Cuentas Por Cobrar

MANUAL ELECTRONICO CUENTAS POR COBRAR

Starsoft SISTEMA GOLD EDITION 2011

STARSOFT Calle Tiahuanaco 146 - Urb. Maranga San Miguel - Lima 451-9770 / 452-2993

INDICE

INDICE................................................................................................................................................. 1 A. INTRODUCCIÓN........................................................................................................................... 4 B. INGRESO DEL ADMINISTRADOR DEL SISTEMA ........................................................................... 5 1. BASE DE DATOS................................................................................................................. 6 1.1 CLIENTES ......................................................................................................................... 6 Datos Generales ................................................................................................................................. 7 Catálogo de Clientes........................................................................................................................... 9 AVALES ............................................................................................................................................... 9 1.2 VENDEDORES ................................................................................................................ 10 ACTUALIZA DATOS GENERALES DE LOS VENDEDORES .................................................................... 10 1.3 CONCEPTOS DE COBRANZA ............................................................................................ 11 1.4 PARAMETROS DE ASIENTO ............................................................................................ 12 1.5 TABLAS DE AYUDA ......................................................................................................... 13 FORMA DE PAGO.............................................................................................................................. 14 ZONA DE VENTA ............................................................................................................................... 15 GIRO DEL CLIENTE ............................................................................................................................ 16 BANCOS ............................................................................................................................................ 17 TIPO DE CAMBIO .............................................................................................................................. 18 TERRITORIO ...................................................................................................................................... 19 SEGMENTO ....................................................................................................................................... 21 TIPO DE DOCUMENTO...................................................................................................................... 22 SITUACION DE LETRAS...................................................................................................................... 23 SITUACION DE FACTURAS ................................................................................................................ 23 CONCEPTOS GENERALES .................................................................................................................. 23 1.6 CHEQUES ...................................................................................................................... 24 2. COBRANZAS .................................................................................................................... 25 2.1 LIQUIDACION DE COBRANZA ......................................................................................... 25 2.2 CONSULTA DE DOCUMENTOS ........................................................................................ 28 3. LETRAS / FACTORING ...................................................................................................... 29 3.1 3.2 3.3 3.4

CANJE POR LETRAS ........................................................................................................ 29 MANTENIMIENTO DE CANJES......................................................................................... 30 DATOS BANCARIOS ....................................................................................................... 30 MANTENIMIENTO DE FACTORING .................................................................................. 31

4. PROCESO ........................................................................................................................ 31 4.1 MANEJO DE CARTERA DE CLIENTES ................................................................................ 31 4.2 RECALCULO DE SALDO DE CLIENTES................................................................................ 33 4.3 RECALCULAR TOTALES DE PLANILLAS ............................................................................. 34 4.4 APERTURA DE PLANILLA DE COBRANZA .......................................................................... 34 4.5 GENERACION DE ASIENTOS CONTABLES ......................................................................... 34 4.5.1. ASIENTO DE PLANILLA DE COBRANZA .................................................................................... 34 4.5.2. ASIENTO DE CANJE.................................................................................................................. 35 Calle Tiahuanaco 146 Urb. Maranga San Miguel –Lima www.starsoft.com.pe

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4.5.3. REGULARIZACION DE SALDOS ................................................................................................ 35 5. REPORTES / CONSULTAS ................................................................................................. 35 5.1 CONSULTAS DE CARTERA ............................................................................................... 35 PENDIENTES POR CLIENTE................................................................................................................ 35 ESTADO DE CUENTA PENDIENTE POR CLIENTE ................................................................................ 36 ESTADO DE CUENTA POR CLIENTES A UNA FECHA .......................................................................... 36 ESTADO DE CUENTA MODELO BANCARIO ....................................................................................... 37 5.2 REPORTES DE PENDIENTES ............................................................................................. 37 PENDIENTES POR TIPO DE DOCUMENTO ......................................................................................... 37 PENDIENTES POR VENDEDOR – TIPO DE DOCUMENTO .................................................................. 38 PENDIENTE POR CLIENTE – TIPO DE DOCUMENTO ......................................................................... 38 PENDIENTES POR VENDEDOR Y CLIENTES........................................................................................ 38 PENDIENTES POR GRUPO DE CLIENTES – TIP. DOC.......................................................................... 39 PENDIENTES POR ZONA ................................................................................................................... 39 PENDIENTES POR ZONA POR CLIENTE.............................................................................................. 40 SALDOS A UNA FECHA ...................................................................................................................... 40 SALDOS A UNA FECHA POR CLIENTE ................................................................................................ 40 AVISOS DE VENCIMIENTO ................................................................................................................ 41 5.3 RESUMENES DE C. POR COBRAR ..................................................................................... 41 POR DOCUMENTO............................................................................................................................ 41 POR CLIENTE ..................................................................................................................................... 42 POR VENDEDOR Y CLIENTE............................................................................................................... 42 5.4 LIQUIDACION ................................................................................................................ 42 LIQUIDACIONES POR COBRADOR..................................................................................................... 42 COBRANZAS POR TIPO DE DOCUMENTO ......................................................................................... 42 LIQUIDACION DE COBRANZAS ......................................................................................................... 43 5.5 LETRAS.......................................................................................................................... 43 LETRAS POR COBRAR POR VENCIMIENTO ....................................................................................... 44 LETRAS POR COBRAR POR SITUACION ............................................................................................. 44 LETRAS POR COBRAR POR SITUACION EN TODOS LOS BANCOS...................................................... 44 LETRAS POR COBRAR POR SITUACION EN UN BANCO ..................................................................... 45 LETRAS POR COBRAR POR CLIENTE .................................................................................................. 45 LETRAS POR COBRAR POR ZONA...................................................................................................... 46 LETRAS POR COBRAR POR VENDEDOR ............................................................................................ 46 HISTORIAL DE LETRAS CANCELADAS ................................................................................................ 46 LETRAS PENDIENTES DE ACEPTACION ............................................................................................. 47 LETRAS ACEPTADAS POR FECHA DE ACEPTACION ........................................................................... 47 REGISTRO DE LETRAS ....................................................................................................................... 47 CANJES .............................................................................................................................................. 47 5.6 CHEQUES ...................................................................................................................... 48 CHEQUES DIFERIDOS ........................................................................................................................ 48 CHEQUES REBOTADOS ..................................................................................................................... 48 6. ANALISIS ......................................................................................................................... 48 6.1 6.2 6.3 6.4 6.5

