Cycle Paie Personnel

Mémoire de fin d’études

ISCAE 2004-2005

Avant propos : Justification du choix du thème quant à l’option poursuivie à l’ISCAE.

Introduction: -

Problématique à traiter et présentation du plan général.

Partie préliminaire: Contrôle interne (fondement et méthodologie). Définition du contrôle interne. Les normes du contrôle interne. Les objectifs du contrôle interne et conditions de son existence. Les dispositifs du contrôle interne. Les moyens et les outils. La méthode.

Première partie: Diagnostic de la fonction Paie-Personnel. Chapitre1: Prise de connaissance des procédures. Section 1: Description détaillée du dispositif interne du circuit PAIE. 1- l’observation physique. 2- Le questionnaire de prise de connaissance. 3- La narration. Section 2: Etablissement du diagramme de circulation. 1- Définition du diagramme. 2- Avantages et inconvénients. 3- Elaboration d’un diagramme horizontal de circulation. Section 3: Vérification de l'existant. 1- Définition et objectif. 2- Application du test de conformité.

1

Mémoire de fin d’études

ISCAE 2004-2005

Chapitre 2: Evaluation du contrôle interne. Section1: Etablissement d'un questionnaire d'évaluation. 1- Les cinq questions : Qui ? Quoi ? Où? Quand ? Comment ? 2- Le questionnaire d’évaluation de la fonction Paie du Personnel. Section2: Elaboration de la grille d'analyse des tâches. 1- Structure de la grille. 2- Application de la grille. Section3:Identification des forces et des faiblesses. 1- Les points forts du système. 2- Les points faibles du système. Section4:Contrôle de l'application permanente des procédures.

Deuxième partie: En guise de recommandations pour améliorer le système actuel. Chapitre1: Proposition d'améliorations à apporter au système Chapitre2: Réponses des audités aux recommandations proposées

Synthèse. Conclusion générale : Les limites du contrôle interne. Annexes. Bibliographie

2

Mémoire de fin d’études

ISCAE 2004-2005

Avant propos

La quatrième année du cycle normal de l’ISCAE est une année particulière par rapport aux années qui la précèdent en ce sens que c’est une année d’intégration dans le monde professionnel. Cette année se matérialise par un stage de deux mois, par un mémoire de fin d’études qui, à la différence des rapports de stage qui sont descriptifs ou analytiques, a une vocation beaucoup plus pratique et pragmatique. Par ailleurs, puisqu’au niveau de l’option « finance- comptabilité » que je suis à l’institut s’enseigne une unité d’enseignement intitulée « Audit », je me suis orientée dans la quête de mon sujet de mémoire vers le domaine de l’audit interne qui est devenu un sujet d’actualité et un domaine très vaste qui fait couler beaucoup d’encre.

3

Mémoire de fin d’études

ISCAE 2004-2005

Introduction Les impératifs auxquels l’entreprise marocaine se trouve confrontée ont considérablement évolué au cours de ces dernières années. Les mutations que connaît son environnement évoluent à une cadence très accélérée (restructuration, réformes bancaires, comptables et fiscales, libéralisation…..). Pour éviter toute restriction à leur capacité compétitive, nos entreprises doivent pouvoir s’adapter à ce mouvement marqué par la mondialisation de l’économie, sans omettre le rythme des innovations technologiques et la concurrence acharnée. Dans un tel contexte, la survie d’une entreprise reste tributaire de sa capacité d’intégrer la rapidité et la complexité de ces mutations, notamment par la qualité d’anticipation et le degré de réactivité de ses dirigeants. Afin de relever de tels défis, nos entreprises doivent disposer d’outils de pilotage et de contrôle plus performants qui leur permettent de faire face à des risques de plus en plus importants. A cet égard, le rôle de l’audit interne est essentiel pour valider la qualité du contrôle interne. Restreint jusqu’à ces derniers temps dans ce rôle traditionnel, l’audit interne au Maroc a pris une dimension nouvelle caractérisée par l’élargissement de son plan d’action à savoir : l’évolution du parcours classique vers d’autres fonctions, et c’est justement, vers ce rôle de consultant interne pour l’ensemble de l’entreprise que l’audit interne s’oriente aujourd’hui. Conscient de ces considérations et compte tenu du développement rapide qu’ont connu ses activités et par conséquent, la multiplication des opérations y afférentes. L’entreprise en question intègre au niveau de ses priorités la fonction Audit interne. Et c’est pour cette même raison que la création de cette fonction a vu le jour au niveau de son organisation structurelle. Le premier travail réalisé a concerné l’audit des procédures achat, vente et stocks . Et dans le cadre de la continuité des missions réalisées, on m’a confiée la mission d’audit de la fonction Paie du Personnel et qui va être le sujet de ce mémoire de fin d’études. L’objectif de ce mémoire est donc d’évaluer le contrôle interne de la fonction Paie du personnel en diagnostiquant les procédures en vigueur et en cherchant de leur porter des modifications bien étudiées visant l’amélioration du système actuel.

4

Mémoire de fin d’études

ISCAE 2004-2005

Dans la première partie de ce travail, j’essaierai de réaliser un diagnostic de la fonction paie du personnel. Deux chapitres y seront traités, le premier permet une prise de connaissance des procédures mises en place, le deuxième se penchera sur une évaluation du contrôle

interne en identifiant Les points forts et les points faibles du système et en contrôlant l'application permanente de ces procédures. La deuxième partie quant à elle s’assimile à un panel de recommandations pour venir au bout des faiblesses identifiées précédemment.

5

Mémoire de fin d’études

ISCAE 2004-2005

Partie préliminaire: contrôle interne (fondement et méthodologie). Définition du contrôle interne : « Le contrôle interne est l’ensemble des sécurités contribuant à la maîtrise de l’entreprise. Il a pour but d’un côté d’assurer la protection, la sauvegarde du patrimoine et la qualité de l’information, de l’autre l’application des instructions de la Direction et de favoriser l’amélioration des performances. Il se manifeste par l’organisation, les méthodes et les procédures de chacune des activités de l’entreprise, pour maintenir la pérennité de celle-ci ». Les normes du contrôle interne : Le contrôle interne obéit à certains principes de base. Il s’agit de Huit règles de conduite, que si elles sont respectées, confèrent au système les outils pour la réalisation de ses objectifs. Le principe d’organisation : L’organisation est le besoin fondamental de tout système. Conscients de cela, les professionnels de l’Audit ont souvent privilégiés ce principe des autres principes du contrôle interne. Quand on parle d’organisation, il ne s’agit pas uniquement de définir les responsabilités de chacun dans l’entreprise (organigramme), ou encore de décrire les procédures à suivre pour chaque tâche dans un manuel propre à celle-ci, mais il s’agit notamment de cerner quatre fonctions fondamentales et de les attribuer à des personnes différentes. Il en est ainsi pour : •

La fonction de décision (vendre, acheter, investir…..) ;

•

La fonction de détection de valeurs monétaires ou biens physiques ;

•

La fonction de comptabilisation et d’enregistrement ;

•

La fonction de contrôle et d’approbation comprenant un système d’autorisations.

En fait, le cumul entre deux fonctions entraîne un risque de fraude sans qu’elle puisse être détectée. Néanmoins, cette séparation de fonctions ne s’impose pas vraiment qu’à la grande entreprise, elle est même difficile à respecter dans la petite

6

Mémoire de fin d’études

ISCAE 2004-2005

entreprise. Dans ce dernier cas, le gérant est le seul détenteur des pouvoirs et spécialement la signature sociale.

Le principe d’intégration : Il stipule le déroulement des procédures dans un système d’autocontrôle. Ceci ne peut se réaliser qu’avec des recoupements, des contrôles réciproques ou des moyens techniques appropriés, et on peut même ajouter ce que l’on appelle les moyens matériels de production. •

Le recoupement : il permet la comparaison d’une même information provenant de deux sources indépendantes. Ce moyen a toujours été l’un des plus utilisés pour assurer la protection des biens ou la fiabilité des informations.

•

Le contrôle réciproque : il consiste d’une part en un travail qui prolonge un autre tout en permettant de contrôler ce dernier. A titre d’exemple, le rapprochement bancaire est établi par une personne autre que celle qui tient le journal de banque. D’autre part, il s’agit d’un traitement simultané et selon même procédure d’une information, mais par deux personnes différentes de façon à vérifier l’identité des résultats obtenus.

•

Les moyens techniques : l’utilisation de ces moyens vise à réduire autant que possible les risques d’erreurs créés de l’intervention humaine. Il s’agit notamment des programmes informatiques.

•

Les moyens matériels de protection : ils comprennent des moyens physiques et la restriction à l’accès à certains documents, systèmes ou locaux. Le principe de permanence :

Il ressemble au principe comptable de permanence des méthodes d’évaluation et de présentation des comptes annuels. En matière de contrôle interne, la procédure ne doit pas être appliquée d’une manière intermittente ou pire ne jamais être respectée, mais elle doit être prévenue. Cette stabilité des procédures est nécessaire dans la mesure où la perte de temps engendrée par la mise en place des nouvelles structures nécessitant souvent une adaptation tant des éléments humains que des moyens matériels. Néanmoins, le respect de ce principe de permanence ne doit pas constituer une entrave pour l’entreprise à suivre le développement de son environnement. Le principe d’universalité :

7

Mémoire de fin d’études

ISCAE 2004-2005

Il signifie que le contrôle interne concerne toutes les personnes dans l’entreprise et en tout lieu, c'est-à-dire, qu’il ne doit pas y avoir de personnes exclues du contrôle par privilège, ni de domaines réservés ou d’établissements mis en-dehors du contrôle interne.

Ce principe est généralement le plus bafoué, soit au nom de la confidentialité, soit pour le manque de temps, ou encore par crainte des pouvoirs d’une baronnie propre à l’entreprise. Dans certains cas, la violation des procédures est justifiée par plusieurs raisons (l’assouplissement pour ne pas gêner toute l’activité de l’entreprise……). Le principe d’indépendance : Ce principe implique que « les objectifs du contrôle interne sont à atteindre indépendamment des méthodes et moyens de l’entreprise ». Ainsi, même si l’entreprise utilise des moyens sophistiqués, elle ne doit pas pour autant éliminer les contrôles intermédiaires qui lui assurent que les objectifs de sauvegarde du patrimoine et d’efficience des opérations soient atteints. Le principe d’information : L’information qui chemine dans les circuits d’un contrôle interne doit répondre à certains critères. Il s’agit de la pertinence, l’utilité, l’objectivité, la communicabilité et la vérifiabilité. •

Une information pertinente est une information adaptée à son objet et à son utilisation. Elle doit être accessible dans le temps et le lieu voulus.

•

L’utilité de l’information rejoint la pertinence et vise la satisfaction du besoin de son destinataire. Par ailleurs, le conseil supérieur de l’ordre des experts comptables précise qu’une information utile doit être directe, non redondante et économique.

•

Appliquée à l’information, l’objectivité est l’impartialité, l’information ne doit pas être déformée volontairement.

•

L’information communicable est une information explicite et assez détaillée que le destinataire peut tirer facilement des renseignements dont il a besoin.

•

Une information est vérifiable quand il est possible de retrouver sa structure, autrement dit, l’information comporte suffisamment de références qui la justifient et l’authentifient. Le principe d’harmonie :

8

Mémoire de fin d’études

ISCAE 2004-2005

Il s’agit d’un simple principe de bon sens qui exige que le contrôle interne soit adapté au fonctionnement de l’entreprise, aux sécurités recherchées et au coût du contrôle interne qui dépasse celui entraîné par une défaillance, car la redondance des contrôles va au détriment de la rapidité de l’information.

Le principe de la qualité du personnel : La qualité du personnel influence beaucoup le bon déroulement des opérations au sein de l’entreprise et garantit la qualité du système du contrôle interne. Bien qu’un contrôle interne respecte tous les principes signalés auparavant, le recrutement de personnes qualifiées pour les postes qu’elles devraient occuper est un complément décisif pour la réussite du système du contrôle interne. Chacune de ces normes, décrites ci avant, est la composante d’un ensemble qu’il est difficile de dissocier. C’est la cohérence de cet ensemble qui fait la qualité du contrôle interne d’une entreprise. Si l’on privilégie l’une des normes par rapport aux autres, un déséquilibre peut être créé qui ne peut que nuire à la fiabilité du tout, et notamment des informations enregistrées. Les objectifs du contrôle interne et conditions de son existence : Les objectifs : Le contrôle interne concourt à la réalisation d’un objectif général que l’on peut décliner en objectifs particuliers. L’objectif général c’est la continuité de l’entreprise dans le cadre de la réalisation des buts poursuivis. Pour atteindre cet objectif général, on assigne au contrôle interne des objectifs permanents regroupés sous 4 rubriques : 1) Sécurité des actifs : Un bon système de contrôle interne doit viser à préserver le patrimoine de l’entreprise et ses actifs non seulement les actifs immobilisés, les stocks, les actifs immatériels, mais également les Ressources Humaines, l’image de l’entreprise ainsi que les informations confidentielles de l’entreprise. 2) Qualité des informations : Le contrôle interne doit permettre à la chaîne des informations d’être fiables et véritables, exhaustives, pertinentes et disponibles.

3) Respect des instructions de la Direction : Respect des politiques, plans, procédures, lois et réglementations. 4) Optimisation des ressources : Utilisation économique et efficace des ressources.

9

Mémoire de fin d’études

ISCAE 2004-2005

Les conditions d’existence : Les conditions d’existence d’un bon contrôle interne se résument donc en deux propositions : •

l’exemple de la Direction : Elle doit, la première, maîtriser ses activités de façon rationnelle en adoptant les dispositifs du contrôle interne adéquats. La vertu de l’exemple est fondamentale, elle vaut toutes les injonctions et toutes les instructions. Cette attitude doit être visible pour être efficace : il doit être connu et reconnu que la Direction Générale de l’entreprise poursuit les objectifs permanents du contrôle interne et pour ce faire adopte les dispositifs nécessaires.

