Csms Vico Indonesia

Pedoman Tata Kerja Pengelolaan Keselamatan, Kesehatan Kerja dan Lindungan Lingkungan Kontraktor

Contracted Work

No

Pre Qualification Required? Yes Pre Qualification

Contracted Work Administration Phase: Select A Qualified Contractor No

Selection Required?

PK3LL Administration Phase

Risk Assessment

Yes

Pre-Qualification Risk Assessment

Selection

PK3LL

Selection

Feedback Mechanism

Contract Award

Data Bank

No

Yes

Field Implementation Phase: Ensure Field Safe Work

Pre Job Activity Work in Progress Final Evaluation

Pre Job Activity Required?

Pre Job Activity

No

Work in Progress Required? Yes Work in Progress

PK3LL Field Implementation Phase

Contract Award

Final Evaluation

Data Bank

VICO Indonesia

KATA PENGANTAR VICO Indonesia mempunyai komitmen untuk melaksanakan semua aktivitas dengan aman, tidak membahayakan orang dan tidak mencemari lingkungan. Hal ini dapat tercapai jika VICO Indonesia maupun Kontraktor turut berpartisipasi melaksanakan semua segi di dalam Kesehatan, Keselamatan Kerja dan Lindungan Lingkungan. VICO Indonesia terus berusaha menjadikan fasilitas dan tempat kerjanya lebih aman dan sehat. Di bawah Kebijakan K3LL VICO, kami mengembangkan Sistem Manajemen K3LL untuk mengatur kinerja di bidang Kesehatan, Keselamatan Kerja dan Lindungan Lingkungan. Kami membekali karyawan kami dengan pelatihan secara teknik dan pengetahuan yang diperlukan untuk mencapai komitmen K3LL kami. Semua ini adalah untuk melindungi kesehatan dan keselamatan setiap orang yang ikut mengambil bagian dalam operasi kami dan juga komunitas yang tinggal di daerah operasi kami. Melalui buku Pedoman Pengelolaan Kesehatan, Keselamatan dan Lindungan Lingkungan Kontraktor (PK3LL) edisi kedua ini, kami menekankan kembali komitmen VICO untuk memberikan perlindungan yang sama kepada semua karyawan termasuk kontraktor dari semua risiko cidera, kerusakan dan kehilangan asset perusahaan. Pedoman ini merupakan bagian dari alat manajemen untuk menyediakan informasi K3LL yang relevan kepada Kontraktor untuk melaksanakan pekerjaan mereka secara aman dan ramah lingkungan. Kesuksesan program ini bergantung pada kita semua. Ini bergantung kepada Manajemen dalam memberikan investasi yang tepat sehubungan dengan komitmen kita terhadap sistem yang sudah dibuat dan pelatihan karyawan. Hal ini juga bergantung kepada semua departemen untuk memastikan penilaian risiko yang tepat, pra kualifikasi yang memadai, supervisi dan evaluasi akhir untuk memberikan asupan untuk perbaikan. Kontraktor kita harus bekerja dan bertanggung jawab dalam pelaksanaan standar yang berlaku di VICO Indonesia kepada karyawannya. Kami mempunyai tanggung jawab untuk memastikan bahwa dengan bantuan dan petunjuk kami para kontraktor akan mempunyai kemampuan serta sumber daya yang cakap untuk mencapai komitmen kita.

Chris J. Phillips November, 2006

DAFTAR ISI I.

LINGKUP DAN PEDOMAN KEBIJAKAN

1

II.

PENDAHULUAN

1

III.

MAKSUD DAN TUJUAN

2

IV.

STRUKTUR DAN PROSEDUR

2

A. Tahap Kualifikasi .......................................................................... 2 B. Tahap Pelaksanaan Lapangan .................................................... 5 V.

TAHAP KUALIFIKASI

5

A. Penilaian Risiko ............................................................................ 5 1. Tujuan ....................................................................................... 5 2. Proses Penilaian Risiko ............................................................ 5 B. Pra kualifikasi ............................................................................... 8 1. Tujuan ...................................................................................... 8 2. Proses Pra Kualifikasi .............................................................. 8 C. Seleksi ..........................................................................................12 1. Tujuan ......................................................................................12 2. Penyiapan Dokumen Lelang ...................................................12 3. Pra Lelang dan Kunjungan Lapangan .....................................13 4. Evaluasi Lelang, Peninjauan Lokasi dan Audit .......................15 5. Penetapan Pemenang Lelang (Award) ....................................15 VI.

TAHAP PELAKSANAAN DI LAPANGAN

16

A. Aktivitas Awal Pekerjaan (Pre-Job Activities) ...........................16 1. Tujuan ........................................................................................16 2. Langkah-langkah Aktivitas Awal Pekerjaan .............................16 B. Pekerjaan Sedang Berlangsung (Work In Progress) ...............20 1. Tujuan ......................................................................................20 2. Kunjungan VP/ Sr. Manager / Line Manager ...........................20 3. Jaminan Kompetensi Kontraktor ..............................................20 4. Inspeksi, Audit K3LL dan Evaluasi Sementara .......................21 5. Pelaksanaan Program K3LL ....................................................21 C. Evaluasi Akhir dan Tindakan Perbaikan ....................................24 1. Tujuan ......................................................................................24 2. Evaluasi Akhir dan Laporan ....................................................24 VII. Revisi 2 / November 2006 Custodian: HSE Manager VICO CSMS Team Charter II

DAFTAR ISTILAH DAN SINGKATAN

VIII. PERANAN DAN TANGGUNG JAWAB

27 29

I. LINGKUP DAN PEDOMAN KEBIJAKAN

Sesuai dengan kebijakan VICO mengenai K3LL (Keselamatan, Kesehatan Kerja dan Lindungan Lingkungan) yang menyebutkan bahwa: “VICO Indonesia mempunyai komitmen untuk melaksanakan semua aktivitas dengan aman, tidak membahayakan orang dan tidak mencemari lingkungan, maka sudah merupakan komitmen VICO untuk melaksanakan PK3LL Kontraktor (Pengelolaan Keselamatan, Kesehatan Kerja dan Lindungan Lingkungan Kontraktor). Pedoman PK3LL Kontraktor VICO ini adalah dokumen yang dinamis dan akan selalu diperbaiki. Pedoman ini telah dikembangkan untuk Administrator Kontrak (SCM), Panitia Lelang, Manajer Lini, Superintendent, Supervisor dan jabatan-jabatan utama lain yang secara langsung atau tidak langsung berhubungan dengan Kontraktor. Hal ini dilakukan untuk menyamakan persepsi dalam pelaksanaan PK3LL pada seluruh Operasi VICO. Ruang lingkup pedoman ini diutamakan bagi semua Operasi VICO, fasilitas, bangunan beserta isinya atau daerah lain yang berada di bawah tanggung jawab VICO. Pedoman ini tidak perlu dipatuhi di daerah tanggung jawab Kontraktor maupun di daerah yang tidak berada di bawah tanggung jawab VICO. Akan tetapi, VICO akan mendorong Kontraktor untuk mengikuti dan melaksanakan pedoman ini di kalangan mereka sendiri jika mereka tidak mempunyai pedoman serupa. Dalam hal tertentu (kontrak swakelola seperti jasa pelatihan, badan pemerintah, universitas/lembaga ilmiah, LSM, community development, maupun non swakelola seperti jasa audit, trial, emergency combat control) VICO akan mengambil alih tanggung jawab pengelolaan K3LL kontraktor. Untuk hal ini dapat menggunakan formulir ”Non PK3LL requirement implementation statement” yang terdapat di elemen 19 VICO HSE Management System. Formulir dan Daftar Periksa pedoman ini dikelompokkan dalam buku Formulir dan Daftar Periksa PK3LL Kontraktor. Beberapa item dalam daftar periksa tersebut mungkin tidak sesuai, namun bila demikian, cantumkan N/A (tidak berlaku). Tidak disarankan untuk mengurangi isi daftar periksa sebab semua itu adalah persyaratan minimum. Daftar periksa mungkin tidak mencakup keseluruhan aspek K3LL dalam kegiatan yang spesifik. Bila demikian, disarankan untuk mengembangkan daftar periksa tambahan agar sesuai dengan kegiatan yang spesifik tersebut. Pedoman PK3LL ini meliputi proses dan prosedur Tahap Kualifikasi dan Tahap Pelaksanaan di Lapangan. Bagian ini harus digunakan sesuai dengan Buku Panduan Kontrak VICO. Selain itu, pedoman ini harus digunakan dalam hubungan dengan kebijakan-kebijakan VICO lainnya seperti Buku panduan K3LL, Buku Panduan Operasi, dsb.