PROYECCION POR VENDEDOR – CLIENTE ........................................................................ 48 PROYECCION POR VENDEDOR ........................................................................................ 49 MOROSIDAD DE COBRANZA POR VENDEDOR ................................................................. 49 MOROSIDAD DE COBRANZA POR CLIENTE ...................................................................... 49 DOCUMENTOS POR FECHA DE VENCIMIENTO ................................................................. 50

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7. CONFIGURACION ............................................................................................................ 50 7.1 CREAR DATOS DEL SISTEMA ........................................................................................... 50 CREAR EMPRESA .............................................................................................................................. 50 CREAR USUARIOS ............................................................................................................................. 52 CREAR ADMINISTRADOR .................................................................................................................. 53 7.2 NUMERACION DOCUMENTOS ........................................................................................ 54 7.3 FORMATOS DE IMPRESIÓN ............................................................................................ 55 7.4 CAMBIAR EMPRESA ....................................................................................................... 55 7.5 CAMBIAR FECHA DE PROCESO........................................................................................ 55 7.6 FONDO DE PANTALLA .................................................................................................... 55 8. HERRAMIENTAS .............................................................................................................. 56 8.1 ACTUALIZAR CUENTAS CONTABLES ................................................................................ 56

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A. INTRODUCCIÓN A.1. FINALIDAD

La presente Guía de Operación del Software StarSoft - Cuentas por Cobrar versión SQL, tiene por finalidad explicar, de una manera fácil y didáctica el manejo del Software, de manera que los usuarios puedan operar y administrar fácilmente todas las bondades que tiene este moderno sistema de información.

A.2.

BOTONES UTILIZADOS EN EL SISTEMA

Los botones de ejecución usados en el sistema son los siguientes: Botón para ingresar los datos de un nuevo cliente, vendedor, etc.

Botón para modificar los datos de un cliente, vendedor, etc. Botón para eliminar un cliente, vendedor, etc.

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Botón para llenar una ficha técnica del cliente.

Botón para salir de la pantalla.

Botón para grabar los datos ingresados. Botón para emitir la relación de catálogos de clientes, letras, etc.

disco o en un reporte.

Botón para imprimir, visualizar o grabar en un

Botón para rebotar los cheques y dejarlos sin fondo.

Botón para grabar almacenes, tipo de transacción, etc.

Es muy importante reconocer e identificar la finalidad de cada una de las teclas de función, las cuales siempre se identifican en la última línea de la pantalla.

Nota. La tecla (F1) sirve para consultar la Tabla de ayuda sobre la información a ingresar. A.3.

INGRESO AL SISTEMA

B. INGRESO DEL ADMINISTRADOR DEL SISTEMA

Al abrirse el software StarSoft – CUENTAS POR COBRAR, la primera ventana que se abre en el sistema es la de SEGURIDAD A NIVEL DE ADMINISTRADORES, donde el “Administrador del Programa”, digitará su código de administrador, e ingresará su contraseña, para luego dar un “click” en el botón aceptar.

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OBSERVACION.- En Código de Usuario se coloca el nombre del usuario a ingresar, seguidamente su contraseña, el cual aparecerá en asteriscos para seguridad del usuario, seguidamente deberá registrar el Tipo de cambio de venta. Por último se da un click en: operación.

Botón para la conformidad de la

1. BASE DE DATOS Esta opción del menú principal sirve para actualizar la Base de Datos requeridos para efectuar el proceso de Cuentas por Cobrar. Se cuenta con los siguientes sub. menus: 1.1

CLIENTES

En este sub. menú se registran todos los datos de los clientes. Cada cliente es identificado mediante un código que es asignado por única vez al momento de crear el cliente, este código no puede ser modificado ni reasignado por otro ítem.

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La primera pantalla que se presenta al seleccionar la opción de Actualiza Datos Generales, es una BROWSE con la relación de clientes, mostrando en la parte superior un buscador que nos ayudará a seleccionar sólo al cliente que deseamos visualizar, digitando los primeros caracteres del código o nombre del cliente deseado. El sistema nos mostrará sólo aquellos registros que se igualan a los caracteres digitados. El buscador usualmente está ordenado por por código, pero puede ser modificado; ordenado por descripción o RUC de acuerdo a lo que desea buscar el usuario. Datos Generales Es importante indicar que antes de registrar los datos de los clientes se tiene que haber completado el registro de las tablas de ayuda, ya que el registro de clientes requiere datos de estas tablas; como distrito, giro del cliente, banco, etc. La explicación de la finalidad de cada tecla de función, ubicadas al final de la pantalla, se encuentra en la introducción del presente manual. Para simplificar el registro de datos siempre se cuenta con ayudas en línea – HELP. Presionando la tecla F1 observaremos la lista de variables para rellenar los campos de datos, éstos se toman de las tablas de ayuda correspondientes, por este motivo antes de registrar los datos es importante verificar que las tablas de ayuda estén completas con los datos requeridos. Durante la Actualización de Datos Generales es posible crear clientes nuevos, modificar los datos de los clientes ya existentes ( excepto el código ), eliminar a los clientes, en cuyo criterio de la empresa ya no tendrán más movimiento. Para cualquiera de estas opciones se cuenta con los siguientes campos:

Código ser

: Registra el código interno, asignado por la empresa. Pudiendo el número de RUC. Se puede igresar hasta 11 caracteres alfanuméricos.

