más importante sea en términos de prestación, más alto será el costo de la línea de comunicación. Capacidad de canal Banda base capacidad más reducida, ejemplo: los cables de cobre del teléfono Poca capacidad banda estrecha o angosta banda ancha gran capacidad, transporta varios flujos de datos de manera simultánea Medios o canal. Cualquier cosa que permite la transmisión de datos. Existen medio guiados como los cables y los guiados como el aire o el espacio exterior. Estos permiten la telecomunicación inalámbrica.
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. . . . Velocidad de transmisión. El número de señales por segundo no es igual al número de bits por . . segundo, una señal representa 2 o más bits. Al número de señales por segundo se le llama BAUDIO. . Si la velocidad del baudio es de 28,800 y cada señal representa dos bits, entonces la velocidad de . . bps es de 57,600. Medios Trenzado, coaxial, fibras óptimas, presentan variaciones entre la cantidad de información que pueden conducir, su vulnerabilidad a la interferencia que corrompe los datos por transmitir, su costo, si guían los datos o no y su disponibilidad.
Trenzado. Una línea de teléfono tradicional está hecha de un par de alambres de cobre trenzados que actúan como un solo vínculo de comunicación. Los alambre están trenzados para reducir la interferencia electromagnética que altera la voz y los datos, volviéndolos confusos. Computadoras personales en redes LAN, la velocidad de transmisión es de 100 Mbps (megapits por segundo o un millón de bits por segundo.
Cable Coaxial . Al cable coaxial se le llama en ocasiones cable de TV, ya que su uso es común en esta aplicación. Está hecho de 2 conductores pero se construye de forma diferente. Se compone de un conductor externo hueco y un conductor de alambre interior, con un dispositivo aislante entre ellos, por lo general cera o plástico. El conductor externo está cubierto con PVC, un plástico especial. Es más caro que el trenzado pero es más rápido, su construcción permite mayor resistencia a las interferencias electromagnéticas. En la comunicación de voz evita que se crucen conversaciones.
Microondas. Altas frecuencia, ondas cortas de frecuencia de radio, cuya cualidad es llevar señales a largas distancias con alta precisión. Requiere menos repetidoras y amplificadores que el cable coaxial y las fibras ópticas, para la misma distancia. Suelen utilizase para comunicaciones de voz y TV. Existe la microonda satelital (vía satélite) pueden se de 2 tipos GEO O LEO estacionario. El satélite recibe una señal, la amplifica y retransmite a su destino. Los satélites GEO están a 35,784 kms sobre la tierra. Se recomienda su uso para TV no para computadoras o voz. Los LEO se colocan a una distancia entre 800 y 960 kms de la Tierra, para aplicaciones de celular y computadora interactiva.
Fibra Óptica. Usa luz en lugar de electricidad para representar bits. Se hacen con filamentos de fibra de vidrio. Las fibras ópticas se comparan con redes de cable coaxial por ser un medio rápido y confiable para las telecomunicaciones, por el cual están reemplazando rápidamente a las líneas de teléfono de par trenzado y cable coaxial. Un transmisor envía destellos de luz usando un láser, el receptor detecta la luz y prueba la línea para recibir los bits de datos. Los sistemas de fibra óptica operan en las frecuencias de luz infrarroja y visible.
Modulación. Existen diferentes tipos de líneas que se utilizan para transmitir datos, analógico, digital, etc., dependiendo su diseño transmite voz, diferentes tonos, intervalos continuos. etc. Las datos de computadoras son digitales, p.e. A la modificación que pueda sufrir una señal digital para hacerla analógica (teléfono) se le llama modulación. A la transformación de señal analógica en señal digital se le llama demodulación. Existen diferentes tipos de modulación: de amplitud, de frecuencia y de fase. La altura de su onda es su amplitud. Frecuencia: número de ondas por segundo. Fase, si terminan un bit en 0 ó en 1. Modem. Dispositivo que sirve para modular y demodular señales de comunicación Multiplexión. Dispositivos de comunicación que permite que varios teléfonos o computadoras transmitan datos de vos o digitales por una sola línea. Algunas veces los multiplexores incorporan tecnología de módem, de modo que también pueden utilizar una línea telefónica. Ventaja, ahorran costos. En lugar de instalar una línea entre una computadora central y cada terminal con la que se
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. . . . comunica, las terminales se conectan a un canal mediante un multiplexor. Los hay de frecuencia o . . de tiempo. . . A ó A nn á áá ll ii s ss ii s E vv a aa ll u uu a aa c cc ii . óó n dd e S ss t tt e ee m m aa s dd e nn f ff o oo r rr m m aa c cc ii ó óó n dd e N ee g gg o oo c cc ii o oo s A n s y y E E v n d e S S ii s m a s d e II n m a n d e N N e s Fuerte tendencia al outsourcing y al software preelaborado, con el propósito de satisfacer necesidades específicas. Renta de aplicaciones: Se manejan de 2 formas: software en sitio o uso remoto (a través de la Web). Puede consultarse información de nuevas tecnologías y aplicaciones en revisas como (Byte, CIO, Computerworld, DBMS, Infoworld) o en sitios de Internet. Debe conocerse las ventajas y desventajas de cada método antes de tomar una decisión.
Outsourcing Una organización confía todas las actividades relacionadas con sus SI incluyendo el diseño de nuevos sistemas a otra compañía. Se puede manejar outsourcing de segmento (telecomunicaciones o de necesidad (compra y mantenimiento. de hardware). Los servicios que proporciona una empresa de outsourcing son: Compra y mantenimiento de hardware Diseño, mantenimiento y operación de sitio Web Asesoría Ejecución de operaciones (relacionadas con clientes o proveedores). De una misma operación: "Diseño, mantenimiento y operación de sitio", los 2 primeros lo puede hacer la empresa de outsourcing y la cuestión de operación realizarla los empleados. Al contratar una empresa de este giro, debe hacerse las siguientes preguntas: ¿Cuáles son las funciones centrales del negocio? ¿Cuáles deben seguir practicando? ¿Qué podría hacer mejor este tipo de organizaciones? ¿Qué actividades mejorarían si nos aliamos con una organización de este tipo? ¿Qué actividades debemos trabajar internamente para mejorar?
Proveedores de outsourcing = Vendedores de fuentes de servicios = Outsources IMB, EDS, Andersen Consulting, Computer Sciencies Corp, Unsys, First Data, AT&T, Cap Gemini, Perot Systems, HP
Ventajas del outsourcing: Se descargan responsabilidades internas, mejor manejo de riesgos, control preciso de costos de SI (a veces propio, hay errores de cálculos), ahorros por volumen de compra, la organización se centra en negocios esenciales para la empresa (nuevos productos) y los SI ya no son su preocupación (los libera de problemas), ciclos de instalación cortos (los hacen expertos), reducción de personal y gastos fijos (espacio de oficinas, terminales, salarios, etc.), acceso a conocimientos altamente calificados (tecnología, servicio, cubrir necesidades), disponibilidad de asesoría continua como parte del apoyo normal (para traslado de datos o sobre aplicaciones), seguridad mejorada (está más calificado para hacerlo). En qué se fijan los especialistas en una empresa de outsourcing Habilidad tecnológica 49% Experiencia industrial 48% Experiencia en aplicación 35% Flexibilidad y confiabilidad 25% Mejor desempeño 25% Mejor posición competitiva 25% Vincular TI con la estrategia del negocio 12% Compartir riesgos 10% Bajar costos 10% El peso es el acceso a la tecnología y luego los costos. Desventajas
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. . . . Aumenta el riesgo en cuanto escale más niveles de la organización . . Se puede perder el control . Debe considerar a que industria pertenece, a una estable o de cambio constante (a mayor agilidad, . . mayor riesgo) Se puede perder personal calificado, pues lo contrata el outsourcer Sistemas estratégicos se vuelven vulnerables, puede perderse la ventaja competitiva
Compra de Software o Aplicaciones Ventajas Disponibilidad inmediata, alta calidad, bajo precio, soporte un momento dado, el costo es mucho más bajo que cuando se desarrolla un traje a la medida, tiempo de 3 a 12 meses para reportar problemas, integra varios módulos, EPR, cadena de suministro (paq. de planeación de recursos, un módulo hace interfase con otro, p.e. almacén con compras).
Desventajas Si quiere adecuarse a un negocio, resulta muy caro, a veces la instalación toma meses, considerar la compra de software es sólo una fracción del precio de venta (+ hardware, + capacitación, + instalación, + servicio postventa). Proceso de elección de software: Identificar necesidad o problema, localizar al proveedor, conseguir información, establecer requisitos técnicos, alcance del software (lo que ofrece Vs lo que se requiere), cotizar, revisar la propuesta, visitar un sitio con aplicación igual o similar, seleccionar a los más competitivos, hacer pruebas de comparación (medir el desempeño), negociar contrato (confidencialidad, multas, tiempos de respuesta, mantenimiento), instalar el software, afinar detalles (ajustes, capacitación adicional, modificaciones). Cómo clasifican los administradores la importancia de factores en la compra de un producto: Calidad, y confiabilidad, desempeño del proveedor, calidad del servicio y soporte, confiabilidad del vendedor relación predesempeño, facilidad de hacer negocios, soporte, apertura de estrategias, estabilidad financiera, se sugiere hacer benchmarking entre los diferentes proveedores (tiempo que tardan en capacitar, velocidad de transacciones por segundo, velocidad para localizar un registro, velocidad de transferencia de un archivo, etc.) Debe pedirse que lo instalen en una computadora para hacer pruebas, incluso citar varios proveedores el mismo día, usar diferentes escenarios. No dar a conocer al proveedor elegido para no sabotear la información, y poder negociar un mejor precio o servicio.
Riesgos en la compra: Incompatibilidad entre las necesidades y las funciones, incluyendo la cultura organizacional, cuando la empresa del vendedor quiebra se queda sin soporte y/o mantenimiento. Luego al comprar otro software sale más caro y algunos no son compatibles, alta rotación del personal del vendedor. Renta de Software Compra va a la baja, se renta en sitio y se paga por número de usuario y por período de uso. Al finalizar la compañía debe borrar todas las copias del software., si se renta en Web (proveedores de servicios de aplicación), ASP, la instalación se hace en la SP, junto con las bases de datos y otros archivos que la aplicación procesa para el cliente. Ventajas No necesita aprender para dar mantenimiento, no necesita mantenimiento a la aplicación, no necesita asignar hardware para la aplicación, no requiere instalación y mantenimiento. Riesgos: Altos tiempos de respuesta, riesgos de seguridad, la competencia podría interceptar datos, se pierde control, puede no satisfacer todas las necesidades.
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. . . . . . Desarrollo de aplicaciones por usuarios . . . Se recomienda cuando: El usuario tiene aptitud, cuando se trate de aplicaciones inmediatas (resuelve problemas), aplicaciones pequeñas, los usuario pueden darle mantenimiento, la aplicación es por un corto tiempo. No se recomienda cuando: Aplicación grande o compleja, interactúa con otros sistemas, es vital para la organización, la aplicación perdurará más que el usuario de la empresa. Ventajas: tiempos de elaboración más cortos, óptima adaptación de necesidades, apego a la cultura de la empresa, empleo eficiente de recursos, adquisición de habilidades, aplicación se libera en menos tiempo. Desventajas: Desarrollo deficiente o menor calidad, islas de información, actividades duplicadas, problemas de seguridad, no se documentan procedimientos, genera ociosidad. S S ss t tt e ee m m aa s dd e nn f ff o oo r rr m m aa c cc ii ó óó n C ee r rr r rr a aa d dd o oo s O rr g gg a aa n nn ii z zz a aa c cc ii o oo n nn e ee s T rr a aa d dd ii c cc ii o oo n nn a aa ll e ee s S ii s m a s d e II n m a n C C e s – – O O r s T T r s Los sistemas de información repercuten directamente: * En el desempeño de la organización * Facilitad para tomar decisiones o resolver problemas * Crear uniones estratégicas (planes de expansión) * Crear alianzas con proveedores * Registro de operaciones * Control de costos y gastos * Abrir un sitio Web Sistema de información Cerrados * Estructura vertical * Control en pocas manos Infraestructura: Recursos del SI (hardware, software, dispositivos y líneas de telecomunicaciones y otras herramientas). Arquitectura del SI La manera en que estos bienes se despliegan y conectan y cómo interactúan con los demás. Puede ser centralizada o descentralizada, y ésta si tiene impacto en la forma de controlar el acceso a los datos. La estructura tiende a reflejarse en la arquitectura. Organización centralizada Arquitectura centralizada Organización descentralizada Arquitectura descentralizada Arquitectura de Sistemas Cerrados Cuando se tenían mainframes Arquitectura centralizada, la misma introducción de computadoras personales, tecnologías que permiten transferencias de información a bajo costo, han direccionado el cambio hacia una arquitectura descentralizada o distribuida. Ventajas Alto grado de control, facilitando: Mantenimiento de estándares de hardware, software, procedimientos y operaciones, control de acceso a la información. Hardware y software estandarizados: Ahorro en tiempo y en dinero en su adquisición e instalación y simplifica el flujo interdepartamental de datos e información facilitando así el intercambio de datos y aplicaciones.
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. . . . Capacitación más sencilla: La gente utiliza el mismo software y hardware estandarizado, todos tienen . . la misma especialización. . Agilización del SI para elaborar reportes de rutina: . . Se estandarizan los sistemas y formatos se elaboran informes Facilita la elaboración de reportes como contables o fiscales. Se extrae lo que se necesita, ahorra tiempo y favorece claridad. Planificación efectiva de sistemas compartidos: Al tener el panorama completo se pueden diseñar mejor los sistemas grandes y complejos, compartidos por varias unidades organizacionales. Planeación estratégica sencilla: Tienes todo un panorama (completo) de que considerar, puedes vincular un plan estratégico con un plan estratégico general. Uso eficiente del personal de SI: Gente altamente especializada y calificada es más fácil emigrar cuando se hacen más grandes o complejos. Control más estricto por parte de la administración superior: Mantienen control sobre los amplios recursos dedicados al SI.
Desventajas Rigidez Todos la utilizan pero no es útil para todos, no se satisfacen necesidades específicas, aumenta el riesgo cuando se tienen varios sitios remotos. S S ss t tt e ee m m aa s dd e nn f ff o oo r rr m m aa c cc ii ó óó n A bb ii e ee r rr t tt o oo s O rr g gg a aa n nn ii z zz a aa c cc ii o oo n nn e ee s M oo d dd e ee r rr n nn a aa s S ii s m a s d e II n m a n A A b s – – O O r s M M o s Independencia Organización propia, departamentos propios, seleccionan su propia infraestructura, selecciona el hardware y software. Aunque también están vinculados, aunque sea por internet.
Desventaja Compartir aplicaciones y datos es más difícil y caro, aumentan los gastos de contratos por mantenimiento y servicios. Diversos idiomas. Puede llegarse a duplicar información El usuario recibe tanta información que puede confundirse Los riesgos de un mal uso de información son más altos Hoy Se tienen Sistemas de Información Distribuidos Independencia sin perder control, se combina centralizado y descentralizado. Cada unidad es independiente en la selección e instalación de su propio sistema, pero puede compartir recursos de manera remota con otras unidades de las líneas de comunicación.
Ventajas Sistemas adaptados a las necesidades del negocio. Respuesta oportuna de las unidades del SI a las exigencias del negocio. Cada quien da prioridad a sus necesidades, mejorando sus tiempos de respuesta. Motiva al usuario final a crear aplicaciones aplicaciones pequeñas, aumentan la productividad. Uso innovador del SI. Cada usuario conoce mejor a su cliente que tiene más oportunidades de desarrollar sus innovaciones. Soporte para la delegación de autoridad. Se cuenta con suficiente autoridad para resolver problemas o tomar decisiones. Se recomienda descentralizada si una organización tiene varias divisiones que elaboran productos y servicios completamente diferentes. Las unidades descentralizadas pueden compartir recursos a través de la red.
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. . . . Se promueve el aumento de eficiencia y disminución de transacciones en papel. . . S S ss t tt e ee m m aa s dd e O pp o oo r rr t tt u u. m ee r rr c cc ii a aa ll e ee s S ii s m a s d e O O p m e s . . u n nn ii d dd a aa d dd e ee s s C CC o oo m Oportunidades comerciales sirven para Retener clientes Persuadir al consumidor Detectar nuevos clientes Establecer formas efectivas y eficientes de hacer ventas Qué precios fijar Gustos de los consumidores Predecir volúmenes de venta, Planear capacidad de producción, Entrevistas o cuestionarios Algunos motivan a ganar algo en un sorteo La información se procesa mediante modelos estadísticos Programa de millas Sistema de quejas Páginas web Foros Correos de información masiva (chatarra) costo bajo Compra de base de datos Telemarketing (se crean registros de clientes potenciales o existentes) Discos con información de productos Foros entre clientes Portales especializados Directorios especializados Servicio al cliente a través de la web, apoyo los 365 días del año, las 24 hrs al día Pagos en línea Sistema de intercambio electrónico de datos (cotización, órdenes de compra, documentos de envío, factura, aprobaciones de pago, cheques, inf. de seguridad o riesgo, primeros auxilios) En lugar de hacerlo en papel, se bajan costos, entre decenas y centenas de dólares El envío de una PO en papel cuesta de 25 a 50 USD vía electrónica USD$12.00 Se puede obtener la información más actualizada
EDI Requería líneas de comunicación privadas o arrendadas o software especial, es muy costoso (antes), ahora puede hacerse a través de la web. Comprende desde el envío de una propuesta comercia hasta que se paga al proveedor No es nuevo, en algunas industrias tiene hasta 2 décadas de existencia, como los bancos. Como suscribirse al EDI Compra de harware y software o a través de un proveedor que proporciona el servicio de red administrados (red de valor agregado VAN) GE, Sprint, Macintosh conectan las computadoras de los suscriptores a su red administrada por una cuota, los clientes usan la red para EDI. Algunas sólo proporcionan vínculos de comunicación, otras vínculos de traducción en formatos EDI aceptables. Ventajas de EDI en la web Baja el costo Software más familiar
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. . . . Conectividad mundial . . Desventajas . Baja velocidad . . No hay garantías de seguridad Problemas legales del EDI ¿Es válido un contrato digital? ¿Es válida una firma digital? ¿Quién es responsable de las fallas en las telecomunicaciones? Un apagón y no recibiste la PO, una orden de factura o instrucción de pago bancario (se basa mucho en la confianza) WEB para el comercio internacional B2B o BTC ModelosSFTWSI Diferencias de clientes y segmentos * Retener ** * Captar ** * Dejar de vender un producto, crear nuevos productos ** Aumenta las ventas y genera utilidad Es diferente vender un medicamento a un mueble (está regulado por patentes) Requisitos entre uno y otro son diferentes Si no evolucionas, tu competidor lo hará Si ganaste un cliente de la competencia que está acostumbrado a cierto servicio (información de tracking en la web, p.e.) es más difícil retenerlo. SI facilitan la operación Pago de un banco por Internet para quien es el ahorro para el usuario o para el banco??? ¿Quién trabaja para quien? Las nuevas relaciones desdibujan los papeles de los empleados y los clientes hasta producirse una unidad. Ejemplo: el portal para diseñar tu propio auto. El reto es: Crear lo que el cliente desea (tecnología de inf. clara y simple para transmitir y entender sus deseos) Recordar lo que el cliente desea (tecnología para interpretar esos gustos) Anticiparse a los deseos Cambiar los deseos RTech Firey vendida por Microsoft basada en la red. P.e. El usuario elige sus 10 álbumes de música preferida, toma nota y lo compara con las otras 10 pref. de otros 500,000 miembros. Lo coloca en un "espacio de preferencias musicales" los que han elegido la misma música que el usuario, de los que no mencionó el usuario 1, le citará de esos mismos álbumes. Se pueden crear grupos virtuales para compartir información (van desarrollando una identidad), lo mismo hacen con películas o libros. Lo que se paga finalmente no es el producto en sí, sino la información. Debe cuidarse la inteligencia y la confianza La información de crédito, p.e. el usuario se sentiría más cómodo si supiera que hacen con esa información. E E ss t tt r rr a aa t tt e ee g gg ii a dd e C rr e ee a aa c cc ii ó óó n dd e S ss t tt e ee m m aa s dd e nn f ff o oo r rr m m aa c cc ii ó óó n P rr o oo p pp ii o oo s E s a d e C C r n d e S S ii s m a s d e II n m a n P P r s Desarrollo La planeación es un intento de controlar el desarrollo de acontecimientos futuros. La planeación del negocio es el proceso de establecer metas y objetivos, la toma de decisiones relacionada con los recursos requeridos para alcanzar los objetivos y determinar las políticas que habrán de regir la adquisición, el uso y la distribución de recursos.
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. . . . Hay varios métodos de planeación. El método descendente se concentra primero en los objetivos . . organizacionales y luego en las necesidades de las unidades de negocios. El método ascendente . supone que el bienestar . . de la organización depende del bienestar de las unidades de negocios individuales y, por tanto, se concentra primero en la planeación al nivel de la unidad de negocios. El método de factores fundamentales de éxito (CSF) permite que los ejecutivos definan primero los factores de éxito, de modo que pueda realizarse la planeación para conseguir los recursos que requerirán estos factores. El método descendente está orientado a objetivos, mientras que los métodos de CSF por lo general están orientados a problemas. La rápida proliferación de las computadoras en los años ochenta y noventa convenció a un número cada vez mayor de organizaciones de que debían planear sus sistemas de información para alcanzar el éxito. La planeación de SI moderna está integrada en el plan estratégico general de la organización. Hay varios prerrequisitos para la planeación del SI organizacional. La dirección corporativa debe 1) reconocer la TI como un recurso indispensable, 2) comprender que es un recurso complejo cuyo uso debe planearse y controlarse, 3) considerarla como propiedad de toda la organización y no sólo del personal de la unidad de TI, 4) considerar la IT una fuente para obtener objetivos estratégicos y 5) verla como una herramienta para controlar el poder. La planeación del SI empieza con una declaración de misión y visión a largo plazo. Luego los planificadores establecen metas y objetivos. Delinean el plan estratégico para los recursos del SI y los pasos tácticos para alcanzar los objetivos estratégicos. Luego van a los detalles más específicos de las operaciones: proyectos, prioridades, personal, compras de hardware, software y el financiamiento. Finalmente los planificadores consideran varios factores: flexibilidad de hardware y software, conectividad del equipo y escalabilidad. Las iniciativas de planeación no sólo vienen de los administradores de SI, sino también de la administración superior, los gerentes de línea y los usuarios. Todos pueden discutir qué necesidades pueden motivar la consideración de nuevos elementos al plan de SI. La idea de diseñar un sistema de información es motivada por una oportunidad, un problema o una decisión empresarial. El moderno desarrollo de sistemas se considera la continuación de la planeación de un SI. Una vez que se decide diseñar un sistema, empieza un proceso de análisis, diseño, instalación y soporte. A veces los esfuerzos se dirigen no a crear un sistema, sino a integrar varios sistemas existentes. A tal actividad se le conoce como integración de sistemas. El propósito del análisis de sistemas es determinar qué necesidades satisfará el sistema. Se realizan 3 estudios de viabilidad: técnico, económico y operacional. El estudio de viabilidad técnica se enfoca al avance técnico, para asegurar que existe el hardware y software para la construcción del sistema. En el estudio de viabilidad económica, se comparan los beneficios del sistema y su costo. El proceso sólo continuará si los beneficios esperados sobrepasarán los costos. El estudio de viabilidad operacional determina si el sistema corresponderá a la cultura organizacional y se usará su máxima capacidad. Después de estos estudios viene la definición de requisitos específicos de los sistemas. El diseño del sistema implica hacer adaptaciones físicas y lógicas al sistema. Se utilizan herramientas como diagramas de flujo y diagramas de flujo de datos para crear un modelo del sistema. La construcción alude principalmente a la escritura del código del sistema. Se realizan simulaciones para asegurarse de que el código trabajará bien. Una vez construido en su totalidad el sistema, se instala. La instalación incluye dar capacitación y la conversión del viejo sistema al nuevo. La conversión puede llevarse a cabo mediante una de las siguientes estrategias: en paralelo, en fases, súbita o piloto. El ciclo no termina aquí, continúa al brindarse soporte. Al sistema se le da mantenimiento para asegurar que opere sin error y satisfaga las necesidades cambiantes de negocios. La creación de prototipos es una alternativa muy común al método tradicional de diseño de sistema. El diseñador valora rápidamente las necesidades y realiza un modelo de trabajo que se entrega a los usuarios para que lo evalúen. Estos expresan sus críticas y los diseñadores añaden los requisitos
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. . . . señalados por los usuarios. El proceso de redefinición continúa hasta que ellos quedan satisfechos. . . La creación de prototipos reduce hasta el 85% el tiempo de diseño y muchos de los gatos, pero sólo . debe practicarse si . . en el caso de elaborarse relativamente pequeños, poco complicados, no estructurados y sin interfaz. Los diseñadores de sistemas suelen usar herramientas de CASE para agilizar el diseño y la construcción de aplicaciones. Las herramientas de CASE son programas especiales con que se construyen diagramas de flujo, de datos y diccionario de datos de planos y esquemas de bases de datos. La disponibilidad de herramientas de CASE cada vez más completas y fáciles de usar ha aumentado la popularidad de la creación de prototipos. Diseñar un SI es un esfuerzo que requiere una eficiente administración de recursos y actividades. A esta tarea se le llama administración de proyecto. Los administradores de proyecto dividen el trabajo en módulos más pequeños que se manejan sin interferir en el diseño de otros módulos. El personal de la administración de proyecto usa herramientas como diagramas de Gantt y PERT para dar seguimiento a los recursos empleados y las metas intermedias que deben cumplirse. Los objetivos de la administración de proyecto son: concluir el proyecto a tiempo y dentro del presupuesto, y cumplir con los requisitos y expectativas. En los últimos años, una parte importante de las tareas de diseño de sistemas se ha venido asignando a usuarios. En algunos casos, en realidad el trabajo es dirigido por ellos. Esto aumenta su sentido de responsabilidad y apropiación. Sin embargo, la complejidad y apropiación. Sin embargo, la complejidad que entrañan los grandes proyectos hace improbable que el fenómeno se repita en el caso de un SI de mayores dimensiones. La importancia del diseño meticuloso del SI se acentúa cuando examinamos las pérdidas ocasionadas por sistemas fallidos. Compañías de servicios, bancos y muchas otras empresas de servicios públicos dependen en gran medida de SI para sus operaciones diarias. Los errores inadvertidos durante el proceso de diseño pueden causar daños, molestias, pérdidas financieras y en algunos casos hasta la muerte de algún usuario. Por la gran responsabilidad que tienen los profesionales de SI, ha surgido la interrogante de si es necesaria la certificación. Muchas personas argumentan que si profesionistas como médicos, ingenieros civiles, abogados y contadores públicos están sujetos a la certificación obligatoria, los profesionales en SI también deben estarlo. L LL a R ee d nn t tt e ee r rr n nn e ee t t – C oo n nn c cc e ee p pp t tt o oo s F uu n nn c cc ii o oo n nn a aa ll ii d dd a aa d dd e ee s ss a R R e d II n – C C o s y y F F u
Internet es una red de redes con millones de servidores. Decenas de millones de personas dan por sentado que con una simple llamada telefónica, a través de sus módems o mediante una línea de comunicación permanente, tendrán acceso a gran número de archivos de todos tipos; desde los servidores de Internet, conducirán investigaciones, participarán en conversaciones electrónicas, irán de compras y harán pagos. Hace apenas unos cuantos años, el panorama era completamente diferente. En 1969, la Advanced Research Projects Agency, del Departamento de Defensa de Estados Unidos, ARPA, quiso establecer una red de comunicaciones que operaría en caso de un ataque nuclear, como una alternativa al teléfono, la radio y la televisión, los cuales dejarían de funcionan en caso de un ataque nuclear. Uno de los aspectos más importantes que buscaba ARPA era que la web no tuviera un punto central para el control de la comunicación. Se desarrolló un sistema en que los mensajes tendrían la posibilidad de viajar de un punto a otro por cualquier número de rutas. De este modo, si se obstruía una línea, habría otras por las que los mensajes se enrutarían hasta un nodo. El resultado fue la antecesora de INTERNET, ARPANET, una red que en su momento funcionó con sólo cuatro computadoras debido a su control distribuido, el sistema no tenía un punto centralizado vulnerable que permitiera controlar o desconectar el sistema entero.
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. . . . Crecimiento de Internet . . . En términos físicos, Internet es una red de medios de comunicación a la que se conectan millones de . . computadoras. A esta línea principal de comunicación se le llama backbone (que en realidad es una superestructura o tronco), la cual se compone de una red de líneas de cobre, fibra óptica y satélites de radio. A las computadoras directamente vinculadas con la superestructura y que contienen los archivos accesados a través de Internet se les llama servidores de Internet. Un usuario común de Internet se conecta a la superestructura mediante una red de área local situada en el lugar de trabajo o con acceso telefónico para conexión directa con un servidor, vía módem y una línea de teléfono. Cuando hablamos de 200 millones de usuarios de Internet, nos referimos a las personas que se vinculan a red mediante el teléfono o un servidor que, en la terminología de Internet, a menudo reciben el nombre de surfeadores o usuario. Cuando se habla de crecimiento de Internet, algunas personas se refieren a la adición de servidores a la web (vinculación de computadoras adicionales directamente a la superestructura), otras se refieren al aumento del número de usuario de la web (número de personas con acceso a Internet). No es sorprendente entonces que uno de los negocios de crecimiento más rápido en los USA sean los proveedores de servicio de Internet (ISP), empresas que configuran vínculos con Internet, las cuales conectan servidores y proporcionan el acceso a organizaciones e individuos que no tienen sus propios servidores conectados a la superestructura o backbone. Mientras algunas operaciones administrativas de Internet están vigiladas por agencias gubernamentales, nadie es el dueño de Internet ni lo controla. Nadie decide quién puede conectar otro servidor al backbone, ni quien se conecta, o cómo deben usarse los recursos de Internet. Como ya se explicó, el único elemento controlado por un cuerpo organizado es la asignación de direcciones a servidores recién conectados (para evitar el uso de los mismos nombres). Esta carencia de autoridad y reglas puede ser una razón del tremendo crecimiento de lo que a menudo se menciona como la red.
Dominios en Internet Cada máquina de la superestructura de Internet se identifica con un rótulo numérico único conocido como número de protocolo de Internet, o número IP, que es una dirección numérica de 32 bits, presentado en cuatro partes separadas por puntos, como 46.186.87.220. Cada una de estas partes puede ser un número entre 1 y 255. Dentro de una red aislada, como una red de área local (LAN, Local Area Network), usando el protocolo TCP/IP Transmission Control Protocol / Internet Protocol. (protocolo de transmisión / protocolo de Internet, que es mismo protocolo que usa Internet, para asignarse número IP a cualquier computadora, siempre y cuando sea único en esa red. Sin embargo, la conexión de una red a Internet requiere el uso de número IP registrados (también llamados direcciones IP) para evitar que se dupliquen. Algunos años después del establecimiento de Internet, la Internet Comunity (IC), una organización no lucrativa, acordó que sería útil que cada servidor tuviera un nombre único que fuera fácil de recordar. Así como cada servidor tiene un número IP único, quienes quisieran uno podrían solicitar que se asignara un nombre único a este número IP, a los cuales se les llama nombres de dominio. A las computadoras de Internet se les asigna uno utilizando un sistema de nombres de dominio que divide todos los servidores de Internet en grupos diferentes llamados "dominios" y hace responsable a cada dominio de los nombres de las computadoras incluidas en sus grupos. .com organización comercial .edu institución académica .gov agencia gubernamental .org organizaciones no lucrativas .mil unidad militar .net proveedor de servicios de Internet .int organización internacional Todos los demás países
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.jp Japón .uk Reino Unido .au Australia .il Israel
. . . . . . . . .
