Curso de Excel Avanzado

Universidad Nacional de Ingeniería Programa de Administración de Unidades de Servicios

Microsoft

EXCEL 2010

Ing. Oscar Issac Pérez Aráuz

Microsoft Excel 2010 permite analizar, administrar y compartir información mejor que nunca, lo que le ayuda a tomar decisiones mejores y más inteligentes. Las nuevas herramientas de análisis y visualización le ayudan a realizar un seguimiento y resaltar importantes tendencias de datos. Obtenga acceso fácilmente a datos importantes dondequiera que vaya desde prácticamente cualquier explorador web o Smartphone, Incluso puede cargar sus archivos en Internet y trabajar simultáneamente con otras personas en línea. Tanto como si produce informes financieros o administra sus gastos personales, Excel 2010 le brinda más eficiencia y flexibilidad para lograr sus objetivos.

Microsoft Excel 2010 Contenido INTRODUCCIÓN ....................................................................................................................................... 4 1.1 Historia Y Versiones ...................................................................................................................... 4 1.2 Especificaciones, Límites Y Problemas ......................................................................................... 5 1.3 Las Novedades De Excel 2010....................................................................................................... 7 1.4 Excel 2010 Vs Excel 2007 ............................................................................................................ 10 LISTAS Y TABLAS .................................................................................................................................... 14 2.1 Listas............................................................................................................................................ 14 2.1.2 Listas Personalizadas ............................................................................................................ 14 2.1.2Listas Desplegables / Validación de Datos ............................................................................ 17 2.2 Tablas .......................................................................................................................................... 22 2.3 Tablas Dinámicas ........................................................................................................................ 25 2.4 Ejercicios Propuestos .................................................................................................................. 29 EL FORMATO CONDICIONAL Y LA SEGURIDAD EN EXCEL 2010 ............................................................. 31 3.1 Formato Condicional................................................................................................................... 31 3.2 Seguridad .................................................................................................................................... 36 3.3 Ejercicios Propuestos .................................................................................................................. 38 FORMULAS Y FUNCIONES ...................................................................................................................... 40 4.1 Referencias en fórmulas ............................................................................................................. 43 4.2 Fórmulas matriciales .................................................................................................................. 46 4.3 Funciones Lógicas Y, O, Si ........................................................................................................... 51 4.4 Funciones de Bases de Datos...................................................................................................... 58 4.5 Funciones de Búsqueda .............................................................................................................. 60 4.6 Auditoria de Formulas ................................................................................................................ 65 4.7 Ejercicios Propuestos .................................................................................................................. 67 GRAFICOS Y SUBTOTALES ...................................................................................................................... 70 5.1 Tipos de Gráficos......................................................................................................................... 71 5.2 El eje secundario ......................................................................................................................... 82 5.3 Líneas de Tendencia .................................................................................................................... 83 5.4 Subtotales ................................................................................................................................... 87 5.5 ¿Cómo se insertan los subtotales? ............................................................................................. 87 5.6 Ejercicios Propuestos .................................................................................................................. 88 IMPORTACION DE DATOS ...................................................................................................................... 89 6.1 Importación desde Texto ............................................................................................................ 89

Ing. Oscar Issac Pérez Aráuz

1

Microsoft Excel 2010 6.2 Importación desde la Web ......................................................................................................... 92 6.3 Importación desde Access .......................................................................................................... 93 6.4 Microsoft Query .......................................................................................................................... 95 6.4.1 La Base de Datos................................................................................................................... 95 6.4.2 El Archivo de Origen de Datos .............................................................................................. 97 6.4.3 Microsoft Query ................................................................................................................... 99 6.4.4 Regresar los Datos a Excel .................................................................................................. 103 6.5 Ejercicios Propuestos ................................................................................................................ 104 COMPLEMENTOS ................................................................................................................................. 105

Ing. Oscar Issac Pérez Aráuz

2

Microsoft Excel 2010 PRESENTACIÓN El presente manual de Excel Avanzado ha sido diseñado para usarse en cursos de Microsoft Office Excel 2010 impartidos en el Programa de Administración de Unidades de Servicios de la Universidad Nacional de Ingeniería para usuarios con conocimientos previos de Excel. El texto empieza con una Introducción a Excel y sus versiones anteriores, además de hacer una comparación con su antecesor (Excel 2007) y analizar las novedades principales de la versión 2010. Los acápites siguientes se enfocan en el uso de ciertos comandos considerados necesarios para el uso y la administración de datos en un libro de calculo, reducción de errores, resaltar información en dependencia de los requerimientos del usuario, fundamentos de gráficos y macros para el desarrollo de aplicaciones automatizadas que contribuyan a la reducción de tiempo en procesos monótonos de trabajo. Aunque Excel fue diseñado como un programa para operaciones financieras y contables hoy por hoy este programa es usado además por Estadistas, Ingenieros, Administradores de proyectos, matemáticos, investigadores, médicos e incluso abogados e historiadores, puesto que por su gran gama de comandos y funciones de todo tipo a sido de gran utilidad en el desarrollo de hojas de calculo que contribuyen a reducir la carga de trabajo y aumentar la rapidez en el desarrollo de informes especializados. En el moderno mundo de hoy en día son muchas las empresas que adquieren software especializado para la administración de información y la ejecución de procesos que facilitan en gran cantidad el trabajo diario, sin embargo muchos de estos están diseñados bajo un marco fijo de trabajo y no están abiertos a posibles cambios en los procesos ya sea para mejorar o por factores externos como los legales, es ahí donde nos vemos en la necesidad de hacer uso de aquellas herramientas que ya poseemos pero que no explotamos, y que podrán hasta cierto punto resolver muchas limitaciones que los software mas caros no pueden. El curso y manual de Excel avanzado esta estructurado para poder aprovechar al máximo las ventajas que ofrece una de las herramientas mas poderosas en el mundo de las Tecnologías de Información, facilitando las operaciones a través de comandos y funciones poco conocidos y de gran utilidad.

Ing. Oscar Issac Pérez Aráuz

Ing. Oscar Issac Pérez Aráuz

3

Microsoft Excel 2010

Capitulo 1:

INTRODUCCIÓN Microsoft Excel es una aplicación para manejar hojas de cálculo. Este programa es desarrollado y distribuido por Microsoft, y es utilizado normalmente en tareas financieras y contables.

1.1 Historia Y Versiones Microsoft comercializó originalmente un programa de Hoja de cálculo llamado Multiplan en 1982, que fue muy popular en los sistemas CP/M, pero en los sistemas MS-DOS perdió popularidad frente al Lotus 1-2-3. Microsoft publicó la primera versión de Excel para Mac en 1985, y la primera versión de Windows (numeradas 2-05 en línea con el Mac y con un paquete de tiempo de ejecución de entorno de Windows) en noviembre de 1987. Lotus fue lenta al llevar 1-2-3 para Windows y esto ayudó a Microsoft a alcanzar la posición de los principales desarrolladores de software para hoja de cálculo de PC. Este logro solidificó a Microsoft como un competidor válido y mostró su futuro de desarrollo como desarrollador de software GUI. Microsoft empujó su ventaja competitiva lanzando al mercado nuevas versiones de Excel, por lo general cada dos años. La versión actual para la plataforma Windows es Excel 14.0, también denominada Microsoft Excel 2010. La versión actual para Mac OS X es Microsoft Excel 2011. La lista de versiones de Microsoft Excel que han sido lanzadas al mercado para Microsoft Windows es: En el año 1987 Excel 2.0. En el año 1990 Excel 3.0. En el año 1992 Excel 4.0. En el año 1993 Excel 5.0 (Office 4.2 & 4.3). En el año 1995 Excel 7.0 (Office ‘95). En el año 1997 Excel 8.0 (Office ‘97). En el año 1999 Excel 9.0 (Office 2000). En el año 2001 Excel 10.0 (Office XP). En el año 2003 Excel 11.0 (Office 2003). En el año 2007 Excel 12.0 (Office 2007). En el año 2010 Excel 14.0 (Office 2010). Excel fue la primera hoja de cálculo que permite al usuario definir la apariencia (las fuentes, atributos de carácter y celdas). También introdujo re computación inteligente de celdas, donde celdas dependientes de otra celda que han sido modificadas, se actualizan al instante (programas de hoja de cálculo anterior recalculaban la totalidad de los datos todo el tiempo o esperaban para un comando específico del usuario). Excel tiene una amplia capacidad

Ing. Oscar Issac Pérez Aráuz

4

Microsoft Excel 2010 gráfica, y permite a los usuarios realizar, entre otras muchas aplicaciones, listados usados en combinación de correspondencia. Cuando Microsoft primeramente empaquetó Microsoft Word y Microsoft PowerPoint en Microsoft Office en 1993, rediseñó las GUI’s de las aplicaciones para mayor coherencia con Excel, producto insigne de Microsoft en el momento. Desde 1993, Excel ha incluido Visual Basic para Aplicaciones (VBA), un lenguaje de programación basado en Visual Basic, que añade la capacidad para automatizar tareas en Excel y para proporcionar funciones definidas por el usuario para su uso en las hojas de trabajo. VBA es una poderosa anexión a la aplicación que, en versiones posteriores, incluye un completo entorno de desarrollo integrado (IDE). La grabación de macros puede producir código (VBA) para repetir las acciones del usuario, lo que permite la automatización de simples tareas. (VBA) permite la creación de formularios y controles en la hoja de trabajo para comunicarse con el usuario. Admite el uso del lenguaje (pero no la creación) de las DLL de ActiveX (COM); versiones posteriores añadieron soporte para los módulos de clase permitiendo el uso de técnicas de programación básicas orientadas a objetos. La funcionalidad de la automatización proporcionada por (VBA) originó que Excel se convirtiera en un objetivo para virus en macros. Este fue un grave problema en el mundo corporativo hasta que los productos antivirus comenzaron a detectar estos virus. Microsoft tomó medidas tardíamente para prevenir el uso indebido de Excel mediante la adición de la capacidad para deshabilitar la ejecución automática de las macros al abrir un archivo.

1.2 Especificaciones, Límites Y Problemas Las características, especificaciones y límites de Excel han variado considerablemente de versión en versión, exhibiendo cambios en su interfaz operativa y capacidades desde el lanzamiento de su versión 12.0 mejor conocida como Excel 2007. Se puede destacar que mejoró su límite de columnas ampliando la cantidad máxima de columnas por hoja de cálculo de 256 a 16.384 columnas. De la misma forma fue ampliado el límite máximo de filas por hoja de cálculo de 65.536 a 1.048.576 filas por hoja. Otras características también fueron ampliadas, tales como el número máximo de hojas de cálculo que es posible crear por libro que pasó de 256 a 1.024 o la cantidad de memoria del PC que es posible emplear que creció de 1 GB a 2 GB soportando además la posibilidad de usar procesadores de varios núcleos. Uno de los problemas conocidos y relevantes de esta hoja de cálculo, es el hecho de su incapacidad para manejar fechas anteriores a 1900 (incluyendo versiones para Mac OS X), es decir, no puede manejar campos en formato de fecha anteriores a dicho año (como acontecimientos históricos). Este problema se ha venido presentando desde versiones más antiguas de 16 bits, persistiendo aún en la versión actual. El 22 de septiembre del 2007 se informó que la hoja de cálculo Excel 2007 mostraba resultados erróneos bajo ciertas condiciones. Particularmente para algunas parejas de

Ing. Oscar Issac Pérez Aráuz

5

Microsoft Excel 2010 números, para los que el producto sea 65535 (tales como 850 y 77.1), Excel muestra como resultado de la operación 100000. Esto ocurre con alrededor del 14.5% de tales pares. Además, si se suma uno a este resultado Excel lo calcula como 100001. No obstante, si se resta uno al resultado original, entonces muestra el valor correcto 65534 (también si se multiplica o divide por 2, muestra los valores correctos 131070 y 32767.5, respectivamente). Microsoft informó en el blog de Microsoft Excel, que el problema existe al mostrar seis puntos flotantes específicos entre 65534.9995 y 65535, y seis valores entre 65535.99999999995 y 65536 (no incluye los enteros). Cualquier cálculo realizado con uno de estos valores se mostrará de modo incorrecto. El valor del cálculo almacenado y pasado a otra celda es correcto, sólo el valor mostrado estaría errado. Sin embargo, en algunas instancias, como al redondear el valor con cero dígitos decimales, almacenará un valor incorrecto en memoria. Este error se introdujo con los cambios realizados a la lógica de información en pantalla de la versión 2007, y que no existe en las versiones anteriores. El 9 de octubre de 2007 Microsoft lanzó un parche para este bug. Este problema también queda subsanado con la instalación del Service Pack 1, y desapareció por completo en todas las versiones de Excel lanzadas al mercado posteriormente. Dada la importancia que posee el estudio de las finanzas en ámbito académico, toma especial interés el manejo de dichos conceptos de forma ágil, para conseguir rapidez y precisión en el análisis. La forma más rápida de conseguir dicho objetivo es a través de la aplicación de finanzas en una hoja de cálculo, para el caso, Excel. Las hojas de cálculo proporcionan una solución rápida y sencilla a las nuevas exigencias que se presentan en el mundo actual. Excel a través de un ambiente gráfico permite realizar operaciones matemáticas básicas y complejas y desarrollar diferentes funciones (financieras, lógicas, estadísticas, matemáticas, etc.). El objetivo del curso es servir de guía en la aplicación de los conceptos financieros básicos en Microsoft Excel, ya que este facilita la realización de operaciones financieras a través de fórmulas y funciones; permite una excelente presentación para los datos con una buena representación gráfica y el intercambio de información con otras aplicaciones. La aplicación de Finanzas en Excel puede llegar a ser tan buena como las personas que lo apliquen puedan hacerlo. El reto es conseguir manejar las herramientas básicas, intermedias y avanzadas de Excel, para poder aplicarlas en el desarrollo de nuestro trabajo cotidiano. Microsoft Excel 2010 permite analizar, administrar y compartir información de más formas que nunca, lo que le ayuda a tomar decisiones mejores y más inteligentes. Las nuevas herramientas de análisis y visualización le ayudan a realizar un seguimiento y resaltar importantes tendencias de datos. Obtenga acceso fácilmente a datos importantes dondequiera que vaya desde prácticamente cualquier explorador web o Smartphone. Incluso puede cargar sus archivos en Internet y trabajar simultáneamente con otras personas en línea. Tanto como si produce informes financieros o administra sus gastos personales, Excel 2010 le brinda más eficiencia y flexibilidad para lograr sus objetivos.

Ing. Oscar Issac Pérez Aráuz

6

Microsoft Excel 2010

1.3 Las Novedades De Excel 2010 Excel 2010 ofrece nuevas características y herramientas eficaces para ayudarle a descubrir patrones o tendencias que pueden llevar a decisiones más informadas y mejorar la capacidad de analizar grandes conjuntos de datos.  Obtenga un resumen visual de los datos mediante pequeños gráficos que caben dentro de una celda junto a los datos del texto con los nuevos mini gráficos.  Filtre grandes cantidades de información de forma rápida e intuitiva con la nueva funcionalidad Segmentación de datos y mejore el análisis visual de tablas dinámicas y gráficos dinámicos.

Obtenga análisis eficaces desde el escritorio Los refinamientos de Excel 2010 y las mejoras en su rendimiento le permiten llevar a cabo su trabajo con mayor rapidez y facilidad.  Use el nuevo Filtro de búsqueda para restringir rápidamente las opciones de filtro disponibles en las tablas y las vistas Tabla dinámica y Gráfico dinámico. Encuentre exactamente lo que busca entre un millón o más elementos, al instante.  PowerPivot para Excel 2010, un complemento gratuito, le permite experimentar una manipulación rápida de grandes conjuntos de datos (generalmente en millones de filas) y una integración de datos simplificada. Además, podrá compartir sus análisis sin esfuerzos a través de SharePoint Server 2010.2

Ing. Oscar Issac Pérez Aráuz

7

Microsoft Excel 2010



Trabaje con cantidades masivas de información (más de 2 gigabytes) y saque el máximo partido a las inversiones en hardware nuevas y existentes usando la versión de 64 bits de Office 2010.3

Rompa las barreras y trabaje en equipo de nuevas maneras Excel 2010 ofrece formas simples de permitir que las personas trabajen conjuntamente en libros, lo cual sirve para mejorar la calidad de su trabajo. Lo mejor de todo es que incluso las personas con versiones anteriores de Excel pueden participar sin problemas. 

Ahora puede trabajar con otras personas simultáneamente en el mismo libro en casi cualquier explorador web mediante Excel Web App.



Los usuarios corporativos de compañías que ejecutan SharePoint Foundation 2010 pueden usar esta funcionalidad dentro de su firewall.

Ing. Oscar Issac Pérez Aráuz

8

Microsoft Excel 2010 

Si trabaja en una compañía pequeña o por su cuenta, lo que necesita es una cuenta gratuita de Windows Live ID para crear libros simultáneamente con otros usuarios.



Servicios de Excel de SharePoint le permite compartir los libros fáciles de leer en un explorador web con su equipo conservando una sola versión del libro.

Obtenga acceso a los libros en cualquier momento y lugar Obtenga la información que necesita, en el lugar y del modo en que la desea. Ahora puede obtener acceso fácilmente a los libros llevando la experiencia de Excel con usted y mantenerse al día dondequiera que esté. 

Microsoft Excel Web App: edite prácticamente en cualquier lugar. Vea y edite sus libros en un explorador web cuando no está en su hogar, escuela u oficina. 4



Microsoft Excel Mobile 2010: mejore enormemente la eficacia de sus pequeños dispositivos. Manténgase actualizado al instante usando una versión móvil de Excel que se ajusta especialmente a su teléfono de Windows.5

Tanto si está trabajando en su presupuesto personal o en los gastos de viaje como colaborando con un equipo en proyectos escolares o laborales e incluso cuando los libros

Ing. Oscar Issac Pérez Aráuz

9

Microsoft Excel 2010 superan el millón de filas, Excel 2010 le permite llevar a cabo las tareas pendientes fácil y rápidamente, con más flexibilidad y mejores resultados.

1.4 Excel 2010 Vs Excel 2007 Parece ser que las diferencias entre Excel 2007 y Excel 2010 no serán tan significativas como las que se produjeron con el cambio entre la versión de Excel 2003 y Excel 2007. Así es los usuarios de Excel 2007 tendrán una adaptación prácticamente inmediata, y los de versiones anteriores no deberán angustiarse sobre la versión a la que adaptarse. Desde hace tiempo es posible descargarse y utilizar una versión proporcionada por Microsoft para que sean los propios usuarios los que aporten mejoras. Desde el punto de vista formal se pueden apreciar diferencias a nivel de la interface. Aunque la cinta de opciones permanece prácticamente igual que en la versión anterior, se sustituye el botón de office redondo por una especie de pestaña de color verde como se aprecia en la siguiente imagen.

En la cinta de opciones dispondremos de la nueva pestaña Addins. Según parece, habrá más posibilidades de personalización en la interface de Excel 2010. Siendo posible recuperar las opciones predeterminadas de manera sencilla. Desplegando esta pestaña que sustituye al anterior Botón de Office se observa cómo parece que funcionará de una manera similar si bien con diferencias en cuanto a la forma y con mayor información disponible.

Ing. Oscar Issac Pérez Aráuz

10

Microsoft Excel 2010 Otra de las mejoras curiosas es la presencia de unos gráficos situados en una celda llamados Sparklines. Con Excel 2003 utilizaba una solución más rudimentaria pero conceptualmente idéntica que os comentaba en la entrada Gráficos sobre celdas. Esta utilidad nos permitirá ver tendencias y picos en series de datos de forma inmediata. Como digo era una necesidad que muchos reclamábamos.

Hay una variación a la hora de trabajar con tablas dinámicas “Slicer” de forma que la selección y filtrado de datos funciona de manera diferente. Según la página de Microsoft supondrá un ahorro de tiempo y mayor eficiencia en el filtrado.

Una nueva vista llamada Microsoft Office Backstage cambia la manera de imprimir, guardar, compartir y publicar las hojas de cálculo simplificando los pasos a seguir respecto a versiones anteriores. Por otro lado, aparecen opciones de pegado en el menú contextual.

Ing. Oscar Issac Pérez Aráuz

11

Microsoft Excel 2010

Incremento de las capacidades del formato condicional y los gráficos dinámicos.

Guarda automáticamente los documentos no guardados durante 4 días. Siempre que hayamos estado trabajando con ellos al menos 10 minutos. Esto es útil para subsanar las catástrofes que se producen con los pequeños descuidos. Opción de imprimir pantallazos lo que es útil para evitar tener que abrir nuevos programas tipo snagit o la opción Imprimir Pantalla y tratar la imagen de la que como opción. Otra mejora es la posibilidad de trabajar con formas en las macros. Una mejora que parece que se va a producir estriba en la mejora de la compatibilidad de los ficheros xls. Al parecer, los documentos creados con Excel 2010 se podrán abrir con versiones anteriores. Si esta mejora es cierta, será un gran avance ya que no todas las empresas utilizan la misma versión de Excel. De hecho me he encontrado con grupos de usuarios dentro de una misma empresa con diferentes versiones, lo que originaba Ing. Oscar Issac Pérez Aráuz

12

Microsoft Excel 2010 problemas no solo de compatibilidad sino también en cuanto a formatos y utilidades, fórmulas. Posibilidad de trabajar en equipo en una misma hoja de cálculo. Se puede ver quién está trabajando con la misma hoja de cálculo al mismo tiempo. Todas las modificaciones se controlan y marcan inmediatamente para mantenerlo al tanto de cuándo y dónde se realiza cada cambio. Personalmente tengo curiosidad por probar esta propiedad, entiendo que tendrá utilidad para cuestiones como rellenado de datos o trabajo con aplicaciones creadas, pero en cuanto a programación o creación de aplicaciones tengo mis dudas. La versión de 64bits aumenta el límite que anteriormente se situaba en 2 GB. Realmente una capacidad más que suficiente para las necesidades habituales. Mis libros con más peso no llegan a las 100 Megas. Posibilidad de almacenar cualquier hoja de cálculo en la web para que esté disponible en cualquier momento y lugar del mundo, inclusive desde equipos de telefonía móvil que posean Windows Mobile como sistema operativo y la herramienta Excel Web App.

