Cuenta mercaderia

Cuenta mercaderías

CUENTA MERCADERÍAS I. CONCEPTO Es una cuenta del grupo de los bienes de cambio en la que se registra el movimiento de las mercaderías. Las mercaderías de una empresa son todos los bienes que están destinados para la venta y que constituyen el objeto mismo del negocio. II. SISTEMAS DE CONTROL Los Sistemas de Control de la Cuenta Mercaderías son: II.a. Sistema de Cuenta Múltiple Denominado también Sistema de Inventario Periódico, consiste en controlar el movimiento de la Cuenta Mercaderías en varias o múltiples cuentas que por su nombre nos indican a que se refieren cada una de ellas, además se requiere la elaboración de inventarios periódicos o extracontables que se obtienen mediante la toma o constatación física de la mercadería que existe en la empresa en un momento determinado. El Inventario Final Extracontable se realiza contando, pesando, midiendo y valorando el costo de las mercaderías o artículos destinados a la venta .[1] La utilización del sistema de cuenta múltiple o Inventario periódico presenta las siguientes ventajas y desventajas. Ventajas: •

Permite información detallada de cada cuenta.

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Es de fácil aplicación y comprensión.

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Proporciona un ahorro en cuanto al costo de su mantenimiento. Desventajas:

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No permite un control adecuado de la bodega, debido a la ausencia de control minucioso del movim movimie iento nto de entr entrad adas as y sali salida das, s, por por lo cual cual el inve invent ntar ario io sólo sólo se pued puede e obte obtene ner  r  extracontablemente.

•

Se podr podría ía comp complic licar ar si el núme número ro de cuent cuentas as de apoy apoyo o se extie extiend nde e más más allá allá de lo indispensable.

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No informa oportunamente, ni proporciona datos sobre el costo de ventas en un momento determinado. En este sistema se utilizan varias cuentas y al fin del período contable se realiza la Regularización o Ajuste correspondiente. Se describen estas cuentas: II.a.i.Ventas II.a.i. Ventas La venta es una transacción mercantil por medio de la cual ciertos bienes (mercaderías) se traspasan a la propiedad de otro, recibiendo a cambio una promesa de pago posterior o el equivalente en dinero, o la combinación de éstos. [1] BRAVO, Mercedes, Contabilidad General, p. 105.

La cuenta Ventas es un rubro de resultados que denota rendimiento o beneficio. La denominación es común, sea cual fuese el sistema de control contable que se utilice, aunque el tratamiento, en ciertas circunstancias, difiere levemente. Las ventas de mercaderías se pueden clasificar de la siguiente forma: Por su cuantía: al por menor (detal o menudeo), al por mayor (mayoreo). Por las condiciones: de contado o en efectivo, a crédito o a plazos. •

Ventas al por menor: venta que se hace generalmente al consumidor final, quién utiliza el bien. Casi siempre, las ventas al detal se realizan al contado.

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Ventas al por mayor: venta que se hace generalmente a comerciantes, quienes adquieren los bienes con el fin de transformarlos o volverlos a vender. Pueden ser pagados a crédito, de contado, o una combinación de éstos.

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Ventas de contado: venta de mercaderías que se hace con la condición de recibir el dinero como contra entrega de los artículos.

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Ventas a crédito: es la entrega de mercaderías, a cambio de las cuales se recibe una promesa de pago futuro. La promesa de pago consiste en realizar un solo pago o varios pagos parciales (semanales, mensuales, etc.) hasta cubrir el valor total de la mercadería. En el precio de estas ventas a crédito se puede incluir cierto porcentaje de recargo por  concepto de intereses, y generalmente se exige el pago de una cuota de entrada o inicial.

