Criterio Guia para La Administración y Control de Bienes

 

 

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

PROCESO GESTIÓN DE INFRAESTRUCTURA Y LOGÍSTICA SUBSISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD GUÍA PARA LA ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE BIENES

AGOSTO DE 2018

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1.

TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCIÓN INTRODU CCIÓN ................................. ................ ................................... ................................... ................................... ................................... .......................... ......... 3

2.

OBJETIVO OBJETIV O ................................... .................. .................................. ................................... ................................... ................................... ................................... ................. 3

3.

ALCANCE ................................. ................ .................................. ................................... ................................... ................................... .................................... ...................... 3

4.

RESPONSABLE RESPONSA BLE .................................. ................ ................................... .................................. ................................... ................................... ............................. ............ 3

5.

DEFINICIONES DEFINICIONE S .................................. ................ ................................... .................................. ................................... ................................... ............................. ............ 3

6.

MARCO NORMATIVO ................................. ................ ................................... ................................... ................................... ................................... ................. 8

7.

GENERALIDADES GENERAL IDADES ................................... .................. ................................... ................................... ................................... ................................... ....................... ...... 9

8.

INGRESO DE BIENES......................... BIENES....... ................................... ................................... ................................... ................................... ........................... ......... 11

8.1. IDENTIFICACIÓN DE BIENES ............................................................................................... 14 8.2. CATALOGO UNICO DE BIENES ........................................................................................... 15 9.

SALIDA DE BIENES ................................. ................ ................................... ................................... ................................... ................................... ..................... .... 18

10.

TOMA FISICA................................................................................................................... FISICA................................................................................................................... 20

10.1 TOMA FISICA DE BIENES EN SERVICIO .............................................................................. 20 10.2 TOMA FÍSICA AL ALMACÉN ............................................................................................... 22 10.3. TOMA VIRTUAL DE INVENTARIOS ................................................................................... 25 11.

LEGALIZACIÓN LEGALIZ ACIÓN DE INVENTARIOS INVENTARI OS ................ .................................. ................................... .................................. ................................. ................ 26

11.1. LEGALIZACIÓN DE BIENES QUE SE ENCUENTRAN A CARGO DE PERSONAS P ERSONAS QUE NO TIENEN VINCULACIÓN CON LA ENTIDAD. ................................................................................. 27 12.

TRASPASO TRASPA SO BIENES ................................... .................. ................................... ................................... ................................... ................................... ................... 29

13.

REINTEGRO REINTEGR O DE BIENES DEVOLUTIVOS DEVOLU TIVOS ................................. ................ ................................... ................................... ........................ ....... 30

14.

BAJA DE BIENES ................................. ................ ................................... ................................... ................................... ................................... ........................ ....... 31

15.

ENAJENACIÓN ENAJENACIÓ N DE BIENES ................................. ................ .................................. ................................... .................................... ........................... ......... 41

16.

SEMOVIENTES................ SEMOVIENTE S.................................. ................................... .................................. ................................... ................................... ........................... .......... 43

17.

PERDIDAS PERDID AS Y SINIESTROS ................................... .................. .................................. ................................... .................................... ........................... ......... 46

18.

DONACIÓN DE BIENES ................................... .................. ................................... ................................... ................................... .............................. ............ 47

19.

REMISIÓN DE DOCUMENTOS DOCUMENTO S DEL PROCESO ................................. ................ ................................... ................................. ............... 54

20.

CAMBIO DE ALMACENISTA .................................. ................ ................................... ................................... .................................... ........................ ...... 54

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1.  INTRODUCCIÓN De acuerdo con el compromiso institucional hacia el cuidado de los bienes muebles, lo cuales hacen parte del patrimonio de la Entidad, se elabora la presente guía con los aspectos para la administración, custodia y conservación de bienes, con el objetivo de asegurar que la información sea precisa y confiable para la toma de decisiones. El manejo de los bienes de propiedad, planta y equipo están bajo la responsabilidad de la Entidad, a través de los servidores públicos, por lo cual se hace necesario que el manejo de estos sea claro preciso y metódico ante los mecanismos de clasificación, valoración, identificación, registro, orden, conservación y control. La presente guía es un instrumento para el apoyo a la gestión administrativa ágil, eficaz y acorde con los principios de economía, celeridad, eficacia, imparcialidad, equidad y conservación del medio ambiente consagrados en la Constitución y la Ley. 2.  OBJETIVO Unificar las actividades mínimas para la administración y control de bienes muebles, basándose en la reglamentación vigente a nivel nacional, para que los Servidores Públicos, Trabajadores Oficiales y/o Contratistas con funciones de almacenista en las Regionales y Centros de Formación de la Entidad, realicen en forma óptima las labores de recepción, registro, administración, custodia, utilización y baja de los bienes bajo responsabilidad del SENA, ejerciendo el debido control de los recursos públicos. 3.  ALCANCE La presente guía aplica para todos los bienes del Servicio Nacional de Aprendizaje y a aquellas personas que los administran o custodian en la Dirección General, las Direcciones Regionales o los Centros de Formación. Inicia con el ingreso de los bienes a los almacenes de la Dirección General, las Direcciones Regionales o los Centros de Formación y finaliza cuando son dados de baja. 4.  RESPONSABLE Dirección Administrativa y Financiera.  

5. DEFINICIONES

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SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA GUIA PARA LA ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE BIENES ALMACÉN:  Instalación que recibe bienes de fuentes externas para su resguardo, custodia, control, y abastecimiento de materiales y productos a los destinatarios apropiados. Es la instalación general de bodegas, zonas de cargue, descargue, acceso y control. ALMACENAMIENTO: Disposición que se le da a los bienes, materiales, materias primas, insumos, repuestos y productos en general, en un lugar determinado generalmente llamado almacén. Conjunto de actividades necesarias para preservar y custodiar los bienes disponibles para su utilización. ALMACENISTA: Servidor Público, Trabajador Oficial y/o contratista encargado de administrar, ALMACENISTA: Servidor controlar y custodiar bienes de propiedad y en custodia de la Entidad. BAJA DE BIENES: Cuando BIENES: Cuando un bien es retirado r etirado definitivamente del servicio de forma física y de los registros del patrimonio de la entidad, por obsolescencia, por estar inservible, por caso fortuito o fuerza mayor o porque siendo servible ya perdió la función principal para el cual fue adquirido y se perfecciona mediante el acto administrativo que la ordena or dena el destino. BAJA DE SEMOVIENTES: Salida SEMOVIENTES: Salida de semovientes de los activos de la Entidad, principalmente por sacrificio de aquellos que se encuentren en mal estado de salud. BIEN MUEBLES:  MUEBLES:  Los bienes muebles son aquellos aquellos elementos de la naturaleza, material materiales es que pueden desplazarse de forma inmediata y trasladarse fácilmente de un lugar a otro, ya sea por sus propios medios o por una fuerza interna y manteniendo su integridad. BIENES EN ADMINISTRACIÓN: Son ADMINISTRACIÓN: Son bienes adquiridos por la Entidad cuyo valor de adquisición es inferior a 50 UVT y que por su naturaleza y características físicas no se extingue en su primer uso. BIENES DE CONSUMO: Bienes CONSUMO: Bienes que se consumen o extinguen en el primer uso que se realice de ellos; son aquellos que al agregarlos o aplicarlos a otros se extinguen o desaparecen y entran a formar parte constitutiva de otros; son todos los materiales e insumos adquiridos para obras de construcción y remodelación de inmuebles: los materiales e insumos perecederos o de característica temporal; son todos los elementos de lencería, calzado y vestuario personal quirúrgico, generalmente conocido como dotación de trabajadores; son todos los bienes muebles que sean adquiridos para ser usados como repuestos. BIENES DEVOLUTIVOS: Son DEVOLUTIVOS: Son los bienes devolutivos o activos fijos tangibles en posesión de la Entidad y recibidos de terceros para el uso permanente y sin contraprestación, destinados a atender necesidades de funcionamiento, para la producción y comercialización de bienes y la prestación de servicios, para arrendarlos a terceros, sin que tenga prevista su venta o suministro a la comunidad durante el ciclo normal de las operaciones y que son para usar durante más de un periodo contable, pertenecientes al Grupo 16 del Régimen de Contabilidad Pública "Propiedad, Planta y Equipo".

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BIENES EN COMODATO: Son COMODATO: Son aquellos bienes recibidos mediante un contrato de préstamo de uso por el cual una parte entrega a la otra gratuitamente gr atuitamente una especie especie,, mueble o bien raíz, para que haga uso de ella, con cargo de restituir la misma especie después de terminado el uso. BIENES FALTANTES: Son FALTANTES: Son los bienes registrados en los inventarios de la Entidad, que están a cargo de un cuentadante o almacenista, según sea el caso; que no fueron encontrados físicamente en el momento de la inspección y verificación de Toma Fisca. BIENES INSERVIBLES:  INSERVIBLES:  Son aquellos bienes muebles que por su estado de desgaste total, deterioro u obsolescencia física o tecnológica, no son útiles para el servicio que prestan y tampoco es posible el aprovechamiento de sus partes. BIENES OBSOLETOS:  OBSOLETOS:  La obsolescencia es la caída en desuso de las máquinas, equipos y tecnologías motivada no por un mal funcionamiento del mismo, sino por un insuficiente desempeño de sus funciones en comparación con las nuevas máquinas, equipos y tecnologías. BIENES OBJETO DE LEGALIZACIÓN: Son LEGALIZACIÓN: Son los bienes que se encuentran registrados en el sistema de información suministrado por la Entidad para la administración de bienes a cargo de Ex Contratistas, Ex Funcionarios y Pensionados, los cuales son objeto de búsqueda para ser ubicados físicamente y posteriormente legalizados a través de las diferentes transacciones (Reintegros, traspasos, cuentas de responsabilidad etc.). BIENES SOBRANTES:  SOBRANTES:  Son los bienes que no siendo parte del inventario registrado del Cuentadante o almacenista, según sea el caso; que son encontrados en el momento de la inspección de Toma Fisca en uso o en custodia. BIENES MUEBLES EN BODEGA:  BODEGA:  Corresponde al valor de los bienes muebles adquiridos a cualquier título, que tiene la característica de permanentes y cuya finalidad es utilizarlos en el futuro, en actividades de administración, por parte de la Entidad, en desarrollo de su contenido estatal. BODEGA: Lugar BODEGA:  Lugar físico en donde se almacena o se guardan ordenadamente los bienes. CASO FORTUITO / FUERZA MAYOR:  MAYOR:   Aquellos eventos inesperados de la naturaleza o accidentes como incendios o inundaciones los cuales pudieron haber causado daño parcial o total a uno o varios bienes de la Entidad. CHATARRIZACIÓN: Disposición final de vehículos, por la cual se entregan a una siderúrgica o CHATARRIZACIÓN: Disposición chatarrizadora debidamente autorizada por el Ministerio de Transporte para que sean destruidos y de esta forma optar por la cancelación de matrícula ante la autoridad de tránsito.

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SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA GUIA PARA LA ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE BIENES COMITÉ DE BAJAS: Unidad BAJAS: Unidad orgánica estructurada mediante la Resolución 911 de 2017, que en la Entidad se encarga de estudiar la necesidad y conveniencia de dar de baja de los bienes muebles que se someten a su consideración y recomendar la baja de los mismos. CONCEPTO TÉCNICO: Es TÉCNICO: Es el acto de reconocimiento técnico, físico y operacional que se le hace a un bien, por el cual una persona competente evidencia el estado físico, funcional y de conservación de un bien o grupo de bienes. COSTO DE ADQUISICIÓN:  ADQUISICIÓN:  Es el monto pagado de efectivo o equivalentes por un activo o servicio al momento de su adquisición. CUENTADANTE:  Es el servidor público que tiene a su cargo y responsabilidad bienes de la CUENTADANTE:  Entidad para el desarrollo y cumplimiento de las funciones asignadas. CUENTADANTES MÚLTIPLE:  MÚLTIPLE:  Grupo de Cuentadantes

quienes son responsables

solidariamente del manejo, administración y custodia de los inventarios del Sena como aulas talleres, laboratorios entre otros. CUENTA DE RESPONSABILIDAD: Acto RESPONSABILIDAD: Acto Administrativo que se genera por la falta, daño o pérdida de un bien asignado al Cuentadante o almacenista según sea el caso. CUSTODIA: Tenencia o control físico de los bienes almacenados en una bodega. Es de aclarar, CUSTODIA: Tenencia que al estar dentro de la bodega implica una responsabilidad fiscal. DAÑO: Lesión del patrimonio público representada en el menoscabo, disminución, perjuicio, DAÑO: Lesión detrimento, pérdida, uso indebido o deterioro de los bienes o recursos públicos, o a los intereses patrimoniales del Estado. DEPRECIACIÓN: Distribución sistemática del importe depreciable de un activo a lo largo de su DEPRECIACIÓN: Distribución vida útil en función del consumo de los beneficios económicos futuros o del potencial de servicio. DESPIECE: Es la operación de desarmar y desparejar un bien mueble con el fin de que las partes DESPIECE: Es que se encuentren en buen estado puedan ser reutilizadas. r eutilizadas. DESMANTELAMIENTO: Corresponde a los costos por retiro o rehabilitación del lugar sobre el DESMANTELAMIENTO: Corresponde que se asiente el bien de uso público, este se reconocerá como un mayor valor y se medirá por el valor presente de los costos estimados en los que incurrirá la Entidad para llevar a cabo el desmantelamiento y retiro del elemento al final de su vida útil, o la rehabilitación del lugar. DETERIORO: Es DETERIORO:  Es la pérdida del potencial de servicio de un activo, adicional al reconocimiento realizado a través de la depreciación o amortización.

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SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA GUIA PARA LA ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE BIENES DONACIÓN: Liberalidad del Sena para transferir gratuita e irrevocablemente un bien mueble DONACIÓN: Liberalidad de su propiedad a otra otr a persona jurídica de derecho público que lo acepte. ENAJENACIÓN: Consiste en la transferencia del dominio y propiedad de un bien a cualquier ENAJENACIÓN: Consiste título, (Venta, permuta, etc.). ESTADO SERVIBLE: Buena SERVIBLE: Buena conservación del bien mueble, el cual indica que es útil para estar al servicio y cumpliendo con la finalidad para la cual fue adquirido. ESTADO INSERVIBLE: Estado INSERVIBLE: Estado de desgaste total, deterioro u obsolescencia física o tecnológica del bien, no son útiles para el servicio que presta y tampoco es posible el uso o aprovechamiento de sus partes. FALTANTE DE INVENTARIO: Son INVENTARIO: Son los bienes registrados en los inventarios de la entidad, a cargo y responsabilidad de un Servidor Público y que en el momento de la toma física, inspección de inventarios o retiro de la Entidad no se encuentran. HURTO: Consiste en el apoderamiento ilegítimo de una cosa mueble ajena que, a diferencia HURTO: Consiste del robo, es realizado sin fuerza en las cosas, ni violencia o intimidación en las personas. KÁRDEX: Es una herramienta que hace parte del sistema de información suministrado por la KÁRDEX: Es Entidad para la administración de bienes para registrar la historia o trazabilidad del bien desde su ingreso, permanencia en servicio y salida definitiva. Contiene: forma de adquisición, fecha de adquisición, proveedor, comprobante de ingreso, número, fecha, características de los bienes, marca, modelo, número de serie y valor. LOTE DE BIENES: Grupo BIENES: Grupo de bienes muebles y demás elementos inventariarles que posee el SENA, que se reúnen en un sitio específico dentro de las instalaciones de la Entidad para dar de baja. PLACA: Código numérico asignado por el sistema de información suministrado por la Entidad PLACA: Código para la administración de bienes a los elementos devolutivos que facilitan su identificación. PLAN DE TRABAJO:  TRABAJO:  Desagregación ordenada de actividades correlacionadas que permiten identificar el estado real de los bienes de la Entidad. PRECIO BASE: Valor BASE: Valor establecido como mínimo, punto de referencia del cuál inicia la subasta y sobre el cual se realizan las ofertas en puja libre hacia arriba. PREGÓN: Es PREGÓN:  Es el acto de promulgación en voz alta del lote en subasta. ROBO: Es un delito contra el patrimonio, consistente en el apoderamiento de bienes ajenos, ROBO: Es empleando para ello fuerza en las cosas o bien violencia o intimidación en las personas.

