DCCVCP-000-VCPGI-00000-PRCGD02-0000-004-0

CORPORACIÓN NACIONAL DEL COBRE DE CHILE CODELCO – CHILE

PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIÓN COMUNICACIÓN DE LA VCP CON LA GCTICA PARA LA GESTIÓN DEL SISTEMA DOCUMENTAL PARA PROYECTOS

DCCVCP-000-VCPGI-00000-PRCGD02-0000-004 REVISIÓN 0

SGP-GI-GD-PRO-004

VICEPRESIDENCIA CORPORATIVA DE PROYECTOS GERENCIA DE INGENIERÍA

VIGENCIA 27 DE ABRIL DEL 2009

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ÍNDICE 1. 2. 3. 4. 5.

6.

7. 8.

INTRODUCCIÓN ..................................................................................................5 OBJETIVOS .........................................................................................................6 ALCANCE ............................................................................................................6 DEFINICIONES ....................................................................................................6 DESCRIPCION DE ROLES................................................................................11 5.1. Gerencia de Ingeniería (GI)......................................................................11 5.2. Gerencia del Proyecto..............................................................................11 5.3. Gerencia Corporativa de Tecnologías de Información, Comunicación y Automatización (GCTICA)...................................................................................12 PROCESOS DE OPERACIÓN CON LA GCTICA..............................................13 6.1. Implementación de bibliotecas .................................................................13 6.2. Mantención Correctiva por Problemas de Plataforma. .............................20 EVALUACIÓN DE SERVICIOS..........................................................................22 RESPONSABILIDADES.....................................................................................23 8.1. Vicepresidencia Corporativa de Proyectos (VCP) ....................................23 8.2. Gerencia de Ingeniería.............................................................................23 8.3. Gerencia del Proyecto..............................................................................24 8.4. Gerencia Corporativa de Tecnologías de Información, Comunicación y Automatización (GCTICA)...................................................................................25

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1. INTRODUCCIÓN Considerando la misión de la Gerencia de Ingeniería (GI) de la Vicepresidencia Corporativa de Proyecto (VCP), en lo que respecta a la generación, mantenimiento y actualización de normativas, se presenta este documento, que entrega las bases que permiten implementar el plan normativo que utilizará la VCP para la gestión documental de los proyectos estándares con las Empresas de Ingeniería. Bajo este concepto y buscando mejorar la gestión documental de los proyectos es que se presenta este documento, que entrega la forma de interactuar con la Gerencia Corporativa de Tecnologías de Información, Comunicación y Automatización (GCTICA) para todos los procesos administrativos en que interactúan y que dicen relación con la operación del Sistema de Gestión Documental en los proyectos. Para esto se realizaron reuniones entre la UBP y la GCTICA los días 5, 14 y 21 de enero del 2009. En estas reuniones se revisaron en forma conjunta las secuencias de procesos que se detallan en este procedimiento. El documento comienza explicando, mediante su objetivo y alcance, cuál es su orientación. Luego se entregan algunas definiciones de conceptos utilizados y la descripción de los roles involucrados. A continuación se presentan los procesos con sus secuencias de actividades, indicando los roles y los documentos que intervienen. Finalmente y como resultante del análisis de los procesos se entregan las responsabilidades de cada unidad y de cada participante de la unidad.

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2. OBJETIVOS El objetivo del presente procedimiento es clarificar y delimitar las responsabilidades de la VCP y la GCTICA en los procesos de desarrollo y mantención de las bibliotecas documentales de los proyectos, identificando en estos la forma en que se genera la comunicación y la participación que tiene cada uno de los involucrados en dichos procesos.

3. ALCANCE El presente procedimiento tiene como alcance definir exclusivamente los procesos administrativos relacionados con la creación y mantención de las Bibliotecas de Proyectos (BP). Específicamente, en el tema de mantención, aborda la resolución de los problemas asociados al uso del sistema documental y a las bibliotecas existentes en dicho sistema. Está fuera del alcance de este documento las mantenciones denominadas por la GCTICA como adaptativas y evolutivas.

4. DEFINICIONES a)

Actividad Corresponde a un conjunto de tareas que generan un resultado y que permite continuidad en un flujo de trabajo.

b)

Roles 

Responsable: Corresponde al cargo de la persona que se responsabiliza por el resultado de la actividad.



Ejecutor: Corresponde al cargo asociado a la persona que realiza la actividad y que depende del responsable.



Receptor: Indica los cargos de las personas que son receptoras de la documentación generada por la actividad. Este rol es válido para las actividades que tengan como resultado una emisión.

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c)

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Documentación Establece la documentación gestionada y las condiciones bajo las cuales se gestiona.

d)



Documento requerido: Son los documentos necesarios para poder realizar la actividad.



Documento generado: Son los documentos resultantes del desarrollo de la actividad.



