Cuadro Comparativo GTC 185

 

DOCUMTOS

CARTAS Tratar un solo tema por comunicación. Redactar de forma clara, precisa, corrupta yconcisa. Usar trato respetuoso ycortes. Redactar en primera persona del plural y utilizar el trato de usted en singular o en plural.

CARACTERISTICAS   CARACTERISTICAS

Emplear estilo gramatical natural, sencillo ycontinuó.

MEMORANDO Utilizar los formatos normalizados en los manuales de cada organización.

CIRCULARES Sirve de medio de acción.

Es un Documento Redactar en forma clara, breve, directa, sencilla, cortés y en  Administrativo. modo impersonal o en primera persona del plural.  Asegura la pervivencia de las Distribuir el texto de acuerdo con su extensión. funciones administrativas. Tratar preferiblemente un solo tema por m emorando. Sirve como medio de comunicación.

Utilizar los formatos normalizados en los m anuales de cada organización ydistribuir el texto de acuerdo con su extensión.

Informar sobre un hecho, expresar necesidades o hacer solicitudes. Regular o aclarar una situación. Tramitar, desarrollar o agilizar un asunto. Dar respuesta a una comunicación recibida.

USOS

Informar sobre un hecho en forma breve. Expresar necesidades. Hacer requerimientos. Regular o aclarar una situación. Tramitar, desarrollar o agilizar un asunto. Dar respuesta a una comunicación recibida.

Reiterar una información, un requerimiento o solicitud urgente.

Reiterar información, requerimiento o solicitud urgente.

Solicitar detalles de un asusto determinado.

Conocer detalles sobre un aspecto determinado.

Impugnar o corregir una situación.

Impugnar o corregir una situación.

Confirmar eventos ocurridos o pendientes.

Confirmar eventos ocurridos o pendientes.

Solicitar o remitir información, documentos u objetos.

Solicitar o remitir información, documentos u objetos.

Ofrecer agradecimientos excusas o condolencias. Felicitar, invitar o convocar, yhacer llamados de atención, entre otros.

Felicitar, invitar o convocar a reuniones no protocolarias.

INFORMES

CERTIFICADOSY CONSTANCIAS

Tratar un solo contenido por informe.

Redactar en forma clara yprecisa.

Usar tratamientos siendo respetuoso y cortés.

Usar un vocabulario impersonal. Facilitar la información en toma personalizada.

Orden del día a tratar. En él se indicarán los puntos a tratar tratando de que estos se relacionen por orden de tratamiento Se indicaran los acuerdos adoptados en la reunión o junta , pero también se podrán indicar aquellos aspectos o puntos en los que no se ha podido establecer un acuerdo.

Informe corto que consta de 1 a 10 páginas. Informe extenso de 11 páginas en adelante.

Utilizar los formatos establecidos en cada entidad. Siempre se debe diligenciar en original.

Se realizan para hacer constar hechos El contenido de un acta puede ser: confesión de algún hecho de los redactores, ejemplo las actas laborales; declaración o manifestación de voluntad, yla reproducción de un negocio jurídico (actas notariales).

Este informe se debe utilizar de acuerdo algunos objetivos para aclarar  una situación, informar sobre un hecho, tramitar, reiterar una información, corregir una situación ypresentar  detalles de acuerdo a la situación del informe.

Certificado: Documento de carácter  probatorio, público o privado, que asegura la veracidad ylegalidad de un acto solemne. Constancia: Es un documento de carácter  probatorio, que no requiere solemnidad, puede ser personal.

Redactar en forma impersonal.

HOJAS DE VIDA CORPORATIVAS En ella se relacionan los datos personales, información laboral, información académica. Este documento se genera dentro de la organización yse alimenta de las actividades ynovedades que acontecen durante el desempeño laboral. Su información debe ser breve, clara, precisa yveraz. Se debe utilizar el formato o formulario que más se ajuste a dichas necesidades, el cual puede conservarse en forma física o digital o ambas.

Es un documento en el que puedes resaltar  todas las virtudes ylogros de tu compañía, habilidades e, incluso, dar a conocer al equipo de trabajo de manera rápida y visual.

SOBRES COMERCIALES  Al registrar los datos del destinatario, éstos deben ser iguales a los consignados en la comunicación, en forma clara ycompleta. Ojalá que el sobre coincida en color, calidad y diseño con la papelería de la organización.

MENSAJES ELECTRONICOS Tratar un solo tema por comunicación Se recomienda no utilizar el correo electrónico para resolver temas complejos Se consulta en cualquier computadora

Se recomienda que el sobre tenga impreso el membrete de la organización.

Sencillo de utilizar

La impresión de los datos tanto del remitente como del destinatario, en sobres grandes, puede hacerse en sentido vertical u horizontal. Cuando se utiliza servicios especiales de correo, se escribe el número de teléfono del destinatario en el renglón anterior al del lugar de origen y el del remitente.

Permite él envió de grandes cantidades de información. Requiere de una cuenta personal

Su propósito es ser la c ubierta de los documentos Proteger el documento ysu información.