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SEMOVIENTES:  La condición de semovientes la representan los animales en producción SEMOVIENTES:  económica. SUBASTA PÚBLICA: Actividades PÚBLICA: Actividades para la venta de un bien, a través de las cuales se pretende determinar el comprador y el precio, según el sistema de competencia entre varios posibles compradores, adjudicando el bien al que mayor precio ofrezca. TOMA FÍSICA:  FÍSICA:  Actividades de inspección, verificación y confrontación de bienes físicos vs bienes registrados a cargo de un cuentadante o almacenista. TRANSACCION DE ENTRADA: Es ENTRADA: Es el documento en donde se registra la información de ingreso de los bienes al almacén, mediante el sistema de información suministrado por la Entidad para la administración de bienes. TRANSACCION DE SALIDA: Es SALIDA: Es el documento en donde se registran las salidas de los bienes del almacén al servicio, mediante el sistema de información suministrado por la Entidad para la administración de bienes. TRANSACCION DE TRASPASO:  TRASPASO:  Documento por medio del cual el sistema de información registra el movimiento de bienes a cargo de un cuentadante de la Dirección General, Regional o Centro de Formación a otro cuentadante dentro de la misma. TRANSACCION DE TRASPASO SIN RATIFICAR: Es RATIFICAR: Es el estado pendiente del registro de traspaso en el sistema de información que lo soporta. TRANSACCION DE TRASPASO RATIFICADA: Aprobación RATIFICADA: Aprobación del registro de traspaso, en el sistema de información que lo soporta. TRASPASO DE BIENES:  BIENES:  Acto de mover un bien entre cuentadantes dentro de la misma Dirección General, Regional o Centro de Formación. VENTA DE BIENES MUEBLES: Es MUEBLES: Es la operación mercantil mediante la cual se transfiere a dominio ajeno un bien mueble dado de baja a cambio de dinero en el precio convenido. VIDA ÚTIL: Es ÚTIL: Es el período durante el cual la Entidad espera recibir los beneficios económico económicoss o el potencial de servicio asociados al activo. Se determinará en función del tiempo durante el cual la Entidad espere utilizar el activo o del número de unidades de producción o similares que obtendría de él. 6.  MARCO NORMATIVO

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SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA GUIA PARA LA ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE BIENES La Constitución Política de Colombia en su Artículo 209. Ley 42 de 1993, 19 93, sobre la organización o rganización del sistema de control fiscal financiero y los or organismos ganismos que lo ejercen. La Ley 734 de 2002 por la cual se expide el Código Disciplin Disciplinario ario Único. Decreto 1510 de 2013, expedido por la Presidencia de la Republica por el cual se reglamenta el sistema de compras y contratación pública. El Decreto 249 de enero 28 de 2004, por el cual se modifica la estructura del Servicio Nacional de Aprendizaje-SENA. Aprendizaje-SENA. Resolución 2286 de 2006 del SENA, Manual de Procedimientos en Caso de Perdida y/o Deterioro de Bienes y Recursos de la Entidad. Resolución 1944 de 2009 del SENA, por la cual se suprime un Grupo de tr trabajo abajo y se crean dos Grupos permanentes en la Dirección Administrativa y Financiera del SENA. Resolución 911 de 2017, por la cual se estructura el comité de baja de bienes, se delegan funciones administrativas y se dictan otras disposiciones disposiciones en materia de baja de bienes muebles de propiedad del SENA. Resolución 2451 de 2017, por la cual se ordena la reclasificación de bienes devolutivos a consumo, se ordena la aplicación de la política contable para el manejo de bienes muebles de medio salario del Sena y se derogan las resoluciones 2668 de 2014 y 2339 de 2015. 7.  GENERALIDADES Las Directrices para el manejo y control de los bienes son emitidas por la Dirección Administrativa y Financiera, y la operatividad y cumplimiento de los mismos es responsabilidad de Direcciones Regionales y Subdirectores de Centros de Formación. Todo Servidor Público que reciba bienes de propiedad del SENA, es responsable por su buen uso, custodia y conservación. A los Servidores Públicos (empleado público, trabajador oficial o contratista) que se le sea asignado un bien para su uso, administración y custodia en el cumplimiento de sus funciones puede exigírsele la rendición de cuentas del mismo en cumplimiento de la resolución 1195 de 2006. La administración, manejo, custodia y responsabilidad de los inventarios de máquinas y herramientas, equipos de laboratorio, aulas de informática y talleres de los Centros de

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SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA GUIA PARA LA ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE BIENES Formación será compartida y solidaria por grupos de cuentadantes, en cumplimiento de la Resolución No. 1195 de 2006, que reglamenta el manejo de los inventarios de estos ambientes de formación. El Funcionario Público, Trabajador Oficial y/o Contratista con funciones de Almacenista en la Dirección General, Regional o Centro de Formación, es responsable de la recepción, organización, registro, almacenamiento, custodia, manejo, conservación y suministro de los bienes propios o administrados por la Entidad. De igual manera es responsable de planear, coordinar y ejecutar en el centro de costo, las tomas físicas de bienes, gestionar las actividades para la bajas de los bienes inservibles, obsoletos, que ya perdieron su capacidad productiva o que ya cumplieron con la función para la cual fueron adquiridos por la Entidad y presentar oportunamente los informes requeridos por la Dirección Administrativa y Financiera y/o organismos de control. El manejo y control de los bienes se realiza utilizando el sistema de información suministrado por la Entidad para tal fin, el cual es utilizado únicamente por los Funcionarios Públicos, Trabajadores Oficiales y/o Contratistas con funciones de Almacenista en la Dirección General, Regional o Centro de Formación y las personas de apoyo autorizadas por esta labor. Los almacenes solo administran y salvaguardan los bienes tangibles, adquiridos por medio de contrato de compra, convenio, donaciones, comodato o arrendamiento, con la intención de ser usados en el normal funcionamiento de la entidad. No es permitido guardar bienes de propiedad de particulares en el almacén, o procedencia diferente a las anteriormente mencionadas. NOTA: Los bienes donados por la DIAN no pueden ser objeto de comercialización. Los bienes adquiridos por la Entidad por medio de contrato de compra, convenio, donaciones, comodato, arrendamiento o reposición de bienes siniestrados son registrados en el sistema de información suministrado por la Entidad para su administración y control; en el cual se diligencian todos los campos solicitados. La administración y control de bienes se realiza mediante los movimientos de transacciones de entradas, salidas, traspaso, reintegros, traslados, bajas los cuales son registrados en el sistema de información. Cuando se requiere realizar el traslado de un bien mueble a otro centro de costo, este es reintegrado al almacén, y posteriormente se realiza la transacción de traslado al almacén del Centro de Costo destino. Al presentarse alguna de las siguientes novedades; finalización de la relación laboral con la Entidad o traslado de funcionarios entre centros o regionales, estos están en la obligación de

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SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA GUIA PARA LA ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE BIENES realizar la legalización de los bienes recibidos en inventarios para el cumplimiento de sus funciones. Los Funcionarios Públicos, Trabajadores Oficiales y/o Contratistas con funciones de almacenista en la Dirección General, las Regionales y Centros de Formación realizan la verificación en el sistema de información suministrado por la Entidad para la Administración de bienes para evidenciar que no posee elementos a cargo a nivel nacional y de esta forma expedir el GTH-F-074-Formato Entrega Contratista Bienes firmado. Los Funcionarios Públicos, Trabajadores Oficiales y/o Contratistas con funciones de almacenista en la Dirección General, las Regionales y Centros de Formación, realizan el informe general de almacén y archivan los reportes de las transacciones de acuerdo a las Tablas de Retención Documental. Todos los reportes de transacciones generados en el sistema de información para la administración y control de bienes que se encuentren firmadas son ratificados en el aplicativo en un tiempo no mayor a un día hábil. 8.  INGRESO DE BIENES Aspectos básicos del ingreso de bienes El ingreso de bienes y registro en el sistema de información, se realiza previo cumplimiento de los requisitos administrativos (Acto Administrativo, Formato Acta Recibido a Satisfacción de Bienes - GIL-F-010 y factura de compra), en un tiempo máximo de cinco (5) días calendario y en ningún caso podrá exceder el cierre contable mensual. Con respecto al cierre de vigencia fiscal los plazos son reglamentados mediante circular emitida a por la Dirección Administrativa y Financiera de la Dirección General del SENA. Los documentos soporte para recibir bienes están sujetos al tipo de ingreso así: Ingreso por arrendamiento: copia del contrato de adquisición por arrendamiento y certificación de relación de bienes en donde se evidencie la cantidad y el valor unitario de los bienes. Ingreso por compra: copia del contrato de adquisición y factura que cumpla con los requisitos de Ley detallando valor unitario del bien y cantidad. Ingreso por comodato: copia del contrato de adquisición de comodato y certificación de relación de bienes en donde se evidencie la cantidad y el valor unitario de los bienes. Ingreso por convenio: copia del convenio, factura y/o acta de relación de bienes en donde se evidencie la cantidad y el valor del bien.

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Ingreso por donaciones: copia de la resolución y acta de relación de bienes en donde se evidencie la cantidad y el valor del bien. Ingreso por arrendamiento: copia del contrato de adquisición de arrendamiento y acta de relación de bienes en donde se evidencie la cantidad y el valor unitario del bien. Ingreso por reposición: Cuando la reposición la realiza la aseguradora por parte del proveedor se recibe la factura del pago por concepto de siniestro realizado por la aseguradora y factura del pago del deducible realizado por el SENA. Los ingresos de bienes objeto de reposición por parte de la aseguradora, el Servidor Público, Trabajador Oficial o Contratista con funciones de almacenista en la Dirección General, Regional o Centro de Formación en el campo de observaciones registra el número del siniestro al que corresponde el nuevo elemento y la placa siniestrada. Cuando la reposición la realiza el Cuentadante se requiere: factura de compra que cumpla con los requisitos de Ley y concepto técnico emitido por una persona idónea certificando que el bien cuenta con características técnicas iguales o superiores a las del bien siniestrado. Para los bienes TIC que ingresan por reposición, se aporta el GTI-F-021-Formato de Reposición de Equipos, el cual implementó la Oficina de Sistemas diligenciado y firmado. Para todos los ingresos es necesario contar con el Formato Acta Recibido a Satisfacción de Bienes - GIL-F-010, diligenciada y firmada por parte del Supervisor del contrato, convenio, comodato, donación etc., en la cual incluye la distribución o asignación de los bienes. Nota: En los ingresos de bienes objeto de reposición por la aseguradora en el campo observaciones el Servidor Público, Trabajador Oficial o Contratista con funciones de Almacenista en la Dirección General, Regional o Centro de Formación describe el número del siniestro al que corresponde el nuevo elemento y la placa siniestrada. Cuando la reposición la realiza el Cuentadante se requiere la factura de compra que cumpla con los requisitos de Ley y concepto técnico emitido por una persona idónea certificando que el bien cuenta con características técnicas iguales o superiores a las del bien siniestrado. Ingreso por transferencia o traspaso t raspaso de bienes por parte de otras Entidades Gobierno General: copia del Acto Administrativo emitido por la entidad que entrega los bienes al SENA, detallando cantidad y valor unitario de los bienes. Nota: Para todos los ingresos se necesario contar con el Formato Acta Recibido a Satisfacción de Bienes - GIL-F-010, debidamente diligenciada y firmada por parte del Supervisor del

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SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA GUIA PARA LA ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE BIENES contrato, convenio, comodato, donación etc., en la cual incluye la distribución o asignación de los bienes. Los bienes intangibles que sean adquiridos por la Entidad, son registrados como Bienes de Consumo de acuerdo al GRF-M-004 - Manual de Políticas Contables. El Supervisor de Contrato en el Acta de Recibido a Satisfacción de Bienes - GIL-F-010, establece que los bienes cumplen a satisfacción con lo estipulado en el acto administrativo de adquisición (resolución de donación, convenio, reposición, contrato de adquisición, facturas y demás). Además establece la distribución de los bienes. Los Funcionarios Públicos, Trabajadores Oficiales y/o Contratistas con funciones de Almacenista en las Regionales y Centros de Formación no pueden recibir entregas parciales de bienes, salvo en los casos que son de tracto sucesivo (contrato de suministros). El Supervisor del contrato de compra, arrendamiento, comodato, convenio, donación y demás informa con dos días de anterioridad por medio de correo electrónico institucional al Almacenista de la Dirección General, Regional o Centro de Formación sobre la llegada de elementos a fin de que en el almacén se disponga del espacio físico para el recibido de los mismos. Descripción de actividades para el ingreso i ngreso de bienes El Supervisor del contrato recibe los bienes que son objeto de ingreso a las bodegas del SENA, y verifica que cumplan técnicamente con lo establecido en el acto administrativo y los documentos soporte y/o requerimientos del SENA. Es de aclarar que los documentos válidos para realizar el ingreso son los actos administrativos generados, de acuerdo a la descripción dada en “aspectos básicos” del numeral 8 del presente

documento.

El Supervisor del contrato diligencia y firma el Formato Acta de Recibido a Satisfacción de Bienes - GIL-F-010, en el cual certifica que los bienes cumplen con las especificaciones técnicas y cantidades establecidas en el contrato de adquisición, arrendamiento, convenio, donación o reposición. El Supervisor del contrato entrega los bienes en el almacén con los documentos soportes del ingreso: Formato Acta de Recibido a Satisfacción de Bienes - GIL-F-010 Copia del Acto Administrativo con el cual se adquieren los bienes. Copia de la factura o remisión detallando cantidades y valores.

