COURS DE SAARI PAIE Faculté des Sciences Juridiques, Economiques et Sociales
COURS PRATIQUE DE SAARI PAIE
DONVIDE Fritace Michel Ingénieur Conseil & Coach Formateur
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COURS DE SAARI PAIE
Numéro PAYE- 001
PROCEDURE PARAMETRER UNE PRIME D’ANCIENNETE
Page 2 sur 39 Date : 06/12/2003
Pour pouvoir calculer la prime d’ancienneté, celle-ci doit préalablement avoir été déclarée dans le logiciel.
1 - Définir la base de calcul de la prime d’ancienneté Sélectionner Listes Constantes :
Dans la liste des constantes, sélectionner par un double-clic la constante ANCTAUX :
L’écran suivant apparaît avec des valeurs par défaut :
NB : l’ancienneté est chiffrée en mois. Signification de la ligne n°3 : la prime d’ancienneté est de 6 % si l’ancienneté est comprise entre 6 ans (72 mois) et 9 ans (108 mois).
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COURS DE SAARI PAIE
1.
Rattacher la constante ANCTAUX à la constante ANCIEN après avoir double-cliqué sur le bouton
.
La constante ANCIEN est calculée à partir de la date d’embauche saisie dans l’onglet « Lieu travail» lors de la création de la fiche salarié. 2.
Saisir le sens qui servira à définir les tranches de valeur (< ; ou >= ).
3. a.
Définir les différentes tranches de valeur auxquelles peut appartenir la base de test. Pour chacune de ces tranches, on définit la valeur que prendra la constante. Cette opération se fait dans le tableau au centre de la fenêtre.
b. A l’intérieur des zones de saisie, cliquer ou utiliser les touches de direction pour passer d’une zone à l’autre. Saisir les fourchettes de valeur pour chaque tranche puis la valeur associée que prendra la constante. c. d.
Les opérateurs ne peuvent être modifiés qu’en modifiant le sens général. Taper ensuite les valeurs dans les zones de saisie.
e.
Valider par
la création.
NB : A - Ajouter une tranche entre deux lignes : Placer le curseur sur la ligne qui précède la tranche à insérer et cliquer sur
.
B - Ajouter une tranche supplémentaire après la dernière condition : Placer le curseur sur la dernière ligne et cliquer sur
et saisir la modification.
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COURS DE SAARI PAIE 2 - Rattacher la constante ANCTAUX au bulletin de paie Sélectionner Gestion Bulletins modèles :
La liste des bulletins modèles apparaît à l’écran. Sélectionner un bulletin modèle. Le bulletin modèle apparaît à l’écran : Si la rubrique suivante figure dans le bulletin modèle, la constante ANCTAUX est déjà rattachée au bulletin de paie.
Si elle ne figure pas dans le bulletin modèle, placer le curseur sur une rubrique du modèle (peu importe laquelle) et cliquer ensuite sur le bouton droit de la souris pour activer le menu contextuel. Cliquer sur le menu
.
Sélectionner la ligne correspondant à la prime d’ancienneté (Rubrique 1000) et cliquer sur
.
La constante ANCTAUX est maintenant rattachée au modèle du bulletin de paie.
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COURS DE SAARI PAIE Numéro PAYE- 002
PROCEDURE MODIFIER UNE RUBRIQUE
Page 5 sur 39 Date : 06/12/2003
Les rubriques sont utilisées pour l’élaboration des bulletins de salaire. Sélectionner Listes Rubriques.
La liste des rubriques apparaît à l’écran :
Pour modifier une rubrique, faire un clic droit sur la rubrique concernée puis cliquer sur
.
Par exemple, pour modifier la rubrique suivante,
nous pouvons agir à partir des onglets ci-dessous :
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COURS DE SAARI PAIE Onglet Rubriques :
pour définir la rubrique et ses propriétés.
Onglet Eléments constitutifs :
pour rattacher la rubrique à une caisse de cotisation et attribuer un code DUCS à la rubrique. pour préciser éventuellement la formule de calcul.
Sous-onglet Calcul :
pour modifier les taux de cotisation.
