Curso Introductorio PMBOK - Gloria [Modo de Compatibilidad]
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AUDITORÍA DE BUENAS PRÁCTICAS DE GESTIÓN DE PROYECTOS
CURSO INTRODUCTORIO AL PMBOK
26 de Enero del 2010 Arequipa - PERU
GESTIÓN ORGANIZACIONAL DE PROYECTOS, (OPM), Y LOS ESTÁNDARES DEL PMI® VISIÓN GENERAL
26 de Enero del 2010 Arequipa - PERU
Waldo Marmanillo©
1
La Problemática
Empresas de todo el mundo están perdiendo miles de millones en gastos en proyectos mal concebidos y , ó mal ejecutados.
Uno de los principales factores que contribuyen a este tipo de pérdida es una grave falta de alineamiento entre los proyectos y la estrategia corporativa. Resultante de: La falta de aplicación de las mejores prácticas de gestión de proyectos y gestión de portafolios.
3
La Problemática
Los resultados esperados por el negocio no fueron logrados por muchos proyectos.
Hay proyectos “exitosos” cuyos entregables nunca se utilizan.
Frecuentemente cuando se ejecutan múltiples proyectos en paralelo, no se optimiza el uso de todos los recursos.
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Waldo Marmanillo©
2
Gestión Organizacional de Proyectos (OPM)
Alineación Ali ió y gestión tió sistematica i t ti de proyectos, programas y portafolios, para alcanzar la estrategia organizacional.
El propósito del OPM es conectar la toma de decisiones basada en el valor estratégico con la entrega y logro de este valor. l
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Gestión Organizacional de Proyectos y Gobierno Organizacional VISION MISION ESTRATEGIA ORGANIZACIONAL Y
Relación entre los procesos estratégicos y operacionales en una organización
OBJETIVOS DEL NEGOCIO
OPERACIONES
PORTAFOLIO
•
Planificación
•
Planificación
•
Gestión
•
Gestión
GESTIÓN
DE OPERACIONES EN CURSO (Actividades recurrentes)
Producen valor
GESTIÓN DE PROGRAMAS y PROYECTOS autorizados (Actividades de proyectos)
Aumentan capacidad de producir valor
Recursos de la Organización
Waldo Marmanillo©
6
3
OPM alineado con la estrategia del negocio
PORTAFOLIOS, PROGRAMAS Y PROYECTOS 7
Una definición de negocio: gestión de portafolio, gestión de programas y proyectos
Portafolio : Representación de la estrategia
Identificar y gestionar el equilibrio correcto del trabajo para maximizar la consecución de los objetivos estratégicos.
Programas y Proyectos : Esfuerzos temporales
La entrega de los resultados de negocio que cumple con los objetivos de negocio
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Waldo Marmanillo©
4
Gestión de Portafolios Vs Gestión de Proyectos Seleccionar y entregar las inversiones correctas
Habilidad para identificar el valor potenciall del negocio
La gestión de portafolios permite a las organizaciones identificar y seleccionar las inversiones que maximicen el valor de negocio 100% 50% Valor perdido
Gestión de portafolios 66%
Gestión de proyectos t
50% Valor realizado Valor l realizado li d
0%
La gestión de proyectos ayuda a asegurar que las organizaciones puedan ofrecer con éxito las inversiones seleccionadas, y alcanzar el valor del negocio
75%
Habilidad para realizar el valor potencial del negocio
100%
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Gestión de Portafolios s
Gestión Organizacional de Proyectos (OPM)
Alineación con plan estratégico
Gestión de Programas Gestión de Proyectos
Selección y filtrado en etapas conceptuales
Ajustes al portafolio
Revisión y aprobación de la planificación
Entrega a producción
Ajustes al portafolio
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Gestión Organizacional de Proyectos (OPM)
La aplicación de conocimientos, conocimientos habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de la organización y de sus proyectos para lograr las metas de la misma.
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Estándares del PMI para OPM El PMI atiende el “antes, durante (entorno) y después” de los proyectos, no solo su ciclo de vida.
PMBOK® Guide - Fourth Edition The Standard for Program Management - Second Edition The Standard for Portfolio Management – Second Edition OPM3® - Second Edition 12
Waldo Marmanillo©
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OPM3
OPM3TM: Organizational Project Management Maturity Model
Estándar global del desempeño de las mejores prácticas en todos los dominios de la gestión organizacional de proyectos.
Modelo flexible para la evaluación y mejora continua.
Alineación de la estrategia y la ejecución - hacer los proyectos correctos en la forma correcta! Ayuda a entender el proceso de maduración de OPM 13
Ciclo del OPM3
Knowledge, Conceptos fundamentales, métodos, mejores prácticas y capacidades, uso del modelo
Assessment, Método para evaluar las mejores prácticas y las capacidades
Improvement, pasos para la mejora j organizacional g de OPM. Agregar nuevas capacidades a las mejores prácticas.
La esencia del OPM3 es armonizar el conocimiento, la medición y la mejora. 14
Waldo Marmanillo©
7
Niveles de Madurez del OPM3
Identificar problemas en procesos e implementar mejoras continuas Desarrollar e implementar sistemas que permitan mantener estable el proceso de control Medir estándares de performance y características críticas de los procesos Desarrollar procesos comunes y supervisar el cumplimiento
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Framework OPM3
OPM
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Waldo Marmanillo©
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Visión Integral de la Estrategia del Negocio, OPM y OPM3
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AUDITORÍA DE BUENAS PRÁCTICAS DE GESTIÓN DE PROYECTOS
CURSO INTRODUCTORIO AL PMBOK
26 de Enero del 2010 Arequipa - PERU
Waldo Marmanillo©
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CONTENIDO
1 MARCO CONCEPTUAL 1. 2. GRUPOS DE PROCESOS 3. AREAS DE CONOCIMIENTO
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CONTENIDO
Marco Conceptual de la Gestión de Proyectos Introducción a la Dirección de Proyectos Ciclo de Vida del Proyecto y Organización
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Waldo Marmanillo©
10
¿QUÉ ES UN PROYECTO?
Es un esfuerzo temporal llevado a cabo para crear un producto, servicio o resultado único. p
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¿QUÉ ES LA GESTION DE PROYECTOS?
Es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto con el fin de satisfacer los requisitos (requerimientos) del proyecto. proyecto
Se logra mediante la aplicación e integración de los 42 procesos de gestión de proyectos agrupados en los siguientes 05 grupos de procesos: inicio, planificación, ejecución, Seguimiento y control, y cierre.
El (la) Director (a) del Proyecto es la persona responsable de alcanzar los objetivos del proyecto.
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Waldo Marmanillo©
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¿QUÉ ES LA GESTION DE PROYECTOS? PROCESOS
Conjunto de acciones o serie de pasos para obtener un resultado partiendo de una situación determinada: Herramientas y Técnicas
Proceso Entradas
Salidas (ENTREGABLES)
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PROPÓSITO DE LA GUÍA DEL PMBOK
La creciente aceptación de la gestión de proyectos indica que la aplicación de conocimientos, procesos, habilidades, herramientas y técnicas adecuados puede tener un impacto considerable en el éxito de un proyecto. proyecto
La Guía del PMBOK® identifica ese subconjunto de fundamentos de la gestión de proyectos generalmente reconocido como buenas prácticas.
El Project Management Institute (PMI) considera la norma como una referencia fundamental en el ámbito de la dirección de proyectos para sus certificaciones y programas de desarrollo profesional.
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Waldo Marmanillo©
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PROPÓSITO DE LA GUÍA DEL PMBOK
“Generalmente reconocido” significa que los conocimientos y prácticas descritos se aplican a la mayoría de los proyectos, la mayor parte del tiempo, y que existe consenso sobre su valor y utilidad.
“Buenas prácticas” significa que se está de acuerdo, en general, en que la aplicación de estas habilidades, herramientas y técnicas puede aumentar las posibilidades de éxito de una amplia variedad de proyectos.
Buenas prácticas no significa que el conocimiento deba aplicarse siempre de la misma manera en todos los proyectos; la organización y/o el equipo de dirección del proyecto son responsables de establecer lo que es apropiado para un proyecto determinado.
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ESTRUCTURA DE LA GUÍA DEL PMBOK La Estructura de la Guía tiene 3 secciones: Sección I. El Marco de Referencia para la Gestión de Proyectos
El Capítulo C ít l 1, 1 Introducción, I t d ió El Capítulo 2, El Ciclo de Vida del Proyecto y la Organización.
Sección II, Norma (Estándar) para la Gestión de Proyectos de un Proyecto
Especifica todos los procesos requeridos para gerenciar un proyecto, y describe los Grupos de Procesos aplicables a cualquier proyecto.
Sección III,, Áreas de Conocimiento de la Gestión de Proyectos, y , Organiza los 42 procesos en nueve áreas de conocimiento.