RUC

: Registra el número de RUC del cliente, el sistema confirmará la veracidad de éste número. Se ingresan 11 caracteres numéricos.

Doc. Identidad

: Registra el Documento de Identidad del cliente.

Razón Social

: Registra el nombre del cliente, permite hasta 50 caracteres alfanuméricos.

Dirección Factura : Registra la dirección donde será enviada la factura.

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Dirección Entrega : Registra la dirección donde será entregada la mercadería. País

: Registra al país donde será enviada la mercadería.

Departamento mercadería.

: Registra el departamento donde será enviada la

Provincia

: Registra la provincia donde será enviada la mercadería.

Distrito

: Registra el distrito donde será enviada la mercadería.

Teléfono

: Teléfono del cliente.

Fax del Cliente

: Facsímil del cliente.

E-mail Cliente

: Registra el correo electrónico.

Web Cliente

: Registra la página web del cliente.

Banco cliente.

: Registra el banco por tipo de moneda con que trabaja el

Cta. Cte. indicado.

: Registra el No de Cta. Cte. Correspondiente al banco

Zona

: Registra la zona de ubicación del cliente.

Nota.- Así mismo podemos reg istrar una ficha técnica de los clientes que requieran una descripción más detallada de sus pedidos, su forma de pago, referencias comerciales, etc. Para ello necesitamos ingresar a la opción Ficha.

Descuento del Cliente : Registra el descuento que la empresa otorga al cliente. Se encuentra expresado en porcentaje. Forma de Pago

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: Registra la forma de pago del cliente. 8

Tipo de Precio Dependiendo i

: Registra el tipo de precio otorgado al cliente. es comprador mayorista o minorista.

Moneda Crédito ser:

: Registra el tipo de moneda del crédito otorgado. Puede DOLARES, SOLES

Límite Crédito

: Registra en números la línea de crédito.

Giro Cliente

: Registra el rubro que tiene el cliente.

Principal

: Registra si el cliente es principal:

Reprensentante

: Registra al reprensentante legal de la empresa cliente.

SI

NO.

Catálogo de Clientes En éste sub. menú se encuentra la relación de todos los clientes de la empresa. Se pueden reportar por Código, Razón Social, RUC, Grupo; ingresando el código inicial del cliente hasta el código final del cliente que se desea en el reporte; o se puede listar la relación de todos los clientes, sin necesidad de colocar los códigos.

AVALES Son los datos de una persona que va a garantizar al cliente el pago de sus letras.

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1.2

VENDEDORES

En este sub. menú se registra todos los datos de los vendedores. Cada vendedor es identificado mediante un código que es asignado por única vez al momento de crearlo, este código no puede ser modificado, ni reasignado para otro ítem.

ACTUALIZA DATOS GENERALES DE LOS VENDEDORES Mediante Actualización de Datos Generales es posible crear vendedores nuevos, modificar los datos de los vendedores ya existentes (excepto el código), eliminarlos (si a criterio de la empresa ya no tendrán más movimiento). Para cualquiera de estas opciones se cuenta con los siguientes campos:

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Código

: Registra el código del vendedor.

RUC

: Registra el número de RUC del vendedor, el sistema confirmará la veracidad de este númer.

Nombre

: Registra el nombre del vendedor.

Dirección

: Registra la dirección del vendedor.

Teléfono

: Registra el número telefónico particular del vendedor.

E-mail

: Registra el correo electrónico del vendedor.

Territorio los

: Registra el territorio designado al vendedor para la atención de clientes de la empresa.

Segmento

: Registra el segmento del territorio designado al vendedor.

Ub. Seg vendedor.

: Registra la ubicación del segmento, donde trabajará el

Zona

: Registra la zona de venta.

Ruta

: Registra la ruta de venta.

1.3

CONCEPTOS DE COBRANZA

En este menú se encuentran los conceptos de cobranza aplicables a la cuenta del cliente, mediante los cuales se pagará parcialmente o totalmente una deuda. Los conceptos de cobranza son los siguientes:

En esta pantalla se puede ingresar, modificar o eliminar un concepto de cobranza. Para cualquiera de estas opciones se tienen los siguientes datos:

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Tipo de Doc.

Registra el tipo de documento que cancelará una deuda.

Codigo Concepto

Registra el código del concepto de cobranza.

Moneda

Registra la moneda que se aplicará al concepto de cobranza.

Descripción

Registra el nombre del concepto de cobranza.

Cuenta Contable de

Registra la cuenta contable a la que será cargado el concepto

Otros Aspectos cobranza. - Efectivo - Depósito - Cheque - Aplicación Doc.

Cobranza. Nota: cuenta contable para el asiento de la cancelación del documento. Contempla otros aspectos que tienen que ver con la Va ha ser cancelado con la factura de un proveedor. Va ha cancelar con undepósito bancario. Va ha cancelar con un cheque. Cuando el concepto de cobranza implique un saldo a favor del cliente se marcará ésta opción.

- Aplic. Fact. Prov. Va ha ser cancelado con la factura de un proveedor. - Cobro Cheq. Dif. Cancela con un cheque diferido que tiene una fecha de cobro posterior.