¿Qué hay en Internet? Correo electrónico y transferencia de archivos News groups (grupos de noticias) Servicio de conversación en tiempo real en Internet Telefonía en web, etc. Internet es uno de los avances tecnológicos más interesantes que la humanidad haya conocido desde la invención de la imprenta. A lo largo de la historia, la gente ha buscado cómo optimizar la forma de producir bienes y servicios. Muchas nuevas tecnologías han contribuido a este avance: la computadora es una e Internet es la más reciente, pues proporciona formas más eficientes y agradables de recibir información, anunciarse, comparar tiendas, hacer compras, conocer una comunidad sin importar su ubicación física. No es asombroso, entonces que Internet haya vuelto millonarias de la noche a la mañana, a tantas personas que pusieron en marcha sus ideas con la ayuda de la red. II n e nn t tt e ee r rr n nn e ee t t y W ee b y ll a a W W b Los tiempos en que sólo se transmitía texto en Internet terminaron en 1993, cuando Tim Bernes Lee, un científico británico residente en Ginebra, inventó un protocolo de software que ensanchó el mundo de la comunicación en Internet, permitiendo compartir imágenes a todo color, cuados, formularios, video y animación por este medio. El protocolo de transferencia de hipertexto HTTP hypertext transfer protocol de Bernes Lee determina la forma que deben codificarse, transferirse y verse datos de archivo, ya sea presentaciones de texto, imágenes, animación o sonido en Internet para que se desplieguen según se desee. El código que se usa para etiquetar archivos y desplegarlos en web se llama lenguaje de marcaje de hipertexto (HTML, hypertex markup language) que posteriormente se explicará con más amplitud. La función original de HTML usa hipertexto, que proporciona acceso fácil a los archivos adicionales con sólo elegir y oprimir en el texto o las imágenes desplegadas en la pantalla. Los programas de software que se emplean para accesar archivos web, conocidos como navegadores, están diseñados para usar HTTP en la transmisión, recepción e interpretación de archivos HTML, y para desplegar las diferentes imágenes en la pantalla de la computadora del usuario. En realidad, todas las direcciones de web, conocidas como localizadores uniformes de recursos URL, sigue el protocolo de transferencia de hipertexto. Worldwide web es un conjunto de servidores de Internet que contienen archivos HTML. Ya que la mayor parte del tiempo se accede a Internet a través de la web, muchas personas se refieren a Internet como a la Web.
Navegadores Para usar la web se necesita software de navegación especial diseñado originalmente para buscar sitios específicos en la web y recuperar información en forma de texto, imágenes, sonido y animación. A estos programas se les llama navegadores. Como ya se mencionó los navegadores actuales incluyen componentes de correo electrónico a los que puede accederse desde el navegador. A menudo, también incluyen aplicaciones especiales llamadas plugins con las que el usuario sostiene conversaciones telefónicas y reproduce video a través de la web. Comunicator de netscape e Internet explores de Microsoft son los navegadores más populares. Creación de archivos Web Puede crear su propia presencia en web publicando archivos de HTML en su servidor web, a lo que se denomina publicación en web. Un conjunto de archivos HTML a menudo se estructura en páginas,
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. . . . llamadas de esa forma porque llenan aproximadamente una pantalla cuando se ven con un . . navegador. Algunas páginas requieren más de una sola pantalla por lo que el usuario debe . desplazarse para ver . . la página completa. A una serie de páginas almacenada en un servidor y accesible a la web se le llama sitio web; a la primera página del sitio se le llama página principal. Establecimiento de un sitio Web Una organización que desea crear una presencia en web debe establecer primero una conexión con la superestructura de web, instalando de un servidor de Internet o conectando el servidor a un ISP. Deben tomarse varias decisiones de negocios como el nombre del sitio, su capacidad y la capacidad de las líneas de entrada. Nombre del sitio La elección de un sitio web puede marcar la diferencia entre que los navegadores localicen su sitio con facilidad o que no lo encuentren. Por cierto ha surgido un nuevo negocio en web, basado en la adquisición de nombre de sitio. Las empresas compran los que creen que se volverán nombres de sitio elegibles y los subastan. Puntos de presencia Servidores seguros de Internet, de modo que los empleados de todo el mundo tengan acceso exactamente a la misma información. Capacidad de la línea La administración debe considerar la velocidad de transferencia, o la rapidez que necesita para su sitio. Si se espera que muchos usuarios o compradores accedan o que tengan una fuerte carga de información gráfica, lo prudente sería adquirir un vínculo con alta capacidad. Mantenimiento del sitio Una vez que se ha establecido el vínculo con Internet, un profesional llamado web master instala aplicaciones de servidor en la computadora designada como servidor, y almacena las páginas web en un medio adecuado, conectado directamente a esa computadora, o en otras conectadas al servidor. Por lo general los servidores están conectados a un disco magnético de alta capacidad o a una serie de discos magnéticos, para permitir el almacenamiento de muchas páginas web. El web master es la persona encargada de la actualización del contenido de las páginas, de acuerdo con las directrices y decisiones corporativas. De s cr i ón d e l mp pr r es D es c r ii pc p ci ó n d e l a E a Em e s a GRUPO INDUSTRIAL HUNFA, S.A. DE C.V. Es un complejo textil mexicano, formado por 3 empresas: Hilatura de Algodón BLANCOS HUNFA, S.A. DE C.V. Dedicada a la fabricación, diseño y confección de toallas, batas para salida de baño, manteles, cortinas y sábanas. Tejido de Punto CRONFIL, S.A. DE C.V. Empresa dedicada a la fabricación de telas elásticas de nylon lycra, telas de nylon 100% brillantes u opacas, telas de poliéster para mantelería, cortinas, lencería y corsetería, trajes de baño, etc. Esta empresa está equipada con maquinaria de Karl Mayer, lo más avanzado en tejido rashel y tricoto.
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. . . . Confección . . . ANRISE, S.A. DE C.V. . . Dedicada al diseño y confección de ropa íntima para dama, misma que gracias a su diseño, comodidad y gran calidad de materiales ha tenido gran aceptación en el mercado mexicano y de exportación, en países como: USA, Canadá, Alemania y Colombia. Por la estrategia de crecimiento que tiene Anrise, S.A. de C.V, recientemente firmaron un contrato con la compañía francesa WGI E.T. CIE, para la fabricación en nuestro país de la línea de corsetería francesa marca TROPIC, misma que estará respaldada por su diseño y tecnología, esta compañía cuenta con 20 años de experiencia con gran éxito en el mercado francés y europeo. Diagnóstico Situacional Las empresas que conforman el GRUPO INDUSTRIAL HUNFA, son de origen judío, la mayoría se creó en los años ochenta. Son organizaciones de tipo tradicional; empresas 100% familiares, los puestos de más alta jerarquía son transferidos por los padres a sus hijos o en su defecto, pueden ser ocupados únicamente por miembros varones de la familia. Los hijos que ocupan estos puestos adquieren los conocimientos del negocio desde su adolescencia, generalmente comienzan ocupando puestos de producción, posteriormente compras y finalmente ventas. Su experiencia es de las vivencias mismas del negocio, pero no se complementa con alguna otra formación académica o especialización (Mercadotecnia o Logística, por ejemplo). La toma de decisiones y la planeación del negocio, competen únicamente a los miembros de la familia, aún y cuando “el hijo” sea el Director de alguna de estas empresas puede consultar “a su padre” en asuntos estratégicos del negocio, o en su defecto con algún otro miembro de la familia, por ejemplo algún “tío”, durante su ausencia. La planeación del negocio no se difunde a los demás miembros de la organización. No cuentan con política, misión o visión como grupo, sólo BLANCOS HUNFA está trabajando en crear y promover una cultura organizacional pero de forma independiente y de acuerdo al giro del negocio. En los últimos 5 años, han realizado algunas alianzas de negocios con otras empresas y esto les ha permitido insertarse en mercados internacionales; sin embargo, estas alianzas pueden crearse únicamente con negocios de tipo judío. Este mismo tratamiento se da para la captación de inversiones. Por ser negocios familiares y que en su mayoría uno es proveedor del otro, en alguna controversia recurren al consejo del “Rabino” para solucionar sus conflictos, quien más bien dará una solución que ponga fin a un pleito familiar, pero no que resulte exitoso para el negocio. Entre ellos existe un fuerte lazo de cooperación, especialmente si algún miembro de la familia enfrenta algún problema en su negocio (por ejemplo: una óptica) y/o lo pierde totalmente, es muy probable que esta persona ocupe algún puesto dentro de estas empresas, aún y cuando no cuente con conocimiento del mismo, afectando así el desempeño de sus procesos. Cada empresa que conforma el Grupo Industrial opera de forma independiente (por silos), no se comparte información entre los mandos medios, sólo entre familiares y de forma limitada (resultados del negocio). Una misma empresa no comparte información entre los diferentes departamentos, más que la necesaria para su funcionamiento, no usan indicadores (de ventas, producción, calidad, servicio, etc.) que facilite la toma decisiones o mejore el uso de recursos. De todas las empresas integrantes del grupo, sus sistemas de información son independientes, no hay ningún tipo de red que ayude a la unión de procesos. Por ejemplo: la empresa fabricante de
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. . . baños de telas producidos de una forma y cuando llegan a Anrise (empresa telas, identifica los . . . fabricante de lencería) se identifican de otra forma, cuando un baño de tela queda aprobado, es . necesario recurrir a las fechas en que estos fueron entregados para homologar el baño de tela que ha . . sido aprobado. El intercambio de información entre las empresas y sus departamentos, es en papel, desde información general hasta la esencial para el negocio, el uso del correo electrónico está limitado a los altos mandos pues consideran que no es un recurso necesario para los empleados. Esto inhabilita la toma de decisiones pues se pierde mucho tiempo en el dictado del memorando, captura del documento, aprobación y firma autógrafa, distribución, acuse de recibo, lectura y respuesta. Incluso un mando medio no podrá dirigirse directamente su proveedor de telas, sino deberá hacerlo a través del gerente de su empresa y mediante él obtendrá respuesta, a pesar de que el proveedor de telas forme parte del grupo y se localice en el mismo edificio. La adquisición de productos, materias primas o servicios se realiza de forma independiente, no como corporativo, esto nos les permite acceder a escalas de ahorros o descuentos mayores, incluso manejan diferentes proveedores que les proveen los mismos servicios. No se encontró evidencia de inspección de la calidad de las materias primas o productos adquiridos, sean o no de las empresas del grupo, esto representa un riesgo potencial para la calidad de sus productos. Si no se recibió algún insumo (del mismo grupo de empresas) en la fecha requerida, no se sabe cuantas entregas a clientes fueron retrasadas y que a su vez se compartiera la información con el fabricante del insumo como medida de corrección y oportunidad de mejora. No cuentan con un área de sistemas, únicamente una persona brinda asistencia técnica cuando alguna computadora presenta algún problema o falla, no se realizan operaciones de respaldo y esto aumenta la vulnerabilidad de la empresa en “un mal uso o fugas de información”. A nivel gerencial o corporativo no se había considerado incorporar algún tipo de tecnología de información (hardware y software) que ayudara a la conectividad de las empresas del grupo o ayudada a mejorar algunos de sus procesos o recursos. Respecto a su plantilla de personal, la mayoría tiene formación académica “técnica”, no se cuentan con manuales de procedimientos e instrucciones de trabajo; esto le resta competitividad, especialmente en puestos operativos dónde presentan alta rotación de personal. Se aprecia una preocupación más por el valor de los recursos materiales que por el humano, la capacitación o adiestramiento del personal es nulo, no se cuentan con descripciones de puesto y planes de desarrollo para el mismo. Tampoco cuentan con programas de incentivos, promociones o plan de carrera. El personal cuenta con prestaciones de ley, servicio de comedor y seguro social, pero no cuenta con algún programa que ayude a la prevención de enfermedades (chequeo anual, aplicación de vacunas, etc). Asimismo no se promueve el bienestar familiar, (cursos y pláticas para los niños, jóvenes y esposos(as) de los trabajadores, talleres para el desarrollo de habilidades; actividades sociales y recreativas, etc.) El esquema de trabajo operativo es “trabajo por destajo”, es decir por la cantidad de trabajo realizada, el supervisor es el único responsable de la operación, en lugar de que cada persona tome la responsabilidad de lo que realiza. La calidad entonces pasa a un segundo plano, La identificación de producto no conforme es responsabilidad del supervisor, se considera el color y la costura como causales para determinar un producto no conforme, pero no el “tallaje”, a pesar de que ya han tenido varios rechazos de clientes extranjeros por esta situación, generándoles varias pérdidas económicas.
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. . . . La liberación o aceptación bajo concesión de un producto no conforme es responsabilidad del . . supervisor, no se cuenta con un control definido es a “criterio” de éste; como son varios supervisores, . lo que puede ser rechazado por uno, podrá ser liberado por otro; esto también es un desventaja, pues . . a veces predomina más los “juegos de poder”, en ningún momento se considera la opinión del cliente en la aprobación de concesiones. No tienen implementado algún sistema para el tratamiento de quejas o reclamaciones de clientes, ni tampoco para medir su grado de satisfacción. La búsqueda de nuevas oportunidades comerciales se realizan por empresa y no como Grupo Industrial, esto les impide homologar y prioritizar las necesidades de sus clientes e ingresar a nuevos nichos de mercado. Las operaciones de la empresa cumplen con los requisitos ambientales establecidos por al autoridad competente, sin embargo la organización no cuenta con indicadores que midan el impacto en sus procesos y servicios sobre el medio ambiente (control de emisiones de agua, atmósfera, ruido interno y perimetral, suelo, materiales peligrosos, entre otros). Respecto al compromiso con la comunidad no se observaron acciones o programas que promuevan el bienestar social. No se cuenta con algún programa o herramienta que les permita mejorar continuamente sus procesos o al menos prevenir riesgos potenciales. Oportunidades y Retos NRISE ha tomado el liderazgo de exportación del corporativo, esta empresa cuenta con el mayor número de clientes en mercados extranjeros y ha estado aumentando su cartera gracias a los productos de las otras dos empresas. Sus negocios de exportación tienen operando más de 5 años. Su incursión en Alemania ha sido muy exitosa y nuevos clientes en España y Portugal demandan sus productos. Debido a la distancia geográfica de estos mercados, es necesario que el GRUPO INDUSTRIAL HUNFA desarrolle nuevos sistemas de información que les permitan satisfacer las demandas de sus clientes en tiempo, detectar nuevas necesidades y satisfacerlas, generar conocimiento de sus competidores respecto al cómo mejorar su diseño y producción, redefinir y mejorar su posicionamiento comercial. Y de manera interna: optimizar el uso de recursos para bajar costos y eliminar desperdicios, adquirir nueva tecnología que aumente la productividad, capacidad, calidad y lanzamiento de nuevos productos, mejora en la comunicación que permita la gestión e integración de procesos, y facilitar la toma de decisiones entre las diferentes empresas del grupo. Es decir, una transformación en la forma de operar, organizar y dirigir sus negocios.
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. . . . Pr r es s en n ta ac c i ón n d de e P Pr r op s ta P e e t i ó o p ue u es t a . . . Definición Tablero de Control . . Herramienta gerencial que permite organizar la información y acrecentar el valor. 1 Es una herramienta muy útil en empresas de Latinoamérica con un entorno de incertidumbre estratégico y poca madurez gerencial. 2 1
Página 42, 2 Página 43. M. Ballvé Alberto. “Tablero de Control” – Organizando Información para Crear Valor. Ediciones Macchi, Buenos Aires Argentina, 2000.
Identificar procesos clave
PERMITE PERMITE
Área
Establecer indicadores
• Monitoreo y control • Alineación de estrategias • Identificar nuevos procesos claves
Tipos de Tableros de Control ·
· · ·
Tablero de Control Operativo – Seguimiento diario de un sector o proceso. Recomendado para áreas como: Finanzas, Compras, Ventas, Precios, Producción, Logística, etc. Tablero de Control Directivo – Monitorea resultados de la empresa en su conjunto y sus áreas clave. Específicamente resultados internos y a corto plazo. Tablero de Control Estratégico – Provee información interna y externa para conocer resultados de la empresa y su entorno (a largo plazo). Tablero de Control Integral – Los 3 anteriores cómo núcleo, para el equipo directivo de la empresa (alta dirección), provee una situación integral de la empresa.
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. . . . Alcances del Tablero de Control . . . Refleja sólo la información cuantificable, dado que no puede recoger toda la información informal y . . cualitativa, hay límites claros que indican que el tablero debe ser complementado con otras herramientas de control formales informales. Evalúa situaciones no responsables, por lo que se recomienda que se agregue una partida o columna quien lo controla significativamente, y de equidad, reconociendo el resultado a quien le corresponda. No reemplaza el juicio directivo, es decir, los juicios parten de la información, no hace más que confirmar algo que ya se conoce. No identifica relaciones de causalidad entre objetivos y acciones, ni entre diferentes objetivos, el tablero funciona como bloques de información, estando las relaciones entre los indicadores y entre acciones e indicadores en la cabeza de los directivos. No pretende reflejar totalmente la estrategia, un tablero de control puede ser útil para comprender la situación de una empresa de acuerdo con su perfil estratégico dado. No es por lo tanto una herramienta ideal para implementar una estrategia global. Para ello habrá que seleccionar y priorizar aquellos indicadores del tablero en los que habrá de ser excelentes y que le otorguen una personalidad propia a la empresa. No focaliza totalmente la acción directiva, pues sólo diagnostica y genera un buen ambiente de análisis; pero para focalizar la acción directiva hay que definir aquellos indicadores que reflejen en objetivos prioritarios los impulsos estratégicos de la empresa. Fuente: Página 50, M. Ballvé Alberto. “Tablero de Control” – Organizando Información para Crear Valor. Ediciones Macchi, Buenos Aires Argentina, 2000. Diseño del Tablero de Control para el Grupo Industrial Hunfa
Tipo de Tablero a Implementar: Estratégico – Permite analizar las características del sector y de la empresa; monitoreando permanentemente el posicionamiento competitivo de la misma. Una finalidad fundamental del plan estratégico a largo plazo es proporcionar un modelo que se pueda usar y adaptar para el análisis e implementación de los cambios estratégicos que se vayan proponiendo. 3 Al ser centro del proceso de planteamiento, ciertos indicadores del Tablero de Control deben servir de retroalimentación para saber cómo vamos, y de aprendizaje, para ir conociendo la empresa cada vez mejor. 4 En general, los tableros de control operativo y directivo permiten obtener una visión global de la situación de la empresa. En cambio, el tablero de control estratégico incluirá indicadores internos seleccionados (sintetiza el tablero de control directivo) y a la información de la competencia y del entorno permite hacer un análisis del posicionamiento sectorial y global. Si en un tablero de Control Directivo se tienen entre 50 ó 60 indicadores interno, en el estratégico se tiene la facilitad de seleccionar los más relevantes, es decir, usar de 10 a 15. 3 Página 126 4 Página 127. M. Ballvé Alberto. “Tablero de Control” – Organizando Información para Crear Valor. Ediciones Macchi, Buenos Aires Argentina, 2000.
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. . . . Justificación . . . Porque el objetivo, es conocer los procesos claves del Grupo Hunfa necesarios para la promoción y . . venta de sus productos en el exterior, partiendo del análisis interno pero también de su entorno. Porque el entorno debe considerarse una oportunidad para obtener conocimiento y no un riesgo para la existencia de la organización. Porque se partirá del análisis de la promoción y venta en mercados extranjeros, para después implementar tableros de control operativos y directivos por empresa. Porque este tablero, permitirá redefinir la estrategia de promoción y venta en mercados extranjeros, pero también permitirá establecer nuevas estrategias, redefinir las existentes, establecer metas claras (como corporativo), mejorar los sistemas de comunicación (formalizarlos), identificar nuevos procesos clave, jerarquizarlos, analizarlos e integrarlos entre las diferentes empresas del Grupo Hunfa, a través del análisis de sus indicadores, así como al establecimiento de nuevos objetivos a corto y largo plazo. Porque al comercializar productos en mercados extranjeros, aumenta el grado de incertidumbre, entonces se hace necesario definir las acciones a tomar si se produjeran cambios en el mismo y saber cómo actuar, según la situación. Porque al analizar el resultado de los indicadores, se puede monitorear, controlar, dirigir y monitorear los procesos. Esto influye directamente en los índices de calidad (los mejora). Porque facilita la toma de decisiones estratégicas, en base al análisis de la información y no al criterio de unas cuantas personas sin restarles autoridad. La planeación estratégica se vuelve participativa, flexible e integrada.
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. . . . Conclusiones . . . Beneficios de los Sistemas de Información Distribuidos – Aunque mantienen su independencia, . . algunos subsistemas interactúan compartiendo no sólo información, sino también recursos y esto reduce costos generales, mejora el tiempo de respuesta, mejora el desempeño del negocio y facilita el soporte para la delegación de autoridad. Esto permitirá a los altos mandos, dedicarse a actividades de planeación y análisis y disminución de actividades operativas o de resolución de problemas en lugar de prevenirlos. Beneficios del Trabajo en Red – Permite trabajar a distancia, intercambio de información en tiempo real, aumenta la efectividad del negocio. Mejora la comunicación, permite resolver situaciones de tensión antes de volverse críticos. Tablero de Control – Permite organizar la información y acrecentar el valor, disminuyendo y controlando las variables que afectan el negocio. Se establecen roles, se homologan criterios, se dirigen los esfuerzos hacia un mismo fin y facilita la mejora continua.
Recomendaciones Participación activa de los altos mandos. Trabajo continuo de los gerentes de áreas claves y dueños del proceso, con el propósito de generar conocimiento – know how. Capacitación en manejo e interpretación de indicadores, Microsoft Excel y análisis de causa raíz. Que se permita la migración hacia un sistema de información distribuida en lugar de jerárquica. Renta del software necesario para migrar hacia un sistema de información distribuida, con el fin de reducir costos y mantener la vanguardia en actualizaciones. Proveer de laptops a vendedores para que envíen información de sus clientes vía remota. Así sean clientes del mercado nacional. Uso de correo electrónico a los involucrados a los gerentes de áreas clave, dueños de procesos (de dichas áreas) y vendedores con el propósito de facilitar el intercambio de información y para atender las necesidades de sus clientes. Establecer una red tipo LAN, tipología árbol entre las empresas del grupo y su corporativo, para facilitar la alimentación en línea de los datos del tablero de control, consolidación de información y análisis. Acceso a la red Internet a las áreas de Ventas como una herramienta que les permita generar conocimiento de nuevos clientes y mercados, legislaciones de comercio exterior, competidores, nuevos diseños.
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. . . . . . . B i bl l i og gr r af fí ía a B i b i o a . . Burch G. John & Strater Félix. Sistemas de Información Edit. Limusa México, 1986 Drucker F. Meter. La empresa en la Sociedad Que Viene Edit. Marteau Cromo Artes Gráficas, S.A España, 2002 F. Hesselbein, M. Goldsmith, R. Beckhard La Organización del Futuro Ediciones Deusto, S.A. España, 1987 Koonts y O'Donnel Curso de Administración Moderna 5a. Edición McGrawHill México, 1983 M. Ballvé Alberto. Tablero de Control – Organizando Información para Crear Valor. Ediciones Macchi Argentina, 2000. Mintzberg Henry, Brian Quinn James, Voyer John El Proceso Estratégico 4ª. Edición Edit. Prentice Hall México, D.F. 1997 Murdick Robert & C. Munson John Sistemas de Información Administrativa 2a. Edición, Prentice Hall Inc México, 1986 Porter E. Michael Ser Competitivo Edit. Deusto España, 2003 O'Brien James A. Sistemas de Información Gerencial 4a. Edición Irwin McGrawHill Colombia, 2001 Oz Efy Administración de Sistemas de Información Pennsylvania State University Edit. Thomson Learning México, 2001 Terry George R. Principios de Administración 5a. Edición Cía. Editorial Continental México, 1984
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. . . . . . . . SISTEMAS DE INFORMACIÓN EN LOS NEGOCIOS INTERNACIONALES . Nadia Gibini Santos Bernal
[email protected]
Resumen Este trabajo esta relacionando con la materia de “Sistemas De Información En Los Negocios Internacionales”, impartida por el Doctor Ignacio Sotomayor. El presente trabajo trata básicamente sobre los sistemas de información, la importancia de estos, como se aplican y con que otros temas están relacionados entre si como serian los sistemas de comunicación, la telecomunicación, la informática y sus conceptos básicos, las redes, las redes dentro y fuera de la empresa, el Internet y el Análisis y Evaluación de Herramientas Inf. De Negocios entre otros temas. Así pues para dejar mas claro el asunto de los sistemas de información escogí una empresa para poder ponerla como ejemplo (dentro de este temas que es sistemas de información) y así poder ver como funcionan o deberían de funcionar los sistemas de información en una empresa, poniendo descripciones de los problemas en concreto quedara mas clara la idea y así podremos localizar cualquiera que se el problema en nuestra empresa y buscar así como encontrar una solución para el inconveniente que se nos atraviese a lo largo de nuestra estadía en cualquiera que sea la empresa
Abstract This work is relating to the matter of "INFORMATION SYSTEMS IN THE INTERNATIONAL BUSINESSES", the course is given by Doctor Ignacio Sotomayor. The present work treats basically on the information systems, the importance of these, as they are applied and whereupon other subjects are related between them like do the basic systems of communication, telecommunication, computer science and its concepts, the networks, the networks inside and outside the company, the Internet and the Analysis and Evaluation of Tools Information of business among other subjects. Therefore to leave but the subject of the information systems clear I chose a company to be able to put it like example (within this subjects that are information systems) and We can see how it work or they would have to work the information systems in a company, putting descriptions of the problems in concrete it was but clear the idea and we will be able to locate whatever the problem in our company and to look for as well as thus to find a solution for the disadvantage that crosses throughout ours time to us in whatever it is the company
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. . . . . . . Introducción . .
La presente investigación describirá y analizara los diversos aspectos y comportamiento de una empresa con respecto a los sistemas de información que hay en esta. Después de describir estos aspectos podremos analizar cada uno de los procesos por los que pasa la información cualquiera que esta sea, así nos daremos cuenta de que es lo que esta fallando y como resolverlo para poder hacer más eficiente la empresa logrando una mejora continua. Los sistemas de información en cualquier empresa son muy importantes porque: · En esta época la información ocupa un lugar muy importante en las decisiones y estrategias a tomar por una empresa. · Pueden ser el punto clave para poder convertirse o no en una empresa líder en el mercado debido a la competitividad que se vea en esta. · De esto puede depender que una empresa pueda continuar luchando en el mercado por una buena posición o simplemente desaparecer. Ya que he hablado de la importancia de los sistemas de información ahora me abocare a explicar como esta investigación puede dar ventajas a la empresa que describiré y analizare: Cualquier empresa tiene pasos a seguir en sus procesos, sin embargo estos procesos muchas veces son muy tardados, o simplemente ineficientes, ya que podrían saltarse un paso o incrementar otro para agilizar los procesos o el funcionamiento de la misma empresa, lo que les daría algunas ventajas: mejorar y hacerlo en menor tiempo. Como todos sabemos muchas veces el tiempo nos puede dar un cliente más, un producto nuevo para innovar, o simplemente una ganancia aun mayor que no hubiéramos podido obtener sino hubiéramos tenido estas ventajas. Así pues el saber utilizar y compartir la información es indispensable, así como también saber en que momento para que sea el momento justo y precioso para obtener una mayor ganancia en todos los sentidos, esto nos lleva a tener buenos y eficientes sistemas de informaciones la empresa para así poder tener una empresa de las mejores. La estructura del presente trabajo consta de Marco Teórico en el cual el primer tema es Empresas tradicionales y modernas en este se aclara como son las empresas tradicionales y modernas aquí, en este primer tema se incluye un cuadro comparativo de las organizaciones en México, el segundo tema es Sistemas de información abiertos y cerrados, el tercero es La importancia que tiene todos estos sistemas de información y comprender la irrelevancia de estos, el cuarto tema por tocar es Conceptos básicos de informática este tema incluye conceptos como Informática, Sistema inteligente, Información, Sistema de información y Hardware, en el quinto tenemos Redes en las instituciones que tiene una esquema de Red Global, así también en quinto tema podemos ver Niveles de análisis, Cómo afectan las instituciones a los sistemas de información y El papel que desempeñan los sistemas de información en las organizaciones o empresas, en el sexto punto podemos ver cuales son las funciones de INTERNET como la red de redes, seguido por el séptimo punto Las telecomunicaciones que contiene la definición de las mismas finalizando el marco teórico con el tema Análisis y Evaluación de Herramientas Inf. De Negocios que nos ayudara a saber en que punto esta nuestra empresa, que tipo de empresa es y como poder mejorarla. Después del marco teórico pondré la descripción de una empresa Oxbow de México, en esta parte presentare la historia, la filosofía y como esta integrada esta empresa específicamente la sucursal que se encuentra en nuestro país así pues se hará un diagnostico situacional de la empresa para poder analizar y ver si se encuentran algunos problemas en los sistemas de información, si esto sucede nos llevara al siguiente punto que será Propuesta de Sistemas de información para empresas de clase mundial esta propuesta es para mejorar la empresa y sistemas de información en la misma Recomendaciones es el penúltimo punto para este trabajo de investigación en el cual haré unas recomendaciones a cualquier
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. . . . . . . persona que . . quiera realizar un trabajo como este. El último punto es la bibliografía donde podremos ver de donde se adquirió la información presentada en este trabajo. Marco Teórico Para empezar esta investigación veremos la diferencia entre las Empresas tradicionales y modernas haciéndolo más fácil con un cuadro
Cuadro comparativo de las organizaciones en México Factores
Tradicionales
1. Producción 2. Estilo administrativo 3. Medio ambiente 4. Normatividad
1. Serie 2. Tradicional
5. 6. 7. 8. 9.
5. 6. 7. 8. 9.
10. 11. 12. 13. 14.
