Desarrollo de Un Sistema de Gestión Hotelera Utilizando La Metodología Rup en La Empresa “Ofell Ross Presidente” de La Ciudad de Chiclayo, Diciembre 2011 – Marzo 2012
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Tesis Desarrollo de Un Sistema de Gestión Hotelera Utilizando La Metodología Rup en La Empresa “Ofell Ross Presidente” d...
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UNIVERSIDAD PARTICULAR DE CHICLAYO
FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES, INFORMÁTICA Y DE SISTEMAS ESCUELA PROFESIONAL DE INGENIERÍA INFORMÁTICA Y DE SISTEMAS CURSO DE ACTUALIZACIÓN PARA TITULACIÓN PROFESIONAL Y CAPACITACIÓN CONTÍNUA
DESARROLLO DE UN SISTEMA DE GESTIÓN HOTELERA UTILIZANDO LA METODOLOGÍA RUP EN LA EMPRESA“OFELL ROSS PRESIDENTE” DE LA CIUDAD DE CHICLAYO, DICIEMBRE 2011 – MARZO 2012.
PRESENTADO POR: Bach. ADANAQUÉ AQUINO, Karin Julissa Bach. CASTILLO SERNAQUÉ, Alexander de Dios PIMENTEL, PERÚ 2012
UNIVERSIDAD PARTICULAR DE CHICLAYO FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES, INFORMÁTICA Y DE SISTEMAS ESCUELA PROFESIONAL DE INGENIERÍA INFORMÁTICA Y DE SISTEMAS CURSO DE ACTUALIZACIÓN PARA TITULACIÓN PROFESIONAL Y CAPACITACIÓN CONTÍNUA
DESARROLLO DE UN SISTEMA DE GESTIÓN HOTELERA UTILIZANDO LA METODOLOGÍA RUP EN LA EMPRESA “OFELL ROSS PRESIDENTE” DE LA CIUDAD DE CHICLAYO, DICIEMBRE 2011 – MARZO 2012.
PRESENTADO POR: Bach. ADANAQUÉ AQUINO, Karin Julissa Bach. CASTILLO SERNAQUÉ, Alexander de Dios
__________________________ Presidente
_________________________ Secretario
__________________________ __________________________ Vocal
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UNIVERSIDAD PARTICULAR DE CHICLAYO
FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES, INFORMÁTICA Y DE SISTEMAS ESCUELA PROFESIONAL DE INGENIERÍA INFORMÁTICA Y DE SISTEMAS CURSO DE ACTUALIZACIÓN PARA TITULACIÓN PROFESIONAL Y CAPACITACIÓN CONTÍNUA
DESARROLLO DE UN SISTEMA DE GESTIÓN HOTELERA UTILIZANDO LA METODOLOGÍA RUP EN LA EMPRESA “OFELL ROSS PRESIDENTE” DE LA CIUDAD DE CHICLAYO, DICIEMBRE 2011 – MARZO 2012.
PRESENTADO POR: Bach. ADANAQUÉ AQUINO, Karin Julissa Bach. CASTILLO SERNAQUÉ, Alexander de Dios
PIMENTEL, PERÚ 2012
3
DEDICATORIA
Dedico el presente Proyecto a mi madre porque gracias a su esfuerzo, dedicación e incondicional apoyo, he logrado cumplir una de mis metas trazadas.
Karin Julissa Adanaqué Aquino
A Dios por la vida que me brinda, a mis padres por su apoyo incondicional, a mi hija por ser motor y permanente motivación en la conclusión de mis ideales.
Alexander de Dios Castillo Castillo Sernaqué
4
AGRADECIMIENTO Le doy doy gracias a DIOS, por haberme haberme encaminado con sabiduría y paciencia para enfrentar las adversidades que se nos presenta en la realización de nuestro proyecto y haberme permitido terminar mi carrera. A mi esposo por entregarme toda su comprensión, orientación y apoyo a lo largo de mi curso de actualización
Karin Julissa Adanaqué Aquino
A todas aquellas personas en las cuales estoy presente cuando elevan sus plegarias al santísimo y a mis profesores quienes me han brindado gran aporte de sabiduría en cada lección de ciencia y vida.
Alexander de Dios Castillo Castillo Sernaqué
5
INDICE RESUMEN .......................... ........................................ ........................... ........................... ........................... .......................... ........................... ................ 13 A B S TR A C T .......................... ........................................ ........................... ........................... ........................... .......................... .......................... ............. 14 INTRODUCCION .......................... ........................................ ........................... ........................... ........................... .......................... ................. .... 15 CAPÍTU CAPÍTULO I: GE NERALIDADES DEL PR OYE CT CTO O . .................................. ........................................ ...... 16 1.1
................................................................... ............................ ..... 16 SITUACIÓN PROBLEMÁTICA ............................................
1.2
............................................................... ............................................ ................................ .......... 17 BASE TEÓRICA .........................................
1.2.1 SISTEMAS DE INFORMACIÒN INFORMACIÒN ........................................................................................ 17 1.2.1.1 DEFINICIÓN: ................................................................................................................. 17 1.2.1.2 ¿QUÉ HACE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN? ................................................... 18 1.2.1.3 ACTIVIDADES QUE REALIZA UN SISTEMA DE INFORMACIÓN: ..................... 18 1.2.2 METODOLOGÍA RUP ........................................................................................................ 19 1.2.2.1 DEFINICION .................................................................................................................. 19 1.2.2.2 EL PROCESO UNIFICADO ............................................................. ........................... 20 1.2.2.2.1 UML .............................................................................................. ........................... 20 1.2.2.2.2 ¿POR QUÉ UTILIZAR EL UML?........................................................ ................ 21 1.2.2.2.3 ¿QUÉ ES UN MODELO?.......................................................... ........................... 21 1.2.2.2.4 TIPOS DE MODELO ....................................................... ...................................... 22 a) Funcional ............................................................ ........................................................... 22 b) Objetos .......................................................................................................................... 22 c) Dinámico ....................................................................................................................... 22 1.2.3 VISUAL BASIC ............................................................................................................. ........ 23 1.2.4 SQL SERVER ............................................................ ........................................................... 24 ................................................................ ..................... 24 1.3. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ...........................................
1.4.
................................................................ ............................................ ....................................... ................. 24 HIPÓTESIS ..........................................
1.5.
............................................................ ................. 24 OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN ...........................................
a. b.
OBJETIVO GENERAL ......................................................... ................................................. 24 OBEJTIVOS ESPECÍFICOS .......................................................... ...................................... 24
CA PÍTULO PÍTULO II: MAR CO METODOLÓGICO METODOLÓGICO .......................... ....................................... .......................... ................. .... 26 2.1
............................................................... ............................................ ................................ .......... 26 METODOLOGÍA .........................................
2.2
.................................................................. ............................................ ............................ ......26 FASE DE INICIO ............................................
a.
Datos de la Empresa ................................................................................ ........................... 26 Fortalezas .............................................................................................. ...................................... 27 Oportunidades ....................................................... ................................................................. ..... 27 Debilidades .................................................................................................................. ................ 27 Amenazas .................................................................................................................... ................ 28 Construcción de la Matriz FODA....................................................... ...................................... 28 Objetivos Estratégicos. .............................................................................................. ................ 29 b. Plan del Proyecto ......................................................................................................... ........ 30 c. Sistema Encontrado ............................................................................................................ 31 Modelo de Casos de Uso del Negocio ............................................ ........................... 31 Modelo de Objetos del Negocio ................................................................................... 32
6
d.
Modelo de Dominio ......................................................................................................... 35 Arquitectura del Sistema.................................................................................................... 37 Alcance del Sistema........................................................................................................ 37 Requerimientos Funcionales ........................................................................................ 37 Requerimientos no Funcionales .................................................................................. 37 Descripción del Producto Final .................................. ................................................. 38 Modelo de Casos de Uso Simplificado (Diagrama de Paquetes: subsistemas) 38
e.
2.3
Estudio de Factibilidad ....................................................................................................... 39 Factibilidad Operativa .................................................................................................... 39 Factibilidad Técnica ................................................................................................ ........ 40 .................................................................. ................................... ............46 FASE DE ELABORACIÓN ...........................................
a. b.
Especificación de los casos de uso del producto....................................................... 46 Diseño de la arquitectura del sistema .................................................................... ........ 50
2.4
................................................................... ................................ ......... 62 FASE DE CONSTRUCCIÓN ............................................
a.
Implementación de la arquitectura .................................................................................. 62 Modelo Físico de datos. ................................................................................................. 62 Especificación de tablas. ......................................................... ...................................... 62 Matriz de Entidades vs Procesos ................................................................ ................ 65 Diagrama de Componentes ................................................................ ........................... 65 Especificación de pantallas. ......................................................................................... 67 a) Ventana de acceso al sistema....................................................... ........................... 67 b) Ventana del Menú Principal ...................................................................................... 67 c) Ventana Clientes: Registra la información información de los clientes.............................. 68 d) Módulos Comunes .................................................................................................. ........ 68 d1) Registro de Servicios ........................................................ ...................................... 68 d2) Ventana de Beneficios............................................................................................. 69 e) Ventana de registro de de salidas ................................................................ ................... 69 Conexiones ......................................................................................................... ................ 70 a) Conexión a la Base de Datos ........................................................... ........................... 70 b) Transacciones ................................................................. ................................................. 70 Reportes y Consultas ................................................................................................ ........ 71 a) Reporte de Dinero Recaudado ................................................................................. 71 b) Consulta de Listado de clientes .............................................................................. 71 c) Consulta de Listado de Pasajero ............................................................ ................ 72 d) Consulta General de Clientes ................................. ................................................. 72 e) Reporte Estadístico: Clientes Fijos ........................................................................ 73 f) Reporte Estadístico: Hospedajes Realizados ...................................................... 73 g) Reporte De Habitaciones Ocupadas ...................................................... ................ 74 h) Recaudación por Año ........................................................... ...................................... 74 i) Pasajeros por Nacionalidad........................................................... ........................... 75 j) Habitaciones por Piso ................................................................................................ 75 k) Recaudación por Habitación ................................................................................... 76 l) Pasajeros Beneficiados ........................................................................................ ..... 76 m) Servicios más Solicitados ................................................................. ................... 77 n) Habitación por Estado ............................................................................................... 77
7
CA PÍTULO PÍTULO III: CONCLUSIONES Y R EC OME OME NDACIONES ............................ ............................ 78 ................................................................. ............................................ ................................ .......... 78 3.1 CONCLUSIONES ........................................... ................................................................ ............................................ ........................ .. 79 3.2 RECOMENDACIONES ..........................................