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Waldo Marmanillo©
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CONTEXTO DE LA GESTIÓN DE PROYECTOS
En un contexto más amplio, la Gestión de Proyectos incluye: GESTIÓN DE PROGRAMAS, GESTIÓN DE PORTAFOLIOS y GESTIÓN DE PROYECTOS. También incluye el desarrollo de la OFICINA DE PROYECTOS (PMO) Con frecuencia hay una jerarquía: PLAN ESTRATÉGICO
PORTAFOLIO
PROGRAMA
PROYECTO
SUBPROYECTO
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CONTEXTO DE LA GESTIÓN DE PROYECTOS RELACIÓN DE PROGRAMAS, PORTAFOLIOS, SUBPROYECTOS
Portafolio
Portafolio
Programa
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Programa
Programa
Proyecto
Otros
Proyecto
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Waldo Marmanillo©
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CONTEXTO DE LA GESTIÓN DE PROYECTOS OFICINA DE GESTION DE PROYECTOS (OGP)
La OGP, o Project Management Office (PMO), es una unidad de la organización para centralizar y coordinar la dirección de proyectos a su cargo cargo.
La PMO supervisa la dirección de proyectos, programas o una combinación de ambos.
La PMO pone énfasis en la planificación coordinada, la priorización y ejecución de proyectos y subproyectos, vinculados con los objetivos de negocio generales de la organización.
Puede operar desde una función de apoyo para la gestión de proyectos en capacitación, políticas y procedimientos, estándares, software, hasta la dirección y responsabilidad directas para lograr los objetivos del proyecto.
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CONTEXTO DE LA GESTIÓN DE PROYECTOS NIVELES DE ORGANIZACIÓN DE LA OGP O PMO
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Waldo Marmanillo©
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CONTEXTO DE LA GESTIÓN DE PROYECTOS GESTION DE PROYECTOS Y GESTIÓN DE OPERACIONES
Las operaciones son una función de la organización que se efectúa permanentemente, con actividades que generan un mismo producto o proveen un servicio. Por ejemplo: operaciones de producción, operaciones de fabricación y operaciones de contabilidad.
A diferencia de la naturaleza permanente de las operaciones, los proyectos son esfuerzos temporales.
Los proyectos requieren de la gestión de proyectos, mientras que las operaciones necesitan la gestión de procesos de negocio o la gestión de operaciones.
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CONTENIDO
Marco Conceptual de la Gestión de Proyectos Introducción a la Dirección de Proyectos Ciclo de Vida del Proyecto y Organización
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EL CICLO DE VIDA DEL PROYECTO
FASES: FASES las diferentes partes en que se divide un proyecto
CONCEPTO Y DEFINICIÓN DISEÑO
CONSTRUCCIÓN
IMPLEMENTACIÓN MONITOREO
FASE INICIAL
FASES INTERMEDIAS
FASE FINAL
Permiten mejorar el planeamiento, ejecución y control 33
EL CICLO DE VIDA DEL PROYECTO CARACTERÍSTICAS DE LAS FASES
Cada fase implica la conclusión y la aprobación de uno o más productos entregables. Un producto entregable es un producto de trabajo que se puede medir y verificar, tal como un informe, un documento de diseño detallado o un prototipo de trabajo. Algunos entregables corresponden al proceso de gestión de proyectos, otros son productos finales para los cuales se creo el proyecto. Las fases se pueden dividir en subfases en función del tamaño, complejidad, nivel de riesgo y restricciones del flujo de caja. La mayoría de los productos de las subfases se relacionan con el de la fase principal, y ésta normalmente lleva el nombre del producto: requerimientos, diseño, construcción, prueba, etc. Concluyen con la revisión del trabajo logrado y entregables.
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INTERESADOS EN EL PROYECTO (STAKEHOLDERS) Stakeholders del proyecto
Gestor del Portafolio
Otros stakeholders
Gerencia de operaciones
Gerentes financieros
Sponsor
Equipo del proyecto
Gestor del Programa
Equipo de gestión del proyecto
Gestor del Proyecto
Oficina de gestión de proyectos
Vendedores / Socios de negocio
Otros miembros del equipo del proyecto Clientes / Usuarios
El Proyecto
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INFLUENCIAS ORGANIZACIONALES ACTIVOS DE PROCESOS DE LA ORGANIZACIÓN Abarcan alguno o todos los activos relativos a procesos que pueden usarse para influir en el éxito del proyecto. Estos activos de procesos incluyen planes, políticas, procedimientos y lineamientos, ya sean formales o informales. Los activos de procesos también abarcan las bases de conocimiento de la organización, como las lecciones aprendidas y la información histórica. Los activos de los p procesos de la organización g p pueden agruparse g p en dos categorías: Procesos y procedimientos Base corporativa de conocimiento
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INFLUENCIAS ORGANIZACIONALES SISTEMA DE GESTION DE PROYECTOS
HERRAMIENTAS TÉCNICAS METODOLOGÍAS RECURSOS PROCEDIMIENTOS
El Plan de Gestión de Proyectos describe como se va a usar.
Su contenido variará según el área de aplicación, influencia de la organización, complejidad del proyecto, y disponibilidad de sistemas existentes.
Es un grupo de procesos y sus funciones de control relacionadas que se consolidan y combinan en un t d funcional todo f i l y unificado. ifi d
Si existe PMO será responsable de su gestión asegurando continuidad y consistencia en su uso.
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CONTENIDO
1 MARCO CONCEPTUAL 1. 2. GRUPOS DE PROCESOS 3. AREAS DE CONOCIMIENTO
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PROCESOS DE GESTIÓN DE PROYECTOS
La Gestión de Proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto con el fin de cumplir con los requerimientos del mismo.
La dirección se logra mediante la ejecución de procesos que reciben entradas y generan salidas.
Para que un proyecto tenga éxito, el equipo del proyecto deberá:
Seleccionar los procesos adecuados requeridos para alcanzar los objetivos del proyecto. Cumplir con los requerimientos para satisfacer las necesidades, deseos y expectativas de los stakeholders. Equilibrar alcances, tiempos, costos, calidad, recursos y riesgos.
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PROCESOS DE GESTIÓN DE PROYECTOS
Un proceso es un conjunto de acciones y actividades interrelacionadas que se llevan a cabo para alcanzar un conjunto previamente especificado de productos, productos servicios o resultados.
El equipo del proyecto es quien está a cargo de ejecutar los procesos, que pertenecen a 2 categorías:
Herramientas, Técnicas
Proceso Entradas
Salidas (ENTREGABLES)
Procesos de P d la l gestión tió de d proyectos t Procesos orientados al producto
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PROCESOS DE GESTIÓN DE PROYECTOS
EL PMBOK describe la naturaleza de los procesos de la gestión de proyectos en términos de su integración, las interacciones entre ellos, y el propósito a que cada uno sirve. Estos procesos se dividen en cinco grupos, definidos como los Grupos d Procesos de P d la de l Gestión G tió de d Proyectos: P t
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PROCESOS DE GESTIÓN DE PROYECTOS Iniciador o sponsor del proyecto
•Enunciado del trabajo del proyecto •Caso de negocio •Contrato
Grupo de procesos de iniciación
•Registro de stakeholders •Estrategia de gestión de stakeholders
• Activos de procesos de la organización • Factores ambientales de la empresa
• Project charter
Grupo de procesos de Planificación
Empresa / organización
Documentos del proyecto
•Plan de gestión del proyecto
• Decisión de hacer o comprar • Criterios de selección de proveedor
•Calendario de recursos
•Requerimientos
Grupo de procesos de Ejecución
Cli t Cliente •Propuesta de venta
•Adjudicación del contrato de adquisición
Vendedores
• Producto final, servicio o resultado
Waldo Marmanillo©
•Documentación de adquisiciones
Grupo de procesos de monitoreo y control
• Solicitudes de cambio aprobadas • Mediciones de control de calidad • Informes de rendimiento
• Entregables • Solicitudes de cambio • Información del rendimiento del trabajo • Vendedores seleccionados
Grupo de procesos de cierre
• Entregables aceptados • Documentación de adquisiciones
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CORRESPONDENCIA DE PROCESOS DE GESTIÓN DE PROYECTOS
1 PROCESO
1 PROCESO
1 PROCESO
1 PROCESO
2 PROCESOS
3 PROCESOS
2 PROCESOS
5 PROCESOS
1 PROCESO
2 PROCESOS
1 PROCESO
1 PROCESO
1 PROCESO
1 PROCESO
3 PROCESOS
1 PROCESO
2 PROCESO
5 PROCESOS 1 PROCESO
1 PROCESO
1 PROCESO
1 PROCESO
1 PROCESO 1 PROCESO
1 PROCESO
1 PROCESO
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PROCESOS DE GESTIÓN DE PROYECTOS GRUPO DE PROCESOS DE INICIACION
Gestión de integración del Proyecto 4.1 Desarrollar el 4.1 Desarrollar acta de el Acta de constitución del Constitución del proyecto Proyecto
Gestión de las comunicaciones del Proyecto 10.1 Identificar 10.1 Identificar a los Interesados a los stakeholders
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Waldo Marmanillo©
