Curso de Excel paso a paso

EXCEL INTRODUCCION EXCEL es un programa que permite trabajar con HOJAS o PLANILLAS DE CALCULO, las cuales se pueden asimilar a una hoja de cuaderno cuadriculado, en que las FILAS tienen identificación numérica de uno en uno, mientras que las COLUMNAS se identifican por letras (de la A hasta la Z, después AA hasta AZ, y así sucesivamente hasta IV). Un cuadrado de esta planilla se denomina CELDA y se la referencia por la columna y fila a la que pertenece. Así, la celda c10 es la que está en la intersección de la columna C con la fila 10 de la planilla. Un LIBRO DE CALCULO corresponde al archivo que contiene una o más hojas de cálculo. Se puede realizar operaciones, analizar y representar gráficamente los datos que se almacenan en las celdas.

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INGRESO A EXCEL

Desde Inicio 1.

2. 3. 4.

Haga clic en el botón Inicio de la Barra de Tareas Señale el elemento Programas Señale Microsoft Excel en el submenú que se despliega Hacer clic con el botón izquierdo de su Mouse

Desde Barra de Acceso Directo

1. 2.

Señale el ícono Microsoft Excel en la Barra de Acceso Directo Hacer clic con el botón izquierdo de su Mouse

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SALIR DE EXCEL

1. 2.

Seleccione Archivo de la Barra de Menú Seleccione Salir

O bien, 1. Presione simultáneamente las teclas y

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PANTALLA INICIAL DE EXCEL

La ventana inicial de Excel tiene la siguiente apariencia: En Excel, al igual que en Word, existen las Barras de Menú, de Herramientas, de Desplazamiento, de Estado, más algunas nuevas, como la de Fórmula, Rótulos de Filas y Columnas, Solapas de Hojas y Botones de Desplazamiento. La Barra de Fórmulas aparece a continuación de las barras de Herramientas y tiene las siguientes partes:

• • •

Cuadro de Nombres, que presenta la referencia o el nombre de la celda activa (aquella en que está posicionado el cursor) Flecha hacia abajo, que al presionarla despliega la lista de nombres definidos para el libro de trabajo activo Area de Entrada, que muestra el contenido de la celda en el momento de escribirlo o ya ingresado

Las Solapas de Hojas aparecen a la Izquierda de la Barra de Desplazamiento Horizontal, y corresponden a los nombres de las hojas del libro de cálculo, ya sea los estándares o aquellos con que el Usuario las ha “bautizado” (nombrado). Más a la izquierda aparecen los botones que permiten desplazarse a la primera Hoja de Cálculo, a la anterior de la Hoja de Cálculo activa, a la siguiente y a la final.

DESPLAZAMIENTO EN LA HOJA DE CALCULO Método 1 Presionar con el mouse directamente en la celda deseada, o utilizando las teclas de flecha. Al desplazarse a una celda, ésta se convierte en la Celda Activa. Método 2 Utilizar las Barras de Desplazamiento Horizontal y Vertical para ver otra área de la hoja. Método 3 Mediante combinación de teclas (se presionan juntas a la vez) Ctrl + Tecla de dirección Inicio Ctrl + Inicio Ctrl + Fin Av Pág Re Pág Alt + Av Pág Alt + Re Pág Ctrl + Av Pág Ctrl + Re Pág Ctrl + Av Pág Ctrl + F6 o Ctrl + Tab Ctrl + Mayúscula + F6 o Ctrl + Mayúscula + Tab Ctrl + Retroceso

Ir hasta el extremo de la región de datos actual Ir hasta el comienzo de una fila Ir hasta el comienzo de una hoja de cálculo Ir a la última celda de la hoja de cálculo (esquina inferior derecha) Desplazarse una pantalla hacia abajo Desplazarse una pantalla hacia arriba Desplazarse una pantalla hacia la derecha Desplazarse una pantalla hacia la izquierda Desplazarse a la siguiente hoja del libro Ir a la siguiente hoja del libro Ir a la hoja anterior del libro Ir al siguiente libro o a la siguiente ventana Ir al libro o a la ventana anterior Desplazarse para ver la celda activa

Ejercicio Seleccione con su Mouse las siguientes celdas: F20 después D9 y enseguida la celda A5. Ejercicio Ubicado en la Celda A1, realice cada uno de los siguientes movimientos y anote al lado lo que pasa : dos veces dos veces en seguida digite AB1245 y , vaya a la celda A1

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SELECCION DE CELDAS, RANGOS, FILAS Y COLUMNAS

Seleccionar una Celda Presionar el mouse en la celda desea o utilizar las teclas de flecha para llegar a ella. Seleccionar un Rango Un Rango de Celdas corresponde a un conjunto celdas contiguas. En general, un rango se indica por la primera celda seguida dos puntos y a continuación la última celda. Ejemplo : b2:f20 Seleccionar : Un Rango: se presiona el mouse en la primera celda del rango y se arrastra hasta abarcar la última celda. • Un Rango de celdas amplio: pulse en la primera celda, manteniendo pulsada la tecla MAYUSCULAS y a continuación pulse la última celda del rango. • Todas las celdas de la hoja: pulse el botón de Seleccionar todo (intersección de la fila de rótulos de columnas y la columna de rótulos de filas) • Celdas no adyacentes o rangos de celdas: seleccione la primera celda o rango y a continuación, manteniendo presionada la tecla CTRL, continúe seleccionando las demás celdas o rangos. • Una Fila completa: pulse en el rótulo de la fila • Una Columna completa: pulse en el rótulo de la columna • Filas o columnas adyacentes: arrastre el puntero del mouse sobre los rótulos de las filas o columnas, o bien seleccione la primera de ellas y, manteniendo presionada la tecla MAYUSCULAS, pulse la última. • Filas o columnas no adyacentes: seleccione la primera fila o columna y, manteniendo presionada la tecla CTRL, continúe seleccionando las restantes filas o columnas. Ejercicio 1. Seleccione j12:m24 2. Seleccione 9 4:9 3. Seleccione D M:Z

los rangos a1:a5 a1:j1 la(s) fila(s) 7 y 10 la(s) columna(s) MyZ

a1:k8

d1:e50 a5:h5

f8:f8

c3 y c7 y a15 y g2

INGRESO DE DATOS Para introducir datos, simplemente seleccione una celda y comience a escribir. Lo que escriba aparecerá en la celda activa y en el Area de Entrada de la Barra de Fórmulas. Ejercicio 1. Ingrese los datos de la siguiente hoja de cálculo

