Desarrollo e Implementación de un Sistema de Gestión Documental para la Empresa Digital Image SAC

Instituto SISE

Sistemas e Informática Desarrollo e Implementación de un Sistema de Gestión Documental para la Empresa Digital Image SAC Julio Mesajil / Julissa Camus

Sistema de Gestión Documental

PRESENTACION

Esta tesina titulada, “Sistema de Gestión Documental” para la empresa Digital Image S.A.C, abarca los procesos de búsqueda, digitalización y reportes de los documentos del área de ventas. Podremos ver en esta tesina el desarrollo para la automatización de dichos procesos los cuales presentan para la empresa “Digital Image S.A.C” un salto a la tecnología, por consiguiente, todos los beneficios que este proyecto conlleva. El proyecto Gestión Documental, agilizará en el proceso de búsqueda, ya que éste se tornaba demasiado lento por ser manual. En este aspecto, el “Sistema de Gestión Documental” gestiona de una manera más ordenada, fácil, rápida y eficiente.

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Sistema de Gestión Documental

DEDICATORIA

Este trabajo va dedicado a mis padres por mantener su confianza en mí. Pero especialmente a Dios por permitirme estar aquí y por haberme dado los padres más maravillosos.

Camus Rueda, Julissa Carolina

Quiero dedicar este trabajo a mi padre y a mi madre porque siempre depositaron su confianza en mí todo este tiempo y por último a todas las personas que me brindaron su apoyo desinteresado

Mezajil Tume, Julio Roberto

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AGRADECIMIENTOS

Brindo mis más profundos y sinceros agradecimientos a mi familia por el apoyo incondicional que me brindaron en el transcurso de mi carrera, en todos esos caminos largos y cortos por los cuales batallé durante éste tiempo. A mi madre mil gracias por todo el amor, el apoyo que me brindó durante mi proceso de formación profesional. A mi padre por ofrecerme su apoyo, comprensión y sabiduría durante este largo proceso que se llama “vida”. Gracias a ambos porque son las personas por las cuales todo esfuerzo vale la pena; gracias por estar conmigo y gracias porque seguirán estando siempre conmigo. A todos ellos mil gracias, aunque el agradecimiento más grande se lo debo a Dios por ofrecerme el acompañamiento y las bendiciones especiales para poder llegar a la meta. Gracias Señor Jesús.

Camus Rueda, Julissa Carolina

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AGRADECIMIENTOS

En este momento, en el que presento mi tesina, quiero aprovechar para agradecer a todas aquellas personas que han estado a mi lado a lo largo de la carrera, por el apoyo y la amistad que me han proporcionado. A mi padre, mi madre y mi hermano por su apoyo incondicional y por haber sido siempre un refugio donde encontrar respuestas y ayuda cuando lo he necesitado. A mis abuelos y tíos que siempre se han preocupado de preguntarme por la evolución de mis estudios. A mis amigos con los que he compartido muchas horas de estudio, y todavía más momentos de diversión que jamás podré olvidar. Porqué sin ellos no habría sido lo mismo, y porque todos juntos hemos conseguido hacer frente a la carrera, el proyecto y la tesina. A mis compañeros y amigos de trabajo, quienes han aportado su granito de arena para que pudiese acabar este trabajo a tiempo.

Mezajil Tume, Julio Roberto

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Sistema de Gestión Documental

INTRODUCCION

La Gestión Documental son un conjunto de normas técnicas y prácticas, usadas para administrar el flujo de todo tipo de documentos en una organización, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos. Esta actividad nació debido a la necesidad de "documentar" o fijar actos administrativos y transacciones legales y comerciales por escrito para dar fe de los hechos. Estos tipos de documentos se plasmaron sucesivamente en tablillas de arcilla, hojas de papiro, pergaminos y papel, cuya gestión se fue haciendo cada vez más compleja a medida que crecía el tamaño de los fondos documentales. Actualmente las empresas manejan mucha documentación que necesitan mantener controlada y supervisada constantemente, por lo que siempre se tienen muchos problemas cuando se desea recuperar algún documento de sus archivos, teniendo como principal enemigo el “tiempo”. En base a lo antes expuesto se plantea la creación de un Sistema de Gestión Documental para cubrir la necesidad que tiene la empresa de buscar documentos, reducir costos de archivado y así, brindar información ordenada y organizada de los procesos de la empresa Digital Image S.A.C Una vez que el Sistema entre en producción se logrará, garantizar la confiabilidad de los datos y el acceso a la información contenida en el sistema. Con esto se pretende ofrecer información de acuerdo a la necesidad de cada usuario que ingrese al sistema, así como también establecer controles de seguridad.

INDICE 6

Sistema de Gestión Documental

PRESENTACION ..................................................................................................... 2 DEDICATORIA ....................................................................................................... 3 AGRADECIMIENTOS ............................................................................................. 4 AGRADECIMIENTOS ............................................................................................. 5 INTRODUCCION .................................................................................................... 6 LISTADO DE PANTALLAS ................................................................................... 10 LISTADO DE TABLAS .......................................................................................... 12 1.

2.

GENERALIDADES DEL PROYECTO ............................................................ 13 1.1

Situación Problemática .............................................................................. 13

1.2

Antecedentes ............................................................................................ 13

1.3

Problema ................................................................................................. 14

1.4

Hipótesis ................................................................................................. 14

1.5

Objetivos ................................................................................................. 14

1.5.1

General .................................................................................................... 14

1.5.2

Específicos............................................................................................... 14

1.6

Justificación e Importancia del Proyecto ...................................................... 15

DESCRIPCION DE LA INSTITUCION ........................................................... 16 Marco Referencial .................................................................................... 16

2.1

3.

FUNDAMENTOS TEORICOS ......................................................................... 21 Gestión Documental .................................................................................. 21

3.1

I. II. III. IV. V. VI. VII. VIII. IX.

Conceptos Básicos .................................................................................... 23

3.2

Descripción de la Metodología Empleada .................................................... 24

3.3

a) b) c) 1. 2. 3. 4. 5. 6. d) 3.4

Recepción ....................................................................................... 22 Verificación .................................................................................... 22 Preparación ..................................................................................... 22 Indexación ...................................................................................... 22 Captura ........................................................................................... 22 Reproceso ....................................................................................... 22 Compaginación ............................................................................ 22 Devolución .................................................................................. 22 Almacenamiento en el Servidor ......................................................... 22

Que es Iteración ............................................................................... 24 Fases .............................................................................................. 24 Flujos de Trabajo (Disciplinas) .......................................................... 26 Modelamiento de Negocio ................................................................ 26 Requerimientos................................................................................ 26 Análisis y Diseño ............................................................................. 26 Implementación ............................................................................... 26 Prueba ............................................................................................ 27 Despliegue ...................................................................................... 27 Elementos del RUP .......................................................................... 28 Lenguaje de Modelado Unificado (UML) .................................................... 28

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Sistema de Gestión Documental

Diagrama de Casos de Uso ........................................................................ 28 Diagrama de Comportamiento ................................................................... 29 Diagrama de Interacción ........................................................................... 30 Diagrama de Implementación .................................................................... 30

4.

5.

3.5

Herramienta para el Análisis y Diseño ........................................................ 31

3.6

Herramienta para Almacenar Datos ............................................................. 31

3.7

Herramienta Rápida de Desarrollo .............................................................. 32

3.8

Herramienta para Desarrollo de Páginas Web .............................................. 32

3.9

Servidor Web ........................................................................................... 34

3.10

Sistema Operativo ..................................................................................... 34

3.11

Técnicas de Respaldo y Seguridad .............................................................. 35

METODOLOGIA ............................................................................................. 36 4.1.

Metodología del Proyecto .......................................................................... 36

4.2.

Criterios de la Selección de la Metodología .................................................. 36

4.3.

Productos Resultantes de cada Disciplina ..................................................... 36

4.3.1.

Flujo de Trabajo: Modelo del Negocio ........................................................ 38

4.3.2.

Flujo de Trabajo: Requerimientos ............................................................... 38

4.3.3.

Flujo de Trabajo: Análisis y Diseño ............................................................ 39

4.3.4.

Flujo de Trabajo: Implementación............................................................... 39

4.3.5.

Flujo de Trabajo: Prueba ............................................................................ 40

4.3.6.

Flujo de Trabajo: Distribución .................................................................... 40

DESARROLLO DE LA APLICACIÓN ............................................................ 41 5.1.

Especificaciones de Casos de Uso ............................................................... 41

5.1.1.

Resultado de la Disciplina de Modelo de Negocio ........................................ 41

a) b)

Actor y su Rol ................................................................................ 41 Casos de Uso de Negocio ................................................................. 42

5.1.2.

Resultado de la Disciplina de Requerimientos ............................................. 42

a) b) c)

Actores y sus Roles ......................................................................... 42 Casos de Uso ................................................................................... 43 Especificaciones de Casos de Uso ...................................................... 49

5.1.3.

Resultado de la Disciplina de Análisis y Diseño ........................................... 58

a) b) c)

Análisis .......................................................................................... 58 Diseño ............................................................................................ 67 Diseño de la Base de Datos .............................................................. 75

5.1.4.

Resultado de la Disciplina de la Implementación ......................................... 77

5.1.4.1.

a) b) c) d) e)

Diseño de Formularios a Nivel de Usuario .............................................. 77

Formulario Web de Ingreso al Sistema ............................................... 77 Formulario Web de Registro de Documentos ...................................... 77 Formulario Web de Digitalización ..................................................... 78 Formularios Web de Entorno de Trabajo ........................................... 78 Formulario Web de Búsqueda ........................................................... 79 8

Sistema de Gestión Documental 5.1.4.2.

Diseño de Formularios a Nivel de Administrador..................................... 79

a) a) b) c) d) e)

Formulario Web de Ingreso al Sistema ............................................... 79 Administración de Usuarios .............................................................. 80 Administración de Perfiles/Privilegios ............................................... 80 Administración de Documentos ......................................................... 80 Administración de Flujos .................................................................. 81 Reporte de Sistemas ......................................................................... 81

5.1.5.

Resultado de la Disciplina de Pruebas......................................................... 82

6.

EVALUACION DE LA APLICACIÓN ............................................................. 83

7.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES .................................................. 88 CONCLUSIONES ................................................................................................. 88 RECOMENDACIONES ......................................................................................... 89

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS ..................................................................... 90 ANEXOS ................................................................................................................ 91 DICCIONARIO DE DATOS ................................................................................... 91 DIAGRAMA DE GANTT .................................................................................... 100 MANUAL DE USUARIO..................................................................................... 101

OBJETIVO ........................................................................................................... 101 FUNCIONALIDADES COMUNES ....................................................................... 101 Distribución de Pantallas ........................................................................ 101 Mensajes al Usuario ............................................................................... 102 CONTROL DE ACCESO...................................................................................... 103 ADMINISTRACION DE USUARIOS ................................................................... 104 ADMINISTRACION DE PERFILES / PRIVILEGIOS .......................................... 105 ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS ............................................................ 106 ADMINISTRACION DE FLUJO DE TRABAJO .................................................. 108 REPORTES DE SISTEMA ................................................................................... 109 REGISTRO DE DOCUMENTOS .......................................................................... 110 DIGITALIZACION .............................................................................................. 112 ENTORNO DE TRABAJO ................................................................................... 117 BUSQUEDA ......................................................................................................... 118

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Sistema de Gestión Documental

LISTADO DE PANTALLAS Pantalla Pantalla Pantalla Pantalla Pantalla Pantalla Pantalla Pantalla Pantalla Pantalla Pantalla Pantalla Pantalla Pantalla Pantalla Pantalla Pantalla Pantalla Pantalla Pantalla Pantalla Pantalla Pantalla Pantalla Pantalla Pantalla Pantalla Pantalla Pantalla Pantalla Pantalla Pantalla Pantalla Pantalla Pantalla Pantalla Pantalla Pantalla Pantalla Pantalla Pantalla Pantalla Pantalla Pantalla

