Empresa Distribuidora de Cervezas
Tabla de contenidos
1.- INTRODUCCIÓN.................... INTRODUCCIÓN.......................................... ............................................. ............................................. .................................... .............. 3 2.- CREACIÓN DE LA BASE DE DATOS ............................................ ................................................................. ..................... 4 3.- CREACIÓN CREACIÓN DE DE TABLAS TABLAS ..................... ........................................... ............................................. ............................................ ..................... 5 3.1.- TABLA EMPLEADOS ..................... ............................................ ............................................. ............................................ ............................. ....... 5 3.2.- TABLA CLIENTES ...................... ............................................ ............................................ ............................................. ................................. .......... 6 3.3.- TABLA PROVEEDORES ..................... ........................................... ............................................. ............................................. ......................... ... 7 3.4.- TABLA PRODUCTOS ..................... ............................................ ............................................. ............................................ ............................. ....... 8 3.5.- TABLA TIPO PRODUCTOS..................... ........................................... ............................................. ............................................ ..................... 9 3.6.- TABLA VENTAS .................... .......................................... ............................................. ............................................. .................................. ............ 10 3.7.- TABLA PEDIDOS ....................... ............................................. ............................................ ............................................. ............................... ........ 11
4.- CREACIÓN DE RELACIONES RELACIONES ............................................ ................................................................... ............................... ........ 12 5.- INTRODUCCIÓN INTRODUCCIÓN DE DATOS ........................................... ................................................................. .................................. ............ 14 6.- HABILITAR EL CONTENIDO DE L LA A BASE DE DATOS .............................. .............................. 15
Universidad de Salamanca Facultad de Economía y Empresa Informática Aplicada a la Gestión de la Empresa
© 2011 Federico Cesteros. All rights reserved. Prohibida la reproducción parcial o total del presente documento sin permiso explícito del autor. Universidad de Salamanca. Facultad de Economía y Empresa. Departamento de Economía e Historia Económica.
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1.-- Introdu cció n 1. La aplicación Access, incluida en la suite de Microsoft, es un sistema gestor de base de datos relacional, que permite, no sólo la creación de una base de datos, sino también, la manipulación de la misma a través de una serie de objetos que incorpora (consultas, formularios, informes, etc.), con el fin de que el usuario pueda obtener la información que precise a partir de los datos almacenados en la base. Cuando se arranca el programa la pantalla que surge será muy similar a la que se muestra en la siguiente imagen, si bien se puede personalizar en función de las necesidades de cada usuario:
Para familiarizarse con los diferentes elementos que se incluyen en esta ventana, es conveniente hacer una breve descripción de los mismos: Barra de Título: Es la barra de la parte superior donde aparece el nombre de la aplicación y también el del archivo con que se esté trabajando en un determinado momento. A la derecha se encuentra el menú de control cuyos botones permiten minimizar, restaurar o maximizar y cerrar el programa. Botón de Office y Barra de Herramientas de acceso rápido: A la izquierda de la Barra de Título se encuentra el Botón de Office, que permite usar los comandos básicos de Abrir, Nuevo, Guardar, Imprimir, Cerrar, etc. Además, la Barra de herramientas de acceso rápido incluye los comandos de Deshacer y Guardar, aunque se puede personalizar agregando otros botones que también se utilicen frecuentemente.
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Cinta de Opciones: Sustituye a la .Barra de Menús y a la Barra de Herramientas de versiones anteriores de Access. Está compuesta por varias etiquetas o pestañas, cada una de las cuales contiene en diferentes grupos los distintos comandos u opciones con los que el usuario puede trabajar. Barra de Estado: es la barra de la parte inferior que indica la situación en que se encuentra la aplicación en un momento concreto, proporcionando distinta información según la pantalla en la que se esté trabajando. Normalmente, al abrir el programa indicará el estado de “Preparado”. Si se activa con el teclado el bloque numérico indicará, además de lo anterior, “Bloq Num”, etc.