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SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA GUIA PARA LA ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE BIENES El Funcionario Público, Trabajador Oficial y/o Contratista con funciones de Almacenista en la Dirección General, Regional o Centro de Formación recibe los bienes verificando el estado físico, cantidad exacta y procede a clasificarlos y ubicarlos físicamente dentro de la bodega correspondiente (Consumo o devolutivo). Nota: Si los bienes recibidos por el Funcionario Público, Trabajador Oficial y/o Contratista con funciones de Almacenista en la Dirección General, Regional o Centro de Formación no cumplen con lo descrito en el Formato Acta de Recibido a Satisfacción de Bienes - GIL-F-010, realiza la devolución inmediata al Supervisor del Contrato, Convenio, Donación etc., e informa mediante correo institucional al ordenador del Gasto. El Funcionario Público, Trabajador Oficial y/o Contratista con funciones de Almacenista en la Dirección General, Regional o Centro de Formación, identifica el código correspondiente del catálogo de bienes SENA como se indica en el numeral 8.1 del presente documento. Nota: En caso de que el bien no haga parte del catálogo se solicita a través de correo electrónico dirigido al Coordinador del Grupo de Almacén e Inventarios de la Dirección General o a quien se delegue, la creación del código del bien no existente en el Catálogo Único de Bienes SENA. El correo de solicitud de creación del código especifica la descripción técnica y se adjunta copia del documento que soporta el valor del ingreso del bien. El Funcionario Público, Trabajador Oficial y/o Contratista con funciones de Almacenista en la Dirección General, Regional o Centro de Formación con el código único de bienes procede a realizar el registro para generar la nota de entrada según sea el tipo de bien consumo o devolutivo. Nota: En la observación se registra el detalle de procedencia de los bienes y para el caso de los ingresos por reposición se indica el número de la transacción de baja por responsabilidad y fecha. El sistema de información suministrado por la Entidad para la Administración de bienes asigna la placa única de inventarios para cada bien devolutivo y los Funcionarios Públicos, Trabajadores Oficiales y/o Contratista con funciones de almacenista en la Dirección General, Regional o Centro de Formación procede a la marcación de los bienes utilizando las herramientas tecnológicas adoptadas por la Entidad. Los Funcionarios Públicos, Trabajadores Oficiales y/o Contratistas con funciones de Almacenista en la Dirección General, Regional o Centro de Formación genera el reporte de la nota de entrada de bienes devolutivos o de consumo, la firma y entrega al Supervisor del contrato para que este adelante los tramites de pago al proveedor. 8.1. IDENTIFICACIÓN DE BIENES

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SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA GUIA PARA LA ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE BIENES Para la impresión de etiquetas de códigos de barras remitirse al GIL-I-002 - Instructivo Sistema impresión Código de Barras para Identificación Bienes. Bienes. El Funcionario Público, Trabajador Oficial y/o Contratista con funciones de Almacenista en la Dirección General, Regional o Centro de Formación es el responsable marcar con las placas de código de barras todos to dos los bienes muebles devolutivos con las herramientas suministradas por la Dirección General, esta es colocada en un lugar apropiado y que no obstruya el funcionamiento o la utilización del mismo. Cada centro de formación es responsable de garantizar que todos semovientes se encuentren debidamente identificados utilizando las herramientas necesarias para este fin. 8.2. CATALOGO UNICO DE BIENES Aspectos básicos a tener en cuenta c uenta El Catálogo Único de Bienes del SENA es el conjunto de códigos y descripciones estandarizadas, sistematizadas a través del sistema de información suministrado por la Entidad para la Administración de bienes, que caracterizan los bienes muebles e inmuebles adquiridos, producidos y administrados por el Servicio Nacional de Aprendizaje – SENA, con la finalidad de normalizar la codificación e identificación de los activos fijos e intangibles que posee para el cumplimiento de su cometido estatal y alimentar en tiempo real los estados financieros de la entidad, por lo tanto, compatible y parametrizable con el modelo instrumental del Plan General de Contabilidad Pública adoptado por la Contaduría General de la Nación. El Catálogo Único de Bienes del SENA articula la clasificación de bienes del Índice Universal de Inventarios y estructura una herramienta propia de información, ordenación y control de bienes, adaptado a las necesidades del SENA, como una herramienta del aplicativo, que tiene la finalidad de establecer la clasificación de los bienes que adquiere la Entidad, identificarlos por medio de un código único de aplicación nacional, soportar la articulación con otros procedimientos misionales (compras, contabilidad) y facilitar su aplicación por todas las instancias administrativas del SENA. Construcción y manejo del catálogo único de bienes. La optima construcción y la eficaz utilización del Catálogo Único Ú nico de Bienes del Sena – CUBSENA, demanda conceptualizar y clasificar en forma apropiada los bienes a utilizar, para tal t al efecto se parte de los criterios técnicos definidos en el Plan General de Contabilidad Pública, relacionados con la naturaleza, el uso y la vida útil o productiva. El sistema de codificación tiene dos componentes fundamentales, la descripción genérica de los bienes en cuanto a su destinación o utilidad y la caracterización única de cada bien, de acuerdo con sus características y especificaciones especificaciones técnicas. El código de un elemento genérico

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SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA GUIA PARA LA ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE BIENES (SKU) está conformado por nueve (9) dígitos que lo clasifican por tipo (1), segmento (43), familia (17), clase (25) y nombre (06) - IMPRESORA; el código de especificaciones especificaciones técnicas de cada bien, corresponde a la numeración continua de seis (6) dígitos, que expresan o definen sus características físicas, químicas y utilitarias e identifican la medida y presentación del producto. Estos calificadores permiten distinguirlo como único frente a los demás. Realizar la consulta de un bien en el sistema de información:

La operación anterior conduce a desplegar el pantallazo o plantilla denominada “Consulta de elementos del catálogo”; para activar una consulta se oprime la función F11. En este formato se puede consultar cualquier elemento, ya sea por tipo de elemento, familia, SKU o consecutivo numérico, para lo cual seCTL escribe ejecutar en forma simultánea las funciones + F11.el dato correspondiente en cada casilla y

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Para realizar la consulta es imprescindible activar u oprimir de manera paralela las funciones CTL + F11.

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ligados al SKU “Impresora”, se utilizan las teclas Para consultar los elementos consecutivos flecha abajo y flecha arriba, con las cuales se desplaza al dato anterior o siguiente. De esta manera se pueden verificar los códigos de los elementos que tenemos a disposición para utilizar en los ingresos de almacén.

Si definitivamente no existe código en el Catalogo Único de Bienes, se realiza el requerimiento a través de correo electrónico a la Coordinación del Grupo de Almacenes e Inventarios de la Dirección General para su creación, anexando para ello la ficha técnica del bien. 9.  SALIDA DE BIENES Aspectos básicos de la salida de bienes

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SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA GUIA PARA LA ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE BIENES Los bienes devolutivos y de consumo que sean requeridos al almacén de la Dirección General, Regional o Centro de Formación únicamente pueden ser asignados a personas que tienen vinculación directa con la Entidad. Las solicitudes de bienes las realiza el jefe inmediato del cuentadante que requiere el bien para el cumplimiento de sus funciones a través de correo electrónico, adjuntando Formato Solicitud de Bienes - GIL-F-014 dirigido a Los Funcionarios Públicos, Trabajadores Oficiales y/o Contratistas con funciones de Almacenista en la Dirección General, Regional o Centro de Formación. La respuesta a dichas solicitudes por parte del Almacenista no podrá superar dos días hábiles. Todo servidor público que requiere un bien de consumo o devolutivo para el cumplimiento de sus funciones asume las responsabilidad administrativa, fiscal y rendirá cuentas de su utilización, todo ello según lo dispuesto en la constitución nacional y en especial lo establecido en el numeral 24 del artículo 40 de la ley 200 de 1995. El único documento válido para la entrega de bienes es la nota de salida generada por el sistema de información suministrado por la Entidad para la Administración de bienes soportada con el Formato Solicitud de Bienes - GIL-F-014. Los Funcionarios Públicos, Trabajadores Oficiales y/o Contratistas con funciones de Almacenista en la Dirección General, Regional o Centro de Formación en ninguna circunstancia pueden entregar bienes del almacén mediante autorizaciones verbales o documentos provisionales. Descripción de actividades para la salida de bienes Los Funcionarios Públicos, Trabajadores Oficiales y/o Contratistas con funciones de Almacenista en la Dirección General, Regional o Centro de Formación, recibe mediante correo electrónico por parte de Coordinadores, Jefes de Oficinas, Directores y/o Subdirectores Regionales el Formato Solicitud de Bienes- GIL-F-014. Los Funcionarios Públicos, Trabajadores Oficiales y/o Contratistas con funciones de Almacenista en la Dirección General, Regional o Centro de Formación verifica en el kárdex del Sistema de Información, suministrado por la Entidad para la Administración de bienes, la existencia del bien de consumo o devolutivo solicitado. NOTA: Cuando no exista el bien, el Funcionario Público, Trabajador Oficial y/o Contratista con funciones de Almacenista informa mediante correo electrónico al solicitante la no existencia. El Funcionario Público, Trabajador Oficial y/o Contratista con funciones de Almacenista en la Dirección General, Regional o Centro de Formación, realiza la clasificación de cada una de las solicitudes de acuerdo al tipo de bien (consumo o devolutivo), e identifica la codificación correspondiente según el catálogo de bienes SENA.

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SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA GUIA PARA LA ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE BIENES El Funcionario Público, Trabajador Oficial y/o Contratista con funciones de Almacenista en la Dirección General, Regional o Centro de Formación realiza la transacción de la salida del bien en el sistema de información suministrado por la Entidad para la administración de bienes, teniendo en cuenta el método de rotación de inventario primero en entrar primero en salir (PEPS) y genera el reporte de soporte para la nota de salida. El Funcionario Público, Trabajador Oficial y/o Contratista con funciones de Almacenista en la Dirección General, Regional o Centro de Formación o la persona de apoyo realiza el alistamiento físico del bien de acuerdo al reporte de la nota de salida. El Funcionario Público, Trabajador Oficial y/o Contratista con funciones de Almacenista en la Dirección General, Regional o Centro de Formación realiza la entrega física del bien al Cuentadante con su respectivo reporte de nota de salida. El Cuentadante verifica que los bienes a recibir correspondan con los elementos solicitados y los que se describen en el reporte de la nota de salida. Nota: Cuando los elementos entregados no correspondan a la nota de salida se anula la misma y se elabora una nueva. El Cuentadante firma el reporte de nota de salida como recibo a satisfacción de la entrega del bien. Las transacciones de salida generados en el sistema de información para la administración y control de bienes que se encuentren firmadas por los Cuentadantes son ratificadas en el aplicativo en un tiempo no mayor a un día hábil. 10.  TOMA FISICA 10.1 TOMA FISICA DE BIENES EN SERVICIO Aspectos básicos para la toma física de bienes en servicio La toma física se realiza según las directrices impartidas por la Dirección Administrativa y Financiera de la Dirección General a través del Grupo de Almacenes e Inventarios. La inspección y verificación de toma física se realiza a los bienes que se destinen ser objeto de la misma. En el momento de la toma física de bienes devolutivos se verifica la placa de inventario, descripción, especificaciones especificaciones técnicas marca, modelo y serial.

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SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA GUIA PARA LA ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE BIENES El cronograma de la toma física se cumple dentro de los tiempos establecidos para cada actividad. Se elaboran informes periódicos de acuerdo a las actividades establecidas en el cronograma, que permitan evidenciar los avances en el desarrollo de ésta actividad. El cuentadante a quien le sea identificado un bien como faltante tiene cinco (5) días hábiles para presentarlo. Este plazo se otorga para la presentación ante el almacén del bien o en su defecto para la reposición del mismo. El cuentadante es responsable de la ubicación física de los bienes que se encuentran a su cargo. Si el cuentadante no reporta los bienes que le fueron entregados por el SENA, podrá reponerlos siempre y cuando cumpla con características técnicas iguales o superiores, avaladas por el concepto técnico de la persona idónea según el tipo de elemento. Una vez transcurridos los cinco días hábiles, si el cuentadante no presenta los bienes notificados como faltantes se procede a la apertura de la cuenta de responsabilidad en el sistema de información para la administración y control de bienes a que haya lugar, soportada con el formato GIL-F-005-Formato Informe Toma Física Bienes en Servicio, firmado por el cuentadante en donde se detalla la no verificación física de los bienes. Si el Cuentadante presenta negativa para la firma del Formato Informe Toma Física Bienes en Servicio GIL-F-005, el Servidor Público, Trabajador Oficial y/o Contratista con funciones de almacenista informa al jefe inmediato del Cuentadante por medio de correo electrónico, notificando que tienen cinco días hábiles para presentar los bienes físicamente en el almacén o la reposición de los mismos, de lo contrario se procede a la apertura de las cuentas de responsabilidad a que haya lugar. Para la Toma Física del Servicio los Cuentadantes deben realizar el pre alistamiento de bienes utilizando la herramienta tecnológica miinventario.sena.edu.co, la cual permite verificar previamente los bienes a cargo. Actividades a desarrollar en la Toma Física de Bienes en Servicio El Grupo de Almacenes A lmacenes e Inventarios de la Dirección General y el Coordinador Administrativo en la Regional o Centro de Formación elabora el plan de trabajo para la toma física al servicio: metodología, cronogramas de ejecución, presupuestos, asignación de recursos humanos, físicos y tecnológicos, etc. La Dirección Administrativa y Financiera emite la comunicación interna con las directrices para la toma física en la que se establecen las fechas de realización, herramientas de trabajo y equipos de trabajo para la realización de la toma física de inventarios.

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Posteriormente se generan los archivos con la información de bienes al servicio registrados en el sistema de información suministrado por la entidad para la administración y control de bienes para dar inicio al proceso. La persona delegada para la realización de la toma física de bienes en servicio realiza la validación de los bienes encontrados físicamente, verificando que correspondan con lo registrado en el sistema de información El Cuentadante dispone de cinco (5) días hábiles después de la toma física para aclarar y legalizar los faltantes y sobrantes encontrados; caso contrario se procede a generar las cuentas de responsabilidad a que haya lugar, tenien teniendo do como soportes los documentos suscritos suscritos durante la verificación de bienes. El almacén del respectivo centro de formación reportará los avances del proceso en la periodicidad y condiciones establecidas de acuerdo a la directriz emitida por el grupo de Almacenes e Inventarios de la Dirección General del SENA El Grupo de Almacenes e Inventarios de la Dirección General elabora el correspondiente informe de gestión de la Toma Física al servicio en donde serán presentados los indicadores de avance y ejecución del proceso y demás información pertinente del mismo. 10.2 TOMA FÍSICA AL ALMACÉN Aspectos básicos para la toma física de bodegas. La toma física y el conteo de bienes en bodega es realizada en todos los almacenes del SENA a nivel nacional. La toma física y conteo de bienes en cada una de las bodegas del SENA es realizada por una persona designada de acuerdo a los lineamientos emitidos por la Dirección Administrativa y Financiera Los soportes y evidencias de la actividad son los archivos de chequeo y verificación que se generan con las herramientas tecnológicas seleccionadas para la labor y demás soportes indicados por la Dirección Administrativa y Financiera. El planteamiento de actividades, para subsanar las inconsistencias evidenciadas en la toma física de almacenes es responsabilidad del Coordinador Administrativo, la persona designada para la toma física de almacén y el almacenista del Despacho Regional o Centro de Formación.

