INDICE TRABAJO DE DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA I. INTRODUCCIÓN……………………………………………………………… 1.1 ANTECEDENTES…………………………………………………………… 1.2 JUSTIFICACIÓN…………………………………………………………….. 1.3 OBJETIVO……………………………………………………………………. 1.4 LIMITACIONES DE ESTUDIO……………………………………………... II. DIAGNÓSTICO E INTERPRETACIÓN DE RESULTADOS……..………. III. PROPUESTA……………….…………………………………………………. IV. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES…………..…………………. REFERENCIA BIBLIOGRÁFICA…………….………….……………………… ANEXOS……………………………..……………………………………………. APÉNDICES……………………………………………………………………….
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CAPITULO I INTRODUCCIÓN El presente trabajo está elaborado en base a la materia de Dirección Administrativa durante el semestre Agosto-Diciembre, 2007 a cargo de la maestra Luz María Espinoza Castelo, durante la cuál se llevó a cabo un Diagnóstico Organizacional de la empresa “BusinessOne Consultores” con la finalidad de detectar las necesidades o problemas de la organización y en base a esto proponer estrategias de mejora, las cuáles contribuirán a la mejora de las necesidades que presenta la empresa.
Cabe destacar que para la elaboración de éste diagnóstico fue necesario utilizar
diversos
instrumentos
que
proporcionaron
datos
informativos
específicos acerca de la situación de la empresa, como fueron éstos, cuestionarios y entrevistas aplicados al personal que labora en la institución, así como al Director de Análisis y Desarrollo Web de la misma.
Asimismo los instrumentos arrojaron información relevante y significativa que permitieron analizar, tanto las causas como los factores que intervienen en la formación de
las necesidades detectadas dentro de la empresa, para
posteriormente formular de manera adecuada, un plan de acción que permita trabajar con éstas áreas de oportunidad de la empresa, con el fin de corregirlas y así se lleve a cabo un buen desarrollo laboral dentro de la misma.
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1.1 ANTECEDENTES La empresa “BusinessOne Consultores”, es una empresa joven con apenas dos años dentro del mercado, nació de la inquietud por ofrecer servicios de alta calidad en consultoría, soporte técnico y distribución de sistemas administrativos que son líderes en el mercado nacional con el fin de mejorar habilidades del personal, facilitar y automatizar los procesos de las empresas.
Es una entidad jurídica independiente por lo que puede comprar, vender, pedir créditos, producir bienes y servicios y firmar contratos. Disfruta además, de responsabilidad limitada, lo que quiere decir que la inversión y la exposición financiera de cada propietario en ella se limita estrictamente a una cantidad específica. El origen del capital de las empresas privadas proviene de inversionistas particulares y no interviene ninguna partida del presupuesto destinado hacia las empresas del estado, por lo que el origen de su capital es privado.
Por su tamaño se clasifica como una microempresa, ya que el número de empleados está entre 9 y 15 empleados, dónde están en función diversos puestos, tales como: director general, director de análsis y desarrollo web, gerente comercial, soporte técnico, ventas, consultores y programación.
Su giro la clasifica como una empresa de servicio, ya que ofrecen productos y/o servicios intangibles, pero cuya finalidad es lucrativa. Dentro de los servicios que se ofrecen están los siguientes:
Consultoría, dónde se proporciona
asesoría profesional por expertos en dar soluciones a los sistemas SuperNÓMINA y SuperCONTABILIDAD; Cursos de capacitación, para el manejo de los sistemas SuperNÓMINA y SuperCONTABILIDAD; Diseño web, dónde ponen a la disposición del cliente, el servicio de Diseño y Desarrollo de Páginas Web. Dentro de los productos que la empresa ofrece están SuperNÓMINA 2007, SuperCONTABILIDAD 2007 y SuperASISTENCIA 2007.