Ing. Oscar Issac Pérez Aráuz

13

Microsoft Excel 2010

Capitulo 2:

LISTAS Y TABLAS 2.1 Listas En versiones anteriores a Excel 2010 y 2007, una lista era una sección de una hoja de cálculo que se podía manejar por separado de la hoja de cálculo mayor, termino que actualmente es utilizada para TABLAS. Hoy en día, en el ámbito de Microsoft Excel, una lista es una palabra reservada para definir una serie de ítems reunidos en un mismo grupo, algunos ejemplos de estas son:

Listas Personalizadas

Listas Desplegables

2.1.2 Listas Personalizadas Las Listas Personalizadas son un conjunto de nombres que forman parte de un grupo de valores reconocidos por Excel y que ofrecen al usuario la facilidad de poder autocompletar los ítems de dicha lista, con la ayuda del mouse. Algunos ejemplos de listas personalizadas son:    

Días de la Semana (Lunes, Martes, Miércoles…) Meses del Año (Nero, Febrero, Marzo, Abril…) Números (1, 2, 3, 4, 5…) Patrones. (1, 5, 9, 13, 17…)

Sin embargo, además de estas Listas, en Excel usted es capaz de agregar sus propias listas personalizadas a partir de los siguientes pasos: 1. Clic en el menú Archivo --- Opciones. 2. Del menú de la ventana desplegable, seleccione la llamada “Avanzadas”.

Ing. Oscar Issac Pérez Aráuz

14

Microsoft Excel 2010

3. Con ayuda de la barra de desplazamiento, alcance la parte final de las diferentes opciones presentadas, hasta visualizar el botón de opción llamado “Listas Personalizadas” y dé clic sobre él.

Ing. Oscar Issac Pérez Aráuz

15

Microsoft Excel 2010 4. Aparecerá la ventana “Lista Personalizada”, en la cual fácilmente identificara que esta dividida en 2 partes, la parte izquierda contiene todas las Listas personalizadas que por defecto utiliza Excel. En la parte derecha encontrara una ventana en blanco, en la cual deberá escribir los ítems de su lista separados uno del otro por ENTER. Una vez listo dar clic en el botón Aceptar.

En el ejemplo, se esta agregando una lista personalizada con los departamentos de Nicaragua. NOTA: Si usted ya tiene la lista digitada en su hoja de EXCEL podrá hacer uso del botón para poder ir a su hoja y seleccionar las celdas que contienen los elementos de su lista; vuelva a dar clic en el botón

y presiones Importar.

5. Podrá ver como su nueva lista Personalizada aparece al lado izquierdo de la ventana.

Ing. Oscar Issac Pérez Aráuz

16

Microsoft Excel 2010 6. Presione Aceptar para salir de la ventana de Lista Personalizada y Aceptar (o Cancelar) para salir de la ventana de opciones. 7. Escribe uno de los ítems de su Lista Personalizada y con ayuda del mouse arrastre el valor en las celdas contiguas para poder autocompletar su nueva Lista.

2.1.2Listas Desplegables / Validación de Datos La validación de datos es una función de Excel que permite establecer restricciones respecto a los datos que se pueden o se deben escribir en una celda. La validación de datos puede configurarse para impedir que los usuarios escriban datos no válidos. Si lo prefiere, puede permitir que los usuarios escriban datos no válidos en una celda y advertirles cuando intenten hacerlo. También puede proporcionar mensajes para indicar qué tipo de entradas se esperan en una celda, así como instrucciones para ayudar a los usuarios a corregir los errores. Por ejemplo, en un libro de estadísticas, puede configurar una celda para permitir únicamente números de cuenta de tres caracteres, o para seleccionar entre Hombre y Mujer. En otras palabras, la Validación de Datos prepara su hoja de cálculo para condicionar el tipo de información que debe ingresarse en una celda determinada. Para efectuarla asegúrese de realizar los siguientes pasos: 1. Seleccionar la(s) celda(s) a las que aplicara la validación de Datos. Seleccione la opción “Validación de Datos” que se encuentra en el Menú Datos.

La Ventana de Validación de Datos esta compuesta por 3 Pestañas:  Configuración.  Mensaje de Entrada.  Mensaje de Error.

Ing. Oscar Issac Pérez Aráuz

17

Microsoft Excel 2010 2. En la Ventana “Configuración”, deberá seleccionar la Regla o restricción que limitara el ingreso de los Datos a través del Criterio de Validación. a. Cualquier Valor: No existen Limitaciones, el usuario de la hoja podrá escribir cualquier tipo de Dato. b. Numero Entero: Con este criterio asegurara que las personas únicamente ingresen Números Enteros (Negativos, Positivos o Cero) en las celdas seleccionadas, sin embargo, usted deberá de seleccionar el rango posible para dichos números. Ejemplo: Edades, Cantidad de Libros vendidos, etc. c. Decimal: Este criterio es similar al criterio de Números Enteros, a diferencia que con este criterio el usuarios podrá escribir números Decimales. Ejemplo: Salario, Distancias, Libras. d. Lista: El criterio Lista guarda un conjunto de ítems, que son visibles a través del uso de una Lista Desplegable posicionada sobre la celda seleccionada. Usted deberá escribir cada uno de los elementos de la Lista separados por coma. Ejemplo: Departamentos del País, Sexo, Escolaridad. e. Fecha: Con este criterio asegurara que las personas únicamente ingresen Fechas específicas ubicadas en un determinado rango. f. Hora: Las personas únicamente pueden agregar Horas especificas ubicadas en un determinado rango. g. Longitud de Texto: Este criterio de Validación determina la cantidad de caracteres que podrá escribir en la celda seleccionada, cabe señalar que usted podrá agregar cualquier tipo de carácter siempre y cuando cumpla con la longitud establecida.

Ing. Oscar Issac Pérez Aráuz

18

Microsoft Excel 2010

h. Personalizada: Esta opción permite a usted, crear sus propias reglas de Validación a través del uso de una función o de una formula. 3. En la ventana “Mensaje de Entrada”, usted será libre de escribir un mensaje al usuario, apenas este toque la celda con el cursor y que servirá como aviso para notificar lo que se deberá escribir.

4. Los mensajes de Error, surgen cuando un usuario a ingresado información “NO VALIDA” o “NO PERMITIDA” a la celda seleccionada; es decir, no esta cumpliendo el criterio de Validación escrito en “Configuración”. Existen 3 tipos de mensa de Error: Icono Tipo Detener

Se Usa Para Evitar que los usuarios escriban datos no válidos en una celda. Un mensaje de alerta Detener tiene dos opciones: Reintentar o Cancelar

Advertencia Advertir a los usuarios que los datos que han escrito no son válidos, pero no les impide escribirlos. Cuando aparece un mensaje de alerta Advertencia, los usuarios pueden hacer clic en Sí para aceptar la entrada no válida, en No para editarla o en Cancelar para quitarla Información Informar a los usuarios que los datos que han escrito no son válidos, pero no les impide escribirlos. Este tipo de mensaje de error es el más flexible. Cuando aparece un mensaje de alerta Información, los usuarios pueden hacer clic en Aceptar para aceptar el valor no válido o en Cancelar para rechazarlo

Ing. Oscar Issac Pérez Aráuz

19

Microsoft Excel 2010

6. Clic en Aceptar. Si todo ha ido bien, en las celdas previamente seleccionadas podrá únicamente ingresar los datos que apliquen el criterio de validación definido en la pestaña Configuración. ¿Cuándo es útil la validación de datos? La validación de datos es sumamente útil cuando desea compartir un libro con otros miembros de la organización y desea que los datos que se escriban en él sean exactos y coherentes. Puede usar la validación de datos para lo siguiente, entre otras aplicaciones:  





 

Restringir los datos a elementos predefinidos de una lista. Por ejemplo, puede limitar los tipos de departamentos a Ventas, Finanzas, Investigación y desarrollo y TI. Restringir los números que se encuentren fuera de un intervalo específico. Por ejemplo, puede especificar un salario mínimo para el cálculo de deducciones de un empleado de su empresa. Restringir las fechas que se encuentren fuera de un período de tiempo específico. Por ejemplo, puede especificar un período de tiempo entre la fecha actual y los 3 días siguientes. Restringir las horas que se encuentren fuera de un período de tiempo específico. Por ejemplo, puede especificar un período de tiempo para servir el desayuno entre la hora en que abre el restaurante y cinco horas después. Limitar la cantidad de caracteres de texto. Por ejemplo, puede limitar el texto permitido en una celda a 10 caracteres o menos. Validar datos según fórmulas o valores de otras celdas. Por ejemplo, puede usar la validación de datos para establecer un límite máximo para comisiones y bonificaciones de 3.600 dólares, según el valor de nómina proyectado general. Si los usuarios escriben un valor de más de 3.600 dólares en la celda, aparecerá un mensaje de validación.

Ing. Oscar Issac Pérez Aráuz

20

Microsoft Excel 2010 Sugerencias para trabajar con la validación de datos En la siguiente lista, encontrará sugerencias para trabajar con la validación de datos en Excel.  Si tiene previsto proteger la hoja de cálculo o el libro, hágalo después de haber terminado de configurar la validación. Asegúrese de desbloquear cualquier celda validada antes de proteger la hoja de cálculo. De lo contrario, los usuarios no podrán escribir en las celdas.  Si tiene previsto compartir el libro, hágalo únicamente después de haber configurado la validación y la protección de datos. Después de compartir un libro, no podrá cambiar la configuración de validación a menos que deje de compartirlo pero Excel continuará validando las celdas que haya designado mientras el libro esté compartido.  Puede aplicar la validación de datos a celdas en las que ya se han escrito datos. No obstante, Excel no le notificará automáticamente que las celdas existentes contienen datos no válidos. En este escenario, puede resaltar los datos no válidos indicando a Excel que los marque con un círculo en la hoja de cálculo.  Para quitar rápidamente la validación de datos de una celda, seleccione la celda y a continuación abra el cuadro de diálogo Validación de datos (ficha Datos, grupo Herramientas de datos). En la ficha Configuración, haga clic en Borrar todos.  Para buscar las celdas de la hoja de cálculo que tienen validación de datos, en la ficha Inicio en el grupo Modificar, haga clic en Buscar y seleccionar y a continuación en Validación de datos. Una vez que haya encontrado las celdas que tienen validación de datos, puede cambiar, copiar o quitar la configuración de validación.

Si la validación de datos no funciona, asegúrese de que los usuarios no están copiando datos ni rellenando celdas. La validación de datos está diseñada para mostrar mensajes y evitar entradas no válidas sólo cuando los usuarios escriben los datos directamente en una celda. Cuando se copian datos o se rellenan celdas, no aparecen mensajes.

Ing. Oscar Issac Pérez Aráuz

21

Microsoft Excel 2010 Para impedir que los usuarios copien datos y rellenen celdas mediante la operación de arrastrar y colocar, desactive la casilla de verificación Permitir arrastrar y colocar el controlador de relleno y las celdas, en la categoría Avanzadas del cuadro de diálogo Opciones de Excel (pestaña Archivo, comando Opciones) y, a continuación, proteja la hoja de cálculo.

2.2 Tablas En Excel no debe confundirse el termino Rango de Datos con el termino Tabla de Datos. Un Rango de Datos son un conjunto de celdas independientes, sin relación alguna entre si. Por el contrario una Tabla de Datos contiene datos en celdas que forman parte de un conjunto, en este caso una Tabla. Una tabla en Excel es un conjunto de datos organizados en filas o registros, en la que la primera fila contiene las cabeceras de las columnas (los nombres de los campos), y las demás filas contienen los datos almacenados. Es como una tabla de base de datos, de hecho también se denominan listas de base de datos.

Rango de Datos

Tabla de Excel

Para poder diferenciar una Tabla de un Rango, se deberán identificar las siguientes características:  Al seleccionar una de las celdas de la Tabla, podrá visualizar el menú Diseño en la cinta de menús de la parte superior.

 En la última celda de la Tabla de Datos, podrá ver una línea de color azul que marca el final de la tabla y que sirve para agregar filas y/o columnas a la misma.

Ing. Oscar Issac Pérez Aráuz

22

Microsoft Excel 2010  A diferencia de los Rangos, los encabezados de su Tabla siempre serán visibles sin importar en que celda o fila de su tabla se encuentra, quedando anclados en la parte superior.

Como convertir un Rango en una Tabla 1. Seleccione las celdas que desea convertir en Tablas. 2. En el menú Insertar seleccione la opción Tabla. 3. En la Ventana que se muestra, confirme que las celdas seleccionadas son las que desea convertir en Tabla, en caso contrario vuelva a seleccionar las celdas. Asegúrese que la opción “La Tabla tiene encabezados”, esta seleccionada para garantizar que los datos de la primera fila se conviertan en los encabezados de su nueva tabla. Si esta opción no es seleccionada Excel ingresara sus propios encabezados (Columna1, Columna2, Columna3, etc.)

Herramientas de la Tabla. El menú Diseño. El menú “Diseño”, únicamente será visible si usted selecciona una de las celdas dentro de su Tabla de Datos. El menú contiene una serie de comandos funcionales para las Tablas de Excel, y se divide en:  Propiedades: Dentro del grupo Propiedades se podrá dar un nombre a la Tabla que sirva para hacer referencia a todos los datos que en ella se contengan. Así mismo contiene una herramienta para poder cambiar el tamaño a la tabla, a través de la adición de filas y columnas o eliminando las mismas.  Herramientas: El Grupo Herramientas contiene 3 comandos que permiten al usuario realizar: o Resumen con Tabla Dinámica. o Quitar Duplicados. A través de esta opción usted

Ing. Oscar Issac Pérez Aráuz

23

Microsoft Excel 2010 podrá seleccionar criterios que indiquen a Excel si un dato es o no Duplicado, eliminándolo(s) de la Tabla, sin embargo tome en cuenta que Ud. no podrá controlar cual de los registros es el que se eliminara. o Convertir en Rango. Si usted ha decidido no Trabajar mas sus datos en una Tabla, esta opción le permitirá convertirlos nuevamente a Rango.  Datos Externos de la Tabla: El grupo de Datos Externos, le proporciona herramientas para enviar sus datos a programas como Sharepoint o Diagramas de Visio. Así mismo, en caso que usted haya importado la información desde un origen de datos externo y dicha información fue actualizada, no será necesario importar nuevamente, únicamente deberá “Actualizar” los datos.  Opciones de estilo de la Tabla: Marcan en la Tabla una forma especial de cada una de sus partes identificándolas fácilmente, así mismo permite Mostrar una Fila de Totales en la cual es posible realizar operaciones matemáticas de manera automática.  Estilos de tabla: Los estilos de Tabla, son formatos previamente definidos en Excel que dan al usuario una manera rápida de poder crear la Tabla con un estilo vistoso. Ventajas de trabajar con una Tabla. Dentro de algunas de las ventajas que ofrece la administración de datos en Tablas tenemos:  Ordenar la los registros: Aunque esta opción se puede hacer tanto con Rangos como en Tablas, la diferencia radica en que al realizar el ordenamiento en un Rango se debe ser cuidadoso al seleccionar las columnas con las que se trabajara, puesto que podría ocasionar una combinación entre los registros y sus campos, sin embargo en una Tabla no deberá preocuparse, debido a que todas las celdas son tratadas como parte de un mismo conjunto, ayudando a mantener el orden lógico entre los datos.  A través de la Fila de Totales usted podrá realizar operaciones matemáticas sin necesidad de escribir una sola función, únicamente deberá seleccionarla de la lista desplegable en la celda de interés.

Ing. Oscar Issac Pérez Aráuz

24

Microsoft Excel 2010  Al escribir una función en una celda, esta automáticamente será copiada en las celdas restantes de realizando el calculo en dependencia del registro de la formula.  Las funciones de la Tabla son Dinámicas y no están amarradas a una celda especifica, sino a un registro de datos, por ejemplo:

Formulas en un Rango de Datos

Formulas en una Tabla de Excel

2.3 Tablas Dinámicas Una tabla dinámica consiste en el resumen de un conjunto de datos, atendiendo a varios criterios de agrupación, representado como una tabla de doble entrada que nos facilita la interpretación de dichos datos. Es dinámica porque nos permite ir obteniendo diferentes totales, filtrando datos, cambiando la presentación de los datos, visualizando o no los datos origen, etc... Con un informe de tabla dinámica puede resumir, analizar, explorar y presentar un resumen de los datos de la hoja de cálculo o un origen de datos externos (datos externos: datos que se almacenan fuera de Excel; por ejemplo, bases de datos creadas en Access, dBASE, SQL Server o en un servidor Web.). Un informe de tabla dinámica es especialmente útil cuando tiene una larga lista de cifras para sumar y los datos agregados o subtotales podrían servir para mirar los datos desde perspectivas diferentes y comparar las cifras de datos similares. El diseño de una Tabla Dinámica radica en conocer su estructura e identificar como queremos mostrar la información de interés, para lo cual podemos hacer uso de 3 preguntas clave ¿Qué queremos ver?, ¿Cómo lo queremos ver?, ¿Cuales queremos ver?. Las Tablas Dinámicas se conforman de 3 partes:  Filtros: Como todo Filtro, se encarga de Restringir la información, de mostrar solamente los datos de interés. Fácilmente podemos identificar si necesitamos un Filtro a través de la pregunta ¿Cuáles queremos ver?  Encabezados de Fila/ Columna: Conforman el marco bajo el cual se creara la Tabla Dinámica, separan la información de acuerdo a ¿Como queremos visualizarla?

Ing. Oscar Issac Pérez Aráuz

25

Microsoft Excel 2010  Valores: Es la información de interés que será colocada en las celdas centrales de la Tabla Dinámica; es decir los datos numéricos que realizan el resumen de nuestra Tabla de Datos y que conforman nuestro reporte. FILTRO

¿Cuáles…?

ENCABEZADO DE COLUMNA ¿Como…?

ENCABEZA DO DE FILA

VALORES ¿Qué…?

¿Como…?

Insertar una Tabla Dinámica 1. Seleccione las celdas que desea Resumir con Tabla Dinámica; estas celdas deben contener información y todos sus encabezados. 2. En el menú Insertar seleccione la opción Tabla Dinámica. 3. En la ventana que aparece, servirá para: a. Confirmar que las celdas seleccionadas son las que desea convertir en Tabla o utilizar una fuente de datos diferente a la hoja de cálculo actual. b. Indicar a Excel donde deberá aparecer el resumen de la Tabla Dinámica, en una Hoja de cálculo nueva o en un lugar especifica que usted seleccionara con la ayuda del botón . Clic en Aceptar.

4. En el lado derecho de la Hoja de Calculo se mostrara 1 panel que contiene todos los encabezados de su Tabla de información, y

Ing. Oscar Issac Pérez Aráuz

26

Microsoft Excel 2010 en la parte inferior identificara 4 paneles rotuladas con las diferentes partes que conforman la Tabla Dinámica: Filtros, Encabezado de Columna, encabezado de Fila y Valores. 5. Arrastre a cada uno de los paneles inferiores, los encabezados de su Tabla de Información y lograra ver como se forma la Tabla Dinámica. Una vez que la Tabla Dinámica ha sido creada, usted podrá fácilmente ver un resumen de los datos de interés intercambiando la forma de esta, de manera rápida y sencilla. Ubicándose en cualquiera de las celdas de una Tabla Dinámica, observara el despliegue de 2 nuevas pestañas en el menú: Opciones y Diseño. A través del menú de Opciones, la Tabla Dinámica podrá cambiar los valores presentados en función de operaciones matemáticas mostradas, calcular campos que no existen en la tabla original, insertar Gráficos, etc. En el menú Diseño, fácilmente podrá cambiar el formato de la Tabla, así como los campos de Totales y subtotales de la misma. Configuración de Campo La configuración de Campo de Valor, disponible dentro del menú Opciones de una Tabla Dinámica, le permite cambiar el tipo de operación matemática a realizar en el campo de Valores de su Tabla Resumen: Además de esto, existe la posibilidad de Mostrar los Valores como Porcentaje, tomando de Referencia uno de los valores existentes en su Tabla de Datos Original o en relación a un valor especifico de Filas o Columnas de la Tabla Pivote.

Campos Calculados Ing. Oscar Issac Pérez Aráuz

27

Microsoft Excel 2010 Los Campos Calculados permiten crear campos adicionales a los existentes a la Tabla de Datos original, a partir de operaciones matemáticas o funciones creadas a partir de los valores existentes en el origen de la información.