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SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA GUIA PARA LA ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE BIENES El Funcionario Público, Trabajador Oficial y/o Contratista con funciones de almacenista en la Dirección General, Regional o Centro de Formación cuenta con un plazo perentorio señalado en el plan de mejoramiento establecido por el Coordinador Administrativo y el almacenista. La aplicación de plan de mejoramiento y cumplimiento de las actividades planteadas es responsabilidad del Coordinador Administrativo y el Funcionario Público, Trabajador Oficial y/o Contratista con funciones de almacenista en la Dirección General, Regional o Centro de Formación. Para la aclaración de faltantes u otras otr as novedades evidenciadas evidenciadas en la toma física de almacén, y la presentación de sus respectivos soportes, por parte el Funcionario Público, Trabajador Oficial y/o Contratista con funciones de almacenista en la Dirección General, Regional o Centro de Formación, se establece en el plan de mejoramiento el tiempo para subsanar dichas inconsistencias de la siguiente manera. % de bienes identificados como faltantes sobre el total de bienes registrados en el aplicativo

Tiempo para subsanar inconsistencia

1% a 5%

5 días hábiles

6% a 25%

10 días hábiles

26% a 50%

15 días hábiles

Mayor a 51%

30 días hábiles

Los requerimientos mínimos para realizar exitosamente la toma física y conteo de bienes en almacén son: Al momento de realizar la Toma Física de Bodegas en el sistema de información suministrado por la Entidad para la Administración de Bienes no pueden existir transacciones en Estado 1, el cual hace referencia al concepto definido en el sistema de información como Pendiente por Ratificar. Es importante realizar el alistamiento previo de los bienes de tal manera que se facilite el levantamiento de la información, de igual manera que los almacenes permanezcan ordenados y los elementos organizados adecuadamente para realizar el conteo. Se requiere que los elementos devolutivos estén debidamente marcados con la placa SENA para ser inventariados. Para la Toma Física de bienes en almacén, se hace necesario contar con el acompañamiento y disposición continua del Funcionario Público, Trabajador Oficial y/o Contratista con funciones

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SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA GUIA PARA LA ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE BIENES de almacenista en la Dirección General, Regional o Centro de Formación para la verificación y conteo de bienes. De igual manera contar mínimo con un apoyo logístico del centro que facilite la ubicación, manipulación y la identificación identificación de los bienes inventariar. Facilitar el acceso al almacén y a todas sus bodegas para que la persona designada para la toma física de almacén realice exitosamente la labor. Programar el cierre del almacén para los días en que se realice el conteo e inventario informando al centro que no tendrá atención al público durante los mismos. Descripción de actividades a desarrollar en la toma física de bienes de almacén. Elaborar cronograma y presupuestos correspondientes para la ejecución de las actividades a nivel nacional, de acuerdo a parámetros de selección definidos por la Dirección Administrativa y Financiera y el Grupo de Almacenes e Inventarios de la Dirección General. Disponer las herramientas tecnológicas necesarias para la ejecución de la Toma Física de almacén: computador portátil, tableta, etc. Generar un archivo plano o base de datos desde el sistema de información suministrado por la Entidad para la administración de bienes, de las existencias del almacén y de las bodegas a inventariar que incluya la información de Consumos y Devolutivos. Estos archivos se generan a la fecha de corte previo al cierre de almacén: último día hábil inmediatamente anterior a la toma física de bienes en almacén. Realizar el levantamiento de la información de la toma física de bienes en almacén, de acuerdo a la información contenida en las bases generadas previamente, de igual manera diligenciar el GIL-F-006 Formato Informe Toma Física Bienes en Almacén, el cual contiene el de plan de mejoramiento y adjuntar el registro fotográfico de las bodegas y los elementos inventariados a que haya lugar. En el plan de mejoramiento se describen las inconsistencias y variaciones evidenciadas en el trabajo de campo realizado. La persona designada para realizar la toma física de almacén consolida la Información obtenida, en GIL-F-006 Formato Informe Toma Física Bienes en Almacén, el cual describe la cantidad y valor total de los bienes inventariados, los bienes identificados como faltantes y demás novedades evidenciadas en la toma de almacén y se procede a la firma del mismo por parte del delegado para la toma física de almacén y el Funcionario Público, Trabajador Oficial y/o Contratista con funciones de Almacenista en la Dirección General, Regional o Centro de Formación. Esta información es remitida al Director Regional o Subdirector de Centro y al Grupo de Almacenes e Inventarios de la Dirección General.

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SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA GUIA PARA LA ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE BIENES El Grupo de almacenes e Inventarios de la Dirección General realiza el seguimiento a la legalización de bienes identificados como faltantes en la toma física de almacén, con base en los soportes remitidos por el Funcionario Público, Trabajador Oficial y/o Contratista con funciones de Almacenista en la Dirección General, Regional o Centro de Formación. El Director Regional o Subdirector de Centro realiza el seguimiento al plan de mejoramiento con el objetivo de garantizar el cumplimiento de actividades dentro de los tiempos establecidos, y realiza las gestiones necesarias para mejorar las falencias evidenciadas; ejemplo: infraestructura del almacén, orden y aseo, condiciones de seguridad entre otros. El Grupo de Almacenes e Inventarios de la Dirección General elabora el informe definitivo de la toma física de almacén, el cual es archivado en la carpeta virtual del Grupo de Almacenes e Inventarios de la Dirección General para posteriores consultas. 10.3. TOMA VIRTUAL DE INVENTARIOS Aspectos básicos a tener en cuenta para la Toma Virtual. El Grupo de Almacenes e Inventarios de la Dirección General establece las fechas y mecanismos de difusión y sensibilización informando sobre los detalles para la ejecución de la toma virtual de inventarios. La ejecución de la toma virtual de inventarios se impulsa a través de los medios de comunicación con los que cuenta la Entidad. Durante la ejecución de la toma virtual de inventarios el seguimiento es realizado por el Grupo de Almacenes e Inventarios de Dirección General. Cada Cuentadante de manera individual procede a verificar y dar fe de los bienes de la Entidad que tiene bajo su responsabilidad a través del link  link http://miinventario.sena.edu. http://miinventario.sena.edu.co, co, destinado  destinado para tal fin. El cuentadante a su vez recibirá una notificación vía correo electrónico de su participación en el proceso. La confiabilidad y veracidad de la información registrada en la toma virtual de inventarios es responsabilidad únicamente del Cuentadante. Para los Cuentadantes con más de 100 bienes a cargo, contaran con la opción de verificación de sus inventarios por medio de un archivo en formato Excel. Para garantizar una óptima visualización del contenido de la herramienta web, se recomienda utilizar el navegador Google Chrome, el cual se puede descargar de forma gratuita. Descripción de actividades para la Toma Virtual De Inventarios

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Elaborar y establecer la metodología, el cronograma de ejecución, la asignación de recursos y los responsables de hacer el seguimiento a la toma virtual de inventarios. Seleccionar las estrategias de comunicación, difusión y sensibilización de la toma virtual de inventarios a utilizar. Realizar la verificación por parte de cada cuentadante de los bienes a cargo en el módulo de toma virtual del aplicativo miinventario.sena.edu.co. Realizar desde el Grupo de Almacenes e Inventarios la consolidación de datos por Regional y centro de formación por Cuentadante, bienes, valor y novedades a que haya lugar. Atender las novedades encontradas en la herramienta para la Toma Virtual de Inventarios. Elaboración y análisis de informes tanto periódicos como finales de gestión y de resultados del proceso. 11.  LEGALIZACIÓN DE INVENTARIOS Aspectos básicos para la legalización de inventarios Teniendo en cuenta que los bienes de la Entidad no pueden estar a cargo de personas que no tiene vinculación directa con la Entidad, todo Funcionario Público, Trabajador Oficial y/o Contratista en la Dirección General, Regional o Centro de Formación al momento del retiro o traslado legaliza su inventario con el fin de quedar a paz y salvo con el Grupo de Almacenes e Inventarios; para tal fin se hace necesario que verifique su inventario en cuanto a especificaciones técnicas, marca, modelo, serie y demás; contra el inventario que genera el sistema de información el cual puede consultar a través del link http://miinventario.sena.edu.co..  http://miinventario.sena.edu.co Cuando el Funcionario Público, Trabajador Oficial y/o Contratista en la Dirección General, Regional o Centro de Formación encuentra alguna inconsistencia como faltantes, diferencias en marcas, modelo, seriales, entre otros, informa al almacén y de esta manera se determina si da lugar a un ajuste de información o diligencia administrativa. En el momento en que un Funcionario Público, Trabajador Oficial y/o Contratista en la Dirección General, Regional o Centro de Formación se retire de la Entidad, es obligación del supervisor del contrato de verificar a través del link  link   http://miinventario.sena.edu.co http://miinventario.sena.edu.co   que el Servidor Público no tenga bienes cargados a su nombre. Descripción de actividades para la legalización l egalización de inventarios.

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SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA GUIA PARA LA ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE BIENES El Supervisor de contrato informa a través de correo electrónico institucional dirigido al Funcionario Público, Trabajador Oficial y/o Contratista con funciones de almacenista en la Dirección General, Regional o Centro de Formación, adjuntando el Formato Movimiento de Bienes GIL-F-015, el cual indica las acciones de traspaso de cuentadantes o reintegro de bienes al almacén, según sea el caso, para legalizar el inventario. El Funcionario Público, Trabajador Oficial y/o Contratista con funciones de almacenista en la Dirección General, Regional o Centro de Formación procede a realizar las transacciones de acuerdo a la información reportada en el Formato Movimiento de bienes GIL-F-015. El Funcionario Público, Trabajador Oficial y/o Contratista con funciones de Almacenista en la Dirección General, Regional o Centro de Formación realiza las transacciones, genera los reportes y los envía a través de correo institucional al Cuentadante con copia al Supervisor de Contrato. Para los traspasos los cuentadantes interesados, imprimen, firman y entregan físicamente el documento al Almacenista de la Dirección General, Regional o Centro de Formación. De no recibirse el documento durante los dos (2) días hábiles siguientes a su elaboración; la transacción será anulada en el sistema de información suministrado por la Entidad para la Administración de bienes y el elemento seguirá bajo responsabilidad del cuentadante original. Para los reintegros, el Funcionario Público, Trabajador Oficial y/o Contratista con funciones de Almacenista en la Dirección General, Regional o Centro de Formación procede a recibir los bienes físicamente de parte del Cuentadante que tiene los bienes a su cargo, realizando la verificación de acuerdo al reporte de la transacción generado en el sistema de información. 11.1. LEGALIZACIÓN DE BIENES QUE SE ENCUENTRAN A CARGO DE PERSONAS QUE NO TIENEN VINCULACIÓN CON LA ENTIDAD. La Legalización de Bienes se realiza con el fin de verificar que los elementos registrados en el sistema de Información se encuentren a cargo de personas activas en la Entidad, en caso de identificar bienes que están cargados a nombre de Cuentadantes retirados o pensionados se procede a la ubicación física del elemento dentro o fuera de las instalaciones del SENA y con el objetivo de realizar las actividades que sean necesarias con el fin de legalizar el bien, como son Traspaso, Reintegro, Cuentas de Responsabilidad, entre otros. Para la ejecución de la actividad de legalización de bienes, es necesario que las Regionales y Centros de Formación asignen los recursos humanos, tecnológicos y financieros que sean necesarios, así como las comunicaciones y demás condiciones que faciliten su desarrollo y cumplimiento de la misma.

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SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA GUIA PARA LA ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE BIENES En la planeación y realización de la recuperación de Bienes, hay que tener en cuenta la cantidad de bienes, el valor, el tipo y naturaleza de los bienes a legalizar, la ubicación geográfica de los diferentes Centros o Despachos Regionales (Gastos de hospedaje, traslado, etc., que se puedan requerir para los desplazamientos en que deban incurrir los responsables de realizar la legalización en los casos que así lo requiera), etc. Con el fin de garantizar que los recursos destinados sean suficientes para el cumplimiento del objeto del ejercicio. Las actividades para la legalización de bienes en las instalaciones de las Direcciones Regionales y Centros de Formación son concertadas con los Directivos, Supervisores, encargados de los diferentes ambientes y el Cuentadante es el responsable de adelantar la ubicación física de los elementos. Cuando se presenta el fallecimiento de un Cuentadante, el funcionario competente de la Regional o Centro de Formación, solicita al área de Almacén e Inventarios de la Dirección General, Regional y/o Centro de Formación realizar la verificación física y las acciones necesarias para la legalización de los elementos (traspasos, reintegros, cuentas de responsabilidad, etc.), con el fin de ingresar estos bienes ya sea al almacén o ponerlos a cargo de las personas que sean designadas para desarrollar las actividades que dicha persona venía adelantando en la Entidad; y de no ser ubicados crear las cuentas de responsabilidad pertinentes. Descripción de actividades para la legalización de inventarios que se encuentran a cargo de personas que no tienen vinculación con la Entidad. Con base en la información suministrada por el área competente (Secretaria General, Grupos de Apoyo Mixtos etc.), se procede a revisar y/o cotejar con la información del sistema de información suministrado por la Entidad para la administración de bienes con el fin de establecer los elementos que a la fecha se encuentran a cargo de personas que ya no se encuentran laborando con la entidad. Una vez cotejada la información e identificados los bienes que se encuentran a cargo de personas que no tienen vinculación con la Entidad se procede a la búsqueda de los elementos físicamente dentro y fuera de las instalaciones del SENA, en el caso de Convenios; si estos no son encontrados se continua con la búsqueda de los datos de los Cuentadantes que tienen los bienes a su cargo, dirección, teléfono, correos electrónicos, referencias personales y/o copia de las actas de entrega y legalización de bienes, esta última con el fin de lograr establecer si es necesario citar a los Cuentadantes o al responsable de firmar el acta, para que se acerque a las instalaciones del SENA y así poder ubicar los bienes y realizar la entrega formal y/o legalización de los mismos. Una vez obtenidos los datos de los cuentadantes se citan, de ser necesario se citará al Supervisor de Contrato para que brinden información necesaria para la ubicación física de los bienes objeto de legalización.

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Una vez establecido de forma definitiva la no consecución de los bienes que se encuentran a cargo de personas que no tienen vinculación con la Entidad dentro o fuera de las instalaciones del SENA, el almacenista en la Dirección General, el Coordinador del Grupo de Apoyo Mixto o quien haga sus veces en las Direcciones Regionales o centros de Formación según corresponda certifica por escrito por la inexistencia de los elementos y procede a remitir las comunicaciones respectivas a las direcciones de residencia y de correo electrónico del Cuentadante responsable de la custodia y cuidado de los bienes materia de búsqueda. Una vez realizadas las actividades descritas y ante la no ubicación de los bienes materia de Legalización se procede a realizar las correspondientes actas de baja por cuenta de responsabilidad y remitirlas al funcionario competente con el fin de que se adelanten las correspondientes diligencias administrativas de conformidad con la Resolución 2286 de 2006. Para todos los casos se elabora por parte de los Directores Regionales y/o Subdirectores de Centro un informe en el que se detallan las acciones de seguimiento, monitoreo constante, avances y cumplimiento del proceso, la documentación es archivada en la Dirección General, Regional o Centro de formación según corresponda en medio físico y/o magnético para revisiones o consultas posteriores. 12.  TRASPASO BIENES Aspectos básicos para el traspaso de bienes. Para los traspasos entre Cuentadantes el almacenista únicamente procede realizar la transacción de traspaso en el sistema de información de acuerdo a la solicitud recibida en el Formato Movimiento de bienes-GIL-F-015, y la legalización del mismo es responsabilidad de los cuentadantes. Los traspasos y reintegros son debidamente firmados y ratificados en el sistema de información suministrado por la Entidad para la Administración de bienes. Descripción de actividades para traspaso de bienes. El Cuentadante que requiere realizar el traspaso de un bien que se encuentra a su cargo diligencia y envía el Formato Movimiento de bienes GIL-F-015, a través de correo electrónico dirigido el Funcionario Público, Trabajador Oficial y/o Contratista con funciones de Almacenista en la Dirección General, Regional o Centro de Formación. El Funcionario Público, Trabajador Oficial y/o Contratista con funciones de Almacenista en la Dirección General, Regional o Centro de Formación a través del sistema de información suministrado por la Entidad para la Administración de bienes, realiza la transacción de traspaso según solicitud.