2.-- Creación 2. Creación de la Base B ase de Datos Datos - Se hace clic sobre el comando Nuevo del Botón de Office o bien sobre el icono de Base de datos en blanco que que se encuentra en la zona central de la ventana activa. - En el panel que surge a la derecha se introduce Distribuidor Cervezas como nombre para la base de datos y se pica en el icono de la carpeta para seleccionar la ubicación donde quedará almacenado el archivo. La guardamos en la carpeta que previamente se ha creado en cada ordenador para almacenar las prácticas que se vayan haciendo, dentro de la carpeta Alumno que está en el escritorio. - Una vez que se ha completado el punto anterior, se pulsa en el botón Crear y automáticamente el programa abre una tabla en blanco por si se desea comenzar la introducción de datos.
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- El cuadro de la izquierda de esta ventana se llama Panel de Exploración, desde el que se podrán seleccionar todos los objetos que se vayan creando en la base de datos.
3.-- Creaci 3. Creación ón de Tablas Tablas La tabla es el objeto principal de una base de datos, ya que a partir de ésta se relacionan los datos y también se pueden construir otros objetos que incorpora la aplicación: formularios, consultas, informes, etc. En Access 2007 se construye una tabla pulsando en la etiqueta Crear de la Cinta de Opciones, donde se ofrecen cuatro posibilidades de creación: Tabla: Se introducen directamente los datos en los diferentes campos y el programa asigna automáticamente el tipo de datos de cada campo según el valor introducido. Plantilla de tablas: Se crea la tabla de acuerdo a un listado (bastante limitado en comparación con versiones anteriores) de tablas predefinidas. Listas de SharePoint: Consiste en crear un objeto compatible con un sitio SharePoint desde el que se podrá compartir los datos almacenados en la lista o tabla con otras personas con acceso al mismo sitio. Diseño de tabla: El propio usuario define la estructura de la tabla, es decir, los distintos campos que tendrá, el tipo de datos que almacena cada uno y otras consideraciones como decidir cuál es el campo clave o la asignación de determinadas características adicionales o propiedades a ciertos campos. En los apartados que siguen, se utiliza esta última alternativa para crear la mayor parte de las tablas que se consideran. La tabla, una una vez creada, puede presentar en pantalla de dos formas diferentes; bien desde la Vista Diseño, el usuario sus incluso, añadir nuevos camposdonde o eliminar algunopodrá de losmodificar existentes. O propiedades bien, en Vistae Hoja de Datos, donde habitualmente se introducirán los datos que se van a almacenar. Para pasar de una vista a otra se pulsa en el botón Ver de la pestaña Inicio y se selecciona la vista deseada en el menú que se despliega, o bien, se pulsa directamente en el icono correspondiente a cada vista.
3.1.3.1 .- T Tabla abla Emp Empleados leados - En la pestaña Crear se pulsa pulsa en el botón Diseño de tabla. - Como primer campo de esta tabla se escribe IdEmpleado, al que se asigna Autonumérico como tipo de datos y se selecciona como campo clave principal haciendo clic en el correspondiente botón incluido en la etiqueta Diseño de la Cinta de Opciones. No se modifican las propiedades del campo.
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- El siguiente campo se denomina Nombre, con tipo de datos Texto, al que se modifica en el cuadro de propiedades el tamaño del mismo a 25 caracteres, sin efectuar ningún cambio más. - El tercer campo se llama Apellidos, con tipo de datos Texto y sin modificaciones en las propiedades del mismo. - Para el cuarto campo se escribe el nombre de Dirección y al igual que en los dos casos anteriores se asigna Texto como tipo de datos y no se hacen modificaciones en las propiedades del mismo. - Para finalizar, al último campo de esta tabla se le da el nombre de Teléfono, con tipo de datos Texto y sin modificar las propiedades del mismo. En el cuadro de Descripción se puede escribir el siguiente comentario: Teléfono del domicilio. - Se guarda la tabla pulsando en el botón Guardar, donde se sustituye en nombre que el programa le da (Tabla1) por el de Empleados.