•

La formation du management : La formation du manager doit comporter une initiation au contrôle interne. Elle va démonter tout le mécanisme des dispositifs de contrôle interne, ceux-là même que les auditeurs auront à apprécier. Les dispositifs du contrôle interne :

On peut regrouper en six rubriques l’ensemble des dispositifs de Contrôle Interne que chaque manager doit s’attacher à mettre en place:

Les objectifs : Elles doivent naturellement s’insérer dans le cadre des objectifs généraux du contrôle interne, déjà analysés. A partir de ces objectifs généraux, et en veillant à ce qu’ils soient respectés, chaque responsable définit les objectifs spécifiques à sa mission, lesquels sont appréciés par l’Auditeur interne en fonction des critères ci après : •

Ils doivent concourir à la réalisation de la mission assignée au responsable.

•

Ils doivent être déclinés à l’intérieur du service : chaque objectif spécifique se réalise par la réalisation cumulée de sous objectifs assignés aux responsables opérationnels du service.

10

Mémoire de fin d’études

ISCAE 2004-2005

•

Ils doivent être mesurables, c'est-à-dire exprimés en termes numériques : valeurs objectives à atteindre ou à dépasser, ratios, indicateurs d’activité ou de qualité.

•

Ils doivent pouvoir être suivis par le système d’information à disposition du management, lequel doit être construit en fonction de la nature des objectifs assignés à chacun.

La stratégie : C’est la mise en place des moyens permettant la réalisation des objectifs : Sont-ils adaptés aux objectifs fixés ? L’examen de cette question révèle souvent de graves distorsions, sources de déboires et d’inefficacité. Sans personnel compétent tout système de contrôle interne est condamné et nombreux sont les cas dans lesquels les anomalies rencontrées ont pour cause une formation insuffisante ou, ce qui revient au même, une formation non mise à jour. Les systèmes d’information et de pilotage : L’observation des systèmes d’information par l’auditeur interne doit le conduire à examiner les cinq critères qui vont lui permettre de porter un jugement sur la qualité de ces dispositifs : •

Ils doivent concerner toutes les fonctions.

•

Ils doivent être fiables et vérifiables.

•

Ils doivent être exhaustifs.

•

Ils doivent être disponibles en temps opportun.

•

Ils doivent être utiles et pertinents.

L’organisation : On ne contrôle que ce qui est organisé, étant entendu que « contrôle » signifie « maîtrise ». C’est dire qu’il s’agit là d’un élément particulièrement important dans la panoplie des dispositifs de Contrôle Interne. Une organisation de qualité doit respecter trois principes généraux, elle se compose de quatre éléments constitutifs. •

Les trois principes à respecter : - L’adaptation. - L’objectivité.

11

Mémoire de fin d’études

ISCAE 2004-2005

- La sécurité ou la séparation des tâches. •

Les quatre éléments constitutifs d’une organisation sont : - L’organigramme, pour savoir qui commande à qui. - L’analyse de poste pour savoir qui fait quoi.

- Le recueil des pouvoirs et latitudes pour connaître les limites des pouvoirs de chacun. - L’élément matériel qui organise l’environnement. Les procédures : Les procédures de l’entreprise doivent être définies et concerner toutes les activités et tous les processus. Ces documents doivent être : •

Ecrits.

•

Simples et spécifiques.

•

Mis à jour régulièrement.

•

Portés à la connaissance des exécutants. La supervision :

C’est le sixième dispositif du contrôle interne dont les auditeurs examineront la qualité. On peut tout d’abord définir la supervision par ce qu’elle n’est pas : •

ce n’est pas refaire le travail de ses subordonnés,

•

ce n’est pas tendre des pièges pour déceler les erreurs,

Superviser c’est : •

D’abord un acte d’assistance : aider le collaborateur dans les tâches nouvelles et difficiles, lui montrer le chemin, régler les conflits et ce faisant détecter ses points forts et ses points faibles.

•

Ensuite un acte gratifiant : montrer aux autres que l’on s’intéresse à leur travail, que leurs efforts ou leurs difficultés ou leurs performances ne sont pas ignorés.

12

Mémoire de fin d’études

•

ISCAE 2004-2005

C’est enfin un acte de vérification : montre que de temps à autre, selon une périodicité tout à fait aléatoire, mais certaine, quelqu’un vient vérifier comment les choses se passent.

On peut ajouter « hors catégorie », l’Audit Interne puisqu’une organisation qui bénéficie des services d’une fonction d’Audit Interne est mieux maîtrisée que celle qui n’en bénéficie pas.

Les moyens et les outils : Pour apprécier la qualité des différents dispositifs du contrôle interne, identifier leurs faiblesses et recommander les améliorations utiles l’auditeur interne va utiliser des moyens et des outils. Les moyens sont d’utilité indispensable et donc systématiquement utilisés à chaque Mission d’Audit Interne. Les outils sont, au contraire, à disposition de l’auditeur qui choisira tel ou tel en fonction du but poursuivi, de la nature du problème, de l’environnement etc. Les moyens : Les moyens utilisés par les auditeurs internes peuvent être considérés comme des démarches logiques qui vont s’inscrire tout naturellement dans le cadre méthodologique. On dénombre deux moyens d’investigation utilisés par les Auditeurs internes et qui s’inscrivent à des moments différents du processus méthodologique : •

Les questionnaires,

•

la FRAP (Feuille de Révélation et d’Analyse de Problème). Les outils.

Les outils d’audit peuvent être classés selon plusieurs critères : • Les outils d’interrogation qui vont aider l’auditeur à formuler des questions ou à répondre à des questions qu’il se pose, à savoir : - Les sondages statistiques. - Les interviews. - Les vérifications et rapprochements divers.

13

Mémoire de fin d’études

ISCAE 2004-2005

• Les outils de description, on pourrait presque dire de « révélation », qui ne présupposent pas de questions particulières, mais vont aider à mettre en relief les spécificités des situations rencontrées : - L’observation physique. - La narration. - La grille d’analyse des tâches. - Le diagramme de circulation.

La méthode : La mission d’audit se découpe en périodes précises et identifiables, et qui sont toujours les mêmes : La phase de préparation : qui ouvre la mission, exige des auditeurs une capacité importante de lecture, d’attention et d’apprentissage. Elle peut se définir comme la période au cours de laquelle vont être réalisés tous les travaux préparatoires avant de passer à l’action. La phase de réalisation : fait beaucoup appel aux capacités d’observation, de dialogue et de communication. C’est à ce stade que l’on fait le plus appel aux capacités d’analyse et au sens de la déduction. La phase de conclusion : elle exige également et avant tout une grande faculté de synthèse et une aptitude certaine à la rédaction, encore que le dialogue ne soit pas absent de cette dernière période. L’auditeur va cette fois élaborer et présenter son rapport.

14

Mémoire de fin d’études

ISCAE 2004-2005

Première partie: Diagnostic de la fonction Paie- Personnel. Chapitre1: Prise de connaissance des procédures. Section 1: Description détaillée du dispositif interne du circuit PAIE. 1- l’observation physique. L’observation physique est un outil d’application universelle car tout est observable. • Observation des processus -

Comment se déroule une opération de pointage ? Comment se déroule l’établissement d’un journal de paie ? Comment se déroule la vérification des calculs ? Comment se déroule le paiement des salariés ? etc.

Au cours de ces observations, on doit être attentif pour déceler toutes les insuffisances ou les dysfonctionnements. • Observation des documents Au cours de cette phase, j’ai pu examiner toute la documentation existante sur le sujet: Absence de rapports d’audit antérieurs de la fonction Paie Personnel. Consultation des procédures internes de gestion du personnel : a) b) c) d) e)

Procédure de licenciement Procédure IGR Procédure Jours fériés Procédure Législation Procédure Gestion Personnel

15

Mémoire de fin d’études

f) g) h) i)

ISCAE 2004-2005

Procédure Logiciel RH Procédure Recrutement Sécurité sociale : Recueil résumé des textes législatifs et réglementaires Procédure d’application .

Consultation des imprimés de gestion du personnel : a) b) c) d) e)

Demande de recrutement Fiche de description des postes Fiche de déclaration de pointage du personnel journalier Déclaration de recrutement des salariés temporaires Fiche d’identité et analyse du profil 2- Le questionnaire de prise de connaissance.

Ce document va permettre la collecte des informations dont la connaissance est nécessaire pour l’appréciation du contrôle interne. Lors d’une première réunion avec le responsable du secteur des Ressources Humaines, il a expliqué les trois types de paies existantes au niveau de la société, à savoir : Le virement mensuel : effectué par le secteur « Ressources humaines » le 15 de chaque mois. Il concerne le personnel rémunéré sur la base d’un forfait mensuel. Le mode de règlement étant le virement bancaire. Le virement journalier : réalisé par le secteur « Ressources humaines » le 25 de chaque mois. Il concerne le personnel rémunéré sur la base d’un taux journalier. Le salaire de cette catégorie de personnel fait l’objet d’un virement bancaire mensuel. Le journal de paie : décentralisé au niveau des filières et pôles. Il est édité à la fin du mois et concerne la majorité des salariés journaliers (temporaires ou permanents). Les fonds sont débloqués par des agents en vue d’un règlement en espèces de cette catégorie de personnel.

Données quantitatives : - Répartition de l’effectif par catégorie du personnel (Au 31/12/04)

16

Mémoire de fin d’études

ISCAE 2004-2005

N Catégorie Cadres supérieurs Cadres et Cadres assimilés Agents de maîtrise et agents de maîtrise assimilés Agents d’exécution Ouvriers spécialisés Ouvriers TOTAL

Effectif Permanent 8 19 50

Temporaire % /Structure 1% 2% 6%

14 141 51 283

TOTAL DOMAINE

543 543

2% 17% 72% 100%

826

- Nombre de centres de paiement Les centres de paiement sont au nombre de 7 et sont répartis comme suit : Données qualitatives : 1) Le mode de rémunération des dirigeants : fixe. 2) Le système de paiement utilisé : -

Informatisé pour le journal de paie et le virement journalier. Manuel pour le virement mensuel.

3) Le système comptable utilisé : informatique et développé en interne. 4) Pas d’environnement syndical.

Informations réglementaires : 1) Dispositions des conventions collectives : Absence d’une convention collective. 2) -Quel est le type de contrat conclu avec le salarié temporaire ? : - Un Contrat à durée déterminée.

17

Mémoire de fin d’études

ISCAE 2004-2005

-Pour quelle durée ? : -La durée nécessaire pour accomplir le travail à caractère saisonnier par le salarié temporaire sans dépasser 5 mois et demi. -Est – il renouvelable ? -Oui et pour plusieurs fois. 3) -Quel est le type de contrat conclu avec le salarié permanent ? et pour quelle durée ? -Période d’essai de 6 mois - recrutement provisoire de 12 mois puis la titularisation.

3- La narration. Tout au long de mon analyse, je vais m’intéresser aux trois modes de paiement (le virement journalier, le virement mensuel et le journal paie espèces). Pour ce qui est du journal paie espèces et pour une contrainte de temps, mon étude sera limiter à une seule filière.

Le journal paie espèces : La Filière est scindée en 2 secteurs .Chaque secteur est à son tour subdivisé en sections. 1ère opération : Le pointage des journaliers temporaires et permanents. Au niveau du premier secteur: Qui : Chefs de section. Quand : En début de journée. Comment : Il remplit la carte de pointage remise par le salarié (temporaire ou permanent). Il coche la journée correspondante dans le cahier de pointage et garde la carte de pointage jusqu’à la fin de la journée pour la remettre à nouveau au salarié journalier concerné. Au niveau du 2ème secteur: Qui : Pointeur. Quand : En début de journée. Comment : Idem que le Premier secteur.

18

Mémoire de fin d’études

ISCAE 2004-2005

2ème opération : La déclaration de règlement des journées de travail supplémentaires. Qui : Chefs de section. Quand : A la fin du mois. Comment : le chef de section remplit la déclaration de règlement des journées de travail supplémentaires et l’envoie au chef de secteur pour signature. 3ème opération : Les Heures supplémentaires travaillées durant des jours ouvrables. Au niveau du premier secteur : Qui : Chefs de section. Quand : A la fin du mois.

Comment : Le responsable de la section transcrit sur papier les heures supplémentaires par salarié et le signe. Ce document est ensuite envoyé au pointeur qui calcule la rémunération correspondante sur la base d’une majoration de salaire de 17% pour les heures travaillées le jour et 20% pour celles travaillées la nuit. Ce montant est reporté sur le cahier de pointage. 4ème opération : La ventilation de la main d’œuvre : Qui : Chefs de section. Quand : Chaque quinzaine. Comment : le chef de la section remplit l’imprimé de ventilation de la main d’œuvre et l’envoie au responsable de la pré-comptabilité et la paie. 5ème opération : Remise du cahier et des cartes de pointage. Au niveau du premier secteur : Qui : Chefs de section. Quand : A la fin du mois. Comment : Il envoie le cahier et les cartes de pointage au responsable de la précomptabilité et la paie de la filière.

19

Mémoire de fin d’études

ISCAE 2004-2005

Au niveau du 2ème secteur: Qui : Pointeur. Quand : A la fin du mois. Comment : Idem que le 1er Secteur. 6ème opération : La cessation de travail d’un temporaire. Au niveau du premier secteur: Qui : Chefs de section. Quand : A la fin du mois. Comment : Les chefs de section notifient au niveau du cahier de pointage l’absence du salarié concerné.

Au niveau du 2ème secteur: Qui : Pointeur. Quand : A la fin du mois. Comment : le chef de section informe oralement le pointeur de l’arrêt de travail du salarié temporaire. Ce dernier le notifie au niveau du cahier de pointage. 7ème opération : La préparation de la paie. Qui : Responsable de la pré-comptabilité et la paie. Quand : A la fin du mois. Comment : -Saisie du journal de paie : Il saisit le journal de paie par matricule à partir du cahier de pointage. -Comparaison et vérifications : Il compare les informations du journal de paie avec celles des cartes de pointage, de la déclaration de recrutement des salariés temporaires et de la déclaration de règlement des journées de travail supplémentaires.