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Devoluciones en ventas: son aquellos retornos de mercaderías que el cliente realiza por  diferentes motivos. Éstos pueden ser diversos como que no está de acuerdo con el pedido, las mercancías no están en buenas condiciones o simplemente el comprados cambia de parecer. El reingreso de mercancías debe estar respaldado por una nota de crédito comercial, la cual es emitida por el vendedor. Si por acuerdo de las partes se decidiera que a cambio de las mercaderías devueltas se han de entregar otras con las mismas características e identidad, entonces no hará falta emitir  una nota de crédito. Si por acuerdo se concertara una rebaja en el precio, se debe emitir la nota de crédito mercantil, por el monto de ésta. II.a.ii.Costo de ventas El valor de las ventas registradas al costo se conoce como Costo de ventas. Es una cuenta de resultados en la cual se anotan los valores de adquisición de las mercaderías vendidas en un período determinado. El Costo de ventas se obtiene aplicando la siguiente fórmula:

Mercaderías (inventario inicial) + Compras netas = Compras brutas - Devolución en compras + Transporte en compras = Disponible para la venta

12.320,00 9.496,00 9.580,00 (349,00) 265,00 21.816,00

- Mercaderías (inventario final) = Costo de ventas

(7.655,00) $ 14.161,00

II.a.iii.Inventario de mercaderías Los inventarios de mercaderías constituyen aquellas existencias de artículos que se encuentran en las bodegas y que aun no han sido vendidas. Los inventarios pueden ser identificados en dos momentos: Inventario inicial. Aquel valor en mercaderías con el que se inicia un período. Inventario final. Mercaderías que no han podido ser vendidas, en consecuencia constan plenamente al final del período. Por principio, en la contabilidad los valores finales del período serán los iniciales del inmediatamente posterior. Los inventarios pueden ser determinados de dos maneras: Toma física. Caso que se conoce como inventario físico extracontable. Se obtiene pesando, midiendo y valorando el costo (de la última adquisición más una porción de fletes, embalajes y otros costos incidentales). Cuando se utiliza el sistema periódico, este tipo de inventario es indispensable. Contablemente. Se obtiene sumando los saldos de todas las tarjetas de kárdex. La cantidad de artículos debe coincidir con el saldo físico de las mercaderías. Cualquier diferencia puede ser ajustada. II.a.iv. Compras Las compras son transacciones mercantiles por medio de las cuales se adquiere, la propiedad de determinados artículos dispuestos para la venta; a cambio se entrega un valor  monetario o el equivalente, en una obligación futura. La cuenta Compras forma parte del Plan de cuentas en el sistema periódico; sirve para anotar en el debe todos los valores por adquisición de mercaderías. Se deberá acreditar en caso de errores en facturación y de cierre del ejercicio (para transferir su saldo a Mercaderías). En el mismo sentido que las ventas, las compras pueden ser clasificadas: Por su cuantía: al menor y al por mayor. Por las condiciones de pago: de contado o en efectivo y a crédito o plazos. II.a.v.Devoluciones en compras Devoluciones son aquellos retornos de mercaderías que se hacen a los proveedores, por  acuerdo establecido previamente o por una decisión unilateral, al considerar inadecuada la mercadería recibida. El documento que debe respaldar la devolución de mercaderías se denomina nota de crédito comercial, la cual es emitida por el proveedor. II.a.vi. Transporte en compras Es una cuenta que influye en el costo y aparece por los pagos u obligaciones adquiridas por  concepto de traslado de mercaderías desde la bodega del proveedor hasta la del comprador.

“El transporte es llevar personas o cosas de un lugar a otro utilizando cualquier tipo de vehículo; este servicio debe estar realizado por empresas creadas expresamente con este objeto”[2] En el contrato de transporte intervienen: Transportista o portador. Persona encargada de conducir las mercaderías. Cargador. Persona encargada de las mercaderías para el transporte. Destinatario. Persona que recibe las mercaderías en el lugar de destino. El destinatario y el cargador puede ser una misma persona. El contrato de transporte es una transacción onerosa. El pago del valor del transporte se conoce como: Porte. Valor del transporte de cosas. Pasaje. Valor del transporte de personas. Es necesario aclarar las diferencias entre los términos transporte y flete: Transporte. Llevar personas o cosas de un lugar a otro, utilizando vía terrestre. Flete. Se diferencia del transporte porque es realizado por mar o por aire. El contrato de transporte, denominado Guía o Fletamento, debe ser escrito y, además tener  las mismas características de una factura. II.a.vii.Ganancia bruta en ventas Diferencia obtenida por la compra y venta de mercaderías, durante un período determinado. Esta primera representación de la renta empresarial es la más significativa y decisiva dentro de los resultados económicos de la empresa. La obtención de este resultado tendrá directa vinculación entre el precio de venta que se fije y el costo de adquisición de la mercadería, puesto que: Precio de venta. Es fijado en función de las condiciones del mercado y de las políticas de comercialización de la empresa. Costo de venta. Puede ser controlado por la empresa, pues para obtener costos adecuados convendrá: Buscar la mejor alternativa en precios (ley de oferta y demanda). Ser austero en los gastos inherentes a la compra. Implantar un buen sistema de control interno, especialmente en el manejo y custodia de bodegas.[3] II.b. Sistema de Inventario Permanente Denominado también Sistema de Inventario Perpetuo consiste en controlar el movimiento de la cuenta Mercaderías mediante la utilización de tarjetas kárdex las mismas que permiten conocer el valor y la existencia física de mercaderías en forma permanente.

