Curso Básico de Administración de Proyectos
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Descripción: ADMON PROYECTOS...
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Capítulo Puebla Desarrollando profesionalismo en project management.
Capítulo Puebla Desarrollando profesionalismo en project management.
Si sucedieran estas 5 situaciones al mismo tiempo, ¿cuál sería el orden en el que las atendería? 1. Está sonando el timbre de su casa
2. Se está regando el agua porque está puesta la bomba 3. Está sonando su teléfono celular 4. Está comenzando a llover fuertemente y dejó las ventanas de su coche abiertas
5. Está sonando el teléfono local
Capítulo Puebla Desarrollando profesionalismo en project management.
Cultural
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El filtro individual
Es la experiencia particular
F I LT R
El filtro cultural
O
R
Son esquemas culturales aprendidos
Cada persona interpreta la realidad según su filtro
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Empresa A
Clientes muy importantes
Plantilla joven y dinámica
Excelentes relaciones
humanas
Excelentes relaciones
exteriores
Empresa B Reclamaciones con graves consecuencias Plantilla poco calificada El director mantiene relaciones dudosas con su secretaria Escándalo fiscal
¿Qué empresa prefieren y por qué?
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R
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Curva del cambio Cambio
Situación Actual
Valle de la Desesperanza
Mejora Continua
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CÓMO LOGRAR EL CAMBIO
• El comienzo de la mejora continua • Delegación de Autoridad para la toma de decisiones
• Romper las reglas establecidas del “como siempre lo hemos hecho” • Incremento de productividad • Liderazgo proactivo
QUÉ HACER PARA LOGRAR EL CAMBIO • Entorno
• Competencia intensa y global • Buscamos estar al principio • Se obtienen ventajas competitivas
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Al implementar la metodología de PM en mis proyectos ¿qué voy a lograr?: • Mejorar la administración de actividades y ordenar de acuerdo a prioridades • Mejor coordinación de los elementos clave: tiempo, calidad y costo • Mayor control de las operaciones • Eficiencia en el tiempo para el seguimiento • Control efectivo de todas las actividades del proyecto • Presentación de información a través de reportes en tiempo y forma • Mejor comunicación con el equipo de trabajo • Mayor confianza en el manejo de riesgos • Identificación de retrasos en tiempo para tomar acciones correctivas
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Plática básica de Project Management Abril, 2010
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•
Objetivos:
Repasar los conceptos básicos de la administración de proyectos generalmente aceptados Revisar el modelo de administración de proyectos del PMI para comprender y practicar su aplicación en los proyectos (www.pmi.org). Que los participantes sean capaces de aplicar los conceptos básicos y el modelo de administración de proyectos en su entorno laboral con un enfoque práctico en los proyectos a su cargo Introducción al manejo de planes y programas Orientación Costo-Calidad-Servicio
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• Programa 1. El Contexto de la Administración de Proyectos 2. Modelo de la Administración de Proyectos 3. Proceso de Iniciación 4. Proceso de Planificación 5. Proceso de Ejecución 6. Proceso de Control y Seguimiento 7. Proceso de Cierre
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Grupo
Fecha
Frecuencia
Horario
Sala
1
2 semanas Días intercalados
13:00-15:00
Zaap
2
2 semanas Días intercalados
13:00-15:00
Zaap
Sesión
Semana
Introducción, el cambio, Modelos de gestión
1
Procesos de Iniciación, Procesos de Planificación I
1
Procesos de Planificación II, Procesos de Planificación III
1
Procesos de Control I y II Procesos de Control III, Procesos de Cierre
1y2 2
Capítulo Puebla Desarrollando profesionalismo en project management.
•Conceptos y herramientas de la Metodología de Project Management (Gestión de Proyectos) •Definición y características de un proyecto
•Características de la fase de un proyecto
Utilidad:
Utilidad:
•Definición de Project Management
•Habilidades interpersonales
Utilidad
• Conocer los cinco grupos • Establecer de metas para el desarrollo de las • Conclusión y aprobación de habilidades que permitan desarrollar una • Un proyecto entregables es un conceptoprocesos básico eny su aplicación • Cómo manejar los costos, comunicación el efectiva, liderazgo, la metodología• de PM Aceptación personal y el nivel demotivación, incertidumbre manejo de estrés, trabajo en • Son actividades que no pueden • Continuación a la ser siguiente fase ende losuna proyectos equipo y manejo de conflictos tratadas en el contexto “normal” • Entender por qué los elementos empresa principales en todo proyecto son el • Conocer el ciclo de vida de los tiempo, el costo y la calidad proyectos • Identificar las fases y sus entregables
Utilidad:
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1. El Contexto de la Administración de Proyectos
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• El Contexto de la Administración de Proyectos (PM) •
Al final de esta sesión los participantes:
Recordarán los conceptos básicos de PM
Obtendrán una base de conocimientos y un lenguaje común generalmente aceptados en la profesión de PM
Agenda:
Marco Contextual
Conceptos Básicos
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EL CONTEXTO DE LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS Marco Contextual Proyectos y Planificación Estratégica
Los proyectos son una forma de organizar actividades que no pueden ser tratadas dentro de los límites operativos normales de la organización.
