Curs Opera

6. APLICATIA OPERA PROPERTY MANAGEMENT SYSTEM

6.1. INTRODUCERE

Opera PMS este cel mai utilizat sistem de gestiune hoteliera, creat prin optimizarea sistemului Fidelio pentru a raspunde la cat mai multe si variate cerinte operationale din activitatea activitatea hoteliera. hoteliera. Interfata Interfata Opera este accesibila accesibila si prietenoasa prietenoasa,, usor de inteles inteles si utilizat, logic structurata pe derularea operatiunilor specifice si extrem de cuprinzatoare in facilitati si categorii de rapoarte. Interfata este structurata pe module de lucru, fiecare modul avand sectiuni specifice  pentru operatiuni, informatii si rapoarte. Modulele cel mai des folosite in aplicatia Opera PMS sunt urmatoarele: I. II. III. IV. V. V I.

Reservations Front desk   Cashiering Rooms Management End of Day Miscellaneous

VI.2.

RESERVATIONS

Primul modul configurat in sistemul opera este Reservations, cu urmatoarea substructura:

O parte distincta a acestui modul, cu o importanta deosebita in gestionarea sistemului si in config configura urarea rea corect corectaa a rapoar rapoartel telor or o reprez reprezint intaa Profil Profiles, es, aici aici se cauta, cauta, adauga adauga si comple completea teaza za toate toate datele datele specif specifice ice divers diverselo elorr catego categorii rii de client clientii (tip (tip client client,, date date  personale, particularitati, note, rate negociate). ne gociate). Cautarea unui profil este primul pas cand se doreste inregistrarea unei noi rezervari si se realizaeaza cu optiunea SEARCH dupa adaugarea primelor trei litere ale profilului cautat, iar selectarea profilului dorit se face cu dublu click pe acesta sau comanda EDIT. Pentru adaugarea unui nou profil se foloseste comanda NEW.

La adaugarea unui nou profil este necesara alegerea tipului de client care se doreste a fi adaugat, in functie de aceasta alegere exista diferite categorii de date ce se introduc in sistem.

Fiecare profil are optiunea de vizualizare a datelor statistice proprii acestuia cu optiunea STATS&INFO (total sederi, total venit, numar no show, numar anulari), date care se afiseaza pe anul curent si pe anul precedent.

Fiecare profil are optiuni aditionale care pot fi accesate, vizualizate sau modificate cu ajutorul comenzii OPTIONS. Chiar daca exista optiunea de a sterge un profil, aceasta nu este recomandata deoarece toate datele din istoricul profilului sters vor fi pierdute. Pentru

situatiile cand s-a adaugat un nou profil desi acesta exista in baza de date se foloseste optiunea MERGE pentru unirea celor doua profile, optiune care va uni si datele din istoric.

Pentru a inregistra o noua rezervare se acceseaza optiunea NEW RESERVATIONS, se selecteaza perioada dorita si numarul de persoane si camere solicitat pentru profilul cautat in prealabil sau adaugat daca este vorba de un client nou. Dupa completarea acestor date se verifica disponibilitatea si se aloca tipul de camera si tariful din meniul RATE QUERY (tarifele afisate cu culoarea verde arata disponibilitatea ir cele afisate cu rosu arata ca nu avem disponibile acel tip de camere sau tarif):

Dupa alegerea tarifului se va da comanda OK si rezervarea se afiseaza cu toate detaliile structurat in doua parti, in partea de sus sunt detalii legate de profil cu buton de acces

direct la PROFILES unde putem completa datele personale, iar in partea de jos sunt detalii legate de rezerare:

Rezervarea poate fi salvata cu comanda OK (salvare si iesire in ecranul rezervarii), SAVE (salvare si ramanere in ecran) sau se poate iesi din ecran fara salvare cu comanda CLOSE. La iesirea din rezervare fara a o completa sistemul considera ca se doreste anularea rezervarii si solicita selectia motivului pentru aceasta inregistrare. Dupa salvarea rezervarii sistemul afiseaza un numar de confirmare care va fi comunicat clientului automat din sistem sau pe email, in fucntie de procedura hotelului. Pentru modificarea sau anularea unei rezervari se foloseste optiune UPDATE RESERVATIONS, unde rezervarea se cauta dupa diverse criterii cu optiunea SEARCH. Se pot folosi si criterii suplimentare de cautare cu optiunea ADVANCED. Daca se doreste schimbarea numelui clientului acest lucru se face doar cu optiunea SEARCH si alegerea numelui dorit sau adaugarea de profil nou, scrierea noului nume direct in rezervare va schimba definitiv acel profil si tot istoricul acestuia.

Anularea unei rezervari se face cu optiunea CANCEL dupa cautarea rezervarii respective. Sistemul solicita motivul anularii care se selecteaza din lista deja configurata si emite un numar de anulare care se transmite clientului.

Daca se doreste reluarea unei rezervari anulate se acceseaza comanda REINSTATE, sistemul va solicita o reconfirmare a comenzii si apoi va emite un alt numar de confirmare a rezervarii care se transmite clientului.

