Cuestionario para un sistema de tramite documentario

MUNICIPALIDAD DISTRITAL ALTO DE LA ALIANZA

LISTADO DE OFICINAS 1. Consejo municipal 2. Alcaldía 3. Órgano de control interno 4. Procuraduría pública municipal 5. Subgerencia de secretaria general e imagen institucional 6. Gerencia municipal a. Gerencia de administración i. Subgerencia de contabilidad y tesorería ii. Subgerencia de abastecimiento iii. Subgerencia de personal iv. Subgerencia de tecnologías de la información b. Gerencia de asesoria jurídica c. Gerencia de planeamiento y presupuesto i. Subgerencia de planeamiento y presupuesto ii. Subgerencia de programación de inversiones d. Gerencia de desarrollo urbano i. Subgerencia de planeamiento urbano ii. Subgerencia de formulación de proyectos de inversión iii. Subgerencia de estudios iv. Subgerencia de ejecución de obras e. Gerencia de desarrollo económico y social i. Subgerencia de desarrollo social ii. Subgerencia de desarrollo económico iii. Subgerencia de gestión ambiental iv. Seguridad ciudadana v. Parque de la familia f. Subgerencia de supervisión y liquidación de obras g. Subgerencia de administración tributaria h. Grifo municipal i. Servicios y equipo mecánico j. Terminal terrestre collasuyo

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CUESTIONARIO OFICINA:

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HORA Y FECHA:

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1. Quienes es el encargado de la oficina y que cargo tiene …………………….…………………………………………………………………………………….…………………… …………………….…………………………………………………………………………………….……………………

2. Tiene secretaria, ¿Quién es la secretaria? …………………….…………………………………………………………………………………….…………………… …………………….…………………………………………………………………………………….……………………

3. Cantidad de personal en la oficina …………………….…………………………………………………………………………………….……………………

4. Personal que puede emitir y recibir documentos …………………….…………………………………………………………………………………….…………………… …………………….…………………………………………………………………………………….…………………… …………………….…………………………………………………………………………………….……………………

5. Que tipos de documentos emite y recibe la oficina ( ( ( (

) Informes ) Memorándum ) Oficios ) Otros: ……………………………………..……………….……………………………………………………… ………………

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6. ¿Qué datos apunta cuando registra un documento? ( ) Numero de expediente ( ) Fecha ( ) Tipo de documento ( ) Numero de documento ( ) Folios ( ) Confidencialidad ( ) Remitente ( ) Destinatario ( ) Asunto ( ) Otros: ……………………………………………………………………… …………………….……………………………………………………………… ………….…………………………………………………………………………

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7. ¿Cómo se maneja la numeración de expedientes? ¿Es a nivel de toda la municipalidad o por oficina? …………………….…………………………………………………………………………………….…………………… …………………….…………………………………………………………………………………….…………………… …………………….…………………………………………………………………………………….…………………… …………………….…………………………………………………………………………………….……………………

8. ¿Qué se hace con un documento recibido? ¿Qué pasos puede seguir? ¿Atendido, proveído… alguno mas? …………………….…………………………………………………………………………………….…………………… …………………….…………………………………………………………………………………….…………………… …………………….…………………………………………………………………………………….…………………… …………………….…………………………………………………………………………………….……………………

9. ¿Se manejan reglas para el envío de documentos? Especifique. Por ejemplo un empleado normal no puede mandar oficios, o un empleado normal no puede enviar un memorándum a su jefe… solo puede enviar informes. …………………….…………………………………………………………………………………….…………………… …………………….…………………………………………………………………………………….…………………… …………………….…………………………………………………………………………………….…………………… …………………….…………………………………………………………………………………….……………………

10. ¿Realiza algún reporte diario por los documentos que procesa la oficina? …………………….…………………………………………………………………………………….…………………… …………………….…………………………………………………………………………………….…………………… …………………….…………………………………………………………………………………….……………………

11. ¿Qué otros reportes requiere generalmente? …………………….…………………………………………………………………………………….…………………… …………………….…………………………………………………………………………………….…………………… …………………….…………………………………………………………………………………….…………………… …………………….…………………………………………………………………………………….……………………