2.1.5Estructura Organizacional de la Empresa .......................................... 20 2.1.6 Diagrama de Gantt ......................................................................... 20 3.1.2 Proceso de la Gestión Documental .................................................. 23 3.3.2 Fases de la Metodología RUP ......................................................... 26 3.3.3 Disciplinas de la Metodología RUP ................................................ 27 3.4.2 Diagrama de Casos de Uso ............................................................. 29 3.4.3 Diagrama de Comportamiento ........................................................ 29 3.4.4 Diagrama de Iteración .................................................................... 30 3.4.5 Diagrama de Implementación ......................................................... 30 3.8.1 Proceso de Solicitud del Sistema Web ............................................. 33 5.1.1Actordel Negocio ........................................................................... 41 5.1.1: Diagrama de Casos de Uso de Negocio ........................................... 42 5.1.2: Actores del Sistema ...................................................................... 42 5.1.2: Diagrama General de Casos de Uso-Usuario.................................... 44 5.1.2: Diagrama de Caso de Uso-Generar Documento ............................... 44 5.1.2: Diagrama de Caso de Uso-Generar Imagen del Documento .............. 45 5.1.2: Diagrama de Caso de Uso-Consultar Entorno de Trabajo .................. 45 5.1.2: Diagrama de Caso de Uso-Consultar Documentos ........................... 45 5.1.2: Diagrama de General de Casos de Uso-Administrador ...................... 46 5.1.2: Diagrama de Caso de Uso-Administrar Usuarios.............................. 47 5.1.2: Diagrama de Caso de Uso-Administrar Perfiles/Privilegios ............... 47 5.1.2: Diagrama de Caso de Uso-Administrar Documentos ........................ 47 5.1.2: Diagrama de Caso de Uso-Administrar Flujo de Trabajo .................. 48 5.1.2: Diagrama de Caso de Uso-Generar Reportes ................................... 48 5.1.3: Diagrama de Colaboración - Generar Documento ............................ 58 5.1.3: Diagrama de Colaboración - Generar Imagen del Documento ........... 59 5.1.3: Diagrama de Colaboración - Consultar Entorno de Trabajo ............... 60 5.1.3: Diagrama de Colaboración - Consultar Documentos ........................ 61 5.1.3: Diagrama de Colaboración - Administrar Usuarios ........................... 62 5.1.3: Diagrama de Colaboración - Administrar Perfiles/Privilegios ............ 63 5.1.3: Diagrama de Colaboración - Administrar Documentos ..................... 64 5.1.3: Diagrama de Colaboración - Administrar Flujo de Trabajo ............... 65 5.1.3: Diagrama de Colaboración - Generar Reporte .................................. 66 5.1.3: Diagrama de Secuencia - Generar Documento ................................. 67 5.1.3: Diagrama de Secuencia - Generar Imagen del Documento ................ 68 5.1.3: Diagrama de Secuencia - Consultar Entorno de Trabajo .................... 69 5.1.3: Diagrama de Secuencia - Consultar Documentos ............................. 70 5.1.3: Diagrama de Secuencia - Administrar Usuarios ............................... 71 5.1.3: Diagrama de Secuencia - Administrar Perfiles/Privilegios ................. 72 5.1.3: Diagrama de Secuencia - Administrar Documentos .......................... 73 5.1.3: Diagrama de Secuencia - Administrar Flujo de Trabajo .................... 74 5.1.3: Diagrama de Secuencia - Generar Reporte ...................................... 75 5.1.3: Diagrama de Base de Datos ........................................................... 76 5.1.4: Ingreso al Sistema de Gestión Documental ...................................... 77 10

Sistema de Gestión Documental

Pantalla Pantalla Pantalla Pantalla Pantalla Pantalla Pantalla Pantalla Pantalla Pantalla

5.1.4: Módulo de Registro de Documentos ............................................... 77 5.1.4: Módulo de Registro de Digitalización ............................................. 78 5.1.4: Módulo de Entorno de Trabajo ....................................................... 78 5.1.4: Módulo de Búsqueda .................................................................... 79 5.1.4: Ingreso al Sistema de Gestión Documental ...................................... 79 5.1.4: Módulo de Administración de Usuarios .......................................... 80 5.1.4: Módulo de Administración de Perfiles/Privilegios ............................ 80 5.1.4: Módulo de Administración de Documentos ..................................... 81 5.1.4: Módulo de Administración de Flujos .............................................. 81 5.1.4: Módulo de Reportes de Sistema ..................................................... 81

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Sistema de Gestión Documental

LISTADO DE TABLAS

Tabla 1: Matriz FODA ........................................................................................ 19 Tabla 2: Criterios de la Selección de la Metodología............................................... 36 Tabla 3: Productos resultantes de cada Disciplina ................................................... 37 Tabla 4: Actor del Negocio .................................................................................. 41 Tabla 5: Descripción de los Actores del Sistema .................................................... 43 Tabla 6: Caso de Uso - Generar Documento .......................................................... 49 Tabla 7: Caso de Uso- Generar Imagen del Documento .......................................... 50 Tabla 8: Caso de Uso- Consultar Entorno de Trabajo .............................................. 51 Tabla 9: Caso de Uso - Consultar Documentos ....................................................... 52 Tabla 10: Caso de Uso- Registrar Usuarios ............................................................ 53 Tabla 11: Caso de Uso- Registrar Perfiles/Privilegios ............................................. 54 Tabla 12: Caso de Uso- Registrar Documento ........................................................ 55 Tabla 13: Caso de Uso- Registrar Flujo de Trabajo ................................................. 56 Tabla 14: Casos de Uso-Generar Reporte .............................................................. 57 Tabla 15: Resultado de la Pruebas ........................................................................ 82 Tabla 16: Control de Permisos.............................................................................. 84 Tabla 17: Comparación de Antes y Después del Sistema ......................................... 84 Tabla 18: Costo Total del Proyecto ....................................................................... 85 Tabla 19: Costo Total del Proyecto – Opción 2 ...................................................... 85 Tabla 20: Costo Total del Proyecto – Opción 3 ...................................................... 86 Tabla 21: Costos Operacionales - Antes del Sistema Propuesto .............................. 86 Tabla 22: Costos Operacionales - Con el Sistema Propuesto .................................. 86 Tabla 23: Detalle del Servidor – Recomendado ...................................................... 87

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Sistema de Gestión Documental

1. GENERALIDADES DEL PROYECTO

1.1 Situación Problemática La empresa Digital Image S.A.C orientada al rubro comercial, específicamente a la venta de productos informáticos, en lo estos últimos años ha logrado una gran expansión en el mercado, lo cual ha ocasionado un incremento considerable en sus procesos y por consiguiente el su información. En el área de ventas, el proceso de búsqueda de documentos se realiza de forma manual; por lo que genera que la información no esté disponible de forma inmediata al momento de consultarla, o que esta se encuentre de forma incompleta o no integrada; así como la ubicación donde se encuentran los documentos; y lo que es más delicado, si realmente están en el lugar asignado. Todo esto con lleva a la pérdida de información, pérdida de tiempo al momento de realizar consultas y generar reportes que ayudarían a la toma de decisiones.

1.2 Antecedentes La empresa Digital Image S.A.C dedicada a la venta de productos informáticos; ha tenido en los últimos años un significativo incremento en las ventas, el cual favorece a la empresa, pero debido a que se realiza la búsqueda de documentos físicos de forma manual, han tenido un desequilibrio en cuanto a su rapidez y eficiencia en sus procesos. Ante ello surge la necesidad de implementar nuevos procesos como, digitalizar los documentos con sus respectivos índices los cuales ayudarán en su búsqueda, y también controlando el flujo de trabajo de sus documentos.

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Sistema de Gestión Documental

1.3 Problema ¿Cómo se mejoraría la gestión de documentos del área de ventas?

1.4 Hipótesis Mediante el desarrollo e implementación de un sistema de Gestión Documental para el área de Ventas de la empresa Digital Image S.A.C.

1.5 Objetivos

1.5.1

General Desarrollar una Sistema web para mejorar documentos en el

el control de los

área de Ventas de la empresa Digital Image

S.A.C. 1.5.2

Específicos Automatizar los procesos de búsqueda de documentos. Facilitar el acceso a la documentación. Reducir los costes de archivado.

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Sistema de Gestión Documental

1.6 Justificación e Importancia del Proyecto Los procesos automatizados son factores de gran importancia para una empresa en dónde se ha observado una gran innovación y

desarrollo de tecnologías

informáticas. Por lo tanto es necesario que la información sea procesada y almacenada de una forma más efectiva para agilizar los procesos y así

lograr un control de

documentos. Con el desarrollo de un sistema que abarque las necesidades y una mayor relación con los requerimientos del personal, proporcionará una mejor efectividad en el manejo del flujo y procesamiento de los datos. Al llevar a cabo este sistema causará un impacto positivo en la organización, la cual proporcionará a la misma una información confiable, agilizando y facilitando el trabajo en el control y búsqueda de los documentos. Con la realización del sistema automatizado se pretende beneficiar a: El Personal del área de ventas que tendrán a su disposición un Sistema que le permita el rápido acceso a la información para realizar consultas Al Jefe de Área de Ventas, proporcionándole información para una mejor toma de decisiones.

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Sistema de Gestión Documental

2. DESCRIPCION DE LA INSTITUCION 2.1 Marco Referencial 2.1.1

Antecedentes dela Empresa Iniciamos operaciones en 1998, lo que nos coloca como una empresa joven, pero con gran experiencia en negocios. Somos una empresa 100% peruana, dedicada al comercio de

productos informáticos y medios

electrónicos, ofreciendo siempre tecnología de punta. El éxito de esta primera fase en la corta pero productiva vida de Digital Image S.A.C se basa en nuestra política estratégica hacia una diversificación de los servicios que ofrecemos. Contamos con un equipo excelente de profesionales con verdadera vocación de servicio al cliente. Esto unido a la calidad de nuestros productos y servicios, una política de precios competitiva, amplios conocimientos del mercado tecnológico y una esmerada selección de nuestras alianzas de negocio, son factores fundamentales de nuestro liderazgo en el sector.

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Sistema de Gestión Documental

2.1.2

Misión de la Empresa Tener un compromiso con nuestros clientes ofreciéndoles una respuesta inmediata a sus necesidades de información con un excelente servicio, calidad y reduciendo sus costos operativos, contando con herramientas tecnológicas de punta y con personal altamente cualificado.

2.1.3

Visión de la Empresa Ser reconocidos como la empresa líder a nivel nacional, en calidad e innovación de productos informáticos, que permitan a nuestros clientes un uso productivo e inteligente de estos productos.

2.1.4

Análisis FODA

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Sistema de Gestión Documental

FODA Con base en estas fortalezas, la empresa superará sus debilidades, aprovechará las oportunidades y conjurará las amenazas. Fortalezas Capacitaciones constantes al personal de la empresa. Personal calificado y con experiencia en la empresa. Contar con los recursos financieros adecuados. Imagen de empresa eficiente ante nuestros clientes. Oportunidades Crecimiento económico nacional. Preferencia del cliente por la calidad producto. Posibilidad de suscribir convenios con empresas. Tendencia al incremento de la compra de productos informáticos en las empresas. Debilidades Promociones por parte de la competencia. Débil red de distribución. Falta de publicidad. Ya que la mayoría de las ventas se realizan a través de distribuidores, no se controla que porcentaje de descuento llega al cliente final. Amenazas Incremento de la competencia en el mercado. Variación de costos. Desastres (naturales, humanos). Mejores posibilidades laborales externas a la empresa generan pérdida de personal.

MATRIZ FODA 18

Sistema de Gestión Documental

La iniciativa estratégica que sustenta la existencia del proyecto es la Adquisición de un software que automatice las diversas tareas aminorando las dificultades que nos da los procesos manuales así agilizándolos, siendo un competidor fuerte en nuestro rubro. (Ver Tabla 1). FORTALEZAS: F

DEBILIDADES: D

Factores Internos F1. Personal calificado y con experiencia en la empresa.

D1. Débil distribución.

red

de

F2. Capacitaciones constantes al personal de la empresa.

D2. Promociones por parte de la competencia.

Factores Externos

OPORTUNIDADES: O

FO(O2,F2)

O1. Posibilidad de suscribir Aprovechando el incremento de la convenios con empresas. compra de productos se requiere constantes capacitaciones para el O2. Tendencia al incremento personal de la empresa de la compra de productos informáticos en las empresas

AMENAZAS: A

FA(F1,A1)

A1. Incremento de la Aprovechar las capacidades del competencia en el mercado. personal para ofrecer mejores servicios en el mercado. A2. Variación de costos.

Tabla 1: Matriz FODA

2.1.5

Estructura de la Empresa

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DO(D1,O1) Aprovechando los convenidos que realicemos con las empresas podremos incrementar nuestra red de distribución.

DA(D2,A2) Debido a las promociones de la competencia debemos realizar variaciones de nuestros costos.

Sistema de Gestión Documental

A continuación en la figura 2.1.5 se presenta la estructura organizacional de la empresa Digital Image S.A.C.

Pantalla 1.1.5Estructura Organizacional de la Empresa

2.1.6

Diagrama de Gantt

Está previsto que el proyecto se culmine en 6 meses, considerando para cada fase un tiempo específico. Por medio de un diagrama de Gantt se especifica la duración de cada fase del proyecto.

Pantalla 2.1.6 Diagrama de Gantt

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Sistema de Gestión Documental

3. FUNDAMENTOS TEORICOS El presente capítulo contiene las bases teóricas necesarias para la compresión de este proyecto; además incluye la explicación formal del proceso de la Gestión Documental, la metodología a utilizar para conseguir el producto final y por último todas las

herramientas y tecnologías a utilizar para el desarrollo e

implementación del Sistema planteado en esta propuesta de proyecto. 3.1 Gestión Documental La gestión documental se trata de un sistema que es computarizado en cual se compone de una serie de programas que permite el rastreo y el almacenamiento de la documentación electrónicamente como también la documentación que tenga soporte en papel. Podemos decir entonces que, “La gestión documental abarca el ciclo de vida completo de los documentos, es decir el tratamiento secuencial y coherente que se da a los documentos desde que se producen o reciben en las distintas unidades hasta el momento en que son eliminados o conservados, en función de su valor testimonial o histórico. Ventajas Sencillez y accesibilidad Ahorro de recursos Uso compartido de documentos Productividad mejorada 3.1.1

Etapas del Proceso de la Gestión Documental

Pasa por las siguientes etapas:

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Sistema de Gestión Documental

I.

Recepción Recepción de documentos y transferencia para la digitalización.