1.4

PARAMETROS DE ASIENTO

Consiste en asignarle una cuenta contable en soles o en dólares de acuerdo a cada plan de cuenta nacional.

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1.5

TABLAS DE AYUDA

Mediante estas tablas elaboramos la Base de Datos, para obtener la ayuda requerida por el usuario en la creación de la Base de Datos de clientes, vendedores, etc; así como también en el proceso mismo de Cuentas por Cobrar. Estas tablas están disponibles presionando la tecla (F1).

Podemos crear, eliminar o modificar elementos contenidos en estas tablas. Contiene los siguientes elementos: DISTRITO Es la base de datos donde se registran todos los datos de los distritos que se especificarán en los datos de los clientes. Cada distrito es identificado mediante un código, que es asignado por única vez al momento de registrar el distrito, éste código no puede ser modificado, ni reasignado para otro distrito.

Actualización de Datos Generales de Distritos Durante actualización de Datos Generales es posible ingresar nuevos distritos, modificar los datos de los distritos ya existentes (excepto el código), o consultar cualquier dato requerido de los distritos. Para cualquiera de estas opciones se cuenta con la siguiente información:

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Distritos : Registra el código de los distritos. Contiene 8 caracteres alfanuméricos. Descripción : Registra el nombre de los distritos a ingresar. Contiene hasta 40 Caracteres alfanuméricos. FORMA DE PAGO Es la base de datos donde se registran todos los datos de las formas de pago que se especificarán en los documentos de ventas. Cada forma de pago es identificada mediante un código, que es asignado por única vez al momento de registrar la forma de pago, este código no puede ser modificado, ni reasignado para otro ítem.

Actualización de Datos Generales de Forma de Pago Durante la actualización de datos generales es posible ingresar nuevas formas de pago, modificar los datos de las formas de pago ya existentes (excepto el código), o consultar cualquier dato requerido. Para calquiera de estas opciones se cuenta con la siguiente información:

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Código F. Pago caracteres

: Registra el código de la forma de pago. Contiene dos alfanuméricos.

Descripción hasta

: Registra el nombre de la forma de pago a ingresar. Contiene 31 caracteres alfanuméricos.

Nro. Días documentos.

: Registra el No. De días con que serán cancelados los

ZONA DE VENTA Es la base de datos donde se registran todos los datos referentes a las zonas de venta que manejarán los vendedores. Cada zona de venta es identificada mediante un código, que es asignado por única vez al momento de registrar la zona de venta, este código no puede ser modificado, ni reasignado para otra zona de venta.

Actualización de Datos Generales de Zona de Venta Durante la actualización de datos generales es posible ingresar nuevas zonas de venta, modificar los datos de las zonas de ventas ya existentes (excepto el código), o consultar cualquier dato requerido de las zonas de venta. Para cualquiera de estas opciones se cuenta con la siguiente información:

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Zona de venta : Registra al código de la zona de venta. Contiene 9 caracteres alfanuméricos. Descripción hasta 40

: Registra el nombre de la zona de venta a ingresar. Contiene caracteres alfanuméricos.

GIRO DEL CLIENTE Es la base de datos donde se registran todos los datos referentes al giro del cliente que se ingresará al registrar los datos del cliente. Cada giro del cliente es identificado mediante un código, que es asignado por única vez al momento de registrarlo, este código no puede ser modificado, ni reasignado para otro ítem.

Actualización de Datos Generales de Giro de Cliente Durante la actualización de datos generales es posible ingresar nuevos giros del cliente, modificar los datos de los giros del cliente ya existentes (excepto el código), o consultar cualquier dato requerido de ellos. Para cualquiera de estas opciones se cuenta con la siguiente información:

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Giro Cliente caracteres

: Registra el código del giro del cliente. Contiene 8

alfanuméricos. Descripción : Registra el nombre del giro del cliente a ingresar. Contiene hasta 40 caracteres alfanuméricos. BANCOS Es la base de datos donde se registran todos los datos referentes a los bancos de la empresa donde se realizarán los depósitos. Cada banco es identificado mediante un código, que es asignado por única vez al momento de registrar al banco, este código no puede ser modificado, ni reasignado para otro banco.

Actualización Datos Generales de Bancos

Durante la actualización de datos generales es posible ingresar nuevos bancos, modificar los datos de los bancos ya existentes (excepto el código), anular o consultar cualquier dato requerido de ellos. Para cualquiera de estas opciones se cuenta con la siguiente información: Calle Tiahuanaco 146 Urb. Maranga San Miguel –Lima www.starsoft.com.pe

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Código de Banco Descripción caracteres.

: Registra el código del banco. Contiene 2 caracteres alfanuméricos. : Registra el nombre del banco. Contiene hasta 30

TIPO DE CAMBIO Es la base de datos donde se registran todos los datos referentes a los tipos de cambio que se ingresará para el proceso. Para buscar los tipos de cambio anteriores se cuenta con un buscador ordenado por meses. Es importante tener en cuenta que el tipo de cambio será ingresado sólo en el caso que el departamento de Contabilidad no lo haya registrado en su sistema previamente.

Actualización de Datos Generales de Tipo de Cambio Durante la actualización de datos generales es posible ingresar los nuevos tipos de cambio del día, modificar los datos de los tipos de cambio. Para cualquiera de estas opciones se cuenta con la siguiente información:

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Fecha dicho

: Registra la fecha del día en que todos los procesos trabajarán

tipo de cambio. Tipo de Compra : Registra el tipo de cambio de compra. Tipo de Venta : Registra el tipo de cambio de venta. TERRITORIO Es la base de datos donde se registran todos los datos referentes a los territorios que trabajará la empresa. Cada territorio es identificado mediante un código, que es asignado por única vez al momento de registrar a dicho territorio, este código no puede ser modificado ni reasignado para otro territorio.