Alumnos Arce Juan Castillo Luis Huenuman Mario Sánchez Rodrigo Campos RodrigoLuis Avello Díaz Patricia Escobar Gabriel Moreno Eduardo Quileñan Oscar Venegas Jorge Fuentes Andrés ZambranoSe rgio

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10.11.97 P P P P P P P P P P P P P

COPIA DE DATOS

Para copiar se debe seguir la siguiente lógica:

CURSO DE EXCEL Lista de Asistencia 11.11.97 P P P P A P P P A P P P P

12.11.97 P P P P A P P P A P P P P

13.11.97 P P P P P P P P P P P P P

14.11.97 P P P P P P A P P P P P P

1. 2.

Se debe indicar cuál es la Fuente, es decir, lo que se va a copiar. Para esto debe seleccionar lo que se va a copiar. Debe indicar ahora, el Destino, donde se va a copiar.

Ejercicio Copie los títulos de las columnas, ubicadas en el rango C4:G4, a continuación de Lista de Asistencia 1. 2. 3. 4.

Seleccione el rango C4:G4 Haga clic sobre el botón Pegar de la Barra de Herramientas Seleccione la celda F2 Apriete la tecla Entrar

¿ Qué pasó ?

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AUTO-LLENADO

Si se desea copiar celdas contiguas, esto lo puede ejecutar con el Auto-llenado (esquina inferior derecha de la celda activa). 1. 2. 3.

Ubique la celda que se desea copiar haciendo un clic sobre ella. Ponga el Mouse sobre el Auto-llenado, observe que el Mouse se convierte en +. Arrastre hasta la celda deseada.

Dependiendo de la selección inicial se verifican diferentes casos de auto-llenado Selección Inicial Lun 1-ene, 1-mar Trim3 ( o T3 o Trimestre3) Producto 1, Pedido Parcial texto1, textoA 1er período 1, 2 1, 3, 4

Serie Extendida Mar, mie, jue 1-may, 1-jul, 1-sep,.... Trim4, Trim1, Trim2,.... Producto 2, Pedido Parcial, Producto 3, Pedido Parcial, ... Texto2, textoA, texto3, TextoA,... 2do período, 3er período, ... 3, 4, 5, 6, ... 5,66, 7,16, 8,66,...

Ejercicio Extienda la inasistencia del señor Moreno a los dos señores que stán a continuación en la lista 1. 2. 3.

Seleccione la celda D13 Posicione el mouse en el auto-llenado Arrastre dos celdas hacia abajo

¿ Qué puede decir ?

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MOVER Y COPIAR DATOS

Se puede mover un rango con sólo arrastrarlo hasta el lugar deseado, o bien, seguir la misma lógica del copiar, es decir, indicar cual es la Fuente y cual es el Destino. Ejercicio Mueva los datos de asistencia de Rodrigo Campos hasta la línea a continuación de Sergio Zambrano 1. 2. 3. 4.

Seleccione el rango C9:G9 Coloque el puntero del Mouse en el borde que enmarca el rango seleccionado Mantenga presionado el botón izquierdo del Mouse y arrastre el borde hasta colocarlo sobre las celdas C18:G18 Suelte el botón del Mouse.

¿ Qué pasó ? O bien, : 1. Seleccione el rango C9:G9 2. Haga un clic sobre el botón de Copiar de la Barra de Herramientas 3. Seleccione la celda C19

4.

Haga

¿ Qué tal ? ¡ Mucho más fácil ! Ejercicio Mueva los datos de asistencia de Rodrigo Campos hasta la línea de Gabriel Escobar, a partir de la celda c12 ¿ Qué pasó ?

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BARRA DE HERRAMIENTAS

Se utiliza para que la elección de comandos sea más rápida y fácil. Algunos comandos que tiene : sumar, ennegrecer, letra cursiva, justificar, grabar, imprimir, etc. Procedimiento : Usar la Barra de Herramientas para sumar y obtener los totales. 1.- Seleccione la celda C16. 2.- Haga clic en el botón de la Barra de Herramientas. 3.- Haga clic en el cuadro de Introducción de la Barra de fórmula para aceptar. ¿ Qué sucedió ? L.- COPIAR Y PEGAR FORMULA.Otra manera de copiar y pegar contenidos de celdas es a través del llenado automático. Es decir, el llenado automático es una marca que está en la celda activa ubicada en el borde inferior derecho de ella. Ejercicio 10.Copiar y pegar la fórmula C16 en las celdas de al lado usando el llenado automático. Procedimiento : 1.- Seleccione la celda C16. 2.- Ubique la punta del Mouse en el cuadro de llenado automático de la celda C16 (Observe que la flecha del Mouse se transforma en un signo + ). 3.- Arrástrelo hasta la celda E16 y suéltelo. ¿ Qué sucedió ? M.- NEGRITAS Y CURSIVAS.Ejercicio 11.Use las herramientas Negrita y Cursiva para que sus totales se destaquen en su hoja de cálculos. PROCEDIMIENTO : 1.- Seleccione B16:E16. 2.- Haga clic en el botón ¿ Qué sucedió ? 3.- Ahora haga clic en ¿ Qué sucedió ?

de la Barra de Herramientas. de la Barra de Herramientas.

