Control de Costos de Bebidas y de Alimentos

CONTROL Y COSTOS DE ALIMENTOS Y BEBIDAS

Omar Ricardo Muñoz Camargo

Corporación Universitaria UNITEC Programa Gestión Hotelera y Turística Bogotá, 2011

1

TABLA DE CONTENIDO 1.

INTRODUCCION A LA TEORIA GENERAL DE LOS COSTOS

1.1.

CONCEPTOS BASICOS DE LOS COSTOS

1.2.

PUNTO DE EQUILIBRIO 1.2.1 PARA UN SOLO PRODUCTO 1.2.2 PÁRA MULTIPRODUCTOS

2. CONTROL DE COMPRAS 2.1

ORGANIZACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

2.2

METODOS DE COMPRA

2.3

PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACION DE LAS COMPRAS

2.4

CLASIFICACION Y SELECCIÓN DE LOS PROVEEDORES

2.5

FORMATOS 2.5.1 Especificaciones estándar de compra 2.5.2Control de proveedores por artículo 2.5.3 Listas de mercado (frutas y verduras) 2.5.3 Solicitud de compra 2.5.4 Orden de Compra

3.

CONTROL DE RECIBO

3.1

PRINCIPIOS GENERALES DEL RECIBO

3.2

GESTION DE LA INFORMACION

3.3

PROCEDIMIENTO CORRECTO PARA EL RECIBO DE LA MERCANCIA.

3.4 2

FORMATOS

3.4.1 Meat tag 3.4.2 Mercancía recibida sin factura 3.4 3. Reporte diario de de recibo de mercancías

4. CONTROL DE ALMACENAMIENTO Y ENTREGAS 4.1 PRINCIPIOS GENERALES DE ALMACENAMIENTO 4.2 PROCESO PARA LA SOLICITUD Y EL DESPACHO DE LAS MERCANCÍAS 4.3 FORMATOS 4.3.1 Requisiciones de bar y cocina. 4.3.2 Bin card 4.3.3. Reporte de roturas

5. CONTROL DE LA PRODUCCION 5.1 PRINCIPIOS GENERALES 5.2 ANALISIS DE CARNICERIA 5.3 RECETA ESTÁNDAR 5.4 FORMATOS 5.4.1 Comanda 5.4.3 Memo de transferencia 5.4.4 Análisis de carnicería 5.4.5 Receta estándar

6. DETERMINACION DEL COSTO DE ALIMENTOS Y BEBIDAS 6.1 CONTROL DE INVENTARIOS 6.1.1 sistemas de inventarios 3

6.1.2 toma de inventarios 6.1.3 Procesos 6.2 TALLER DE COSTOS DE ALIMENTOS 6.2 1 Inventarios estimados 6.2.2 Alimentación de personal 6.2.3 Registro costo cocina y bar 6.2.4 Reporte diario de alimentos 6.2.5 Forecast (pronostico de cubiertos)

4

Introducción El aprendizaje sobre control y costos de alimentos y bebidas brinda al aprendiz las herramientas necesarias para ejercer un correcto control sobre el alto volumen de artículos que se procesan o comercializan en cualquier cocina o bar de restaurantes, hoteles, clínicas y similares; lo cual se verá reflejado en los resultados financieros del área como resultado de la gestión operativa y gerencial de los encargados del área. El control de los costos de alimentos y bebidas es una de las áreas de responsabilidad de un hotel o restaurante en donde se requiere mayor atención y rigurosidad en los controles ejercidos, por lo cual se debe establecer un sistema de información y gestión documental adecuado que permita realizar el seguimiento a la materia prima desde el momento de su adquisición o compra por parte de la empresa, hasta que el cliente cancela su consumo generando ingresos para el establecimiento. Dicho seguimiento que se hace en las empresas hoteleras y de servicios a la materia prima es el mismo que se establece en la ruta curricular para este curso: COMPRA, RECIBO, ALMACENAMIENTO; ENTREGAS A CENTROS DE PRODUCCION, PRODUCCION, Y VENTA; de tal manera que el estudiante podrá conocer paso a paso no solo la ruta de la materia prima, sino el control que sobre ella se ejerce en cada uno de estos procesos para evitar pérdidas, deterioros, desperdicios o malos manejos que afectaran a corto, mediano o largo plazo los resultados financieros de la compañía. Cada uno de los procesos mencionados anteriormente, contara a lo largo del programa con toda la información que se requiere para conocer un buen sistema de control de los costos de Alimentos y Bebidas; además se identificarán todos y cada uno de los procesos para el control de costos de acuerdo a las características de cada uno. Se tendrán definiciones claras de cada uno de los formatos o documentos utilizados para ejercer un buen control, junto a su utilidad y trámite documental tal como se realiza en la actualidad en las empresas del sector Este programa permitirá además al aprendiz, administrar eficientemente el departamento de alimentos y bebidas de un establecimiento para diferenciarse de la competencia, ofreciendo un alto valor de producto y servicio, asegurando la rentabilidad del negocio por medio de un bajo porcentaje de materia prima sobre las ventas totales de un periodo. Este curso desarrolla la habilidad para el análisis de la conformación y control de los costos de alimentos y bebidas mediante la aplicación de métodos y técnicas de esta disciplina.

5

Mapa Conceptual del Curso

6

Justificación La importancia de este programa radica en la necesidad del sector gastronómico; hotelero o de servicios, de contar con personal competente capaz de optimizar los procesos de transformación y comercialización de las materias primas buscando obtener los mejores resultados financieros por medio de la obtención de un bajo porcentaje de costo materia prima sobre las ventas. La utilidad esperada por el departamento de alimentos y bebidas de la mayoría de las empresas hoteleras y de servicios está establecida en el orden del 30 al 35% en promedio sobre las ventas totales; al igual que el costo de la materia prima utilizada para la realización de dichas ventas no puede superar el 35% de las mismas. Esto representa una gran responsabilidad para las personas que administran o gestionan la operación del área; pues estos son los indicadores de la gestión por los cuales no se puede pretender lograr las metas establecidas sin implementar procesos claros y efectivos de control de las materias primas y de los procesos que están involucrados en toda la producción venta y comercialización de alimentos y bebidas

Competencias Se espera que al finalizar el curso el aprendiz desarrollará las siguientes competencias:         

7

Elabora listado de proveedores de acuerdo con las necesidades de operación responsablemente. Elabora el listado de materias primas requeridas con base en el plan de producción. Controla el manejo de las materias primas conforme a parámetros de calidad y rentabilidad. Organiza la producción en la cantidad y con la calidad estipuladas Costea productos siguiendo directrices financieras establecidas en la empresa. Identifica y gestiona los programas de reducción de costos Controla materias primas e inventarios con responsabilidad y honestidad. Controla costos con base en las políticas financieras de la empresa Administra recursos logrando la productividad del área.