3.2.3.2 .- T Tabla abla Cli Clientes entes - Esta tabla estará compuesta por cinco campos: IdCliente, Nombre, Dirección, Localidad y CIF ó NIF. - El primero de ellos, IdCliente, será la clave principal al que se asignará un tipo de datos Autonumérico, sin modificar las propiedades del campo. - Los tres siguientes, Nombre, Dirección y Localidad tendrán Texto como tipo de datos sin hacer modificaciones en las propiedades de los mismos. - Para el campo CIF ó NIF, se puede escribir en la zona de Descripción: Código o Número de identificación fiscal del cliente. El tipo de datos vuelve a se Texto, con un Tamaño de campo de 9 caracteres (Una persona física o jurídica no tiene más de nueve caracteres en su NIF ó CIF). En el mismo panel de propiedades,
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en la fila de Máscara de entrada se escribe: A0000000A, o bien, Aa00000aA, sabiendo que “A”, obliga a introducir un dígito o una letra, “0”, obliga a introducir un dígito y “a”, obliga a introducir un dígito, o una letra o un espacio en blanco. - Se guarda la tabla con el nombre de Clientes.
3.3.- Tabla Proveedores - La tabla de Proveedores contiene cuatro campos: Proveedor, Persona Contacto, Dirección e-mail y Teléfono móvil, a los cuales se les asigna como tipo de datos la opción Texto. - El campo Proveedor va a ser la clave principal con un Tamaño de campo de 35 caracteres, la propiedad Requerido se cambia a Si y la de Permitir longitud cero a No. Al campo Persona Contacto se le modifica modifica dicho Tamaño a 20 y al campo Dirección e-mail a 30 caracteres. - En las demás propiedades de los restantes campos no se efectúan más modificaciones. - Se guarda la tabla con el nombre de Proveedores.
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3. 3.4. 4.-- Ta Tabla bla Pro Produc duc tos - La tabla de Productos se va a crear mediante otra de las alternativas ofrecida por Access, que consiste en introducir directamente los datos. Por tanto, se pulsa en el botón Tabla de la etiqueta Crear. - Escribimos en las celdas de la columna Agregar nuevo campo los datos: Mahou, Amstel, Damm y Carlsberg. Ahora este campo se llama Campo1. - El siguiente campo va a almacenar los datos de las direcciones web de las correspondientes marcas que se comercializan. Por ello, se escribe respectivamente: www.mahou.es www.mahou.es,, www.amstel.es, www.amstel.es, www.damm.es www.damm.es y www.carlsberg.es www.carlsberg.es. . Ahora se llama Campo2 los datos de los demás - Se podría continuar con este estecampo proceso introduciendo campos que contiene esta tabla, sólo que es más aconsejable pasar a la Vista Diseño y configurar el resto de la tabla como se ha hecho anteriormente. - Al cambiar a Vista Diseño el programa pide guardar la tabla, por lo que se sustituye el nombre que propone por el de Productos. - El primer campo que Access ha incluido por defecto en esta tabla y que lo ha asignado como clave principal (lo llama Id), se selecciona para eliminarlo mediante el botón de Eliminar filas de la etiqueta de Diseño. - Se cambia el nombre del Campo1 por Marca y le asignamos como clave principal, con un Tamaño de 15. Se deja el tipo de datos como Texto y se modifican las propiedades de Requerido a Si y Permitir longitud cero a No. - Para el Campo2 se sustituye su nombre por el de Web Oficial, con Hipervínculo como tipo de datos. Sin cambios en las propiedades del mismo. - Se añade un tercer campo de nombre Proveedor; Tipo de datos: Texto, Tamaño del campo: 35; Indexado: Sí (Sin duplicados), puesto que de esta manera
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reflejamos el requisito de que cada proveedor sirve una única marca de cerveza en exclusiva (no se debe de olvidar que la relación entre las tablas Productos y Proveedores es del tipo 1:1). - Guardamos los cambios efectuados y si aparece algún cuadro de diálogo de advertencia se contesta afirmativamente. - Se pasa a Vista Hoja de datos para introducir los correspondientes al campo Proveedor, que son respectivamente: Cervecera del Oeste SL, Distribuidora de Licores SL, Distribuciones del Norte SA y Bebidas de España SA. - Haciendo doble clic en la línea derecha que delimita el nombre del campo Proveedor, se ajusta automáticamente su tamaño al ancho adecuado. Como esta acción supone un cambio en el diseño de la tabla es necesario guardarla otra vez.