Generalmente, los proyectos son autorizados por consideraciones estratégicas como:
Una demanda de mercado
Una necesidad organizacional
La solicitud de un cliente
Un avance tecnológico
Un requisito legal
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EL CONTEXTO DE LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS Marco Contextual Diferentes tipos de procesos y propósitos
PROCESOS DE SOPORTE
CICLO DE VIDA DEL PROYECTO
PROJECT MANAGEMENT
PMO
Resultado del Proyecto
Operación
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EL CONTEXTO DE LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS Marco Contextual
•CONTROL
•ADVISORY •Knowledge transfer
•Knowledge application
•COMPETENCE •Knowledge generation
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EL CONTEXTO DE LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS Conceptos Básicos PROYECTO es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único
Temporal
Tiene un comienzo y un final definidos El final se alcanza cuando se han logrado los objetivos
Producto, servicio o resultados únicos
La singularidad es una característica importante de los productos entregables de un proyecto, aunque haya elementos repetitivos
Elaboración gradual
Avanzar mediante incrementos Desarrollo gradual del alcance
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EL CONTEXTO DE LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS Producto entregable del Conceptos Básicos
proyecto: la suma de características y funciones que el proyecto debe proveer, de acuerdo a los requerimientos y objetivos.
CICLO DE VIDA de un Proyecto:
A
B
C
D
Fase: actividades / entregable principal
Resultado del Proyecto
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EL CONTEXTO DE LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS Conceptos Básicos CICLO DE VIDA de un Proyecto: FASES:
• Los proyectos se dividen en fases con el fin de lograr un mejor control y enlaces apropiados de las diferentes operaciones de la organización • Cada fase se identifica por la entrega de uno o más subproductos o “entregables”
CICLO DE VIDA: • Sirve para definir el inicio y el fin de un proyecto • Define el trabajo técnico a ejecutarse en cada fase • Define a los involucrados en cada fase • Determina la transición que se llevará a cabo con la organización al final del proyecto
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EL CONTEXTO DE LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS Conceptos Básicos > Ciclo de vida genérico de Costos y Nivel de Personal:
Cost and Staffing Level
Intermediate Phases (one or more) Initial Phase
Start
Final Phase
Time
El nivel de incertidumbre es más alto al inicio del proyecto: • Implica el riesgo de no cumplir con los objetivos
• Al avanzar aumenta la certeza de terminar con éxito
Finish
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EL CONTEXTO DE LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS Ejemplos de Proyectos en CEO - AIKMZ
Reparaciones de pozos con IOLAIR Implementación del SAA (Subsistema de Administración Ambiental) Control de agua genérico Análisis de cementaciones N2 como BN en pozos de Ku-M Una obra de Pemex: Bases de Usuario (requerimientos), Ingeniería Básica, Ingeniería de Detalle, Procura, Construcción, Pruebas y Arranque, Entrega y Recepción.
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EL CONTEXTO DE LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS Administración de Proyectos
Es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto para satisfacer sus propios requisitos
Es la aplicación e integración de los 5 grupos de proceso de dirección de proyectos
La dirección de un proyecto incluye: Identificar los requisitos Establecer objetivos claros y posibles de realizar Equilibrar las demandas concurrentes de calidad, alcance, tiempo y costo Considerar y adaptar las expectativas de los interesados
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EL CONTEXTO DE LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS Administración de Proyectos Interesados:
Director del proyecto (Project Manager) Cliente/Usuario Organización ejecutante Miembros del equipo del proyecto Equipo de dirección del proyecto Patrocinador
Influyentes Otros: Inversionistas, Proveedores, Gobierno, Sociedad en general, la Familia del equipo, etc.
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EL CONTEXTO DE LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS Administración de Proyectos
El director del proyecto (project manager, project leader) es el responsable de:
• Alcanzar los objetivos del proyecto • Hacer que las cosas sucedan • Gestionar los proyectos en respuesta a la incertidumbre (riesgo) • Gestionar los requisitos concurrentes del proyecto
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EL CONTEXTO DE LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS Administración de Proyectos
El éxito de un proyecto se puede definir como el proveer el entregable del proyecto (alcance) conforme a lo especificado (calidad), en tiempo (plazos) y dentro del presupuesto (costo de recursos),
Estas cuatro variables están interrelacionadas, cualquier cambio a una de ellas tendrá impacto en las demás,
El usuario final siempre quiere el proyecto completo, bien hecho, de forma rápida y al menor precio.