Objetivo General 

Identificar e implementar los sistemas de control de costos de alimentos y bebidas existentes en empresas del sector hotelero.

Objetivos Específicos 





   

8

Reconocer los procedimientos lógicos para el aprovisionamiento, almacenamiento, distribución y transformación de las materias primas de acuerdo a manuales de procedimientos y a políticas de costos de la compañía. Diligenciar de manera manual y digital, la documentación establecida por el departamento de costos de un hotel, restaurante o empresa de servicios; tendiente a ejercer control y seguimiento a los insumos de producción del restaurante o bar. Determinar el rendimiento de los productos cárnicos a través de la implementación del meat tag y del análisis de carnicería; y a su vez establecer los costos de para hallar su precio potencial y real de venta Establecer precios reales y potenciales de venta para los productos ofrecidos a los clientes en la carta o en los menús del restaurante o bar. Identificar los elementos incluidos en el precio de venta y controlar los porcentajes establecidos para cada uno de ellos por parte de la gerencia. Generar informes periódicos de costos de acuerdo a políticas financieras de la empresa. Proponer e implementar sistemas de reducción de costos y de optimización de las materias primas tendientes a mantener el porcentaje de costo materia prima establecido por la gerencia; logrando con ello los resultados financieros esperados por la empresa.

Metodología La propuesta metodológica del programa comprende las actividades necesarias para el desarrollo del aprendizaje que pueden ser de carácter síncrono (tutor y estudiante comunicándose en el mismo instante de tiempo) o asíncrono (tutor y estudiante comunicándose en instantes de tiempo diferentes) a través de las siguientes estrategias:       

Contextualización teórica por medio de lecturas sugeridas. Ejercicios aplicados teórico prácticos. Ejercicios simulados para el diligenciamiento de la documentación utilizada en el departamento de costos. Participación en foros propuestos cada semana. Evaluaciones semanales presentadas como actividades de aprendizaje o como pruebas de selección múltiple. Tutorías permanentes para resolución de dudas e inquietudes de los estudiantes. Bibliografías y cibergrafias recomendadas para que el estudiante apoye su proceso de aprendizaje con otros textos o documentos relacionados.

Las actividades desarrolladas y enviadas por el aprendiz tendrán carácter de evaluación formativa la cual tiene como características la valoración de los avances, logros y obstáculos durante todo el proceso de aprendizaje de un curso además de evaluar los conocimientos de los estudiantes. La evaluación final será de carácter sumativo mediante la cual se concentra los productos o resultados del proceso de aprendizaje, y su función está orientada a la toma de decisiones en cuanto al grado de alcance de los objetivos propuestos.

9

UNIDAD 1 INTRODUCCIÓN A LA TEORÍA GENERAL DE LOS COSTOS

10

UNIDAD 1 INTRODUCCION GENERAL A LA TEORIA DE LOS COSTOS Objetivo: Identificar y comprender los principios y conceptos básicos que se deben tener en cuenta para el aprendizaje de los costos hoteleros. Para este fin se utilizaran definiciones muy simples, con la idea de que puedan ser entendidas por cualquier persona sin importar su formación profesional. Competencias:  

Identifica los conceptos básicos utilizados en el control de los costos de alimentos y bebidas. Conoce y entiende los fundamentos de los costos hoteleros.

FUNDAMENTACIÓN: Durante muchos años hemos escuchado que tener un restaurante es un “excelente negocio” y la verdad es que es así; siempre y cuando las personas que se embarcan en este colosal proyecto tengan conocimiento sobre el manejo básico de sus costos y gastos. Desafortunadamente para muchos de los nuevos restauranteros, la realidad del sector en la actualidad ha hecho que muchos de ellos se vean obligados a cerrar sus establecimientos antes de cumplir su primer año de funcionamiento. La proliferación de restaurantes de todo tipo, las crisis económicas, el desconocimiento del manejo de este tipo de establecimientos, la creciente actividad informal y muchas otras razones hacen que un proyecto de negocio que en el papel era totalmente viable y rentable, se convierta en un total fracaso financiero para sus socios inversionistas o propietarios. Las razones principales de dichos fracasos, parten principalmente del desconocimiento de los principios básicos de gestión de un restaurante o empresa de alimentos y especialmente en lo que hace referencia al manejo de los costos. Este curso entregara al estudiante de una manera sencilla y agradable una serie de sencillos procedimientos, políticas, normas que le permitan controlar los costos y gastos en los restaurantes o áreas de alimentos de empresas de servicios pues la única forma en que las empresas se puedan mantener en este sector tan competido y exigente es con la eficiencia en todos sus procesos. No basta con servir platos apetitosos, bien presentados, elegantes; si sus costos no están dentro de unas políticas claras de rentabilidad, de costos y de gastos.

11

1.1 CONCEPTOS BASICOS DE LOS COSTOS 

Costos: son todas aquellas salidas de mercancía, que en su momento fueron compradas con la intención de procesarse y/o venderse. Los costos se recuperan inmediatamente se realiza una venta es decir que su recuperación es a corto plazo. El costo de un bien lo constituye el conjunto de esfuerzos y recursos que se han invertido con el fin de producirlo.