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Gestión de tiempos del Proyecto
Gestión del alcance del Proyecto
GRUPO DE PROCESOS DE PLANIFICACIÓN
6.1 Definir actividades
6.3 Estimar recursos de actividades
6.3 Secuenciar actividades
6.4 Estimar duración de actividades
5.1 Recolectar requerimientos
5.2 Definir el alcance
Gestión de costos del Proyecto 7.1 Estimar costos
6.5 Desarrollar cronograma del proyecto 7.2 Determinar presupuesto
5.3 Crear WBS
Gestión de adquisiciones del Proyecto
Gestión de integración del proyecto 4.2 Desarrollar Plan de gestión del proyecto
5.3 Crear WBS
Gestión de calidad del Proyecto 8.1 Planificar la calidad
Gestión de recursos humanos del Proyecto Gestión de riesgos del Proyecto 11.1 Planificar la gestión de riesgos
11.3 Realizar análisis cualitativo de riesgos
11.2 Identificar riesgos
11.4 Realizar análisis cuantitativo de riesgos
Gestión de comunicaciones del Proyecto
9.1 Desarrollar plan de recursos humanos
10.5 Planificar las comunicaciones
11.5 Planificar la respuesta a los riesgos
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PROCESOS DE GESTIÓN DE PROYECTOS GRUPO DE PROCESOS DE EJECUCION
Gestión de los recursos humanos del Proyecto 9.2 Adquirir el equipo del proyecto
Gestión de la calidad del Proyecto
9.3 Desarrollar el equipo del proyecto
8.2 Realizar aseguramiento de la calidad
9.4 Gestionar el equipo del proyecto
Gestión de integración del Proyecto 4.3 Dirigir y gestionar la ejecución del proyecto
Gestión de las adquisiciones del Proyecto 12.2 Conducir adquisiciones
Waldo Marmanillo©
Gestión de las comunicaciones del Proyecto 10.3 Distribuir información
104 Gestionar las expectativas de los stakeholders
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PROCESOS DE GESTIÓN DE PROYECTOS GRUPOS DE PROCESOS DE SEGUIMIENTO Y CONTROL Gestión de alcance del Proyecto 5.4 Verificar el alcance
Gestión de tiempos del Proyecto 6.6 Controlar cronograma
5.5 Controlar el alcance
Gestión de adquisiciones del Proyecto 12.3 Gestionar adquisiciones
Gestión de costos del Proyecto 7.3 Controlar costos
Gestión de integración del Proyecto 4.4 Monitorear y controlar el trabajo del proyecto
45 4.5 Realizar control integrado de cambios
Gestión de calidad del Proyecto 8.3 Realizar control de calidad
Gestión de riesgos del Proyecto
Gestión de comunicaciones del Proyecto
11.6 Monitorear y controlar riesgos
10.5 Informar el rendimiento
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PROCESOS DE GESTIÓN DE PROYECTOS GRUPOS DE PROCESOS DE CIERRE
Gestión de la Integración del Proyecto
4.6 Cerrar proyecto o fase
Gestión de las adquisiciones del proyecto 12.4 Cerrar adquisiciones
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Waldo Marmanillo©
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PROCESOS DE GESTIÓN DE PROYECTOS INTERACCIONES ENTRE GRUPOS DE PROCESOS
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CONTENIDO
1 MARCO CONCEPTUAL 1. 2. GRUPOS DE PROCESOS 3. AREAS DE CONOCIMIENTO
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Waldo Marmanillo©
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CORRESPONDENCIA DE PROCESOS DE GESTIÓN DE PROYECTOS
1 PROCESO
1 PROCESO
1 PROCESO
2 PROCESOS
3 PROCESOS
2 PROCESOS
5 PROCESOS
1 PROCESO
2 PROCESOS
1 PROCESO
1 PROCESO
1 PROCESO
1 PROCESO
3 PROCESOS
1 PROCESO
2 PROCESO
1 PROCESO
1 PROCESO
1 PROCESO
5 PROCESOS 1 PROCESO
1 PROCESO
1 PROCESO 1 PROCESO
1 PROCESO
1 PROCESO
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ÁREAS DE CONOCIMIENTO INTEGRACIÓN 1. Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto. 2. Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto. 3. Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto. 4. Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto. 5. Realizar el Control Integrado de Cambios. 6. Cerrar Proyecto o Fase.
COSTOS 1. Estimar los Costos. 2. Determinar el Presupuesto. 3. Controlar los Costos.
COMUNICACIONES 1. 2. 3. 4.
Identificar a los Interesados. Planificar las Comunicaciones. Distribuir la Información. Gestionar las Expectativas de los Interesados. 5. Informar el Desempeño.
ALCANCE 1. 2. 3. 4. 5.
Recopilar Requisitos. Definir el Alcance. Crear WBS ( EDT). Verificar el Alcance. Controlar el Alcance.
TIEMPO 1. Definir las Actividades. 2. Secuenciar las Actividades. 3. Estimar los Recursos de las Actividades. 4. Estimar la Duración de las Actividades. 5. Desarrollar el Cronograma. g 6. Controlar el Cronograma.
CALIDAD 1. Planificar la Calidad. 2. Realizar el Aseguramiento de Calidad. 3. Realizar el Control de Calidad.
R.R. H.H. 1. Desarrollar el Plan de Recursos Humanos. 2. Adquirir el Equipo del Proyecto. 3. Desarrollar el Equipo del Proyecto. 4. Dirigir el Equipo del Proyecto.
RIESGO 1. Planificar la Gestión de Riesgos. 2. Identificar los Riesgos. 3. Realizar el Análisis Cualitativo de Riesgos. 4. Realizar el Análisis Cuantitativo de Riesgos. 5. Planificar la Respuesta a los Riesgos. 6. Monitorear y Controlar los Riesgos.
PROCURA 1. 2. 3. 4.
Planificar las Adquisiciones. Efectuar las Adquisiciones. Administrar las Adquisiciones. Cerrar las Adquisiciones.
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Waldo Marmanillo©
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ÁREAS DE CONOCIMIENTO Gestión de Proyectos
4. Gestión de la Integración del Proyecto
5. Gestión del alcance del Proyecto
6. Gestión del tiempo del Proyecto
7. Gestión de los costos del Proyecto
8. Gestión de la Calidad del Proyecto
9. Gestión de los Recursos Humanos y del Proyecto
10. Gestión de las Comunicaciones del Proyecto
11. Gestión de los Riesgos del Proyecto
12. Gestión de las Adquisiciones del Proyecto
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PROCESOS DE GESTION DE PROYECTO POR GRUPOS DE PROCESOS Y AREAS DE CONOCIMIENTO
UN PROCESO
UN PROCESO
UN PROCESO
DOS PROCESOS OC SOS
UN PROCESO
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Waldo Marmanillo©
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PROCESOS Gestión de la Integración
4.1 Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto
4.2 Desarrollar el Plan de gestión del Proyecto
4.4 Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto
4.5 Realizar el Control Integrado de Cambios
4.3 Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto
4.6 Cerrar Proyecto o Fase F
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DESARROLLAR EL ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO (Project Charter)
Documento que autoriza formalmente el proyecto o una fase, documenta los requisitos iniciales y confiere autoridad al jefe de proyecto.
Establece una relación de cooperación entre la organización ejecutante y la organización solicitante.
Un iniciador o patrocinador, externo a la organización del proyecto, a un nivel apropiado para la financiación del proyecto, elabora el acta de constitución del proyecto o delegará esta tarea al director del proyecto.
En proyectos de múltiples fases, fases este proceso valida las decisiones tomadas en la constitución original, y si es necesario autoriza la siguiente fase y actualiza el acta.
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Waldo Marmanillo©
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Diagrama de Flujo de Datos del proceso Desarrollar El Acta de Constitución
Iniciador / Sponsor del Proyecto •Contrato •Enunciado del trabajo del proyecto •Caso de negocio
Gestión de la Integración del Proyecto 5.1 Recolectar requerimientos
4.1 Desarrollar el acta de constitución del proyecto •Activos de los procesos de la organización •Factores ambientales de la empresa
Acta de constitución del proyecto
42 4.2 Desarrollar plan de gestión del proyecto
Empresa / organización
5.2 Definir el alcance
10.1 Identificar stakeholders
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DESARROLLAR EL ACTA DE CONSTITUCIÓN Entradas, Herramientas & Técnicas, y Salidas
ENTRADAS
SALIDAS
Enunciado del trabajo del proyecto (SOW) Caso de negocio
PROCESO
Factores ambientales de la empresa
Acta de constitución del proyecto (Project charter)
Contrato Activos de los procesos de la organización
HERRAMIENTAS Y TECNICAS Juicio experto
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Waldo Marmanillo©
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DESARROLLAR EL ACTA DE CONSTITUCIÓN ACTIVOS DE LOS PROCESOS DE LA ORGANIZACION ENTRADAS
PROCESO
Todos que se usan para ejercer influencia T d los l activos ti j i fl i sobre b ell éxito é it del d l proyecto pueden extraerse de los activos de los procesos. Los procesos organizacionales estándar, las políticas y las definiciones de procesos normalizadas que se utilizan en la organización Las plantillas (Ej.: plantilla del acta de constitución del proyecto) La información histórica y la base de conocimientos de lecciones aprendidas Los activos también representan el aprendizaje y los conocimientos de las organizaciones adquiridos en proyectos anteriores, por ej. Cronogramas, datos sobre riesgos, rendimientos etc.. Estos activos pueden estar organizados según el tipo de industria, organización o área de aplicación.