BIBLIOGRAFIA ......................... ....................................... ........................... .......................... .......................... ........................... ...................... ........ 80 A NE XOS XO S ......................... ....................................... ........................... .......................... .......................... ........................... ........................... ................... ...... 81 ................................................................ ............................................ ........................ .. 81 FICHA DE OBSERVACION .......................................... Proceso o Actividad
: Inventario de Almacén .......................................................................... 81
................................................................ ............................................ ........................ .. 82 FICHA DE OBSERVACION .......................................... Proceso o Actividad
: Inventario de Habitaciones ....................................... ........................... 82
................................................................ ............................................ ........................ .. 83 FICHA DE OBSERVACION .......................................... Proceso o Actividad
: Registro de Pasajeros ............................................... ........................... 83
.................................................................. ............................................ ................................ .......... 84 FICHA DE ANALISIS ............................................ Proceso o Actividad: Inventario de Almacén / Inventario de Habitaciones ............................ 84 Proceso o Actividad : Registro de Pasajeros ............................................... ........................... 85 Proceso o Actividad : Salida de Pasajeros ............................................................................. 86 ................................................................. ............................................. ............................................. ......................... 87 ENCUESTAS .......................................... .................................................................. ............................................ ............................ ...... 90 PLAN DE ENCUESTAS ............................................ ................................................................. ............................................ ........................................... .....................91 RESULTADOS ...........................................
ÍNDICE ÍNDICE DE DIAGR AMAS ......................... ...................................... .......................... ........................... ........................... ..................... ........ 9 ÍNDICE ÍNDICE DE FIGURA S .......................... ........................................ ........................... .......................... .......................... ........................ ........... 11 ÍNIDICE ÍNIDICE DE TAB LAS
.......................... ........................................ ........................... .......................... .......................... ........................ ........... 12
8
ÍNDICE DE DIAGRAMAS 1. Diagrama Nº 01: Organigrama de hotel presidente 2. Diagrama Nº 02:Modelo de Casos de Uso del Negocio 3. Diagrama Nº 03:Modelo de Objetos del Negocio(Control de Inventarios) 4. Diagrama Nº 04:Modelo de Objetos del Negocio(Gestión Administrativa) 5. Diagrama Nº 05:Modelo de Objetos del Negocio (Gestión de Bienes y Enseres) 6. Diagrama Nº 06:Modelo de Objetos del Negocio (Gestión de Habitación) 7. Diagrama Nº 07: Modelo de Dominio (Control de Inventario) 8. Diagrama Nº 08:Modelo de Dominio (Control Administrativa) 9. Diagrama Nº 09:Modelo de Dominio (Gestión de Bienes y Enseres) 10. Diagrama Nº 10: Modelo de Dominio (Gestión de Habitaciones) 11. Diagrama Nº 11: Arquitectura del sistema (Alcance del sistema) 12. Diagrama Nº 12: Modelo de Casos de Uso Simplificado (Diagrama de Paquetes: subsistemas) 13. Diagrama Nº 13: Especificación de los casos de uso del producto (Control de Inventarios) 14. Diagrama Nº 14: Especificación de los casos de uso del producto (Gestión Administrativa) 15. Diagrama Nº 15: Especificación de los casos de uso del producto (Gestión de Bienes y enseres) 16. Diagrama Nº 16: Especificación de los casos de uso del producto (Gestión de habitaciones) 17. Diagrama Nº 17: Diagrama de Clases (Control de inventario: Procesar Documentos) 18. Diagrama Nº 18: Diagrama de Clases (Control de inventario: Recibir Documentos) 19. Diagrama Nº 19: Diagrama de Clases (Gestión Administrativa: Administrar al Personal) 20. Diagrama Nº 20: Diagrama de Clases (Gestión Administrativa: Administrar al Personal) 21. Diagrama Nº 21: Diagrama de Clases (Gestión Administrativa: Consultar Información) 9
22. Diagrama Nº 22: Diagrama de Clases (Gestión Administrativa: Elaborar Documentos Normativos) 23. Diagrama Nº 23: Diagrama de Clases (Gestión Administrativa: Elaborar Información) 24. Diagrama Nº 24: Diagrama de Clases (Gestión Administrativa: Establecer Disponibilidad de Habitaciones) 25. Diagrama Nº 25: Diagrama de Clases (Gestión Administrativa: Establecer estrategias de Marketing) 26. Diagrama Nº 26: Diagrama de Clases (Gestión de Bienes y Enseres: Entregar/Recibir Documentos (Personal Almacén)) 27. Diagrama Nº 27: Diagrama de Clases (Gestión de Bienes y Enseres: Generar Información (Administrador)) 28. Diagrama Nº 28: Diagrama de Clases (Gestión de Bienes y Enseres: Generar Información (Secretaria)) 29. Diagrama Nº 29: Diagrama de Clases (Gestión de Bienes y Enseres: Generar Información (Inventariar Productos)) 30. Diagrama Nº 30: Diagrama de Clases (Gestión de Bienes y Enseres: Recibir Pedidos) 31. Diagrama Nº 31: Diagrama de Clases (Gestión de Bienes y Enseres: Verificar Información) 32. Diagrama Nº 32: Diagrama de Clases (Gestión de habitaciones: Asignar Información) 33. Diagrama Nº 33: Diagrama de Clases (Gestión de habitaciones: Asistir Preparar Hospedaje) 34. Diagrama Nº 34: Diagrama de Clases (Gestión de habitaciones: Brindar Información) 35. Diagrama Nº 35: Diagrama de Clases (Gestión de habitaciones: Elaborar Comprobante) 36. Diagrama Nº 36: Modelo Dinámico utilizando diagramas de estados (Comprobantes) 37. Diagrama Nº 37: Modelo Dinámico utilizando diagramas de estados (Habitación) 38. Diagrama Nº 38: Modelo Dinámico utilizando diagramas de estados (Personal) 10
39. Diagrama Nº 39: Modelo Dinámico utilizando diagramas de estados (Servicio) 40. Diagrama Nº 40: Modelo de Datos (Diseño Lógico) 41. Diagrama Nº 41: Diagrama de Componentes (Diagrama de Distribución) 42. Diagrama Nº 42: Diagrama de Componentes (Arquitectura del Sistema)
ÍNDICE DE FIGURAS 1. Figura Nº 1 :Calendarización Calendarización del Proyecto 2. Figura Nº 02:Ventana de acceso al sistema 3. Figura Nº 03:Ventana de Menú del sistema 4. Figura Nº 04:Ventana Clientes: registra la información de los clientes 5. Figura Nº 05:Modulo de la tabla servicios 6. Figura Nº 06:Ventana de Beneficios solo para clientes 7. Figura Nº 07:Ventana de registro de salidas 8. Figura Nº 08:Transacciones sobre recaudación 9. Figura Nº 09:Reporte de Transacciones sobre dinero recaudado r ecaudado 10. Figura Nº 10: Consulta de listado de clientes 11. Figura Nº 11:Consulta de listado de pasajero 12. Figura Nº 12: Listado de Registros 13. Figura Nº 13:Reporte Estadístico Clientes Fijos 14. Figura Nº 14:Reporte Estadístico hospedajes realizados 15. Figura Nº 15:Reporte Estadístico Habitaciones Ocupadas 16. Figura Nº 16:Reporte Estadístico Recaudación por Año 17. Figura Nº 17:Reporte Estadístico Pasajeros por Nacionalidad 18. Figura Nº 18:Reporte Estadístico de Habitaciones por piso 19. Figura Nº 19:Reporte Estadístico: Recaudación Recaudación por Habitación Habitación 20. Figura Nº 20:Reporte Estadístico: Pasajeros Beneficiados 21. Figura Nº 21:Reporte Estadístico: Servicios más Solicitados 22. Figura Nº 22:Reporte Estadístico: Habitación por Estado
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ÍNDICE DE TABLAS 1. Tabla Nº 1 : Análisis de la matriz FODA 2. Tabla Nº 2 :Estrategias FODA 3. Tabla Nº 3: Factibilidad Técnica 4. Tabla Nº 4: Factibilidad Técnica 5. Tabla Nº 5: Factibilidad Técnica 6. Tabla Nº 6: Requerimientos 7. Tabla Nº 7: Ficha Técnica 8. Tabla Nº 8: Ficha Técnica 9. Tabla Nº 9: Factibilidad Económica 10. Tabla Nº 10: Implementación de la arquitectura (Modelo Físico de datos) 11. Tabla Nº 11: Implementación de la arquitectura (Especificación de Tablas(Pasajero)) 12. Tabla Nº 12: Implementación de la arquitectura (Modelo Físico de datos (detalle_comprobante)) 13. Tabla Nº 13: Implementación de la arquitectura (Modelo Físico de datos (comprobante)) 14. Tabla Nº 14: Implementación de la arquitectura (Modelo Físico de datos (registro)) 15. Tabla Nº 15: Implementación de la arquitectura (Modelo Físico de datos (servicio)) 16. Tabla Nº 16: Implementación de la arquitectura (Modelo Físico de datos (habitación)) 17. Tabla Nº 17: Implementación de la arquitectura (Modelo Físico de datos (Registro_Servicio)) 18. Tabla Nº 18: Implementación de la arquitectura (Modelo Físico de datos (Tipo habitación)) 19. Tabla Nº 19: Matriz de Entidades vs Procesos
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RESUMEN En este proyecto se desarrolló un Sistema de Información para la Gestión de Hospedaje en el Hotel “Ofell Ross Presidente” de la ciudad de Chiclayo, aplicando la metodología RUP (Proceso Unificado de Rational). La aplicación de la Metodología RUP permitió dividir el proyecto en las siguientes fases: Inicio, Elaboración y Construcción. La fase de inicio permitió especificar los procesos actuales de la empresa. En la fase de elaboración se diseñó la propuesta de solución del sistema de gestión de hospedaje. Con la fase de construcción se pudo crear la base de datos y la codificación del software, realizándose las pruebas respectivas. Se utilizó como herramienta CASE de modelamiento al RATIONAL ROSE, la cual permitió detallar los diagrama UML encontrados. Se aprovechó el soporte que brinda Ms. SQL Server para la creación de la base de datos del sistema, lo cual nos permitió crearla de manera consistente bajo el enfoque relacional orientado a objetos. Ms. Visual Basic nos permitió crear un software amigable, de fácil uso, con un diseño aceptable por los empleados del hotel “OFELL ROSS PRESIDENTE”.
Palabras Clave: Sistema de Gestión de Hospedaje, RUP, UML, Ms. SQL Server, Ms. Visual Basic.
13
ABSTRACT This project developed an Information System for Managing Over night at Hotel "Ofell Ross President" of the city of Chiclayo, applying the methodology RUP (Rational Unified Process). The application of the RUP methodology allowed to divide the project into the following phases: Start, Development and Construction. The initial phase allowed allowed to specify the current business processes. In the
design
phase was
designed proposal
for
resolving
thehousing management system. With the construction phase could create the database and coding software, performing the
respective
tests.
as the Rational Rose modeling,
CASE tool was
used
which
involved
specifying the UML diagram found. It took the
support provided
by Ms. SQL
Server to
create the
database system, which allowed us to create a consistent manner under the object-oriented relational approach.