Clasificación de los costos: -Costo variable: son aquellos cuya magnitud cambia en razón directa del volumen de las operaciones realizadas. Costos de materia prima o de producción son aquellos que sufren aumentos o disminuciones proporcionales a los aumentos o disminuciones registrados en el volumen de producción. Ejemplos de costo variable son la materia prima y la mano de obra directa (cuando se paga a destajo es decir en función de la producción). Resultan de multiplicar el costo unitario de materia prima (CMPU) por el número de unidades vendidas o que se esperan vender. CV=CMPU*N°U -Costo Fijo: son aquellos que en su magnitud permanecen constantes independientemente de las fluctuaciones en los volúmenes de producción y/o venta. Ejemplo de estos costos son los servicios públicos y el arriendo de los locales o plantas de producción. Resultan de sumar los costos de mano de obra (CMO) con los gastos indirectos de fabricación (GIF) CF= CMO+GIF (arriendos, publicidad, promociones, servicios públicos)

-Costo bruto: es el total de mercancías utilizadas en cierto departamento en un determinado lapso de tiempo. - Costo neto: es el total de mercancías utilizadas sin incluir los créditos al costo. - Créditos al costo: es el total de mercancías consumidas u ofrecidas a nuestros empleados para que su valor le sea descontado posteriormente por nomina. En algunas ocasiones no se cobra a los empleados estos consumos sino que se ofrecen a ellos como cortesías por su buen desempeño o por algún tipo de incentivo.

12



Gastos: son todos aquellos pagos que tiene que realizar cualquier persona o empresa para poder operar. Su comportamiento es fijo, es decir, los gastos permanecen prácticamente constantes sin importar el número de clientes. Ejemplo de gastos son: servicios públicos, arriendos, sueldos, impuestos, mantenimiento etc. Los gastos generalmente se recuperan a largo plazo cuando se analizan las utilidades del periodo en los estados financieros. Se pueden clasificar en: -Gastos Indirectos de Fabricación: son todos aquellos gastos en los que incurre la empresa para que la producción sea un éxito pero que no están directamente representados en el producto final. (Agua, luz, teléfono, papelería etc.) -Gastos de administración: son todos aquellos egresos relacionados con la gente que dirige u opera el negocio. -Gasto de ventas o generales: son todos aquellos gastos que realiza la empresa en el desarrollo normal de su actividad y que procuran incrementar las ventas en la compañía (publicidad, promociones, cafetería, cortesías, comisiones por ventas, gastos de reparto en el caso de existir domicilios etc.). - Gastos de operación: son todos aquellos que se deben realizar para poder mantener las instalaciones administrativas y operativas en perfecto estado. - Gastos financieros: son aquellos egresos relacionados con transacciones financieras.

1.2 PUNTO DE EQUILIBRIO El punto de equilibrio es el nivel de ventas en el cual los ingresos (ventas) son exactamente iguales a los egresos (costos y gastos). Para todo negocio es fundamental conocer su punto de equilibrio para lograr hacer proyecciones, presupuestos, análisis de ventas y estrategias para aumentarlas y además para establecer metas de utilidades esperadas y número de unidades a vender para así lograr dicha utilidad. El punto de equilibrio ayuda a conocer el comportamiento de los costos y los gastos e indica cual debe ser el nivel de ventas en una empresa para que esta no pierda ni gane dinero, indicador que sirve también para conocer el tamaño mínimo de un restaurante o negocio antes de construirlo. Las variables que integran la fórmula del punto de equilibrio son: -Ventas totales o Ingresos: son todos los ingresos propios de la actividad que desarrolla la empresa. Resulta de multiplicar el precio de venta unitario (PVU) por el número de unidades vendidas o que se esperan vender. VT=PVU*N°U 13

-Costos fijos CF= CMO+GIF (arriendos, publicidad, promociones, servicios públicos) -Costos variables CV=CMPU*N°U -Margen de contribución (MC): es la parte del precio de venta que una vez recuperados los costos variables contribuye a recuperar los costos fijos y a generar utilidades MC= PVU-CVU

1.2.1 Punto de equilibrio para un solo producto Con los anteriores datos ya se pude plantear la siguiente fórmula para hallar el punto de equilibrio para un solo producto en unidades: PE= CF MC Ejemplo Luis vende empanadas a un precio de $800 cada una, el costo de fabricación de cada empanada es de $240. El arriendo mensual del local es de $600000, su salario mensual es de $400000 y por servicios públicos paga mensualmente $100.000. ¿Qué cantidad de empanadas debe vender Luis para estar en punto de equilibrio? Precio de venta unitario=

$800

Costo variable=

$240

Costos fijos=

$1’100.000

(Arriendo, nomina, servicios públicos) PE= (CF) 1’100.000 = 1964, 2 und /mes = aproximando 1965 und /mes MC (800-240)

14

Luis debe vender 1965 empanadas al mes para estar en punto de equilibrio; ahora comprobemos la operación. Ingresos Totales:

1965 und. * $800

$1’572.000

-Costo variable

1965 und. * $240



Costos fijos

$400 Debido a la aproximación que se hizo en el número de unidades a vender a Luis le sobraran $400 en el mes. Pero se puede observar como con este número de unidades cubriría sus costos y gastos. 1.2.2 Punto de equilibrio para multiproductos. Este es el método mas utilizado en las empresas hoteleras debido a la gran cantidad de productos que se venden en estas empresas. Es aquí donde nace el índice de popularidad de los productos, es decir, el grado de aceptación que tienen las diferentes preparaciones del establecimiento. El índice se halla tomando el total de los platos vendidos como el 100% y sacando el porcentaje que correspondió a cada preparación. Se saca el margen de contribución de cada producto y se multiplica por su correspondiente índice de popularidad, estos resultados se suman y así hallamos el Margen de Contribución Ponderado (MCP). Entonces el punto de equilibrio en número de unidades para multiproductos se halla así: PE= CF MCP Si se desea conocer el monto de ventas en el punto de equilibrio simplemente se multiplica el número de unidades encontradas por su índice de popularidad y luego estas unidades de cada uno por el precio de venta de cada producto, esto da como resultado el total que vendí o que debo vender de cada producto y la suma de estos resultados da el total de las ventas de dicho producto en punto de equilibrio. Estos resultados son la base para calcular el número de unidades que debo vender para loga una utilidad determinada antes o después de impuestos.

15

Ejemplo:

En el cuadro inferior se muestra un ejemplo de punto de equilibrio para multiproductos con la siguiente información: Ventas en el periodo anterior (históricas): es la sumatoria de las ventas en unidades de los productos A; B; C Y D para un periodo determinado que generalmente es anual para tener mayor exactitud en los resultados. Si el negocio es nuevo y se desea saber por anticipado el punto de equilibrio; esta información se saca del estudio realizado en el proyecto a la competencia directa, es decir se extrae de la proyección de ventas. Para este ejemplo solo hay tres productos pero es necesario listar todos los productos que se ofrezcan en el negocio. Participación porcentual histórica: El índice se halla tomando el total de los platos vendidos como el 100% y sacando el porcentaje que correspondió a cada preparación.

