CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR

CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR Las cuentas por cobrar son, al igual que cualquier otro activo, recursos económicos propiedad de una empresa a la cual generarán un beneficio en el futuro. Forman parte del activo circulante y entre las principales cuentas que están incluidas en este rubro se pueden mencionar las siguientes: • • •

Clientes Documentos por cobrar Deudores diversos

Así mismo pueden existir algunas otras cuentas tales como intereses por cobrar, dividendos por cobrar, rentas por cobrar y otros conceptos también por cobrar. Las cuentas por cobrar de clientes representa la suma de dinero que corresponde a la venta de mercancías, o la prestación de servicios a crédito. El término por cobrar significa “la promesa del cliente a pagar en una fecha futura, con dinero, el importe que le fue cargado por mercancías o servicios. Las ventas a crédito se registran en el diario general cargando a la cuenta de clientes y abonando a la cuenta de ventas o ingresos por servicios y su IVA por pagar respectivo. Ejemplo, la compañía X, vendió mercancía a crédito a Rogelio Martínez por un total de $118,000.00 más IVA, la forma de registrar la transacción en el libro diario es: 2010 Dic 01

Clientes Rogelio Martínez IVA por pagar Ventas “Registro de la factura 001 por venta a crédito a Rogelio Martínez”

Debe $ 136,880.00

Haber

$ 18,880.00 118,000.00

Cuando se realiza una venta a crédito, lo usual es extender al cliente una factura o comprobante de venta. Con una copia de la factura o comprobante de venta, se anota la operación en los registros contables. Registro de clientes Cuando se recibe el pedido de un cliente, la venta tiene que ser aprobada por el departamento de crédito antes de que sea surtida. Después que ha sido aprobada y se ha enviado la mercancía al cliente, se prepara una factura de venta similar a la que se muestra en la fig. 1

Fig.1 COMPAÑIA X, SA DE CV CALLE NORTE 13 N° 1142 COL. SANTA MARIA TLACHICHILCO C.P. 94350 ORIZABA, VER.

FACTURA 001 R.F.C. COA090603DX7 FECHA

01 NOMBRE: ROGELIO MARTÍNEZ

12

2010

TELÉFONO

DIRECCIÓN: COLON 171 INT 4

C.P. 94300 CONDICIONES CRÉDITO

CIUDAD: ORIZABA VERACRUZ RFC: GUCA 770809 XX1 CANTIDAD 10 TON.

CONCEPTO CEMENTO GRIS

IMPRTE CON LETRA (CIENTO TREINTA Y SEIS MIL OCHOCIENTOS OCHENTA PESOS 00/100 M.N.) IMPRESOR AUTORIZADO:

$

118,000.00

IMPORTE

$ 118,000.00 I.V.A.

$

TOTAL

18,880.00

$ 136,880.00

Siempre que el cliente devuelve mercancías, se acredita a clientes, por ejemplo suponga que el señor Rogelio Martínez el 5 de diciembre devolvió mercancías y se emitió una nota de crédito por $4,000.00 Más IVA, a continuación se muestra el asiento necesario. 2010 Dic 05 Devoluciones y bonificaciones sobre ventas IVA por pagar Clientes Rogelio Martínez “Registro de nota de crédito emitida por mercancía devuelta”

Debe $ 4,000.00 640.00

Haber

$

4,640.00

Cuando se recibe el pago dentro del periodo de descuento, se abona a clientes y se hace un cargo a bancos y a descuentos sobre ventas. Suponga que el señor Rogelio Martínez paga la cuenta dentro del periodo de descuento y éste es de 1%

2010 Dic 20

Bancos

Debe $ 129,595.20

Haber

Descuento sobre ventas IVA por pagar Clientes Rogelio Martínez “Cobro de la cuenta, menos 2% de descuento por pronto pago”

2,280.00 364.80 $ 132,240.00

Cuentas incobrables Es normal que un negocio que vende mercancías y servicios a crédito tenga algunos clientes que no paguen sus cuentas. Estas cuentas se conocen como incobrables y se clasifican bajo el nombre de gasto por cuentas incobrables, en la sección de gastos de operación gastos de venta del estado de resultados. Ajustes por cuentas incobrables Cuando se registra el asiento de ajuste para reconocer las pérdidas por cuentas incobrables del período, se estima un monto de cuentas incobrables. Este asiento de ajuste consiste en un cargo a gasto por cuentas incobrables y un abono a una cuenta complementaria de activo llamada estimación por cuentas incobrables. Suponiendo que se quiere crear una provisión o una estimación por cuentas incobrables por $50,000.00 pesos, la forma de diario convencional de dicho asiento es: 2010 Dic 31

