Definición y Control Presupuestario

Definición y Control Presupuestario:

El control presupuestario es un conjunto de procedimientos y recursos que usados con pericia y habilidad, sirven a la ciencia de la administración para planear, coordinar y controlar, por medio de presupuestos, todas las funciones y operaciones de una empresa con el fin que obtenga el máximo rendimiento con el mínimo esfuerzo, además el control de presupuesto permite que las actividades de la empresa sean planificadas con antelación y referidas a un período de tiempo determinado.

Éstos presupuestos estarán integrados por partidas de gastos que se consideran fijos y otros que deberán ser variables; los primeros por definición se consideran improbables que se vean alterados durante el período presupuestado, pero los segundos están sujetos a las fluctuaciones de los precios del mercado. Entre estos últimos estarían, por ejemplo, los precios de la materia prima, es decir los precios inflacionarios.

En algunas industrias, por ejemplo, la elaboración de productos alimenticios, las fluctuaciones en los precios de origen de las materias primas pueden causar enormes trastornos en el control del presupuesto. Algunos de estos componentes están sujetos a las variaciones en calidad y cantidad, debido a los cambios climatológicos. Los precios pueden fluctuar al alza en porcentajes muy importantes y esto hace que sea casi imposible mantener un presupuesto válido para el departamento de producción.

Fase de Control Presupuestario:

Aprobada la Ley de Presupuestos y publicada en el Boletín Oficial, su entrada en vigor significa la ejecución o la aplicación del plan presupuestario por el Gobierno, para lo cual se desarrollan unas iniciativas y se toman decisiones cuya finalidad esencial es obtener los recursos previstos en el plan y acometer los gastos pertinentes para así lograr los objetivos del plan.

El presupuesto administrativo de control de gasto se define como la serie compleja de actos y controles mediante los cuales se realiza el gasto Público. La gestión del presupuesto de gastos se realiza a través de las siguientes fases:

• Aprobación del gasto.

• Compromiso del gasto.

• Reconocimiento de la obligación.

• Ordenación del pago.

• Pago de material. La ejecución consiste así en la realización por la administración de los ingresos y gastos públicos conforme a lo ordenado por la Ley de Presupuestos. La intervención y control presupuestario tiene una doble finalidad:

• Política: Justificar el mandato dado por el legislativo al ejecutivo.

• Económica-financiera: Evitar los despilfarros en la administración de los recursos.

Durante la ejecución del presupuesto el gobierno aplica mecanismos de control para que las acciones y decisiones de ejecución sean las correctas y adecuadas a la legalidad aplicable a cada caso (control interno), una vez que ha acabado la fase ejecutoria se abre un periodo durante el cual el Parlamento mediante órganos especializados (Tribunal de cuentas en el Estado o Cámara de Cuentas en la C.A) examina el modo en que el presupuesto fue aplicado y formula las valoraciones y juicios que tal ejecución merece. Así podemos observar varios tipos de control:

1. Control Parlamentario.

2. Control Externo.

3. Control Interno.

4. Control Previo.

5. Control Concomitante.

6. Control Posterior o Consecutivo.

Normas y Procedimiento:

Las normas básicas del Sistema de Presupuesto constituyen disposiciones legales y técnicas que tienen por objeto la implantación de este Sistema en las entidades y órganos públicos. Estas normas no son limitativas, y no excluyen a los servidores públicos del cumplimiento de las disposiciones legales y normativa que regulan la gestión pública.

De conformidad con el artículo 36 apartado 2 de la Ley General y Presupuestaria, dispone que el procedimiento por el que se regirá la elaboración de Presupuesto Generales del Estado se establezca por el orden del Ministerio de Economía y Hacienda quien dictara las normas para la elaboración de presupuestos, en la misma se encarga de los criterios generales a lo que se ha de ajustar la asignación de recursos públicos del Estado, ámbito institucional de los presupuestos, y la composición y funciones de los órganos participantes en su proceso de elaboración. De acuerdo al:

Articulo 1. Criterios generales de Presupuestación: Ley Orgánica de administración financiera del sector Publico Ley Anual de Presupuesto y sus disposiciones generales.

Otros Instrumentos legales Los presupuestos generales del estado para el 2010 se orientarán a la consecución de los objetivos de la política económica del Gobierno y adecuarán sus ingresos y gastos al cumplimiento del objetivo de estabilidad presupuestaria. El presupuesto del Estado para el 2010 deberá ajustarse al límite de gasto no financiero que establezca el Gobierno de forma consistente con el objetivo de estabilidad aprobado para dicho ejercicio en el Estado.