Calidad (especificación y requisitos)
Tiempo (plan de plazos)
Alcance
Costo (recursos)
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EL CONTEXTO DE LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS Administración de Proyectos
Habilidades Interpersonales
La gestión de las relaciones interpersonales incluye: Comunicación efectiva: intercambio de información Influencia en la organización: hacer que las cosas sucedan Liderazgo / Coaching: desarrollar una visión y estrategia y motivar a la gente a que las alcancen Motivación y empoderamiento: estimular / autorizar al personal para que alcance altos niveles de rendimiento y supere las barreras al cambio Negociación y manejo de conflictos: forma de llegar a acuerdos o establecer términos con otros
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EL CONTEXTO DE LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS Administración de Proyectos
Habilidades Interpersonales (cont.) La gestión de las relaciones interpersonales incluye: Resolución de problemas: combinación de definición de problemas, identificación y análisis de alternativas, y toma de decisiones. Cambio Organizacional Poder e influencia Trabajo en equipo Creatividad Manejo del estrés negativo Inteligencia emocional / inteligencias múltiples Temperamento y Carácter (tipología humana)
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EL CONTEXTO DE LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
Iceberg: Ciencia – 15% ------------
Arte – 85%
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2. Modelo de la Administración de Proyectos
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Modelo de la Administración de Proyectos Agenda:
Grupos de Procesos (5) – Macro Modelo
Áreas de Conocimiento (9)
Modelo de referencia
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Define y refina los objetivos y Grupos de Proceso - Macromodelo Define y autoriza el proyecto o una fase del mismo y compromete a la organización Procesos de Iniciación
planifica el curso de acción para cumplir los objetivos del negocio que el proyecto ha prometido alcanzar
Procesos de Planeación
Procesos de Control y Seguimiento Asegura que los objetivos de la fase son alcanzados vía monitoreo y medidas de proceso para tomar acción correctiva cuando sea necesario: •Vigilar las desviaciones del plan •Emprender acciones correctivas • Recibir y evaluar los cambios del proyecto que se han solicitado • Reprogramar el proyecto según sea necesario • Cambiar el alcance del proyecto • Regresar a la etapa de planeación para hacer los ajustes a las metas del proyecto y obtener aprobación de los responsables
Integración de recursos para llevar a cabo el plan: •Dirigir al equipo, reunirse frecuentemente • Comunicarse con los responsables • Resolver conflictos y problemas que siempre surgen en un proyecto • Asegurar los recursos necesarios para completar los requerimientos
Procesos de Ejecución
Procesos de Cierre
• Los grupos No son fases del proyecto Formalizar la aceptación del proyecto • Se pueden repetir y llevarlo a un buen término para cada fase o •Aprender de la experiencia del subproyecto equipo • Revisar el proceso y los resultados con los miembros y responsables
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MODELO DE LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS Grupos de Proceso - Macromodelo
Flujo de comunicación: Autorización Inicio
Procesos de Iniciación
Procesos de Planeación
Planes y Actualizaciones
Cambios Procesos de Control y Seguimiento
Dirección
Estado
Guía
Procesos de Cierre
Procesos de Ejecución
Operaciones
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MODELO DE LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS Modelo de Referencia Los grupos de proceso están relacionados por los resultados que producen La salida de un proceso generalmente es entrada de otro o es un producto entregable Rara vez son discretos o de ejecución única Son actividades inter-relacionadas que tienen lugar con distintos niveles de intensidad a través de todo el proyecto
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MODELO DE LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS Grupos de Proceso - Macromodelo Traslape de procesos en un proyecto o en una fase:
Procesos de Ejecución Procesos de Planeación
Nivel de Actividades
Procesos de Inicio
Inicio de fase
Procesos de Control
Tiempo
Procesos de Cierre
Término de fase
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MODELO DE LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS Áreas de Conocimiento PMI / PMBOK (Project Management Institute/ Project Management Body of Knowledge): The Project Management Knowledge Areas 4.0 Integración
5.0 Alcance
12.0 Adquisiciones 11.0 Riesgos
6.0 Tiempo
PMBOK
7.0 Costos
8.0 10.0 Calidad Comunicaciones 9.0 Recursos Humanos
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MODELO DE LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS Áreas de Conocimiento PMI / PMBOK (Project Management Institute/ Project Management Body of Knowledge): The Project Management Knowledge Areas
Adquisiciones
Riesgo
Comunicación
Rec. Humanos
Calidad
Costo
Tiempo
Alcance
Administración de Proyectos
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MODELO DE LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS Modelo de Referencia
Ciclo de Vida del Proyecto
A I P E C C
B I P E C C
C
D
I P E C C
I P E C C
Administración del Proyecto
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MODELO DE LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS Modelo de Referencia INITIATING
PLANNING
EXECUTION
CONTROL
CLOSING
• Definición de requerimientos con base a la descripción del producto del proyecto • Integración del equipo del proyecto • Creación del Acta del Proyecto • Kick off meeting
I
• Desarrollo del WBS/ OBS • Definición del Mecanismo de Control y medición de avance • Desarrollo de los planes del proyecto: • Tiempo y Costo • Riesgo • Comunicación • Calidad • Compras • R.H. • Establecimiento de la Línea Base del proyecto
P
• Ejecución del Plan del Proyecto • Petición de cambios
E
• Aplicación del Mecanismo de Control del Proyecto • Control de Cambios (comunicación, reporte de estado e integración)
C
• Cierre Administrativo • Lecciones Aprendidas
C
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Procesos
Procesos de Planeación
de Iniciación
Capítulo Puebla Procesos de Control y Seguimiento
Procesos de Ejecución
Desarrollando profesionalismo en project management. Procesos de Cierre
Procesos de Planeación
Procesos
Procesos de Planeación
de Iniciación
Capítulo Puebla Procesos de Control y Seguimiento
Procesos
Procesos de Ejecución
Desarrollando profesionalismo en project management.