Pour consulter une rubrique il faut double-cliquer sur la rubrique concernée. 2
COURS DE SAARI PAIE Numéro PAYE- 003
PROCEDURE DECLARER UN SALARIE
Page 7 sur 39 Date : 06/12/2003
Pour pouvoir réaliser le bulletin de paie d’un salarié, celui-ci doit préalablement avoir été déclaré dans le logiciel. Sélectionner Listes Fiches de personnel
Pour créer une fiche de personnel : 1. Faire clic droit sur la fenêtre Liste des salariés 2. Choisir la commande Créer Puis travailler sur les onglets suivants (ordre à suivre) : 1/ Onglet Salarié : 1. Affecter en priorité un matricule au salarié 2/ Onglet Etat civil : 1. Indiquer le code nationalité ; 2. Saisir date et lieu de naissance 3. Compléter le numéro de sécurité sociale ; calcul automatique de la clé 3/ Onglet Lieu de travail : 1. Saisir obligatoirement la date d’embauche, la date d’ancienneté et la date d’entrée dans l’établissement. 4/ Onglet Affectation : 1. Saisir l’emploi : Choix dans la liste ou Création : Listes Tables Fonctions entreprise 2. Renseigner la nature du contrat de travail (choix dans la liste). 3. Rattacher le salarié à un planning annuel modèle (cf Proc_009 : la gestion des heures de travail). 5/ Onglet Salaire : 1. Rattacher la convention collective au salarié 2. Choisir le bulletin modèle adéquat dans la liste ou le créer. 3. Saisir le salaire de base 4. Sélectionner la constante HORAISOC dans la zone Horaire 5. Sélectionner la constante HORSEMAINE dans la zone Horaire hebdomadaire. Pour modifier ou éditer une fiche de personnel : 1. clic droit sur le salarié concerné. Pour supprimer une fiche de personnel : 2
COURS DE SAARI PAIE 1. Clic droit sur le salarié concerné 2. Saisir une date de sortie pour le salarié (Onglet Lieu de travail) Numéro PAYE- 004
PROCEDURE REALISER UN BULLETIN SALARIE
Page 8 sur 39 Date : 06/12/03
Si le bulletin modèle adéquat n’existe pas voir Fiche Proc_005 : Modifier/créer un bulletin modèle. 1- Pour enregistrer un acompte exceptionnel versé dans le mois : A - Saisie de l’acompte : 1. Sélectionner Gestion Acomptes Saisie.
2. Sélectionner « B Exceptionnel » dans la barre d’outils.
3. Dans la fenêtre « Saisie des acomptes », sélectionner le salarié bénéficiant de cet acompte exceptionnel en double-cliquant sur son nom. 4. Saisir le montant de l’acompte dans la cellule « A verser ».
5. Cliquer sur le bouton
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COURS DE SAARI PAIE B - Paiement de l’acompte : 1. Sélectionner Gestion Acomptes Ordres de paiement
La fenêtre « Acomptes / ordres de paiement » apparaît à l’écran.
2. 3. 4. 5. 6.
Sélectionner dans les critères l’établissement (n°1) et le matricule du salarié. Sélectionner « Exceptionnel » comme type d’acompte Sélectionner le mode de paiement adéquat (ici un virement). Taper la date du paiement de l’acompte Cocher les cases « Paiement définitif » et « Détail par salarié »
7. Cliquez sur le bouton
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COURS DE SAARI PAIE C- Générations des acomptes dans la paie : 1. Sélectionner Gestion Acomptes Génération dans la paie
La fenêtre « Acomptes / Génération de la paie » apparaît à l’écran.
2. Sélectionner les salariés selon leur matricule. 3. Vérifier : a. que la case « Exceptionnel » soit cochée. b. la présence de la rubrique 9000 « Acompte exceptionnel » 4. Cliquer sur le bouton
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COURS DE SAARI PAIE 2 - Pour préparer le bulletin du salarié : 1. Faire Gestion Bulletins salariés
La fenêtre « Bulletins salariés / Liste des salariés » apparaît à l’écran. 2. Double-cliquer sur le salarié considéré Puis travailler sur les onglets suivants (ordre à suivre) : A/ Onglet Heures : 1. Saisir les heures supplémentaires faites par le salarié pendant le mois
B/ Onglet Absences : 1. Saisir les absences du salarié pour le mois, en heures, en fonction du type d’absence.
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COURS DE SAARI PAIE C/ Onglet Congés : 1. Saisir les congés pris par le salarié pendant le mois en jours ouvrables.
2. Saisir la date de début de la période de congé.
Une fois les paramétrages mensuels réalisés, cliquer sur le bouton
.