El procedimiento para elaborar un presupuesto es un procedimiento secuencial de toma de decisiones que implica una serie de pasos ordenados, que se relacionan con la etapa de planeación en administración de ventas. Además, incluye la secuencia de hechos inherentes al método de objetivo y tarea del presupuesto de ventas. Para elaborar un presupuesto es necesario:

1. Análisis de la situación: Los gerentes de ventas deben conocer los hechos. Deben dar un paso a la magnitud de las diferencias presupuestadas en el pasado con las reales y establecer las razones de esa diferencia. Ajustar con precisión los presupuestos de ventas y de gastos de ventas es un arte cuya práctica se beneficia con los errores del pasado.

2. Identificación de problemas y oportunidades: Los problemas y las oportunidades que se presentan en la administración de ventas surgen del análisis de la situación. Estas amenazas y desafíos potenciales y reales tienen que evaluarse y dirigirse a determinar que probabilidad de ocurrir y cuál será la gravedad de su impacto.

3. Elaboración de un pronóstico de ventas: El pronóstico de ventas es una mezcla de la imagen ampliada que ha suministrado el sistema de información de marketing y los estimativos hechos por los vendedores. Se expresa en unidades y dinero, de manera que las últimas comparaciones frente a los resultados reales pueden ayudar si las varianzas que se observan se deben a diferencias de cantidades o precio.

Evaluación del presupuesto:

La evaluación presupuestaria es el conjunto de procesos es el conjunto de procesos de análisis para determinar una base continua en el tiempo, los avances físicos y financieros obtenidos a un

momento dado, y su comparación con el Presupuesto Institucional Modificado (PIM), así como su incidencia en el logro de los objetivos institucionales

En la Fase de Evaluación Presupuestaria, las entidades del Sector Público deben determinar, bajo responsabilidad, los resultados de la gestión presupuestaria del Pliego mediante el análisis y medición de la ejecución de los ingresos, gastos y metas presupuestarias así como de las variaciones observadas, señalando sus causas, en relación con los programas, proyectos y actividades aprobados en el correspondiente Presupuesto.25. La evaluación presupuestaria debe realizarse considerando el logro de los objetivosinstitucionales y la ejecución de los ingresos, gastos y metas presupuestarias.

La Ley establece la obligatoriedad de informar. En este sentido, los pliegos presupuestarios se encuentran obligados a remitir la DirecciónNacional del Presupuesto Público, la información presupuestaria, de conformidad con los procedimientos establecidos en las directivas que normen las fases del procesopresupuestario del Sector Público.

El incumplimiento de las disposiciones establecidas en la Ley de Gestión Presupuestaria, la Ley Anual de Presupuesto, así como en los reglamentos y directivas emitidas por la Dirección Nacional del Presupuesto Público, da lugar a sanciones administrativas, sin perjuicio de la responsabilidad civil o penal.

DEFINICIÓN DE LA EVALUACIÓN PRESUPUESTARIA

La Evaluación Presupuestaria es el conjunto de procesos de análisis para determinar sobre una base continua en el tiempo, los avances físicos y financieros obtenidos a un momento dado, y su comparación con el Presupuesto Institucional Modificado (PIM), así como su incidencia en el logro de los objetivos institucionales.

Para los efectos de la realización de los procesos a que se refiere el párrafo anterior, las disposiciones que contiene el presente Capítulo, se aplican a la Evaluación Semestral del Año Fiscal 2005.

FINES DE LA EVALUACIÓN PRESUPUESTARIA

La Evaluación Presupuestaria Institucional tiene los siguientes fines:

a. Determinar el grado de "Eficacia" en la ejecución presupuestaria de los ingresos y gastos, así como el cumplimiento de las metas presupuestarias contempladas en las actividades y proyectos para el período en evaluación. b. Determinar el grado de "Eficiencia" en el cumplimiento de las metas presupuestarias, en relación a la ejecución presupuestaria de los gastos efectuados durante el período a evaluar. c. Explicar las desviaciones presentadas en el comportamiento de la ejecución de ingresos y egresos comparándolas con la estimación de recursos financieros y la previsión de gastos contemplados en el Presupuesto Institucional de Apertura (PIA) así como en el Presupuesto Institucional Modificado (PIM) y determinar las causas que las originaron. d. Lograr un análisis general de la gestión presupuestaria del pliego al primer semestre del presente año, vinculada con la producción de bienes y servicios que brinda a la comunidad. e. Formular medidas correctivas, a fin de mejorar la gestión presupuestaria institucional durante el II semestre, con el objeto de alcanzar las metas previstas para el ejercicio fiscal 2005 en los sucesivos procesos presupuestarios.