10.2 Distribución Información
8.3 Ctrl Calidad
11.4 Respuesta de Ctrl Riesgo
Riesgo
Adquisiciones
Rec. Humanos
Comunicación
Costo
Calidad
Tiempo
Alcance
de Cierre
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3. Proceso de Iniciación
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Proceso de INICIACIÓN
Al final de esta sesión los participantes:
Obtendrán los conceptos básicos asociados a la iniciación Identificarán los entregables principales Desarrollarán los entregables de la fase de Iniciación
Agenda:
Acta del Proyecto y Análisis de Interesados Reunión de arranque (kick-off) Creación / revisión de documentos
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PROCESO DE INICIACIÓN
Procesos de Iniciación
Procesos de Planeación
Procesos de Control y
Procesos de Ejecución
Seguimiento
Procesos de Cierre
Facilita la definición y autorización formal para comenzar un proyecto o una fase del mismo
Propósito: Comprometer a la organización a un proyecto o a una fase Fijar la dirección general de la solución Definir objetivos del proyecto de alto nivel Asegurar las aprobaciones necesarias y los recursos Validar alineación con objetivos estratégicos Asignar al Project Manager
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PROCESO DE INICIACIÓN Acta del Proyecto (Project Charter)
Ejemplo de Un proyecto grande
Procesos de Iniciación
Procesos de Planeación
Procesos de Control y
Procesos de Ejecución
Seguimiento
Procesos de Cierre
Definición: Documento que autoriza formalmente un proyecto o una fase y documenta los requisitos iniciales que satisfacen las necesidades y expectativas de los interesados. Plan del Proyecto
Entregables
Análisis de Riesgo Plan de Mitigación
Análisis de interesados
OBS (Estructura Organizacio nal)
Acta del Proyecto
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PROCESO DE INICIACIÓN Reunión de Arranque (Kick off meeting)
Procesos de Iniciación
Procesos de Planeación
Procesos de Control y
Procesos de Ejecución
Seguimiento
Procesos de Cierre
Propósito: Integrar a los stakeholders y darles a conocer el proyecto
Agenda:
Interesados (stakeholders) / Acta del Proyecto (Project Charter)
WBS (Work Breakdown Structure) Plan de Plazos a nivel general OBS (Organizational Breakdown Structure) Organigrama Otros Planes Compromisos
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PROCESO DE INICIACIÓN Acta del Proyecto (Project Charter)
Procesos de Iniciación
Procesos de Planeación
Procesos de Control y Seguimiento
Procesos de Ejecución
Procesos de Cierre
• Por equipos de 5 miembros
• Crear el Project Charter (Acta del Proyecto); el análisis de stakeholders y determinar qué información incluirían en la Reunión de Arranque (Kickoff) • Presentar
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4. Proceso de Planificación
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El proceso de planificación requiere que se le invierta tiempo suficiente para cubrir todos lo requerimientos y facilitar los siguientes procesos: Ejecución, Control y Seguimiento
Slow Sueco
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Proceso de PLANIFICACIÓN
Al final de esta sesión los participantes:
Obtendrán los conceptos básicos asociados al proceso Identificarán los entregables: WBS ó EDT (Work Breakdown Structure o Estructura de Desglose de Trabajo) OBS (Organizational Breakdown Structure) RAM (Responsibility Assignment Matrix) Plan de Riesgos Plan de Comunicación y Plan de Calidad Plan de Compras
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PROCESO DE PLANIFICACIÓN Objetivo de los Procesos de Planificación
Ayudar a recoger información de distintas fuentes
Identificar, definir y madurar, el alcance, el costo y la realización de actividades del proyecto
Aprovechar las habilidades y conocimiento de los interesados
Los planes son revisados conforme cambios significativos ocurren en el transcurso del proyecto; es un proceso repetitivo y continuo
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PROCESO DE PLANIFICACIÓN Definición de Planes
Procesos de Iniciación
Procesos de Planeación
Procesos de Control y Seguimiento
Procesos de Ejecución
Procesos de Cierre
Propósito:
Crear y mantener los planes del proyecto con actividades detalladas Establecer la organización y planeación general del proyecto Estimar los recursos y plazos necesarios Especificar el alcance, riesgos, comunicación, compras, personal y necesidades de calidad del proyecto
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PROCESO DE PLANIFICACIÓN Gestión del Alcance
Procesos de Iniciación
Procesos de Planeación
Procesos de Control y Seguimiento
Procesos de Ejecución
Procesos de Cierre
Definición Incluye los procesos necesarios para asegurar que el proyecto incluya todo y sólo el trabajo requerido para completar el proyecto satisfactoriamente. Procesos Iniciación Planeación del alcance Definición del Alcance Verificación del Alcance Control de cambios del Alcance
- Creación de la WBS o EDT (Estructura de Desglose de Trabajo)
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PROCESO DE PLANIFICACIÓN Definición del Alcance
Estructura de Desglose del Trabajo (EDT / WBS) Grupo de elementos del proyecto orientados a entregables que organizan y definen el alcance total del proyecto Cada nivel descendente representa una definición incremental de detalle de un componente del proyecto Los componentes del proyecto pueden ser productos o servicios y se descomponen en paquetes de trabajo.