Ms. Visual Basic software allowed us to create a friendly, easy touse, with an acceptable design for the hotel employees' OFELLPRESIDENT ROSS". Keywords: Lodging Management System, RUP, UML, MS SQL Server, MS Visual Basic.
14
INTRODUCCION El Proyecto presentado a continuación continuación denominado: denominado: DESARROLLO DESARROLLO DE UN SISTEMA DE GESTIÓN HOTELERA UTILIZANDO LA METODOLOGÍA RUP EN LA EMPRESA “OFELL ROSS PRESIDENTE ” DE LA CIUDAD DE
CHICLAYO, DICIEMBRE 2011 – MARZO 2012, está centrado en los procesos de alquiler de habitaciones, reservaciones y servicios adicionales. Este “Sistema de Hotelería” está destinado destinado a realizar realizar una serie de servicios en relación con el primer elemento esencial en la parte empresarial que es el CLIENTE. El sistema a implementar es útil ya que brinda información precisa y confiable del registro de ingresos originados por alquiler de habitaciones, proporcionando reportes como lista de habitaciones ocupadas, desocupadas y mantenimiento en cuanto al alquiler, y todos aquellos aquellos elementos que que hacen posible posible tener una rápida familiarización con respecto a la situación actual de la empresa. En sí, este Sistema nos permitirá tener una mejor administración de los datos con la única finalidad de mantener la satisfacción del cliente, brindando una adecuada atención, oportuna y eficiente al momento de llegada y salida del hospedaje, conservando toda información adquirida de nuestros clientes de forma ordenada.
15
CAPÍTULO I: GENERALIDADES DEL PROYECTO 1.1
SITUACIÓN PROBLEMÁTICA El Hotel "Ofell Ross Presidente” de la Ciudad de Chiclayo es una empresa que brinda servicios de hospedaje a personas procedentes de diferentes puntos de nuestra ciudad y del país. Esta empresa cuenta con sistema manual para registrar a cada pasajero que llega al hotel ha solicitar el alquiler, registrar la habitación y demás servicios, etc. Los procesos que se producen en el hotel se registran, verifican y controlan “manualmente” generando demora en el proceso, y sobre
todos errores en la verificación de cálculos. Los procesos que se registran en el e l Hotel son los siguientes:
Proceso de Reserva - Primero hace la reservación reservación de la habitación ya sea vía teléfono teléfono o personalmente. - El cliente da sus sus datos datos personales al Recepcionista. Recepcionista.
Proceso de Alquiler de la Habitación - Pide el tipo de habitación que desea. - Tiempo de estadía.
Proceso de Documento Alquiler - Se le pide al cliente su su RUC si es que tuviera. tuviera. - Los datos del Cliente. - Los datos del tipo habitación a solicitar. - La fecha de ingreso y salida.
16
Servicios - Teléfono. - Fax. - Internet. - Lavandería
A diferencia de sus competidores quienes ya cuentan con un Sistema de esta naturaleza, se estima conveniente proponer un Sistema de Gestión Hotelera que permita de esta manera reducir el tiempo de transacciones del hospedaje.
1.2
BASE TEÓRICA 1.2.1 SISTEMAS DE INFORMACIÒN 1.2.1.1 DEFINICIÓN: Un sistema de información es un conjunto de personas, datos y procedimientos que funcionan en conjunto. Estas incluyen las operaciones diarias de las empresas, la comunicación de los datos e informes, la administración de las actividades y la toma de decisiones. El objetivo de tales sistemas es asegurar que la información sea exacta y confiable y esté disponible cuando se la necesite y que se le presente en forma fácilmente aprovechable (1). El equipo computacional: el hardware necesario para que el sistema de información pueda operar.
Entrada de Información: Es el proceso el proceso mediante el cual el Sistema de Información toma los datos que requiere para procesar la información. Las entradas pueden ser manuales o automáticas. Las manuales son aquellas que SEEN, J. O. c. pág. 2.
(1)
17
se proporcionan en forma directa por el usuario, mientras que las automáticas son datos son datos o información que provienen o son tomados de otros sistemas otros sistemas o módulos. Esto último se denomina interfaces automáticas (2).
1.2.1.2 ¿QUÉ HACE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN? Un sistema de información ejecuta tres actividades generales. En primer término, recibe datos de fuentes internas o externas de la empresa como elementos de entrada. Después, actúa sobre los datos para producir información. O sea, es un sistema generador de información. Los procedimientos determinan cómo se elabora dicha información .Finalmente, el sistema produce la información para el futuro usuario, que tal vez sea gerente,
administrador
o
un
miembro
del
cuerpo
directivo.(3)
1.2.1.3 ACTIVIDADES QUE REALIZA UN SISTEMA DE INFORMACIÓN: Entradas:
Datos generales del cliente: nombre, nombre, dirección, tipo de cliente, etc.
Políticas de créditos: límite de de crédito, plazo de pago, pago, etc.
Facturas (interface automático).
Pagos, depuraciones, etc.
Proceso:
Cálculo de antigüedad de saldos.
Cálculo de intereses moratorios.
Cálculo del saldo saldo de un cliente.
Almacenamiento:
(2) (3)
Movimientos del mes (pagos, depuraciones).
Laudon, K.C. y J.P. Laudon (2004) Sistemas de Información Gerencial. Pearson Educación, pág. 125 Laudon, K.C. y J.P. Laudon (2004) Sistemas de Información Gerencial. Pearson Educación, pág. 126
18
Catálogo de clientes.
Facturas.
Salidas:
Reporte de pagos.
Estados de cuenta.
Pólizas contables (interface automática)
Consultas de saldos en pantalla de una Terminal.
Tipos
Sistemas transaccionales
Sistemas de Apoyo a las decisiones
Sistemas Estratégicos
Los Sistemas de información verticales
Los sistemas de información horizontales
1.2.2 METODOLOGÍA RUP 1.2.2.1 DEFINICION Rational Rose es la herramienta CASE que comercializan los desarrolladores de UML y que soporta de forma completa la especificación del UML. Esta herramienta propone la utilización de cuatro tipos de modelo para realizar un diseño del sistema, utilizando una vista estática y otra dinámica de los modelos del sistema, uno lógico y otro físico. Permite crear y refinar estas vistas creando de esta forma un modelo completo que representa el dominio del problema y el sistema de software. La metodología RUP es la forma disciplinaria de asignar l as tareas y responsabilidades en una empresa de desarrollo, quien hace qué, cuándo y cómo. Esta metodología tiene por características las siguientes: 19
Proceso conducido por casos de uso uso
La arquitectura arquitectura es el centro del proceso proceso
Iterativo e incremental
1.2.2.2 EL PROCESO UNIFICADO Es un proceso de la Ingeniería de Software, que provee un enfoque
disciplinario
para
asignar
tareas
y
responsabilidades durante la organización del desarrollo de software, del mismo modo es una guía de cómo usar efectivamente UML. Es un marco de trabajo genérico que puede especializarse para una gran variedad de sistemas software, para diferentes áreas de aplicación, diferentes tipos de organizaciones, diferentes niveles de aptitud y diferentes tamaños de proyectos (4).
1.2.2.2.1 UML Por sus siglas en inglés, Unified Modelling Language es el lenguaje de modelado de sistemas de software más conocido en la actualidad; aún cuando todavía no es un estándar oficial, está apoyado en gran manera por el OMG (Object Management Group). Es un lenguaje gráfico para visualizar, especificar, construir y documentar un sistema de software. El UML ofrece un estándar para escribir un “plano” del sistema, incluyendo aspectos conceptuales
tales como procesos de negocios y funciones del sistema, y aspectos concretos como expresiones de lenguajes de programación(5). El punto importante para notar aquí es que el UML es un “lenguaje” para especificar y no un método m étodo o un proceso. El
UML se usa para definir un sistema de software; para JACOBSON,I.,BOOCH, G., RUMBAUGH, J. (2000). El proceso unificado de desarrollo de software. Addison-Wesley, Madrid. (5) PRESSMAN,R. PRESSMAN,R. (2001). Ingeniería de Software. “Un enfoque práctico”,5ª ed. McGraw-Hill (4 )
20
detallar los artefactos en el sistema, para documentar y construir –es el lenguaje en el que está escrito el plano.
1.2.2.2.2 ¿POR QUÉ UTILIZAR EL UML? Como la estrategia de evaluación incrementa en muchas compañías, las industrias observan como técnicas de automatización la producción del Software y para mejorar m ejorar la calidad y reducir los costos y el tiempo del mercado. Éstas técnicas
incluyen
el
componente
tecnológico,
la
programación visual, modelos y sistemas. Los negocios también observan técnicas para manejar la complexión de sistemas, así ellos aumentan aumentan en ámbito ámbito y en escala. En particular, se reconoce la necesidad de resolver problemas que ocurran en la arquitectura, tales como la distribución física, concurrencia, réplicas, seguridad, carga balanceada y tolerancia de culpa. Adicionalmente, el desarrollo de la World Wide Web (6).
1.2.2.2.3 ¿QUÉ ES UN MODELO? La modelización (bien matemática o física) es un mecanismo efectivo para el análisis técnico de sistemas basados en computadora. El modelo se crea a partir de la observación del mundo real o de una aproximación basada en los objetivos del sistema. El analista comprueba el comportamiento del modelo y lo compara con el del mundo real o con el del sistema esperado, obteniendo la información de viabilidad técnica para el sistema propuesto. Blanchard y Fabrycky [BLA81] definen un conjunto de criterios para el uso de modelos durante el análisis técnico de sistemas: (6)
Pressman R.G. 1995, 3° Edición. Editorial McGraw Hill. Ingeniería del Software. Un Enfoque Práctico.México, DF.
21
1. El modelo debe representar la dinámica de la configuración del sistema que está siendo evaluado.
2. El modelo debe realzar aquellos factores que sean más relevantes para el problema en cuestión y suprimir (con discreción) aquellos que no sean importantes.
3. El modelo debe ser amplio, incluyendo “todos” los factores relevantes, y fiable en cuanto a repetición de resultados.
4. El diseño del modelo debe ser lo suficientemente simple como para permitir una rápida implementación de la resolución del problema.
5. El diseño del modelo debe incorporar previsiones para poder modificarlo y/o expandirlo fácilmente y permitir la evaluación de factores adicionales si se requieren.
1.2.2.2.4 TIPOS DE MODELO
a) F uncional Muestra la funcionalidad del sistema desde el punto de vista del usuario, incluye:
Diagramas de caso de uso
b) Objetos Muestra la estructura y la subestructura del sistema usando objetos, atributos, operaciones y asociaciones, incluye:
Diagramas de clase
c) Dinámico Dinámico Muestra el comportamiento interno del sistema, incluye:
Diagramas de secuencia.
Diagramas de actividad.