Actualización de Datos Generales de Territorio Durante la actualización de datos generales es posible ingresar los nuevos territorios, modificar los lados de los territorios existentes (excepto el código), o consultar cualquier dato requerido. Para cualquiera de estas opciones se cuenta con la siguiente información:

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Territorios : Registra el código del territorio. Descripción : Registra el nombre del territorio. RUTA Es la base de datos donde se registran todos los datos referentes a las rutas que trabajará la empresa. Cada ruta es identificada mediante un código, que es asignado por única vez al momento de registrar a dicha ruta, este código no puede ser modificado, ni reasignado para otra ruta.

Actialización de Datos Generales de Rutas Durante la actulización de datos generales es posible ingresar las nuevas rutas, modificar los datos de las rutas existentes (excepto el código), o consultar cualquier dato requerido de las rutas. Para cualquiera de estas opciones se cuenta con la siguiente información:

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Ruta : Registra el código de la ruta. Contiene 8 caracteres alfanuméricos. Descripción : Registra el nombre de la ruta. Contiene 40 caracteres. SEGMENTO Es la base de datos donde se registran todos los datos referentes a la segmentación que trabajará la empresa. Cada segmento es identificado mediante un código, que es asignado por única vez al momento de registrar a dicho segmento, este código no puede ser modificado ni reasignado para otro segmento.

Actualización de Datos Generales de Segmentos Durante la actualización de datos generales es posible ingresar los nuevos segmentos, modificar los datos de los segmentos existentes (excepto el código), o consultar cualquier dato requerido de los segmentos. Para cualquiera de estas opciones se cuenta con la siguiente información:

Segmentos : Registra el código del segmento. Contiene 8 caracteres. Descripción : Registra el nombre del segmento. Contiene 40 caracteres. Calle Tiahuanaco 146 Urb. Maranga San Miguel –Lima www.starsoft.com.pe

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TIPO DE DOCUMENTO Es la base de datos donde se registran todos los datos referentes a los tipos de documentos que trabajará la empresa. Cada tipo de documento es identificada mediante un código, que es asignado por única vez al momento de registrar a dicho tipo de documento, este código no puede ser modificado, ni reasignado para otro tipo de documento.

Actualización de Datos Generales de Tipo de Documento Durante la actualización de datos generales es posible ingresar los nuevos tipos de documentos, modificar los datos de los tipos de documentos existentes (excepto el código), anular o consultar cualquier dato requerido de los tipos de documentos. Para cualquiera de estas opciones se cuenta con la siguiente información:

Código 8 caracteres.

: Registra el código del tipo de documento. Contiene

Descripción : Registra el nombre del tipo de documento. Contiene 40 caracteres. Calle Tiahuanaco 146 Urb. Maranga San Miguel –Lima www.starsoft.com.pe

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Cod.

Contable : Registra el cod. contable del tipo de documento.

Cod. Sunat

: Registra el cod. Sunat del tipo de documento.

SITUACION DE LETRAS

En este menú encontramos todos los conceptos en los que se pueda ubicar a una letra, y el tipo de moneda en que se encuentra ésta.

SITUACION DE FACTURAS

En este menú encontramos todas las situaciones en las que pueden estar las facturas

CONCEPTOS GENERALES Es la base de datos donde se registran todos los datos referentes a conceptos generales que trabajará la empresa. Cada concepto es identificado mediante un

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código, que es asignado por única vez al momento de registrar a dicho concepto, este código no puede ser modificado ni reasignado para otro concepto.

Editando la tabla anterior nos muestra la siguiente la tabla que aparecerá a continuación.

Código : Registra el código de conceptos generales. Contiene 8 caracteres. Descripción : Registra el nombre de conceptos generales. Contiene 40 caracteres. Tip. de Concep. : Registra el tipo de concepto de conceptos generales. Contenido

1.6

: Registra el estado de conceptos generales.

CHEQUES

Es un registro de cheques cobrados, diferidos, sirve para dar mantenimiento, es decir, cambiar de estado a los cheques, los estados pueden ser cobrados, rebotados, diferidos.

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2. COBRANZAS 2.1

LIQUIDACION DE COBRANZA

En esta opción se registra las cancelaciones totales o parciales de los documentos pendientes (FT, BV, LT, NC, ND), éstas cancelaciones estarán incluidas en planillas que corresponden a una fecha. El cuadro siguiente muestra una relación de las planillas de cobranzas que contienen las cancelaciones de los documentos:

Para registrar las cancelaciones se tiene que crear la planilla, hacer click en el botón CREACIÓN e indicar la fecha. Si la planilla ya existe, seleccionarla y hacer click en el botón MODIFICAR. Calle Tiahuanaco 146 Urb. Maranga San Miguel –Lima www.starsoft.com.pe

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Dar click en el botón Creación, aparece una pantalla con 2 opciones, cancelación de un documento, en el caso de cancelar un solo documento, o cancelación múltiple para cancelar varios documentos.

Presionar la tecla F1 para seleccionar el cliente, luego aparece una lista con todos los documentos pendientes de ese cliente, seleccionar el documento y presionar dos veces la tecla ENTER. Luego se registran los siguientes datos:

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Cliente amortización o

Registra el código del cliente que realizará la cancelación.

Inmediatamente

después

aparecerá

automáticamente el nombre del

cliente que realizará la amortización o

cancelación.

Tipo Docum. Registra el tipo de documento que se va a cancelar o amortizar. Num. Docum. amortizar. En la vencimiento y el saldo

Registra el número del documento a cancelar o parte inferior aparecerá la fecha de pendiente del documento.