II. PENDAHULUAN PK3LL Kontraktor dirancang untuk mencapai komitmen VICO dalam bidang K3LL, yaitu melaksanakan semua aktivitas dengan aman, tidak membahayakan orang dan tidak mencemari lingkungan. Partisipasi aktif dan terus-menerus dari VICO dan Kontraktor sangat penting untuk mencapai sasaran 1

II. PENDAHULUAN

ini. Masing-masing pihak mempunyai peran yang berbeda dalam memastikan berjalannya sistem K3LL, sekaligus hal ini dapat meningkatkan hubungan VICO dan para Kontraktor dengan menentukan secara jelas peran dan tanggung jawab, menetapkan apa yang diharapkan dan menjaga komunikasi selama berhubungan.

III. MAKSUD DAN TUJUAN Pedoman ini dirancang untuk : Meningkatkan perbaikan-perbaikan kinerja K3LL secara berkesinambungan bagi VICO dan Kontraktor dengan cara mengatur program K3LL yang efektif pada kontrak. Membantu Kontraktor dalam mengatur program yang selaras dengan tuntutan VICO. Memfasilitasi hubungan antara kegiatan-kegiatan Kontraktor dengan kegiatan-kegiatan VICO, Kontraktor dan sub kontraktor lain. Pedoman ini harus melindungi karyawan VICO dan karyawan Kontraktor dari cedera dan penyakit di tempat kerja, begitu juga dari kerugian yang berhubungan dengan kecelakaan dengan tetap menjaga kemandirian Kontraktor.

IV. STRUKTUR DAN PROSEDUR Semua aktivitas dalam PK3LL Kontraktor ini dikelola dalam sistem database on-line terpadu yang bisa dilihat oleh karyawan terkait dan tim manajemen, termasuk President & CEO. Sistem ini akan memungkinkan manajemen memonitor semua aktivitas PK3LL Kontraktor. Setiap manajer bertanggung jawab untuk memastikan bahwa proses PK3LL Kontraktor dimasukkan ke dalam database sesegera mungkin. Pedoman PK3LL Kontraktor secara on-line yang menyediakan proses langkah demi langkah dalam menggunakan sistem ini tersedia secara terpisah. Ada enam (6) langkah dalam PK3LL Kontraktor yang dibagi dalam dua grup, yang masing-masingnya terdiri dari tiga (3) langkah:

A. Tahap Kualifikasi 1. Penilaian Risiko, yang bertujuan untuk menentukan langkah-langkah PK3LL Kontraktor selanjutnya, sesuai dengan tingkat risiko pekerjaan yaitu risiko tinggi, sedang dan rendah. Pekerjaan dengan risiko tinggi harus melalui proses pra-kualifikasi mutlak. 2. Pra-kualifikasi adalah suatu langkah untuk menyaring Kontraktor-Kontraktor yang potensial untuk memastikan bahwa mereka mempunyai pengalaman dan kemampuan untuk melaksanakan kegiatan tertentu dengan cara yang aman, peduli lingkungan dan mempunyai 2

IV. STRUKTUR DAN PROSEDUR A. Tahap Kualifikasi

kesadaran akan dampak sosialnya terhadap masyarakat setempat. Hal ini termasuk inspeksi dan audit K3LL. Tujuan dari tahap ini adalah untuk menilai kinerja Kontraktor di masa lampau. Sebelum memproses PFCAR (Proposal for Contract Authority Review), Contract Custodian/End-user harus menjelaskan klasifikasi risiko kegiatan dari kontrak yang diajukan sesuai dengan matriks klasifikasi kerja PK3LL Kontraktor yang diperlihatkan pada tabel 1. Tabel berikut ini adalah matriks persyaratan PK3LL Kontraktor yang diklasifikasikan sebagai risiko Rendah (R), Sedang (S), dan Tinggi (T). Tabel 1: Matriks klasifikasi kerja PK3LL Kontraktor LANGKAH PK3LL KONTRAKTOR

PERSYARATAN PROSES PK3LL KONTRAKTOR RENDAH

SEDANG

TINGGI

Penilaian Risiko

Harus

Harus

Harus

Pra kualifikasi

Pilihan

Harus

Harus

Seleksi

Harus

Harus

Harus

Aktivitas Awal Pekerjaan

Harus

Harus

Harus

Pekerjaan sedang berjalan

Pilihan

Harus

Harus

Evaluasi akhir

Harus

Harus

Harus

Semua langkah ini akan dimasukkan ke dalam database yang akan digunakan untuk menilai kinerja K3LL Kontraktor. Tabel 2 di halaman berikut disediakan untuk memberi ide kepada para penilai mengenai beberapa jenis pekerjaan dan tingkat risiko yang berhubungan dengan pekerjaan. Tabel ini harus digunakan untuk menetapkan risiko yang berhubungan dengan pekerjaan tertentu. Risiko pekerjaan yang diilustrasikan sebagai Rendah atau Sedang di dalam tabel mungkin diklasifikasikan sebagai Tinggi bila kecelakaan sering terjadi selama pelaksanaan pekerjaan. Akan tetapi, para penilai harus membuktikan analisis risiko untuk pekerjaan tertentu berdasarkan faktor-faktor yang diuraikan dalam bagian 4.1. “Penilaian Risiko”.

3

IV. STRUKTUR DAN PROSEDUR A. Tahap Kualifikasi

Tabel 2: Contoh-contoh Jenis Kontrak dan Risiko-risiko yang Terkait. Jenis Pekerjaan

No.

Tingkat Risiko Relatif secara Menyeluruh

1

Drilling dan pekerjaan terkait: cementing, mud services, logging, well velocity survey

T

2

Aktivitas-aktivitas hot work: pengelasan, hot tapping, cutting, sandblasting di lokasi sumur, dan di lokasi-lokasi unit proses.

T

3

Well services, well testing, dan aktivitas work-over

T

4

Semua pelayanan transportasi

T

5

Fabrikasi, konstruksi, Pekerjaan Pemasangan Fasilitas.

T

6

Reparasi / Pemeliharaan perangkat mekanis, listrik, dan instrumentasi.

T

7

Pembersihan Tanki-tanki, Bejana tekan.

T

8

Jasa penyelaman di laut, water blasting.

T

9

Pengujian, inspeksi, sertifikasi dan re-sertifikasi.

T

10

Kontrak-kontrak EPC

T

11

Bantuan Teknis, Administrasi: engineering, studi lingkungan, konsultasi teknis, pelatihan, konsultan dan akuntan publik, firma hukum, institusi/ lembaga negara, perguruan tinggi. (Kecuali bila diadakan di lokasi sumur dan di unit-unit proses).