Diagramas de estados.
22
1.2.3 VISUAL BASIC Visual Basic es un lenguaje de programación desarrollado por Alan Cooper para Microsoft. El lenguaje de programación es un dialecto de BASIC, con importantes agregados. Su primera versión fue presentada en 1991, con la intención de simplificar la programación
utilizando
un
ambiente
de
desarrollo
completamente gráfico que facilitara la creación de interfaces gráficas y, en cierta medida, también t ambién la programación misma. Desde el 2001 Microsoft ha propuesto abandonar el desarrollo basado en la API Win32 y pasar a trabajar sobre un framework o marco común de librerías independiente de la versión del sistema operativo, .NET Framework, a través de Visual Basic .NET (y otros lenguajes como C Sharp (C#) de fácil transición de código entre ellos). Visual Basic (Visual Studio) constituye un IDE (entorno de desarrollo integrado o en inglés Integrated Development Enviroment) que ha sido empaquetado como un programa de aplicación, es decir, consiste en un editor de código (programa donde se escribe el código fuente), un depurador (programa que corrige errores en el código fuente para que pueda ser bien compilado), un compilador (programa que traduce el código fuente a lenguaje de máquina), y un constructor de interfaz gráfica o GUI (es una forma de programar en la que no es necesario escribir el código para la parte gráfica del programa, sino que se puede hacer de forma visual) (7).
Aguilar Joyanes, Luis (1999). Microsoft Visual Basic 6.0. España: Mc Mc Graw Hill
(7)
23
1.2.4 SQL SERVER Microsoft SQL Server es es un sistema para la gestión de bases de datos producido por Microsoft basado en el modelo relacional. Sus lenguajes para consultas son T-SQL y ANSI SQL.
Microsoft SQL Server constituye la alternativa de Microsoft a otros potentes sistemas gestores de bases de datos como son
Oracle, Sybase ASE, PostgreSQL, Interbase, Firebird o MySQL(8). 1.3. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ¿De qué manera se podrá mejorar los procesos de gestión hotelera que se realizan en el hotel "Ofell Ross Presidente” de la ciudad de Chiclayo?
1.4. HIPÓTESIS Con la implementación de un sistema de gestión hotelera basada en la metodología RUP, se optimizarán los diversos procesos mejorando el control en las diferentes diferentes áreas y servicios de la empresa hotel hotel "Ofell Ross Presidente”.
1.5. OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN a. OBJETIVO GENERAL Desarrollar un Sistema de Gestión Hotelera, para el Hotel "Ofell Ross Presidente” de la ciudad de Chiclayo logrando un mejor desempeño y
servicio al cliente.
b. OBEJTIVOS ESPECÍFICOS
Evaluar la Información Información de la empresa, empresa, que que faciliten la adecuada identificación de los requerimientos de los usuarios para el desarrollo del sistema de información en base a las necesidades de la empresa.
(8)
Jason Gerend Charlie Russel, Sharon Crawford. Microsoft Server 2003. Administrators Companion. Microsoft Press, USA, 2003
24
Diseñar modelos que representen el óptimo óptimo desarrollo de cada uno de los procesos administrativos y atención al cliente en la empresa.
Emplear como proceso de desarrollo las fases de la metodología RUP en cada uno de sus flujos de trabajo y configuraciones de desarrollo.
Identificar las principales clases del del sistema, sistema, sus funciones, su relación y colaboración con otras clases.
Emplear como como notación gráfica de desarrollo al Lenguaje de Modelamiento Unificado (UML) para el Modelado del Sistema de Información, teniendo como Herramienta Case de Ingeniería al Rational Rose 2002para la validación de los modelos de desarrollo del Sistema.
Crear la base de datos utilizando el Ms. SQL Server.
Crear el software utilizando para ello al lenguaje de programación Ms. Visual Basic.
25
CAPÍTULO II: MARCO METODOLÓGICO 2.1 METODOLOGÍA La metodología que se llevó a cabo para poder desarrollar el sistema de Gestión Hotelera fue RUP (Proceso Unificado de Rational).
2.2 FASE DE INICIO a. Datos de la Empresa Nombre
Hotel Ofell Ross Presidente.
Rubro Servicio Turístico y Hotelería
Misión Brindar una atención de calidad, resaltando los valores de nuestra ciudad Chiclayo como: "CAPITAL DE LA AMISTAD", incentivando al turista la visita de nuestros principales atractivos turísticos.
Visión Ser uno de los hoteles líderes, logrando promover el turismo del norte del Perú, como punto de partida a los diferentes destinos turísticos de toda la región y del país, asimismo lograr el reconocimiento en calidad de nuestro servicio.
Objetivos Objetivo general. Brindar Confort y Satisfacción de manera Competente a fin de generar una constante Demanda de los servicios ofrecidos.
26
Objetivos específicos
Ofrecer una Estancia Confortable y Pacífica.
Ofrecer una una gama gama de servicios servicios de alta calidad a los Turistas.
Facilitar el acceso acceso a los Servicios que brinda la comunidad. comunidad.
FODA Fortalezas Aprovechamiento de Oportunidades Comerciales.
Capacitación constante del personal.
Fomentación de un clima Laboral y Familiar.
Capital Propio
Alta Calidad en los Servicios Prestados.
Ambientes acondicionados adecuadamente.
Adaptabilidad frente al cambio.
Capacidad de Expansión de Servicios Prestados.
Oportunidades Ubicación Apropiada para cumplir sus Objetivos.
Expansión Comercial de la Zona.
Exclusividad de la Zona Residencial.
Amplia Playa de Estacionamiento Compartida en la Zona.
Posibles Acuerdos Comerciales con Empresas del mismo Giro.
Debilidades Ausencia de Sistema Informático especializado.
Carencia de Promoción constante.
Carencia de Añadidos Turísticos propios.
Lentitud en los Procesos Administrativos.
27
Amenazas Cercanía de la Competencia Comercial
Lejanía del Centro Comercial de la Ciudad
Sistema Tributario y de Arbitrios
Expansión de Complejos Habitacionales en la Zona
Construcción de la Matriz FODA Analisis Externo
Análisis Análi sis de Matri Matriz z FODA FODA Cuadrante FO: 1.8 Cuadrante FA: 1.8 Cuadrante DO: 1.0 Cuadrante DA: 1.6
s
Oportunidades l o s a ai ri o n vi o c G t Z n ej a e o di b l s ms e O d e i s l R m us a a le i n ri cr o d l e Z sa p m al s m o e u C e rp c d ar n ó da m a is p n di En a a vi o d p s c ai x ul se p E c la or x i p E cr A e n m ói o ca C s ci o b dr U e u c A
Amenazas l d s a ai a o n cr d irt o e ui ib Z m C r al o al A n C e e e ai d d s c l y el n ai o a et c ir n e re at oi p u c m mo bi ati o r C C T ba al or a H t e ne me so d t j aí C si el n le S p a d m cr a o e ín C C a e je d n L ó s el at o T
is n a p x E
a
Aprovechamiento de Oportunidades Comerciales
3 2 0
el
Capacitación constante del personal F
o
r
Alta Calidad en los Servicios Prestados Capacidad de Expansión de Servicios Prestados
0 0 0 0 1 0 0 0 1 2 1 3 1 2 3 0 2 14 1 1 1 1 0 1 0 2 6
si e
s
Ausencia de Sistema Informático especializado
0 0 0 0 1 0
n di b
Carencia de Promoción constante Carencia de Añadidos Turísticos propios
2 0 4 0 2 1 0 1 0 0 21 7 0 0 1 0 0 0 0 0 1
D
Lentitud en los Procesos Administrativos.
0 0 0
z o at nr et nI si l da á A e
li
Totales
2 0 12
1 0 0 2 0 3 6 6 6 6 6 6 6 6 48
Tabla Nº 1: Análisis Análisis de la matriz FODA FODA
28
3 1 2
Objetivos Estratégicos. Analisis Externo
Estrategias A) Aprovechar la Ubicación Propicia de la Institución y la calidad que brinda en los servicios para promocionarlo adecuadamentee en la comunida adecuadament comunidadd como con otras empresas similares B) Im Implementar plementar Servicios que permitan satisfacer satisfacer a los clientes clientes habituales así como atraer a nuevos clientes y asi cubrir los margenes de arbitrios impuestos C) Realizar una apropiada campaña de premoción y Agilizar los tramites con otras Instituciones D) Implementar un adecuado sistema de informacion que permita administrar eficientemente los servicios brindados como gestionar nuevos.
Oportunidades l o s a ai ri o n vi o c G t Z n ej a e o di b l s ms e O d e i s l R m us a a le i n d ri cr o l e Z sa p m al s m o e u C e rp c d ar n d m a óis a E p n di n a a vi o d p s c ai x ul s p E c ela or x i p E cr A e n m ói o c C a ci s o b dr U e u c A
Amenazas l d s a ai a oi n cr d rt o e ui ib Z m C r al o al A n C e e ai ed d s c l y el n ai o a et c ir n e re at oi p u c m mo bi ati o r b C C T a al or a H t e n me so d e t j aí C si el n le S p a d m cr o a e í C C na e j d e n L ó
A
B
C
D
is n a p x E
Aprovechamientoo de Oportunid Aprovechamient Oportunidades ades Comerciales Comer ciales s a z el
Capacitación constante del personal F
o
r
Alta Calidad en los Servicios Prestados Capacidad de Expansión de Servicios Prestados
si e
s
Ausencia de Sistema Informático especializado especializado
n
a b
Carencia de Promoción constante Carencia de Añadidos Turísticos propios D
Lentitud en los Procesos Administrativos.
o at nr et nI si l d á li
di A e
Tabla Nº 2: Estrategias FODA
29
Organigrama Directorio
Departamento Legal
Gerencia General
Contabilidad
Informatica
Administrador Admin istrador
Secretaria
Personal Operativo Diagrama Nº 01: Organigrama del Hotel “Ofell Ross Presidente”
b. Plan del Proyecto Calendarización del Proyecto
Figura Nº 01: Calendarización del Proyecto
30
c. Sistema Encontrado
Modelo de Casos de Uso del Negocio
Gestion de Habitaciones Recepcionista
Cliente
(from Business Use Case) (from Business Worker And Actor)
(from Business Worker And Actor)
Gestion Administrativ Administrativ a Personal General
(from Business Use Case)
(from Business Worker And Actor)
Administrador (from Business Worker And Actor)
Gestion de Bienes Bienes y Enseres Gerente
Proveedor (from Business Use Case)
(from Business Worker And Actor)
Control de Inv entario Personal de Almacen
(from Business Use Case)
(from Business Worker And Actor)
Secretaria (from Business Worker And Actor)
Diagrama Nº 02: Modelo de Casos de Uso del Negocio
31
Modelo de Objetos del Negocio
Control de Inventarios
Inventario
Archiv Archivo o Historico
registra/consulta/actualiza Actualiza
Secretaria (f rom Business Worker And Actor)
Recibe / Recibe / Procesa Procesa
Documentos
Diagrama Nº 03: Modelo de Objetos del Negocio(Control de Inventarios ) Gestión Administrativa
tiene
Personal
Caracteristicas de Habitaciones
Horario
Consulta
Establece
Administra
Consulta
Establece
Establece
Habitaciones
Servicios Gerente
Administrado Administrador r
(from Business Worker And Actor)
(from Business Worker And Actor)
Establece
Consulta
Normativas
Documentos
RIT MOF
Documentos_menores
Diagrama Nº 04: Modelo de Objetos del Negocio(Gestión Administrativa )
32
Gestión de Bienes y Enseres
Productos en Habitacion
Productos en Almacen
Verifica
Administrador (from Business Worker And Actor)
Contabiliza
Contabiliza
Genera
Entrega / Recibe
Kardex de Habitacion Personal de Almacen (from Business Worker And Actor)
Genera Recibe
Verifica
Recibe Productos
Kardex de Almacen Envia
Emite Entrega / Recibe
Comprobantes
Proveedor (from Business Worker And Actor)
Analiz Analiz a / Sirve
Recibe
Secretaria (from Business Worker And Actor)
Genera
Orden de Compra
Diagrama Nº 05: Modelo de Objetos del Negocio(Gestión de Bienes y Enseres )
33
Gestión de Habitación
Consulta
Consume Servicios Admi nistrado r (from Business Worker And Actor)
Recibe
E labora labora
Cliente
Administra
Alqu il a o Reserva
Entrega Comprobante
Asiste / Prepara
Consulta / As...