20

Mémoire de fin d’études

ISCAE 2004-2005

-Autres gains : Il reporte la rémunération des heures supplémentaires dans la colonne autres gains du journal de paie. -Les crédits accordés par les œuvres sociales : Il transcrit le montant des déductions des crédits accordés par les œuvres sociales (suivi par les RH) dans la colonne Avances sur salaire du journal de paie. -Les avances sur salaire accordées par la filière à l’occasion de l’AÏD : Il déduit le montant de ces avances du salaire des journaliers. - La déclaration mensuelle de cessation d’activité du personnel temporaire : Il établit une déclaration du personnel temporaire qui a arrêté les 15 jours durant ce mois et l’envoi aux chefs de secteur pour signature. - La ventilation de la main d’œuvre par secteur : Il prépare une ventilation de main d’œuvre par secteur qui résume l’ensemble des ventilations de main d’œuvre établies par les chefs de section et l’envoi aux chefs de secteur pour signature. - Edition du journal de paie.

8ème opération : Signature du journal de paie Qui : -Chef de filière. - Chef de secteur. Quand : Après réception du journal de paie. 9ème opération : Contrôle du journal de paie Qui : Responsable de la paie au niveau du secteur des Ressources Humaines. Quand : Après réception du journal de paie, de la déclaration de règlement des journées de travail supplémentaires et de la déclaration mensuelle de cessation d’activité du personnel temporaire. Comment : - Contrôle des taux de salaire appliqués. - Contrôle des périodes de travail du personnel temporaire.

- Contrôle des déductions de charges sociales.

21

Mémoire de fin d’études

ISCAE 2004-2005

- Etablissement d’un état des déductions de journal de paie et des versements à la régie. - Visa du journal de paie : le responsable de la paie met la mention SAISIE PAIE dans la dernière page du journal de paie, la déclaration de règlement des journées de travail supplémentaires et la déclaration de cessation d’activité du personnel temporaire. - le responsable de la paie garde une copie du journal de paie, de la déclaration de règlement des journées de travail supplémentaires et la déclaration de cessation d’activité du personnel temporaire et retourne ces documents au responsable de la pré-comptabilité et la paie de la filière. 10ème opération : Etablissement de l’ordre de paiement. Qui : Responsable de la pré-comptabilité et la paie de la filière. Quand : Après visa du journal de paie par le secteur Ressources Humaines. Comment : Il établit l’ordre de paiement et l’envoi au chef de filière pour signature.

11ème opération : Comptabilisation des rémunérations. Qui : Responsable de la comptabilité de la filière. Quand : Après réception de l’ordre de paiement, du journal de paie et de la déclaration de règlement des journées de travail supplémentaires. Comment : - Vérification des totaux du journal de paie. - Saisie comptable : Il passe les écritures de comptabilisation de la paie et met à jour la comptabilité analytique. - Etablissement du chèque : Il établit le chèque au nom du régisseur désigné de la filière qui assure également la fonction de responsable de la paie et de la pré- comptabilité. - Etablissement de la lettre d’accompagnement du chèque. 12ème opération : Signature du chèque. Qui : Responsable du secteur comptabilité et finance.

22

Mémoire de fin d’études

ISCAE 2004-2005

Quand : Après réception du chèque. 13ème opération : Signature de la lettre d’accompagnement du chèque. Qui : Le responsable du Pôle Ressources. 14ème opération : Signature du chèque. Qui : Le Directeur général. Quand : Après réception du chèque et d’un état comparatif entre l’ensemble des charges salariales de ce mois avec celles du même mois de l’année dernière. 15ème opération : Retour du chèque et de la lettre d’accompagnement du chèque à la filière . 16ème opération : Signature de la lettre d’accompagnement du chèque. Qui : Le régisseur désigné par la filière. Quand : Après réception du chèque.

Comment : Il signe la lettre d’accompagnement du chèque et l’envoie au secteur comptabilité et finances. 17ème opération : Règlement des salariés payés en espèces. Qui : Le régisseur désigné de la filière. Quand : Après encaissement du chèque par le régisseur. Comment : Assisté par le responsable de pointage, le régisseur procède à la paie de chaque salarié sur la base de la copie du journal de paie et de la carte de pointage dûment signée par le bénéficiaire. Au terme de cette opération, il établit un Procèsverbal de règlement de la paie. Virement journalier : 1ère opération : Le pointage du personnel journalier. Qui : Chef de section. Quand : En début de journée. Comment : Il remplit la carte de pointage remise par le salarié. Il garde la carte de pointage jusqu’à la fin de la journée pour la remettre à nouveau au salarié journalier concerné. 23

Mémoire de fin d’études

ISCAE 2004-2005

2ème opération : Remise des cartes de pointage. Qui : Chef de section. Quand : Le 25ème jour du mois. Comment : Il envoie les cartes de pointage au responsable de la précomptabilité et la paie de la filière. 3ème opération : La déclaration de pointage du personnel journalier. Qui : Le responsable de la pré-comptabilté et la paie. Quand : Le 25ème jour du mois. Comment : Il remplit la fiche de déclaration de pointage du personnel journalier et l’envoie au chef de secteur pour signature.

4ème opération : La déclaration de règlement des journées de travail supplémentaires. Qui : Le responsable de la pré-comptabilté et la paie. Quand : Le 25ème jour du mois. Comment : Il remplit la déclaration de règlement des journées de travail supplémentaires et l’envoie au chef de secteur pour signature. 5ème opération : Remise de la fiche de déclaration de pointage du personnel journalier et la déclaration de règlement de journées de travail supplémentaires Qui : Le responsable de la pré-comptabilté et la paie. Quand : Le 26ème jour du mois. Comment : Il envoie la fiche de déclaration de pointage du personnel journalier et la déclaration de règlement de journées de travail supplémentaires au secteur des Ressources Humaines. 6ème opération : Préparation de la paie. Qui : Le responsable de la paie du secteur des Ressources Humaines.

24

Mémoire de fin d’études

ISCAE 2004-2005

Quand : le 27ème jour du mois

Comment : - Saisie des bulletins de paie. - Etablissement du journal de paie par filière ou pôle. - Elaboration d’un journal de paie récapitulatif de l’ensemble des filières et pôles. - Rapprochement du journal de paie avec celui du mois précédent. - Signature du journal de paie. - Etablissement de l’ordre de virement. 7ème opération : Contrôle du journal de paie. Qui : Le responsable du secteur des Ressources Humaines.

Quand : le 28ème jour du mois. Comment : - Vérification des taux journaliers. -

Vérification des journées de travail déclarées par la filière ou pôle.

-

Contrôle de la colonne CNSS.

-

Comparaison des salaires du mois avec ceux du mois précédent.

-

Vérification des totaux de l’ordre de virement.

-

Signature des journaux de paie par secteur.

8ème opération : Signature du journal de paie. Qui : Le responsable du pôle Ressources. Quand : Après réception des journaux de paie. 9ème opération : Contrôle des débits et des crédits. Qui : Le responsable du secteur comptabilité et finances.

25

Mémoire de fin d’études

ISCAE 2004-2005

Quant : Après réception des journaux de paie par filière ou pôle, du journal de paie récapitulatif de l’ensemble des filières et pôles et de l’ordre de virement. Comment : -

Contrôle des débits et des crédits.

-

Signature de l’ordre de virement.

-

Envoi à chaque responsable de la comptabilité d’une filière ou d’un pôle le total des charges salariales pour les comptabiliser.

10ème opération : Signature de l’ordre de virement. Qui : Le Directeur général.

Virement mensuel : 1ère opération : Préparation de la paie. Qui : Le responsable du secteur des Ressources Humaines. Quand : Le 27ème jour du mois. Comment : - Saisie des bulletins de paie. - Etablissement du journal de paie (virement mensuel). - Préparation d’une répartition des salaires par secteur. - Signature du journal de paie. - Etablissement de l’ordre de virement. 2ème opération : Signature du journal de paie Qui : Le responsable du pôle Ressources. Quand : Après réception du journal de paie.

26

Mémoire de fin d’études

ISCAE 2004-2005

3ème opération : Comptabilisation de la paie Qui : Le responsable du secteur comptabilité et finances. Quand : Après réception du journal de paie et de l’ordre de virement. Comment : Il vérifie les informations reportées dans le journal de paie puis il envoie à chaque responsable de la comptabilité d’une filière ou d’un pôle le total des charges salariales pour les comptabiliser et enfin il signe l’ordre de virement. 4ème opération : Signature de l’ordre de virement. Qui : Le Directeur général.

Section 2: Etablissement du diagramme de circulation. 1- Définition du diagramme. Le diagramme sert à décrire la circulation des documents entre les différentes fonctions et centres de responsabilité, d’indiquer leur origine et leur destination et donc de donner une vision complète du cheminement des informations et de leurs supports. Cette méthode de schématisation remplace une longue description et ses avantages l’emportent largement sur ses inconvénients. Il est à noter qu’il existe deux modèles de présentation relatifs aux diagrammes de circulation, à savoir : -

le diagramme vertical.

-

Le diagramme horizontal.

J’ai opté pour le diagramme horizontal car la circulation se fait horizontalement, ce qui rend aisée sa lecture. - Table de symboles : (voir ci- après)

27

Mémoire de fin d’études

ISCAE 2004-2005

28

Mémoire de fin d’études

ISCAE 2004-2005

Document : facture, carte de pointage, bulletin de paie, pièce de caisse.

Etablissement d’une liasse.

Traitement informatique.

Lettre dans le triangle Classement définitif définit le mode de classement A alphabétique Classement provisoire N numérique C chronologique Placé sous un triangle le classement indique que la vérification de la suite numérique fait partie du système. Circulation physique d’un document En cas d’ambiguïté le numéro de l’exemplaire de la liasse est indiqué.

Sortie du circuit : client : envoi Fournisseur : envoi détruit

Renvoi à une autre page à un symbole identique portant la même lettre.

Point de départ d’un circuit placé au dessus du document initial.

29

Mémoire de fin d’études

ISCAE 2004-2005

Opération manuelle

Contrôle par comparaison.

Prénuméroté

Indique : prénuméroté Numéroté quand émis Non numéroté

Circulation d’information par opposition à circulation physique d’un document. Par exemple : vérification d’un prix d’achat

J

Joindre, attacher, coller, agrafer, Ce symbole ne doit pas être utilisé si les documents ne sont pas physiquement joints, utiliser dans ce cas la circulation d’information

Livre, grand-livre, tarif, livre d’inventaire, tout livre relié ou à feuillets mobiles

Bande d’additionnement

Traitement sur procédé comptable autre qu’ordinateur ou cartes perforées : Décalque main Machine comptable

30

Mémoire de fin d’études

ISCAE 2004-2005

2- Avantages et inconvénients : Avantages - c’est un document figuratif, donc facile à lire et à comprendre. Chaque opération est matérialisée par un symbole différent : création de document, duplication, comparaison, archivage… ; la circulation des documents est indiquée par des flèches qui traversent les entités concernés. - c’est un document logique qui amène à se poser des questions-type à propos de chaque document : - combien d’exemplaires ? - qui les envoie ? - où arrivent-ils ? - qu’en fait-on ? Les opérations sont montrées dans leur ordre séquentiel, d’où : - Mise en évidence des points forts et des points faibles : les points de contrôle sont clairement identifiés et les interfaces entre services mises en lumière. La schématisation va rendre visible les anomalies : document inutilisé, absence de contrôle, ou contrôle insuffisant, traitement redondant, etc. - Les risques d’omission sont minimisés : un document, un exemplaire ne peuvent être oubliés car le diagramme permet de les suivre à la trace. - Enfin, et ceci n’est pas un des moindres avantages, Le diagramme de circulation est également un outil d’auto- contrôle en ce sens qu’il permet de s’assurer que l’on a bien compris les explications fournies. C’est également un moyen de validation d’informations obtenues par d’autres sources. Les inconvénients L’inconvénient majeur est qu’il s’agit d’une technique difficile et qu’il faut pratiquer souvent pour bien la maîtriser. On cite également le fait que ne pouvant tout traduire en symbole, le document nécessite souvent la rédaction de notes complémentaires qui l’alourdissent et vont à l’encontre du principe figuratif. Un bon dessinateur de flow-chart saura néanmoins réduire ces notes au minimum disponible.

31

Mémoire de fin d’études

ISCAE 2004-2005

3- Elaboration d’un diagramme horizontal de circulation. Le journal paie espèces Le diagramme : (voir ci après).

Chef de Filière

Chef de Secteur

Filière Chef de Section

Pointeur

pré comptabilité et paie

Secteur des R.H

32

Mémoire de fin d’études

Signature

ISCAE 2004-2005

Déclaration De recrutement des salariés temporaires Enregistrement

Carte de pointage

Déclaration De règlement des J de T sup

Cahier de pointage

Déclaration Mensuelle de cessation d’activité

Signature

Edition du journal De paie

Filière Chef de Filière

Chef de Secteur

Chef de Section

Pointeur

pré comptabilité et paie

Secteur des R.H

Ventilation de la main d’œuvre par secteur

33

Mémoire de fin d’études

ISCAE 2004-2005 Ventilation de la main d’oeuvre

signature

signature

signature

Contrôle par comparaison

Etablissement de l’ordre de paiement

Chef de Filière

Filière Chef de Secteur

pré comptabilité et paie

Responsable du pôle Ressources

Comptabilité et Finances

Visa Saisie Paies

Directeur du Domaine

34

Mémoire de fin d’études

ISCAE 2004-2005

signature

Comptabilisation

Comptabilisation

Signature

Signature

Lettre d’accom pagneme nt du chèque

Chèque

Signature

Signature

Encaissement du Chèque

Paiement des journaliers.

NB : - Au niveau du Premier Secteur, les chefs de sections assurent également la fonction de pointeurs. - Le responsable de la pré-comptabilité et paie de la filière occupe également la fonction de régisseur.

Virement journalier : Filière Chef de

Chef de

Secteur des R. H. pré- comptabilité

Le responsable

Le responsable

35

Mémoire de fin d’études

Secteur

section Carte de pointage

ISCAE 2004-2005

et paie

du secteur RH

de la paie

Fiche de déclaration de pointage du personnel temporaire

Déclaration de Règlement des journées de travail supplémentaires Edition du journal de paie de la filière

Signature

Edition d’un journal de paie récapitulatif de l’ensemble des filières et pôles

Etablissement de l’ordre de paiement

Contrôle par comparaison

Signature du journal de paie

Signature du journal de paie

B

Secteur des R.H.