N.- GRABAR UNA HOJA DE CALCULOS.Una vez finalizada su hoja de cálculo se puede grabar. Ejercicio 12.-

Grabar la hoja de cálculo como EXCEL1XX siendo XX la sigla de su nombre y apellido. PROCEDIMIENTO : 1.- Apriete el botón

de la Barra de Herramientas. Va a aparecer la siguiente pantalla :

2.- Inmediatamente digite EXCEL1XX, note que al apretar la primera letra se borra lo que está destacado. 3.-Preocúpese que en Unidades de disco esté seleccionado la unidad de disco A: 4.- Oprima el botón de Aceptar para grabar. O.- SALIR DE EXCEL.PROCEDIMIENTO : 1.- Escoja Archivo de la Barra de Comandos. 2.- Escoja Salir. P.- SALIR DE WINDOWS.PROCEDIMIENTO : 1.- Oprima las teclas (+) F4. 2.- Escoja Aceptar. De esta manera Ud., ha finalizado la primera sesión de Excel For Windows INDICE DE LA LECCION.Objetivos de la lección.A.- Ingreso a Windows.B.- Ingreso a Excel For Windows.C.- Pantalla de Excel For Windows.D.- Moviéndose en la hoja de cálculo.E.- Ingreso de Datos.F.- Selección de un rango.Cómo seleccionar un rango a.- Con Mouse.b.- Con las flechas de movimiento. G.- Copia de Datos.Auto-llenado. H.- Menús contextuales Procedimientos para ingresar al menú contextual I.- Mover y copiar datos J.- Barra de Herramientas K.- Sumar L.- Copiar y pegar fórmulas M.- Negritas y cursiva N.- Grabar una hoja de cálculos

O.- Salir de Excel P.- Salir de Windows Indice de la lección LECCION 2 Al final de esta lección Ud., será capaz de:

1. Incrementar datos numéricos y alfanuméricos 2. Copiar datos 3. Seleccionar rápidamente un rango 4. Mover la tabla 5. Ingresar al menú conceptual 6. Utilizar el menú de ayuda en un cuadro de diálogo 7. Abrir el menú de ayuda en un cuadro de diálogo 8. Abrir una nueva hoja de cálculos 9. Mejorar su hoja de cálculo con colores, bordes y fuentes 10. Crear un gráfico de barras apilados 11. Realizar la revisión ortográfica de su hoja de cálculo 12. Salir de Excel for Windows sin grabar una hoja de cálculo Actividad 1.Ingrese a la planilla de Excel For Windows

A. SERIE PROGRESIVA Con el auto-llenado Ud., puede copiar rápidamente, en celdas adyacentes, o cree una serie progresiva arrastrando el cuadro de llenado con el Mouse. Ejercicio 1 Procedimiento :

1. 2. 3. 4. 5.

Escriba Año 1993 en la celda A1 Señale con la punta del Mouse el autollenado, el Mouse se transforma en un signo mas (+), en dicha zona. Haga clic con el botón izquierdo y manténgalo Arrástrelo hasta la celda A8 Suelte el Mouse ¿Que puede decir? 6. Ahora, seleccione la celda B1 7. Escriba Lunes y haga 8. Señale con la punta del Mouse el autollenado, el Mouse se transforma en un signo mas (+), en dicha zona. 9. Haga clic con el botón izquierdo y manténgalo 10. Arrástrelo hasta la celda B7 11. Suelte el Mouse ¿Que puede decir? 12. Ahora, selecciones la celda C1 13. Escriba Enero y haga 14. Señale con la punta del Mouse el autollenado, el Mouse se transforma en un signo mas (+), en dicha zona 15. Haga clic con el botón izquierdo y manténgalo 16. Arrástrelo hasta la celda C12 17. Suelte el Mouse ¿Qué puede decir? 18. Ahora, selecciones la celda D1 19. Escriba Trimestre 1 y haga 20. Señale con la punta del Mouse el autollenado, el Mouse se transforma en un signo mas (+), en dicha zona. 21. Haga clic con el botón izquierdo y manténgalo 22. Arrástrelo hasta la celda D12 23. Suelte el Mouse ¿Qué puede decir? 24. Ahora, selecciones la celda E1 25. Escriba 2 y haga

26. 27. 28. 29. 30. 31.

Selecciones el rango E1: E2 Escriba 1 y oprima la tecla Señale con la punta del Mouse el autollenado, el Mouse se transforma en un signo más (+), en dicha zona. Haga clic con el botón izquierdo y manténgalo Arrástrelo hasta la celda E19 Suelte el Mouse ¿ Qué puede decir?

¡ Es inteligente ! ¿ ah ?

B.- SELECCIÓN RAPIDA DE UN RANGO Auto seleccionar se denomina la selección rápida de una tabla o un rango o bloque de celdas, con la finalidad de darles distintos formatos o para crear un gráfico. Para seleccionar rápidamente un bloque de celdas puede mantener presionada la tecla Mayúsculas mientras hace doble clic en el borde en la primera celda de su rango. Ejercicio 2.Seleccione rápidamente el rango A1:A8. Procedimiento : 1.- seleccione la celda A1. 2.- Mantenga presionada la tecla Mayúscula. 3.- Señale con el Mouse el borde inferior de la celda. 4.- Haga doble clic con el botón izquierdo de su Mouse. Queda así : ¿ Qué sucedió ? C.- MOVER LA TABLA Mover una tabla consiste en desplazar un rango de celdas a otro lugar de la hoja de cálculo. Para mover una tabla debe seleccionarla e indicar el borde de la selección con su Mouse y manteniéndola la desplaza hacia su nuevo lugar. Ejercicio 3.Desplazar el rango A1:A8 ya seleccionado a hacia G7. Procedimiento : 1.2.3.4.5.-

Seleccionar el rango. Señalar el borde del cuadro seleccionado. Mantener apretado el botón izquierdo de su Mouse. Arrastrarlo hasta la celda G7 Soltar el botón.