El Diseño de una Tabla Dinámica Conforme se agregan encabezados de Filas o Encabezados de Columna en su Tabla de Resumen, encontrara que cada vez podrá hacerse más complicada la presentación de los datos, sin embargo Excel le permite poder cambiar el estilo de Diseño de los encabezados de Columnas agregando subtotales, totales, esquematizando los campos, compactando la información e incluso con la inserción de bandas de colores que permiten separar los datos.

Ing. Oscar Issac Pérez Aráuz

28

Microsoft Excel 2010

2.4 Ejercicios Propuestos A. Doodle Co. Es una empresa encuestadora que opera en Nicaragua y que oferta sus servicios en estudios de mercado a las empresas de bienes y servicios del país. Están fuertemente convencidos que no necesitan adquirir programas de software costosos para poder llevar a cabo el proceso de depuración de encuestas utilizadas en sus estudios, por lo cual han decidido utilizar el software Microsoft Excel 2010 para poder diseñar hojas de calculo que contengan la información general del encuestado para la captura de información. i. En vista que en muchas ocasiones la muestra de datos será aleatoria (no sabemos cuantas serán las encuestas a realizar) convierta los campos de la planilla en una Tabla. ii.

Utilizando las herramientas de Validación de Datos asegúrese que los digitadores cometan la menor cantidad de errores posibles, restringiendo las celdas de entrada a aceptar solamente la información necesaria, de acuerdo a cada pregunta:     

Encuesta N°: Número entero positivo. Sexo: Masculino; Femenino Edad: Numero entero positivo mayor a 16 y menor a 60. ¿Usted usa jeans?: Si; No; No Sabe/No Responde ¿Qué marcas de jeans usa o prefiere?: Fiorucci; Sibilla; Pioner; Milk; Tayssir; Otras; Ninguna



¿Al momento de comprar una prenda de jean, qué es lo primero que toma en cuenta?: La marca; La calidad de la tela; El modelo; Los acabados; El precio; Lo bien que le pueda quedar; Otros



¿Qué modelos de jeans prefiere?: Clásicos; Pitos; Acampanados; Capri; El que esté de moda; Otros



¿Cuáles de estos adornos prefiere en la confección de un jean?: Doble bolsillo; Dobleces en piernas; Bolsillos en piernas; Bolsillos delanteros con cierre; Bolsillos traseros con cierre; Sin muchos adornos; Otros



¿Cuáles de estos tipos de aplicaciones prefiere en un jean?: Bordados en bolsillos delanteros; Bordados en bolsillos traseros; Greviches (piedras de colores) en bolsillos delanteros; Greviches en bolsillos traseros; Tachas en bolsillos traseros; Tachas en bolsillos delanteros; Sin muchas aplicaciones; Otros



¿A cuál de estos lugares suele acudir para comprar sus jeans?: Centros comerciales; Tiendas por departamento; Bazares o galerías; Supermercados; Mercados mayoristas; Otros



¿Con qué frecuencia compra usted la prenda del jean?: Semanal; Quincenal; Mensual; Cada 3 meses; Cada 6 meses; Mayor a un año; Otros

Ing. Oscar Issac Pérez Aráuz

29

Microsoft Excel 2010

iii.



¿Cuánto suele gastar en promedio al comprar un jean?: Menos de C$200; Entre C$200 y C$400; Entre C$400 y C$600; Entre C$600 y C$1000; Más de C$1000



¿Estaría dispuesta a probar una nueva marca de jeans?: Si; No; No Sabe/ No Responde.

Con la ayuda de las Tablas Dinámicas, realice un resumen de la información que le permita categorizar al encuestado, contabilizando la cantidad de personas encuestadas por SEXO y EDAD.

B. GMM se ha convertido en la empresa recuperadora de carteras vencidas más eficiente del país, esto debido al equipo de cobradores telefónicos que laboran en la empresa. GMM ha diseñado un proceso de cobro telefónico en el cual realiza una distribución equitativa de los clientes deudores a sus empleados en una hoja de Excel, en la que deben de agregar la información recopilada del cliente. Usted será el encargado de diseñar esas hojas de información asegurándose que el cobrador cometa la menor cantidad de errores posibles. i. Con la Hoja de cálculo proporcionada, la cual contiene una parte de los deudores a cobrar en la semana, aplique validación de datos para contribuir a que el cobrador reduzca la cantidad de errores al escribir la información de interés.      

ii. iii.

Gestor de Cobro: Alan Aragón; Bertha Baca; Camilo Casco; Donald Díaz. Fecha de Asignación: Posterior a 01/02/2011. Teléfono de Contacto: Numero de 8 dígitos Tramite: Pagado, Promesa de Pago, Cancelo Servicio, No Pagará, Otro Abono: Numero decimal igual a superior a 0. Dirección: Una descripción del caso menor a 100 caracteres.

En una Tabla Dinámica, refleje la cantidad de personas que se les cobro por día, visualizando únicamente aquellos clientes comprometidos a pagar. A los cobradores telefónicos se les entrega una comisión de 2% de la deuda por cada cliente comprometido a pagar. Visualice este valor de comisión en la Tabla Resumen.

Ing. Oscar Issac Pérez Aráuz

30

Microsoft Excel 2010

Capitulo 3:

EL FORMATO CONDICIONAL Y LA SEGURIDAD EN EXCEL 2010 3.1 Formato Condicional Como su nombre lo indica el formato condicional permite poder establecer el formato (estilo, color, fondo, etc.) basado en una restricción o condición dada. Se puede aplicar formato condicional a un rango de celdas, a una tabla de Microsoft Excel o a un informe de tabla dinámica. Ventajas del Formato Condicional Cuando se analizan datos, es frecuente que surjan preguntas como:  ¿Dónde están las excepciones en un resumen de beneficios de los últimos cinco años?  ¿Cuáles son las tendencias en una encuesta de opinión de marketing durante los dos últimos años?  ¿Quién ha vendido más de 50.000 dólares este mes?  ¿Cuál es la distribución de antigüedad general de los empleados?  ¿De qué productos han aumentado los ingresos más del 10% de año en año?  ¿Cuáles son los estudiantes con mejores resultados y cuáles los de peores resultados en la clase de 4º de secundaria? El formato condicional ayuda a responder estas preguntas porque facilita el proceso de resaltar celdas o rangos de celdas interesantes, de destacar valores inusuales y de ver datos empleando barras de datos, escalas de colores y conjuntos de iconos. Un formato condicional cambia el aspecto de un rango de celdas en función de condiciones (o criterios). Si la condición es verdadera, el rango de celdas basa el formato en dicha condición; si la condición es falsa, el rango de celdas no tiene formato basado en dicha condición. Agregar Formato Condicional 1. Seleccione las celdas alas que desea agregar el Formato. 2. En el menú Inicio seleccione la opción “Formato Condicional”. 3. En el menú desplegado, seleccione cualquiera de las reglas previamente definidas por Excel o puede seleccionar la opción “Nueva Regla…”, para poder personalizar sus propias restricciones:

Ing. Oscar Issac Pérez Aráuz

31

Microsoft Excel 2010

A. Aplicar Formato a todas las celdas según sus valores: Con el uso de escalas de colores, relleno de celdas e iconos, esta regla permite al usuario clasificar sus datos numéricos de acuerdo a valores mínimos y máximos. Estas escalas de colores son guías visuales que ayudan a comprender la variación y la distribución de datos.  Una escala de dos colores permite comparar un rango de celdas utilizando una gradación de dos colores. El tono del color representa los valores superiores o inferiores. Por ejemplo, en una escala de colores verde y rojo, se puede especificar que las celdas de valor superior tengan un color más verde y las celdas de valor inferior tengan un color más rojo.

 Una escala de tres colores permite comparar un rango de celdas utilizando una gradación de tres colores. El tono de color representa los valores superiores, medios o inferiores.

Ing. Oscar Issac Pérez Aráuz

32

Microsoft Excel 2010

 Una barra de datos le ayuda a ver el valor de una celda con relación a las demás. La longitud de la barra de datos representa el valor de la celda. Una barra más grande representa un valor más alto y una barra más corta representa un valor más bajo. Las barras de datos son útiles para encontrar números más altos y más bajos especialmente con grandes cantidades de datos, como las mayores y menores ventas de juguetes en un informe de ventas.

 Utilice un conjunto de iconos para comentar y clasificar los datos en tres y hasta cinco categorías separadas por un valor de umbral. Cada icono representa un rango de valores. Por ejemplo, en el conjunto de iconos de 3 flechas, la flecha verde hacia arriba representa los valores más altos, la flecha amarilla hacia los costados representa valores medios y la flecha roja hacia abajo representa los valores más bajos.

Ing. Oscar Issac Pérez Aráuz

33

Microsoft Excel 2010

B. Aplicar Formato únicamente a las celdas que contengan: Con esta regla usted podrá encontrar más fácilmente celdas específicas dentro de un rango de celdas que contengan valores numéricos, texto, Fechas, Horas, errores, celdas en blanco, etc., basándose en un operador de comparación. Por ejemplo, en una hoja de cálculo de inventario ordenada según categorías, puede resaltar los productos con menos de 10 artículos disponibles en amarillo o bien, en una hoja de cálculo de resumen de almacén al por menor, puede identificar todos los almacenes con beneficios superiores al 10%, volúmenes de ventas menores de USD 100.000, y región igual a "Sudeste".

C. Aplicar Formato a los valores con rango inferior o superior: Puede buscar los valores más altos y más bajos en un rango de celdas según un valor de corte que especifique. Por ejemplo, puede buscar los 5 productos más vendidos en un informe regional, el 15% de los productos del final de una encuesta al cliente o los 25 mejores salarios de un análisis de personal de departamento.

Ing. Oscar Issac Pérez Aráuz

34

Microsoft Excel 2010 D. Aplicar Formato a los valores que estén por encima o por debajo del promedio: Puede buscar valores por encima o por debajo del promedio o desviación estándar en un rango de celdas. Por ejemplo, puede buscar los ejecutores medios anteriores en una evaluación del rendimiento anual o puede buscar materiales fabricados que se encuentran por debajo de dos desviaciones estándar de una calificación de calidad.

E. Aplicar Formato a los valores únicos o duplicados: Esta regla le proporciona una manera fácil de resaltar valores (numéricos, texto, fechas u horas) únicos en un rango de datos seleccionado.

F. Utilice una formula que determine las celdas para aplicar formato: Si el formato condicional tiene que ser más complejo, puede usar una fórmula lógica (debe contener operadores lógicos que garanticen una respuesta de Verdadero o Falso) para especificar los criterios de formato. Por ejemplo, puede que desee comparar valores con un resultado devuelto por una función o evaluar datos de celdas que se encuentran fuera del rango seleccionado, que pueden estar en otra hoja de cálculo del mismo libro.

Ing. Oscar Issac Pérez Aráuz

35

Microsoft Excel 2010

3.2 Seguridad En muchas ocasiones interesa proteger contra escritura una hoja de cálculo o ciertas celdas de ella, de forma que sea imposible borrar o cambiar accidentalmente la información contenida en ella. También puede interesar ocultar las formulas con los que se han calculado los valores mostrados en algunas celdas que se consideran relevantes. Excel ofrece distintas formas para controlar y restringir el acceso de los usuarios, para ver o modificar los datos en los libros y en las hojas de cálculo. Entre las distintas alternativas que se pueden implementar se hará énfasis en:  Proteger Hojas.  Proteger estructura del libro.  Cifrar con Contraseña.

Proteger Hojas La Protección de Hojas se da para evitar que los usuarios puedan modificar únicamente las celdas de interés y evitar que puedan alterar información de importancia. Sin embargo al hablar de Protección de una Hoja de calculo es necesario primeramente mencionar que todas las celdas de un libro de Excel están protegidas o bloqueadas, opción que se habilita únicamente cuando se protege toda la hoja. Como proteger las celdas de una Hoja: 1. Seleccione las celdas que desea sean editables y oprima clic derecho del mouse para desplegar el menú contextual, en donde seleccionara la opción “Formato de Celdas”. 2. En la ventana de formato de celdas ubique la pestaña “Proteger” y deshabilite la casilla de Bloqueada.

3. NOTA: Si usted desea que las formulas que realice en su hoja no sean visibles, habilite la casilla llamada “Oculta”.

Ing. Oscar Issac Pérez Aráuz

36

Microsoft Excel 2010 Como proteger la Hoja de cálculo: 1. Una vez que ha desbloqueado las celdas editables, en el menú Revisar haga clic en “Proteger Hoja”. 2. En la ventana que aparece, seleccione una contraseña que para evitar que la hoja pueda ser desprotegida (si así lo desea). 3. La lista de opciones muestran lo que usted permite que los usuarios de su hoja de cálculo puedan hacer. 4. Una vez que ha seleccionado las opciones deseadas finalice con Aceptar. 5. En caso de haber ingresado una contraseña Excel le pedirá confirmar la misma. 6. Si usted desea desproteger la hoja, seleccione del menú Revisar la opción “Desproteger Hoja”. NOTA: Si desea proteger la hoja utilizando contraseña, tome en cuenta que si esta es olvidada no habrá manera de recuperar la misma.

NOTA: Cuando usted habilite la opción de “Seleccionar celdas bloqueadas”, permitirá al usuario que este pueda seleccionar celdas bloqueadas, sin embargo no podrá editar las mimas.

Proteger estructura del Libro La opción de Protección del Libro, esta orientada a proteger la estructura (evitar agregar hojas, eliminar hojas, cambiar nombre de la hoja, etc.) y el tamaño del área de trabajo. Para esto se debe realizar lo siguiente: 1. En el menú Revisar haga clic en “Proteger Libro”. 2. En la ventana seleccione Proteger la Estructura del libro y/o proteger las ventanas. 3. Agregue una contraseña si así lo desea, evitando que pueda desprotegerse el libro y presiones Aceptar. 4. Si desea desproteger el libro, seleccione del menú Revisar la opción “Desproteger Libro”.

Ing. Oscar Issac Pérez Aráuz

37

Microsoft Excel 2010 Permisos Dentro de la pestaña Archivo, Excel también es capaz de administrar los permisos de hojas y libros de cálculo, entre otras opciones: Cifrar con contraseña: Con el cifrado con contraseña se habilitara la opción para que sea necesario introducir una contraseña o password, si desea abrir el libro. Marcar como Final: Indica que las hojas de cálculo del libro no serán modificadas más, convirtiendo al mismo como la versión final y protegiéndolo contra escritura. Restringir permisos por personas: Al trabajar las hojas de cálculo en una red de trabajo internet, se puede compartir la información contenida en las mismas y otorgar permisos de edición por cada hoja a los miembros de la red. Agregar Firma Digital: Las firmas digitales dan garantía de que el libro de Excel ha sido creado por una persona confiable y cuyo contenido esta garantizado.

3.3 Ejercicios Propuestos A. La librería y biblioteca “El Búho Lector” recientemente abrió sus puertas a la población, no cuentan con sistemas informáticos sofisticados de administración de libros aun, así que llevan su inventario en Excel 2010. i. Utilizando las opciones de formato condicional, en el campo de «AÑO», coloque iconos que le ayude a identificar los libros  Menores de 1930  Entre 1930 y 1980  Mayores o iguales a 1980. ii. El campo Disponibilidad contiene la cantidad de libros que pueden alquilarse (Cantidad Disponible – Alquilados), coloque un formato de color verde al campo Disponibilidad cuando existen libros disponibles par alquilar y color Rojo cuando la Disponibilidad sea 0. iii. Recordando los conceptos de la Unidad anterior, asegúrese que no puedan alquilarse más libros de los disponibles.

Ing. Oscar Issac Pérez Aráuz

38

Microsoft Excel 2010 B. Los cobradores telefónicos de GMM están categorizando a los deudores de la siguiente manera por colores: i. La empresa dueña de la cartera a autorizado un descuento del 12% a todos aquellos clientes con deudas superiores a los C$20’000, por lo cual los cobradores aplicaran un formato de color rojo en el campo deudas a todos lo clientes que cumplan con el criterio. ii. Luego de mucho tiempo en el mercado, GMM conoce que los clientes con deudas más antiguas son más difíciles de cobrar y han categorizado a los clientes por colores. En el campo nombre del deudor aplique:  Color Rojo si la deuda del cliente es anterior a Junio 2011.  Color Verde si la deuda del cliente es posterior a Junio 2011.

Ing. Oscar Issac Pérez Aráuz

39

Microsoft Excel 2010

Capitulo 4:

FORMULAS Y FUNCIONES Las fórmulas son ecuaciones que pueden realizar cálculos, devolver información, manipular el contenido de otras celdas, comprobar condiciones, etc. Una fórmula siempre comienza con el signo igual (=). A continuación, se ofrece una muestra de los tipos de fórmulas que se pueden escribir en una hoja de cálculo.  =5+2*3 Suma 5 al resultado de multiplicar 2 por 3.  =A1+A2+A3 Suma los valores de las celdas A1, A2 y A3.  =RAIZ (A1) Usa la función RAIZ para devolver la raíz cuadrada del valor contenido en A1.  =HOY () Devuelve la fecha actual.  =MAYUSC ("hola") Convierte el texto "hola" en "HOLA" mediante la función de hoja de cálculo MAYUSC.  =SI (A1>0) Comprueba si la celda A1 contiene un valor mayor que 0. Una fórmula también puede contener funciones, referencias, operadores y constantes. Los operadores especifican el tipo de cálculo que desea ejecutar en los elementos de una formula. Existe un orden predeterminado en el que tienen lugar los cálculos (que sigue las reglas matemáticas generales), pero puede cambiar este orden utilizando paréntesis. Tipos de operadores Existen cuatro tipos de operadores de cálculo: aritmético, comparación, concatenación de texto y referencia. Operadores aritméticos Para ejecutar las operaciones matemáticas básicas como suma, resta, multiplicación o división, combinar números y generar resultados numéricos, utilice los siguientes operadores aritméticos.

Ing. Oscar Issac Pérez Aráuz

40

Microsoft Excel 2010 Operadores de comparación Se pueden comparar dos valores con los siguientes operadores. Cuando se comparan dos valores usando estos operadores, el resultado es un valor lógico: VERDADERO o FALSO.

Operador de concatenación de texto Utilice la y comercial (&) para concatenar (unir) una o varias cadenas de texto con el fin de generar un solo elemento de texto.

Operadores de referencia Combine rangos de celdas para los cálculos con los siguientes operadores.

Orden en que Excel ejecuta las operaciones en las fórmulas En algunos casos, el orden en el que se ejecuta el cálculo puede afectar al valor devuelto de la fórmula. Por tanto, es importante comprender cómo se determina el orden y cómo puede cambiar el orden para obtener los resultados deseados. Las fórmulas calculan los valores en un orden específico. Las fórmulas de Excel siempre comienzan por un signo igual (=). Excel interpreta los caracteres detrás del signo igual como una fórmula. Tras el signo igual están los elementos que se van a calcular (los operandos); por ejemplo, constantes o referencias a celdas. Éstos se encuentran separados por operadores de cálculo. Excel calcula la fórmula de izquierda a derecha, según el orden específico de cada operador de la fórmula. Si se combinan varios operadores en una única fórmula, Excel ejecutará las operaciones en el orden que se indica en la siguiente tabla. Si una fórmula contiene operadores con la misma

Ing. Oscar Issac Pérez Aráuz

41

Microsoft Excel 2010 prioridad (por ejemplo, si una fórmula contiene un operador de multiplicación y otro de división), Excel evaluará los operadores de izquierda a derecha.

Para cambiar el orden de evaluación, escriba entre paréntesis la parte de la fórmula que se calculará en primer lugar. Por ejemplo, la siguiente fórmula da un resultado de 11 porque Excel efectúa la multiplicación antes que la suma. La fórmula multiplica 2 por 3 y, a continuación, suma 5 al resultado. =5+2*3 Por el contrario, si se utilizan paréntesis para cambiar la sintaxis, Excel sumará 5 y 2 y, a continuación, multiplicará el resultado por 3, con lo que se obtiene 21. = (5+2)*3 En el siguiente ejemplo, los paréntesis que rodean la primera parte de la fórmula indican a Excel que calcule B4+25 primero y después divida el resultado por la suma de los valores de las celdas D5, E5 y F5. = (B4+25)/SUMA (D5:F5) Utilizar funciones y funciones anidadas en fórmulas Las funciones son fórmulas predefinidas que ejecutan cálculos utilizando valores específicos, denominados argumentos, en un determinado orden o estructura. Las funciones pueden utilizarse para ejecutar operaciones simples o complejas. Cuando cree una fórmula que contenga una función, puede usar el cuadro de diálogo Insertar función como ayuda para especificar las funciones de la hoja de cálculo. A medida que se escriba una función en la fórmula, el cuadro de diálogo Insertar función irá mostrando el nombre de la función, cada uno de sus argumentos, una descripción de la

Ing. Oscar Issac Pérez Aráuz

42

Microsoft Excel 2010 función y de cada argumento, el resultado actual de la función y el resultado actual de toda la fórmula. Para facilitar la creación y edición de fórmulas, y minimizar los errores de escritura y sintaxis, utilice la característica Fórmula Autocompletar. Después de escribir un = (signo igual) y las letras iniciales o un desencadenador de visualización, Excel muestra debajo de la celda una lista desplegable dinámica de funciones, argumentos y nombres válidos que coinciden con las letras o con el desencadenador de visualización. A continuación, puede insertar un elemento de la lista desplegable en la fórmula. En algunos casos, puede que deba utilizar una función como uno de los argumentos (argumento: valores que utiliza una función para llevar a cabo operaciones o cálculos. El tipo de argumento que utiliza una función es específico de esa función. Los argumentos más comunes que se utilizan en las funciones son números, texto, referencias de celda y nombres.) de otra función. Por ejemplo, la siguiente fórmula utiliza una función anidada PROMEDIO y compara el resultado con el valor 50.