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Por otra parte, siendo la misión la razón de ser de la empresa considerando sobre todo la atractividad del negocio, BusinessOne Consultores, tiene como misión “Brindar a sus clientes soluciones en sistemas administrativos con productos, servicios y habilidades de excelente calidad para incrementar su potencial”, por lo que es un importante elemento de la planificación estratégica, porque es a partir de ella que se formulan objetivos detallados que son los que guián a la empresa u organización.
La visión fue diseñada para ayudar a los miembros de la organización a ver hacia el futuro, lo cuál ayuda a la empresa a tener una aspiración o meta a un plazo largo. Por lo tanto, la visión de BusinessOne Consultores” es “Alcanzar el liderazgo nacional en el mercado en que participan”.
1.2 JUSTIFICACIÓN Las organizaciones existentes siempre requieren de una mejora continua en distintos ámbitos como lo son en áreas administrativa, producción o en los mismos procedimientos que utiliza, ya sea en la forma de tratarse los unos a los otros o en la elaboración del producto que ofrece ésta. De tal manera que este proyecto se realiza con la finalidad de aplicar de manera objetiva y práctica los temas sobre la Dirección Administrativa, mismos que son útiles para localizar algún problema en el funcionamiento o dirección de la empresa, lograr atenderlo a tiempo y evitar que siga avanzando. Esta práctica es de gran importancia para la organización, ya que da la posibilidad de detectar cualquier problema y darle una solución por parte de los que estén involucrados en éste, así mismo, modificándolos ayudará a mejorar el desempeño laboral y/o el ambiente de trabajo dentro de las organizaciones. Cebe destacar que si este análisis no se llevara a cabo, la empresa y los investigadores, no se darían una idea de las posibles problemáticas que se presentan dentro de la organización, en la cual hay que poner vital importancia para el logro de un éxito prometedor como organización. 4
1.3 OBJETIVO Para llevar a cabo éste trabajo primero fue necesario conocer los procesos y la información de los puntos y temas requeridos para llevar a cabo el diagnóstico de dirección administrativa, y es de ahí donde se empieza a preparar el instrumento para su aplicación, del cual se formaliza el objetivo, el cuál es:
“Realizar un diagnóstico de dirección administrativa, en una empresa de la localidad y por medio de éste, obtener resultados sobre los factores que afectan en un área determinada, con el fin de proponer estrategias de mejora, de acuerdo a las áreas de oportunidad detectadas”.
1.4 LIMITACIONES DEL ESTUDIO Para llevar a cabo este trabajo, no solamente es planear las actividades y fijarse objetivos, sino que para poder realizar estos, hay que tomar en cuenta factores que de alguna manera han afectado su realización, a continuación se muestran las principales limitaciones que se han presentado para poder realizar el diagnóstico de dirección administrativa. Selección de la empresa a realizar trabajo. Ya que las empresas a las cuales
se visitó, no presentaron interés alguno por participar y
apoyar a este trabajo, es decir obtuvimos rechazos por algunas organizaciones. Tiempo. El horario de los colaboradores para la realización de este trabajo no concuerdan, pasa lo mismo con el horario de la empresa.
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Medios de transporte. No existe la facilidad para transportarse de un lugar a otro es por ello que todos estos factores están enlazados por que este ultimo afectaría también al tiempo.
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CAPITULO II DIAGNÓSTICO E INTERPRETACIÓN DE RESULTADOS Para realizar un diagnóstico en la empresa se elaboraron y aplicaron distintos instrumentos al Director de Análisis y Desarrollos Web, como a los empleados de la misma empresa, para recolectar información dónde se tomaron en cuenta distitnos
temas
como:
Gestión
administrativa,
motivación,
liderazgo,
comunicación, mando, subordinación, dirección de grupos, conflicto y frustación en las organizaciones así como también el comportamiento organizacional.
