DEOR_U2_EA_XXDH

Evidencia de Aprendizaje. Fundamentos del diseño de estructuras organizacionales

El propósito de esta actividad es que identifiques los elementos que integran la estructura organizacional, jerarquías, responsabilidades, áreas funcionales y factores contingentes, tales como estrategia, tamaño, tecnología y su influencia en las variaciones estructurales; así como los tipos de estructura organizacional que de esto se derivan. Para realizar tu evidencia de aprendizaje, investiga el organigrama de una organización, puedes también plantear un hipotético o describir aquél en que te encuentras laborando si es el caso. Sigue estos pasos:

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Identifica y describe las actividades de las áreas funcionales.

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Organiza la información mediante un cuadro comparativo, esquema u otra herramienta que selecciones; explica:

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La relación entre áreas para lograr los objetivos de la organización.

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Posibles amenazas a la estructura organizacional a partir de los factores contingentes.

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Variaciones estructurales que integran su estructura organizacional; identifica en tu caso la especialización del trabajo, departamentalización, cadena de mando, extensión del control, centralización, descentralización y formalización.

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Guarda tu trabajo con el nombre DEOR_U2_EA_XXYZ. Sustituye las XX por las dos primeras letras de tu primer nombre, la Y por tu primer apellido y la Z por tu segundo apellido.

Envía el archivo a tu Facilitador(a) para recibir retroalimentación mediante la herramienta Portafolio de evidencias.

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Veremos el organigrama de una organización de Ropa en el mismo contexto que cualquier otra actividad industrial. La diferencia entre fabricar unos productos u otros tan sólo se relaciona con los conceptos tecnológicos, no organizativos. Los conocedores del sector saben de la complejidad de funcionamiento de un taller de ropa, la opinión generalizada es que "para hacer ropa no hace falta más que saber coser". Nada más lejos de la realidad. Por eso que muchos de los negocios que inician y se relacionan con este tipo de producción de moda textil, con el tiempo suelen fracasar por falta de organización industrial. Este tipo de industria no significa que no necesite de una serie de medios técnicos. La organización de una empresa es fundamental para mejorar sus condiciones, hacerla más eficaz y rentable en su totalidad y dentro de un clima estable. En nuestra empresa dedicada a la producción industrial, como es nuestro caso, deben de cuidarse una serie de aspectos de vital importancia para el desarrollo de la misma. Aquí podemos destacar: - La Definición de un Organigrama completo que no descuide ninguna de las funciones que se van a desarrollar en la empresa. - La Mejora de los métodos de trabajo y racionalización del proceso productivo, modernizando constantemente nuestros recursos humanos, técnicos y tecnológicos. - La estandarización de los distintos elementos y tareas. - La medición y el control del trabajo por medios técnicos y científicos. - La correcta distribución del trabajo. - El total aprovechamiento de los recursos humanos, técnicos y tecnológicos al alcance de la empresa. - El reparto adecuado de responsabilidades y funciones. - La constante especialización del trabajo de la empresa, procurando dedicarnos a un determinado tipo de prenda. - Estar coordinador en las distintas funciones, responsabilidades y trabajos de la empresa. - El poder establecer una política financiera y comercial, así como de la persona o personas que se encargarán de la dirección de las mismas.

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Existen varios sistemas para examinar el funcionamiento óptimo de una empresa, la mejor manera de poder analizar el nivel organizativo es comprobando si hay un responsable para desarrollar adecuadamente las distintas funciones de las que se requieren. Por esto se debe de analizar las áreas funcionales que hay en la empresa y que otras se pueden desarrollar y a partir de este concepto se pueden generar un organigrama que se especifique de las mismas y su interrelación La industria de la que estamos hablando se define una serie de funciones de acuerdo a la actividad que desarrollan en cada área, la capacidad económica y su contexto comercial del producto que se oferta. Se tratara de exponer las funciones más importantes que se pueden dar en la empresa de ropa a la que nos estamos refiriendo, se puede dar el caso de que no se contemplen algunas de estas funciones o que se puedan incluir otras pero se trata de que se pueda diseñar un propio organigrama, identificando las tareas, los puestos y las dependencias entre el personal y los distintos niveles directivos. Función Administrativa-Función Financiera-Función Comercial-Función de Creación- función Organizativa- Función de Producción- Función de Formación del Personal- Función de Seguridad Social. Estas funciones y su interrelación constituyen el organigrama funcional de la empresa. Las empresas dedicadas a la confección de prendas de vestir, no se diferencian sustancialmente en sus organigramas de los de cualquier otra empresa manufacturera, ni tampoco en su concepción básica de la gran empresa industrial en general. Las principales particularidades que aparecen son consecuencia de: - El tipo de diseño del producto y marketing, con esto se determina que estos departamentos de la empresa adquieran gran importancia. - El equipo humano con el que se cuenta, y que además del instruido y formado en la empresa en la actividad del Sector, se le tiene que nutrir de de otras actividades, lo que requiere una nueva formación cultural hablamos de lo que ahora quieren las empresas de unos empleados multifuncionales.