Concepto

Registra el concepto de la cobranza.

Cobrador

Registra al cobrador que realizó la cobranza.

Moneda pago. Tipo de Cambio Importe Cob. cancelación. Doc. Referencia ésta letra.

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Registra el tipo de moneda con que efectúan el Registra el tipo de cambio de la cobranza. Registra el importe de amortización o Registra el tipo y No. De documento que generó

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Bco. Girador

Registra el banco girador del cheque.

Fecha Girado

Registra la fecha en que fue girado el cheque.

Cta. Bca. Cheque Registra la Cta. Cte. Del cheque emitido. Banco deposito de un

Registra el banco donde nuestro cliente hizo el pago

Cuenta Bancaria Registra la cuenta bancaria donde nuestro cliente hizo el deposito de un pago Comentario o cancelación de

Registra un comentario respecto a la amortización documentos.

Fecha de Pago Registra la fecha de amortización o cancelación de documentos. Por defecto aparece la fecha del sistema. 2.2

CONSULTA DE DOCUMENTOS

Este sub. Menú nos permite realizar una consulta las cobranzas de todos los documentos en movimiento del sistema. Debemos escoger el tipo de documento a consultar, el número del documento, el cliente y el rango de fechas. Luego dar click en el botón EJECUTAR.

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3. LETRAS / FACTORING En este menú se realiza el proceso de canje por letras y la actualización de la situación de las letras, de todo documento pendiente del cliente a la empresa.

3.1

CANJE POR LETRAS

Este sub- menú permite realizar el proceso de canje por letras, para ello se debe ingresar el código del cliente, para cada documento que se desea canjear ingresar en el campo Canje el monto a canjear, luego dar click en el botón LETRAS. El cuadro mostrado para el proceso de canje por letras es el siguiente:

Luego indicar el nro de letras a canjear, la fecha de canje, la moneda del canje, el tipo de cambio, para cada letra indicar el nro, fecha de vencimiento, si se desea modificar el monto de la letra, en la columna Autocalc cambiar el valor a N.

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3.2

MANTENIMIENTO DE CANJES

Una vez emitida la letra, ésta tiene que ser aceptada por el cliente. El proceso de registro de dicha aceptación será puesta en este sub. menú. El cuadro a llenar será el siguiente: Dar Dar Dar Dar

click click click click

3.3

en en en en

el el el el

botón botón botón botón

Cambiar Estado, para cambiar el estado de letras. Imprimir Letra, para emitir el reporte de cada letra. Aceptar, para aceptar el canje de las letras. Eliminar, para eliminar el canje de las letras.

DATOS BANCARIOS

Datos bancarios nos muestra una lista de letras que desde mantenimiento de letras cambiamos el estado de letra a letra enviada al banco, seleccionamos un número que seguidamente aparecerá en datos bancarios.

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30

3.4

MANTENIMIENTO DE FACTORING

Por esta opción se administrarán los estados de las facturas para los factoring que hayan podido ser generados con ellas

4.

PROCESO

En este menú se manejan los documentos de los clientes ingresadas a cartera. En esta pantalla se muestra los saldos de los clientes que han sido canjeadas por letras.

4.1

MANEJO DE CARTERA DE CLIENTES

En este sub. menú se puede crear, eliminar, modificar los documentos pendientes que se ingresan a cartera, basta con presionar el botón correspondiente. En la primera pantalla se encontrará un buscador mediante el cual se puede ordenar por código, descripción o RUC.

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Para cualquiera de las acciones mencionadas anteriormente, es suficiente posicionarse sobre el cliente a quien se le emitirá la letra, se podrá observar un cuadro con los datos necesarios de los documentos pendientes. El cuadro será el siguiente:

Los datos que se tienen que llenar para el ingreso de documentos a cartera será los siguientes:

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Cliente Nombre

: Aparecerá por defecto el código de la empresa ubicada con anterioridad. : Aparecerá el nombre de la empresa por defecto.

Tipo Documento letra.

: Registra el tipo de documento que será canjeado con la

No Documento

: Registra el número de documento a canjear.

Fecha Documento : Registra la fecha que fue emitido el documento. Fecha Vencimiento : Registra la fecha de vencimiento del documento. Vendedor venta. Moneda

: Registra el vendedor que atiende al cliente o que realizó la : Registra el tipo de moneda del documento.

Importe Documen. : Registra el importe del documento a canjear. Saldo Documento : Registra el saldo pendiente del documento. Tipo de Cambio

: Registra el tipo de cambio del día.

Datos Contables : Registra los datos contables del canje, que se registrarán en el sistema de contabilidad, para su respectiva contabilización.

4.2

RECALCULO DE SALDO DE CLIENTES

Actualiza los saldos pendientes de pago, es decir, si ocurre un error en el sistema esta las corrige.

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4.3

RECALCULAR TOTALES DE PLANILLAS

Modifica cualquier transacción de la planilla de cobranza.

4.4

APERTURA DE PLANILLA DE COBRANZA

Por esta opción se puede aperturar una planilla para que pueda ser modificada.

4.5

GENERACION DE ASIENTOS CONTABLES

En este menú se generan los asientos contables generados por las liquidaciones de cobranzas. 4.5.1. ASIENTO DE PLANILLA DE COBRANZA Se genera el asiento contable de la planilla de cobranza; para ello se deben llenar los casilleros que se encuentran en el siguiente recuadro: Planilla de Inicio procesarla

: Se debe ingresar la planilla desde la cual se requieren generación del asiento de la planilla de cobranza. Se puede

utilizar la tecla [F1] para obtener ayuda. Planilla Final proceso de

: Se debe ingresar la planilla hasta la cual se requiere el la generación del asiento de la planilla de cobranza.

