Costos de mantenimiento

Costos de mantenimiento industrial Universidad Distrital “Francisco José de Caldas”, Facultad Tecnológica Tecnología Electrónica, Abril 26 de 2003 1. Costos de mantenimiento industrial La gestión de mantenimiento, es como cualquier otra actividad que se realiza en las empresas, se materializa a través de una programación, la cual permite utilizar lo mejor posible, los recursos disponibles. Este proceso se inicia a partir del plan de mantenimiento elaborado por el director de mantenimiento y sus colaboradores. Este plan es un modelo coordinado, del orden en el cual se deben ejecutar todas las actividades requeridas. Así pues, el alcance y eficiencia de una programación de mantenimiento quedan limitados para la especificación de la orden de trabajo, los procedimientos de control y, de manera muy especial, por el grado de exactitud del trabajo de planeación realizado. La programación depende por completo, de la planeación. Los trabajos se asignarán a grupos específicos, con tiempos de iniciación y terminación, también específicos, procurando mantener un balance adecuado entre la capacidad y la carga de trabajo, optimizando en lo posible, los costos asociados, en un ambiente dinámico de operación. 2. Resumen Desde el punto de vista de la administración del mantenimiento, uno de los factores más importante es el costo. Estos costos tienen una gran importancia cuando se trata de medir la eficiencia del mismo. Con la ayuda de la contabilidad de costos se puede estudiar el cumplimiento de los presupuestos tanto de operación como de obra, lo que permite comparar la labor del departamento de mantenimiento con la de los demás. Los costos totales de mantenimiento están compuestos por dos clases: los costos directos y los costos por parada equipo. (Ver cuadro 1.)

Suministros Costos Directos Costos totales de mantenimiento

Contratacion externa Repuestos Materia prima Insumos

Salarios Mano de obra Prestaciones Costos de operación Costos de parada equipo Cuadro 1.

3. Introducción Dentro del universo de actividades que componen la gestión del mantenimiento, dándole especial énfasis a las tareas de planeación y programación que deben realizarse y considerando que en ese ámbito se genera la planeación operacional, así como la ejecución de las tareas de mantenimiento y donde se visualiza con más claridad la necesidad de aplicar técnicas de administración sencillas y eficientes, con el propósito de optimizar la capacidad real de los recursos disponibles, buscando siempre cumplir las metas y objetivos establecidos, en cuanto se refiere a productividad, desarrollo e innovación, la administración y control de los costos de operación juegan un factor importante para la consecución de los objetivos y metas propuestos. El siguiente trabajo trata de mostrar de una forma general y sencilla, sin entrar a abordar técnicas complejas de administración, los aspectos más importantes que involucrados en un buen proceso de gestión de mantenimiento basado en el establecimiento del presupuesto necesario para el desarrollo de las actividades

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establecidas dentro del plan de mantenimiento, junto con la determinación de los costos asociados, su administración y control. 4. Contenido Presupuesto de mantenimiento. El presupuesto es un plan económico y es la expresión de los resultados previstos; se debe adecuar a planes reales y tiene que estar proyectado de modo que: 1) fluctué según los ingresos y 2)se asigne una partida suficiente en los índices menores de producción para que pueda tener lugar el suficiente mantenimiento para conservar la fábrica en condiciones de que pueda satisfacer de una manera adecuada la demanda de la producción. Una forma de estimar el costo de mantenimiento es empezando por determinar la amplitud de las necesidades de este, procediendo enseguida a establecer el valor de los centros de servicio que ocupan las funciones técnicas y de reparación pertinentes. Usar los datos de años anteriores no es bueno por que el nuevo presupuesto debe reflejar las mejores ideas y un mayor cuidado para que sea funcional. Una técnica es realizar un presupuesto escalonado, que se basa en la realización de un examen al presupuesto anual, cada trimestre calendario; este método presenta dos ventajas: 1) la planificación es continua permitiendo el ingreso de nuevas ideas e iniciativas mejorándose así la calidad de la programación y 2) el presupuesto se torna más flexible y adaptable a las situaciones cambiantes, prestándose más como un instrumento para una planeación a medio y largo plazo. ¿Pero quiénes son los encargados de realizar el presupuesto de mantenimiento? El ingeniero de fábrica es responsable de la elaboración de lo concerniente al plan de mantenimiento y, su preparación inmediata, corresponde al personal