4.1 Referencias en fórmulas Una referencia identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de cálculo e indica a Excel dónde debe buscar los valores o los datos que desea utilizar en una fórmula. Las referencias permiten utilizar datos de distintas partes de una hoja de cálculo en una fórmula, o bien utilizar el valor de una celda en varias fórmulas. También puede hacerse referencia a las celdas de otras hojas en el mismo libro y de otros libros. Las referencias a celdas de otros libros se denominan vínculos o referencias externas (referencia externa: referencia a una celda o a un rango en una hoja de otro libro de Excel o una referencia a un nombre definido en otro libro.) Diferencia entre referencias absolutas, relativas y mixtas Referencias relativas Una referencia relativa en una fórmula, como A1, se basa en la posición relativa de la celda que contiene la fórmula y de la celda a la que hace referencia. Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, cambia la referencia. Si se copia o se rellena la fórmula en filas o columnas, la referencia se ajusta automáticamente. De forma predeterminada, las nuevas fórmulas utilizan referencias relativas. Por ejemplo, si copia o rellena una referencia relativa de la celda B2 en la celda B3, se ajusta automáticamente de =A1 a =A2.

Referencias absolutas Una referencia de celda absoluta en una fórmula, como $A$1, siempre hace referencia a una celda en una ubicación específica. Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, la referencia absoluta permanece invariable. Si se copia la fórmula en filas o columnas, la referencia absoluta no se ajusta. De forma predeterminada, Ing. Oscar Issac Pérez Aráuz

43

Microsoft Excel 2010 las nuevas fórmulas utilizan referencias relativas, de modo que puede resultar necesario cambiarlas a referencias absolutas. Por ejemplo, si copia una referencia absoluta de la celda B2 en la celda B3, permanece invariable en ambas celdas: =$A$1.

Referencias mixtas Una referencia mixta tiene una columna absoluta y una fila relativa, o una fila absoluta y una columna relativa. Una referencia de columna absoluta adopta la forma $A1, $B1, etc. Una referencia de fila absoluta adopta la forma A$1, B$1, etc. Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, se cambia la referencia relativa y la referencia absoluta permanece invariable. Si se copia o rellena la fórmula en filas o columnas, la referencia relativa se ajusta automáticamente y la referencia absoluta no se ajusta. Por ejemplo, si se copia o rellena una referencia mixta de la celda A2 en B3, se ajusta de =A$1 a =B$1.

También puede utilizarse un estilo de referencia en el que se numeren tanto las filas como las columnas de la hoja de cálculo. El estilo de referencia F1C1 es útil para calcular las posiciones de fila y columna en macros (macro: acción o conjunto de acciones utilizados para automatizar tareas. Las macros se graban en el lenguaje de programación de Visual Basic para Aplicaciones.). En el estilo F1C1, Excel indica la ubicación de una celda con una "F" seguida de un número de fila y una "C" seguida de un número de columna. Referencia

Significado

F[-2]C

Referencia relativa a la celda situada dos filas por encima, en la misma columna.

F[2]C[2]

Referencia relativa a la celda situada dos filas hacia abajo y dos columnas hacia la derecha.

F2C2

Referencia absoluta a la celda de la segunda fila y la segunda columna.

F[-1]

Referencia relativa a toda la fila situada sobre la celda activa

F

Referencia absoluta a la fila actual

Al grabar una macro, Excel registra algunos comandos utilizando el estilo de referencia F1C1. Por ejemplo, si se registra un comando como hacer clic en el botón Autosuma para insertar

Ing. Oscar Issac Pérez Aráuz

44

Microsoft Excel 2010 una fórmula que suma un rango de celdas, Excel registra la fórmula utilizando referencias del estilo F1C1 y no del estilo A1. Puede activar o desactivar el estilo de referencia F1C1 activando o desactivando la casilla Estilo de referencia F1C1 en la sección Trabajando con fórmulas en la categoría Fórmulas del cuadro de diálogo Opciones de Excel. Para abrir este cuadro de diálogo, siga este procedimiento: Utilizar nombres en fórmulas Puede crear nombres (nombre: palabra o cadena de caracteres que representa una celda, rango de celdas, fórmula o valor constante. Utilice nombres fáciles de entender, como Productos, para referirse a rangos difíciles de entender, como Ventas! C20:C30.) definidos para representar celdas, rangos de celdas, fórmulas, valores constantes o tablas de Excel. Un nombre es una forma abreviada de referirse a una referencia de celda, una constante, una fórmula o una tabla cuyo propósito, a primera vista, podría resultar difícil de comprender. A continuación, se muestran algunos ejemplos de nombres y el modo en que pueden mejorar la claridad y facilitar la comprensión de las fórmulas. Tipo de ejemplo

Ejemplo sin nombre

Ejemplo con nombre

Referencia

=SUMA(C20:C30)

=SUMA(VentasPrimerTrimestre)

Constante

=PRODUCTO(A5;0,16)

=PRODUCTO(Precio;IVA)

Fórmula

=SUMA(BUSCARV(A1;B1:F20;5;FALSO); —G5)

=SUMA(Existencias;—Pedidos)

Tabla

C4:G36

=MayoresVentas06

Crear y especificar nombres Puede crear un nombre con cualquiera de estos métodos: 1. Cuadro Nombre de la barra de fórmulas Es la forma más adecuada de crear un nombre en el nivel de libro para un rango seleccionado. 2. Crear un nombre a partir de una selección Puede crear nombres cómodamente partiendo de los rótulos de fila y de columna existentes utilizando una selección de celdas de la hoja de cálculo. 3. Cuadro de diálogo Nombre nuevo Es el método más adecuado para cuando desee tener más flexibilidad al crear nombres, pues permite hacer cosas como especificar un ámbito de nivel de hoja de cálculo local o crear un comentario de nombre.

Ing. Oscar Issac Pérez Aráuz

45

Microsoft Excel 2010 Nota: De forma predeterminada, en los nombres se utilizan referencias absolutas de celda (referencia de celda absoluta: en una fórmula, dirección exacta de una celda, independientemente de la posición de la celda que contiene la fórmula. Una referencia de celda absoluta tiene la forma $A$1.)

4.2 Fórmulas matriciales Una fórmula de matriz puede ejecutar varias operaciones y devolver un único resultado o varios resultados, estas actúan en dos o más conjuntos de valores denominados argumentos matriciales en donde cada argumento matricial debe tener el mismo número de filas y de columnas. Estas fórmulas se crean del mismo modo que las demás fórmulas, excepto que se debe presionar la combinación de teclas CTRL+SHIFT+ENTER. Algunas de las funciones integradas son fórmulas de matriz y se deben escribir como matrices para obtener los resultados correctos. Las constantes matriciales se pueden utilizar en lugar de las referencias cuando no se desea especificar el valor de cada constante en una celda independiente de la hoja de cálculo. ¿Por qué utilizar fórmulas de matriz? Si tiene experiencia en el uso de fórmulas de Excel, sabrá que es posible realizar algunas operaciones bastante complejas. Por ejemplo, es posible calcular el costo total de un préstamo a lo largo de un número concreto de años. Sin embargo, si realmente desea dominar las fórmulas de Excel, tiene que aprender a utilizar fórmulas de matriz. Éstas se pueden emplear para realizar tareas complejas como:  Contar el número de caracteres incluidos en un rango de celdas.  Sumar únicamente aquellos números que cumplan ciertas condiciones, como los valores más bajos de un rango o los números comprendidos entre un límite superior e inferior.  Sumar cada º valor de un rango de valores. Las fórmulas de matriz también ofrecen estas ventajas:  Coherencia

Si hace clic en cualquiera de las celdas de la E2 hacia abajo verá la

misma fórmula. Esa coherencia garantiza una mayor precisión.  Seguridad

No es posible sobrescribir un componente de una fórmula de matriz de

varias celdas. Por ejemplo, haga clic en la celda E3 y presione SUPR. Tendrá que seleccionar todo el rango de celdas (de E2 a E11) y modificar la fórmula de la matriz

Ing. Oscar Issac Pérez Aráuz

46

Microsoft Excel 2010 completa o dejar la matriz como está. Como medida de seguridad adicional, tiene que presionar CTRL+MAYÚS+ENTRAR para confirmar la modificación de la fórmula.  Tamaños de archivo más pequeños

A menudo puede usar una fórmula de matriz

sencilla en lugar de varias fórmulas intermedias. Por ejemplo, el libro que ha creado para este ejercicio emplea una fórmula de matriz para calcular los resultados de la columna E. Si hubiera utilizado fórmulas estándar (como =C2*D2), habría usado 11 fórmulas distintas para calcular los mismos resultados. Reglas para especificar y modificar fórmulas de matriz La regla principal para crear una fórmula de matriz merece repetirse: presione CTRL+SHIFT+ENTER siempre que sea necesario para especificar o modificar una fórmula de matriz. Esa regla se aplica tanto a las fórmulas de una celda como de varias. Siempre que trabaje con fórmulas de varias celdas, también tendrá que seguir estas reglas:  Tiene que seleccionar el rango de celdas en el que va a incluir los resultados antes de especificar la fórmula.  No puede modificar el contenido de una celda individual de una fórmula de matriz.  Puede mover o eliminar una fórmula de matriz completa, pero no parte de la misma. En otras palabras, para reducir una fórmula de matriz, primero debe eliminar la fórmula existente y comenzar de nuevo.  No puede insertar celdas en blanco en una fórmula de matriz de varias celdas ni eliminar celdas de la misma. Las fórmulas de matriz pueden parecer mágicas, pero también tienen algunas desventajas:  A veces uno puede olvidarse de presionar CTRL+SHIFT+ENTER. Acuérdese de presionar esta combinación de teclas siempre que especifique o modifique una fórmula de matriz.  Es posible que otros usuarios no entiendan las fórmulas. En la práctica, normalmente existe poca documentación sobre las fórmulas de matriz en una hoja de cálculo, así que si otros usuarios necesitan modificar los libros, debería evitarlas o asegurarse de que esos usuarios entiendan cómo modificarlas.  Según la velocidad de procesamiento y la memoria del equipo, las fórmulas de matriz de gran tamaño pueden ralentizar los cálculos.

Ing. Oscar Issac Pérez Aráuz

47

Microsoft Excel 2010 Utilizar una fórmula de matriz para calcular resultados únicos y múltiples Cuando se especifica una fórmula de matriz Excel inserta de forma automática la fórmula entre llaves {}. Calcular un solo resultado Este tipo de fórmula de matriz permite simplificar un modelo de hoja de cálculo remplazando varias fórmulas distintas por una sola fórmula de matriz. Por ejemplo, la siguiente calcula el valor total de una matriz de Ventas y precios de dos productos sin utilizar una fila de celdas para calcular y mostrar los valores individuales de cada acción. Producto A Producto B Ventas

500

300

Precios

10

15

Valor Total

{=suma(B2:C2*B3:C3)}

Cuando se escribe la fórmula {=SUMA (B2:D2*B3:D3)} como fórmula de matriz, multiplica el número de acciones y el precio correspondiente a cada acción, y luego suma los resultados de dichos cálculos. En general, las fórmulas de matriz usan sintaxis de fórmula estándar. Todas comienzan con un signo igual (=) y se pueden usar todas las funciones integradas de Excel en las fórmulas de matriz. La principal diferencia es que al utilizar una fórmula de matriz es necesario presionar CTRL+MAYÚS+ENTRAR para especificarla. Al hacer esto, Excel incluye la fórmula de matriz entre llaves; si escribe las llaves manualmente, la fórmula se convertirá en una cadena de texto y no funcionará. Lo siguiente que tiene que entender es que las funciones de matriz son una forma de método abreviado. La fórmula de una celda de la celda B4 condensa todas las operaciones de multiplicación, más la aritmética necesaria para agregar esos subtotales. Calcular varios resultados Algunas funciones de la hoja de cálculo devuelve matrices de valores o requieren una matriz de valores como argumento. Para calcular varios resultados con una fórmula de matriz, se deberá especificar la matriz en un rango de celdas que tenga el mismo número de filas y columnas que los argumentos matriciales. Por ejemplo, dada las ventas y precios de tres productos se calcula en tres celdas separadas el monto correspondiente a las ventas por producto con una sola formula.

Ing. Oscar Issac Pérez Aráuz

48

Microsoft Excel 2010

Producto A

Producto B

Producto C

Ventas

500

300

400

Precios

10

15

13

Total Ventas {=B2:C2*B3:C3} {=B2:C2*B3:C3} {=B2:C2*B3:C3}

Al especificar la fórmula como fórmula de matriz, generará tres resultados separados (5000, 4500 y 5200) basados en las tres cifras de ventas y en los tres Precios. Utilizar constantes matriciales En una fórmula normal se puede escribir una referencia a una celda que contenga un valor o el valor propiamente dicho, también denominado constante. Igualmente, en una fórmula de matriz se puede escribir una referencia a una matriz o la propia matriz de valores contenidos en las celdas, lo que también se denomina constante matricial. Las fórmulas de matriz aceptan constantes del mismo modo que las fórmulas que no son de matriz, pero las constantes matriciales se deben especificar con un formato determinado. Las constantes matriciales pueden contener números, texto, valores lógicos como VERDADERO o FALSO o valores de error como #N/A. En la misma constante matricial puede haber distintos tipos de valores, por ejemplo, {1; 3; 4\VERDADERO;FALSO;VERDADERO}. Los números de las constantes matriciales pueden tener formato entero, decimal o científico. El texto debe incluirse entre comillas, por ejemplo, "martes". Las constantes matriciales no pueden contener referencias a celdas, columnas ni filas de longitud desigual, fórmulas ni los caracteres especiales $ (símbolo de dólar), paréntesis o % (símbolo de porcentaje). Cuando dé formato a constantes matriciales, asegúrese de: Incluirlas entre llaves ( { } ). Separar los valores situados en columnas diferentes mediante punto y coma (;). Por ejemplo, para representar los valores 10, 20, 30 y 40, escriba {10;20;30;40}. Esta constante matricial se denomina matriz de 1 por 4, y equivale a una referencia a 1 fila por 4 columnas. Separar los valores situados en filas diferentes mediante barras inversas (\). Por ejemplo, para representar los valores 10, 20, 30 y 40 de una fila y los valores 50, 60, 70 y 80 de la inmediatamente

inferior,

se

escribiría

una

constante

matricial

de

2

por

4:

{10;20;30;40\50;60;70;80}.

Ing. Oscar Issac Pérez Aráuz

49

Microsoft Excel 2010 K.ESIMO.MAYOR & K.ESIMO.MENOR Dos de las funciones mas conocidas en Excel son aquellas que sirven para calcular el valor mas alto de una lista de números o para calcular el valor menor de un conjunto de valores, estas son las ya conocidas MAX y MIN. Sin embargo, estas funciones están limitadas a regresar un solo valor. En cambio con el uso de las funciones K.ESIMO.MAYOR y K.ESIMO.MENOR, es posible indicarle a Excel que retorne los 3 valores mas altos de una lista, el 5 valor menor o el 2°, el 5°, el 7° y el 10° menor. En cada función se utiliza una constante de matriz que garantiza la respuesta deseada, por lo cual debe recordar las reglas para especificar formulas matriciales. La sintaxis de ambas funciones es:

=K.ESIMO.MAYOR (matriz, k) =K.ESIMO.MENOR (matriz, k) En donde; Matriz: Es el rango de datos a evaluar. k: Constante matricial que indica los valores a retornar. 89 37 76 83 70 49 96 100 44 43

K.ESIMO.MAYOR(A1:A10,{1,2,3})

Retorna el valor más alto, el 2° mayor y el 3° mayor en 3 celdas horizontales

K.ESIMO.MAYOR(A1:A10,{3;2;1})

Retorna el 3° valor más alto, el 2° mayor y el mayor en 3 celdas verticales

K.ESIMO.MENOR(A1:A10,{2,6,9})

Retorna el 2° valor menor, el 6° menor y el 9° menor en 3 celdas horizontales

K.ESIMO.MENOR(A1:A10,{8;5})

Retorna el 8° valor menor y el 5° menor en 2 celdas verticales

También puede usar funciones adicionales con está fórmula, por ejemplo SUMA o PROMEDIO. Por ejemplo:

=SUMA(K.ESIMO.MENOR(A1:A10,{1;2;3})) =PROMEDIO(K.ESIMO.MENOR(A1:A10,{1;2;3}))

Ing. Oscar Issac Pérez Aráuz

50

Microsoft Excel 2010

4.3 Funciones Lógicas Y, O, Si Dos de las funciones mas conocidas en Excel son aquellas que sirven para calcular el valor mas alto de una lista de números o para calcular el valor menor de un conjunto de valores, estas son las ya conocidas MAX y MIN. Sin embargo, estas funciones están limitadas a regresar un solo valor. Función Y. Un uso común de la función Y es expandir la utilidad de otras funciones que realizan pruebas lógicas. Por ejemplo, la función SI realiza una prueba lógica y, luego, devuelve un valor si la prueba se evalúa como VERDADERO y otro valor si la prueba se evalúa como FALSO. Con la función Y como argumento prueba_lógica de la función SI, puede probar varias condiciones diferentes en lugar de sólo una. Devuelve VERDADERO si todos los argumentos se evalúan como VERDADERO; devuelve FALSO si uno o más argumentos se evalúan como FALSO. La sintaxis de la función es:

=Y (condición 1, condición 2, condición 3, …, conficion n) Por ejemplo, en una clínica de la capital se ha decidido abrir un hospedaje gratuito a todos los familiares de los pacientes internados que pertenezcan a las Regiones Autónomas del país. Haciendo uso de la función Y se indicara si la persona recibirá el beneficio o no. Paciente

Procedencia

Alberto Álvarez Managua

Interno Si

¿Beneficio? =Y(B2=”Región Autónoma”, C2=”Si”)

Adela Artola

Región Autónoma No

=Y(B3=”Región Autónoma”, C3=”Si”)

Abel Arvizu

Granada

=Y(B4=”Región Autónoma”, C4=”Si”)

Alvín Avilés

Región Autónoma Si

No

=Y(B5=”Región Autónoma”, C5=”Si”)

Función O. Un uso común de la función O es expandir la utilidad de otras funciones que realizan pruebas lógicas. Por ejemplo, la función SI realiza una prueba lógica y, luego, devuelve un valor si la prueba se evalúa como VERDADERO y otro valor si la prueba se evalúa como FALSO. Con la función O como argumento prueba_lógica de la función SI, puede probar varias condiciones diferentes en lugar de sólo una. Devuelve VERDADERO si al menos uno de los argumentos se evalúa como VERDADERO; devuelve FALSO si todos los argumentos se evalúan como FALSO. La sintaxis de la función es:

Ing. Oscar Issac Pérez Aráuz

51

Microsoft Excel 2010

=O (condición 1, condición 2, condición 3, …, conficion n) Por ejemplo, el Banco Johnson Glade entregara un bono de C$500 a los clientes que tienen un préstamo de vivienda con ellos o que al menos sean clientes categoría 3. Cliente

Préstamo Categoría

¿Bono?

Beatriz Benavides

Auto

2

=O(B2=”Vivienda”, C2>=3)

Bertha Boniche

Vivienda

1

=O(B3=” Vivienda”, C3>=3)

Benito Buenavista Personal

4

=O(B4=” Vivienda”, C4>=3)

Boanerge Baca

3

=O(B5=” Vivienda”, C5>=3)

Vivienda

Función Si. La función Si es una de las más poderosas que tiene EXCEL, devuelve un valor si una condición especificada se evalúa como VERDADERO y otro valor si se evalúa como FALSO. Por ejemplo, la fórmula =SI(A1>10,"Más de 10","10 o menos") devuelve "Más de 10" si A1 es mayor que 10 y "10 o menos" si A1 es menor o igual que 10. Es posible anidar hasta 64 funciones SI como argumentos para crear pruebas más complicadas. Como alternativa, para comprobar muchas condiciones, plantéese usar las funciones BUSCAR, CONSULTAV, CONSULTAH o ELEGIR. Si cualquiera de los argumentos de la función SI es una matriz cada elemento de la matriz se evaluará cuando se ejecute la instrucción SI. Excel proporciona funciones adicionales que se pueden utilizar para analizar los datos en función de una condición. Por ejemplo, para contar el número de veces que una cadena de texto o un número aparecen dentro de un rango de celdas, utilice las funciones de hoja de cálculo CONTAR.SI o CONTAR.SI.CONJUNTO. Para calcular una suma basándose en una cadena de texto o un número de un rango, utilice las funciones SUMAR.SI o SUMAR.SI.CONJUNTO. La sintaxis de la función es:

=SI (prueba_logica, valor_verdadero, valor_falso) En donde; Prueba_logica: Cualquier valor o expresión que pueda evaluarse como VERDADERO o FALSO. Valor_verdadero: El valor que desea que se devuelva si el argumento prueba_lógica se evalúa como VERDADERO.