Gasim si la rezervari o lista de optiuni suplimentare pe care le putem utiliza pentru diverse servicii sau mentiuni si preferinte ale clientilor. Acestea se pot inregistra folosind comanda OPTIONS, cu urmatoarea structura:

Toate optiunile inregistrate vor fi vizibile in rezervare oriunde ar fi accesata in sistem,  prin marcarea lor cu botoane rosii in subsolul rezervarii, purtand denumirea generica a

optiunii. In anexa 1 si 2 sunt incluse exercitii practice pentru cele mai utilizate dintre aceste optiuni suplimentare ale rezervarilor. Alte functii care pot fi utilizate in modulul de reservari sunt: ROOM PLAN (tablou al camerelor si perioadelor cu toate rezervarile si •  prerezervarile existente si viitoare):

•

FLOOR PLAN (planul fiecarui etaj cu pozitionarea si status-ul fiecarei camere sau facilitati existente):

•

CONFIRMATIONS (sistemul poate trasnmite automat confirmarea rezervarilor catre clienti sau pot fi tiparite pentru a fi trimise prin fax):

•

CALENDAR (o situatie cu disponibilitatea camerelor pe fiecare luna si cu evenimentele care vor avea loc in hotel):

6.3 FRONT DESK 

In acest modul se inregistreaza in primul rand operatiunile de check in cu si fara rezervari  prealabile. Daca exista rezervare aceasta se cauta cu optiunea SEARCH, daca se solicita modificari ale rezervarii se acceseaza comanda EDIT si dupa aceea CHECK IN:

In situatia in care clientul doreste o anumita camera care nu este inca pregatita sau in  perioadele cu grad maxim de ocupare cand e posibil sa soseasca clientul si camerele sa nu fie pregatite de cazare, rezervarea se posteaza in asteptare cu comanda QUEUE din OPTIONS. Sistemul va genera o lista cu rezervarile in asteptare, in ordinea inregistrarii acestora. Daca e necesar se poate inregistra o prioritate in aceasta lista cu optiunea PRIORITY, comanda ce va muta rezervarea respectiva in fruntea listei de asteptare. Odata ce camera este pregatita, de pe lista de rezervari in asteptare se alege rezervarea si se acceseaza comanda CHECK IN. IN HOUSE GUESTS permite vizualizarea sau modificarea detaliilor rezervarilor sau  profilelor clientilor in house. Pentru aceasta se cauta clientul cu optiunea SEARCH si se foloseste comanda EDIT pentru modificarile dorite (extinderea sau diminuarea perioadei de sedere, preferinte, optiuni suplimentare).

Daca s-a inregistrat din greseala check in pentru o rezervare se foloseste optiunea CANCEL C/I pentru anularea acesteea, bineinteles ca doar in ziua din care incepe rezervarea respectiva si doar daca nu exista servicii postate pe aceasta rezervare. Dupa mesajul de confirmare a comenzii sistemul va transmite un alt mesaj cu mentinerea sau nu a camerei blocate pentru aceasta rezervare. ACCOUNTS se utilizeaza doar pentru facurarea serviciilor consumate, in general pentru evenimente sau scopuri financiare interne. Este de fapt un check in virtual, se diferentiaza  prin tipul camerei care este special creat pentru astfel de utilizare (post master, house account, etc).

ROOM ASSIGNEMENT se foloseste pentru prerezervarea camerelor si rapiditate la check in pentru grupuri mari de turisti sau clienti cu preferinte speciale la alocarea camerelor. Ecranul care se deschide la folosirea optiunii ROOM ASSIGNEMENT contine doar acele rezervari care nu au alocate camerele.

In acest ecran se cauta si se alege rezervarea dorita si se acceseaza optiunea ASSIGN si se alege apoi camera solicitata. Daca exista o politica de alocare in hotel se poate folosi optiunea de alocare automata a camerelor cu comanda AUTO desi e recomandat sa se verifice rezervarile nealocate pentru eventualitatea ca exista preferinte ale clientilor legat de camere.

MESSAGES se foloseste pentru a nota sau modifica mesaje pentru clienti sau grupuri de clienti ori pentru a tipari mesaje destinate acestora. Dupa transmiterea mesajului verbal sau tiparit se noteaza status-ul livrat pentru acest mesaj pentru a evita transmiterea lui accidentala de mai multe ori. TRACES este o optiune folosita pentru transmiterea mesajelor intre diferite departamente ale hotelului, cu diverse solicitari ale clientilor sau situatii de rezolvat. Dupa primirea mesajului si rezolvarea solicitarii se selecteaza pozitia respectiva si se noteaza RESOLVE. 6.4. CASHIERING

La accesarea acestui modul de fiecare data se solicita parola ca o masura suplimentara de securitate.

Optiunile principale sunt postarea serviciilor consumate de catre clienti (debitare folio) si corectarea postarii sau incasarea acestor servicii (creditare folio). Toate inregistrarile legate de postarea serviciilor si facturare/incasare se realizeaza in meniul BILING. Aici se poate deschide una sau mai multe ferestre in functie de cum doreste clientul factura. Postarea manuala a serviciilor consumate se realizeaza cu comanda POST, se alege serviciul consumat se adauga cantitatea si, daca e cazul se introduce valoarea acestuia.