Precio de venta unitario: el precio de venta de cada uno de los productos. Costo Materia prima unitario: se toma de la receta estándar de cada preparación y es la suma de los ingredientes necesarios para realizar el plato más un 10% de margen de error y para imprevistos. Margen de contribución por producto: se obtiene de RESTAR al precio de venta unitario el costo de la materia prima. Margen de contribución ponderado (MCP): ya hallado el margen de contribución de cada producto; se multiplica por su correspondiente índice de popularidad, estos resultados se suman obteniendo así el MCP. Costos fijos del periodo: estos se obtienen para un periodo mensual (arriendo, nomina, gastos generales o de venta etc.). Entonces el punto de equilibrio es: 23’500.000 = 16.106 unidades /mes. 1459

ESTADO DE RESULTADOS Es la comprobación de que el ejercicio es correcto, para lo cual los ingresos finales después de descontar costos variables y costos fijos debe ser cero. Unidades que deben venderse por cada producto: se toma la participación porcentual histórica de cada producto y se multiplica por el número de unidades totales a vender; esto es: 16

16106 und.* 22.88%= 3684 unidades 16106 und.* 44.44%= 7158 unidades 16106 und.* 32.68%= 5263 unidades 16105 und

Total ingresos punto de equilibrio de cada unidad: resulta de multiplicar el precio de venta unitario de cada producto, por el número de unidades a vender en el punto de equilibrio. Total costos de materias primas en punto de equilibrio: resulta de multiplicar el costo unitario de cada uno de los productos por el número de unidades a vender en el punto de equilibrio. Contribución por cada producto: resulta de restar a los ingresos en punto de equilibrio, los costos de materia prima en punto de equilibrio. Total costos fijos del periodo: se debe multiplicar los costos totales por el porcentaje de participación de cada producto. Utilidad o pérdida del ejercicio: resulta de restar del margen de contribución por cada producto el porcentaje de costo fijo de cada producto; luego se hace la suma de cada uno de estos valores y debe dar cero. Para este ejemplo sobran $22.34; esto se debe a la aproximación en las unidades que se hizo cuando hallamos el punto de equilibrio.

17

PUNTO DE EQUILIBRIO PARA MULTIPRODUCTOS NOMBRE DEL PRODUCTO VENTAS EN EL PERIODO ANTERIOR (HISTORICAS) PARTICIPACION PORCENTUAL HISTORICA PRECIO DE VENTA UNITARIO COSTO MATERIA PRIMA UNITARIO MARGEN DE CONTRIBUCION POR PRODUCTO MARGEN DE CONTRIBUCION PONDERADO COSTOS FIJOS TOTALES DEL PERIODO PUNTO DE EQUILIBRIO EN UNIDADES APROXIMAR EL NUMERO DE UNIDADES A UN ENTERO

A

B

C

D

TOTAL

35.000 22,88% 1.200,00 480,00

68.000 44,44% 2.800,00 770,00

50.000 32,68% 1.900,00 700,00

0 0,00% 0,00 0,00

720,00 164,71

2.030,00 902,22

1.200,00 392,16

0,00 0,00

153.000 100,00%

1.459,08 23.500.000,00 16.105,98 16.106

ESTADO DE RESULTADOS UNIDADES QUE DEBEN VENDERSE DE CADA UNO EN PTO EQUIL. TOTAL INGRESOS PUNTO DE EQUILIBRIO DE CADA UNIDAD TOTAL COSTOS DE MATERIAS PRIMAS EN PUNTO DE EQUILIBRIO CONTRIBUCION POR CADA PRODUCTO TOTAL COSTOS FIJOS DEL PERIODO UTILIDAD O PERDIDA DEL EJERCICIO

18

3.684

7.158

5.263

0

16.106

4.421.254,80

20.043.021,60

10.000.458,10

0,00

34.464.734,50

(1.768.501,92) 2.652.752,88 (5.375.816,99) (2.723.064,11)

(5.511.830,94) 14.531.190,66 (10.444.444,44) 4.086.746,22

(3.684.379,30) 6.316.078,80 (7.679.738,56) (1.363.659,76)

0,00 0,00 0,00 0,00

(10.964.712,16) 23.500.022,34 (23.500.000,00) 22,34

UNIDAD 2 CONTROL DE COMPRAS

19

UNIDAD 2 CONTROL DE LAS COMPRAS Objetivo:

Identificar y aplicar los procesos establecidos en las organizaciones hoteleras y gastronómicas para la correcta realización de las compras y abastecimientos de las materias primas, buscando optimizar los recursos y la reducción de los costos de dichas empresas. El tratamiento correcto dado a las materias primas, en lo referente a cantidades a pedir, proveedores, negociación de precios, plazos de entrega, transporte, recibo, almacenamiento y control de inventarios serán la base fundamental de esta unidad. Competencias:   

Elabora responsablemente el listado de proveedores de acuerdo con las necesidades de operación. Elabora el listado de materias primas requeridas con base en el plan de producción. Controla el manejo de las materias primas conforme a parámetros de calidad y rentabilidad.

FUNDAMENTACIÓN: El departamento de compras de cualquier empresa es quizás el área de responsabilidad que más necesita controles y de la implementación de un sistema para el manejo de la información adecuado, oportuno y claro para el correcto manejo de las materias primas e insumos requeridos por la organización para su correcto funcionamiento. El área de compras no puede ser ajena a los procesos operativos que se realicen en la empresa, por el contrario, es necesario que él o los encargados de realizar el aprovisionamiento de la metería prima conozcan con claridad todos los procesos productivos, el menú o la carta, los eventos a realizarse, la capacidad de pago, la capacidad de almacenamiento etc., para que de esta manera las compras estén de acuerdo con las necesidades generadas por la misma operación del hotel o restaurante. El proceso de compras está directamente relacionado con parámetros no solo de costo sino también de calidad del producto terminado que determinan a su vez las características de las materias primas e insumos que deben llegar al establecimiento; es por esta razón que el departamento de compras además de manejar conceptos financieros y de costos, también maneja conceptos de manipulación higiénica de 20

alimentos, establecimiento y aplicación de estándares de calidad para alimentos y técnicas de almacenamiento para los mismos. Este capítulo establece la información que se requiere para conocer las necesidades de compra de alimentos y además identifica los procesos para la gestión de las compras de acuerdo a la clasificación de los alimentos. Se abordara el tema de los distintos métodos para realizar las compras, así como la clasificación de los proveedores para finalizar con un anexo con los formatos implementados en la actualidad en el departamento de compras de un hotel o restaurante.

