Control de Documentos y Registros

PROCEDIMIENTO

Control de Documentos y Registros 1.

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CORP-SGC-PR-00 00 1 de 10

OBJETIVO

Establecer la metodología de gestión documentaria de los Sistemas de Gestión del gruo G!C "ue ermita administrar de manera estructurada # co$erente la in%ormación documentada& 2.

!CNCE  'licable a todos los documentos (internos # e)ternos* de los Sistemas de Gestión del gruo G!C+ considerando las etaas de: identi%icació identi%icación+ n+ elaboración elaboración++ re,isión+ re,isión+ arobación+ arobación+ distribución+ distribución+ modi%icación modi%icación++ identi%icaci identi%icación ón de cambios+ retiro # control del uso de los documentos ,igentes+ obsoletos # el control de los documentos e)ternos&

".

RE#ERENCI •

•

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DE#I E#INICIO CIONE% NE% • • • • •

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.

oma .SO /000& oma .SO /001& orma OS'S 1001& orma .SO 23001& 4e# 5 2/36 74e# de Seguridad # Salud en el 8raba9o ;&S& 00 u&

%&C' Sistema de Gestión de Calidad& %&%%T' Sistema %&%%T' Sistema de Gestión de Seguridad # Salud en el 8raba9o& %&%I' Sistema de Gestión de Seguridad de la .n%ormación Documento' ;atos "ue oseen signi%icado (in%ormación* # está en un medio de soorte& Documento Interno' ;ocumento Interno'  ;ocumento elaborado # arobado en el desarrollo de acti,idades roias dentro de la organi?ación # "ue integran el Sistema de Gestión& Documento E(terno' ;ocumento E(terno'  ;ocumento "ue contiene in%ormación generada or una %uente e)terna a los Sistemas de Gestión # "ue se utili?an como ao#o o re%erencia a las acti,idades internas& En esta categoría se considera a las le#es+ normas+ reglamentos o manuales de e"uios& Documentos O)soletos' ;ocumento O)soletos'  ;ocumento cu#o contenido #a no es alicable dentro del Sistema de Gestión& Procedimiento' @orma Procedimiento' @orma detallada ara lle,ar a cabo una acti,idad o un roceso& M*nu*l' ;ocumento "ue eseci%ica la %orma de administrar una organi?ación& Instructi+o' ;escriciones Instructi+o' ;escriciones detalladas de cómo reali?ar # registrar las tareas& #orm*to' ;ocume ;ocumento nto en el "ue se consig consignan nan datos como como result resultado adoss de una ,eri%icac ,eri%icación ión o contro control+l+ con,irtiAndose en un registro& Registro' ;ocumen ;ocumento to "ue resen resenta ta result resultado adoss obteni obtenidos dos o roor roorcio ciona na e,iden e,idencia cia de acti,i acti,idad dades es desemeBadas& Co,i* Control*d*' ;ocumento Control*d*'  ;ocumento arobado "ue integra el Sistema de Gestión # "ue se $a distribuido al ersonal& Co,i* Co,i* No Contro Control*d l*d*' *' Es todo documento "ue se encuentra en %orma imresa+ %otocoiada+ en medio magnAtico o electrónico+ "ue es emleado con %ines didácticos o de re,isión # "ue no cuenta con el sello de 7Coia Controlada& &MC &esti-n web' Sistema de in%ormación "ue ermite ,isuali?ar documentos+ rocesar in%ormación+ entre otros&

RE%P RE%PON ON% %BI BI!I !ID DDE DE% % •

•

•

lt* Direcci-n' Resonsable de &erente de PCO' Resonsable de Res,ons*)les de %istem*s de &esti-n Resonsable de cumplir y  ,elar  ,elar or el cumlimiento de lo establecido en el resente documento&

El*)or*do ,or' 'nalista ,or' 'nalista de Calidad

Re+is*do ,or' Gerent ,or' Gerente e de PC O

,ro)*do ,or' Gerente ,or' Gerente General

#irm*'

#irm*'

#irm*'

#ec/*'

#ec/*'

#ec/*'

PROCEDIMIENTO

Control de Documentos y Registros •

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3.

