Cuestionario 4 - Fomentar SENA SALUD OCUPACIONAL

CUESTIONARIO N°4

LINA MARÍA OTÁLORA ALARCÓN JURANNY ESTEFANIA TORRES CHAVARRO

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA CENTRO DE GESTIÓN INDUSTRIAL SALUD OCUPACIONAL BOGOTÁ D.C 2015 CUESTIONARIO N°4

LINA MARÍA OTÁLORA ALARCÓN JURANNY ESTEFANIA TORRES CHAVARRO

PRESENTADO A LA INSTRUCTORA AMANDA PINILLOS NIÑO

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA CENTRO DE GESTIÓN INDUSTRIAL SALUD OCUPACIONAL BOGOTÁ D.C 2015

1. El éxito de cualquier proceso que se realice depende en gran medida de la administración que tenga, dentro de la cual está enmarcado el uso de indicadores de gestión. El proceso administrativo contempla algunas etapas, ¿Indique cuales son y explique cada una de ellas?. La planeación es la primera ficha de este rompecabezas, dentro de ella se siguen los siguientes pasos: investigación del entorno e interna, planteamiento de estrategias, políticas y propósitos, así como de acciones a ejecutar en el corto, medio y largo plazo. La organización, la segunda ficha, es un conjunto de reglas, cargos, comportamientos que han de respetar todas las personas que se encuentran dentro de la empresa, la función principal de la organización es disponer y coordinar todos los recursos disponibles como son humanos, materiales y financieros. La dirección es la tercera ficha del rompecabezas, dentro de ella se encuentra la ejecución de los planes, la motivación, la comunicación y la supervisión para alcanzar las metas de la organización. El control, la ficha de cierre, es la función que se encarga de evaluar el desarrollo general de una empresa. 2. ¿Cual es la importancia de la etapa de control? El control es una etapa primordial en la administración, pues, aunque una empresa cuente con magníficos planes, una estructura organizacional adecuada y una dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cuál es la situación real de la organización i no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos. El concepto de control es muy general y puede ser utilizado en el contexto organizacional para evaluar el desempeño general frente a un plan estratégico. A fin de incentivar que cada uno establezca una definición propia del concepto se revisara algunos planteamientos de varios autores estudiosos del tema: Henry Fayol: El control consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el plan adoptado, con las instrucciones emitidas y con los principios establecidos. Tiene como fin señalar las debilidades y errores a fin de rectificarlos e impedir que se produzcan nuevamente. Como la función administrativa que hace parte del proceso administrativo junto con la planeación, organización y dirección, y lo que la precede.

También hay otras connotaciones para la palabra control: Comprobar o verificar; Regular; Comparar con un patrón; Ejercer autoridad sobre alguien (dirigir o mandar); Frenar o impedir. 3. ¿Que es eficiencia? Eficiencia es virtud o facultad para lograr un efecto. También, es la acción con que se logra ese efecto y/o refiere a la habilidad de contar con algo o alguien para obtener un resultado. El concepto también suele ser equiparado con el de fortaleza o el de acción. 4. ¿Que es eficacia? La eficacia es la capacidad de alcanzar el efecto que espera o se desea tras la realización de una acción. No debe confundirse este concepto con el de eficiencia, que se refiere al uso racional de los medios para alcanzar un objetivo predeterminado (es decir, cumplir un objetivo con el mínimo de recursos disponibles y tiempo). 5. ¿Que es efectividad? Se denomina efectividad a la capacidad o facultad para lograr un objetivo o fin deseado, que se han definido previamente, y para el cual se han desplegado acciones estratégicas para llegar a él. Cuando se habla de efectividad, se está haciendo referencia a la capacidad o habilidad que puede demostrar una persona, un animal, una máquina, un dispositivo o cualquier elemento para obtener determinado resultado a partir de una acción. La eficacia tiene que ver con optimizar todos los procedimientos para obtener los mejores y más esperados resultados. Por lo general, la eficacia supone un proceso de organización, planificación y proyección que tendrá como objetivo que aquellos resultados establecidos puedan ser alcanzados. 6. ¿Que es productividad? La productividad es la capacidad de algo o alguien de producir, ser útil y provechoso. Siempre que se pronuncia la palabra se está dando cuenta de la cualidad de productivo que presenta algo. También, el término es empleado para referir la capacidad o grado de producción por unidad de trabajo, de superficie de tierra cultivada, de equipo industrial, entre otros. 7. ¿En que consiste el control de gestión y cuáles son sus funciones? Se entiende por control de gestión el conjunto de procesos que la empresa aplica para asegurarse de que las tareas que en la misma se realizan están encaminadas a las consecución de sus objetivos. Se entiende que en estos objetivos están previamente establecidos, en parte por los accionista,