Gastos por cuentas incobrables Estimación por cuentas incobrables

Debe $ 50,000.00

Haber $ 50,000.00

“Provisión por cuentas dudosas para el periodo” Por lo general, la cuenta estimación por cuentas incobrables tiene saldo acreedor. Métodos para calcular las cuentas incobrables Existen dos métodos básicos para estimar las pérdidas por cuentas incobrables y un tercer método de cancelación directa. 1. Método de porcentajes de las ventas El método del porcentaje de las ventas o del estado de resultados estima las pérdidas por cuentas incobrables utilizando un porcentaje de las ventas netas a crédito para llegar a una cantidad razonable. Para determinar la tasa estimada es necesario

examinar y analizar el porcentaje de pérdidas experimentadas sobre el total de las ventas netas a crédito de periodos anteriores. Después se aplica el porcentaje estimado al total de las ventas a crédito del periodo, menos el importe de las devoluciones y bonificaciones sobre ventas. No debe restarse o sumarse cualquier saldo existente en la cuenta de estimación por cuentas incobrables provenientes de periodos anteriores para determinar el importe de ajuste de cuentas malas. Para ilustrar el método del estado de resultados de ajuste de pérdidas en cuentas incobrables, suponga que la Compañía X, SA realizó ventas a crédito en el periodo por $850,000.00 y recibió devoluciones sobre ventas por $74,000.00. de acuerdo con la experiencia en periodos anteriores, se estimó que 2% de las ventas netas a crédito pueden resultar incobrables. El cálculo por la provisión de por cuentas incobrables es: Ventas Devoluciones sobre ventas Ventas netas Porcentaje estimado de incobrables Estimación por incobrables

$850,000.00 74,000.00 776,000.00 2% 15,520.00

El saldo de la cuenta de estimación por cuentas incobrables tenía un saldo de $21,430.00 pesos antes del ajuste del fin del periodo. Al saldo anterior se le sumarán los $15,520.00 estimados por las ventas a crédito realizadas en el periodo. El asiento de ajuste necesario será: 2010 Dic 31

Debe Gastos por cuentas incobrables $ 15,520.00 Estimación por cuentas incobrables “Provisión por cuentas dudosas para el periodo”

Haber $ 15,520.00

Método del porcentaje de cuentas por cobrar Mediante el método del porcentaje de cuentas por cobrar o del estado de situación financiera, se estima el importe de las pérdidas en cuentas incobrables, con base en un porcentaje del saldo existente en la cuenta clientes. Para llegar a un porcentaje razonable es necesario analizar los cobros realizados durante un periodo considerable. La tasa o porcentaje determinado se aplica al saldo de la cuenta de clientes para obtener el saldo de la cuenta estimación de cuanta incobrable y determinar el importe del ajuste por cuentas incobrables. Ejemplo 1 La cuenta de clientes de Compañía SA tiene un saldo al finalizar el año de $552,350.00 y, de acuerdo con la experiencia de años anteriores, se estimó que el

4% de las cuentas por cobrar correspondientes a las ventas a crédito serán incobrables. La cuenta estimación por cuentas incobrables tenía un saldo acreedor $8,430.00. el cálculo para el asiento de ajuste para conocer el gasto por cuentas incobrables es: Ventas Porcentaje estimado de incobrables Estimación por incobrables Saldo anterior de la estimación (acreedor) Gasto por cuentas incobrables

$552,350.00 X 4% 22,094.00 8,430.00 $ 13,664.00

Asiento de diario: 2010 Dic 31

Gastos por cuentas incobrables Estimación por cuentas incobrables “Pérdidas en cuentas malas estimadas con base en 4% de las cuentas por cobrar a clientes”

Debe $ 13,664.00

Haber $ 13,664.00

Método de cancelación directa Este método consiste en cargar a la cuenta de gastos por cuentas incobrables y se abona a clientes por el importe adeudado. Ejemplo Durante el periodo se reconocieron cuentas incobrables por un total de $10,000.00 2010 Dic 31

Gastos por cuentas incobrables Clientes “Pérdidas en cuentas a clientes canceladas por incobrables”