administrativo, directores y supervisores, a sus órdenes. Existen tres clases de presupuestos: el de reparaciones, el de departamento de servicios y el de instalaciones de mantenimiento. Presupuesto de reparaciones: este presupuesto cubre el costo total del mantenimiento necesario para el nivel previsto de producción, es decir, corresponde a cada una de las especialidades que se deben abarcar, dependiendo del tamaño de la fábrica. Este presupuesto se hace analizando los diversos requisitos que se deben cumplir de acuerdo a los servicios como son: eléctricos, de montaje, tubería, pintura, etc., en términos de horas hombre o días hombre y por especialidades. En pequeñas empresas se pueden tomar los costos como fijos, lo que implica un plan para controlar los costos cada período aparejado con el tiempo. En la mayoría de los casos, estos costos no son fijos ya que fluctúan mucho por las alteraciones del volumen de producción, planes, estrategias administrativas, equipos, etc. Estimación del trabajo de mantenimiento. Esto es un proceso de pronóstico del costo probable de un cambio físico en el equipo o instalaciones de una fábrica, que es necesario para la función industrial. Este cambio físico puede consistir en el reemplazo de una pieza o en la limpieza, lubricación o ajuste de los equipos. La estimación del trabajo de mantenimiento ordinario involucra mano de obra, materiales y tiempo como costos directos y los gastos generales como costos indirectos. La mano de obra se suele expresar en horas hombre de trabajo y el material y los gastos generales en términos monetarios. El valor estimado es la base para programar el trabajo, limitar el tiempo

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extraordinario de labor o regular el número de trabajadores, así como proporcionar una carga de trabajo adecuada. La apreciación del costo de mantenimiento se basa en dos áreas de información principales 1) en la naturaleza del trabajo y 2) en el empleo que se dará a la estimación para la cual se clasifica el trabajo, consiguiendo una información completa respecto a su naturaleza, sabiendo de antemano las necesidades y la urgencia de que se hagan los trabajos. Quien realice esta apreciación también deberá establecer como se utilizará la estimación, de lo contrario, el trabajo realizado carecerá de un objetivo bien delimitado. Clasificación de los trabajos de mantenimiento. Este aspecto tiene que ser definido con toda claridad, aunque a menudo se suele pensar que todas las labores de mantenimiento son siempre urgentes y que por consiguiente la planeación y la estimación resultan inútiles. Esto nos indica que es necesario separar las urgencias, del trabajo que puede ser proyectado (programado). Existen variadas técnicas para estimar los costos de los trabajos de mantenimiento, y su selección depende de las necesidades y tamaño de cada empresa. A continuación se nombran algunos aspectos importantes de ellas. a) Juicio: en ocasiones se puede utilizar la experiencia, si se hacen definiciones claras y bien establecidas de los trabajos; un análisis cuidadoso de estimadores experimentados puede dar lugar a apreciaciones que estén dentro de los límites de tolerancia. b) Clasificación: algunas veces los trabajos de mantenimiento se agrupan en llaves de tiempo, utilizando puntos de referencia o trabajos comunes, mediante estudios de tiempo o por aplicación de datos elementales o detallados. Cada trabajo se debe seleccionar para que encaje en una ranura específica de tiempo.