NB : Pour les absences exceptionnelles : Saisir dans la rubrique 600 Absence Exceptionnelle le nombre d’heures d’absences du mois pour retard ou absence non justifiée (ex. pour convenance personnelle…)
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COURS DE SAARI PAIE NB : Pour le cas de la rémunération d’un commercial : 1. Cliquer sur la rubrique 60 Commission s/ CA Mois – 1 (mois qui vient de se terminer)
2. Saisir le chiffre d’affaires réalisé par le représentant le mois précédent (Base) 3. Saisir le taux de commission (Taux) 3- Pour calculer les éléments du bulletin du salarié : 1. Cliquer sur le bouton . 2. Saisir la date de paiement et la période considérée.
3. Cliquer sur le bouton
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COURS DE SAARI PAIE 4 - Pour éditer le bulletin du salarié : Ne pas modifier la structure du bulletin 1. Cliquer à nouveau sur le bouton 2. Cliquer sur le bouton 3. Cocher l’option Aperçu avant impression 4. Vérifier le bulletin avant de l’imprimer. Ne pas oublier de sauvegarder les données de la paye.
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COURS DE SAARI PAIE Numéro PAYE- 005
PROCEDURE MODIFIER / CREER UN BULLETIN MODELE
Page 15 sur 39 Date : 06/12/2003
Un bulletin modèle est un modèle de bulletin valable pour une catégorie de salarié. Il est constitué d’un ensemble de rubriques qui s’appliquent au calcul de la paie de tous les salariés. Chaque salarié doit être rattaché à un bulletin modèle (cf fiche Proc_003 : Déclarer un salarié). Pour modifier un bulletin modèle existant : Cette modification se répercutera sur l’ensemble des bulletins des salariés concernés. 1. Faire Gestion Bulletins modèles 2. Double-cliquer sur le bulletin modèle souhaité Pour supprimer une rubrique : 1. Faire un clic droit sur la rubrique à supprimer dans le bulletin modèle 2. Choisir la commande « Désactiver une rubrique » Pour ajouter une rubrique : 1. Faire un clic droit n’importe où dans la liste 2. Choisir la commande « Activer une rubrique » 3. Double-cliquer sur la rubrique souhaitée. Rmq : Si une modification concerne une rubrique ou une constante (mise à jour des taux de cotisation) agir au niveau des rubriques ou constantes (cf fiche Proc_002 : Modifier une rubrique). Pour créer un bulletin modèle (par duplication) : 1. Faire Gestion Bulletins modèles 2. faire un clic droit sur le bulletin modèle à dupliquer. Puis : 3. 4. 5. 6.
Saisir un code (non déjà utilisé) Saisir le libellé Saisir un horaire Cliquer sur le bouton Ok.
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COURS DE SAARI PAIE Numéro
PROCEDURE IMPRIMER LE JOURNAL DE PAIE EDITER LE LIVRE DE PAIE GENERER ET EDITER LA DUCS
PAYE- 006
Page 16 sur 39 Date : 06/12/03
1 - Calcul préalable des bulletins : 1. 2. 3. 4. 5.
Cliquer sur Gestion Calcul des bulletins Sélectionner tous les salariés. Renseigner la date de calcul (le dernier jour de la période considérée). Vérifier les dates de début et de fin de la période considérée. Cliquer sur le bouton Ok.
2 - Imprimer le journal de paie : 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Cliquer sur Annexes Journal de contrôle Sélectionner tous les salariés. Comptabiliser au dernier jour de la période considérée Cliquer sur le bouton Ok. Sélectionner l’aperçu avant impression Cliquer sur le bouton Ok.
3 - Editer le livre de paie (non obligatoire) : 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Cliquer sur Etats Livre de paie Sélectionner tous les salariés. Cocher « Détail par salarié » Vérifier les dates de début et de fin de la période considérée. Cliquer sur le bouton Ok. Sélectionner l’aperçu avant impression Cliquer sur le bouton Ok.
4 - Editer et générer la DUCS : La DUCS est un document qui permet de déclarer sur un seul support les cotisations sociales auprès des organismes concernés (URSSAF, ASSEDIC, Caisses de retraite complémentaire) Cliquer sur Etats Etats des cotisations Déclaration unique Il faut générer la DUCS avant de pouvoir l’éditer. Génération de la DUCS : 1. 2. 3. 4. 5.