D.- COPIAR DATOS Puede copiar datos desde una celda o un rango de celdas a otra señalando el borde de la selección y manteniendo la tecla y arrastrándola hasta la nueva dirección. Ejercicio 4.Copie los datos de las celdas C1:C8 y H2. Procedimiento : 1.- Seleccionar el rango C1:C8 2.- Señalar el borde. 3.- Mantener la tecla y el botón izquierdo del Mouse.

4.- Arrastrar el Mouse hacia la celda H2. 5.- Soltar. E.- BORRAR UN RANGO O UNA CELDA. Para borra un rango o una celda se debe seleccionar y oprimir la tecla , aparece un cuadro de diálogo llamado Borrar y se escoge todo y aceptar. Ejercicio 5.Borrar el rango A1:C8. Procedimiento : 1.- seleccionar A1:C8 2.- Apriete la tecla 3.- Seleccione datos 4.- Seleccione Aceptar. ¿ Qué sucedió ? F.- ABRIR UNA NUEVA HOJA Ud., puede abrir una nueva hoja de cálculos aplicando el siguiente procedimiento : Procedimiento : 1.- Seleccione Archivo. 2.- Seleccione Nuevo 3.- seleccione Aceptar. ¿ Qué sucedió ?

Otro Procedimiento : Haga un clic en el primer cuadro de la Barra de Herramientas, es decir sobre . Hágalo Ud. 1.- Abra una nueva hoja de cálculos 2.- Introduzca los siguientes datos, aplicando todo lo aprendido hasta este instante :

1.- Seleccione la B1 y digite Trimestre 1. 2.- Con el autollenado fabrique los datos correspondientes a las celdas C1 a E1. 3.- En F1 digite Total. 4.- Seleccione el rango A2:E4 e ingrese los datos según la hoja de cálculo anterior. 5.- Copie el contenido de la celda F1 en la celda A5. 6.- Calcule la suma de las celdas comprendidas en el rango B2:B4 en la celda B5. 7.- Copie la fórmula de la celda B5 en el rango C5:F5. 8.- Calcule la suma de la celda F2 y cópiela hacia abajo. 9.- Mover la tabla del rango A1:F5 a A3. 10.- Ingrese en A1 el dato : Excursiones Exóticas. 11.- Ingrese en A2 el dato : Sumario de Ventas 1995. Para que quede así :

F.- COLORES, BORDES Y FUENTES. La tabla diseñada recientemente sería más fácil de leer si tuviese diversos colores y fuentes.

Ejercicio 7.Escoja el diseño 3 para su tabla. Procedimiento : 1.- Seleccione toda la tabla, es decir, seleccione el rango A1:F7. 2.- Pinche en Formato de la Barra de menú. 3.- Pinche en Autoformato. 4.- Pinche en Formato clásico 3. 5.- Pinche en Aceptar. Quedó así :

G.- TEXTOS.Se incorpora textos en las hojas de cálculo con la finalidad de explicar algunos datos. Ejercicio 8.Agregar en la celda F8 el texto : (Todas las cifras en miles, dólares americanos) Procedimiento : 1.- Seleccionar la celda F8 2.- Digitar : (Todas las cifras en miles, dólares americanos) 3.- Disminuir el tamaño de la fuente a la letra menor, seleccionando 8 en este lugar.

4.- Alinear el texto a la derecha, utilizando la Barra de Herramientas. ¿ Quedó así ?

H.- GRAFICOS.Si deseamos agregar un gráfico a la hoja de cálculos lo podemos realizar con la Barra de Herramientas y el menú contextual escogiendo gráficos y sus tipos. Agreguemos un gráfico en el rango A9:F25 de su hoja de cálculo. Procedimiento : 1.2.3.4.-

Seleccione el rango de sus datos a graficar, A3:E6 Haga clic en . Arrastre el puntero desde A9 hasta F25. En este cuadro Ud., puede cambiar el rango de celdas, si es que lo desea.

y oprima sobre el botón siguiente. 5.- Aparece el siguiente cuadro.

Pinche en Columna 3-D y después sobre el botón siguiente. 6.- Aparece el cuadro siguiente :

Pinche el gráfico de columnas apiladas y después el botón siguiente. 7.- En el cuarto paso Ud., visualizará el gráfico.

En seguida pinche sobre el botón siguiente. 8.- En el último paso Ud., le puede colocar un título a su gráfico : En título escriba : Mejoras en Ventas 1995. En eje x escriba : Años En eje z escriba : % En eje y escriba : Continentes 9.- Apriete sobre terminar. 10.- Ud. puede modificar el tamaño de su gráfico.

I.- PRESENTACION PRELIMINAR.Ud., puede visualizar por pantalla como va quedando su hoja de cálculo. Procedimiento : 1.- Seleccione Archivo. 2.- Seleccione Presentación Preliminar. 3.- Seleccione Cerrar para salir de la presentación preliminar. O bien pinche sobre

.

J.- REVISION ORTOGRAFICA.Ud., puede revisar la revisión ortográfica de su hoja de cálculos en cada momento, tanto al ingresar el datos como una vez ya ingresado. Procedimiento : 1.2.3.4.-

Seleccione Opciones de la Barra de Menús. Seleccione Ortografía. Cuando sea necesario seleccione la palabra correcta y oprima Cambiar sino seleccione Ignorar. Siga lo que le dicen los cuadros de diálogos.

O bien pinche sobre

.

Ejercicio 9.Haga la corrección ortográfica de toda su hoja de cálculo y grabe la hoja, pinchando sobre EXCEL2XX siendo XX la sigla correspondiente a su nombre y apellido. Salga del Excel For Windows y no grabe el primer archivo.

como

LECCION 3 PROFESOR Sr. JORGE PATRICIO MOLINA PEREZ

Al final de esta lección Ud., será capaz de :

 Introducir datos en una hoja de cálculo.  Cambiar el ancho de una columna.  Crear una fórmula.  Copiar datos en celdas adyacentes.  Dar formato a una columna de números.  Usar una función para hoja de cálculo.  Dar formato al texto de una hoja de cálculo.