Tecnología Sist. de inf. Sist. de com. Organización forma de trabajo Nivel jerárquico Toma de decisiones Enfoque de trabajo Poder Estructura
15. Promoción 16. Evaluación 17. Capacitación 18. Valores 19. Identidad 20. Integración 21. Control
3. Estático 4. Rígida Obsoleta Cerrados Restringidos Funciones Individual
Transició n
Modernas
1. Bloques 2. Tradicional conservador 3. Cambiante
1. Adaptativa 2. Estratégico contingente 3. Dinámico
4. Semirestringido o Semiflexible 5. Transición 6. Semiabiertos 7. Semirestringidos 8. Proyectos 9. Comités
4. Flexible
10. 7,8,9 niveles
10. 1,2,3 niveles
De vanguardia Abiertas Sin restricciones Procesos Equipos de alto rendimiento 10. 1,2,3 niveles
11. Centralizado
11. Desconcentrado
11. Descentralizado
12. Hacia el jefe
12. Hacia el jefe
12. Hacia el cliente
13. Autónomo 14. Grandes y complejos 15. Base al merito 16. Opinión del jefe 17. Se ve como gasto
13. Semicompartido 14. Semicomplejo
18. No compartido 19. No existe 20. Objetivos individuales 21. Mucha supervisión
5. 6. 7. 8. 9.
13. Compartido 14. Pequeños y sencillos 15. Base al merito 15. Base al servicio 16. Opinión del jefe 16. Opinión al cliente 17. No hay, no se imparte 17. Se ve como inversión 18. Aceptados 18. Compartidos 19. Con el trabajo 19. Plena y total 20. Trabajo en grupo 20. Trabajo en equipo 21. Supervisión básica 21. Simple excepci
Fuente: Sotomayor Ignacio Calidad y Productividad en Empresas Mexicanas. y modificado por la autora.
Con este cuadro podemos analizar cualquier empresa y darnos cuenta de que tipo de empresa es.
167
Sistemas de información abiertos y cerrados El hecho de que una compañía interactué con su ambiente (un sistema más amplio) hace de ella un sistema abierto, el sistema abierto puede caracterizarse ulteriormente por su influencia individualmente pequeña en el ambiente y por una retroalimentación inadecuada proveniente de el. Como administran seguramente los gerentes, a menudo deben dirigir la compañía ignorando en gran medida el efecto futuro de las condiciones ambientales. El sistema ambiental con el que más se relacionan es el sistema de la industria de la cual forman parte. Así pues, prosiguiendo en este orden de ideas, señalamos que la industria es parte del sistema económico del país, el cual a su vez es un sistema dentro de la sociedad. Es as difícil la cuestión de que cosa constituye un sistema cerrado. El ambiente que rodee un sistema cerrado no cambia y, si lo hace, se levantará una barrera entre el ambiente y el para impedir cualquier influencia .aunque es poco probable que existan realmente los sistemas cerrados. Este concepto tiene importantes implicaciones. En la investigación, tratamos de idear modelos que sean esencialmente sistemas cerrados. Cuando aprendemos experimentos en el laboratorio con objeto de medir la elasticidad de un metal están suponiendo la existencia de un sistema cerrado tal que se eviten los cambios ambientales que afecten los resultados. En el mundo de los negocios los problemas son resueltos algunas veces como si hubiera un sistema cerrado; ello se hace con el propósito de simplificar la situación lo suficiente para que se obtenga, por lo menos, una primera aproximación. Desde el punto de vista técnica, el sistema es abierto o cerrado. No obstante, algunos autores se refieren a los grados de apertura. Es decir, un sistema que interactúa muy poco con su ambiente recibe el nombre de “parcialmente abierto”. 75 . La importancia de los sistemas de información “Los sistemas de información tienen importancia operacional y estratégica para las organizaciones y empresas de todo tipo y tamaño. A medida que más ejecutivos, administradores y empleados usan los sistemas de información o bien influyen en su desarrollo, se acentúan el impacto y la utilidad potencial de estos sistemas. En una época los sistemas de información fueron considerados como una función auxiliar que era responsabilidad de un pequeño grupo de técnicos. En la actualidad encontramos que: Su utilización es la base de la operación exitosa de las empresas. El desarrollo de la tecnología de los sistemas de información puede cambiar la base de competencia entre muchas actividades comerciales e industriales” 76 Después de ver los sistemas de información es necesario saber que en esta época, la manera más fácil de transmitir la información es por vía electrónica, a continuación para una mayor comprensión del tema presento: 75
76
ROBERT G. MURDICK, Sistemas De Información Administrativa, ED. Prentice Hall, PAG. 36, 37
SENN A. JAMES; Sistemas de Información para la Administración; ED. Iberoamericana; 1990
. . . . . . . . Conceptos básicos de informática . Informática: es la ciencia que estudia los sistemas inteligentes de información, en otras palabras, la informática es la ciencia enfocada al estudio de las necesidades de información, de los mecanismos y sistemas requeridos para producirla y aplicarla, de la existencia de insumos y de la integración coherente de los diversos elementos informativos que se necesitan para o comprender la situación; se dice que es una ciencia porque constituye un conjunto de conocimientos de validez universal y, además, porque utiliza el método científico para el logro de sus objetivos Sistema inteligente: es aquel que posee la capacidad de comprender, la informática estudia los sistemas de información que no solo procesan los datos en forma mecánica, sino que además incorporan funciones que permiten entender al significado de la información. Información: es el significado que tiene una comunicación para un receptor en una situación dada, en relación con un problema específico. Sistema de información debe cumplir, como parte de su operación, una importante labor de comunicación. Aun más, en una organización podría decirse que un sistema de información es un sistema de comunicación formal con capacidad para transformar la información. 77 Hardware: Concepto general usado para denominar a todos aquellos componentes mecánicos, magnéticos, eléctricos y electrónicos de un sistema informático 78 . Para que podamos tener una comunicación por medio de estos medios electrónicos son necesarias algunas cosas como las redes un ejemplo claro de esto es la Internet Redes en las instituciones
RED GLOBAL 79
Niveles de análisis. En todas las instituciones existen niveles, pero cada institución es distinta de las otras en términos de lo que son los niveles, quien los ocupa, y que tareas se asignan a los distintos niveles. A los niveles de organización individual y de grupo pequeño, los sistemas de organización se apegan a una tarea, puesto o proyecto individual. 77 JOSE LUIS MORA, ENZO MOLINO; Introducción a la Informática; Ed. Trillas Pags. 19, 27, 28, 29, 33, 94 78 http://www.mar ketingdir ecto.com/glosar io/datos ter mino.php?ter mino=Har dwar e 17:00/13/II/07 79 http://www.albanet.com.mx/ar ticulos/HISTORIA.htm 11:30 a.m./16/II/2007
. . . . . . . . departamental o divisional, los sistemas de información tienen que ver con A los niveles . una función, un producto o servicio particular de la empresa. A los niveles institucionales, interinstitucionales y de redes de instituciones, los sistemas de información dan soporta a productos, servicios y objetivos múltiples y facilitan las alianzas y la coordinación entre dos distintas instituciones o grupos de éstas. Cómo afectan las instituciones a los sistemas de información .Las instituciones tienen un impacto en los sistemas de información debido a las decisiones tomadas por los administradores y los empleados. Los administradores deciden sobre el diseño de los sistemas, también emplean la tecnología de la información. Son quienes determinan quien construye y opera los sistemas y quienes proporcionan los argumentos para construir los sistemas. El papel que desempeñan los sistemas de información .Las instituciones tienen un impacto directo sobre la tecnología de la información al tomar decisiones sobre como será empleada y que papel desempeñará en la institución. Las últimas cinco décadas han visto pasar cambios en las configuraciones técnicas y organizacionales de los sistemas. Pasó de realizar unas cuantas funciones críticas en los años cincuenta a dar un servicio a lo ancho de la empresa en los noventa. Ya que hemos dejado en claro que pasa con las redes estas nos permiten la comunicación entre empresas cosa, que es muy importante, entre empresas y dentro de las empresas ya que es necesario tener una buena comunicación especialmente con la información necesaria para así, poder tomar decisiones y lograr estrategias para que la empresa sea una de las mejores. Hay muchas redes sin embargo la rede de redes conecta a todo el mundo y tiene diferente información para todo tipo de personas y necesidades: INTERNET. La red de ordenadores Internet, aprovechando la amplia y creciente infraestructura informática y de telecomunicaciones de nuestro planeta, se va extendiendo rápidamente por todo el mundo, tanto en extensión geográfica como entre sus distintos estratos económicos y sociales. Para las empresas, sumergidas en mar de la economía global, cada vez resulta más imprescindible utilizar este canal de comunicación, a través del cual se relacionan, se informan, dan a conocer sus productos y servicios, venden, en tanto que en el ámbito doméstico, poco a poco se van descubriendo sus enormes posibilidades, especialmente como medio de relación, información y ocio. Todas estas funcionalidades de Internet, que están al alcance de cualquiera que disponga
de un ordenador con módem conectado a la línea telefónica y haya contratado una cuenta de acceso a Internet, van en detrimento de la utilización de otros instrumentos que hasta ahora permitían satisfacer las necesidades de comunicación e información de las personas, instituciones y empresas: el teléfono convencional, el fax, la prensa ¡y hasta la mismísima televisión! 80 Las telecomunicaciones Definición de Telecomunicaciones: La Unión Internacional de Telecomunicaciones (ITU) reorganizo oficialmente el término telecomunicaciones en 1932 y lo definió como: Cualquier comunicación del telégrafo o del teléfono de muestras, señales, escritura, imágenes y sonido de cualquier naturaleza por el alambre, las radios o el otro sistema o procesos de eléctrico o representación visual (semáforo) señalamiento. Actualmente el ITU define las telecomunicaciones como "cualquier transmisión, emisión, o recepción 80
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. . . . . . . . de escritura, de imágenes, sonidos; o inteligencia; de cualquier de señales, . naturaleza por el alambre, la radio, la representación visual, u otros sistemas
electromagnéticos" 81 . Las telecomunicaciones modernas son un catalizador del desarrollo de las naciones: representan un elemento indispensable para el funcionamiento adecuado de las empresas e instituciones y forman parte de la vida cotidiana de una gran parte de los habitantes de este planeta. Sin embargo, a pesar de estar presentes en muchas actividades de la humanidad –al hablar por teléfono, el ver televisión, al escuchar la radio, al realizar alguna transacción en algún banco pocas personas entienden la manera en la que realizan las telecomunicaciones. 82 Para finalizar el marco teórico tocare el siguiente tema Análisis y Evaluación de Herramientas Inf. De Negocios Ya que este tema es importante para poder evaluar como es que van los negocios o empresas especialmente para saber que es lo que falla y como lo tendríamos que cambiar, o simplemente buscar nuevas estrategias para eso. Las organizaciones deciden la manera en la cual los sistemas de información apoyaran al negocio, considerando que esta tecnología se convertirte de manera incremental en una parte integral e los procesos de negocio Los modelos son utilizados comúnmente para representar la complejidad de los sistemas y para observar el desempeño de un proceso de negocio cuando se integra una nueva tecnología Un modelo de negocio es una abstracción de la funcionalidad del negocio, este provee de una vista simplificada de la estructura del negocio que actúa como base ara la comunicación, mejora o innovaciones y define los requerimientos del sistema de información necesarios para apoyar al negocio. Un modelo debe capturar el dominio del problema sin hacer eferencia a un sistema, implementación o tecnología particular. Los problemas que se presenta es procesos de negocio es la gran cantidad de técnicas, herramientas y métodos existente, cada una de estas con sus propios elementos de modelado lo que las hace complejas para comparar y aun más para seleccionar la más apropiada para modelar un sistema en un inespecífico de representación. El principio de la evaluación de las capacidades de las herramientas inicia con la definición de una serie de conceptos que facilitan la comparación y evaluación de las herramientas de modelado. Posteriormente en una escala de 0 a 5 se asignan valores a cada concepto, lo cual representa la capacidad de la herramienta para describir ese concepto. Con base en cada concepto y a las calificaciones asignadas, se realiza el análisis y evaluación de las herramientas de modelado. La calificación correspondiente a cada concepto de la herramienta toma un valor numérico, con relación a lo que permite describir, que proviene de las calificaciones propuestas Posteriormente se crea una tabla comparativa de todas las herramientas evaluadas, integrando los resultados obtenidos y comprándolos entre si para determinar el grado de satisfacción de una herramienta en un nivel de abstracción determinado. La herramienta que obtiene el valor más alto es considerada como aquella que proporciona mayores capacidades de modelado de un proceso de 81 82
7
ANTON A. HUURDEMAN; The Worldwide History of Telecomunications; Ed. Wileyinterscience, pag 5 FEDERICO KUHLMANN, ANTONIO ALONSO; Información y Telecomunicaciones; Ed. Fondo de Cultura Económica Pag.
. . . . . . . . negocio La evaluación consiste en asignar un valor a cada concepto del método. . Por ejemplo, el concepto no funcional en el nivel Web; el método tiene el concepto; el método debe tener 1 punto. Si el método en el concepto no funcional dice quien propone esto ya quien es aplicado, el método debe tener 2. Si el método tiene el concepto de no funcional, quien propone estoy, a quien se aplica y además el tipo de requerimiento del que se trata, el método debe tener 3. Si el método tiene el concepto de no funcional, quien propone estoy, a quien se aplica, el tipo de requerimiento del que se trata y además la medida para verificar su cumplimiento, el método debe tener 4 puntos. El todo debe tener 5 puntos si tiene el Si el método tiene el concepto de no funcional, quien propone estoy, a quien se aplica, el tipo de requerimiento del que se trata, la medida para verificar su cumplimiento y además dice que sucede si este no se cumple Con todo lo anterior dicho, analizare la empresa de investigación para saber que tan bien están sus sistemas de información
I. Descripción de la empresa Historia El dueño y el fundador Guillermo I. Koch ha sido un autor de las fuentes de energía alternativa desde que la compañía primero comenzó en los años 80 tempranos. Oxbow era abastecedor importante de la energía geotérmica al mercado meridional de California, ante plantas similares del edificio en las Filipinas y la Costa Rica. Varias de estas plantas han recibido concesiones ambientales numerosas de las agencias de estatal. Oxbow está confiado profundamente a encontrar y a desarrollar fuentes limpias de la energía para la fuente de combustible de nuestro país. Oxbow que mina LLC (“OMLLC”) posee y funciona la mina en Somerset, Colorado del cala de los alces, que produce uno de los carbones ardientes más limpios del país. Ahora, Gunnison Energy Corporation (“GEC”), parte del grupo de Oxbow, está explorando para el gas natural en Colorado occidental para ayudar a sostener la demanda energética cada vez mayor de la nación. GEC está confiado a desarrollar el gas natural lo más menos posible ambientalmente de la manera intrusa posible. Oxbow es una empresa internacional con varias oficinas alrededor del mundo como se muestra en el siguiente cuadro 83
83
www.oxbow.com
. . . . . . . . .
Filosofía: El grupo de Oxbow entrega excelencia de la gerencia, una comisión al éxito y a los recursos y experiencia para desarrollar soluciones eficaces energía de nuestros clientes' y las necesidades materiales del bulto. Oxbow construyó su negocio alrededor de la filosofía de combinar talento, trabajo en equipo y tecnología. Hoy, componen al grupo de Oxbow de más de dos compañías docena con ventas agregadas anuales de sobre $1.3 mil millones, de activos combinados de sobre $425 millones y sobre 800 empleados por todo el mundo. Los negocios primarios de Oxbow son la explotación minera y la comercialización de las materias de la energía y del bulto tales como carbón, el gas natural, el petróleo, el coque metalúrgico y calcinado, y la generación de la energía eléctrica. Oxbow más único los activos son los talentos y la energía de su gente. Como grupo privado llevado a cabo de compañías, el grupo de Oxbow se adapta fácilmente a las situaciones que cambian y posee la flexibilidad de tomar decisiones pronto mientras que los proyectos revelan. Esta eficacia del talento y mano de obra, combinada con sinergias resultando de nuestras líneas de negocio relacionadas, permite que Oxbow ofrezca alternativas y soluciones más rentables y más creativas para nuestros clientes. Comunidad Oxbow cree fuertemente en tomar un papel activo en contribuir a la salud y al bienestar de la comunidad donde sus empleados viven y trabajan. Después de la filosofía de Koch de la cuenta que la mejor manera de construir a una comunidad sana está desarrollando a niños seguros y sanos, Oxbow y sus afiliados han donado las computadoras, y los centenares voluntarios de millares de dólares a las escuelas públicas locales. Oxbow donó diez de millares de dólares en el equipo atlético avanzado al cuerpo de bomberos de la playa de Riviera en un esfuerzo de mejorar servicio la comunidad. Oxbow que minaba el LLC, que posee y funciona una mina de carbón cerca del delta Colorado, donó diez de millares a los programas atléticos de la secundaria de la ayuda dos de la ayuda.
. . . . . . . . La comisión de Oxbow hacia servicio de comunidad funciona a través de la mano . de obra de la compañía. Si es que diseña y desarrollando campos de béisbol de la juventud en Paonia, Colorado, la organización de una caminata anual para luchar la leucemia, pasando las horas incontables que levantan el dinero para Hacer UNODesea que la fundación o promover sangre mensual conduce, los empleados de Oxbow ha estado siempre dispuesto a ayudar hacia fuera a ésos en necesidad Es también necesario saber quienes son las personas mas importantes que trabajan en Oxbow, principalmente en Estados Unidos porque ahí se encuentra la matriz: Guillermo I. Koch La cuenta Koch sobresale como un hombre de negocios internacional, un ingeniero químico, un colector del arte, un marinero de la mundo clase y padre devoto. Pues el fundador del grupo de Oxbow, compañía que sostenía diversificada, Koch ha creado un negocio que Revista Forbes reconoce constantemente como una de las 500 compañías privado llevadas a cabo superiores en América. En su papel como fundador, dueño y presidente del grupo de Oxbow, Koch ha ayudado a finanzas, construye, maneja y funciona centrales eléctricas de la limpioenergía a través de los Estados Unidos, de las Filipinas y de Costa Rica. El carbón y los minerales de Oxbow, una compañía que negociaba Koch fundaron hace casi dos décadas, ahora tiene oficinas a través del globo, funcionando en Canadá, el Brasil, México, St. Croix, China, Egipto, Bélgica, los Países Bajos, el Reino Unido, Alemania, y la India. El acercamiento único del negocio de Koch proviene su T3 filosofía talento, trabajo en equipo y tecnología. Es una filosofía que anima la participación de los trabajadores, trabajo en equipo de las recompensas y confía en la investigación científica para hacer riesgos calculados. Koch utilizó la filosofía T3 para ganar la taza 1992 de la América, el premio coveted de la navegación. Llevado en Wichita, Kansas, Koch es un graduado de la academia militar de Culver. Él recibió sus solteros, amos y grados doctorales en la ingeniería química de Instituto de Tecnología de Massachusetts. Junto con tu esposa Bridget RooneyKoch, él y tus seis niños residir en la playa de la palma, la Florida. Brian Acton Sr. Acton ha sido el presidente y el principal oficial de funcionamiento del carbón y de los minerales de Oxbow desde 1995. Él tiene más de 30 años de experiencia en la industria de la distribución de los materiales de la explotación minera y del bulto, dedicada sobre todo al carbón de la comercialización, al coque del petróleo y a otras materias primas. Antes del presidente que se convertía y del principal oficial de funcionamiento, Sr. Acton era el presidente de los recursos pacíficos del lavabo, que manejaron toda la costa del oeste de los E.E.U.U. y ventas pacíficas del borde para las tenencias de Oxbow. Él tiene experiencia extensa como abastecedor de la distribución y de la logística a la industria caronera a través de Canadá y Suramérica, Asia y Europa. Llevado en Canadá, Sr. Acton recibió a sus solteros de la ciencia aplicada y de los grados del MBA de la universidad de la reina, Kingston, Ontario. Un ingeniero profesional registrado, Sr. Acton es un miembro del instituto canadiense de minar y de la metalurgia así como el tablero consultivo del carbón occidental. Richard P. Callahan Sr. Callahan ha sido general Counsel y director y vice presidente del ejecutivo de Oxbow Corporation desde 1985. Antes de ensamblar
. . . . . . . . Oxbow Corporation, Sr. Callahan era un socio en una Boston, consejería jurídica . del mA. Además de sus deberes de Oxbow Corporation, Sr. Callahan desempen'a servicios en la junta directiva y es presidente de Oxbow Realty, Inc., así como ser un miembro del Consejo de la fundación del ³ de América. Sr. Callahan recibió su grado de BSBA de la universidad de Georgetown en 1967 y su grado de la ley de universidad de Suffolk en 1971. Lo admiten a la barra en Massachusetts y Nueva York y es también un miembro de la asociación americana de la barra. Sr. Callahan desempen'a servicios en la junta directiva de la asociación cívica de la playa de la palma y es un miembro del tablero de los consejeros para las iniciativas internacionales en la universidad de Georgetown. Zachary K. Shipley Sr. Shipley es el principal oficial financiero de Oxbow Corporation y ha sido oficial y director desde 1983. Además de sus posiciones con Oxbow Corporation, Sr. Shipley lleva a cabo posiciones como tesorero y miembro de la junta directiva con las compañías y las fundaciones afiliadas numerosas. Antes de ensamblar Oxbow Corporation, Sr. Shipley era un consultor con Bain & Company en Boston. Sr. Shipley recibió su grado de de la universidad de Harvard en Cambridge, en 1974 Diagnostico situacional Lo anterior se refiere a todo Oxbow sin embargo yo me centrare en Oxbow México. A pesar de que Oxbow es una empresa mundial, y Oxbow México es una filial, esta ultima aun se comporta como una empresa tradicional porque aunque tiene que mandar toda la información que sale y entra a la matriz que esta en Estados Unidos; Oxbow México aun se comporta como una empresa tradicional, mencionare algunos aspectos como que su estilo administrativo es tradicional, sus sistemas de información son cerrados, la forma de trabajo es individual, el enfoque de trabajo es hacia el jefe, el poder es autónomo, ya que la ultima palabra la tiene sino el dueño si el gerente general, la evaluación es en base al jefe, esto es entre otras cosas Oxbow México, es más que nada una comercializadora de carbones y minerales. Oxbow México tiene una oficina principal que es la de la Cuidad de México, en esta oficina trabajan 15 personas, la segunda oficina que también es bodega se encuentra en Monterrey, con 20 empleados, así mismo se manejan otras oficinas que son básicamente bodegas en Lázaro Cárdenas con 10 trabajadores , Puebla que tan solo es una bodega rentada y no se tiene trabajadores pues ya lo incluye la renta, Río Verde (con 8 personas) , Altamira (donde solo están dos personas para los tramites aduanales y supervisión de los traslados) y Cuautlitlán (que es al bodega de la oficina en México contando con 10 trabajadores para mover el material en dicha bodega) En la oficina Ciudad de México, es donde se reportan todos los movimientos habidos y por haber en cualquiera de las demás oficinas o bodegas en México, lo que quiere decir que lleva el control total de Oxbow México; esta oficina es la que tiene mayor relación con la matriz como ya dije antes en los Estados Unidos. Aquí se importan más que nada los carbones (que son mandados de Estados Unidos) los cuales se almacenan en las siguientes bodegas:
. . . . . . . . · Puebla carbones que llegan de Nuevo Laredo a Puebla, por tren (usando la . compañía FERROSUR para estos traslados) las que llegan por tren · Cuautitlán que son enviados por camión a esta bodega, muchos son traslados de la bodega que esta en Puebla · Altamira y Lázaro Cárdenas productos que son importados vía marítima y llagan a estos puerto, son almacenados en el mismo. En la oficina de México se manejan 3 agentes aduanales para diferentes puertos, pero los mismos materiales En Monterrey los productos manejados son las ferroaleaciones que son importadas de los Estados Unidos como son: Ferrosilicón, Ferrovanadio, Ferrovanadio, Ferromolibdeno, Níquel, Ferromanganeso alto y bajo carbón y Fluoruro entre otros, esta oficina es la única que tiene su bodega en el mismo terreno. Monterrey tiene cierta independencia con respecto a las otras bodegas porque independientemente de ser oficina las mayores ventas salen de aquí, sin embargo el problema es que el agente aduanal que trabajan para Monterrey, que solo es uno había estado clasificando por mas de 5 años un material donde no correspondía, y aun así no cambiaron de agente aduanal esto nos demuestra que tan tradicionalista es ya que no cambiaron de agente aduanal solo porque era amigo de alguien. Ya explicada la situación de Oxbow México, mi trabajo será especifico con la oficina que se encuentra en la Cuidad de México, que es la principal en México. Primero presentaré el organigrama DIRECTOR GENERAL
DIRECTOR DE FINANZAS
JEFE DEL DEPARTAMENTO CONTABLE
RECEPCIONISTA
CONTADOR
CONTADOR
JEFE DEL DEPARTAMENTO LEGAL
GERENTE DE TRAFICO
ASISTENTE DE ABOGADO
ASISTENTE DEL GERENTE DE TRÁFICO
En esta oficina existe varios problemas, para empezar como ya mencione es una empresa tradicionalista empezaré describiendo algunas de las actividades en las descubrí que existe un problema: El proceso con respecto a las facturas es este:
. . . . . . . . Llegan las facturas, y son recibidas por la recepcionista quien lleva un control de . los documentos que salen y entran, después de registrarlas en su control (capturando el número de factura y el día que llego) y sacarle una copia debe de dárselas a la asistente de tráfico esta por su parte vuelve a registrar las facturas (capturando el numero de factura, el material, peso, destino y la entrada) en su propio control (para así poder saber que materiales entran y a que bodega, se venden, salen y que cantidad de producto se queda en el almacén), se queda con la copia de la factura y la archiva, después de esto se tiene que entregar al departamento de contabilidad, quien registra el material que llego, la jefa de este departamento solo registra las salidas, ya registradas, hace la póliza para la respectiva factura y por ultimo, se la entrega a uno de sus subordinados para que archive las pólizas. El problema es que las facturas pasan por muchas manos, y algunas veces saltan un paso, a llegado a suceder que las facturas nunca salen de la recepción, o la recepcionista las pasa directamente al departamento de contabilidad, y no habría mayor problema, pero el gerente de trafico también es vendedor, ósea que cuando algo sale mal necesita las facturas, y sino pasaron por la asistente de trafico no se tiene en tal departamento, lo que nos lleva tratar de investigar donde están las facturas porque la contadora no anota el numero de factura solo el producto y solo tiene la salida, para encontrar al factura es necesario encontrar la salida en el archivo, anotar el número de entrada que viene en la salida, buscar la entrada, y ver a que fecha y producto corresponde, para después ir al archivo de pólizas, y buscar el producto que nos llevara así mismo a la factura. Esto es un problema de flujo de información el cual le quita tiempo a la empresa y así mismo a los clientes, esto así mismo nos enlaza a otro problema, no se tiene una base de datos en común, se tiene que estar pidiendo la información lo que lleva tiempo y algunas veces trabajo pues la información que se pide esta desordenada, simplemente tiene datos inservibles para el otro departamento
. . . . . . . . Propuesta de Sistemas de Información para empresas de clase mundial . Con respecto al problema antes expuesto es necesario que el proceso se haga mas corto, que en lugar de pasar por 4 manos pase por tres o incluso una persona, esto nos lleva a ver la verdadera necesidad que existe en la empresa de una base de datos en común ya que si esta existirá la asistente de trafico podría recibir las facturas y tener su control de estas misma sin ser necesario que fueran registradas por la recepcionista, así solo pasarían por dos departamentos haciendo mas fácil el proceso y evitando problemas, y solucionándolos más rápido en caso de tener alguna discrepancia tanto con el proveedor como con el cliente O podría ser que con la instalación de la nueva base de datos, la que recibiera las cosas fuera la recepcionista, y ella capturara todos los datos de las facturas, con esto se pretende agilizar el proceso hay que tener en cuenta que como este hay varios procesos en la empresa así que con la integración de la base de datos se solucionarían muchos de estos procesos largos, tardados e ineficientes. Todas las personas que necesiten estos datos podrán verlos, con una clave especial y solo para consulta siendo solo una persona la que pudiera hacer modificaciones a la misma esto con le fin de evitar algún fraude o alguna información errónea y no valida. En conclusión con el problema y la solución, tenemos que es necesaria la implementación de una base de datos en común, para tener un flujo de información abierto, son lo cual se podrían tomar mejores y más rápidas decisiones las cuales podrían resolver los problemas que se presenten o poder prever los escenarios futuros así como los problemas que se puedan presentar y no dejar que afecten a nuestra compañía Recordemos que para que se de una buena gestión es necesario compartir la información lo que seria mas sencillo una base de datos Propuesta de solución Con respecto al problema antes expuesto es necesario que el proceso se haga mas corto, que en lugar de pasar por 4 manos pase por tres o en lugar de tres hasta un, sin embargo este problema nos lleva a ver la verdadera necesidad que existe en la empresa de una base de datos en común ya que si esta existirá la asistente de trafico podría recibir las facturas y tener su control de estas misma sin ser necesario que fueran registradas por la recepcionista, así solo pasarían por dos departamentos haciendo mas fácil el proceso y evitando problemas, y solucionado los mas rápido en caso de tener alguna discrepancia tanto con el proveedor como con el cliente Así pues con la nueva base de datos podríamos crear archivos informativos, que solo fueran de consulta a continuación se muestra un ejemplo de i.e. información que podría tener la base de datos:
. . . . . . . . . FACTURA PROVEDOR FECHA DE ENTRADA # DE ENTRADA BODEGA A LA QUE ENTRO MATERIAL PESO COSTO IVA TOTAL CLIENTE FECHA DE SALIDA # DE SALIDA
9013476 INJECTION ALLOYS 12/04/2006 25678 CUAUTITLAN COKE DE PETRÓLEO CALCINADO 2.4 $100,234.00 $15,035.10 $115,269.10 TAMSA 15/04/2006 29088
TNS DLS DLS DLS
Plan de implementación de la propuesta Para solucionar los problemas es necesario tener en cuenta que habrá que invertir algunos recursos como seria · Dinero para al compra de dicha base de datos · Sin embargo y la mas importante de las inversiones es el tiempo que tendrán que dedicarle los empleados a aprender como funcionara la base de datos, Hay que recordar que muchas veces que los empleados que llevan mucho tiempo en una empresa tradicionalista se resisten al cambio, si esto sucede puede haber muchos problemas por que se pierde tiempo, oportunidades, lo que incluye clientes y ganancias. Conclusiones Es importante deshacernos de pasos o procesos inútiles y hacerlo mas fácil, sencillo, para o complicar las cosas en caso de cualquier problema o simplemente porque eso nos quita tiempo no solo a una persona, sino en el caso antes presentado a tres, con ese tiempo podrían hacer mas cosas y así mejorar las ganancias Con respecto al ejemplo que puse, el de la empresa Oxbow de México, podemos ver que es sumamente necesaria una base de datos en común, y así mismo empezar a transformarse en una empresa moderna, ya que así podrán ser mejores en su rama, porque como ya hemos escuchado dos cabezas piensan más que una Con respecto a los sistemas de información podemos ver la necesidad y la importancia de la información en cualquier empresa, ya que la información es un punto clave para así poder tomar buenas decisiones y tener excelentes estrategias para cualquier problema que se presente o simplemente estar prevenidos para lo que venga
. . . . . . . . tener un buen sistema de comunicación y un buen sistema de Es imperante . información estos van interrelacionados todos los temas que he expuesto en el marco teórico. Lo que nos ayudara a tener una empresa eficiente y competitiva dentro del mercado tanto internacional como el mercado mundial Recomendaciones · Para realizar un trabajo como este es necesario primero que nada seleccionar un tema a investigar, un tema que nos sea de interés y a la vez nos sea benéfico o podamos encontrar un beneficio con esa investigación, como ayudar a empresas, personas, etc. · Es importante la recolección de datos para el marco teórico, pues eso es el corazón de la investigación, se tendrán que buscar fuentes de información como libros, artículos en revistas o periódicos, entrevistas y todo eso sin embargo habrá que verificar que la información obtenida sea verídica y fidedigna · Es importante poner un ejemplo para cualquier investigación , enlazar la teoría con el ejemplo para así poder tener mas en claro el punto en cuestión y que así sea mas fácil llevar a cabo lo antes dicho como teoría o ver así mismo la importancia de esta Bibliografía · · · · · ·
DR. IGNACIO SOTOMAYOR; Las Nuevas Tecnologías de Información en las Organizaciones Mexicanas; Ed. Taller Abierto, México, 2001 ROBERT G. MURDICK, Sistemas De Información Administrativa, ED. Prentice Hall. SENN A. JAMES; Sistemas de Información para la Administración; ED. Iberoamericana; 1990 JOSE LUIS MORA, ENZO MOLINO; Introducción a la Informática; Ed. Trillas ANTON A. HUURDEMAN; The Worldwide History of Telecomunications; Ed. Wiley interscience, pag 5 FEDERICO KUHLMANN, ANTONIO ALONSO; Información y Telecomunicaciones; Ed. Fondo de Cultura Económica
· http://www.mar ketingdir ecto.com/glosar io/datos ter mino.php?ter mino=Har dwar e 17:00/13/II/07 · http://www.albanet.com.mx/ar ticulos/HISTORIA.htm 11:30 a.m./16/II/2007 · http://www.ull.es/depar tamentos/didinv/tecnologiaeducativa/docmar ques.htm 16:20hrs/M/21/III/2007
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TABLERO DE CONTROL DE EMPRESA MEXICANA DE TELECOMUNICACIONES AXTEL Liliana Martín Escalante.
