Administración de Proyectos
Ingeniería Civil en Obras Civiles + Facultad de Ingeniería
Universidad del Desarrollo
CONTROL DE PROYECTOS Carlos Edo. Fernández Constructor Civil, MSc PUC
[email protected]
Empresa - Proyecto “Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto es el proceso de dar
seguimiento, revisar e informar el avance a fin de cumplir con los objetivos de desempeño definidos en el plan para la dirección del proyecto” (la Obra).
EMPRESA / ORGANIZACION
Validar el Alcance
Controlar el Alcance Controlar las Comunicaciones
Activos de los procesos de la organización
Plan para la dirección del proyecto
Controlar las Adquisiciones
Controlar el Cronograma Controlar los Costos
Controlar la Calidad
Documentos del Proyecto
Factores ambientales de la empresa Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto
Controlar los Riesgos
Controlar la participación de los Interesados
Control - Proyecto
Informes de desempeño del trabajo
Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto
Monitorear y Monitorear Controlar el y Controlar Trabajo del el Trabajo proyecto del Proyecto
Dirigir el Equipo del proyecto Gestionar las Comunicaciones
Actualizaciones a los documentos del proyecto
Informes de desempeño del trabajo Solicitudes de cambio
Controlar los Riesgos
Controlar las Adquisiciones
Informes de desempeño del trabajo
Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto
(Fundamentos para la dirección de Proyectos (Guía de PMBOOK)
Realizar el Control Integrado de Cambios
Control - Proyecto La importancia de este proceso es que permiteComprender: el estado actual del proyecto Las medidas adoptadas Las proyecciones del presupuesto El Programa El alcance
Control - Proyecto El monitoreo y control permite al equipo conocer la salud del proyecto e identificar las áreas que puedan requerir una atención especial
Control - Proyecto El monitorear y controlar el trabajo de la obra o proyecto busca: • Comparar el desempeño real con respecto a lo planificado • Determinar la necesidad una acción preventiva o correctiva • Identificar nuevos riesgos y analizar, revisar y monitorear los riesgos existentes
• Mantener información precisa y oportuna respecto de la obra • • • •
o el proyecto y su documentación relacionada Proporcionar Información de respaldo del estado actual, medición del avance y las proyecciones a termino del proyecto Proyectar información referida al costo y al programa Monitorear implementación de cambios aprobados. Informar sobre el avance y el estado del proyecto a la gerencia, dado que forma parte de una carpeta de proyectos
Control - Proyecto “Las tareas o actividades involucran un proceso de inventiva o creatividad, de tal modo que, si bien es posible medir la eficiencia de ellas una vez conocidos los resultados, las evaluaciones intermedias “de avance” resultan bastante difíciles y subjetivas. La apreciación del avance estará dada, en gran medida, por la opinión del mismo ejecutante, que no querrá confesarse atrasado, de tal modo que se inclinará a creer que puede dar término a su trabajo dentro del plazo disponible. En estos casos, para ser eficaz, el
sistema de control necesariamente complejo.”
deberá
Administración de Proyectos Civiles, Luis Fernando Alarcón- Mario Campero
ser
Control - Proyecto Los controles que deben hacerse en la administración de obras o proyectos son:
• • • •
Control de calidad Control de avances Control de Costos Control de la gestión interna
Control - Proyecto
Control - Proyecto
Control - Proyecto
Control - Proyecto
Control - Proyecto
Control – Costos del Proyecto un sistema de control de costos puede generar informaciones útiles para otros objetivos importantes:
• Análisis para disminuir costos (Optimización económica) • Recopilar estadísticas (costos y unidades físicas) • Prever recursos de caja (proyectar gastos para conocer desembolsos) • Revisar presupuestos de inversión • Obtener información contable
Control – Costos del Proyecto Esquema de Control de Costos
1. Registra las transacciones financieras de un proyecto
2. Describe el estado de avance del proyecto en relación a lo planificado originalmente (desviaciones, varianzas)
Control – Costos del Proyecto Objetivos Estructura de Control de Costos • Control de recursos estimados originalmente • Identifica desviaciones del programa original • Compatibilizar información contable de la compañía (conciliación de información) • Estructura de Costos Contables versus Estructura de Costos con fines de • Administración • Ambos sistemas utilizan información de terreno para confeccionar sus reportes • El sistema de costos con fines de administración requiere un nivel de detalle superior al sistema de costos contables • Al final del proyecto ambos sistemas deben entregar la misma información
Control – Costos del Proyecto Estructura de Costos Contables versus Estructura de Costos con fines de Administración
Costos Contables: Organizan la información con el fin de conocer estados generales de la compañía: Estados Financieros, Balances, etc.