ETAPAS DE LA EVALUACIÓN PRESUPUESTARIA

La elaboración de la Evaluación Presupuestaria debe efectuarse de conformidad a la Directiva N°016-2005-EF/76.01, en los Formatos del EV-1/GL al EV-13/GL.

Dicha evaluación se compone de tres (03) etapas, las cuales deben desarrollarse secuencialmente y formar parte del mismo proceso, siendo éstas las siguientes:

PRIMERA ETAPA : "Análisis de la Gestión Presupuestaria en términos de Eficacia y Eficiencia".

SEGUNDA ETAPA : "Identificación de los problemas presentados".

TERCERA ETAPA : "Determinación de las medidas correctivas internas y formulación de sugerencia a los Sistemas Administrativos".

PRIMERA ETAPA: "ANÁLISIS DE LA GESTION PRESUPUESTARIA EN TERMINOS DE EFICACIA"

La etapa de "Análisis de la Gestión Presupuestaria en términos de Eficacia y Eficiencia" consiste en comparar, para el caso del análisis de eficacia y eficiencia, la información de la ejecución presupuestaria de los ingresos, egresos y logros de las metas presupuestarias, registrada durante el período a evaluar, con la información contenida en el Presupuesto Institucional de Apertura (PIA) y en el Presupuesto Institucional Modificado (PIM).

MÉTODO DE ANÁLISIS DE LA GESTIÓN PRESUPUESTARIA

Los procesos de análisis de la gestión presupuestaria deben permitir medir la eficacia y eficiencia del pliego: en la ejecución de los ingresos y egresos, en el empleo de los recursos asignados, así como en la ejecución de las metas presupuestarias establecidas para el primer semestre.

SEGUNDA ETAPA: "IDENTIFICACIÓN DE LOS PROBLEMAS PRESENTADOS"

La presente etapa consiste en identificar los problemas que ocurrieron durante la ejecución presupuestaria, detectados durante el proceso de análisis de la gestión presupuestaria en términos de eficacia y eficiencia, a nivel de pliego, actividad, proyecto y componente, según corresponda.

RESPECTO AL INDICADOR DE EFICACIA:

El coeficiente de eficacia, para la evaluación presupuestaria semestral, debe tender a 0.5. En el caso de no llegar a dicho valor, debe señalarse las causas que motivaron tal resultado.

RESPECTO AL INDICADOR DE EFICIENCIA:

El coeficiente de eficiencia mostrará (para el caso de aquellas metas cuyo avance al primer semestre pueda ser cuantificable) el resultado de la óptima utilización de los recursos públicos asignados a cada meta presupuestaria respecto de las previsiones de gastos contenidos en el Presupuesto Institucional de Apertura (PIA) y en el Presupuesto Institucional Modificado (PIM). El resultado diferente de cero por ciento (0%), debe ser explicado en términos de las causas que motivaron el mismo.

TERCERA ETAPA: "DETERMINACION DE LAS MEDIDAS CORRECTIVAS INTERNAS Y FORMULACION DE SUGERENCIAS A LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS"

OBJETIVO DE LA TERCERA ETAPA

La presente etapa consiste en determinar las soluciones técnicas pertinentes o los correctivos necesarios para evitar o superar los inconvenientes y deficiencias observadas durante el período evaluado, en base a los resultados de las etapas anteriores.

Para dicho efecto se debe considerar, entre otros, los siguientes criterios:

• Grado de factibilidad de cumplimiento de las metas presupuestarias de apertura. • Grado de realismo de los gastos estimados para el cumplimiento de metas al primer semestre del presente año.

La discusión interna inicia de abajo hacia arriba en la estructura organizacional, pasando por los diferentes niveles de decisión hasta llegar a la Junta Directiva, quien finalmente lo autoriza.

Esta discusión conlleva el verificar las justificaciones de las solicitudes de recursos, así como valorar la verdadera capacidad institucional de llevar a cabo lo planeado. La aprobación externa le compete a las autoridades legislativas (en el caso de las municipales son los consejos deliberantes y en caso de provincia, a la legislatura) mediante la sanción de una norma, ordenanza, ley, etc.