Registra sus Datos Personal Habitaciones Recepcionista
Personal General (from Business Worker And Actor)
Asign a Nuevas En tradas
Libro de Pasajeros
Diagrama Nº 06: Modelo de Objetos del Negocio (Gestión de Habitación )
34
Modelo de Dominio
Control de Inventario
Documentos
Archivo Archivo Historico
1..n
0..n
Secretaria
Crea / Actualiza
Recibe / Procesa Procesa
(f rom Business Workers and Actors) Actors)
1
1 1 Genera
0..1 Inventario
Diagrama Nº 07: Modelo de Dominio (Control de Inventario ) Gestión Administrativa Administra
Establece
Gerente
Habitaciones
Servicios
(f rom Business Workers and Actors)
1..n
1
1 1
1..n
1
1..n
1..n
Consulta
Genera / Establece
0..1
1..n
Reporte de Operaciones
Documentos Normativos
1..n
0..1 Personal 1..n
Genera
Consulta Administra
1
1 Administra
1 Consulta
Adminis trador (f rom Business Business W orkers and Actors)
1
1
Diagrama Nº 08: Modelo de Dominio (Control Administrativa ) 35
Gestión de Bienes y Enseres
Genera
Verifica
Administrador 1
1 1
Personal de Almacen
Kadex de Almacen
(from Business Workers and Actors)
(from Business Workers and Actors)
0..1
0 0..1 ..1
1 1
1
1 Verifica
1
Genera
Contabiliza / Verifica
Consulta
0..1
0..1
Kardex de Habitaciones
0..1
1..n
Reporte de Existencias
Productos
0..1
1..n
Recibe Genera Envia
1..n
1
1 Recibe
Secretaria
Emite
Proveedor
Comprobante
(from Business Workers and Actors)
1..n
1
(from Business Workers and Actors)
1..n
1 1
Genera
Analiza / Sirve
Orden de Compra 0..1
0..1
Diagrama Nº 09: Modelo de Dominio (Gestión de Bienes y Enseres ) Gestión de Habitaciones Servicios Consulta
1..n
Consume
0..n
1
1 Elabora
Administrador
Cliente (f rom Business Workers and Actors)
1..n
1 1
Recibe
Comprobante
(f rom Business Workers and Actors)
1..n
1 1
Consulta
1
Establece
Hospedaje
1..n
0..n 0..n
Asiste
Recepcionista
1
Asigna Nuevas Entradas
(from Business Workers and Actors)
1
Se Registra
Libro de Pasajeros
0..1
0..1
1
Asigna
1..n Asiste / Prepara Prepara
Personal General 1
Alquila / Reserva
Habitacion
(f rom Business Workers and Actors)
1..n
0..1
Diagrama Nº 10: Modelo de Dominio (Gestión de Habitaciones )
36
1
d. Arquitectura del Sistema
Alcance del Sistema El Sistema de Gestión de Hospedaje involucrará las áreas de Gerencia General, las sub-áreas de Informática, Administración y Personal Operativo. Directorio
Departamento Legal
Gerencia General
Contabilidad
Informatica
Administ Adm inistrador rador
Secretaria
Personal Operativo
Diagrama Nº 11: Arquitectura del sistema (Alcance del sistema )
Requerimientos Funcionales Registro de clientes
o
Registro de empresas
o
Registro de servicios
o
Registro de alquiler habitación
o
Consultas y reportes gerenciales
o
o
Creación de cuentas de usuario con niveles de acceso (administrador y usuario)
Requerimientos no Funcionales Crear niveles de seguridad para el acceso de los usuarios en tres
o
niveles (usuario, administrador, docente) mediante un login y password únicos asignados por el administrador del sistema. Contar con antivirus actualizados para seguridad del equipo a nivel
o
de hardware y software. 37
o
Diseñar e Implementar una Base de Datos acorde con las necesidades funcionales que garantice la seguridad y atomicidad del manejo de información.
Realizar periódicamente Backups y poner a buen recaudo la data
o
en caso de desastres o caídas del sistema.
Descripción del Producto Final El Sistema de Gestión de Hospedaje se desarrollará en el lenguaje de programación Ms. Visual Basic teniendo como manejador de base de datos al Ms. SQL Server.
Modelo de Casos de Uso Simplificado (Diagrama de Paquetes: subsistemas)
Control de Inventario
Gestión Administrativa
Gestión de Bienes y Enseres
Gestión de Habitaciones Diagrama Nº 12: Modelo de Casos de Uso Simplificado (Diagrama de Paquetes: subsistemas)
38
e. Estudio de Factibilidad
Factibilidad Operativa El propietario de la Empresa de Hotel “Ofell Ross Presidente”, es
también quien seguirá de cerca la realización de nuestro proyecto ya que nos brindara información muy importante de su empresa. Asimismo los empleados están de acuerdo acuerdo con la automatización del sistema. El Sistema propuesto será de fácil uso permitiendo obtener una ventaja frente a competencia y además ventajas dentro de la empresa: Tener la información adecuada para tomar decisiones de una
manera rápida y acertada.
Llevar un mejor control control dentro dentro de la empresa. empresa.
39
Factibilidad Técnica
Ficha Técnica Servidor Responsable: Fecha:
15/12/2011
Área:
No Definida
Hardware Cant.
Concepto
Descripción
Estado
Observación
OK
---
Procesador Intel Pentium D Memoria RAM de 2 Gb.
1
PC Pentium D
Disco Duro de 1 Tb. Tarjeta de red Fast Ethernet Periféricos Básicos
Software Cant.
Concepto
Descripción
Lic.
Cant.
Obs.
1
Windows XP
Sistema Operativo
0
1
Adquirir Licencia
1
MS Office 2003
Paquete Oficina
0
1
Adquirir Licencia
1
Linux Debian
Sistema Operativo
1
1
Analizar Finalidad
Tabla Nº 3: Factibilidad Técnica
40
Ficha Técnica Cliente (A) Responsable: Fecha:
15/12/2011
Área:
No Definida
Hardware Cant.
Concepto
Descripción
Estado
Observación
OK
---
Procesador AMD K6-2 Memoria RAM de 256 Mb.
1
PC Compaq Presario 7473
Disco Duro de 12 Gb. Tarjeta de red Fast Ethernet Periféricos Básicos
Software Cant.
Concepto
Descripción
Lic.
Cant.
Obs.
1
Windows XP
Sistema Operativo
0
1
Adquirir Licencia
1
MS Office 2003
Paquete Oficina
0
1
Adquirir Licencia Licenci a
1
UltraVNC
Aplicativo de Red
1
1
Uso de Control
Tabla Nº 4: Factibilidad Técnica
41
Ficha Técnica Cliente (B) Responsable: Fecha:
15/12/2011
Área:
No Definida
Hardware Cant.
-
Concepto
Descripción
Estado
Observación
OK
---
Procesador AMD K6-2 Memoria RAM de 128 Mb.
1
PC Compaq Presario 7473
Disco Duro de 40 Gb. Tarjeta de red Fast Ethernet Periféricos Básicos
Software Cant.
Concepto
Descripción
Lic.
Cant.
Obs.
1
Windows XP
Sistema Operativo
0
1
Adquirir Licencia
1
MS Office 2003
Paquete Oficina
0
1
Adquirir Licencia
1
UltraVNC
Aplicativo de Red
1
1
Uso de Control
Tabla Nº 5: Factibilidad Técnica
42
Requerimientos. Ficha de Requerimientos Cliente (C) Hardware Cant.
Concepto
Descripción Procesador Intel Pentium 4 Memoria RAM de 256 Mb.
1
PC Intel Pentium
Disco Duro de 40 Gb.
4
Tarjeta de red Fast Ethernet Periféricos Básicos
Software Cant.
Concepto
Descripción
1
Windows XP
Sistema Operativo
1
UltraVNC
Aplicativo de Red
Tabla Nº 6: 6: Requerimientos Requerimientos
Ficha Técnica Cliente (A) Hardware Cant.
Concepto
Descripción
1
Memoria RAM
Memoria RAM PC-100 de 256 MB
Tabla Nº 7: Ficha Técnica
43
Ficha Técnica Cliente (B) Software Cant.
Concepto
Descripción
Cant.
Concepto
Descripción
1
Memoria RAM
Memoria RAM PC-100 de 384 MB
Ficha Técnica Servidor Software Cant.
1
Concepto
Descripción
SQL Server 2000
Gestor de Bases de
Developer Edition
Datos
Lic.
Cant.
Obs.