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RESUMEN / ABSTRACT AXTEL es una empresa mexicana de telecomunicaciones que presta servicios de telefonía local, larga distancia nacional e internacional, datos, internet, redes privadas virtuales y servicios de valor agregado. AXTEL aporta a México infraestructura básica de telecomunicaciones mediante una red inteligente para ofrecer una amplia cobertura a todos los mercados. Actualmente opera en las ciudades de Ciudad Juárez, Chihuahua, La Laguna, Monterrey, Saltillo, San Luis Potosí, Querétaro, México, Veracruz, Puebla, Toluca, León, Guadalajara y Aguascalientes AXTEL ofrece al mercado distintas tecnologías de acceso que incluyen telefonía inalámbrica fija, enlaces de radio punto a punto, punto a multipunto y fibra óptica, las cuales se ofrecen dependiendo de las soluciones de comunicación que requieran sus clientes. AXTEL is a Mexican company of telecommunications that he lends services of telephony national and international local, long distance, data, internet, private virtual nets and services of added value. AXTEL contributes Mexico basic infrastructure of mediating telecommunications an intelligent net to offer a wide covering to all the markets. At the moment it operates in the cities of Ciudad Juárez, Chihuahua, La Laguna, Monterrey, Saltillo, San Luis Potosí, Querétaro, México, Veracruz, Puebla, Toluca, León Guadalajara and Aguascalientes. AXTEL offers to the market different access technologies that they include wireless fixed telephony, connect from radio point to point, point to multipoint and optic fiber, which offer depending on the communication solutions that its clients require.
. . . . . . . . Introduccion. . Esta Empresa mexicana aporta a México infraestructura básica de telecomunicaciones mediante una red inteligente, desde su inicio, AXTEL se ha involucrado con el desarrollo de las comunidades donde tiene presencia, apoyando distintas causas a través de organizaciones formalmente constituidas. Consciente de su responsabilidad social y buscando ejercer aún más influencia en el desarrollo de las comunidades donde actualmente tiene presencia, en 2005 AXTEL formalizó su compromiso al crear la Fundación AXTEL A. C. Como fundación empresarial, esta instancia reconoce que su participación en los procesos de desarrollo requiere de un esfuerzo organizado y perseverante, vinculado con los tres sectores de la sociedad: el social, el público y el privado. Por ello busca combinar las fortalezas de la empresa, es decir, la disciplina y la capacidad visionaria, con la empatía y flexibilidad que le permitan impulsar procesos integrales de desarrollo en los sectores urbanomarginales de las ciudades donde AXTEL tiene operaciones. En el Marco Teórico abordo los puntos que considero ad hoc e importantes en relación con la aplicación referente a mi trabajo de telecomunicaciones y cuyos temas abordamos en el curso de la materia (Sistemas de Información de Negocios Internacionales), uno de ellos es la información en los negocios que es de vital importancia para el éxito del mismo. La identificación del tipo de empresa que en este caso abordo a una empresa moderna y el análisis de los elementos que la integran como tal. Los sistemas de información empresarial que coadyuvan a la realización de operaciones, reprocesamiento de datos con el propósito de llenar las necesidades de los procesamientos de datos correspondientes a cada rubro de la empresa. Así también, me refiero a las Estrategias de Información Empresarial, que encausándola de manera efectiva dará los resultados que aumenten las utilidades de la empresa y como se convierte en una herramienta estratégica para la toma de decisiones. Trato también el tema de la importancia de las telecomunicaciones en la empresa que en la actualidad son de gran importancia para las operaciones de las mismas. El papel que juegan las redes de instituciones que hoy en día con el cambio acelerado del entorno es fundamental implantar dichas redes para hacer más eficiente el trabajo y los servicios que presta la empresa. También menciono la relevancia que ha tenido el comercio electrónico, agilizando los procesos de pedidos en sitios WEB de la empresa, intercambio de datos, transacciones empresariales y sistemas de pagos por medio de transferencias electrónicas. Asimismo, realizó la descripción de la empresa mencionando en primera instancia la evolución de sus inicios, su misión, visión, valores, ventajas y recursos tecnológicos con los que cuenta, planteamiento FODA de sus amenazas, fortalezas, oportunidades y sus debilidades y una posible solución. Marco Teórico Hablar sobre la información en los negocios me resulta un poco complejo por el entorno en el que vivimos que es la globalización, y que implica diversos elementos y factores (culturales, sociales, políticos, ideológicos, etc.), como bien analizamos en clase dentro de una organización 1 , en la actualidad es importante orientarnos a la innovación tecnológica en general de procesos, políticas y procedimientos que maneja una empresa u organización ya que la tecnología y los sistemas de información se encuentran en constante evolución y estos elementos son fundamentales para el logro exitoso de las organizaciones ya que respaldan operaciones comerciales, toma de decisiones y coadyuvan a la satisfacción de los desafíos que enfrentan las empresas por el rápido cambio que impera y que se traduce en la ventaja competitiva estratégica.
. . . . . . . Dentro del . Sistema Organizacional es importante agregar el concepto de . retroalimentación que ayuda al desempeño del sistema así como el control que comprende la evolución de la misma retroalimentación y con ello poder definir los logros de la Organización o empresa. Debemos de considerar que es lo más importante y por qué es los más importante que debe tomar la Organización; uno de los elementos que debemos destacar es el tiempo, este nos va a permitir dar la satisfacción al cliente, siempre y cuando se cumpla con una entrega oportuna en donde un producto o servicio se de en las mejores condiciones, y la forma en la que se desarrolla este producto o servicio para llegar a su destino satisfactoriamente con una serie de elementos; como lo es Axtel. Para evaluar las diferencias entre las Organizaciones Tradicionales de las Modernas, existen varios aspectos que las diferencian; en las tradicionales, se enfocan más a la cuestión de un proceso de adiestramiento, como transferencia de conocimiento, que va más allá del propósito tradicional u ortodoxo de este, en si también incluye la información, la toma de conciencia y el estímulo. Se hace una distinción entre la organización para la toma de decisiones y la organización para la acción efectiva. 1
“Una organización es algo más que un conjunto de productos y servicios. También es una sociedad humana y, como todas las sociedades, fomenta formas particulares de culturas empresariales. Todas las empresas tienen su propia forma de hablar, su propia visión de su historia (sus mitos), y sus propios héroes y villanos (sus leyendas), tanto históricos como contemporáneos. Toda esta floreciente red sirve para dar confianza a los veteranos, y para atraer a los novatos a la identidad distintiva de la empresa y a sus normas particulares de comportamiento, de múltiples maneras, formales e informales, les dice lo que está bien y lo que no está bien”. Robert G. Murdick y John C. Munson, Sistemas de Información Administrativa Segunda Edición 1988, Editorial Prentice – Hall Hispanoamericana, S. A. Impreso en México pág. 3 James A. O’ Brien, Sistemas de Información Gerencial Cuarta Edición 2001, Editorial Irwin McGraw – Hill Impreso en Colombia Págs. Consultadas de la 552
La estructura tradicional es la "Organización por Tareas". Esto consiste en analizar las tareas que se realizan dentro de la organización y aglutinar tareas semejantes o relacionadas en unidades organizativas coherentes de forma de maximizar el aprovechamiento de los recursos humanos y materiales, en una estructura estable, clara y sencilla. A cada funcionario le queda muy clara su función dentro del área y su línea jerárquica y de mando. La diferencia entre una organización tradicional y una moderna radica en la importancia que conceden a la planificación de sus actividades. Las empresas tradicionales generalmente planifican sólo por excepción y en aquellas áreas en las cuales se presenta algún tipo de problema o restricción. El directivo moderno, en cambio, considera la planificación como una forma de conducta permanente, sobre todo si desea aprovechar las oportunidades de desarrollo que están disponibles en forma ilimitada en sus organizaciones. Para ello debe orientar sus funciones en forma racional, elaborando y utilizando planes que le permitan adaptarse en forma óptima a las condiciones que ofrece su actividad. De ahí la importancia de la planificación, que establece la diferencia entre un ejecutivo tradicional que vive al día y la actitud del directivo moderno, cuyas actividades responden a planes elaborados con imaginación e inteligencia y haciendo que las cosas sucedan de acuerdo con lo que él había planificado.
. . . . . . . . es la relacionada con la determinación exacta de los objetivos de la La primera etapa . organización. El directivo moderno debe dedicar el tiempo necesario para clarificar, ya sea en forma individual o con sus superiores, cuáles son los objetivos específicos que debe y puede alcanzar. Hay que considerar las etapas en la planificación de una organización. En el caso de una organización de pequeña dimensión, el directivo puede tomar como modelo el desarrollo que han alcanzado entidades similares en el país o en el exterior e intentar nivelar con ellas o incluso sobrepasarlas, si fuera posible. Chiavenato, Adalberto, Introducción a la Teoría General de la Administración Tercera Edición 1992, Editorial McGrawHill Impreso en México pág. 1137 Frances Hesselbein, Marshall Golsmith, Richard Beckhard La Organización del Futuro Primera Edición 1997, Editorial Deusto S. A. Impreso en España págs. Consultadas 45. y de la 51 63
La primera etapa del proceso de planificación de una organización es la determinación de sus objetivos, la segunda es la correcta estimación de los recursos, la tercera es la de considerar situaciones anteriores, como por ejemplo se me ocurre alguna experiencia y una cuarta etapa seria la de utilizar plenamente la imaginación y el espíritu creativo. A manera de conclusión destaco los puntos que considero más relevantes. Las empresas tradicionales planifican sólo por excepción. Los directivos modernos, en cambio, consideran la planificación como una forma de conducta permanente. La primera etapa de una planificación es la determinación de los objetivos. El directivo moderno se aplica al dicho «sea realista, planifique lo imposible para su organización». Para asegurar el éxito del proceso de planificación, es decisiva la correcta estimación de los recursos necesarios. El proceso de planificación debe basarse en la experiencia que la organización ha acumulado en el pasado. El proceso de planificación debe estimular actitudes innovadoras basadas en la imaginación y el espíritu creador. Para que un plan sea un éxito, su contenido debe ser específico, suficientemente flexible, operacional; que en su elaboración deben participar los diferentes niveles de personal y que debe lograr la aceptación de todo el personal. Todas las organizaciones cuentan con alguna clase de sistema de información, aunque no se trate más que de un archivador y de un pequeño número de cuentas en el libro mayor. Sin embargo para contar con un sistema funcional de información que satisfaga diversas necesidades, todos los datos medibles deben ser organizados de manera que sea fácil registrarlos, almacenarlos, procesarlos, comunicarlos según lo requieran los usuarios. Un sistema de información puede definirse como un conjunto sistemático y formal de componentes capaz de realizar operaciones de procesamiento de datos con los
. . . . . . . . propósitos de llenar las necesidades de procesamiento de datos correspondientes a los . aspectos legales y otros de las transacciones, proporcionar información a los administradores, en apoyo de las actividades de planeación, control y toma de decisiones, y producir una gran variedad de informes, según se requiera, para los grupos externos. John G. Burch Jr., Felix R. Strater, Sistemas de Información Teoría y Práctica Editorial Limusa, Impreso en México, Pag 98
El sistema de información debe contener, sino todos, por lo menos algunos de los siguientes elementos: · · · · · · · · · ·
Dispositivos de entrada y preparación de datos Dispositivos de almacenamiento de datos Equipo y medios de telecomunicación Equipo de procesamiento de datos Dispositivos terminales Procesamientos, programas, métodos y documentación Modelos de manejo de datos, por ejemplo, modelos de contabilidad, técnicas estándar de costeo Salas para la toma de decisiones, con pizarrón y gráficas Máquinas duplicadoras Analistas de sistemas de información
El sistema de información cumple la función de almacén de datos correspondientes a las transacciones y lleva a cabo las operaciones rutinarias del procesamiento. La manera como fluye la información en la organización depende de dos factores. 1. La filosofía de la administración, concierne el grado de centralización o descentralización de la autoridad y responsabilidad. 2. El enfoque dado al diseño de los sistemas de información, hay básicamente dos enfoques generales. A) El jerárquico, que a la vez se subdivide en dos clases, con procesamiento de datos centralizado y con procesamiento de datos descentralizado B) y el enfoque de sistemas. Sobre las Estrategias de Información Empresarial se sabe que durante las décadas de los 70’ y 80’, cambió la percepción de las corporaciones sobre la información, se dejo de percibir como un simple recurso para dar soporte a operaciones cotidianas, los ejecutivos aprendieron que la información puede cambiar a largo plazo y, de manera significativa, la posición estratégica de una organización en los mercados nacional y mundial. Arechiga Gallegops, Rafael, Tovar Aguirre, Luis Introducción a la Informática Decima Impresión 1993, Editorial LIMUSA, S.A. de C. V. Impreso en México pág. 97 a la 104 Effy Oz, Administración de Sistemas de Información Segunda Edición 2003, Editorial Thomson Learning Impreso en México págs. Consultadas 40 101
. . . . . . . . El uso de la información es una herramienta que utilizándola de manera efectiva va a dar . resultados que aumenten las utilidades de una empresa por ejemplo, la información se vuelve un instrumento estratégico para la toma de decisiones dentro de la empresa, se busca obtener una ventaja competitiva cuyo objetivo es aumentar las utilidades reduciendo costos y aumentando los ingresos, también se establecen altos costos de cambio de marca, se crean nuevos productos y servicios, se implementa diferenciar y mejorar productos y servicios, se establecen alianzas y algo muy importante se compromete a proveedores y compradores. Con los anteriores elementos la empresa debe de implementar su sistema de información estratégico, estos sistemas consideran dos tipos de ideas, unas son las que sirven para realizar movimientos de negocios potencialmente ganadores y las que se utilizan para aprovechar la tecnología de la información para realizar movimientos. Muchos sistemas de información estratégicos no son fruto de planes calculados ni de la previsión; por lo general, se originan porque los administradores reconocen que pueden utilizar un sistema existente para crear una ventaja competitiva estratégica. Estos sistemas han evolucionado a partir de sistemas diseñados para la automatización, para proporcionar un nuevo servicio o mejorar uno existente. Es así que en una economía que produce y consume demasiada información los administradores deben de saber manejar los sistemas en casi cualquier aspecto de los negocios, que sepan con cuáles opciones cuentan para controlar la calidad, los costos y el uso de recursos. Es propio considerar que la efectividad en una empresa es el grado que alcanza la realización de una tarea, cuanto mejor se realiza un trabajo, más efectivo será. La eficiencia se mide como la proporción entre salida y entrada; es decir, cuanto más salida se obtenga en un proceso, con la misma entrada, o con menos entrada, más eficiente será este proceso. Como he mencionado los sistemas de información se han integrado a casi cualquier área de negocio funcional, en un principio se usaron en contabilidad y sueldos debido a la naturaleza rutinaria y estructurada de sus tareas. Es importante mencionar las cinco fases que constituyen un sistema de información. I. Conceptual: en realidad es una pseudofase en el que se encuentran todos los sistemas, si no existen todavía, en ella se perciben de una manera imprecisa las necesidades y objetivos de la organización, en relación al nuevo sistema de información. Generalmente lo que origina la primera comunicación es el reconocimiento por parte de la organización de la necesidad de agilizar y mejorar sus procedimientos manuales con el auxilio del equipo de procesamiento de datos. II. Inicio: aquí se establece la posibilidad inicial y se fija el alcance y los objetivos del proyecto, también se establece el contacto entre los directivos de la organización y el personal del centro de procesamiento de datos. Es obligación del personal del Centro de Procesamiento de Datos asignar a un analista que haga un informe del problema y precise el análisis de la situación actual y las restricciones para alcanzar la situación deseada, acompañado de un estudio de viabilidad. III. Análisis: esta es considerada la más importante dentro del ciclo de desarrollo de un sistema de información, ya que exige una excelente comunicación entre el personal asignado de la organización y el analista de sistemas, su objetivo es determinar
. . . . . . . . conjuntamente con el usuario las especificaciones funcionales del sistema, qué hará y qué . no hará. IV. Diseño: esta puede considerarse como la definición de lo que el diagrama de proceso requiere para la creación, mantenimiento y explotación de los archivos del sistema. Además, proporciona un plan maestro de cómo el sistema tiene que diseñarse para cumplir con las especificaciones funcionales definidas. V. Construcción: aquí se realizan las actividades de programación, en esta intervienen en forma completa los programadores que trabajan en la elaboración de programas en base a las especificaciones funcionales y de diseño proporcionadas por los analistas. Otra actividad es la prueba en paralelo, es poner en práctica el sistema ya probado que va a sustituir a un viejo sistema, se impone realizar una prueba en paralelo, habiendo funcionar a ambos, durante tiempo, a través de este elemento se hacen evidentes las supuestas ventajas que se plantearon al diseñar un sistema que viniese a sustituir al obsoleto que estaba en funcionamiento. Otra actividad es la implantación es cuando la prueba en paralelo o la prueba exhaustiva del sistema diseñado, es plenamente satisfactoria, se procede a su implantación y como última actividad el desarrollo del sistema que es para planear, programar y controlar en el tiempo las actividades de un sistema durante su desarrollo. Con lo que respecta a las telecomunicaciones, en las empresas hoy en día resultan esenciales para las operaciones de negocios, es la transmisión de datos e información de un punto a otro. Ni el teléfono, fax, correo electrónico o la World Wide Web, todos ellos servicios esenciales para los negocios, estarían disponibles sin telecomunicaciones rápidas y confiables, por lo que el concepto de comercio electrónico sería imposible. Dentro de las telecomunicaciones existen tres mejorías básicas que son: 1. Mejor comunicación. cuando necesitan transferirse objetos no físicos, la importancia de la tecnología de telecomunicaciones reduce considerablemente la distancia geográfica, el correo electrónico, el de voz, el fax, la transferencia de archivos, el teléfono celular y la teleconferencia implican una comunicación completa, ya sea entre administradores, administradores y su equipo, o entre diferentes organizaciones, las telecomunicaciones también se usan para que una persona supervise el desempeño de otra en tiempo real. Se emplean para comunicar direcciones y recibir retroalimentación sin la intervención de personas que coordinen sus programas para sostener una reunión, y el uso del correo electrónico ha traído algunos beneficios secundarios a las comunicaciones de negocios, al proporcionar un registro escrito permanente de ideas, el resultado ha sido el establecimiento de comunicaciones de negocios más exactas. 2. Alta eficiencia. las telecomunicaciones han permitido que varios procesos de negocios sean más eficientes, muchos de ellos son de naturaleza seriada: un departamento debe recibir la información de otro para actuar y luego debe producir la propia, que a su vez sirve como entrada para un tercer departamento, y así sucesivamente. 3. Mejor distribución de datos. las organizaciones con los medios para transmitir de manera rápida datos muy importantes de una computadora a otra no necesitan tener bases de datos centralizadas en un lugar. Las unidades de negocios que necesitan con frecuencia ciertos datos pueden almacenarlos localmente, mientras otras tienen acceso a
. . . . . . . . Sólo la rapidez y transferencia confiable de datos hacen posible esta ellos a distancia. . organización eficiente. Debemos asegurarnos que la organización aumente sus beneficios gracias a las telecomunicaciones rápidas y confiables, para que así sean, debe participar en la elección de un sistema de telecomunicación o en la valoración de las demandas que requieran del sistema en su organización. Para contribuir de manera creativa y productiva en estas decisiones clave, es muy importante que aproveche la tecnología básica que ofrecen las telecomunicaciones. Redes de Instituciones, el mundo en la actualidad cambia a pasos tan agigantados que aquellos con costumbres tradicionales podrán dedicarse únicamente a la tarea de observarlo mientras otros viven el cambio y lo aprovechan. Actualmente, la globalización de las economías mundiales, la evolución tecnológica, la aparición y desaparición de nuevos competidores, la rápida obsolescencia de productos y servicios, la cada vez más especializada fuerza laboral, el incremento de las exigencias de los clientes y muchos otros factores, han generado alrededor de las cuatro paredes de la empresa un clima hostil e inhóspito gobernado por la incertidumbre, la ambigüedad y el riesgo. Effy Oz, Administración de Sistemas de Información Segunda Edición 2003, Editorial Thomson Learning Impreso en México págs. Consultadas 202205
El activo más importante de la empresa, bajo estas nuevas circunstancias, radica en el conocimiento y creatividad. Un conocimiento que nos sirva de base para la toma de decisiones y una creatividad que sea el motor de nuevas soluciones para nuevos problemas. En este sentido, no se puede concebir la idea de una empresa isla, la cual se preocupe únicamente por sus operaciones y prácticas internas, olvidándose del mundo que la rodea. El objetivo de implantar Redes Institucionales es para organizar a las instituciones sobre la base de Unidades Operativas semi autónomas, para hacer más eficiente su trabajo y los servicios que presta, a fin de garantizar la unidad funcional de la institución. La Nueva organización de las Instituciones, obliga a un cambio en la manera de gestión de las mismas, pasando de una Gestión por Impulsos, a una Gestión por Objetivos, siendo el rendimiento el principal indicador de éxito y eficacia de la Organización. Una Red Institucional es cuando a partir de una Red de Area Local, se organiza esta red para prestar Servicio a otras Unidades Orgánicas de una Institución, se está organizando una Red Institucional, la cual integrará a todas o a la mayoría de dependencias autónomas, o no, de una Institución. En el sector privado este tipo de redes se denomina Redes Corporativas.
. . . . . . . . Los servicios que presta una Red Institucional son: . Ø Puntos de Ventas o Servicios personalizados a Usuarios (Mesa de Partes, Atención al Cliente, Cobro de Impuestos, Entrega de Documentos, Otros). Ø Servicios de Difusión o Imagen Institucional (Oferta de Servicios, Productos, Información Bibliográfica, Publicaciones, Información bajo Formato Multimedia, Otros.). Ø Servicios de Automatización de Procesos y Operaciones (Despachadores de Documentos, Control de Bienes, Vigilancia y Seguridad, Transporte de Bienes, Centrales Telefónicas, Operaciones de Limpieza, Otras). Ø Servicios de Información (Consulta de Bases de Datos, Banco de Datos, Libros Electrónicos, Otros). Servicios de Control de Flujos de Trabajo (Control de operaciones, actividades, estadísticas de productividad, tramite documentario, tele trabajo, otros) Ø Servicios de Comunicación y Coordinación (Correo Electrónico, Fax Corporativo, Transferencia de Archivos, Videoconferencia, Consulta a Servicios de Provisión de Datos Externos, Otros). Ø Integración del Servicio Público con los Proveedores de Insumos y Clientes del Servicio (Instituciones Abiertas). Louffat Olivares, Enrique Interconexión entre Redes Organizacionales, Alianzas Estratégicas y Negociaciones. Arequipa, Perú
Una Red Institucional se implanta, para que sobre ella, operen Servicios destinados a apoyar las actividades de la Institución. Con lo que se refiere al Comercio Electrónico, Internet, la WEB y las tecnologías que se basan en Internet, como las intranets y extranets, proporcionan enlaces globales con los clientes y proveedores de una empresa. Esto permite aplicaciones de comercio electrónico: el marketing, la compra, la venta y el soporte de productos y servicios a través de estas redes. Estas aplicaciones incluyen procesamiento interactivo de pedidos en sitios WEB de la empresa, intercambio electrónico de datos (EDI) de documentos de transacciones empresariales y sistemas seguros de pagos de transferencia electrónicas de fondos (EFT). Para las empresas que realizan negocios en los mercados globales conectados en red de la actualidad, definir comercio electrónico como realizar negocios a través de redes interconectadas utilizando tecnologías basadas en la WEB. Internet esta redefiniendo el modelo de comercio como aquel que respalda la relación total desde el vendedor hasta el comprador. Este modelo incluye la promoción y comunicación de información sobre empresas y productos a una base global de usuarios, aceptando pedidos y pagos de bienes y servicios en línea, suministrando productos de software e información en línea, proporcionando respaldo progresivo a los clientes y participando en la colaboración en línea para el desarrollo de nuevos productos. Para las empresas interconectadas en la red en la era de Internet, las intranets y extranets, el comercio electrónico es mucho más que la simple compra y venta de productos en línea, abarca la totalidad del proceso en línea de desarrollo, marketing, venta, despacho, prestación de servicios y pago de productos y servicios adquiridos por
. . . . . . . . las comunidades virtuales globales de clientes, interconectadas en red, con el respaldo de . una red mundial de socios comerciales. Los sistemas de comercio electrónico dependen de los recursos de Internet, las intranets y extranets y otras redes computacionales para respaldar cada paso de este proceso; por ejemplo, el comercio electrónico puede incluir procesos de marketing interactivo, de elaboración de pedidos y de pagos en la WEB, acceso extranet de bases de datos de inventarios por parte de clientes y proveedores, acceso de registros de clientes por parte de representantes de ventas y servicios al cliente, y la participación en el desarrollo de productos a través de nuevos grupos de Internet e intercambios de correo electrónico. Effy Oz, Administración de Sistemas de Información Cuarta edición, Edit. Color S.A. de C.V. Pags.307, 322 325
FUNDAMENTOS DEL COMERCIO ELECTRÓNICO: El Internet, intranets y extranets proporcionan enlaces vitales de comercio electrónico entre los componentes de una empresa y sus clientes, proveedores y otros socios comerciales, esto permite que las empresas participen en tres categorías básicas de aplicaciones de comercio electrónico. Se debe tomar en cuenta el Comercio de empresa a consumidor, aplicaciones entre empresas, procesos empresariales internos, entre otras. Dentro de las Tecnologías del comercio electrónico debemos tomar en cuenta que la mayoría de las tecnologías de información, tecnología de telecomunicaciones y de Internet, constituyen la infraestructura de red o la base del comercio electrónico, a los clientes debe suministrárseles un rango de servicios seguros de información, marketing, procesamiento de transacciones y pagos. APLICACIONES DE COMERCIO ELECTRÓNICO Aquí menciono algunas características clave del modelo económico para el comercio electrónico en Internet. Las barreras para ingresar son escasas Abundan los mercados nicho Las fuentes son muchas Nadie es dueño del mercado La misma tecnología está disponible para todos El acceso se está volviendo universal y Hay espacio para equipos de participantes exitosos
. . . . . . . . DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA . Antecedentes. 1993 Marzo / Fundaron la empresa. 1994 Agosto / Presentaron la Solicitud de Concesión de una Red Pública de Telecomunicaciones para prestar servicio telefónico. 1996 Junio / Recibieron la concesión de una Red Pública de Telecomunicaciones para operar servicios de telefonía local, de larga distancia nacional e internacional y de servicios de valor agregado. Esta concesión los convirtió en la primera alternativa real de telecomunicaciones en México. 1997 Ganaron las subastas del espectro radioeléctrico en los siguientes bloques: Punto a Punto: 100 MHz de ancho de banda en la frecuencia de 23 GHz. 112 MHz de ancho de banda en la frecuencia de 15 GHz. Punto a Multipunto: 60 MHz de ancho de banda en la frecuencia de 10.5 GHz. La obtención de estos bloques nos autorizó para ofrecer nuestros servicios de telefonía a nivel nacional. 1998 Mayo / Ganaron la subasta en los bloques "B" y "F" para ofrecer el servicio de telefonía inalámbrica fija 50 MHz de ancho de banda en la frecuencia de 3.4 GHz. Con esta concesión, se les autoriza a ofrecer los servicios de telefonía a nivel nacional, se convierten en una de las empresas con más recursos de espectro radioeléctrico en el mercado mexicano. 1999 Enero / Lanzan el nombre comercial. Febrero / Firman un contrato con Nortel Networks por 455 millones de dólares. Con este contrato, se convierten en el proveedor de tecnología de telecomunicaciones y responsables de la construcción de la red de telefonía inalámbrica fija, la más grande del mundo. Marzo / Firman un contrato de interconexión con Telmex mediante el cual garantizan el tráfico de llamadas entre ambas redes. Junio / Inician operaciones en el área metropolitana de Monterrey. 2000 Febrero / Inician operaciones en el área metropolitana de Guadalajara. Mayo / El Presidente de México inaugura oficialmente AXTEL a nivel nacional. Inician operaciones en el área metropolitana de México. Junio / Comienzan a ofrecer el servicio de Internet. 2001 Enero / Inician operaciones en León, Puebla y Toluca. 2003 Diciembre / AXTEL emiten bonos de deuda por 175 millones de dólares en el mercado global. 2004 Julio / Inician operaciones en Querétaro y San Luis Potosí. Septiembre / Inician operaciones en Aguascalientes. Octubre / Inician operaciones en Saltillo y Ciudad Juárez. Noviembre / Inician operaciones en Tijuana. 2005 Diciembre / AXTEL cotiza en la Bolsa Mexicana de Valores. 2006 Enero / Inician operaciones en La Laguna y en Veracruz. Marzo / Inician operaciones en Chihuahua. Mayo / Inician operaciones en Celaya. MISIÓN. Ser líderes en la transformación hacia una sociedad de información, proporcionando las mejores soluciones integrales de comunicación. VISIÓN. AXTEL tiene una visión prevista del periodo 20062010, enfocada a establecer las bases organizacionales para convertirse en una empresa proveedora de multiservicios en un período no mayor a cinco años. Considerado como uno de los proyectos fundamentales para la mejora de la organización, la Visión AXTEL 20062010 apoya la continua expansión del mercado, con la firma de
. . . . . . . . alianzas estratégicas y las acciones de investigación y desarrollo tecnológico de la . compañía. Esta evolución positiva en el modelo de negocio les pondrá en sintonía con las tendencias mundiales de la convergencia tecnológica y les permitirá consolidar su posición como una de las empresas más importantes en los segmentos de voz, datos, movilidad y video en México. Durante 2005, establecieron los principios y actividades de la Visión AXTEL 20062010, enfocada a establecer las bases organizacionales para convertirse en una empresa proveedora de multiservicios en un período no mayor a cinco años. La visión de desarrollo integral de la empresa no tendría sentido sin el esfuerzo decidido de los cerca de 3 mil colaboradores de AXTEL. VALORES. · Simplicidad: Nuestro Estilo · Excelencia: Nuestro Estándar · Colaboración: Nuestra Fortaleza · Agilidad: Nuestra Ventaja · Revolucionar: Nuestro Compromiso VENTAJAS. La Compañía posee las siguientes licencias sobre el espectro de frecuencias necesarias para la prestación de sus servicios: • 60MHz para enlaces de Punto a Multipunto en la banda de 10.5GHz en cada una de las nueve regiones del territorio nacional. La adquisición de esta concesión de veinte años con opción a prórroga, representó a la Compañía una inversión de $149,060. • 112MHz en la banda de 15GHz y 100MHz en la banda de 23GHz para enlaces Punto a Punto con cobertura nacional. La adquisición de estas concesiones a veinte años con opción a prórroga, representó a la Compañía una inversión de $75,174. • 50MHz en la banda de 3.4GHz. en cada una de las nueve regiones del territorio nacional. La inversión para la adquisición de estas frecuencias fue de $769,733 por un plazo de veinte años con opción a prórroga. La Compañía cuenta con servicios comerciales en Monterrey, Ciudad de México, Guadalajara, Puebla, Toluca, León, Querétaro, San Luis Potosí, Aguascalientes, Saltillo, Ciudad Juárez y Tijuana. Además cuenta con una Fundación que busca combinar las fortalezas de la empresa, la disciplina y la capacidad visionaria, con la empatía y flexibilidad que le permitan impulsar procesos integrales de desarrollo en los sectores urbanomarginales de las ciudades donde tienen operaciones. Además la empresa cuenta con un Consejo de Administración y un Equipo Directivo. DIAGNOSTICO. Ha mostrado Resultados 20052004 (Millones de pesos constantes al 31 de diciembre de 2005) Ventas Netas 4,967 3,989 Utilidad de Operación 599 261 Utilidad (Pérdida) Neta 284
. . . . . . . . Situación Financiera . (Millones de pesos constantes al 31 de diciembre de 2005) Activos Totales 10,833 8,923 Deuda Neta 944 1,694 Capital Contable 7,077 5,784 Flujo de Efectivo de la Operación (Millones de pesos constantes al 31 de diciembre de 2005) Utilidad de Operación / Venta 12.1% 6.6% Utilidad Neta / Venta 5.7% 2.0% Deuda Neta / EBITDA 0.5 1.3 Cobertura de Intereses 4.5 4.6 Pasivo / Capital Contable 0.5 Personal Total 2,940 2,533 Accionistas. Durante 2005 realizaron con éxito acciones dirigidas a fortalecer su liderazgo en el mercado de las telecomunicaciones en México. La solidez de su modelo de negocio, fundamentado en la combinación de tecnologías de vanguardia, ofertas inteligentes y un servicio totalmente orientado a la satisfacción de los clientes, les permitió estar mejor posicionados para concretar su crecimiento en los próximos años. Durante el ejercicio del año 2005 reportaron crecimientos significativos en los principales indicadores financieros de la empresa. Sobresale el aumento de 34% en el flujo de operación, al pasar de $1,295 millones de pesos en 2004, a $1,729 millones de pesos en 2005. Los ingresos mostraron un incremento de 25% con respecto a 2004, alcanzando $4,967 millones de pesos en el año. Respecto a la utilidad de operación, tuvieron un aumento sustancial de 130% al pasar de $261 millones de pesos en el 2004 a $599 millones este año. Así mismo, la utilidad neta en 2005 creció $364 millones de pesos al pasar de una pérdida de $80 millones reportados en 2004 a una utilidad neta de $284 millones. Otro indicador clave que también patentiza el crecimiento fue el aumento de líneas en servicio, al reportar 605,904 al cierre de 2005, es decir, 34% más que las reportadas al cierre de 2004. En línea con el plan de desarrollo, en 2005 establecieron alianzas estratégicas que impulsaron la competitividad de las operaciones acorde a la dinámica propia del mercado. Entre éstas, destaca el establecimiento de un acuerdo a partir del cual se convirtieron en el primer proveedor en México de servicios simultáneos de telefonía, Internet y televisión de paga, conocido como “TriplePlay”. Esta alianza constituye un paso decisivo en la estrategia de consolidación que les permite ofrecer servicios de calidad y capitalizar los beneficios de la convergencia tecnológica. Firmaron igualmente un acuerdo con la compañía Intel para el desarrollo de tecnología WiMAX, a través del cual AXTEL se convirtió en una de las primeras compañías a nivel mundial, y la primera en nuestro país, en desplegar una red con esta revolucionaria tecnología, la cual permitirá a los clientes contar, entre otros servicios de alto valor agregado, con recursos de banda ancha para equipos inalámbricos y para equipos móviles en sus hogares o negocios. Uno de los eventos más significativos para la empresa en 2005 fue el ingreso a la Bolsa Mexicana de Valores. En diciembre realizaron una oferta pública por 3,360 millones de pesos, con una muy positiva respuesta del mercado financiero, reflejo de la solidez operativa y financiera de la empresa e inmejorable cimiento para apuntalar un crecimiento sostenido y rentable.