3. 3.5. 5.-- Ta Tabla bla Tipo Produ Producto ctos s - Como las tres primeras, se construye con la opción de Diseño de tabla de la pestaña Crear, incluyendo los siguientes campos: - Primer campo: Nombre: Concepto, Tipo de Datos: Texto. Descripción: Distintos tipos de cerveza. Se señala como campo clave. Se modifican las propiedades de Requerido a Si y Permitir longitud cero a No. - Segundo campo: Nombre: Marca, Tipo de Datos: Asistente para búsquedas. La tabla Productos es la que proporciona los valores para este campo. Resaltamos el campo Marca de la tabla Productos ya que aquí están almacenados los datos que nos interesan. Cuando finalice este asistente se guarda la tabla con el nombre Tipo Productos. Sin modificaciones en las propiedades del campo, excepto en la de Indexado que seleccionamos Sí (Con duplicados).
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- Tercer campo: Nombre: ¿Existencias?, Tipo de datos: Si/No. Sin descripción ni modificaciones en las propiedades del campo. - Cuarto campo: Nombre: Imagen, Tipo de datos: Objeto OLE, Descripción: Fotografía del producto. Sin modificar las propiedades del campo. - Se guardan los cambios para cerrar la tabla.
3.6.3.6 .- Tabla Vent Ventas as - Como la anterior, se construye con la opción Diseño de tabla incluida en la etiqueta Crear de la Cinta de Opciones, considerando los siguientes campos - Primer campo: Nombre: Nº Factura, Tipo de datos: Autonumérico, campo clave principal. Se aceptan las propiedades que para este campo propone Access. - Segundo campo: Nombre: Concepto; Tipo de datos: Asistente para búsquedas (los datos provienen del campo Concepto de la tabla Tipo de Productos); Descripción: Distintos tipos de cervezas del mismo fabricante. En propiedades del campo en Indexado, seleccionamos: Si (Con duplicados) y el resto lo dejamos igual. - Guardamos la tabla con el nombre de Ventas. - Tercer campo: Nombre: IdCliente; Tipo de datos: Número; Propiedades del campo: sin modificaciones, excepto en la de Indexado que seleccionamos Sí (Con duplicados) - Cuarto campo: Nombre: Fecha Venta; Tipo de datos: Fecha/hora. En propiedades del campo, en Formato: Fecha mediana y lo demás sin modificaciones.
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- Quinto campo: Nombre: Cantidad; Tipo de datos: Número; Propiedades del campo: en Valor predeterminado se escribe 0 y sin modificaciones en el resto de propiedades. - Sexto campo: Nombre: Precio Venta; Tipo de datos: Moneda; Propiedades del campo: en Formato: Moneda. En Valor predeterminado se escribe 0, con lo que este campo muestra por defecto este valor hasta que no se introduzca el dato correspondiente. En Regla de validación ponemos >0 (así se impide almacenar precios inferiores o iguales a cero). En Texto de validación se escribe: Introducir precios positivos (aparecerá (apare cerá en Vista Vis ta Hoja de datos un cuadro de mensaje con este título, cuando se intenté introducir un precio no permitido). El resto de las propiedades del campo no se modifican. - Séptimo campo: Nombre: IdEmpleado; Tipo de datos: Número. En las propiedades del campo seleccionamos selecc ionamos Sí (Con duplicados) para la l a de Indexado. El resto no se cambian. - Observar que al pasar la tabla a Vista Hoja de datos, los campos IdCliente e IdEmpleado no tienen en el registro nuevo el valor cero escrito por defecto; en cambio, en los campos Precio Venta y Cantidad si aparece este dato. Ello se debe a que en estos últimos señalamos como valor predeterminado el cero y en los otros, que son también de tipo Número, no lo hicimos.