CONTROL DE COMPRAS 2.1

ORGANIZACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS. Se recomienda el uso de Compras Centralizadas, es decir se debe encargar solo a una persona de hacer las compras del establecimiento, esto facilita el control de la administración sobre este proceso y además del jefe de compras sobre los proveedores. Este proceso es importante porque por este departamento se presentan innumerables fugas o pérdidas de dinero como por ejemplo la doble facturación, las participaciones con los proveedores para salir favorecidos en la compra, etc. Para que el director del departamento de compras, esté seguro sobre qué comprar, como comprar, características del producto, épocas de abundancia, etc., se deben diseñar unos formatos que recopilan toda esta información y que reciben el nombre de ESPECIFICACIONES DE COMPRA ESTÁNDAR. Estas especificaciones sirven para dar uniformidad y consistencia al recibo, ayudan a evitar pérdidas y a mantener los costos. Las especificaciones deben ser realizadas por las personas que manejan o trabajan con los elementos que se van a comprar, para que orienten sobre la CALIDAD, el PESO, el TAMAÑO requerido, los FACTORES deseables y/o descartables, etc. En estas especificaciones nunca se trabajan los precios ni las cantidades, pues de hacerlo se tendrían que cambiar cada vez que variemos las cantidades a comprar y cuando en el mercado cambien los precios, y en ese caso dejarían de ser estándar. Las especificaciones deben ser conocidas por el proveedor para que sepa como despacharnos los productos que le solicitamos, por el jefe de recibos para que sepa como aceptar el producto, y por supuesto por quienes colaboraron en su elaboración Para comprar debe tener en cuenta lo siguiente:

21

     

Tamaño del negocio Estructura del menú Capacidad de almacenamiento Capacidad de pago Volumen de Ventas Condiciones o características del producto

2.2 MÉTODOS DE COMPRA.  MERCADO ABIERTO Este método ofrece las ventajas de un contacto con un número mayor de proveedores y para lograrlo se pueden utilizar los medios de comunicación o se pueden visitar si es el caso. Se dividen en: COTIZACIONES: Se utilizan los medios de comunicación para lograr el mayor número de ofertas, las cuales se analizan, se clasifican, se eligen por lo menos tres alternativas y se ponen a consideración de la Junta de compras. Por lo general, en un cuadro de clasificación que reúne esta información: PROVEEDOR – CALIDAD – PRECIO – CRÉDITO – CANTIDAD – SERVICIO MERCADO LIBRE: Se utiliza para aquellos productos que hay que adquirir directamente en plaza de mercado; en el mismo momento de la compra se puede escoger la calidad, el precio, el tamaño, el peso por unidad y la presentación del producto; como es lógico no se pueden cambiar las cantidades determinadas por el departamento de compras.  CONTRATISTAS: Se usan para productos de alto consumo que no se pueden tener almacenados porque se corre el riesgo de perderlos, debido a sus características especiales, como por ejemplo: la leche, los bizcochos, los postres, etc. Con estos productos debemos fijar con anticipación con el proveedor las cantidades normales que consumieron y la frecuencia con la que nos los deben entregar. 2.3 PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACION DE LAS COMPRA Lo primero que se debe detectar es la necesidad de la compra, la cual se determina a través de los siguientes formatos: LISTA DE MERCADOS Se utiliza para los productos perecederos, de difícil almacenaje o también llamados de consumo diario o compras de cocina. 22

El chef debe tener en cuenta los eventos que están pronosticados y en colaboración con el almacenista determinar con base en el PAR STOCK de cada producto las cantidades que se deben comprar de ellos. Luego el encargado de compras ubica a los proveedores y diligencia en el formato los precios y marca cual de los tres es al que se le debe comprar. Este formato termina de llenarlo el encargado de recibos anotando en él las cantidades que realmente llegaron. SOLICITUD DE COMPRAS El almacenista está en la obligación de detectar los puntos en los cuales debe hacer el pedido de mercancía, para evitar que se interrumpa la producción y que le fallemos a los clientes. Por ello se elabora esta solicitud en la cual el almacenista registra la unidad de almacenaje, la existencia, el consumo en el periodo, la cantidad que requiere y el nombre del artículo y la envía al encargado de compras para que él llene los datos de la última compra y compare precios con las cotizaciones actualizadas que tiene. Este formato pasa luego al Gerente de Alimentos para que él marque la cotización que él autoriza y la devuelve al encargado de compras para que se elabore la orden de compra al proveedor. Una vez detectadas estas necesidades se realizan las compras, y para ello se usan dos formas más: una que es el comprobante de compras para aquellos productos de los cuales el proveedor no da factura (frutas y hortalizas en plazas de mercado) y con ello se justifica el egreso. El otro formato ya mencionado que es la orden de compra, la cual se realiza para productos de fácil almacenaje a los conocidos como no perecederos.

2.4 CLASIFICACIÓN Y SELECCIÓN DE LOS PROVEEDORES Proveedores elegidos: -

Habituales Ocasionales Reserva

Proveedores obligados: 23

Monopolio Circunstancias del lugar

Desestimados: -

No tenemos contactos comerciales

-

Supermercados Cooperativas Carnicerías Tiendas Etc.

Potenciales:

2.5 FORMATOS (ver anexo compras en Excel)     

24

ESPECIFICACIONES DE COMPRA ESTANDAR CONTROL DE PROVEEDORES POR ARTÍCULO LISTA DE MERCADO SOLICITUD DE COMPRA ORDEN DE COMPRA

UNIDAD 3 CONTROL DE RECIBO

25

UNIDAD 3 CONTROL DE RECIBO Objetivo Identificar las técnicas implementadas por las organizaciones hoteleras y de servicio para recibir los productos que fueron comprados, garantizando que la calidad, la cantidad y los precios de los mismos correspondan a lo establecido por la empresa. Fundamentación La actividad del recibo de materias primas, establece una serie de procesos rigurosos para la verificación de las características de calidad de los productos respecto de las especificaciones estándar establecidas por la empresa. Además de los aspectos de calidad, el recibo debe tener en cuenta aspectos tan importantes como la verificación de precios, cantidades, formas de pago y condiciones de entrega de los productos por parte de los proveedores. Al momento de recibir los insumos necesarios para la correcta operación de la empresa, se generan una serie de procesos de información que deben llevar a la empresa al control de las existencias y de su tratamiento, facilitando la medición del costo, el manejo de inventarios y existencias y el pago a proveedores. Competencias   

Controla materias primas e inventarios con responsabilidad y honestidad. Controla costos con base en las políticas financieras de la empresa Administra recursos logrando la productividad del área.