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Organigrama de le Empresa de ROPA.

DiDirreeccttoorr

AdmiAdminniissttrraattii FFoorrmmacaciióónn FFiinnancanciieerraa Comer cciiaall CrCreeacaciióónn OrOrgganianizzaacciióónn PrProoducduccciióónn Comer vava dede PPeerrssoonalnal

Segur Seguriiddadad SocSociiaall

De todo esto se expondrá a continuación la relación en las áreas de la empresa de ropa. En lo más alto del organigrama encontraremos al consejo de accionistas que está compuesto por los socios, que son los que aportan el capital para la creación de la sociedad. Que son los Directivos de la Empresa. En el siguiente nivel, aparecerá el Consejo de Administración, él es el encargado de llevar lo administrativo de los bienes de la empresa y también está formado por todos aquellos socios, o representantes que posean determinando número de acciones. El consejo administrativo es el que suele estar capacitado para tomar decisiones referentes al funcionamiento diario de la empresa, pero cuando se 4

proponen cambios sustanciales de políticas de la empresa o en inversiones importantes se debe de consultar al consejo administrativo igualmente, que es el que está obligado a informar a los accionistas de la marcha de la empresa y de su gestión. En el siguiente nivel aparece el departamento de administración. Es el que requiere disponer de todos los elementos necesarios para poder llevar a cabo las actividades que se han propuesto, gracias a los medios materiales e humanos. Como funciones básicas de este departamento caben destacar cuatro. Secretaria, documentación, archivo, informática. El personal que cubrirá estas funciones asignadas serán. Secretario General, Jefe de Secretaria, Personal de Archivo y Secretarios y Técnicos en Informática. El departamento financiero, es el encargado de los fondos de la empresa. Básicamente se dividen en dos funciones: la de tesorería y la contable, como veremos a continuación sus funciones están íntimamente relacionadas. Sus funciones serían las siguientes: Presupuesto y el control presupuestario, los cobros y pagos, cajas, bancos y cartera, también serían inversiones a corto, mediano y largo plazo. El personal que realizaría estas funciones seria Jefe de Servicios Financieros, Técnico Estadístico, Cajero y Empleados. El personal de contabilidad se encargara de la Contabilidad General, (Cuenta de Explotación, Cuenta de Pérdidas y Ganancias, Balances Mensuales, Cuenta de Caja , Bancos), Mano de obra para Reparaciones en las Instalaciones de la Empresa, además de llevar lo de Recursos Humanos (Salarios, Comisiones, Jornadas, Primas y además otros Incentivos, Gastos, Seguridad, Impuestos y Retenciones, Valoración de elementos de producción). El inventario de Materiales y Equipos, Gastos Generales y definiciones del costo del producto. El personal que realizaría estas funciones seria el siguiente: Jefe de Contabilidad, Contador, Auxiliares de Contabilidad. El departamento comercial sus funciones se dividirán en dos grandes grupos: compras y ventas.

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El departamento de compras consiste en esta en contacto con los proveedores, ya que de las buenas relaciones con ellos se pueden obtener grandes ventajas, como descuento en los precios y cumplimiento de las fechas de entrega. Está muy relacionado con el control de stocks de primeras materias: cualquier error de comunicación entre ambos puede llevar a una compra excesiva o deficiente, lo que nos llevaría a un problema de costos, a realizar una inversión deficiente. La función de ventas son diferentes fases previas, Estudio de mercado, La Publicidad, Coordinación comercial, Distribución de muestrarios, Contactos con vendedores. El Diseño de rutas, de aquí empieza el verdadero trabajo de venta y, una vez realizadas estas, se cuenta con una serie de informaciones que serán las que posteriormente van a servir para desarrollar la actividad de la empresa. El siguiente seria el departamento comercial, este lleva a cabo los siguientes trabajos, Compras, Contactos con proveedores, Contactos con almacén de primeras materias, catálogo de proveedores, Cuentas de los proveedores, Documentación, Colecciones y muestrarios de primeras prendas. El Estudio de mercados, Captación de clientes, Publicidad y marketing. Ventas, Representantes y el control de los mismos. Catálogo de clientes, la recepción de pedidos, la Tramitación de pedidos, Vigilancia de plazos de entrega, Cuentas de clientes, Relación con almacén de productos acabados, Expedición y entrega. El personal que realizara este tipo de funciones será el siguiente: - Director comercial, Jefe de compras, Jefe de ventas, Jefe de publicidad. Los Representantes, Publicistas y diseñadores gráficos, Transportistas, Expedidores, Empleados. El Departamento de Creación, desarrolla su trabajo en la Oficina Técnica y en el Laboratorio. Pasa por distintas fases: En este departamento es la creación o búsqueda de modelos, ya sea por medio de un diseño propio, o de revistas especializadas, de asistencia a ferias de moda o de viajes a los centros más importantes de la moda. A continuación se busca el género más adecuado para cada prenda, se realizan los patrones base de cada modelo. Estudios de Creación. Aquí es donde comienza con la confección de la prenda prototipo, haciendo la estimación de tiempos de producción. Se realiza el cálculo de materias primas,