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GP-PR-SG-01 06 2 de 10

0re* de &esti-n de %egurid*d y %*lud en el Tr*)*o' Resonsable de cumplir y   ,elar or el cumlimiento de lo establecido en el resente documento& 0re* de &esti-n de %egurid*d de l* Inorm*ci-n' Resonsable de cumplir y  ,elar or el cumlimiento de lo establecido en el resente documento& &erente o Res,ons*)le del Proceso' .denti%icar las necesidades del área "ue deban ser documentadas como arte del Sistema de Gestión& Col*)or*dor' Contribuir con la identi%icación de necesidades del área como arte de la me9ora continua&

&ENER!IDDE% 3.1 4os resonsables de los sistemas de gestión se encargan de la gestión documentaria (administración # control de la documentación* de cada uno de sus sistemas& 8oda la documentación debe estar almacenada en el G!C Gestión # 3.2 4os documentos originales deben almacenarse en la careta  del ser,idor  3." Cuando se realicen re,isiones a los documentos # se re"uiera reali?ar modi%icaciones se debe solicitar al Resonsable del Sistema de Gestión el documento original& 3.$ 4os documentos serán redactados con las siguientes características + - El tio de letra ('rial*+ el tamaBo (D /*+ sólo ara títulos de usará (D11*& - El te)to 9usti%icado esaciado ente líneas # árra%os de 1&1O N? $' E%TR8CT8R DE DOC8MENTO% DOC8MENTO

Pl*n

Poltic*

M*nu*l

Regl*mento

M*,* de Procesos

Enc*)e*do

Obligatorio

Obligatorio

Obligatorio

Obligatorio

Obligatorio

Cu*dro de ,ro)*ciones

Obligatorio

Obligatorio

Obligatorio

Obligatorio

Obligatorio

C*rtul*

Obligatorio

'

Obligatorio

Obligatorio

'

Fndice

Obligatorio

'

Obligatorio

Obligatorio

'

Introducci-n

Obligatorio

'

Obligatorio

Obligatorio

'

O)eti+o

Obligatorio

Obligatorio

Obligatorio

'

Obligatorio

lc*nce

Obligatorio

Obligatorio

Obligatorio

Obligatorio

Obligatorio

Reerenci*

Obligatorio

Obligatorio

Obligatorio

Obligatorio

'

Deiniciones

Obligatorio

Obligatorio

Obligatorio

Obligatorio

Obligatorio

Res,ons*)ilid*des

Obligatorio

'

'

'

Obligatorio

M*teri*les y EGui,os

'

'

'

'

'

&ener*lid*des

Obligatorio

'

Obligatorio

'

'

Des*rrollo

Obligatorio

Obligatorio

Obligatorio

Obligatorio

Obligatorio

Registros

Obligatorio

'

'

'

'

Control de C*m)ios

Obligatorio

Obligatorio

Obligatorio

Obligatorio

Obligatorio

ne(os

Obligatorio

'

Obligatorio

Obligatorio

'

Procedimiento &ener*l

Procedimient o Es,ecico

Instructi+o

#orm*to

Documentos Otros

Enc*)e*do

Obligatorio

Obligatorio

Obligatorio

Obligatorio

Obligatorio

Cu*dro de ,ro)*ciones

Obligatorio

Obligatorio

Obligatorio

'

'

Fndice

'

'

'

'

'

Introducci-n

'

'

'

'

'

O)eti+o

Obligatorio

Obligatorio

Obligatorio

'

'

lc*nce

Obligatorio

Obligatorio

'

'

'

Reerenci*

Obligatorio

Obligatorio

Obligatorio

'

'

Res,ons*)ilid*des

Obligatorio

Obligatorio

Obligatorio

'

'

M*teri*les y EGui,os

'

'

Obligatorio

'

'

Deiniciones

Obligatorio

Obligatorio

Obligatorio

'

'

&ener*lid*des

Obligatorio

Obligatorio

Obligatorio

'

'

Des*rrollo

Obligatorio

Obligatorio

Obligatorio

Obligatorio

Obligatorio

Registros

Obligatorio

Obligatorio

Obligatorio

'

'

Control de C*m)ios

Obligatorio

Obligatorio

Obligatorio

'

Obligatorio

ne(os

Obligatorio

Obligatorio

Obligatorio

'

'

E%TR8CT8R

DOC8MENTO E%TR8CT8R

PROCEDIMIENTO

Control de Documentos y Registros NE>O N? ' NOTCI;N DE #!8JO&RM%

Proceso:

 'cti,idad:

;ecisión:

;ocumento:

Conector:

Re%erencia:

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PROCEDIMIENTO

Control de Documentos y Registros

.nicio@in:

 'notaciones

.nsección:

4ínea ConectoraL

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