Actividad 1.Ingrese a la planilla de Excel A.- CELDA ACTIVA - INTRODUCCION DE DATOS. Al iniciar Excel se presenta una nueva hoja de cálculo en la que puede comenzar al introducir datos en la celda activa. La celda activa se identifica por un borde grueso. El lado izquierdo de la barra de fórmulas presenta la referencia de la celda activa. Una referencia de celda consiste en la letra de la columna y el número de la fila de la celda. Ejercicio 1.Seleccione la celda A1. Escriba : Cafetería Molina A medida que escribe, el título aparece en la celda activa y en la barra de fórmula.

El cuadro de cancelación y el cuadro de introducción también aparecen en la barra de fórmulas. Al hacer clic en el cuadro de cancelación o presionar eliminará los datos que acaba de escribir. Para introducir sus datos en la celda : haga clic en el cuadro de introducción o presione . Ejercicio 2.Introduzca los siguientes datos en su hoja :

En este ejercicio podemos notar que “Platos y otras Ensaladas” es demasiado ancho para la columna, luego se debería modificar.

B.- ANCHO COLUMNA.Puede cambiar el tamaño de cualquier columna arrastrando la línea derecha del título de la columna que Ud. desea modificar. Ejercicio 3.Aumente el ancho de la columna A, hasta que el título de la celda B4 esté completamente contenido en él. Procedimiento : 1.2.3.4.-

Haga clic en el título de la columna A. Pinche en Formato de la Barra de Menú. Pinche en Columna. Pinche en el botón Ajustar a la selección . Queda de la siguiente manera :

¡ Mucho más fácil ! ¿ o no ? La columna se amplia de acuerdo a la celda A6 ( pues es la que contiene la entrada más larga ). Ejercicio 4.Sigamos completando el cuadro siguiente:

Observe que Excel alinea las celdas con el texto a la izquierda y los números a la derecha. C.- FORMATO MONETARIO RAPIDAMENTE.Si usted pincha sobre

de la Barra de Herramientas Excel asume inmediatamente que es

formato moneda. Ejercicio 5.Digite lo siguiente :

Seleccione el rango C5 a C9 y pinche sobre

.

Además Ud., puede convertir otros números en formato punto. Seleccione el rango B5 a B9 y pinche sobre

.

Ajuste la columna C bajo la celda C4 para que la hoja quede de la siguiente manera :

C.- FORMULAS.Las celdas de esta hoja contienen texto y Cafetería Molina.

valores que describen las transacciones mensuales de la

Las celdas también pueden contener fórmulas. Ejercicio 6.Ahora crearemos una fórmula, en la columna D, que multiplica el valor de Unidades Vendidas por el Valor por Precio por Unidad. Procedimiento : 1.- En la celda D4 digitar Ventas. 2.- Seleccionar la celda D5 3.- Pinche sobre de la barra de herramientas llamado Asistente para Funciones. Aparece el siguiente cuadro :

3.- En nombre de la función busque la función Producto ubicada alfabéticamente en esta sección. En seguida pinche sobre el botón siguiente. Aparece el siguiente cuadro :

4.- Frente al número 1 pinche y digite B5, después, pinche frente al número 2 y digite C5 quedando de la siguiente manera : 5.- Para finalizar y aparezca el valor en la celda pinche sobre Terminar. La planilla queda así :

Ejercicio 7.1.2.3.4.-

Realice lo siguiente : Copie la fórmula, con el autollenado, creada en la celda anterior en el rango D6a D9. Dé, en este rango, el formato moneda. En la celda D11 confeccione la suma de los productos anteriores. Confeccione un gráfico circular tridimensional, sólo del rango A4 hasta B9, para que le quede así :

5.- Preparar la página, para esto pinche en archivo y seleccione preparar página dejándola la página así : 6.- Los márgenes así : 7.- El encabezado y pié de la siguiente forma : 8.- Y finalmente, la hoja dejarla sin imprimir las líneas de división. 9.- Para salir de Preparar Página , pinche en aceptar. Haga una Presentación Preliminar pinchando en 10.- Pinchar en para imprimir y pinchar en para grabar como EXCEL3.

E.- ABRIR UNA NUEVA VENTANA. Se pueden abrir otras hojas o ventanas. Procedimiento :

.

1.- Pinche en ¿ Qué sucedió ?

de la Barra de Herramientas.

F.- FUNCIONES.Las funciones son fórmulas incorporadas que pueden simplificar sus hojas de cálculo. Por ejemplo, si Ud., en una planilla tuviese que sumar las celdas D5, D6 y D7, puede usar la función suma digitando = SUMA (D5:D7). Excel dispone de muchas otras funciones que se pueden introducir en la hoja de cálculos usando la barra de menús seleccionando Fórmula y después Pegar función. Ejercicio 8.1.- En esta hoja nueva digite los siguientes datos :

2.- Seleccione el rango B4:E10 y defina el formato monetario sin decimales. Ejercicio 9.Ponga el promedio semanal en la celda B12 y después con auto llenado cópiela en el rango C12 a E12. Ejercicio 10.Calcular en la celda F13 el promedio diario del mes considerando los datos en el rango B4 a E10.

G.- TEXTOS.Se incorpora textos en las hojas de cálculo con la finalidad de reconocer distintas hojas de cálculo. Ejercicio 11.Agregar en la celda B2 el texto : Totales semanales y diarios, y además colocar el autoformato clásico 3. Procedimiento : 1.2.3.4.5.6.7.8.9.-

Seleccionar la celda B2. Escriba : Totales semanales y diarios. Seleccionar Formato. Seleccionar Autoformato. Seleccionar Clásico 3. Seleccionar Aceptar. Grabe como EXCEL4. Salga de Excel For Windows Salga de Windows

LECCION 4 PROFESOR Sr. JORGE PATRICIO MOLINA PEREZ.