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PROCESOS Gestión de la Integración
4.1 Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto
4.2 Desarrollar el Plan de gestión del Proyecto
4.4 Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto
4.5 Realizar el Control Integrado de Cambios
4.3 Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto
4.6 Cerrar Proyecto o Fase F
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Waldo Marmanillo©
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Diagrama de Flujo de Datos del proceso Desar. Plan de Gestion del Proy.
5.2 Definir el alcance
Gestión de la Integración del Proyecto
•Declaración del alcance del proyecto
4.1 Desarrollar el acta de constitución del proyecto
•Línea base del alcance
5.3 Crear WBS
•Acta A t d de constit. tit del d l proyecto t
4.2 Desarrollar Plan de gestión del proyecto
•Activos de los procesos organizacionales • Factores ambientales de la empresa
•Plan de gestión del proyecto
Empresa / organización
4.3 Dirigir y gestionar la ejecución del proyecto
•Documentación de requerimientos • Plan de gestión de requermientos
5.1 Recolectar requerimientos 7.2 Determinar presupuesto
4.4 Monitorear y controlar el trabajo del proyecto
• Línea base de rendimiento del costo
4.5 Realizar control integrado de cambios
•Línea base del cronograma
6.5 Desarrollar cronograma
• Actualizaciones del Plan de gestión del proyecto
5.4 Verificar el alcance 5.5 Controlar C t l ell alcance 6.6 Controlar el cronograma 7.3 Controlar el costo 8.2 Realizar aseguramiento de la calidad 8.3 Realizar control de la calidad
4.6 Cerrar proyecto o fase
Diagrama de Flujo de Datos del proceso Desar. Plan de Gestion del Proy. Gestión de la Integración del Proyecto
8.1 Planificar la calidad
5.5 Controlar el alcance
•Plan de gestión de la calidad •Plan de mejoramiento d procesos de
9.1 Desarrollar plan de recursos humanos
10.2 Planificar las comunicaciones
12.1 Planificar las adquisiciones
• Plan de gestión de recursos humanos
•Plan de gestión del proyecto
•Plan de gestión de adquisiciones
6.6 Controlar el cronograma 7.3 Controlar el costo 8.2 Realizar aseguramiento de la calidad
•Plan de gestión de riesgos
8.3 Realizar control de la calidad • Actualizaciones del Plan de gestión del proyecto
• Actualizaciones del Plan de gestión del proyecto
10.5 Informar el rendimiento
Waldo Marmanillo©
4.2 Desarrollar Plan de gestión del proyecto
•Plan de gestión de las comunicaciones
11.1 Planificar la gestión de riesgos
5.4 Verificar el alcance
11.6 Monitorear y controlar los riesgos
12.1 Conducir adquisiciones
12.3 Administrar adquisiciones
12.4 Cerrar adquisiciones
31
PROCESOS Gestión de la Integración
4.1 Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto
4.2 Desarrollar el Plan de gestión del Proyecto
4.3 Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto
4.4 Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto
4.5 Realizar el Control Integrado de Cambios
4.6 Cerrar Proyecto o Fase F
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Diagrama de Flujo de Datos del Proceso Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto Gestión de la Integración del Proyecto
Empresa / Organización
• Activos de los procesos de la organización • Factores ambientales de la empresa
4.2 Desarrollar plan de gestión del g proyecto
• Solicitudes de cambio aprobadas
•Actualizaciones del Plan de gestión del proyecto
•Plan de gestión del proyecto
4.5 Realizar el control integrado de cambios
4.3 Dirigir y gestionar la ejecución del proyecto
Documentos del proyecto
• Solicit. de cambio • Actualizac. a los docum. del proy.
8.3 Realizar control de calidad • Entregables
10.5 Informar rendimiento •Información de rendimiento del t b j trabajo
11.6 Monitorear y controlar los riesgos
5.5 Controlar el alcance
6.6 Controlar el cronograma
7.3 Controlar los costos
8.2 Realizar aseguramiento de la calidad
12.3 Administrar adquisiciones
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Waldo Marmanillo©
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PROCESOS Gestión de la Integración
4.1 Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto
4.2 Desarrollar el Plan de gestión del Proyecto
4.3 Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto
4.4 Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto
4.5 Realizar el Control Integrado de Cambios
4.6 Cerrar Proyecto o Fase F
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Diagrama de Flujo de Datos del Proceso Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto Gestión de la Integración del Proyecto
10.5 Informar el desempeño • Informes de rendimiento
•Plan de gestión del proyecto
• Activos de los procesos de la organización • Factores ambientales de la empresa •Actualización a los activos de los procesos de la organización
Empresa / Organización
42 4.2 Desarrollar plan de gestión del proyecto •Actualizaciones del Plan de gestión del proyecto
4.6 Monitorear y controlar el trabajo del proyecto
• Actualizaciones a los documentos del proyecto
Documentos del proyecto
• Solicitudes de cambio
4.5 Realizar el control de cambios integrados
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PROCESOS Gestión de la Integración
4.1 Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto
4.2 Desarrollar el Plan de gestión del Proyecto
4.4 Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto
4.5 Realizar el Control Integrado de Cambios
4.3 Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto
4.6 Cerrar Proyecto o Fase F
67
Diagrama de Flujo de Datos del proceso Realiz. Control Integ. Cambios
5.4 Verificar el alcance
5.5 Controlar el alcance
Gestión de la Integración del Proyecto 4.4 M i Monitorear y controlar el trabajo del proyecto
4.2 Desarrollar D ll Plan Pl de d gestión del proyecto •Plan de gestión del proyecto
6.6 Controlar el cronograma 7.3 Controlar el costo 8.2 Realizar aseguramiento de la calidad 8.3 Realizar control de la calidad
Waldo Marmanillo©
•Solicitudes de cambio
4.5 Realizar Control Integrado de Cambios
•Información de rendimiento del trabajo
4.3 Dirigir y gestionar la ejecución del proyecto
• Actualizaciones del Plan de gestión del proyecto
Documentos del proyecto • Actualizaciones de los documentos del proyecto
•Actualizaciones del estado de las solicitudes li it d de d cambio bi
12.3 Administrar adquisiciones
8.3 Realizar control de la calidad
34
Diagrama de Flujo de Datos del proceso Realiz. Control Integ. Cambios 9.4 Gestionar el equipo del proyecto 10.4 Gestionar las expectativas de los stakeholders 10.5 Informar el rendimiento 11.6 Monitorear y controlar riesgos 12.1 Planificar las adquisiciones
Gestión de la Integración del Proyecto 4.4 Monitorear M i y controlar el trabajo del proyecto
4.2 Desarrollar D ll Plan Pl de d gestión del proyecto •Plan de gestión del proyecto
4.5 Realizar Control Integrado de Cambios
•Solicitudes de cambio
•Información de rendimiento del trabajo
4.3 Dirigir y gestionar la ejecución del proyecto
Documentos del proyecto • Actualizaciones de los documentos del proyecto
•Actualizaciones del estado de las solicitudes li it d de d cambio bi
12.2 Conducir adquisiciones 12.3 Administrar adquisiciones
• Actualizaciones del Plan de gestión del proyecto
12.3 Administrar adquisiciones
8.3 Realizar control de la calidad
Empresa / organización
PROCESOS Gestión de la Integración
4.1 Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto
4.2 Desarrollar el Plan de gestión del Proyecto
4.4 Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto
4.5 Realizar el Control Integrado de Cambios
4.3 Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto
4.6 Cerrar Proyecto o Fase F
70
Waldo Marmanillo©
35
Diagrama de Flujo de Datos del Proceso Cerrar Proyecto o Fase.