[2] CÓDIGO DE COMERCIO [3] ZAPATA, Pedro, Contabilidad General, pp. 96-101.

Se requiere de una tarjeta kárdex para el control de cada uno de los artículos destinados a la venta. [4] Este es el sistema apropiado a las necesidades de control e información y por sus características y ventajas se ha posicionado en empresas comerciales, industriales y de servicios. Las características de este sistema son: •

Utiliza tres cuentas: Inventario de mercaderías, Ventas y Costo de ventas.

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Es necesario contar con un auxiliar para cada tipo de artículo (kárdex). Por tanto, el inventario se puede determinar en cualquier momento. Sólo por control, se deberán efectuar  constataciones físicas periódicas sobre bases de rotación (muestreo).

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Por cada asiento de venta o devoción en venta, es necesario realizar otro que registre dicho movimiento al precio de costo. Debido a la dificultad inicial, su aplicación obliga a contar con personal contable idóneo, capacitado y entrenado adecuadamente. La utilización del Sistema de Inventario perpetuo presenta las siguientes ventajas y desventajas: Ventajas:

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Permite ejercer un eficaz control sobre bodega y los encargados de la custodia.

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Difícilmente se podrá caer en el desabastecimiento o sobrecarga de stock (saldo).

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El saldo final se determina en cualquier momento, de manera contable.

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En cualquier instante, se puede conocer la Utilidad bruta en ventas. Desventajas:

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Este sistema siempre requiere de una mayor inversión monetaria para su operación. Cuentas: II.a.i.Inventario de mercaderías Llamado también Almacén o Inventario. Esta cuenta estará en constante actividad, ya que cada instante mostrará el valor del inventario final. Registra en el Debe por el valor del inventario inicial, las compras brutas, más el valor de los fletes y transportes, seguros y embalajes en compras que se paguen para hacer efectiva la transacción. Registra en el Haber por las ventas de mercaderías al precio de costo, por las devoluciones en compras (al costo), y por errores en facturación. El saldo denota el valor del inventario final en un momento dado. Si funciona adecuadamente el sistema de control interno, este saldo deberá coincidir con la presencia física de artículos en bodega y con la sumatoria de los saldos de las tarjetas auxiliares de kárdex. Requiere indispensablemente de kárdex o tarjetas de control de inventarios. II.a.ii.Ventas Registra a precio de venta la entrega de mercadería por enajenación y las correcciones y devoluciones que se efectúen. Esta cuenta es de resultados (Renta). [4] BRAVO, Mercedes, Contabilidad General, p. 113.

Debita por error en facturación, devoluciones en ventas y cierre del ejercicio económico.  Acredita por la venta de artículos, al contado o a crédito. El saldo denota el valor de las ventas netas. II.a.iii.Costo de ventas Cuenta de resultados que anotará las ventas a precio de costo. Esta cuenta debita por la determinación del valor de la venta al costo y acredita por las devoluciones en ventas, también al precio de costo. El saldo es el valor que representa el costo de ventas neto. El sistema de inventario perpetuo funciona adecuadamente a través de un minucioso control contable del movimiento que se produce en la bodega; el citado movimiento se registra en tarjetas de control abiertas por cada grupo de ítems o artículos similares. El movimiento de cada ítem debe ser valorado al costo; alternativamente, puede ser determinado de acuerdo con el costo inicial, promedio, final, o el último precio de compra. Para mayor información, a continuación se tratan los métodos que técnicamente se pueden utilizar con este objeto. Los métodos de valoración más usados son: Método FIFO o PEPS, método LIFO o UEPS, método de Promedio ponderado y método de Valor de última compra (o actual). •

