Control de Obras

Administración de Proyectos

Ingeniería Civil en Obras Civiles + Facultad de Ingeniería

Universidad del Desarrollo

CONTROL DE PROYECTOS Carlos Edo. Fernández Constructor Civil, MSc PUC [email protected]

Empresa - Proyecto “Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto es el proceso de dar

seguimiento, revisar e informar el avance a fin de cumplir con los objetivos de desempeño definidos en el plan para la dirección del proyecto” (la Obra).

EMPRESA / ORGANIZACION

Validar el Alcance

Controlar el Alcance Controlar las Comunicaciones

 Activos de los procesos de la organización

 Plan para la dirección del proyecto

Controlar las Adquisiciones

Controlar el Cronograma Controlar los Costos

Controlar la Calidad

Documentos del Proyecto

 Factores ambientales de la empresa Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto

Controlar los Riesgos

Controlar la participación de los Interesados

Control - Proyecto

 Informes de desempeño del trabajo

 Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto

Monitorear y Monitorear Controlar el y Controlar Trabajo del el Trabajo proyecto del Proyecto

Dirigir el Equipo del proyecto Gestionar las Comunicaciones

 Actualizaciones a los documentos del proyecto

 Informes de desempeño del trabajo  Solicitudes de cambio

Controlar los Riesgos

Controlar las Adquisiciones

 Informes de desempeño del trabajo

Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto

(Fundamentos para la dirección de Proyectos (Guía de PMBOOK)

Realizar el Control Integrado de Cambios

Control - Proyecto La importancia de este proceso es que permiteComprender:  el estado actual del proyecto  Las medidas adoptadas  Las proyecciones del presupuesto  El Programa  El alcance

Control - Proyecto El monitoreo y control permite al equipo conocer la salud del proyecto e identificar las áreas que puedan requerir una atención especial

Control - Proyecto El monitorear y controlar el trabajo de la obra o proyecto busca: • Comparar el desempeño real con respecto a lo planificado • Determinar la necesidad una acción preventiva o correctiva • Identificar nuevos riesgos y analizar, revisar y monitorear los riesgos existentes

• Mantener información precisa y oportuna respecto de la obra • • • •

o el proyecto y su documentación relacionada Proporcionar Información de respaldo del estado actual, medición del avance y las proyecciones a termino del proyecto Proyectar información referida al costo y al programa Monitorear implementación de cambios aprobados. Informar sobre el avance y el estado del proyecto a la gerencia, dado que forma parte de una carpeta de proyectos

Control - Proyecto “Las tareas o actividades involucran un proceso de inventiva o creatividad, de tal modo que, si bien es posible medir la eficiencia de ellas una vez conocidos los resultados, las evaluaciones intermedias “de avance” resultan bastante difíciles y subjetivas. La apreciación del avance estará dada, en gran medida, por la opinión del mismo ejecutante, que no querrá confesarse atrasado, de tal modo que se inclinará a creer que puede dar término a su trabajo dentro del plazo disponible. En estos casos, para ser eficaz, el

sistema de control necesariamente complejo.”

deberá

Administración de Proyectos Civiles, Luis Fernando Alarcón- Mario Campero

ser

Control - Proyecto Los controles que deben hacerse en la administración de obras o proyectos son:

• • • •

Control de calidad Control de avances Control de Costos Control de la gestión interna

Control - Proyecto

Control - Proyecto

Control - Proyecto

Control - Proyecto

Control - Proyecto

Control – Costos del Proyecto un sistema de control de costos puede generar informaciones útiles para otros objetivos importantes:

• Análisis para disminuir costos (Optimización económica) • Recopilar estadísticas (costos y unidades físicas) • Prever recursos de caja (proyectar gastos para conocer desembolsos) • Revisar presupuestos de inversión • Obtener información contable

Control – Costos del Proyecto Esquema de Control de Costos

1. Registra las transacciones financieras de un proyecto

2. Describe el estado de avance del proyecto en relación a lo planificado originalmente (desviaciones, varianzas)

Control – Costos del Proyecto Objetivos Estructura de Control de Costos • Control de recursos estimados originalmente • Identifica desviaciones del programa original • Compatibilizar información contable de la compañía (conciliación de información) • Estructura de Costos Contables versus Estructura de Costos con fines de • Administración • Ambos sistemas utilizan información de terreno para confeccionar sus reportes • El sistema de costos con fines de administración requiere un nivel de detalle superior al sistema de costos contables • Al final del proyecto ambos sistemas deben entregar la misma información

Control – Costos del Proyecto Estructura de Costos Contables versus Estructura de Costos con fines de Administración

Costos Contables: Organizan la información con el fin de conocer estados generales de la compañía: Estados Financieros, Balances, etc.