representados por su consejo de administración, (beneficios, expansión y seguridad) y en parte por la legislación vigente, tanto en materia civil como mercantil, fiscal, laboral, etc., ya que la empresa desarrolla su actividad en el seno de una sociedad a la que debe servir, asumiendo por tanto importantes responsabilidades sociales. Funciones del Control de Gestion Un sistema de control de gestión eficiente debe cumplir, entre otras, las siguientes funciones: • Exhibir claramente la situación real de la organización, con información simple, completa y actualizada sobre la situación interna y externa (entorno competitivo y ambiental). • Facilitar la toma de decisiones, en especial las estratégicas, a partir de una mejora continua de la información disponible. • Facilitar el autodiagnóstico estratégico y la generación de conclusiones que sirvan de base y de marco de referencia para formular la estrategia empresaria y alinearla con la visión. • Detectar y facilitar el aprovechamiento de las oportunidades que se detecten y de las propias fortalezas así como reducir amenazas y debilidades. • Diseñar los indicadores cualitativos y cuantitativos adecuados que permitan el control y faciliten la toma de decisiones. • Comparar las previsiones con las actuaciones dentro de un marco prospectivo que ayude a comprender el escenario futuro, facilitando la comparación de la propia empresa con otras existentes en su entono o en el escenario (como recurso habitual para evaluar, diagnosticar y mejorar). • Prever, anticipar o reducir en lo posible las crisis que afecten o puedan afectar a la organización. • Preparar periódica y regularmente el informe de control de gestión que facilite la generación de alternativas para la toma de decisiones de dirección y posibilite el intercambio de información entre sus receptores. 8. En salud, el sistema de control ha tomado el nombre de vigilancia epidemiológica, ¿Indique en que consiste y cuales son sus objetivos? Es el conjunto de actividades que permite reunir la información indispensable para conocer la conducta o historia natural de los riesgos, tanto profesionales como comunes que afectan a una población trabajadora, con el fin de intervenir en los mismos a través de la prevención y el control.

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Tiene por objetivo la identificación y evaluación de los factores del medio ambiente de trabajo que junto con las condiciones de higiene y organización pueden afectar la salud de los trabajadores.

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Comprende además la evaluación de los medios de protección, colectiva o individual así como la evaluación de la exposición de los trabajadores a agentes nocivos.

9. ¿Qué son los indicadores de gestión? Los indicadores de gestión son medidas utilizadas para determinar el éxito de un proyecto o una organización. Los indicadores de gestión suelen establecerse por los líderes del proyecto u organización, y son posteriormente utilizados continuamente a lo largo del ciclo de vida, para evaluar el desempeño y los resultados. Los indicadores de gestión suelen estar ligados con resultados cuantificables, como ventas anuales o reducción de costos en manufactura. 10. Los indicadores pueden resultar de diferentes clases de relaciones. Entre los más usados se encuentran los de proporción, los de razón, la tasa y el diferencial. ¿Defina y explique cada uno de ellos? RAZON Se denomina razón (“ratio”) a todo índice obtenido al dividir dos cantidades. En la razón ninguno o solo algunos elementos del numerador están incluidos en el denominador. PROPORCION Se denomina proporción a una razón tal que el valor del numerador está incluido en el denominador. La proporción indica, en tantos por uno, la parte que el numerador representa del denominador. Si se multiplican por 100 se obtienen porcentajes o tantos por cien. TASA La tasa mide la magnitud de cambio de un parámetro por unidad de cambio de otro. Es un tipo especial de razón o de proporción que incluye una medida de tiempo en el denominador En las tasas usadas en epidemiología, la magnitud Y del numerador es el número de sujetos con una determinada característica y la magnitud X del denominador es el tiempo. 11. Los indicadores no sólo son datos, son información, es decir, le agregan valor al dato. Los indicadores tienen los mismos atributos de exactitud, forma, frecuencia, extensión, origen, temporalidad, relevancia, integridad y oportunidad que cualquier otro tipo de información. ¿Defina las características de los indicadores?  Pertinencia: Busca que el indicador permita describir la situación o fenómeno determinado, objeto de la acción.  Funcionalidad: Verifica que el indicador sea Medible, Operacional y Sensible a los cambios registrados en la situación inicial.