Formato: Está asociado a la herramienta en que se generó. Si esta es un software de edición, corresponde al formato asociado al software y si es una herramienta de impresión, corresponde al formato de copia dura.

Observaciones Son aclaraciones necesarias de indicar respecto al contenido del documento generado o consideraciones importantes relativas al cumplimiento de la actividad.

e)

Creación de bibliotecas Corresponde a la implementación de una biblioteca. Para las bibliotecas técnicas se debe utilizar como patrón la biblioteca M_BASE.

f)

Plataforma documental Se considera como plataforma documental a todo lo relacionado con la capacidad de conectarse eficientemente con la biblioteca documental, vale decir: 

Conexión entre el PC del usuario y el servidor documental



Operación del software cliente Hummingbird DM bajo el que opera la biblioteca documental.



Permisos de acceso.



Comunicación entre el software cliente de Hummingbird DM y los programas de visualización, modificación y creación con los que interactúa.



Operación de los programas con los que interactúa el cliente del sistema documental Hummingbird DM en la visualización, modificación y creación de documentos.

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g)

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Mantención de bibliotecas Consiste en realizar todas las actividades necesarias para asegurar la operación eficiente del sistema documental y las bibliotecas implementadas en éste. Según lo establecido por la GCTICA, las mantención se sub-divide en tres tipos; mantención correctiva, mantención adaptativa y mantención evolutiva.

g)

Mantención correctiva Corresponde a la resolución de problemas de operación del sistema documental, ya sean estos por problemas de la plataforma documental o por problemas de la BP. Se le llama Mantención correctiva Operacional, cuando los usuarios de un proyecto tienen problemas al utilizar el Sistema Documental de Codelco en alguno de los siguientes tópicos:  

Problemas de plataforma Problemas de operación

El primero se canaliza directamente con la GCTICA y el segundo es abordado inicialmente por la UBP y luego canalizado a la GCTICA, según se requiera. h)

Mantención adaptativa Corresponde a realizar mejoras operacionales del sistema documental a partir de nuevos requerimientos que involucran la modificación de lo existente o la incorporación alguna nueva funcionalidad asociada al sistema documental. La mantención adaptativa no será abordada en este procedimiento.

i)

Mantención evolutiva Corresponde a desarrollos tendientes a evolucionar en la plataforma documental, tanto en la herramienta utilizada como en cambio del modelo de almacenamiento de la documentación. La mantención evolutiva no será abordada en este procedimiento dado que hasta la fecha no se tiene intenciones de cambiar la plataforma. Si en el futuro se decide cambiar la plataforma se actualizará este documento oportunamente.

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h)

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Problema de plataforma tipo A Para efectos del presente documento denominaremos de esta forma a los problemas relacionados con:  

Conexión entre el PC del usuario y el servidor documental. Operación del software cliente Hummingbird DM bajo el que opera la biblioteca documental.

Su resolución es independiente de los módulos administrativos del sistema documental y son atendidos por la Mesa de Ayuda. i)

Problema de plataforma tipo B Para efectos del presente documento, denominaremos de esta forma a los problemas relacionados con:  



Permisos de acceso. Comunicación entre el software cliente de Hummingbird DM y los software de visualización, modificación y creación con los que interactúa. Operación de los programas con los que interactúa el cliente del sistema documental Hummingbird DM en la visualización, la modificación y la creación de documentos.

Estos para su resolución requieren efectuar una revisión en los módulos administrativos del sistema documental y son canalizados por la Mesa de Ayuda y resueltos por Continuidad Operacional de la GCTICA.   j)

Problema de operación Para efectos del presente documento, denominaremos de esta forma a los problemas relacionados con:     

Problemas de búsqueda Problemas de ficha documental Problemas de permisos de acceso a documentos Problemas de ingreso de documentos Problemas de despliegue de listado de documentos

Estos son resueltos por la Unidad de Biblioteca de Proyectos (UBP) de la GI-VCP.

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Código Administración de Seguridad Multiplataforma (Código ASMP) Es un código de 4 letras definido por la GCTICA mediante el Sistema ASMP y corresponde a un identificador que se asigna a los sistemas nuevos.

l)

Implementar la conectividad con el sistema documental Para efectos del presente documento, definiremos este término como la realización de las siguientes actividades:  





Dar acceso a todos los usuarios del proyecto al servidor documental. Configurar e implementar todo lo necesario para asegurar que los tiempos de respuesta del sistema documental sean los requeridos por el proyecto. Generar y entregar los usuarios y password a cada uno de los integrantes del proyecto, con las cuales deberán acceder a la biblioteca del proyecto. Instalar en cada uno de los equipos definidos por cada usuario, los programas y complementos que se requieran para el uso del sistema documental.

Estas actividades son realizadas por la GCTICA. m)

Parametrización Consiste en modificar los datos de las tablas de la biblioteca de acuerdo a los requerimientos del proyecto que la utilizará. Esto lo realiza la GCTICA.

n)

Planilla de parametrización Corresponde a un archivo Excel que contiene una tabla por cada característica de identificación de los documentos almacenados en la biblioteca del proyecto (BP).