Objetivos de la Lección.Al final de esta lección Ud., será capaz de :

 Identificar las partes de un gráfico.  Crear un gráfico en una hoja de cálculos .  Seleccionar un tipo de gráfico.  Dar formato e imprimir un gráfico.  Editar contenidos de celdas.  Reconocer celdas Absolutas y Relativas.  Diferenciar las celdas Absolutas y Relativas.  Crear fórmulas con expresiones relativas y absolutas.  Copiar fórmulas con expresiones relativas y absolutas.  Imprimir hojas de cálculo.  Llenar celdas con números en serie.

Actividad 1.Ingrese a la planilla de Excel. A.- GRAFICO.Un gráfico es una representación de los datos de una hoja de cálculo. Los gráficos pueden facilitar la comprensión de datos complejos. Los gráficos muestran los datos contenidos en las filas y columnas de una hoja de cálculo con un formato visual que se puede leer rápidamente. Al crear un gráfico , se pueden ver tendencias y diseños que no son aparentes cuando simplemente mira cifras. Una fila o columna de valores relacionados de la hoja de cálculo se llama serie de datos. Las columnas de un Gráfico que pertenecen a la misma serie tienen el mismo color y diseño. Puede identificar las series de datos de un gráfico agregándoles una leyenda. Las leyendas otra forma de facilitar la comprensión de los datos. Excel coloca los datos de un gráfico de columna a lo largo de los ejes vertical y horizontal. Un eje es una línea de referencia para los datos del gráfico. Los valores numéricos se colocan a lo largo del eje vertical, llamado eje de ordenadas o eje y . El eje de ordenadas se ajusta proporcionalmente en forma automática para reflejar valores. Las abscisas se trazan a lo largo del eje horizontal, llamado eje abscisas x. Si desea agregar más información puede agregar títulos a los ejes. Si un gráfico de columnas no representa sus datos de la manera deseada Excel ofrece un total de 14 tipos de gráficos, cada uno con diferentes variantes.

Ejercicio 1.Copie esta hoja de cálculo.

La manera más fácil de crear un gráfico es usar el Asistente de gráficos.

Procedimiento : 1.- seleccione el rango A3:D6 (Se debe seleccionar los datos de la hoja de cálculo, incluyendo los rótulos de las abscisas y los nombres de las series de datos.) 2.- Haga clic en la barra de herramientas sobre el Asistente de gráficos. 3.- Utilice el Mouse para dibujar un contorno en el lugar de la hoja de cálculos donde desea el gráfico (Escoja columnas). 4.- El rango puede ser modificado cómo es el gráfico. 5.- Haga clic en un tipo de gráfico.(Escoja Columnas). 6.- Haga clic en 6. 7.- El asistente le mostrará cómo es el gráfico. 8.- Finalmente puede agregar una leyenda y títulos al gráfico. 9.- Al elegir aceptar sus cambio serán aplicados y el gráfico se mostrará en la hoja de cálculo.

B.- CAMBIO DE GRAFICO DESPUES DE CREADO.Puede utilizar el menú de galería cuando el documento activo es un gráfico. Procedimiento : 1.2.3.4.5.6.-

En el gráfico incrustado de su hoja de cálculo haga doble clic. Si no está el menú contextual de gráfico, actívelo. Haga clic en los distintos iconos de gráficos. Agregue un texto en algún lugar de su gráfico. Señale con una flecha lo que Ud. destacó en su texto. Grabe esta hoja como EXCEL5XX

Ejercicio 2.1.- Cámbiese a una hoja nueva. 2.- Escriba los siguientes datos :

3.4.5.6.7.8.9.-

Copie la celda E3 en A8. Copie la celda F3 en A9. Calcule cada uno de los totales. Calcule cada uno de los promedios. Confeccione una excelente presentación de su hoja seleccionando Lista 3. Confeccione un gráfico de sector de rango A3:B7 Confeccione un gráfico de sector considerando la columna C desde C3:C7 y pruebe con la columna D.

C.- CELDAS ABSOLUTAS Y RELATIVAS.CELDAS ABSOLUTAS

:

Son aquellas celdas que no varían ni la fila ni la columna al ser copiadas.

La celda se especifica como absoluta anteponiéndole un signo $ a la fila y/o la columna.

Ejemplo : $A$2*3+$B$2*2. Ud., puede facilitar la creación de esta fórmula, si sobre el nombre de la celda, aprieta la tecla F4 hasta quedar como lo requiera. CELDA RELATIVA

:

Son aquellas celdas que al ser copiadas incrementa su columna y/o fila.

Una expresión absoluta se diferencia de una relativa cuando a la columna y/o fila se le antepone un signo $. Ejercicio 3.Diseñe el siguiente cuadro :

Procedimiento : En A1 escriba : “UNIDAD TRIBUTARIA MENSUAL”. En A3 escriba : “VALOR U.T.M.” En B3 escriba : “16644” En C3 escriba : “Mes” En D3 escriba : “Marzo” En A5 escriba: “TABLA DE CALCULO IMPUESTO 2ª CATEGORIA” En A7 escriba : “Monto de la Renta Imponible” En A8 escriba : “Desde” En B8 escriba : “ Hasta” En C8 escriba : “Factor” En D8 escriba : “Cantidad a Rebajar”. En A9 escriba : “0.00” En B9 escriba : “=10*$B$3” Copie esta fórmula 4 veces hacia abajo.

D.- EDITAR CELDAS YA EXISTENTES.Cuando Ud., tiene una celda creada y después desea modificarla, ésta la debe editar. Ejercicio 4.1.2.3.4.-

En En En En

la celda la celda la celda la celda

B10, B11, B12, B13,

modificar modificar modificar modificar

el 10 por 30. 10 por 50. 10 por 70. 10 por 100.