Cliquer sur le bouton Génération Cliquer sur le bouton Ok. Cocher « Aperçu avant impression » Cliquer sur le bouton Ok. Cliquer sur le bouton Fermer.
Edition de la DUCS : 1. Cliquer sur le bouton Edition. 2. Cliquer sur le bouton Ok. La déclaration comprend une page par caisse de cotisation.
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COURS DE SAARI PAIE Numéro PAYE- 007
PROCEDURE MAINTENANCE
Page 17 sur 39 Date : 06/12/2003
1- Convertir des fichiers des versions précédentes L’ouverture d’un fichier d’une version précédente peut provoquer un message d’erreur qui invite à utiliser les outils de maintenance. 1. Lancer le programme de maintenance. 2. Activer l’option « Conversion du fichier en nouvelle version » puis cliquer sur le bouton Suivant. 3. Cliquer sur le bouton Parcourir pour choisir l’emplacement et le nom du nouveau fichier. 4. Cliquer sur le bouton Ok puis sur le bouton Suivant. 5. Activer l’option « Non » à la question « Souhaitez-vous voir s’afficher à l’écran le journal de maintenance durant la conversion ». 6. Cliquer sur le bouton Fin. 2 - Réparer un fichier anormalement fermé Lorsque le programme s’est fermé anormalement (erreur système, panne de courant…) les développeurs de la société Sage considèrent que le fichier est en cours d’utilisation. La réouverture de ce fichier provoque un message d’erreur qui invite à utiliser les outils de maintenance. 1. 2. 3. 4. 5.
Lancer le programme de maintenance. Ouvrir le fichier concerné. Activer l’option « Oui » pour déconnecter l’utilisateur. Activer l’option « Vérification du fichier (option recommandée) ». Cliquer sur le bouton Fin.
Vous pouvez ouvrir le fichier sous Sage Paie. 3 - Relancer le logiciel quand celui-ci a été anormalement fermé Lorsque le logiciel s’est fermé anormalement (erreur système, panne de courant…) un message d’erreur peut apparaître (« manque de mémoire » !) lors de sa réouverture. 1ère méthode : 1. Ouvrir l’explorateur de Windows. 2. Aller dans le répertoire PMSSaari de Sage 3. Lancer l’application RazRes.exe 2ème méthode : 1. Ouvrir l’explorateur de Windows. 2. Cliquer sur Outils Rechercher Fichiers ou dossiers… 3. Rechercher les fichiers nommés PMS.res 4. Mettre les fichiers en surbrillance. 2
COURS DE SAARI PAIE 5. Supprimer ces fichiers. Vous pouvez ouvrir le fichier sous Sage Paie. 4 - Si toutes les techniques précédentes ont échouées Manœuvre exceptionnelle ! 1. Aller dans le programme de Maintenance 2. Ouvrir c:\Sage\PMSSaari\Sbase\Plansage.spp
3. Double-cliquer sur Plansage.spp 4. Au message « Ce dossier est déjà ouvert, voulez-vous… », cliquer sur FIN 5. Fermer la maintenance et lancer le programme initial.
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COURS DE SAARI PAIE Numéro PAYE- 008
PROCEDURE PAYE D’UN SALARIE EMBAUCHE AU COURS DU MOIS
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1. Sélectionner le menu Gestion Bulletins salariés, puis double-cliquer sur la ligne du salarié concerné.
La fenêtre intitulée «Valeurs de base » apparaît. 2. Dans la zone « Présence », saisir le nombre d’heures de travail effectuées par le salarié dans le mois en remplacement de la constante HORAISOC (en tenant compte du nombre d’heures de travail quotidien et du nombre de jours ouvrés dans la société)
3. Cliquer sur le bouton
.
Double-cliquer ensuite sur la rubrique n°10 - Salaire mensuel
La fenêtre « Eléments » apparaît. 4. Dans cette fenêtre, cliquer sur le bouton des constantes.
dans la zone « Montant » pour faire apparaître la liste
5. Choisir la constante « SALHORMENS », au lieu de « SALBASE », en cliquant une fois sur la ligne correspondante. Cliquer sur le bouton « Liste des constantes ». 6. Valider en cliquant sur
(Sélectionner) dans la barre inférieure de la fenêtre
.