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PROBLEMA. (Análisis FODA).
FORTALEZAS
DEBILIDADES
1. Fusión con AVANTEL (Realizando una inversión de 500mdd cuyo financiamiento esta respaldado por citygroup). 2. Ha mantenido sus tarifas entre telefonía fija y móvil durante tres años. 3. Conformación de una empresa integral de servicios locales, larga distancia (Nacional e Internacional), Internet de banda ancha, datos y soluciones integrales de comunicación para más de 750mil clientes residenciales, Pymes y Grandes Empresas, compañías transnacionales y entidades de gobierno. 4. Solidez en el Modelo de Negocio. 5. Aumenrto de líneas en servicio reportaron 605,904 al cierre 2005, 34% más que en 2004. AMENAZAS
1. No cuenta con instrumentos publicitarios efectivos (Ni en t.v y radio). 2. Servicio deficiente. 3. Personal de cobranza despótica. 4. No cumplen con los tiempos de conexión. 5. Poca visión hacia el negocio. 6. Personal poco capacitado. 7. Promociones incumplidas o caducas sin previo aviso. 8. Cobro de comisiones por pago de servicios.
1. Perdida de posicionamiento en el mercado, debido a la constante amenaza que representa en competencia el Monopolio Telmex. 2. Pérdida de Clientes. 3. Clientes que no cumplen con los pagos a tiempo. 4. Genera que los clientes cambien de empresa telefónica. 5. No ha sabido diversificar el negocio. 6. Dan información errónea o poco acertada. 7. Falta de credibilidad. 8. Inconformidad de clientes.
1. Ingreso a la BMV. 2. Impulso a la competitividad de sus operaciones. 3. Resultados mdp 2005 2004 Ventas Netas 4,967 – 3,989 Utilidad de Operación 599 – 261 Ventas Trimestrales aumentan 7% Ingresar a más mercados. Mercado Empresarial. 4. Confianza en los clientes. 5. Se refleja en el crecimiento de la empresa.
OPORTUNIDADES
TABLERO DE CONTROL (SOLUCIÓN) El tablero de control nació como herramienta inicial con el objetivo básico de poder diagnosticar una situación y un monitoreo permanente. Es una metodología para organizar la información y acrecentar el valor, tiene la gran ventaja de no requerir grandes planes estratégicos formales para poder diseñarla. Con el perfil estratégico es suficiente, con lo cual empresas del mismo sector, tamaño y cliente podrán tener tableros similares. Parte de la idea de configurar un tablero de información cuyo objetivo y utilidad básica es diagnosticar adecuadamente una situación. Se lo define como el conjunto de indicadores
. . . . . . . . cuyo seguimiento periódico permitirá contar con un mayor conocimiento de la situación de . la empresa. La metodología comienza identificado como áreas clave a ellos temas relevantes a monitorear y cuyo fracaso permanente impediría la continuidad y el progreso de la empresa dentro de un entorno competitivo, aún cuando el resultado de todas las demás áreas fuera bueno. El tablero propiamente dicho será entonces, las áreas e indicadores que sinteticen un diagnóstico completo de situación, por lo cual podría ser llevado en papel, pero su uso se potencia mucho más utilizando el sistema de información ejecutivo para soportarlo. De esta forma, se puede acceder a la información relevante para completar el diagnóstico e implementar acciones correctivas. Existen diferentes tipos de tableros de control tal como lo es el tablero de control operativo al directivo, el tablero de control de un proceso operativo clave a otro, el tablero de control del directivo al estratégico y del integral al operativo. Para la empresa Axtel que estoy analizando el tablero de control estratégico es adecuado ya que incluye una selección de indicadores clave a monitor que pueden provenir de cualquier etapa del proceso de formulación de la estrategia. Los mismos surgirán al hacer el diagnóstico, formular el plan, definir los objetivos y metas, o de cualquier otra parte del proceso de dirección estratégica.
TABLERO DE CONTROL AXTEL
Tablero de Control Directivo
Diagnóstico FODA (2)
Recomendaciones
Tablero de Control Estratégico (1)
Retroalimentación
Selección de indicadores para monitoreo
1. Información interna y externa (entorno, competencia, socios). 2. Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas.
. . . . . . . . CONCLUSIONES (Soluciones) . · Mejorar el servicio de telefonía en general. · ·
Diversificar a la Empresa en cuanto a negocios. Utilizar más instrumentos publicitarios y de promoción para motivar y atraer al cliente (Alianzas con empresas para mejorar el servicio).
RECOMENDACIONES · Capacitación del personal para atraer y atender a clientes (mejorar empatía entre empresacliente), cambio de estrategia de parte del área de recursos humanos. · Implementar por medio del área de logística paquetes de negocios y su red nacional e internacional para que sean más efectivos. · Invertir más recursos en instrumentos o medios masivos para publicitar a la empresa (área financiera). BIBLIOGRAFIA Arechiga Gallegops, Rafael Tovar Aguirre, Luis Introducción a la Informática Decima Impresión 1993 Editorial LIMUSA, S.A. de C. V. Impreso en México pág. 97 a la 104 Ballvé, Alberto M. Tablero de Control Ediciones Macchi, Buenos Aires, Argentina 2000 Chiavenato, Idalberto Introducción a la Teoría General de la Administración Tercera Edición 1992 Editorial McGrawHill Impreso en México pág. 1137 Effy Oz Administración de Sistemas de Información Segunda Edición 2003 Editorial Thomson Learning Impreso en México págs. Consultadas 40 101 Effy Oz Administración de Sistemas de Información Segunda Edición 2003 Editorial Thomson Learning Impreso en México págs. Consultadas 202205 Effy Oz Administración de Sistemas de Información Cuarta edición Edit. Color S.A. de C.V. Pags.307, 322 – 325 Frances Hesselbein Marshall Golsmith Richard Beckhard La Organización del Futuro Primera Edición 1997 Editorial Deusto S. A.
. . . . . . . . Impreso en España págs. Consultadas 45. y de la 51 63 . James A. O’ Brien Sistemas de Información Gerencial Cuarta Edición 2001 Editorial Irwin McGraw – Hill Impreso en Colombia págs. Consultadas de la 552 John G. Burch Jr., Felix R. Strater Sistemas de Información Teoría y Práctica Editorial Limusa Impreso en México Pag 98 Koontz, Harold y Weihrich, Heinz Administración Novena Edición 1990, Editorial McGrawHill Impreso en México Pág. 1426 Louffat Olivares, Enrique Interconexión entre Redes Organizacionales, Alianzas Estratégicas y Negociaciones. Arequipa, Perú Robert G. Murdick y John C. Munson Sistemas de Información Administrava Segunda Edición 1988 Editorial Prentice – Hall Hispanoamericana, S. A. Impreso en México pág. 3 Von Bertalanffy, Ludwig Teoría General de Sistemas Petrópolis, Vozes 1976, Pág. 24
. . . . . . . . SISTEMA DE INFORMACIÓN BASADO EN COMPUTADORAS . PARA EL CONTROL DE CITAS DEL HGZ MF. LISSETTE VIZUETH ACOSTA
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Resumen Para el desarrollo de la elaboración de un proyecto de sistemas de información, es necesario conocer previamente en términos generales, la naturaleza del problema en cuestión, por tal motivo es necesario investigar los antecedentes de la situación a tratar, lo cual nos permitirá identificar el medio ambiente y las áreas en donde se desenvuelve el problema, así como los elementos y relaciones fundamentales que serán objetivo de estudio. Para el correcto análisis, diseño, construcción, implementación y operación del sistema de información basado en computadora, se hace indispensable el uso de una metodología. Debido al que el Instituto Mexicano del Seguro Social es una institución de gran importancia en nuestro país se le hizo un estudio para identificar sus debilidades y fortalezas y que esto a su vez se conviertan en oportunidades, para así ofrecer un mejor servicio a los derechohabientes. Con esta investigación se pretende agilizar el proceso de consultas en el área de Medicina Familiar, ya que los resultados que arrojo la investigación son preocupantes, debido a que se pierde mucho tiempo desde que el derechohabiente llega a consulta, hasta que sale de la Institución. Por medio se un Sistema de Información basado en computadoras, se agilizaría todo el proceso y así se reducirá tiempo y a la larga costos, ya que aun hacen todo en hojas y manualmente. Abstract In order to develop an information systems Project, we need to know in general terms the nature of the presented problem. For that reason, is necessary to investigate the background of this problem to identify the areas and environment in which the problem is presented. We also need to study the relation of the elements that will be studied. Is essential to use a methodology to construct, design, analize and implement an operation system based on a computer. Due to the Instituto Mexicano del Seguro Social is one of the most important Health Care Institution in our country, I decided to make an analysis to identify its weaknesses and strenghts in order to transform them in opportunities to perform a better role with the society and to offer a better service to the rightful owners. With this investigation I will intend to present a proposal to speed up the process of surgery in the Family Medical Care Area, the results of the investigation shown that there is a loss of time in the processes, since the arrival of the patient to the surgery room to the moment they leave the surgery room. With this information system base don computers, it will be and speed up of all the process and with that will be a time and costs reduction, because the process is still rudimentary.
. . . . . . . . INTRODUCCIÓN . En el presente trabajo se describe una propuesta de un SI donde se muestra como este sistema facilita el flujo de información dentro de una empresa o Institución, ya que nos podremos dar cuenta que hay muchas áreas de oportunidades donde puede ser empleado el Sistema de Información Basado en Computadoras para el control de citas del Hospital de Zona con Medicina Familiar No. 1, ya que por ser una Institución tradicional, los procesos que realizan son manuales y esto a su ves provoca que el tiempo y los costos sean excesivos. El procedimiento a desarrollar se llevara a cabo en tres fases: mismas que se nombran a continuación. Fase 1. Descripción de la Empresa o Análisis de la Empresa En la cual se hará un análisis de su historia y antecedentes, al mismo tiempo se conocerá su medio ambiente, al igual que su misión, políticas y objetivos de la institución. Fase 2. Análisis y diagnostico del Sistema Actual y Propuesta General de Solución Una ves que ya analizamos el medio ambiente y sus antecedentes, podemos definir donde están las áreas de oportunidades y proponer las soluciones mas viables para el correcto flujo de información. Fase 3. Conclusiones y Recomendaciones En esta parte del trabajo se darán ciertas recomendaciones, para que en caso de que se le de seguimiento sea mas fácil conseguir la información y a su ves se vera a las conclusiones que se llego al realizar este trabajo. Es trascendental definir el concepto de información debido a que en muchas ocasiones no se tiene muy claro este concepto dentro de un sistema, y se pudiera confundir con datos. MARCO TEÓRICO Como definen información algunos sistémicos: ü Teoría General de Sistemas (John P Van Gigh) Grados de libertad que existen en una situación específica para elegir entre señales, símbolos, mensajes o patrones a trasmitirse, que permiten la elaboración de un concepto. ü “Diseño de Sistemas de Información (BurchGrudnitski:)” La información la componen datos que se han colocado en un contexto significativo y útil y se ha comunicado a un receptor, quien la utiliza para tomar decisiones. ü Sistemas de Información Gerencial ( Gordon B. Davis:) La información es un dato que ha sido procesado en una forma significativa para el receptor y su valor es real o percibido actualmente o en acciones prospectivas o en decisiones. ü Análisis y Diseño de Sistemas de Información: ( James A. Senn)
. . . . . . . Conjunto de . datos que dentro de contexto significativo y útil, ésta se comunica a un . receptor, quien la utiliza para tomar decisiones. ü Sistemas de Información administrativa. (Robert G. Murdick) Es un signo o conjunto de signos que impulsan a la acción. Se distingue de los datos, porque estos no son estímulos de la acción, si no simplemente cadenas de caracteres o patrones sin interpretar. ü Análisis y Diseño de Sistemas. (Kendall y Kendall) Elemento decisivo que en un momento dado determina el éxito o fracaso del negocio ya que no es un producto exclusivamente colateral de la operación de la empresa, sino que es si, es uno de los promotores de la misma. Donde podemos extraer el significado de: DATOS. Es un conjunto de señales o signos con un significado particular. INFORMACION. La información la componen datos que se han colocado en un contexto significativo y útil y se ha comunicado a un receptor, quien la utiliza para tomar decisiones. Categorías de la Información: Se puede clasificar de muchas formas diferentes pero para una empresa la importancia que tiene es respecto a quien va dirigida y para quien es útil. 1. Estratégica “ Es un instrumento de cambio, enfocada a la planeación a largo plazo, orientada a la alta administración”. 2. Táctica “Es un tipo de información compartida, tiene una utilidad a corto plazo”. 3. Operacional “Información rutinaria, muestra la operación diaria, tiene una utilidad a muy corto plazo”. SISTEMA Es un conjunto de componentes que interaccionan entre sí para lograr un objetivo común. Los sistemas son todo lo que rodea al ser humano; por ejemplo, se sienten sensaciones físicas originadas por un complejo sistema nervioso, un conjunto de partes que incluye al cerebro, espina dorsal, nervios y células sensitivas especiales debajo de la piel, que trabajan conjuntamente para hacer sentir calor, frío, comezón, etc. Un negocio también es un sistema. Sus partes tienen nombres como mercadotecnia, producción, ventas, investigación, embarque, contabilidad y personal. Estos componentes trabajan todos juntos para crear una utilidad que beneficie a los empleados y a los accionistas de la firma. Cada una de estas partes es un sistema en sí mismo. TIPOS DE SISTEMAS Y SUS CARACTERISTICAS
Características: EQUIFINALIDAD: El sistema tiene más de una forma de lograr los objetivos. INTERRELACION E INTERDEPENDENCIA: Todos los elementos del sistema interactúan entre sí, y el resultado de cada uno de ellos depende por lo menos de la actividad de sus elementos.
. . . . . . . . Todo sistema contiene elementos los cuales a su vez cuentan con sub JERARQUIA: . elementos y todo el sistema a su vez es parte de un sistema mayor. ADAPTABILIDAD: Es la capacidad del sistema para adaptarse a su entorno. EFICIENCIA: Son los esfuerzos para utilizar los recursos en la mejor forma posible. SINERGIA: La interacción de las partes individuales, se vuelve más eficiente que si cada parte actuara de manera aislada. HOMEOSTASIS: Tratan de mantener su naturaleza, intentando controlar las amenazas de los factores externos. Estando en constante cambio. ABIERTOS Conceptuales (Ec. Matemáticas). Naturales y hechos por el Hombre Sistemas Sociales HombreMaquina, Maquina Estacionarios y no Estacionarios Permanentes y Temporales
CERRADOS Experimentos de laboratorio No presenta especie de retroalimentación
SISTEMAS DE INFORMACIÓN. "Todo sistema organizacional depende, en mayor o menor medida de una entidad abstracta denominada sistema de información." Sistema de Información (SI): ü Es un grupo de gente, una serie de procedimientos o equipo de procesamiento de datos que escoge, almacenan, procesan y recuperan datos para disminuir la incertidumbre en la toma de decisiones mediante el suministro de información a los niveles gerenciales para que sea utilizada eficientemente. ü Es el medio por el cual los datos fluyen de una persona o departamento hacia otros y puede ser cualquier cosa, desde la comunicación interna entre los diferentes componentes de la organización y líneas telefónicas hasta sistemas de cómputo que generan reportes periódicos para varios usuarios. ü Los sistemas de información es el medio por el cual se enlazan todos los componentes de un sistema para alcanzar el objetivo. Elementos de un sistema de Información: Un sistema de información es un conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio. Estos elementos son de naturaleza diversa y normalmente incluyen: ü El equipo computacional, es decir, el hardware necesario para que el sistema de información pueda operar. Lo constituyen las computadoras y el equipo periférico que puede conectarse a ellas. ü El recurso humano que interactúa con el Sistema de Información, el cual esta formado por las personas que utilizan el sistema, alimentándolo con datos o utilizando los resultados que genere.
ü
. . . . . . . . Los datos o información fuente que son introducidos en el sistema; son todas las . entradas que necesita el sistema para generar como resultado la información
que se desea. ü Los programas que son procesados y producen diferentes tipos de resultados. Los programas son parte del software del sistema de información que hará que los datos de entrada introducidos sean procesados correctamente y generen los resultados que se esperan. Un sistema de información realiza cuatro actividades básicas: entrada, almacenamiento, procesamiento y salida de información. Clasificación de los sistemas de información: ü Transaccionales.(Sistemas transaccionales) Las principales características son: A través de éstos suelen lograrse ahorros significativos de mano de obra. Normalmente son el primer tipo de SI que se implanta en las organizaciones. Son intensivos en entrada y salida de información; sus cálculos y procesos suelen ser simples y poco sofisticados. Tienen la propiedad de ser recolectores de información. Son fáciles de justificar ante la dirección ya que sus beneficios son visibles y palpables. ü Sistemas de Apoyo a las decisiones (Sistemas de Soporte a las Decisiones, Sistemas Gerenciales o Sistemas Ejecutivos, Sistema de Soporte para la Toma de Decisiones en Grupo.) Suelen introducirse después de haber implantado los sistemas transaccionales. Suelen ser intensivos en cálculos y escasos en entradas y salidas de información. La información que generan sirve de apoyo a los mandos intermedios y de alta administración en el proceso de la toma de decisiones. No suelen ahorrar mano de obra. La justificación económica para el desarrollo de estos sistemas es difícil. Suelen ser SI interactivos y amigables, con altos estándares de diseño gráfico y visual, ya que están dirigidos al usuario final. Apoyan la toma de decisiones que por su naturaleza son repetitivas. Pueden ser desarrollados directamente por el usuario final sin la participación operativa de los analistas. ü Sistemas Estratégicos: (Sistemas Expertos (ES), Sistemas Estratégicos) Su función principal no es apoyar a la automatización de procesos operativos ni proporcionar información para la toma de decisiones. Sin embargo, este tipo de sistemas puede llevar a cabo dichas funciones. Suelen desarrollarse "in house". Típicamente su forma de desarrollo es a base de incrementos y a través de su evolución permanente dentro de la organización. Su función es lograr ventajas que los competidores no posean, tales como ventajas en costos y servicios diferenciados con clientes y proveedores. Apoyan el proceso de innovación dentro de la empresa.
. . . . . . . . Objetivos generales de los SI . La principal función de un SI es proporcionar a los encargados de la toma de decisiones, datos oportunos y exactos que les permitan tomar y aplicar las decisiones necesarias que mejoren al máximo la relación que existe entre los recursos de la empresa. Este sistema tiene el propósito general de ayudar a los gerentes en la planeación, control y toma de decisiones. Asegurar que la información exacta y confiable esté disponible cuando se necesite y que se le presente en forma fácilmente aprovechable. Incrementar la productividad operacional. Hacer que el proceso de información deje de ser información fragmentada, conjeturas inspiradas en la intuición y solución de problemas aislados. En otras palabras, el objetivo primordial de un Sistema de Información Administrativo (SIA) es proporcionar a la empresa un mecanismo para el ejercicio de la administración. Para que esto se cumpla se requiere que se tome en cuenta y se determine lo siguiente: a) ¿Qué datos se requieren? b) ¿Cuándo se requieren? c) ¿Quién o quienes los necesitan? d) ¿En qué forma se necesita? e) ¿Cuánto cuestan? f) ¿Prioridad de procesamiento de datos? g) ¿Cómo debe ser el control? h) ¿Cuál debe ser su alcance? El enfoque de sistemas tiene una característica muy importante pues permite diseñar sistemas para lograr la acción de las partes de una manera simultanea aun cuando estas se encuentren separadas lo que produce un efecto total mayor al que produciría la suma de los efectos considerados de una manera independiente. Para alcanzar los objetivos, las empresas emprenden proyectos de desarrollo de sistemas de Información por una o más de las siguientes razones: Las 5 letras "C": ü Capacidad Mayor velocidad de Procesamiento. Incremento en el Volumen. Recuperación más rápida de la información. ü Control Mayor exactitud y mejora en consistencia. ü Comunicación: Mejora en la comunicación. Integración de áreas de la Empresa. ü Costos Monitoreo de costos. Reducción de costos. ü Ventaja Competitiva Atraer clientes. Dejar fuera a la competencia. Mejores acuerdos con los proveedores. Desarrollo de nuevos productos.
. . . . . . . . Característica Del Si Descripción . • ACEPTADO Los usuarios deben de encontrar el sistema satisfactorio. • DOCUMENTADO Documentar con claridad metas y objetivos, permite mejor comunicación entre usuarios, analistas y la administración. • PROBADO Minimizar fallas futuras o insatisfacción de usuarios. • COHERENTE Lograr la máxima interacción dentro de sus partes o componentes. • COMPATIBLE Que cada parte se adapte al sistema en su conjunto. • ECONÓMICO Que se ajuste a los recursos económicos existentes. • EFICIENTE La utilización de los recursos sea óptima. • EFECTIVO Alcance las metas establecidas. • RÁPIDO DESARROLLO Requerir para su desarrollo el menor tiempo posible. • FACTIBLE Que satisfaga los criterios de factibilidad (económica, operativa y técnica). • FLEXIBLE Que permita ajustes o modificaciones con facilidad. • LÓGICAMENTE JERARQUIZADO Que los componentes del sistema se relacionen jerárquicamente de manera lógica. • BAJO GRADO DE ENLACE Mínima interacción o dependencia entre componentes o módulos. • SOSTENIBLE Que sea capaz de reducir esfuerzo y tiempo en mantenimiento y mejoras. • MODULAR Que el sistema sea relativamente independiente en sus partes pero a la vez sea posible integrarlo como tal al conjuntarlas. • CONFIABLE Que las salidas sean consistentes y precisas para que los errores sean mínimos. • VISIBLE O MANIFIESTO Que sea fácil percibir cómo y por qué suceden las acciones • SIMPLE Que minimice la complejidad y la ambigüedad. • OPORTUNO Que pueda trabajar en condiciones normales y anormales. • UNIFORME En la estructura de sus componentes. • USUARIOS AMISTOSOS Es necesario que el sistema logre que el usuario lo acepte como propio ya que su participación es indispensable para el logro del objetivo. Como puede observarse en la siguiente figura, las necesidades de información se ven afectadas de acuerdo con la pirámide administrativa, esto es, a medida que la posición del usuario se mueve de la parte inferior a la parte superior de la pirámide, las necesidades en cuanto al volumen y características de información se ven modificadas, ya que no se requerirá la misma información en los niveles operativos que en los niveles tácticos y estratégicos de la organización, por tanto, las necesidades de información se transforman
de la operación al control y a la planeación estratégica. PIRÁMIDE ADMINISTRATIVA Y NECESIDAD DE INFORMACIÓN
. . . . . . . . de información manuales, pueden proporcionar información valiosa en Los sistemas . pequeñas organizaciones siempre y cuando las relaciones estructurales dentro de la misma se encuentren claramente normadas y aquí, creo conveniente preguntarnos ¿cuándo una organización debe pensar en la implantación de sistemas electrónicos? Descripción De La Empresa Historia de Pachuca El lugar fue habitado por varios grupos indígenas, y especialmente por los aztecas quienes gobernaron la región desde 1438; hacia 1528 los conquistadores españoles invadieron la población matando a Ixcóatl. El derivado de Pachuca viene de las raíces nahoas Pachoaca o Pachoacan, que significa "lugar donde se gobierna"; y proviene también de Patlachiuhacan, que significa "lugar de plata y oro". De los primeros españoles que llegaron a la región estuvo Francisco Téllez y Gonzalo Rodríguez, quienes construyeron las primeras casas de tipo feudal, llamándole al lugar "Real de Minas de Pachuca". Posteriormente pasó a ser encomendada a los Sotomayor y más tarde a Don Antonio de la Cadena. El desarrollo minero de Pachuca dio comienzo a raíz de 1555, cuando Bartolomé de Medina inventó el sistema de amalgamacia para el beneficio de los minerales. En el Siglo XVIII, la visión del Conde de Regla, Pedro Romero de Terreros, hizo resurgir el mineral de Real del Monte, al encontrar nuevas y ricas vetas que dieron a Pachuca un auge extraordinario. Aunque la prosperidad de Pachuca pueda hacer creer que está llena de monumentos coloniales como es el caso de otras poblaciones mineras como Guanajuato y Taxco, esto no es así. La razón es su cercanía con la capital de la nación, por lo que los ricos mineros preferían vivir en la ciudad de México, dejando Pachuca únicamente como una fuente de trabajo y de enriquecimiento. Pachuca se encuentra a 94 kilómetros de la Ciudad de México y en la actualidad se llega a ella por una moderna autopista. Su clima es templado seco y con un promedio anual de 15 grados centígrados. A Pachuca se le ha puesto el título de "la bella airosa", es porque durante gran parte del año predominan fuertes vientos del noreste que alcanzan velocidades de hasta 75 km./hr. Entorno temporal Antecedentes Los únicos antecedentes verdaderos de la legislación moderna sobre aseguramiento de los trabajadores y de sus familiares, se encuentran a principios de este siglo, en los últimos años de la época porfiriana: en dos disposiciones de rango estatal: la Ley de Accidentes de Trabajo del Estado de México, expedida el 30 de abril de 1904, y la Ley sobre Accidentes de Trabajo, del Estado de Nuevo León, expedida en Monterrey el 9 de abril de 1906. En estos dos ordenamientos legales se reconocía, por primera vez en el país, la obligación para los empresarios de atender a sus empleados en caso de enfermedad, accidente o muerte, derivados del cumplimiento de sus labores. Para 1915
. . . . . . . se formuló . un proyecto de Ley de Accidentes que establecía las pensiones e . indemnizaciones a cargo del empleador, en el caso de incapacidad o muerte del trabajador por causa de un riesgo profesional. La base constitucional del seguro social en México se encuentra en el artículo 123 de la Carta Magna promulgada el 5 de febrero de 1917. Ahí se declara "de utilidad social el establecimiento de cajas de seguros populares como los de invalidez, de vida, de cesación involuntaria en el trabajo, de accidentes y de otros con fines similares". A finales de 1925 se presentó una iniciativa de Ley sobre Accidentes de Trabajo y Enfermedades Profesionales. En ella se disponía la creación de un Instituto Nacional de Seguros Sociales, de administración tripartita pero cuya integración económica habría de corresponder exclusivamente al sector patronal. También se definía con precisión la responsabilidad de los empresarios en los accidentes de trabajo y se determinaba el monto y la forma de pago de las indemnizaciones correspondientes. La iniciativa de seguro obrero suscitó la inconformidad de los empleadores que no estaban de acuerdo en ser los únicos contribuyentes a su sostenimiento y consideraban que también otros sectores deberían aportar. En 1929 el Congreso de la Unión modificó la fracción XXIX del artículo 123 constitucional para establecer que "se considera de utilidad pública la expedición de la Ley del Seguro Social y ella comprenderá seguros de Invalidez, de Vida, de Cesación Involuntaria del Trabajo, de Enfermedades y Accidentes y otros con fines análogos. Con todo, habrían de pasar todavía casi quince años para que la Ley se hiciera realidad. En 1929 el Congreso de la Unión modificó la fracción XXIX del artículo 123 constitucional para establecer que "se considera de utilidad pública la expedición de la Ley del Seguro Social y ella comprenderá seguros de Invalidez, de Vida, de Cesación Involuntaria del Trabajo, de Enfermedades y Accidentes y otros con fines análogos. Con todo, habrían de pasar todavía casi quince años para que la Ley se hiciera realidad. Nace la Seguridad Social Por lo anterior, hacia 1942 confluían todas las circunstancias favorables para que finalmente pudiera implantarse en México el Seguro Social. El interés del Presidente Ávila Camacho por las cuestiones laborales ya se había manifestado desde el mismo día en que asumió la presidencia, cuando anunció la creación de la Secretaría de Trabajo y Previsión Social y la encomendó a quien fuera Secretario de Gobernación del régimen anterior, el licenciado Ignacio García Téllez. Atendiendo a la tónica del momento, la función inicial de la naciente dependencia fue limar asperezas y procurar la conciliación obreropatronal. Ahí se determina, desde los artículos iniciales, que la finalidad de la seguridad social es garantizar el derecho humano a la salud, la asistencia médica, la protección de los medios de subsistencia y los servicios sociales necesarios para el bienestar individual y colectivo. Como instrumento básico de la seguridad social se establece el Seguro Social y para administrarlo y organizarlo, se decreta la creación de un organismo público descentralizado, con personalidad y patrimonio propios, denominado Instituto Mexicano del Seguro Social.