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5. DESCRIPCION DE ROLES 5.1. Gerencia de Ingeniería (GI) a) Jefe UBP Es un cargo de la VCP y se le asigna a la persona que gestiona todos los servicios relacionados con las bibliotecas documentales en la GI. b) Coordinador BP Es un cargo de la VCP y se le asigna a la persona que coordina la creación, el soporte y la mantención de las bibliotecas documentales que se le asignen. c) Coordinador QA/QC UBP (QA/QC UBP) Es un cargo de la VCP y se le asigna a la persona que realiza el control del cumplimento de los procedimientos relacionados con la gestión documental. 5.2. Gerencia del Proyecto a) Gerente de Proyecto Es un cargo de la VCP y se le asigna a la persona de Codelco responsable de gestionar un proyecto. b) Gerente de Ingeniería del Proyecto Es un cargo de la VCP y se le asigna a la persona que gestiona todo el proceso de ingeniería, al interior de un proyecto. c) Coordinador designado por el proyecto Es un cargo de la VCP y lo asigna el Gerente de Proyecto a la persona que coordina la creación de la biblioteca documental por parte del proyecto y que interactúa directamente con la UBP para este tema.

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5.3. Gerencia Corporativa de Tecnologías de Información, Comunicación y

Automatización (GCTICA)

b) Ejecutivo de negocios TICA. Es un cargo de la GCTICA y se le asigna al encargado de recepcionar, canalizar y mantener todos los servicios informáticos que requiera la VCP para su gestión diaria. c) Continuidad operacional Unidad que tiene como responsabilidad la solución de eventuales problemas ligados a fallas de elementos de hardware, software y a errores humanos que provocan una suspensión temporal del servicio. d) Servicios Locales de Casa Matriz Generar el código ASMP asociado a la BP para su entrega a la UBP. e) Mesa de Ayuda Es la unidad que recibe los requerimientos de soporte de sistemas y coordina la respuesta a éstos.

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6. PROCESOS DE OPERACIÓN CON LA GCTICA En este capítulo se detallan los procesos necesarios de realizar para satisfacer las necesidades de apoyo asociadas al sistema documental Hummingbird y en las cuales participa la GCTICA. 6.1. Implementación de bibliotecas Para la creación de la BP Codelco, la VCP-GI ha implantado una Biblioteca Base de Proyectos que responde al Procedimiento de Codificación de Registros para Proyectos  Corporativos , esta biblioteca tiene como finalidad de unificar de una sola manera la administración, el control y el seguimiento de los registros generados (documentosplanos) para los estudios y proyectos de la VCP, asegurando así que se cumpla con la normalización y estandarización de los registros. Para implementar una biblioteca se deben seguir los siguientes pasos: a) Definición de presupuesto: En esta etapa se determina el presupuesto estimativo en dos ámbitos, uno el de la GCTICA y el otro el de la UBP. b) Planificación y programación: Con el presupuesto aprobado se define la programación de actividades, en conjunto con la GCTICA, detallando los costos asociados. c) Implementación: Con el programa de implementación aprobado por el proyecto, se procede a crear y dejar operativa la biblioteca, incluyendo las capacitaciones que se requieran. A continuación se muestra la secuencia de actividades a realizar para implementar una BP, identificando los roles que participan en cada etapa.

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SECUENCIA DE CREACION DE UNA BIBLIOTECA DE PROYECTOS (BP) AREA RESPONSA BLE

 ACTIVIDAD

   O    T    S    E    U    P    U    S    E    R    P    E    D    N     Ó    I    C    I    N    I    F    E    D

RESPONSABLE

EJECUTOR 

DOCUMENTACION RECEPTOR 

TIPOS DE DOCUMENTOS REQUERIDOS

FORMATO TIPO DOC. GENERADO

Consultas preliminares a la GCTICA

2

3

5

Jefe UBP

Jefe UBP

Ejecutivo de Negocios TICA

Consultas preliminares

Doc. Word

Requerimientos de biblioteca

Respuesta a consultas preliminares

Ejecutivo de Negocios TICA

Definición de presupuesto para implementación de biblioteca

Jefe UBP

Jefe UBP

Gerente de Proyecto codelco

Gerente del Proyecto

Gerente de Ingeniería del Proyecto

Jefe de UBP

Coordinador de BP

Ejecutivo de Negocios TICA

Solicitud de implementación de la BP

PROYECTO

Coordinación para la implementación de la BP

UBP

Jefe de UBP

Ejecutivo de Negocios TICA

Jefe UBP

Consultas preliminares

Consultas preliminares con respuestas

Formulario de Planificación para la Implementación de la BP

Generar Planificación de la conectividad con el Sistema Documental

TICA

Ejecutivo de Negocios TICA

7 TICA

Generar Planificación de la implantación de la BP

Ejecutivo de Negocios TICA

Formulario de Planificación para la Implementación de la BP

Ejecutivo de Negocios TICA

Continuidad Operacional Ejecutivo de Negocios TICA

Jefe de UBP

Formulario de planificación para la implementación de la BP con programción de implementación Formulario de planificación para la implementación de la BP con programción deconectividad