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COURS DE SAARI PAIE Numéro PAYE- 009
PROCEDURE LA GESTION DES HEURES DE TRAVAIL
Page 20 sur 39 Date : 06/12/03
1 - Créer un modèle annuel et le rattacher à un salarié A – Créer un modèle hebdomadaire Le modèle hebdomadaire correspond aux horaires quotidiens de chaque salarié. Plusieurs modèles peuvent être utilisés dans l’entreprise en fonction des différents types de salariés et/ou des différentes périodes d’activité de l’année. Sélectionner Listes Tables Modèles hebdomadaires.
Dans la fenêtre « Liste des modèles hebdomadaires » qui vient d’être ouverte, faire un clic droit pour faire apparaître le menu contextuel. Cliquer sur le menu
.
La fenêtre « Saisie d’un modèle hebdomadaire » apparaît.
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COURS DE SAARI PAIE
Le modèle hebdomadaire présenté ici est le suivant : 5 jours ouvrés du lundi au vendredi. Horaires de 9 h à 17 h avec 1 heure de pause soit 35 heures par semaine. Les zones grisées sont calculées automatiquement. Cliquer sur
.
B – Créer un planning annuel modèle Le planning annuel permet de déterminer pour chaque semaine de l’année quel est le modèle hebdomadaire adéquat. Par exemple, dans le cas d’une entreprise ayant une activité saisonnière, en période d’activité basse prévue on prendra un modèle hebdomadaire à 30 heures et en période d’activité haute prévue un modèle hebdomadaire à 40 heures.
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COURS DE SAARI PAIE Sélectionner Listes Planning annuel modèle
Dans la fenêtre « Liste des plannings annuels modèles » qui vient d’être ouverte, faire un clic droit pour faire apparaître le menu contextuel. Cliquer sur le menu
.
La fenêtre « Saisie d’un planning annuel modèle » apparaît.
Saisir un code (4 chiffres) et l’intitulé. Sélectionner un modèle hebdomadaire par défaut parmi ceux existants. Il est possible pour certaines semaines de sélectionner un autre modèle. Il faut alors se placer sur la ligne de semaine correspondante et sélectionner le code du modèle adéquat dans la colonne « Modèle ».
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COURS DE SAARI PAIE C – Rattacher une fiche de personnel à un planning annuel modèle Sélectionner Listes Fiches de personnel
Dans la fenêtre « Liste des salariés », sélectionner un salarié en double-cliquant sur son matricule. A partir de l’onglet « Affectation » relier le salarié au planning annuel modèle désiré.
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COURS DE SAARI PAIE
2 – Gérer les heures travaillées d’un mois donné A - Editer les bordereaux de saisie des heures effectuées dans le mois Au début du mois il faut éditer les bordereaux de saisie sur lesquels seront notées chaque jour les heures d’arrivée et de départ. Il y a un bordereau de saisie par salarié. Sélectionner Etats Suivi des heures Bordereaux de saisie
Pour les imprimer :
Sélectionner les matricules des salariés. Choisir la période de calcul de la paie. Cliquer sur
.
Sélectionner Gestion Génération des heures Génération des plannings et des feuilles de temps
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COURS DE SAARI PAIE
B - Enregistrer les horaires de travail réellement effectués dans le mois Le comptable va enregistrer sur le logiciel les données inscrites sur les bordereau de saisie. Ceci afin de déterminer l’écart quotidien entre temps de travail prévu et temps de travail réalisé. a - Etape 1 : Générer les heures Sélectionner Gestion Génération des heures
La fenêtre suivante apparaît :
Sélectionner les matricules des salariés. Choisir la période de calcul de la paie. Cocher la case « Génération des plannings et des feuilles de temps. Cliquer sur
.
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COURS DE SAARI PAIE b – Etape 2 : Gérer les heures Sélectionner Gestion Gestion des heures
La fenêtre « Gestion des heures : liste des salariés » apparaît. Double-cliquer sur un salarié.
Les heures prévues sont déterminées par le planning annuel modèle choisi. L’amplitude, les écarts et les différents totaux sont automatiquement calculés. Les heures d’arrivée et de départ par défaut sont respectivement 9 h et 17 h. Il est possible de modifier les heures d’arrivée et de départ et le temps de pause. Le jour est lors « décoché ». Valider. NB : une semaine ne peut être validée que si elle est totalement écoulée.