Ing. Oscar Issac Pérez Aráuz

52

Microsoft Excel 2010 Valor_falso: El valor que desea que se devuelva si el argumento prueba_lógica se evalúa como FALSO. Por ejemplo, en tienda de ropa se ha decidido dar el 15% de descuento a todos los clientes que paguen de contado. Forma de Pago Contado Venta

15000

Precio

C$ 15°°

Descuento

=SI(B1=“Contado”,15%,0%)

Total

=(B2*B3) – (B2*B3*B4)

El anidamiento esta referido al uso de una función dentro de una formula, es decir escribir una función dentro de otra. Las funciones si andadas aumentan la cantidad de resultados posibles. Por ejemplo, necesito conocer la comisión de un vendedor de acuerdo a las ventas realizadas, si son mayores a C$20’000 su comisión será de 5%, si es mayor a C$10’000 será de 3% si es menor a C$10’000 será de 1%: Vendedor

Ventas

Carlos Cárcamo

C$ 15’000 =SI(B2>=20000,5%,SI(B2>=10000,3%,1%))

Camilo Conrado C$ 9’000

Función

Respuesta 3%

=SI(B3>=20000,5%,SI(B3>=10000,3%,1%))

1%

Casilda Castro

C$ 21’000 =SI(B4>=20000,5%,SI(B4>=10000,3%,1%))

5%

Celia Castillo

C$ 5’000

=SI(B5>=20000,5%,SI(B5>=10000,3%,1%))

1%

Celina Conde

C$ 18’000 =SI(B6>=20000,5%,SI(B6>=10000,3%,1%))

3%

Aunque la función SI permite agregar gran cantidad de funciones anidadas, es recomendable no complicar demasiado la misma puesto que para ellos existen funciones adicionales que puedan ayudarle, tal es el caso de la función CONSULTAV o la función BUSCAR. Con el diseño de la función Si en Microsoft Excel, se han derivado muchas otras funciones que parten de esta, tal es el caso de:  SUMAR.SI: Suma las celdas en el rango que coinciden con el argumento criterio.

=SUMAR.SI (rango,criterio,rango_suma) En donde;

Ing. Oscar Issac Pérez Aráuz

53

Microsoft Excel 2010 Rango: Es el Rango de celdas que desea evaluar. Criterio: es el criterio en forma de número, expresión o texto, que determina las celdas que se van a sumar. Por ejemplo, los criterios pueden expresarse como 32, "32" ">32", "manzanas". Rango_Suma: Son las celdas que se van a sumar. Por ejemplo, de una lista de Ventas es deseable sumar únicamente aquellas que corresponden a la Sucursal Sur Oriente. Sucursal

Ventas

NORTE

C$ 15’000

NOR ESTE

C$ 19’000

SUR ORIENTE

C$ 14’000 =SUMAR.SI(A2:A6,”SUR ORIENTE”,B2:B6)

SUR OCCIDENTE C$ 25’000 SUR ORIENTE

C$ 8’000

 SUMAR.SI.CONJUNTO: Agrega las celdas de un rango que cumpla con varios criterios. Por ejemplo, si desea sumar los números del rango A1:A20 sólo si los números de B1:B20 correspondientes son mayores que cero (0) y los números de C1:C20 correspondientes son menores que 10. =SUMAR.SI.CONJUNTO (rango_suma,rango_criterios1,criterios1,rango_criterios2,criterios2,...)

En donde; RANGO_SUMA: Una o más celdas para sumar, incluidos números o nombres, rangos o referencias de celda que contengan números. Se omiten los valores en blanco o de texto. RANGO_CRITERIOS1: El primer rango en el que se evalúan los criterios asociados. CRITERIOS1: Los criterios en forma de número, expresión, referencia de celda o texto que define qué celdas del argumento rango_criterios1 se agregarán. RANGO_CRITERIOS2, CRITERIOS2… Rangos adicionales y sus criterios asociados. Se permiten hasta 127 pares de rangos/criterios. Por ejemplo, de una lista de Ventas se requiere conocer la cantidad de Manzanas vendidas por Abel.

Ing. Oscar Issac Pérez Aráuz

54

Microsoft Excel 2010 Cantidad vendida 5

Manzanas

ABEL

4 15 3 22

Manzanas Alcachofas Alcachofas Bananas

ALBERTO ABEL ALBERTO CARMEN

Producto

Vendedor

= SUMAR.SI.CONJUNTO(A2,A9;B2:B9,"Manzanas",C2:C9,"ABEL")

 PROMEDIO.SI: Devuelve el promedio (media aritmética) de todas las celdas de un rango que cumplen unos criterios determinados.

=PROMEDIO.SI (rango,criterio,rango_suma) En donde; Rango: Es el Rango de celdas que desea evaluar. Criterio: es el criterio en forma de número, expresión o texto, que determina las celdas que se van a sumar. Por ejemplo, los criterios pueden expresarse como 32, "32" ">32", "manzanas". Rango_Suma: Son las celdas que se van a sumar. Por ejemplo, se necesita conocer el promedio de las notas de una lista de estudiantes cuya asistencia al curso fue mayor a 60%. ALUMNO

NOTA ASISTENCIA

MARIO MIRANDA

20

20%

NESTOR NUÑEZ ODILIA OBANDO PEDRO PEREZ ROSA RAUDEZ

85 15 50 90

100% 40% 80% 90%

= PROMEDIO.SI(C2:C6;">60%";B2:B6)

 PROMEDIO.SI.CONJUNTO: Devuelve el promedio (media aritmética) de todas las celdas que cumplen múltiples criterios. =PROMEDIO.SI.CONJUNTO(rango_promedio,rango_criterio1,criterio1,rango_criterio2,criterio2,...)

En donde; RANGO_PROMEDIO: Una o más celdas cuyo promedio se desea obtener que incluyan números, o nombres, matrices o referencias que contengan números.

Ing. Oscar Issac Pérez Aráuz

55

Microsoft Excel 2010 RANGO_CRITERIOS1: El primer rango en el que se evalúan los criterios asociados. CRITERIOS1: Los criterios en forma de número, expresión, referencia de celda o texto que define qué celdas del argumento rango_criterios1 se agregarán. RANGO_CRITERIOS2, CRITERIOS2… Rangos adicionales y sus criterios asociados. Se permiten hasta 127 pares de rangos/criterios. Por ejemplo, de acuerdo a lista de estudiantes del ejemplo anterior se requiere obtener el promedio de las notas de aquellos estudiantes cuya asistencia al curso fue mayor a 60% y que pertenezcan al grupo A. ALUMNO MARIO MIRANDA NESTOR NUÑEZ ODILIA OBANDO PEDRO PEREZ ROSA RAUDEZ

GRUPO NOTA ASISTENCIA A

20

20%

A

85

100%

B

15

40%

A

50

80%

B

90

90%

=PROMEDIO.SI.CONJUNTO(C2:C6,B2:B6,"A",D2:D6,">60%")

 CONTAR.SI: La función CONTAR.SI cuenta el número de celdas dentro de un rango que cumplen un solo criterio especificado por el usuario. Por ejemplo, suponga que tiene una hoja de cálculo que contiene una lista de tareas en la columna A y el primer nombre de la persona asignada a cada tarea en la columna B. Puede usar la función CONTAR.SI para contar cuántas veces aparece el nombre de una persona en la columna B y, de esa forma, determinar cuántas tareas tiene asignadas.

=CONTAR.SI(rango,criterios) En donde; Rango: Una o más celdas que se van a contar, incluidos números o nombres, matrices o referencias que contengan números. Los valores en blanco y los de texto no se tienen en cuenta. Criterio: es el criterio en forma de número, expresión o texto, que determina las celdas que se van a sumar. Por ejemplo, los criterios pueden expresarse como 32, "32" ">32", "manzanas".

Ing. Oscar Issac Pérez Aráuz

56

Microsoft Excel 2010 Rango_Suma: Son las celdas que se van a sumar. Por ejemplo, se desea contar la cantidad de Productos que se venden en la sucursal GRANADA. SUCURSAL PRODUCTO SUCURSAL GRANADA RIVAS DIRIAMBA GRANADA GRANADA

A B C D E

GRANADA RIVAS DIRIAMBA GRANADA GRANADA

= CONTAR.SI(A2:A6;"GRANADA")

 CONTAR.SI.CONJUNTO: Aplica criterios a las celdas en varios rangos y cuenta cuántas veces se cumplen dichos criterios. =CONTAR.SI.CONJUNTO (rango_criterio1,criterio1,rango_criterio2,criterio2,...)

En donde; RANGO_CRITERIOS1: El primer rango en el que se evalúan los criterios asociados. CRITERIOS1: Los criterios en forma de número, expresión, referencia de celda o texto que define qué celdas del argumento rango_criterios1 se agregarán. RANGO_CRITERIOS2, CRITERIOS2… Rangos adicionales y sus criterios asociados. Se permiten hasta 127 pares de rangos/criterios. Por ejemplo, se desea contar la cantidad de Productos que se venden en la sucursal GRANADA. VENDEDOR CUOTA CUOTA CUOTA ENERO FEBRERO MARZO SUPERADA SUPERADA SUPERADA GABRIEL SI NO SI GARCIA NOEL SI SI SI NAVARRO =CONTAR.SI.CONJUNTO(B2:D2,"SI”,B3:C3,”SI”) GUSTAVO NO NO SI GIL LUIS LOPEZ NO NO NO

Ing. Oscar Issac Pérez Aráuz

57

Microsoft Excel 2010  SI.ERROR: Devuelve un valor que se especifica si una fórmula se evalúa como un error; de lo contrario, devuelve el resultado de la fórmula. Utilice la función SIERROR para interceptar y controlar errores en una fórmula.

=SI.ERROR(valor, valor_si_error) En donde; Valor: El argumento en el que se busca un error. Valor_si_error: El valor que se devuelve si la fórmula se evalúa como un error. Se evalúan los tipos siguientes de error: #N/A, #¡VALOR!, #¡REF!, #¡DIV/0!, #¡NUM!, #¿NOMBRE? o #¡NULO! Por ejemplo, se estarán distribuyendo canastas alimenticias en diferentes ciudades, a través de una división simple se conocerá cuantas canastas deberán distribuirse por sector en cada ciudad. CANASTAS SECTORES POR CIUDAD 210

35

55 0

0 23

= SI.ERROR(A2/B2;"ERROR DE CALCULO") = SI.ERROR(A3/B3;"No existen personas en el sector") = SI.ERROR(A4/B4;"ERROR DE CALCULO")

4.4 Funciones de Bases de Datos Estas funciones se utilizan cuando queremos realizar cálculos sobre alguna columna pero añadiendo una condición de selección de las filas que entrarán en el cálculo, es decir aplicando previamente un filtro. Estas funciones son las únicas de Excel que trabajan directamente con los encabezados de un rango o de una tabla, así mismo es necesario seleccionar los encabezados de la misma para lograr trabajar con estos. Dentro de las funciones de Bases de Datos en Excel se encuentran:

Ing. Oscar Issac Pérez Aráuz

58

Microsoft Excel 2010

Todas estas funciones contienen los mismos parámetros: DATOS: El rango de celdas que compone la lista o base de datos. Una base de datos es una lista de datos relacionados en la que las filas de información son registros y las columnas de datos, campos. La primera fila de la lista contiene los rótulos de cada columna. CAMPO: Indica qué columna se usa en la función. Escriba el rótulo de la columna entre comillas, como por ejemplo "Edad" o "Rendimiento", o un número (sin las comillas) que represente la posición de la columna en la lista: 1 para la primera columna, 2 para la segunda y así sucesivamente CRITERIOS: El rango de celdas que contiene las condiciones especificadas. Puede usar cualquier rango en el argumento Criterios mientras éste incluya por lo menos un rótulo de columna y al menos una celda debajo del rótulo de columna en la que se pueda especificar una condición de columna Cualquier rango se puede usar como argumento Criterios, siempre que incluya por lo menos una etiqueta de columna y por lo menos una celda debajo de la etiqueta de columna para especificar la condición. Aunque el rango de criterios puede ubicarse en cualquier parte de la hoja de cálculo, no coloque el rango de criterios debajo de una Tabla. Si agrega más información a la tabla, la nueva información se agrega a la primera fila debajo de la lista. Si la fila de debajo no está vacía, Microsoft Excel no podrá agregar la nueva información. Ing. Oscar Issac Pérez Aráuz

59

Microsoft Excel 2010 Por ejemplo, se estarán distribuyendo canastas alimenticias en diferentes ciudades, a través de una división simple se conocerá cuantas canastas deberán distribuirse por sector en cada ciudad. Alumno GRUPO Español Matemáticas Promedio Kenia

A >=80 >=90 >=70 B Alumno GRUPO Español Matemáticas Promedio Función David

A

74

72

73

Roberto B

99

96

98

Byron

C

76

82

79

Daniela A

73

61

67

Kenia

A

56

95

76

Raquel

B

61

80

71

Descripción

Calcula el promedio de las BDPROMEDIO(A4:E10,E4,B1:B3) notas los alumnos del Grupo A Cuenta la cantidad de alumnos que han obtenido BDCONTARA(A4:E10,A4,C1:D2) calificaciones superiores a 80 en Español y a 90 en Matemáticas Devuelve el BDEXTRAER(A4:E10,E4,A1:A2) promedio del alumno Kenia

Cuando se establecen criterios como C1:D2, indicamos a Excel que (según el ejemplo), buscara la información de los alumnos cuya calificación en Español fue mayor a 80 y que al mismo tiempo en Matemáticas tienen una calificación mayor que 90. Si se colocaran criterios como B1:B3, indicamos a Excel que necesitamos la información de los alumnos que pertenezcan al grupo A o bien pertenezcan al grupo B.

4.5 Funciones de Búsqueda En una hoja de Excel es muy importante coger los datos correctos para trabajar con las fórmulas diseñadas. Por eso existe una agrupación de funciones específicas para realizar búsquedas de datos. Comprendamos qué es en sí una búsqueda, cuando queremos encontrar alguna información de algo no buscamos directamente por lo que buscamos pues lo desconocemos, realizamos una búsqueda de una propiedad o algo similar que conocemos que puede tener lo que buscamos. Por ejemplo, si buscamos a una persona, describimos su aspecto físico, si

Ing. Oscar Issac Pérez Aráuz

60

Microsoft Excel 2010 buscamos el nº de teléfono de un restaurante, buscamos en la guía de teléfonos por el nombre del restaurante. Normalmente el dato que queremos encontrar no lo conocemos por eso buscamos por otros datos que sí conocemos. Entre algunas de las funciones de búsqueda de Excel encontramos:

Función

Descripción

AREAS BUSCAR BUSCARH

Devuelve el número de rangos de celdas contiguas Busca valores de un rango de una columna o una fila Busca en la primera fila de la tabla o matriz de valores

BUSCARV

Busca un valor en la primera columna de la izquierda

COINCIDIR

Devuelve la posición relativa de un elemento

COLUMNA COLUMNAS DESREF DIRECCION ELEGIR FILA FILAS Hipervínculo

Devuelve el número de columna de una referencia Devuelve el número de columnas que componen la matriz Devuelve una referencia a un rango Crea una referencia de celda en forma de texto Elige un valor o una acción de una lista de valores Devuelve el número de fila Devuelve el número de filas Crea un acceso directo a un documento

IMPORTARDATOSDINAMICOS Extrae datos almacenados en una tabla dinámica INDICE INDIRECTO

Devuelve el valor de una celda en la intersección de una fila y una columna Devuelve una referencia especificada

 BUSCAR: La función BUSCAR devuelve un valor de un rango de una fila o una columna o de una matriz. La función BUSCAR tiene dos formas de sintaxis: la forma vectorial y la matricial. Para que la función BUSCAR funcione correctamente, los datos en los que se realiza la búsqueda se deben colocar en orden ascendente. También se puede usar la función BUSCAR como alternativa para la función SI para crear pruebas o pruebas que excedan el límite de funciones anidadas. Vea los ejemplos de la forma matricial.

=BUSCAR(valor_buscado, vector_de_comparación, [vector_resultado]) En donde;

Ing. Oscar Issac Pérez Aráuz

61

Microsoft Excel 2010 Valor_buscado: Valor que busca la función BUSCAR en el primer vector. Valor_buscado puede ser un número, texto, un valor lógico o un nombre de referencia que se refiere a un valor. Vector_de_Comparacion: Rango que sólo contiene una fila o una columna. Los valores del vector_de_comparación pueden ser texto, números o valores lógicos. Los valores del vector_de_comparación se deben colocar en orden ascendente: ..., -2, -1, 0, 1, 2, ..., A-Z, FALSO, VERDADERO; de lo contrario, BUSCAR puede devolver un valor incorrecto. El texto en mayúsculas y en minúsculas es equivalente. vector_resultado: Rango que solo incluye una fila o una columna. El argumento vector_resultado debe tener el mismo tamaño que vector_de_comparación. Por ejemplo, de una base de datos con cientos de productos es deseable buscar el precio de un producto a partir del código del mismo. CODIGO PRECIO AC111

C$ 1,083.00

AX121 BX131

C$ 1,093.00 BUSCAR("BX131",A2:A6,B2:B6) C$ 904.00

EF001

C$ 1,426.00

GR452

C$ 1,918.00

 BUSCARV: Puede usar la función BUSCARV para buscar la primera columna de un rango de celdas y, a continuación, devolver un valor de cualquier celda de la misma fila del rango. NOTA: En Excel 2007 y versiones anteriores la función es conocida como BUSCARV, en Excel 2010 esta función fue renombrada a CONSULTAV, sin embargo debido a confusiones entre los usuarios del mismo, la función sufrió un cambio de nombre con la primera actualización de Office y nuevamente es conocida como BUSCARV. La V de CONSULTAV significa vertical. Use BUSCARV en lugar de BUSCARH si los valores de comparación se encuentran en una columna situada a la izquierda de los datos que desea buscar: =BUSCARV(valor_buscado,matriz_de_busqueda,indicador_de_columna_ordenado) En donde;

Ing. Oscar Issac Pérez Aráuz

62

Microsoft Excel 2010 Valor_buscado: Valor que se va a buscar en la primera columna de la tabla o rango. El argumento valor_buscado puede ser un valor o una referencia. Si el valor que proporcione para el argumento valor_buscado es inferior al menor valor de la primera columna del argumento matriz_buscar_en, BUSCARV devuelve al valor de error #N/A. Matriz_buscar_en: El rango de celdas que contiene los datos. Puede usar una referencia a un rango (por ejemplo, A2:D8) o un nombre de rango. Los valores de la primera columna de matriz_buscar_en son los valores que busca valor_buscado. Estos valores pueden ser texto, números o valores lógicos. Las mayúsculas y minúsculas del texto son equivalentes. Indicador_de_columna: Un número de columna del argumento matriz_buscar_en desde la cual debe devolverse el valor coincidente. Si el argumento indicador_columnas es igual a 1, la función devuelve el valor de la primera columna del argumento matriz_buscar_en; si el argumento indicador_columnas es igual a 2, devuelve el valor de la segunda columna de matriz_buscar_en y así sucesivamente. Ordenado: Un valor lógico que especifica si BUSCARV va a buscar una coincidencia exacta o aproximada. Si ordenado se omite o es VERDADERO, se devolverá una coincidencia exacta o aproximada. Si no encuentra ninguna coincidencia exacta, devolverá el siguiente valor más alto inferior a valor_buscado. Si ordenado es FALSO, no es necesario ordenar los valores de la primera columna de matriz_buscar_en. Si hay dos o más valores en la primera columna de matriz_buscar_en que coinciden con el argumento valor_búsqueda, se usará el primer valor encontrado. Si no se encuentra una coincidencia exacta, se devolverá el valor de error #N/A. Basado en el mismo ejemplo anterior, utilizando ahora la función BUSCARV, buscar el precio de un producto a partir del código del mismo. CODIGO PRECIO AC111

C$ 1,083.00

AX121 BX131

C$ 1,093.00 BUSCARV("BX131",A2:B6,3,FALSO) C$ 904.00

EF001

C$ 1,426.00

GR452

C$ 1,918.00

Al buscar valores de texto en la primera columna de matriz_buscar_en, asegúrese de que los datos de la primera columna de matriz_buscar_en no tienen espacios al principio ni al final,

Ing. Oscar Issac Pérez Aráuz

63

Microsoft Excel 2010 de que no hay un uso incoherente de las comillas rectas ( ' o " ) ni tipográficas ( ‘ o “) y de que no hay caracteres no imprimibles. En estos casos, BUSCARV puede devolver un valor inesperado o incorrecto. Si ordenado es FALSO y valor_buscado es un valor de texto, se pueden usar los caracteres comodín de signo de interrogación (?) y asterisco (*) en el argumento valor_buscado. El signo de interrogación corresponde a un solo carácter cualquiera y el asterisco equivale a cualquier secuencia de caracteres. Si lo que desea buscar es un signo de interrogación o un asterisco, escriba una tilde (~) antes del carácter.  INDICE Y COINCIDIR: Puede utilizar juntas las funciones INDICE y COINCIDIR para obtener los mismos resultados que si utiliza BUSCAR o BUSCARV. A continuación se muestra un ejemplo de la sintaxis que combina INDICE y COINCIDIR para producir los mismos resultados que BUSCAR y BUSCARV en los ejemplos anteriores: =INDICE(Matriz_buscar_en,COINCIDIR(Valor_buscado,Matriz_buscada,0),Indicador_columnas)

Por ejemplo, la fórmula presentada en la tabla siguiente busca la edad de María: NOMBRE Diego Antonio María Arturo

DEPARTAMENTO Managua Rivas Jinotega Ocotal

EDAD 28 19 22 29

=INDICE(A2:C5,COINCIDIR(“Maria”,A2:A5,0),3)

 DESREF Y COINCIDIR: Puede utilizar juntas las funciones DESREF y COINCIDIR para producir los mismos resultados que con las funciones del ejemplo anterior. A continuación se muestra un ejemplo de la sintaxis que combina DESREF y COINCIDIR para producir los mismos resultados que BUSCAR y BUSCARV: =DESREF(celdaSuperior,COINCIDIR(Valor_buscado,Matriz_buscada,0),columnaDesplazamiento)

Por ejemplo, la fórmula presentada en la tabla siguiente busca la edad de Diego: NOMBRE Diego Antonio María Arturo

DEPARTAMENTO Managua Rivas Jinotega Ocotal

Ing. Oscar Issac Pérez Aráuz

EDAD 28 19 22 29

=DESREF(A1;COINCIDIR("DIEGO";A2:A5;0);2)

64

Microsoft Excel 2010

4.6 Auditoria de Formulas Las fórmulas en ocasiones, pueden producir valores de error además de devolver resultados inesperados. A continuación, se muestran algunas herramientas que puede usar para buscar e investigar las causas de estos errores y determinar soluciones.