Costos con fines de Administración: Organizan la información con el fin de ayudar periódicamente a la toma de decisiones a través de reportes de control de costos
Control - Proyecto
Control - Proyecto Ciclo de la Estructura de Control de Costos 1. Definir el Presupuesto del proyecto
• Estimación detallada de costos (cantidad y precio) • Predicción del comportamiento de los costos a lo largo del proyecto (tiempo)
2. Project Environment (distractores del entorno)
• Analizar situaciones reales que afectan los resultados y producen desviaciones (condiciones de mercado, clima, productividad, etc.)
3. Reportes de Administración
• Generar canales de información eficientes que evalúen el desempeño actual versus presupuesto original
4. Toma de decisiones
• Identificar desviaciones • Desarrollar políticas correctivas
Control – Costos del Proyecto Tarea: Con los Antecedentes de un Proyecto cualquiera se debe traer para próxima clase del día Jueves 15 de Octubre el PLAN DE CUENTAS CORRESPONDIENTE
Control - Costos Que es el Plan de Cuentas? Es el conjunto ordenado que incluye todas las cuentas contables que se emplean en una empresa. Son establecidas al comienzo del ejercicio , sin embargo podrá modificarse o complementarse durante el desarrollo de las operaciones. No existe ninguna limitante en cuanto al nombre o denominación que debe llevar cada una de las cuentas que se utilizan en la contabilidad para lo cual se apela sólo al sentido común y al principio contable de la exposición.
Control - Costos Plan de Cuentas? • El cuadro de Plan de Cuentas actúa como menú, del cual los centros de costos son escogidos dependiendo de los requerimientos del proyecto. • Es un Instrumento que se utiliza para llevar y estudiar la situación financiera del proyecto
Control - Costos Plan de Cuentas: • Debe ser lo suficientemente sensible para mostrar alarmas que permitan efectuar acciones correctivas. • Generalmente el plan de cuentas se basa en el itemizado de las estimaciones de costos originales del proyecto.
Control – Costos del Proyecto
Definición Centros de Costos • Son subelementos generadores de costos del proyecto
• Elementos físicos: movimiento de tierras, estructuras, montajes específicos
• Elementos no fijos: bonos, seguros asociados al proyecto, etc.
Control – Costos del Proyecto
Control – Costos del Proyecto Secuencia necesaria para que el Plan de Cuenta cumpla con sus funciones
• Definir Presupuesto Base a partir de estimaciones individuales de costos • Definir Plan de Cuentas que atomiza el presupuesto y lo representa en mejor forma • Fijar línea base - Presupuesto Original • Recolección de datos de terreno por parte de la administración con fines comparativos • Monitoreo de costos esperados y producción de terreno • Análisis de varianzas y toma de decisiones correctiva • Registro de experiencia para futuras estimaciones
Control – Costos del Proyecto
Control – Costos del Proyecto Diseño de la Estructura de control de costos 1. Estructura de plan de cuentas:
• Costos estimados por presupuesto • Cuentas generales de la compañía y funciones contables • Nivel de detalle a controlar • Interacción con otras cuentas del libro mayor.
2. Plan de Costos del proyecto:
• Compatibilizar la estructura de cuentas de costo con los registros atualizados de terreno (permitir comparaciones) • Relacionar el presupuesto estimado con el plan de construcción y la programación en la formación de una estructura de control de costos
Control – Costos del Proyecto 3. Recolección de información de costo: Obtener información e integrable al sistema de información de costos
4. Reportes de la información de costos del proyecto: Definir información de costos es relevante e importante para la administración 5. Ingeniería de costos: Procedimientos ha implementar por la administración para minimizar los costos
Control – Costos del Proyecto Esquema de cuentas de costos Dependiendo de la administración, la estructura de cuentas de costos puede ser diseñada siguiendo dos propósitos: 1. Que la estructura de costos vaya a la par con los requerimientos del libro mayor, manteniendo las cuentas de costos balanceadas. •
Registro financiero balanceado en concordancia con los requerimientos del SII y las buenas practicas contables (GAAP)
Control – Costos del Proyecto 2. Que la estructura de costos se diseñe como una herramienta de información para decisiones de la administración, independiente de la información contable. • No necesariamente debe estar balanceado En ambos casos, la recolección de costos se refiere a una cuenta de costos ( sub elemento del plan de cuentas).