R

12

Jasa Boga (Catering)

T

13

Pemasangan pipeline, Operasi, Inspeksi, dan Maintenance

T

14

Pekerjaan layanan umum yang tidak dilakukan di lokasi sumur atau di unit-unit proses: pemeliharaan rumah, jasa fotocopy, percetakan, perbaikan kantor dan peralatan, pengadaan barang-barang keperluan kantor (koran, air mineral, alat tulis kantor), ekspedisi barang, dsb.

R

15

Seismic surveys

T

16

Penyewaan atau jasa Warehouse

T

17

Pemeliharaan Jalan Akses

T

18

Pekerjaan Commissioning Fasilitas

T

19

Pemotongan rumput

T

3. Seleksi adalah suatu langkah untuk menilai apakah program K3LL yang spesifik untuk tingkat risiko pekerjaan dan kriteria evaluasi lelang sudah dipenuhi dan untuk memilih pemenang lelang, bila perlu dengan dasar rapat-rapat klarifikasi dan inspeksi. Tujuannya adalah untuk mengukur kinerja rencana peserta lelang yang diajukan untuk persyaratan lelang yang spesifik. 4

IV. STRUKTUR DAN PROSEDUR B. Tahap Pelaksanaan Lapangan Tahap pelaksanaan di lapangan ditujukan untuk memastikan kepatuhan kontraktor terhadap standarstandar K3LL perusahaan sebelum, selama, dan setelah pelaksanaan pekerjaan. Tahap ini terdiri dari langkah-langkah berikut ini: 1. Aktivitas Awal Pekerjaan, di mana semua aspek yang relevan dengan penilaian risiko kontrak dan semua aspek K3LL kontrak dikomunikasikan dan dipahami oleh semua pihak sebelum kontrak dilaksanakan. 2. Pekerjaan Sedang Berlangsung, di mana pelaksanaan pekerjaan yang sebenarnya diperiksa dan dinilai. Termasuk dalam tahap ini adalah persyaratan mutlak untuk VP, Senior Manajemen, yang bertanggungjawab dalam pekerjaan untuk melakukan kunjungan-kunjungan ke lokasilokasi yang dikelola Kontraktor dalam waktu tujuh hari setelah start-up. 3. Penilaian Akhir adalah langkah untuk menyelesaikan keseluruhan penilaian kinerja K3LL Kontraktor selama tahap pelaksanaan. Hasilnya akan digunakan sebagai pertimbangan untuk menggunakan Kontraktor yang bersangkutan untuk proyek-proyek di masa datang.

V. TAHAP KUALIFIKASI A. Penilaian Risiko 1. Tujuan Tujuan dari langkah ini adalah untuk menjelaskan pekerjaan dan menilai risiko-risiko K3LL yang terkait dengan pekerjaan. 2. Proses Penilaian Risiko VICO bertanggung jawab melakukan penilaian awal risiko K3LL yang berhubungan dengan pelaksanaan pekerjaan. Hal ini akan membantu Kontraktor dan VICO dalam mengembangkan program dan cara kerja yang aman untuk melindungi semua pekerja. Fokus penilaian harus berupa penilaian terhadap bahaya yang terkait dalam melakukan pekerjaan. Contract Custodian/End-user bertanggungjawab melakukan penilaian risiko sebelum mengajukan PFCAR. Penilaian risiko harus menyertakan pertimbangan-pertimbangan berikut ini : Lihat Formulir Penilaian Risiko PK3LL/RA/01 Jenis Pekerjaan

Pekerjaan yang dilakukan secara bersamaan oleh Kontraktor yang berbeda

Lokasi kerja

Lamanya pekerjaan 5

V. TAHAP KUALIFIKASI A. Penilaian Risiko

Material/peralatan yang digunakan

Konsekuensi Insiden yang potensial

Potensi paparan (exposure) terhadap bahaya di tempat kerja

Pengalaman Kontraktor

Potensi paparan terhadap bahaya untuk semua personil

Paparan terhadap dampak sosial negatif pada masyarakat setempat.

Risiko yang dinilai bisa dikategorikan sebagai rendah, sedang, atau tinggi sesuai dengan pendekatan matriks Penilaian Risiko yang ditampilkan pada Tabel 3. Definisi untuk rating dan contoh formulir Daftar Periksa dapat dilihat pada Formulir PK3LL/RA/01. Gambar 1 mengilustrasikan urutan penilaian risiko. Penilaian risiko dilakukan secara elektronik dalam sistem database PK3LL Kontraktor terpadu yang on-line. Tabel 3: Matriks Penilaian Risiko K E P A R A H A N

6

KONSEKUENSI

PROBABILITAS YANG BERTAMBAH

Manusia

Aset

Lingkungan

Reputasi

0

Tidak ada pengaruh kesehatan/ cedera

Tidak ada kerusakan

Tidak ada pengaruh

Tidak berdampak

1

Pengaruh ringan terhadap kesehatan/ cedera

Kerusakan ringan

Pengaruh ringan

Dampak ringan

2

Pengaruh tak berarti terhadap kesehatan/ cedera

Kerusakan yang tak berarti

Pengaruh tak berarti

Dampak terbatas

3

Pengaruh besar terhadap kesehatan/ cedera

Kerusakan yang terlokalisir

Dampak terlokalisir

Dampak sedang

4

Fatalitas tunggal

Kerusakan besar

Pengaruh besar

Dampak nasional

5

Fatalitas ganda

Kerusakan Pengaruh yang meluas luar biasa

Dampak internasional

A

B

C

D

E

Tidak pernah dikenal E&P

Dikenal dalam industri E&P

Insiden telah terjadi di VICO

Terjadi beberapa kali di VICO

Terjadi beberapa kali setiap tahun di satu lokasi

Usahakan perbaikan yang terusmenerus

Sertakan tindakan pengurangan risiko

Tidak bisa ditoleransi

V. TAHAP KUALIFIKASI A. Penilaian Risiko

Gambar 1: Proses Penilaian Risiko

Penjelasan mengenai persyaratan-persyaratan oleh Contract Custodian/End User

Identifikasi risiko & kelengkapan formulir (elektronik) oleh Contract Custodian/End User

- Formulir PK3LL/RA/01 - Tabel 3 : Matrix Penilaian Risiko

Penyerahan secara elektronik oleh Manajer Lini Tidak

Persetujuan VP (elektronik)

Disetujui?

Ya

Siapkan Permohonan Kontrak (PFCAR)

7

V. TAHAP KUALIFIKASI B. Pra-Kualifikasi

1. Tujuan Pra-kualifikasi adalah langkah paling penting dalam PK3LL Kontraktor untuk menyaring Kontraktor yang potensial serta untuk memastikan bahwa mereka mempunyai pengalaman dan kemampuan yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan yang dimaksud dengan aman, ramah lingkungan dan peka terhadap dampak sosial terhadap masyarakat setempat. Semua Kontraktor yang telah ikut pra-kualifikasi harus mampu sepenuhnya mengelola semua aspek K3LL pekerjaan. Langkah ini bertujuan untuk mengukur kinerja Kontraktor di masa lalu. 2. Proses Pra-kualifikasi Semua kontraktor harus melalui proses pra-kualifikasi, kecuali : Pekerjaan dengan kategori risiko rendah yang dikerjakan di luar daerah operasi VICO dan tidak berada di bawah pengawasan langsung VICO. Masih memiliki nilai PQ yang berlaku (2 tahun). Jika tanggung jawab pengelolaan K3LL akan diambil alih oleh VICO (End user). Akan tetapi, pekerjaan-pekerjaan dengan risiko rendah yang di masa lalu sering mengalami kecelakaan dan insiden kecil akan dikenakan kategori pekerjaan berisiko tinggi (lihat Tabel 3 : Matriks Penilaian Risiko). Gambar 2 : mengilustrasikan proses pra-kualifikasi. Untuk pekerjaan berisiko tinggi, prakualifikasi PK3LL Kontraktor harus mendahului semua aktivitas pelelangan. Hanya Kontraktor yang lulus pra-kualifikasi PK3LL yang akan dimasukkan ke dalam daftar peserta lelang. Pada umumnya, proses pra-kualifikasi dimaksudkan untuk memberikan informasi dasar mengenai kompetensi Kontraktor di masa lampau, seperti: Komitmen dan kepemimpinan Kontraktor dalam hal K3LL Tujuan kebijakan dan strategi Organisasi, tanggung jawab, sumber daya manusia, standar dan dokumentasi Komunikasi K3LL, pelatihan dan sertifikasi, menajemen subkontraktor, standar kinerja Penanganan bahaya dan dampak Perencanaan dan prosedur Pemantauan atas pelaksanaan dan kinerja Prosedur audit, inspeksi dan peninjauan Nilai pra-kualifikasi terdahulu dalam hal aspek K3LL Ciri-ciri tambahan lainnya 8