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C/ Editer les feuilles de temps Les feuilles de temps font apparaître pour chaque salarié, pour chaque jour du mois, l’écart entre la durée de temps de travail prévue et la durée effectivement travaillée. Sélectionner Etats Suivi des heures Feuilles de temps pour faire apparaître les absences et les heures supplémentaires.
La fenêtre « Feuille de temps » apparaît.
Remarque : La dernière semaine de janvier n’étant pas terminée, le logiciel n’en tient pas compte pour janvier. Il la reportera en février. 3 – Enregistrer les heures supplémentaires et les heures d’absences pour chaque salarié. Cf fiche Proc_004 : Réaliser un bulletin de salaire, 2 – Pour préparer le bulletin du salarié.
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COURS DE SAARI PAIE
Numéro PAYE- 010
PROCEDURE CREER / MODIFIER UN TRACE DE BULLETIN
Page 28 sur 39 Date : 10/01/2004
Vous pouvez être amené à modifier le tracé d’un bulletin : nouvelle rédaction de l’en-tête, suppression des contre-valeurs en franc, message etc. 1 Créer un nouveau modèle Sélectionnez Fichier Paramétrage bulletins
NB : Vous n’avez pas besoin d’ouvrir un dossier existant pour la création d’un nouveau modèle de bulletin. Vous atteignez la fenêtre Paramétrage des bulletins / Liste des modèles.
Double-cliquez sur la touche droite de la souris. Le menu suivant apparaît :
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COURS DE SAARI PAIE
Si vous voulez créer un modèle de bulletin à partir d’un format préparamétré : Sélectionnez Créer.
Sélectionnez le format à partir duquel vous allez créer votre modèle. Cliquez sur
.
Si vous voulez modifier un modèle que vous avez créé précédemment :
Par exemple : Sélectionnez le modèle précédemment créé (nommé ici Modèle Bulletin PDG) et sélectionnez Modifier. La structure du bulletin se présente alors à vous et vous pouvez effectuer toute modification.
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COURS DE SAARI PAIE
Pour sauvegarder le nouveau modèle, cliquez sur
.
NB : Le code du nouveau bulletin est créé automatiquement par le logiciel. Le nouveau modèle de bulletin est sauvegardé dans le répertoire PMSSaari/Ga. Ce modèle peut être utilisé par la suite pour chaque dossier. NB : Si vous travaillez sur des postes différents, il faudra recopier le répertoire sur chacun d’entre eux.
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COURS DE SAARI PAIE 2 Modifier les paramètres de paie. Pour utiliser un modèle de bulletin dans le cadre d’un dossier de paie, il faut modifier le paramétrage de la paie. Sélectionnez Fichier Paramètres Paramètres de paie.
Cliquez sur l’onglet Page 2.
Comme type de bulletin par défaut sélectionnez Personnalisé. Les différents modèles créés sont alors disponibles ; il suffit de sélectionner le modèle désiré (ici : BUL00002).
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COURS DE SAARI PAIE
EXEMPLE PRATIQUE DE SAARI PAIE
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COURS DE SAARI PAIE
SAGE PAIE CREATION D’UNE SOCIETE ET DE SES FICHIERS
Etape 1 : -
Lancement du logiciel
- Création de la société FREDERIC - Paramètres de paie Lancer le logiciel et créer la société FREDERIC S.A. Données à renseigner : Raison sociale : FREDERIC S.A. Sous répertoire du dossier : FREDERIC Forme juridique : S.A. Capital : 50 000 € Activité : Commerce de gros SIREN + NIC : 95880947700016 N° id intra communautaire : FR47958809477 APE (NAF) : 524 S Adresse : 6 rue de la Boétie – 87000 LIMOGES Téléphone : 05 55 10 20 45 E-mail :
[email protected] Début d’année : Janvier Fin d’année : Décembre Année en cours : 2008 Mois en cours : Janvier Durée mensuelle moyenne du travail : 151, 67 heures Effectif au 31/12 : 2 Convention collective : Commerce Congés payés : 6 jours ouvrables par semaine (soit 2, 5 jours par mois) Mois de clôture congés payés : Mai
FICHES 1 et 2