8 Planificación de capacitación de BP

UBP

Jefe de UBP

Coordinador de BP

9 UBP

Jefe de UBP

10  Activar implementación de BP

11

PROYECTO

Generación y emisión de planilla de parametrización

PROYECTO

Coordinador de BP

Gerente del Proyecto

Gerente de Ingeniería del Proyecto

Gerente del Proyecto

Gerente de Ingeniería del Proyecto

Formulario de Planificación para la Implementación de la BP

Gerente de Ingeniería del Proyecto

Formulario de planificación para la implementación de la BP consolidado

Jefe de UBP

Jefe de UBP

Formato de Planilla de parametrización de biblioteca

12 UBP

Solicitar código cuenta ASMP

Jefe de UBP

13 TICA

Generar código cuenta ASMP

Emitir orden de creación, parametrización, conexión e instalación de la BP.

UBP

Ejecutivo de Negocios TICA

Jefe de UBP

Coordinador de BP

Ejecutivo de Negocios TICA

Coordinador de BP de la UBP

Ejecutivo de Negocios TICA

Coordinador de BP Jefe de UBP Ejecutivo de Negocios TICA Continuidad Operacional Jefe de UBP

15 Implementar BP

TICA

Ejecutivo de Negocios TICA

Continuidad Operacional

Coordinador de BP Jefe de UBP

16 Crear conexión e instalación

TICA

17

Mesa de ayuda

Jefe de UBP Coordinador de BP

Ejecutivo de Negocios TICA

Rechazada Pruebas de conformidad y rendimiento

18

Ejecutivo de Negocios TICA

UBP

Jefe de UBP

QA/QC UBP Coordinador designado por el proyecto

Continuidad Operacional

Gerente del Proyecto Notificación de BP operativa

UBP

Jefe de UBP

Orden de implementación de la BP

Jefe de UBP Gerente de Ingeniería del Proyecto

Planilla de petición de código de cuenta ASMP

Consultas preliminares con respuestas

Doc. Word

Máximo 5 días para responder

Presupuesto estimado de implementación de biblioteca

Doc. Word

Se consideran los costos asociados a la GCTICA y a la UBP.

Formulario de Planificación para la Implementación de la BP

Formulario outlook

Solicitud de implementación de BP

Doc. Outlook

Formulario de Planificación para la Implementación de la BP

Doc. Outlook

(Actualizado con la programación de conectividad) Formulario de planificación para la implementación de la BP

(Actualizado con la programación de implementación de la BP)

Doc. Outlook

Formulario de planificación para la implementación de la BP consolidado

Formulario de Planificación para la implementación de la BP

Formulario outlook

Formato de Planilla de parametrización de biblioteca

Planilla Excel

Orden de implementación de la BP

Doc. outlook

Notificación de envío

Doc. outlook

Planilla de parametrización de biblioteca

Planilla Excel

Solicitud de código de cuenta ASMP Planilla de petición de código de cuenta ASMP

Doc. outlook

Notificación de código de cuenta ASMP creada.

Planilla Excel

Doc. Outlook

Planilla de parametrización de biblioteca

Orden de implementar conectividad e instalación

Doc. Outlook

Planilla de parametrización de biblioteca

Notificación de implementación de BP

Notificación de BP Creada

El nombre de la BP es homólogo al código ASMP, excepto cuando la biblioteca es para un cambio de Fase.

Doc. Outlook

1.- Implementación de conección con Sistema Documentla (VPN, FTP, otros) 2.- Instalación de software: Sistema Documental, Visualizador de planos 3.- Activación de servidor y biblioteca en equipos de usuarios Codelco.

Notificación de conectividad de la BP operativa

Notificación de conformidad

Se propone a la TICA el código ASMP . También se indica el servidor en que estará la BP. El nombre del proyecto y la División asociada.

Doc. outlook

Orden de parametrización de la BP

Orden de parametrización de la BP Planilla de parametrización de biblioteca

1.- Implementación de conección con Sistema Documentla (VPN, Enlace óptico, FTP, otros) 2.- Instalación de software: Sistema Documental, Visualizador de planos

Orden de implementación de la BP

Orden de parametrización de la BP Planilla de parametrización de biblioteca

¿En cuanto tiempo y con cuantas personas tendrían operativa la biblioteca? ¿Cual es el costo de la GCTICA para implementar la biblioteca del proyecto?

6

14

OBSERVACIONES

¿En que costos debe incurrir el proyecto para tener acceso al sistema documental Codelco para el proyecto?

