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Séminaire: Communication de Recrutement LE PROCESSUS DE RECRUTEMENT

OBJECTIFS DE L'EMBAUCHE • Le processus d'embauche est fortement lié à la stratégie de l'entreprise. Pour cette dernière, l'embauche contribue à atteindre des objectifs clés : • Inciter les personnes compétentes à poser leur candidature pour un poste donné

• Augmenter le bassin de connaissances et d'habiletés par l'ajout de nouvelles ressources • Augmenter la capacité de l'entreprise à répondre à la demande (interne et externe)

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ÉTAPES DU PROCESSUS DE RECRUTEMENT • Le processus de recrutement réfère à l'ensemble des moyens par lesquels on incite des personnes susceptibles d'occuper un poste dans l'organisation à poser leur candidature. • Le processus de sélection est celui par lequel on choisit, parmi des candidats, celui ou ceux qui correspondent le mieux aux critères établis. Finalement, l' embauche est le fait d'offrir formellement le travail au candidat recruté et sélectionné.

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ÉTAPES DU PROCESSUS DE RECRUTEMENT (Suite) • Les recrutements les plus réussis se font avec l'appui des dirigeants de l'organisation et des spécialistes qui connaissent le poste à combler, et ce, de la planification initiale jusqu'à la décision du candidat à retenir => Impliquer les métiers. • Pour effectuer adéquatement le processus, il faut prévoir de quatre à six semaines avant la date prévue d'entrée en fonction du candidat => Faire attention au timing.

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ÉTAPES DU PROCESSUS DE RECRUTEMENT (Suite) Expression du besoin de recrutement Analyse du besoin Description du poste à pourvoir Sourcing (interne / externe) Tri des candidatures Questionnaire, entretien, tests Evaluation, Décision, contrat Intégration 5

Etape 1 : L’expression du besoin • Besoins permanents : • 1-Besoins stratégiques : investissements, réaménagements organisationnels, extensions, création de nouveaux postes • 2-Besoins liés aux mouvements du personnels : Mobilité horizontale, transversale, verticale, Mutations, reconversions, promotions

• Besoins temporaires: • Remplacements ou départs en congés ou maladie, renforcement des effectifs suite à une charge de travail, forte saisonnalité, commandes en plus …

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ÉTAPES DU PROCESSUS DE RECRUTEMENT (Suite) Expression du besoin de recrutement Analyse du besoin Description du poste à pourvoir Sourcing (interne / externe) Tri des candidatures Questionnaire, entretien, tests Evaluation, Décision, contrat Intégration 7

Etape 2 : L’analyse du besoin • L’analyse du besoin est réalisé par la DRH, qui à travers une série de questions, vérifie que toute les solutions d’amélioration de la productivité ont été examinées : • Réorganisation de la structure • Possibilité d’externalisation • Recours aux prestations de service (intérim)

• Si au terme de cette analyse l’option de créer le poste reste maintenue alors il faut rapidement procéder à son descriptif et prévoir le budget en conséquence (Grille de rémunération, enquête de rémunération) 8

ÉTAPES DU PROCESSUS DE RECRUTEMENT (Suite) Expression du besoin de recrutement Analyse du besoin Description du poste à pourvoir Sourcing (interne / externe) Tri des candidatures Questionnaire, entretien, tests Evaluation, Décision, contrat Intégration 9

Etape 3 : Le descriptif de poste • Nécessité de posséder un descriptif de poste avant tout démarrage de sélection • Document à faire valider par les managers (opérationnels, DG..) • Précise les missions et attributions ainsi que le profil du candidat (Formation, Expérience, Compétence) • Ce descriptif va servir à établir la grille de sélection qui elle-même fait ressortir les critères objectifs de sélection

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Etape 3 : Le descriptif de poste Exemple de descriptif de poste: Technicien GTA • Missions: • Tester les paramétrages et les fonctionnalités du SI-RH selon les scénarios de recettes prédéfinis ; • Relever les anomalies détectées et assurer le suivi des corrections ; • Former les utilisateurs (Manager) à l’outil « espace manager ». • Analyser et corriger les anomalies de pointage en concertation avec les managers et les RRHP ; • Analyser et suivre les compteurs d’activité (HS, Banque Heure, Heures Dérogation, Récupération, Retard….), vérifier et remonter les incohérences et dépassements avec les RRHP et les Managers ; • Assistance terrain des managers à travers la haute ligne. 11