V. TAHAP KUALIFIKASI B. Pra-Kualifikasi

Contoh formulir pra-kualifikasi yang harus dilengkapi oleh Kontraktor ada pada Formulir CSMS/PQ/02. Dalam proses pra-kualifikasi terhadap Kontraktor besar, terutama yang mempunyai divisi di berbagai negara, penggunaan data riwayat Korporasi mungkin tidak cocok. Dalam hal ini, fokus harus ditujukan pada divisi yang mengikuti lelang pekerjaan. Formulir yang dimaksud bisa dibagikan kepada Kontraktor dalam bentuk hard copy atau format elektronik. Kontraktor mengisi dokumen pra-kualifikasi PK3LL Kontraktor yang kemudian akan dievaluasi sesuai Kriteria Evaluasi Pra-kualifikasi VICO (Formulir PK3LL/PQ/03). Nilai minimum yang bisa diterima agar Kontraktor lulus pra-kualifikasi PK3LL Kontraktor adalah 58.7 untuk resiko tinggi; 43.1 untuk resiko sedang, dan 33.2 untuk resiko rendah. Bila tidak ada peserta lelang yang mencapai nilai minimum yang bisa diterima, maka masing-masing VP yang bersangkutan harus memutuskan akan meneruskan proses pra-kualifikasi atau tidak. Jika proses pra-kualifikasi diteruskan misalnya melalui Conditional Acceptance, maka persyaratan ketat, jangka waktu dan pengawasan yang diperlukan untuk risiko terkait harus diberlakukan kepada Kontraktor. Bila Kontraktor telah lulus dalam proses pra-kualifikasi awal, selanjutnya inspeksi terhadap fasilitas Kontraktor dan audit kepatuhan Kontraktor terhadap dokumen pra-kualifikasi dapat dilakukan kemudian. Jika VICO memerlukan konsultan untuk mempersiapkan paket-paket lelang, Contract Custodian harus merancang spesifikasi K3LL yang khusus buat pekerjaan yang dilelang. Spesifikasi K3LL ini akan disertakan ke dalam paket lelang yang disiapkan kontraktor, yang nantinya mereka akan membuat rencana dan program K3LL mereka yang sesuai dengan pekerjaan. Dokumen-dokumen ini akan dievaluasi selama proses evaluasi. Lihat tahap SELEKSI untuk memperoleh pedoman lebih jauh mengenai cara menyiapkan dokumen lelang dan menilai Kontraktor. Sesuai dengan PTK007, semua perusahaan yang terlibat dalam konsorsium harus melalui proses pra-kualifikasi. Dalam hal Sister Company akan memakai sistem manajemen K3LL perusahaan induk maka perusahaan tersebut harus mempunyai surat pernyataan bahwa sistem manajemen K3LL nya diambil dari perusahaan induk yang ditandatangani oleh perusahaan induk dan perusahaan tersebut. 3. Tim Pra-Kualifikasi Korporasi Tim Pra-Kualifikasi Korporasi adalah tim yang terdiri dari karyawan yang sudah pernah mengikuti PK3LL Kontraktor Workshop dan ditunjuk oleh Departemen/Divisi yang bersangkutan. Tim ini bertugas untuk memastikan bahwa proses penilaian pra-kualifikasi berjalan dengan obyektif dan adil. Keanggotaan Tim pra-kualifikasi korporasi (Corporate Pre-qualification) dibagi menjadi dua kategori sebagai berikut:

9

V. TAHAP KUALIFIKASI B. Pra-Kualifikasi

a. Anggota Tetap Anggota tetap tim pra-kualifikasi korporasi adalah karyawan yang ditunjuk dari Bagian Supply Chain Management (SCM) dan bagian Health, Safety & Environmental yang sudah pernah mengikuti PK3LL Workshop. Keanggotaan ini juga dibagi dalam dua kategori: Anggota di Jakarta: adalah mereka yang bertanggung jawab untuk menjalankan proses pra-kualifikasi kepada Kontraktor yang berdomisili di Jakarta dan/atau kontraktor yang ingin berpartisipasi dalam tender VICO di kantor Jakarta. Anggota di Kalimantan Timur: adalah mereka yang bertanggung jawab untuk menjalankan proses pra-kualifikasi kepada Kontraktor yang berdomisili di Kalimantan Timur dan/ atau kontraktor yang ingin berpartisipasi dalam tender VICO di kantor Badak. b. Anggota Ad Hoc Anggota Ad Hoc adalah orang yang sudah pernah mengikuti PK3LL Kontraktor Workshop dan ditunjuk oleh Departemen terkait untuk menjadi anggota tim pra-kualifikasi dalam menjalankan proses pra-kualifikasi. Tim pra-kualifikasi korporasi bertanggung jawab untuk mengkaji dan mengevaluasi secara menyeluruh jawaban atas pertanyaan-pertanyaan pada kuesioner pra-kualifikasi yang diisi oleh kontraktor. Kuesioner ini harus dilengkapi dengan dokumen-dokumen terkait. Tim prakualifikasi korporasi harus memberikan nilai yang obyektif kepada kontraktor dengan menggunakan kriteria Evaluasi Pra-Kualifikasi yang terdapat pada Formulir PK3LL/PQ/03. Formulir evaluasi table-top akan digunakan sebagai referensi dalam melakukan kunjungan ke lapangan untuk klarifikasi lebih lanjut, dan hasilnya harus dilampirkan pada formulir prakualifikasi. Bagi pekerjaan dengan kategori risiko tinggi, maka kunjungan ke lapangan harus dilakukan. 4. Hasil Pra-Kualifikasi SCM harus mengeluarkan pemberitahuan secara formal hasil pra-kualifikasi kepada kontraktor. Kontraktor yang mencapai nilai minimum dapat ikut serta dalam tender VICO dengan kategori risiko yang sesuai. Pemberitahuan ini harus dilampirkan saat kontraktor memasukkan Formulir Pendaftaran (Bidder Registration Form). Bagi kontraktor yang tidak mencapai nilai minimum, akan diberi penjelasan mengenai kekurangan mereka serta masukan untuk memperbaiki kinerja K3LL dan kontraktor dapat mengulangi proses pra-kualifikasi dalam waktu tiga bulan setelah pra-kualifikasi sebelumnya. 5. Masa Berlaku Pra-Kualifikasi Nilai pra-kualifikasi PK3LL berlaku selama dua (2) tahun.

10

V. TAHAP KUALIFIKASI B. Pra-Kualifikasi

Gambar 2: Proses Pra-kualifikasi

Penilaian Resiko oleh Manajer Lini

Pra-kualifikasi dilakukan oleh Tim Evaluasi

Ya

Calon peserta melengkapi kuesioner pra-kualifikasi K3LL

Pembahasan & klarifikasi oleh Tim Evaluasi

Diperlukan standar K3LL

Tidak

Tidak

Lulus?