Rastrear precedentes Precedentes son celdas que afectan el valor de la celda inspeccionada. Celdas a las que se hace referencia mediante una fórmula en otra celda. Por ejemplo, si la celda D10 contiene la fórmula =B5, la celda B5 es la celda precedente a D10. Celdas dependientes Las celdas dependientes contienen fórmulas que hacen referencia a otras celdas. Por ejemplo, si la celda D10 contiene la fórmula = B5, la celda D10 es dependiente de la celda B5. Las flechas azules muestran celdas sin errores. Las flechas rojas muestran celdas que causan errores. Si se hace referencia a la celda seleccionada desde una celda de otra hoja de cálculo o libro, una flecha negra señalará desde la celda seleccionada a un icono de una hoja de cálculo. El otro libro deberá estar abierto antes de que Excel pueda rastrear estas dependencias. Mostrar Formulas En numerosas ocasiones hemos tenido la necesidad de ver la fórmula o función con la que estamos trabajando para tener una visión más clara del calculo que estemos ejecutando. Comprobación de errores Al igual que un corrector ortográfico, que comprueba los datos que se escriben en las celdas para ver si contienen errores, se pueden implementar determinadas reglas para comprobar si hay errores en las fórmulas. Estas reglas no garantizan que la hoja de cálculo no tenga ningún error, pero ayudan en gran medida a encontrar los errores más comunes. Todas ellas se pueden activar y desactivar individualmente. Los errores se pueden señalar y corregir de dos formas: de uno en uno, como con el corrector ortográfico, o inmediatamente a medida que se produzcan en la hoja de cálculo en la que trabaja. En ambos casos, cuando se detecta un error, aparece un triángulo en la esquina superior izquierda de la celda. En Excel existen siete resultados de error:

Ing. Oscar Issac Pérez Aráuz

65

Microsoft Excel 2010  #¡N/A! Este error se produce cuando una fórmula de búsqueda o referencia no encuentra ninguna coincidencia exacta en la correspondiente matriz de búsqueda. Significa que el valor buscado no existe en la matriz de búsqueda.  #¡REF! Este tipo de error surge cuando tenemos una referencia de celda inválida en la fórmula. Por ejemplo, en la fórmula: =BUSCARV("mi_string",A2:B8,3,FALSO), obtenemos #¡REF! ya que no podemos buscar en la tercera columna de una matriz que solo tiene dos columnas.  #¡NUMERO! Este se produce cuando ingresamos algún valor no numérico como un argumento de función que Excel espera que sea argumento numérico (o una referencia a un valor numérico). Otra posibilidad es ingresar un número inválido, como uno negativo cuando se espera uno positivo, o un 2 cuando el argumento solo admite 0 ó 1. La fórmula =COINCIDIR(123, B1:B10,3) devuelve #NUM!, ya que el último argumento de COINCIDIR solo puede ser -1, 0 ó 1.  #¡NOMBRE! Este error lo obtenemos cuando escribimos mal el nombre de alguna función. También puede surgir cuando utilizamos alguna función personalizada y tenemos deshabilitadas las macros o el complemento correspondiente. Otra situación que dispara este error es el escribir mal el nombre de algún rango nombrado. La fórmula =SUMAR.SI(A2:A10,"criterio",C2:C10) devuelve #¡NOMBRE! porque la función SUMARSI no existe (más bien está mal escrita. Lo correcto es SUMAR.SI). Finalmente puede suceder también que no utilizamos comillas al ingresar un argumento de texto.  #¡DIV/0! Se produce al hacer una división por cero, o bien, por una referencia a un cero.  #¡VALOR! Similar a #¡NUMERO!, lo obtenemos cuando el tipo de argumento solicitado por la función, es distinto al ingresado por el usuario. Por ejemplo, al ingresar un argumento lógico cuando la función requiere un rango, o un número cuando la función espera texto.  #¡NULO! Este es muy poco frecuente. Una fórmula devolverá #¡NULO! cuando la celda de intersección de dos rangos, no existe. En Excel, el operador de intersección es un espacio en blanco. Por tanto, la fórmula =A2:D2 J1:J10, devuelve #¡NULO! ya

Ing. Oscar Issac Pérez Aráuz

66

Microsoft Excel 2010 que los rangos A2:D2 y J1:J10 no se intersectan en ningún punto. En cambio, =A2:D2 C1:C10 devuelve C2, celda común a ambos rangos. A menudo sucede que una celda de error está correctamente escrita pero, al hacer referencia a un resultado de error, refleja este resultado. Para saber cuál es la celda exacta que está generando el error, podemos ejecutar (previa selección de la celda con error) Herramientas - Auditoría de fórmulas - Rastrear error. Excel señalará con una línea roja la celda que está produciendo el error. Otro error común es cuando la celda aparece llena de símbolos #. Esto se debe a que la celda no es lo suficientemente ancha para mostrar el resultado o bien, cuando contiene una fecha inválida. Evaluar Formulas Permite calcular el total de una fórmula obteniendo el resultado de cada una de sus partes paso a paso. Esto nos ayudará a detectar fácilmente cualquier problema en nuestras fórmulas. Lo primero que debes hacer es seleccionar la celda que contiene la fórmula que deseas evaluar y posteriormente hacer clic sobre el botón Evaluar fórmula.

4.7 Ejercicios Propuestos A. Conociendo las ventajas que brinda Excel con el uso de formulas y funciones, la librería y biblioteca “El Búho Lector” requiere obtener cierta información de su base de libros con el uso de formulas y funciones. i. Haciendo uso de funciones matriciales calcule:  El precio de alquiler de un libro, tomando en cuenta que dicho precio equivale al 15% del Costo.  El Precio de Venta de cada libro, el cual equivale a 25% más del costo del libro.  Un descuento de 5% sobre el precio.

ii.

Compruebe el uso de las formulas SI.  Si un libro cuesta C$ 250°° o mas, imprima “CARO”, si el costo es menor imprima “BARATO”.  Si un libro se encuentra en la Categoría “CUENTOS” o “RELATOS FANTASTICOS”, imprima “INFANTILES”, sino imprima “MAYORES DE 12”.

Ing. Oscar Issac Pérez Aráuz

67

Microsoft Excel 2010  Si un Autor a escrito menos de 3 libros, imprima “NOVATO”, si ha escrito menos de 5 imprime “INTERMEDIO”, si ha escrito mas de 5 imprime “EXPERTO”. iii.

Combinando funciones matriciales y función SI. Calcule el precio Promedio de costo de los libros de Ciencia Ficción.

iv.

Compruebe el uso de las funciones de Bases de Datos.  Busque el libro mas reciente escrito por “STEPHEN KING”.  Muestre el libro de PROSA, mas barato de la librería.  Cuente la cantidad de libros escritos en USA, ARGENTINA y ESPAÑA.

v.

Compruebe el uso de las funciones de Búsqueda.  El año de publicación del libro: CEREBRO.  El costo asignado al libro: LA MUJER ENMASCARADA.  En una nueva columna copie la editorial asociada a cada país, de acuerdo a la tabla de Editoriales.

B. GMM esta utilizando al máximo la hoja de Microsoft Excel para la gestión de sus deudores y quieren realizar lo siguiente: i. En una nueva columna aplique y refleje un descuento de 20% a las facturas de las personas con una deuda inferior a C$1000 y cuyo mes de deuda sea Junio. ii.

Calcule el nuevo total de la deuda utilizando Matrices (SALDO – DESCUENTO).

iii.

Suponiendo que se recupera todo el monto de la deuda, calcule el monto recuperado por cada Gestor.

iv.

Realice una hoja de búsqueda de datos que ayuda a encontrar a los clientes deudores y su información con solo digitar el numero de teléfono

C. Doodle Co. Y su equipo de trabajo a depurado un total de 200 encuestas de opinión, sobre la satisfacción del cliente en cuanto a una empresa de servicios, ahora es momento de que los datos sean analizados, para lo cual será necesario utilizar funciones y formulas: i. Para cada pregunta de la encuesta, realice un consolidado de la información contestada. Ing. Oscar Issac Pérez Aráuz

68

Microsoft Excel 2010 ii. iii.

Realice un cruce de variables para poder conocer las respuestas de diferentes sectores de la población (apóyese en la Hoja 3). Haga uso de Formato Condicional para poder identificar incoherencias en las respuestas (es necesario utilizar la sexta regla del formato condicional).

Ing. Oscar Issac Pérez Aráuz

69

Microsoft Excel 2010

Capitulo 5:

GRAFICOS Y SUBTOTALES Un gráfico es la representación visual de los datos. Al usar elementos como columnas (en un gráfico de columnas) o líneas (en un gráfico de líneas), el gráfico muestra series de datos numéricos en un formato gráfico. El formato gráfico de un gráfico facilita la comprensión de grandes cantidades de datos y la relación entre diferentes series de datos. Un gráfico también puede mostrar las ideas generales para que pueda analizar sus datos y buscar tendencias importantes. Como insertar un Gráfico 1. Es recomendable que tengas seleccionado el rango de celdas que quieres que participen en el gráfico, de esta forma, Excel podrá generarlo automáticamente. En caso contrario, el gráfico se mostrará en blanco o no se creará debido a un tipo de error en los datos que solicita. 2. En la pestaña Insertar, en el grupo Gráficos, haga clic en el tipo de gráfico que desea usar y luego haga clic en un subtipo de gráfico.

Para ver todos los tipos de gráfico disponibles, haga clic en para iniciar el cuadro de diálogo Insertar gráfico y, a continuación, haga clic en las flechas para desplazarse por los tipos de gráfico

Cuando coloca el puntero del mouse sobre algún tipo de gráfico, aparece la información en pantalla con el nombre

Ing. Oscar Issac Pérez Aráuz

70

Microsoft Excel 2010 3. Use las Herramientas de gráficos para agregar elementos de gráficos como títulos y etiquetas de datos, y para modificar el diseño, la presentación o el formato del gráfico.

Cada Grafico esta compuesto de diferentes partes, las cuales son editables de manera independiente o conjunta en dependencia del tipo de Grafico y el Formato que posee el mismo. La imagen siguiente ilustra las partes del grafico: Eje Vertical Primario

Titulo del Gráfico

Eje Vertical Secundario

Imagen

Leyenda

Eje Horizontal

Área del Grafico

5.1 Tipos de Gráficos A. Gráficos de Columnas En un gráfico de columnas se pueden trazar datos que se organizan en columnas o filas de una hoja de cálculo. Este tipo de gráfico es útil para mostrar cambios de datos en un período de tiempo o para ilustrar comparaciones entre elementos. En los gráficos de columnas, las categorías normalmente se organizan en el eje horizontal y los valores en el eje vertical. Los gráficos de columnas tienen los siguientes subtipos de gráfico: Ing. Oscar Issac Pérez Aráuz

71

Microsoft Excel 2010

Columnas agrupadas: Los gráficos de columnas agrupadas comparan valores entre categorías. Un gráfico de columnas agrupadas muestra valores en rectángulos verticales en 2D. Puede utilizar un tipo de gráfico de columna agrupada cuando tiene categorías que representan: 





Rangos de valores (por ejemplo, recuentos de elementos). Disposiciones de escala específicas (por ejemplo, una escala de Likert con entradas, como totalmente de acuerdo, de acuerdo, neutral, en desacuerdo, totalmente en desacuerdo). Nombres que no se encuentran en ningún orden específico (por ejemplo, nombres de artículos, nombres geográficos o los nombres de personas).

Columnas apiladas y columnas apiladas en 3-D: Los gráficos de columnas apiladas muestran la relación de elementos individuales con el conjunto, comparando la contribución de cada valor con un total entre categorías. Un gráfico de columnas apiladas muestra los valores en rectángulos apilados verticales en 2D. Un gráfico de columnas apiladas en 3D simplemente muestra los datos con perspectiva 3D; no se usa un tercer eje de valores (eje de profundidad).

Columnas 100% apiladas y columnas 100% apiladas en 3D: Los gráficos de columnas 100% apiladas y columnas 100% apiladas en 3D comparan el porcentaje con que contribuye cada valor a un total de categorías. Un gráfico de columnas 100% apiladas muestra valores en rectángulos verticales 100% apilados en 2D. Un gráfico de columnas 100% apiladas en 3D simplemente muestra los datos con perspectiva 3D; no se usa un tercer eje de valores (eje de profundidad). Puede utilizar un gráfico de columnas 100% apiladas cuando tenga dos o Ing. Oscar Issac Pérez Aráuz

72

Microsoft Excel 2010 más series de datos y desee destacar las contribuciones al conjunto, especialmente si el total es el mismo para cada categoría.

Columnas 3D: Los gráficos de columnas 3D utilizan tres ejes que se pueden modificar (un eje horizontal, un eje vertical y un eje de profundidad) y comparan puntos de datos en los ejes horizontal y de profundidad. Puede utilizar un gráfico de columnas 3D cuando desee comparar del mismo modo datos entre categorías y entre series, ya que este tipo de gráfico muestra categorías a lo largo de los ejes horizontales y de profundidad, mientras que el eje vertical muestra los valores.

Cilindro, cono y pirámide: Los gráficos de cilindros, conos y pirámides están disponibles en los mismos tipos de gráficos agrupados, apilados, 100% apilados y en 3D proporcionados para gráficos de columnas rectangulares, y muestran y comparan datos de la misma manera. La única diferencia es que estos tipos de gráficos muestran formas de cilindro, cono y pirámide en lugar de rectángulos.

Ing. Oscar Issac Pérez Aráuz

73

Microsoft Excel 2010 B. Gráficos de Líneas En un gráfico de líneas se pueden trazar datos que se organizan en columnas o filas de una hoja de cálculo. Los gráficos de líneas pueden mostrar datos continuos en el tiempo, establecidos frente a una escala común y, por tanto, son idóneos para mostrar tendencias en datos a intervalos iguales. En un gráfico de líneas, los datos de categoría se distribuyen uniformemente en el eje horizontal y todos los datos de valor se distribuyen uniformemente en el eje vertical. Use un gráfico de líneas si las etiquetas de categorías son texto, y representan valores que están separados uniformemente entre sí, por ejemplo meses, trimestres o ejercicios fiscales. Este tipo de gráfico es válido especialmente si hay más de una serie: si sólo hay una, se recomienda utilizar un gráfico de dispersión. Utilice también un gráfico de líneas si tiene etiquetas numéricas con valores separados uniformemente entre sí, especialmente años. Si tiene más de diez etiquetas numéricas, utilice en su lugar un gráfico de dispersión. Los gráficos de líneas tienen los siguientes subtipos de gráfico: Línea y línea con marcadores: Ya sea que se muestren con marcadores (para indicar valores de datos individuales) o sin ellos, los gráficos de líneas son útiles para mostrar tendencias en el tiempo o categorías ordenadas, especialmente cuando hay muchos puntos de datos y el orden en que se presentan es importante. Si hay muchas categorías o los valores son aproximados, utilice un gráfico de líneas sin marcadores.

Línea apilada y línea apilada con marcadores: Tanto si se muestran con marcadores (para indicar valores de datos individuales) como sin ellos, los gráficos de líneas apiladas permiten mostrar la tendencia de la contribución que hace cada valor a lo largo del tiempo o categorías ordenadas.

Ing. Oscar Issac Pérez Aráuz

74

Microsoft Excel 2010 Línea 100% apilada y línea 100% apilada con marcadores: Ya sea que se muestren con marcadores (para indicar valores de datos individuales) o sin ellos, los gráficos de líneas 100% apiladas son útiles para mostrar la tendencia del porcentaje con que cada valor contribuye en el tiempo o categorías ordenadas. Si hay muchas categorías o los valores son aproximados, use un gráfico de líneas 100% apiladas sin marcadores.

Líneas 3D: Los gráficos de líneas 3D muestran cada fila o columna de datos como una cinta de opciones 3D. Un gráfico de líneas 3D tiene ejes horizontal, vertical y de profundidad que puede modificar.

C. Gráficos Circulares En un gráfico circular se pueden representar datos contenidos en una columna o una fila de una hoja de cálculo. Los gráficos circulares muestran el tamaño de los elementos de una serie de datos en proporción a la suma de los elementos. Los puntos de datos de un gráfico circular se muestran como porcentajes del total del gráfico circular. Piense en utilizar un gráfico circular cuando:     

Sólo tenga una serie de datos que desee trazar. Ninguno de los valores que desea trazar son negativos. Casi ninguno de los valores que desea trazar son valores cero. No tiene más de siete categorías. Las categorías representan partes de todo el gráfico circular.

Ing. Oscar Issac Pérez Aráuz

75

Microsoft Excel 2010 Circular y circular en 3D: Los gráficos circulares muestran la contribución de cada valor a un total con un formato 2D o 3D. Puede extraer manualmente sectores de un gráfico circular para destacarlos.

Circular con su gráfico circular y circular con su gráfico de barras: Los gráficos circulares con su gráfico circular o su gráfico de barras son gráficos circulares con valores definidos por el usuario que se extraen del gráfico circular principal y se combinan en un gráfico secundario, circular o de barras apiladas. Estos tipos de gráficos son útiles cuando desea que los sectores pequeños del gráfico circular principal se distingan más fácilmente.

Circular seccionado y circular seccionado en 3D: Los gráficos circulares seccionados muestran la contribución de cada valor a un total, al mismo tiempo que destacan valores individuales. Los gráficos circulares seccionados se pueden mostrar en formato 3D. Puede cambiar la configuración de la división en secciones para todos los sectores por separado y en conjunto, pero no puede mover manualmente los sectores de un gráfico circular seccionado.

D. Gráficos de Barras En un gráfico de barras se pueden trazar datos que se organizan en columnas o filas de una hoja de cálculo. Los gráficos de barras muestran comparaciones entre elementos individuales. Piense en utilizar un gráfico de barras cuando:

Ing. Oscar Issac Pérez Aráuz

76

Microsoft Excel 2010  

Las etiquetas de eje son largas. Los valores que se muestran son duraciones.

Los gráficos de barras presentan los datos de la misma manera que lo hacen los gráficos de columnas, con la diferencia que el primero lo hace de manera horizontal.

E. Gráficos de Área En un gráfico de área se pueden trazar datos que se organizan en columnas o filas de una hoja de cálculo. Los gráficos de área destacan la magnitud del cambio en el tiempo y se pueden utilizar para enfocar la atención en el valor total en una tendencia. Por ejemplo, se pueden trazar los datos que representan el beneficio en el tiempo en un gráfico de área para destacar el beneficio total. Al mostrar la suma de los valores trazados, un gráfico de área también muestra la relación de las partes con un todo. Los gráficos de área tienen los siguientes subtipos de gráfico: Áreas en 2D y 3D: Independientemente de que se presenten en 2D o en 3D, los gráficos de áreas muestran la tendencia de los valores en el tiempo u otros datos de categoría. Los gráficos de áreas 3D usan tres ejes (horizontal, vertical y profundidad) que se pueden modificar. Como norma, considere la posibilidad de usar un gráfico de líneas en lugar de un gráfico de áreas no apilado, ya que los datos de una serie pueden quedar ocultos por los de otra.

Ing. Oscar Issac Pérez Aráuz

77

Microsoft Excel 2010 Áreas apiladas y áreas apiladas en 3D: Los gráficos de áreas apiladas muestran la tendencia de la contribución de cada valor a lo largo del tiempo u otros datos de categoría. Un gráfico de áreas apiladas en 3D se presenta de la misma forma, aunque utiliza una perspectiva 3D. Una perspectiva 3D no es un verdadero gráfico 3D: no se emplea un tercer eje de valores (eje de profundidad).