Generación y emisión repuesta a solicitud de creación de BP

   N    O    I    C    A    T    N    E    M    E    L    P    M    I

TIPOS DE DOCUMENTOS GENERADOS

1

4

   N    O    I    C    A    M    A    R    G    O    R    P    Y    N    O    I    C    A    C    I    F    I    N    A    L    P

ROLES

Doc. Outlook

Doc. Outlook

En caso de no conformidad se detalla los problemas encontrados que generaron la no confirmidad

Se debe anexar: 1.-Manual de usuario 2.- Procedimiento de codificación. 3.- Procedimiento de gestión documental

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A Continuación se detallan las actividades expuestas en el diagrama secuencial de la creación de bibliotecas. a) Definición de presupuesto 

Consultas preliminares a la GCTICA (1): Es responsabilidad del Jefe UBP quien, apoyado en la información obtenida de la revisión de alcances de la biblioteca, le deberá enviar al Ejecutivo de Negocios TICA las siguientes consultas: a) Dada la ubicación física de la oficina ¿En que costos debe incurrir el proyecto para tener acceso al sistema documental Codelco para el proyecto? b) Dado el requerimiento de parametrización de la biblioteca ¿En cuánto tiempo y con cuántas personas tendrían operativa la biblioteca? c) Dada la cantidad de usuarios con requerimiento de acceso a la biblioteca documental, la ubicación física y los requerimientos de parametrización de la biblioteca, ¿Cuál es el costo de la GCTICA para implementar la biblioteca del proyecto? Estas consultas las deberá emitir con copia al Gerente de Proyecto.



Respuesta consultas preliminares (2): Es responsabilidad del Ejecutivo de Negocios TICA quien, utilizando la información entregada por el Jefe UBP, generará las respuestas a las consultas indicadas, para esto deberá tener presente que lo que se le solicita son valores preliminares. Las respuestas deberán ser entregadas al Jefe de UBP, en un plazo no superior a 5 días hábiles.



Definición de presupuesto para implementación de biblioteca (3): Es responsabilidad del Jefe de UBP, el que con la información entregada por la GCTICA generará un presupuesto estimado, incorporando los requerimientos de capacitación y apoyo de la UBP necesarios para implementar la biblioteca. Esta información deberá emitirla al Gerente de Proyecto para que la incorpore al presupuesto de éste.

b) Planificación y programación 

Solicitud de implementación de BP (4): El Gerente de Proyecto le delega al Gerente de Ingeniería del Proyecto la actividad de implementar la BP en conjunto con el Jefe UBP. El Gerente de Ingeniería del Proyecto, después de ser notificado de la aprobación del API, deberá completar el “Formulario de Planificación para la Implementación de la BP” en la sección indicada como “Completado por Proyecto”. Este formulario se encuentra en el listado de formularios de Microsotf Outlook. Una vez completado lo deberá enviar al Jefe UBP.

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Descripción API



Coordinación para la implantación de la BP (5): Es responsabilidad del Coordinador de la UBP. Quien efectúa esta actividad es el coordinador de BP. Esta actividad consiste en solicitar al Ejecutivo de negocios TICA dos actividades, la generación de la planificación de la conectividad con el sistema documental y la planificación de la implantación de la BP. A dicha solicitud se le adjunta el Formulario de Planificación para la Implementación de la BP .



Generar Planificación de la conectividad con el sistema documental (6): El Ejecutivo de Negocios TICA es responsable de generar la Planificación de la implementación de la conectividad con el sistema documental. Con esta información deberá completar el Formulario de planificación para la Implementación de la BP .

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

Generar Planificación de la implantación de la BP (7): El responsable es el Ejecutivo de negocios TICA, el que efectúa esta actividad en conjunto con Continuidad Operacional. Consiste en generar el programa de implantación de la BP. Con esta información deberá completar el Formulario de planificación para la  Implementación de la BP  . Al término de esta actividad el Ejecutivo de Negocios TICA deberá emitir al Jefe UBP el formulario actualizado con los dos programas, adjuntado el detalle de la programación.



Planificación de la programación de la capacitación para la implementación de la BP (8): El responsable es el Jefe UBP. Quien efectúa esta actividad es el coordinador de BP, el que incorporará, al formulario entregado por la GCTICA, la planificación de capacitación.



Generación y emisión de respuesta a solicitud de creación de BP(9): El responsable de esta actividad es el Jefe UBP. Quien efectúa esta actividad es el Coordinador de BP. Éste le envía al Gerente de Ingeniería de Proyecto el Formulario de planificación para la implantación de la BP , adjuntando el Formato de  planilla de parametrización de biblioteca .

c) Implementación 

Activar implementación de BP (10): El responsable es el Gerente del Proyecto quien la delega al Gerente de Ingeniería del Proyecto. Éste revisará el formulario para luego notificar al Jefe UBP su conformidad con la planificación entregada, dando curso a la implementación de la BP.