Gestión de la Integración del Proyecto
4.2 Desarrollar plan de gestión del proyecto
5.4 Verificar alcance •Entregables aceptados
•Plan de gestión del proyecto
• Activos de los procesos de la organización •Actualización A t li ió a los l activos de los procesos de la organización
4.6 Cerrar proyecto o fase
Cliente •Transición del producto d t final, fi l servicio o resultado
Organización
71
AREAS DE CONOCIMIENTO Gestión de Proyectos
4. Gestión de la Integración del Proyecto
5. Gestión del Alcance del Proyecto
6. Gestión del tiempo del Proyecto
7. Gestión de los costos del Proyecto
8. Gestión de la Calidad del Proyecto
9. Gestión de los Recursos Humanos y del Proyecto
10. Gestión de las Comunicaciones del Proyecto
11. Gestión de los Riesgos del Proyecto
12. Gestión de las Adquisiciones del Proyecto
72
Waldo Marmanillo©
36
PROCESOS DE GESTION DE PROYECTO POR GRUPOS DE PROCESOS Y AREAS DE CONOCIMIENTO
TRES PROCESOS
DOS PROCESOS
73
PROCESOS Gestión del Alcance
5.1 Recopilar requisitos
5.4 Verificar el Alcance
5.2 Definir el Alcance
5.3 Crear la EDT
5.5 Controlar el Alcance
74
Waldo Marmanillo©
37
Diagrama de Flujo de Datos del Proceso Recopilar requisitos
4.1 Desarrollar el acta de constitución del proyecto
Gestión del alcance del Proyecto
• plan de gestión de requerimientos
•Acta de constit. del proyecto
• Documentación de requerimientos
5.1 Recopilar requerimientos
• Registro de stakeholders
• Documentación de requerimientos
10.1 Identificar Stakeholders
4.2 Desarrollar Plan de gestión del proyecto
• Documentación de requerimientos
5.2 Definir el alcance
5.4 Verificar el alcance
5.3 Crear el EDT
5.5 Controlar el alcance
12.1 Planificar adquisiciones
• Matriz de rastreabilidad de requerimientos
PROCESOS Gestión del Alcance
5.1 Recopilar requisitos
5.4 Verificar el Alcance
5.2 Definir el Alcance
5.3 Crear la EDT
5.5 Controlar el Alcance
76
Waldo Marmanillo©
38
Diagrama de Flujo de Datos del Proceso Definir el alcance Gestión del alcance del Proyecto
4.1 Desarrollar el acta de constitución del proyecto
•Acta de constit. del proyecto • Activos de los procesos de la organización
Empresa / organización
Documentos del proyecto
5.1 Recopilar requerimientos
4.2 Desarrollar Plan de gestión del proyecto
• Documentación de requerimientos • Actualizac. a los docum. del proy.
5.2 Definir el alcance
5.3 Crear el EDT
• Declaración del alcance del proyecto
6.2 Secuenciar actividades 6.4 Estimar Duración de actividades 6.5 Desarrollar cronograma
11.3 Realizar Análisis de Riesgo cualitativo
11.1 Planificar la gestión de riesgos
PROCESOS Gestión del Alcance
5.1 Recopilar requisitos
5.4 Verificar el Alcance
5.2 Definir el Alcance
5.3 Crear la EDT
5.5 Controlar el Alcance
78
Waldo Marmanillo©
39
CREAR LA EDT (WBS)
PROCESO TECNICAS Y HERRAMIENTAS
DESCOMPOSICIÓN
79
CREAR LA EDT (WBS) DESCOMPOSICIÓN. PROCESO HERRAMIENTAS Y TECNICAS
La estructura de la EDT puede crearse de diferentes maneras, tales como: Usando las fases del ciclo de vida del proyecto como primer nivel de descomposición, con los entregables del producto y del proyecto insertados en el segundo nivel Usando los entregables principales como primer nivel de d descomposición, i ió Usando subproyectos que pueden ser ejecutados por organizaciones externas al equipo del proyecto, como trabajo contratado.
80
Waldo Marmanillo©
40
CREAR LA EDT (WBS)
PROCESO TECNICAS Y HERRAMIENTAS
Estructura organizada por entregables
81
PROCESOS Gestión del Alcance
5.1 Recopilar requisitos
5.4 Verificar el Alcance
5.2 Definir el Alcance
5.3 Crear la EDT
5.5 Controlar el Alcance
82
Waldo Marmanillo©
41
Diagrama de Flujo de Datos del Proceso Verificar el Alcance
Gestión de alcance del Proyecto 5.1 Recopilar requerimientos 4.2 Desarrollar el plan de gestión del proyecto 4.3 Dirigir y gestionar la ejecución ejec ción del proyecto
•Línea base del alcance
• Entregables validados
•Documentación de requerimientos • Matriz de rastreabilidad de requerimientos
•Solicitudes de cambio
5.4 Verificar el alcance l
• Entregables aceptados
• Actualizaciones de los documentos del proyecto
4.5 Realizar el control de cambios integrados 4.6 Cerrar proyecto o fase
Documentos del proyecto
83
PROCESOS Gestión del Alcance
5.1 Recopilar requisitos
5.4 Verificar el Alcance
5.2 Definir el Alcance
5.3 Crear la EDT
5.5 Controlar el Alcance
84
Waldo Marmanillo©
42
Diagrama de Flujo de Datos del Proceso Controlar el Alcance
Gestión de alcance del Proyecto
4.2 Desarrollar el p plan de gestión g del proyecto
5.1 Recopilar requerimientos
•Plan de gestión del proyecto
4.3 Dirigir y gestionar la ejecución del proyecto
• Actualizaciones del Plan de gestión del proyecto
• Actualizaciones de los documentos del proyecto
•Documentación de requerimientos • Matriz de rastreabilidad de requerimientos
• Información de rendimiento del trabajo
• Activos de los procesos p ocesos de la a organización
•Actualización A t li ió a los l activos de los procesos de la organización
5.5 Controlar el alcance
Documentos del proyecto
4.5 Realizar el control de cambios integrados
•Solicitudes de cambio
•Mediciones del rendimiento del trabajo
Empresa / Organización
10.5 Informar el rendimiento
85
AREAS DE CONOCIMIENTO Gestión de Proyectos
4. Gestión de la Integración del Proyecto
5. Gestión del Alcance del Proyecto
6. Gestión del Tiempo del Proyecto
7. Gestión de los Costos del Proyecto
8. Gestión de la Calidad del Proyecto
9. Gestión de los Recursos Humanos y del Proyecto
10. Gestión de las Comunicaciones del Proyecto
11. Gestión de los Riesgos del Proyecto
12. Gestión de las Adquisiciones del Proyecto
86
Waldo Marmanillo©
43
PROCESOS DE GESTION DE PROYECTO POR GRUPOS DE PROCESOS Y AREAS DE CONOCIMIENTO
CINCO PROCESOS
UN PROCESO
87
PROCESOS Gestión del Tiempo del Proyecto
6.1 Definir las Actividades
6.2 Secuenciar las Actividades
6.4 Estimar la duración de las actividades
6.5. Desarrollar el cronograma
6.3 Estimar los recursos de las actividades
6.6. Controlar el Cronograma
88
Waldo Marmanillo©
44
Diagrama de Flujo de Datos del Proceso Desarrollar el Cronograma
5.2 Definir el alcance
Gestión del Tiempo del Proyecto
•Declaración del alcance del proyecto
• Lista de actividades • Atributos de las actividades
9.2 Adquirir el equipo del proyecto
12.2 Conducir adquisiciones
Documentos del proyecto
6.3 Estimar recursos de las actividades
6.1 Definir actividades
4.2 Desarrollar plan de gestión del proyecto
• Requerimientos R i i t de d recursos de las actividades
6.4 Estimar duración de las actividades
6.2 Secuenciar actividades
•Línea base del cronograma
7.1 Estimar costos
• Estimaciones de la duración de las actividades
• Diagr. de redes del cronograma del proy.
7.2 Determinar presupuesto
• Data del cronograma • Calendarios de recursos
6.5 Desarrollar el cronograma
• Activos de los procesos de la organización • Factores ambientales de la Empresa
• Documentos del proyecto actualizados
12.1 Planificar adquisiciones
• Cronograma del proyecto
6.6 Controlar el cronograma
Empresa / Organización
8.1 Planificar la calidad
•Línea base del cronograma
89
Diagrama de Flujo de Datos del Proceso Controlar el Cronograma
Gestión del Tiempo del Proyecto 4.3 Dirigir y gestionar la ejecución del proyecto
4.2 Desarrollar el plan de gestión del proyecto
• Información de rendimiento del trabajo
6.5 Desarrollar cronograma
• Plan de gestión del proyecto
• Actualizaciones del Plan de gestión del proyecto
•Actualizaciones de los documentos del proyecto
• Cronograma del proyecto • Línea base del cronograma
6.6 Controlar el cronograma
10.5 Informar el rendimiento • Mediciones del rendimiento del trabajo •Solicitudes de cambio
• Activos de los procesos de la organización
Documentos del proyecto
4.5 Realizar el control de cambios integrados
Empresa / Organización • Actualizaciones de los activos de los procesos de la organización
90
Waldo Marmanillo©
45
AREAS DE CONOCIMIENTO Gestión de Proyectos
4. Gestión de la Integración del Proyecto
5. Gestión del alcance del Proyecto
6. Gestión del Tiempo del Proyecto
7. Gestión de los Costos del Proyecto
8. Gestión de la Calidad del Proyecto
9. Gestión de los Recursos Humanos y del Proyecto
10. Gestión de las Comunicaciones del Proyecto
11. Gestión de los Riesgos del Proyecto
12. Gestión de las Adquisiciones del Proyecto
91
PROCESOS DE GESTION DE PROYECTO POR GRUPOS DE PROCESOS Y AREAS DE CONOCIMIENTO
DOS PROCESOS
UN PROCESO
92
Waldo Marmanillo©
46
PROCESOS
7. Gestión de los Costos del Proyecto
7.1 Estimar los Costos
7.2 Determinar el presupuesto p p
7.3 Controlar los Costos
93
Diagrama de Flujo de Datos del Proceso Determinar el Presupuesto Gestión de Costos del Proyecto
5.3 Crear WBS 6.5 Desarrollar cronograma 9.2 Adquirir equipo del proyecto
7.1 Estimar costos
• Línea base del alcance
• Estimados de los costos de las actividades • Bases de las estimaciones • Actualizaciones de los documentos del proyecto
• Cronograma del proyecto
7.2 Determinar el Presupuesto • Calendario de recursos • Contratos • Requerimientos de financiamiento del proyecto
12 2 Conducir 12.2 adquisiciones
Empresa / Organización
• Línea base de performance de costos
• Activos de los procesos de la organización • Factores ambientales de la Empresa
7.3 Controlar costos
Documentos del proyecto
12.1 Planificar adquisiciones
8.1 Planificar la calidad lid d
4.2 Desarrollar el plan de gestión del proyecto
94
Waldo Marmanillo©
47
LINEA BASE DEL PROYECTO
EDT ALCANCE LÍNEA BASE
Lista de Actividades
CRONOGRAMA LÍNEA BASE
Recursos Costos
PRESUPUESTO LÍNEA BASE
LAS TRES LÍNEAS BASES ESTÁN INTEGRADAS SÓLIDAMENTE 95
CONTROLAR LOS COSTOS GESTIÓN DEL VALOR GANADO PROCESO HERRAMIENTAS Y TECNICAS
El valor ganado es un método que se utiliza comúnmente para la medición del desempeño.
