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DD 77 – COMUNICAÇÃO DO PROJETO 

C ASO PRÁTICO   

CASO PRÁTICO 

As comunicações nos projetos incluem todos os meios de troca de informação entre as partes interessadas. Sua relevância é dada porque:

  Constituem um fator determinante para o sucesso do projeto.

•

  Consomem a maior par te do tempo do gerente do projeto.

•

A comunicação é o principal meio dos quais se dispõe o gerente do projeto para a gestão das expectativas das partes envolvidas, envolvidas, a gestão da equipe do projeto e o gerenciamento de conflitos. O IBC – IPMA Copetence Baseline Ver.3 identifica as Comunicações dentro dos elementos das Competências Técnicas. Refere-se às comunicações como a efetiva troca e entendimento de informação entre as partes, vital para o sucesso dos projetos que propicia a precisa e consistente troca para o alcance das expectativas de forma útil, clara e oportuna. opor tuna. As comunicações podem assumir várias formas: oral, escrita, gráfica, estática, dinâmica, formal ou informa l, voluntária ou necessária; e po de utiliza r, vários meios físicos ou eletrô eletrônic nicos. os. As comunicações ocorrem nas conversas, nas reuniões, nas oficinas, nas conferências, co nferências, ou mediante a troca de reportes, de minutas de reunião ou de banco de dados eletrônicos. As etapas do processo de comunicação comunica ção que sugere o ICB – IPMA Co Competence mpetence Baseline Ver.3 são as seguintes: 1. Estabelecer um plano de comunicação no início do projeto. projeto. 2. Identificar a população-alvo da comunicação e a sua localização. 3. Determinar as necessidades de comunicação e o contexto. 4. Escolher o lugar, lugar, o tempo, a duração e os meios de comunicação. 5. Planejar o processo de comunicação e preparar o material. 6. Verificar a infraestrutura e enviar/transmitir a comunicação. 7. Procurar a realimentação (feedback) sobre a efetividade da comunicação.

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C ASO PRÁTICO   8. Avaliar e tomar as medidas apropriadas. 9. Documentar as lições aprendidas e aplicá-las em projetos projetos futuros. O Guia dos Fundamentos para a Direção de Projetos (PMBOK Guide) do PMI (2013) identifica três processos relacionados com a área de conhecimentos das comunicações, como são apresentados na tabela a seguir (mantendo a codificação codif icação original). Grupos de proc essos da Direção de Projetos   Ár eas de Grupo d e conhecimento   p r o cess os de início  

Grupo de processos de planejamento 

Grupo d e processos de execução  

Grupo de processos d e monitoramento e co n tr ol e 

10. Gestão das comunicações do projeto. 

10.1 Planejar a gestão das comunicações. 

10.2 Administrar as comunicações. 

10.3 Controlar as comunicações. 

Grupo de processos de encerramento 

Planejar a gestão das comunicações refere-se ao processo de desenvolver uma abordagem e um plano para as comunicações que atenda às necessidades e requerimentos de informação das partes interessadas no projeto.

Administrar as comunicações  inclui a recopilação, distribuição, armazenamento, recuperação e disposição final da informação do projeto de acordo com o plano de gestão das comunicações.

Controlar as comunicações está relacionado com o monitoramento, acompanhamento e controle das comunicações para garantir que sejam satisfeitas as necessidades de informação das partes interessadas ao longo do ciclo de vida do projeto. As atividades de comunicação incluídas nestes processos podem ter várias dimensões, o que resulta em diferentes tipos de comunicação.

  Interna (dentro do projeto) e externa (clientes, fornecedores, autoridades reguladoras, outros projetos, público em geral…).

•

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  Formal (atas, relatórios, instruções) e informal (e-mails, conversas, discussões).

  Vertical (para cima ou para baixo na estrutura organizacional) e horizontal (entre pares, no mesmo nível).

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  Oficial e não oficial.

•

  Escrita e oral, verbal e não verbal.

•

Um exemplo do índice de conteúdo de um plano plan o de comunicações pode ser o seguinte: 1.

Introdução.

2.

Audiência - destinatários.

2

 

C ASO PRÁTICO    3. Quem envia - remetente. remetente. 4. Conteúdo. 5. Frequência. 6. Meio – canal. 7.

Confirmação – feedback.

8. Armazenamento e forma de recuperação. 9. Outros.

Caso prático para

desenvolver  

Cada aluno deve desenvolver desenvolver o seguinte conteúdo: 1. Descrever o escopo de um projeto em que participa, tenha participado ou imagina que pode participar. 2. Descrever o estado atual de seu progresso e qualquer outro aspecto que considere relevant relevante. e. 3. Elaborar um plano de comunicação seguindo como pauta os elementos que inclui abaixo.

Projeto:   Plano de com un i cação   Elaborado por: Nome do aluno  

 A q ue uem m destinatário  

Qual conteúdo 

Meio como  

Frequência 

Quem envia 

Quem prepara 

Quando  

Bibliografia   [1]

PMI, PMBOK Guide 5ta. Ed. PMI (2013) (2013)..

[2]

FUNIBER, Las Comunicaciones y la Gestión de P Partes artes Interesadas en los Proyectos (2016).

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