3.1 PRINCIPIOS GENERALES DEL RECIBO  Mantener el equipo de pesas y medidas en perfecto estado.  Mantener el área de recibo limpia y ordenada.  Haber recibido copias de la lista de mercado o de orden de compra, según el caso, para conocer cuando llegará la mercancía.  Realizar el conteo físico de cada artículo que se reciba, verificar las cantidades con la copia de la orden de compra o la lista de mercado.  Constatar que los precios de la orden de compra, y de la lista de mercado sean los mismos que el proveedor anotó en la factura.  Verificar la calidad de los productos contra las especificaciones de compra estándar.  Pasar la mercancía al almacén una vez cumplido el proceso de información.

26

3.2 GESTION DE LA INFORMACIÓN

Este tema hace referencia a lo que debe hacerse una vez recibida la mercancía, dentro del establecimiento. Todos los productos que se compren tienen una clasificación específica y un tratamiento de almacenaje o de inventario (no perecedero) o de directo (perecedero). Veamos esta clasificación: TIPO

Perecedero

No Perecederos

GRUPO INVENTARIO Carnes y Salsamentaría Pescados y Mariscos Aves y Caza Lácteos 1 Frutas y Verduras Lácteos 2 Enlatados y Envasados Granos

CS

CÓDIGO

TRATAMIENTO Inventario

PM AC L1 FV L2 EE

Inventario Inventario Directo Directo Inventario Inventario

G

Inventario

3.3 PROCEDIMIENTO CORRECTO PARA EL RECIBO DE LA MERCANCÍA Vamos a ver un procedimiento general para recibir mercancía.  Tener lista la copia de la orden de compra o la lista de mercado para saber que va a llegar y así preparar la zona de recibo.  Clasificar esta información por fecha de llegada.  Seleccionar las especificaciones de compra estándar para hacer un correcto recibo.  Verificar la orden de compra contra la factura del proveedor.  Realizar el conteo físico de la mercancía.  Si hay alguna inexactitud entre la factura y el recibo o entre la factura y la orden de compra hacer un memo de corrección de factura.  Aceptar la mercancía y formar la copia de la factura del proveedor.  Colocarle al original de la factura el sello de recibos y llenar los datos correspondientes.  En ausencia de la factura el sello de recibos y llenar los datos correspondientes.  En ausencia de la factura del proveedor se debe llenar un formato llamado mercancía recibida sin factura.  Llenar el comprobante de recibo de mercancía.  Si se han recibido carnes elaborar el meat tag.  Pasar la mercancía al almacén con su correspondiente documentación. 27

 Al finalizar el día recopilar toda la información en el reporte diario de recibo de mercancías. 3.4 FORMATOS ( ver anexo recibo en Excel)  MERCANCÍA RECIBIDA SIN FACTURA  MEAT TAG  REPORTE DIARIO DE RECIBO DE MERCANCÍAS

28

UNIDAD 4 CONTROL DE ALMACENAMIENTO Y ENTREGAS

29

UNIDAD 4 CONTROL DE ALMACENAMIENTO Y ENTREGAS

Objetivo Reconocer y desarrollar los principios generales y consideraciones especificas para la gestión del almacenamiento de alimentos y bebidas (conservación, control y despachos) y los procesos que se generan para el tratamiento de la información. Fundamentación Después de recibir las materias primas y haber realizado una verificación de sus condiciones de calidad, precio y cantidad; para nada serviría todos estos controles si los procesos de conservación y almacenamiento son defectuosos. Un mal proceso o unas inadecuadas condiciones de almacenamiento pueden llevar a sobrecostos para las empresas hoteleras y de restauración causadas por descomposición, vencimiento, contaminación, roturas o maltrato de la materia prima; por esta razón este capítulo trata no solo el tema de la gestión documental y de la información necesaria para determinar el costo del almacén, sino que además tiene en cuenta un factor fundamental para el control del costo de alimentos y bebidas como es el correcto manejo de las condiciones de almacenamiento en seco y en húmedo de las materias primas; la manipulación higiénica de los alimentos, las condiciones físicas de las áreas de almacenamiento y la rotación de los inventarios . En relación al proceso de entrega de mercancías a los diferentes centros de producción o comercialización de productos y servicios del hotel, se abordaran los diferentes procesos lógicos para la ejecución efectiva de esta labor así como la documentación necesaria y su diligenciamiento para el control de inventarios y determinación del costo en el almacén.

Competencias    

30

Controla el manejo de las materias primas conforme a parámetros de calidad y rentabilidad. Controla materias primas e inventarios con responsabilidad y honestidad. Controla costos con base en las políticas financieras de la empresa Administra recursos logrando la productividad del área.

4.1 PRINCIPIOS GENERALES DE ALMACENAMIENTO  Conocer el momento de entrada de la mercancía al almacén una vez recibida.  Tener conocimientos de conservación de alimentos.  Conocer las normas de higiene para poder mantener el almacén y los cuartos fríos en condiciones adecuadas de sanidad.  Conocer el orden en que se deben acomodar los equipos para agilizar la entrega de productos a los departamentos.  Dar a los departamentos horarios determinados para la elaboración de pedidos y para la entrega de la mercancía solicitada.  Conocer la información para el control de inventarios de cada grupo y la valorización de las requisiciones.  Estar pendiente de los puntos de pedido para evitar que falte la mercancía en el almacén.  Cuidar el saldo mínimo de inventarios para cada producto y hacer la solicitud a tiempo. 4.2 PROCESO PARA LA SOLICITUD Y EL DESPACHO DE LAS MERCANCÍAS  Recibir de los departamentos de requisiciones  Verificar si las cantidades pedidas son normales o se salen de lo común, e investigar el porqué.  Verificar la existencia de la mercancía solicitada.  Alistar la mercancía e ir llenando la requisición correspondiente en la casilla de cantidad despachada.  Entregar la mercancía al solicitante verificando que sea un empleado autorizado para ello y hacerla firmar en señal de aceptación.