Debe $ 10,000.00

Haber $ 10,000.00

Cancelación de cuentas de clientes Cuando la cuenta de un cliente se convierte en incobrable debe eliminarse de los registros contables. Para registrar la cancelación se hace un cargo a la estimación de cuentas incobrables y se abona a clientes, siempre y cuando se haya realizado previamente la estimación. Ejemplo Suponga que la compañía americana recibió la noticia de que la compañía colombiana se había declarado en quiebra. En el mayor de la compañía aparece la compañía colombiana con un saldo de $12,500.00 pesos. El asiento de diario para registrar la cancelación, si anteriormente se había efectuado la estimación sería:

2010 Dic 31 incobrables

Estimación

Debe por cuentas $ 12,500.00

Haber $ 12,500.00

Clientes/Cía. Colombiana “Cancelación de la cuenta de Cía. Colombiana por incobrable”

DOCUMENTOS POR COBRAR Pagaré El pagaré es una promesa escrita que hace una persona a otra de pagar cierta cantidad de dinero, en una fecha determinada. Es una forma generalizada y económica de obtener dinero prestado por cortos periodos. Lo firma el suscriptor y se debe pagar a una persona específica o al portador. El documento debe ser firmado por el prestatario, a quién se le conoce como suscriptor del pagaré. Cálculo de intereses Al costo de tomar dinero prestado se le llama interés, que se presenta en el pagaré en forma de un porcentaje. Las leyes exigen que el prestamista señale la tasa de interés anual explícitamente en el documento. La fórmula para calcular el importe del interés que se adeuda en un pagaré es:

Formula de interés simple I=P * i * n Principal (P) es el importe del efectivo tomado como préstamo o valor nominal del préstamo. Tasa (i) es el interés, expresado en términos de porcentaje Tiempo (t) es el número de días o meses que transcurrirán hasta el vencimiento del préstamo. Ejemplo 1 Préstamo de $400,000.00 a un año con una tasa del 30% anual. $400,000.00 * .30 = $120,000.00 por un año. Ejemplo 2 Préstamo de $300,000.00 pesos por 6 meses con una tasa del 25% anual. $300,000.00 * .25 * 180/360 días = 37,500.00 de interés por 6 meses Valor al vencimiento El valor al vencimiento es el capital o suma que se tomó prestado, más el interés adeudado en la fecha de vencimiento del pagaré. A continuación se presenta el valor al

Vencimiento del pagaré de Emma Ransom por $100,000.00 a una tasa de 20% anual por un plazo de 60 días. $100,000.00 * .20 * 60/360 días =$ 3,333.33 pesos de interés $100,000.00 + 3,333.33 = $103,333.33 valor de vencimiento Registros de los pagarés Suponga que Emma Ransom es un cliente y nos pidió mercancía a crédito por el importe de $100,000 (incluye IVA), el asiento normal es el siguiente: 2010 Ene 01

Clientes /Emma Ransom Ventas IVA por pagar “Venta de mercancías a 30 días de

Debe $ 100,000.00

Haber $ 86,206.90 13,793.10

crédito” La Sra. Emma Ransom notificó que no le sería posible realizar el pago a los treinta días y ofreció entregar un pagaré a una tasa del 20% anual por 60 días y con fecha del 31 de enero de 2010 para saldar a la cuenta de Empresa X, SA. Veamos el registro que procede: 2010 Ene 31

Debe Documentos por cobrar $ 100,000.00 Clientes/Emma Ransom “Aceptación de un pagaré a 20% por 60 días con fecha 31 de enero 2010” El documento fue cubierto a la fecha de vencimiento 2010 Debe Abr 01 Bancos $ 103,333.33 Documentos por cobrar Intereses ganados “Registro del pago de documento de Emma Ransom”

Haber $ 100,000.00

Haber $ 100,000.00 3,333.33

Que hubiere pasado en caso de que Emma Ransom no liquide el pagaré a su vencimiento, veamos el asiento que procedería: 2010 Abr 01

Deudores diversos Documentos por cobrar Intereses ganados “Registro del documento no pagado ”

Debe $ 103,333.33

Haber $ 100,000.00 3,333.3 3

Suponga en días posteriores el cliente paga el documento, el asiento quedaría como sigue: 2010 Abr 15

Bancos Deudores diversos “Registro del cobro del documento no cubierto el día 01 de abril de 2010 ”

Debe $ 103,333.33

Haber $ 103,333.33