c) Planeación y programación de camino crítico: sirve para determinar el total de tiempo que se utilizará en la ejecución de un proyecto. El tiempo transcurrido para llegar a cada evento se estima con todo cuidado y se emplea para la construcción de un diagrama de flechas en los que los eventos representan fechas objetivo y las fechas los trabajos a ejecutar entre dos eventos. Este método es aplicado con frecuencia en reparaciones mayores, ya que contribuye a aislar los problemas y descubrir plenamente los eventos que amenazan o demoran el desarrollo del programa. d) Normas de trabajo por unidad: abarca una gran variedad de procedimientos de estimación que van desde la que hace el constructor de un edificio valiéndose del número de metros cuadrados del terreno hasta el empleo de normas de tiempo elementales. Existen variantes que utilizan formulas estadísticas que relacionan variables de producción como pueden ser: costo total de mantenimiento por tonelada de producción, por hora de producción, etc. Costos de mantenimiento I) Costos directos de mantenimiento. Se definen como el valor conjunto de bienes y servicios que se consumen para adelantar un trabajo de mantenimiento. Esta compuesto por: a) Costos de suministros: corresponden a los elementos físicos que son imprescindibles durante una tarea de mantenimiento. Es importante aclarar que todos los suministros no son repuestos, ya que pueden ser piezas de cambio o insumos necesarios para las labores de mantenimiento. Al estimar el costo de estos suministros hay que tener en cuenta factores como la

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inflación, devaluación, depreciación y los costos por inventario excesivo. b) Costos de mano de obra: se refiere al salario mas las prestaciones sociales devengadas por los trabajadores del departamento de mantenimiento asignados a una labor específica. A estos se suman los costos por operación, que son aquellos que no pueden ser clasificados ni como suministro, ni como mano de obra y cuya cuantificación atribuida a una determinada labor de mantenimiento, es casi imposible. La valorización de estos costos se hace en un periodo particular de tiempo. Ejemplos: renta o alquiler, energía, acueducto, impuestos sobre inmuebles, salarios de personal administrativo, etc. Son también incluidos en este grupo los elementos solicitados por el taller de máquinas y herramientas como brocas, aceites, refrigerantes, etc., que una vez comprados se consideran consumidos y que constituyen parte de los gastos del mantenimiento. II) Costos de parada equipo. Cuando una máquina se encuentra fuera de servicio se incurre en unos costos debido a la tarifa horaria que tenga la máquina. En ocasiones la obsolescencia de equipos hace difícil conseguir los repuestos y es necesario practicar modificaciones a las máquinas, ocasionando bajas en su capacidad productiva. Generalmente los recursos se utilizan prioritariamente para cubrir los costos directos de mantenimiento, los cuales tendrán variaciones en el tiempo, alcanzando máximos y mínimos. Al detectarse un mínimo se puede determinar la utilización de los recursos restantes en actividades de construcción, traslado, montajes, adaptaciones y mejoras (Ver Gráfica 1.). Estos recursos sobrantes pueden ser dinero, hombres o tiempo, lo que indica la importancia de optimizar la utilización del recurso humano tratando de disminuir el tiempo dedicado al mantenimiento para tener así más recursos dedicados a las actividades mencionadas.

Gráfica 1.

Un factor importante es mantener información (correcta y oportuna) sobre los costos directos de mantenimiento, comparando estos con la capacidad productiva de la máquina para así poder determinar el momento en el cual se envía un equipo a reparación mayor (Ver Gráfica 2.).

Gráfica 2.

Otro factor interesante es determinar el nivel óptimo de mantenimiento de la fábrica, el cual corresponde al punto en donde la suma de los costos directos de mantenimiento y costos de parada equipo es el mínimo. Si se analizan los costos totales de mantenimiento (Ver Gráfica 3.), de una empresa, y estos se localizan a la izquierda de la gráfica de costos totales, el mantenimiento es insuficiente; cuando por el contrario están a la derecha, el mantenimiento es demasiado. De esta forma el costo mínimo, analizando la gráfica, es el punto de corte entre las dos curvas.

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-Gastos generales (administración, honorarios y centros de servicios). La siguiente expresión muestra lo anteriormente expuesto.

gastosfijos + var iables + generales var iable Gráfica 3. Costos totales de mantenimiento Costos directos de mantenimiento Costos parada equipo