Etape 3 : Le descriptif de poste Exemple de descriptif de poste: Technicien GTA • Profil Recherché: • Formation : Bac+2/3 (RH, Comptabilité, Paie), • Expérience : Une première expérience (1 ou 2 ans) souhaitée en RH Paie et/ou comptabilité ; • Compétence clés du poste : - Maîtrise d’Excel (fonctions avancées) ; - Sens d'analyse poussée ; - HRA - GTA - Rigueur et discrétion - Être orienté résultat

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Etape 4 : Le sourcing • La prospection interne • Les postes à pourvoir doivent être en priorité proposés en interne • L’expression recrutement interne renvoie aux mêmes exigences que pour l’externe • Le recrutement interne peut revêtir 2 formes : la proposition au salarié d’une promotion ou mutation dans le cadre de la gestion de carrière (Plan de carrière, Organigramme de succession); l’appel à candidature interne (publication du besoin et examen des candidatures)

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Etape 4 : Le sourcing (suite) • La prospection externe • Elle se met en place lorsque la compétence n’existe pas en interne ou lorsqu’il devient intéressant de comparer le marché interne et externe • Le recours aux candidatures spontanées (exploitation d’un vivier si existant) • La cooptation (réseau relationnel) • Le passage des annonces (support de communication intéressant pour l’entreprise) • Le e-recrutement (à travers des sites spécialisés ou le site propre de l’entreprise) • Le recours aux cabinets de recrutement et chasseurs de tête

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Etape 5 : La sélection • Le 1er tri à travers l’exploitation des candidatures reçues • Se fait au travers de critères objectifs : âge, diplôme, nombre d’années d’expérience, qualité de l’expérience professionnelles, compétences techniques spécifiques… • 50% à 70% des réponses peuvent être éliminées à ce stade • L’entretien téléphonique est intéressant à ce stade et permet de valider des critères moins évidents à cerner (motivations, qualités exactes de l’expériences, mobilité géographique…) • Les dossiers peuvent être triés et rangés en S1, S2, S3

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Etape 5 : La sélection (Suite) • La méthodologie de sélection est adaptée au profil et au nombre à recruter • Par exemple, lorsqu’il s’agit de techniciens, nous savons que nous avons plusieurs critères de base à valider, un processus en volume devient intéressant. • Quand il s’agit d’un recrutement de profil cadre, responsable de production par exemple, une sélection qualitative, en processus individuel est adéquat.

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Etape 6 : l’entretien de recrutement • L’entretien mené doit permettre au manager recruteur d’évaluer, chez les candidats : • Leur capacité à tenir le poste, • Leur motivation à l’accepter, • Leur aptitude à s’intégrer dans l’entreprise (Valeur & Culture),

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Etape 6 : l’entretien de recrutement Conditions pour réussir l’entretien de recrutement

• Analyse préalable du poste. • Comparer avant l’entretien, qualifications du candidat et exigences du poste (les +/-). • Identifier les informations à obtenir pour choisir et décider. • Inviter les candidats à parler librement et écouter activement. • Tenir compte des faits et éviter conclusions et stéréotypes prématurés. • Faire un choix et prendre une décision à partir des compétences et aptitudes du candidat à faire face aux exigences du poste.

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Etape 6 : l’entretien de recrutement (Suite) • Générateurs de données pertinentes: • Spécifications du poste • Plan de l’entretien • Écouter (80% du temps) • Questions ouvertes pour stimuler l’expression du candidat • Questions dépourvues d’influence ou de préjugés • Description fidèle du poste et de l’entreprise

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Etape 6 : l’entretien de recrutement (Suite) • Résultats positifs: • Candidats retenus pour des raisons relatives au poste. • Le candidat a le sentiment d’avoir présenté entièrement ses qualifications. • Le candidat a conscience que ce qu’il dit est pertinent. • Les décisions s’appuient sur un large échantillon de données pertinentes. • Le candidat est bien préparé à prendre une décision relative au degré d’intérêt du poste.