3.7.3.7 .- T Tabla abla Pedid Pedidos os - Al igual que las anteriores, se construye mediante el comando Diseño de tabla de la etiqueta Crear de la Cinta de Opciones. Incluyendo los siguientes campos:
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- Primer campo: Nombre: IdPedido; Tipo de datos: Autonumérico. Se marca como campo Clave principal y no se efectúan modificaciones en las propiedades del campo. - Segundo campo: Nombre: Proveedor. Modificamos la propiedad de Tamaño de campo a 35 y la propiedad Indexado a: Si (Con duplicados). Tipo de datos: Asistente para búsquedas (La tabla que proporciona los datos es la de Proveedores y el campo de esta tabla que contiene los valores es, obviamente, Proveedor. Se ajusta el ancho de la columna Proveedor). - La tabla se guarda con el nombre de Pedidos. - Tercer campo: Nombre: Fecha Pedido; Tipo de datos: Fecha/Hora. En la propiedad Formato marcamos Fecha corta y el resto lo dejamos igual. - Cuarto campo: Nombre: Cantidad Pedido; Tipo de datos: Número. En la propiedad Valor predeterminado se escribe 0. - Quinto campo: Nombre: Precio Compra; Tipo de Datos: Moneda. Se vuelve a escribir el valor 0 en la fila del Valor predeterminado; como Regla de validación se introduce >0 y como Texto de validación: Sólo se admiten precios positivos.
4.-- Creación 4. Creación de Relacio Relacio nes - En la etiqueta Herramientas de base de datos, dentro del grupo Mostrar u Ocultar se encuentra el botón que permite abrir la ventana de Relaciones. - Aparecen en pantalla las relaciones que ha creado Access automáticamente al definir campos del tipo Asistente para búsquedas (si no aparecen todas las relaciones automáticas picar en el botón Mostar todas la relaciones).
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- Se incluyen las tablas que faltan haciendo clic en el botón Mostrar tabla, agregando las tablas que faltan: Clientes y Empleados. - Ahora se crean las relaciones entre las tablas según el esquema. Observar que todas son del tipo uno a varios, excepto la relación entre las tablas Proveedores y Productos (que se consigue con el campo común Proveedor) que es del tipo uno a uno. - En todas las relaciones se exige Integridad referencial, actualizar y eliminar en cascada los campos relacionados. La integridad referencial impide introducir nuevos registros en la tabla relacionada, si su dato en el campo común no tiene correspondencia con otros registros de la tabla principal. Además, no permite borrar un registro de la tabla principal si tiene relación con algunos de la tabla relacionada. La actualización en cascada de los campos relacionados permite que el programa actualice en cascada los datos del campo común de la tabla relacionada cuando se modifique un dato del campo clave principal de la tabla principal. La eliminación en cascada de los datos relacionados permite que el programa elimine en la tabla relacionada todos los registros que están relacionados con un registro de la tabla principal que se elimine. - Cuando se ha creado la relación entre tablas, en la tabla principal aparece al lado de cada registro un botón (con el signo +) que al activarlo despliega los registros relacionados con él de la tabla secundaria.