Persetujuan VP

Ya

Ya

Proses inspeksi dan audit

Proses inspeksi dan audit

Memenuhi kriteria?

Tidak

Ya

GAP ANALYSIS

Tidak

Diskualifikasi & berikan feedback

Persetujuan VP

Dapatkah VICO membantu mengisi gap?

Tidak

Diskualifikasi

Ya Masukkan calon peserta ke daftar peserta lelang

Conditional Acceptance

11

V. TAHAP KUALIFIKASI C. Seleksi

1. Tujuan Tujuan dari tahap seleksi ini adalah untuk menilai apakah Rencana K3LL dan kriteria evaluasi lelang telah dipenuhi untuk memilih pemenang lelang, bila perlu melalui rapat-rapat klarifikasi. Langkah Seleksi PK3LL Kontraktor ini sejalan dengan proses penilaian lelang dalam rangka proses pengadaan jasa dan dianggap sebagai bagian dari evaluasi teknis. 2. Penyiapan Dokumen Lelang Kriteria seleksi yang digunakan harus mempertimbangkan aspek-aspek penting seperti biaya, kemampuan teknis, reputasi dan kemampuan untuk melaksanakan pekerjaan sesuai dengan ketentuan K3LL, tepat waktu, dan kualitas yang disyaratkan oleh VICO. Seluruh risiko kontrak dan manajemen K3LL harus diberi faktor pemberat sama seperti pertimbangan lainnya saat evaluasi kriteria seleksi. Contract custodian harus membuat Rencana K3LL yang sesuai untuk masing-masing jenis pekerjaan. Dalam menentukan faktor pemberat, contract custodian/ End User bisa berkonsultasi dengan Wakil K3LL untuk memperoleh pemberatan yang paling tepat bagi pekerjaan yang dikontrakkan, biasanya sekitar 20% - 30%, tergantung dari rumitnya pekerjaan. Oleh sebab itu, sebagai konsekuensi faktor pemberat, evaluasi lelang harus menggunakan merit point. Dokumen K3LL VICO yang harus disertakan dalam dokumen lelang adalah: Sasaran dan Tujuan K3LL VICO. Rencana K3LL dan identifikasi bahaya yang harus diperhatikan. Prosedur pengawasan K3LL, buku pedoman dan panduan keselamatan, serta masalah kepatuhan kepada isi kontrak. Penentuan interaksi VICO dengan kontraktor yang sudah diantisipasi, strategi pengawasan VICO dan interaksi dengan rencana operasi VICO yang spesifik seperti rencana tanggap darurat. Persyaratan-persyaratan spesifikasi minimum K3LL Persyaratan-persyaratan pre-bid dan kunjungan lapangan yang mutlak dilakukan. Dalam mempersiapkan dokumen kontrak, ada beberapa hal yang perlu dipertimbangkan: Vice President bertanggung jawab dalam memastikan bahwa dokumen lelang mencantumkan persyaratan-persyaratan K3LL untuk kontrak yang bersangkutan dan bahaya-bahaya yang telah diidentifikasi disampaikan kepada Kontraktor. VICO tidak boleh berasumsi bahwa Kontraktor sudah mengetahui bahaya di tempat kerja. Kontraktor mempunyai tanggung jawab sendiri terhadap rencana K3LL nya, tapi dokumen-dokumen harus memberikan ketentuan yang jelas bagi VICO untuk melaksanakan audit K3LL terhadap Kontraktor untuk menilai kepatuhannya.

12

V. TAHAP KUALIFIKASI C. Seleksi

Dokumen-dokumen harus menyertakan ketentuan bagi VICO untuk menunda pekerjaan jika Kontraktor tidak memenuhi kriteria K3LL yang tercantum dalam Rencana K3LL kontrak dan, khususnya pada saat mobilisasi, menahan izin memulai pekerjaan dan menunda pembayaran hingga semua audit awal pekerjaan sudah mencapai tingkat memuaskan. Akan tetapi, sebelum menunda suatu pekerjaan, VICO harus berhubungan dengan Kontraktor untuk memberi mereka kesempatan memperbaiki ketidakpatuhannya. VICO harus memastikan bahwa tahap mobilisasi dan demobilisasi tercantum di dalam Rencana K3LL. Pentingnya persyaratan-persyaratan K3LL Kontraktor harus dikomunikasikan kepada semua peserta lelang selama waktu berlangsungnya rapat-rapat klarifikasi pre-bid. 3. Pra Lelang dan Kunjungan Lapangan Klarifikasi lelang diperlukan untuk memastikan bahwa peserta lelang mengerti dengan jelas mengenai persyaratan-persyaratan lelang, tempat kerja, dan aturan-aturan serta persyaratanpersyaratan yang dikenakan. Persyaratan-persyaratan lelang harus menyertakan aspek-aspek K3LL, Teknis, Administrasi, Jadwal dan Biaya. Rapat-rapat pra lelang dan kunjungan lapangan ditetapkan sebagai suatu yang mutlak untuk diikuti oleh peserta lelang. Ketidakhadiran dalam rapat-rapat pra lelang dan kunjungan lapangan akan mengakibatkan peserta lelang di diskualifikasi.

13

V. TAHAP KUALIFIKASI C. Seleksi Gambar 3: Proses Seleksi Departemen Pemrakarsa

Pelayanan Kontrak

Stakeholder Kunci Lainnya

A Menyelesaikan daftar penawaran Mengadakan Pengumuman publik (jika diperlukan)

Menyusun dokumen penawaran

SELEKSI

Semua syarat dan risiko K3LL yang terkait dengan pekerjaan akan dimasukkan dalam Dokumen Lelang

Menyaring Penawar Baru (Jika diperlukan)

Mengadakan kegiatan pra-kualifikasi penawar

Menyusun Ikhtisar teknis Dokumen Penawaran

Mengkoordinasi, Menyusun dan Mengumpulkan dokumen tender

Menyusun Pasal-pasal / Perjanjian

Tujuan kualitas Dokumen Tender

Meminta tinjauan dan Persetujuan Komisi Pembelanjaan

Pertemuan Pra-Lelang

B

Evaluasi Peninjauan kemampuan saat ini dan Pelaksanaan K3LL masa lalu dalam Proposal lelang.

Departemen Pemrakarsa

Pelayanan Kontrak

Stakeholder Kunci Lainnya

B

Membagikan Undangan Bagi Penawar

Penandatanganan Kontrak

Menyusun penjelasan penawaran dan menjawab pertanyaan penawar yang diperlukan

Mengkoordinasikan Rapat Pembukaan Penawaran

Mengadakan rapat Pembukaan Penawaran

PK3LL Kontraktor

Melaksanakan evaluasi Teknis dan Keselamatan

Mengadakan evaluasi Non-teknis (komersial)

Negosiasi aspek biaya dan aspek teknis

Mengkoordinasikan rapat Negosiasi kontrak

Mendata ulang penilaian dan penghargaan

Mengumpulkan dan menyelesaikan Paket Rekomendasi & Penandatanganan Kontrak

Tinjauan kualitas Paket Rekomendasi

Koordinasi Tinjauan Persetujuan Panitia Pembelanjaan

Persetujuan BPMIGAS

Meminta Persetujuan BPMIGAS

C

14

Penawar Menyusun Penawaran (Proposal menawarkan harga)