Integra las mediciones del alcance del proyecto, costo y cronograma para ayudar al equipo de dirección del proyecto a evaluar y medir el desempeño y el avance del proyecto.
Compara el costo presupuestado del trabajo realizado (ganado)
Con el costo presupuestado del trabajo planificado (programado), y Con el costo real del trabajo realizado (real)
96
Waldo Marmanillo©
48
CONTROLAR LOS COSTOS GESTIÓN DEL VALOR GANADO PROCESO HERRAMIENTAS Y TECNICAS
Curva de rendimiento de los costos
97
CONTROLAR LOS COSTOS GESTIÓN DEL VALOR GANADO PROCESO HERRAMIENTAS Y TECNICAS
Una parte importante del control de costos es determinar la causa de una variación, la magnitud de la variación y decidir si se requiere acción correctiva. Se basa en desarrollar valores clave: PV, EV y AC. Calcula variaciones: CV=EV-AC y SV=EV-PV. Calcula índices: CPI=EV/AC y SPI=EV/PV. Valores de proyección: ETC y EAC
98
Waldo Marmanillo©
49
CONTROLAR LOS COSTOS ÍNDICE DE DESEMPEÑO DEL TRABAJO POR COMPLETAR (TCPI)
PROCESO HERRAMIENTAS Y TECNICAS
Es la proyección calculada del desempeño del costo que debe lograrse para el trabajo restante, con el propósito de cumplir con una meta de gestión especificada, tal como el BAC o la EAC.
99
AREAS DE CONOCIMIENTO Gestión de Proyectos
4. Gestión de la Integración del Proyecto
5. Gestión del Alcance del Proyecto
6. Gestión del Tiempo del Proyecto
7. Gestión de los Costos del Proyecto
8. Gestión de la Calidad del Proyecto
9. Gestión de los Recursos Humanos y del Proyecto
10. Gestión de las Comunicaciones del Proyecto
11. Gestión de los Riesgos del Proyecto
12. Gestión de las Adquisiciones del Proyecto
100
Waldo Marmanillo©
50
PROCESOS DE GESTION DE PROYECTO POR GRUPOS DE PROCESOS Y AREAS DE CONOCIMIENTO
UN PROCESO
UN PROCESO
UN PROCESO
101
PROCESOS
8. Gestión de la Calidad del Proyecto
8.1 Planificar la Calidad
8.2 Realizar el Aseguramiento de Calidad
8.3 Realizar el Control de Calidad
102
Waldo Marmanillo©
51
Diagrama de Flujo de Datos del Proceso Planificar la Calidad
5.3 Crear WBS 10.1 Identificar stakeholders 7.2 Determinar presupuesto 6.5 Desarrollar cronograma 11 2 11.2 Identificar riesgos
Empresa / Organización
• Línea base del alcance
Gestión de la Calidad del Proyecto
• Actualizaciones de los documentos del proyecto
• Registro de stakeholders
• Línea base del rendimiento del costo • Línea base del Cronograma del proyecto
•Plan de gestión de la calidad
8.1 Planificar la calidad
• Plan de mejora de procesos
• Métricas de calidad • Registros de riesgos
• Activos de los procesos de la organización • Factores ambientales de la Empresa
Documentos del proyecto
11.2 Identificar riesgos 4.2 Desarrollar plan de gestión del proyecto
•Checklist Checklist de calidad
8.3 Realizar control de calidad
8.2 Realizar aseguramiento de calidad
103
AREAS DE CONOCIMIENTO Dirección de Proyectos
4. Gestión de la Integración del Proyecto
5. Gestión del alcance del Proyecto
6. Gestión del tiempo del Proyecto
7. Gestión de los Costos del Proyecto
8. Gestión de la Calidad del Proyecto
9. Gestión de los Recursos Humanos y del Proyecto
10. Gestión de las Comunicaciones del Proyecto
11. Gestión de los Riesgos del Proyecto
12. Gestión de las Adquisiciones del Proyecto
104
Waldo Marmanillo©
52
PROCESOS DE GESTION DE PROYECTO POR GRUPOS DE PROCESOS Y AREAS DE CONOCIMIENTO
UN PROCESO
TRES PROCESOS
105
PROCESOS 9. Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto
9.1 Desarrollar el Plan de Recursos Humanos
9.2 Adquirir el Equipo del Proyecto
9.3 Desarrollar el Equipo del Proyecto
9.4 Dirigir el Equipo del Proyecto
106
Waldo Marmanillo©
53
Diagrama de Flujo de Datos del Proceso Desarrollar el Plan de RRHH
Gestión de RRHH del Proyecto 6.3 Estimar los recursos de las actividades • Requerimientos de recursos de actividades
4.2 Desarrollar el plan de gestión del proyecto
9.1 Desarrollar Plan de RRHH
• Activos de procesos de la organización • Factores ambientales de la empresa
• Plan de Recursos Humanos
7.1 Estimar costos
Empresa / Organización
107
DESARROLLAR EL PLAN DE RRHH ORGANIGRAMAS Y DESCRIPCIONES DE CARGOS. PROCESO HERRAMIENTAS Y TECNICAS
108
Waldo Marmanillo©
54
PROCESOS 9. Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto
9.1 Desarrollar el Plan de Recursos Humanos
9.2 Adquirir el Equipo del Proyecto
9.3 Desarrollar el Equipo del Proyecto
9.4 Dirigir el Equipo del Proyecto
109
Diagrama de Flujo de Datos del Proceso Adquirir el Equipo del Proy.
Gestión de RRHH del Proyecto
4.2 Desarrollar el plan de gestión del proyecto
6.3 Estimar los recursos de las actividades ti id d
• Plan de recursos humanos
• Actualización del Plan de gestión del proyecto
9.2 Adquirir el equipo del proyecto
• Activos de procesos de la organización • Factores ambientales de la empresa
• Calendario de recursos
• Asignación del personal del proyecto
Empresa / Organización 9.4 Gestionar el equipo del proyecto
9.3 Desarrollar el equipo del proyecto
6.4 Estimar la duración de las actividades
6.5 Desarrollar el cronograma
7.2 Determinar el presupuesto
110
Waldo Marmanillo©
55
PROCESOS 9. Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto
9.1 Desarrollar el Plan de Recursos Humanos
9.2 Adquirir el Equipo del Proyecto
9.3 Desarrollar el Equipo del Proyecto
9.4 Dirigir el Equipo del Proyecto
111
Diagrama de Flujo de Datos del Proceso Desarrollar el Equipo Proy.