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5.-- Intro 5. Intro ducción ducc ión de datos A continuación se van introduciendo los correspondientes registros en las respectivas tablas:
TABLA EMPLEADOS Id Em p l ead o 1 2 3
No m b r e Ap el l i d o s Mercedes García Sánchez Fernando Almaraz Menéndez Federico Cesteros Muñoz
Di r ec c i ó n Tel éf o n o C/ Extremadura, 16 923 101010 C/ Asturias, 21 923 151515 C/ Castilla, 84 923 141414
TABLA CLIENTES IdCli ente 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Nombre Restaurante París SL Restaurante Lisboa Bar Berlín SA Restaurante Praga SL Bar Helsinki SA Cervecería Nuremberg Bar Nepal SL Cervecería M Mo ont Sa Saint Mi Michel SL SL
Dirección C/ Felipe II, 15 C/ Fernando I, 12 C/ Carlos I, 33 C/ Doña Urraca, 55 C/ Príncipe Juan, 21 Av/ Isabel II, 25 Av/ Juan Carlos I, 47 C/ Pr Príncipe d de e As Asturias, 7
Localidad Salamanca Salamanca Salamanca Zamora Zamora Avila Zamora Salamanca
CIF ò NIF B37213321 77322331P A37656565 B49111111 A49121212 14252252H B49555555 B37421421
Restaurante Medina del Campo SA Restaurante San Petersburgo
Av/ Juan de Austria, 62 C/ Felipe V, 98
Avila Salamanca
A05334455 75228899R
TABLA PRODUCTOS Mar c a Amstel Carls lsb berg Damm Mahou
Web o fi cial www.amste www.amstel.es l.es www.c .ca arls lsb berg. rg.es www. damm. es www. mahou.es
Pr o v eed or Cervecera Cervecera del Oeste SL SL Dis istr trib ibu uido idora d de e Lic Lico ores SL Dist ribuciones del Nor te SA B ebidas de España SA
TABLA PROVEEDORES Proveedor Bebidas de España SA Cervecera del Oeste SL
Persona de Contacto Juan Guerrero Pablo Peralta
Direcci ón e-mai l bebidas@españa.es
[email protected]
Teléfono móvil 664 111222 663 121333
Diis sttrib rib bu uc idion on raesde dedeL LilicNoorrete sS SL D ri io SLA
Ignntaocniioo H A Geornazsález
diis sttrriib bu uc idio on rae@ licnoorrets d s@ e..e ess
6 14 14 66 66 51 51 15 65 65 6
TABLA TIPO PRODUCTOS C on c ep t o Aguila Ag uila Carls berg Estr ella Damm Maho Ma hou u 5 es estrel rella las s Mahou clás ic a Voll D amm
Mar ca Amstel Amstel Car ls berg Damm Maho Mahou u Mahou Damm
¿Ex is ten c i as ?
I mag en
En el campo ¿Existencias? los datos que se introducen son del tipo Si/No, luego en todos verificamos la casilla. En el campo Imagen los datos que se introducen son los archivos de las fotografías de las cervezas que son del tipo Objeto OLE con formato de Imagen de mapa de bits.
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TABLA VENTAS Nº Factura 1 2 3 4 5 6
Concepto Carlsberg Mahou 5 estrellas Estrella Damm Voll Damm Aguila Mahou clásica
IdCl iente 5 2 3 4 10 1
7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18
E am Dm amm Vs otlrl e Dlla Mahou clásica Mahou 5 estrellas Carlsberg Aguila Estrella Damm Mahou 5 estrellas Carlsberg Mahou clásica Aguila Estrella Damm
9 5 8 6 10 7 6 7 1 4 7 7
Fecha Venta Canti dad Precio Venta IdEmpl eado 01/12/2010 50 500,00 € 2 03/12/2010 25 250,00 € 1 03/12/2010 10 90,00 € 2 09/12/2010 100 900,00 € 3 12/12/2010 30 190,00 € 3 15/12/2010 60 300,00 € 1
1 16 9//1 12 2//2 20 01 10 0 22/12/2010 23/12/2010 26/12/2010 29/12/2010 03/01/2011 12/01/2011 12/01/2011 12/01/2011 19/01/2011 21/01/2011
4 40 5 75 20 100 15 30 80 60 75 25 30
35 0€ € 4 00 0,,0 00 420,00 € 200,00 € 1.000,00 € 95,00 € 275,00 € 750,00 € 600,00 € 425,00 € 175,00 € 270,00 €
1 2 3 3 2 3 1 2 1 1 2 1
TABLA PEDIDOS IdPedido 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14