Método FIFO (en inglés) o PEPS Estas siglas significan lo primero en entrar, lo primeo en salir. De acuerdo con la filosofía del método, el precio de valoración de los despachos se determina en este orden: Inventario inicial. Inventario de las compras que, en su orden, han sido registradas. Sería ideal que el movimiento físico coincidiera con el de los valores; sin embargo, resulta difícil mantener esta relación, por lo tanto, lo importante es que se respete el movimiento de los precios en el sentido indicado.

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Método LIFO (en inglés) o UEPS Las siglas significan lo último en entrar, lo primero en salir. Por lo anterior, los precios de los inventarios adquiridos recientemente serán los primeros con los que se valoren las mercaderías vendidas.

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Método Promedio ponderado Forma de valoración utilizado por la relativa facilidad de cálculo y por considerar que se ajusta adecuadamente a la tendencia alcista del mercado y al principio de conservatismo. El costo promedio se obtiene de la relación entre el valor de las existencias más las nuevas adquisiciones, dividida entre el número total de unidades.

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Método de Valor de última compra (o actual) Método que, mediante ajustes contables, permite valuar, al costo actual de mercado, todas las existencias, sin modificar los resultados económicos; es decir, la valoración permitirá dejar el saldo final con precios recientes. Esta valuación provocará variaciones en el saldo

de los inventarios, que deben ser registradas a través de un asiento de ajuste que tendrá la siguiente estructura:

FECHA 2009 Enero 1

DETALLE

DEBE

-1INVENTARIO DE MERCADERÍAS RESULTADOS POR EXPOSICIÓN Ref.

Para

registrar

HABER

XXXX XXXX

INFLACIÓN (REI) revalorización de

inventarios

1. CONCLUSIONES •

La cuenta mercaderías es de suma importancia en el comercio, ya que está presente en el intercambio de bienes o productos, en si mercaderías, y se aplica en las empresas comerciales.

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El sistema de cuenta múltiple es un sistema barato que nos ayuda a controlar las mercaderías, pero éste no muy efectivo ya que no lleva un adecuado control de los inventarios. Por otro lado el sistema de inventario permanente o perpetuo si bien es más caro pero nos ayuda a llevar un control diario de inventarios.

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Con respecto a los métodos de valoración de inventarios, el método seleccionado debe responder por igual a las necesidades de control e información empresarial y a las tendencias nacionales de precios de los bienes y servicios. .

2.RECOMENDACIONES •

  Al tomar decisiones en una empresa debemos siempre establecer los beneficios que obtendremos en función de organización o agrupación. De esta manera analizamos nuestras prioridades y establecemos metas y objetivos que hemos de cumplir mediante la utilización del sistema y método de control de mercaderías e inventarios.

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En el manejo del Sistema de Inventario perpetuo, la utilización del código de barras, del escáner (o lente óptico), de computadoras y, en general, de tecnología informática de punta, está superando la inicial dificultad en el uso del sistema permanente en aquellos negocios con mercaderías de alta rotación. Por tal razón, si no todos los negocios, al menos la mayoría utiliza el inventario permanente, debido a las enormes ventajas y a la eficacia del control.

3. BIBLIOGRAFÍA •

HARGADON, Jr. Bernard J. y MÚNERA, Cárdenas Armando, Principios de Contabilidad.

•

ZAPATA, Pedro, Contabilidad General, Quinta edición.

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BRAVO, Mercedes, Contabilidad General, Séptima Edición.

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ZAPATA, Pedro, Cuaderno de Prácticas Contables, Quinta Edición.

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CÓDIGO DE COMERCIO

ANEXOS ANEXO A: MERCADERÍAS BAJO SISTE MA DE CUENTA MÚLTIPLE

Registre las operaciones de la empresa comercial El Regalón S.A. que reinicia sus actividades el 1 de junio de 2009. Datos al 31 de mayo de 2009.