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El Funcionario Público, Trabajador Oficial y/o Contratista con funciones de Almacenista en la Dirección General, Regional o Centro de Formación genera el reporte soporte de Traspaso entre cuentadantes. El Cuentadante que recibe el bien, verifica los datos en el reporte de traspaso generado por el sistema de información a fin de que las características del elemento sean acordes con la transacción y procede a firmarla. El Cuentadante quien entrega los bienes y el Cuentadante quien recibe el bien, firman y entregan el Reporte de Traspaso físicamente al Funcionario Público, Trabajador Oficial y/o Contratista con funciones de Almacenista en la Dirección General, Regional o Centro de Formación. El Funcionario Público, Trabajador Oficial y/o Contratista con funciones de Almacenista en la Dirección General, Regional o Centro de Formación, con el Reporte de Traspaso entre cuentadantes firmado por las partes, realiza la ratificación de la transacción en el sistema de información suministrado por la Entidad para la Administración de bienes. 13.  REINTEGRO DE BIENES DEVOLUTIVOS Aspectos básicos para el reintegro de bienes devolutivos. Para realizar el reintegro r eintegro de un bien TIC, el cuentadante solicita concepto técnico a la mesa de servicio contratada por la Entidad. Para el caso de los equipos tecnológicos con menos de cinco años en su vida útil, este concepto técnico describe que el bien se encuentra en buen estado y óptimo funcionamiento , si el concepto describe que presenta daños por mal uso del Cuentadante no es reintegrado a almacén y se procede a la creación de la cuenta de responsabilidad. Los bienes cuyo concepto técnico describe que el bien Tic es obsoleto, son ingresados al almacén para el respectivo proceso de baja. Todos los bienes que son objeto de reintegro sin importar su estado físico ingresan a la bodega de reintegrados servibles. Si el concepto técnico describe que el daño es por fallas de fábrica, el Cuentadante realiza todos los trámites para reclamación por garantía. Si el concepto técnico describe que el daño es por mal uso el Cuentadante asume el costo y la responsabilidad responsabilidad del mismo. Al momento de la recepción de elementos entregados por el cuentadante el Funcionario Público, Trabajador Oficial y/o Contratista con funciones de Almacenista en la Dirección General, Regional o Centro de Formación, verifica físicamente que las características, marca,

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SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA GUIA PARA LA ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE BIENES modelo, serial y placa sean acordes con el reporte de la transacción de reintegro generada por el sistema de información suministrado por la Entidad para la administración de bienes y a su vez que cuente con todos los accesorios que se describen en la misma. Descripción de actividades para el reintegro de bienes. El Cuentadante responsable del bien a reintegrar envía diligenciado el Formato Movimiento de bienes GIL-F-015, a través de correo electrónico institucional al Funcionario Público, Trabajador Oficial y/o Contratista con funciones de Almacenista en la Dirección General, Regional o Centro de Formación El Funcionario Público, Trabajador Oficial y/o Contratista con funciones de Almacenista en la Dirección General, Regional o Centro de Formación a través del sistema suministrado por la Entidad para la Administración de bienes realiza la transacción de reintegro del bien. El Funcionario Público, Trabajador Oficial y/o Contratista con funciones de Almacenista en la Dirección General, Regional o Centro de Formación genera el reporte de Reintegro de bienes. El Funcionario Público, Trabajador Oficial y/o Contratista con funciones de Almacenista en la Dirección General, Regional o Centro de Formación procede a recibir los bienes físicamente de parte del Cuentadante que realizo la solicitud de reintegro, realizando la verificación de acuerdo al reporte de la transacción generado en el sistema de información. El Funcionario Público, Trabajador Oficial y/o Contratista con funciones de Almacenista en la Dirección General, Regional o Centro de Formación, con el reporte de transacción de reintegro firmada, realiza la ratificación de la transacción en el del sistema de información suministrado por la Entidad para la administración de bienes. 14.  BAJA DE BIENES Aspectos Generales para la baja de bienes El Funcionario Público, Trabajador Oficial y/o Contratista con funciones de almacenista en las Direcciones Regionales y Centros de Formación, quien realiza las actividades establecidas para la baja de bienes muebles en la Dirección General, Direcciones Regionales y Centros de Formación de la Entidad, en cumplimiento de la Resolución 0911 del 02 de junio de 2017 y lo establecido en el presente documento. Conforme a lo señalado en el artículo 11 de la Resolución 0911 de 2017, El Comité de Bajas de la Dirección General, la Oficina de Control Interno de la Dirección General y quienes hagan sus veces en las Regionales y Centros de Formación, son responsables de velar por el estricto

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SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA GUIA PARA LA ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE BIENES cumplimiento de las actividades y gestiones establecidas para la baja de bienes de la Entidad y demás directrices impartidas en la mencionada resolución. El Funcionario Público, Trabajador Oficial y/o Contratista con funciones de almacenista en las Direcciones Regionales y Centros de Formación, genera el listado los bienes que se encuentran registrados en la bodega de reintegrados servibles, clasifica los elementos que son objeto de baja, los cuales están ubicados físicamente en la bodega del centro, y aquellos cuyas características no lo permiten son ubicados en espacios apropiados, que garantizan su conservación, identificación y custodia. El concepto técnico es expedido por una persona que cuenta con los estudios y experiencia relacionada con el tipo de bien o bienes objeto de baja, inservibles, obsoletos, que ya han cumplido con la función principal para la cual fueron adquiridos o que para la Entidad han perdido utilidad, para tal efecto diligencia y firma el Formato Concepto Técnico de Bienes GILF-011. El Formato Concepto Técnico de Bienes GIL-F-011 es entregado en original al Funcionario Público, Trabajador Oficial y/o Contratista con funciones de almacenista en la Dirección General, Direcciones Regionales y Centros de Formación, según corresponda, quién es el encargado de adelantar las actividades pertinentes, teniendo en cuenta que este documento hace parte integral del expediente o archivo que soporta la baja de bienes de la Entidad. Los conceptos técnicos de bienes TIC objeto de baja, son validados y autorizados por la Oficina de Sistemas de la Dirección General o quién esta designe, en cumplimiento del artículo tercero de la Resolución 2159 de 2013. No son entregados bienes dados de baja por el SENA en donación a personas jurídicas de derecho privado, de conformidad con lo establecido en el artículo 355 de la Constitución Política de Colombia que al respecto contempla “Ninguna de las ramas u órganos del poder

público podrá decretar auxilios o donaciones en favor de personas naturales o jurídicas de derecho privado. El Gobierno, en los niveles nacional, departamental, distrital y municipal podrá, con recursos de los respectivos presupuestos, celebrar contratos con entidades privadas sin ánimo de lucro y de reconocida idoneidad con el fin de impulsar programas y actividades de interés público acordes con el Plan Nacional y los planes seccionales de Desarrollo. El Gobierno Nacional reglamentará la materia”.

La transferencia de bienes a otras Entidades Estatales como parte del proceso de baja de bienes, es realizado conforme al procedimiento descrito en el artículo 2.2.1.2.2.4.3 enajenación de bienes muebles a título gratuito entre Entidades Estatales, del Decreto 1082 de 2015. Todos los bienes muebles objeto de baja, cuyo destino es la venta a través de intermediario idóneo (Artículo 2.2.1.2.2.1.4. del Decreto 1082 de 2015), son inspeccionados previamente por

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SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA GUIA PARA LA ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE BIENES un representante del intermediario contratado por la Entidad, para el estudio, conformación de los lotes y toma de información para el correspondiente informe de sugerencia de precios y demás actuaciones necesarias para adelantar actividades conjuntamente con el SENA, conforme lo descrito en las actividades para la baja de bienes del presente documento. El Director Administrativo y Financiero, Director Regional o Subdirector de Centro de Formación autoriza u objeta el precio base emitido por la Entidad de subastadora. Si el precio es objetado el ordenador del gasto solicita al intermediario la revisión y presentación de un nuevo informe de sugerencia de precios. El precio base de subasta puede ser modificado si la Entidad Subastadora así lo recomienda, una vez se hayan efectuado dos (2) salidas consecutivas de los lotes de bienes muebles a subasta sin presentarse oferta alguna. Para estos efectos el Director Administrativo y Financiero de la Dirección General, el Director Regional o Subdirector de Centro según el caso, es quien autoriza o rechaza el nuevo precio base propuesto por el representante de la Entidad Subastadora. La venta de bienes objeto de baja se realiza a través del intermediario contratado por la Entidad y únicamente se realiza venta directa en los casos que el representante del intermediario manifieste por escrito que la enajenación del lote no se realizara, indicando las razones de la novedad o cuando la Entidad no cuente con contrato de intermediación. En cuyo caso se realizará la venta directa por parte de la Dirección Administrativa y Financiera, Dirección Regional o Subdirección de Centro de Formación, conforme a lo establecido en los artículos 2.2.1.2.2.2.1 y 2.2.1.2.2.2.2 del Decreto 1082 de 2015 y demás normatividad que lo reglamente o modifique. La baja de semovientes es realizada de acuerdo a lo establecido en el numeral 16 del presente documento. La chatarrización sólo aplica para los vehículos en los casos que son recomendados por el comité de bajas y autorizada por el Ordenador de Gasto y es realizado conforme al procedimiento para ello establecido por la autoridad de tránsito. La disposición de residuos aplica para los bienes o elementos que por su naturaleza únicamente puedan ser dispuestos de esta forma, para aquellos que tras haber surtidos las validaciones de disposición establecidas en el presente documento no sean requeridos y que el intermediario contratado para la venta indique por medio escrito que no es posible su enajenación. Para los casos en los que es autorizada esta disposición, el Funcionario Público, Trabajador Oficial o Contratista con funciones de almacenista en la Dirección General, Dirección Regional o Centro de Formación solicita el acompañamiento y asesoría del líder SIGA o líder ambiental de la Dirección General, Dirección Regional o Centro de Formación con el fin de garantizar el cumplimiento de la normatividad y procedimientos ambientales aplicab aplicables. les.

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SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA GUIA PARA LA ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE BIENES Los bienes recibidos por el SENA en donación de la DIAN, no son objeto de comercialización, salvo que deban darse de baja por obsolescencia o ya no se requieran para su servicio, de conformidad con el parágrafo 2 del artículo 646 del Decreto 390 de 2016. La baja de vehículos que forman parte del parque automotor de la Entidad, se deberá comunicar oportunamente al Grupo de Servicios Generales y Adquisiciones de la Dirección Administrativa y Financiera a fin de obtener su aval, recomendaciones recomendaciones y acompañamiento en la correspondiente cancelación de matrícula. El Funcionario Público, Trabajador Oficial o Contratista con funciones de almacenista de la Dirección General, Dirección Regional o Centro de Formación envía a través de correo electrónico dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la culminación de la baja, los siguientes documentos: acta de comité de bajas, resolución de bajas, acta de entrega al destino final y transacciones de baja firmadas y ratificadas a la Coordinación del Grupo de Almacenes e Inventarios y Grupo de Contabilidad de la Dirección General. Los documentos soportes de la baja de bienes son: Formato Ofrecimiento de Bienes a Dar de Baja GIL-F-013, Formato Concepto Técnico de Bienes GIL-F-011, Acto Administrativo de ofrecimiento a otras Entidades Estatales, generada a través del módulo de actas de la plataforma COMPROMISO, Acto Administrativo, Formato Modelo Resolución que Ordena la Baja de Bienes Muebles GIL-F-059, por medio de la cual se ordena la baja de bienes, actas de disposición y/o entrega de los bienes al destino final y reporte de transacción de baja firmada y ratificada por el Funcionario Público, Trabajador Oficial y/o Contratista con funciones de almacenista en la Dirección General, Regional o Centro de Formación. Los documentos soporte de la bajas de bienes son archivados de acuerdo a lo establecido en la Tabla de Retención Documental del Grupo de Almacenes e Inventarios El comité de bajas es conformado en la Dirección General, Dirección Regional y Centros de Formación de acuerdo a lo establecido en la Resolución Resolución 911 del 2 de junio de 2017. La convocatoria a sesión del comité de bajas es realizada por el presidente del Comité de Bajas de la Dirección General, Dirección Regional o Centro de Formación según corresponda. Actividades para la baja de bienes: Para realizar la baja de bienes muebles se hace necesario cumplir con las siguientes actividades: 1.  Identificación de los bienes objeto de baja: el Funcionario Funcionario Público, Trabajador Oficial y/o Contratista de la Dirección General, Dirección Regional o Centro de Formación, identifica los bienes que son objeto de baja; estos se encuentran registrados en la bodega de

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SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA GUIA PARA LA ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE BIENES reintegrados servibles y con el fin de adelantar el proceso respectivo. solicita el concepto técnico a la persona competente de acuerdo a la naturaleza de los bienes. 2.  Solicitud conceptos técnicos: el Funcionario Público, Trabajador Oficial y/o Contratista de la Dirección General, Dirección Regional o Centro de Formación, solicita el concepto técnico a la persona competente de acuerdo a la naturaleza de los bienes, el cual es entregado en el Formato Concepto Técnico de Bienes GIL-F-011, debidamente diligenciado y firmado. 3.  Formato de Ofrecimiento de Bienes: con base en los conceptos técnicos recibidos el Funcionario Público, Trabajador Oficial y/o contratista diligencia el Formato Ofrecimiento de Bienes a Dar de Baja (GIL-F-013). Ofrecimiento al interior del Centro de Formación: en los Centros de Formación, el Coordinador de Grupo Administrativo Mixto, Coordinador Administrativo o quien haga sus veces en el Centro de Formación, realiza ofrecimiento de los bienes vía correo electrónico al Coordinador de Formación o quien haga sus veces, anexando el Formato Ofrecimiento de Bienes a Dar de Baja (GIL-F-013), con el fin de que valide la necesidad de los bienes objeto de baja para su uso por medio de despiece con fines de formación. En caso de ser requeridos el Coordinador de Formación o quien haga sus veces en el Centro de Formación, hace la solicitud vía correo electrónico al Coordinador Administrativo anexando la relación de bienes requeridos con base en lo relacionado en el Formato Ofrecimiento de Bienes a Dar de Baja (GIL-F-013), indicando la necesidad funcional a satisfacer con los mismos o en su defecto los programas de formación en que serán utilizados. El funcionario Público, Trabajador Oficial y/o Contratista con funciones de almacenista en la Dirección General, Regional o Centro de Formación, archiva la solicitud de los bienes para despiece con fines de formación en la carpeta del proceso de bajas para ser presenta ante el comité, y excluye dichos elementos del Formato Ofrecimiento de Bienes a Dar de Baja (GIL-F-013). Si no se reciben solicitudes dentro del plazo establecido, se toma como negativa y se continúa con el siguiente ofrecimiento. 4.  Ofrecimiento SENA nacional: El Director Administrativo y Financiero en la Dirección General, Director Regional en las Regionales o Subdirector en los Centros de Formación ofrece los bienes a los Directores Regionales y Subdirectores de Centro de Formación a nivel nacional con el fin de validar la necesidad de estos elementos con fines de formación.