Etape 2 : - Création des caisses de cotisations Les caisses de recouvrement des cotisations sont les différents organismes sociaux auxquels l’entreprise verse des cotisations. -
l’URSSAF collecte les cotisations de sécurité sociale l’ASSEDIC collecte les cotisations de chômage l’ARRCO, l’ARGIRC collectent les cotisations de retraite complémentaire
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COURS DE SAARI PAIE Réaliser l’adaptation du fichier organismes conformément aux renseignements communiqués ci-après FICHE 3
Organismes
URSSAF
ASSEDIC
Code
1
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Intitulé
Union pour le Recouvrement des ASSociation pour l’Emploi Dans Cotisations de Sécurité Sociales l’Industrie et le Commerce et d’Allocations Familiales
N° d’affiliation
036221 S
Adresse
48 avenue de Loncarno 87000 LIMOGES
Téléphone
05 55 32 36 21
Périodicité de versement
Trimestrielle
24872 57 avenue Baudin 87000 LIMOGES 05 55 10 50 10 Trimestrielle
Etape 3 : - Création de la Convention Collective La convention collective qui s’applique à tout le personnel de l’entreprise FREDERIC S.A. est celle du Commerce non alimentaire non spécialisé (code CC2 car le code CC1 existe déjà)
Procéder à la création du fichier Convention collectives de l’entreprise FICHE 4
Etape 4 : - Création des catégories de personnel Le logiciel offre la possibilité d’enregistrer l’organisation de la société en Départements, Services, Unité et Catégories de personnel et d’y rattacher chaque salarié. Dans l’entreprise FREDERIC S.A. qui ne compte que deux salariés et qui présente une structure allégée, on se contentera de renseigner le seul paramètre Catégories. Deux catégories de salariés existent dans l’entreprise : - Employé(e) - Cadre :
: code 1 code 2
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COURS DE SAARI PAIE Créer les catégories de salariés de l’entreprise FREDERIC S.A. FICHE 5
Etape 5 : - Construction du fichier salariés Le fichier salariés regroupe tous les salariés de l’entreprise avec tous les renseignements nécessaires pour l’établissement de leur bulletin de salaire.
Saisir les fiches des deux salariés de l’entreprise FREDERIC Editer les pages
Fichier salaries Melle Alise BENDIX
Mr Yves RODUIT
1
2
Emploi / Code (à créer)
Secrétaire / 1
Directeur / 2
Catégorie / Code
Employé(e) / 1
Cadre / 2
8 boulevard de Vanteaux
27 allée de la Grange
Téléphone
05 55 20 30 10
05 55 87 70 20
Situation de famille / nombre d’enfants
Célibataire / 0
Marié / 2
N° sécurité sociale
2 53 04 90 010 019 50
1 51 06 70 021 137 31
Date de naissance
05 / 04 / 1953
04 / 06 / 1951
Lieu de naissance
BELFORT (90 000)
HERICOURT (70 400)
Nationalité Contrat
Française CDI (temps complet)
Française CDI (temps complet)
1 454, 28
2 600, 00
151, 67 35
151, 67 35
01 / 01 / 1998
01 / 01 / 1998
Virement compte BNP
Virement compte CCF
02103
00029
- Guichet
3711
02687
- Compte
2564789
12598726574
20
52
ETAM bureau mensuel
Cadre mensuel
Salarié Matricule
Adresse
Salaire de base Horaire Horaire hebdomadaire Date d’embauche Mode de règlement - Banque R.I.B.
- Clé Bulletin modèle
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COURS DE SAARI PAIE Etape 6 :
FICHE 6
- Mise à jour des constantes En plus des organismes sociaux et des salariés doivent être, à leur tour, introduites toutes les autres données indispensables permettant la construction de la paie ou en indiquant la procédure. Les fichiers de paie à alimenter sont les constantes et les rubriques.
Vérifier et, si besoin, mettre à jour le plafond mensuel de sécurité sociale ainsi le SMIC horaire Les constantes sont les paramètres qui composent les rubriques de la paie. Ex. : le plafond de la sécurité sociale, l’horaire de la société, l’ancienneté du salarié, calcul du 13 ème mois… Le programme en propose une longue liste, toutes pré paramétrées et classées par ordre alphabétique. L’utilisateur a la possibilité de l’adapter au plan de paie de sa société par création, modification voire suppression de constantes.