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Sub. Diario Cont. puede

: Se ingresa el código del sub. diario de contabilidad. Se obtener ayuda mediante la tecla [F1].

4.5.2. ASIENTO DE CANJE Permite realizar el asiento de canjes de una letra por otra vencida.

4.5.3. REGULARIZACION DE SALDOS Estai opción permite regularizar las facturas que tienen como saldos centimos en el monto de cobranza.

5.

REPORTES / CONSULTAS

En este menú se puede se puede hacer las consultas de las letras que la empresa tiene en cartera, pendientes por cliente, por vencimiento, por cuenta bancaria y el total de la relación de canjes.

5.1

CONSULTAS DE CARTERA

En esta pantalla podemos consultar la relación de las letras que han sido ingresadas a cartera de la empresa, la consulta puede ser realizada por: Pendientes por cliente y estado de cuenta por cliente.

PENDIENTES POR CLIENTE La consulta será realizada por cliente, ingresando el código del cliente del cual se desea la consulta. El cuadro mostrado será el siguiente:

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ESTADO DE CUENTA PENDIENTE POR CLIENTE Se obtiene una relación del estado total de cuentas pendientes por cliente a la empresa. El cuadro contiene los siguientes datos:

Una vez seleccionado los códigos de los clientes sobre los que se desea hacer la consulta, se obtendrá un reporte detallado de las cuentas pendientes del cliente. ESTADO DE CUENTA POR CLIENTES A UNA FECHA Se obtiene una relación del estado total de cuentas pendientes por cliente a la empresa hasta la fecha indicada.

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ESTADO DE CUENTA MODELO BANCARIO Permite ver todas las cuentas de letras depositadas si están pagadas o no.

5.2

REPORTES DE PENDIENTES

En este sub. menú se encuentran los listados de todos los documentos pendientes de cancelación de los clientes a la empresa. PENDIENTES POR TIPO DE DOCUMENTO Se podrá obtener la información detallada de los documentos pendientes de cancelación, por tipo de documento, para ello hay que ingresar el tipo de documento o marcar el recuadro de todos los documentos; e inmediatamente después el rango de fechas sobre las cuales se desea el reporte.

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PENDIENTES POR VENDEDOR – TIPO DE DOCUMENTO En este sub. menú se obtendrá un reporte ordenado por vendedor y tipo de documento para ello se ingresará el código del documento inicial y el código del documento final, o se procederá a marcar el recuadro de todos los documentos; marcar el rango de fechas y los códigos de los vendedores requeridos.

PENDIENTE POR CLIENTE – TIPO DE DOCUMENTO

En este sub. menú se obtendrá un reporte ordenado por cliente y tipo de documento, para ello se ingresará el código del documento inicial y el código del documento final o se procederá a marcar el recuadro de todos los documentos y los códigos de los clientes requeridos. PENDIENTES POR VENDEDOR Y CLIENTES En este sub. menú se obtendrá un reporte ordenado por vendedor y cliente, para ello se ingresará el código del vendedor inicial y el código del vendedor final sobre los cuales se desea la información.

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PENDIENTES POR GRUPO DE CLIENTES – TIP. DOC. En este sub. menú se obtendrá un reporte ordenado por documentos y grupo de clientes, para ello se ingresará el código del documento inicial y el código del documento final luego se selecciona el código del grupo de cliente inicial y el código del grupo de cliente final sobre los cuales se desea la información.

El reporte mostrado será el siguiente:

PENDIENTES POR ZONA En este sub. menú se obtendrá un reporte ordenado por zona, para ello se ingresará el código de la zona inicial y el código de la zona final sobre los cuales se desea la información.

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PENDIENTES POR ZONA POR CLIENTE En este sub. menú se obtendrá un reporte ordenado por zona y cliente, para ello se ingresará el código de la zona inicial y el código de la zona final luego se ingresará el código del cliente inicial y el código del cliente final sobre los cuales se desea la información.

SALDOS A UNA FECHA En este sub. menú se obtendrá un reporte ordenado por documento, para ello se ingresará el código del documento buscado o todos los documentos luego se ingresará un intervalo de la fecha sobre los cuales se desea la información.

SALDOS A UNA FECHA POR CLIENTE En este sub. menú se obtendrá un reporte ordenado por documento y cliente, para ello se ingresará el código del documento deseado luego se ingresará el código del cliente inicial y el código del cliente final y finalmente se ingrasrá un intervalo de la fecha sobre los cuales se desea la información.

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AVISOS DE VENCIMIENTO En este sub. menú se obtendrá un reporte ordenado por documento con fecha de vencimiento, para ello se ingresará el código del documento inicial y el código del documento final y finalmente un intervalo de fecha de vencimiento sobre los cuales se desea la información.

5.3

RESUMENES DE C. POR COBRAR

En esta base de datos nos mostrará un resumen por documento y por cliente. POR DOCUMENTO En este sub. menú se obtendrá un reporte ordenado por documento de los clientes, para ello se ingresará el tipo de cambio, un intervalo de fecha de vencimiento sobre los cuales se desea la información.

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POR CLIENTE

POR VENDEDOR Y CLIENTE

5.4

LIQUIDACION

Se encontrará los reportes correspondientes a los pagos realizados por los clientes a la empresa. LIQUIDACIONES POR COBRADOR

COBRANZAS POR TIPO DE DOCUMENTO Se encuentra el reporte de las liquidaciones de cobranza ordenados por tipos de documentos.