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SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA GUIA PARA LA ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE BIENES El funcionario Público, Trabajador Oficial y/o Contratista con funciones de almacenista en la Dirección General, Regional o Centro de Formación, archiva la solicitud de los bienes para despiece con fines de formación en la carpeta del proceso de bajas para ser presenta ante el comité, y excluye dichos elementos del Formato Ofrecimiento de Bienes a Dar de Baja (GIL-F-013). Se establece un término de tres (3) días hábiles para realizar solicitudes, caso contrario se toma como negativa y se continúa con el siguiente ofrecimiento. El Director Regional o Subdirector de Centro de Formación interesado en los bienes ofrecidos, envía comunicación como respuesta al ofrecimiento con la relación de bienes a solicitar e indica la necesidad funcional a satisfacer con los mismos o en su defecto los programas de formación en que serán utilizados. 5.  Ofrecimiento a otras Entidades Estatales (Art. 2.2.1.2.2.4.3 del Decreto 1082 de 2015): con los bienes registrados en el Formato Ofrecimiento de Bienes a Dar de Baja GIL-F-013, exceptuando aquellos que hayan sido solicitados en los ofrecimientos previos, el Director Administrativo y Financiero de la Dirección General, Director Regional o Subdirector de Centro de Formación, según corresponda, expide resolución “Por la cual se ofrecen a

título gratuito a otras otr as Entidades Estatales unos bienes muebles de propiedad del Servicio Nacional de Aprendizaje  –  SENA”, en cumplimiento de lo establecido al re specto en el artículo 2.2.1.2.2.4.3 del Decreto 1082 de 2015; en la cual se ofrecen los bienes a las Entidades estatales a nivel nacional, para que las interesadas en solicitar los bienes, realicen los requerimientos dentro de los términos y condiciones para ello establecidos en el pre citado decreto. El Funcionario Público, Trabajador Oficial y/o Contratista de la Dirección la Dirección General, Dirección Regional o Centro de Formación, remite vía correo electrónico copia de la resolución de ofrecimiento, el Formato Ofrecimiento de Bienes a Dar de Baja (GIL-F013) y el cuadro resumen de publicaciones web, al correo electrónico [email protected],, solicitando la publicación del mencionado ofrecimiento [email protected] en la página web de la Entidad. La Entidad Estatal interesada, manifiesta dentro de los treinta (30) días calendario siguientes a la fecha de publicación en la página web, por medio de comunicación comunicación escrita radicada en la Dirección General, Dirección Regional o Centro de Formación según corresponda, en dicha comunicación la Entidad relaciona los bienes objeto de solicitud e indica la necesidad funcional que pretende satisfacer con los elementos y las razones que  justifican su solicitud. solicitud. La Entidad Estatal que primero haya manifestado su interés tiene preferencia, teniendo como base la fecha y hora de radicado de las solicitudes en la Dirección General, Dirección Regional o Centro de Formación del SENA.

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De los bienes que son solicitados por otras Entidades Estatales dentro de los mencionados términos y condiciones, el Funcionario Público, trabajador Oficial y/o Contratista con funciones de almacenista de la Dirección General, Regional o Centro de Formación, archiva la solicitud en la carpeta del proceso de baja para ser presentada ante el comité de bajas y excluye los bienes del formato ofrecimiento o frecimiento de bienes. 6.  Solicitud informe sugerencia de precios (concepto para la venta): para los bienes que no hayan sido solicitados en ninguno de los ofrecimientos anteriores, el Funcionario Público, trabajador Oficial y/o Contratista con funciones de almacenista de la Dirección General, Regional o Centro de Formación solicita informe de sugerencia de precios al correo electrónico   [email protected], electrónico [email protected], anexando el Formato Ofrecimiento de Bienes a Dar de Baja (GIL-F-013) en versión editable, e indicando la dirección de donde se encuentran ubicados los bienes físicamente. El administrador de la cuenta de correo [email protected] ,  con base en la solicitud, gestiona la visita de inspección y la entrega de informe sugerencia de precios por parte del intermediario contratado por la Entidad para la venta de bienes, el cual es ser enviado por correo electrónico al responsable de almacén e inventarios de la Dirección General, Dirección Regional o Centro de Formación, quien lo archiva en la carpeta del proceso de bajas para ser presentado ante el comité de bajas con los demás soportes del proceso. 7.  Chatarrización (aplica solo para vehículos): los vehículos que en las validaciones previas no hayan sido solicitados para despiece con fines de formación o por otras Entidades Estatales y que el intermediario contratado para la venta manifieste por escrito que no es posible o viable su venta, podrán ser dados de baja por chatarrización, la cual se realiza en cumplimiento de las gestiones y procedimientos para ello establecidos por la autoridad de tránsito. 8.  Disposición de residuos: Los bienes que por la naturaleza de sus componentes son gestionados para baja como disposición de residuos, situación que se evidencia en el en el concepto técnico que soporta su baja, no son incluidos en los ofrecimientos previamente mencionados mencionados y en su lugar la situación es puesta en conocimiento del comité de bajas teniendo como soporte el mencionado concepto técnico. De igual forma, los bienes que una vez ofrecidos no son solicitados al interior de la Entidad como tampoco por otras Entidades Estatales y sobre los cuales el intermediario contratado manifiesta por escrito que no es posible su venta, son presentados al comité

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SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA GUIA PARA LA ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE BIENES con opción de disposición de residuos, teniendo como soporte el concepto técnico y el informe escrito presentado por el intermediario en el que se expresa que no es posible su enajenación. 9.  Citación a comité: el presidente del comité de bajas convoca a reunión, la citación puede ser efectuada por el Funcionario Público, Trabajador Oficial y/o contratista con funciones de almacenista en la Dirección General, Regional o Centro de Formación responsable de almacén e inventarios de la Dirección General, Dirección Regional o Centro de Formación en su calidad de Secretario del mencionado comité. 10.  Reunión del comité de bajas: el Comité de Bajas en la Dirección General, Dirección Regional o Centro de Formación, es el conformado mediante el artículo 2° de la Resolución 0911 de 2017 proferida por la Directora General del SENA, por lo cual no se requiere de acto administrativo que designe sus en lanacional. Dirección General, Direcciones Regionales oadicional Centros de Formación de laintegrantes Entidad a nivel A las sesiones del comité de Bajas se pueden invitar a las personas que a juicio de sus miembros contribuyan a informar, explicar o dar claridad a los temas a tratar en la reunión respectiva. Las conclusiones del comité de bajas tienen el carácter de recomendación para el Director Administrativo y Financiero de la Dirección D irección General, el Director Regional o el Subdirector de Centro de Formación, según corresponda, quienes ordenan la baja mediante acto administrativo motivado. El acta de comité de bajas se suscribe a través de modulo actas de la plataforma Compromiso, la cual una vez es aprobada por todos los integrantes del comité, se imprime, se firma por todos los asistentes y de archiva en la carpeta del proceso de bajas. 11.  Autorización de baja de los bienes por el ordenador del gasto: el Director Administrativo y Financiero, Director Regional o Subdirector de Centro de Formación, conforme a las delegaciones conferidas mediante la resolución 0911 de 2017 y con fundamento en las recomendaciones del comité de bajas, autoriza la baja de bienes y su correspondiente destinación y disposición final, por medio de acto admirativo motivado utilizando el Formato Modelo Resolución que Ordena la Baja de Bienes Muebles  –  GIL-F-059, debidamente firmado y radicado en el área de administración documental de la Dirección General, Dirección Regional o Centro de Formación según corresponda. 12.  Traslado de los bienes a la bodega de reintegrados inservibles: el Funcionario Público, Trabajador Oficial y/o contratista con funciones de almacenista en lapor Dirección General, Dirección Regional o Centro de Formación con base en la resolución medio de la cual

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SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA GUIA PARA LA ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE BIENES el ordenador de gasto autoriza la baja de bienes; traslada virtualmente de la bodega de reintegrados servibles a la bodega de reintegrados inservibles, los bienes objeto de baja y relacionados en la mencionada resolución. 13.  Disposición de los bienes conforme a lo ordenado mediante Resolución: el Funcionario Público, Trabajador Oficial y/o contratista con funciones de almacenista en la Dirección General, Dirección Regional o Centro de Formación gestiona la disposición de los bienes dados de baja, conforme a las destinaciones autorizadas por el ordenador de gasto mediante resolución, así: Despiece con fines de formación: entrega los bienes al Coordinador de Formación solicitante o a quien él designe, se suscribe acta de entrega mediante formato de acta GDF-007, debidamente firmada el funcionario Público, Trabajador Oficial y/o contratista con funciones almacenista la Dirección General, Dirección Formación,de quien entrega losenbienes la persona por quien recibe. Regional o Centro de Enajenación entre Entidades Estatales (Transferencia): una vez notificado de la emisión del acto administrativo con el cual se autoriza la baja de bienes y correspondiente entrega de los mismos en transferencia a otra Entidad Estatal, el representante legal por parte de la Entidad solicitante y el Director Administrativo y Financiero, Director Regional o Subdirector de Centro de Formación según corresponda, en nombre del SENA, suscriben acta en la cual se fijan las condiciones y fecha de entrega, esta fecha debe ser mayor a (30) treinta días calendario contados a partir de la suscripción del acta de entrega. Enajenación de bienes (A título oneroso): El responsable de almacén e inventarios de la Dirección General, Dirección Regional o Centro de Formación, remite vía correo electrónico a la cuenta  cuenta  bajadebienes@s [email protected], ena.edu.co, la  la resolución con la cual se autoriza la baja, anexando comunicación escrita donde el Director Administrativo y Financiero, Director Regional o Subdirector de Centro de Formación autoriza u objeta el precio base emitido por la Entidad de subastadora, esta comunicación puede ser vía radicado interno o por correo electrónico. Si el precio es objetado el ordenador del gasto solicita al intermediario la revisión y presentación de un nuevo informe de sugerencia de precios. Una vez finaliza la de venta y entrega de los bienes, se obtiene el acta de adjudicación emitida por el intermediario contratado para la venta, la cual soporta esta gestión. Chatarrización: El responsable de almacén e inventarios de la Dirección General, D Dirección irección Regional o Centro de Formación, gestiona la entrega de los vehículos objeto de chatarrización a la siderúrgica autorizada por el Ministerio de Transporte, el documento

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SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA GUIA PARA LA ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE BIENES de recibo entregado por la siderúrgica hace las veces del acta de entrega requerida para soportar esta gestión. Disposición de Residuos: el Servidor Público, Trabajador Oficial y/o contratista con funciones de almacenista en la Dirección General, Regional o Centro de Formación inventarios solicita el acompañamiento del Líder SIGA, Líder Ambiental o quien haga sus veces, para que la disposición de estos residuos se delante de forma segura y en cumplimiento de la normatividad aplicable vigente. Como soporte de la entrega se solicita recibo a la Empresa que adelante dicha gestión o elaborar acta en el Formato de Acta GD-F-007 de la Entidad, en la cual conste la entrega de los bienes objeto de disposición, esta es firmada por el responsable de dicha Empresa y el Responsable de almacén e Inventarios de la Dirección General, Dirección Regional o Centro de Formación de la Entidad que realiza la entrega. La empresa gestora debe entregar el correspondiente certificado de disposición de residuos. 14.  Registro de la baja en el sistema de administración y control de bienes de la Entidad: el Funcionario Público, Trabajador Oficial y/o contratista con funciones de almacenista en la Dirección General, Dirección Regional o Centro de Formación, con base en lo ordenado mediante resolución y una vez adelantada la disposición de los bienes conforme a lo en ella establecido y teniendo como soporte la correspondiente acta de disposición final, elabora y ratifica la transacción de baja en el sistema de administración y control de bienes de la Entidad, la cual imprime, firma y archiva en la carpeta del proceso de bajas. Se elabora como mínimo una transacción de acuerdo a cada disposición autorizada, en este sentido por ejemplo una transacción para los bienes autorizados con fines de desmantelamiento, otra para los bienes con fines de transferencia a otra Entidad Estatal y finalmente una transacción para los bienes autorizados con fines de venta. En la observación de la transacción se indica el número y fecha de la resolución con que se autoriza la baja, así como la destinación correspondiente para los bienes objeto de baja mediante la citada transacción. tr ansacción. Únicamente se ratifican las transacciones de baja de bienes que hayan sido dispuestos y de lo cual se tenga la respectiva acta de disposición final, con lo cual se cierra el proceso de baja de bienes. 15.  Dentro del mismo término, remite al correo  correo  [email protected]  los documentos soportes del proceso conforme a la siguiente relación:   Acta de Comité de Bajas.

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SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA GUIA PARA LA ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE BIENES   Resolución de baja de bienes.

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  Actas de disposición final.   Transacción(es) de baja debidamente firmadas

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15.  ENAJENACIÓN DE BIENES Aspectos básicos a tener en cuenta para la enajenación de bienes. Cada lote de bienes Muebles tiene adjuntos los siguientes documentos: Acta de Comité de Baja, Resolución de Baja, Relación de Bienes (Placa de inventario, Descripción del bien, cantidad, unidad de medida, valor unitario, valor en libros), ubicación del lote, precio mínimo de venta establecido por la Entidad, Registro fotográfico del lote. Una vez el SENA reciba el informe final de la subasta, que indica datos de lote, valor de adjudicación y datos del adjudicatario, se tiene un tiempo máximo de quince (15) días hábiles para retirar los bienes de las instalaciones de la Entidad. Lote de Vehículos. Es responsabilidad de la Entidad subastadora elaborar el catálogo de bienes a enajenar con su descripción, precio base de remate, fecha, hora ciudad y lugar donde se efectuara la subasta y los requisitos para participar. Publicación en diario de circulación nacional (Bogotá) y en diario de circulación regional (otras ciudades), pagina web de la Entidad subastadora. Debido a que las publicaciones en el periódico, se realizan dos domingos antes de la subasta, se requiere contar con la aprobación por parte de la Supervisión del contrato de enajenación de bienes por venta en subasta pública, veinte (20) días calendario antes de la fecha de la subasta. El precio base de subasta presentado por la entidad subastadora es a modo informativo (sugerencia) y podrá ser modificado por el comité de bajas o el Ordenador del Gasto si este así lo recomienda y/o considera. Una vez se hayan efectuado dos (2) salidas consecutivas de los bienes muebles a subasta sin que se hubiese presentado oferta alguna, es recomendable hacer un ajuste al precio para disminuirlo, para este efecto, el Ordenador del gasto notifica el nuevo valor base al Supervisor del contrato de enajenación de bienes para la publicación de los bienes con el nuevo precio en una próxima rueda de subasta. El Almacenista de la Dirección General, Regional o Centro de Formación, entrega los bienes subastados al adjudicatario de la subasta pública, con la presentación del acta de adjudicación

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SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA GUIA PARA LA ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE BIENES expedida por la entidad subastadora, documento en original y copia: original para el comprador, una copia para la Entidad. Los cuales son retirados en un plazo máximo de 10 días hábiles contados a partir de la fecha de adjudicación, una vez se firme el Acta de Entrega por el comprador y el almacenista de la entidad. La entrega de los bienes se realiza en el orden que la Entidad lo estime conveniente, así las cosas, se entregan en primer lugar los bienes altamente inservibles y dejar de último los bienes levemente inservibles y/o que estén en mejores condiciones. Descripción de actividades para la enajenación de bienes. El Funcionario Público, Trabajador Oficial y/o Contratista con funciones de Almacenista, conforma los lotes de acuerdo al informe preliminar presentado por el intermediario vendedor contratado por la Entidad, sobre los bienes a dar de baja por venta. Se clasifican los bienes por lotes de acuerdo a las características técnicas (cómputo, muebles y enseres, comunicación, herramientas etc.), asegurando que los bienes sean ubicados en un mismo sitio dentro de las instalaciones del SENA, conformados de acuerdo a las recomendaciones del intermediario y los siguientes criterios: 60% bienes altamente inservibles, 30% medianamente inservibles y 10% levemente inservibles. El Funcionario Público, Trabajador Oficial y/o Contratista con funciones de Almacenista, conforma los lotes, envía a través de correo electrónico al Coordinador del Grupo Almacenes e inventarios (Supervisor del contrato de intermediación para venta de bienes muebles) o a quien él designe, la documentación soporte para dar inicio a la subasta, así: -Acta de Comité de Baja -Resolución de Baja. -Relación de Bienes donde se indique: Placa de inventario, descripción del bien, cantidad, unidad de medida y valor-Ubicación del lote con registro fotográfico. El Supervisor del contrato de enajenación de bienes muebles por venta en subasta pública, remite al intermediario vendedor, la documentación de los bienes a dar de baja para dar curso a la subasta. El supervisor del contrato de enajenación de bienes muebles por venta en subasta pública, verifica el desarrollo de las actividades tendientes a la venta de bienes muebles. Con base en el informe de cierre de subasta, presentado por el intermediario vendedor, el Funcionario Público, Trabajador Oficial y/o Contratista con funciones de Almacenista entrega los bienes al adjudicatario.