Costos con fines de Administración: Organizan la información con el fin de ayudar periódicamente a la toma de decisiones a través de reportes de control de costos

Control - Proyecto

Control - Proyecto Ciclo de la Estructura de Control de Costos 1. Definir el Presupuesto del proyecto

• Estimación detallada de costos (cantidad y precio) • Predicción del comportamiento de los costos a lo largo del proyecto (tiempo)

2. Project Environment (distractores del entorno)

• Analizar situaciones reales que afectan los resultados y producen desviaciones (condiciones de mercado, clima, productividad, etc.)

3. Reportes de Administración

• Generar canales de información eficientes que evalúen el desempeño actual versus presupuesto original

4. Toma de decisiones

• Identificar desviaciones • Desarrollar políticas correctivas

Control – Costos del Proyecto Tarea: Con los Antecedentes de un Proyecto cualquiera se debe traer para próxima clase del día Jueves 15 de Octubre el PLAN DE CUENTAS CORRESPONDIENTE

Control - Costos Que es el Plan de Cuentas? Es el conjunto ordenado que incluye todas las cuentas contables que se emplean en una empresa. Son establecidas al comienzo del ejercicio , sin embargo podrá modificarse o complementarse durante el desarrollo de las operaciones. No existe ninguna limitante en cuanto al nombre o denominación que debe llevar cada una de las cuentas que se utilizan en la contabilidad para lo cual se apela sólo al sentido común y al principio contable de la exposición.

Control - Costos Plan de Cuentas? • El cuadro de Plan de Cuentas actúa como menú, del cual los centros de costos son escogidos dependiendo de los requerimientos del proyecto. • Es un Instrumento que se utiliza para llevar y estudiar la situación financiera del proyecto

Control - Costos Plan de Cuentas: • Debe ser lo suficientemente sensible para mostrar alarmas que permitan efectuar acciones correctivas. • Generalmente el plan de cuentas se basa en el itemizado de las estimaciones de costos originales del proyecto.

Control – Costos del Proyecto

Definición Centros de Costos • Son subelementos generadores de costos del proyecto

• Elementos físicos: movimiento de tierras, estructuras, montajes específicos

• Elementos no fijos: bonos, seguros asociados al proyecto, etc.

Control – Costos del Proyecto

Control – Costos del Proyecto Secuencia necesaria para que el Plan de Cuenta cumpla con sus funciones

• Definir Presupuesto Base a partir de estimaciones individuales de costos • Definir Plan de Cuentas que atomiza el presupuesto y lo representa en mejor forma • Fijar línea base - Presupuesto Original • Recolección de datos de terreno por parte de la administración con fines comparativos • Monitoreo de costos esperados y producción de terreno • Análisis de varianzas y toma de decisiones correctiva • Registro de experiencia para futuras estimaciones

Control – Costos del Proyecto

Control – Costos del Proyecto Diseño de la Estructura de control de costos 1. Estructura de plan de cuentas:

• Costos estimados por presupuesto • Cuentas generales de la compañía y funciones contables • Nivel de detalle a controlar • Interacción con otras cuentas del libro mayor.

2. Plan de Costos del proyecto:

• Compatibilizar la estructura de cuentas de costo con los registros atualizados de terreno (permitir comparaciones) • Relacionar el presupuesto estimado con el plan de construcción y la programación en la formación de una estructura de control de costos

Control – Costos del Proyecto 3. Recolección de información de costo: Obtener información e integrable al sistema de información de costos

4. Reportes de la información de costos del proyecto: Definir información de costos es relevante e importante para la administración 5. Ingeniería de costos: Procedimientos ha implementar por la administración para minimizar los costos

Control – Costos del Proyecto Esquema de cuentas de costos Dependiendo de la administración, la estructura de cuentas de costos puede ser diseñada siguiendo dos propósitos: 1. Que la estructura de costos vaya a la par con los requerimientos del libro mayor, manteniendo las cuentas de costos balanceadas. •

Registro financiero balanceado en concordancia con los requerimientos del SII y las buenas practicas contables (GAAP)

Control – Costos del Proyecto 2. Que la estructura de costos se diseñe como una herramienta de información para decisiones de la administración, independiente de la información contable. • No necesariamente debe estar balanceado En ambos casos, la recolección de costos se refiere a una cuenta de costos ( sub elemento del plan de cuentas).