Procesos de Iniciación
Procesos de Planeación
Procesos de Control y Seguimiento
Procesos de Ejecución
Procesos de Cierre
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PROCESO DE PLANIFICACIÓN Definición del Alcance
Procesos de Iniciación
Procesos de Planeación
Procesos de Control y Seguimiento
Validación de la EDT (Estructura de Desglose de trabajo)
Procesos de Ejecución
Procesos de Cierre
¿Han sido identificados todos los componentes principales de alto nivel? ¿Los elementos de niveles mas bajos son necesarios, están todos incluidos? ¿Los stakeholders estarían de acuerdo en que la EDT, es satisfactoria? ¿Pueden los elementos ser calendarizados, presupuestados y asignados a un responsable? ¿Hay demasiada visibilidad y control, o muy poco? ¿Se pueden generar reportes de avance a todos los niveles?
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PROCESO DE PLANIFICACIÓN Gestión de los Recursos Humanos
Procesos de Iniciación
Procesos de Planeación
Procesos de Control y Seguimiento
Procesos de Ejecución
Procesos de Cierre
Definición
Incluye los procesos necesarios para organizar, dirigir y aprovechar el conocimiento y habilidades del equipo del proyecto Procesos Planificación de los Recursos Humanos Adquisición del Equipo del Proyecto Gestionar, Integrar y Desarrollar al Equipo del Proyecto
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PROCESO DE PLANIFICACIÓN Definición de la Estructura Organizacional
OBS -Organizational Breakdown Structure Líder del proyecto
Líder Técnico Módulo A
Especialista
Especialista
Líder Técnico Módulo B
Especialista
Especialista
Especialista
Especialista
Especialista
Especialista
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PROCESO DE PLANIFICACIÓN Definición de la Estructura Organizacional
Matriz de Asignación de Responsabilidades (RAM) PERSONA
EDT
A
1. Requerimientos
RV
2. Funcionalidad
AU
3. Diseño
AT
4. Desarrollo
B
D
E
RE
PA
PA
RE
PA
5. Pruebas
RV = Revisa
RE
AT
IN AC
IN RE
PA = Participante
IN = Provee Información
F
...
PA
RV
AT
RE = Responsable AC = Acepta
C
AC PA
AU = Autoriza
AT = Provee Asesoría Técnica
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PROCESO DE PLANIFICACIÓN Gestión del Tiempo
Procesos de Iniciación
Procesos de Planeación
Procesos de Control y Seguimiento
Procesos de Ejecución
Procesos de Cierre
Definición
Incluye los procesos necesarios para asegurar la terminación oportuna del proyecto Procesos
Definición de actividades Secuenciación de actividades Estimación de duración Desarrollo del Cronograma Control del Cronograma
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PROCESO DE PLANIFICACIÓN Gestión del Tiempo
Procesos de Iniciación
Procesos de Planeación
Procesos de Control y Seguimiento
Secuenciación de Actividades (vinculación): Comienzo - Comienzo
Fin - Comienzo
Actividad 1
Actividad 2
Actividad 1
Procesos de Ejecución
Procesos de Cierre
Fin - Fin
Actividad 1
Actividad 2 Actividad 2
Técnicas de Estimación: Comienzo - Fin
Juicio experto Actividad 1
Actividad 2
Estimación análoga Delphi Proyección del ciclo de vida
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PROCESO DE PLANIFICACIÓN Gestión del Tiempo
Procesos de Iniciación
Procesos de Planeación
Procesos de Control y Seguimiento
Procesos de Ejecución
Procesos de Cierre
Desarrollo del Programa Estructura de red para planeación del proyecto: CPM (Critical Path Method) - se usa cuando las duraciones pueden estimarse con cierto nivel de confianza. PERT (Program Evaluation and Review Technique) - se usa cuando las duraciones no pueden estimarse con base en la experiencia. Dur. estimada =(optimista + 4*más probable + pesimista)/6 ejemplo: (5 + 4*7 + 10) / 6 7.16 Planeación: definición de todas las actividades, su liga a una estructura de red para mostrar interdependencias y asignación de duración y recursos Programación: Asignar fechas de realización a cada actividad del plan
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PROCESO DE PLANIFICACIÓN Gestión del Tiempo
Procesos de Iniciación
Procesos de Planeación
Procesos de Control y Seguimiento
Procesos de Ejecución
Procesos de Cierre
Desarrollo del Programa Definiciones básicas Predecesor: actividad que antecede a otra Sucesor: actividad que sucede a otra Hito (milestone): evento significativo en el proyecto, actividad con duración cero, se le puede asignar responsable pero no recursos.
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PROCESO DE PLANIFICACIÓN Gestión del Tiempo
Procesos de Iniciación
Procesos de Planeación
Procesos de Control y Seguimiento
Procesos de Ejecución
Procesos de Cierre
Desarrollo del Programa Propósito • • • • •
Planear fechas de inicio y termino Ilustrar la interdependencia de las actividades Monitorear y controlar el tiempo del trabajo Guía la asignación de recursos, su disponibilidad y actividades Convierte el plan del proyecto en un plan operativo que es la herramienta básica para controlar las actividades del proyecto • Especifica plazos en los que el personal debe estar disponible • Contexto para manejar actividades críticas del proyecto
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PROCESO DE PLANIFICACIÓN Gestión de los Costos
Procesos de Iniciación
Procesos de Planeación
Procesos de Control y Seguimiento
Procesos de Ejecución
Procesos de Cierre
Definición
Incluye los procesos necesarios para asegurar la terminación del proyecto dentro del presupuesto aprobado Procesos
Planeación de Recursos Estimados de Costos Elaboración de Presupuestos Control Presupuestal
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PROCESO DE PLANIFICACIÓN Gestión de los Costos Métodos de estimación de costos:
Estimación Ascendente (mayor precisión) Conceptual (top down) (información limitada) Estimación Análoga Estimación por Tres Valores: (optimista + 4*más probable + pesimista)/6
La EDT es el principal input en el proceso
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PROCESO DE PLANIFICACIÓN Gestión de los Costos
Manejo de costos en MS-Project
Costos fijos.- En la vista Diagrama de Gantt, en el menú Ver, señale Tabla y clic en Costo. En el campo Costo Fijo escriba la cantidad a la tarea correspondiente.