Responsable du pôle Ressources

Secteur Comptabilité et Finance

Directeur du domaine

36

Mémoire de fin d’études

ISCAE 2004-2005

Signature du journal de paie

Contrôle des débits et des crédits

Comptabilisation

Signature de l’ordre de virement

Signature de l’ordre de virement

Virement mensuel : Secteur

Responsable

Secteur

Directeur

37

Mémoire de fin d’études

des RH

ISCAE 2004-2005

du pôle Ressources

Comptabilité et finance

du domaine

Edition du journal de paie

Etablissement de l’ordre de paiement

Signature du journal de paie

Contrôle et vérifications

Signature du journal de paie

Signature de l’ordre de virement

Signature de l’ordre de virement

Comptabilisation

Section 3: Vérification de l'existant. 1- Définition et objectif :

38

Mémoire de fin d’études

ISCAE 2004-2005

Le test de conformité, appelé aussi « test de compréhension », est le premier test qu’effectue l’auditeur. Il lui permet de vérifier qu’il a bien appréhendé le système existant dans la société ; cela signifie d’une part que l’on lui a bien décrit les procédures qui sont normalement appliquées dans l’entreprise, et d’autre part qu’il a bien compris les explications que l’on lui a fournies. Ce test n’a pas pour objet de prouver l’application des procédures, mais d’en contrôler l’existence. 2-Application du test de conformité : Après avoir pris connaissance du circuit Paie sur la base de ce que les responsables m’ont racontée, il s’agit maintenant de vérifier et de s’assurer que le système ainsi décrit correspond effectivement à la réalité. En effet, l’opération consiste à tester la procédure du début jusqu’à la fin à l’aide du test de conformité. Pour sa mise en œuvre, j’ai assisté : •

Au niveau de la filière, à toute l’opération de la paie des journaliers (journal de paie en espèces). En commençant par le pointage des journaliers jusqu’à leur paiement à la fin du mois.

•

Au niveau de la Direction des Ressources Humaines au virement mensuel et journalier.

Le test de conformité m’a permis de rectifier les erreurs de compréhension et de corriger les inexactitudes dans les informations recueillies auprès des responsables interrogés, ainsi que d’approfondir la connaissance du système.

Chapitre 2: Evaluation du contrôle interne.

39

Mémoire de fin d’études

ISCAE 2004-2005

Section1: Etablissement d'un questionnaire d'évaluation. 1- Les cinq questions : Qui ? Quoi ? Où? Quand ? Comment ? Ces cinq questions universelles permettent de regrouper l’ensemble des interrogations concernant les points de Contrôle, en couvrant tous les aspects : •

QUI ? Questions relatives à l’opérateur, qu’il s’agit d’identifier avec précision et par là même de voir s’il existe, quels sont ses pouvoirs et dans quelle mesure il y a identité entre la réalité et le référentiel.

•

QUOI ? Permet de regrouper toutes les questions permettant de savoir de quoi il s’agit, quel est l’objet de l’opération.

•

OÙ ? Pour ne pas omettre de tester tous les endroits où l’opération se déroule.

•

QUAND ? Permet de poser des questions relatives au temps : début, fin, durée, saisonnalité, planning….. ?

•

COMMENT? Questions relatives à la description du mode opératoire : Comment recrute-t-on ? Comment fait-on le pointage ? etc. L’utilisation de la piste d’audit est parfois très utile pour suivre, comprendre et apprécier toute une chaîne d’opérations.

Application de ces 5 questions au journal de paie en espèces. •

QUI ?

- Qui fixe le salaire au taux du S.M.A.G ?

Le chef du secteur concerné

- Qui décide de l’octroi des avances sur salaires ?

Le chef de filière sur décision du Directeur Général.

- Qui autorise les jours supplémentaires ?

Le chef de secteur.

- Qui réalise les calculs de paie ?

Le responsable de la pré comptabilité et la paie.

- Qui vérifie les calculs ?

Le secteur des Ressources Humaines.

•

QUOI ? 40

Mémoire de fin d’études

- Quels sont les éléments constitutifs de la paie ?

ISCAE 2004-2005

-Nbre jours travaillés. -Salaire jours travaillés. -Nbre jours supplémentaires. -Salaire jours supplémentaires. -Prime d’ancienneté. -Salaire brut. -Cotisation CNSS. -Retenues diverses. -Avance sur salaire. -Autres gains. -Net à payer.

- Les prêts et avances y sont-ils intégrés ? •

Oui

OÙ ?

- Où sont enregistrées les données de base ?

sur une application informatique.

- Où se passe la centralisation ?

au niveau du secteur R.H.

-Y a t il plusieurs centres de paiement au niveau de la filière?

Non

•

Quand ?

- Quand est effectué le calcul de la paie ?

A la fin du mois.

41

Mémoire de fin d’études

ISCAE 2004-2005

- Quand les calculs sont-ils vérifiés ?

Après l’édition du journal de paie.

- A quelle date est réalisé le paiement ?

En début du mois, pas de date précise.

•

Comment ?

- Comment est fixé le salaire au taux du S.M.A.G ?

En enregistrant les renseignements du salarié journalier (temporaire ou permanent) et en lui appliquant le taux du SMAG dans le journal de pointage et de paie.

- Comment est calculée la paie de chacun ?

Informatique

2-Le questionnaire d’évaluation de la fonction Paie du Personnel. Ce questionnaire va analyser les procédures de contrôle interne pour chacune des étapes du circuit de paie du personnel suivantes : Données permanentes : -

Généralités.

-

Embauche.

-

Pointage.

-

Promotion, mutations.

-

Départs.

-

Crédits accordés par les œuvres sociales.

Préparation de la paie. Comptabilisation de la paie. Paiement des rémunérations. Respect des obligations légales.

42

Mémoire de fin d’études

ISCAE 2004-2005

Pour parvenir à effectuer cette analyse, un ensemble d’acteurs responsables du circuit de la paie ont été visés dans le but de leur poser des questions. Ainsi, le questionnaire a été adressé aux personnes suivantes : •

Le responsable du secteur des Ressources Humaines.

•

Le Responsable de la paie au niveau du secteur des Ressources Humaines.

•

Le Responsable de la pré- comptabilité et la paie au niveau de la filière.

•

Le Responsable de la comptabilité au niveau de la filière .

•

Le Chef de section complexe II.

•

Le pointeur du 2ème secteur.

Données permanentes. - Généralités : OUI 1) Existe-t-il un fichier permanent du personnel au niveau de la filière ?

NON NON

Observations La filière ne garde aucun fichier de personnel, tous les documents relatifs au personnel sont envoyés au secteur des Ressources Humaines.

2) Existe-t-il un fichier permanent du OUI personnel au niveau du secteur des Ressources Humaines ? 3) Est-ce qu’il contient? photo ? situation de famille ?

OUI

OUI

date d’engagement ?

OUI

détail des rémunérations?

OUI

4) L’accès à ce fichier est-il protégé ?

OUI

43

Mémoire de fin d’études

ISCAE 2004-2005

5) Du fait que la paie est informatisée, le fichier permanent est-il régulièrement rapproché ;au niveau de la filière ; avec le fichier informatique pour vérifier qu’aucune modification non autorisée n’a été apportée à ce dernier ?

NON

Car le service de pré-comptabilité et la paie de la filière ne garde pas de fichier permanent du personnel pour faire un rapprochement avec le fichier informatique.

6) Les opérations sont-elles soumises à l’approbation d’un responsable ? •

embauche d’un temporaire ?

•

départ d’un temporaire?

OUI

L’approbation du chef de secteur. NON

-Au niveau du 2ème Secteur le responsable de section informe oralement le pointeur de l’arrêt de travail du salarié temporaire sans remplir une déclaration de cessation d’activité du salarié temporaire. - Au niveau du 2ème secteur, Les chefs de section notifient au niveau du cahier de pointage le départ du salarié concerné sans remplir une déclaration de cessation d’activité du temporaire.

- Embauches :

44

Mémoire de fin d’études

ISCAE 2004-2005

7) Est-ce que vous délivrez une carte de travail aux Salariés ?

NON

Seule la carte de pointage est donnée aux salariés

8) Est-ce qu’au niveau de la déclaration de recrutement des salariés temporaires au niveau de la filière, le chef de section mentionne toujours la date fin du contrat ?

NON

Il y a des déclarations de recrutement qui ne contiennent ni la date de recrutement, ni la période de travail.

9) Est-ce que vous communiquez aux salariés par écrit lors de l'embauchage, les dispositions relatives aux domaines ci-après ainsi que chaque modification qui leur est apportée :

NON

Seule la carte de pointage est donnée à la personne nouvellement recrutée.

NON

Il existe des déclarations qui ne mentionnent pas le

- le règlement intérieur ; - les horaires de travail ; - les modalités d'application du repos hebdomadaire ; - les dispositions légales et les mesures concernant la préservation de la santé et de la sécurité, et la prévention des risques liés aux machines ; - les date, heure et lieu de paye ; - le numéro d'immatriculation à la Caisse nationale de sécurité sociale ; - l'organisme d'assurance les assurant contre les accidents de travail et les maladies professionnelles.

10) Est-ce toutes les déclarations de travail exposent- clairement les conditions de rémunération pour éviter toute contestation

45

Mémoire de fin d’études

ISCAE 2004-2005

ultérieure ? 11) Le recours au personnel temporaire est til justifié par les chefs de section ?

- Pointage

salaire. NON

:

12) Est-ce qu’il y a un formulaire pour la OUI déclaration de travail des journées supplémentaires ? 13) Quelle est la rémunération d’un jour de repos travaillé par un salarié sans qu’il bénéficie d’un autre jour de repos compensateur?

Le responsable de la pré-comptabilité et paie et le responsable du secteur des Ressources Humaines ont affirmé que La rémunération d’une journée supplémentaire est égale à une journée ouvrable.

14) Est-ce qu’il y a un formulaire pour la OUI déclaration des Heures de travail supplémentaires ?

Mais, Le chef de section ne remplit pas l’imprimé de déclaration des Heures de travail supplémentaires par salarié.

15) Est-ce que vous pratiquez une OUI majoration pour le calcul de la rémunération des Heures supplémentaires ?

NON

2 réponses différentes : Le pointeur du secteur a affirmé qu’il calcule la rémunération des heures supplémentaires sur la base d’un

46

Mémoire de fin d’études

ISCAE 2004-2005

barème (une majoration de salaire de 17% le jour et 20% la nuit) et ajoute le montant trouvé au cahier de pointage, le responsable de la pré-comptabilité et la paie porte ce montant au niveau du journal de paie dans la case Autres gains. Quant au responsable du secteur des Ressources Humaines , il a assuré qu’aucune majoration n’est faite pour le calcul de la rémunération des Heures supplémentaires mais ces heures sont transformées en journées supplémentaires payées au même taux qu’une journée normale. - Promotions- mutations : 16) Les promotions et mutations sont-elles OUI autorisées par une personne responsable ?

- Départs :

47

Mémoire de fin d’études

ISCAE 2004-2005

17) Est-ce que le salarié temporaire peut être OUI renvoyé avant l’arrivée du terme fixé dans la déclaration de recrutement?

18) Lors du départ des salariés temporaires OUI est ce qu’on vous envoie une déclaration de cessation de travail?

NON

Le secteur des Ressources Humaines a répondu Oui mais les chefs de section de la filière ont affirmé qu’ils ne remplissent pas de déclaration de cessation de travail du temporaire.

19) Le service responsable de la paie est-il informé des personnes temporaires qui ont cessé pour le notifier au niveau de leurs fichiers ?

NON

Les fichiers informatiques et permanents du personnel ne sont pas mis à jour.

20) Les départs du mois font-ils l’objet d’un contrôle suffisant pour s’assurer que : - leur cessation d’activité a enregistrée au niveau de leur fichier ?

NON

été

- Crédits accordés par les œuvres sociales : 21) Pour ce qui est de l’état des crédits OUI accordés par les œuvres sociales, Est-ce que c’est le secteur des Ressources Humaines qui fait le suivi de ces crédits ? 22) Est-ce qu’il y a des erreurs d’amortissement de ces crédits?

OUI

Absence d’un bon suivi de ces crédits.

Préparation de la paie.

48

Mémoire de fin d’études

23) Les données variables (les heures travaillées, les journées de travail supplémentaires…) sont-elles approuvées par une personne responsable avant d’être communiquées aux personnes chargées de préparer le journal de paie ?

ISCAE 2004-2005

OUI

24) Les autres gains accordés aux salariés font-ils l’objet d’une approbation spécifique ? 25) Les calculs du journal de paie sont-ils vérifiés par une personne indépendante de celle qui les a établis ?

NON

OUI

Les autres gains reportés dans le journal de paie ne sont pas justifiés. Le secteur des Ressources Humaines

26) Le journal de paie est-il approuvé par un OUI responsable avant émission des modes de paiement ? 27) Les cotisations sociales (part salariale) sont-elles contrôlées par rapport au total du journal des salaires avant enregistrement et paiement ?

OUI

28) Les déclarations sociales sont-elles OUI établies régulièrement ?

Comptabilisation de la paie 29) Les opérations diverses sur les comptes relatifs au personnel et aux charges sociales sont-elles autorisées ? 30) L’imputation des écritures de charges ou produits relatifs à la paie fait-elle l’objet d’un contrôle indépendant ?

31) Le total de la paie enregistré en comptabilité générale est-il rapproché avec la comptabilité analytique (heures et valeur) ?

OUI

OUI

Une vérification globale par le responsable du secteur comptabilité et finance.

OUI

Paiement des rémunérations.

49

Mémoire de fin d’études

ISCAE 2004-2005

32) Le montant du chèque est-il rapproché avec le total du journal de paie approuvé avant signature ?

OUI

33) Est-ce que la caisse est approvisionnée par le montant exact des montants à payer ?