. . . . . . . . Los primeros años. . Al iniciarse las actividades del nuevo organismo, su primer director, Vicente Santos Guajardo y una planta de empleados mínima, se dedicaron, entre otras cosas, a realizar los proyectos e investigaciones que implicaba la instrumentación de las diversas ramas de aseguramiento; a estudiar las experiencias de otros países en el campo de la seguridad social para aprovecharlas en México; a divulgar el sentido y las posibilidades de la seguridad social y a realizar una intensa labor de convencimiento, tanto entre los trabajadores como entre los empresarios, acerca de los alcances de la ley y de las ventajas que reportaría a unos y a otros su aplicación. Se determinó que el Seguro Social empezaría a funcionar en el Distrito Federal a partir de enero del año siguiente; mientras tanto se procedió a la inscripción de los patrones. Tiempos de crecimiento. En el período 19461952, se fue consolidando en el Instituto un notable equipo sociomédico, al tiempo que se ampliaban los servicios y el régimen se extendía a otras entidades federativas. Se inauguró el primer hospital de zona, La Raza y también el edificio principal ubicado en el Paseo de la Reforma, de la ciudad de México. Durante la administración 19521958 se buscó asegurar el equilibrio financiero de la Institución mediante la reorganización administrativa. Se diseñó un plan de inversiones que incluía la construcción de grandes unidades hospitalarias y se inició en el Distrito Federal el sistema de Medicina Familiar. A finales del período estaban cubiertos los principales centros industriales y agrícolas del país. En los años siguientes continuó creciendo no sólo el número de asegurados y beneficiarios sino también la cantidad de prestaciones a otorgar. Por las reformas a la Ley del Trabajo de 1962 quedó a cargo del Instituto proporcionar los servicios de guardería infantil para los hijos de trabajadoras. El Centro Médico Nacional entró en funcionamiento pleno y se ampliaron los servicios de prestaciones sociales por medio de teatros, actividades deportivas y talleres. Para 1964 ya se encontraban protegidos por el Seguro Social poco más de 6 millones de mexicanos, cifra que se incrementaría en 50 en el período comprendido entre 1964 y 1970. Ampliar las perspectivas A partir de 1970 hay un giro importante en la manera de entender la realidad nacional; Se percibe la necesidad de hacer extensivos a toda la población los frutos del desarrollo económico logrado por el país. El Seguro Social se entiende como una de las instituciones más eficaces para construir la justicia social entre los mexicanos y se busca favorecer su expansión y consolidar su funcionamiento. Durante 1972 se iniciaron estudios para realizar múltiples e importantes adiciones a la Ley del Seguro Social; fueron aprobadas por el Congreso de la Unión y publicadas en marzo de 1973. La nueva Ley ampliaba los beneficios del régimen obligatorio, extendía la seguridad social a ejidatarios, comuneros y pequeños propietarios organizados e implantaba el ramo de guarderías en toda la república.
. . . . . . . . Al día de hoy . El IMSS es la Institución de Seguridad Social más grande de América Latina, pilar fundamental del bienestar individual y colectivo de la sociedad mexicana y principal elemento redistribuidor de la riqueza en México; es, sin duda, una de las instituciones más queridas por los mexicanos. Por lo pronto, la población derechohabiente asciende a 46 millones 813 mil 307 personas. El total de asegurados permanentes llegó a 12 millones 410 mil 533 y el total de pensionados es de dos millones 22 mil 472. Con 60 años de servicios ininterrumpidos, el IMSS ha superado los momentos más difíciles que se derivaron ya sea de su propia situación o de los eventos nacionales. A pesar de las deficiencias, sigue siendo recurso invaluable para la salud y el bienestar de los trabajadores mexicanos y se enfrenta decididamente al reto de construir la seguridad social mexicana del próximo siglo. Los Ramos del Seguro en el IMSS El Instituto Mexicano del Seguro Social nace en 1943 en respuesta a las aspiraciones de la clase trabajadora. Actualmente, la Ley señala que la seguridad social tiene como finalidades el garantizar el derecho humano a la salud, la asistencia médica, la protección de los medios de subsistencia y los servicios sociales necesarios para el bienestar individual y colectivo, así como el otorgamiento de una pensión que, en su caso y previo cumplimiento de los requisitos legales, será garantizada por el Estado. Finalmente, el seguro de Guarderías y Prestaciones Sociales otorga al asegurado y sus beneficiarios los servicios de guarderías para sus hijos en los términos que marca la Ley, y proporciona a los derechohabientes del Instituto y la comunidad en general prestaciones sociales que tienen por finalidad fomentar la salud, prevenir enfermedades y accidentes y contribuir a la elevación general de los niveles de vida de la población mediante diversos programas y servicios. Misión "La Misión del Instituto Mexicano del Seguro Social es otorgar a los trabajadores mexicanos y a sus familias la protección suficiente y oportuna ante contingencias tales como la enfermedad, la invalidez, la vejez o la muerte". El principal instrumento de la Seguridad Social es el Seguro Social, cuya organización y administración se encarga precisamente a la Institución llamada IMSS. La protección se extiende no sólo a la salud, sino también a los medios de subsistencia, cuando la enfermedad impide que el trabajador continúe ejerciendo su actividad productiva, ya sea de forma temporal o permanente. El propósito de los servicios sociales de beneficio colectivo y de las prestaciones fundamentales se orientan a incrementar el ingreso familiar, aprender formas de mejorar los niveles de bienestar, cultivar aficiones artísticas y culturales y hasta propiciar una mejor utilización del tiempo libre.
. . . . . . . Seguro Social expresa así todo lo anterior: "la Seguridad Social tiene por La Ley del . . finalidad, garantizar el derecho humano a la salud, la asistencia médica, la protección de los medios de subsistencia y los servicios sociales necesarios para el bienestar individual y colectivo". La misión implica una decidida toma de postura en favor de la clase trabajadora y sus familiares; misión tutelar que va mucho más allá de la simple asistencia pública y tiende a hacer realidad cotidiana el principio de la solidaridad entre los sectores de la sociedad y del Estado hacia sus miembros más vulnerables. Simultáneamente, por la misma índole de su encargo, el Instituto actúa como uno de los mecanismos más eficaces para redistribuir la riqueza social y contribuye así a la consecución de la justicia social en el país. Entre otras funciones, la labor institucional ayuda a amortiguar presiones sociales y políticas. Los trabajadores mexicanos consideran al IMSS como una de las conquistas definitivas después de muchos años de luchas sociales y como un patrimonio al que no están dispuestos a renunciar. Órganos superiores del IMSS Honorable Consejo Técnico Funciones y Atribuciones Dentro de sus principales funciones y atribuciones se encuentran: Decidir sobre las inversiones de las reservas y demás recursos del Instituto; Vigilar y promover el equilibrio financiero de los seguros establecidos en la Ley; Resolver sobre las operaciones del Instituto, exceptuando aquellas que por su importancia ameriten acuerdo expreso de la Asamblea General; Nombrar al Secretario General, los Directores Normativos y Regionales, Coordinadores Generales y Normativos, así como a los Delegados; Establecer procedimientos para la inscripción, cobro de cuotas y otorgamiento de prestaciones. El Consejo Técnico para el adecuado análisis de los asuntos de su responsabilidad, designa sus miembros, Comités y Comisiones integrados preferentemente en forma tripartita que como auxiliares se les asigna competencia sobre diversas materias que permiten, mediante dictámenes, someter sus proposiciones al pleno de ese órgano de Gobierno. Actualmente se cuenta con los siguientes comités: Comité de Planeación y Presupuesto. Comité Normativo de Abastecimiento. Comité de Inversiones Físicas. Comité de Asuntos jurídicos . Comité del Seguro de Riesgos de Trabajo. Comité de Comunicación Social. Comisión Bipartita de Atención al Derechohabiente. Comisión Bipartita de Cobro y Convenios con Patrones. Comisión de Revisión de Actas del H. Consejo Técnico.
. . . . . . . . Una vez ubicada el área de trabajo principales, se debe también identificar su razón de . ser, sus planes y estrategias para realizarlos, además de sus objetivos. Esto ayudara a conocer el medio ambiente mas cercano al desarrollo del proyecto. Encontrando lo siguiente:
MAPA MENTAL DE LA CLINICA NUMERO 1 DEL SEGURO SOCIAL DE PACHUCA HIDALGO
Sabiendo que una institución realiza sus actividades no en base a sus políticas, sino en base a sus funciones, es necesario conocer a fondo cada una de ellas, tanto del área particular como de las áreas de apoyo. Con tal finalidad es necesario buscar, identificar y entrevistar a todas aquellas personas que realizan las funciones Para poder identificar las funciones que se realizan en el area de interes, es indispensable conocer a los “actores” que son las personas que realizan las acciones, para realizar esta investigacion se utilizo la tecnica de observacion; de lo observado un resumen se muestra en el esquema siguiente .
. . . . . . . . .
Sistema de Consulta.
Pacie
Medi Asist Jefe
CEY Coordin Archi
Como paso final en la integración de la información se elaboró una tabla, la cual muestra de forma resumida la información obtenida durante las entrevistas, los cuestionarios y las observaciones del sistema.
. . . . . . . . .
Previo a la consulta: Morado Durante la consulta: Azul Después de la consulta: Verde Fue fácil darse cuenta que el actor que mas acciones realiza es el asistente medico, el cual llena muchos formatos, y transforma esta información en documentos que después son usados por muchas otras personas, persiguiendo la finalidad de ahorrar tiempo en el llenado de documentos y de envió de información, se propone utilizar herramientas como las computadoras, bases de datos comunes y la instalación de intranet.
. . . . . . . . En la siguiente tabla se marcan las funciones susceptibles de cambio y se describe la . acción a realizarse en la forma de efectuarse las funciones.
Las funciones que se encuentran marcadas en color verde son la que estuvieron sujetas a cambio directo, se planeo instalar una base de datos común que permita una ágil transferencia de información, de color café las funciones que gracias a la instalación de un sistema basado en computadoras pueden desaparecer y finalmente las que se encuentran marcadas en color azul, las que deben ser hechas por otra persona, ya que son actividades que pueden ser realizadas previo a la cita.
. . . . . . . . . Conclusiones La metodología aprendida y aplicada a lo largo del curso representa el esfuerzo de varios años de un arduo trabajo de depuración, compactación y ejemplificación de las SI, ya que cada paso de la metodología se presenta de una forma natural y que lleva de la mano al planeador de un sistema a cuestionar de forma critica la estructura de los sistemas existentes o en su defecto a la implementación sistemática de un sistema. Uno de los puntos mas destacables es la ejemplificación con diversos trabajos, esto genera en los alumnos una visión mas general de la metodología, y a darse cuenta de que no esta atada a las computadoras sino a los sistemas de información. Como se pudo observar con los datos recopilados en la investigación, un SI es de suma importancia para una empresa, ya que estos ayudan a reducir costos y tiempo. Recomendaciones Se recomienda que quien desee hacer un análisis mas detallado sobre este trabajo, hable directamente con el encargado de la Institución, para solicitarle el permiso correspondiente. Se recomienda que para ver desde otra perspectiva las áreas de oportunidad, se haga una prueba como si uno fuera a la consulta, ya que de esta forma podrá comprobar a detalle lo señalado en el trabajo. Se recomienda entrevistar o platicar con el personal de la Institución, de esta forma se obtiene mayor información. Bibliografía · · · · · · ·
Notas de la Materia Sistema de información de Negocios Internacionales Nom168SSA 11998 Carta de los derechos generales de los pacientes, Diciembre 2001 Ley del seguro social Manual metodologico 2004 Manual metodologico de oportunidad de la consulta externa de especialidad Manual de procedimientos de las areas informatica medica y Archivo clinico (ARIMAC)
. . . . . . . . SISTEMA DE INFORMACION DEL ARCHIVO GENERAL DELTRIBUNAL . MARLENE GONZALEZ DUARTE
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Resumen El siglo XX ha dejado grandes revoluciones, entre las que se encuentra a la informática; ante este suceso el derecho se ha visto apacible para regular estas circunstancias que poseen una velocidad en el desarrollo social impresionante. Las redes de información están transformando al mundo, y aun en México no todos los órganos jurisdiccionales, ni en todas las áreas de los mismos, han establecido alguna o algunas de las tecnologías para que los sistemas de información sean desarrollados y empleados para la evolución de este nuevo milenio. Uno de los principales problemas a los que nos enfrentamos, es la desconfianza que existe no solo para realizar transacciones comerciales por el ciberespacio, si no el de implementar nuevos mecanismos para un mejor desempeño en las organizaciones gubernamentales de nuestro país. Dentro de estos, encontramos al Archivo general del Tribunal Superior de Justicia del Distrito Federal Organismo, que esta encomendado a la administración de justicia en sus respectivos ámbitos de competencia, mismo que como órgano responsable de la impartición de justicia en el Distrito Federal debe ser constante e ininterrumpida y fortalecido paulatinamente para dar respuesta a los requerimientos de la sociedad que se encuentra en permanente evolución. Lo que hace imprescindible adentrarnos en el procedimiento del funcionamiento del mismo, para posteriormente delimitar el problema sobre el que versaremos nuestro trabajo enfocándolo a un nuevo sistema de información moderno encontrando los beneficios que la era de la tecnología puede ofrecernos a nuestros procedimientos judiciales. Dentro de esta área, enfocamos el existe problema del almacenamiento de los expedientes en papel o en microfichas , pues esta circunstancia no solo hace mas tardado el procedimiento y conflictiva su búsqueda, si no que el trabajo se incrementa al manejar un gran volumen de expedientes de distintos años y algunos pertenecientes al mismo juzgado y otros a distinto, por otra parte existe otro problema el cual versa en que los documentos que se anexan para los procesos del litigio son originales, los que deben ser tratados cuidadosamente por el contenido personal y oficial que lleguen a contener. El sistema de información además de tardado es laborioso, lo cual por tratarse de una de las áreas que solamente se encarga de documentar, archivar y en listar los expedientes debería ser menos conflictiva su búsqueda, así como rápida su localización y ubicación para los fines procesales que convengan a las partes. La estructura con la que cuenta el sistema de información en el archivo general del TSJDF, es absolutamente tradicional, por lo que retrasa el agilizar la búsqueda de la información requerida al usuario, así como a todo el personal encargado de la elaboración de las microfichas y listas con los datos almacenados en esto.
Abstract Century XX has left great revolutions, between which it is to computer science; before this event the right has been calm to regulate these circumstances that have a speed in impressive the social development. The alert networks are transforming to the world, and even Mexico not all the jurisdictional organs, nor into all the areas of such, have established some or some of the technologies so that the information systems are developed and used for the evolution of this new millennium. One of the main problems which we faced, is the distrust that exists not only to make commercial transactions by the cyberspace, if the one not to implement new mechanisms for a better performance in the governmental organizations of our country. Within these, we found to the General archives of the Superior Court of Justice of the Federal District Organism, that this entrusted to the administration of justice in its respective scopes of competition, same that as organ responsible for the teaching of justice in the Federal District must constant and uninterrupted and be fortified gradually to give answer to the requirements of the society that is in permanent evolution. What does essential to enter to us in the procedure of the operation of he himself, later to delimit the problem on which we will turn our work focusing it to a new modern information system finding the benefits that the era of the technology can offer us to our judicial procedures. Within this area, we focused exists problem of the storage of the files in paper or microcards, because this circumstance not only does but taken the procedure and conflicting its search, if not that the work is increased when handling a great volume of files of different years and some pertaining to he himself court and others from different, on the other hand another problem exists which turns in which the documents which they are annexed for the processes of the litigation are original, those that must be treated carefully by the personal content and official that gets to contain.The taken information system in addition to is laborious, which for being one of the areas that are only in charge to document, to file and in listing the files would have to be less conflicting its search, as well as fast its location and location for the procedural aims that agree to the parts. The structure on which it counts the information system in the general archives of the TSJDF, is absolutely traditional, reason why it delays making agile the search of the information required to the user, as well as to all the personnel in charge of the elaboration of microcards and lists with the data stored in these.
. . . . . . . . INTRODUCCION . Cuando se previenen conflictos buscando una solución, antes de que se de, todo se mueve a través del Estado; la idea es que el que dirige lo haga por mandato constitucional, en la cual la función judicial estatal, es distribuida en diferentes órganos, cada uno con estructuras y formas propias las cuales se preocupan por satisfacer cuestiones Políticas, Económicas, Sociales y Religiosas. En nuestra sociedad se requiere que estos órganos ayuden a mantener la estabilidad y convivencia social pacifica entre los individuos para el bienestar social de una colectividad. Una de las principales herramientas para poder lograr esto es la administración de justicia, la cual para constituir sus objetivos es necesario que la misma sea expedita en su resolución y oportuna en su aplicación. En este orden podemos precisar que los órganos encargados de la impartición de justicia son imprescindibles para el Estado de Derecho en nuestro país, y a su vez las respuestas que se generen sean idóneas y oportunas, a pesar de que cada vez sea mucho mas complicado por la numerosa población existente en México. Sin embargo en la actualidad, el desarrollo tecnológico ha permitido la aparición de nuevos medios de información y comunicación a través de las necesidades que ha desarrollado la humanidad, las que nos permiten transformar de una manera sustancial la economía, las relaciones humanas, la cultura y la política en nuestra sociedad, misma que nos permite hablar de que en el Gobierno Mexicano es indispensable construir mecanismos para garantizar el cambio a la revolución tecnológica global. Es importante hacer la connotación que los órganos encargados de la impartición de justicia en nuestro país, no solo están encargados de actuar conforme a derecho en las relaciones sociales y dirimir controversias en un derecho humano integral e interdependiente; si no que la libertad de expresión y el derecho a la información cada día se ha venido acentuando mas, misma razón por la que deben certificar que este derecho se refleje en las políticas publicas que garanticen el acceso a la comunicación e información a los diferentes sectores de la sociedad y puedan acceder a las herramientas necesarias para ejercer este derecho. Estas tecnologías de la información no solo deben garantizar el acceso a la sociedad, si no que implica el aseguramiento de recursos suficientes y permanentes para el desarrollo de capacidades humanas en el país. Es urgente tomar decisiones efectivas que conduzcan a la sociedad a generar un país con capacidad intelectual, técnico, administrativo y por supuesto legales, al mismo tiempo que se desarrollen e implementen políticas publicas de acceso a la información eficaces y éticas promoviendo que los usuarios se transformen en creadores y productores de tecnología, nuevas herramientas y contenidos y no solo consumidores de información . Por lo que es necesario en nuestro derecho reconocer el potencial de las tecnologías de información para el logro de los Objetivos de Desarrollo del Milenio , la creación de las nuevas tecnologías no solo debe servirnos para mantener informada a la sociedad de los procedimientos judiciales y gubernamentales , o para fomentar la prontitud de los tramites que se realicen en cada una de estos órganos e instituciones , si no que también pueda haber procedimientos dentro de los mismos que resuelvan con dinamismo y necesidades especificas del país, así mismo ampliar el conocimiento en nuestro país sobre el conocimiento del derecho aplicable en materia de telecomunicaciones, protección de datos personales y de la propiedad intelectual así como las transacciones por medios electrónicos.
. . . . . . . . Una de las limitantes para la convergencia tecnológica es la falta de equipos necesarios . para facilitar el acceso a la mencionada Tecnología específicamente a los sistemas de información, y de esta forma comenzar a fortalecer la infraestructura que nos permita responder a las necesidades reales y a las posibilidades de ser utilizado para otorgar un cambio a los sistemas de información tradicional dentro de nuestros organismos gubernamentales encargados de la impartición de justicia dentro del distrito federal; así mismo realizar propuestas que nos permitan mantener una equidad entre los derechos de explotación comercial y la necesidad de los usuarios de tener libre acceso al conocimiento. Estas tecnologías de los sistemas de informaron en México , han sido adoptadas principalmente por organizaciones y corporativos para crear estrategias y ventajas competitivas , alcanzando un proceso administrativo y nuevas habilidades técnicas , así como la capacitación del personal para satisfacción de la demanda de clientes , en algunos de nuestros sistemas gubernamentales nos hemos encontrado con ciertos mecanismos de utilización de tecnología para algunos procedimientos, los cuales por falta de información a la sociedad muchas de las veces no son utilizadas por temor a la desconfianza que se ha generado entre la sociedad al manejo de las mismas, es por tal motivo la importancia de regularizar este tipo de procedimientos dentro de nuestra legislación y la implementación de nuevos mecanismos tecnológicos eficaces que nos sirvan para el desarrollo de procedimientos éticos en nuestro país. Por lo que el Gobierno mexicano deberá tomar en cuenta los sistemas de información modernos para tomar en cuanta la implementación de estos en los órganos gubernamentales de nuestro país para la transparencia, prontitud, expedita postura en los procesos legales así como tomar el reto de construir mecanismos que apoyen las nuevas tecnologías. Es importante la implementación de nuevos sistemas de información dentro de las instituciones y órganos de impartición de justicia en nuestro país, y es primordial especificar al que en este trabajo se hará referencia mas adelante al “ Tribunal Superior de Justicia del Distrito Federal” mismo que pertenece a la rama judicial local, en el que se incluirá el análisis del órgano gubernamental y los sistemas de información que son utilizados en el área del archivo general dentro de los tribunales que lo integran. MARCO TEORICO Este estudio es una primera etapa hacia una mejor comprensión de los Sistemas de Información Internacionales. Iniciando con una revisión de la investigación intercultural en el proceso de implementación, conceptualizando un estudio de caso longitudinal guiado por la observación, que tendrá lugar en una empresa industrial multinacional, hacia los resultados que se esperan lograr. Esta investigación intercultural intentará en medida de sus resultados, participar en la contribución de un nuevo esclarecimiento en el dominio de los SI. ¿En qué medida los modelos y métodos desarrollados en nuestro país son válidos para otro país?. Es decir este trabajo de investigación intercultural podrá permitir a una organización de comprender mejor el factor cultural con la finalidad de desarrollar SI eficaces, utilizándolos por numerosos usuarios dispersos en todo el mundo. El acceso a la información generada por las organizaciones internacionales es — en nuestro mundo glo balizado — una necesidad para numerosos grupos de usuarios, que van desde los medios de comunicación, gobiernos, ámbito científico y desde luego ciudadanos que necesitan conocer sus derechos y obligaciones dirimidos cada vez más en un marco internacional. Se presenta el estudio de estos sistemas internacionales de información que requieren un acercamiento específico a los mismos, conociendo que forman parte de un sector más amplio de la documentación científica como es la documentación jurídica, pero necesitado de un estudio propio definido por los profesionales que lo han analizado como Documentación internacional.1
. . . . . . . . . El acceso a la información generada por las organizaciones internacionales es —en nuestro mundo globalizado— una necesidad para numerosos grupos de usuarios, que van desde los medios de comunicación, gobiernos, ámbito científico y desde luego ciudadanos que necesitan conocer sus derechos y obligaciones dirimidos cada vez más en un marco internacional. Se presenta el estudio de estos sistemas internacionales de información que requieren un acercamiento específico a los mismos, conociendo que forman parte de un sector más amplio de la documentación científica como es la documentación jurídica, pero necesitado de un estudio propio definido por los profesionales que lo han analizado como Documentación internacional. Palabras clave: Sistemas internacionales de información, publicaciones oficiales, publicaciones gubernamentales, documentación jurídica, documentación internacional.2 1 Keywords: Acceso a la información; Organizaciones internacionales; Sistemas de información Pages: 941Volume: 27 Year: 2004 2Rosario OSUNAA LARCÓN Facultad de Traducción y Documentación Universidad de Salamanca Teoría de la información es una rama de la teoría matemática de la probabilidad y la estadística que estudia la información y todo lo relacionado con ella: canales, compresión de datos, criptografía y temas relacionados. Fue iniciada por Claude E. Shannon a través de un artículo publicado en el Bell System Technical Journal en 1948, titulado Una teoría matemática de la comunicación (texto completo en inglés). La información es tratada como magnitud física y para caracterizar la información de una secuencia de símbolos se utiliza la Entropía. Se parte de la idea de que los canales no son ideales, aunque muchas veces se idealicen las no linealidades, para estudiar diversos métodos para enviar información o la cantidad de información útil que se puede enviar a través de un canal. Fuentes de Información en Internet Actualmente a través de Internet puede accederse a consultar fuentes de información imprescindibles en cualquier investigación. Entre las primeras fuentes de información disponibles en Internet se encuentran los catálogos de las grandes bibliotecas, a estas se han unido importantes bibliografías, directorios, instituciones. Además de los registros bibliográficos, en las bibliotecas virtuales se pueden consultar y leer textos completos. Para facilitar a nuestros usuarios internautas sus consultas en Internet se han seleccionado diversos portales web que se han agrupado por tipología y materias. Para un primer acercamiento a un determinado tema es recomendable iniciar las búsquedas en los índices o directorios. Se trata de páginas bien indicadas, útiles para conocer las fuentes de información que sobre esa materia existen en Internet. Algunos directorios de recursos útiles son: · Directorio de Google · Intute: Social Sciences · BUBL Link catalogue of internet resources · The WWW Virtual Library, una asociación de voluntarios expertos en una materia que configuran listas de recursos electrónicos referentes a su área.
. . . . . . . . Otras selecciones temáticas de recursos electrónicos son las que elaboran las bibliotecas . universitarias, como los directorios de la Universidad Complutense o de la Autónoma de Madrid. Fuentes de Información en Internet Catálogos de Bibliotecas Bibliografías Bibliotecas Digitales Directorios Boletines Oficiales en Internet Cartografía Música y Cine Prensa en Internet 3 El programa Tacis de la Comisión Europea financió el proyecto piloto "Creación de un sistema de información para la Biblioteca Estatal Rusa" con un presupuesto de un millón de euros y una duración de 18 meses. Un equipo de expertos rusos y de la Comunidad Europea diseñaron el programa de trabajo que incluía un concurso público internacional para un programa de software de bibliotecas completamente integrado y concursos restringidos a nivel local para el servidor, el equipo de la red y un componente de retroconversión a pequeña escala. La ponencia trata del diseño de las especificaciones de un sistema integrado de bibliotecas teniendo en cuenta las necesidades específicas de la Biblioteca Estatal Rusa y, además, las necesidades futuras del desarrollo de las bibliotecas digitales rusas. También describe el carácter modelo de este proyecto piloto al introducir las tecnologías de la información en una biblioteca tradicional con un método por etapas y realista. Se presta una atención especial a la personalización del software y a la migración de los datos existentes en el sistema de la Biblioteca Estatal Rusa. Todos los miembros del equipo que ha implementado el proyecto han aprendido muchas lecciones. Hemos tenido la oportunidad única de trabajar juntos constructivamente para solucionar los problemas a los que se enfrentan las bibliotecas al introducir las tecnologías de la información y al automatizar los procesos. Los puntos que vienen a continuación no tienen un orden de prioridad puesto que cada miembro del equipo tiene prioridades distintas. · una planificación del trabajo consensuada y realista basada en el acuerdo común y compartido por los expertos de la BER y de la UE de cubrir todas las etapas del desarrollo de un sistema de información mientras se intentaba conseguir un resultado práctico, es decir, la implementación del módulo OPAC como primer paso de un sistema de información integrado de bibliotecas. Así, lo factible se ha considerado un elemento clave en la implementación del proyecto, basado en un método constructivo y flexible para resolver los problemas mostrando que el "puede hacerse" era una importante fuerza motivadora. · Los principios de un equipo completamente integrado de especialistas rusos (expertos de la BER y expertos locales) y de la UE y el reconocimiento de dos métodos de conocimiento dio lugar a una constructiva experiencia de cooperación rusoextranjera que propocionó una valiosa experiencia de trabajo en un proyecto intercultural a todos los implicados. · El constante interés de los gestores de la BER por el progreso del proyecto piloto dio como resultado un método de coordinación coherente y estratégico de todos los proyectos de TI de la BER logrando así economías de escala e impacto sinergético entre las distintas iniciativas.