II. Verificación Verificación del estado y de la cantidad de documentos recibidos. III. Preparación Retiro de los elementos extraños tales como clips, grapas u otros objetos con el fin de permitir una mejor digitalización. IV. Indexación Ingreso manual de datos correspondientes a los documentos. V. Captura Es propiamente el escaneo de los documentos físicos. VI. Reproceso Cuando la imagen sea rechazada por no cumplir con los parámetros establecidos; se procede a capturar nuevamente el documento. VII.Compaginación Ordenación de los documentos físicos de acuerdo a su posición original. VIII. Devolución Transferencia de documentos físicos ya digitalizados al área donde pertenece la documentación. IX. Almacenamiento en el Servidor Se almacena los datos y las imágenes en el Servidor n forma definitiva, para ser utilizado por el Sistema de Gestión Documental.

A continuación en la pantalla 3.1.2 se presenta el Proceso de la Gestión Documental. 22

Sistema de Gestión Documental

Pantalla 3.1.2 Proceso de la Gestión Documental

3.2 Conceptos Básicos 3.2.1

Página Web Es un documento adaptado para la Web y que normalmente forma parte de un sitio web. Su principal característica son los hiperenlaces a otras páginas, siendo esto el fundamento de la Web.

3.2.2

Sito Web Es un conjunto de archivos electrónicos y páginas Web referentes a un tema en particular, que incluye una página inicial de bienvenida, con un nombre de dominio y dirección en Internet específicos, empleados por las instituciones públicas y privadas, organizaciones e individuos para comunicarse con el mundo entero. Los Sitios Web requieren de una dirección para poder acceder a la información.

3.2.3

Estándares Web

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Sistema de Gestión Documental

En esencia, la web está basada en tres estándares: El Localizador de Recurso Uniforme (URL), que es un sistema universal para referenciar recursos en la Web. El Protocolo de Transferencia de Hipertexto (HTTP), que específica cómo se comunican el navegador y el servidor. El Lenguaje de Marcado de Hipertexto (HTML), usado para definir la estructura y contenido de documentos de hipertexto. 3.3 Descripción de la Metodología Empleada 3.3.1

Metodología Rational Unified (RUP) El Proceso Unificado de Rational

es un proceso de desarrollo de

software y junto con el Lenguaje Unificado de Modelado UML, constituye la metodología estándar más utilizada para el análisis, implementación y documentación de sistemas orientados a objetos. El RUP no es un sistema con pasos firmemente establecidos, sino un conjunto de metodologías adaptables al contexto y necesidades de cada organización 3.3.2

Ciclo de Vida del Software a) Que es Iteración Este proceso se refiere a la realización de un ciclo de vida de un proyecto y se basa en la evolución de prototipos ejecutables que se muestran a los usuarios y clientes. b) Fases Se descompone en 4 fases secuenciales, cada cual concluye con un producto intermedio.

Fase de Inicio Define el ámbito y objetivos del proyecto. 24

Sistema de Gestión Documental

Se define la funcionalidad y capacidades del producto. Fase de Elaboración Tanto la funcionalidad como el dominio del problema se estudian en profundidad. Se define una arquitectura básica. Se planifica el proyecto considerando recursos disponibles. Fase de Construcción El producto se desarrolla a través de iteraciones donde cada iteración

involucra

tareas

de

análisis,

diseño

e

implementación. Gran parte del trabajo es programación y pruebas. Se documenta tanto el sistema construido como el manejo del mismo. Esta fase proporciona un producto construido junto con la documentación. Fase de Transición Se libera el producto y se entrega al usuario para su uso. Se

incluyen

tareas

de

instalación,

configuración,

entrenamiento, soporte, mantenimiento, etc. Los manuales de usuario se completan y refinan con la información anterior.

En la pantalla 3.3.2 se presenta las Fases de la Metodología RUP.

25

Sistema de Gestión Documental

Pantalla 4.3.2 Fases de la Metodología RUP

c) Flujos de Trabajo (Disciplinas) 1.

Modelamiento de Negocio Entender los problemas que la organización desea solucionar e identificar mejoras potenciales. Asegurar que clientes, usuarios finales, desarrolladores tengan un entendimiento del problema.

2.

Requerimientos Establecer y mantener un acuerdo con los clientes y los otros interesados acerca de que debe hacer el sistema. Proveer a los desarrolladores del sistema de un mejor entendimiento de los requerimientos del sistema.

3.

Análisis y Diseño Transformar los requerimientos a diseños del sistema. Adaptar el diseño para hacerlo corresponder con el ambiente de implementación y ajustarla para un desempeño esperado.

4.

Implementación

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Sistema de Gestión Documental

Implementar el diseño de elementos en términos de los elementos (archivos fuente, binarios, ejecutables y otros) Integrar los resultados de los implementadores individuales en un sistema ejecutable. 5.

Prueba Encontrar fallas de calidad en el software y documentarlas. Validar

que

los

requerimientos

son

implementados

apropiadamente. 6.

Despliegue Describe las actividades asociadas con el aseguramiento de la entrega y disponibilidad del producto de software hacia el usuario final. Existe un énfasis en probar el software en el sitio de desarrollo, realización de pruebas del sistema antes de su entrega final al cliente

En la pantalla 3.3.3 se presenta las Disciplinas de la Metodología RUP.

Pantalla 5.3.3 Disciplinas de la Metodología RUP

27

Sistema de Gestión Documental

d) Elementos del RUP Trabaja fundamentalmente son 3 los cuales son: Actividades: Proceso que determina en cada iteración. Trabajadores: Personas o entes involucrados en cada proceso Artefactos: Productos tangibles del trabajo de un proceso.

3.4 Lenguaje de Modelado Unificado (UML) Lenguaje Unificado de Modelado (UML, por sus siglas en inglés, Unified Modeling Language) es el lenguaje de modelado de sistemas de software más conocido y utilizado en la actualidad. Es un lenguaje gráfico para visualizar, especificar, construir y documentar un sistema. UML ofrece un estándar para describir un "plano" del sistema (modelo), incluyendo aspectos conceptuales tales como procesos de negocio, funciones del sistema, y aspectos concretos como expresiones de lenguajes de programación, esquemas de bases de datos y componentes reutilizables. 3.4.1

Objetivos UML Proporcionar a los usuarios un lenguaje de modelado visual expresivo y utilizable para el desarrollo e intercambio de modelos significativos. Ser independiente del proceso de desarrollo y de los lenguajes de programación. Proporcionar una base formal para entender el lenguaje de modelado. Soportar conceptos de desarrollo de alto nivel como pueden ser colaboraciones, frameworks, patterns, y componentes.

3.4.2

Diagramas UML Diagrama de Casos de Uso Muestran un conjunto de casos de uso y actores (tipo especial de clases) y sus relaciones. Cubren la vista estática de los casos de uso y

28

Sistema de Gestión Documental

son especialmente importantes para el modelado y organización del comportamiento.

Pantalla 6.4.2 Diagrama de Casos de Uso

Diagrama de Comportamiento Permiten exhibir comportamientos de un sistema o de los procesos de las organizaciones. Incluyen los diagramas de actividad y diagramas de estado.

Pantalla 7.4.3 Diagrama de Comportamiento

29

Sistema de Gestión Documental

Diagrama de Interacción Es un subconjunto de los diagramas de comportamiento que permiten enfatizar

las interacciones entre los objetos. Incluyen

diagramas de secuencia y diagrama de colaboración.

Pantalla 8.4.4 Diagrama de Iteración

Diagrama de Implementación Los diagramas de implementación como su propio nombre indica representan aspectos relativos a la implementación incluyendo la estructura del código fuente y otras características propias del tiempo de ejecución. Incluye diagramas de componentes y despliegue.

Pantalla 9.4.5 Diagrama de Implementación

30

Sistema de Gestión Documental

3.5 Herramienta para el Análisis y Diseño 3.5.1

Rational Rose 2007 Es una de las herramientas más poderosas de modelado visual para el análisis y diseño de sistemas basado en objetos. Se utiliza para modelar un sistema antes de proceder a construirlo. Las funciones más populares de Rational Rose son su capacidad para proporcionar el desarrollo iterativo e ingeniería de ida y vuelta.

3.6 Herramienta para Almacenar Datos 3.6.1

Microsoft SQL Server 2008 SQL Server 2008 es una plataforma global de base de datos que ofrece administración de datos empresariales con herramientas integradas de inteligencia empresarial (BI). El motor de la base de datos SQL Server 2008 ofrece almacenamiento más seguro y confiable tanto para datos relacionales como estructurados, lo que le permite crear y administrar aplicaciones de datos altamente disponibles y con mayor rendimiento para utilizar en su negocio.

3.6.2

Características de Microsoft SQL Server 2008 Escalabilidad, estabilidad y seguridad. Soporta procedimientos almacenados. Incluye también un potente entorno gráfico de administración, que permite el uso de comandos DDL y DML gráficamente. Permite trabajar en modo cliente-servidor, donde la información y datos se alojan en el servidor y las terminales o clientes de la red sólo acceden a la información.

31

Sistema de Gestión Documental

3.7 Herramienta Rápida de Desarrollo 3.7.1

Visual Studio 2008. NET Es un entorno de desarrollo integrado (IDE, por sus siglas en inglés) para sistemas operativos Windows. Soporta varios lenguajes de programación tales como Visual C++, Visual C#, Visual J#, ASP.NET y Visual Basic .NET, aunque actualmente se han desarrollado las extensiones necesarias para muchos otros. A las mejoras de desempeño, escalabilidad y seguridad con respecto a la versión anterior, se agregan, entre otras, las siguientes novedades: Se incluye un nuevo soporte para diagnosticar y optimizar el sistema a través de las herramientas de pruebas de Visual Studio. Permite la creación de soluciones multiplataforma adaptadas para funcionar con las diferentes versiones de .NET Framework: 2.0 (incluido con Visual Studio 2005), 3.0 (incluido en Windows Vista) y 3.5 (incluido con Visual Studio 2008). .NET Framework 3.5 incluye la biblioteca ASP.NET AJAX para desarrollar aplicaciones web más eficientes, interactivas y altamente personalizadas que funcionen para todos los navegadores.

3.8 Herramienta para Desarrollo de Páginas Web 3.8.1

ASP .NET 2.0 (Active Server Pages) ASP. NET es una herramienta de desarrollo web, confiable, y de gran difusión y es ideal para el desarrollo de Webs sencillas como para grandes aplicaciones. Una página ASP es una mezcla entre una página HTML y un programa que da como resultado una página HTML que es enviada al cliente (navegador).

32

Sistema de Gestión Documental

A continuación en la figura 2.1.5 se presenta el Proceso de Solicitud del Sistema.

Pantalla 10.8.1 Proceso de Solicitud del Sistema Web

3.8.2

Ventajas de ASP .NET2.0 Facilita el desarrollo visual Facilita el acceso a la base datos Control de acceso a páginas

3.8.3

Paginas ASP .NET 2.0 Conocidas oficialmente como "web forms" (formularios web), son el principal medio de construcción para el desarrollo de aplicaciones web. Los formularios web están contenidos en archivos con una extensión ASPX, estos archivos típicamente contienen etiquetas HTML o XHTML estático, y también etiquetas definiendo Controles Web que se procesan del lado del servidor y Controles de Usuario donde los desarrolladores colocan todo el código estático y dinámico requerido por la página web. Adicionalmente, el código dinámico que se ejecuta en el servidor puede ser colocado en una página dentro de un bloque que es muy similar a otras tecnologías de desarrollo como PHP, JSP y ASP, pero esta práctica es, generalmente desaconsejada.

33

Sistema de Gestión Documental

3.9 Servidor Web 3.9.1

Internet Information Services 6.0 (IIS) Es un servidor web y un conjunto de servicios para el sistema operativo Microsoft Windows. Fue integrado en otros sistemas operativos de Microsoft destinados a ofrecer servicios, como Windows 2000 o Windows Server 2003. Windows XP Profesional incluye una versión

limitada

de

IIS.

Los

servicios

que

ofrece

son: FTP, SMTP, NNTP y HTTP/HTTPS. Este servicio convierte a una PC en un servidor web para Internet o una intranet, es decir que en las computadoras que tienen este servicio instalado se pueden publicar páginas web tanto local como remotamente. Los servicios de Internet Information Services proporcionan las herramientas y funciones necesarias para administrar de forma sencilla un servidor web seguro. El servidor web se basa en varios módulos que le dan capacidad para procesar distintos tipos de páginas. Por ejemplo, Microsoft incluye los de Active Server Pages (ASP) y ASP.NET.

3.10 Sistema Operativo 3.10.1 Windows Server Enterprise 2003 R2 Windows Server 2003 incorpora innumerables ventajas, mejoras y nuevas tecnologías, orientadas todas ellas a cubrir las necesidades actuales de las organizaciones de cualquier tamaño. En los entornos actuales se demanda más seguridad, robustez, facilidad de administración e integración

con nuevos

dispositivos.

También se exige

el

aprovechamiento de las nuevas tecnologías de hardware (soporte para procesadores de 64 bits, nuevos dispositivos de interfaz humana, sistemas móviles, etc.), de software y de comunicaciones (soporte para nuevos protocolos y estándares, soporte para servicios Web).