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se escandallan los prototipos, se realizan algunas modificaciones necesarias y, por último, se aprueba el modelo y se comienza a elaborar el diseño. Se comienzan a realizar todos los patrones, junto a sus correspondientes escalados por talla, y se estudia la distribución de los mismos (estudio de marca) para cada uno de los modelos, de acuerdo con las características del género y las órdenes de pedido que facilite el Departamento de comercialización. Las funciones propias del Departamento de Creación son las siguientes: Diseño, la búsqueda de materiales, los patrones base, prenda prototipo, el cálculo de los materiales, estudio de marcas, realización de muestrario o catálogo de la ropa. El personal que se requeriría para este tipo de funciones seria el siguiente: Por supuesto el Director de Creación, el diseñador, el que hago los patrones, operarios y el personal de oficina que apoye al logro de este departamento en la entrega y diseño de la ropa. Continuamos con el Departamento de Organización. Este departamento para mi seria la base de la empresa porqué se encargara de estudiar y analizar todo lo necesario para el proceso productivo para que este se desarrolle de la mejor manera y que sea posible la coordinación con los demás departamentos relacionado con el producto y con la producción. El departamento consta de cuatro secciones: el de planificación, métodos y tiempos, taller de mantenimiento y gestión de calidad. La planificación, esta función consiste en el diseño y ordenación a seguir en el proceso productivo, recopilaría los datos necesarios del resto de los departamentos y la toma de decisiones respecto al proceso que mejor se pueda cumplir con la previsión de todos ellos. Esta función consiste en el diseño y ordenación de las pautas a seguir en el proceso productivo. Recopila los datos necesarios del resto de los departamentos y toma las decisiones respecto al proceso que mejor pueda cumplir con las previsiones de todos ellos. Métodos y Tiempos, se encargara de estudiar y mejorar los métodos de trabajo y establecer los tiempos de cada operación en general de dedicar a la mejora en la productividad, será la que establezca los estudios necesarios para la definición de primas e incentivos de trabajo para poder realizar el equilibraje de la cadena. El Taller de Mantenimiento. 7

Tendrá la función de realizare estudio de maquinaria y accesorios necesario para el proceso productivo. Para esto el personal debe estar constantemente informado de los avances tecnológicos del mercado y tendrá que mantener una colaboración constante con la Sección de Métodos y Tiempos. Aquí en este departamento se incluye la reparación de las averías de la maquinaria y las instalaciones, aunque en la actualidad por comodidad de las empresas ya se contrata una empresa externa que se haga cargo del servicio se le paga anualizado este tipo de mantenimiento. Gestión de Calidad, consistirá en adecuar la calidad del producto a las exigencias del mercado con esto se quiere evitar devoluciones y gastos innecesarios. Las decisiones que se tomen respecto a esta calidad en los productos estos influirán en otras secciones y departamentos. Las funciones del personal que se le asignara al Departamento de Organización estará formado por: Director Técnico, Jefe de Mercadeo de Programación, Jefe de Métodos y Tiempos, Jefe de Mantenimiento, Jefe de Calidad, Técnicos de Organización de Producción, Mecánicos, Controlador de Calidad, Empleados de oficina. El Departamento de Producción se encarga de fabricar los productos para su venta. Se divide esencialmente en tres funciones: Que será el Control de producción, en la preparación del trabajo, el lanzamiento a producción, Entregas a almacenes, Servicio de material, Control de rendimientos, Departamento de Fabricación, tendrá talleres auxiliares, Corte, Preparación, Confección, Planchado y Acabados, El de Almacenes, Materias Primas, Productos Acabados y Accesorios. El personal que llevara a cabo estas funciones a desarrollar será. Jefe de Producción, Jefe de Almacén, Jefe de Fabricación, Jefe de Control de Producción, Encargados de Sección, Auxiliares de producción, controladores de tráfico en el almacén, Operarios, Peones de almacén, Empleados de oficina. Lo referente a talleres exteriores, estos recibirán el trabajo en unas determinadas condiciones y deberán entregarlos de acuerdo a la exigencia acordada con ellos, para esto se lleve a cabo con exactitud y llevar un buen control se contara con los siguientes requisitos: Contactos con los diferentes talleres, Realización de órdenes de producción individualizadas para cada uno de los talleres, Control de fechas de entrega y