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Disponibilidad: Los indicadores deber ser construidos a partir de variables sobre las cuales existan registros estadísticos de tal manera que puedan ser consultados cuando sea necesario. Interpretabilidad: Se espera que sean fáciles de entender por los interesados, aun cuando no sean especialistas. Utilidad: Que los resultados y análisis permitan tomar decisiones. Confiabilidad: Los datos deben ser medidos siempre bajo ciertos estándares de confiabilidad y la información requerida debe poseer atributos de calidad estadística.

12. Un indicador está compuesto por el nombre, la forma de cálculo, las unidades y la definición de términos. ¿Indique el significado de cada uno de estos componentes? Nombre: Palabra que sirve para designar los seres vivos o las cosas materiales o mentales; gramaticalmente funciona como núcleo de un sintagma nominal, y varía en cuanto al género y al número. Forma de calculo: Una fórmula es un método práctico de resolver un asunto, brindar instrucciones o expresar una operación en el ámbito científico. Unidades: Permite nombrar a una determinada propiedad de las cosas que está relacionada con la imposibilidad de división o separación. No es posible, por lo tanto, dividir o separar una unidad sin modificar su integridad o esencia. Definicion de terminos: el concepto de término tiene diversos usos y significados. En el ámbito de la gramática o la lengua, un término es una palabra o un fragmento de un mensaje. 13. Los indicadores se pueden clasificar de la siguiente manera. Según los factores clave: de eficiencia y de eficacia. Según la vigencia: temporales y permanentes. Según el nivel de utilización: Estratégico, táctico y operativos. Según el tipo de información que ofrecen: Puntual o acumulada. ¿Explique cada una de estas clases de indicadores? Eficiencia: Es el logro de un objetivo al menor costo unitario posible. En este caso estamos buscando un uso optimo de los recursos posibles para lograr los objetivos deseados Eficacia: Grado en que se lograr los objetivos y metas de un plan, es decir, cuanto de los resultados esperados se alcanzó. La eficacia consiste en concentrar los esfuerzos de una entidad en las actividades y procesos qe realmente deben llevarse a cabo para el cumplimiento de los obetivos formulados. Temporales: Cuando su validez tiene un lapso infinito. Por lo regular se asocian al logro de un objetivo a la ejecución de un proyecto, al lograrse el objetivo o cuando este se pierde interes para la organización, los idicadores asociados deben desaparecer. Permanentes: Indicadores que asocian a factores o variables que estan presentes siempre en la organización y se asocian por lo regulat a procesos. Deben ser objeto de constante revisión y comparación con las caracteristicas cambiantes del entorno y de la organización.

Estrategico:Planeación corporativa o institucional, para toda la organización. Tactico: Planeación funcional, para los departamentos de la empresa. Operativo: Planeación operativa, para las divisiones y cargos operativos. Puntual: De manera rapida, y adecuada, para planes de maneras precisas. Acumulada: Dejando todo a ultimo minuto, y atrasado. 14. ¿Qué ventajas tienen los indicadores?  Sirven de guía en el analisis del comportamiento de los procesos.  Son instrumentos que ayudan en la planificación y evaluación de las actividades.  Representan de manera especifica y concrea alguna situación abstracta o dificil de pensar.  Se expresan en cifras y aunque la medición se hiciera por distintos observadores, el resultado siempre sera el mismo.  Pueden ser expresados en forma sencilla como puede ser una grafica.  Ayudan a distinguir entre la variación normal y la variación excesiva de un proceso.  Propician la toma oportuna de decisiones. 15. Al establecer los indicadores de gestión a cualquier nivel, es vital tener claro que es “lo correcto” y como “se hace correctamente”. Para que el proceso de diseño e implementación de indicadores sea lo más efectivo posible es recomendable seguir una metodología ordenada, la cual comprende: Contar con objetivos y planes, identificar variables críticas, establecer indicadores para cada variable crítica, determinar parámetros claros para cada indicador, diseñar la medición, determinar y asignar recursos, medir probar y ajustar el sistema de indicadores, estandarizar y formalizar y mantener y mejorar continuamente. ¿Explique en que consisten cada una de estos elementos? 16. ¿Que son las acciones preventivas? Las acciones preventivas se anticipan a la causa, y pretenden eliminarla antes de su existencia. Evitan los problemas identificando los riesgos. Cualquier acción que disminuya un riesgo es una acción preventiva. 17. ¿Qué son las acciones correctivas? Una acción correctiva es aquella que llevamos a cabo para eliminar la causa de un problema. Las correcciones atacan los problemas, las acciones correctivas sus causas.