34

Sistema de Gestión Documental

En la medida en que la tecnología informática avanza, Microsoft Windows Server 2003 la integra y la hace asequible a los usuarios y organizaciones. 3.11 Técnicas de Respaldo y Seguridad No es ninguna novedad el valor que tiene la información y los datos para nuestros negocios. Lo que resulta increíble de esto es la falta de precauciones que solemos tener al confiar a una computadora nuestro negocio que en la mayoría de los casos resulta ser una computadora pobremente armada tanto del punto de vista de hardware como de software. Las interrupciones se presentan de formas muy variadas: virus informáticos, fallos de electricidad, errores de hardware y software, caídas de red, hackers, errores humanos, incendios, inundaciones, etc. Y aunque no se pueda prevenir cada una de estas interrupciones, la empresa sí puede prepararse para evitar las consecuencias que éstas puedan tener sobre su negocio. Del tiempo que tarde en reaccionar una empresa dependerá la gravedad de sus consecuencias.

35

Sistema de Gestión Documental

4. METODOLOGIA 4.1. Metodología del Proyecto Para el desarrollo del Sistema de Gestión Documental se realizó una adaptación de la metodología RUP (Rational Unified Process) con el objeto de producir un software de alta calidad que cumpla con los requerimientos, planificación y presupuesto establecido. Esta metodología es iterativa e incremental lo que permite la redefinición de algunos aspectos definidos al inicio del proyecto. 4.2. Criterios de la Selección de la Metodología Los criterios de selección de metodología y la escala de valoración se tomaron de la siguiente manera: Disponibilidad de Información Conocimientos Escalabilidad Flexibilidad CRITERIOS METODOLOGIA

Disponibilidad

Conocimiento

Escalabilidad

Flexibilidad

Total

XP

3

2

5

3

13

RUP

5

5

4

3

17

Tabla 2: Criterios de la Selección de la Metodología

4.3. Productos Resultantes de cada Disciplina

En cada disciplina de la metodología se plantearon actividades así como los productos resultantes de estos los cuales se detallan a continuación:

36

Sistema de Gestión Documental

Disciplina

Modelo de Negocio

Actividad a Desarrollar

1. 2. 3.

Requisitos

Análisis

Analizar los casos negocio para obtener uso del sistema. 2. Determinar los actores sus relaciones. 3. Describir cada caso sistema.

2.

Diseño

Implementación

Describir el contexto del sistema. Definir los actores y los casos de uso del negocio. Relacionar los actores con los casos de uso del negocio.

1.

1.

Producto Resultante

Conocimiento de metodología RUP y lenguaje UML.

la el

de uso del los casos de del sistema y

Modelo de requerimiento.

de uso del

Construir la interfaz de usuario para cada caso de uso. Construir diagramas de colaboración para definir relaciones entre las clases de análisis para cada caso de uso.

Definir la arquitectura. Construir diagramas de secuencia para cada caso de uso. 3. Elaborar diccionario de clases de sistema.

Modelo de análisis conformado por interfaz de usuario y diagrama de colaboración.

1. 2.

1. 2.

Programar el prototipo e interfaz del sistema. Programar el Sistema de Gestión Documental de la empresa Digital Image S.A.C.

Modelo de diseño por los diferentes diagramas.

Prototipo del Sistema Gestión Documental. Sistema

de

de

Gestión.

Documental. Pruebas

1. 2.

Distribución

1. 2.

Realizar pruebas y programas de integración. Realizar las pruebas por cada caso de uso.

Desarrollar manual de usuario. Implementación del Sistema Gestión Documental.

de

Requerimientos de ajustes del prototipo. Resultados de las pruebas de aceptación por parte de los usuarios.

Manual de Usuario. Sistema en funcionamiento

Tabla 3: Productos resultantes de cada Disciplina

37

Sistema de Gestión Documental

4.3.1. Flujo de Trabajo: Modelo del Negocio Se busca profundizar el conocimiento de las bases del producto a desarrollar. Primeramente se hizo una investigación referente a las empresas que tienen implementado un Sistema de Gestión Documental. De acuerdo a la investigación se constató que no son muchas las empresas que cuentan con este sistema en nuestro país. Una vez realizada la investigación acerca de los Sistemas de Gestión Documental de otras empresas se procedió a analizar los elementos más importantes que involucran la creación de un sistema. Para culminar con el Modelado de Negocio fue necesario identificar los procesos que el área de ventas requería llevar al sistema. Por ello se realizaron una serie de entrevistas con los encargados de suministrar la información. Las entrevistas fueron abiertas con el objetivo de obtener requerimientos más específicos por parte de los usuarios. De acuerdo al resultado de estas entrevistas se establecieron los procesos que se requerían implementar en el sistema, los cuales se detallan a continuación: Por parte del usuario se manifestó la necesidad de consultar los documentos históricos de la empresa. Por parte de Jefe de Área se señaló el requerimiento de generar reportes.

4.3.2. Flujo de Trabajo: Requerimientos Conforme a los casos de uso de negocio que se establecieron en la actividad anterior fue posible construir los casos de uso del sistema y determinar los actores que interactúan con el mismo y las relaciones existentes. Cada uno de los actores fue clasificado según su tipo y se determinó el rol que cumplen en el sistema. Para culminar con la disciplina se diseñaron formatos en donde se describieron cada uno de los casos de uso del sistema, tomando en consideración aspectos como el flujo normal y alternativo de los eventos,

38

Sistema de Gestión Documental

las precondiciones y las post condiciones y los fallos posibles con sus soluciones. 4.3.3. Flujo de Trabajo: Análisis y Diseño Se tocan dos aspectos de la metodología, el análisis y el diseño. En la parte de análisis se hizo necesaria la investigación de estrategias de diseño, tales como: la usabilidad y la reusabilidad .El conocimiento de estos términos y su aplicación fue fundamental para el desarrollo eficiente del sistema a elaborar. La usabilidad indica la capacidad que posee un software de ser comprendido, aprendido y usado. La reusabilidad, es la flexibilidad para integrar componentes de enseñanza dentro de múltiples contextos y aplicaciones. Como otro punto a tratar en esta disciplina se encuentran la determinación y clasificación de las clases de análisis en cada caso de uso. Para ello se utilizaron los estereotipos de límite, control y entidad propuestos en UML que sirven para definir el ámbito de las diferentes clases. Una vez definidas las clases y determinadas sus responsabilidades en el sistema se procedió a la construcción de la interfaz de usuario y de los diferentes diagramas de colaboración que describen las relaciones entre las clases de análisis y los casos de uso. Finalizadas las actividades anteriores se definió la arquitectura del sistema o arquitectura de software para comenzar con el diseño. Como punto final se construyeron los diagramas de secuencia y de clase para cada caso de uso.

4.3.4. Flujo de Trabajo: Implementación En la disciplina de implementación se construye el Sistema de Gestión Documental de acuerdo a los requerimientos de los usuarios. Para la construcción del Sistema Gestión Documental es necesario instalar la herramienta para desarrollo de páginas web. Como paso inicial para el desarrollo del Sistema de Gestión Documental se diseñó un primer modelo que puede ser catalogado como un prototipo 39

Sistema de Gestión Documental

de implantación ya que este mismo, de acuerdo a los cambios sugeridos por los usuarios, será llevado hacia el sistema de producción una vez que las autoridades den su aprobación.

4.3.5. Flujo de Trabajo: Prueba Se busca identificar los fallos de implementación y de calidad de sistema y la comprobación del cumplimiento de los requerimientos solicitados por los usuarios. Con el fin de validar que el sistema cumple con los requisitos básicos de funcionamiento esperado y lograr la aceptación por parte del usuario, se utilizan las pruebas de aceptación. Estas pruebas son realizadas por los usuarios finales quienes deben plantear todas las deficiencias o errores que se encuentren antes de dar por aprobado el sistema definitivamente. Se estimaron tres semanas para detectar y corregir las posibles fallas encontradas y añadir las mejoras sugeridas por los usuarios.

4.3.6. Flujo de Trabajo: Distribución En esta disciplina es cuando se da a conocer el producto realizado poniendo en producción la versión final del Sistema de Gestión Documental. Para el conocimiento del funcionamiento del Sistema Web se elaboró un manual de usuario que especifica todas las acciones que ejecuta la herramienta. De igual forma se realizaron reuniones con el personal que labora en la empresa Digital Image S.A.C para dar a conocer el Sistema Web y hacer entrega del manual de usuario una vez que este se encuentre en producción.

40

Sistema de Gestión Documental

5. DESARROLLO DE LA APLICACIÓN En este capítulo se lleva a cabo la tarea de construir el software. Para ello se necesitan varias actividades que se detallan a continuación. 5.1. Especificaciones de Casos de Uso 5.1.1. Resultado de la Disciplina de Modelo de Negocio Los artefactos del modelado del negocio sirven como entrada y como referencia para los requisitos del sistema. a) Actor y su Rol

Pantalla 11.1.1Actordel Negocio

BUSINESS ACTOR NOMBRE

FUNCIONES

Jefe de Área

Persona la encargada de supervisar que el área de ventas funcione correctamente y que los procesos se cumplan conforme los estándares establecidos. Tabla 4: Actor del Negocio

41

Sistema de Gestión Documental

b) Casos de Uso de Negocio

Pantalla 12.1.1: Diagrama de Casos de Uso de Negocio

5.1.2. Resultado de la Disciplina de Requerimientos En esta sección se muestra los diagramas de casos de uso del presente sistema, que fueron obtenidos durante el proceso de especificación de requisitos, los cuales permiten mostrar la funcionalidad del sistema de forma detallada. a) Actores y sus Roles

Pantalla 13.1.2: Actores del Sistema

42

Sistema de Gestión Documental

ACTORES DEL SISTEMA NOMBRE

Jefe de Área

FUNCIONES

Genera reportes en el sistema Es la persona encargada de administrar el sistema, de

Administrador asignar o restringir los accesos y permisos a los del Sistema usuarios.

Recepcionista

Recepcionar y preparar los documentos para iniciar el proceso de registro.

Escaneador

Responsable de escanear los documentos previamente registrados en el sistema

Personal

Realizar diversas funciones para la realización de la gestión documental Tabla 5: Descripción de los Actores del Sistema

b) Casos de Uso Se crean los diagramas de casos de uso por módulos: Casos de Uso a nivel Administrador Casos de Uso a nivel Usuario

43

Sistema de Gestión Documental

DIAGRAMA GENERAL DE CASOS DE USO – A NIVEL USUARIO

Pantalla 14.1.2: Diagrama General de Casos de Uso-Usuario

CASO DE USO: GENERAR DOCUMENTO

Pantalla 15.1.2: Diagrama de Caso de Uso-Generar Documento

44

Sistema de Gestión Documental

CASO DE USO: GENERAR IMAGEN DEL DOCUMENTO

Pantalla 16.1.2: Diagrama de Caso de Uso-Generar Imagen del Documento

CASO DE USO: CONSULTAR ENTORNO DE TRABAJO

Pantalla 17.1.2: Diagrama de Caso de Uso-Consultar Entorno de Trabajo

CASO DE USO: CONSULTAR DOCUMENTOS

Pantalla 18.1.2: Diagrama de Caso de Uso-Consultar Documentos

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Sistema de Gestión Documental

DIAGRAMA GENERAL DE CASOS DE USO – A NIVEL ADMINISTADOR

Pantalla 19.1.2: Diagrama de General de Casos de Uso-Administrador

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Sistema de Gestión Documental

CASO DE USO: ADMINISTRAR USUARIOS

Pantalla 20.1.2: Diagrama de Caso de Uso-Administrar Usuarios

CASO DE USO: ADMINISTRAR PERFILES / PRIVILEGIOS

Pantalla 21.1.2: Diagrama de Caso de Uso-Administrar Perfiles/Privilegios

CASO DE USO: ADMINISTRAR DOCUMENTOS

Pantalla 22.1.2: Diagrama de Caso de Uso-Administrar Documentos

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Sistema de Gestión Documental

CASO DE USO: ADMINISTRAR FLUJO DETRABAJO

Pantalla 23.1.2: Diagrama de Caso de Uso-Administrar Flujo de Trabajo

CASO DE USO: GENERAR REPORTES

Pantalla 24.1.2: Diagrama de Caso de Uso-Generar Reportes

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Sistema de Gestión Documental

c) Especificaciones de Casos de Uso

NOMBRE DEL CASO DE USO

GENERAR DOCUMENTO

Actores

Recepcionista

Descripción

El caso de uso se inicia cuando el Jefe de Área solicita que registren los documentos en el sistema. El proceso da curso al pedido, analizando la posibilidad se satisfacerlo .El caso de uso finaliza cuando el documento ha sido registrado satisfactoriamente. Flujo Normal

Flujo Alternativo

1.- El Jefe de Área solicita registrar los documentos del área de ventas. 2. El Recepcionista recibe los documentos del área de ventas. 3.- El recepcionista procede a ingresar los datos de los documentos correspondientes. 4.- El recepcionista verifica los datos y procede a registrar los documentos en el sistema 5. El sistema genera el código de barras del documento. 6.- El recepcionista imprime el código de barras generado por el sistema de forma automática. 7.-El recepcionista pega el código de barras generado en el documento físico. 8.-El proceso de registro de documentos finalizado.

ha

Pre Condición

Haber registrado el tipo de documento correspondiente en el sistema.

Post Condición

Generar código de barras del documento registrado

Excepción

Solicitud requerida no encontrada.