Proveedor Distribuidora de Licores SL Distribuciones del Norte SA Cervecera del Oeste SL Distribuidora de Licores SL Bebidas de España SA Cervecera del Oeste SL Distribuciones del Norte SA Bebidas de España SA Distribuidora de Licores SL Cervecera del Oeste SL Bebidas de España SA Distribuciones del Norte SA Cervecera del Oeste SL Distribuidora de Licores SL
Fecha Pedi do 28/11/2010 28/11/2010 29/11/2010 02/12/2010 02/12/2010 09/12/2010 12/12/2010 17/12/2010 23/12/2010 30/12/2010 09/01/2011 09/01/2011 10/01/2011 27/01/2011
Cantidad Pedi do Precio Compra 100 600,00 € 200 1.100,00 € 150 900,00 € 200 1.000,00 € 300 2.000,00 € 100 500,00 € 250 950,00 € 125 550,00 € 175 690,00 € 125 595,00 € 350 2.500,00 € 100 600,00 € 200 950,00 € 150 770,00 €
6.-- Habili 6. Habilitar tar el el cont co ntenido enido de la base de datos Access, por defecto, incorpora una funcionalidad que que deshabilita ciertos objetos de la base de datos cuyo contenido puede ser potencialmente peligroso para el correcto funcionamiento de la aplicación. Por ello, cada vez que se arranca el programa en la primera pantalla que se visualiza aparece una advertencia de seguridad que indica que se ha llevado a cabo dicha deshabilitación. Entonces, pulsando sobre el botón Opciones y verificando la alternativa Habilitar este contenido, se activan todos los objetos de la base de datos (fundamentalmente se refieren a Consultas de Acción y Macros, cuyo funcionamiento se explicará en próximos guiones) que resultan sospechosos de incluir algún contenido dañino para la misma.
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Dicha habilitación tiene efecto durante esa sesión de trabajo, por eso, cada vez que se vuelva a arrancar el programa, se tiene que volver a habilitar el contenido de la base de datos según el procedimiento descrito. Esto está muy bien, siempre que se trabaje con bases de datos desconocidas, ya que nos protege de potenciales peligros. Sin embargo, en nuestro caso la base de datos con la que que se va a trabajar la hemos creado nosotros nosotros mismos, es decir, es de total confianza, con lo que se puede indicar a Access que su contenido esté siempre habilitado, o lo que es lo mismo, le vamos a decir al programa que la base de datos se encuentra situada en una carpeta segura. Para ello, se pulsa en el Botón de Office y en la ventana que surge se hace clic en Opciones de Access, seleccionando la alternativa Centro de Confianza y pulsando en el botón Configuración del Centro de Confianza. Ahora, en la nueva ventana que se observa se elige la opción Ubicaciones de Confianza pulsando en Agregar Nueva Ubicación para añadir una carpeta. Se visualizará en pantalla un cuadro de diálogo en el que es preciso cumplimentar la ruta de la carpeta que vamos a fijar como segura (en nuestro caso, la carpeta Alumno que se encuentra en el Escritorio) o bien buscarla con el botón Examinar. Después de pulsar en el botón Aceptar, se ha declarado esta carpeta de confianza con lo que cada vez que se arranque el archivo de Access almacenado en dicha carpeta, el programa no mostrará la advertencia de seguridad, deshabilitando los contenidos que considera potencialmente peligrosos. Si se marca la casilla de verificación referente a las subcarpetas contenidas en la carpeta declarada de confianza, éstas también son consideradas de confianza produciendo los mismos efectos que los ocasionados por la carpeta principal.
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En la siguiente imagen se puede apreciar el procedimiento para declarar una carpeta de confianza, incluidas sus subcarpetas:
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