O alta optiune disponibila este transferul unui serviciu postat pe o alta camera (TRANFER TRANSACTION) sau pe un alt folio (TRANSFER TO WINDOW. Pentru  plata serviciilor comanda este PAYMENT care calculeaza totalul serviciilor si posteaza  plata acestora.

Cu optiunea FOLIO putem vizualiza sau tipari folio in diferite formate conform solicitarilor clientului. Pentru serviciile postate exista o serie de optiuni care permit ajustarea, impartirea, corectarea unei postari. Pe langa acestea avem o serie de optiuni suplimentare pentru a rezolva diverse solicitari ale clientilor:

Pentru facturarea serviciilor inainte de plecarea clientului se foloseste comanda SETTLEMENT folosind una dintre optiunile de mai jos.

Dupa emiterea facturilor si incasarea serviciilor se poate accesa optiunea CHECK OUT  pentru eliberarea camerei. In cazul in care se doreste anularea check out exista optiunea REINSTATE care aduce din nou clientul in house si se pot face completarile necesare pe folio acestuia. Exista si in acest modul optiuni suplimentare pentru rezolvarea diverselor situatii speciale sau solicitari ale clientilor, istoric si rapoarte.

6.5 ROOMS MANAGEMENT

Acest modul se foloseste pentru gestionarea, vizualizarea si controlul status-ului si disponibilitatii camerelor din hotel, incluzand informatii legate de istoric, ocupare si mentenanta camerelor. Optiunea HOUSEKEEPING MANAGEMENT este cea mai utilizata, aici se controleaza zilnic status-ul camerelor si se coreleaza informatiile intre departamentul housekeeping si receptie.

Optiunea HOUSEKEEPING MANAGEMENT include un tablou al camerelor si al status-ului acestora, acesta se poate schimba pentru fiecare camera in parte, selectand mai multe camere din lista sau cu optiunea QUICK CHANGE ROOM STATUS.

Tot aici se pot vizualiza sau salva statistici si rapoarte legate de status-ul si ocuparea camerelor, camerele in asteptare, conditii speciale sau particulare ale camerelor, discrepante intre status-ul camerelor la receptie fata de housekeeping, camere refuzate la cazare intr-o anumita perioada, etc. Optiunea OUT OF ORDER se foloseste pentru inregistrarea si vizualizarea camerelor  care sunt temporar indisponibile pentru cazare din motive de disfunctionalitate tehnica sau dotari necorespunzatoare.

Optiunea ROOM HISTORY permite vizualizarea ocuparii camerelor in orice perioada din trecut, detalii ale rezervarilor sau venituri realizate din rezervarile anumitor camere. Optiunea OVERBOOKING permite setarea unui numar de camere sau a unui procent din acestea care pot fi vandute peste capacitatea hotelului in anumite date sau perioade.

Optiunea OCCUPANCY GRAPH arata gradul de ocupare a cemerelor disponibile din hotel intr-o anumita perioada. Optiunea MAINTENANCE inregistreaza camerele care necesita diverse operatiuni de intretinere sau reparatii, informatii care pot fi cu usurinta transmise printr-un raport catre departamentul tehnic. Dupa rezolvarea situatiilor mentionate se selecteaza camerele si se acceseaza optiunea RESOLVE. 6.6 MISCELLANEOUS

Optiunea SHOW QUICK KEYS ofera taste rapide catre diferite secyiuni ale sistemului care usureaza accesul catre acestea si activitatea celor care opereaza in sistem. Pentru accesarea acestora se folosete fie imaginea corespunzatoare fie combinatia de taste.

Optiunea REPORTS permite accesarea diverselor categorii de rapoarte. Acestea sunt configurate in sistem si pot fi alese cu comanda SEARCH care pot fi transmise prin fax sau email ori pot fi tiparite.

Se poate seta ca rapoartele sa fie generate automat, tiparite sau salvate intr-o anumita locatie din calculator la o data prestabilita cu optiunea REPORTS SCHEDULER.

Optiunea CHANGE PASSWORD permite oricarui utilizator sa-si schimbe parola oricand, asigura securitatea inregistrarilor in sistem.

Optiunea TRACK IT permite urmarirea diverselor servicii utilizate si gestionarea obiectelor pierdute de catre clienti. Optiunea LOG BOOK permite transmiterea solicitarilor clientilor sau a situatiilor  speciale de la o tura la alta. Optiunea REGISTRATION CARDS permite tiparirea cardurilor de acces pentru clientii care urmeaza sa vina.

6.7. END OF DAY

In acest modul se realizeaza inchiderea operatiunilor dintr-o zi si rularea rapoartelor  necesare pentru departamentul financiar si management. Totodata se verifica inregistrarile si corelatiile, pregatindu-se sistemul pentru operatiunile din ziua urmatoare, dupa o procedura strict stabilita.