Tabla 6: Caso de Uso - Generar Documento

49

Sistema de Gestión Documental

NOMBRE DEL CASO DE USO

GENERAR IMAGEN DEL DOCUMENTO

Actores

Escaneador

Descripción

El caso de uso se inicia cuando el Jefe de Área solicita digitalizar el documento. El caso de uso finaliza cuando el documento ha sido digitalizado satisfactoriamente. Flujo Normal

Flujo Alternativo

1.- Jefe de Área solicita escanear el documento. 2. El Escaneador recibe la solicitud de escanear los documentos 3. El Escaneador evalúa si tiene el scanner especial para este proceso o tiene el scanner común. Si tiene el scanner especial para al paso 4 Si no tiene el scanner especial pasa al paso 5 4. El Escaneador digitaliza la imagen del documento solicitado. 6.-El Escaneador escaneado.

visualiza el documento 5. El Escaneador carga la imagen de una ruta local.

7.-El proceso de Escaneo y/o Carga de finalizado

ha

Pre Condición

Haber registrado el documento correspondiente en el sistema.

Post Condición

Verificar que la imagen se encuentre en el sistema

Excepción

Solicitud requerida no encontrada.

Tabla 7: Caso de Uso- Generar Imagen del Documento

50

Sistema de Gestión Documental

NOMBRE DEL CASO DE USO

CONSULTAR ENTORNO DE TRABAJO

Actores

Personal

Descripción

El caso de uso se inicia el personal revisa el entorno de trabajo para verificar si tiene alguna actividad pendiente en sistema Flujo Normal

Flujo Alternativo

1.- El personal recibe un correo, informándole que se le ha asignado una actividad en el sistema. El Personal ingresa al sistema al módulo de entorno de trabajo. 2.- Visualiza el módulo de entorno de trabajo 3.- Verifica las actividades asignadas. 4.- El personal inicia con sus actividades programadas en el sistema. 5.-El proceso de consulta ha finalizado. Pre Condición

Haber registrado el flujo de trabajo para ese documento en el sistema.

Post Condición

Generar código de barras del documento registrado

Excepción

Solicitud requerida no encontrada.

Tabla 8: Caso de Uso- Consultar Entorno de Trabajo

51

Sistema de Gestión Documental

NOMBRE DEL CASO DE USO

CONSULTAR DOCUMENTOS

Actores

Personal

Descripción

El caso de uso se inicia cuando el personal realiza una búsqueda para hallar documentos. El caso de uso finaliza cuando el documento ha sido encontrado en el sistema. Flujo Alternativo

Flujo Normal

1.- El personal requiere buscar determinados documentos del área de Ventas. 2.- El personal ingresa los datos para realizar la búsqueda. 3.- El módulo de búsqueda comienza a buscar según los campos indexados por el personal. 5- El sistema emite resultados. 6. El personal verifica que sea el documento solicitado. 7.-El proceso de búsqueda de documentos ha finalizado Pre Condición

Haber registrado el documento correspondiente en el sistema.

Post Condición Excepción

Solicitud requerida no encontrada.

Tabla 9: Caso de Uso - Consultar Documentos

52

Sistema de Gestión Documental

NOMBRE DEL CASO DE USO

REGISTRAR USUARIOS

Actores

Jefe de Área

Descripción

El caso de uso se inicia cuando el Jefe de Área solicita que crear usuarios en el sistema. El proceso da curso al pedido, analizando la posibilidad se satisfacerlo .El caso de uso finaliza cuando el usuario ha sido registrado satisfactoriamente. Flujo Alternativo

Flujo Normal

1.- Jefe de Área solicita registrar un nuevo usuario en el sistema. 2. El Administrador recepciona la solicitud. 3.- El Administrador usuario en el sistema.

registra

un nuevo

4.- El Administrador envía la confirmación de la creación del nuevo usuario en el sistema al Jefe de Área. 5.- El Jefe de Área confirma la existencia del nuevo usuario en el sistema. 6.-El proceso de registro de documento finalizado

ha

Pre Condición

Verificar que no exista el mismo usuario en el sistema.

Post Condición

Asignarles Perfiles y Privilegios

Excepción

Solicitud requerida no encontrada.

Tabla 10: Caso de Uso- Registrar Usuarios

53

Sistema de Gestión Documental

NOMBRE DEL CASO DE USO

REGISTRAR PERFILES /PRIVILEGIOS

Actores

Jefe de Área

Descripción

El caso de uso se inicia cuando el Jefe de Área solicita que asignar perfiles/ privilegios a los usuarios .El caso de uso finaliza cuando los perfiles / privilegios ha sido registrado satisfactoriamente. Flujo Normal

Flujo Alternativo

1.- Jefe de Área solicita registrar perfiles / privilegios en el sistema. 2. El Administrador recepciona la solicitud. 3.- El Administrador registra un nuevo perfil / privilegio en el sistema. 4.- El Administrador envía la confirmación de la creación del nuevo perfil / privilegio en el sistema al Jefe de Área. 5.- El Jefe de Área confirma la existencia del nuevo perfil / privilegio en el sistema. 6.-El proceso de registro del perfil/privilegio ha finalizado Pre Condición

Verificar que no existan en el sistema.

Post Condición Excepción

Solicitud requerida no encontrada.

Tabla 11: Caso de Uso- Registrar Perfiles/Privilegios

54

Sistema de Gestión Documental NOMBRE DEL CASO DE USO

REGISTRAR DOCUMENTOS

Actores

Jefe de Área

Descripción

El caso de uso se inicia cuando el Jefe de Área solicita que registren los tipos de documentos en el sistema. El proceso da curso al pedido, analizando la posibilidad se satisfacerlo .El caso de uso finaliza cuando el tipo de documento ha sido registrado satisfactoriamente. Flujo Normal

Flujo Alternativo

1.- Jefe de Área solicita registrar un tipo de documento en el sistema. 2. El Administrador recepciona la solicitud. 3.- El Administrador registra un nuevo tipo de documento. 4.- El Administrador envía la confirmación de la creación del nuevo tipo en el sistema al Jefe de Área. 5.- El Jefe de Área confirma la existencia del tipo de documento en el sistema. 6.-El proceso de registro de tipo documento ha finalizado Pre Condición

Verificar que no exista en el sistema.

Post Condición Excepción

Solicitud requerida no encontrada.

Tabla 12: Caso de Uso- Registrar Documento

55

Sistema de Gestión Documental NOMBRE DEL CASO DE USO

REGISTRAR FLUJO DE TRABAJO

Actores

Jefe de Área

Descripción

El caso de uso se inicia cuando el Jefe de Área solicita que registren flujos de trabajo según los tipos de documentos El caso de uso finaliza cuando el documento ha sido registrado satisfactoriamente. Flujo Normal

Flujo Alternativo

1.- Jefe de Área solicita registrar un nuevo flujo de trabajo en el sistema. 2. El Administrador recepciona la solicitud. 3.- El Administrador registra un nuevo flujo de trabajo según el tipo de documento. 4.- El Administrador envía la confirmación de la creación del nuevo flujo de trabajo en el sistema al Jefe de Área. 5.- El Jefe de Área confirma la existencia del flujo de trabajo en el sistema. 6.-El proceso de registro de flujo de trabajo ha finalizado Pre Condición

Haber registrado usuarios, tipo de documento en el sistema.

Post Condición

Asignar flujo a los usuarios responsables.

Excepción

Solicitud requerida no encontrada.

Tabla 13: Caso de Uso- Registrar Flujo de Trabajo

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Sistema de Gestión Documental NOMBRE DEL CASO DE USO

GENERAR REPORTE

Actores

Jefe de Área

Descripción

El caso de uso se inicia cuando el Jefe de Área genera un reporte en el sistema. El proceso da curso al pedido, analizando la posibilidad se satisfacerlo .El caso de uso finaliza cuando el reporte es generado satisfactoriamente. Flujo Normal

Flujo Alternativo

1.- Jefe de Área solicita generar un reporte en el sistema. 2. El sistema genera el reporte según los datos ingresados. 3.- El Jefe de Área visualiza el reporte generado y muestra su conformidad o desacuerdo con la información solicitada Si los datos son correctos pasa al punto 4 Si los datos son incorrectos pasa al punto 5 4.-El Jefe de Área analiza el reporte generado. 5. El sistema genera un nuevo reporte según los datos ingresados. 6. El sistema genera un nuevo reporte. 7.-El proceso de generación de reportes ha finalizado.

Pre Condición

Haber registrado los documentos en el sistema.

Post Condición Excepción

Solicitud requerida no encontrada.

Tabla 14: Casos de Uso-Generar Reporte

57

Sistema de Gestión Documental

5.1.3. Resultado de la Disciplina de Análisis y Diseño Para esta disciplina se separaron los aspectos de análisis y los de diseño obteniendo productos específicos. a) Análisis El sistema desarrollado posee la siguiente característica: Es un software fácil comprender y manejar por el usuario. Como paso a seguir se elaboraron los diferentes diagramas de colaboración para cada caso de uso propuesto. Los diagramas de colaboración representan la interacción entre los objetos. DIAGRAMA DE COLABORACION: GENERAR DE DOCUMENTO

Pantalla 25.1.3: Diagrama de Colaboración - Generar Documento

58

Sistema de Gestión Documental

DIAGRAMA DE COLABORACION: GENERAR IMAGEN DEL DOCUMENTO

Pantalla 26.1.3: Diagrama de Colaboración - Generar Imagen del Documento

59

Sistema de Gestión Documental

DIAGRAMA DE COLABORACION: CONSULTAR ENTORNO DE TRABAJO

Pantalla 27.1.3: Diagrama de Colaboración - Consultar Entorno de Trabajo

60

Sistema de Gestión Documental

DIAGRAMA DE COLABORACION: CONSULTAR DOCUMENTOS

Pantalla 28.1.3: Diagrama de Colaboración - Consultar Documentos

61

Sistema de Gestión Documental

DIAGRAMA DE COLABORACION: ADMINISTRAR USUARIOS

Pantalla 29.1.3: Diagrama de Colaboración - Administrar Usuarios

62

Sistema de Gestión Documental

DIAGRAMA DE COLABORACION: ADMINISTRAR PERFILES/ PRIRVILEGIOS

Pantalla 30.1.3: Diagrama de Colaboración - Administrar Perfiles/Privilegios

63

Sistema de Gestión Documental

DIAGRAMA DE COLABORACION: ADMINISTRAR DOCUMENTOS

Pantalla 31.1.3: Diagrama de Colaboración - Administrar Documentos

64

Sistema de Gestión Documental

DIAGRAMA DE COLABORACION: ADMINISTRAR FLUJO DE TRABAJO

Pantalla 32.1.3: Diagrama de Colaboración - Administrar Flujo de Trabajo

65

Sistema de Gestión Documental

DIAGRAMA DE COLABORACION: GENERAR REPORTE

Pantalla 33.1.3: Diagrama de Colaboración - Generar Reporte

66

Sistema de Gestión Documental

b) Diseño El siguiente paso fue elaborar los diagramas de secuencia y los diagramas de clase. Los diagramas de secuencia muestran la interacción entre los objetos y la secuencia en la que ocurren dichas interacciones. En un diagrama de secuencia es posible observar el escenario determinado de un caso de uso, los eventos generados por actores externos, los eventos internos del sistema y el orden de los mismos. El diagrama de clases describe la estructura estática del sistema mostrando sus clases, atributos y relaciones

DIAGRAMA DE SECUENCIA: GENERAR DE DOCUMENTO

Pantalla 34.1.3: Diagrama de Secuencia - Generar Documento

67

Sistema de Gestión Documental

DIAGRAMA DE SECUENCIA: GENERAR IMAGEN DEL DOCUMENTO

Pantalla 35.1.3: Diagrama de Secuencia - Generar Imagen del Documento

68

Sistema de Gestión Documental

DIAGRAMA DE SECUENCIA: CONSULTAR ENTORNO DE TRABAJO

Pantalla 36.1.3: Diagrama de Secuencia - Consultar Entorno de Trabajo

69

Sistema de Gestión Documental

DIAGRAMA DE SECUENCIA: CONSULTAR DOCUMENTOS

Pantalla 37.1.3: Diagrama de Secuencia - Consultar Documentos

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Sistema de Gestión Documental

DIAGRAMA DE SECUENCIA: ADMINISTRAR USUARIOS

Pantalla 38.1.3: Diagrama de Secuencia - Administrar Usuarios

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Sistema de Gestión Documental

DIAGRAMA DE SECUENCIA: ADMINISTRAR PERFILES /PRIVILEGIOS

Pantalla 39.1.3: Diagrama de Secuencia - Administrar Perfiles/Privilegios

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Sistema de Gestión Documental

DIAGRAMA DE SECUENCIA: ADMINISTRAR DOCUMENTOS

Pantalla 40.1.3: Diagrama de Secuencia - Administrar Documentos

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Sistema de Gestión Documental

DIAGRAMA DE SECUENCIA: ADMINISTRAR FLUJO DE TRABAJO

Pantalla 41.1.3: Diagrama de Secuencia - Administrar Flujo de Trabajo

74

Sistema de Gestión Documental

DIAGRAMA DE SECUENCIA: GENERAR REPORTE

Pantalla 42.1.3: Diagrama de Secuencia - Generar Reporte

c) Diseño de la Base de Datos Las estructuras de los archivos de la base de datos y los campos mediante los que se relacionan se ilustran en la figura 5.1.3 Diseño de la base de datos.