Caja Inventario de mercaderías Bancos Muebles de oficina Cuentas por pagar a proveedores Capital Social

$ 3.985,00 $ 2.365,00 $ 4,235,00 $ 3.500,00 $ 2.250,00 DETERMINAR

Operaciones del mes de junio:

Jun. 1 Jun. 5

Se paga arriendo del mes con cheque por $230,00. Se venden mercaderías en efectivo por $2.450,00;se concede el 5% de

Jun. 10

descuento. Se compran mercaderías por $1.500,00; se paga 50% con cheque y el

Jun. 12

saldo a crédito documentado. Se pagan con cheque $125,00 por transporte, y $150,00 por seguro

Jun. 13

contratado para la compra de mercaderías del día 10. De la compra anterior se devuelven $25,00; la devolución afecta al

Jun. 15

crédito. Se venden mercaderías por $1.370,00 en efectivo con el 4% de

Jun. 29

descuento. De la venta anterior, el cliente devuelve $140,00 de mercaderías en

Jun. 30

mal estado. Se pagan sueldos a empleados por $236,00; la empresa retiene 9,35% de aporte personal al IESS y realiza la provisión para el gasto del aporte patronal (12,15% del sueldo). Se emite un cheque por el valor 

Jun. 30 Jun. 30

neto. Se pagan servicios básicos del mes por $123,00 en efectivo. Se adquieren mercaderías a crédito documentado por $2.015,00, y se pagan $200,00 con cheque por el transporte de la mercadería comprada.

Datos adicionales: •

Según constatación física, se determina que el saldo final de mercaderías es de $850,00.

•

Las mercaderías están gravadas con el 12% del IVA.

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Todas las compras y ventas de bienes y/o servicios que la ley estipule se gravan con el IVA y se retiene el impuesto a la renta.

•

Las operaciones se realizan entre contribuyentes ordinarios del IVA.[5]

ANEXO B: SISTE MA DE INVENTARIO PERMANENTE – MÉTODOS DE VALORACIÓN Ene. 2

La empresa comercial El Cisne S.A., reinicia sus actividades de compra-venta de electrodomésticos el 2-01-2009, con los siguientes datos: 5 refrigeradores Ecasa 12 pies $ 959,00 c/u 4 televisores Sony 14 pulg. $ 730,00 c/u 2 cocinas Ecasa 4Q. $ 225,00 c/u

Ene. 4

El capital es la contracuenta natural Según factura No. 045 de Distribuidores S.A. se compran: 10 refirigeradores $ 975,00 c/u 12 televisores $ 755,00 c/u 14 cocinas $ 245,00 c/u

Ene. 6

Forma de pago: 50% al contado, 50% crédito personal. De la compra anterior se devuelve, por no corresponder al pedido: 1 refrigerador, 2 televisores y 1 cocina.

Ene. 10

Devolución que afecta al crédito Según factura No. 456, se venden al señor Juan Pablo Núñez. 8 refrigeradores, 6 televisores y 7 cocinas. Forma de cobro: 60% al contado y por la diferencia se reciben tres

Ene. 15

letras de cambio. Según factura No. 457 se vende de contado a la Asociación Unidad  Americana, lo siguiente: 4 refrigeradores, 5 televisores y 6 cocinas.

Datos adicionales: •

•

La empresa controla sus mercaderías mediante el sistema de inventario permanente. La empresa es contribuyente ordinario del IVA y realiza operaciones con sociedadescontribuyentes ordinarios.

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La empresa mantiene un margen de utilidad del 55% sobre el costo.

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El proveedor es permanente y concede 3% de descuento sobre los pagos al contado (totales o parciales).

•

En la compra y venta de mercaderías se causa el Impuesto al Valor Agregado y procede la retención en la fuente del Impuesto a Renta .[6]la

[5] ZAPATA, Pedro, Cuaderno de Prácticas Contables, pp. 30, 31. [6] ZAPATA, Pedro, Cuaderno de Prácticas Contables, pp. 33-34.