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. . . . . . . . adherencia a las directrices de Tacis garantizó que el proceso de los La estricta . concursos y la consecución de los equipos fueran abiertos y transparentes
estimulando la competitividad entre los proveedores rusos , fundamentalmente ventajosa para todas las bibliotecas rusas. · El planteamiento del equipo del proyecto de aprovechar a los expertos locales en tecnologías de la información para optimizar resultados ha extendido la experiencia del proyecto más allá de la BER y ha conducido a que otras 5 bibliotecas rusas hayan constituido un consorcio para llevar a cabo un nuevo proyecto de red de bibliotecas dentro del programa Tacis4 a) ¿Qué es Internet? Internet es una gran red internacional de ordenadores.(Es, mejor dicho, una red de redes, como veremos más adelante). Permite, como todas las redes, compartir recursos. Es decir: mediante el ordenador, establecer una comunicación inmediata con cualquier parte del mundo para obtener información sobre un tema que nos interesa, ver los fondos de la Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos, o conseguir un programa o un juego determinado para nuestro ordenador. En definitiva: establecer vínculos comunicativos con millones de personas de todo el mundo, bien sea para fines académicos o de investigación, o personales. b) Origen: ARPANET Una red informática puede ser establecida entre dos ordenadores. No es necesario, para ser considerada "red", mas que dos o más ordenadores comunicados, de modo que puedan compartir recursos. Es lo que se llama una LAN: Local Area Network, o Red de Área Local. Por ejemplo, todos los ordenadores de una empresa. El Ministerio de Defensa de Estados Unidos estableció una red interestatal en los años 60, de modo que toda la defensa del país dependiera de la misma red y compartiera los recursos de ésta. Así nació ARPANet (Advanced Projects Agency Net, llamada también DARPANet, por Defensa), con tres requisitos fundamentales: La red debía estar protegida en caso de que un desastre natural o una guerra, especialmente un ataque nuclear, afectase al país, de modo no debilitase a la totalidad de la red, aunque una parte estuviera dañada. La red, al igual que no debía ser afectada por la eliminación de una parte, debía permitir la incorporación de nuevos elementos con facilidad. Debía usar un lenguaje (códigos informáticos), un protocolo, que pudiera ser entendido por cualquier ordenador, independientemente del sistema empleado. ARPANet emplea ya el sistema de envío de Internet: por "paquetes", es decir: cada archivo es dividido en partes, y se le da a cada una el equivalente a una dirección y un sello. Cuando llegan a su destino (puede llegar por diferentes "medios de transporte") se unen y forman el archivo original. El protocolo que ya se usa (y que es el utilizado por Internet desde entonces) es el TCP/IP (Transmission Control Protocol / Internet Protocol). Es el protocolo necesario para que se dé la comunicación entre todos los ordenadores conectados a la red, sea cual sea su sistema operativo o sus características.
. . . . . . . . se le unen, todavía en Estados Unidos, otras instituciones, como A ARPANet . Universidades, centros gubernamentales, organizaciones privadas, etc. A principios de los 80 se unen otros países. En 1983 nace Internet, con un gran número de usuarios y un crecimiento vertiginoso. Al unirse otros países y otras organizaciones, el DNS (que luego veremos) debe modificarse. A los nombres anteriormente existentes, se le añaden los identificadores del país en cuestión. El crecimiento de Internet ronda el 20 % mensual. Hay diferencias entre la red original de ARPANet (que es ahora una de las "backbone", parte de la red con más velocidad de transmisión de datos) y el resto. En la red principal, la velocidad actual de transmisión de datos permite enviar la Enciclopedia Británica en unos segundos. c) Red de redes Internet no es una sola red. Como antes hemos dicho, se han unido diversas redes internacionales a un núcleo central, la original Arpanet. Internet es una red de redes. Cada universidad, empresa o particular se une a una red local. Como en una red de carreteras, hay autopistas y autovías ("backbone") en las que circulan muchos vehículos a gran velocidad, y carreteras comarcales, en las que circulan menos vehículos, y a menor velocidad. Las "superautopistas" de la comunicación (el equivalente a una autovía) unen grandes centros o puntos de enlace, y de ahí salen las redes mas lentas que unen el resto de las empresas (carreteras comarcales). d) Identificación de los usuarios DNS: Domain Name System. Sistema de Nombres por Dominios. Cada usuario tiene un nombre, una dirección única e irrepetible en la red. Al igual que cada teléfono tiene un número y no hay dos iguales, Internet asigna un nombre a cada ordenador. Este nombre no es aleatorio: corresponde a unas determinadas siglas mas o menos relacionadas con la institución o red a la que está conectado. Por ejemplo: matpec.com.ar Este DNS se corresponde con una dirección IP, es decir, una dirección según el Internet Protocol. Ésta dirección está compuesta por cuatro grupos de ocho bits que alcanzan valores entre 0 y 255, es decir, cuatro grupos de tres dígitos. Por ejemplo: 69.10.155.6 Los dominios al principio (en los orígenes de Arpanet) usaban 7 tipos de terminaciones, cada una de las cuales indica qué tipo de organismo es el conectado: arpa ....... Red de Arpanet. mil ........... Organizaciones militares. gov ......... Organizaciones gubernamentales. net .......... Empresas muy extendidas en la red (cadena de sucursales). edu ......... Instituciones educativas. com ........ Empresas u organizaciones comerciales. org ......... Cualquier tipo de organización no gubernamental o no incluida en las anteriores categorías. Al incorporarse nuevos países, cada uno de ellos tiene dos letras finales como identificativo: es es España, uk es el Reino Unido, fr es Francia, ar es Argentina, etc.
. . . . . . . . está, como hemos dicho, conectado a una red. Así, cada uno de los Cada usuario . usuarios tiene, además del nombre de la red a la que está conectado, un nombre propio que le distingue de los demás usuarios de la misma red. Este nombre de usuario se incluye antes del nombre de la red local, unido por el símbolo "@" (arroba), que indica que está unido directamente a esa red, a ese Nodo (Nodo: ordenador central directamente unido a Internet). Por ejemplo:
[email protected] Gestión de la red. No hay un único "ordenador central" ni ninguna organización central que gobierne Internet. Precisamente esto permite que no pueda haber un fallo total de la red. Cada país tiene un organismo que otorga los DNS, y que actúa como "punto de entrada". ) ¿Qué es un link? Cuando escuchamos decir que alguien hace un link de un lugar hacia otro, es tan simple como decir que esta haciendo una vinculación entre dos puntos. Otro ejemplo de un link puede ser el de ir de un sitio a otro sitio, por ejemplo si acerca la flecha del mouse aqui, se convertirá en una manito como ésta: Esta mano indica un 'link' o 'enlace' hacia otro destino dentro de la misma página, o fuera de ella. Con sólo hacer un click en él, irá a la pagina que dicho link enlaza. Por ejemplo, la página inicial de Matpec en el ejemplo precedente. Pero también puede acceder a esa página usando el navegador. b) ¿Qué es un buscador? Un buscador es una guía de sitios de Internet, donde podremos buscar de forma temática. La respuesta de una búsqueda son links con un pequeño detalle, el cual indica el contenido del sitio al que hace referencia. Ejemplos: * www.google.com * www.altavista.com * www.terra.com * www.ubbi.com e) ¿Qué es el chat? El chat es uno de los servicios más populares e interactivos de Internet. Usando un programa cliente de chat usted puede intercambiar con otra persona mensajes de texto, archivos, etc. El usuario se conecta con un programa de chat a un servidor IRC (Internet Relay Chat), en este servidor puede haber cientos de personas conectadas, de toda parte del mundo. No importa qué programa se utilice, todos se conectan al mismo canal de Chat. Tambien se puede "chatear" con amigos o familiares con programas de Intercambio de Mensaje Entre los más populares se encuentran el ICQ y el MSN Messenger, ambos gratuitos. Este últimoprograma lo puede descargar en nuestra sección Downloads. 5
. . . . . . . . . 3 http://www.bne.es/esp/servicios/recursosinternet.htm 4 Estrategia para el desarrollo de la Biblioteca Estatal Rusa. Moscú, BER, mayo 1996. Memoria de Rusia. http://www.rsl.ru/science/memory 5 internet y el commerce electronic Expanding the reach of electronic commerce: The Internet EDI alternative JA SENN Information systems management, 1998 cat.inist.fr Expanding the reach of electronic commerce: The Internet EDI alternative. JA SENN Information systems management 15:33, 715, Auerbach, 1998. ... DESCRIPCION ESTATUTOS El Tribunal Superior de Justicia del Distrito Federal es regido por La constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, El Estatuto de Gobierno del Distrito Federal y demás ordenamientos legales aplicables. Sus Estatutos emanan de la Ley Orgánica del Tribunal Superior de Justicia del Distrito Federal. DIAGRAMA ESTRUCTURAL
. . . . . . . . ORGANIGRAMA .
AREA
. . . . . . . . .
Archivo General del Tribunal Superior de Justicia del Distrito Federal DIAGNOSTICO DEL PROBLEMA Dentro del derecho Procesal se reconocen modalidades y características distintivas para cada proceso; una de las principales normas que rigen el derecho privado es el principio de autonomía de la voluntad o principio de la libertad de las estipulación, la cual permite a las partes disponer del proceso, impulsando el mismo e iniciándolo; siempre y cuando no contravenga normas de orden publico, esto rige en procesal civil y mercantil. Introduzcámonos a un proceso sencillo y practico El principio dispositivo en un proceso civil: · · · · · · · · ·
Comienza por iniciativa de parte (como anteriormente se señalo la razón del mismo) por supuesto la interesada. El impulso del proceso queda confiado a las partes Disposición del derecho material controvertido ( UNILATERAL O BILATERL) Las partes fijan el objeto del proceso La actividad probatoria se limita a los hechos discutidos Solo las partes pueden impugnar las resoluciones del juzgador. Por regla general la cosa juzgada solo surte efectos entre las partes Igualdad de las partes en el proceso Principio de contradicción; toda pretensión formulada por una parte , debe comunicarse a la otra para que esta pueda prestar su oposición
De acuerdo a lo anterior el proceso se divide en fases. Por fases del proceso, entendemos cada uno de los diferentes aspectos que presenta un fenómeno natural, una doctrina o un negocio, las distintas fases brevemente del proceso son: 1. Fase Expositiva o Polémica demanda (documentos, copias, traslado) contestación (excepciones y defensas). 2. Fase Demostrativa o Probatoria,; medios de prueba en general , reglas sobre el valor de las mismas. · Ofrecimiento · Admisión · Preparación · Desahogo · Valoración 3. Fase Conclusiva o de Alegatos; el expediente se pone a disposición de las partes para que formulen conclusiones. 4. Fase de Sentencia; en donde caben 3 posibilidades · Ejecución voluntaria por parte del demandado · Vía de Apremio o Ejecución Forzosa · Juicio ejecutivo Civil
. . . . . . . . Lo relevante de la explicación de estas fases del procedimiento, dentro de los sistemas . informativos es que dentro del mismo encontramos actos jurídicos (resolución del juez), actos materiales (como la colocación del expediente en el archivo del juzgado) y hechos jurídicos (extravió de un expediente), mismos que son materia del presente trabajo. Una vez que hemos recorrido brevemente uno de los muchos procesos legales que se llevan a cabo en los juzgados competentes para cada uno de los litigios en el Tribunal superior de Justicia del Distrito federa (TSJDF)l, expongamos los puntos relevantes de nuestro trabajo. El TSJDF cuenta con una estructura Jurisdiccional, Apoyo Judicial y una estructura Administrativa, dichas funciones y designaciones de quien lo conforma, son establecidas en la Ley Orgánica del Tribunal Superior de Justicia de Distrito Federal. Misma que nos señala la organización interna y división de los distintos y enumerados juzgados, que están designados para que la imparticion de justicia sea pronta, gratuita y expedita. Estos procedimientos, designaciones, facultades y mas, son regulados por leyes y reglamentos federales y locales en nuestro país; pero adentrémonos a un área muy demanda del TSJDF en donde se relacionan no solo los trabajadores del mismo y los abogados, si no también las personas que mantienen un interés jurídico en algún procedimiento interpuesto en cualquier juzgado que emane del TSJDF. El Archivo General del Tribunal, área en donde se encuentran millones de expedientes derivados de todos los juzgados (sean asuntos del orden civil, familiar, arrendamiento, de paz civil , etc.) que se encuentran en un periodo de desecho o de suspensión del procedimiento ,son enviados al archivo general dicho acto es originario de dos circunstancias principales; la falta de interés procesal por las partes o simplemente por sentencia definitiva sin interposición de algún recurso o instancia que pudiese agotarse en su momento procesal oportuno por las partes o su defensor l. Al ocurrir este suceso, el juzgado al que fue turnado el expediente en una primera etapa, lo envía al archivo general de TSJDF y ahí dentro archivan cada uno de estos expedientes por juzgado, en donde es incierto el tiempo que este remitido en el archivo, ya que en algunas ocasiones los interesados en el juicio, piden su devolución al juzgado que conocía del asunto y el expediente recobra vigencia; para nuestro trabajo es irrelevante el proceso de su devolución al juzgado: ·
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En primera instancia la demanda se presenta en el área de oficialia de partes, misma que es encargada de turnar el expediente a un juzgado, el cual le corresponderá por el asunto de que se trate y el que sea competente para la materia de la controversia señalada. Una vez que fue hecho este proceso, el interesado sabe con exactitud que numero de juzgado le fue asignado a su demanda, así como el numero de expediente de donde se llevara el procedimiento de su juicio. Una vez que dentro del procedimiento surjan cualquiera de los dos supuestos anteriormente establecidos, el juzgado ordena mandarlo al archivo. En el momento que se encuentre ahí , se almacena Cuando cualquiera de las partes quisiere darle de nuevo seguimiento a su juicio, tendrá que ver la actualidad del mismo, es decir, saber en que fecha fue promovido y en que fecha el juzgado envió el expediente al archivo Estos datos son muy importantes, además de los principales y básicos como el saber cual era el juzgado que conocía del proceso y el número de expediente asignado, así como las partes que intervienen el proceso. Cuando las persona o personas interesadas lleguen al área (archivo), y desconozcan los datos que deben incluirse para poder reordenar su salida, deberán consultar microfichas las cuales de saber la fecha de promoción exacta o
. . . . . . . . aproximada ahorraran tiempo, de no ser así tendrán que buscar de una por una en . el archivo, y según el año se buscara en las ya mencionadas o de ser actual ·
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refiriéndose aproximadamente del 2000 a la fecha, deberán ser buscadas en unas listas elaboradas por el personal del archivo. Cuando extraigan los datos necesarios será preciso elaborar un escrito con ciertos requisitos y los datos obtenidos; una vez elaborado de esta forma deberá presentarlo en el juzgado que llevaba anteriormente el proceso. Una vez que el juzgado al que le fue requerido la devolución del expediente, este deberá pedirlo al archivo para que le sea enviado con los datos mencionados e el escrito.
PROPUESTA DE SOLUCION El principal problema al que nos enfrentamos, es el manejo de grandes volúmenes de documentos importantes dentro de un organismo gubernamental y el manejo del tiempo para poder acceder a la información de los datos del mismo y específicamente del Tribunal Superior de Justicia del Distrito Federal en relación al Archivo General, la propuesta incluye una DIGITALIZACION DE DOCUMENTOS en donde se pueda capturar documentos en papel y almacenarlos en formatos electrónicos, y permita tener una reducción de costos en almacenamiento y utilizar los documentos acelerando el proceso de recuperación de la información . Es decir los documentos originales se digitalizan en colas ya sean documentos a color, blanco y negro, antes de realizar la digitalización, el usuario debe asignar un formato de digitalización a la cola, mismos que pueden ser configurados y contener información acerca del escáner, así como los diferentes parámetros para cada uno de los documentos lo que facilitaría y aceleraría el proceso de digitalización. Tener una aplicación que electrónicamente captura, almacena y administra literalmente todos los documentos generados o recibidos por los juzgados como son los expedientes. Una aplicación que soporte todo lo que necesita hacer con estos documentos como recuperarlos y revisarlos. Se encontró el software On base document imaging como propuesta mismo que brinda todas y cada una de las funciones para la digitalización de estos documentos ya que admite que la indexación de los documentos se pueda realizar de diferentes formas así podemos resolver nuestro objetivo que es en este punto, el ahorro al prescindir de papel y microfilm, así como el facilitar la información requerida de los expedientes para el usuario del mismo. CONCLUSIONES 1. El archivo general del TSJDF, mantiene un sistema de información tradicional, misma que debe cambiarse a necesidad de la evolución de la sociedad; así mismo dar una mayor rapidez en la atención a las solicitudes de los interesados para consulta de expediente. 2. Las nuevas tecnologías de acceso a la información, nos permiten beneficiar no solo a los corporativos o alas grandes empresas si no emplearlos para el beneficio de la sociedad. 3. la importancia de los sistemas de información modernos en el gobierno , permite minorizar grandes cantidades de almacenamiento así como prescindir de los microfilm evitando la perdida de expedientes o confusión de los mismos.
. . . . . . . . PROPUESTAS . 1. Solo deberá digitalizarse la documentación necesaria para poner en vigencia el expediente buscado ; ya que de lo contrario podría hacerse uso indebido del mismo 2. Al emplearse nuevas tecnologías dentro de un sistema tradicional, deberá actualizarse al personal del área para así poder tener un mayor rendimiento de las mismas. 3. Es oportuno que se tome en cuenta el avance tecnológico no solo en el Archivo General de TSJDF , si no en cada una de la oficinas gubernamentales para la mayor agilidad de los procedimientos legales de la sociedad en general. BIBLIOGRAFIA 1 Keywords: Acceso a la información; Organizaciones internacionales; Sistemas de información Pages: 941Volume: 27 Year: 2004 2Rosario OSUNAA LARCÓN Facultad de Traducción y Documentación Universidad de Salamanca 3 http://www.bne.es/esp/servicios/recursosinternet.htm 4 Estrategia para el desarrollo de la Biblioteca Estatal Rusa. Moscú, BER, mayo 1996. Memoria de Rusia. http://www.rsl.ru/science/memory 5 internet y el commerce electronic Expanding the reach of electronic commerce: The Internet EDI alternative JA SENN Information systems management, 1998 cat.inist.fr Expanding the reach of electronic commerce: The Internet EDI alternative. JA SENN Information systems management 15:33, 715, Auerbach, 1998. ... 6.Servicio de Digitalización de libros,periodicos,revistas y documentos antiguos, www.infoviews.com.mx
. . . . . . . . Propuesta de Sistema de Información para empresas de Clase Mundial para . Servicios Aduanales Victoria y Asociados S.C. Raul Ramirez Ramirez
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Resumen Con frecuencia, el uso de la tecnología de información para la globalización y la reingeniería de procesos empresariales da como resultado el desarrollo de sistemas de información que ayudan a una empresa a darle ventaja competitiva en el mercado, utilizándolos para desarrollar productos, servicios, procesos y capacidades que dan a una empresa una ventaja estratégica sobre las fuerzas competitivas que enfrenta una empresa. Estrategias de diferenciación, como desarrollar maneras de utilizar la tecnología de información para diferenciar productos o servicios de una empresa, de los de sus competidores, de manera que los clientes perciban los productos o servicios como poseedores de atributos o beneficios únicos. Por ejemplo, suministrar servicios rápidos y completos de soporte al cliente por medio de un sitio Web en Internet, o utilizar sistemas de marketing como objetivo para ofrecer a clientes individuales los productos y servicios que le atraen. Las compañías no tienen otra alternativa, han de cambiar para poder sobrevivir. Lamentablemente tenemos tendencia a resistirnos al cambio. Cambiar una organización no es tarea fácil y aun lo es menos cambiar a un individuo. Siendo así, la dirección esta obligada a aprender las sutilezas del cambio. Las organizaciones encuentran en su camino muchas fuerzas que las inducen al cambio. Estas fuerzas provienen de fuentes externas ajenas a la organización y de fuentes internas a la misma. Tras el advenimiento de una economía global, las compañías se ven obligadas a cambiar la manera de realizar negocios. Las empresas han de fraguar nuevas asociaciones con sus proveedores para poder entregar productos de mejor calidad a precios mas reducidos. Por otra parte las organizaciones y los sindicatos empiezan también a establecer relaciones de colaboración del tipo ganarganar en lugar de relaciones de oposición. El cambio adaptativo es el de menor complejidad, coste e incertidumbre. Implica una nueva ejecución de un cambio en una fecha posterior en la misma unidad organizativa o una imitación de un cambio similar por parte de otra unidad diferente. Los cambios innovadores se sitúan de camino en el continuo de complejidad, coste e incertidumbre, la poca familiaridad, de la que se deriva una mayor incertidumbre, hace del temor al cambio un problema si se trata de cambios innovadores. Los cambios radicalmente innovadores se encuentran en el último extremo del continuo de complejidad, costo e incertidumbre. Los cambios de este tipo son los mas difíciles de llevar a la practica y suelen ser los que mas amenazas implican para la confianza de los directivos y para la seguridad en el trabajo del personal. Se trata de cambios que pueden poner en peligro la cultura de una organización. La resistencia la cambio tiende a aumentar a medida que los cambios dejan de ser adaptativos para pasar a ser innovadores y de estos radicalmente innovadores.
Abstract Often, the use of the technology of information for the globalization and the reengineering of managerial processes gives like proved the system development of information that they help to a company him(her) give competitive advantage on the market, using to develop products, services, processes and capacities that give to a company a strategic advantage on the competitive forces that a company faces. Strategies of differentiation, since (as, like) of developing ways of using the technology of information to differentiate products or services of a company, of those of his (her, your) competitors, so that the clients perceive the products or services as holders of attributes or the only benefits. For example, rapid and complete services of support to give Web the client by means of a site(place) in Internet, or to use systems of marketing as aim(lens) to offer to individual clients the products and services that attract him. The companies do not have another alternative; have to change to be able to survive. Lamentably we have trend to resist to the change. To change an organization is an easy task and even it(he, she) it is less to change an individual. Being like that, the this direction obliged to learn the subtleties of the change The organizations find in his(her, your) way a lot of forces that induce them to the change. These forces come from external sources (fountains) foreign to the organization and from internal sources (fountains) to the same one. After the advent of a global economy, the companies meet obliged to change the way of realizing business. The companies have to plot new associations with his (her, your) suppliers to be able to deliver products of better quality to prices mass limited (small). On the other hand the organizations and the unions start establishing also relations of collaboration of the type winning to win instead of relations of opposition(examination). The change adaptativo is that of minor complexity, cost and uncertainty. It(he, she) involves a new execution of a change in a later(posterior) date in the same organizational unit or an imitation of a similar change on the part of another different unit. The innovative changes place of way in the continuous one of complexity, cost and uncertainty, small familiarity, from which a major uncertainty stems, does of the fear of the change a problem if it is a question of innovative changes The radically innovative changes are in the last end of the continuous one of complexity, cost and uncertainty. The changes of this type are the most difficult to lead to the practice and are in the habit of being those that most threats involve for the confidence of the executives and for the safety in the work of the personnel. It is a question of changes that they can put in danger the culture of an organization. I change the resistance it(he, she) tends to increase as the changes stop being adaptativos to happen(pass) to be innovators and of radically innovative these.
. . . . . . . . . Introducción Las empresas actualmente confían en la administración de la información en formas que nadie podía haber previsto antes. Hoy en día las empresas tratan a la tecnología digital como recurso organizacional básico para realizar negocios diariamente. En las empresas importantes, cada actividad, diseñar servicios, asegurar entregas de producto y flujo de efectivo, evaluar el personal; esta vinculada con los sistemas de información. La administración de sistemas es una actividad de negocios central que ya no puede ser delegada al personal técnico. La mayor parte de las empresas también consideran su información como un recurso privadoun bien planeado, desarrollado y protegido. No es de sorprender que tengan administradores de información, quienes operan sistemas para acopiar, organizar y distribuir información, así como tienen administradores de producción, marketing y finanzas. La administración de información es la operación interna que ordena los recursos de información para respaldar el desempeño y los resultados de la empresa. Para encontrar información, los administradores a menudo deben examinar a fondo montañas de informes, memorandums y mensajes telefónicos. Así la pregunta que enfrentan muchas empresas actualmente es: ¿Cómo canalizar la información útil a la gente correcta en el momento adecuado? La gente de negocios a menudo se queja de que recibe demasiada información, lo que generalmente quiere decir es que recibe demasiados datoshechos y cifras en su estado original. La información corresponde a datos interpretados en forma útil. El presente trabajo busca establecer procedimientos que eviten la duplicidad de eventos dentro de la logística de liberación de mercancías de comercio exterior, esta diseñado cumpliendo la metodología proporcionada por la Universidad y se presentan los planes, propuestas y anexos que fueron diseñados para cumplir con lo que aquí se indica. En la parte inicial se indica la necesidad de que una empresa utilice todos los recursos informativos, financieros, humanos y tecnológicos con los que cuenta para incrementar su posición en el mercado al que pertenece. La evaluación y descripción del problema nos da recursos para desarrollar planes de implementación y propuestas de solución acordes a la situación actual de la empresa y del negocio en el que se desempeña. Las conclusiones y recomendaciones están orientadas a quienes consulten este manual y así tengan guías preestablecidas y puedan interpretar fácilmente lo que aquí se busca exponer. Descripción de la empresa y diagnóstico situacional La amplia experiencia que a través del tiempo ha permitido que Servicios Aduanales Victoria y Asociados sea una empresa líder en la prestación de servicios de comercio exterior de alta calidad, la profesionalidad y calidad humana de cada uno de nuestros miembros, la infraestructura vanguardista en constante renovación, así como la protección internacional requerida por la comunidad mundial, avalan la preferencia y confianza de nuestro mayor orgullo: Nuestros Clientes Para Servicios Aduanales Victoria y Asociados S.C, nuestros clientes son nuestra primordial preocupación; por tal situación, hemos construido una empresa que reúna todos los elementos que ustedes requieran para realizar sus operaciones de comercio exterior de forma que se vean beneficiados tanto en el servicio, como en tiempos y en costos.
. . . . . . . . Servicios Aduanales Victoria y Asociados es el resultado de mas de 10 años de . experiencia en el comercio exterior mexicano y en especial en lo relativo al despacho aduanal de mercancías de importación y exportación, en la actualidad tenemos mas de 5 años dedicados principal y preferentemente a la industria química farmacéutica. Servicios Aduanales Victoria y Asociados S.C. es una de las empresas con mayor presencia en el sector de comercio exterior dentro de la industria química farmacéutica con una basta experiencia en el despacho de importación y exportación de materias primas, material de embalaje, graneles, material promocional, maquinaria, refacciones, estándares de referencia, productos terminados, semi terminados y terminados, psicotrópicos y estupefacientes, muestras de producto protocolos de investigación, vacunas y reactivos, asi como procedimientos certificados para el manejo de la cadena fría. Dentro de nuestra infraestructura contamos con las instalaciones y sistemas que garantizan el nivel de servicio comprometido con nuestros clientes; dentro de su personal destacan especialistas de reconocida capacidad en el medio Dentro de los cuales se encuentran abogados, contadores, químicos fármacobiólogos, ingenieros, licenciados en comercio exterior, gestores, tramitadores, ejecutivos de tráfico, consultores, chóferes, etc. Contamos con una amplia experiencia proporcionando los servicios aduanales de despacho de las mercancías, así como en el campo de la asesoria y gestoria. Su presidente y director general gozan de gran reconocimiento y respeto tanto en el gremio, como de las diversas autoridades y cámaras nacionales. Servicio de tecnología de información Prestamos los servicios de desarrollo de sistemas a través de nuestra empresa tecnología de información aplicada al comercio exterior. Gracias a nuestros experimentados ingenieros y a la infraestructura informática de punta, podemos desarrollar estructuras en sistemas y compartir nuestra información en conjunto con la plataforma que ustedes deseen. Dentro de los servicios que se ofrecen se encuentran: Desarrollo de sistemas de control. Reportes predefinidos de operaciones vigentes e históricas, ya que toda nuestra operación se encuentra integrada, podemos generar cualquier reporte tomando información de los sistemas de operación (scia), incluyendo todos los campos de: Pedimentos (toda la información del mismo) Cuentas de gastos Anticipos Cartera Permisos Circulares y noticias Consulta de ordenamientos legales como la ley aduanera, el código fiscal, la ley de comercio exterior, la ley del impuesto general de importación y exportación. Avisos de tráficos especiales. Facturación electrónica. Servicios como agencia aduanal Ofrecemos los servicios de despacho de mercancías a la importación y a la exportación cumpliendo con todos los requisitos legales y procedimentales: Despacho de mercancías de importación y exportación · Asesoria por embarque · Clasificación arancelaria · Reconocimiento previo especializado · Seguimiento en tiempo real · Pago electrónico
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. . . . . . . . Reportes personalizados . Control automatizado de permisos y autorizaciones.
SERVICIOS DE ASESORIA EN COMERCIO EXTERIOR En este campo estamos en la posibilidad de ofrecerles los servicios de asesoria en comercio exterior a través del especializado grupo de consultores internacionales, con el fin de satisfacer sus requerimientos de acuerdo a su actividad en el mercado nacional e internacional para lo que ponemos a su disposición los siguientes servicios: · Asesoria fiscal y de comercio exterior. · Control y administración de permisos o programas de fomento. · Dictámenes arancelarios con fundamento técnico legal. · Compensación y devoluciones. · Estudios y análisis para la aplicación de preferencias (TLCAN, TLCUE, ALADI) Posteriores al despacho. · Reglas de origen y marcado de origen. · Cuotas compensatorias. · Programas de excepción y de cobertura de productos, etc. · Circulares informativas y de actualización.
Servicios Legales · · · · · · ·
Elaboración de medios de defensa Auditorias de comercio exterior Consultas a las autoridades Regularizaciones Consultoria y asesoria Elaboración de contratos Proyectos específicos
Servicios de transporte Los servicios de transporte se hacen a través de la empresa del grupo llamada Transportes Especializados en Logística y Distribución. Contamos con unidades de transporte propias para la prestación de este servicio tanto para carga seca como refrigerada, debidamente equipadas con sistemas de rastreo vía satélite y radiocomunicación.
Manejo y control de programas de fomento La experiencia nos permite identificar las oportunidades que cada mecanismo ofrece para importar maquinaria, equipo e insumos directos e indirectos de producción sin el pago de impuestos de importación, o bien, para lograr su diferimiento o recuperación. Con el objetivo de obtener los mejores beneficios de los mecanismos actuales se manifiesta la experiencia en: · Programas de importación temporal para producir artículos de exportación · (PITEX) Régimen de la industria maquiladora. · Empresas de comercio exterior (ECEX). · Devolución de impuestos (Draw Back). · Proveedores Nacionales.