75

Sistema de Gestión Documental

Pantalla 43.1.3: Diagrama de Base de Datos

76

Sistema de Gestión Documental

5.1.4. Resultado de la Disciplina de la Implementación 5.1.4.1. Diseño de Formularios a Nivel de Usuario a) Formulario Web de Ingreso al Sistema La página de inicio presenta una forma de entrada a la aplicación web donde se solicita el usuario y el Password para ingresar al sistema; Ver figura 5.1.4.1

Pantalla 44.1.4: Ingreso al Sistema de Gestión Documental

b) Formulario Web de Registro de Documentos Se caracteriza por permitir al Usuario registrar los documentos solicitados según el tipo de documento seleccionado.

Pantalla 45.1.4: Módulo de Registro de Documentos

77

Sistema de Gestión Documental

c) Formulario Web de Digitalización Permite configurar escanear, cargar, editar, imágenes para luego ser almacenados en el sistema.

Pantalla 46.1.4: Módulo de Registro de Digitalización

d) Formularios Web de Entorno de Trabajo Permite visualizar todas las actividades programadas para su usuario.

Pantalla 47.1.4: Módulo de Entorno de Trabajo

78

Sistema de Gestión Documental

e) Formulario Web de Búsqueda Permite realizar búsquedas por determinados campos correspondientes a cada documento. .

Pantalla 48.1.4: Módulo de Búsqueda

5.1.4.2. Diseño de Formularios a Nivel de Administrador a) Formulario Web de Ingreso al Sistema La página de inicio presenta una forma de entrada a la aplicación web donde se solicita el usuario y el Password para ingresar a su cuenta.

Pantalla 49.1.4: Ingreso al Sistema de Gestión Documental

79

Sistema de Gestión Documental

a) Administración de Usuarios Se caracteriza por crear, editar habilitar deshabilitar a los usuarios en el sistema..

Pantalla 50.1.4: Módulo de Administración de Usuarios

b) Administración de Perfiles/Privilegios Se caracteriza por crear, editar habilitar deshabilitar a los perfiles y privilegios de los usuarios en el sistema.

Pantalla 51.1.4: Módulo de Administración de Perfiles/Privilegios

c) Administración de Documentos Se caracteriza por crear, editar habilitar deshabilitar los tipos de documentos en el sistema.

80

Sistema de Gestión Documental

Pantalla 52.1.4: Módulo de Administración de Documentos

d) Administración de Flujos Se caracteriza por crear, editar habilitar deshabilitar a los usuarios en el sistema.

Pantalla 53.1.4: Módulo de Administración de Flujos

e) Reporte de Sistemas Permite realizar

reportes para estudiar el rendimiento del personal en la

empresa.

Pantalla 54.1.4: Módulo de Reportes de Sistema

81

Sistema de Gestión Documental

5.1.5. Resultado de la Disciplina de Pruebas En esta disciplina se llevaron a cabo varias pruebas de aceptación final para verificar que todos los componentes del sistema cumplieran con los criterios de aceptación especificados Para ello se hizo uso de un instrumento de validación aplicado a los usuarios finales. Dicha evaluación consistió en: La comparación de los resultados obtenidos con los esperados La identificación del origen de cada problema para determinar las acciones o medida correctivas. CRITERIO EVALUADO Funcionalidad

RESULTADO OBTENIDO Es un sistema que ayuda el proceso de la Gestión Documental de la empresa Digital Image S.A

Confiabilidad

Se realizan respaldaos para asegurar la información

Facilidad de uso

El sistema de amigable, simplifica el trabajo de igual manera cuenta con un manual de usuario.

Eficiencia

Se logran en el tiempo requerido y consumen el mínimo de recursos-

Facilidad de

Se puede modificar fácilmente sin afectarlas operaciones diarias

Mantenimiento Portabilidad

De fácil instalación reemplazo que corre en cualquier S.O

Tabla 15: Resultado de la Pruebas

82

Sistema de Gestión Documental

6. EVALUACION DE LA APLICACIÓN El Gestor documental ofrece un ambiente colaborativo, escalable, y multifuncional. Además tiene en cuenta la gestión del Archivo. Su lenguaje de programación está basado en .net Visual Basic, y su uso requiere navegador web. Coste de la solución con respecto a las funciones y utilidades. Registro del ciclo de vida del documento y sus movimientos. Muestra la trazabilidad de los documentos e información de uso. Control de usuarios, mediante niveles de seguridad y permisos. Tiene en cuenta el archivo, y la conservación a largo plazo.

Interrelación con escáner, impresoras, programas ofimáticos, y de creación de documentos, utilizados por la organización. El programa no señala incompatibilidades con hardware, software, ni tampoco con los navegadores más utilizados.

Cobertura a los formatos más comunes de ficheros electrónicos. Formatos como PDF, PDF/A, TIFF, JPG han de poder integrarse en el sistema de archivo sin ninguna dificultad. Posibilidad de consulta, conservación de documentos y registros. El Sistema de Gestión Documental permite el acceso a la información, posibilitando al usuario gestionar sus propios documentos, añadirlos al sistema y modificarlos cuando desee. Se controla cada acción, dejando constancia de quién, y cuando ha usado algún recurso del sistema. Interfaz y usabilidad del programa. El interfaz es atractivo sencillo. Se accede y utiliza mediante navegador web herramienta muy común entre los usuarios. Desarrollo de la descripción documental y la interrelación con sistemas de clasificación elaborados. Permite clasificar la documentación, y también se puede diseñar los campos de descripción para las unidades documentales.

83

Sistema de Gestión Documental

Control del uso de documentos albergados en el sistema. El programa ofrece información sobre el uso de los documentos, señala flujos de trabajo (log de eventos), y controla los diferentes procesos de acceso, actualización. Control de permisos de acceso y uso, a los documentos e información. GES-DOCU permite gestionar usuarios mediante permisos, estableciendo roles de acceso, para el ingreso a módulos del sistema. Sistema Gestión Documental Permite Cuadro de clasificación. Control de la seguridad, en el uso de documentos y datos Control de la seguridad, en la gestión de los usuarios. Conservación a largo plazo de los documentos. Captura de documentos Identifica cada documento Buscar, recuperar, y presentar la documentación

SI SI SI SI SI SI SI

Tabla 16: Control de Permisos

La comparación entre el antes y el después de la implantación del sistema: Antes

Después

Diferentes productores de documentación independientes y autónomos. Flujos o procesos de intercambio de información desconocido entre los productores de documentos. Numerosos tipos y series documentales. El Archivo es un pasivo de la organización, tras la consulta/uso de documentos su destino se descuida. Escasa implantación del documento electrónico, aunque sí que existe interés por su utilidad. No existe control del uso y gestión de la información.

Diferentes productores de documentación independientes, autónomos y coordinados. Flujos de trabajo documentados. Series y tipos documentales. El Archivo se convierte en un activo de la organización, la documentación está siempre presente en cualquier actividad. El documento electrónico es un soporte más, y está correctamente implantado. Control total de actividades y usuarios.

Tabla 17: Comparación de Antes y Después del Sistema

84

Sistema de Gestión Documental

Costo Total del Proyecto A continuación se plantean tres opciones para poder realizar este proyecto. Opción 1: Tener todo equipado en sus instalaciones (Hardware, Software y Aplicación GES-DOCU) y los equipos para la digitalización. Detalle Hardware

Software

Costo de Aplicación

Cantidad

Servidor (Web y Base de Datos). Ver Tabla 23

1

Precio USD 850.00

Escáner Fujitsu fi-6130 Lector de Código de Barras Impresora (para códigos de barras) Microsoft SQL Server 2008 Standard Edition

1 1 1 1

1640.00 100.00 54.00 1850.00

Microsoft Windows 2003 Server Small Business Edition

1

1033.00

Diseño y Desarrollo del Gestor Documental "GESDOCU"

1

1000.00

Sub Total IGV 18% Total

6527.00 1174.86 7701.86

Tabla 18: Costo Total del Proyecto

Opción 2: Tener todo equipado en sus instalaciones (Hardware, Software y Aplicación GES-DOCU), sin equipos de digitalización. Detalle Hardware

Servidor (Web y Base de Datos). Ver Tabla 23

1

Precio USD 850.00

Software

Microsoft SQL Server 2008 Standard Edition

1

1850.00

Microsoft Windows 2003 Server Small Business Edition

1

1033.00

Diseño y Desarrollo del Gestor Documental "GESDOCU"

1

1000.00

Sub Total IGV 18% Total

4733.00 851.94 5584.94

Costo de Aplicación

Cantidad

Tabla 19: Costo Total del Proyecto – Opción 2

85

Sistema de Gestión Documental

Opción 3: Comprar el Gestor Documental y Alquilar un Servidor Dedicado. Detalle Costo de Aplicación Costos Alquiler

Cantidad

Precio USD

Diseño y Desarrollo del Gestor Documental "GESDOCU"

1

1000.00

Servidor Dedicado Alquile Anual

1

1560.00

Sub Total IGV 18% Total

2560.00 460.80 3020.80

Tabla 20: Costo Total del Proyecto – Opción 3

Costos Operacionales Antes del Sistema Propuesto Insumos

Costo Aproximado / Cant. Costo Total Costo Total Unidades Mensual Mensual Anual S/. 0.1 500 50 600

Papel Impresiones

0.5

200

100

1200

Distribución de Información

75

1

75

900

Cartuchos de impresoras

100

4

400

4800

Total

625

7500

Tabla 21: Costos Operacionales - Antes del Sistema Propuesto

Costos Operacionales con el Sistema Propuesto Insumos Ahorro Papel

Costo Aproximado / Unidades 0.1

Cant. Mensual 100

Costo Total Costo Total Mensual Anual S/. 10 120

Ahorro en Impresiones

0.5

30

15

180

Ahorro de Distribución de Información Ahorro de Cartuchos de Impresoras

75

0

0

0

100

1

100

1200

Total

125

1500

Tabla 22: Costos Operacionales - Con el Sistema Propuesto

86

Sistema de Gestión Documental

Detalle del Servidor (Web y Base de Datos) Hardware Servidor IBM x3200 M3

Descripción

Cantidad

Procesador (CPU GHz/L3 cache/frontside bus MHz máx.) - Core-i3 dual-core con cache de hasta 8 MB y hasta 3,06 GHz/1333 MHz-4 MB

1

Costo Unitario USD 850.00

Costo Total USD 850.00

Sub Total: IGV 18%: Total:

850.00 153.00 1003.00

Cantidad de procesadores (est./máx.) - 1/1 Memoria (est./máx.) - Hasta 32 GB DDR-3 1066/1333 MHz ECC de memoria, 1, 2 y 4 GB UDIMMs; 1, 2, 4 y 8 GB RDIMMs Almacenamiento interno máximo - HDDs SAS o SATA de hasta 4,0 TB Interfaz de redes - Dual Gigabit Ethernet Suministro de energía (est./máx.) - 401 W fixed 1/1 o 430 W hotswap redundante 2/2 Puertos - 7 USB (2 frontal/4 trasero/1 interno), 2 Ethernet, 1 serial y video

Tabla 23: Detalle del Servidor – Recomendado

87

Sistema de Gestión Documental

7. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

CONCLUSIONES

El sistema proporciona a los usuarios una iteración fácil, cómoda y segura con lo que se pretende fomentar la cultura de uso. Además la información contenida es oportuna

y precisa, siendo posible encontrar información referente a los

documentos de ventas de la empresa. De igual forma proporciona eficiencia y exactitud en la obtención de resultados: no se invierte tiempo, ni recurso humano innecesario para la búsqueda de los documentos, evitando así gastos económicos. La manera cómo las empresas aprovechan la información histórica que se tiene en sus sistemas determina una ventaja competitiva en el mercado, ya que permite realizar mejores decisiones en base a una información consistente y consolidada.

Podemos concluir que el sistema de Gestión Documental “GES-DOCU” es de gran ayuda en la administración del área de ventas de la empresa, logrando mayor velocidad, orden y precisión en los procesos del manejo de información.

88

Sistema de Gestión Documental

RECOMENDACIONES Recomendamos que a medida que evolucione la empresa, el sistema tenga un mantenimiento de acuerdo a los nuevos requerimientos que se vayan presentando. Capacitar al Jefe de ventas acerca de cómo realizar un buen uso del Sistema de Gestión Documental implementado para así obtener su máximo rendimiento. Se recomienda capacitar al personal de ventas para el uso correcto del Sistema de Gestión Documental y evitar errores dentro del sistema. Establecer la cultura de uso haciendo del Sistema una herramienta diaria de trabajo, información, comunicación entre los usuarios. La empresa debe fomentar el uso del sistema de manera que sea visto como una herramienta indispensable para la ejecución del sus procesos Realizar evaluaciones periódicas en busca de cumplir con los estándares de calidad.

89

Sistema de Gestión Documental

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS [DISGC] Desarrollo e Implementación de un Sistema de Gestión Comercial.

Accesible

en

URL

:

http://www.slideshare.net/carloschavezmonzon/tesis-sobre-lametodologa-mipe [MHUMAS] Metodología y Herramientas UML para el Modelado y Análisis

de

Sistemas.

Accesible

en

URL

:

http://tdx.cat/bitstream/handle/10803/10633/JMPtesis.pdf?sequence=1 [TISTG] Tesis de Ingeniería de Sistemas de Trabajo de Grado Web. Accesible en URL: http://es.scribd.com/doc/21447362/Tesis-Ingenieriade-Sistemas-Trabajo-de-Grado-Web-2-0. [TRPS] Tesis Reynaldo Proyecto de Sistemas. Accesible en URL: http://es.scribd.com/doc/3589225/Tesis-Reynaldo-Proyecto-de-SistemasERP. [PUDS] El Proceso Unificado de Desarrollo de Software. Accesible en URL : http://www.utim.edu.mx/~pmendoza/ftp/rup.pdf [GD]

Gestión

Documental.