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Etape 6 : l’entretien de recrutement (Suite) • Obtenir confiance et coopération: • Ponctualité. • Équité. • Respect • Climat détendu mais professionnel. • Sincérité. • Intérêt authentique envers le candidat. • Accordez-lui toute votre attention et écoutez ses opinions. • Informez le candidat sur poste, particularités, conditions de travail, rémunération, avantages sociaux, ainsi que sur attentes et objectifs de votre entreprise. 24

Etape 6 : l’entretien de recrutement (Suite) • Obtenir des informations pertinentes: • Expérience professionnelle, • Objectifs personnels, • Formation et qualifications, • Preuve du sérieux, • Compétences techniques, analytiques, bureautiques, manuelles… • Attitude et traits de caractère, • Centres d’intérêt, • Réalisations… • Ponctualité. 25

Etape 6 : l’entretien de recrutement (Suite) • Guide d’entretien de recrutement: 1. Accueillir mon interlocuteur. Cadrer l’entretien 2. Présenter mon entreprise 3. L’inviter à se présenter : Compétences, motivations, perception de lui-même… 4. Présenter le poste à pourvoir 5. Synthétiser 6. Conclure l’entretien

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Etape 6 : l’entretien de recrutement (Suite) • Questions pertinentes pour des informations pertinentes : Q. pour découvrir comment le candidat considère son poste actuel et ses postes précédents Q. pour mettre en évidence les qualités relationnelles du candidat Q. pour découvrir les aspirations du candidat Q. pour stimuler l’auto-évaluation Q. pour déterminer comment la candidat mettrait en pratique ses compétences, expériences et connaissances

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Etape 6 : l’entretien de recrutement (Suite) Exemple de question:

• Quelles ont été les étapes de votre formation ? • Comment jugez-vous vos compétences actuelles ? • Quelles ont été vos fonctions, vos responsabilités ? • Quelle était la nature de votre tâche ( créatif, physique, répétitif, logique, technique, relationnel, à risques…) ? • Comment avez-vous apprécié vos postes antérieurs ? • Quelles types de relations entreteniez-vous avec votre groupe de travail ? Quelle était l’ambiance de travail ( relations ouvertes, compétitives, agressives…) ? en particulier ?

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Etape 6 : l’entretien de recrutement (Suite) Exemple de question:

• Quelles qualités requéraient vos anciens postes ? • Quels conflits avez-vous été amené à vivre ? • Comment y avez-vous fait face ? • Quels sont vos projets à court terme, à moyen terme ? • Qu’est-ce qui vous conduit à changer de travail ? • Qu’est-ce qui vous intéresse dans ce poste ? • Que pensez-vous y apporter en particulier ?

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Etape 6 : l’entretien de recrutement (Suite) Aller au fond des choses

• Clarifier • Réponses neutres • Silence • Expansion • Répéter • Éclaircir les incohérences • Confirmer les impressions • Résumer les points clés

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ÉTAPES DU PROCESSUS DE RECRUTEMENT (Suite) Expression du besoin de recrutement Analyse du besoin Description du poste à pourvoir Sourcing (interne / externe) Tri des candidatures Questionnaire, entretien, tests Evaluation, Décision, contrat Intégration 31

Etape 7 : Principes généraux de l’évaluation • Le candidat peut-il (capacités) • Le candidat veut-il faire ce travail? (motivations) • Apportera-t-il une contribution positive à l’entreprise?

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Etape 7 : Principes généraux de l’évaluation (Suite) 1. Soyez très critique: ne pas laisser passer une faiblesse essentielle sous prétexte de compétences moins importantes. 2. Fondez votre évaluation sur des faits : Compétences Vs Exigences 3. Concentrez-vous sur le comportement pas seulement sur les mots. 4. Recherchez la confirmation de votre évaluation.