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SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA GUIA PARA LA ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE BIENES Previo a la entrega de los bienes, se retira la totalidad de placas de inventario y/o distintivos de la entidad de los bienes subastados y se adjuntan al acta de entrega organizada en hojas anexas o en un paquete. Una vez retirados los bienes del SENA, se firma el acta por parte del Funcionario Público, Trabajador Oficial y/o Contratista con funciones de Almacenista quién entrega y por adjudicatario, quien recibe los bienes, se anexan los documentos: fotocopia de cédula de ciudadanía del adjudicatario y acta de entrega de la entidad subastadora. El Supervisor del contrato de enajenación de bienes muebles por venta en subasta pública, mediante correo electrónico informa a la Entidad subastadora la entrega de los lotes para que realice el pago a cada Centro de Formación o Regional. El pago se realiza dentro de los tiempos establecidos en el contrato de intermediación suscrito. Una vez la entidad subastadora notifica el pago, el Supervisor del contrato remite los soportes al Funcionario Público, Trabajador Oficial y/o Contratista con funciones de Almacenista. 16.  SEMOVIENTES Aspectos generales. generales. Los semovientes adquiridos mediante un proceso contractual son ingresados de acuerdo a los lineamientos establecidos en el numeral 8, Ingreso de bienes. Los nacimientos de semovientes en los Centros de Formación son registrados en el sistema de información suministrado por la Entidad para la administración de bienes por el Funcionario Público, Trabajador Oficial y/o Contratista con funciones de almacenista, con el acta de nacimiento del semoviente, la cual detalla como minino tipo de semovientes, raza, género, valor del semoviente y demás información que permita la identificación del mismo. Los semovientes son identificados de acuerdo a los descrito en el numeral 8.1. Identificación de bienes. Se dan de baja los semovientes que son sacrificados con fines de formación o los semovientes que se encuentren en mal estado y es imposible su recuperación, según concepto técnico emitido por un Médico Veterinario, dicho concepto enuncia las causas (lesiones irreversibles, enfermedades que involucren al hombre (zoonosis) y padecimientos incapacitantes terminales, entre otros). El sacrificio de semovientes es realizado cumpliendo con lo establecido en el Decreto 2270 de 2012. 2 012. Requisitos y trámites para baja a semovientes:

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SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA GUIA PARA LA ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE BIENES Por muerte: Informe escrito de la muerte por parte del Administrador del Centro al Subdirector de Centro, indicando el número de la placa de inventario del Semoviente si la tiene. Acta de inspección ocular sobre la muerte del semoviente, firmada por el Administrador del centro, el Subdirector de Centro y el Instructor de la especialidad. Certificado emitido por el l veterinario o Instructor Técnico en el cual se describen de manera clara las posibles causas de la muerte (autopsia). Resolución Administrativa Administrativa que ordena la baja. En esta Resolución Resolución se describe plenamente la identificación de los semovientes que se dan de baja y su valor de inventario. Remisión de toda la documentación anterior al Almacén o Inventario de la Regional o Centro de Formación con el fin de descargar del inventario los semovientes señalados en la Resolución de baja. Dar de baja del sistema de información de los semovientes en servicio, para que contablemente se hagan los asientos correspondientes por el valor en inventario, haciendo constar el motivo de baja, número de la resolución y la fecha de la misma. Sacrificio por enfermedad o lesión: Certificado del Veterinario o Instructor Técnico explicando las razones del sacrificio y dictaminando si la carne es apta o no para consumo. En el caso que la carne del semoviente no sea utilizable, se deja constancia de este hecho en el acta de sacrificio. En el caso de aprovechamiento del semoviente sacrificado, se suscribe un documento en que conste si se utilizó en consumo interno o se vendió. En este caso se producen las correspondientes notas de entrada y salida de producción. La venta se hace a los precios fijados por el último Comité de Valorización. Acta de inspección ocular del sacrificio firmada por: el Administrador, el Subdirector de Centro y el Instructor Remisión de toda la documentación anterior al Almacén o Inventarios de la Regional para que se proceda de acuerdo al punto siguiente.

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SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA GUIA PARA LA ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE BIENES Dar de baja o hacer el egreso de devolutivos en servicio, para que contablemente se efectúen los asientos correspondientes por el valor de inventario, haciendo constar el motivo de baja y el número de los oficios y la fecha de los mismos. Sacrificio para prácticas en acciones de formación: Relación de las necesidades necesidades en las acciones de formación, solicitado al Subdirector de Centro por el Instructor del área. Visto Bueno del Subdirector de Centro autorizando el sacrificio. Elaboración de las actas a medida m edida que se vayan realizando los sacrificios. Envío de todos los documentos al almacén o inventarios para que se produzca el egreso y se descargue de los devolutivos. Por venta: Certificado emitido por del Subdirector de Centro el cual detalla la cantidad de semovientes que debido a razones técnicas o económicas se hace necesario necesario vender. La justificación debe ser clara y precisa e indicar las características de los semovientes y la cantidad. Fijación del precio mínimo para la venta efectuada por el Comité de Valoración. Resolución Administrativa autorizando la venta, indicando en la misma, la identificación de los semovientes y su valor de inventario o kárdex. El Administrador de Centro procede a la venta de los semovientes que el Comité de Valoración autorizó vender y hará las notas de salida y producción correspondien correspondientes. tes. En caso que la venta o entrega se efectúe previo sacrificio de los semovientes, se efectúa un acta en la que se detalle la cantidad de carne y subproductos aprovechables obtenidos, la cual sirve de soporte a las notas de entrada de producción. El Administrador del Centro lleva un control de los semovientes vendidos y los relaciona en un documento de control de ventas por actas de comité. Con las copias de las resoluciones de baja por venta de semovientes se informa al Almacén o Inventarios de la Regional o Centro de Formación la cantidad vendida con el objeto de realizar la baja desde el sistema sistema de información información para la administración y control de bienes de los semovientes en servicio, por el valor de inventario. Hurto:

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En caso de hurto, se debe proceder de conformidad con lo establecido en la Resolución 2286 de 2006. Para la baja de un semoviente es necesario cumplir con las normas ambientales vigentes acordes al objeto de la baja, la cual es realizada en el sistema de información por un Funcionario Público, Trabajador Oficial o Contratista con funciones de Almacenista, una vez se haya dado cumplimiento a la destinación que ordena la misma. 17.  PERDIDAS Y SINIESTROS Se realiza el retiro de los registros de las Entidad de todos aquellos elementos que han sido objeto de siniestro estando en bodega o en servicio y para los cuales se realizan las gestiones legales y administrativas a que haya lugar. Siniestro por pérdida, hurto o daño. El Cuentadante que tienen los bienes cargados en su inventario que han sido objeto de hurto, pérdida o siniestro elabora el informe sobre las circunstancias de modo tiempo y lugar en que ocurrieron los hechos, dirigido a Director de área, Secretaria General, Jefes de Oficina de la Dirección General, Directores Regionales, Subdirectores de Centro de Formación profesional como lo estipula la Resolución 2286 de 2006 en el CAPITULO VI PROCEDIMIENTO INTERNO EN CASO DE PÉRDIDA O DAÑO Y/O DETERIORO DE BIENES O FONDOS DE LA ENTIDAD, punto 1. Acciones a cargo del Funcionario Responsable del Bien, en alguno de estos tres casos: robo o Hurto y Daño. El Cuentadante interpone el denuncio por lo sucedido detallando los elementos que fueron objeto de sinestro y pone en conocimiento de lo sucedido al Servidor Público con Funciones de Almacenista en la Dirección D irección General, Regional o Centro de Formación a fin de este elabore la transacción de baja por cuenta de responsabilidad a nombre del cuentadante. Siniestro Por Caso Fortuito Son siniestros por caso fortuito todos aquellos eventos inesperados de la naturaleza o accidentes como incendios o inundaciones los cuales pudieron haber causado daño parcial o total a uno o varios bienes de la Entidad. Para este tipo de siniestros la persona competente o que tienen los elementos cargados en su inventario elabora un informe detallando lo sucedido y adjuntando a djuntando evidencia fotográfica. Este informe se entrega al Director Regional o Subdirector de Centro y al Funcionario Público, Trabajador Oficial y/o Contratista con funciones de Almacenista en la Dirección General, Regional o Centro de Formación.

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El Funcionario Público, Trabajador Oficial y/o Contratista con funciones de Almacenista, teniendo como soporte el informe del siniestro por caso fortuito procede a realizar en el sistema de información la transacción de baja por cuenta de responsabilidad de los elementos ya sea desde el servicio o desde la bodega. 18.  DONACIÓN DE BIENES Aspectos básicos para la donación de bienes: El Grupo de Almacenes e Inventarios de la Dirección Administrativa y Financiera es el responsable de hacer seguimiento, verificación y control a las actividades y actuaciones mencionadas en la resolución 1085 de 2017 y en el presente documento con el fin de cumplir oportunamente con la legalización de donaciones que recibe el Sena. Los delegados para aceptar o gestionar donaciones por parte de la Entidad, pueden realizar visitas ante la DIAN u otras Entidades o Empresas Privadas a fin de determinar posibles donaciones que sean de interés para la Entidad, para lo cual designan a instructores o personal idóneo que examine los bienes objeto de donación y emita concepto técnico mediante el Formato Concepto Técnico de Bienes GIL-F-011; en este se describe el estado físico, tecnológico, de funcionamiento y conservación de los bienes, así como las reparaciones o modificaciones que se requieran para su óptimo funcionamiento y aplicación en actividades de formación o de apoyo a la formación del Sena. Cuando se realiza visita para verificación de vehículos en el Formato Concepto Técnico de Bienes GIL-F-011 se describe de manera clara si son aptos para su integración al parque automotor de la Entidad o para uso como materiales de formación. Todas las solicitudes de donación a la DIAN, se canalizan a través de la Dirección de Formación Profesional o la Dirección Administrativa y Financiera de acuerdo con la finalidad y naturaleza de los bienes, quienes realizan la solicitud formal ante la Subdirección de Gestión Comercial de esa Entidad o quién haga sus veces. Una vez la DIAN aprueba la donación y remite la resolución de donación, el Director Administrativo y Financiero o quien él designe la remite al delegado que solicito los mencionados bienes, para que adelante los trámites y retiro de los bienes dentro del término establecido en la mencionada resolución o documento de donación. Las aceptaciones ante la DIAN se adelantan sin previa visita de inspección, tomando como base la información suministrada por esta Entidad en el acto administrativo de ofrecimiento, salvo casos excepcionales que por las particularidades técnicas de los bienes ofrecidos, elevado volumen o costo ameriten dicha visita en cuyo caso se solicita a través de la persona designada por el Director Administrativo y Financiero la respectiva a autorización ante la DIAN.

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La persona autorizada para recibir los bienes donados, diligencia el Formato Acta de Recibo a Satisfacción de Bienes GIL-F-010, el cual se encuentra socializado en la plataforma Compromiso. El Formato Acta de Recibo a Satisfacción de Bienes GIL-F-010 es entregado al servidor público, trabajador oficial y/o contratista con funciones de almacenista de la Dirección Regional o Centro de Formación. El servidor público, trabajador oficial y/o contratista con funciones de almacenista del Despacho Regional o Centro de Formación recibe los bienes y los registra en el sistema de información para la administración control de bienes, teniendo como soporte los documentos relacionados en el capítulo 8 ingreso de bienes. Todos los bienes que recibe la Entidad en calidad de donación son registrados en el sistema de información para la administración y control de bienes de acuerdo a los lineamientos establecidos en el presente documento. La Resolución 1085 de 2017, imparte las delegaciones para aceptar o no las donaciones de maquinarias, equipos y demás bienes muebles que son ofrecidos al Sena por las diferentes entidades u organismos públicos y privados, nacionales e internacionales, delegaciones que incluyen la facultad de suscribir los documentos que se requieran para la aceptación de la donación, el contrato y los demás actos necesarios. nacional: Los Ordenadores de Gasto   En el nivel central y donaciones de cubrimiento nacional:

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de la Dirección General, de acuerdo a la competencia de su área para el cumplimiento de la misión institucional.   En las Regionales: Los Directores Regionales en el ámbito de su jurisdicción siempre

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que estas guarden relación con el cumplimiento de la misión institucional. En todo caso, previo a la aceptación deben contar con el concepto previo de viabilidad por escrito expedido por el Director de Formación Profesional o del Director Administrativo y Financiero de la Dirección General del SENA según corresponda con la finalidad y naturaleza de los bienes.   En los Centros de Formación: Los Subdirectores de Centro en el ámbito de su

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 jurisdicción siempre que estas guarden relación con el cumplimiento de la misión institucional. En todo caso, previo a la aceptación deben contar con el concepto previo de viabilidad por escrito expedido por el Director de Formación Profesional o del Director Administrativo y Financiero de la Dirección General del SENA según corresponda con la finalidad y naturaleza de los bienes.

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SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA GUIA PARA LA ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE BIENES Las funciones de los delegados para gestionar la aceptación o no de los bienes donados a la entidad están establecidas en la resolución 1085 de 2017: Adelantar los trámites que se requieran para el desarrollo de las funciones encargadas mediante la resolución 1085 de 2017. Aprobar la justificación que incluya las razones que fundamentan la aceptación y/o solicitud de bienes en donación, indicando la razón funcional que se pretende satisfacer con los bienes y/o los programas de formación en los cuales serán utilizados. Para el cumplimiento de esta obligación, el delegado debe obtener por parte de su equipo o persona que designe para la gestión de la donación, informe de justificación que incluya entre otros la siguiente información: 

Datos del donante (Nombre o razón social, Nit., Dirección, número telefónico de

  contacto).   Relación de los bienes que incluya descripción, unidad, cantidad y valor en libros.   Observaciones sobre el estado físico, tecnológico y de conservación de los bienes

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objeto de donación.   Necesidad funcional que se pretende satisfacer con los bienes, razones que  justifican su solicitud o aceptación en donación y los programas de formación formac ión o institucionales en los cuales serán utilizados.   Información y firma de quien elabora el informe de justificación y del delegado que acepta la donación.   Ordenar el retiro de los bienes donados y posterior entrega de los mismos al almacén de la Dirección General, Dirección Regional o Centro de Formación según corresponda, acompañada de la documentación pertinente con el fin de que sea

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respectivo registro enylos de la Entidad.   efectuado Asumir loselcostos de transporte losactivos de almacenaje cuando en virtud de la

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presente delegación los bienes no sean retirados oportunamente. r epresentación del SENA, no   Garantizar que las donaciones recibidas en nombre o representación sean comercializadas o vendidas, ni utilizadas en fines diferentes a lo establecido en la justificación de la donación.