Accesible

en

el

URL

:

http://www.sociedadelainformacion.com/12/Gestion%20Documental.pdf [MI]

Metodología de

la

Investigación.

Accesible

en

URL:

http://www.sld.cu/galerias/pdf/sitios/hematologia/tesis.pdf.pdf [ADIDAML]. Análisis, Diseño e Implementación de un Datamart para el área de Mantenimiento y Logística de una Público

de

Pasajeros.

Accesible

Empresa de Transporte en

URL:

http://tesis.pucp.edu.pe/repositorio/bitstream/handle/123456789/1123/ZA MBRANO_ALARCON_JAIME_DATAMART_LOGISTICA_TRANSP ORTE_PUBLICO.pdf?sequence=1

90

Sistema de Gestión Documental

ANEXOS DICCIONARIO DE DATOS Nombre

TM_EMPRESA

Descripción

Almacena toda la información de la empresa.

Clave Primaria

E_V_CODEMP

Campo

Tipo

Nulos

E_V_CODEMP

VARCHAR(10)

NOT NULL

E_V_NOMBRE

VARCHAR(50)

NOT NULL

E_V_CODBAR

VARCHAR(3)

NOT NULL

E_I_CNTUSU

INT

NULL

E_D_FECMOD

DATETIME()

NULL

E_D_FECGEN

DATETIME()

NULL

E_C_ESTADO

NCHAR(10)

NOT NULL

Nombre

TM_CORRELATIVO

Descripción

Almacena toda la información correlativa.

Clave Primaria

U_V_CODUSU

Campo

Tipo

Nulos

C_V_CORRELA

VARCHAR(20)

NOT NULL

C_V_TABLA

VARCHAR(50)

NOT NULL

C_V_EMPRESA

VARCHAR(10)

NOT NULL

91

Sistema de Gestión Documental

Nombre

TM_LOGSIT

Descripción

Almacena todos los movimientos realizados en el sistema.

Clave Primaria

L_V_CODLOG

Campo

Tipo

Nulos

L_V_CODLOG

VARCHAR(10)

NOT NULL

L_V_CODEMP

VARCHAR(10)

NOT NULL

L_V_CODUSU

VARCHAR(10)

NOT NULL

L_V_CODARC

VARCHAR(12)

NULL

L_V_MODULO

VARCHAR(50)

NOT NULL

L_V_ACCION

VARCHAR(50)

NOT NULL

DATETIME

NULL

L_D_FECHGEN

Nombre

TD_DOCUMENT

Descripción

Almacena toda la información sobre los documentos.

Clave Primaria

D_V_CODDOC

Campo

Tipo

Nulos

D_V_CODDOC

VARCHAR(10)

NOT NULL

D_V_NRODOC

VARCHAR(10)

NOT NULL

T_V_CODTDO

VARCHAR(10)

NOT NULL

D_V_NOMBRE

VARCHAR(50)

NOT NULL

D_V_CAMPOS

VARCHAR(50)

NOT NULL

D_D_FECGEN

DATETIME

NULL

D_D_FECMOD

DATETIME

NULL

D_C_ESTADO

CHAR(1)

NOT NULL

92

Sistema de Gestión Documental

Nombre Descripción

TD_TIPODOCU Almacena toda la información de los tipos de documentos en el sistema.

Clave Primaria Campo

T_V_CODTDO Tipo

Nulos

T_V_CODTDO

VARCHAR(10)

NOT NULL

T_V_NOMBRE

VARCHAR(50)

NOT NULL

T_V_DESCRI

VARCHAR(100)

NULL

T_D_FECGEN

DATETIME

NULL

T_D_FECMOD

DATETIME

NULL

T_C_ESTADO

CHAR(1)

NOT NULL

Nombre

TC_ARCHIVOS

Descripción

Almacena todos los documentos cargados al sistema.

Clave Primaria

A_V_CODARC

Campo

Tipo

Nulos

A_V_CODARC

VARCHAR(12)

NOT NULL

A_V_EXTENSI

VARCHAR(40)

NULL

A_V_NOMBRE

VARCHAR(12)

NOT NULL

A_V_RUTAAR

VARCHAR(100)

NOT NULL

A_V_AUTORA

VARCHAR(10)

NOT NULL

A_D_FECGEN

DATETIME

NULL

A_D_FECMOD

DETETIME

NULL

A_C_ESTADO

CHAR(1)

NOT NULL

93

Sistema de Gestión Documental

Nombre

TM_USUARIOS

Descripción

Almacena toda la información de los usuarios del sistema.

Clave Primaria

U_V_CODUSU

Campo

Tipo

Nulos

U_V_CODUSU

VARCHAR(10)

NOT NULL

U_V_NOMBRE

VARCHAR(50)

NOT NULL

U_V_APELLI

VARCHAR(50)

NOT NULL

U_V_DIRECC

VARCHAR(100)

NULL

U_V_TELEFO

VARCHAR(30)

NULL

U_V_CORREO

VARCHAR(50)

NULL

U_V_CODEMP

VARCHAR(10)

NOT NULL

U_V_USUARI

VARCHAR(10)

NOT NULL

U_V_PASSWO

VARCHAR(100)

NOT NULL

U_D_FECGEN

DATETIME

NULL

U_D_FECMOD

DATETIME

NULL

U_C_ESTADO

CHAR(1)

NOT NULL

Nombre Descripción

TD_DETFLUJOS Almacena toda la información de detallada de los flujos por cada tipo de documento.

Clave Primaria Campo DF_V_CODDTF

DF_V_CODDTF Tipo

Nulos

VARCHAR(10)

NOT NULL

94

Sistema de Gestión Documental DF_V_CODFLU

VARCHAR(10)

NOT NULL

DF_V_CODUSU

VARCHAR(10)

NOT NULL

DF_V_ACCION

VARCHAR(50)

NOT NULL

DF_V_SECUENCIA

VARCHAR(10)

NOT NULL

DF_D_FECGEN

DATETIME

NULL

DF_D_FECMOD

DATETIME

NULL

DF_C_ESTADO

CHAR(1)

NOT NULL

Nombre Descripción

TD_HISTDTFLUJO Almacena toda la información histórica de los detalles de los flujos.

Clave Primaria Campo

HDF_V_CODHDFLU Tipo

Nulos

HDF_V_CODHDFLU

VARCHAR(10)

NOT NULL

HDF_V_CODHFLU

VARCHAR(10)

NOT NULL

HDF_V_CODDTF

VARCHAR(10)

NOT NULL

HDF_V_CODUSU

VARCHAR(10)

NOT NULL

HDF_V_SECUENCIA

VARCHAR(10)

NOT NULL

HDF_V_COMENT

VARCHAR(1000)

NULL

HDF_C_ESTADO

CHAR(1)

NOT NULL

HDF_D_FECGEN

DATETIME

NULL

95

Sistema de Gestión Documental Nombre

TD_FLUJOS

Descripción

Almacena toda la información de los flujos de trabajo.

Clave Primaria

F_V_CODFLU

Campo

Tipo

Nulos

F_V_CODFLU

VARCHAR(10)

NOT NULL

F_V_CODTDO

VARCHAR(10)

NOT NULL

F_V_CODEMP

VARCHAR(10)

NOT NULL

F_V_NOMBRE

VARCHAR(50)

NOT NULL

F_D_FECGEN

DATETIME

NULL

F_D_FECMOD

DATETIME

NULL

F_C_ESTADO

CHAR(1)

NOT NULL

Nombre

TM_PERFILUS

Descripción

Almacena toda la información de perfiles de los usuarios.

Clave Primaria

P_V_CODPER

Campo

Tipo

Nulos

P_V_CODPER

VARCHAR(10)

NOT NULL

P_V_CODEMP

VARCHAR(10)

NOT NULL

P_V_CODPRI

VARCHAR(10)

NOT NULL

P_V_NOMBRE

VARCHAR(50)

NOT NULL

P_V_DESTINO

VARCHAR(20)

NOT NULL

P_D_FECGEN

DATETIME

NULL

P_D_FECMOD

DATETIME

NULL

P_C_ESTADO

CHAR(1)

NOT NULL

96

Sistema de Gestión Documental

Nombre

TM_PRIVILUS

Descripción

Almacena toda la información privilegios de los usuarios.

Clave Primaria

P_V_CODPRI

Campo

Tipo

Nulos

P_V_CODPRI

VARCHAR(10)

NOT NULL

P_D_FECGEN

DATETIME

NOT NULL

P_D_FECMOD

DATETIME

NULL

P_C_ESTADO

CHAR(1)

NULL

P_V_MOD001

VARCHAR(20)

NULL

P_V_MOD002

VARCHAR(20)

NULL

P_V_MOD003

VARCHAR(20)

NULL

P_V_MOD004

VARCHAR(20)

NULL

P_V_MOD005

VARCHAR(20)

NULL

P_V_MOD006

VARCHAR(20)

NULL

P_V_MOD007

VARCHAR(20)

NULL

P_V_MOD008

VARCHAR(20)

NULL

P_V_MOD009

VARCHAR(20)

NULL

P_V_MOD010

VARCHAR(20)

NULL

Nombre

TD_HISTFLUJO

Descripción

Almacena toda la información histórica del flujo de trabajo.

Clave Primaria

HF_V_CODHFLU

Campo

Tipo

97

Nulos

Sistema de Gestión Documental HF_V_CODHFLU

VARCHAR(10)

NOT NULL

HF_V_CODEMP

VARCHAR(10)

NOT NULL

HF_V_CODARC

VARCHAR(12)

NOT NULL

HF_V_CODFLU

VARCHAR(10)

NOT NULL

HF_V_SECUENCIA

VARCHAR(10)

NULL

HF_C_ESTADO

CHAR(1)

NOT NULL

HF_D_FECGEN

DATETIME

NULL

Nombre Descripción

TM_MOVDATA Almacena toda la información de los documentos registrados en del sistema.

Clave Primaria Campo

M_V_CODDAT Tipo

Nulos

M_V_CODDAT

VARCHAR(10)

NOT NULL

M_V_CODARC

VARCHAR(12)

NOT NULL

M_V_DATA01

VARCHAR(100)

NULL

M_V_DATA02

VARCHAR(100)

NULL

M_V_DATA03

VARCHAR(100)

NULL

M_V_DATA04

VARCHAR(100)

NULL

M_V_DATA05

VARCHAR(100)

NULL

M_V_DATA06

VARCHAR(100)

NULL

M_V_DATA07

VARCHAR(100)

NULL

M_V_DATA08

VARCHAR(100)

NULL

M_V_DATA09

VARCHAR(100)

NULL

M_V_DATA10

VARCHAR(100)

NULL

98

Sistema de Gestión Documental M_V_DATA11

VARCHAR(100)

NULL

M_V_DATA12

VARCHAR(100)

NULL

M_V_DATA13

VARCHAR(100)

NULL

M_V_DATA14

VARCHAR(100)

NULL

M_V_DATA15

VARCHAR(100)

NULL

M_V_DATA16

VARCHAR(100)

NULL

M_V_DATA17

VARCHAR(100)

NULL

M_V_DATA18

VARCHAR(100)

NULL

M_D_FECGEN

DATETIME

NULL

M_D_FECMOD

DATETIME

NULL

M_V_AUTORA

VARCHAR(10)

NULL

M_V_CODUSU

VARCHAR(10)

NOT NULL

M_V_CODFLU

VARCHAR(10)

NOT NULL

M_V_CODDTF

VARCHAR(10)

NOT NULL

M_V_ESTFLU

VARCHAR(1)

NOT NULL

M_C_ESTADO

CHAR(1)

NOT NULL

99

Sistema de Gestión Documental

DIAGRAMA DE GANTT

Diagrama de Gantt Completo

100

Sistema de Gestión Documental

MANUAL DE USUARIO

OBJETIVO Digital Image S.A.C ha puesto a disposición de su personal un Sistema de Gestión Documental para el acopio y recuperación de información, en el cual puede ser almacenado cualquier tipo de archivo y sus correspondientes datos de indexación. El Sistema de Gestión Documental que se ha entregado opera en ambiente Web, lo que implica que desde cualquier parte del Perú y del mundo, con sólo tener una conexión a internet y los permisos correspondientes, tendrán acceso a la documentación. A continuación se describirá cada una de las funcionalidades presentes actualmente en el sistema entregado.

FUNCIONALIDADES COMUNES Se consideran funcionalidades comunes aquella que se repiten con mayor frecuencia en los diferentes módulos y pantallas del sistema, considerándose entre las más importantes la distribución de las pantallas, su organización, mensajes, ubicación de los iconos y botones. Distribución de Pantallas Sección superior: Se visualiza el usuario activo (ej. Mezajil Tume, Julio Roberto), el módulo activo y la opción de salir (el cual invocará a la pantalla de acceso al sistema); además de menú disponible de acuerdo al perfil del usuario, ver Pantalla 1.

Sección Superior Sección central - Superior: Se visualiza el contenido de la pantalla activa.

101

Sistema de Gestión Documental

Sección Central Superior Sección inferior: se visualiza información relacionada con el sistema, copyright y derechos.