Gestión de RRHH del Proyecto 9.2 Adquirir el equipo del proyecto
4.2 Desarrollar el plan de gestión del proyecto
• Asignación del personal del proyecto • Calendarios de recursos
• Plan de recursos humanos
•Calendarios de recursos
12.2 C d i Conducir adquisiciones
9.3 Desarrollar el equipo del proyecto
• Actualización de Factores ambientales de la empresa
Empresa / Organización
• Evaluación del desempeño del equipo i
9.4 Gestionar el equipo del proyecto
112
Waldo Marmanillo©
56
PROCESOS 9. Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto
9.1 Desarrollar el Plan de Recursos Humanos
9.2 Adquirir el Equipo del Proyecto
9.3 Desarrollar el Equipo del Proyecto
9.4 Dirigir el Equipo del Proyecto
113
Diagrama de Flujo de Datos del Proceso Dirigir el Equipo del Proyecto
Gestión de RRHH del Proyecto
4.2 Desarrollar el plan de gestión del proyecto
10.5 Informar el rendimiento
Empresa / Organización
• Actualización d l plan del l d de gestión del proyecto
9.3 Desarrollar el equipo del proyecto
92 9.2 Adquirir el equipo del proyecto
•Plan de recursos humanos
• Asignación del personal del proyecto
• Informe de rendimiento
• Evaluación del rendimiento del equipo
9.4 Dirigir el equipo del proyecto
• Solicitudes de cambio
4.5 Realizar el control de cambios integrado g
• Activos de los procesos de la organización
• Actualización de los Activos de los procesos de la organización • Actualización de los Factores ambientales de la Empresa
114
Waldo Marmanillo©
57
AREAS DE CONOCIMIENTO Gestión de Proyectos
4. Gestión de la Integración del Proyecto
5. Gestión del alcance del Proyecto
6. Gestión del tiempo del Proyecto
7. Gestión de los Costos del Proyecto
8. Gestión de la Calidad del Proyecto
9. Gestión de los Recursos Humanos y del Proyecto
10. Gestión de las Comunicaciones del Proyecto
11. Gestión de los Riesgos del Proyecto
12. Gestión de las Adquisiciones del Proyecto
115
PROCESOS DE GESTION DE PROYECTO POR GRUPOS DE PROCESOS Y AREAS DE CONOCIMIENTO
UN PROCESO
UN PROCESO
DOS PROCESOS
UN PROCESO
116
Waldo Marmanillo©
58
PROCESOS 10. Gestión de las Comunicaciones del Proyecto
10.1 Identificar a los Stakeholders
10.2 Planificar las comunicaciones
10 4 Gestionar las expectativas 10.4 de los stakeholders
10.3 Distribuir la información
10 5 IInformar 10.5 f ell rendimiento di i t
117
Diagrama de Flujo de Datos del Proceso Identificar a los Stakeholders
4.1 Desarrollar el acta de constitución del proyecto
• Acta de constitución del proyecto
• Documentos de adquisiciones
12.1 Planificar las adquisiciones
Gestión de las Comunicaciones del Proyecto
10.2 Identificar a los stakeholders
• Registro de Stakeholders
5.1 Recolectar requerimientos 81 8.1 Planificar la calidad
11.2 Identificar riesgos • Activos de los procesos de la organización • Factores ambientales de la Empresa
Empresa / Organización
• Estrategia de gestión de stakeholders
10.2 Planificar las comunicaciones
10.4 Gestionar las expectativas de los stakeholders
118
Waldo Marmanillo©
59
PROCESOS 10. Gestión de las Comunicaciones del Proyecto
10.1 Identificar a los Stakeholders
10.2 Planificar las comunicaciones
10 4 Gestionar las expectativas 10.4 de los stakeholders
10.3 Distribuir la información
10 5 IInformar 10.5 f ell rendimiento di i t
119
PLANIFICAR LAS COMUNICACIONES
Proceso para determinar las necesidades de información de los interesados en el proyecto y para definir cómo abordar las comunicaciones.
Quién necesita que información?
Cómo se le dará la información?
Cuándo la necesita?
Quién le dará la información?
120
Waldo Marmanillo©
60
PROCESOS 10. Gestión de las Comunicaciones del Proyecto
10.1 Identificar a los Stakeholders
10.2 Planificar las comunicaciones
10 4 Gestionar las expectativas 10.4 de los stakeholders
10.3 Distribuir la información
10 5 IInformar 10.5 f ell rendimiento di i t
121
Diagrama de Flujo de Datos del Proceso Gestionar las Expect. Stakehold.
4.2 Desarrollar el plan de gestión del proyecto
• Actualización del Plan de gestión del proyecto
Gestión de las Comunicaciones del Proyecto 10.1 Identificar Stakeholders
• Plan de gestión de las comunicaciones
Documentos del proyecto
• Log de Issues • Log de cambios
• Actualización de los documentos del proyecto
Empresa / Organización
• Activos de los procesos de la organización
• Registro de stakeholders • Estrategia de gestión de stakeholders
10.4 Gestionar las expectativas de los stakeholders
4.5 Realizar el control d cambios de bi integrado • Solicitudes de cambio
• Actualización de los Activos de los procesos de la organización
122
Waldo Marmanillo©
61
PROCESOS 10. Gestión de las Comunicaciones del Proyecto
10.1 Identificar a los Stakeholders
10.2 Planificar las comunicaciones
10 4 Gestionar las expectativas 10.4 de los stakeholders
10.3 Distribuir la información
10 5 IInformar 10.5 f ell rendimiento di i t
123
Diagrama de Flujo de Datos del proceso Informar el Rendimiento 4.2 Desarrollar Plan de gestión del proyecto
5.5 Controlar el alcance
• Plan de gestión del proyecto
Gestión de las Comunicaciones del Proyecto
5.5 Controlar C t l ell alcance
• Mediciones del rendimiento del trabajo
10.5 Informar el rendimiento
• Informes de rendimiento
6.6 Controlar el cronograma 7.3 Controlar los costos
10.3 Distribuir información • Proyecciones del presupuesto • Solicitudes de cambio
4.3 Dirigir y gestionar la ejecución del proyecto
Empresa / organización
Waldo Marmanillo©
5.4 Verificar el alcance
6.6 Controlar el cronograma 7.3 Controlar el costo 8.2 Realizar aseguramiento de la calidad
• Información de rendimiento del trabajo
• Activos de los procesos organizacionales
• Actualización de los Activos de los procesos organizacionales
62
INFORME DE PERFORMANCE REPORTE DE ESTADO PROGRAMADO REAL DIFERENCIAS VALOR GANADO Entregable según WBS fecha fecha duracion costo costo a % fecha fecha duracion costo costo a % fecha fecha duracion % valor costo valor total total la fecha avance inicio fin avance planeado real ganado inicio fin total total la fecha avance inicio fin 1.0 1.1 1.2 ... 1.n 2.0 2.1 2.2 ... 2.n
PROYECTO CASA DE CAMPO GRAFICA DE VALOR GANADO
REPORTE DE AVANCE Entregable según WBS
3000 2500
$
EV 2000
2000
1500
1500 1300
PV AC
1.2 1.3 2.1 2.2 2.3 3.1
1000
PRONOSTICO Avance en el periodo
CV = Cost variance SV = Schedule Variance CPI = Cost Performance Index SPI = Schedule Performance Index Costo : EAC = Estimate at Completion ETC = Estimate to Complete VAC = Variance at Completion
500 0 S1 S2 S3 S4
t
S5 S6 S7 S8
Schedule : EAC = Estimate at Completion ETC = Estimate to Complete 125 VAC = Variance at Completion
INFORMAR EL RENDIMIENTO INFORMES DE RENDIMIENTO. Ejemplo de Informe de rendimiento en formato de tabla
PROCESO
SALIDA
126
Waldo Marmanillo©
63
AREAS DE CONOCIMIENTO Gestión de Proyectos
4. Gestión de la Integración del Proyecto
5. Gestión del alcance del Proyecto
6. Gestión del tiempo del Proyecto
7. Gestión de los Costos del Proyecto
8. Gestión de la Calidad del Proyecto
9. Gestión de los Recursos Humanos y del Proyecto
10. Gestión de las Comunicaciones del Proyecto
11. Gestión de los Riesgos del Proyecto
12. Gestión de las Adquisiciones del Proyecto
127
PROCESOS DE GESTION DE PROYECTO POR GRUPOS DE PROCESOS Y AREAS DE CONOCIMIENTO
CINCO PROCESOS
UN PROCESO
128
Waldo Marmanillo©
64
PROCESOS 11. Gestión de los Riesgos del Proyecto
11.1 Planificar la Gestión de Riesgos
11.2 Identificar los Riesgos
11.3 Realizar el Análisis Cualitativo de Riesgos
11.4 Realizar el Análisis Cuantitativo de Riesgos
11.5 Planificar la Respuesta a los Riesgos
11.6 Monitorear y Controlar los Riesgos
129
PLANIFICAR LA GESTIÓN DE RIESGOS PLAN DE GESTIÓN DE RIESGOS.
PROCESO
SALIDA
RBS (RISK BREAKDOWN STRUCTURE)
130
Waldo Marmanillo©
65
PLANIFICAR LA GESTIÓN DE RIESGOS PROCESO
PLAN DE GESTIÓN DE RIESGOS.
SALIDA
131
PROCESOS 11. Gestión de los Riesgos del Proyecto
11.1 Planificar la Gestión de Riesgos
11.2 Identificar los Riesgos
11.3 Realizar el Análisis Cualitativo de Riesgos
11.4 Realizar el Análisis Cuantitativo de Riesgos
11.5 Planificar la Respuesta a los Riesgos
11.6 Monitorear y Controlar los Riesgos
132
Waldo Marmanillo©
66
Diagrama de Flujo de Datos del Proceso Identificar los Riesgos 6.0 Gestión del tiempo del proyecto
Gestión de Riesgos del Proyecto • Plan de gestión del cronograma
• Plan de gestión de riesgos
• Plan de gestión del costo
7.0 Gestión de costos del proyecto 5.3 Crear el WBS 6.4 Estimar duración de actividades 7.1 Estimar costos 8.1 Planificar Pl ifi la l calidad 10.1 Identificar Stakeholders
• Línea base de alcance
11.1 Planificar la gestión de riesgos
11.2 Identificar riesgos • Estimac. Durac. Activ.
• Registro de riesgos
• Estimac. Cosos Activ. • Plan Gestión Calidad • Registro de Stakehold.