Generación y emisión de planilla de parametrización (11): El Gerente de Ingeniería del Proyecto es responsable de recopilar la lista de datos asociada a cada uno de los atributos indicados en la planilla de parametrización de biblioteca. Esta información se la deberá enviar al Jefe UBP, con copia al Coordinador de BP.



Obtener código cuenta ASMP (12): El Jefe UBP delega al Coordinador BP el solicitar la cuenta ASMP a Servicios Locales de Casa Matriz, con copia al Ejecutivo de Negocios TICA, adjuntándole la planilla de petición de cuenta ASMP.



Generar código cuenta ASMP (13): El responsable es el Ejecutivo de Negocios TICA. Quien efectúa esta actividad es Servicios Locales de Casa Matriz, éste notificará al Coordinador BP del código ASMP asignado.



Emitir orden de creación, parametrización, conexión e instalación de la BP (14): El Jefe UBP es el responsable de esta actividad, quien la delega al Coordinador BP. Éste último emite al Ejecutivo de negocios TICA, la orden de parametrización de la BP y la orden de implementación de la conectividad e instalación de Hummingbird DM en los equipos de los usuarios, indicando el código

. El documento, una vez impreso, se considera una copia NO CONTROLADA y puede estar obsoleta. Consulte la revisión vigente del documento SGP-GI-GD-PRO-004 en el Escritorio de la VCP.

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de cuenta ASMP y el servidor asignado. Adicionalmente se le adjunta la planilla de parametrización de la BP. Está notificación la deberá hacer con copia al Jefe UBP. 

Implementar BP (15): El Ejecutivo de Negocios TICA le delega a Continuidad Operacional la actividad de crear la BP y parametrizarla utilizando la información contenida en la planilla de parametrización. Terminado esto, Continuidad Operacional deberá notificar al Coordinador BP que la BP está implementada para revisión. Esta notificación la deberá realizar con copia al Ejecutivo de Negocios TICA y al Jefe UBP.



Crear conexión e instalación (16): El Ejecutivo de Negocios TICA le delega a la Mesa de Ayuda la implementación de la conectividad con la BP, entregándoles para esto el listado de usuarios. Esta lista la obtiene de la planilla de parametrización de la biblioteca. Al finalizar esta actividad la Mesa de Ayuda notificará al Coordinador de BP que la conectividad ha sido realizada. Dicha notificación se deberá hacer con copia al Jefe UBP y el Ejecutivo de Negocios TICA.

a) Pruebas de conformidad y rendimiento (17): El Jefe UBP delega la ejecución de esta actividad al QA/QC UBP, quien efectúa las pruebas en conjunto con el Coordinador designado por el proyecto. Terminado esto el QA/QC UBP le emitirá al Ejecutivo de negocios TICA una notificación de conformidad de la BP. Esta notificación deberá ir firmada por el Jefe UBP y el Coordinador designado por el proyecto. Si la notificación de conformidad es desfavorable se deberá incorporar el detalle de los problemas encontrados por parte del Jefe UBP. La conformidad se evaluará de acuerdo a los siguientes estándares:  



Tiempo promedio de apertura de documentos : Tiempo máximo de respuesta a búsquedas : (La búsqueda debe ser de 500 documentos) : Tiempo promedio de ingreso de documentos (Desde el momento de presionar Aceptar  en la ficha de ingreso)

10 s 20 s 10 s

Estas pruebas de conformidad de rendimiento, se efectuarán con una carga de prueba en la biblioteca implementada. Al final de estás, la documentación ingresada será eliminada. 

Notificación de BP operativa (18): El Jefe UBP como responsable de la actividad, le notifica al Gerente de Proyecto que la BP está creada y operativa. Dicha notificación se debe realizar con copia al Gerente de Ingeniería del Proyecto.



Coordinar programa de capacitación (19): El responsable es el Jefe UBP. Quien efectúa esta actividad es el Coordinador BP. Éste coordina la fecha, lugar y requerimiento de equipos para efectuar la capacitación y deberá notificar al Gerente de Proyecto del programa de capacitación.

. El documento, una vez impreso, se considera una copia NO CONTROLADA y puede estar obsoleta. Consulte la revisión vigente del documento SGP-GI-GD-PRO-004 en el Escritorio de la VCP.

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

El Jefe UBP le delega al Coordinador de BP Capacitar usuarios Codelco (20): la capacitación de los usuarios. Al final de ésta, deberá registrar la asistencia mediante una lista de participantes que contenga la firma de cada uno de ellos.



El responsable es el Jefe UBP. Quien Entrega de BP operativa (21): efectúa esta actividad es el Coordinador BP. Éste emite la notificación de entrega de la BP al Gerente del Proyecto, con copia al Gerente de Ingeniería del Proyecto y al Coordinador designado por el proyecto, adjuntado la lista de usuarios capacitados.