Despúes de analizar cada uno de los instrumentos para detectar necesidades con el fin de evaluar la situación de la empresa, tanto en sus problemas y potencialidades, así como vías eventuales de desarrollo y posteriormente emitir un diagnostico de resultados relativos a éstos factores; se puede mencionar que las actividades de planeación , ejecución, dirección y control, que conforman el proceso administrativo, son desarrolladas eficiente y eficazmente por parte del Director de Desarrollo de la empresa BusinessOne Consultores, utilizando desde los recursos humanos, hasta materiales técnicos y financieros con el fin de alcanzar los objetivos que persigue la empresa.
La toma de desiciones en la empresa se da una forma grupal por lo que continuamente se realizan reuniones de trabajo, dónde se toman en cuenta las opiniones de los empleados; por lo tanto también se puede decir que existe una buena comunicación en la empresa entre las diferentes áreas y entre jefes – empleados por lo que contribuye a mantener la armonía y coherencia del grupo organizacional y por ende su eficiencia, mostrando con ello que posee la capacidad necesaria para juzgar y controlar las situaciones resultantes.
Dentro de los resultados sobresale el respeto y admiración que los empleados tienen hacia su jefe por su capacidad de mando, conocimientos, capacidad para hacer su trabajo entre otros aspectos, lo cuál
les da ánimos a los
empleados para seguir en la empresa realizando bien su trabajo por lo que
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existe un liderazgo por parte del jefe hacia los empleados con lo que el jefe toma de apoyo para motivar a sus empleados a realizar su trabajo.
El trabajo que realizan los empleados no es fácil y se combinan con posibles problemas familiares o personales, en ocasiones los empleados tienden a presentar síntomas de agotamiento y mal humor, por lo que se fomentan las reuniones con la familia en la empresa y se incentivan con descansos adicionale con la finalidad de combatir la tensión y el estrés de los empleados.
El ambiente de trabajo en la empresa es excelente, existen problemas como en cualquier organización, pero todos se pueden resolver con una buena comunicación. Se puede notar y percibir la ética organizacional, la cuál, la conforman tanto el jefe, como los empleados; dónde quedan a relucir los valores que se practican dentro de la misma, en donde se regula
el
comportamiento, refiriéndonos a la conducta, tanto del jefe como del empleado; en ésta se establecen distintas reglas o normas las cuáles contienen castigos que se implementan en tiempos pertinentes.
En base a los resultados del diagnóstico se puede decir que la empresa se encuentra en óptimas condiciones para que dentro de ella se lleve un correcto proceso
administrativo,
pero
es
importante
que
constantemente
se
implementen procesos de mejora continua para prevenir posibles riegos laborales en los centros de trabajo. La mejora continua permite, entre otras ventajas
reducir
costos,
reducir
desperdicios,
reducir
el
índice
de
contaminación al medio ambiente, reducir tiempos de espera, aumentar los índices de satisfacción de los clientes y empleados, aprovechar al máximo la capacidad intelectual de todos los empleados, manteniéndolos al mismo tiempo motivados y comprometidos con la organización, etc.
En el siguiente capítulo, se desarrolla la forma en que se puede implementar un programa de mejora continua dentro de la empresa a partir de los resultados que se derivaron del diagnóstico dónde se tendrá como resultado el crecimiento constante de los empleados y de la empresa en caso de decidir implementar la propuesta. 8
3.1 RESULTADOS OBTENIDOS GRÁFICAS Y ANÁLISIS
VALORES DE LA EMPRESA Respons. Respeto Confianza Amistad Cooperacion Tolerancia Honestidad Libertad Otros
En esta grafica se pueden ver los valores que se reflejan dentro de la organización, dentro de los cuales destacan con mayor puntuación el valor de la responsabilidad, respeto confianza, amistad, cooperación, tolerancia y en los bajos podría decirse que sobresalió el de la honestidad y la libertad, ‘pero los bombero coincidieron en la mayoría de los valores que se manejan dentro del departamento.