• Docum. Proyecto
Documentos del proyecto
Empresa / Organización
11.3 Realizar análisis de riesgos cualitativo
11.5 Planificar la respuesta a los riesgos
11.4 Realizar análisis de riesgos cuantitativo
11.6 Monitorear y controlar los riesgos
7.1 Estimar costos
8.1 Planificar la calidad 12.1 Planificar las adquisiciones
• Activos de los procesos de la organización • Factores ambientales de la Empresa
PROCESOS 11. Gestión de los Riesgos del Proyecto
11.1 Planificar la Gestión de Riesgos
11.2 Identificar los Riesgos
11.3 Realizar el Análisis Cualitativo de Riesgos
11.4 Realizar el Análisis Cuantitativo de Riesgos
11.5 Planificar la Respuesta a los Riesgos
11.6 Monitorear y Controlar los Riesgos
134
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67
Diagrama de Flujo de Datos del Proceso Realiz. Análisis Cualitat. Riesgos
Gestión de Riesgos del Proyecto
11.2 Identificar riesgos
11.1 Planificar la gestión de riesgos • Plan de gestión de riesgos
5.2 Definir alcance
• Declaración del alcance del proyecto
Empresa / Organización
• Activos de los procesos de la organización
• Registro de riesgos
11.3 Realizar análisis cualitativo de riesgos g
• Actualización del registro de riesgos
135
REALIZAR EL ANÁLISIS CUALITAT. MATRIZ DE PROBABILIDAD E IMPACTO.
PROCESO HERRAMIENTAS Y TECNICAS
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68
PROCESOS 11. Gestión de los Riesgos del Proyecto
11.1 Planificar la Gestión de Riesgos
11.2 Identificar los Riesgos
11.3 Realizar el Análisis Cualitativo de Riesgos
11.4 Realizar el Análisis Cuantitativo de Riesgos
11.5 Planificar la Respuesta a los Riesgos
11.6 Monitorear y Controlar los Riesgos
137
PROCESOS 11. Gestión de los Riesgos del Proyecto
11.1 Planificar la Gestión de Riesgos
11.2 Identificar los Riesgos
11.3 Realizar el Análisis Cualitativo de Riesgos
11.4 Realizar el Análisis Cuantitativo de Riesgos
11.5 Planificar la Respuesta a los Riesgos
11.6 Monitorear y Controlar los Riesgos
138
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69
Diagrama de Flujo de Datos del Proceso Planific. Respuesta a Riesgos
Gestión de Riesgos del Proyecto
11.2 Identificar riesgos
11.1 Planificar la gestión de riesgos • Plan de gestión de riesgos
• Registro de riesgos
11.5 Planificar la respuesta a los riesgos g
• Actualización del registro de riesgos
• Actualiz. Docs del Proyecto • Actualiz. Plan de gestión del Proyecto
Documentos del proyecto
4.2 Desarrollar el plan de gestión del proyecto
• Risk – Related contract decisions
12.1 Planificar las adquisiciones
139
PLANIFICAR LA RESPUESTA A LOS RIESGOS ESTRATEGIAS PARA RIESGOS. PROCESO HERRAMIENTAS Y TECNICAS
RIESGOS NEGATIVOS O AMENAZAS. Evitar, Transferir, Mitigar. RIESGOS POSITIVOS U OPORTUNIDADES. Explotar, Compartir, Mejorar. ESTRATEGIA COMÚN ANTE AMENAZAS Y OPORTUNIDADES. Aceptar
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70
AREAS DE CONOCIMIENTO Gestión de Proyectos
4. Gestión de la Integración del Proyecto
5. Gestión del Alcance del Proyecto
6. Gestión del Tiempo del Proyecto
7. Gestión de los Costos del Proyecto
8. Gestión de la Calidad del Proyecto
9. Gestión de los Recursos Humanos y del Proyecto
10. Gestión de las Comunicaciones del Proyecto
11. Gestión de los Riesgos del Proyecto
12. Gestión de las Adquisiciones del Proyecto
141
PROCESOS Gestión de las Adquisiciones del Proyecto
12.1 Planificar las adquisiciones
12.2 Efectuar las adquisiciones
12.3 Administrar las adquisiciones
12.4. Cerrar las adquisiciones
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Diagrama de Flujo de Datos del Proceso Planificar las Adquisiciones Gestión de las Adquisiciones del Proyecto 5.2 Definir el alcance 5.1 Recolectar requerimientos 5.3 Crear WBS 6.3 Estimar los recursos de las actividades 6.5 Desarrollar el cronograma
• Registro de riesgos
Documentos del proyecto • Documentación de requerimientos
• Línea base del alcance
• Declaración del trabajo de las adquisiciones
12.1 Planificar las Adquisiciones
• Requerimientos de los recursos de las actividades
• Solicitudes de cambio
• Plan de gestión de las adquisiciones
• Criterio de selección de proveedores • Decisión de comprar o hacer
12.2 Efectuar las adquisiciones
• Cronograma del proyecto
• Documentación de adquisiciones
4.5 Realizar el control de cambios integrado
4.2 Desarrollar plan de gestión del proyecto
10.1 Identificar Stakeholders
143
Diagrama de Flujo de Datos del Proceso Planificar las Adquisiciones Gestión de las Adquisiciones del Proyecto 7.1 Estimar Costos 7.2 Determinar presupuesto 11.5 Planificar la respuesta a los riesgos
Empresa / Organización
• Estimaciones de costos de las actividades
Documentos del proyecto
• Línea base de rendimiento del costo
• Decisiones de contrato relacionadas a riesgos
• Declaración del trabajo de las adquisiciones
12.1 Planificar las Adquisiciones
• Activos de los procesos de la organización • Factores ambientales de la empresa p
• Plan de gestión de las adquisiciones
• Criterio de selección de proveedores • Decisión de comprar o hacer • Acuerdos de trabajo en equipo
Vendedores
• Solicitudes de cambio
12.2 Efectuar las adquisiciones • Documentación de adquisiciones
4.5 Realizar el control de cambios integrado
4.2 Desarrollar plan de gestión del proyecto
10.1 Identificar Stakeholders
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PROCESOS Gestión de las Adquisiciones del Proyecto
12.1 Planificar las adquisiciones
12.3 Administrar las adquisiciones
12.2 Efectuar las adquisiciones
12.4. Cerrar las adquisiciones
145
Diagrama de Flujo de Datos del Proceso Administrar las Adquisiciones 4.2 Desarrollar el plan de gestión del proyecto 4.3 Dirigir y gestionar la ejecución del proyecto 4.5 Realizar el control de cambios integrado
10.5 Informar el rendimiento
Documentos del proyecto
Gestión de las Adquisiciones del Proyecto • Actualización del plan de gestión del proyecto • Plan de gestión de l adquisiciones las d i i i
• Solicitudes de cambio aprobadas
• Información de rendimiento del trabajo
• Informes de rendimiento
12 2 12.2 Efectuar las Adquisiciones • Contrato
12.3 Administrar las Adquisiciones
• Solicitudes de cambio
4.5 Realizar el control de cambios integrado g
• Documentación de adquisiciones
• Documentación de adquisiciones
12.4 Cerrar Adquisiciones
• Activos de los procesos de la organización
Empresa / Organización
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PROCESOS Gestión de las Adquisiciones del Proyecto
12.1 Planificar las adquisiciones
12.2 Efectuar las adquisiciones
12.3 Administrar las adquisiciones
12.4. Cerrar las adquisiciones
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Diagrama de Flujo de Datos del Proceso Cerrar las Adquisiciones
Gestión de las Adquisiciones del Proyecto
12.3 Administrar las adquisiciones
4.2 Desarrollar el plan de gestión del proyecto
• Documentación de adquisiciones • Plan de gestión de las adquisiciones
12.4 Cerrar las Adquisiciones
• Actualización de los Activos de procesos de la organización
Empresa / Organización
• Adquisiciones Ad i i i cerradas
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COMENTARIOS GENERALES
LA Guía del PMBOK es un Modelo, y no es una Metodología.
Su uso es como una Guía y no como una camisa de fuerza.
Su aplicación debe contribuir al éxito el proyecto y no a entorpecerlo.
Su uso puede ser progresivo priorizando los procesos más efectivos.
La Gestión de los Proyectos se va a ver agilizada y reforzada en función al desarrollo de los activos de los procesos.
Su aplicación es medio y no fín, pero el uso de las buenas prácticas por d fi i ió h definición ha d demostrado t d contribuir t ib i d de manera efectiva f ti all é éxito it d de muchos h proyectos.
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FIN CURSO INTRODUCTORIO PMBOK
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