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Etape 7 : Principes généraux de l’évaluation (Suite) Évaluer objectivement

1. Étendue de l’expérience et efficacité des résultats acceptables par rapport aux exigences du poste? 2. Niveau de responsabilités assumées Vs responsabilités à assumer? 3. Niveau de compétences et de connaissances adéquat? 4. Points forts du candidat adaptables ? 5. Effets négatifs des points faibles? 6. Indicateurs de stabilité et de progrès. Intégration au groupe? 7. Histoire du candidat, son sérieux, ses performances, son attitude face au travail, envers ses collègues et la clientèle? 34

ÉTAPES DU PROCESSUS DE RECRUTEMENT (Suite) Expression du besoin de recrutement Analyse du besoin Description du poste à pourvoir Sourcing (interne / externe) Tri des candidatures Questionnaire, entretien, tests Evaluation, Décision, contrat Intégration 35

Etape 8 : Accueil et intégration

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Mettre en confiance le nouvel embauché,

•

Créer un lien personnel avec lui,

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Accélérer son intégration,

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Donner une image positive de l'organisation et du secteur

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Etape 8 : Accueil et intégration (suite) • Informations sur le travail, • La fonction et les tâches à accomplir, • Les priorités du poste, • Les règles du jeu, • L'organisation pratique : horaires, repas, pauses... • Les personnes susceptibles d'aider le nouvel embauché, • Les sources d'informations, • Les étapes de la formation et de l'intégration. • Présenter les collègues et le lieu de travail. • Annoncer très clairement comment se déroulera la première semaine. • Ne jamais laisser un nouveau venu dans l'incertitude. 37

Etape 8 : Accueil et intégration (suite) 333 • 3 premiers jours, • Accueillir et donner des points de repère • Connaître spécificités administratives • Favoriser la découverte de l’organisation de l’unité • Planning des 3 prochaines semaine

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Etape 8 : Accueil et intégration (suite) 333 • 3 premières semaines, • Informer sur le système, situer la fonction dans son environnement • Parrain ou tuteur, démonstration ou formation basique aux techniques et procédures • Bilan et planning des 3 prochains mois

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Etape 8 : Accueil et intégration (suite) 333 • 3 premiers mois, • Fonction d’intégration • Réalisation d’objectifs • Entretiens de suivi, analyse des problèmes, actions correctives • Évaluation conjointe et suite à donner

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Etape 8 : Accueil et intégration (suite) 333 • 3 premiers mois, • Fonction d’intégration • Réalisation d’objectifs • Entretiens de suivi, analyse des problèmes, actions correctives • Évaluation conjointe et suite à donner

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Les outils de l’évaluation • Les questionnaires de personnalité • Les tests d’aptitudes ou d’intelligence • Les questionnaires de connaissance

• Les mises en situation (assessment center)

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Les questionnaires de personnalité •Ces tests sont élaborés par des professionnels et font normalement l’objet de plusieurs vérifications avant d’être exploités; ils examinent plusieurs paramètres de la personnalité comme • La relation aux autres • La maîtrise émotionnelle • Le dynamisme • La motivation • La manière de penser et d’agir …

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Les tests d’aptitudes ou d’intelligence •Ceux là sont vraiment des tests car ils vont être passés en un temps limite et les réponses sont justes ou fausses; ils vont mesurer votre capacité à traiter des informations : verbales, numériques et abstraites

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Les tests de connaissances ou QCM •Montés parfois sur mesure ils répondent aux besoins de valider les connaissances de la personne dans un domaine donné: • Informatique • Comptabilité • Marketing • Commercial Nous utilisons très souvent cet outil là dans les missions dites en volume où nous devons sur la base de critères objectifs choisir les meilleurs profils (jeunes diplômés, techniciens, commerciaux…)

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Les assessments centers •Sur quels principes repose l'Assessment center ? L'assessment permet d'apprécier avec une grande fiabilité l'adéquation entre les comportements d'une personne, liés à sa personnalité et à son expérience, et les exigences de ses futures missions

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MERCI DE VOTRE ATTENTION Pour toute question complémentaire « [email protected] »

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