Áreas 100% apiladas y áreas 100% apiladas en 3D: Los gráficos de áreas 100% apiladas muestran la tendencia del porcentaje con que cada valor contribuye a lo largo del tiempo u otros datos de categoría. Un gráfico de áreas 100% apiladas en 3D se presenta de la misma forma, pero utiliza una perspectiva 3D. Una perspectiva 3D no es un verdadero gráfico 3D: no se emplea un tercer eje de valores (eje de profundidad)

F. Gráficos de Tipo XY (Dispersión) En un gráfico de tipo XY se pueden trazar datos organizados en columnas y filas de una hoja de cálculo. Los gráficos de dispersión muestran la relación entre los valores numéricos de varias series de datos o trazan dos grupos de números como una serie de coordenadas XY. Un gráfico de dispersión tiene dos ejes de valores y muestra un conjunto de datos numéricos en el eje horizontal (eje X) y otro en el eje vertical (eje Y). Combina estos valores en puntos de datos únicos y los muestra en intervalos irregulares o agrupaciones. Los gráficos de

Ing. Oscar Issac Pérez Aráuz

78

Microsoft Excel 2010 dispersión se utilizan por lo general para mostrar y comparar valores numéricos, por ejemplo datos científicos, estadísticos y de ingeniería, estos son útiles cuando:     

 

Desea cambiar la escala del eje horizontal. Desea convertir dicho eje en una escala logarítmica. Los espacios entre los valores del eje horizontal no son uniformes. Hay muchos puntos de datos en el eje horizontal. Desea mostrar eficazmente datos de hoja de cálculo que incluyen pares o conjuntos de valores agrupados y ajustar las escalas independientes de un gráfico de dispersión para revelar más información acerca de los valores agrupados. Desea mostrar similitudes entre grandes conjuntos de datos en lugar de diferencias entre puntos de datos. Desea comparar muchos puntos de datos sin tener en cuenta el tiempo: cuantos más datos incluya en un gráfico de dispersión, mejores serán las comparaciones que podrá realizar.

G. Gráficos de Cotizaciones En un gráfico de cotizaciones se pueden trazar datos que se organizan en columnas o filas en un orden específico en una hoja de cálculo. Como su nombre indica, un gráfico de cotizaciones se utiliza con mayor frecuencia para mostrar la fluctuación de los precios de las acciones. Sin embargo, este gráfico también se puede utilizar con datos científicos. Por ejemplo, podría utilizar un gráfico de cotizaciones para indicar la fluctuación de las temperaturas diarias o anuales. Debe organizar los datos en el orden correcto para crear gráficos de cotizaciones. La forma en que se organizan los datos de cotizaciones en la hoja de cálculo es muy importante. Por ejemplo, para crear un gráfico sencillo de cotizaciones de máximos, mínimos y cierre, debería organizar los datos en columnas, con Máximos, Mínimos y Cierre como encabezados de columnas en ese orden.

Ing. Oscar Issac Pérez Aráuz

79

Microsoft Excel 2010 Mes ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO

$ $ $ $ $

Máximo 16.54 28.50 16.75 14.71 17.56

$ $ $ $ $

Mínimo 24.81 37.00 14.25 11.77 21.07

C$ C$ C$ C$ C$

Cierre 17.06 32.45 15.84 11.89 18.66

H. Gráficos de Superficie En un gráfico de superficie se pueden trazar datos que se organizan en columnas o filas de una hoja de cálculo. Un gráfico de superficie es útil cuando busca combinaciones óptimas entre dos conjuntos de datos. Como en un mapa topográfico, los colores y las tramas indican áreas que están en el mismo rango de valores. Puede utilizar un gráfico de superficie cuando ambas categorías y series de datos sean valores numéricos. Los gráficos de superficie tienen los siguientes subtipos de gráfico: Superficie 3D: Los gráficos de superficie 3D muestran las tendencias de los valores a través de dos dimensiones en una curva continua. Las bandas de color de un gráfico de superficie no representan las series de datos, sino la diferencia entre los valores. Este gráfico muestra una vista en 3D de los datos, que se puede imaginar como una hoja de goma estirada sobre un gráfico de columnas 3D. Se suele utilizar para mostrar relaciones entre grandes cantidades de datos que, de otra forma, podrían resultar difíciles de ver.

Ing. Oscar Issac Pérez Aráuz

80

Microsoft Excel 2010

Contorno: Los gráficos de contorno son gráficos de superficie vistos desde arriba, algo parecido a los mapas topográficos 2D. En un gráfico de contorno, las bandas de color representan rangos concretos de valores. Las líneas de un gráfico de contorno conectan puntos interpolados de igual valor. I. Gráficos de Anillos En un gráfico de anillos se pueden representar datos organizados únicamente en columnas o en filas de una hoja de cálculo. Al igual que un gráfico circular, un gráfico de anillos muestra la relación de las partes con un todo pero puede contener más de una serie de datos (serie de datos: puntos de datos relacionados que se trazan en un gráfico. Cada serie de datos de un gráfico tiene una trama o color exclusivo y se representa en la leyenda del gráfico. Puede trazar una o más series de datos en un gráfico. Los gráficos circulares sólo tienen una serie de datos.).

J. Gráficos de Burbujas En un gráfico de burbujas, se pueden trazar los datos que se organizan en columnas en una hoja de cálculo en la que los valores x se muestran en la primera columna mientras que los valores y correspondientes y los valores de tamaño de burbuja se muestran en columnas adyacentes.

Ing. Oscar Issac Pérez Aráuz

81

Microsoft Excel 2010 K. Gráficos Radiales Los datos organizados en columnas o filas en una hoja de cálculo (hoja de cálculo: documento principal que se utiliza en Excel para almacenar y trabajar con datos. Consta de celdas que se organizan en filas y columnas. Una hoja de cálculo se almacena siempre en un libro.) se pueden representar en un gráfico radial. Los gráficos radiales comparan los valores agregados de varias series de datos (serie de datos: puntos de datos relacionados que se trazan en un gráfico. Cada serie de datos de un gráfico tiene una trama o color exclusivo y se representa en la leyenda del gráfico. Puede trazar una o más series de datos en un gráfico. Los gráficos circulares sólo tienen una serie de datos.).

5.2 El eje secundario Cuando los valores de un gráfico 2D varían considerablemente entre las distintas series de datos o cuando hay tipos de datos mixtos (como precio o volumen), puede trazar una o varias series de datos en un eje vertical secundario. La escala del eje vertical secundario refleja los valores de las series de datos asociadas. Después de agregar un eje vertical secundario a un gráfico 2D, puede agregar también un eje horizontal (categorías) secundario, que puede resultar útil en un gráfico XY (de dispersión) o de burbujas. Para diferenciar las series de datos que se trazan a lo largo del eje secundario, puede cambiar el tipo de gráfico. Por ejemplo, en un gráfico de columnas, puede cambiar la serie de datos del eje secundario a un gráfico de líneas. Para insertar un eje secundario en un gráfico,  Haga clic en el gráfico. Se mostrarán las Herramientas de gráficos con las fichas Diseño, Presentación y Formato.

Ing. Oscar Issac Pérez Aráuz

82

Microsoft Excel 2010  En la ficha Formato en el grupo Selección actual, haga clic en Aplicar formato a la selección.  En la categoría Opciones de serie, en Trazar serie en, haga clic en Eje secundario y luego en Cerrar.

5.3 Líneas de Tendencia Las líneas de tendencia se usan para mostrar de forma gráfica las tendencias de los datos y para ayudar a analizar los problemas de las previsiones. Tal análisis también se denomina análisis de regresión. Mediante el análisis de regresión, se puede extender una línea de tendencia en un gráfico más allá de los datos en sí para prever los valores futuros. Por ejemplo, el siguiente gráfico usa una simple línea de tendencia lineal que ofrece pronósticos de dos trimestres futuros para mostrar claramente una tendencia hacia las ganancias en aumento. Se puede agregar una línea de tendencia o una media móvil a cualquier serie de datos de un gráfico sin apilar 2D, de áreas, de barras, de columnas, de líneas, de cotizaciones, de burbujas o XY (de dispersión). Una línea de tendencia siempre está asociada a una serie de datos, pero no representa los datos de esa serie de datos. En cambio, una línea de tendencia se utiliza para mostrar tendencias en los datos existentes o pronósticos de datos futuros. NOTA No se puede agregar una línea de tendencia a una serie de datos en un gráfico apilado, 3D, radial, circular, de superficie o de anillos.

Cuando desee agregar una línea de tendencia a un gráfico en Microsoft Office Excel, puede elegir cualquiera de estos seis tipos de tendencia o regresión diferentes:      

Líneas de tendencia lineales. Líneas de tendencia logarítmicas. Líneas de tendencia poli nómicas. Líneas de tendencia de potencia. Líneas de tendencia exponenciales. Líneas de tendencia de media móvil.

Ing. Oscar Issac Pérez Aráuz

83

Microsoft Excel 2010 Una línea de tendencia es más precisa cuando su valor R cuadrado es 1 o se aproxima a 1. Cuando ajusta una línea de tendencia a sus datos, Excel calcula automáticamente su valor R cuadrado. Si lo desea, se puede mostrar este valor en el gráfico. Líneas De Tendencia Lineales Una línea de tendencia lineal es una línea recta de ajuste perfecto que se utiliza con conjuntos de datos lineales simples. Los datos son lineales si el patrón en sus puntos de datos se asemeja a una línea. Una línea de tendencia lineal frecuentemente muestra que hay algo que aumenta o disminuye a un ritmo constante. En el siguiente ejemplo, una línea de tendencia lineal muestra que la venta de refrigeradores ha aumentado de forma regular durante un período de 13 años. Observe que el valor R cuadrado es 0,979, lo cual representa un buen ajuste de la línea en relación con los datos. Líneas De Tendencia Logarítmicas Una línea de tendencia logarítmica es una línea curva de ajuste perfecto que se utiliza cuando la tasa de cambio de los datos aumenta o disminuye rápidamente y luego se nivela. Una línea de tendencia logarítmica puede utilizar valores tanto negativos como positivos. El siguiente ejemplo utiliza una línea de tendencia logarítmica para mostrar el crecimiento previsto en la población animal de un área específica, donde la población se niveló a medida que disminuyó el espacio para los animales. Observe que el valor R cuadrado es 0,933, lo cual representa un buen ajuste de la línea en relación con los datos.

Ing. Oscar Issac Pérez Aráuz

84

Microsoft Excel 2010 Líneas De Tendencia Poli nómicas Una línea de tendencia poli nómica es una línea curva que se usa cuando hay fluctuaciones de datos. Es útil, por ejemplo, para analizar ganancias y pérdidas en un gran conjunto de datos. El orden del polinomio se puede determinar por la cantidad de fluctuaciones en los datos o por la cantidad de ajustes (máximos y mínimos) que aparecen en la curva. Una línea de tendencia poli nómica de segundo orden solamente suele poseer un máximo o mínimo. Una línea de tendencia poli nómica de tercer orden generalmente posee uno o dos máximos o mínimos. Una línea de tendencia de cuarto orden generalmente posee hasta tres máximos o mínimos. El siguiente ejemplo presenta una línea de tendencia poli nómica de segundo orden (un máximo) para mostrar la relación entre la velocidad y el consumo de combustible. Observe que el valor R cuadrado es 0,979, lo cual representa un buen ajuste de la línea en relación con los datos. Líneas De Tendencia De Potencia Una línea de tendencia de potencia es una línea curva que se utiliza con conjuntos de datos que comparan medidas que aumentan a un ritmo específico, por ejemplo, la aceleración de un automóvil en intervalos de 1 segundo. No se puede crear una línea de tendencia de potencia si los datos contienen valores negativos o si no contienen valores. En el siguiente ejemplo, los datos de aceleración se muestran al trazar la distancia en metros por segundos. Claramente, la línea de tendencia de potencia demuestra una aceleración en aumento. Observe que el valor R cuadrado es 0,986, lo cual representa un ajuste casi perfecto de la línea en relación con los datos.

Ing. Oscar Issac Pérez Aráuz

85

Microsoft Excel 2010 Líneas De Tendencia Exponenciales Una línea de tendencia exponencial es una línea curva que se utiliza cuando los valores de datos suben o bajan según tasas en aumento constante. No se puede crear una línea de tendencia exponencial si los datos contienen valores negativos o si no contienen valores. En el siguiente ejemplo, se utiliza una línea de tendencia exponencial para mostrar la cantidad de carbono 14 en disminución en un objeto a medida que pasa el tiempo. Observe que el valor de R cuadrado es 0,990, lo cual significa que la línea se ajusta casi perfectamente a los datos. Líneas De Tendencia De Media Móvil Una línea de tendencia de media móvil suaviza las fluctuaciones de los datos para mostrar con más claridad un patrón o una tendencia. Una media móvil utiliza una cantidad específica de puntos de datos (establecidos por la opción Período), los promedia y utiliza el valor promedio como un punto en la línea. Por ejemplo, siPeríodo se establece en 2, el promedio de los dos primeros puntos de datos se utiliza como el primer punto en la línea de tendencia de media móvil. El promedio del segundo y tercer punto de datos se utiliza como el segundo punto de la línea de tendencia, etc. En el ejemplo, una línea de tendencia de media móvil muestra un patrón en la cantidad de viviendas que se vendieron en un período de 26 semanas.

Ing. Oscar Issac Pérez Aráuz

86

Microsoft Excel 2010

5.4 Subtotales Microsoft Excel puede calcular automáticamente valores de subtotales y de totales generales en una lista. Cuando se insertan subtotales automáticos, Excel esquematiza la lista para que se puedan mostrar y ocultar las filas de detalle de cada subtotal. Para insertar subtotales, primero se ordena la lista para agrupar las filas cuyos subtotales se desea calcular. Después pueden calcularse los subtotales de cualquier columna que contenga números. Si los datos no están organizados en una lista, o si sólo necesita un total, puede utilizar Autosuma en lugar de subtotales automáticos. NOTA: Los subtotales no pueden ser trabajados en una Tabla de Excel, por lo cual primeramente deberá de convertir su tabla a rango.

Excel calcula los subtotales con una función de resumen, como Suma o Promedio. Puede mostrar subtotales en una lista con más de un tipo de cálculo a la vez. Los valores del total general se obtienen a partir de los datos de detalle y no de los valores de las filas de subtotales. Por ejemplo, si se utiliza la función de resumen Promedio, la fila Total general mostrará el promedio de todas las filas de detalle de la lista y no el promedio de los valores de las filas de subtotales. Con esto Excel actualizará automáticamente los subtotales y el total general cuando se modifiquen los datos de detalle.

5.5 ¿Cómo se insertan los subtotales? 1. Asegúrese de que los datos cuyos subtotales desea calcular contiene un rótulo en la primera fila, contiene valores similares, no hay filas en blanco y los datos están ordenados. 2. En el menú Datos, haga clic en Subtotales. 3. En el cuadro “Para cada cambio en”, haga clic en la columna cuyos subtotales desee calcular. 4. En el cuadro Usar función, haga clic en la función de resumen que desee utilizar para calcular los subtotales. 5. En el cuadro Agregar subtotal a, active la casilla de verificación de cada columna que contenga valores cuyos subtotales desee calcular. 6. Haga clic en Aceptar. Nota Puede utilizar de nuevo el comando Subtotales para agregar más subtotales con diferentes funciones de resumen. Para evitar que se sobrescriban los subtotales existentes, desactive la casilla de verificación Reemplazar subtotales actuales.

Ing. Oscar Issac Pérez Aráuz

87

Microsoft Excel 2010

5.6 Ejercicios Propuestos A. Realice un grafico apropiado para cada pregunta del formulario de información. Con el fin de no tomar más tiempo del necesario puede guardar el primer grafico como plantilla y hacer uso del mismo en las siguientes preguntas del formulario. Haga uso de los gráficos correspondientes para cada pregunta.

B. En la hoja denominada Subtotal, agregue un resumen por subtotales a los campos de: a. Subtotal de Suma a la cantidad disponible de los libros por cada Categoría en la librería. b. Incorpore un sub sub total de Promedio al Costo de los libros de acuerdo al país de procedencia.

C. Con l información de los deudores de GMM, agregue u grafico dinámico (creado a partir de una tabla dinámica), que le permita comparar el monto a recuperar de cada uno de los gestores. Utilice el grafico mas apropiado para ello.

Ing. Oscar Issac Pérez Aráuz

88

Microsoft Excel 2010

Capitulo 6:

IMPORTACION DE DATOS En el mundo empresarial existen muchas herramientas informáticas corporativas que son vendidas a granel o incluso existen herramientas de software diseñadas al gusto y medida de las necesidades. Sin embargo, muchas de estas herramientas están enmarcadas en un conjunto de datos ya establecidos o una serie de reportes fijos, que un usuario del sistema no podría cambiar con facilidad y para lo cual es necesaria la ayuda de un programador. En este aspecto Microsoft Excel ha desarrollado u conjunto de herramientas y técnicas que permiten conectarse con bases de datos empresariales que han sido diseñadas en otros sistemas de información y que exitosamente pueden ser llevadas a Excel. En esencia para importar datos externos a Excel disponemos básicamente de dos opciones:  Utilizar el portapapeles de Windows, es decir, copiar los datos de la aplicación externa y pegarlos en una hoja de Excel.  Importar datos de otro archivo que no tiene que ser necesariamente del formato Excel. La primera opción es la más directa, pero tiene el contrapunto de ser más laboriosa y tediosa, puesto que en ocasiones pueden existir conflictos con los formatos y signos decimales. El problema fundamental de la importación de datos externos, es debido al formato de los propios archivos, esto quiere decir que cada aplicación genera un archivo con un formato propio para identificar mejor el contenido de los datos, por ejemplo Excel al generar un archivo .xls o .xlsx no solamente guarda los datos que hemos introducido sino que lo guarda con un formato especial para interpretar el documento en su plenitud, de esta manera sabe exactamente dónde están las fórmulas, qué formato estético tiene el documento, etc. NOTA Al importar datos de una aplicación es posible que algunas de las fórmulas no se ajusten correctamente, que el formato no se ajuste al original o incluso que fórmulas y funciones que no entiende no las copie. Pese a todos estos contratiempos, siempre es mejor intentar realizar una importación y después comprobar si todo ha salido correctamente.

6.1 Importación desde Texto Hay dos formas de importar datos de un archivo de texto con Microsoft Excel: puede abrir el archivo de texto en Excel o puede importarlo como un rango de datos externos. Son dos los formatos de archivo de texto que se usan habitualmente: 1. Archivos de texto delimitado (.txt), en los que el carácter de tabulación (el código de carácter ASCII 009) separa normalmente cada campo de texto.

Ing. Oscar Issac Pérez Aráuz

89

Microsoft Excel 2010 2. Archivos de texto de valores separados por comas (.csv), en los que el carácter de coma (,) separa normalmente cada campo de texto. Puede cambiar el carácter separador que se utiliza tanto en los archivos de texto delimitados como en los .csv. Esto puede ser necesario para asegurarse de que la operación de importación o de exportación se realizará de la manera deseada Un archivo de texto creado con otro programa se puede abrir como un libro de Excel con el comando Abrir. Al abrir un archivo de texto en Excel, no cambia su formato: puede verlo en la barra de título de Excel, donde el nombre del archivo conserva la extensión del nombre del archivo de texto (por ejemplo, .txt o .csv). I. II. III.

Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, haga clic en Abrir. Aparece el cuadro de diálogo Abrir. En la lista, seleccione Archivos de texto. Busque el archivo de texto que desee abrir y haga doble clic en él.

Importar un archivo de texto conectándose a él Puede importar datos de un archivo de texto en una hoja de cálculo existente como un rango de datos externos. A. Haga clic en la celda en la que desea colocar los datos del archivo de texto. B. En la ficha Datos, en el grupo Obtener datos externos, haga clic en Desde texto. C. Busque el archivo de texto que desee importar y haga doble clic en él. D. Elija el tipo de archivo que describa los datos con mayor precisión: a. Delimitados: Le indica que los datos de cada columna están siendo separados por un carácter especial (coma, punto y coma, tabulación, etc.) b. De ancho fijo: No existen separadores entre una columna y otra, simplemente cada columna mide un valor determinado y cada valor de la columna no es más grande que el anterior.

Ing. Oscar Issac Pérez Aráuz

90

Microsoft Excel 2010

E. Establezca los separadores de columnas:

Delimitado

De ancho fijo

F. Establecer el formato de los datos.

G. Clic en Finalizar.

Ing. Oscar Issac Pérez Aráuz

91

Microsoft Excel 2010

6.2 Importación desde la Web En el amplio mundo del internet existen una serie de paginas o sitios web que han sido diseñadas para poder visualizar información desde cualquier lugar bajo un esquema de diseñado que se ha basado en Tablas; es decir que todo el contenido de un sitio web esta hecho con Tablas. Microsoft Excel cuenta con una herramienta especial para poder traer datos directamente desde internet, a través de un navegador especial que forma parte de las herramientas del mismo; este navegador web tiene la particularidad de visualizar todas las tablas existentes en un sitio web a partir de “check boxes” que determinan el inicio de una tabla en el sitio web. Importar datos desde un sitio web Puede importar datos desde internet en una hoja de cálculo siguiendo los pasos que a continuación se detallan: A. Haga clic en la celda en la que desea colocar los datos. B. En la ficha Datos, en el grupo Obtener datos externos, haga clic en Desde Web. C. Automáticamente se abrirá el navegador de Microsoft Excel, en donde en la parte superior deberá colocar la dirección del sitio desde el cual extraerá la información.