V. TAHAP KUALIFIKASI C. Seleksi

4. Evaluasi Lelang, Peninjauan Lokasi dan Audit Selama masa evaluasi lelang, Contract Custodian/End-User, Wakil dari Departemen HSE dan SCM harus menyelenggarakan pertemuan-pertamuan untuk berkonsentrasi membahas program K3LL yang dibuat oleh kontraktor dan menilai seberapa efektif kontraktor telah memberikan jaminan bahwa semua bahaya sudah dikenali. Apa yang telah dievaluasi selama proses Pra-kualifikasi bisa saja di evaluasi ulang dan dibandingkan satu sama lain dengan semua peserta lelang, kalau-kalau terdapat inkonsistensi dengan dokumen Pra-kualifikasi peserta lelang. Rapat-rapat klarifikasi antara VICO dan kontraktor juga harus dilakukan untuk mengklarifikasi dan menilai lebih lanjut kecocokan antara rencana-rencana K3LL kontraktor dan bagaimana rencana tersebut berinteraksi dengan program K3LL VICO dan dengan program K3LL kontraktor lainnya. Setelah masalah-masalah K3LL dievaluasi dan diberikan pemberatan sesuai dengan faktor pemberat yang sudah baku, hal ini akan dimasukkan ke dalam evaluasi teknis secara keseluruhan. Penilaian ini harus didokumentasikan, sebab merupakan kondisi yang sangat penting untuk penetapan pemenang lelang. Inspeksi lapangan mungkin dilakukan untuk memastikan kepatuhan terhadap apa yang telah diajukan peserta lelang. Wakil-wakil K3LL End User akan memastikan pelaksanaan K3LL oleh kontraktor dan memberikan rekomendasi yang diperlukan sesuai kondisi lapangan yang akan dihadapi. Hasil-hasil dari proses seleksi dicatat secara elektronis menggunakan Formulir Hasil Seleksi (Formulir PK3LL/SL/04).

5. Penetapan Pemenang Lelang (Award) Rekomendasi penetapan pemenang lelang (award) akan diberikan kepada Panitia Lelang (Bid Committee) untuk persetujuan / penyerahan sebelum memperoleh persetujuan dari Pejabat Yang Berwenang (Contract Authority). Semua langkah penunjukan harus dilakukan sesuai dengan prosedur yang dijelaskan di dalam buku panduan kontrak.

15

VI. TAHAP PELAKSANAAN DI LAPANGAN A. Aktivitas Awal Pekerjaan (Pre-Job Activities)

1. Tujuan Tujuan PJA adalah untuk memastikan bahwa aspek-aspek yang relevan dengan penilaian risiko kontrak dan semua aspek K3LL lainnya dari kontrak dikomunikasikan dan dimengerti oleh semua pihak sebelum pelaksanaan kontrak. 2. Langkah-langkah Aktivitas Awal Pekerjaan (Pre-job Activities Steps) Aktivitas Awal Pekerjaan terdiri dari dua langkah: Aktivitas Pre-mobilisasi dan Mobilisasi. End User Manajer memandu pelaksanaan aktivitas Awal Pekerjaan ini. Formulir Daftar Periksa Aktivitas Awal Pekerjaan (Pre-Job Activity Checklist) yaitu formulir PK3LL/PJA/05 harus digunakan untuk memeriksa kesiapan kontraktor untuk melaksanakan pekerjaan sesuai dengan persyaratan K3LL. Hasil-hasil dari aktivitas ini akan di-input ke sistem database oleh Contract Custodian/End User. 2.1. Pra-mobilisasi Selama masa pra-mobilisasi, semua aspek yang relevan dengan penilaian risiko kontrak dan semua aspek K3LL lainnya dari kontrak dikomunikasikan dan dipahami oleh semua pihak sebelum pelaksanaan kontrak. Termasuk di dalam kegiatan ini adalah kick-off meetings, inspeksi, audit, orientasi lapangan, dan briefing K3LL. Topik yang dibahas selama aktivitas ini adalah: diskusi rencana kerja, peninjauan semua bahaya yang potensial dan masalah-masalah K3LL, pemeriksaan kesiapan dari semua peralatan yang diperlukan, alat-alat dan APD (Alat Perlindungan Diri), pembuatan prosedur darurat. Wakil-wakil K3LL dari departemen end user dibantu oleh wakil departemen terkait melakukan inspeksi. 2.1.1. Kick-off Meeting Kick-off meeting harus dilakukan segera setelah kontrak dimenangkan, sebelum pekerjaan dimulai. Kick-off meeting dilakukan untuk memberi kesempatan kepada kontraktor untuk mengenali lokasi kerja VICO, fasilitas, orang-orangnya, dan informasi kerja lainnya. Kick-off meeting dipimpin oleh masing-masing end user Manajer dan dihadiri orang-orang di bawahnya yang bertanggungjawab terhadap pekerjaan tersebut. Dari pihak kontraktor, personil kunci kontraktor dan subkontraktor harus menghadiri kick-off meeting ini. Jika kontraktor melakukan kegiatan di daerah kerja VICO, kick-off meeting bisa dilakukan di tempat, baik di kantor VICO maupun di kantor proyek kontraktor. Atau, mungkin juga perlu diadakan kick-off meeting awal di kantor pusat kontraktor. End User Manager akan menentukan lokasi kick-off meeting ini.

16

VI. TAHAP PELAKSANAAN DI LAPANGAN A. Aktivitas Awal Pekerjaan

Topik yang dibahas dalam kick-off meeting kira-kira terdiri dari: PK3LL VICO dan Kontraktor Konfirmasi mengenai program, tujuan dan sasaran kinerja K3LL yang harus dilakukan termasuk konfirmasi bahwa peranan dan tanggung jawab telah dijelaskan dengan baik dan dimengerti. Pembahasan dari analisa risiko yang berhubungan dengan bahaya besar dan rencana penanggulangannya. Konfirmasi mengenai kompetensi kontraktor. Pengenalan personil kunci baik dari VICO maupun kontraktor yang terlibat dalam pelaksanaan pekerjaan. Distribusi dan penjelasan mengenai program K3LL VICO, aturan-aturan dasar K3LL, dan prosedur kerja serta semua aturan yang berlaku. Konfirmasi mengenai lingkup dan jadual aktivitas K3LL, seperti rapat-rapat K3LL, audit, inspeksi dan pembahasan-pembahasan. Konfirmasi mengenai tersedianya prosedur tanggap darurat kontraktor. Interaksi antara contingency plan VICO dan kontraktor. Penjelasan persyaratan K3LL bagi subkontraktor. Pelaporan Kecelakaan/Insiden dan prosedur penyelidikan. Mengenali aspek-aspek lingkungan. Mengenali dampak sosial terhadap masyarakat setempat. Rapat-rapat ini juga harus digunakan sebagai kesempatan untuk memberi klarifikasi atau mengangkat masalah K3LL yang mungkin belum tercakup dalam dokumen kontrak. 2.1.2. Orientasi Lapangan K3LL Orientasi lapangan dilakukan untuk membuat kontraktor kenal dengan lingkungan kerja, fasilitas, dan daerah evakuasi kebakaran, keselamatan, dan keadaan darurat. Semua bahaya yang potensial dan masalah-masalah K3LL lainnya yang ditemukan selama kick-off meeting harus dikomunikasikan dengan baik selama orientasi ini.