OUI

34) L’identité des bénéficiaires est-elle vérifiée avant paiement ?

OUI

35) Un reçu est-il signé par les bénéficiaires (les journaliers) ?

NON

Mais, ils signent les cartes de pointage et le journal de paie

36) La fonction du régisseur désigné par le secteur est-il assuré par une personne différente à celle qui prépare la paie ?

NON

Même personne

37) Les paies non réclamées sont-elles conservées dans un coffre, et enregistrées par une personne indépendante de la conservation des espèces ?

OUI

Le régisseur central

38) Le compte bancaire est-il rapproché mensuellement avec le relevé de la banque par une personne indépendante de la paie ?

OUI

Le secteur comptabilité et finance.

Obligations légales. 39) Est-ce que vous avez un règlement intérieur ?

NON

40) Est-ce qu’il est affiché ?

NON

Section2: Elaboration de la grille d'analyse des tâches.

50

Mémoire de fin d’études

ISCAE 2004-2005

1- Structure de la grille. La grille d’analyse des tâches est une photographie à un instant T de la répartition du travail. Sa lecture va permettre de déceler sans erreur possible les manquements à la séparation des tâches et de repérer les cumuls des fonctions. On a pu concevoir une grille pour la fonction Paie du Personnel, elle comporte le découpage unitaire de toutes les opérations relatives à la fonction et les responsables qui assument chaque tâche sous forme d’un tableau à double entrée. 2-Application de la grille. Le journal paie espèces :

51

Mémoire de fin d’études Opérations

- Le pointage des entrées et des sorties du personnel.

ISCAE 2004-2005

OUI

Le

Le

Le

responsable

responsable

de la filière

du secteur

responsabl e

- La décision de recrutement des temporaires.

OUI

- L’autorisation des primes.

OUI

de OUI la section

- L’approbation des heures travaillées supplémentaires

LeOUI pointeur

Le responsable de la précomptabilit é et de la paie.

La comptabilité et finances

Direction

Le régisseur central

générale

OUI

OUI

- La vérification des calculs.

OUI OUI

-L’approbation finale de la paie.

OUI

- La préparation des modes de paiement.

OUI

- La signature du chèque.

OUI

- Le rapprochement du compte bancaire réservé aux salaires avec le relevé bancaire

OUI

- La centralisation de la paie.

OUI

- Les déclarations sociales.

OUI

-Le paiement des charges sociales.

OUI

- La détention des dossiers individuels du personnel.

OUI

- La distribution des salaires.

La

OUI

-La préparation de la paie.

- L’autorisation des montants des avances.

Le secteur des Ressources humaines

OUI

OUI

- La garde des paies non réclamées.

OUI

52

Mémoire de fin d’études

ISCAE 2004-2005

Section3: Identification des forces et des faiblesses. Cette étape revient à identifier les forces et les faiblesses du système examiné à travers des réponses recueillies durant la phase de remplissage du questionnaire. Cette démarche me permettra de faire une appréciation globale des différentes procédures que j’ai censées étudier. 1- les points faibles du système : Rappel des faiblesses apparentes relevées lors de la phase de préparation : F1 : Après consultation des procédures internes intitulées vigueur, on constate que celles-ci n’ont pas été actualisées suite à l’entrée en vigueur le 7 juin 2004 des dispositions du nouveau code de travail. Risque : Non-conformité à la réglementation en vigueur. Après consultation des procédures gestion du personnel, on remarque que : 1) F2 : les procédures de paie ne sont pas suffisamment explicitées : Les responsabilités de chacun ne sont pas clairement définies. (on mentionne seulement le secteur concerné : Ressources Humaines, comptabilité et informatique). 2) F3 : les procédures ne sont pas mises à jour pour suivre la nouvelle organisation de l’entreprise. 3) F4 : Les procédures à engager en cas de cessation d’activité des salariés temporaires ne sont pas mentionnées. Risque : Dérogation au principe d’organisation qui préconise de définir les responsabilités de chacun dans l’entreprise (organigramme) et de décrire les procédures à suivre pour chaque tâche. L’analyse de ces points faibles est présentée ci-après pour chaque stade du processus de paie. Généralités : F5 : La filière ne détient aucun dossier individuel de son personnel, tous les documents relatifs au personnel sont transmis au secteur des Ressources Humaines. Risques : 1- La non décentralisation de la gestion administrative du personnel peut représenter un frein à l’autonomie de la gestion des filières et causant ainsi des anomalies, à savoir le retard dans le traitement de l’information de base relative au personnel, la non mise à jour du fichier informatique, la non transmission de 53

Mémoire de fin d’études

ISCAE 2004-2005

certaines pièces relatives au mouvement du personnel et la non satisfaction des besoins en information du personnel concernant leur situation administrative, etc. Par ailleurs, la non décentralisation de la gestion du personnel entraîne une surcharge de travail au niveau du secteur des Ressources Humaines du fait qu’il gère l’information de plusieurs structures. 2- Du fait que la filière ne détient pas les dossiers de son personnel, aucun rapprochement n’est fait entre le fichier permanent (le dossier physique) et le fichier informatique F6 : Le responsable de la paie et pré- comptabilité de la filière n’a pas connaissance de l’existence d’une procédure de paie à respecter : Manque d’information du personnel. Risque : Non respect des procédures de gestion du personnel. Recrutement des salariés : F7 : Aucune carte de travail n’est délivrée aux salariés alors que les procédures mises en place prévoient dans un chapitre carte de travail ce qui suit : « La carte de travail est obligatoire pour tout salarié. Elle doit impérativement mentionner les indications suivantes : l’identité de l’employeur et du travailleur l’âge du salarié et sa date d’entrée en service le numéro d’inscription sur le carnet de paye le taux de salaire, les primes et autres avantages le mode de rémunération (horaire, journalier etc.) les avances et les acomptes La carte de pointage est obligatoire et ne peut être confondue avec la carte de travail. Elle doit comporter le pointage des journées de travail effectué par le salarié ». Egalement le nouveau code de travail stipule dans son article 23 : « L'employeur est tenu de délivrer au salarié une carte de travail. La carte doit comporter les mentions fixées par voie réglementaire. Elle doit être renouvelée en cas de changement de la qualification professionnelle du salarié ou du montant du salaire ». Et le non respect de cet article donne lieu à une amende mentionnée dans l’article 25 suivant : «Article 25 : Sont punis d'une amende de 300 à 500 dirhams : - la non délivrance et le non renouvellement de la carte de travail dans les conditions prévues par l'article 23 »

54

Mémoire de fin d’études

ISCAE 2004-2005

Risque : Non respect des procédures mises en place et des dispositions du nouveau code de travail. F8 : Non communication aux salariés par écrit lors de leur embauche, les dispositions relatives aux domaines ci-après ainsi que chaque modification qui leur est apportée : - le règlement intérieur ; - les horaires de travail ; - les modalités d'application du repos hebdomadaire ; - les dispositions légales et les mesures concernant la préservation de la santé et de la sécurité, et la prévention des risques liés aux machines ; - les date, heure et lieu de paye ; - le numéro d'immatriculation à la Caisse nationale de sécurité sociale ; - l'organisme d'assurance les assurant contre les accidents de travail et les maladies professionnelles. Risque : Non- Respect de l’article 24 du nouveau code de travail qui donne lieu à une amende mentionnée dans l’article 25. « Article 24 : De manière générale, l'employeur est tenu de prendre toutes les mesures nécessaires afin de préserver la sécurité, la santé et la dignité des salariés dans l'accomplissement des tâches qu'ils exécutent sous sa direction et de veiller au maintien des règles de bonne conduite, de bonnes moeurs et de bonne moralité dans son entreprise. Il est également tenu de communiquer aux salariés par écrit lors de l'embauchage, les dispositions relatives aux domaines ci-après ainsi que chaque modification qui leur est apportée : - la convention collective de travail et, le cas échéant, son contenu ; - le règlement intérieur ; - les horaires de travail ; - les modalités d'application du repos hebdomadaire ;

55

Mémoire de fin d’études

ISCAE 2004-2005

- les dispositions légales et les mesures concernant la préservation de la santé et de la sécurité, et la prévention des risques liés aux machines ; - les date, heure et lieu de paye ; - le numéro d'immatriculation à la Caisse nationale de sécurité sociale ; - l'organisme d'assurance les assurant contre les accidents de travail et les maladies professionnelles ». « Article 25 : Est punie d'une amende de 2.000 à 5.000 dirhams, la non communication aux salariés lors de leur embauchage des dispositions prévues à l'article 24 ci-dessus ainsi que des modifications qui leurs sont apportées » . F9 : Retard dans la remise de la majorité des déclarations de recrutement des salariés temporaires au secteur des Ressources Humaines (cachet du bureau d’ordre faisant foi). Risque: 1- Non respect de la mention « Cette déclaration doit être transmise au B.O. le jour même ou au plus tard le lendemain de la date de recrutement » au niveau du modèle d’imprimé de Déclaration de Recrutement. 2- Retard dans le traitement des informations au niveau du secteur des Ressources Humaines, à savoir l’immatriculation à la CNSS des nouveaux embauchés non immatriculés, etc. F10 : Les chefs de section ne renseignent pas des rubriques de certaines déclarations de recrutement des salariés temporaires (la date de recrutement, la période de travail ...) document visé par le responsable du secteur. Risque : Manque d’informations au niveau des fichiers du personnel. F11 : Les chefs de section ne mentionnent pas dans certaines déclarations de recrutement la nature de fonction qui sera assurée par le nouveau salarié temporaire. Risque : 1- Recours au personnel temporaire non justifié. 2- Manque d’information du secteur Ressources Humaines.

56

Mémoire de fin d’études

ISCAE 2004-2005

F12 : Certaines déclarations de travail n’exposent pas les conditions de rémunération. Risque : Le secteur des Ressources Humaines n’a aucune justification par rapport au salaire attribué par la filière d’où absence de moyens de contrôle des paies déclarées par la filière. F13 : Les fichiers du personnel ne sont pas mis à jour par la filière. (A titre d’exemple : Le numéro d’immatriculation à la CNSS de certains salariés n’est pas mis à jour par le responsable de la paie au niveau de la filière après réception des cartes de la CNSS). Risque : Manque d’informations au niveau des fichiers du personnel. F14 : - La majorité des dossiers individuels de personnel sont incomplets. - les fichiers informatiques du personnel contiennent quelques informations fausses à titre d’exemple le nombre d’enfants à charge est de 27 et 21 enfants pour certains salariés. Risque : -Non respect de la mention « Cette déclaration…. Elle doit être accompagnée : - d’une copie de la C.I.N. - 2 extraits d’acte de naissance. - d’1 copie de la fiche anthropométrique. - d’1 copie de la carte d’immatriculation de la C.N.S.S (s’il y a lieu). - de 3 photos récentes. » au niveau du modèle d’imprimé de Déclaration de Recrutement. -Non fiabilité des informations enregistrées dans le fichier informatique du personnel. Pointage des salariés temporaires : F15 : La collecte de l’information relative au pointage du personnel est manuelle : La carte et le cahier de pointage sont renseignés en début de journée ; dans le cas où

57

Mémoire de fin d’études

ISCAE 2004-2005

l’un des salariés ne récupère pas sa carte de pointage en fin de journée, sa présence est annulée: Ratures au niveau du cahier de pointage. Risque : Considérer une personne présente alors qu’elle est absente. Rémunération d’une journée non méritée. F16 : Un cumul de deux fonctions dans le secteur Lait qui entraîne un risque de fraude sans qu’elle puisse être détectée. - La fonction de contrôle : Le chef de section fait le pointage de ses salariés et contrôle les jours et heures supplémentaires travaillés par ces derniers. - La fonction de décision : Le chef de section décide des personnes à employer en concertation avec le chef de secteur. Risque : Non respect du principe de la séparation des fonctions. Préparation de la paie : F17 : Le jour de repos travaillé par un salarié sans qu’il bénéficie d’un autre jour de repos compensateur est rémunéré au même taux q’un jour ouvrable. Risque : Non respect des procédures internes mises en place, conformes avec la législation du travail en vigueur, qui stipulent dans le 8ème chapitre Jours de Repos ce qui suit : « En dehors des jours fériés, le travailleur a droit, chaque semaine à un jour de repos de 24 heures consécutives, qui doit lui être accordé pendant l’une des journées suivantes : le vendredi, le samedi, le dimanche, ou le jour de souk.

Si le salarié a travaillé durant son jour de repos, il doit bénéficier d’un autre jour de repos compensateur. Dans le cas où il n’en a pas eu, il sera compensé par une rémunération majorée de 50% ».