NOTA La importación desde web únicamente trabaja con páginas web, usted no podrá extraer información con archivos .pdf, aunque estos estén alojados en un sitio web.

Ing. Oscar Issac Pérez Aráuz

92

Microsoft Excel 2010 D. Una vez que el sitio ha sido cargado completamente (el sitio se ha cargado completamente cuando logra observar flechas como esta “ ”) debe seleccionar la información que es de su interés a través de la selección de las tablas correspondientes (la información estará seleccionada correctamente cuando observe que la flecha ha cambiado por un símbolo similar a este “ ”)

E. Clic en el botón Importar.

6.3 Importación desde Access Microsoft Access es parte de la suite de herramientas de Office en la administración de datos, diseñado para la administración de bases de datos empresariales o personales. Al ser parte de las herramientas de Office, es normal suponer que Excel cuente con un enlace directo para extraer datos desde una base de datos de Access. NOTA Una Base de Datos esta compuesta por varias tablas. Con la importación de datos desde Access usted podrá extraer únicamente los datos de una tabla y forzosamente tendrá que visualizar todos los registros de la misma.

Importar datos desde una base de datos de Access A. Haga clic en la celda en la que desea colocar los datos. B. En la ficha Datos, en el grupo Obtener datos externos, haga clic en Desde Access.

Ing. Oscar Issac Pérez Aráuz

93

Microsoft Excel 2010

C. Busque la base de datos que desea que desee importar y haga doble clic en él. D. Seleccione la Tabla de registros con la que desee trabajar y clic en Aceptar.

E. En la ventana que aparece seleccione ¿Cómo desea ver los datos? Y el lugar donde los desea ubicar. Posteriormente clic en Aceptar.

NOTA El botón de Propiedades, establece características avanzadas para la Conexión de la Base de datos en cuanto a su Uso y Definición. El uso esta orientado a establecer el control de actualizaciones, idiomas, etc. En la definición usted podrá ver el código fuente generado automáticamente para establecer la conexión entre Excel y la base de datos.

Ing. Oscar Issac Pérez Aráuz

94

Microsoft Excel 2010

6.4 Microsoft Query Microsoft Query es un programa que permite incorporar datos de orígenes externos a otros programas de Microsoft Office, especialmente a Microsoft Excel. Si utiliza Query para recuperar datos de las bases de datos de los archivos corporativos, no es necesario que vuelva a escribir en Excel los datos que desee analizar. También puede actualizar los informes y resúmenes de Excel automáticamente de la base de datos de origen inicial siempre que la base de datos se actualice con información nueva. Una vez establecido un origen de datos para una base de datos determinada, lo podrá utilizar siempre que desee crear una consulta para seleccionar y recuperar los datos de esa base de datos, sin tener que volver a escribir toda la información de conexión. Query utiliza el origen de datos para conectarse con la base de datos externa y mostrar los datos que están disponibles. Después de crear la consulta y devolver los datos a Excel, Query recupera los datos y proporciona al libro de Excel la información de la consulta y de los datos de modo que pueda volverse a conectar con la base de datos cuando desee actualizar los datos. 6.4.1 La Base de Datos Una Base de Datos es una herramienta que almacena información o datos, permitiéndole crear, leer, editar y borrar información de alguna manera. Todo Software o programa utilizado a nivel empresarial para la manipulación de datos (elaboración de facturas, inventarios, administración de recursos humanos, etc.) únicamente manipula información que se encuentra almacenada en una base de datos; es decir, el sistema se alimenta de la base de datos para poder mostrar la información de manera ordenada al usuario, en ningún momento el sistema guarda información si no existe una base de datos. Para poder importar datos a Microsoft Excel desde una Base de Datos, es necesario primeramente tener una Base de datos desde donde se puedan extraer los datos. Estas pueden encontrarse en diferentes formatos y en diferentes softwares administradores de BD:       

Microsoft Access. Sql Server. MySql. Oracle. Microsoft Excel (En Excel también pueden almacenarse datos). Archivos de texto plano (CSV o diseñados en bloc de notas que han sido delimitados). Otros.

Ing. Oscar Issac Pérez Aráuz

95

Microsoft Excel 2010 La incorporación de datos a Excel a partir de otros programas es posible siempre y cuando los datos estén almacenados en Tablas, lo que hace fácil poder extraer información desde una Base de Datos, ya que estas se componen de una o más Tablas que contienen información relacionada entre si. NOTA A diferencia de la Importación de datos desde Access, en donde solamente incorporábamos datos de una Tabla y todos los datos de la misma, con Microsoft Query es posible combinar varias tablas para almacenar información mas completa, además de permitir filtrar la información que contendrá.

Microsoft Query trabaja las diferentes de la combinación de diferentes Tablas. Una combinación es una conexión entre dos tablas o mas donde estas se combinan según un campo que tienen en común, creando una nueva tabla virtual (que se puede guardar como una tabla real). Por Ejemplo: Tabla de Nombres Nombre Adán Acuña Bertha Báez Camilo Castro Danilo Duarte

Edad 28 años 35 años 18 años 16 años

Cod. Departamento 2 3 1 5

Tabla de Departamentos Cod. Departamento 1 2 3 4

Departamento Managua Estelí Madriz Nueva Segovia

Edad 28 años 35 años 18 años

Cod. Departamento 2 3 1

Tabla Combinada Nombre Adán Acuña Bertha Báez Camilo Castro

Ing. Oscar Issac Pérez Aráuz

Departamento Estelí Madriz Managua

96

Microsoft Excel 2010 6.4.2 El Archivo de Origen de Datos El origen de datos externos (en este caso la Base de Datos) se conecta al libro a través de una conexión de datos, que es un conjunto de información que describe cómo localizar, iniciar una sesión, crear una consulta y tener acceso al origen de datos externo. Cuando se conecta a un origen de datos externos, también puede realizar una operación de actualización para recuperar los datos actualizados. Cada vez que actualice los datos, verá la versión más reciente de los datos, incluidos los cambios realizados desde la última actualización; en otras palabras, el archivo de conexión de datos permite mantener un enlace entre Excel y la Base de Datos externa permitiendo actualizar los datos en Excel una vez que cambien los datos en la Base de Datos original. NOTA A través de un archivo de conexión de datos el usuario evita la importación continua de los datos a Excel cada vez que la base de datos es actualizada, puesto que los datos en Excel son actualizados con la Base de Datos, sin embargo si usted realiza cambios en los datos de la Hoja de Excel, esto no afectara los registros de su Base de Datos original.

Para lograr la Importación de Datos con Microsoft Query es necesario contar con un archivo de conexión de datos lo cual realizara con los pasos siguientes: 1. Haga clic en la celda en la que desea colocar los datos. 2. En la ficha Datos, en el grupo Obtener datos externos, haga clic en De otras fuentes. De la Lista de opciones que se ha desplegado, seleccione la opción denominada “Desde Microsoft Query”. 3. Elija el origen de Datos para establecer la conexión, seleccionando la opción y clic en Aceptar.

Ing. Oscar Issac Pérez Aráuz

97

Microsoft Excel 2010

4. Escribir un nombre para el origen de Datos, el cual puede ser cualquiera de su elección y que le ayude a identificar que datos son los que extrae de a BD.

5. En dependencia del tipo de Base de Datos con la que se desea conectar usted deberá seleccionar el controlador o extensión de la Base de Datos.

6. Seleccione el botón Conectar, en donde deberá seleccionar la ubicación de la Base de Datos con la que se desea conectar. Aparecerá una ventana que cambiara en dependencia del tipo de controlador que ha elegido. La imagen situada a su izquierda corresponde a la ventana para una Base de Datos de Access y a la derecha una ventana para una Base de Datos de Sql Server.

Ing. Oscar Issac Pérez Aráuz

98

Microsoft Excel 2010

En cualquier ventana que aparezca debe seleccionar la ubicación de la Base de Datos correspondiente del lugar correspondiente. 7. Clic en Aceptar.

Podrá Observar que su nuevo archivo de conexión de datos ha sido creado, puesto que será visible en la ventana de Elección del Origen de Datos.

6.4.3 Microsoft Query Para poder entrar a Microsoft Query debe cerciorarse en deshabilitar la opción de “Usar el Asistente para consultas para crear o modificar consultas”, de la ventana de Elección del Origen de Datos. Una vez deshabilitada seleccione el origen de Datos y clic en Aceptar.

Ing. Oscar Issac Pérez Aráuz

99

Microsoft Excel 2010 Una vez en Microsoft Query usted deberá cumplir con 4 pasos fundamentales para poder extraer los datos de manera exitosa: I. II. III. IV.

Insertar Tablas de la Base de Datos. Combinar Tablas. Agregar Registros. Establecer los criterios.

A continuación se detallan los procesos de cada uno de los anteriores: I.

Insertar las Tablas:

Una vez seleccionado el origen de datos, aparecerá una ventana que contendrá las diferentes Tablas existentes en la Base de Datos. Seleccione las Tablas a partir de las cuales desea incorporar los datos presionando doble clic sobre cada una de ellas o posicionando el cursor sobre la Tabla de Interés y presionando el botón Agregar. Cada una de las tablas que seleccione contiene información en particular de su interés, no es necesario agregar tablas que no contienen información relevante para usted, esto hace que la información contenida en su consulta sea exclusiva para el trabajo que la necesite. Una vez que agrego todas las Tablas de interés seleccione el botón cerrar. Podrá observar como cada una de las Tablas se han agregado al entorno de Microsoft Query una a una. En caso de haber incluido una Tabla no deseada podrá eliminarla seleccionando la misma y dando en clic en el menú Tabla --Quitar Tabla. Así mismo si ha olvidado alguna Tabla seleccione el menú Tabla --- Agregar Tablas..., esto desplegara nuevamente la ventana para Agregar Tablas. II.

Combinar Tablas:

Como se menciono anteriormente, la combinación de Tablas es la creación de una nueva Tabla virtual a través de la combinación de dos o más Tablas reales que tienen campos en común. En el ejemplo de la imagen anterior se observa que al incorporar las tablas Productos y Grupos, automáticamente existe una línea que une a ambas.

Ing. Oscar Issac Pérez Aráuz

100

Microsoft Excel 2010

Esto es posible cuando la Microsoft Query identifica que amabas tablas tienen campos que se llaman de la misma manera y que contienen el mismo tipo de información. NOTA El que dos tablas posean campos con el mismo nombre, no implica que sean campos en común. Por Ejemplo:

Tabla de Empleados Cod Empleado FI1495 CO3256 VT8965 VT3625

Nombre Marcela Mora Casimiro Colon Rubén Raudez Zaida Zeledón

Cargo Gerente Financiero Contador Vendedor Vendedor

Tabla de Ventas Factura 15689 15690 15691 15692

Monto C$ 4’500ºº 8’900ºº 1’500ºº 12’400ºº

Vendedor VT8965 VT3625 VT0645 VT8965

Las Tablas anteriores forman parte de una Base de Datos corporativa, la primera es utilizada por el departamento de Recursos Humanos y en la cual se registran todos los empleados de la corporación. La segunda es usada por el área de Ventas y en donde se registra cada venta realizada. Note que en la segunda tabla existe un campo llamado Vendedor que registra el código del vendedor que realiza la venta, en esta tabla no es necesario escribir el nombre del empleado puesto que este ya existe en la Tabla de Empleados. Para lograr unir dos tablas basta con arrastrar los campos en común de una tabla a la otra o bien auxiliarse con el menú Tablas --- Uniones, en donde podrá observar 3 diferentes tipos de uniones:

Ing. Oscar Issac Pérez Aráuz

101

Microsoft Excel 2010 i.

Incluir solo los registros de las tablas en donde los campos en común sean iguales. Factura 15689 15690 15692

ii.

Nombre Rubén Raudez Zaida Zeledón Rubén Raudez

Cargo Vendedor Vendedor Vendedor

Monto C$ 4’500ºº 8’900ºº 12’400ºº -

Vendedor VT8965 VT3625 VT8965 FI1495 CO3256

Nombre Rubén Raudez Zaida Zeledón Rubén Raudez Marcela Mora Casimiro Colon

Cargo Vendedor Vendedor Vendedor Gerente Financiero Contador

Incluir todos los registros de la segunda Tabla y solo los registros de la primera tabla en donde los campos en común sean iguales. Factura 15689 15690 15691 15692

III.

Vendedor VT8965 VT3625 VT8965

Incluir todos los registros de la primera Tabla y solo los registros de la segunda tabla en donde los campos en común sean iguales. Factura 15689 15690 15692 -

iii.

Monto C$ 4’500ºº 8’900ºº 12’400ºº

Monto C$ 4’500ºº 8’900ºº 1’500ºº 12’400ºº

Vendedor VT8965 VT3625 VT0645 VT8965

Nombre Rubén Raudez Zaida Zeledón Rubén Raudez

Cargo Vendedor Vendedor Vendedor

Insertar las Tablas:

Las Tablas unidas ayudaran a conformar lo registros de la nueva tabla virtual que será utilizada en los reportes de interés. En el menú Registros --- Agregar Columnas, seleccione todos los campos que poseerá su nueva Tabla. Cada vez que Micosoft Query accede a un campo de una Tabla determinada, este coloca primeramente el nombre de la Tabla, seguido por el nombre del campo (por ejemplo Empleados.Nombre, indica que se trabajara con la columna Nombre de la Tabla Empleados). En caso de seleccionar * antecedido por el nombre de una Tabla, indica que se agregaran todas las columnas de dicha Tabla.

Ing. Oscar Issac Pérez Aráuz

102

Microsoft Excel 2010 El campo Titulo de la columna, hace referencia a un alias o apodo que podrá colocar al encabezado de la tabla, en caso que el nombre inicia de la columna contenido en la tabla no refleje el contenido de la información bajo la misma (por ejemplo si el campo es llamado Grupo.NombreGrupo, un buen Titulo de columna seria Categoría). Igualmente es posible agregar campos que contengan operaciones matemáticas que consoliden información de un registro. IV.

Insertar Criterios:

A través los criterios es posible establecer restricciones a los registros que deseamos enviar a Excel, los cuales están basados en la información de las tablas que han sido incorporadas en la creación de su nueva tabla. Por ejemplo usted desea ver únicamente las facturas de un mes o un año determinado. Los criterios son establecidos con ayuda del menú criterios --- Agregar Criterios, en la ventana que aparece se ingresara el nombre del campo que servirá como restricción, un operador lógico que establezca la comparación con el valor deseado (igual, menor, mayor, diferente, etc.) y el valor que debe cumplir el campo de interés. Cuando agrega el primer criterio, Microsoft Query deshabilita los botones de opción Y & O que se encuentran en la parte superior izquierda, sin embargo después de haber completado el primer criterio, estos botones estarán habilitados para su selección en donde el botón Y exigirá que todos los criterio sean cumplidos, y la opción O solamente indicara que se cumpla uno de todos los criterios. El botón de Valores facilitara el trabajo al momento de establecer el valor de restricción, puesto que con él se visualizaran los diferentes valores del campo establecido, reduciendo los errores de digitación. Una vez que se han agregado todos los criterios finalice Cierre la ventana de Criterios. 6.4.4 Regresar los Datos a Excel Uno de los principales objetivos de Microsoft Query es realizar consultas a una base de datos corporativa permitiendo llevar los resultados de la misma a Excel, en donde se realizaran os análisis correspondientes de la información recopilada a través de comandos, funciones y herramientas de Excel. Para devolver los datos a Excel seleccione la opción “Devolver datos a Microsoft Excel” del menú Archivo. En el libro de Excel aparece el cuadro de dialogo de importación de datos en donde seleccionara la forma y el lugar en donde se colocaran los datos extraídos desde Microsoft Query.

Ing. Oscar Issac Pérez Aráuz

103

Microsoft Excel 2010

6.5 Ejercicios Propuestos A. CA MART, un supermercado de nivel centroamericano necesita que realice un reporte de las ventas por País y mes, en una tabla y a través de un grafico, y para lo cual han enviado por correo electrónico un archivo de texto delimitado por comas para que usted pueda importarlo a Excel.

B. Picsuca es una transnacional oriental, que esta dedicada a abrir negocios de diferente índole y recientemente a contratado gran cantidad de personal, sin embargo esta bajo la sospecha que no esta pagando lo suficiente a sus trabajadores, por lo cual usted deberá revisar los salarios de los empleados que se presentan en la tabla de personal y compararlos con la tabla de salarios mínimos que deberá importar a Excel desde el sitio web http://www.leylaboral.com/Nicaragua/hotlinks/salariominimo.htm A través de formato condicional, señale con color rojo todos aquellos empleados que se encuentran devengando un salario inferior al mínimo establecido por la ley. C. La Clínica La Esperanza registra la entrada de sus pacientes en un sistema automatizado, sin embargo dicho sistema no brinda la posibilidad de arrojar reportes de los mismos. Con ayuda de Microsoft Query envíe a Excel la base de datos en una tabla que contenga:  Fecha de Ingreso.  Numero de planta.  Costo del tratamiento.  Días de Ingreso.  Nombre del medico.  Especialidad.  Población.  Sexo.  Nombre del Paciente.

Ing. Oscar Issac Pérez Aráuz

104

Microsoft Excel 2010

Capitulo 7:

COMPLEMENTOS Los complementos proporcionan comandos y funciones opcionales de Microsoft Excel. De forma predeterminada, los complementos no están inmediatamente disponibles en Excel, por lo que primero es necesario instalar y, en algunos casos, activar estos complementos para poder usarlos. Algunos complementos están integrados a Excel, como por ejemplo Solver y Herramientas para análisis. Sin embargo, otros están disponibles en el Centro de descarga de Office.com, y primero debe descargarlos e instalarlos. También existen complementos creados por terceros, como por ejemplo, un programador de la organización o un proveedor de soluciones de software. Puede tratarse de complementos Modelo de objetos componentes (COM), complementos Visual Basic para Aplicaciones (VBA) y complementos DLL, y también deben instalarse para poder usarlos. La mayoría de los complementos se pueden clasificar en tres tipos: A. Complementos de Excel Estos suelen incluir archivos de complemento de Excel (.xlam), de complemento de Excel 97-2003 (.xla) o de complemento de DLL (.xll), o bien son complementos de automatización. Es posible que algunos complementos de Excel, como Solver y Herramientas para análisis, estén disponibles después de instalar Excel o Microsoft Office. Normalmente, para usar estos complementos sólo será necesario activarlos. B. Complementos que se pueden descargar Es posible descargar e instalar complementos adicionales para Excel desde Descargas en Office.com. Por ejemplo, se puede descargar e instalar la ficha Introducción para Excel. Esta ficha contiene vínculos para enseñanza, demostraciones y otro contenido para comenzar a usar Excel. Después de instalar este complemento y reiniciar Excel, la ficha estará disponible en la cinta de opciones. Para quitar esta ficha y sus comandos de la cinta de opciones de Excel, debe desinstalar el programa mediante el Panel de control. C. Complementos personalizados Los programadores y los proveedores de soluciones generalmente diseñan complementos COM (Modelo de objetos componentes, de automatización, VBA y XLL personalizados. Es necesario instalar estos componentes para poder usarlos. Después de instalar o activar un complemento, es posible que éste y sus comandos estén disponibles en una de las siguientes ubicaciones:  Pestaña Datos. Después de instalar y activar los complementos Herramientas para análisis y Solver, los comandos de Análisis de datos y Solver estarán disponibles en el grupo Análisis. Ing. Oscar Issac Pérez Aráuz

105

Microsoft Excel 2010

 Pestaña Fórmulas. Después instalar y activar las herramientas para el euro, los comandos Conversión para euro y Formato para el euro se muestran en el grupo Soluciones.



Ficha Complementos. Es posible agregar otros complementos a la ficha Complementos. Esta ficha se agrega a la cinta de opciones cuando se instala y activa el primer complemento que se muestra en la ficha Complementos. Si no puede ver la ficha Complementos, salga de Excel y reinicie el programa.

Para activar un complemento de Excel: 1. Haga clic en la pestaña Archivo, seleccione Opciones y, a continuación, haga clic en la categoría Complementos. 2. En el cuadro Administrar, haga clic en Complementos de Excel y, a continuación, en Ir. Aparecerá el cuadro de diálogo Complementos. 3. En el cuadro Complementos disponibles, active la casilla de verificación situada junto al complemento que desea activar y luego haga clic en Aceptar. 4. Si no puede encontrar el complemento que desea activar en el cuadro Complementos disponibles, es posible que deba instalarlo. Algunos complementos de Excel se ubican en el equipo y se pueden instalar o activar si se hace clic en Examinar (en el cuadro de diálogo Complementos) para ubicar el complemento, y luego en Aceptar. Algunos complementos de Excel requieren ejecutar un paquete de instalación. Deberá descargar o copiar el paquete de instalación en el equipo (normalmente, un paquete de instalación es un archivo con extensión de nombre .msi) y, a continuación, ejecutarlo. Otros complementos que no están disponibles en el equipo pueden descargarse e instalarse a través de un explorador web desde Descargasen Office.com, desde otros sitios de Internet o desde un servidor de su organización. Siga las instrucciones de instalación de la descarga según sea necesario.

Ing. Oscar Issac Pérez Aráuz

106