Costos variables.- Costo/hr, depende de las hrs. que cada recurso interviene en el proyecto, tasa por hr. estándar y extra.
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PROCESO DE PLANIFICACIÓN Definición del Alcance
Procesos de Iniciación
Procesos de Planeación
Procesos de Control y Seguimiento
Procesos de Ejecución
Procesos de Cierre
• Crear EDT del proyecto de forma grupal
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PROCESO DE PLANIFICACIÓN
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PROCESO DE PLANIFICACIÓN Gestión de los Riesgos
Procesos de Iniciación
Procesos de Planeación
Procesos de Control y Seguimiento
Procesos de Ejecución
Procesos de Cierre
Definición
Incluye los procesos necesarios para la gestión efectiva de los riesgos para incrementar los resultados de eventos positivos y minimizar las consecuencias de eventos adversos, se divide en: Procesos
Identificación de Riesgos Cuantificación de Riesgos Planeación de la Respuesta al Riesgo Seguimiento y Control del Riesgo
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PROCESO DE PLANIFICACIÓN Gestión de los Riesgos Definición
Procesos de Iniciación
Procesos de Planeación
Procesos de Control y Seguimiento
Procesos de Ejecución
Procesos de Cierre
Evento o condición incierta, que si ocurre puede tener un efecto positivo o negativo, en al menos un objetivo del proyecto (tiempo, costo, alcance o calidad). Puede tener una o más causas y uno o más impactos Los riesgos deben ser abordados proactiva y consistentemente durante todo el proyecto.
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PROCESO DE PLANIFICACIÓN Gestión de los Riesgos
Procesos de Iniciación
Procesos de Planeación
Procesos de Control y Seguimiento
Procesos de Ejecución
Procesos de Cierre
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Plantilla de Registro de Riesgos Nombre del Proyecto: Project Manager: email:
No.
Fecha
Elemento WBS
Ext.:
Categoría
Núm. de Proyecto:
Creado en:
Creado por:
Modificado en:
Identificación del Riesgo Descripción del Riesgo
Causa del Riesgo
Probab. Impacto
Evaluación del Riesgo Calif. Prioridad Impacto Impacto en Tpo. P*I en $
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Suma
Firmas de Aceptación del Plan de Gestión de Riesgos Nombre Rol Firma Fecha Project Manager
Las firmas anteriores indican el entendimiento y la aceptación del propósito y contenido de este documento.
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Estado: abierto detectado y sin solución análisis reconocido, solución en análisis resuelto solución terminada e implementada cerrado resuelto y verificado/validado
Plan de Respuesta al Riesgo Plan de Respuesta Fecha
Costo Responsable Planeado
Acción Actual Ejecutada
Control del Riesgo Fecha Costo Real
Responsable Estado Actual abierto abierto abierto abierto abierto abierto abierto abierto abierto abierto
Suma
Suma
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EDT ó WBS MS-Project
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PROCESO DE PLANIFICACIÓN Identificar los Riesgos
Procesos de Iniciación
Procesos de Planeación
Procesos de Control y Seguimiento
Procesos de Ejecución
Procesos de Cierre
EDT ó WBS MS-Project
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PROCESO DE PLANIFICACIÓN Determinación del Impacto Condiciones definidas para Escalas de Impacto de un Riesgo en los Principales Objetivos del Proyecto Únicamente se muestran escalas numéricas o relativas Objetivo del Proyecto
Muy bajo / 1-2
Bajo / 3-4
Moderado / 5-6
Elevado / 7-8
Muy Elevado / 9-10
Costo
Insignificante incremento del costo
< 10% de incremento en costo
10-20% incremento en costo
20-40% incremento en costo
>40% incremento en costo
Tiempo
Insignificante incremento de tiempo
20% incremento en tiempo
Alcance
El alcance disminuye insignificantement e
Se afectan áreas de poca importancia del alcance
Se afectan áreas importantes del alcance
Reducción del alcance inaceptable para el patrocinador
El elemento final del proyecto es totalmente inútil
Calidad
La degradación de calidad es escasamente notoria
Sólo aplicaciones muy exigentes son afectadas
La reducción de calidad requiere aprobación del sponsor
La reducción de calidad es inaceptable para el sponsor
El elemento final del proyecto es totalmente inútil
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PROCESO DE PLANIFICACIÓN Gestión de los Riesgos
Procesos de Iniciación
Procesos de Planeación
Procesos de Control y Seguimiento
Procesos de Ejecución
Procesos de Cierre
La evaluación de las consecuencias y severidad de los riesgos proporcionará un monto y un nivel de gravedad. Se puede realizar mediante un análisis simple con los datos disponibles; en situaciones complejas, se utilizan modelos matemáticos.