4.3 FORMATOS (ver anexo almacenamiento en Excel )  REQUISICIONES  BIN CARD  REPORTE DE ROTURA DE MERCANCÍAS

31

UNIDAD 5 CONTROL DE LA PRODUCCION

32

UNIDAD 5 CONTROL DE PRODUCCIÓN Objetivo Establecer los instrumentos necesarios para realizar el control adecuado a las materias primas que salen del almacén para ser transformadas y posteriormente vendidas y facturadas a los clientes; proporcionando así la información necesaria para la medición del costo diario de materia prima consumida. Fundamentación Después de ser recibida la materia prima por los centros de producción; esta es transformada en las cocinas del hotel o restaurante elaborando así la oferta gastronómica correspondiente a los estándares de calidad y servicio de la empresa. El control de la producción conducirá a la generación de procesos de información tendientes a controlar el manejo y la transformación de las materias primas en las cocinas evitando de esta manera los desperdicios, las fugaz, el deterioro. Los robos, las degustaciones no autorizadas o los malos manejos que se le puedan dar a los insumos al interior de estos centros productivos. Uno de los objetivos específicos de estos controles, es verificar que la materia prima que se entrego del almacén a las cocinas, sea realmente transformada y vendida a los clientes, pues en este proceso la materia prima corre el riesgo de perderse por diferentes razones causando así las más grandes desviaciones en el costo de alimentos y bebidas. No solo basta con verificar que la materia prima sea transformada y vendida, además es necesario constatar que la calidad de los productos elaborados así como su cantidad sea por lo que en realidad está pagando nuestra clientelas, es decir que el cliente reciba en verdad el producto por el cual está pagando en cuanto a calidad, tamaño de la porción, numero de productos etc. Competencias      

33

Organiza la producción en la cantidad y con la calidad estipuladas Costear productos siguiendo directrices financieras establecidas en la empresa. Identifica y gestiona los programas de reducción de costos Controla materias primas e inventarios con responsabilidad y honestidad. Controla costos con base en las políticas financieras de la empresa Administra recursos logrando la productividad del área.

5.1

PRINCIPIOS GENERALES

El control de la producción es una responsabilidad directa del jefe de cada cocina (chef); sin embargo, nosotros como encargados del manejo operativo y administrativo del costo, debemos diseñar el control de los centros de producción y determinar unos parámetros sobre los cuales se debe guiar el directo responsable. Cabe anotar que esto no nos exime de la responsabilidad a nosotros, por el contrario, ante la administración del establecimiento o sus dueños, somos nosotros los que debemos detectar y proponer las soluciones. Por ello debemos tener unos principios básicos que son:  Supervisar que los artículos producidos tengan la calidad, la cantidad y la presentación que espera al cliente.  Cuidar que el servicio que se preste a los clientes esté de acuerdo con lo que ellos esperan de nuestro establecimiento.  Vigilar que el tratamiento de la materia prima se efectúe según los parámetros del control, la higiene y la conservación de alimentos.  Verificar que los productos despachados según la orden del cliente, sean verdaderamente consumidos por él y no que se desvíe la orden para otros fines, como por ejemplo para consumo de algunos empleados.  Supervisar que las órdenes de producción se originaron real, entre en la mesa del cliente. 5.2 ANÁLISIS DE LA CARNICERÍA Este se realiza con base en la información de la compra consignada en el meat tag. Consta de tres partes: La primera de ellas hace referencia al encabezado. Allí se consignan los datos del meat tag y es la base para el desarrollo de la segunda parte. La segunda es el análisis de la compra donde se determinan los desperdicios y las mermas con el fin de encontrar el verdadero costo de kilo de la carne principal. La tercera es el análisis de las porciones donde es importante resaltar la relación que en este punto se tiene con la receta estándar, ya que la receta envía el peso de las porciones y aquí se determina el costo de esas porciones para que la receta pueda ser terminada. 5.3

RECETA ESTÁNDAR

Este formato se debe realizar por cada preparación que se ofrezca en la carta, apoyado por recetas secundarias que pueden ser las utilizadas para varias preparaciones. 34

Existen recetas estándar de: 



Producción, que se limitan a dar los ingredientes, la unidad, el valor unitario determinado según la unidad, el valor total de cada ingrediente, la sumatoria de los valores totales para determinar el costo de los ingredientes, incrementa en un 10% este último valor como provisión para aquellos ingredientes que no es posible valorizar o para un posible incremento en los precios de compra, y determina el costo total de la preparación para poder luego determinar el costo de la porción. La de costos tiene a misma información que la anterior, pero va mas allá, pues debe determinar los porcentajes de materia prima con los que trabaja el establecimiento, los precios potenciales de venta, el precio real de venta, el costo real de la preparación, el IVA que va a generar la venta de esta preparación y por último el precio carta para cada uno de los productos ofrecidos en la carta. Los que no son ofrecidos en la carta solo se trabajan en las recetas de producción hasta la determinación del costo porción sin agregar el margen de error o variación.

5.4 FORMATOS ( ver anexo producción en Excel)    

35

COMANDA MEMOS DE TRANSFERENCIA ANALISIS CARNICO RECETA ESTANDAR

UNIDAD 6 DETERMINACIÓN DEL COSTO DE ALIMENTOS Y BEBIDAS

36

UNIDAD 6 DETERMINACION DEL COSTO DE ALIMENTOS Y BEBIDAS

Objetivos Identificar el procedimiento por medio del cual se deben aplicar instrumentos de medición necesarios para obtener la concentración del inventario de alimentos y bebidas reflejado en el balance general. Ofrecer los instrumentos para llegar a la medición del costo de venta como efecto de la utilización de un inventario disponible, necesario para el desarrollo de las operaciones normales de la empresa. Fundamentación Después de haber desarrollado todo el ciclo que sigue la materia prima en la empresa desde las compras pasando por el recibo, el almacenamiento, las entregas y la producción y posterior facturación con todas las normas de calidad y dentro de los parámetros de costo establecidos por la organización; esta materia prima debe ser sometida a instrumentos de medición que concreticen su tratamiento generando los respectivos registros sobre existencias y rotaciones de dichos insumos, los cuales se verán posteriormente representados en cifras en los estados financieros. La importancia del control de inventarios radica en el hecho de poder analizar cuál ha sido el comportamiento de los insumos o materias primas durante un periodo determinado, su tiempo de permanencia en la empresa y poder determinar el valor de las materias primas que se puedan encontrar disponibles en un momento dado para ser transformadas y vendidas a los clientes. Competencias    

37

Elabora el listado de materias primas requeridas con base en el plan de producción. Controla el manejo de las materias primas conforme a parámetros de calidad y rentabilidad. Identifica y gestiona los programas de reducción de costos Controla materias primas e inventarios con responsabilidad y honestidad.