. . . . . . . . Servicio de gestoría . Prestamos los servicios de gestoría en asuntos relacionados con operaciones de comercio exterior tales como son: Secretaria de salud · Licencias sanitarias · Registros de medicamentos · Autorizaciones sanitarias · Avisos · Constancias · Permisos · Modificaciones y prorrogas · Cicoplafest · Psicotrópicos · Secretaria de Economía · Modificaciones y prorrogas · Certificados de origen · Programas PITEX, maquila, PROCECS · Cupos · NOM´S · Constancias Secretaria de Hacienda y Crédito Público · Altas, modificaciones y bajas del padrón de importadores · Padrones sectoriales · Liberación de mercancías en abandono · Autorizaciones previas · Certificación de documentos · Registro para la toma de muestras Marco teórico Los administradores del Sistema de Información deben determinar que información se requiere. Luego deben de acopiar los datos y aplicar la tecnología para convertirlos en información. También deben de controlar el flujo de la información para que llegue solo a la gente que la necesita. La relación entre los sistemas de información y la organización esta entre los aspectos del negocio de mas rápido cambio. Alguna vez, las aplicaciones del Sistema de información tuvieron un estrecho alcance y estaban orientadas técnicamente procesamiento de datos de nomina, simulación de diseños de ingeniería, compilación de gastos de publicidad Pero los administradores pronto comenzaron a utilizar los sistemas no solo para resolver problemas técnicos, sino también para analizar problemas administrativos, especialmente con propósitos de control aplicar estándares de calidad a la producción, comparar costos contra presupuestos y mantener registros sobre ausencias y rotación del personal. Actualmente los sistemas de información también resultan cruciales en la planificación. Los administradores utilizan rutinariamente los sistemas para tomar decisiones acerca de productos y mercados para los siguientes 5 0 10 años. Tipos de sistemas de información: Sistema de Información Estratégica: Usuario: Administradores de alto nivel
. . . . . . . . Administración del sistema de información . Usuario: Administradores de nivel medio Sistema de información del conocimiento Usuario: Trabajadores de Conocimiento Sistema de información operacional Usuario: administradores de primer nivel Elementos del sistema de información: Hardware, Software, Control, Base de datos, Personas, Telecomunicaciones. El rápido crecimiento de las tecnologías de información ha cambiado la propia estructura de las organizaciones de negocios, las redes de información llevan acompañías mas estrechas con menos empleados y estructuras mas simples. Dado que una empresa en red puede mantener vínculos de información entre empleados y clientes, se puede efectuar mas trabajo con menos personas. Es posible reducir los espacios de administración de nivel intermedio y eliminas capas de estructuras organizacional debido a que las redes de información proporcionan comunicaciones directas entre los administradores de primer nivel y los trabajadores de menor nivel. Los administradores operativos que algunas ves redirigían políticas, procedimientos o instrucciones a empleados de menor nivel están siendo reemplazados ahora por redes de información. Las redes electrónicas permiten a las empresas ofrecer a los clientes mayor variedad y ciclos de entrega mas rápidos. 84 En una sociedad cambiante, las organizaciones cambian con ella. Adecuación de las estructuras a la nueva situación competitiva en un entorno globalizado. Adaptación de las organizaciones para alcanzar mayor satisfacción del cliente. Respuesta a la creciente complejidad organizativa y del entorno. Desarrollo y estimulación del capital intelectual. La aparición de la economía de producción (agrícola y ganadera) constituye una de las grandes “revoluciones” de la historia humana, porque supone la introducción de una nueva concepción del mundo y de la relación entre el ser humano y el entorno. A través de ella, los humanos no dependemos exclusivamente del medio, sino que lo modificamos y lo transformamos en función de nuestras necesidades. Las personas han creado organizaciones como respuesta a sus necesidades básicas, y con el paso del tiempo, la complejidad de las mismas se ha visto incrementando por la constante evolución de las mismas. En efecto, y por muy evidente que ello pueda parecer, las necesidades básicas tales como comer, beber, crecer en número y defenderse dieron lugar a tribus y ciudades. Con el paso del tiempo aparecieron necesidades culturales, religiosas, de ocio y de valores de tercera generación. Las respuestas a tales necesidades del ser humano fueron los ateneos, casinos, comunidades religiosas, ONG, etc. La satisfacción de estas necesidades materiales se realizó tras la aparición de gremios y organizaciones empresariales. 85 El Sistema de Información (SI), se empareja con las tecnologías de la información (TI) por ser un sistema dinámico. Las TI nos sirven para construir los SI y son la herramienta básica para diseñar los SI. El SI es un proceso de planificación diseño y análisis y control 84
PÁG. 456460 TITULO: NEGOCIOS AUTOR: RICKY W. GRIFFIN, RONALD J. EBERT IMPRESIÓN 2005 EDITORIAL PEARSON EDUCACIÓN IMPRESO EN MÉXICO
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TEORÍA DE LA ORGANIZACIÓN. PRENTICE HALL IBERIA, S.R.L. MADRID, 1998 LUCAS TOMÁS, J.L. / VALERO Y VICENTE, A.
. . . . . . . . de los datos, que afecta a todo el núcleo de la actividad empresarial y es el encargado de . coordinar los flujos y registros de la información tanto internas, como la proveniente del entorno, que son necesarias para realizar las operaciones básicas y toma de decisiones para conseguir los objetivos de la empresa. Este proceso se realiza de forma conjunta con el proceso de actividades propias de la empresa y sirve de apoyo a las decisiones de planificación, diseño, ejecución, y control que realiza. Otra definición posible de SI sería: "Sistema de Información (SI) es el conjunto formal de procesos de análisis, que operando
sobre una colección de datos estructurados de acuerdo a las necesidades de la empresa, recopila elabora y distribuye, la información necesaria para realizar las operaciones básicas y la toma de decisión en la empresa, que nos sirva para desempeñar las funciones de negocio de la empresa de acuerdo con sus estrategias. " Automatización de las oficinas Los programas automatizados para equipos de cómputo personales instalados en las oficinas se han convertido en una parte indispensable de la administración gerencial en muchos países. Los programas de procesamiento de textos han reemplazado las máquinas de escribir; los programas de bases de datos han reemplazado a los listados basadas en papel, los inventarios y las listas de personal y los programas de organización personal han reemplazado a las agendas de papel. Empezando por programas de procesamiento de palabra básicos en la década de 1970, para la de 1990 los programas automatizados para oficina se han vuelto muy sofisticados. Estos programas han servido para darles a oficiales ordinarios la capacidad de completar internamente tareas que alguna vez tuvieron que ser enviadas fuera de las oficinas para ser completadas por especialistas. Por ejemplo, los programas para edición en computadores personales permiten que personas relativamente novatas realicen publicaciones con calidad profesional cuando antes incluso las tareas más simples de esta naturaleza tenían que ser enviadas a imprentas profesionales. Los programas de base de datos y de hojas de cálculo que pueden operarse en computadoras personales de gran potencia permiten que usuarios ordinarios introduzcan, almacenen y utilicen información de formas que alguna vez solo hubieran sido posibles en grandes equipos de cómputo y por programadores especializados. Tipos de programas para la automatización de las oficinas Un catálogo típico de programas para la automatización de las oficinas puede incluir algunos de los siguientes productos: Procesador de palabras, Hoja de cálculo, Base de datos, Programa editorial, Administrador de proyectos, Presentaciones, Administrador de archivos de cómputo, Correo electrónico, Explorador de internet, Editor de internet, Organizador personal, Sistema de administración financiero, Sistema de administración personal Muchos libros, revistas y sitios en la red contienen información que pueden ayudar a elegir los programas más apropiados para determinados propósitos. En muchos casos, los programas para la automatización de una oficina vienen incluidos en el equipo, como parte del contrato de compra o de una norma gubernamental.
. . . . . . . . Uso de los programas de automatización . Es deseable que todos los usuarios de los programas automatizados sean capacitados para su uso. En muchos países se puede recurrir a capacitadores externos. En algunos casos pueden ser capaces de proveer capacitación interna utilizando a su propio personal. La mayoría de los paquetes de programas vienen acompañados con manuales para el usuario (en papel o en pantalla). Los programas más modernos son muy poderosos. Un usuario hábil puede desarrollar productos muy sofisticados. Un administrador de sistemas puede, por ejemplo, utilizar los programas automatizados para: Producir todas o la mayoría de sus publicaciones de manera interna, incluyendo libros, folletos, formatos y cartas informativas. Componer, editar e imprimir toda su correspondencia en un estilo corporativo estandarizado, incluyendo la impresión automatizada de sus logotipos. Desarrollar presentaciones para su proyección en pantallas grandes en seminarios o para efectos de capacitación. Automatizar diversos componentes de los diversos procesos. Almacenar y manipular registros sobre los empleados. Conservación de inventarios. Operar un sitio en internet y una red interna. Planear y monitorear todos los aspectos de un proyecto relevante. Organizar un sistema de administración financiera. Enviar correos electrónicos individuales o grupales al personal y clientes / usuarios. Aplicación de normas a los nombres y estructuras de archivos A medida que se expande el uso de programas automatizados para uso en las oficinas, la necesidad de aplicar normas generales se vuelve cada vez más importante. Cuando muchos usuarios comparten sistemas y archivos, es conveniente asegurarse que los archivos se almacenen en sitios lógicos utilizando un conjunto de normas comunes para su denominación. Los archivos de cómputo generalmente se almacenan en carpetas. Dentro de una carpeta se pueden crear directorios y subdirectorios, dentro de los cuales se puede almacenar información específica sobre un tema común. Por ejemplo, una carpeta denominada "finanzas" puede incluir directorios sobre el año precedente, el actual y el próximo. Cada uno de estos directorios pueden ser segmentado en subdirectorios denominados "costos de administración", "costos de personal", etc. Las carpetas deben ser dispuestas de una manera lógica y familiar para todos los usuarios. A fin de lograrlo, puede ser deseable limitar la capacidad de crear carpetas a los administradores del sistema. La secuencia lógica también se debe de utilizar en los nombres individuales de los archivos. Hasta finales de la década de 1990, la mayoría de los sistemas de cómputo limitaban los nombres de los archivos a un nombre de ocho dígitos con un sufijo de tres dígitos separado por un punto (el sufijo le indica al sistema de cómputo el tipo de archivo), sin permitir espacios o letras mayúsculas en los nombres. Por ejemplo: "repan99.doc". Para finales de la década, se hizo posible utilizar nombres de archivos más largos agregando espacios y letras mayúsculas, facilitando así el uso de nombres de archivos más explícitos, por ejemplo "Reporte Anual 1999.doc". A fin de ayudar a los usuarios a denominar a los archivos de manera consistente para encontrarlos con facilidad en otra oportunidad, es útil determinar ciertos convencionalismos. También puede ser útil crear índices de archivos que puedan ser usados para ofrecer más detalles que faciliten su ubicación. Algunos sistemas de programas permiten la creación
. . . . . . . . de índices cruzados entre los archivos que ayudan a regular y reforzar las normas para su . denominación. Ampliación o actualización de los programas Los programas que normalmente se utilizan para automatizar los equipos de oficina se amplían o actualizan constantemente. Las ampliaciones o actualizaciones se efectúan cada dos o tres años para los productos más populares. Generalmente proveen versiones más potentes de los productos existentes, incluyen nuevas características y restauran los problemas identificados en las versiones previas de los programas (evidentemente, las versiones actualizadas usualmente generan sus propios nuevos problemas, que son restaurados en la siguiente versión). Los programas actualizados pueden ser costosos y las autoridades necesitan evaluar si es necesario y cuando debe actualizar sus programas. Una forma de evitar este dilema es la de rentar programas en lugar de comprarlos e incluir las actualizaciones automáticas como parte del acuerdo de renta. También pueden existir políticas gubernamentales para determinar si es posible y cuando debe llevarse a cabo la actualización de los programas. Si un juego de programas está operando de manera aceptable, puede no ser necesario actualizarlo en cuanto aparezca una nueva versión en el mercado. Una razón puede ser la de esperar que otros usuarios identifiquen problemas con los nuevos programas que pueden ser restaurados por los diseñadores utilizando "parches o remiendos". Si bien, los programas actualizados son generalmente compatibles con los precedentes, lo que significa que la nueva versión puede leer archivos creados por el programa anterior, los programas viejos normalmente no pueden leer aquellos archivos creados por los nuevos programas. Cuando esto se convierte en un problema serio, es tiempo de actualizar o ampliar los programas. Si bien en algunos casos puede ser deseable demorar la actualización, en otros la incorporación de nuevas características puede compensar el costo de hacerlo. 86 Propuesta de Sistema de Información para empresas de clase mundial Dentro del procedimiento para revisión, clasificación y liberación de las mercancías, existen subprocedimientos en los que intervienen muchas personas que a su vez debe de desarrollar actividades que les implican un 100% de atención, ya que cualquier error puede causar la detención de un envió en la Aduana (Embargo Precautorio) Los problemas se encuentran mas específicamente en las áreas de PREVIOS TRAFICO COTIZACION FACTURACION
86
CALLE, CARMEN DE LA: “LA GESTIÓN HORIZONTAL DESBANCA A LA JERARQUIZACIÓN DENTRO DE LAS COMPAÑÍAS” EL
GLOBAL, 24 A 30 ENERO DE 2000
. . . . . . . . Propuesta de Solución . • Elaboración de un nuevo organigrama • • • •
Documentación de procesos de operación aduanera Proceso establecido de selección de personal Capacitación continua del personal Promoción de trabajadores
Plan de Implementación • Con la elaboración del nuevo organigrama todas las actividades tendrán un responsable bien definido, las áreas estarán definidas de acuerdo a los procedimientos que lleva a cabo y no habrá duplicidad de eventos. Nuevo Organigrama de la Empresa
Agente Aduanal Consultores y Gestión
DeptoTrafico de Exportaciones
Depto Trafico d e Im po rt ac iones
Tram itadores
•
•
•
Director de Operaciones
Dep to d e Rev isió n d e Ped i men to s
Ch óferes
Depto de Facturación
Depto de Credito y Cobranza
Mensajeros
La documentación de los procesos se obtendrá de la lista de actividades que cada empleado realiza y la manera en como lo hace, una vez obtenida esta información se elaboraran todos los procesos por área y serán claros y entendibles según el área para la cual estén destinados. Desarrollo de los test de conocimientos adecuados y diseñados para todas y cada una de las áreas para la cual se esta entrevistando al prospecto, dejar a un lado la contratación por simple conocimiento y/o recomendación y establecer un periodo de prueba en el que se exijan resultados y cumplimiento de metas y objetivos del prospecto. Apoyándose en los cursos impartidos por las Asociaciones de Agentes Aduanales de las Aduanas en las que se tienen oficinas se pueden establecer programas de capacitación continua, ya que estos cursos son cada mes y hay una gran diversidad que van desde manejo básico de programas de computadora, hasta la clasificación arancelaria de Químicos, textiles y calzado que son las áreas de mayor complejidad para despacho.
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. . . . . . . . Como resultado de la capacitación continua y estableciendo la filosofía de carrera . dentro de la misma Agencia se puede alcanzar el desarrollo de mejores empleados y en su caso profesionistas que compartan el objetivo y misión de la empresa.
Conclusiones El establecimiento de los procedimientos y la buena aplicación nos arrojaran resultados que nos permitirán tener una mejor logística de despachos aduanales y en específico obtener ventajas competitivas que obviamente nuestros clientes no tendrán. El tener un control mas estricto en la selección de nuestro personal, nos traerá como beneficio el que no seamos afectados en imagen con nuestros clientes y en la misma aduana y nos ayudara a evitar que afecten la conducta de nuestro personal; por esa razón es indispensable que se recabe la mayor información y referencias de cada uno de los prospectos y evualar hasta el ultimo detalle, para evitar futuras complicaciones. Con el establecimiento de un programa de capacitación continua para nuestros empleados, tendremos un crecimiento mutuo que nos evitara muchos problemas en los despachos que antes se presentaban por descocimiento de técnicas y actualizaciones que se dan a diario en el ámbito y a nosotros nos hará ver como una empresa socialmente responsable y los empleados tendrán la percepción de que forman parte de un extraordinario grupo de trabajo y su calidad como profesionistas ira en crecimiento constante. Recomendaciones Se recomienda revisar cada uno de los pasos del procedimiento de despacho para evitar la duplicidad de eventos y no generar tiempos muertos. Se recomienda que los test sean evaluados y revisados por el director de operación aduanera quien es la persona mas experimentada que la Agencia tiene. Se recomienda insistir a los empleados que completen todos y cada uno de los cursos en los que se les inscriba, de lo contrario tendrán que cubrir ellos el costo del curso. Bibliografía 1 Pág. 456460 titulo: negocios autor: Ricky W. Griffin, Ronald J. Ebert Impresión 2005 editorial Pearson Educación Impreso en México 2
Teoría de la Organización. Prentice Hall Iberia, S.R.L. Madrid, 1998 Lucas Tomás, J.L. / Valero y Vicente, A. 3
Calle, Carmen de la: “La Gestión Horizontal desbanca a la Jerarquización dentro de las compañías” El Global, 24 a 30 enero de 2000
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Ciudad de La Habana, Mayo 8 del 2007 “Año 49 de la Revolución”
ALUMNO. ALFREDO MEDINA RAMÍREZ Universidad del Valle DF. México
Estimado Alfredo:
El Comité Técnico del 11no. Taller Internacional de Gestión Tecnológica e Innovación y su Aplicación en las Organizaciones, GESTEC 2007, ha recibido y evaluado su trabajo titulado “ PROYECTO DE PROPUESTA DE IMPLEMENTACION DE SISTEMA DE INFORMACION PARA GRUPO ESE S.A.” y le comunica que el mismo fue APROBADO para ser expuesto en las sesiones de trabajo del evento, ¡FELICIDADES! Su participación como expositor en nuestro evento significara de mucho para que entre los profesionales, directivos y técnicos participantes en GESTEC 2007, podamos intercambiar opiniones y criterios que contribuyan al buen desarrollo de la gestión en nuestras organizaciones.
Les reiteramos nuestras felicitaciones y esperamos su activa participación en GESTEC 2007.
Éxitos
MSc. Leonardo Pino Villegas J’ Comité Técnico GESTEC 2007 Vicepresidente GESTEC
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Ciudad de La Habana, Mayo 8 del 2007 “Año 49 de la Revolución”
ALUMNA. ARACELI PÉREZ SOLÓRZANO Universidad del Valle DF. México
Estimada: Araceli:
El Comité Técnico del 11no. Taller Internacional de Gestión Tecnológica e Innovación y su Aplicación en las Organizaciones, GESTEC 2007, ha recibido y evaluado su trabajo titulado “ ANÁLISIS DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA EMPRESAS DE CLASE MUNDIAL” y le comunica que el mismo fue APROBADO para ser expuesto en las sesiones de trabajo del evento, ¡FELICIDADES! Su participación como expositor en nuestro evento significara de mucho para que entre los profesionales, directivos y técnicos participantes en GESTEC 2007, podamos intercambiar opiniones y criterios que contribuyan al buen desarrollo de la gestión en nuestras organizaciones.
Les reiteramos nuestras felicitaciones y esperamos su activa participación en GESTEC 2007.
Éxitos
MSc. Leonardo Pino Villegas J’ Comité Técnico GESTEC 2007 Vicepresidente GESTEC
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Ciudad de La Habana, Mayo 8 del 2007 “Año 49 de la Revolución”
ALUMNO. ANUAR ED GIBRAN SAID NAVARRETE Universidad del Valle DF. México
Estimado Anuar Ed:
El Comité Técnico del 11no. Taller Internacional de Gestión Tecnológica e Innovación y su Aplicación en las Organizaciones, GESTEC 2007, ha recibido y evaluado su trabajo titulado “ PROPUESTA DE SISTEMAS DE INFORMACION I MOBIL, S.A. DE C.V.” y le comunica que el mismo fue APROBADO para ser expuesto en las sesiones de trabajo del evento, ¡FELICIDADES! Su participación como expositor en nuestro evento significara de mucho para que entre los profesionales, directivos y técnicos participantes en GESTEC 2007, podamos intercambiar opiniones y criterios que contribuyan al buen desarrollo de la gestión en nuestras organizaciones.
Les reiteramos nuestras felicitaciones y esperamos su activa participación en GESTEC 2007.
Éxitos
MSc. Leonardo Pino Villegas J’ Comité Técnico GESTEC 2007 Vicepresidente GESTEC
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Ciudad de La Habana, Mayo 8 del 2007 “Año 49 de la Revolución”
ALUMNA. BLANCA PATRICIA PUENTE VAQUERO
Universidad del Valle DF. México
Estimada Blanca Patricia:
El Comité Técnico del 11no. Taller Internacional de Gestión Tecnológica e Innovación y su Aplicación en las Organizaciones, GESTEC 2007, ha recibido y evaluado su trabajo titulado “ PROPUESTA PARA IMPLEMENTAR ALGUNA HERRAMIENTA O SOLUCIÓN DE INTELIGENCIA DE NEGOCIOS” y le comunica que el mismo fue APROBADO para ser expuesto en las sesiones de trabajo del evento, ¡FELICIDADES!
Su participación como expositora en nuestro evento significara de mucho para que entre los profesionales, directivos y técnicos participantes en GESTEC 2007, podamos intercambiar opiniones y criterios que contribuyan al buen desarrollo de la gestión en nuestras organizaciones.
Les reiteramos nuestras felicitaciones y esperamos su activa participación en GESTEC 2007.
Éxitos MSc. Leonardo Pino Villegas J’ Comité Técnico GESTEC 2007 Vicepresidente GESTEC
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Ciudad de La Habana, Mayo 8 del 2007 “Año 49 de la Revolución”
Lic. José Armando Ortega Núñez Universidad del Valle DF. México
Estimado: Lic. Ortega:
El Comité Técnico del 11no. Taller Internacional de Gestión Tecnológica e Innovación y su Aplicación en las Organizaciones, GESTEC 2007, ha recibido y evaluado su trabajo titulado “ SISTEMA DE INFAMACIÓN DE MACYS S.A. DE C.V” y le comunica que el mismo fue APROBADO para ser expuesto en las sesiones de trabajo del evento, ¡FELICIDADES! Su participación como expositor en nuestro evento significara de mucho para que entre los profesionales, directivos y técnicos participantes en GESTEC 2007, podamos intercambiar opiniones y criterios que contribuyan al buen desarrollo de la gestión en nuestras organizaciones.
Les reiteramos nuestras felicitaciones y esperamos su activa participación en GESTEC 2007.
Éxitos
MSc. Leonardo Pino Villegas J’ Comité Técnico GESTEC 2007 Vicepresidente GESTEC
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Ciudad de La Habana, Mayo 8 del 2007 “Año 49 de la Revolución”
ALUMNA. Erika Marisol Hinojosa Reyes Universidad del Valle DF. México
Estimada Erika Marisol:
El Comité Técnico del 11no. Taller Internacional de Gestión Tecnológica e Innovación y su Aplicación en las Organizaciones, GESTEC 2007, ha recibido y evaluado su trabajo titulado “ Creación de un área especializada de comercio exterior dentro de la empresa denominada GRUPO JAGER” y le comunica que el mismo fue APROBADO para ser expuesto en las sesiones de trabajo del evento, ¡FELICIDADES! Su participación como expositora en nuestro evento significara de mucho para que entre los profesionales, directivos y técnicos participantes en GESTEC 2007, podamos intercambiar opiniones y criterios que contribuyan al buen desarrollo de la gestión en nuestras organizaciones.
Les reiteramos nuestras felicitaciones y esperamos su activa participación en GESTEC 2007.
Éxitos MSc. Leonardo Pino Villegas J’ Comité Técnico GESTEC 2007 Vicepresidente GESTEC
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Ciudad de La Habana, Mayo 8 del 2007 “Año 49 de la Revolución”
ALUMNO. Erisch Ernesto Aguilera Luna Universidad del Valle DF. México
Estimado Erisch Ernesto:
El Comité Técnico del 11no. Taller Internacional de Gestión Tecnológica e Innovación y su Aplicación en las Organizaciones, GESTEC 2007, ha recibido y evaluado su trabajo titulado “ FLUJO DE INFORMACIÓN EN EL SISTEMA ADUANERO MEXICANO” y le comunica que el mismo fue APROBADO para ser expuesto en las sesiones de trabajo del evento, ¡FELICIDADES! Su participación como expositora en nuestro evento significara de mucho para que entre los profesionales, directivos y técnicos participantes en GESTEC 2007, podamos intercambiar opiniones y criterios que contribuyan al buen desarrollo de la gestión en nuestras organizaciones.
Les reiteramos nuestras felicitaciones y esperamos su activa participación en GESTEC 2007.
Éxitos
MSc. Leonardo Pino Villegas J’ Comité Técnico GESTEC 2007 Vicepresidente GESTEC
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Ciudad de La Habana, Mayo 8 del 2007 “Año 49 de la Revolución”
ALUMNA. ISABEL CAROLINA GALICIA DURÁN Universidad del Valle DF. México
Estimada Isabel Carolina:
El Comité Técnico del 11no. Taller Internacional de Gestión Tecnológica e Innovación y su Aplicación en las Organizaciones, GESTEC 2007, ha recibido y evaluado su trabajo titulado ““ SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA EMPRESAS DE CLASE MUNDIAL” y le comunica que el mismo fue APROBADO para ser expuesto en las sesiones de trabajo del evento, ¡FELICIDADES! Su participación como expositora en nuestro evento significara de mucho para que entre los profesionales, directivos y técnicos participantes en GESTEC 2007, podamos intercambiar opiniones y criterios que contribuyan al buen desarrollo de la gestión en nuestras organizaciones.
Les reiteramos nuestras felicitaciones y esperamos su activa participación en GESTEC 2007.
Éxitos MSc. Leonardo Pino Villegas J’ Comité Técnico GESTEC 2007 Vicepresidente GESTEC
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Ciudad de La Habana, Mayo 8 del 2007 “Año 49 de la Revolución”
ALUMNA. Luz Evelia González Calvo Universidad del Valle DF. México
Estimada Luz Evelia:
El Comité Técnico del 11no. Taller Internacional de Gestión Tecnológica e Innovación y su Aplicación en las Organizaciones, GESTEC 2007, ha recibido y evaluado su trabajo titulado ““ Sistemas de Información para Empresas de Clase Mundial” y le comunica que el mismo fue APROBADO para ser expuesto en las sesiones de trabajo del evento, ¡FELICIDADES! Su participación como expositora en nuestro evento significara de mucho para que entre los profesionales, directivos y técnicos participantes en GESTEC 2007, podamos intercambiar opiniones y criterios que contribuyan al buen desarrollo de la gestión en nuestras organizaciones.
Les reiteramos nuestras felicitaciones y esperamos su activa participación en GESTEC 2007.
Éxitos
MSc. Leonardo Pino Villegas J’ Comité Técnico GESTEC 2007 Vicepresidente GESTEC
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Ciudad de La Habana, Mayo 8 del 2007 “Año 49 de la Revolución”
ALUMNA. Liliana Martín Escalante Universidad del Valle DF. México
Estimada Liliana Martín:
El Comité Técnico del 11no. Taller Internacional de Gestión Tecnológica e Innovación y su Aplicación en las Organizaciones, GESTEC 2007, ha recibido y evaluado su trabajo titulado “ TABLERO DE CONTROL DE EMPRESA MEXICANA DE TELECOMUNICACIONES AXTEL” y le comunica que el mismo fue APROBADO para ser expuesto en las sesiones de trabajo del evento, ¡FELICIDADES! Su participación como expositora en nuestro evento significara de mucho para que entre los profesionales, directivos y técnicos participantes en GESTEC 2007, podamos intercambiar opiniones y criterios que contribuyan al buen desarrollo de la gestión en nuestras organizaciones.
Les reiteramos nuestras felicitaciones y esperamos su activa participación en GESTEC 2007.
Éxitos
MSc. Leonardo Pino Villegas J’ Comité Técnico GESTEC 2007 Vicepresidente GESTEC
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Ciudad de La Habana, Mayo 8 del 2007 “Año 49 de la Revolución”
ALUMNA. LISSETTE VIZUETH ACOSTA Universidad del Valle DF. México
Estimada Lissette Vizueth:
El Comité Técnico del 11no. Taller Internacional de Gestión Tecnológica e Innovación y su Aplicación en las Organizaciones, GESTEC 2007, ha recibido y evaluado su trabajo titulado “ SISTEMA DE INFORMACIÓN BASADO EN COMPUTADORAS PARA EL CONTROL DE CITAS DEL HGZ MF” y le comunica que el mismo fue APROBADO para ser expuesto en las sesiones de trabajo del evento, ¡FELICIDADES! Su participación como expositora en nuestro evento significara de mucho para que entre los profesionales, directivos y técnicos participantes en GESTEC 2007, podamos intercambiar opiniones y criterios que contribuyan al buen desarrollo de la gestión en nuestras organizaciones.
Les reiteramos nuestras felicitaciones y esperamos su activa participación en GESTEC 2007.
Éxitos
MSc. Leonardo Pino Villegas J’ Comité Técnico GESTEC 2007 Vicepresidente GESTEC
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Ciudad de La Habana, Mayo 8 del 2007 “Año 49 de la Revolución”
ALUMNA. Nadia Gibini Santos Bernal Universidad del Valle DF. México
Estimada Nadia Gibini:
El Comité Técnico del 11no. Taller Internacional de Gestión Tecnológica e Innovación y su Aplicación en las Organizaciones, GESTEC 2007, ha recibido y evaluado su trabajo titulado “ SISTEMAS DE INFORMACIÓN EN LOS NEGOCIOS INTERNACIONALES” y le comunica que el mismo fue APROBADO para ser expuesto en las sesiones de trabajo del evento, ¡FELICIDADES! Su participación como expositora en nuestro evento significara de mucho para que entre los profesionales, directivos y técnicos participantes en GESTEC 2007, podamos intercambiar opiniones y criterios que contribuyan al buen desarrollo de la gestión en nuestras organizaciones.
Les reiteramos nuestras felicitaciones y esperamos su activa participación en GESTEC 2007.
Éxitos
MSc. Leonardo Pino Villegas J’ Comité Técnico GESTEC 2007 Vicepresidente GESTEC
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Ciudad de La Habana, Mayo 8 del 2007 “Año 49 de la Revolución”
ALUMNA. MARLENE GONZALEZ DUARTE Universidad del Valle DF. México
Estimada MARLENE:
El Comité Técnico del 11no. Taller Internacional de Gestión Tecnológica e Innovación y su Aplicación en las Organizaciones, GESTEC 2007, ha recibido y evaluado su trabajo titulado “ SISTEMA DE INFORMACION DEL ARCHIVO GENERAL DEL TRIBUNAL SUPERIOR DE JUSTICIA DEL DISTRITO FEDERAL” y le comunica que el mismo fue APROBADO para ser expuesto en las sesiones de trabajo del evento, ¡FELICIDADES! Su participación como expositora en nuestro evento significara de mucho para que entre los profesionales, directivos y técnicos participantes en GESTEC 2007, podamos intercambiar opiniones y criterios que contribuyan al buen desarrollo de la gestión en nuestras organizaciones.
Les reiteramos nuestras felicitaciones y esperamos su activa participación en GESTEC 2007. Éxitos
MSc. Leonardo Pino Villegas J’ Comité Técnico GESTEC 2007 Vicepresidente GESTEC
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Ciudad de La Habana, Mayo 8 del 2007 “Año 49 de la Revolución”
Alumno: Raul Ramirez Ramirez UNIVERSIDAD DEL VALLE DE MEXICO DF. México
Estimado Ramírez:
El Comité Técnico del 11no. Taller Internacional de Gestión Tecnológica e Innovación y su Aplicación en las Organizaciones, GESTEC 2007, ha recibido y evaluado su trabajo titulado “ Propuesta de Sistema de Información para empresas de Clase Mundial para Servicios Aduanales Victoria y Asociados S.C” y le comunica que el mismo fue APROBADO para ser expuesto en las sesiones de trabajo del evento, ¡FELICIDADES!
Su participación como expositora en nuestro evento significara de mucho para que entre los profesionales, directivos y técnicos participantes en GESTEC 2007, podamos intercambiar opiniones y criterios que contribuyan al buen desarrollo de la gestión en nuestras organizaciones.
Les reiteramos nuestras felicitaciones y esperamos su activa participación en GESTEC 2007.
Éxitos MSc. Leonardo Pino Villegas J’ Comité Técnico GESTEC 2007 Vicepresidente GESTEC
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