Técnicas: 1. Entrevistas, experiencia y datos históricos 2. Distribuciones de probabilidad
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PROCESO DE PLANIFICACIÓN Plan de Respuesta al Riesgo Evitación: Reorganizar las facetas del proyecto, reprogramar los elementos del trabajo, modificar las relaciones de la tarea asociada. Transferencia: Transferir el elemento a otra área de la misma organización o a otra organización. Mitigación: • Preparar y comunicar planes de respuesta de riesgo con acciones específicas • Administrar el desempeño del trabajo técnico • Crear una reserva de fondos
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PROCESO DE PLANIFICACIÓN Plan de Respuesta al Riesgo
Procesos de Iniciación
Procesos de Planeación
Procesos de Control y Seguimiento
Procesos de Ejecución
Procesos de Cierre
Es un plan de contingencia que determina acciones específicas para atacar directamente un problema en el momento en que se presente; ayudará a planificar y coordinar las acciones de respuesta en tiempo.
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N/A
esgo cha
Sum a
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Estado: abierto
detectado y sin solución
análisis reconocido, solución en análisis resuelto solución terminada e implementada cerrado resuelto y verificado/validado
Costo Responsable Planeado
Control del Riesgo Acción Actual Ejecutada Fecha Costo Real
Responsable Actual
Estado abierto abierto abierto abierto abierto abierto abierto abierto abierto abierto
Sum a
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PROCESO DE PLANIFICACIÓN Gestión de las Comunicaciones
Procesos de Iniciación
Procesos de Planeación
Procesos de Control y Seguimiento
Procesos de Ejecución
Procesos de Cierre
Definición Su propósito es asegurar que toda la información para el proyecto sea generada, recopilada, distribuida y almacenada de forma adecuada y en el momento correcto. Procesos
Planificación de la Comunicación Distribución de la Información Informar el Rendimiento Gestionar a los Interesados Cierre Administrativo
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PROCESO DE PLANIFICACIÓN Gestión de las Comunicaciones
Procesos de Iniciación
Procesos de Planeación
Procesos de Control y Seguimiento
Procesos de Ejecución
Procesos de Cierre
La comunicación se refiere al intercambio de información que crea un entendimiento mutuo para la unificación de actividades, las cuales están encaminadas al logro de
objetivos organizacionales
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EMISION DE MENSAJES RUIDO
RUIDO
EMISOR MENSAJE
RECEPTOR
MEDIO MENSAJE
RETROALIMENTACION (MEDICION DEL IMPACTO)
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PROCESO DE PLANIFICACIÓN Gestión de las Comunicaciones
El Rumor
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MENSAJE
RUIDO
MENSAJES
PERCEPCION
DISTORSIONADOS
FINAL
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100%
Lo que yo pienso
Lo que yo digo
70%
Utilizar ayudas visuales como gráficas y presentaciones
Lo que el otro escucha
Celulares en modo de silencio, ser puntuales, poner atención.
Lo que el otro entiende
30%
Lo que el otro retiene
Hacer preguntas para unificar el entendimiento
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PROCESO DE PLANIFICACIÓN Gestión de las Comunicaciones
Procesos de Iniciación
Procesos de Planeación
Procesos de Control y Seguimiento
Procesos de Ejecución
Procesos de Cierre
¿Cómo pueden mejorar la comunicación en su trabajo?
Tomar notas Escuchar con todos los sentidos Ser claros en el mensaje Realizar preguntas para aclarar el mensaje Verificar si la persona entendió el mensaje pidiéndole parafrasear lo que acaba de escuchar
Evitar distracciones Poner atención Diseñar un plan de comunicación y darle seguimiento
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PROCESO DE PLANIFICACIÓN Gestión de las Comunicaciones
Procesos de Iniciación
Procesos de Planeación
Procesos de Control y Seguimiento
Procesos de Ejecución
Procesos de Cierre
Revisión de documentación: Plan de Comunicación
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PROCESO DE CIERRE
Por equipos
Desarrollar un plan de comunicación Presentar
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MODELO DE LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS Control de Calidad
Calidad Procesos requeridos para asegurar que el proyecto cumple con las necesidades por las cuales fue emprendido. Los procesos principales del área son: Planeación de Calidad Aseguramiento de Calidad
Control de Calidad
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PROCESO DE PLANIFICACIÓN Control de Calidad Ciclo de AQ
Revisión
Verificación
Validación
Alcance
Participante
Instrumento
• Determinar los entregables en c/fase del proyecto
• Auto-control
• Check- list de inspección
• Existencia del entregable en c/ fase del proyecto
• Persona asignada para la verificación de calidad
• Plan de Calidad
• Aceptación de c/ fase del Proyecto
• Usuario / Cliente
• Minuta de reunión • Bitácora de control de cambios
• Especialista • Acciones correctivas
• Acciones correctivas
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MODELO DE LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS Adquisiciones
Abastecimiento Proceso requerido para adquirir bienes y servicios fuera de la organización a cargo del proyecto, incluye:
Planeación de las compras y adquisiciones Planeación de concursos y cotizaciones
Selección de proveedores Control/ Administración de contratos
Cierre del contrato