1
0
---
Tabla Nº 8: Ficha Técnica
Factibilidad Económica Sistema Informático Concepto
Tiempo
Equipo de Desarrollo
1 Mes
Precio $500.00
Hardware Concepto
Cantidad
Memoria RAM PC-100 128 Mb
1
$15.00
Memoria RAM PC-100 256 Mb
2
$50.00
PC (Cliente C)
1
$800.00
Componentes Adicionales de Conexión
-
$30.00
TOTAL
44
Precio
$895.00
Software Concepto
Cantidad
Precio
Licencia: Licenci a: MS Windows XP Professional
4
$800.00
SQL Server 2000 Standard Edition Licenciado
1
$5000.00
Licencia: Licenci a: MS Office 2003
2
$350.00
TOTAL
$6150.00
TOTAL
$7500.00
Tabla Nº 9: Factibilidad Económica
45
2.3 FASE DE ELABORACIÓN a. Especificación de los casos de uso del producto Control de Inventario
Secretaria (from Actors)
Recibir Documentos
Procesar Documentos
Kardex de Alm Almacen acen
Actualizar Actualizar Archivo Historico His torico
Kardex de Habitaciones
Generar Reporte de Existencias
Diagrama Nº 13: Especificación de los casos de uso del producto
(Control de Inventarios )
46
Gestión Administrativa
Consultar Informacion
Establecer Caraceristicas de Habitaciones
Establecer Estrategias de Marketing Marketing
Elaborar Elaborar Informacion
Reporte de Operaciones
Gerente (from Actors)
Elaborar Elaborar Documentos Normativ os
Documentos Menores Menores
MOF
Establecer Disponibilidad de Habitaciones
RIT
Adminst rador (from Actors)
Elaborar Elaborar Listado de Servicios
Consultar Documentos
Administ rar al Person al
Establecer e cer Funcione Funcioness del Personal Personal Establecer Especificaciones de Servicios
Establecer e cer Horari Horarios o s del Person Personal al
Establecer Precios de Servicios
Diagrama Nº 14: Especificación de los casos de uso del producto ( Gestión Administrativa)
47
Gestión de Bienes y Enseres
Adminstrador
Generar Informacion
(from Actors)
Emitir Orden de Compra Productos en Almacenes Productos en Habitaciones
Verificar Kardex de Habitaciones
Contabilizar Productos
Proveedor Verificar Productos
Verificar Informacion Generar Informacion
(from Actors)
Inventariar Productos Elaborar Reporte de Existencias Listar Comprobantes
Secretaria
Entregar / Recibir Documentos
Personal Personal de Almacen
(from Actors)
(from Actors)
Examinar Productos
Recibir Pedidos Buscar Orden de Compra
Generar Informacion
Verificar Kardex de Almacen registrar comprobante
Diagrama Nº15: Especificación de los casos de uso del producto (Gestión de Bienes y enseres)
48
Gestión de Habitaciones
Boleta
Admi nstrador
Elaborar Comprobante
Cliente
(from Actors)
(from Actors)
Factura
Personal Personal General (from Actors)
Consultar Consultar Informacion
Servicios Asistir / Preparar Hospedaje Informacion de Hospedaje Habitacion
actualizar estado
Recepcionista
Asignar Info rmaci on
Registrar Libro de Pasajeros
(from Actors)
Brindar Informacion
Diagrama Nº 16: Especificación de los casos de uso del producto ( Gestión de habitaciones)
49
b. Diseño de la arquitectura del sistema Diagrama de Clases
Control de inventario Procesar Documentos
Diagrama Nº 17: Diagrama de Clases (Control de inventario: Procesar Documentos)
Recibir Documentos
Diagrama Nº 18: Diagrama de Clases (Control de inventario: Recibir Documentos)
50
Gestión Administrativa Administrar al Personal
Diagrama Nº 19: Diagrama de Clases (Gestión Administrativa: Administrar al Personal)
Consultar Documentos
Diagrama Nº20: Diagrama de Clases (Gestión Administrativa: Administrar al Personal) 51
Consultar Información
Diagrama Nº21: Diagrama de Clases (Gestión Administrativa: Consultar Información)
Elaborar Documentos Normativos
Diagrama Nº22: Diagrama de Clases (Gestión Administrativa: Elaborar Documentos Normativos)
52
Elaborar Información
Diagrama Nº23: Diagrama de Clases (Gestión Administrativa: Elaborar Información)
Establecer Disponibilidad de Habitaciones
Diagrama Nº24: Diagrama de Clases (Gestión Administrativa: Establecer Disponibilidad de Habitaciones )
53
Establecer estrategias de Marketing
DiagramaNº25: Diagrama de Clases (Gestión Administrativa: Establecer estrategias de Marketing )
Gestión de Bienes y Enseres Entregar / Recibir Documentos (Personal Almacén)
Diagrama Nº26: Diagrama de Clases (Gestión de Bienes y Enseres: Entregar/Recibir Documentos (Personal Almacén) ) 54
Generar Información (Administrador)
Diagrama Nº 27: Diagrama de Clases (Gestión de Bienes y Enseres: Generar Información (Administrador) )
Generar Información (Secretaria)
Diagrama Nº28: Diagrama de Clases (Gestión de Bienes y Enseres: Generar Información (Secretaria) )
55
Inventariar Productos
Diagrama Nº29: Diagrama de Clases (Gestión de Bienes y Enseres: Generar Información (Inventariar Productos) )
Recibir Pedidos
R ecibir Pedidos) Diagrama Nº30: Diagrama de Clases (Gestión de Bienes y Enseres: Recibir
56
Verificar Información
Diagrama Nº31: Diagrama de Clases (Gestión de Bienes y Enseres: Verificar Información)
Gestión de Habitaciones Asignar Información
Diagrama Nº32: Diagrama de Clases (Gestión de habitaciones: Asignar Información ) 57
Asistir Preparar Hospedaje
Diagrama Nº33: Diagrama de Clases (Gestión de habitaciones: Asistir Preparar Hospedaje)
Brindar Información
Diagrama Nº34: Diagrama de Clases (Gestión de habitaciones: Brindar Información)
58
Elaborar Comprobante
Diagrama Nº35: Diagrama de Clases (Gestión de habitaciones: Elaborar Comprobante)
Modelo Dinámico utilizando diagramas de estados. Comprobantes
Entregar
Em iti do
Error/Anular
Entreg ado
Tiempo[Limite] / Esperar Entregar Pendiente
Tiempo / Anular Anulado
Diagrama Nº36: Modelo Dinámico utilizando diagramas de
estados (Comprobantes)
59
Habitación
SolicitarAlquil SolicitarAlquil er[ Disponi ble ] / Alqu... Alqu... Alquil Alquil ado
Disponible FinAlquil FinAlquil er / ActualizarDispon ActualizarDispon ibil...
SolicitudRes erva[ Dis ponible ] / Reservar
FinReserva / ActualizarDisponibilidad
Reservado
OrdenManteni mien to[ Libre ] / Regis trarHabEnMantenimi trarHabEnMantenimi ento FinMantenimi FinMantenimi ento[ OK ] / ActualizarDisponib ilidad
Mantenimiento
Diagrama Nº37: Modelo Dinámico utilizando diagramas de
estados (Habitación) Personal
captar datos
captado
Validar
validado
crear editar
creado
actualizado
eliminar
eliminado
cancelar/ abortar
Diagrama Nº 38: Modelo Dinámico utilizando diagramas de estados
(Personal) 60
Servicio VerificarServicio[ NoExiste ] / DeshabilitarServicio
Inactivo
Activo Activo
verificars ervicio[ ok ] / activar
Diagrama Nº39: Modelo Dinámico utilizando diagramas de
estados (Servicio)
Modelo de datos
Diseño Lógico estado_habitacion id_estado desestado habitacion id_habitacion tipo (FK) estado (FK) precio
pasajero id_pasajero documento numero nombre apellidos sexo fecha_nacimiento direccion profesion nacionalidad procedencia destino mobilidad cliente_id (FK) hospedado
tipo_habitacion id_tipo_habitacion destipo
registro detalle_comprobante
comprobante
id_registro
comprobante comprobante comprobante (FK) idservicio cantidad precio
idhabitacion (FK) fecha_ingreso hora_ingreso fecha_salida hora_salida idpasajero (FK)
numero fecha total idregistro (FK)
registro_servicio cliente
servicio id_servicio
id_registro (FK) id_registro idservicio (FK) fecha hora precio cantidad
servicio precio detalle
id_cliente documento numero nombre direccion
Diagrama Nº40: Modelo de Datos (Diseño Lógico) 61
2.4 FASE DE CONSTRUCCIÓN a. Implementación de la arquitectura Modelo Físico de datos.
Tabla Nº10: Implementación de la arquitectura (Modelo Físico de datos)
Especificación de tablas.
Tabla Nº11: Implementación de la arquitectura (Especificación de Tablas (Pasajero))
62
Tabla Nº12: Implementación de la arquitectura (Modelo Físico de datos (detalle_comprobante))
Tabla Nº13: Implementación de la arquitectura (Modelo Físico de datos (comprobante))
Tabla Nº14: Implementación de la arquitectura (Modelo Físico de datos (registro))
63
Tabla Nº15: Implementación de la arquitectura (Modelo Físico de datos (servicio))
Tabla Nº16: Implementación de la arquitectura (Modelo Físico de datos (habitación))
Tabla Nº17: Implementación de la arquitectura (Modelo Físico de datos (Registro_Servicio))
Tabla Nº18: Implementación de la arquitectura (Modelo Físico de datos (Tipo datos (Tipo habitación))
64
Matriz de Entidades vs Procesos
ENTIDAD
PROCESO
Cliente
Mantenimiento de Registro de clientes
Reporte de clientes.
Servicio
Mantenimiento de Registro de servicios
Comprobante
Proceso
de
pagos,
tabla
primaria
del
documento de pago
Detalle_Comprobante
Proceso de pagos, tabla detalle del documento de pago
Reporte de Ingresos
Dinero recaudado
Habitación
Mantenimiento de Registro de habitación
Registro
Registro de alquileres de habitaciones
Tabla Nº19: Matriz de Entidades vs Procesos
Diagrama de Componentes Diagrama de Distribución librohuesped.frm
huesped.frm
MDImenu.frm
habitaciones.frm
inventario.frm
servicios.frm
estadocuenta.fr m
Diagrama Nº 41: Diagrama de Componentes (Diagrama de Distribución)
65
Arquitectura del Sistema
CONE X.ODBC
LIBRARY.DLL
FUNCIONES.BAS
SIS_HOTEL.EXE
SISHOTEL.MDF
MYSCLASES.CLS
Diagrama Nº 42: Diagrama de Componentes (Arquitectura del Sistema)
66
Especificación de pantallas. a) Ventana de acceso al sistema
Figura Nº 02: Ventana de acceso al sistema
Explicación: La Figura Nº 02 muestra la ventana de acceso al sistema dependiendo del del tipo de usuario ingresando con con su contraseña contraseña
b) Ventana del Menú Principal
Figura Nº 03: Ventana de Menú del sistema
Explicación: La Figura Nº 03 muestra la ventana de Menú del sistema en la que se podrá realizar operaciones operaciones dependiendo del tipo de usuario usuario con las restricciones necesarias. 67
c) Ventana Clientes: Clientes: Registra la información de de los clientes
Figura Nº 04: Ventana Clientes: registra la información de los clientes
Explicación: La Figura Nº 04muestra la ventana de registro de clientes hospedado en el hotel indicando los datos del cliente
d) Módulos Comunes d1) Registro de Servicios
Figura Nº 05: Modulo de la l a tabla servicios 68
d2) Ventana de Beneficios
Figura Nº 06: Ventana de Beneficios solo para clientes
Explicación: La Figura Nº 06muestra la ventana de beneficios para clientes fijos hospedados en el hotel indicándole ya sea un descuento o regalos por fiestas o habitaciones gratis por una noche.