2.1.3. Pelatihan K3LL Kontraktor bertanggung jawab untuk melatih dan memberi briefing kepada karyawan-karyawannya sendiri mengenai semua bahaya yang potensial dan 17

VI. TAHAP PELAKSANAAN DI LAPANGAN A. Aktivitas Awal Pekerjaan

masalah K3LL yang berhubungan dengan pekerjaan. Seorang petugas keselamatan harus mempunyai pengetahuan dasar minimum mengenai hal-hal yang mutlak dalam keselamatan seperti Pertolongan Pertama dan Pemadaman Kebakaran (First Aid and Fire Fighting). VICO akan memeriksa apakah pelatihan tersebut dilakukan dan didokumentasikan dengan baik. HSE Departemen akan melakukan tes kompetensi bagi safetyman dan HSE officer. Pelatihan dan briefing mungkin diperlukan bila pengetahuan yang diperlihatkan masih di bawah harapan. 2.2. Mobilisasi Selama mobilisasi, rencana K3LL harus dikomunikasikan kepada semua personil VICO dan kontraktor yang terkait. Dalam tahap mobilisasi, beberapa aktifitas yang prinsipil adalah: Kick-off meeting di lapangan. Mobilisasi staff dan peralatan kontraktor. Pematangan rencana K3LL kontraktor. Melakukan orientasi dan pelatihan spesifik mengenai pekerjaan. Mengadakan audit mobilisasi. Selama mobilisasi, VICO dan kontraktor menjamin bahwa masing-masing menetapkan metoda operasi yang sesuai dengan rencana K3LL yang telah disepakati. Pada tahap inilah pelaksanaan rencana K3LL oleh kontraktor secara resmi dimulai. Selama masa permulaan dari tahap mobilisasi, semua personil kunci yang ditugaskan dalam pekerjaan harus menghadiri program orientasi K3LL yang harus digunakan untuk mengkomunikasikan Rencana K3LL dan semua aspek penting K3LL lainnya dari kontrak. Progress meeting selanjutnya harus digunakan sebagai metoda formal untuk meninjau pelaksanaan K3LL, sejalan dengan pemeriksaan oleh personil VICO.

18

VI. TAHAP PELAKSANAAN DI LAPANGAN A. Aktivitas Awal Pekerjaan

Gambar 4: Proses Aktivitas Awal Pekerjaan (Pre-Job Activities Process)

VISIO CORPORATION

$

Pemenangan Kontrak

Aktivitas Premob (kantor) (kick-off meetings, rencana kerja, peninjauan bahaya yang potensial, inspeksi & audit lapangan, briefing K3LL, pemeriksaan peralatan & APD, dsb)

Tidak

Selesai?

Ya

Mobilisasi Komunikasikan Rencana K3LL, audit, selesaikan masalahmasalah K3LL , briefing K3LL

Pelaksanaan Kontrak

19

VI. TAHAP PELAKSANAAN DI LAPANGAN B. Pekerjaan Sedang Berlangsung (Work in Progress)

1. Tujuan Tujuan dari tahap ini adalah untuk menjamin bahwa pekerjaan telah dilaksanakan sesuai dengan rencana K3LL yang telah disepakati, dan bahwa kebutuhan K3LL tambahan yang ditemukan selama pekerjaan, diperhatikan dengan benar. 2. Kunjungan VP / Manajemen Senior / Manajemen Lini Dalam waktu tujuh hari setelah mobilisasi atau start up, VP atau Manajemen Senior atau Manajemen Lini yang berwenang akan mengadakan kunjungan kerja ke semua lokasi yang dikelola kontraktor. Meeting untuk mengkomunikasikan harapan manajemen terhadap semua personil lapangan. Aktivitas Audit. Selain kunjungan keselamatan kerja yang telah disebutkan sebelumnya, masing-masing VP atau Manajemen Senior atau Manajemen Lini juga akan melakukan inspeksi berkala atau sewaktu-waktu untuk memastikan semua kewajiban K3LL telah dipenuhi. Apabila tanggung jawab pengawasan dipegang oleh kontraktor, peranan VICO adalah untuk memantau kepatuhan terhadap persyaratan-persyaratan kontrak dan sistem yang telah dijelaskan di dalam kontrak. Masing-masing Manajemen Senior atau Manajemen Lini harus memantau dan memastikan bahwa semua kewajiban K3LL dipenuhi bila End User tidak selalu berada di lokasi. Saran dari Wakil K3LL bisa diperoleh bila diperlukan, akan tetapi, kewenangan terhadap K3LL kontrak berada di tangan End-user. 3. Jaminan Kompetensi kontraktor Selama masa pelaksanaan, End User harus memantau kompetensi kontraktor secara berkesinambungan, yaitu pelaksanaan semua komitmen pelatihan yang terkait dengan pekerjaan yang dilakukan. Pemantauan juga harus menyertakan pemeriksaan bahwa kontraktor tunduk kepada sistem manajemennya yang mungkin termasuk: Kompetensi dan pemantauan ketat terhadap penggantian personil kunci. Pelaksanaan orientasi yang diperlukan. Pelatihan personil kontraktor dalam aktivitas yang berhubungan dengan pekerjaan. Penyelesaian semua pelatihan K3LL yang telah disepakati, termasuk semua pelatihan mengenai aturan hukum yang spesifik. Tersedianya dokumen-dokumen K3LL, brosur instruksi dan informasi yang dikemas dalam pesan-pesan visual yang sederhana.

20

VI. TAHAP PELAKSANAAN DI LAPANGAN B. Pekerjaan Sedang Berlangsung

4. Inspeksi, Audit K3LL dan Evaluasi Sementara Inspeksi dan audit menyajikan metoda untuk memantau aktivitas K3LL kontraktor. Kinerja kontraktor yang telah lulus Tahap Kualifikasi dengan memuaskan dan terencana sangat baik selama aktivitas Awal Pekerjaan (Pre-Job Activities) tidak bisa dijamin bila tidak diawasi dan dievaluasi dengan baik. Oleh karena itu, evaluasi dan inspeksi berkala mutlak harus dilakukan dengan menggunakan formulir daftar periksa yang tersedia di lampiran PK3LL/WIP/06, PK3LL/ WIP/07dan PK3LL/WIP/08. Frekuensi evaluasi seperti itu tergantung dari jenis pekerjaan, besarnya pekerjaan, dan risiko yang terlibat dan/atau lamanya kontrak dan dicatat di dalam sistem database. Ketika hal ini terjadi suatu sistem peringatan akan secara otomatis mengingatkan End User untuk melakukan inspeksi. VICO maupun kontraktor harus melakukan inspeksi dan audit. Setiap temuan dari inspeksi dan audit harus diberitahukan satu sama lain antara VICO dan kontraktor dengan komitmen positif dari kedua belah pihak untuk menggunakan temuan-temuan tersebut untuk memperbaiki kinerja. Kontraktor menindaklanjuti dengan tindakan perbaikan terhadap setiap kekurangan yang ditemukan. Kelalaian dalam melaksanakan hal ini atau kurangnya tindakan perbaikan mungkin akan mengakibatkan catatan negatif dalam evaluasi akhir. Hal ini akan mempengaruhi kesempatan kontraktor untuk ikut serta dalam pekerjaan-pekerjaan lain di masa datang, dikeluarkannya peringatan lisan maupun tertulis, pemberhentian personil, penundaan kontrak, atau bahkan penghentian kontrak. 5. Pelaksanaan Program K3LL End User dan Kontraktor bersama-sama bertanggung jawab untuk melaksanakan program K3LL seperti yang tercantum dalam CSMS/PJA/01. Keberhasilan dari pelaksanaan program K3LL akan ditentukan melalui pemantauan, evaluasi dan pelaksanaan tindak perbaikan, sebagai contoh Gaps Closure Gap yang tersisa sebelum pelaksanaan mobilisasi harus didiskusikan untuk mencari pemecahannya serta menentukan jadwal perbaikannya. Gap ini harus dipertimbangkan sebagai hal yang tidak kritikal oleh pimpinan End User. Rencana K3LL Contract custodian/End User dan kontraktor secara bersama-sama bertanggung jawab atas pelaksanaan dan perbaikan Rencana K3LL. Pelaksanaan Rencana K3LL yang berhasil akan ditentukan oleh keberhasilan pemantauan, evaluasi, dan dilakukannya tindakan perbaikan. Rapat-Rapat K3LL VICO dan Kontraktor harus secara bersama-sama melakukan rapat-rapat K3LL secara teratur, dihadiri oleh semua wakil kontraktor dan VICO. Rapat-rapat ini dimaksudkan untuk memberikan pelatihan sambil bekerja dan mengkomunikasikan masalah-masalah K3LL, harus dicatat dan didokumentasikan. 21