Medios utiliz ados para el fomento de los valores
Electronicos Reuniones Piblicaciones Publicados Otros
Entre los medios para fomentar lo valores de la empresa de mayor puntuación esta los medios electrónicos y escritos, así como las reuniones de trabajo, cabe destacar que los demás medios no son utilizados de ninguna manera.
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LIDERAZGO SOBRE SUS SUBORDINADOS
Cualidades Recompensas Jerarquizacion Comunicación Otros
En cuanto a la presente gráfica que hace referencia al tipo de liderazgo que se ejerce dentro de la organización para con sus subordinados se pudo obtener que el área más trabajada en la empresa sea la que se debe a la fluidez en la comunicación y a la jerarquía que se maneja dentro de esta.
la comunicacionde la empresa
ascedente descendente horizontal vertical todas ninguna
La comunicación dentro de la empresa se da de forma ascendente ya que ellos comunican a sus altos mandos toda la información que ellos reciben, pero también, es que sean tomados encuesta para la toma de decisiones, y que se les impulse para lograr las metas personales.
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CAPÍTULO III PROPUESTA (PLAN DE IMPLEMENTACIÓN DE LA PROPUESTA)
En base a los resultados obtenidos se ha elaborado un plan de implementación, que consiste en diversas actividades como: talleres, capacitaciones y convivencias, de los cuáles algunos van dirigidos hacia el directivo o a los empleados y otros hacia ambos, esto con el fin de lograr una mejora continua en las diferentes áreas establecidas en la empresa. A partir de las diferentes temáticas a abordar dentro del plan de acción, se pretende conseguir beneficios óptimos para que se logre implementar la mejora continua dentro de la organización.
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PROPUESTA MEJORA CONTINUA BusinessOne Consultores
Áreas de mejora continúa
¿A quien va dirigido? Directivo y Empleados
Temas • • •
comunicación
• Directivo
• • •
Motivación
Que es la comunicación. Importancia de la comunicación. Elementos de la comunicación. Barreras de la comunicación. Que es la motivación. Tipos de motivación. Importancia de la motivación.
Actividades Se realizará un curso sabatino, en donde no solo se muestre conocimientos, si no también casos prácticos para que de esta forma se lleve una aplicación real en la empresa. Se realizara un curso de capacitación en donde se muestre información relevante sobre la importancia que tiene la motivación en cualquier empresa o institución, así como todos los cambios
Costos
Tiempo
Curso sabatino al mes $ 800
Por un mes.
Curso de capacitación $ 400
Una sesión de 2 horas.
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Directivo y empleados
• •
Ambiente de trabajo • • •
Que es un ambiente de trabajo. Que hacer para que el ambiente de trabajo sea el adecuado. La importancia del trabajo en equipo. Confianza para proponer. Cooperación.
que ocurren cuando se lleva a cabo la motivación en una empresa. Se realizara un curso el ultimo viernes de cada mes, en donde se realizara un taller para que los empleados y directivo den un recuento de los logros y áreas de oportunidad encontrados durante el mes, llegando con esto a conclusiones precisas para seguir trabajando. Al finalizar el taller se hará una convivencia en donde se buscara principalmente fortalecer el ambiente de confianza en el trabajo con los jefes y subordinados.
• Taller al año $800*12mes=$9600
Ultimo viernes de cada mes.