e) Ventana de registro registro de salidas
Figura Nº 07: Ventana de registro de salidas
Explicación: La Figura Nº 07muestra la ventana de registro de salidas de los clientes selecciona selecciona la habitación indicando los datos datos del cliente y pasajeros. 69
Conexiones a) Conexión a la Base de Datos Option Explicit Public sCN As ADODB.Connection
Private Sub main() Set sCN = Nothing Set sCN = New ADODB.Connection sCN.ConnectionString = DE.Conexion.ConnectionString DE.Conexion.ConnectionString sCN.Open clave.Show
End Sub
b) Transacciones
Diseño de la GUI: Transacciones sobre recaudación
Figura Nº 08: Transacciones Transacciones sobre recaudación
70
Reportes y Consultas a) Reporte de Dinero Recaudado
Figura Nº 09: Reporte de Transacciones sobre dinero recaudado
b) Consulta de Listado de clientes
Figura Nº 10: Consulta de listado de clientes
71
c) Consulta de Listado de Pasajero
Figura Nº 11: Consulta de listado de pasajero p asajero
d) Consulta General de Clientes
Figura Nº 12: Listado de Registros
72
e) Reporte Estadístico: Clientes Fijos
Figura Nº 13: Reporte Estadístico Clientes Fijos
f) Reporte Estadístico: Hospedajes Realizados
Figura Nº 14: Reporte Estadístico Estadístico hospedajes realizados 73
g) Reporte De Habitaciones Ocupadas Se observa en este reporte las habitaciones ocupadas, se selecciona el tipo de habitación y se muestra las que están ocupadas
Figura Nº 15: Reporte Estadístico Habitaciones Ocupadas
h) Recaudación por Año Se observa en este reporte el dinero recaudado que se ha hecho en durante todo el año, en este caso tenemos que en Febrero se recaudo S/.644.00, el mes de Setiembre S/. 44.00 y el mes de Octubre S/2585.00
Figura Nº 16: Reporte Estadístico Recaudación por Año 74
i)
Pasajeros por Nacionalidad En este formulario se puede observar los pasajeros de de las distintas nacionalidades que se han hospedado, aquí en este caso tenemos 7 peruanos y 1 ruso.
Figura Nº 17: Reporte Estadístico Pasajeros por Nacionalidad
j)
Habitaciones por Piso En este formulario se puede observar observar el número de habitaciones ocupadas que hay hay por piso
Figura Nº 18: Reporte Estadístico de Habitaciones por piso 75
k) Recaudación por Habitación Aquí en este formulario se puede observar el tipo de habitación que ha recaudado más dinero.
Figura Nº 19: Reporte Reporte Estadístico: Recaudación Recaudación por Habitación
l) Pasajeros Beneficiados En este formulario te permite mostrar a los pasajeros beneficiados con promoción dada por el hotel.
Figura Nº 20: Reporte Estadístico: Pasajeros Beneficiados Beneficiados 76
m) Servicios más Solicitados En este formulario se se puede observar observar los servicios que que mas se solicitaron.
Figura Nº 21: Reporte Estadístico: Servicios más Solicitados
n) Habitación por Estado En este formulario se puede observar observar cuantas habitaciones habitaciones están están disponibles y cuantas están ocupadas o en mantenimiento.
Figura Nº 22: Reporte Estadístico: Habitación por Estado 77
CAPÍTULO III: CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 3.1 CONCLUSIONES
Los modelos diseñados nos han permitido especificar especificar los procesos procesos tanto actuales como aquellos que pertenecen a la propuesta de solución del sistema, los cuales están enmarcados en procesos administrativos y atención al cliente, logrando así un entendimiento total del sistema.
La aplicación aplicación de la Metodología Metodología RUP RUP permitió dividir el proyecto en las siguientes fases: Inicio, Elaboración y Construcción. Dichas fases permitieron especificar los procesos actuales de la empresa, diseñar la propuesta de solución del sistema de gestión de hospedaje, así como crear la base de datos y la codificación del software, realizándose las pruebas respectivas.
Se pudieron identificar las principales clases: Pasajero, Cliente, Comprobante, Habitación, Registro y Servicio, las cuales a través de sus funciones, relación y colaboración constituyen los archivos maestros y de movimiento del sistema.
El lenguaje de Modelamiento Modelamiento Unificado, a través de sus diferentes diagramas y modelos, nos ha permitido realizar una buena abstracción de los diferentes módulos del sistema utilizando la herramienta Rational Rose la cual ha hecho la prestación de diagramar el modelado de los procesos del sistema.
Se aprovechó aprovechó el soporte que que brinda Ms. SQL Server Server para la creación de la base de datos del sistema, lo cual nos permitió crearla de manera consistente bajo el enfoque relacional orientado a objetos.
Ms. Visual Basic nos permitió crear un software software amigable, de fácil uso, con un diseño aceptable por los empleados del hotel “OFELL ROSS PRESIDENTE”.
78
3.2 RECOMENDACIONES
Realizar copias copias de seguridad frecuentemente a la base de datos para mantener la información de la empresa salvaguardada.
Realizar rotaciones de de personal personal para permitir operar el sistema y así mantener un sistema integrado con personal que conozca los diferentes procesos que se dan en el hotel.
Permitir capacitaciones capacitaciones cuando exista un nuevo personal que que opera el sistema para lograr una operatividad efectiva.
Desarrollar la fase de transición transición de de la metodología RUP para para mantener mantener el soporte, la implantación y la creación de nuevas actualizaciones y versiones del sistema.
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BIBLIOGRAFIA
Gonzalo León Serrano, Booch, J. Rumbaugh, I. Jacobson., Ingeniería de Sistemas de Software
El Lenguaje Unificado de Modelado, Editora
Pearson Educación S.A. Madrid. 2000.
Roger S. Pressman, Ing. de Software: Un enfoque práctico, (5ta Edición) MacGraw-Hill, 2001.
LanSommervill,
Ing. de Software, Ediciones Addison, (Séptima
edición),Wesley. 1998.
80
ANEXOS FICHA DE OBSERVACION Proceso o Actividad
:
Inventario de Almacén
Área(s) involucrada(s): Almacén Administración
Actor(es) involucrada(s): Personal Operativo (Personal de Almacén) Administrador
Narrativa del proceso o actividad: El administrador entrega el kardex de inventarios sellado y con la fecha actual al personal de almacén encargado de realizar el inventario, este encargado se dirige al almacén y empieza elaborar una lista de productos en dicho almacén agrupándolos por su tipo y por su clase luego, cuenta la cantidad de elementos de cada clase que haya y verifica su estado, el cual debe ser bueno para pasar a otro producto, si algún producto esta en mal estado o presenta algún tipo de fallas, se anota la falla y se separa el producto de los demás, y se continua así hasta completar cada tipo de producto y el kardex. Luego este kardex es entregado nuevamente al administrador y verifica el mismo y lo firma para luego ser archivado.
Conclusiones: Sin contar el tiempo que toma realizar el inventario, el proceso transcurre sin mayores complicaciones pero debe realizarse el inventariado manualmente y durante un día de poca o ninguna concurrencia porque otros procesos dependen de los elementos en almacén y el stock es muy cambiante.
Recomendaciones:
Realizar el presente proceso después del “Inventario en habitaciones”
Informatizar el proceso para agilizar agilizar el manejo del Stock y Respaldo Respaldo de Datos Producir Kardex es en papel desechable (reciclado) para evitar su acumulación.
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FICHA DE OBSERVACION Proceso o Actividad
:
Inventario de Habitaciones
Área(s) involucrada(s): Almacén Administración Recepción
Actor(es) involucrada(s): Personal Operativo (Personal de Almacén) Administrador Recepcionista
Narrativa del proceso o actividad: El personal encargado se dirige a recepción y pide una lista de las habitaciones actualmente desocupadas y solicita al administrador entregar los kardex de inventarios sellados y con la fecha actual, esta persona se dirige a estas habitaciones a realizar el inventario. Empieza elaborar una lista de productos en dicha habitación agrupándolos por su tipo y por su clase luego, cuenta la cantidad de elementos de cada clase que haya y verifica su estado, el cual debe ser bueno para pasar a otro producto, si algún producto esta en mal estado o presenta algún tipo de fallas, se anota la falla y se extrae el producto de la habitación, y se continua así hasta completar cada tipo de producto y el kardex. Luego este kardex es entregado nuevamente al administrador y verifica el mismo y lo firma para luego ser archivado, y se reponen los productos extraídos por nuevos solicitados a almacén.
Conclusiones: El proceso es lento debido a que se asigna solo a una persona el realizarlo, y no todas las habitaciones siempre están desocupadas por lo que se prolonga algunos días más.
Recomendaciones: Asignar un mínimo de dos personas personas para agilizar el proceso. Utilizar Kardex es de papel desechable (reciclado) para evitar su acumulación. Coincidir con el día d e “Inventario en Almacén” para aprovechar la tecnología.
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FICHA DE OBSERVACION Proceso o Actividad
:
Registro de Pasajeros
Área(s) involucrada(s) i nvolucrada(s):: Recepción Administración
Actor(es) involucrada(s): Personal Operativo (Recepcionista) (Recepcionista) Administrador
Narrativa del proceso o actividad: Cuando un pasajero llega al hotel se dirige a Recepción y pregunta si hay habitaciones de un determinado tipo disponible, y si las hay, pregunta cual es su precio y de no haber disponibles algunos preguntan por otro tipo de habitaciones y su precio mientras mientras que otros otros se retiran. Los que consiguen consiguen una habitación del tipo tipo que buscan y están de acuerdo con el precio solicitan la habitación y el recepcionista solicita el DNI de la persona a nombre de quien se registrara la habitación y obtiene los datos para completar el libro de pasajeros, otros datos que no están en el DNI se los pregunta directamente, al final le pregunta cuanto tiempo se hospedara y algunos pasajeros dan un tiempo exacto y otros indefinido, luego algunos pasajeros pagan en ese instante su hospedaje y otros no, se le entrega la llave de la habitación y se le asigna un botones para ayudarlo con su equipaje si lo tiene sino para solo mostrarle su habitación. Cuando un pasajero se retira, se acerca a recepción recepc ión y entrega su llave, el recepcionista envía al personal de mantenimiento a la habitación y le confirman que todo este en orden en dicha habitación entonces, si el pasajero consumió algún servicio o producto le comunican al administrador que el pasajero de dicha habitación se retira y el administrador elabora el comprobante que solicite el pasajero, cuando esta listo el administrador entrega el comprobante al recepcionista que a su ves se lo entrega al pasajero, cuando el pasajero sale es acompañado por un botones hasta la puerta para ayudarlo en cualquier cosa que se ofrezca y el recepcionista completa el libro de pasajeros con los datos de salida.