Procedimiento: 1.- Haga clic en la celda B10. 2.- Apriete la tecla F2, así se ingresa en la expresión apareciendo los cuadro de Cancelación e Introducción. 3.- Con póngase encima del número 1 y oprima la tecla , digite el número 3 y haga . 4.- Haga clic en la celda B11. 5.- Ponga la punta del Mouse al final de la fórmula en la Barra de la fórmula y oprima el botón izquierdo, así se ingresa en la expresión, de otra manera, apareciendo los cuadros de Cancelación e introducción. 6.- Con póngase encima del número 1 y oprima la tecla , digite el número 5 y haga . Continúe Ud., con los siguientes de acuerdo a lo pedido, y una vez realizado siga con lo siguiente : En D10 escriba : =60%*$B$3 Copie esta fórmula 4 veces hacia abajo y modifique el 60% por 360%, 860%, 1560% y 3030% respectivamente hacia abajo. En A10 escriba : =B9+0.01 Copie esta fórmula 4 veces hacia abajo.

E.- IMPRIMIR PLANILLAS.Ud., puede imprimir su hoja de cálculos previo a observar su hoja como va a salir viéndolo en la presentación preliminar. Ejercicio.Imprima este cuadro sin las cuadrículas en papel tamaño carta. Para imprimir sin cuadrícula : Procedimiento : 1.2.3.4.5.6.7.-

Haga Haga Haga Haga Haga Haga Haga

clic clic clic clic clic clic clic

en en en en en en en

archivo. Preparar Página. Hoja quite la x en Imprimir líneas de división. Tamaño de Papel oprimiendo con el Mouse sobre la flecha hacia abajo. con flecha hacia arriba tamaño Carta. Aceptar y listo. Imprimir.

Su cuadro ha quedado listo, y la gracia de esta planilla es que Ud., podrá calcular el Impuesto de 2ª categoría con sólo cambiar el valor de la U.T.M. . Pruebe cambiando en B3 y Marzo en D3, respectivamente por : Abril y 16711, e imprima. Mayo y 16811, e imprima. Junio y 17046, e imprima. Julio y 18046, e imprima. Grabar como U.T.M. Ejercicio 5.Una de los trabajos que realiza el banco es calcular el valor de una cuota Excel trae incorporada esto utiliza la función Pago en el Asistente para Funciones : En la celda En la celda En la celda En la celda En la celda En la celda En la celda En la celda

A1 B1 A2 B2 A3 B3 A5 B5

escriba : “Capital” escriba : “1000000” y déjelo en formato monetario. escriba : “ Tasa Mensual” escriba : “ 2,1%” escriba : “Nº Cuotas” escriba : “36” escriba : “ Valor Cuota”. pegamos la función financiera PAGO pinchando en

para que quede así :

En la hoja queda así : Observe que la cuota la escribe de manera negativa.

En esta celda transforme la cantidad negativa a nuestro sistema financiero y sin decimales, es decir, sigamos los siguientes pasos : Haga clic en : 1.- Formato. 2.- En Celda Aparece el siguiente cuadro, una vez que haya seleccionado la segunda opción de los formatos :

3.- En Código coloque un paréntesis (aquí y ) acá : Ahora, construyamos el cuadro de amortización o de pagos considerando las siguientes columnas : Periodo, Cuota, Interés, Amortización, y Saldo para esto : En la celda En la celda En la celda En la celda En la celda En la celda En la celda

A7 escriba : “CUADRO DE PAGOS” A9 escriba : “Periodos” B9 escriba : “Cuota”. C9 escriba : “Interés” D9 escriba : “Amortización” E9 escriba : “Saldo” A10 escriba : “0”

E.- LLENAR DATOS CON SERIES NUMERICAS.Este sistema le permite colocar series numéricas en progresiones aritméticas, geométricas y cronológicas. Ejercicio 6.En el rango de celda A10:A46 coloque una serie aritmética que vaya del número 1 al número 36 : Procedimiento : 1.2.3.4.5.6.7.-

En A10 digite el 1. Seleccione el rango A10:A46 Haga clic en Edición. Haga clic en Llenar. Haga clic en Series Observe que : en el incremento diga 1 y este seleccionada Lineal. Haga clic en Aceptar.

Continuemos con el ejercicio dado en el número 5. En la celda E10 escriba : “=B1” En la celda B11 escriba : “=$B$5” En la celda C11 pegue la función financiera PAGOINT dejándola de la siguiente manera:

En la celda D11 pegue la función PAGOPRI que le quede de la siguiente manera :

En la celda E11 escriba : “=E10+D11” Seleccione el rango C11a E11 y déjela sin decimales en el formato definido anteriormente. Seleccione el rango B11:E11 Con el Auto-Llenado copie el rango hasta la fila 46. En la celda B47 haga clic en el Auto-Suma y . Con el Auto-llenado copie la fórmula hasta la celda D47. Imprimir sin cuadrícula y papel tamaño carta. Grabar como CUOTA. Ejercicio 7.Diseñe el cuadro presentado en la hoja anexada titulada como CICAP para utilizar las siguientes funciones : SI ( Relación; Sentencia 1; Sentencia 2 ) PROMEDIO ( Rango )

DESVEST ( Rango ) MAX ( Rango ) MIN ( Rango ) MEDIANA ( Rango ) Condiciones : La NOTA de la columna M se calcula bajo el siguiente procedimiento : Un alumno tiene una nota inferior a 4.0 si su porcentaje de asistencia es inferior al 80& bajo la siguiente fórmula : NOTA

=

3*PORCENTAJE+80% -------------------------------80%

Y tiene una nota superior a 4.0 si tienen un porcentaje superior al 80%, aplicando la siguiente fórmula : NOTA