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De conformidad con lo establecido en el artículo 6 de la resolución 1085 de 2017, el Grupo de Almacenes e Inventarios está encargado de hacer seguimiento, verificación y control de los procedimientos y actuaciones mencionados en la precitada resolución y por ende los enunciados en el presente capítulo y relacionados con la aceptación y gestión de donaciones que deba recibir el SENA, con el fin de cumplir total y oportunamente con la legalización de donaciones que reciba el SENA. Descripción de actividades para recibir bienes en calidad de donación por parte de la DIAN.

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Para la aceptación y recibo recibo de bienes en calidad calidad de donación por parte de de la DIAN se hace necesario garantizar el cumplimiento de las actividades y gestiones que a continuación se describen: Los ofrecimientos de donación de bienes por parte de la DIAN, son recibidas por el Director Administrativo y Financiero y/o por quien él designe para apoyar la gestión a nivel nacional. El Director Administrativo y Financiero o quien él designe, remite cada ofrecimiento vía correo electrónico a los delegados para aceptar y gestionar donaciones por parte de la Entidad a nivel nacional, con el fin de que validen la pertinencia de aceptar o no los bienes y adelanten los trámites respectivos dentro del término para ello establecido por la DIAN en el acto administrativo de ofrecimiento, si transcurrido dicho termino no se reciben manifestaciones de interés se tomarán como respuesta negativa. El delegado interesado remite la justificación para la aceptación de la donación al Director Administrativo y Financiero o al Director de Formación Profesional solicitando la respectiva aceptación o si considera que se requiere visita previa, la solicita a través de la persona designada para esta gestión por el Director Administrativo y Financiero y posteriormente remite el informe de justificación de la aceptación y el correspondiente concepto técnico de la visita elaborado en el Formato Concepto Técnico de Bienes GIL-F-011. El Director Administrativo y Financiero o el Director de Formación Profesional con base en el informe de justificación estudia la viabilidad de aceptar o no la donación de bienes muebles. Si se considera viable la donación, el Director Administrativo y Financiero o el Director de Formación Profesional, según corresponda con la naturaleza y finalidad de los bienes informa adebidamente la DIAN la radicada aceptación o rechazo del ofrecimiento, mediante comunicación escrita indicando las razones que motivan la aceptación o rechazo de losy bienes. Nota: Esta gestión puede ser realizada directamente por los Ordenadores de Gasto de la Dirección General para los bienes que pretendan aceptar en virtud de la delegación conferida mediante la resolución 1085 de 2017, para lo cual no requieren concepto previo de viabilidad. Una vez recibido el acto administrativo con el cual la DIAN autoriza la donación, el Director Administrativo y Financiero o la persona que designe, remite al Ordenador de Gasto de la Dirección General, Director Regional o Subdirector de Centro de Formación, la mencionada resolución DIAN para que se inicien los trámites tr ámites correspondientes al retiro de la mercancía, la cual debe realizarse dentro de los términos t érminos en ella establecidos.

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SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA GUIA PARA LA ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE BIENES El Delegado autoriza por escrito a servidores públicos vinculados con la Entidad para que en su nombre retiren los bienes deDirección la almacenadora, transporten hasta de sulaentrega el almacén de la Dirección General, Regional olos Centro de Formación Entidaden y los entreguen junto con la documentación correspondiente correspondiente de conformidad con lo establecido en el capítulo 8- Ingreso de Bienes de la presente guía. El servidor público, trabajador oficial y/o contratista con funciones de almacenista de la Dirección General, Regional o Centro de Formación, realiza el ingreso de los bienes en el aplicativo de administración y control de bienes, teniendo en cuenta que tanto el movimiento de ingreso como el origen correspondan a bienes en donación bien sean estos devolutivos, consumo o bienes bajo control administrativo. Descripción de actividades para recibir bienes en calidad de donación por parte de otras Entidades Estatales. Para la aceptación y recibo de donaciones de otras Entidades Estatales las actividades a desarrollar son las siguientes: El delegado para aceptar donaciones en nombre del SENA, obtiene copia del acto administrativo por medio del cual la Entidad Estatal realiza ofrecimiento de bienes en virtud de lo establecido en el artículo 2.2.1.2.2.4.3 del Decreto 1082 de 2015. El ordenador de Gasto de la Dirección General, Director Regional o Subdirector de Centro de Formación, autoriza al servidor público de la Entidad para que realice la inspección y emite concepto técnico mediante el Formato Concepto Técnico de Bienes GIL-F-011, obtiene registro r egistro fotográfico de los mencionados bienes y elabora la justificación para su autorización. El delegado, en cumplimiento de lo establecido en el parágrafo del artículo segundo de la resolución 1085 de 2017 solicita por escrito al Director de Formación Profesional o al Director Administrativo y Financiero según corresponda con la finalidad y naturaleza de los bienes; el concepto de viabilidad de la donación y adjunta los siguientes documentos soportes: t itular de los bienes.   Acto Administrativo de ofrecimiento de la Entidad Estatal titular   Concepto técnico emitido por persona competente, en el Formato Concepto Técnico

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de Bienes- GIL-F-011.   Justificación para la aceptación de la donación, debidamente firmado por quien elaboró y por el delegado en señal de autorización.

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Esta gestión puede ser realizada directamente por los Ordenadores de Gasto de la Dirección General para los bienes que pretendan aceptar en virtud de la delegación conferida conferida mediante la resolución 1085 de 2017, para lo cual no requieren concepto previo de viabilidad.

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SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA GUIA PARA LA ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE BIENES El Director de Formación Profesional o Director Administrativo y Financiero emite el concepto de viabilidad bien sea este positivo o negativo. Si el concepto de viabilidad es negativo, el delegado que adelanta las gestiones en la Regional o Centro de Formación debe abstenerse de aceptar la donación. Si el concepto de viabilidad es positivo, el delegado que esté gestionando la donación en la Regional o Centro de Formación presenta manifestación de interés por escrito ante la Entidad titular de los bienes en los términos del artículo 2.2.1.2.2.4.3 del Decreto 1082 de 2015. Una vez la Entidad titular de los bienes manifieste la autorización de la donación, el delegado por parte del SENA procede a suscribir acta de entrega-recibo con el representante legal de la Entidad titular de los bienes. De conformidad con las condiciones acordadas en el acta de entrega previamente suscrita, el Delegado autoriza por escrito a servidores públicos vinculados con la Entidad para que en su nombre retiren los bienes de la almacenadora, los transporten hasta su entrega en el almacén de la Dirección General, Dirección Regional o Centro de Formación de la Entidad y los entreguen junto con la documentación correspondiente correspondiente de conformidad con lo establecido en el capítulo Ingreso de Bienes de la presente guía. El servidor público, trabajador oficial y/o contratista con funciones de almacenista, registra los bienes muebles en el sistema de información suministrados por la Entidad para la administración de bienes, teniendo en cuenta que tanto el movimiento de ingreso como el origen correspondan a bienes en donación bien sean estos devolutivos, consumo o bienes bajo control administrativo. Descripción de actividades para recibir bienes en calidad de donación por parte de Empresa o Persona Natural (Persona Jurídica de Derecho Privado). Para la aceptación y recibo de donaciones de Persona Jurídica de derecho privado, se hace necesario cumplir con las siguientes actividades:   El delegado recibe manifestación de intención de la donación, por parte de la Empresa

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o Persona interesada en hacer donación de bienes muebles al SENA, mediante comunicación escrita radicada en la ventanilla de administración de documentos de la Dirección General, Dirección Regional o Centro de Formación. Esta carta contiene la siguiente información de los bienes objeto de ofrecimiento:   Datos del donante (Nombre o razón social, Nit., Dirección, número telefónico de

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contacto).

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SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA GUIA PARA LA ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE BIENES   Relación de los bienes que incluya descripción, unidad, cantidad y valor en libros.

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El ordenador de Gasto de la Dirección General, Director Regional o Subdirector de Centro de Formación, autoriza a servidor público de la Entidad para que realice la inspección y emita concepto técnico mediante el Formato Concepto Técnico GIL-F-011, obtenga registro fotográfico de los mencionados bienes y elabore la justificación para su autorización. El delegado, en cumplimiento de lo establecido en el parágrafo del artículo segundo de la resolución 1085 de 2017 solicita por escrito al Director de Formación Profesional o al Director Administrativo y Financiero según corresponda con la finalidad y naturaleza de los bienes; el concepto de viabilidad de la donación y adjunta los siguientes documentos soportes: t itular de los bienes.   Acto Administrativo de ofrecimiento de la Entidad Estatal titular   Concepto técnico emitido por persona competente, en el Formato Concepto Técnico

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de Bienes-GIL-F-011.   Justificación para la aceptación de la donación, firmada por quien elaboró y por el

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delegado en señal de autorización. Esta gestión es realizada directamente por los Ordenadores de Gasto de la Dirección General para los bienes que pretendan aceptar en virtud de la delegación conferida mediante la resolución 1085 de 2017, para lo cual no requieren r equieren concepto previo de viabilidad. El Director de Formación Profesional o Director Administrativo y Financiero emite el concepto de viabilidad bien sea este positivo o negativo. Si el concepto de viabilidad es negativo, el delegado que adelanta las gestiones en el Despacho Regional o Centro de Formación debe comunicar el rechazo del ofrecimiento. Si el concepto de viabilidad es positivo, el delegado que está gestionando la donación en la Regional o Centro de Formación notifica a la Empresa o Persona que realizó el ofrecimiento, la aceptación de los bienes conforme el aval previamente mencionado. El Delegado por parte del SENA, procede a suscribir el contrato de donación garantizando el cumplimiento de la normatividad aplicable vigente y en especial observancia de lo establecido en el artículo 1458 del Código Civil Colombiano, respecto de las formalidades aplicables con base en el valor de la donación. El Delegado autoriza por escrito a servidores públicos vinculados con la Entidad para que en su nombre y con base en las condiciones de entrega pactadas en el contrato de donación reciban los bienes, los transporten hasta su entrega en el almacén de la Dirección General, Dirección Regional o Centro de Formación de la Entidad y los entreguen junto con la

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SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA GUIA PARA LA ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE BIENES documentación correspondiente de conformidad con lo establecido en el capítulo 8 Ingreso de Bienes de la presente guía. El servidor público, trabajador oficial y/o contratista con funciones de almacenista en el Despacho Regional o Centro de Formación, registra los bienes en el sistema de información para la administración y control de bienes, teniendo en cuenta que tanto el movimiento de ingreso como el origen correspondan a bienes en donación bien sean estos devolutivos, consumo o bienes bajo control administrativo. 19.  REMISIÓN DE DOCUMENTOS DEL PROCESO El delegado, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la culminación del proceso, remite vía correo electrónico al correo al coordinador del Grupo de Almacenes e Inventarios de la Dirección General, los documentos soportes del proceso citado a continuación: Carta de intención de donación, resolución o acto administrativo de ofrecimiento Concepto técnico (GIL-F-011), cuando aplique Justificación de la donación, debidamente firmada Concepto de viabilidad por escrito emitida por el Director de Formación o el Director Administrativo y Financiero, según corresponda y aplique.   Contrato de donación, resolución de donación DIAN o Acta de entrega según corresponda con el origen de la donación.   Nota de entrada que evidencia el registro de los bienes en el sistema de información para la administración y control de bienes.        

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20.  CAMBIO DE ALMACENISTA En el sistema de información suministrado por la Entidad para la Administración de bienes se encuentran creadas las diferentes bodegas en las cuales se registran los bienes que no están al servicio según su naturaleza (Devolutivos o consumo), estas bodegas están a nombre del Funcionario Público, Trabajador Oficial y/o Contratista con funciones de Almacenista, por lo cual todos los bienes que se encuentran en dicha bodegas están a su nombre y bajo su responsabilidad. Teniendo en cuenta lo anterior cuando se presenta un cambio del Funcionario Público, Trabajador Oficial y/o Contratista con funciones de Almacenista es importante cumplir con las actividades que se relacionan a continuación y de esta forma realizar técnicamente el cambio en el sistema de información suministrado por la Entidad para la Administración de bienes. Actividades para el cambio de almacenista.

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SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA GUIA PARA LA ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE BIENES Generar los reportes de kárdex (reporte de saldos) de los almacenes y las bodegas (devolutivo ysistema consumo) del centro desuministrado costo y verificar cada uno de la losadministración elementos registrados en se el de información por que la Entidad para de bienes encuentren físicamente en bodega. Esta actividad es desarrollada por el almacenista entrante y saliente. Validar en el sistema de información suministrado por la Entidad para la administración de bienes que no que no existan transacciones t ransacciones en estado 1-PENDIENTES POR RATIFICAR. Validar en el aplicativo web MIINVENTARIO que no existan solicitudes de movimiento de bienes (traspasos y reintegros) pendientes por atender. Suscribir por cada Centro de Costo un acta de cambio de almacenista en el GD-F-007 Formato de Acta, el cual se encuentra en la plataforma Compromiso, en este documento se especifica que se ysuscribe conexacto el fin del realizar el cambio de almacenista del Centro de costo (digitar el código el nombre centro). En el cuerpo de acta se describe de manera clara el nombre completo, Nº de identificación y Nº de auxiliar tanto de la persona que entrega como la que recibe el almacén. En el acta de cambio de almacenista se debe detallar el saldo total de bienes de cada una de los almacenes con sus bodegas y el valor total de estos (Almacén 02-Consumo SENA; 03Devolutivos SENA; 30- Arrendamiento de cada una de sus bodegas, el Almacén 31-Consumo con cada una de sus bodegas y los almacenes y bodegas atípicas con los que cuente cada centro de costo). Este documento es firmado por el Director Regional en los Despachos Regionales o el Subdirector de Centro en los Centros de Formación, Coordinador de Grupo Mixto, el almacenista que entrega y el almacenista que recibe según corresponda. Se suscribe un acta de cambio de almacenista por cada Centro de Costo con sus respectivas firmas. Los bienes que son identificados como faltantes son legalizados antes de realizar el cambio ya que quien recibe verifica físicamente que en la bodega se encuentren todos los elementos de consumo; devolutivos SENA, arrendamiento y comodato de acuerdo a lo que se encuentra registrado en Kárdex del sistema de información. En el cambio de almacenista también se hace entrega del archivo correspondiente a esta dependencia debidamente organizado incluyendo los procesos de bajas que realizados hasta la fecha.

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SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA GUIA PARA LA ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE BIENES La solicitud de cambio de almacenista la realiza mediante correo electrónico el Director Regional, Centro o el Grupoadjuntando Mixto, dirigida al Coordinador del Grupo de Subdirector Almacenes ede Inventarios deCoordinador la Dirección de General el acta suscrita de cada Centro de Costo debidamente firmada. Nota: La información suministrada en el acta de cambio de almacenista es responsabilidad única y exclusivamente de las personas que firman dicho documento