TARJETAS PROTOCOLARES Facilitar la información para contactar al directivo requerido. Presentación Invitación  Agradecimiento yfelicitación

Tener cuidado con los archivos adjuntos

Permite intercambiar información con uno más usuarios de cualquier ligar del mundo.  Archivos adjuntos como cartas, memorandos, circulares y cualquier otro documento que sea necesario.

Relaciones públicas y comerciales. Información Llamar la atención Gratitud Expresión de sentimientos

Hacer llamados de atención, entre otros.

Código.

Encabezado.

Lugar de origen o fecha de elaboración.

Memorando.

Destinatario.

Código.

Denominación o título académico

Ciudad yfecha.

Nombre del destinatario.

Datos del destinatario.

Cargo.

De.

Organización.

 Asunto.

Dirección.  Asunto. Saludo.

PARTES Y CLASES

Es un documento que se utiliza para comunicar cualquier  noticia, información o evento actual, que pueda resultar de interés para la empresa, departamentos, empleados, etc.

ACTAS Cuando el acta lo formaliza una determinada sociedad, deberá figurar el nombre de esta.

Destinatario. Datos generales del destinatario. Mensaje. Un texto corto y directo.

Texto.

Nombre yfirma del remitente.

Despedida.

Clases.

Datos del remitente.

Texto.

Lugar yfecha en que se redacta.  Asunto de la circular.

Voluntarias. Obligatorias.

Título.

Encabezado.

Código.

Identificación del documento.

Según su uso, los sobres se clasifican en:

Encabezamiento.

Logo de la organización.

Introducción.

Razón social.

Lugar yfecha de la elaboración.

Nombre.

a) Sobre oficio con ventanilla o sin ventanilla.

De (from).

Razón social.

Texto.

Dependencia.

Cargo.

Datos básicos:

b) Sobre carta con ventanilla o sin ventanilla.

Para (To)

Cargo que desempeña.

Cierre de actas.

Código.

Identificación.

Informaciónlaboral.

c) Sobre para tarjeta.

Firmas de los que aceptan el acta.

Titulo.

Texto.

Experiencia laboral.

Clases.

Lugar de origen yfecha de elaboración.

Firmas responsables yremitentes.

Investigaciones, publicaciones ydistinciones o premios.

d) Sobre de manila. (Extra oficio, oficio, carta y media carta, con ventanilla o sin ventanilla).

 Actas de registro.  Actas de reunión.

Objetivo.

 Actas de matrimonio.

Temas o numeración

 Actas de nacimiento.  Actas policiales.

Paginas subsiguientes

Cuerpo del texto.

Datos, dirección, teléfono, etc. Motivos. Día – hora.

De acuerdo con su destino, en:

continuación.

a) Local.

 título de la investigación, publicación o premio; fecha de publicación o premiación, y nombre de la entidad que auspició, si es el caso.

b) Nacional. c) Internacional.

Conclusiones.

 Anexos.

Despedida.

 Autoría del resumen ejecutivo.

 Asunto.

Nombres, cargos yfirmas.

Datos del trascriptor.

Remitente yfirma responsable.

Rubrica. Líneas especiales yotros elementos esenciales.

CLASES: Organizacionales. Oficiales. Personales.

Formato carta, de largo son 27,94 cm yde ancho 21,59 cm. Márgenes superior 5 cm, izquierda 4 cm, inferior yderecho 3 cm.

Márgenes: Superior e Izquierdo 3 cm., Inferior yDerecho 2.5 cm.

En papel tamaño carta sin papel con membrete ylogotipo.

Tamaño. Oficio.

Tam año c arta.

Tam año c arta para ambos doc umentos .

Márgenes : Sup. 3cm y4 cm – Inf. 2cm y4 cm Izq. 3cm y4 cm – Der 2cm y3 cm

Formato carta, de largo son 27,94 cm yde ancho 21,59 cm.

Se ajusta según el tamaño del documento que s e vaya a redactar.

No se usa papel.

Depende del tipo de tarjeta, ejemplo: Presentación: (10cm x6cm) Invitación; tamaño ejecutivo (18.41cm x 26.67cm)

TAMAÑO DEL PAPEL

 Agradecimiento yfelicitación: Tamaño estamento (13.97cm x21.56cm).

 Arial, tamaño 11.

Arial Tamaño 11.

Tipo de letraArial, tamaño 10a 12.

Asunto: Se recomienda escribirlo de dos a tres

ENCABEZADO: Se escribe con mayúscula sostenida,

interlineas libres de los datos del destinatario.

centrado ysin negrilla.

Como saludo independiente, se escribe a una Saludo: o dos interlineas libres después del asunto.

Se coloca con mayúscula sostenida, MEMORANDO: centrado ys in negrilla MEMORANDO.

Texto: Comienza a una o dos interlineas libres del

CÓDIGO: Después de dos tabulaciones, se coloca el

asunto o del saludo independiente, cuando lo hay. Se escribe a interlineado sencillo; a una interlinea libre entre párrafos.

código de la serie y/o sub s erie, separando estos dos números con un punto.