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MODELO DE LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS Adquisiciones Desarrollo del plan del proyecto (plazos, recursos, costos)
RAM (Matriz de Asignación de Responsabilidades) Desarrollo de las estimaciones de costos y recursos Obtención de la aprobación del presupuesto para la contratación de personal externo y activos requeridos para el proyecto
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5. Proceso de Control y Seguimiento
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Procesos de Iniciación
Procesos de Planeación
Procesos de Control y
Procesos de Ejecución
Seguimiento
Procesos de Cierre
CONTROL Y SEGUIMIENTO Al final de esta sesión los participantes:
Conocerán los conceptos básicos asociados Identificarán los entregables principales Serán capaces de desarrollar un mecanismo de control y aplicar las herramientas de control
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Procesos de Iniciación
Procesos de Planeación
Procesos de Control y
Procesos de Ejecución
Seguimiento
Proceso de Control y Seguimiento Agenda:
Reporte de Estado del Proyecto (Semáforo) Mecanismo de Control
Procesos de Cierre
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MODELO DE LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS Procesos de Iniciación
Procesos de Planeación
Procesos de Control y
Procesos de Ejecución
Seguimiento
Integración del Proyecto En el seguimiento del proyecto se aplica el área de conocimiento de la Integración que es el proceso para asegurar que todos los elementos de un proyecto están coordinados, incluye: Desarrollo del Plan del Proyecto Ejecución del Plan de Proyecto Control de Cambios global
Procesos de Cierre
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PROCESO DE CONTROL Y SEGUIMIENTO Control de Cambios
Sólo aplica para proyectos grandes
Determinar que el plan ha cambiado
Manejar los cambios desde que surgen
Ejemplo de un Sistema de Control de Cambios
Requerimiento de Cambio
Evaluación del Cambio
Revisión por Comité
Aprobación?
SI
NO
Rechazado
Registro
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PROCESO DE CONTROL Y SEGUIMIENTO Informar el rendimiento
Procesos de Iniciación
Procesos de Planeación
Procesos de Control y
Procesos de Ejecución
Seguimiento
Procesos de Cierre
Revisiones del rendimiento del proyecto
Son reuniones en las que se evalúa el estado y progreso de la actividad del cronograma, el paquete de trabajo o la cuenta de costos.
Utiliza técnicas como Análisis de Variación, Análisis de Tendencias y Técnica del Valor Ganado.
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PROCESO DE CONTROL Y SEGUIMIENTO Informar el rendimiento
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PROCESO DE CONTROL Y SEGUIMIENTO Informar el rendimiento
Procesos de Iniciación
Procesos de Planeación
Procesos de Control y
Procesos de Ejecución
Seguimiento
Control
Es el proceso de comparar el rendimiento actual con el planeado, analizar variaciones, evaluar posibles alternativas y tomar acciones correctivas adecuadas cuando se requieran.
Análisis de medición del rendimiento Valor Ganado (Earned Value)
Es un método para medir el rendimiento del proyecto.
Compara la cantidad de trabajo que fue planeada contra la que fue realizada para determinar si el rendimiento en costo y tiempo se comporta de acuerdo a lo planeado.
Procesos de Cierre
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PROCESO DE CONTROL Y SEGUIMIENTO Informar el rendimiento SPONSOR
DIRECCION
SEGTO. Y CONTROL DEL PROYECTO
INFORMACIÓN DEL PROYECTO
EQUIPO RESPONSABLE
Status Report
Plan de Plazos
Responsable de proyecto
Retroalimentación
Status Report
ÁREA - 1 01
ÁREA - 2 N
ÁREA - 3
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PROCESO DE CONTROL Y SEGUIMIENTO Administración del Contrato Puntos que merecen especial atención y cuidado en un contrato: Modificaciones al contrato Mecanismos para medir niveles de servicio Penalizaciones
Mecanismos de ajuste de precios Causas de terminación anticipada
Causas de incumplimiento Calendario de ejecución de servicios / tiempos de entrega Legislación aplicable
Jurisdicción competente Garantías
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6. Proceso de Cierre
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Proceso de CIERRE
Agenda:
Reporte de Cierre
Lecciones Aprendidas
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PROCESO DE CIERRE Lecciones Aprendidas
Definición de participantes y roles Enviar invitación y agenda
Análisis previo del proyecto con base en la documentación del cierre
Sesión de Lecciones Aprendidas
Conclusiones y documentación de las Lecciones Aprendidas
Difusión y transferencia de conocimiento
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PROCESO DE CIERRE Lecciones Aprendidas Experiencia
¿Qué se hizo?
Documentar
¿Cómo se hizo? Transferir ¿Funcionó ?
si Capitalizar
no
¿Funciona en el mercado? no Desechar práctica
Documentar
Mejorar si
¿Sé hacerlo?
si
Mejorar
¿Qué mejorar? ¿Cómo mejorar?
no
¿Lo necesito?
Adquirir
Plan de Adquisición
Desarrollar
Plan de desarrollo
si
no Desechar práctica
Documentar
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Procesos de Iniciación
Procesos de Planeación
Procesos de Control y Seguimiento
Lecciones Aprendidas Organización del proyecto (WBS, OBS) Aspectos valorados como positivos Aspectos valorados como negativos o mejorables
Recomendaciones
Procesos de Ejecución
Procesos de Cierre
• Repetir • No repetir • Hubiera hecho
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De forma grupal Conducir sesión de Lecciones Aprendidas del curso
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