Control – Costos del Proyecto Codificación de Cuentas
• Identificación de toda la información requerida • Consolidar información (generalidades a información detallada) • Permitir la identificación de toda la información que conforma el total • Diseñada par ser utilizada por los sistemas computacionales • Debe ser compatible con los datos históricos y actuales
Control – Costos del Proyecto
Control – Costos del Proyecto Integración de Tiempo y Costos 1. Definir Presupuesto Base 2. Plan de Cuentas y Codificación 3. Definir estructura de control de costos utilizando como parámetro el presupuesto base 4. Desarrollar Programa del Proyecto 5. Integración
Control – Costos del Proyecto EJERCICIO
INTEGRACION DE TIEMPO Y COSTOS
Control - Costos Objetivos Informes de Control • Mano de Obra • Materiales • Equipos • Subcontratos • Otros • Gastos Generales • Determinar Variaciones respecto del Cierre de Propuesta o POM
Control - Costos Toma de Decisiones y coordinación • • • • • •
Gerente General Gerente Proyecto Administrador Jefe Oficina Técnica Jefe de Terreno Jefe de Calidad
Planificación de la Obra
Control - Costos Contrato Base:
Contrato Original equivalente a la Oferta Económica. Puede estar compuesto por contrato tipo Suma Alzada o Precio Unitario.
COSTO
VENTA
Contrato Base
S.A. P.U. Util.
Control - Costos • POM (Presupuesto de Obra Modificado): Modificación del Presupuesto original debido variaciones en las partidas a Precio Unitario, Obras Extraordinarias y/o Reclamos.
Control - Costos • Budget:
Costo real de precios y cantidades de Mano de Obra, materiales, equipos, subcontratos y otros, necesarios tanto para ejecutar el contrato original, como las Obras Extraordinarias.
Control - Costos • Clave para el Control:
Asignar Cuentas Contables a los distintos recursos para determinar las variaciones del BUDGET al ser comparado con el POM. POM
MAT
5020XX
EQ S/C GG
5040XX 5050XX 5060XX
Utilidad
COSTO
5010XX VENTA
COSTO
VENTA
M.O
BUDGET M.O
5010XX
MAT
5020XX
EQ
5040XX
S/C
5050XX
GG
5060XX
Utilidad
Control - Costos RECORDANDO CONCEPTOS HH: PF (Productivity Factor): FF (Factor Final): CF (Cost Factor): H.H. REAL GANADAS OBRA: MOD (Mano de Obra Directa): MOI (Mano de Obra Indirecta):
Control - Costos RECORDANDO CONCEPTOS HH: Horas-Hombre. PF (Productivity Factor): Factor
de rendimiento calculado a partir de la división de Horas Gastadas por Horas Ganadas. Este factor debería ser menor o igual a 1.
FF (Factor Final): Factor calculado a partir de la multiplicación de PF por CF.
CF (Cost Factor):
Factor de rendimiento calculado a partir de la división de Costo Gastado (Real) por Costo Ganado (Presupuestado). Este factor debiera ser menor o igual a 1.
H.H. REAL GANADAS OBRA:
Son las horas hombre ganadas por la
obra incluidos los subcontratos.
MOD (Mano de Obra Directa): Desde Capataz hacia abajo en la organización jerárquica.
MOI (Mano de Obra Indirecta): Desde Supervisor hacia arriba en la organización jerárquica. Sólo residentes en el proyecto, no se incluye el Gerente General, Gerente de Operaciones y Gerente de Proyecto.
Control - Costos RECORDANDO CONCEPTOS PRESTO:
PRESUP. REDIST.: S. A. (Suma Alzada): P. U. (Serie de Precios Unitarios):
Control - Costos RECORDANDO CONCEPTOS PRESTO: Software que permite el cálculo de presupuestos mediante el análisis de los recursos y actividades a ejecutar en un proyecto.
PRESUP. REDIST.:
Presupuesto Original de Contrato Redistribuido. Corresponde al valor neto de venta de cierre del contrato, considerando el costo de las cuadrillas a valor de estudio, especificando los costos asociados de alimentación, traslado, elementos de protección personal, artículos de oficina, materiales de consumo proporcional y herramienta menor proporcional.
S. A.:
Suma Alzada. Corresponde a un tipo de contrato, en el cual se acuerda con el Cliente un monto fijo por la ejecución de una obra o parte de ella. Generalmente se aplica a casos cuando el producto está bien definido.
P. U.:
Precio Unitario. Corresponde a un tipo de contrato, en el cual generalmente el producto no está bien definido. Se acuerda con el Cliente un precio unitario por la ejecución de una actividad, servicio o recurso que en su conjunto, define la obra o parte de ella.
Indicadores
Control - Costos
• PF (Productivity Factor): HH Gastadas sobre HH Ganadas
Proy. 200.000 HH Control Tiempo Programación
120.000 HH 100.000 HH
PF > 1
Proy. 200.000 HH Control Tiempo Programación
110.000 HH 130.000 HH
PF < 1
Control - Costos
Indicadores • CF (Cost Factor): Costo Gastado sobre Costo Ganado
Estado de Pago
Venta Costo
Util.