Convivencia al mes $ 1000
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CAPÍTULO IV CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Conseguir el apoyo y estar en posibilidad de orientar los esfuerzos hacia el logro de los objetivos básicos de la empresa, al punto de desarrollar una actitud positiva y dinámica, requiere como condición indispensable, un amplio y constante ejercicio de comunicación que transmita a la totalidad del personal aquello que se pretende e importancia de realizarlo. Esta es principalmente la necesidad detectada en la empresa a la que se le realizó el diagnóstico de Dirección Administrativa. Es por ello que es importante destacar que la comunicación debe ser la esencia del ejercicio de mando a cualquier nivel. Limitar la información al simple envío
de ordenes, significa reducir al subordinado a su mínima
expresión y convertirlo en una máquina, a la que hablamos en lugar de apretarle un botón. Se trata de comunicar para convencer y no sólo ganar el apoyo del subordinado, sino también aprovechar al máximo su condición de ser humano, su talento y voluntad, procurando que acreciente su sentido de realización y pertenencia a la organización, al percibir que es tomado en cuenta. Para
obtener
los
beneficios
esperados,
se
debe
tener
en
cuenta
principalmente, que es necesario contar con la participación voluntaria y emotiva del personal a abordar, además que la temática a desarrollar sea pertinente con los objetivos a alcanzar, así como también, que las instalaciones dónde se llevarán a cabo dichas actividades, sean adecuadas para la ejecución del plan. Todos estos aspectos colaborarán de manera conjunta para el éxito o logros de los objetivos.
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4.1 RECOMENDACIONES Las recomendaciones que se proponen son para el logro de una mejora continua, ya que durante la investigación se muestra claramente que la empresa “BusinessOne Consultores”, se encuentra en condiciones adecuadas, en cuanto a la gestión administrativa, desarrollo de gerentes, mando, subordinados y dirección de los grupos, esto con el fin de que se siga logrando el desenvolvimiento y desarrollo de la empresa en el mercado. Cabe destacar que existen áreas de mejoras en las cuales se recomienda que la empresa ponga vital importancia, logrando desarrollar actividades como: programas de relajación, programas de organización para su área de trabajo, cursos de liderazgo para cada trabajador encargado del área, así como la asesoría directiva, todo esto enfocados siempre al logro de los objetivos, con la herramienta mas importante como lo es la comunicación. Con el plan a implementar sobre el personal de la empresa, tanto subordinados como jefes administrativo, se recomienda que sigan tomando en cuenta las opiniones y criticas de los empleados, ya que esto asegurará que la empresa siga logrando obtener una mejora significativa dentro del desarrollo laboral que se lleva a cabo.
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REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
Rodríguez M. Darío, (1999). Diagnostico organizacional. México: Alfaomega. Graig S. Rice. Planeación Estratégica para la Pequeña y Mediana Empresa. México: Promexa. Acle Tomasini, Alfredo. Planeación Estratégica y Control total de calidad. México: Grijalbo.
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INSTITUTO TECNOLÓGICO DE SONORA
ANEXOS
CIEN F1
DIVISIÓN DE CIENCIAS SOCIALES Y ADMINISTRATIVAS FECHA: 24 de Septiembre, 2007
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INSTITUTO TECNOLÓGICO DE SONORA
SOLICITUD DE PROYECTO INSTITUCIÓN , ORGANISMO O EMPRESA Nombre Completo de la Organización: Business One, S.A. de C.V. Sector al que pertenece (Industrial, comercial, educativo, servicios): Servicio Número de empleados: 6 Clave ante SEP en caso de ser institución educativa: Domicilio: Calle Chihuahua Número110-2 Norte Colonia Centro Ciudad Obregón Municipio Cajeme Teléfono (s) incluyendo lada: 644 415 50 00 Extensión: Correo Electrónico:
[email protected] REPRESENTANTE DE LA INSTITUCIÓN , ORGANISMO O EMPRESA Apellido paterno: Corona Apellido materno: Muñoz Nombre (s): José Roberto Puesto: Director de Análisis y Desarrollos Web PROYECTO Actividades a realizar Objetivo: Realizar un diagnóstico de Dirección Administrativa en una empresa de la localidad con el fin de proponer estrategias de mejora, de acuerdo a las áreas de oportunidad detectadas. Población a la que va dirigido: Empresarial, Tecnologías de información. Duración: Semestre Agosto-Diciembre 2007 Fecha tentativa de implementación: Un mes (Septiembre 20 – Octubre 20) Otros servicios que requieran:
EQUIPO DE TRABAJO RESPONSABLE DEL PROYECTO CENTRO DE INVESTIGACIONES ECONÓMICAS Y DE NEGOCIOS Dirección: 5 DE FEBRERO 818 SUR, EDIFICIO 300, PLANTA BAJA Teléfono: 4-10-09-00 Extensión: 2260 Y 2261 ASESOR Asesor Responsable: Apellido paterno:Espinoza Apellido materno: Castelo Nombre (s): Luz Marìa Teléfono (s): 417 32 85 Curso:
Correo electrónico:
[email protected]
Dirección Administrativa
Departamento:
Interina
Especificar si es de Maestro de Tiempo completo, interino o auxiliar: Interina ALUMNOS Ma. Cristina Rojas Zamorano
68109
412 34 42
[email protected]
Laura Leticia Palacios Gastèlum
68068
415 72 17
[email protected]
Bianca Cecilia Beltrán Molina
68556
6441 41 47 30
[email protected]
Mónica Alejandra Lòpez Vega
65745
412 25 45
Mò
[email protected]
Oscar Espinoza Rocha
70288
6441 38 99 23
[email protected]
José DIVISIÓN Roberto Corona DE Muñoz CIENCIAS Director de Análisis y Desarrollos Web Representante de la empresa
CID V2
Carlos Armando Jacobo Hernández SOCIALES Y ADMINISTRATIVAS No Responsable del CIEN
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CONSTANCIA DE TERMINACIÓN Por medio de la presente hago constar que concluye exitosamente el servicio prestado en tiempo, forma y calidad; así mismo que cumplieron con las cláusulas estipuladas en el Acuerdo de colaboración, a lo cual reconozco la asistencia, elaboración y entrega del Informe de resultados: Representante del Organismo, Corona Muñóz José Roberto empresa o Institución Puesto Director de Análisis y Desarrollos Web Nombre completo del Organismo BusinessOne Consultores S.A de C.V Dirección (calle, número, colonia, Chihuahua 110-2 Norte, Colonia Centro, Ciudad Obregón Sonora, México. Cd.) Teléfono (644) 415 50 00 Proyecto realizado: Descripción (resumen breve) Objetivo
-Aplicación de instrumentos y plan de propuesta Se realizó un diagnóstico de Dirección Administrativa en la empresa y se propusieron estrategias de mejora, de acuerdo a las áreas de oportunidad detectadas. Población atendida o beneficiada Empresarial, Tecnologías de información. (en número) Duración (número de horas) 20 horas Periodo (fecha) Agosto – Diciembre de 2007 CID responsable del Proyecto CID al que se asignó el proyecto: Dirección del CID Teléfono y extensión Página WEB
CIDEN 5 DE FEBRERO 818 SUR EDIFICIO 300 PLANTA BAJA 4-10-09-00 EXT 2260 Y 2261
Proyecto asesorado y supervisado por: Nombre completo del docente Luz María Espinoza Castelo Departamento Ciencias Administrativas Teléfono y correo electrónico 4 10 09 00
[email protected] Profesor de Tiempo completo o Profesor interino de tiempo completo. auxiliar Integrantes del equipo de apoyo que participó en el proyecto : Nombre completo del alumno (s) Matrícula Ma. Cristina Rojas Zamorano 68109 Laura Leticia Palacios Gastèlum 68068 Bianca Cecilia Beltrán Molina 68556 Mónica Alejandra Lòpez Vega 65745 Oscar Espinoza Rocha 70288 Se extiende la presente para los fines que al interesado (a) convengan.
Atte. José Roberto Corona Muñoz Director de Análisis y Desarrollos Web Representante de la empresa
______________________________ Carlos Armando Jacobo Hernández Responsable del CIEN Original para DES-CID CC para docente asesor Anexar copia del Informe de resultados firmado de recibido por Representante de Institución, Organismo o Empresa. Informe para DES CC Jefe Dpto Dpto. de Vinculación e Incubación y para Coordinación de Servicios Estudiantiles (en caso de tratarse de Práctica profesional)
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APÉNDICES
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