=

3*PORCENTAJE - 160% ----------------------------------20%

Además en la columna O, relacionada con situación, se debe colocar Aprobado si la nota de la columna N es 4.0 o superior a 4.0, y colocar Reprobado si la nota es inferior a 4.0. Calcular el promedio, desviación standard, Puntaje mayor y menor de las notas de las columnas My N. Imprimir sin cuadrículas y grabar como CURSO. Ejercicio 8.Diseñe el cuadro de frutas de EMPRESA FRUTICOLA TITIFRUTI S.A., anexado al final, bajo el siguiente esquema : Ingrese las columnas correspondientes a : “FRUTA”, “PRODUCCION”, “RECHAZO”, VENTAS” y “PRECIO”. La columna correspondiente a STOCK se calcula como PRODUCCION - RECHAZO - VENTAS. La columna INGRESOS $ se calcula como el producto de VENTAS por PRECIO. La columna INGRESOS U.S.$ se calcula como el cuociente entre INGRESOS $ con valor del dólar (Celda Absoluta). El TOTAL INGRESOS (Dólares) corresponde a la suma de INGRESOS U.S.$. El TOTAL INGRESOS (pesos) corresponde a la suma de INGRESOS $. Ejercicio 9.Diseñe el cuadro de importación de Autos de IMPORTADORA “AUTOMOVILES S.A.”, dado a continuación siguiendo las siguientes instrucciones : Ingrese las siguientes columnas : “CODIGO”, “MODELO”, “P.COSTO (U.S.$), “Cant. Vend.”, “PROCEDENCIA”. La columna “I.V.A. ($)” se obtiene de multiplicar “P.Venta ($)” por el porcentaje correspondiente al I.V.A. La columna correspondiente a utilidad del mes se obtiene aplicando la siguiente fórmula: (P.Venta ($)-P.Costo($)-I.V.A.($)) * Cant. Vend Imprimir sin cuadrículas y grabar como AUTOS. La columna “P.Costo ($)” se obtiene de multiplicar la columna P.Costo (U.S.$) por el valor del dólar. La columna “P.Venta ($)” se obtiene de multiplica el “P.Costo ($)” por rentabilidad más “P.Venta ($)”.

INDICE DE LA LECCION.Objetivos de la Lección.A.- GRAFICO.B.- CAMBIO DE GRAFICO DESPUES DE CREADO.C.- CELDAS ABSOLUTAS Y RELATIVAS.D.- EDITAR CELDAS YA EXISTENTES.E.- IMPRIMIR PLANILLAS.E.- LLENAR DATOS CON SERIES NUMERICAS.INDICE DE LA LECCION.-

LECCION 5

PROFESOR Sr. JORGE PATRICIO MOLINA PEREZ Al final de esta lección Ud., será capaz de :



Definir una base de datos.



Cambiar un registro.



Agregar o eliminar un registro.



Usar un criterio para encontrar un registro.



Extraer registros.

Una Base de Datos es un conjunto de Campos y Registros. Actividad 1.Ingrese a la planilla de Excel y confeccione la siguiente hoja de cálculo :

Ahora Ud., continúe de acuerdo a lo solicitado en la hoja de cálculos. A.- ORDENAR UNA BASE DE DATOS.Ud. puede ordenar una base de datos y en esta Versión de Excel viene preparada para que no cometa ninguno de los dos siguientes errores posibles : 1.- Seleccionar sólo los datos que quiere ordenar y no el resto de la base de datos. 2.- seleccionar los datos de la base de datos con los Nombres de los Campos. Ejemplo.1.- Seleccione el rango C2:C9 2.- Haga un clic en Datos. 3.- Haga clic en ORDENAR. Aparecerá el siguiente aviso :

4.- Acepte haciendo un clic en ordenar para Ampliar la Selección. Aparece el siguiente cuadro :

Observe cómo sólo amplió la Base de Datos y además dejó los nombres de campo fuera de la selección para proceder a ordenarlos.

Acepte para que ordenen por Especialidad y de manera Ascendente, es decir : 5.- Ahora seleccione desde A2 hasta F9 y haga un clic en Datos y después sobre Ordenar y ordene la Base de Datos bajo el siguiente criterio : 6.- Finalmente pídale ordenar esta base de Datos por Apellido y de manera Ascendente. B.- LA FICHA DE UNA BASE DE DATOS. Los datos para estudio fotográficos Apertura ya han sido introducidos en la hoja de cálculo. Los datos están organizados de manera que cada columna contiene el mismo tipo de información. Para trabajar con la ficha de una base de datos ejecute lo siguiente : Procedimiento : 1.- Seleccione el rango de celdas que desea incluir en ella, es decir, A2:F9. 2.- Haga clic en Datos. 3.- Haga clic en Ficha. Aparece el siguiente cuadro :

La ficha de datos presenta un registro cada vez . Para ver otros registros puede usar la barra de desplazamiento de la ficha de datos. Para moverse por los campos de un registro puede utilizar la tecla o bien el mouse pinchando donde desee. C.- CAMBIAR REGISTROS.Puede cambiar los registros editando los datos de los cuadros. Ejercicio.Cambie los datos de la Srta. Valesco, ya que ha aumentado su tarifa a $1000. Procedimiento : 1.2.3.4.5.-

Use la barra de desplazamiento o la Flecha Abajo para seleccionar el registro de la Srta. Valesco. Use para desplazarse al cuadro Tarifa Diaria. Con flecha posiciónese encima del 7 y con la tecla borre el 7. Escriba : 10 Presione para introducir el cambio y moverse al siguiente registro.

El cambio se actualiza en la base de datos de la hoja de cálculo.

D.- AGREGAR REGISTROS.Puede usar la ficha de datos para agregar o eliminar registros. Para agregar un nuevo registro a la ficha de datos siga el siguiente procedimiento : Procedimiento : 1.- Haga clic en el botón Nuevo. En la esquina superior derecho aparece “Nuevo Registro” y la ficha de datos está lista para aceptar un nuevo registro. 2.- En el cuadro 1 escriba : Jiménez 3.- Haga clic en el cuadro Nombre y escriba : Carolina

4.- Y así sucesivamente escriba en :

Especialidad : Educación Color/ByN : Color Tarifa Diaria : $1050 Teléfono : 211-8797 5.- Elija el botón Nuevo otra vez o presione para agregar el registro a la base de datos . La hoja de cálculo ahora incluye a Carolina Jiménez y la ficha de datos está lista para aceptar un nuevo registro. E.- ELIMINAR UN REGISTRO.Use el botón Eliminar para eliminar algún registro. Ejercicio.