VI. TAHAP PELAKSANAAN DI LAPANGAN B. Pekerjaan Sedang Berlangsung

Promosi K3LL Promosi K3LL penting, bahkan walaupun tempat kerja dirancang sebagai tempat yang aman, prosedur kerja sudah dibuat seaman mungkin, karyawan semua sudah terlatih dengan baik, dan prosedur kerja yang aman telah diterapkan dengan konsisten. Ini dikarenakan pencegahan kecelakaan juga tergantung dari keinginan orang untuk bekerja dengan aman. Tidak semua kondisi berbahaya yang potensial dan tindakan yang tidak aman bisa diantisipasi atau dikontrol oleh pihak lain. Semua yang berkepentingan juga harus menggunakan inisiatif sendiri, akal sehat, dan disiplin diri sendiri untuk melindungi diri mereka sendiri. Pengawasan dan Komunikasi K3LL Karyawan Pengawas-pengawas atau karyawan kontraktor memastikan bahwa pekerjaan yang mereka lakukan tidak berbahaya baik terhadap diri mereka sendiri, bagi orang lain, bagi kontraktor lain, atau bagi VICO. Kontraktor harus memastikan bahwa karyawan kontraktor mampu mengkomunikasikan setiap masalah yang menyangkut K3LL kepada manajemen mereka. Latihan Keadaan Darurat Kontraktor harus melakukan atau berpartisipasi dalam setiap latihan keadaan darurat ketika bekerja pada atau berkunjung ke fasilitas VICO. Prosedur Darurat Kontraktor mungkin bisa ditinjau dan diperbaiki bilamana perlu. Kontraktor juga harus familiar dengan semua sistem alarm VICO. Investigasi/Pelaporan Kecelakaan/Insiden Semua cedera, kecelakaan atau insiden di tempat kerja, yang berkaitan dengan pekerjaan kontraktor di lapangan harus segera dilaporkan kepada VICO dan akan dicatat. Setelah kecelakaan atau insiden dilaporkan, VICO dan kontraktor bisa melakukan penyelidikan bersama. Setiap kecelakaan dan insiden, apakah itu kecelakaan/insiden paling kecil seperti kasus-kasus first aid harus dicatat dan dilaporkan ke Departemen HSE. Prosedur selanjutnya dalam penyelidikan kecelakaan/insiden dan pelaporan harus ditujukan kepada Departemen HSE.

22

VI. TAHAP PELAKSANAAN DI LAPANGAN B. Pekerjaan Sedang Berlangsung

Gambar 5: Aktivitas Pekerjaan Sedang Berlangsung (Work-in-Progress Activities)

Mulai

Kunjungan K3LL oleh VP/ Manajemen Senior

Standar dan cakupan K3LL : Kewajiban-kewajiban konstruksi, daftar Conditional Acceptance

Perubahan lingkup kerja, bahaya lain

Evaluasi Sementara : Checklist Inspeksi, Checklist Program K3LL

Tidak Tindakan perbaikan sudah dilakukan?

Ya Tidak Pekerjaan Selesai?

Ya

Evaluasi Final

Tindakan Disiplin

23

VI. TAHAP PELAKSANAAN DI LAPANGAN C. Evaluasi Akhir dan Tindakan Perbaikan

1. Tujuan Tujuan dari tahap ini adalah untuk melakukan evaluasi bersama terhadap kinerja K3LL kontraktor dan VICO, dan untuk memberikan umpan balik kepada kontraktor dan VICO yang bisa dijadikan sebagai acuan untuk pekerjaan di masa depan. 2. Evaluasi Akhir dan Laporan Semua kontrak harus diakhiri dengan laporan mengenai kinerja K3LL yang memberikan umpan balik untuk pengetahuan dan pelajaran di masa depan. Evaluasi akhir harus didasarkan pada kewajiban-kewajiban K3LL kontrak, Laporan Aktivitas Awal Pekerjaan, Laporan Evaluasi Sementara dan Tindakan perbaikan selama evaluasi sementara. Formulir evaluasi akhir terlampir di VICO CSMS Form (CSMS/FE/09). Semua data yang diselesaikan harus di input ke dalam database dan disetujui oleh masing-masing End User Manajer. Checklist harus dilengkapi pada akhir pekerjaan atau pada saat kontrak sudah habis masa berlakunya. Analisis dan ringkasan kesimpulan harus mencantumkan: Kualitas dari Rencana K3LL yang asli dan relevansinya dengan keseluruhan kinerja kontraktor, menentukan apa yang sudah dipelajari dan bagaimana kontrak masa depan harus dirancang. Menekankan aspek-aspek positif dari pelajaran yang diperoleh dan bagaimana pelajaran tersebut bisa diterapkan di masa depan. Pelajaran ini harus dibagi dengan kontraktor. Pemasukan bahaya yang baru ditemukan kedalam identifikasi bahaya dan proses evaluasi untuk kontrak masa yang akan datang. Analisis dari kinerja K3LL, User maupun kontraktor untuk perbaikan bersama. Informasi mengenai kontraktor agar ditambahkan sebagai referensi untuk pendaftaran lelang di masa yang akan datang dan yang mungkin bisa memberikan saran untuk perbaikan dalam menilai lelang di masa yang akan datang. Catat setiap orang yang masuk daftar hitam (blacklist) akibat tindakan yang tidak disiplin atau juga mereka yang berprestasi memuaskan dan bisa direkomendasikan untuk pekerjaan-pekerjaan di masa yang akan datang. Hasil dari ringkasan yang disebut di atas harus dikomunikasikan dan disepakati. Tidak akan ada kesulitan besar jika komunikasi telah terjalin dengan baik dari awal. Hadiah atau hukuman (rewards or punishments) berlaku terhadap kontraktor yang prestasinya melebihi atau kurang dari yang diharapkan dengan cara mengeluarkan surat pujian atau surat peringatan dari SCM berdasarkan rekomendasi dari End User.

24

VI. TAHAP PELAKSANAAN DI LAPANGAN C. Evaluasi Akhir dan Tindakan Perbaikan

Penilaian Hasil Final Evaluasi (Form PK3LL/FE/09) Berdasarkan : A. Input dari aspek K3LL (pembobotan total 100%) Inspeksi K3LL. Pelaksanaan Program K3LL. Tindakan perbaikan dari Conditional Acceptence (jika ada). B. Output K3LL - Kinerja K3LL (pembobotan total 100%) Mencakup frekuensi rate dari Fatality, DAFWC, Recordable Injury, Traffic Accident dan Accident yang dibandingkan dengan target yang ditetapkan pada saat PJA meeting.

Tabel 4: Kinerja K3LL Kontraktor Output Di bawah Target

>85%

Surat Peringatan

4) masing-masing di tempat berbeda dan/atau dengan aktivitas berbeda. Unsur dengan potensi untuk menyebabkan korban meninggal lebih dari satu, misalnya H2S, CO, karsinogen manusia yang sudah dikenal

PENILAIAN RISIKO Form PK3LL/RA/01 DEFINISI KONSEKUENSI – KEPARAHAN RISIKO 0

Nihil

Tidak ada gangguan pada operasi

Rendah 1

Kerusakan sangat kecil

2

Kerusakan kecil

Biaya perbaikan minimum