Determinación mantenimiento

de

las

tarifas

de

a)Tarifa de mano de obra: para poder definir correctamente esta tarifa, es necesario definir los costos de los siguientes aspectos: salarios, prestaciones, energía, arrendamiento, depreciación, seguros, mantenimiento propio, repuestos, suministros de taller, mantenimiento de oficinas, papelería, otros. El siguiente paso es organizar en grupos, de acuerdo con su categoría al personal que trabaja en el departamento de mantenimiento. Por último se definen las horas efectivas que cada persona puede trabajar en el año, y teniendo en cuenta vacaciones, incapacidades y licencias se determina un porcentaje de eficiencia menor al 100% del total de horas. # horas trabajadas = # personas x total tiempo efectivo

expresión que determina las horas trabajadas en

horas año.x. persona b) Tarifa máquina: una forma fácil de determinar esta tarifa consiste en utilizar la tarifa por hora que el departamento de producción le asigna a los equipos que generalmente la componen los siguientes gastos: -Gastos fijos (arrendamiento, depreciación y seguros) -Gastos variables (mano de obra, luz, agua, mantenimiento, suministros y energías de apoyo)

La variable presente en el denominador se determina según el criterio o manejo que se le quiera dar; en algunas ocasiones pede ser: horas programadas para producción, volumen de producción proyectado, etc. Control de costos de mantenimiento Es de suma importancia que el departamento de mantenimiento sea quien tiene el control sobre sus costos; para ello, se debe contar con un sistema ágil y eficiente, de tal manera que la información sea real, confiable y oportuna. En la actualidad existen numerosas herramientas que contribuyen al buen manejo de este aspecto, ya que se basan en programas computacionales que lo pueden administrar con la precisión y agilidad que cada empresa necesita. Un informe de costos debe poseer datos de mano de obra, repuestos y suministros, trabajos especiales y planes futuros, como mínimo. El sistema de control de costos de mantenimiento debe estar diseñado con la flexibilidad suficiente para obtener información sobre el costo total de un mantenimiento, a fin de satisfacer las necesidades de información de las áreas usuarias. Con el objeto de contar con suficientes elementos de control e información, los responsables de las plantas deben integrar al expediente u hoja de vida del equipo los siguientes documentos o la información clasificada de:

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Presupuesto autorizado de la orden de mantenimiento Copia de facturas, vales de almacén, solicitud de suministros de elementos y materiales sacados de almacén Recibos de pago y copias de contratos, si los hay, con contratistas Análisis mensual de costos por cada mantenimiento Acta de recibo de equipos cuando lo ejecuta un contratista, etc.

Uno de los aspectos importantes dentro de la planeación es el de optimizar el uso de la mano de obra aplicada a una actividad como la de equipos específicos, sea en un mantenimiento mayor o menor. A continuación se listan algunos índices representativos que se utilizan para analizar el comportamiento de los recursos humanos, así como las consecuencias de las desviaciones y costos. • • • • • • • • •

Eficiencia de mano de obra Uso de tiempo extra Trabajos atrasados Tiempo improductivo del equipo, ocasionado por falla Horas de mantenimiento correctivo producidos por falla Horas hombre de trabajos urgentes Disponibilidad del equipo Ordenes de trabajo de mantenimiento Ordenes de trabajo ejecutadas de acuerdo al programa.

Además, se deben establecer índices representativos que relacionen costos, datos, hechos, eventos, documentos o análisis de resultados en los que se involucre una información que sugiera, desarrolle o permita toma de decisiones dentro del área de mantenimiento. 6. Referencias Bibliográficas [1]Newbrough E. T., Administración de mantenimiento industrial, Páginas 100120 [2] Manual de mantenimiento, División Sector Industria y de la construcción, Fedemetal [3]Renau Fernández Armando, Influencia de la maquinaria en proyectos y obras, Editores Técnicos Asociados S.A., Barcelona, 1974, 253 p. 7. Autor Jairo Vargas Caleño Cód. 20002073037, estudiante de Tecnología Electrónica, Quinto Semestre, Asignatura: Técnicas de mantenimiento, Abril 26 de 2003, Bogotá, Colombia.

5. Conclusiones El departamento de mantenimiento debe tener en todo momento el control sobre sus costos mediante la implementación de un sistema ágil y eficiente, de tal forma que se cuente con la información real, confiable y oportuna, necesaria para la evaluación continua de los trabajos, desempeño, eficiencia y productividad de los recursos que intervienen en los procesos productivos.

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