58

Mémoire de fin d’études

ISCAE 2004-2005

F18: le chef de section transcrit sur papier les heures supplémentaires par salarié et le signe sans mentionner ni la section concernée ni la tâche supplémentaire réalisée(Il ne remplit pas l’imprimé de déclaration de règlement des heures de travail supplémentaires). Ce document est ensuite envoyé au pointeur qui calcule la rémunération correspondante. Ce montant est reporté sur le cahier de pointage puis dans la colonne Autres gains du journal de paie. Risque : -Non justification des heures supplémentaires : Gonfler ces heures. - Absence de moyens de contrôle de ces heures par Le secteur des Ressources Humaines. -Des rémunérations non justifiées. - Non préservation du Patrimoine de l’entreprise. F19: Le pointeur applique pour le calcul des Heures Supplémentaires une majoration de salaire de 17% le jour et de 20% la nuit et le secteur des Ressources humaines n’a pas connaissance de cette majoration. Risque : Non respect du barème défini au niveau de l’article 201 du code du travail. « Article 201 :Quel que soit le mode de rémunération du salarié, les heures supplémentaires donnent lieu à une majoration de salaire de 25 % si elles sont effectuées entre 6 heures et 21 heures pour les activités non agricoles et entre 5 heures et 20 heures pour les activités agricoles, et de 50 % si elles sont effectuées entre 21 heures et 6 heures pour les activités non agricoles et entre 20 heures et 5 heures pour les activités agricoles ».. F20 : Les salariés qui ont plus de 25 ans d’ancienneté, ne bénéficient pas d’une augmentation du salaire correspondant à 25%. Risque : Non respect de l’article 350 du nouveau code de travail : « A moins que le salaire ne soit basé sur l'ancienneté, en vertu d'une clause du contrat de travail, du règlement intérieur ou d'une convention collective de travail, tout salarié doit bénéficier d'une prime d'ancienneté dont le montant est fixé à : - 5% du salaire versé, après deux ans de service ; - 10 % du salaire versé, après cinq ans de service ; - 15 % du salaire versé, après douze ans de service ; - 20% du salaire versé, après vingt ans de service ; - 25% du salaire versé, après vingt-cinq ans de service. »

59

Mémoire de fin d’études

ISCAE 2004-2005

Départ : F21 : En cas de renvoi du salarié, le chef de section ou de secteur donne un ordre oralement pour barrer la personne du cahier de pointage sans remplir une déclaration de cessation de travail du salarié temporaire et sans informer le secteur des Ressources Humaines du départ de ce salarié, ce dernier ne dispose d’aucune déclaration de cessation du travail du salarié temporaire de la filière. Risque : -Non-conformité à l’imprimé de cessation de travail du salarié temporaire. -Des dossiers de personnel non mis à jours. - Manque d’information du secteur des Ressources Humaines. F22 : Il arrive que le chef de section renvoie certains salariés temporaires avant la fin de la période fixée dans l’imprimé de déclaration de recrutement. Risque : Non respect de l’article 33 du nouveau code de travail. « Article 33 : Le contrat de travail à durée déterminée prend fin au terme fixé par le contrat ou par la fin du travail qui a fait l'objet du contrat. La rupture avant terme du contrat du travail à durée déterminée provoquée par l'une des parties et non motivée par la faute grave de l'autre partie ou par un cas de force majeure donne lieu à dommages -intérêts. Le montant des dommages- intérêts prévus au deuxième alinéa ci-dessus équivaut au montant des salaires correspondant à la période allant de la date de la rupture jusqu'au terme fixé par le contrat ». Les crédits accordés par les œuvres sociales : F23 : Réception tardive de l’état des avances accordées par les œuvres sociales établi par le secteur des Ressources Humaines et qui sert dans le calcul des montants à déduire du salaire (ce retard peut durer jusqu’à 8 jours). Risque : Retard d’établissement du journal de paie et du paiement des salariés. F24: Absence d’un suivi rigoureux des avances accordées par les œuvres sociales. (A titre d’exemple : déduire des mensualités de la rémunération de salariés qui ont achevé le remboursement de leur crédit).

60

Mémoire de fin d’études

ISCAE 2004-2005

Risques : - Rémunération inférieure à celle méritée. - Contestations des salariés suite à ces erreurs. F25 : Des erreurs dans l’établissement de l’état des crédits accordés aux salariés de la filière ; établi par le secteur des Ressources Humaines. (A titre d’exemple : Des salariés qui figurent dans cet état mais n’existent ni dans le journal de paie de la filière ni dans l’état des déductions de journal de paie et des versements à la régie établie par le secteur des Ressources Humaines pour l’ensemble du personnel de la campagne Octobre 2004-Septemre 2005). Risque : Atteinte à la sécurité du patrimoine : Pas de remboursement de crédit. F26 : Le responsable de paie du secteur des Ressources Humaines ne contrôle pas les déductions des crédits mentionnés dans la colonne des retenus divers du journal de paie car il ne dispose pas d’un état récapitulatif de l’ensemble des déductions. Risque : Non respect du principe d’intégration du contrôle interne qui préconise le déroulement de l’ensemble des procédures dans un système d’auto- contrôle en utilisant plusieurs moyens par exemple le contrôle réciproque qui consiste en un travail qui prolonge un autre tout en permettant de contrôler ce dernier. Les avances sur salaire accordées par la filière : F27: Les montants d’avances sur salaire accordées par la filière excèdent les salaires de certains employés. Risque : Non préservation du patrimoine. Le paiement des salariés : F28: Le règlement de la paie s’effectue par un seul régisseur en une journée, ce qui engendre une concentration des salariés sur les lieux du règlement. Risque : Une baisse de l’activité pendant cette journée.

61

Mémoire de fin d’études

ISCAE 2004-2005

F29: La fonction du régisseur désigné par le secteur n’est pas assurée par une personne différente à celle qui prépare la paie : Risque : -

Non respect du principe d’organisation : norme du contrôle interne.

-

Risque de fraude entraîné par un cumul de deux fonctions : - La fonction d’enregistrement (préparation de la paie). - La fonction de détection de valeurs monétaires.

F30 : Le montant élevé du chèque global établi au nom d’un régisseur désigné du secteur concerné qui s’adresse lui-même à la banque pour son encaissement : Risque : Atteinte à la sécurité des actifs de l’entreprise. Les obligations légales : F31 : Absence d’un règlement intérieur ; aucun affichage sur les lieux de paie des salariés. Risque : Non respect des articles 138 et 140 qui stipulent : Article 138 : « Tout employeur occupant habituellement au minimum dix salariés est tenu, dans les deux années suivant l'ouverture de l'entreprise ou de l'établissement,d'établir, après l'avoir communiqué aux délégués des salariés et aux représentants syndicaux dans l'entreprise, le cas échéant, un règlement intérieur et de le soumettre à l'approbation de l'autorité gouvernementale chargée du travail) ». Article 140 : « L'employeur est tenu de porter le règlement intérieur à la connaissance des salariés et de l'afficher dans un lieu habituellement fréquenté par ces derniers et dans le lieu où les salaires leur sont habituellement payés. Il est délivré copie du règlement intérieur au salarié à sa demande. L'employeur et les salariés sont tenus au respect des dispositions du règlement intérieur ». Le non respect de ces deux articles donne lieu aux amendes suivantes : « Article 142 : Sont punis d'une amende de 2.000 à 5.000 dirhams : - le non établissement du règlement intérieur dans le délai prévu par l'article 138. - le défaut de porter le règlement intérieur à la connaissance des salariés ou le défaut d'affichage ou l'affichage non conforme aux prescriptions de l'article 140 »

62

Mémoire de fin d’études

ISCAE 2004-2005

2- Les points forts du système : Pointage : Fo1 : Respect du principe de séparation des fonctions au niveau du 2ème secteur. Contrairement au premier secteur, le pointage des journaliers au niveau du secteur Aliments (fonction de contrôle de présence) se fait par une personne différente à celle qui décide de l’emploi des temporaires (fonction de décision).

Déclaration de règlement de journées de travail supplémentaires : Fo2 : Une bonne justification des journées de travail supplémentaires : Contrairement aux heures supplémentaires travaillées dans des journées normales qui ne sont pas justifiées, le chef de section précise dans la déclaration de règlement des journées de travail supplémentaires les tâches réalisées par chaque employé et le nombre de jours travaillés. Préparation de la paie : Fo3 : Un système d’autocontrôle développé. Le déroulement de l’opération « préparation de paie » est réalisé avec un contrôle réciproque : le journal de paie est contrôlé au niveau du secteur des Ressources Humaines par un responsable de la paie autre que le responsable de paie au niveau de la filière qui le tient.

Comptabilisation de la paie : Fo4 : Un contrôle minutieux des documents avant comptabilisation. La comptabilisation de l’opération se fait après un contrôle minutieux de tous les documents y afférent. En effet, le responsable de la comptabilité au niveau de la filière reçoit l’ordre de paiement joint au journal de paie et de la déclaration de règlement des journées de travail supplémentaires et ne comptabilise qu’après la vérification des totaux au niveau du journal de paie.

63

Mémoire de fin d’études

ISCAE 2004-2005

Section4 : Contrôle de l'application permanente des procédures. L’objectif de cette phase est de vérifier que les procédures décrites sont celles qui sont réellement utilisées. Les techniques utilisées : L’observation : L’observation de l’exécution du contrôle permet de mieux comprendre la façon dont le contrôle est réalisé. Pour cela, j’ai assisté à toutes les opérations de contrôle du journal de paie en espèces du mois de Janvier dans la filière : 1ère opération : Le contrôle du journal de paie par le responsable de la paie au niveau du secteur des Ressources Humaines. 2ème opération : La vérification des totaux du journal de paie par le responsable de la comptabilité au niveau de la filière. Répétition des traitements et des vérifications : Deux opérations ont été réalisées : 1ère opération : le traitement et l’établissement du journal de la paie. 2ème opération : le contrôle du journal de paie. Cette répétition m’a permise de m’assurer que, les traitements et vérifications matérialisés par le journal de la paie et par le visa SAISIE PAIE sont liés à un travail réel. L’observation et la répétition des traitements et des vérifications m’ont permis de confirmer les faiblesses déjà citées : F9 : Une déclaration de recrutement d’un salarié temporaire établie le 01-01-2005 et n’est arrivée au secteur des Ressources Humaines que le 01-02- 2005 le cachet du bureau d’ordre faisant foi. F10, F11,F12 : La même déclaration de recrutement n’indique ni la date de recrutement, ni la période de travail, ni la nature de la fonction assumée, ni les conditions de rémunération . F13 : Au niveau de L’état de C.N.S.S du 4éme semestre 2004, il y a 14 salariés nouvellement immatriculés à la CNSS mais leurs numéros ne sont pas encore mis à jour : Pas de mise à jour du fichier du personnel.

64

Mémoire de fin d’études

ISCAE 2004-2005

F17 : Tous les jours supplémentaires sont payés au même taux qu’un jour ouvrable. Les quatre personnes ont travaillé 5 jours supplémentaires durant leur jour de repos et ils ont bénéficié d’une rémunération égale à 50*5=250dhs comme il est mentionné dans la déclaration des journées de travail supplémentaires et dans le journal de paie. F18 et F19 : La déclaration des heures supplémentaires établie par un chef de section inconnu où est indiqué le nom du salarié, le nombre des heures supplémentaires travaillées et la rémunération de ces heures calculée par le pointeur après application d’une majoration de salaire de 17%. Le montant correspondant à ces heures est enregistré au niveau du journal de paie dans la catégorie d’autres gains : Un montant mensuel de 2728 non justifié. F20 : Des salariés qui ont plus de 25 ans d’ancienneté et ne bénéficient pas encore d’une augmentation du salaire correspondant à 25%, à titre d’exemple : Matricule

Date d’embauche 12/01/1977 1/12/1979

20288 50108

Prime d’ancienneté au mois de Janvier 2005 260 dhs 260 dhs

Dans l’état des crédits accordés par les œuvres sociales établi par le responsable des Ressources Humaines du mois de Janvier 2005 et envoyé au responsable de la pré-comptabilité et paie de la filière pour préparation du journal de paie, on a constaté les erreurs suivantes : •

F24: - Une réintégration de 250Dhs correspondant à une erreur de déduction sur salaire antérieure. - Une réintégration de 500Dhs correspondant à deux mois de déduction antérieures.

• F25 : Deux personnes qui figurent dans l’état des crédits accordés par les œuvres sociales aux salariés de la filière mais n’existent ni au niveau du journal de paie de la filière ni au niveau de l’état des déductions de journal de paie et des versements à la régie établi le secteur des RH pour l’ensemble du personnel de la campagne Octobre 2004-Septemre 2005 qu’on a consulté sur support informatique : - 1ère personne : (Montant du crédit=5000DH, Date d’octroi=décembre 2004) Il ne figure pas dans les journaux de paie de la filière des trois derniers mois 1-05/12-04/11-04 et pourtant il a pris le crédit le mois décembre 2004.

65

Mémoire de fin d’études

ISCAE 2004-2005

Le responsable de la paie a affirmé qu’il est malade mais le secteur des Ressources Humaines n’est pas informé de sa maladie et son nom figure dans l’état des déductions du mois de Janvier envoyé à la filière. - 2ème personne : (Montant du crédit=3000DH, Date d’octroi=décembre 2004) il figure dans son journal de paie de la filière mais non dans l’état des crédits qui concerne la filière établi par le secteur des Ressources Humaines du mois de Janvier: Non déduction de la mensualité du salaire de cette personne. F27: Les montants d’avances sur salaire accordées par la filière excèdent les salaires de certains employés, 2 cas de figure à citer : •

•

La personne immatriculée 51076 n’a travaillé que 11 jours (11*50=550), il a cessé les 15 jours au mois de Janvier et il a bénéficié d’un crédit de 600 Dh (73,60 de plus). La personne immatriculée 21859 n’a travaillé que 8 jours, il ne figure pas dans la déclaration de cessation d’activité des 15jours et il a bénéficié de crédits de 400dh (17,16 de plus).

La déclaration mensuelle de cessation d’activité du personnel temporaire du mois de Janvier 2005 (et non pas 2004 comme c’est mentionné) n’a pas été signé par les chefs de secteur et pourtant le secteur des Ressources Humaines s’est basé sur ce document pour contrôle des périodes travaillées par les temporaires.

66

Mémoire de fin d’études

ISCAE 2004-2005

Deuxième partie: En guise de recommandations pour améliorer le système actuel. Chapitre1: Proposition d'améliorations à apporter au système Afin de venir au bout de ces faiblesses, il serait convenable d’améliorer et de fiabiliser le contrôle interne du circuit de paie en mettant en valeur son principe d’indépendance de façon à ce que le système s’opère automatiquement. C’est dans une orientation globale visant à perfectionner le système actuel, j’ai jugé opportun d’émettre un certain nombre de recommandations aussi bien au niveau de la conception qu’au niveau de l’application du système.

Faiblesse constatée

Amélioration à apporter

F1

R1 : La législation du travail : conditions d’emploi du salarié : Mettre à jour ces procédures pour respecter les nouvelles dispositions du nouveau code de travail entré en vigueur le 7 juin 2004.

F2, 3 et 4

R2 : Les procédures de gestion du personnel 1- Définir les responsabilités de chacun dans l’entreprise (organigramme) et décrire d’une manière plus explicite les procédures à engager dans chaque situation (exemple : le cas de cessation d’activité du personnel temporaire). 2- Mettre à jour les procédures de gestion du personnel pour suivre la nouvelle organisation de l’entreprise. 3- Organiser une séance de formation et d’information du personnel chargé de l’établissement de la paie

F5

R3 : Les dossiers individuels du personnel 1- Décentralisation de la gestion des dossiers du personnel, moyennant la mise en place d’un système de contrôle par le secteur RH.