6.1 CONTROL DE INVENTARIOS QUE ES UN INVENTARIO? Es un conteo físico de unidades existentes en almacenaje, y/o en proceso de producción, y/o de productos terminados, para su posterior valorización, con el fin de determinar los costos o hacer los ajustes necesarios para poderlos determinar. 6.1.1. SISTEMAS DE INVENTARIOS Existen dos sistemas de inventarios: El inventario periódico: En este sistema solo se puede conocer el estado de resultados del negocio al finalizar un periodo determinado. Maneja la cuenta de compras y no la cuenta de costos de ventas: para conocer el costo de ventas se debe hacer un juego de inventarios así: INVENTARIO INICIAL DEL PERIODO + COMPRAS DE PERIODO = MERCANCÍA DISPONIBLE EN EL PERIODO -INVENTARIO FINAL DEL PERIODO (FISICO) = COSTO DE LA MERCANCÍA VENDIDA El inventario permanente: En este sistema puedo conocer el estado de resultados del negocio en cualquier momento, porque el control de costo de ventas se realiza al tiempo con el control de inventarios, pues al realizar las requisiciones, inmediatamente se está cargando el valor a los costos del negocio. No maneja la cuenta de compras dentro de los libros auxiliares, si no la de inventarios. Se trabajaría así: INVENTARIO INICIAL + ENTRADAS DE ALMACÉN =MERCANCÍA das o por quien ejerza estas DISPONIBLE -COSTO DE VENTAS = INVENTARIO FINAL

38

6.1.2. TOMA DE INVENTARIOS El establecimiento debe programar cuando se deben realizar los inventarios, horas de toma de inventarios, papelería para toma de inventario, personal, etc. Para lograr la credibilidad que requiere el establecimiento, el inventario debe ser realizado por el contralor de alimentos y bebidas o por quien ejerza estas funciones en cada negocio. El inventario debe realizarse con un conteo y con un reconteo de manera que si existen diferencias entre los dos, se realice un tercero en busca de la cifra de real. Las personas del primer y segundo conteo deben ser diferentes. La supervisión de la toma del inventario puede ser efectuada por una persona designada por contabilidad para este fin. La valorización del inventario la realiza el departamento de contabilidad. 6.1.3. PROCESOS  Toma de inventario físico  Valorización del inventario  Comparación del inventario con los datos del kardex, bin car, etc.  Determinar las diferencias e investigarlas  Realizar los ajustes para dejar el inventario real  Utilizar la valorización del inventario para elaborar estados financieros.

6.2.

TALLER DE COSTOS DE ALIMENTOS

6.2.1. INVENTARIOS ESTIMADOS El inventario inicial del primer día es igual al final del mes anterior. Las compras salen del reporte diario de recibo, allí encontramos discriminado lo recibido como directo y como inventario. Luego están las casillas para relacionar todos los despachos que realizó el almacén a los diferentes centros de producción o trabajadores autorizados o para hacer atenciones o para dar de baja algún artículo dañado. Con la sumatoria de los totales despachados a cada ítem, determinamos el total despachos del día y con este dato se halla el inventario final. 6.2.2. ALIMENTACION DE PERSONAL (ver anexo personal Excel) En este punto debemos diferenciar los tres tipos de grupo de empleados que tenemos: 39

COCINEROS: Generalmente consumen en los mismos puestos de trabajo, preparaciones rápidas para no abandonar el control sobre la producción. En este caso se emplea la fórmula indicada en el formato comida empleados para determinar un consumo aproximado, y basados en ello determinar el consumo de cada día. FUNCIONARIOS: En este grupo están los jefes de los departamentos quienes consumen en los puntos de venta, y a la carta, con algunas limitaciones, teniendo en cuenta el costo de fabricación de las preparaciones. También están autorizados para consumir algunas bebidas alcohólicas. CAFETERÍA EMPLEADOS: En este formato se relacionan los costo de la alimentación de empleados, se controla el número de platos despachados, se controlan las salidas de almacén para esta cocina y los menús vendidos al costo a personas autorizadas para ello, por último se controla el costo por empleado para que permanezca dentro de los límites establecidos. 6.2.3. REGISTROS DE COSTO (ver anexo reg. Costo Excel) Este formato se puede realizar por cada uno de los centros de producción para ventas, o por todos al tiempo. El objetivo es controlar los porcentajes establecidos por la gerencia para cada sección de producción, y así evitar que se salgan de ellos para lograr la rentabilidad esperada. También controla los consumos por créditos al costo que realiza el departamento de alimentos, a los funcionarios autorizados o al mismo establecimiento. 6.2.4. REPORTE DIARIO DE ALIMENTOS(ver anexo reporte diario Excel) Este reporte controla las ventas por cada sección y por cada comida, controla las ventas de eventos, las ventas acumuladas, los costos de alimentos hoy a la fecha, compara datos de este año con el anterior y determina el consumo promedio por cada cubierto en valores. En el reporte se une toda la información de alimentos con el objeto de analizar globalmente este departamento.

40

BIBLIOGRAFÍA  Adolfo Scheel Mayenberger. Control de alimentos y bebidas. Universidad Externado de Colombia  Gerardo Camacho. Formas para el control de alimentos y bebidas  Carlos Alberto Trujillo Giraldo. Incidencia y manejo del IVA en alimentos y bebidas. UNITEC  Cornell University. Control moderno de alimentos y bebidas.  Adolfo Scheel Mayenberger. Evaluación operacional y financiera. Universidad Externado de Colombia.  Cornell University. Técnicas de alimentos y bebidas.

41