Debe contener, en el caso que lo amerite, el logotipo de la institución que la está publicando, se escribe la palabra circular con mayúscula seguida del número que le corresponde, el año ylas iniciales de la institución. Debemos trata de redactar un texto breve, sin rodeos yde forma directa, usar un tratamiento respetuoso ycortés por ultimo debe estar firmada por quien la envía o bien, por el representante del grupo a quienes va dirigida dicha circular.

Letra tipo Arial, tamaño de 10 a 12, sin negrilla yen minúscula.

 Arial 12 o de preferencia con logo símbolo de la com pañía.

 Arial o Calibri 12depende la preferencia de la compañía.

TIPO DE LETRAEN WORD

Despedida: Se escribe a una o dos interlineas libres del texto.

Remitente: Los datos del remitente están

FORMADE REDACCION

conformados por el nombre yel cargo. El nombre se sitúa de cuatro a cinco interlineas libres de la despedida en mayúscula sostenida yel cargo se escribe en la línea siguiente con mayúscula inic ial sin centrar. Firmas responsables: La firma debe ubicarse en la parte superior del nombre del remitente.

CIUDAD Y FECHA: Seguido de dos tabulaciones, anotar el nombre de la ciudad yla fecha. DATOS DEL DESTINATARIO: Después de dos tabulaciones, se escribir en mayúsculas sostenidas el nombre del funcionario a quien va dirigido el memorando. En la línea siguiente escribir el cargo. DE: Seguido de dos tabulaciones, consignar en mayúsculas el nombre de la dependencia productora. ASUNTO: Constituye la síntesis del tema. Acontinuación de dos tabulaciones, debe expresarse en máximo 6 palabras, con mayúscula inicial y sin subrayar.

TEXTO: Se escribe a una línea entre renglones ya dos entre párrafos. Se debe redactar el texto en forma clara, breve, directa, sencilla ycortés.

DESPEDIDA: Expresión de cortesía que puede ser breve. DATOS DEL REMITENTE: Nombres yapellidos en mayúsculas sostenidas. No utilizar negrilla, subrayar o centrar. ANEXOS: (Opcional) Consignar la cantidad de hojas o el tipo de anexo.

DATOS DEL TRANSCRIPTOR: Consignar uno de los nombres yla primera letra del apellido, la firma o autógrafo.

Se hace referencia al cargo de una persona, debe estar en minúscula, los títulos yprotocolo, es preferible utilizar  señor/señora cuando no sabemos el tratamiento que se debe utilizar con alguien, se debe diferenciar el tratamiento personal del emisor yel tratamiento personal de los otros miembros que asisten a la reunión. Por  un lado, el tratamiento personal del secretario se realiza en 3a persona del singular en la redacción del acta yen 1a persona del singular en la redacción de la fórmula final, el pie del acta incorporará la fórmula siguiente: "Sin más asuntos que tratar, el presidente levanta la sesión a las Xhoras".  Además, incorporará tambiénel cargo y firma de la persona que redacta el acta y la del presidente/a. La fecha que aparecerá en el pie de página debe ser la del día en qué el ac ta se imprime.

Es un documento escrito en prosa informativa con el propósito de comunicar información del nivel más alto en una organización.

Redactar en forma clara precisa y concreta, expedir siempre en original.

 Arial yCalibri, se recomienda letra clara.

Toda comunicación se escriba en una fuente clara. La fuente debería ser homogénea, con el fin de no presentar inconvenientes para su lectura, impresión, digitalización y microfilmación. Los tamaños que se recomiendan están entre los 10 y12.

Toda comunicación se escriba en una fuente clara. La fuente debería ser homogénea, con el fin de no presentar inconvenientes para su lectura, impresión, digitalización ymicrofilmación. Los tamaños que se recomiendan están entre los 10 y12.

Datos Básicos.

Para su distribución, el sobre se visualiza en tercios ys e distribuyen así:

Redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa.

En el tercio izquierdo se escribe información como: confidencial, personal, contiene disquete, videocinta, CD-ROM, entre otros, en mayúsculas sostenidas.

Redactar en primera persona del plural yusar el tratamiento de usted en singular o plural.

En el tercio central se escriben los datos del destinatario.

Distribuir estéticamente el texto de acuerdo con su extensión. Utilizar las letras mayúsculas sólo en los casos necesarios.

Informaciónlaboral. Información académica. Experiencia laboral investigaciones.

El tercio derecho es para uso exclusivo de la oficina de correos. Los datos del destinatario se ubican centrados en el segundo tercio sin sobrepasarlo, de acuerdo con el tamaño del sobre; su dis tribución debe ser  armónica. Se dirige en forma personalizada. Estos datos se escriben a interlineación sencilla ypueden ocupar hasta ocho renglones.

Utilizar un estilo gramatical natural ysencillo.

Arial yCalibri, se recomienda letra clara.

La redacción ypresentación de las tarjetas protocolarias varían de acuerdo con el objetivo que buscan.