2- Le service de la paie et pré- comptabilité de la filière ou le pôle doit détenir un fichier permanent de l’ensemble du personnel journalier pour lequel il prépare la paie pour mettre à jour le fichier informatique, faire un rapprochement régulier entre les

67

Mémoire de fin d’études

ISCAE 2004-2005

informations enregistrées dans les deux fichiers informatiques et permanents. F6

R4 : Informer les différentes structures dédiées à la fonction Paie du personnel dans les différents pôles ou filières de l’existence d’une législation de travail et des procédures de gestion de personnel à respecter.

F7

R5 : Délivrer une carte de travail aux salariés pour se conformer aux procédures mises en place et aux dispositions du nouveau code de travail.

F8

R6 : Communiquer aux salariés par écrit lors de leur embauchage l’ensemble des dispositions relatives aux domaines citées dans l’article 24 du nouveau code présenté ci-dessus.

F9

R7 : Transmettre les déclarations de recrutement des salariés temporaires le jour même ou au plus tard le lendemain de la date de recrutement au secteur des Ressources Humaines pour assurer son information régulière.

F10, 11, 12

R8 : Remplir correctement les informations mentionnées dans la déclaration de recrutement des salariés temporaires avant de la signer. Préciser les instructions suivantes :

F13

-

La date de recrutement

-

La période de travail du salarié temporaire.

-

La fonction qui sera assurée par le nouveau salarié temporaire pour justifier son recrutement.

-

Les conditions de rémunération du salarié.

R9 : Le secteur des Ressources Humaines doit informer régulièrement le service de paie de la filière de l’ensemble des salariés nouvellement immatriculés à la C.N.S.S pour mettre à jour leurs fichiers.

68

Mémoire de fin d’études

ISCAE 2004-2005

F14

R10 : Le responsable de la paie dans la filière doit contrôler est ce que les documents qui accompagnent la déclaration de recrutement des salariés sont complets avant de les envoyer au secteur des Ressources Humaines.

F15

R11 : Revoir l’opération manuelle de pointage des salariés et prévoir à long terme un système de pointage électronique.

Séparation des fonctions : Principe d’organisation. Il s’agit notamment de cerner quatre fonctions fondamentales et de les attribuer à des personnes différentes car le cumul entre deux fonctions entraîne un risque de fraude sans qu’elle puisse être détectée. Il en est ainsi pour : -

La fonction de décision ;

-

La fonction de détection de valeurs monétaires ou biens physiques ;

-

La fonction de comptabilisation et d’enregistrement.

-

La fonction de contrôle et d’approbation comprenant un système d’autorisations.

F16 F19

R12 : Attribuer la fonction de pointage dans le premier secteur à une personne différente au chef de section. R13 : Attribuer la fonction de régisseur à une personne différente à celle qui prépare la paie.

F17

R14 : Appliquer une majoration de 50% de la rémunération de chaque salarié pour le travail le jour de repos au cas où il ne bénéficie pas d’un jour de repos compensateur : Se conformer à la législation en vigueur.

69

Mémoire de fin d’études

ISCAE 2004-2005

F18

R15 : Les chefs de sections du 2ème secteur doivent remplir une déclaration de règlement des heures supplémentaires où ils doivent préciser la tâche supplémentaire réalisée par le salarié, cette déclaration doit être signée par le chef de secteur pour justifier la rémunération supplémentaire accordée aux salariés et envoyée au secteur des Ressources Humaines pour faire les contrôles nécessaires.

F19

R16 : Le pointeur doit appliquer pour le calcul des Heures Supplémentaires une majoration de 25 % au lieu de 17% du salaire journalier par heure supplémentaire si elles sont effectuées entre 5 heures et 20 heures et de 50% au lieu de 20% si elles sont effectuées entre 20 heures et 5 heures pour se conformer à l’article 201 du nouveau code de travail.

F20

R17 : Accorder aux salariés qui ont plus de 25 ans d’ancienneté une prime d’ancienneté qui correspond à 25% de leur salaire pour respecter l’article 350 du nouveau code de travail.

F21

R18 : Le chef de section doit remplir l’imprimé de déclaration de cessation de travail du salarié temporaire, la faire signer par le chef de secteur et l’envoyer en premier lieu au responsable de la pré- comptabilité et paie pour mettre à jour son fichier informatique et en second lieu au secteur des Ressources Humaines pour l’informer du départ de ce salarié.

F22

F23, 24 ,25et 26

R19 : Si le chef de section précise dans la déclaration de recrutement du salarié temporaire la période de travail, il ne doit pas le renvoyer avant l’arrivée du terme fixé dans l’imprimé de déclaration. Et s’il n’arrive pas à déterminer la période nécessaire pour accomplir la tâche saisonnière qu’il mentionne dans l’instruction période « le temps nécessaire pour réaliser tel travail ».

Les crédits accordés par les œuvres sociales : R20 : Fixer la fin du mois comme une date limite pour l’envoi de l’état des avances accordées par les œuvres sociales aux différentes filières et pôles.

70

Mémoire de fin d’études

ISCAE 2004-2005

R21 : Accorder plus d’attention à l’amortissement des crédits accordés par les œuvres sociales pour éviter les erreurs de déduction. R22 : Avant l’établissement de cet état, vérifier est ce que chaque salarié est affecté à la filière qui le concerne. En cas d’erreurs, le responsable de paie au niveau de la filière doit informer le secteur des ressources Humaines des personnes figurant dans l’état des crédits qui concerne la filière mais qui ne travaillent pas dans cette filière. R23 : Le responsable de paie du secteur des Ressources Humaines doit disposer d’un état récapitulatif de l’ensemble des déductions du mois pour les rapprocher avec les montants mentionnés dans la colonne des retenus divers du journal de paie : Mettre en place un système d’auto- contrôle.

F27

R24 : Veiller à ce que les montants d’avances sur salaire accordées par la filière aux employés temporaires ou permanents n’excèdent pas leurs salaires mensuels.

F28

R25 : Prévoir des tranches d’horaire pour le règlement des employés de chaque section à part ou plutôt prévoir un régisseur mobile qui règle chaque employé sur le lieu de son travail.

F29

R26 : Etablir un imprimé de suivi des recrutements de temporaires à établir par les chefs de sections et à contrôler avec le journal de paie remis par le responsable pré-comptabilité et paie.

F30

R27 : Négocier avec la banque la possibilité de se déplacer ellemême les fonds nécessaires.

F31

R28 : L’entreprise est tenue d’établir un règlement intérieur et de le porter à la connaissance des salariés et de l'afficher dans un lieu habituellement fréquenté par ces derniers et dans le lieu où les salaires leur sont habituellement payés.

71

Mémoire de fin d’études

ISCAE 2004-2005

Enfin, une dernière recommandation qui ne concerne pas spécialement la fonction auditée mais elle est d‘ordre général : La mise en place d’un service d’audit interne au sein de l’entreprise complémentaire et indépendant du service contrôle de gestion. Tout d’abord, il est à noter que le contrôle de gestion et l’audit interne sont complémentaires. Dans une politique de délégation de responsabilités, la validité des contrôles de performances repose sur la sincérité des divers systèmes d’information. Or, les systèmes risquent précisément d’être manipulés puisque ce sont les intéressés eux-mêmes qui les maîtrisent. Le contrôle de gestion mis en place par la société en question, ne serait fonctionné sans un minimum de garanties quant à la qualité des informations qui lui sont transmises, ce qui est du domaine de l’audit interne. Les deux services sont complémentaires et doivent être indépendants. Ils exercent l’un sur l’autre des contrôles réciproques, le contrôle de gestion examinera pour l’audit interne, comme pour tout autre service la validité de ses budgets et la comparaison de ses prévisions avec ses réalisations. Par ailleurs, l’audit interne vérifiera l’exactitude des informations fournies par le contrôle de gestion à destination de la direction générale. Enfin, ils doivent collaborer pour la conception de la structure de l’entreprise. D’où la création d’une entité d’audit interne indépendante est indispensable pour améliorer le fonctionnement du domaine, de renforcer sa maîtrise future et également pour le développement et l’orientation de son activité dans l’avenir. Il consistera en un examen approfondi, analytique et critique des enregistrements comptables, des opérations de gestion courante et de certaines décisions de direction. Le principe de l’audit suppose donc que l’entreprise admet la remise en cause périodique de ce qu’elle fait et c’est le cas de cette structure qui a une culture d’autoévaluation développée. Et c’est pour cela que l’audit interne constitue un outil de compétitivité.

72

Mémoire de fin d’études

ISCAE 2004-2005

Chapitre2: Réponses des audités aux recommandations proposées Recommandations R1

Réponses des audités aux recommandations + Sensibilisation et formation des structures dédiées

R2 R3 R4 R5 R6 R7

Minimiser les recrutements des temporaires, sensibiliser les chefs de sections, contrôles plus fréquents par les chefs de secteurs.

R8

Idem

R9

Envoi période d’informations sur le personnel de la Filière

R10

OK

R11

OK

R12

Contrôles réguliers et plus fréquents par les chefs de secteurs

R13

+ imprimé de suivi des recrutements temporaires à remplir par les chefs de sections

73

Mémoire de fin d’études

ISCAE 2004-2005

R14

+ Formation et sensibilisation au respect du nouveau code du travail

R15

OK

R16 R17 R18 R19

Minimiser le recrutement des temporaires

R20 R21 R22 R23 R24 R25 R26 R27 R28

74

Mémoire de fin d’études

ISCAE 2004-2005

Synthèse FAIBLESSES

RECOMMANDATIONS FAIBLESSES APPARENTES

F1 Non conformité aux nouvelles dispositions du code du travail (Législation du travail) F2 Les procédures de paie ne sont pas suffisamment explicites : les responsables concernés au lieu des structures (Principe d’organisation) F3 La procédure à engager en cas de cessation d’activité des salariés temporaires n’est pas développée (Principe d’organisation) F4 Les procédures de paie ne sont pas mises à jour suite à la nouvelle organisation du Domaine (Principe d’organisation)

R1

R2

Mettre à jour les procédures internes selon les nouvelles dispositions du code du travail Mettre à jour les procédures internes selon la nouvelle organisation et définir précisément les responsabilités

R3

Organiser des séances de formation et d’information au profit des chargés de paie

R4

Schématiser les procédures à suivre à l’aide d’un diagramme, afin de faciliter sa compréhension

R5

Sensibilisation par les responsables au respect des procédures en vigueur

GENERALITES

F5 La Filière ne détient aucun dossier individuel de son personnel Risques : non mise à jour des fichiers informatiques, retard dans le traitement des informations …

R6

F6 Méconnaissance de l’existence d’une procédure de gestion du personnel de la part du responsable de la précomptabilité et la paie Risque : non respect des procédures

R3

Mise à jour régulière du fichier informatique de gestion du personnel, les dossiers physiques étant stockés au niveau du secteur RH. Ce dernier devra établir des rapprochements entre le fichier informatique et le fichier physique Organiser des séances de formation et d’information au profit des chargés de paie

RECRUTEMENT DES SALARIES

F7 Pas de délivrance d’une carte de travail aux salariés Risques : Non respect des procédures internes et du code de travail (Législation du travail) F8 Pas de communication par écrit aux nouveaux salariés du règlement intérieur, des horaires de travail, du repos hebdomadaire, … Risque : Non respect du code de travail (Législation du travail)

R7

Etudier possibilité de délivrer une carte de travail aux salariés

R8

Affichage généralisé du règlement intérieur, des horaires de travail… Elaborer un livret d’accueil des nouvelles recrues

75

Mémoire de fin d’études

ISCAE 2004-2005

FAIBLESSES F9 Retard dans la remise de certaines déclarations de recrutement des salariés temporaires Risque : Non respect des procédures internes F10 Les déclarations de recrutement ne sont pas remplies correctement Risque : Non respect des procédures internes, manque d’information au niveau des fichiers du personnel (Principe d’information) F11 Certaines déclarations de recrutement ne précisent pas la fonction assurée par le salarié recruté Risques : Non justification du recrutement, manque d’information au niveau des fichiers du personnel (Principe d’information) F12 Certaines déclarations de recrutement ne mentionnent pas les conditions de rémunération Risque : Absence de moyens de contrôle des paies déclarées (Principes d’intégration et d’information) F13 Les fichiers du personnel ne sont pas mis à jour par la Filière (ex. : n° immatriculation CNSS) Risque : Manque d’information au niveau des fichiers du personnel (Principe d’information) F14 Certains dossiers physiques du personnel sont incomplets et les fichiers informatiques contiennent des informations erronées Risques : Non respect des procédures internes, non fiabilité des informations enregistrées dans le fichier informatique (Principe d’information)

RECOMMANDATIONS R9

Veiller au respect des mentions à remplir et des délais de remise des documents

R5

Sensibilisation par les responsables au respect des procédures en vigueur

R10 Minimiser les recrutements de temporaires R11 Prévoir des contrôles plus fréquents de la part des chefs de secteurs

R6

Mise à jour régulière du fichier informatique de gestion du personnel, les dossiers physiques étant stockés au niveau du secteur RH. Ce dernier devra établir des rapprochements entre le fichier informatique et le fichier physique

R12 Le logiciel informatique doit prévoir des moyens de bloquer les enregistrements incomplets

POINTAGE DES SALARIES TEMPORAIRES

F15 Collecte de l’information relative au pointage est manuelle Risques : Erreur d’enregistrement des journées travaillées, rémunération incorrecte (Principe d’information)

R13 Prévoir un système de pointage électronique

76

Mémoire de fin d’études

ISCAE 2004-2005

FAIBLESSES F16 Cumul de 2 fonctions par les chefs de sections du secteur Lait. Fonction de contrôle via le pointage des employés et fonction de décision via le recrutement de salariés Risque : Fraude sans possibilité de détection (Principe d’organisation)