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recepción, Control cuantitativo y cualitativo de las mercancías recibidas, Gestión de devoluciones a los talleres auxiliares. El almacenaje debe tratarse de acuerdo con las ciertas características de la empresa. Y es así, que podemos encontrarnos con gran número de industrias que presentan una estructura donde el almacenaje de materias primas y productos terminados pertenecen a una misma dirección y que incluso coinciden en su ubicación. Esto depende de diversos factores: Tamaño de la empresa, el Tipo de actividad que desarrolla, Distribución en planta y disposición, Sistema de rotación de mercancías, Diagrama del proceso operatorio. En muchos de los casos la dependencia, dentro del organigrama, del Jefe de Almacén se reparte entre varios departamentos, dependiendo el de materias primas de Planificación, Compras y Fabricación y el almacén de prendas terminadas de los departamentos de Ventas y de Administración. Departamento de Formación. Este departamento fue el principio de crear una fábrica de ropa con los conocimientos de personas que cosen en casa, con esto se ha llegado al sector a una situación de indefensión de cara a la competitividad. Con tantos avances técnicos y tecnológicos y el propio carácter industrial de la actividad hacen necesario cambio del personal, a todos los niveles, que permita la adecuación de conocimientos y de la productividad a la coyuntura sectorial. Viendo esto es ahora más necesario, contar con personal especializado en formación y preocupado por "estar al día" en todo lo que se refiere al ámbito sectorial y de desarrollo de la empresa o bien, cuando no se puede disponer de él, contratar los servicios de una empresa especializada que, periódicamente, cubra las necesidades de la empresa en este sentido. Entonces el Departamento de Formación deberá contratar o contar con personal altamente capacitado para este tipo de funciones que seria las siguientes: Monitoreo conocedores de las distintas tareas y funciones de la empresa, la constante capacitación en los métodos más adecuados a cada una de estas tareas, conocer sobre el rendimiento en trabajo por secciones e incluso personal, el tratar de documentar todo por medio de manuales para llevar a cabo la enseñanza teórica. El Personal adecuado para que realice este tipo de funciones seria el siguiente: Director de Formación o Jefe de Capacitación. Equipo de Monitores especializados con personal especializado en esto, Empleados de oficina. 9

El Departamento de Seguridad y Social. Este tipo de función de seguridad viene marcada por las exigencias de la Ley al respecto y debe ser cumplida por todos los talleres.

La Función de Seguridad. Se puede desglosar en varias partes estas serían: Protección de personas, Servicios médicos, Medios mecánicos, Medios eléctricos, También en la seguridad tenemos la de Protección de bienes que serían las siguientes: Incendios, Seguros, Accidentes, Robo. Conservación preventiva: Locales, Materiales. Vigilancia: Diurna, Nocturna. De personal: Expedientes, Seguros Médicos, Servicios y obras sociales. La Función Social. Es la que abarca distintas áreas y es ampliable a cubrir cualquier necesidad del trabajador, para su mejor desarrollo en su rendimiento en el trabajo: Vestuario, Limpieza, Comedor, Cocina, Competiciones deportivas, Guardería. El personal que realizara este tipo de funciones o misiones del Departamento de Seguridad y Social consta de: Jefe de Departamento, Médico, Enfermeras, Portero, jardineros, Monitoreo, Personal administrativo, Personal de limpieza, Personal de cocina y comedor, Vigilantes, maestros. En relación entre las áreas el poder interpretar como y el porque de cada función debe de ser desarrollada por una persona distinta. Cuando una empresa es pequeña, una misma persona tendrá encomendadas varias funciones. Por contra, una empresa de gran dimensión, puede darse el caso que una misma función sea desarrollada por varias personas en equipo. En lo que si hay que estar de acuerdo es que es muy importante distribuir las funciones de tal manera que puedan ser desarrolladas cumpliendo los objetivos, visión, misión. En muchos casos el pequeño y mediano empresario tiende a reducir gastos asumiendo todas las responsabilidades de la empresa, 10