. El documento, una vez impreso, se considera una copia NO CONTROLADA y puede estar obsoleta. Consulte la revisión vigente del documento SGP-GI-GD-PRO-004 en el Escritorio de la VCP.

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6.2.

PROCEDIMIENTO DE LA VCP CON LA GCTICA PARA GESTION DEL SISTEMA PARA DOCUMENTAL EN PROYECTOS DCCVCP-000-VCPGI-00000-PRCGD02-0000-004-0

Mantención Correctiva por Problemas de Plataforma.

El documento, una vez impreso, se considera una copia NO CONTROLADA y puede estar obsoleta. Consulte la revisión vigente del documento SGP-GI-GD-PRO-004 en el Escritorio de la VCP.

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A Continuación se detallan las actividades expuestas en el diagrama secuencial de Mantención correctiva por problemas de plataforma. 

Solicitar resolución de problema (1): Es responsabilidad del Gerente de Proyecto. Quien efectúa esta actividad son los usuarios. Cuando el usuario se encuentra con problemas de operación del sistema documental, le deberá enviar a la Mesa de Ayuda una “Notificación de problema de plataforma”, detallando el problema. Esta notificación se deberá efectuar mediante un correo electrónico, con copia al Jefe UBP y a Continuidad Operacional,



Evaluación y acercamiento (2): El responsable es el Ejecutivo de negocios TICA. Quien efectúa esta actividad es la Mesa de Ayuda, el que deberá comunicarse con el usuario para recopilar más antecedentes.



Resolución de problema (3): El responsable es el Ejecutivo de negocios TICA. Quien efectúa esta actividad es Continuidad Operacional, quien basado en la información recopilada, resuelve el problema. Una vez terminado esto le deberá notificar vía e-mail a la Mesa de Ayuda de la resolución del problema para que lo registre y lo notifique.



Notificación de resolución de problemas (4): El responsable es el Ejecutivo de negocios TICA. Quien realiza esta actividad es la Mesa de ayuda. Éste envía la Notificación del problema resuelto, con el reporte de fallas y el checklist de conformidad al usuario solicitante, con copia Continuidad operacional, al Ejecutivo de negocios TICA y al Jefe UBP.

Adicionalmente a este proceso, el Ejecutivo de negocios TICA, deberá enviar quincenalmente al QA/QC UBP con copia al Jefe UBP, el Reporte de fallas de la quincena identificado por proyecto, en formato Ms Excel, indicando el tipo de falla y el tiempo de respuesta a las solicitudes y tiempo de duración de la resolución del problema. Con esta información el QA/QC UBP generará trimestralmente dos informes de evaluación de servicios prestados por la GCTICA. Uno de estos contendrá la información resumida para todos los proyectos y un nivel de detalle por proyecto, el cual será enviado por el Jefe UBP al Gerente de Ingeniería de la VCP y el segundo contendrá la información detallada de los servicios prestados para el sistema documental por la GCTICA a cada proyecto, este informe se emitirá por la UBP a nombre del Gerente de Ingeniería, al Gerente de Proyecto e indicará las no conformidades, si es que éstas existieran. Los comentarios de este último informe deberán ser enviados por los Gerentes de Proyectos al Jefe UBP, este último los evaluará para posteriormente remitirlos al Gerente de Ingeniería. Nota: Los requerimientos de los usuarios de los proyectos, que se canalizan directamente a la GCTICA, son aquellos relacionados con los problemas de plataforma tipo A. Los problemas de plataforma tipo B deberán ser canalizados a la UBP para su evaluación y en El documento, una vez impreso, se considera una copia NO CONTROLADA y puede estar obsoleta. Consulte la revisión vigente del documento SGP-GI-GD-PRO-004 en el Escritorio de la VCP.

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caso que amerite, se canalizará a la GCTICA, de acuerdo al proceso anteriormente descrito. Si por algún motivo estos fueran canalizados, a partir de una apertura de incidentes en la Mesa de Ayuda, éste deberá cerrarse y canalizarse a la UBP.

7. EVALUACIÓN DE SERVICIOS Los servicios prestados por la GCTICA serán evaluados trimestralmente y por proyecto, por el QA/QC UBP en función de los tiempos de respuesta óptimos establecidos por la VCP. Los parámetros a evaluar son los siguientes: a) Tiempo máximo de atención: Es el tiempo máximo que deberá transcurrir desde que se solicita el servicio hasta que se efectúa la atención para evaluar el problema. b) Tiempos promedio de resolución de problemas: Es el tiempo transcurrido desde que termina el servicio de atención hasta que se notifica que el problema ha sido resuelto. c) Tiempo promedio de entrega de biblioteca activa: Es el tiempo transcurrido desde que se emite la orden de creación de la biblioteca hasta que se responde con una notificación de conformidad de la biblioteca. Los tiempos definidos como estándares por cada parámetro serán los siguientes: Tiempo máximo de atención Tiempo máximo de resolución de problemas de plataforma Tiempo de entrega de biblioteca activa

: : :

2 hrs. 1 día 4 días

Se considerará no conformidad de los servicios prestados, si trimestralmente los tiempos indicados son mayores al 30% por proyecto. Trimestralmente el QA/QC UBP generará un informe de evaluación de servicios prestados por la GCTICA a cada proyecto. Este informe se emitirá al Gerente de Ingeniería e indicará las no conformidades, si que estas existieran. Cuando existan no conformidades de los servicios prestados a los proyectos de la VCP por la GCTICA, se emitirá una copia al Gerente de Desarrollo Humano y Diseño Organizacional de Proyectos de la VCP para que tome las acciones necesarias de manera de resolver éstas.