RECOMMANDATIONS R14 Attribuer la fonction de pointage à une personne autres que les chefs de sections R11 Prévoir des contrôles plus fréquents de la part des chefs de secteurs

PREPARATION DE LA PAIE

F17 Rémunération d’un jour de repos travaillé au même taux qu’une journée de travail ouvrable en n’ayant pas bénéficié d’un jour de repos compensateur Risques : Non respect des procédures internes et du code de travail, rémunération incorrecte (Législation du travail) F18 L’imprimé de déclaration des heures supplémentaires n’est pas utilisé Risques : Non respect des procédures internes, rémunération non justifiée, absence de moyens de contrôle (Principes d’intégration et d’information) F19 Les taux de majoration de la rémunération des heures supplémentaires ne sont pas conformes au nouveau code du travail Risques : Non respect du code de travail, rémunération incorrecte (Législation du travail) F20 Le calcul des primes d’ancienneté ne respecte pas le nouveau barème en vigueur (+ 25 ans) Risques : Non respect du code de travail, rémunération incorrecte (Législation du travail)

R15 Appliquer les majorations telles que prévues au niveau des dispositions légales R3

Organiser des séances de formation et d’information au profit des chargés de paie

R5

Sensibilisation par les responsables au respect des procédures en vigueur

R15 Appliquer les majorations telles que prévues au niveau des dispositions légales R3

Organiser des séances de formation et d’information au profit des chargés de paie

DEPART

F21 Les cessations d’activités des salariés temporaires ne sont pas notifiées par écrit aux ressources humaines Risques : Non respect des procédures internes, manque d’information au niveau des fichiers du personnel

R5

Sensibilisation par les responsables au respect des procédures en vigueur

77

Mémoire de fin d’études

ISCAE 2004-2005

FAIBLESSES

RECOMMANDATIONS

F22 Renvoi de salariés avant la fin de la période fixée dans la déclaration de recrutement Risque : Non respect du code de travail (Législation du travail)

R16 Revoir le modèle d’imprimé de déclaration de recrutement, en mentionnant les causes éventuelles d’arrêt de travail

CREDITS ACCORDES PAR LES OS

F23 Retard dans la réception de l’état de suivi des crédits accordés par les OS Risques : Retard dans l’établissement du journal de paie et par conséquent du règlement de la paie F24 Suivi manuel des remboursements donnant lieu à des erreurs de déductions (au delà de la période de remboursement) Risques : Rémunération incorrecte, contestation des salariés (Principe d’intégration) F25 Etat de suivi des crédits accordés établi manuellement donnant lieu à des erreurs d’affectation des salariés (état des déductions envoyé à un secteur autre que celui concerné par le salarié) Risques : Pas de remboursement du crédit, défaillance au principe de sécurité du patrimoine (Principe d’intégration) F26 Absence de contrôle des déductions de remboursement des crédits au niveau de la colonnes « retenues divers » du journal de paie Risque : Non respect du principe d’intégration qui préconise le contrôle réciproque

R17 Fixer un délai de remise de l’état de suivi des crédits accordés par les OS

R18 Automatiser le suivi des crédits accordés par les OS R19 Assurer un retour d’information de la part de Filière en cas d’erreurs

R20 Etablir un rapprochement au niveau des Ressources humaines entre l’état récapitulatif des déductions et la colonne dédiée au niveau des journaux de paie

AVANCES SUR SALAIRE

F27 Certains montants des avances sur salaire accordées par la Filière excèdent le montant du salaire à la fin du mois Risque : non préservation du patrimoine

R21 Etablir une procédure régissant les modalités d’octroi des avances sur salaire

78

Mémoire de fin d’études

ISCAE 2004-2005

CONCLUSION GENERALE : LES LIMITES DU CONTROLE INTERNE Le contrôle interne est considéré par certains managers comme une garantie de succès pour leur entreprise (à savoir la réalisation systématique des objectifs opérationnels, liés aux informations financières et à la conformité aux lois et aux réglementations). En d’autres termes, le contrôle interne est parfois considéré comme une solution à tous les maux existants et potentiels frappant l’entreprise. Cette Vision est erronée, tout système de contrôle interne, aussi bien conçu et appliqué soit-il, ne peut fournir au plus qu’une assurance raisonnable au management quant à la réalisation des objectifs de l’entreprise. La probabilité d’atteindre ceux- ci est soumise aux limites inhérentes à tout système du contrôle interne à savoir : JUGEMENT : L’efficacité des contrôles sera limitée par le risque d’erreur humaine lors de la prise de décisions ayant un impact sur les opérations de l’entreprise. Les personnes responsables de telles décisions doivent exercer leur jugement dans le temps qui leur est imparti, en se basant sur les informations disponibles et en faisant face aux pressions liées à la conduite des affaires. Avec le recul, il peut s’avérer que certaines décisions fondées sur le jugement de leur auteur ont produit des résultats décevants et doivent être modifiées. La nature des décisions liées au contrôle interne qui doivent être prises en faisant appel au jugement est étudiée ci-après dans les points traitant des dysfonctionnements, des contrôles outrepassés par la direction et du rapport coût/bénéfice. DYSFONCTIONNEMENTS : Même les systèmes de contrôle interne bien conçus peuvent être l’objet de dysfonctionnements. Les membres du personnel peuvent mal interpréter les instructions et leur jugement peut être défaillant. Ils peuvent commettre des erreurs par manque d’attention ou à cause de la routine. Un responsable des services comptables chargés d’enquêter sur les anomalies peut oublier de faire ou ne pas poursuivre son enquête suffisamment loin pour prendre les mesures appropriées. Un personnel intérimaire, exécutant des fonctions de contrôle en remplacement d’employés malades ou en vacances, peut ne pas s’acquitter convenablement de ses tâches. Des changements dans les systèmes peuvent être introduits avant que le personnel n’ait reçu la formation nécessaire pour réagir correctement aux premiers signes d’un dysfonctionnement. CONTROLES « OUTREPASSES » PAR LE MANAGEMENT : Un système de contrôle interne ne peut pas être plus efficace que les personnes responsables de son fonctionnement. Même au sein des entreprises efficacement contrôlées (le plus souvent, celles faisant preuve d’une grande intégrité et d’une grande sensibilisation au besoin de contrôles) un responsable peut être en mesure d’ « outrepasser »

79

Mémoire de fin d’études

ISCAE 2004-2005

le système de contrôle interne. Le mot « outrepasser » désigne la dérogation illégitime aux normes et procédures prescrites, dans le but soit d’en tirer profit personnellement soit d’améliorer la présentation de la situation financière de l’entreprise ou de dissimuler la non-conformité aux obligations légales. Le responsable d’une division ou d’une unité, ou dirigeant, pourrait être amené à « outrepasser » le système de contrôle interne pour de nombreuses raisons : accroître fictivement le chiffre d’affaires et ainsi dissimuler une baisse non anticipée de parts de marché, augmenter artificiellement le résultat en vue d’atteindre un budget irréaliste, rehausser la valeur d’une société en prévision de sa cession ou d’une émission publique d’actions, sous-estimer les prévisions de chiffre d’affaires ou de résultat dans le but d’augmenter une prime liée aux performances, dissimuler une situation qui entraînerait le remboursement immédiat des emprunts si elle était connue, ou masquer la non-conformité aux obligations légales. De telles pratiques peuvent se traduire par des déclarations faussées aux banquiers, aux avocats, aux auditeurs et aux fournisseurs, ainsi par l’émission délibérée de faux documents tels que commandes d’achat ou factures de vente. COLLUSION : la collusion entre deux ou plusieurs personnes peut déjouer le système de contrôle interne. Des individus agissant collectivement pour perpétrer et dissimuler une action peuvent altérer les informations financières ou de gestion d’une manière qui ne puisse être détectée par le système de contrôle interne. Par exemple, une personne chargée d’une fonction de contrôle importante pourrait agir en collusion avec un client, un fournisseur ou un autre membre du personnel. Dans un autre cas, des responsables des ventes à plusieurs niveaux de la hiérarchie pourraient agir en collusion pour contourner des contrôles afin que les résultats affichés soient conformes au budget et aux objectifs sur lesquels seraient fondées des primes. RATIO COUT/BENEFICE : Les ressources ne sont jamais illimitées et les organisations doivent comparer les coûts et les avantages relatifs des contrôles avant de les mettre en place. Lorsque l’on cherche à apprécier l’opportunité d’un nouveau contrôle, il est nécessaire d’étudier non seulement le risque d’une défaillance et l’impact possible sur l’organisation, mais également les coûts associés à la mise en place de ce contrôle. Les coûts et les bénéfices attachés aux contrôles sont calculés à différents degrés de précision. Généralement, il est plus facile de traiter la question des coûts car dans beaucoup de cas ils peuvent être évalués de façon relativement précise. Tous les coûts directs découlant de la mise en place d’un contrôle sont pris en compte, ainsi que tous les coûts indirects lorsque ceux-ci peuvent être évalués en pratique. Certaines sociétés tiennent également compte du coût d’opportunité lié à l’utilisation des ressources. La difficulté consiste à trouver le bon équilibre. Des contrôles excessifs sont coûteux et vont à l’encontre du but recherché. Les clients qui passent des commandes par

80

Mémoire de fin d’études

ISCAE 2004-2005

téléphone ne toléreront pas d’être soumis à des procédures d’acceptation qui sont trop lourdes ou qui prennent trop de temps. Une banque qui demande à des clients ayant une situation financière saine d’apporter un nombre excessif de preuves de leur solvabilité avant de leur octroyer des prêts, ne verra pas son portefeuille de prêts se développer. Un juste équilibre est nécessaire dans un environnement hautement compétitif et, malgré les difficultés, des décisions fondées sur le rapport coût/bénéfice continueront d’être prises.

81

Mémoire de fin d’études

ISCAE 2004-2005

Pour des raisons confidentielles, je ne vais pas présenter dans ce mémoire les annexes du rapport d’audit interne que j’ai adressés au Directeur Général à la fin de ma mission.

82

Mémoire de fin d’études

ISCAE 2004-2005

•

Cours de l’unité d’enseignement « Audit » ; Mr. Mohamed EL KHALIFA

•

« Théorie et pratique de l’audit interne » ; Jacques RENARD ; Les EDITIONS D’ORGANISATION

•

« Audit interne outil de compétitivité » ; DALLOZ

•

« La nouvelle pratique du contrôle interne » ; Coopers et Lybrand et l’IFACI (Institut Français des Auditeurs Consultants Internes) ; Les EDITIONS D’ORGANISATION

•

« Audit et contrôle interne : Principes, objectifs et pratiques » ; Lionel Collins et Gérard Valin

•

« Le contrôle de l’audit interne » ; DUSSAULX

•

« Audit et contrôle interne » ; LIONET

•

Le nouveau code de travail (les nouvelles dispositions légales concernant la rémunération du personnel).

•

Les procédures de gestion du personnel du domaine de DOUIET

•

Les imprimés de gestion du personnel du domaine de DOUIET

83

La rédaction de ce mémoire m’a permise de rencontrer des gens nouveaux, qui m’ont apportée beaucoup d’aide et de soutien dans mes recherches et que je souhaite aujourd’hui remercier. Tout d’abord, je saisis cette opportunité afin d’exprimer ma profonde gratitude au directeur général, pour m’avoir autorisée à effectuer mon stage de fin d’études au sein de cette honorable entreprise, et d’avoir veillé à ce que la mission relative à l’audit de la paie du personnel se déroule dans de bonnes conditions. Je tiens également à adresser des remerciements sincères au responsable de la cellule système d’information pour l’assistance et les conseils judicieux et enrichissants qu’elle m’a prodiguée. Mes remerciements vont également à l’ensemble du personnel de l’entreprise qui n’a hésité à aucun moment de me consacrer une part de leur temps, ce qui m’a aidée considérablement à la rédaction de mon mémoire. Je tiens aussi à remercier Monsieur Khalid Mountassir, mon professeur d’Enseignement supérieur à l’ISCAE, qui a bien voulu m’encadrer tout au long de mon travail et corriger mon mémoire. Enfin, j’exprime tous mes profonds respects et ma grande reconnaissance à mes professeurs de l’ISCAE pour leurs orientations qui m’ont été d’un grand apport, espérant que ce mémoire serait à la hauteur des efforts déployés en vue de sa réalisation.

Avant propos : Justification d’une part du choix de l’établissement d’accueil et du thème quant à l’option poursuivie à l’ISCAE.

Introduction: -

Problématique à traiter et présentation du plan général.

-

Présentation de l'entreprise.

Partie préliminaire: Contrôle interne (fondement et méthodologie). Définition du contrôle interne. Les normes du contrôle interne. Les objectifs du contrôle interne et conditions de son existence. Les dispositifs du contrôle interne. Les moyens et les outils. La méthode.

Première partie: Diagnostic de la fonction Paie-Personnel. Chapitre1: Prise de connaissance des procédures. Section 1: Description détaillée du dispositif interne du circuit PAIE. 1- l’observation physique. 2- Le questionnaire de prise de connaissance. 3- La narration. Section 2: Etablissement du diagramme de circulation. 1- Définition du diagramme. 2- Avantages et inconvénients. 3- Elaboration d’un diagramme horizontal de circulation. Section 3: Vérification de l'existant. 1- Définition et objectif. 2- Application du test de conformité.

Chapitre 2: Evaluation du contrôle interne. Section1: Etablissement d'un questionnaire d'évaluation. 1- Les cinq questions : Qui ? Quoi ? Où? Quand ? Comment ? 2- Le questionnaire d’évaluation de la fonction Paie du Personnel.

Section2: Elaboration de la grille d'analyse des tâches. 1- Structure de la grille. 2- Application de la grille. Section3:Identification des forces et des faiblesses. 1- Les points forts du système. 2- Les points faibles du système. Section4:Contrôle de l'application permanente des procédures.

Deuxième partie: En guise de recommandations pour améliorer le système actuel. Chapitre1: Proposition d'améliorations à apporter au système Chapitre2: Réponses des audités aux recommandations proposées Chapitre3 : Plan d’action Conclusion générale : Les limites du contrôle interne. Annexes.