12. ¿Existe algún tipo de restricción entre las personas que pueden ver diferentes tipos de documentos (confidencialidad)? …………………….…………………………………………………………………………………….…………………… …………………….…………………………………………………………………………………….……………………

13. ¿Cuándo el jefe viaja, quien se encarga de atender los documentos? …………………….…………………………………………………………………………………….…………………… …………………….…………………………………………………………………………………….……………………

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14. ¿Un documento se puede enviar a más de un destinatario? ¿En que casos? …………………….…………………………………………………………………………………….…………………… …………………….…………………………………………………………………………………….……………………

15. ¿Cuándo se archiva un documento? ¿Un documento que no ha sido atendido se puede archivar? …………………….…………………………………………………………………………………….…………………… …………………….…………………………………………………………………………………….…………………… …………………….…………………………………………………………………………………….……………………

16. Cada oficina (centro de costo) maneja ciertas metas, ¿Qué metas maneja la oficina? ¿Cómo se manejan los documentos de estas metas? …………………….…………………………………………………………………………………….…………………… …………………….…………………………………………………………………………………….…………………… …………………….…………………………………………………………………………………….……………………

OBSERVACIONES: ……………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………...… …………………………………………………………………………………………………………………………………...… …………………………………………………………………………………………………………………………………...… …………………………………………………………………………………………………………………………………...… …………………………………………………………………………………………………………………………………...… …………………………………………………………………………………………………………………………………...… …………………………………………………………………………………………………………………………………...… …………………………………………………………………………………………………………………………………...… …………………………………………………………………………………………………………………………………...… …………………………………………………………………………………………………………………………………...… …………………………………………………………………………………………………………………………………...… …………………………………………………………………………………………………………………………………...… …………………………………………………………………………………………………………………………………...… …………………………………………………………………………………………………………………………………...… …………………………………………………………………………………………………………………………………...… …………………………………………………………………………………………………………………………………...… …………………………………………………………………………………………………………………………………...… …………………………………………………………………………………………………………………………………...… …………………………………………………………………………………………………………………………………...… …………………………………………………………………………………………………………………………………...… …………………………………………………………………………………………………………………………………...… …………………………………………………………………………………………………………………………………...… …………………………………………………………………………………………………………………………………...… …………………………………………………………………………………………………………………………………...… …………………………………………………………………………………………………………………………………...… …………………………………………………………………………………………………………………………………...… …………………………………………………………………………………………………………………………………...…

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CUESTIONARIO MESA DE PARTES 1. ¿Quién es el encargado de la oficina? ¿Quiénes reciben los documentos? …………………….…………………………………………………………………………………….…………………… …………………….…………………………………………………………………………………….…………………… …………………….…………………………………………………………………………………….……………………

2. ¿Qué tipos de documentos se reciben? …………………….…………………………………………………………………………………….…………………… …………………….…………………………………………………………………………………….…………………… …………………….…………………………………………………………………………………….……………………

3. ¿Cómo es que se derivan los documentos a las diferentes oficinas, bajo que criterio? …………………….…………………………………………………………………………………….…………………… …………………….…………………………………………………………………………………….…………………… …………………….…………………………………………………………………………………….……………………

4. ¿Cómo se manejan los documentos que salen de la municipalidad? …………………….…………………………………………………………………………………….…………………… …………………….…………………………………………………………………………………….…………………… …………………….…………………………………………………………………………………….……………………

5. ¿La oficina es responsable de otros procesos apartes de la recepción y envío de documentos? …………………….…………………………………………………………………………………….…………………… …………………….…………………………………………………………………………………….…………………… …………………….…………………………………………………………………………………….……………………

OBSERVACIONES: ……………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………...… …………………………………………………………………………………………………………………………………...… …………………………………………………………………………………………………………………………………...… …………………………………………………………………………………………………………………………………...… …………………………………………………………………………………………………………………………………...… …………………………………………………………………………………………………………………………………...… …………………………………………………………………………………………………………………………………...… …………………………………………………………………………………………………………………………………...… …………………………………………………………………………………………………………………………………...… …………………………………………………………………………………………………………………………………...… …………………………………………………………………………………………………………………………………...…

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