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DOCUMENTOS CANCELADOS TOTALMENTE Se encuentra el reporte de todos los documentos cancelados, cuyo orden puede ser por cliente o por cobrador.

LIQUIDACION DE COBRANZAS

5.5

LETRAS

En esta pantalla se puede consultar la relación del total de letras por cobrar que han sido emitadas por la empresa independientemente del lugar donde se ubiquen o de la

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fecha de vencimiento. La consulta puede ser realizada po: Letras por vencimiento, Letras pendientes por cuenta bancaria y la relación de canjes. LETRAS POR COBRAR POR VENCIMIENTO La consulta a realizar estará ordenada por fecha de vencimiento de las letras , desde la más antigua, para ello se debe ingresar las fechas desde las cuales se quiere emitir el reporte.

LETRAS POR COBRAR POR SITUACION

LETRAS POR COBRAR POR SITUACION EN TODOS LOS BANCOS

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LETRAS POR COBRAR POR SITUACION EN UN BANCO

LETRAS POR COBRAR POR CLIENTE

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45

LETRAS POR COBRAR POR ZONA

LETRAS POR COBRAR POR VENDEDOR

HISTORIAL DE LETRAS CANCELADAS

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46

LETRAS PENDIENTES DE ACEPTACION

LETRAS ACEPTADAS POR FECHA DE ACEPTACION

REGISTRO DE LETRAS

CANJES

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5.6

CHEQUES

CHEQUES DIFERIDOS

CHEQUES REBOTADOS

6.

ANALISIS

En este menú se realizan las proyecciones de cobranzas de la empresa por periodo. Se tienen los siguientes sub. menús:

6.1

PROYECCION POR VENDEDOR – CLIENTE

Se encontrará la proyección de cobranza prevista por la empresa que tendrá que realizar el vendedor por cada cliente, esta proyección incluye las deudas pendientes por el cliente por periodo de vencimiento. El reporte a obtener será el siguiente:

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6.2

PROYECCION POR VENDEDOR

Se encontrará la proyección de cobranza prevista por la empresa que tendrá que realizar el vendedor, pero a diferencia del reporte anterior, éste contiene el total de las cuentas proyectadas por ese periodo. El reporte será el siguiente:

6.3

MOROSIDAD DE COBRANZA POR VENDEDOR

6.4

MOROSIDAD DE COBRANZA POR CLIENTE

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6.5

DOCUMENTOS POR FECHA DE VENCIMIENTO

7. CONFIGURACION Encontramos los siguientes opciones: Crear datos del sistema Numeración de documentos Formatos de impresión Cambiar de empresa Cambiar de fecha de proceso Fondo de pantalla

7.1

CREAR DATOS DEL SISTEMA

CREAR EMPRESA Es una base de datos donde se registran todos los datos de las empresas que tendrán acceso al uso de este sistema. Cada empresa es identificada mediante un código que asignado por única vez por el administrador, al momento de crear a la empresa, este código no puede ser modificado, ni reasignado para otra empresa.

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Durante la actualización de datos generales es posible ingresar empresas nuevas, modificar los datos de las empresas ya existentes (excepto el código o RUC), eliminar empresas o consultar cualquier dato requerido. Para cualquiera de estas opciones se cuenta con la siguiente información:

Código código

: Registra el código asignado a la empresa por ingresar. Este contiene 3 caracteres alfanuméricos.

RUC por

: Registra el numero de RUC de la empresa, el cual será verificado el sistema.

Razón Social

: Registra el nombre de la empresa.

Dirección

: Registra la dirección de la empresa.

Teléfono Fax

: Registra el número telefónico de la empresa. : Registra el número de fax de la empresa.

Representante : Registra al representante legal de la empresa. Pantalla Reporte

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: Registra la pantalla que será utilazada por la empresa. : Registra los reportes que podrá obtener la empresa ingresada.

51

Al ingresar a la opción Datos se marcará todas aquellas opciones que serán manejadas por dicha empresa. La pantalla será la siguiente:

CREAR USUARIOS Es la base de datos donde se registran a los usuarios que tendrán acceso al uso del sistema. Cada usuario es identificado mediante un código asignado por única vez al momento de crear al usuario, este código no puede ser modificado, ni reasignado para otro usuario. Durante la actualización de datos generales es posible ingresar a un nuevo usuario, editar (modificar) o eliminar a un usuario ya existente.

Presinando el botón ingreso se contará con las siguientes opciones:

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Código Usuario Nombre sistema.

: Registra el código de usuario. Cuenta con 8 caracteres. : Registra el nombre del usuario que tendrá acceso al

Password Usuario : Registra el password con el que se identificará el usuario. Confirmar usuario.

: Se confirma el password con el que se identificará el

CREAR ADMINISTRADOR

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7.2

NUMERACION DOCUMENTOS

Es la base de datos donde se registran todos los datos de los documentos que serán emitidos por el sistema. Cada documento es identificado mediante un código que asignado por única vez por el administrador, al momento de crear la empresa, este código no puede ser modificado, ni reasignado para otra empresa.

Presionando el botón ingreso registra la siguiente información:

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7.3

FORMATOS DE IMPRESIÓN

En esta opción nos permite configurar un reporte personalizado para los preimpresos de los documentos como lpor ejemplo las letras de cambio

7.4

CAMBIAR EMPRESA

7.5

CAMBIAR FECHA DE PROCESO

7.6

FONDO DE PANTALLA

Por esta opción podemos configurar cualquier imagen como fondo de pantalla del módulo

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8. HERRAMIENTAS 8.1

ACTUALIZAR CUENTAS CONTABLES

Este proceso actualizará todas las cuentas contables de cada documento en cartera, con las definidas en los parámetros de asiento.

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