sin darse cuenta que con la ayuda de otras personas no está introduciendo nuevos costes, sino mejorando la gestión y, por tanto, aumentando los beneficios en la empresa. Es muy frecuente hacerse la pregunta sobre la supervivencia y en el futuro de la empresa ya sea mediana o pequeña. La mayor parte de la investigación sobre la estructuración de las organizaciones se ha dedicado precisamente a revelar una serie de factores de contingencia, referentes a la situación, a los estados o a las condiciones organizativas relacionadas con el uso de determinados parámetros de diseño. Se puede decir que los factores de contingencia como estados o condiciones organizativas que están asociados al uso de ciertos parámetros de diseño. La edad y el tamaño (dimensión) de la organización. El sistema técnico que utiliza el núcleo de operaciones. Distintos aspectos del entorno, especialmente la estabilidad, la complejidad, la diversidad y la hostilidad. El éxito en la industria de la ropa depende de la estructura organizacional, es la que debe proporcionar información acerca de la especialización en el trabajo, la departamentalización, la cadena de mando, los tramos de control, la centralización o descentralización y la formalización de los roles, de acuerdo al establecimiento de metas y procedimientos.

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La especialización en el trabajo es el grado en que las tareas se subdividen en puestos separados de acuerdo a ciertos requerimientos. La departamentalización indica la forma en la cual se agrupan los puestos. La cadena de mando indica la línea de autoridad desde la parte superior de la jerarquía, en forma continua hasta la inferior de la misma, esta define a quién se debe reportar, por lo tanto indica autoridad y permite la unidad de mando El tramo de control indica cuantos subordinados dependen de una autoridad La centralización es el grado en el cual el poder de tomar decisiones se concentra en un punto de la organización. La formalización se refiere al grado en que los puestos están estandarizados o normalizados

Se puede decir en general, que los modelos de estructura dependerán de la estrategia adoptada por la organización, su tecnología y ambiente, pero estas estructuras se pueden clasificar dentro de un modelo orgánico o mecánico.

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Elementos de la Estructura

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Especialización Departamentalización Cadena de Mando Tramo de Control Centralización / Descentralización Formalización

En el caso que se está presentando los elementos de la estructura se identificaron como: especialización: seria el en que las tareas en la organización se subdividieran en puestos separados. Departamentalización: es la identificar y clasificar las actividades de cada uno de los empleados o trabajadores para poder cumplir los objetivos de la organización, la asignación de las actividades a los administradores con autoridad para poder supervisar. Cadena de mando: esta sería una línea de toma de decisiones, por ejemplo el gerente general al gerente de finanzas a su vez a su jefe s}de tesorería y al contador. Tramo de control: es el de saber cuántos empleados tiene el jefe para tener un mejor control de las actividades y tener buenos resultados en la empresa de los mismos. Centralización/Descentralización:

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Aquí es cuando vemos si la toma de decisiones se concentra o se reparte ya que si no hay un buen entendimiento en la toma de ciertas decisiones de puede llevar a un mal control en la reparticiones de las mismas. Formación: es el de establecer mecanismos de coordinación para garantizar la coherencia en cuanto a las definiciones de las funciones de los puestos y delegar a cada uno de ellos que ejerza ese tipo de trabajo que se le asigno. Conclusión: En este tipo de empresa de ropa sus posibilidades de supervivencia lo podemos definir en estos puntos.

1. El equipo humano constituye el factor más importante en la realización de la empresa. 2. El producto que se está mercadeando hace que la empresa deberá orientarse a los siguientes tipos de producción. 1.1. En la producción de prendas de gran moda y de elevada calidad 1.2. Una gran producción de gran volumen dándole la importancia a la moda y al diseño reservando producción para el mercado exterior. 1.3. Y pensar en la exportación. Dedicarle como un 35% de su producción para este fin. 2. En lo relativo al equipo de producción se ha visto que no le da la importancia necesaria a la empresa, se debería de contratar más personal para que en el futuro se pueda importar el producto.

Bibliografía http://estruct-organizacionales.wikispaces.com/PODER %2C+AUTORIDAD+E+INFLUENCIA Abravanel Harry et al (1992) Cultura Organizacional , Editorial Legis, Bogotá DC.Child, John. (1991). Organización, guía para problemas y práctica . Ed.Continental. México, DF.

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https://www.google.com.mx/#q=%E2%80%A2%09La+formalizaci %C3%B3n+se+refiere+al+grado+en+que+los+puestos+est %C3%A1n+estandarizados+o+normalizados

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