Sección Inferior Mensajes al Usuario  Error de Validación En cada pantalla, aparecerá un mensaje de color rojo por ejemplo “Ingresar Nombre”, un ejemplo del mismo, se visualiza a continuación

Mensajes de Operación- Error de Validación  Éxito de Registro En la parte inferior, aparecerá un mensaje de color rojo “El Tipo de Documento se registró correctamente”.

Mensajes de Operación- Éxito de Registro 102

Sistema de Gestión Documental

CONTROL DE ACCESO Para ingresar al “Sistema de Gestión Documental”, se debe ingresar su Usuario y Password asignado por el Administrador del Sistema.

Ingreso al Sistema de Gestión Documental

Durante el proceso de acceso, se presentan los siguientes escenarios: a) Error de acceso debido al ingreso incorrecto del usuario o clave (el sistema mostrará un mensaje de color rojo en la parte superior de la pantalla “Usuario o Password Incorrecto”): para corregir este error, verificar los datos ingresados, tomar en cuenta que el sistema diferencia mayúsculas de minúsculas. b) Error de acceso debido a que el usuario no se encuentra habilitado (el sistema mostrará un mensaje de color rojo en la parte superior “Usuario no habilitado”): De presentarse este error, el usuario deberá comunicarse con el Administrador del Sistema y solicitar que su usuario sea habilitado. Nota: De aparecer un mensaje de confirmación para guardar el usuario y contraseña en el explorador que está utilizando, por temas de seguridad, se recomienda no confirmar dicho mensaje. Ej.

103

Sistema de Gestión Documental

ADMINISTRACION DE USUARIOS Esta funcionalidad permite hacer el registro de nuevos usuarios al sistema, además de editar los datos de uno ya creado o sencillamente eliminarlo del sistema. Para ingresar a la funcionalidad debemos presionar la opción “Admin Usuarios” del menú del sistema.

Menú de Administración de Usuarios

En la parte superior de la pantalla el sistema mostrara los campos para la creación de un nuevo usuario. Es necesario ingresar nombre, apellidos, dirección, teléfono, correo, perfil, usuario, Password, estado. Una vez ingresados los datos, se debe presionar la opción “Agregar Usuario”, y así quedará agregado un nuevo usuario al sistema.

Módulo de Administración de Usuarios – Registro

En la parte central de la pantalla el sistema desplegará el listado de usuarios que se encuentran registrados en el sistema. En el cual podemos seleccionar la información registrada de un determinado usuario para esto se debe hacer clic en “Seleccionar”.

Módulo de Administración de Usuarios – Listado

104

Sistema de Gestión Documental

Ahora bien si se desea editar los datos registrados en el sistema de un determinado usuario, se debe presionar la opción “Modificar Datos” con lo cual el sistema activara el formulario de edición de datos, una vez realizados los cambios se debe presionar la opción “Guardar” para grabar los cambios de los datos del usuario en el sistema.

Módulo de Administración de Usuarios – Detalle

ADMINISTRACION DE PERFILES / PRIVILEGIOS Esta funcionalidad permite crear nuevos perfiles en el sistema, además de editar los datos de uno ya creado o sencillamente eliminarlo del sistema. Para ingresar a la funcionalidad debemos presionar la opción “Admin Permisos / Perfiles” del menú del sistema.

Menú de Administración de Perfiles/ Privilegios

Una vez que el perfil a ha sido creado se le debe asignar los permisos correspondiente. Esto quiere decir que un perfil tendrá asignado permisos para determinados módulos a nivel de usuario o administrador.

Módulo de Administración de Permisos/ Privilegios

Ahora bien si se desea editar los datos registrados en el sistema de un determinado perfil, en la parte inferior se debe seleccionar el perfil con lo cual el sistema cargara

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los datos correspondientes en el formulario de edición, una vez realizados los cambios se debe presionar la opción “Modificar Perfil” para grabar los cambios de los datos del perfil en el sistema.

Módulo de Administración de Permisos/ Privilegios - Detalle

ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS Esta funcionalidad permite crear nuevos tipos de documentos en el sistema, además de editar los datos de los tipos ya creados o sencillamente eliminarlo del sistema. Para ingresar ala funcionalidad debemos presionar la opción “Admin Documentos” del menú del sistema.

Menú de Administración de Documentos

Para crear un nuevo tipo de documento es preciso ingresar el nombre por el cual será identificado en el sistema. Una vez ingresado el nombre se debe presionar el botón “Agregar Documento” para que sea ingresado al sistema.

Módulo de Administración de Documentos – Registro

Además de crear el tipo de documento, la funcionalidad permite agregar los datos de indexación asociado al tipo de documento. Como podemos ver en la siguiente figura se está agregando al tipo de documento “NOTA DE CREDITO” los datos de indexación “TOTAL”. Como podemos apreciar el sistema da la opción de agregar más datos de 106

Sistema de Gestión Documental

indexación, eso nos indica que en cualquier momento se pueden eliminar o agregar datos al tipo de documento.

Módulo de Administración de Documentos - Registro

Ahora bien si se desea editar los datos registrados en el sistema de un determinado tipo de documento, primero se debe seleccionar el tipo de documento y luego presionar la opción “Modificar”. Después de haber editado el nombre hacer clic en el botón “Guardar”.

Módulo de Administración de Documentos - Detalle

El sistema activara el formulario de edición, para editar los datos se debe hacer clic en “Seleccionar” una vez seleccionado los datos hacer clic en el botón “Modificar” para habilitar los campos una vez realizados los cambios se debe presionar la opción “Guardar” para grabar los datos en el sistema.

Módulo de Administración de Documentos – Detalle

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ADMINISTRACION DE FLUJO DE TRABAJO Esta funcionalidad permite crear flujos de trabajo de documentos en el sistema, además de editar los flujos ya creados o sencillamente eliminarlo del sistema. Para ingresar a la funcionalidad debemos presionar la opción “Admin Flujos” del menú del sistema.

Menú de Administración de Flujos

Para crear un nuevo flujo de trabajo es preciso ingresar el nombre por el cual será identificado en el sistema. Una vez ingresado el nombre se debe presionar el botón “Agregar Flujo” para que sea ingresado al sistema.

Módulo de Administración de Flujos - Registro

Además de crear el flujo de trabajo, la funcionalidad permite agregar las actividades al flujo según el tipo de documento. Como podemos ver en la siguiente figura se está agregando al “FLUJO FACTURAS” la siguiente actividad .Se agrega el usuario asignado, nombre de la actividad, y la secuencia del flujo, para agregar hacer clic en “Agregar Secuencia de Flujo”. Según vamos agregando actividades se va mostrando un listado de estos.

Módulo de Administración de Flujos - Listado

Ahora bien si se desea editar los datos registrados en el sistema de un determinado flujo de trabajo, primero se debe seleccionar el flujo de trabajo y luego presionar la opción “Modificar”. Después de haber editado el nombre hacer clic en el botón “Guardar”.

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Módulo de Administración de Flujos-Detalle

Para modificar las actividades del flujo hacer sobre el botón “Modificar”, los campos del formulario se activan, editar los datos necesarios y hacer clic en el botón “Guardar” para grabar los datos en el sistema.

Módulo de Administración de Flujos - Detalle

REPORTES DE SISTEMA Esta funcionalidad permite generar reportes sobre cada módulo y verificar los accesos de cada usuario en el sistema. Para ingresar a la funcionalidad debemos presionar la opción “Reportes Sistema” del menú del sistema.

Menú de Reportes de Sistema

Para generar un nuevo reporte es preciso ingresar los campos por los que se quiere filtrar el reporte. Permite realizar reportes por módulos, por campo de búsqueda, por datos de búsqueda, por fecha de inicio y fecha fin. Para generar la búsqueda hacer clic en el botón “Buscar”, si se desea exportar los datos hacer clic en el botón “Exportar” el cual exportara a Excel.

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Módulo de Reportes de Sistema

REGISTRO DE DOCUMENTOS Esta funcionalidad permite registrar nuevos documentos en el sistema, además de editar los datos de los documentos ya creados o sencillamente eliminarlo del sistema. Para ingresar ala funcionalidad debemos presionar la opción “Registrar Documentos” del menú del sistema.

Menú de Registro de Documentos

Para crear un nuevo documento es preciso primero seleccionar el tipo de documento.

Módulo de Registro de Documentos

Una vez seleccionado el tipo de documento aparecerá el formulario de registro donde se debe e ingresar los datos. La cantidad de campos en el formulario de registro depende del tipo de documento seleccionado. Luego presionar el botón “Guardar” para registrar el documento en el sistema

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Módulo de Registro de Documentos

Automáticamente se genera el código de barras el documento será ingresado al sistema y sus datos de indexación ingresados a la base de datos.

Módulo de Registro de Documentos – Generar Código de Barras

Ahora bien si se desea editar los datos registrados en el sistema de un determinado documento, primero se debe ingresar el Código de Barras, luego hacer clic en el botón “Buscar Documento”, automáticamente buscará los datos del documento y subirán al formulario.

Módulo de Registro de Documentos – Ingresar Código de Barras

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Una vez con los datos en el formulario realizar los cambios requeridos para grabar los datos hacer clic en el botón “Modificar” de lo contrario hacer clic en el botón “Cancelar” para deshacer los cambios.

Módulo de Registro de Documentos –Editar Documento

DIGITALIZACION Este módulo nos ofrece dos funcionalidades permite digitalizar los documentos físicos y la carga masiva de los mismos en el sistema. Para ingresar a la primera funcionalidad presionar la opción “Digitalización” del menú del sistema.

Menú de Digitalización -Digitalización

Para el funcionamiento de este módulo se necesita contar con un plugin “Dinamic Web TWAIN Plugin 6.3.1.0” de no contar con el plugin el sistema nos proporciona la opción de descargarlo desde del servidor.

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Sistema de Gestión Documental Módulo de Digitalización –Configuración de Scanner

El módulo de “Digitalización” nos ofrece 4 funcionalidades: Configuración de Escáner, Editor de Imágenes, Guardar Imagen, Subir Imagen. Configuración de Escáner Si se cuenta con escáneres de marca FIJUTSU, KODAX o escáneres que usen controlador TWAIN, puede va poder escanear los documentos. Nos da las opciones de seleccionar el controlador, podemos eliminar las imágenes blancas, tipo de color y la resolución.

Módulo de Digitalización –Configuración de Scanner

Si no se cuenta con los escáneres mencionados contamos con la opción de “Cargar Archivos”. Aquí se va poder cargar la imagen escaneada desde escáneres caseros almacenados en un en un servidor local.

Módulo de Digitalización – Carga de Imágenes

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Editor de Imágenes Esta opción es para darle estilo, tamaño, efectos, girar, cortar la imagen antes de cargarla.

Módulo de Digitalización –Editor de Imágenes

Guardar Imagen Una vez editada la imagen se procede a guardarla se escribe el nombre del archivo y se selecciona el formato en el que se desee guardar (JPEG, TIFF, PDF). Esta opción guarda la imagen localmente.

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Sistema de Gestión Documental Módulo de Digitalización –Guardar Imagen

Subir Imagen El nombre del archivo se obtiene al registrar el documento, hacer clic en el botón “Cargar Imagen” para guardar en la base de datos.

Módulo de Digitalización –Cargar Imagen

Para ingresar a la funcionalidad digitalización presionar la opción “Carga Masiva” del menú del sistema.

Menú de Digitalización –Carga Masiva

En este módulo se puede realizar la carga de varios documentos a la misma vez para eso, hacer clic en el botón “Cargar Imágenes Masivas” para seleccionarlas.

Módulo de Digitalización

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Nos parece una ventana donde debemos hacer clic en el botón “Cargar Múltiples Archivos”.

Módulo de Digitalización –Carga Masiva

Luego de esto nos pedirá ubicar el directorio donde se encuentran los documentos anteriormente escaneado, ubicar el directorio raíz y presionar la tecla “Ctrl” para seleccionar varios documentos.

Módulo de Digitalización – Carga Masiva

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De esta manera se termina con el proceso de “Carga Masiva”.

Módulo de Digitalización – Carga Masiva

ENTORNO DE TRABAJO Esta funcionalidad permite visualizar las actividades pendientes asignadas a cada usuario en el sistema. Para ingresar a la funcionalidad debemos presionar la opción “Entorno de Trabajo” del menú del sistema.

Menú de Entorno de Trabajo

Para seleccionar una actividad pendiente es preciso hacer clic en “Seleccionar”, al hacer esto se muestra una tabla en la parte inferior con los datos de la actividad seleccionada.

Módulo de Entorno de Trabajo- Listado de Actividades

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Al hacer clic en el Nombre del Archivo, se mostrara la imagen en un visor de documento.

Módulo de Entorno de Trabajo- Visor de Imágenes

BUSQUEDA Una vez seleccionada la opción “Búsqueda” del menú del sistema, este mostrara un formulario para realizar la búsqueda.

Menú de Búsqueda

Se deberá seleccionar que tipo de documento, campo de búsqueda, criterio de búsqueda, datos de búsqueda y con ello el sistema mostrará los datos asociados (indexación) al tipo de documento. Ingresando estos datos de búsqueda y presionando el botón “Realizar Búsqueda”, el sistema traerá aquellos documentos cuyos datos de indexación cumplan con los criterios de búsqueda señalados.

Módulo de Búsqueda –Indexación

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