Plafond mensuel Sécurité sociale (code PLAFOSOC)
:
2 773 au 01 / 07 / 08 FICHE 7
SMIC horaire (code SMIC)
:
8, 44 € au 01 / 07 / 08
Etape 7 : - Mise à jour des rubriques Un bulletin est composé de lignes. Chaque ligne correspond à une rubrique. Une rubrique nouvelle peut toujours être créée mais le programme en propose déjà une longue liste issue du transfert du plan de paie d’une société existante (rappel dans notre exemple la société PBTP). Le logiciel SAGE PAIE classe ses rubriques en trois types : -
les rubriques de brut : elles font partie de la rémunération brute du salarié, se trouvent en haut du bulletin et servent à déterminer l’assiette e calcul des cotisations sociales (ex. : salaire de base, heures supplémentaires, prime exceptionnelle…) les rubriques de cotisation : elles viennent en déduction du brut (ex. : cotisation maladie, cotisation vieillesse…) les rubriques non soumises : elles n’interviennent pas dans le calcul des cotisations. Elles augmentent ou diminuent la rémunération nette (ex. : frais profesionnels, acompte…)
Mettre à jour les rubriques cotisations : vérifier et modifer, si besoin est, tous les taux de cotisations de l’entreprise FREDERIC S.A . à l’aide du tableau des tarifs sociaux de 2007 sachant que le taux d’accident de travail du secteur d’activité est de 1, 80 % et que l’effectif de l’entreprise est de 2 salariés
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COURS DE SAARI PAIE créer et modifier les cotisations nécessaires (BTP retraite ARRCO et CNRBTPIG par AGIRC) FICHE 8
Remarques sur la mise à jour des taux de cotisations : Seul les taux figurant sut le tableau récapitulatif des principales données sociales sur salaires sont nécessaires.
Attention pour les retraites il est nécessaire de remplacer la cotisation de la caisse de retraite BTP Retraite par ARRCO
Etape 8 : - Etablir les bulletins modèles Etablir les deux modèles de bulletin type dont a besoin l’entreprise FREDERIC S.A. conformément à ceux volontairement allégés, présentés ci-après : INFORMATIONS POUR Mlle BENDIX : Elle a le statut d’Employé mensuel. Elle bénéficie assez régulièrement d’heures supplémentaires à 110 % et à 125 %. Elle reçoit le 15 de chaque mois un acompte : suppression du qualificatif « exceptionnel » dans le libellé de la rubrique. Son salaire brut est d’un montant tel qu’il n’est jamais soumis aux cotisations sur tranches 2 ou B (penser à les supprimer !!!) INFORMATIONS POUR Mr RODUIT : Il a le statut de Cadre mensuel Il est susceptible de recevoir, en fonction des résultats de l’entreprise, une prime exceptionnelle. Par ailleurs, il est régulièrement remboursé de ses frais professionnels. RENSEIGNEMENTS COMPLEMENTAIRES : l’entreprise n’emploie que ces 2 seuls salariés (suppression de toutes les cotisations dues dans les entreprises de plus de 9 salariés) elle n’adhère pas à une mutuelle (suppression de la cotisation mutuelle) En outre, sa convention collective ne lui impose une caisse de prévoyance ni pour sa salarié non cadre, ni même pour son salarié cadre ; seule, la cotisation prévoyance cadre minimum de 1, 50 % sur tranche A est obligatoire : suppression de toutes les cotisations de prévoyance maintien de la cotisation assurance décès obligatoire.
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COURS DE SAARI PAIE Enfin, elle ne fait pas apparaître sur les bulletins les cotisations de nature fiscale : suppression de la participation construction suppression de la taxe d’apprentissage suppression de la taxe de formation professionnelles
Etape 9 : - Préparer et calculer les bulletins
FICHE 9
Saisir les éléments de la paie de janvier pour les 2 salariés de l’entreprise, conformément aux renseignements communiqués ci-après Lancer le calcul des 2 bulletins de l’entreprise pour le mois de janvier Eléments du salaire de Mlle BENDIX pour la paie de janvier : Heures supplémentaires à 110 % : 4 Heures supplémentaires à 125 % : 2 Acompte versé mi-janvier : 400 €
Eléments du salaire de Mr RODUIT pour la paie de janvier : Prime exceptionnelle : 600 € Frais professionnels : 450 €
Etape 10 : - Editer et vérifier les bulletins
FICHE FICHE 1010
Vérifier le contenu de chacun des deux bulletins de l’entreprise FREDERIC S.A. Compléter le(s) bulletin(s) en cas de besoin Imprimer les deux bulletins après un aperçu
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