Proy. M$ 25.000 Control Obra Estado de Pago
M$ 14.000 M$ 13.000
CF > 1
Proy. M$ 25.000 Control Obra Estado de Pago
M$ 13.000
M$14.500
CF < 1
Control - Costos Indicadores • FF (Final Factor): PF x CF Factor utilizado para proyectar cantidad (PF) y Costo (CF) de la Mano de Obra Directa a utilizar durante el proyecto.
Indicadores
Control - Costos
• Consideraciones:
Los factores son medidos en un periodo determinado de la obra. Deben analizarse bajo un contexto. Ejemplo: E. P. 1
E.P. 3
Costo
Util
Costo
Util
Costo
E.P. 6 Util
Costo
Util
BUDGET POM
CF > 1
Costo CF >> 1
Util
Costo CF < 1
Util
Control - Costos Informes de Control Resumen Estado de Contrato. Presupuesto Ventas Contrato Original y POM Actualizado. Cuadro Resumen Obras Extraordinarias. Cuadro Resumen Reclamos. Cuadro Facturación Obras Ordinarias y Extraordinarias. Cuadro Resumen Avance (Facturado más Desfasado). Presupuesto Budget Actualizado.
Control - Costos
Informes de Control
Resumen Plan de Cuentas. Detalle Gastado. Detalle Plan de Cuentas. Análisis y Proyección de Mano de Obra Directa. Weekly. Detalle de Cuentas de Beneficios e Insumos de Mano de Obra Directa. Análisis de Incidencia de Materiales y Control de Pérdidas.
Control - Costos
Informes de Control • • • • •
Programación de Equipos (Carta Gantt). Análisis de Subcontratos. Programación de Mano de Obra Indirecta. Control Avance de Obra. Planning Obra.
Relaciones entre Informes PRESTO BUDGET OBRA, OOEE Y CLAIMS PLANNING OBRA (BUDGET)
PRESTO POM OBRA, OOEE Y CLAIMS CONTROL DEL ESTADO DE CONTRATO
PRESUPUESTO CIERRE PROP.
OBRA
E. DE PAGO OBRA, OOEE Y CLAIMS
COMPRAS/SUMINISTROS
INFORME CONTABLE DE COSTOS REALES
Relaciones entre Informes ANEXO A ESTADO DE CONTRATO ANEXO C OBRAS EXTRAORD.
ANEXO D RECLAMOS
CONTROL PLANOS O NUEVOS REQ. CLIENTE
CONTROL BASES TÉCNICAS
ANEXO B-1. VENTA INICIAL Y POM
PRESTO POM
ANEXO E-1 AVANCE FACTURADO
ANEXO F-2A RESUMEN PLAN DE CUENTAS
ANEXO E-2 RESUMEN AVANCE
FACTURAS ANEXO F-2B DETALLE PLAN DE CUENTAS
Relaciones entre Informes PLANNING OBRA ANEXO F-6 CONTROL EQUIPOS
ANEXO F-8 CONTROL MOI
JEFE DE TERRENO
OFICINA TÉCNICA
ANEXO AUXILIAR MOD
OTRAS PROYECCIONES
ANEXO F-2B-2C CONSULTA CUENTA CONTROL OBRA
JEFE TERRENO
VENTAS MARGEN
COSTOS
EE.RR. A LA FECHA
AVANCE
CTO. OFICIAL (ESTUDIO)
CUBICACIONES ACTUALIZADAS MENSUALMENTE
POM
VENTAS
PROYECCIONES APROBADAS
OO.EE. EN REVISION
CLAIMS REAJUSTE (INDICE REAJUST.)
COSTOS CTO. REDISTRIBUIDO PRECIOS RECURSOS NUEVOS
PF
CF
FF
COSTOS
HHPROYECTADAS BENEFICIOS PROPORCIONALES HH
BUDGET ACTUALIZADO % PERDIDA REAL MATERIALES
CARTA GANTT DE EQUIPOS
ANALISIS DE SUBCONTRATOS
PROGRAMA MANO OBRA INDIRECTOS
EP
CTO ORIGINAL
OO.EE.
OO.EE.
CLAIMS
CLAIMS
FACTURACION
FACTURACION DESFASADA
AVANCE
VARIACION INDICE REAJUSTABILIDAD.
REAJUSTE
OO.EE.
CLAIMS
CUADRO FACTURACION
OO.EE.
CLAIMS
FACTURACION DESFASADA
AVANCE
REAJUSTE
EE.RR
CONSULTA CUENTA CORRECCIONES CONTABILIDAD OBRA
GASTO