Control – Costos del Proyecto Codificación de Cuentas

• Identificación de toda la información requerida • Consolidar información (generalidades a información detallada) • Permitir la identificación de toda la información que conforma el total • Diseñada par ser utilizada por los sistemas computacionales • Debe ser compatible con los datos históricos y actuales

Control – Costos del Proyecto

Control – Costos del Proyecto Integración de Tiempo y Costos 1. Definir Presupuesto Base 2. Plan de Cuentas y Codificación 3. Definir estructura de control de costos utilizando como parámetro el presupuesto base 4. Desarrollar Programa del Proyecto 5. Integración

Control – Costos del Proyecto EJERCICIO

INTEGRACION DE TIEMPO Y COSTOS

Control - Costos Objetivos Informes de Control • Mano de Obra • Materiales • Equipos • Subcontratos • Otros • Gastos Generales • Determinar Variaciones respecto del Cierre de Propuesta o POM

Control - Costos Toma de Decisiones y coordinación • • • • • •

Gerente General Gerente Proyecto Administrador Jefe Oficina Técnica Jefe de Terreno Jefe de Calidad

Planificación de la Obra

Control - Costos Contrato Base:

Contrato Original equivalente a la Oferta Económica. Puede estar compuesto por contrato tipo Suma Alzada o Precio Unitario.

COSTO

VENTA

Contrato Base

S.A. P.U. Util.

Control - Costos • POM (Presupuesto de Obra Modificado): Modificación del Presupuesto original debido variaciones en las partidas a Precio Unitario, Obras Extraordinarias y/o Reclamos.

Control - Costos • Budget:

Costo real de precios y cantidades de Mano de Obra, materiales, equipos, subcontratos y otros, necesarios tanto para ejecutar el contrato original, como las Obras Extraordinarias.

Control - Costos • Clave para el Control:

Asignar Cuentas Contables a los distintos recursos para determinar las variaciones del BUDGET al ser comparado con el POM. POM

MAT

5020XX

EQ S/C GG

5040XX 5050XX 5060XX

Utilidad

COSTO

5010XX VENTA

COSTO

VENTA

M.O

BUDGET M.O

5010XX

MAT

5020XX

EQ

5040XX

S/C

5050XX

GG

5060XX

Utilidad

Control - Costos RECORDANDO CONCEPTOS HH: PF (Productivity Factor): FF (Factor Final): CF (Cost Factor): H.H. REAL GANADAS OBRA: MOD (Mano de Obra Directa): MOI (Mano de Obra Indirecta):

Control - Costos RECORDANDO CONCEPTOS HH: Horas-Hombre. PF (Productivity Factor): Factor

de rendimiento calculado a partir de la división de Horas Gastadas por Horas Ganadas. Este factor debería ser menor o igual a 1.

FF (Factor Final): Factor calculado a partir de la multiplicación de PF por CF.

CF (Cost Factor):

Factor de rendimiento calculado a partir de la división de Costo Gastado (Real) por Costo Ganado (Presupuestado). Este factor debiera ser menor o igual a 1.

H.H. REAL GANADAS OBRA:

Son las horas hombre ganadas por la

obra incluidos los subcontratos.

MOD (Mano de Obra Directa): Desde Capataz hacia abajo en la organización jerárquica.

MOI (Mano de Obra Indirecta): Desde Supervisor hacia arriba en la organización jerárquica. Sólo residentes en el proyecto, no se incluye el Gerente General, Gerente de Operaciones y Gerente de Proyecto.

Control - Costos RECORDANDO CONCEPTOS PRESTO:

PRESUP. REDIST.: S. A. (Suma Alzada): P. U. (Serie de Precios Unitarios):

Control - Costos RECORDANDO CONCEPTOS PRESTO: Software que permite el cálculo de presupuestos mediante el análisis de los recursos y actividades a ejecutar en un proyecto.

PRESUP. REDIST.:

Presupuesto Original de Contrato Redistribuido. Corresponde al valor neto de venta de cierre del contrato, considerando el costo de las cuadrillas a valor de estudio, especificando los costos asociados de alimentación, traslado, elementos de protección personal, artículos de oficina, materiales de consumo proporcional y herramienta menor proporcional.

S. A.:

Suma Alzada. Corresponde a un tipo de contrato, en el cual se acuerda con el Cliente un monto fijo por la ejecución de una obra o parte de ella. Generalmente se aplica a casos cuando el producto está bien definido.

P. U.:

Precio Unitario. Corresponde a un tipo de contrato, en el cual generalmente el producto no está bien definido. Se acuerda con el Cliente un precio unitario por la ejecución de una actividad, servicio o recurso que en su conjunto, define la obra o parte de ella.

Indicadores

Control - Costos

• PF (Productivity Factor): HH Gastadas sobre HH Ganadas

Proy. 200.000 HH Control Tiempo Programación

120.000 HH 100.000 HH

PF > 1

Proy. 200.000 HH Control Tiempo Programación

110.000 HH 130.000 HH

PF < 1

Control - Costos

Indicadores • CF (Cost Factor): Costo Gastado sobre Costo Ganado

Estado de Pago

Venta Costo

Util.

