DEOR_U2_A2

Estructura Organizacional Unidad 1. La organización como sistema

Ingeniería económica Unidad 1. Fundamentos de ingeniería económica

Estructura de un organigrama Actividad 2

Estructura Organizacional Unidad 1. La organización como sistema

El propósito de esta actividad es identificar la interrelación de las áreas de la organización, a partir de la estructura organizacional estudiada desde la categoría de sistema, en un caso hipotético que te hará llegar tu Docente en línea.

Como se vio en el subtema 2.1.1. Concepto de estructura organizacional, la estructura organizacional coadyuva a organizar y sistematizar el trabajo definiendo funciones, jerarquías y, por ende, responsabilidades en la organización, con base en sus objetivos. A partir del subtema 2.1.2. Áreas funcionales, y el modelo funcional de subsistemas visto en la unidad 1, relaciona las áreas funcionales con las funciones del subsistema en el caso hipotético que se plantea. Una vez que tu Docente en línea te haga llegar el planteamiento del caso, sigue estas indicaciones.

Caso prototípico para realizar las actividades 2 y 3 de la unidad 2. Indicaciones: Cambia en el texto la palabra alumno por tu nombre y apellido

Bolmex es una organización ubicada en el estado de Tamaulipas, la cual se dedica a la producción y comercialización de bolsas plásticas de distinto tamaño y espesor para supermercados, comercios y tiendas de todo el país (1). Las bolsas se fabrican en el local de la empresa, y el proceso productivo implica la compra de materia prima en el exterior, e insumos (tintas, por ejemplo) en la Ciudad de México. La empresa entrega la mercadería en el domicilio del cliente. La organización está integrada por 55 personas (2) organizadas en las siguientes funciones: La función de coordinar y planificar las funciones de todas las áreas, así como buscar nuevos clientes y proveedores está a cargo por Ivan Orozco (3). El área responsable del proceso productivo que transforma las materias primas en productos: bolsas, así como de la preparación de los pedidos para ser entregados a los clientes, además de ser el área encargada del mantenimiento y conservación de las instalaciones de la organización, depende directamente del área de Ivan Orozco (4). De esta área de producción dependen dos áreas más, una se encargan de empaquetar el producto y la otra de llevarlo hasta los clientes (5).

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Otra área es la responsable de investigar y analizar sobre las nuevas competencias que presenta el entorno sobre el producto que genera Bolmex; también es la responsable de estudiar las necesidades y demandas de clientes potenciales y mantener a los existentes; para ello realiza acciones como crear nuevos diseños de bolsas para clientes específicos. Esto permite a la organización anticiparse a tomar decisiones que pudieran afectar sus ventas. Esta área depende directamente de Ivan Orozco (6). La última área es la responsable de facturar, registrar y cobrar las ventas; registrar las compras y pagar a los proveedores; liquidar y pagar los sueldos; preparar la información necesaria para la liquidación de los impuestos y aportaciones sociales, tiene en su interior dos áreas más a su cargo: una de pagos al personal, clientes y proveedores; y otra de compras: de materias primas y herramientas de trabajo para la organización. Esta área depende directamente de Ivan Orozco (7). Como la materia prima usada en la fabricación de las bolsas es un producto derivado del petróleo, el alza en el precio de éste provocó un aumento en el costo de las bolsas; los clientes comenzaron a quejarse con los choferes responsables de la entrega, quienes no han sabido darles respuesta, por lo que les piden se comuniquen a la matriz de Bolmex (8). Todas las llamadas de clientes y proveedores llegan a la matriz de Bolmex, en Tamaulipas, los telefonistas, que están a cargo del área responsable de Ivan Orozco le han informado que resulta imposible atender y dar respuesta inmediata a todas las llamadas que reciben de las distintas partes del país. Además de que las demandas están creciendo y, por atenderlas, descuidan las llamadas para los pedidos. Ivan Orozco planteó su preocupación y pidió su opinión a las demás áreas para atender y dar respuesta a las llamadas que realizan los clientes, tanto para demandas como para pedidos (9). El área responsable de los pagos y gastos de la organización ha propuesto contratar más personal para cubrir esta necesidad inmediata, aunque también se han dado cuenta de que si quieren seguir siendo competitivos necesitan innovar, así que han considerado la creación de una nueva área que les brinde ventajas en tecnología para adelantarse a cambios que no consideraron (10). Ivan Orozco ha contratado los servicios de una empresa de

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tecnología, que le ha prometido no sólo solucionar el problema de la demanda de llamadas, con lo cual ha mejorado los tiempos de respuesta, sino también gestionar Bolmex desde cualquier parte del país; lo cual le permitiría a la organización expandir su producto (11).

Elementos a destacar de la actividad 2 y 3 (1) representa el objetivo de la organización. (3), (4), (6) y (7) son funciones y responsabilidades de las áreas funcionales que están relacionadas con las funciones del subsistema, visto en la unidad 1. (10) representa que la organización como sistema debe responder a las demandas del entorno y, por ello, crear una nueva área. (2), (8) y (11) representan factores contingentes, en los que una situación influye en otra; en este caso sube el precio del producto; esto causa que haya una demanda en llamadas de los clientes, lo cual afecta la atención que se le da a pedidos a través de la misma línea telefónica. (5) indica jerarquía entre áreas, quién depende de quién. (9) variación estructural: descentralización en la toma de decisiones. (3), (4), (6) y (7) variación estructural: departamentalización por funciones.

