Cuestionario de Control Administrativo

CONTROL: Es la función función admini administr strati ativa va que consis consiste te en medir medir y corregi corregirr el desemp desempeño eño individ individual ual y organizacional para asegurar que los hechos se ajusten a los planes y objetivos de las empresas. Implica medir  el desempeño contra las metas y los planes, muestra donde existen desviaciones con los estándares y ayuda a corregirlas. corregirlas. También También puede definirse definirse como como "el proceso de regular regular actividades actividades que aseguren aseguren que se están cumpliendo como fueron planificadas y corrigiendo cualquier desviación significativa.

“El control se ejerce a través de diferentes mecanismos que no sólo miden el resultado final obtenido sino que, también, tratan de orientar e influir en que el comportamiento individual y organizativo sea el más conveniente  para alcanzar alcanzar los objetivos objetivos de la organización” organización”  PROPOSITO  PROPOSITO DEL CONTROL: El propósito y la naturaleza del control es fundamentalmente garantizar que los planes tengan éxito al detectar desviaciones de los mismos al ofrecer una base para adoptar acciones, a fin de corregir desviaciones indeseadas reales o potenciales.  Etapas de control   Establecimiento  Establecimiento de Estándares Estándares

Un estándar puede ser definido como una unidad de medida que sirve como modelo, guía o patrón con base en la cual se efectúa el control.  Los estándares estándares son criterios criterios establecidos establecidos contra los cuales pueden medirse medirse los resultados, resultados, representan representan la expresión de las metas de planeación de la empresa o departamento en términos tales que el logro real de los deberes asignados puedan medirse contra ellos.  Pueden ser físicos físicos y representar representar cantidades cantidades de productos, productos, unidades unidades de servicio, servicio, horas-hombre horas-hombre,, velocidad, velocidad, volumen de rechazo, etc., o pueden estipularse en términos monetarios como costos, ingresos o inversiones; u otros términos de medición.  Medición de resultados resultados

Si el control se fija adecuadamente y si existen medios disponibles para determinar exactamente que están haciendo los subordinados, la comparación del desempeño real con lo esperado es fácil. Pero hay actividades en las que es difícil establecer estándares de control por lo que se dificulta la medición. Corrección

Si como resultado de la medición se detectan desviaciones, corregir inmediatamente esas desviaciones y establecer nuevos planes y procedimientos para que no se vuelvan a presentar.  Retroalimentación  Retroalimentación

Una vez corregidas las desviaciones, reprogramar el proceso de control con la información obtenida causante del desvío.

¿Qué es supervisión?  La supervisión es una actividad técnica y especializada que tiene como fin fundamental utilizar racionalmente los factores que le hacen posible la realización de los procesos de trabajo: el hombre , la materia prima, los equipos, maquinarias, herramientas, dinero, entre otros elementos que en forma directa o indirecta intervienen en la consecución de bienes, servicios y productos destinados a la satisfacción de necesidades de un mercado de consumidores, cada día más exigente, y que mediante su gestión puede contribuir al éxito de la empresa.  Hoy más que nunca, se requiere en las empresas hombres pensantes, capaces de producir con altos niveles de  productividad en un ambiente altamente motivador hacia sus colaboradores. Supervisar efectivamente requiere: planificar, organizar, dirigir, ejecutar y retroalimentar constantemente.  Exige constancia, dedicación, perseverancia, siendo necesario poseer características especiales individuales en la persona que cumple esta misión.

 Efectividad de Supervisión.  En un mundo cambiante, como el que vivimos, las empresas de éxito consideran vital la supervisión de primera línea, con personas claves que conozcan técnicas y procedimientos adecuados para desarrollar una  supervisión eficaz, pero que sobre todo hayan alcanzado la dimensión humana en el campo del liderazgo, capaces de influir positivamente en la organización, utilizando lo mejor de sus habilidades, orientadas al  trabajo en equipo y al logro de metas y resultados.

¿La evaluación?  Es un proceso técnico a través del cual, en forma integral, sistemática y continua realizada por parte de los  jefes inmediatos; se valora el conjunto de actitudes, rendimientos y comportamiento laboral del colaborador en el desempeño de su cargo y cumplimiento de sus funciones, en términos de oportunidad, cantidad y calidad de los servicios producidos.

 Actividad del Control.  Están constituidas por los procedimientos específicos establecidos como un reaseguro para el cumplimiento de los objetivos, orientados primordialmente hacia la prevención y neutralización de los riesgos.  Las actividades de control se ejecutan en todos los niveles de la organización y en cada una de las etapas de la  gestión, partiendo de la elaboración de un mapa de riesgos según lo expresado en el punto anterior: conociendo los riesgos, se disponen los controles destinados a evitarlos o minimizarlos, los cuales pueden agruparse en tres categorías, según el objetivo de la entidad con el que estén relacionados:   Las operaciones.

  La confiabilidad de la información financiera.



 El cumplimiento de leyes y reglamentos

 En muchos casos, las actividades de control pensadas para un objetivo suelen ayudar también a otros: los operacionales pueden contribuir a los relacionados con la confiabilidad de la información financiera, éstas al  cumplimiento normativo, y así sucesivamente.  A su vez en cada categoría existen diversos tipos de control:

  Preventivo / Correctivos.

  Manuales / Automatizados o Informáticos.

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Gerenciales o directivos

 En todos los niveles de la organización existen responsabilidades de control, y es preciso que los agentes conozcan individualmente cuáles son las que les competen, debiéndose para ello explicitar claramente tales  funciones.  La gama que se expone a continuación muestra la amplitud abarcativa de las actividades de control, pero no constituye la totalidad de las mismas:   Análisis efectuados por la dirección.

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Seguimiento y revisión por parte de los responsables de las diversas funciones o actividades.

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Comprobación de las transacciones en cuanto a su exactitud, totalidad, y autorización pertinente: aprobaciones, revisiones, cotejos, recálculos, análisis de consistencia, prenumeraciones.

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Controles físicos patrimoniales: arqueos, conciliaciones, recuentos.

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 Dispositivos de seguridad para restringir el acceso a los activos y registros.

Segregación de funciones.

 Aplicación de indicadores de rendimiento.

 Es necesario remarcar la importancia de contar con buenos controles de las tecnologías de información, pues éstas desempeñan un papel fundamental en la gestión, destacándose al respecto el centro de procesamiento de datos, la adquisición, implantación y mantenimiento del software, la seguridad en el acceso a los sistemas, los  proyectos de desarrollo y mantenimiento de las aplicaciones. A su vez los avances tecnológicos requieren una respuesta profesional calificada y anticipativa desde el control.