Proy. M$ 25.000 Control Obra Estado de Pago

M$ 14.000 M$ 13.000

CF > 1

Proy. M$ 25.000 Control Obra Estado de Pago

M$ 13.000

M$14.500

CF < 1

Control - Costos Indicadores • FF (Final Factor): PF x CF Factor utilizado para proyectar cantidad (PF) y Costo (CF) de la Mano de Obra Directa a utilizar durante el proyecto.

Indicadores

Control - Costos

• Consideraciones:

Los factores son medidos en un periodo determinado de la obra. Deben analizarse bajo un contexto. Ejemplo: E. P. 1

E.P. 3

Costo

Util

Costo

Util

Costo

E.P. 6 Util

Costo

Util

BUDGET POM

CF > 1

Costo CF >> 1

Util

Costo CF < 1

Util

Control - Costos Informes de Control  Resumen Estado de Contrato.  Presupuesto Ventas Contrato Original y POM Actualizado.  Cuadro Resumen Obras Extraordinarias.  Cuadro Resumen Reclamos.  Cuadro Facturación Obras Ordinarias y Extraordinarias.  Cuadro Resumen Avance (Facturado más Desfasado).  Presupuesto Budget Actualizado.

Control - Costos

Informes de Control

 Resumen Plan de Cuentas.  Detalle Gastado.  Detalle Plan de Cuentas.  Análisis y Proyección de Mano de Obra Directa.  Weekly.  Detalle de Cuentas de Beneficios e Insumos de Mano de Obra Directa.  Análisis de Incidencia de Materiales y Control de Pérdidas.

Control - Costos

Informes de Control • • • • •

Programación de Equipos (Carta Gantt). Análisis de Subcontratos. Programación de Mano de Obra Indirecta. Control Avance de Obra. Planning Obra.

Relaciones entre Informes PRESTO BUDGET OBRA, OOEE Y CLAIMS PLANNING OBRA (BUDGET)

PRESTO POM OBRA, OOEE Y CLAIMS CONTROL DEL ESTADO DE CONTRATO

PRESUPUESTO CIERRE PROP.

OBRA

E. DE PAGO OBRA, OOEE Y CLAIMS

COMPRAS/SUMINISTROS

INFORME CONTABLE DE COSTOS REALES

Relaciones entre Informes ANEXO A ESTADO DE CONTRATO ANEXO C OBRAS EXTRAORD.

ANEXO D RECLAMOS

CONTROL PLANOS O NUEVOS REQ. CLIENTE

CONTROL BASES TÉCNICAS

ANEXO B-1. VENTA INICIAL Y POM

PRESTO POM

ANEXO E-1 AVANCE FACTURADO

ANEXO F-2A RESUMEN PLAN DE CUENTAS

ANEXO E-2 RESUMEN AVANCE

FACTURAS ANEXO F-2B DETALLE PLAN DE CUENTAS

Relaciones entre Informes PLANNING OBRA ANEXO F-6 CONTROL EQUIPOS

ANEXO F-8 CONTROL MOI

JEFE DE TERRENO

OFICINA TÉCNICA

ANEXO AUXILIAR MOD

OTRAS PROYECCIONES

ANEXO F-2B-2C CONSULTA CUENTA CONTROL OBRA

JEFE TERRENO

VENTAS MARGEN

COSTOS

EE.RR. A LA FECHA

AVANCE

CTO. OFICIAL (ESTUDIO)

CUBICACIONES ACTUALIZADAS MENSUALMENTE

POM

VENTAS

PROYECCIONES APROBADAS

OO.EE. EN REVISION

CLAIMS REAJUSTE (INDICE REAJUST.)

COSTOS CTO. REDISTRIBUIDO PRECIOS RECURSOS NUEVOS

PF

CF

FF

COSTOS

HHPROYECTADAS BENEFICIOS PROPORCIONALES HH

BUDGET ACTUALIZADO % PERDIDA REAL MATERIALES

CARTA GANTT DE EQUIPOS

ANALISIS DE SUBCONTRATOS

PROGRAMA MANO OBRA INDIRECTOS

EP

CTO ORIGINAL

OO.EE.

OO.EE.

CLAIMS

CLAIMS

FACTURACION

FACTURACION DESFASADA

AVANCE

VARIACION INDICE REAJUSTABILIDAD.

REAJUSTE

OO.EE.

CLAIMS

CUADRO FACTURACION

OO.EE.

CLAIMS

FACTURACION DESFASADA

AVANCE

REAJUSTE

EE.RR

CONSULTA CUENTA CORRECCIONES CONTABILIDAD OBRA

GASTO