Elabora una tabla de cuatro columnas en la que indiques lo siguiente: 1. Menciona qué áreas funcionales identificas en el caso. 2. Explica con qué función del subsistema se relacionan las áreas funcionales que identificaste; justifica tu respuesta. 3. Identifica las características de las áreas funcionales y su relación con un sistema abierto. Áreas Funcionales Dirección

Función Su función es coordinar y planificar las funciones de todas las áreas así como buscar nuevos clientes y proveedores.

Relaciones con subsistemas La dirección se encarga de coordinar las relaciones de la empresa con el entorno y coordinar las funciones de los diversos subsistemas

Características La corriente de entrada es la importación de energía del entorno. Para que los sistemas funcionen necesitan adquirir recursos del medio llamado energía,

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funcionales.

Producción

Mercadeo

Finanzas

El área responsable del proceso productivo que transforma las materias primas en productos: bolsas, así como de la preparación de los pedidos para ser entregados a los clientes, además de ser el área encargada del mantenimiento y conservación de las instalaciones de la organización. De esta área de producción dependen dos áreas más, una se encargan de empaquetar el producto y la otra de llevarlo hasta los clientes Es la responsable de investigar y analizar sobre las nuevas competencias que presenta el entorno sobre el producto que genera Bolmex; también es la responsable de estudiar las necesidades y demandas de clientes potenciales y mantener a los existentes; para ello realiza acciones como crear nuevos diseños de bolsas para clientes específicos. Esto permite a la organización anticiparse a tomar decisiones que pudieran afectar sus ventas

La función principal es la transformación de las corrientes de entrada del sistema, en un bien o servicio que caracteriza al sistema. El objetivo es la eficiencia técnica, además de la incorporación de nuevas tecnologías.

Es la responsable de facturar, registrar y cobrar las ventas; registrar las compras y pagar a los proveedores; liquidar y pagar los sueldos; preparar la información necesaria para la

Las funciones de apoyo son las que buscan proveer, desde el medio al subsistema de producción, con aquellos elementos

Las funciones o subsistemas de adaptación son los que buscan llevar a cabo los cambios necesarios para sobrevivir en un medio en constante cambio.

estos recursos pueden ser materiales, financieros, humanos e información. El proceso de conversión es la transformación de la energía que se ha recibido del entorno, esta energía es transformada en diferentes formas, hablando de la organización el procesamiento de la energía está a cargo de las áreas responsables de la elaboración del producto.

La comunicación de retroalimentación recibe información que permite controlar el funcionamiento y regularse, es decir, la retroalimentación. Ésta se refiere a la información que indica como está realizando sus funciones el sistema en la búsqueda de su objetivo, la cual también es introducida nuevamente al sistema con la finalidad de que se lleven a cabo las correcciones necesarias para lograr el objetivo del sistema. La corriente de Salida es la que exporta la energía procesada en un producto final, es relevante está característica del

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liquidación de los impuestos y aportaciones sociales, tiene en su interior dos áreas más a su cargo: una de pagos al personal, clientes y proveedores; y otra de compras: de materias primas y herramientas de trabajo para la organización

necesarios para esa transformación; luego son encargadas de la exportación del bien y/o servicio en el medio con el fin de recuperar o regenerar las corrientes de entrada, y, finalmente, son las encargadas de lograr que el medio acepte o legalice la existencia misma del sistema. Su objetivo es la manipulación del medio.

sistema porque no existe una sino varias corrientes de salida, aunque todo sistema posee objetivos particulares, eso no significa que no se vea afectado por su medio ambiente, generando además de su producto final, otras formas de energía. Las corrientes de salida pueden ser positivas o negativas dada la gran dependencia que tiene del medio, la actividad positiva o negativa de ese medio hacia el sistema será́ el factor más importante para determinar la continuación de su existencia o su desaparición

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4. Elabora un organigrama que muestre las funciones y jerarquías del caso.

Para que los sistemas funcionen necesitan adquirir recursos del medio llamado energía, estos recursos pueden ser materiales, financieros, humanos e información

Direccion

El proceso de conversión es la transformación de la energía que se ha recibido del entorno, esta energía es transformada en diferentes formas, el procesamiento de la energía está a cargo de las áreas responsables de la elaboración del producto.

Producción

Ésta se refiere a la información que indica como está realizando sus funciones el sistema en la búsqueda de su objetivo, la cual también es introducida nuevamente al sistema con la finalidad de que se lleven a cabo las correcciones necesarias para lograr el objetivo del sistema.

La corriente de Salida es la que exporta la energía procesada en un producto final., la actividad positiva o negativa de ese medio hacia el sistema será́ el factor más importante para determinar la continuación de su existencia o su desaparición

Mercadeo

Finanzas

5. Explica tu organigrama: Menciona cuál es la relación entre áreas para poder cumplir con las tareas y analiza la organización desde la categoría de sistema abierto. La dirección es la encargada de adquirir los recursos, puedo decir que es el inicio del proceso, posteriormente la producción toma esos recursos para elaborar los productos determinados por la empresa, el mercadeo es el proceso de venta y distribución del producto, desde la planeación del producto hasta la investigación de mercados, el almacenamiento, el contacto con distribuidores y la colocación del producto en los centros de distribución. Por último el área de finanzas tiene como propósito obtener los recursos monetarios y utilizarlos en todo el proceso desde la obtención de los recursos hasta la venta y distribución del producto, esta área determina la continuación de la creación del algún producto o su desaparición ya que si no está dejando ganancias no es viable continuar con el proceso.