. El documento, una vez impreso, se considera una copia NO CONTROLADA y puede estar obsoleta. Consulte la revisión vigente del documento SGP-GI-GD-PRO-004 en el Escritorio de la VCP.

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8. RESPONSABILIDADES 8.1. Vicepresidencia Corporativa de Proyectos (VCP) a) Vicepresidente de la VCP 

Aprobar, distribuir e instruir el presente documento para su aplicación y cumplimiento al interior de la VCP.

8.2. Gerencia de Ingeniería a) Gerente de Ingeniería 

Cautela la aplicación del presente procedimiento en la Gerencia de Ingeniería.

b) Jefe UBP 

Velar por que la BP sea creada de acuerdo a lo establecido y por que el acceso a ésta sea el requerido.



Velar por que la mantención satisfaga los estándares definidos por la UBP y los requerimientos del proyecto solicitante de la mantención.



Velar por que las revisiones funcionales de QA/QC, en relación al desarrollo de las mantenciones de las bibliotecas documentales, se efectúen periódicamente.



Entregar al Gerente de Ingeniería y al Gerente del Proyecto el informe de evaluación de servicios prestados por la GCTICA.



Entregar al Gerente de Desarrollo Humano y Diseño Organizacional de Proyectos de la VCP, el informe de evaluación de servicios prestados por la GCTICA., en el caso de la existencia de no conformidades.



Velar por que la planificación y ejecución de las capacitaciones respecto al uso de la BP satisfagan las necesidades de éstos.

c) Coordinador BP 

Definir la planificación de implementación de la BP y entregarla al proyecto para su uso.

. El documento, una vez impreso, se considera una copia NO CONTROLADA y puede estar obsoleta. Consulte la revisión vigente del documento SGP-GI-GD-PRO-004 en el Escritorio de la VCP.

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Desarrollar la planificación y ejecución de las capacitaciones a los usuarios del proyecto en el uso de la biblioteca de proyecto.

d) QA/QC UBP 

Probar que la BP, entregada por la TICA, esté operativa y cumpla con los requerimientos definidos.



Evaluar que el servicio entregado por la TICA se mantenga dentro de los estándares de respuesta y eficiencia necesarios para no interferir en el desarrollo del proyecto.



Generar el informe de evaluación de servicios prestados por la GCTICA.

8.3. Gerencia del Proyecto a) Gerente de Proyecto 

Ordenar e instruir la aplicación del presente procedimiento al proyecto.



Solicitar la creación de la BP a la UBP.



Velar por que se realice la entrega a la UBP de la información necesaria para crear la BP.



Velar por que los requerimientos de soporte del personal del proyecto se canalicen de acuerdo a lo establecido en este procedimiento.

b) Gerente de Ingeniería del Proyecto 

Activar la creación de BP por parte de la UBP.



Preparar la información de parametrización para ser entregada a la UBP



Recepcionar la BP a nombre de Gerente del proyecto.



Solicitar a la GCTICA la resolución de las no conformidades generadas a partir del informe de evaluación de servicios prestados por la GCTICA.

. El documento, una vez impreso, se considera una copia NO CONTROLADA y puede estar obsoleta. Consulte la revisión vigente del documento SGP-GI-GD-PRO-004 en el Escritorio de la VCP.

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c) Coordinador designado por el proyecto 

Validar que la BP creada para el proyecto, satisfaga las necesidades de éste.

8.4. Gerencia Corporativa de Tecnologías de Información, Comunicación y Automatización (GCTICA) a) Ejecutivo de negocios TICA 

Velar por que el servicio de creación de la BP solicitado satisfaga los requerimientos definidos por la VCP.



Velar por que los requerimientos de mantención sean resueltos en forma rápida y oportuna.

b) Continuidad Operacional 

Crear y mantener las bibliotecas de proyectos solicitadas de manera que se satisfagan los parámetros establecidos por la VCP.



Evaluar y corregir los problemas de mantención correctiva notificados.

c) Mesa de Ayuda 

Coordinar la activación de la resolución de problemas de mantención correctiva notificados.



Resolver los problemas de plataforma tipo A.

d) Servicios Locales de Casa Matriz 

Generar el código ASMP asociado a la BP para su entrega a la UBP

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