Conclusiones: El recepcionista necesita revisar constantemente la “Tarjeta de Habitaciones” para
ver si hay disponibles o para sugerir algún otro tipo y eso se refleja en una constante demora, mientras que al momento de retirarse un pasajero existe también demora mientras se le elabora el comprobante solicitado y en ocasiones se vuelve a solicitar los datos del pasajero para elaborar dicho comprobante
Recomendaciones:
Informatizar Informati zar este proceso para agilizar la consulta de habitaciones habitacione s y servicios así como para la elaboración de los comprobantes respectivos. Obtener la máxima información posible del pasajero en una sola ocasión para evitar redundancias. 83
FICHA DE ANALISIS Proceso o Actividad: Inventario de Almacén / Inventario de Habitaciones
###
Documento
: Kardex de Almacén / Habitación.
Objetivo
: Elaborar un Inventario de Productos.
Descripción
: Permite elaborar un Inventario de los productos alojados en el almacén y habitaciones de la empresa para mantener la información del stock constantemente actualizada.
Tipo de Uso
: Frecuente (Mensual)
Áreas involucradas : Informática, Administración, Almacén. Actores involucrados : Personal de Almacén (Designado), Administrador (Supervisión) 84
Proceso o Actividad Fecha de Ingreso
N° de Cuarto D
M
:
Registro de Pasajeros Sexo
Nombres y Apellidos
Fecha de Nacimiento
Ocupacion
A
F
Nacionalidad
Documento Numero
M
Hoja 01
Direccion Habitual
P ro roc edenc i a
Des ti no
Fecha de Ingreso
Movilidad Empleada
O bs er va vac i ones D
M
F i rm rm a
A
Hoja 02
Documento
:
Libro de Pasajeros
Objetivo
: Registrar el Ingreso y Salida de los Pasajeros.
Descripción
: Mediante una serie de datos personales permite a las autoridades competentes mantener control sobre las personas registradas así como sobre el término de sus hospedajes.
Tipo de Uso
: Frecuente
Áreas involucradas : Recepción, Administración. Actores involucrados: Recepcionista, Administrador
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Proceso o Actividad
: Salida Salida de Pasajeros
Documento
: Factura.
Objetivo
: Expresar el valor por el consumo de Productos.
Descripción
: Permite elaborar un Listado de productos consumidos con sus precios unitarios a fin de mostrar una cantidad total a pagar contemplando el
importe de IGV
respectivo.
Tipo de Uso
: Frecuente
Áreas involucradas : Informática, Administración, Recepción, Contabilidad. Actores involucrados: Recepcionista, Administrador
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ENCUESTAS ADMINISTRADOR
Gestión de Bienes y Enseres
¿Cada que periodo se realiza el inventariado de productos? Semanal Mensual _______________ _______________
X
Anual
Otro
:
¿Cuándo se considera válido un Kardex completo?
“Cuando todos los campos que se refieren al responsable y a la fecha de realización están correctamente completados, de igual modo cuando la lista de productos no presenta errores como: productos sin clase, o sin tipo, y sus cantidades están basadas en la cantidad de productos por su tipo, y si hay observaciones debe detallarse el producto sobre la observación” observación”
Gestión de Hospedaje
¿Se emite alguno de los siguientes documentos por defecto? Factura
Boleta
X
Ninguno
¿Bajo que concepto se emite un determinado comprobante? Factura: “Cuando el cliente es una empresa, o cuando el mismo solicita la factura y posee un RUC (desde S/. 5.00)” 5.00)”
Boleta:
“Desde
cualquier consumo superior a S/5.00, o con cualquier momento superior y siendo solicitado por el cliente. cliente.””
¿Cuándo se emite el comprobante? “Cuando el pasajero se retira, se revisa su cuenta y si pregunta que comprobante desea, para poder hacerlo y cancelar la cuenta. Siempre que te termina el servicio que se le brinda, se le elabora el comprobante” comprobante”.
¿De donde se obtienen los conceptos para elaborar el comprobante? “De la cuenta que se abre para cada pasajero la cual se lleva en hojas agrupadas por cliente y luego se revisan para calcular los montos y servicios consumidos, ahí se anota cada servicio que solicita o producto que consume y si el servicio es ajeno a nosotros solo se especifica el monto total ”
87
Control de Personal
¿Cómo se controla al personal asignado a determinadas tareas (Autoría)? “En ciertas tareas, el personal debe autentificarse bien sea notificando que hará determinado trabajo o asumiendo la responsabilidad colocando su nombre en el campo ‘Responsable’ que algunos documentos tienen, así en cada turno la misma tarea tendrá varios responsables” responsables”
Gestión Administrativa
¿Cómo se establece la disponibilidad de habitaciones y otros ambientes? “Cuando una habitación requiere algún tipo de reparación, o es usada para otros fines, se actualiza la tarjeta de habitaciones que maneja el recepcionista y se informa que esa habitación no puede ser alquilable hasta nuevo aviso, lo mismo sucede con otros ambientes, pero solo se hace si es que el trabajo que se esta haciendo ahí durara mas que una limpieza o arreglo de rutina” rutina”
¿El precio por habitación es variable?, y si lo es, ¿Cómo se actualiza? “Si, Según el tipo de alquiler el precio puede variar porque pueden haber consideraciones, consideraciones, por cantidad, por fidelidad, por motivos motivos especiales, etc.”
Resumen
: El Administrador en cuestión, actúa como un ente mediador y calificador del desempeño en los procesos que conforman el sistema
Conclusiones
: El apartado de software para el administrador debe considerar su papel calificador y brindarle las herramientas para dicha acción.
Recomendaciones: Establecer un listado de servicios y productos disponibles para facilitar la decisión de consumo por parte de los clientes
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RECEPCIÓN Gestión de Hospedaje
¿Existe un listado de los servicios ofrecidos por la empresa? SI
NO
X
¿Cómo solicitan los clientes un servicio específico?
“Ellos se comunican desde su habitación o en persona y preguntan por el servicio y si lo brindamos preguntan por su precio”
¿Cómo se atiende al servicio solicitado por un cliente?
“Se anota el servicio solicitado en la tarjeta de habitaciones y se le comunica al administrador que dispone del pedido y cuando se le da el servicio al cliente se borra lo anotado en la tarjeta de habitaciones”
Resumen
: Recepcionista no cuenta con un listado de servicios en vigencia por lo cual deben ser consultados al administrador para su disposición
Conclusiones : El manejo de cuentas y servicios consumidos en gran parte corre por cuenta del administrador, y el recepcionista solo informa.
Tener a mano un lista de los servicios mas Recomendaciones: frecuentes y sus precios para ahorrar tiempo en consultar al administrador o a terceros
89
PLAN DE ENCUESTAS Objetivo General
: Conocer la opinión de los clientes sobre la empresa
Objetivos Específicos : Conocer la opinión de los clientes sobre el registro de pasajeros • Conocer la opinión de los clientes sobre los servicios
brindados
Población de control
: Cantidad de personas que se hospedan en el lapso •
Muestra
:
60 Mensuales :: 14
n0
n
z
7 Días
2
1.96
2
p q 15.2127 0.01 0.99 0.05 n0
1
n0
7.2906
15.2127
N
1
15.2127 14
99 % ------------- z = 2, 58 (Empleado con frecuencia) 95 % ------------- z = 1, 96 (El más empleado) 90 % ------------- z = 1, 64
Para 3 ≤ N ≤ 10 ------- Se asume Є = 0.1 (un error del
10 %) Para N > 10 ------- Se asume Є = 0.05 (un error del 5 %)
Para 3 ≤ N ≤ 19 ------- Se asume q = 0,01 (un 1 %)
Lugar de aplicación : “HOTEL OFELL ROSS PRESIDENTE” Materiales a utilizar
: Cuestionarios
90
RESULTADOS
Empresa
: Hostal Ofell Ross Presidente
Obj. General
: Conocer la opinión de los clientes sobre la empresa
Obj. Específicos: -Conocer la opinión de los clientes sobre el registro de pasajeros - Conocer la opinión de los clientes sobre los servicios brindados.
Población
: 14 Personas (7 Días)
Muestra
: 7 Personas
1.- ¿Considera la velocidad con la cual el recepcionista registro sus datos? RAPIDA
REGULAR
LENTA
3
4
0
4 3.5 3 2.5 2 1.5 1 0.5 0
Velocidad de Registro
Rapida Regular
Lenta
Conclusión: Se concluye que el registro de pasajeros es medianamente eficiente según lo demuestran el 57.14% aprox. De las personas encuestadas, en contra de un 42.86% aprox. Que opina sobre este: como rápido.
Recomendaciones: Reutilizar la información de pasajeros previamente hospedados para agilizar el registro de los mismos e informatizar el proceso para mejorar su velocidad de manera global. 91
2.- ¿Cómo considera la información brindada por el recepcionista? BUENA
REGULAR
INSUFICIENTE
4
2
1
3 2.5 2 1.5
Informacion Brindada
1 0.5 0 Buena
Insuficiente
Conclusión: Se concluye que la información brindada por el recepcionista es buena según lo demuestra el 57.14% aprox. De las personas encuestadas, en contra de un 42.86% aprox. Que opina lo contrario parcial o totalmente. Recomendaciones: Brindar al recepcionista la información mas comúnmente solicitada en ámbito de precios y tipos de la misma para aprovechar la buena opinión al respecto y no perder tiempo consultando por servicios cotidianos. 3.- ¿Cómo considera la velocidad con la cual le fue entregado su comprobante? RAPIDA
REGULAR
LENTA
4
3
2
3 2.5 2 1.5
Velocidad de Entrega
1 0.5 0 Rapida Regular
Lenta
92
Conclusión: Se concluye que el tiempo que toma entregar un comprobante es regular con malas tendencias según lo demuestra el 71.43% aprox. De las personas encuestadas, en contra de solo un 28.57% aprox. Que opina es rápido.
Recomendaciones: Informatizar el proceso a fin de agilizar el calculo de costos y reducir el tiempo que toma analizar manualmente la cuenta de los huéspedes.
4.- ¿Cómo considera la velocidad de atención a algún servicio solicitado?
RAPIDA
REGULAR
LENTA
4
3
0
4 3.5 3 2.5 2 1.5 1 0.5 0
Velocidad de Atencion
Rapida Regular
Lenta
Conclusión: Se concluye que la información brindada por el recepcionista es buena según lo demuestra el 57.14% aprox. De las personas encuestadas, en contra de un 42.86% aprox. Que opina lo contrario parcial o totalmente
Recomendaciones: Manejar listados de precios y categorías de servicios para ahorrar el tiempo que toma consultarlos por cada ves que un huésped solicita uno e informatizar su manejo para atenderlos con mayor rapidez
93
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