Control de Bodegas e Inventario

Módulo 1: La empresa 1.1. LA EMPRESA A la empresa le dan vida las personas que a ella pertenecen y las personas ajenas a la misma para cuyo servicio se han creado actividades. actividades. Las actividades que han de realizar o controlar las personas de la empresa están estrechamente relacionadas entre sí. Es de sentido común que, antes de empezar a discutir las técnicas de dirección, se eam eamin ine e con con todo todo dete deteni nimi mien ento to lo que que se trat trata a de dirigir . El prop propós ósit ito o es que que los los diri diri!e !ent ntes es de un área área de la em empr pres esa a o de toda toda la em empr pres esa, a, ten! ten!an an y apr aprec ecie ien n la importancia de tener un conocimiento del "uncionamiento de ella. #ara que se comprenda con toda claridad a qué se está haciendo re"erencia cuando se ha$l ha$la a de %emp %emprres esa a indu indust stri rial al&, &, prim primer eram amen ente te ha$r ha$rá á que que de'n de'nir irla la.. (e ha$l ha$lar ará á industrial%, %empresa%, empresa%, %compañía& compañía& o %frma%, frma%, si $ien indistintamente de %empresa %empresa industrial%, los últimos dos términos se aplicarán !eneralmente a las empresas del sector privado. 1.2. 1.2. EMPR EMPRES ESA A I!" I!"S# S#RI RIAL AL “Es toda organización de propiedad pública o privada, cuyo objetivo primordial es fabricar   y distribuir mercancías o proveer servicios a la colectividad o a una parte de ella, con el  propósito de entregar un bien o servicio que satisfaga las necesidades del medio mediante el pago de los mismos”.

En esta de'nición están comprendidas las or!anizaciones de propiedad de los !o$iernos centrales o de los estados, municipios, accionistas de sociedades anónimas, sociedades colectivas, a!encias administrativas, "amilias, particulares y miem$ros de cooperativas. (e incluyen en la misma los peque)os esta$lecimientos industriales, industriales, pero no las industrias de artesanía y domésticas independientes, independientes, las peque)as tiendas de venta al por menor ni las peque)as eplotaciones a!rícolas. #ara el 'n que se persi!ue en este curso, las actividades industriales se pueden clasi'car en los si!uientes !randes !rupos, con al!unos ejemplos* Producción: •

+ndustrias manu"actureras.

•

+ndustrias de ela$oración.

•

+ndustrias etractivas.

•

Edi'cación, +n!eniería civil y o$ras pú$licas ecepto la edi'cación-.

•

A!roindustrial en escala industrial-.

Ser$icios* Ser$icios* •

•

 ransporte.  ransporte. #roducción de ener!ía eléctrica y otros servicios pú$licos.

•

/eparación, conservación, limpieza y otros servicios.

•

0istri$ución al por mayor y !randes comercios de venta al por menor-.

•

1oteles y /estaurantes.

•

+n"ormación y servicios de esparcimiento.

Módulo 2: Administración de %ode&as 2.1. PR'(E!IMIE#'S !E LA A!MIIS#RA(I) !E *'!E+AS #ara reali realizar zar una una !estió !estión n e'cien e'ciente te en la Admi Adminis nistra tració ción n de 2ode!a 2ode!ass se de$e de$e se!uir se!uir procedimientos, los cuales pueden utilizarse en cualquier tipo de $ode!a, por su carácter !eneralista, pudiendo eistir otros especí'cos, se!ún el tipo de material y características propias de la empresa a la cual pertenecen las instalaciones de almacenamiento. 1. Recepcionar  los   los $ienes, materiales y suministros, compro$ando que correspondan a las cantidades y calidades esta$lecidas en la orden de compra y "actura o !uía de despacho del proveedor, y rechazar productos que estén deterioros o no correspondan a la compra. 2. Info Inform rmar ar al Depa Depart rtam amen ento to de Adqu Adquis isic icio ione ness o al Jefe Administrativo Administrativo se!ún corresponda, cualquier irre!ularidad en la recepción. ,. Almacenar y resguardar  los  los $ienes y materiales en $uenas condiciones de uso. Inform rmar ar a la Jefa Jefatu tura ra so$re -. Info so$re situac situacion iones es anorm anormale ales, s, tales tales como* como* pro$l pro$lema emass de se!uridad, como por ejemplo, cerraduras en mal estado, puertas o ventanas que pueden ser violentadas o a$iertas con "acilidad, rejas en mal estado que impidan el in!reso de personas personas o animales animales al interior interior de las $ode!as, $ode!as, instalac instalacione ioness eléctric eléctricas as de"ectuos de"ectuosas, as, techos o cielos rotos que permitan el in!reso de a!uas lluvias o humedad al recinto, mermas, pérdidas, deterioros, peli!ros de contaminación e incendio, etc.

. Despachar los los $ien $ienes es y ma mate teri rial ales es,, se se!ú !ún n las las ca cant ntid idad ades es y espe especi ci'c 'cac acio ione ness esta$lecidas en el documento %solicitud de a$astecimiento& u otro documento interno /. Mantener  actualizados   actualizados los re!istros de control de eistencias de los $ienes $ajo su custodia. /ecepción de mercaderías La /ecepción está relacionada con el control de in!reso de materiales a la $ode!a de almacenamiento. El encar!ado de la recepción o de la $ode!a de$e reci$ir las materias primas, materiales, repuestos y mercaderías, adquiridas por la empresa. #ara la recepción de estas mercaderías de$e actuar en conjunto con un representante representante del 0epartamento que solicitó el artículo, veri'cando que ellos correspondan a al!una 3rden de 4ompra de la Empresa y que sean los especi'cados. 4uando sea necesaria una revisión técnica, de$e solicitar la participación del solicitante de la compra.

Es $ueno comunicar un calendario incluyendo el horario al 0epartamento de Adquisiciones de su empresa para que este lo incluya en la orden de compra o en la nota de pedido del proveedor.

Almacenamiento #ara el almacenamiento de las especies encar!adas a su custodia, el encar!ado de las 2ode!as de$e atenerse a las recomendaciones esta$lecidas en los capítulos si!uientes. No olvidar que desde el momento en que se recibe una mercadería, el  encargado de bodega es responsable de la proteccin, cantidad y seguridad de los productos!

Entre!a o despacho de mercaderías #ara la entre!a de materiales, el encar!ado de $ode!a de$e pedir que las órdenes de entre!a o de requisición, le sean comunicadas, en lo posi$le, con medio día de anticipación, a o$jeto de preparar el despacho de ellas. 0e$e encar!arse de que la copia de los documentos de requisición, sean controladas por un 0epto. 4ontralor. #ara ello, se recomienda que los pedidos sean visados por 4ontrol de Eistencias y él de$e remitir la copia con su 'rma de Entre&ado a 4ontraloría. "l encargado de bodega no debe entregar ning#n artículo sin emitir o recibir un documento escrito de respaldo en los formularios dispuestos en la empresa!

/e!istros 4orresponde al control administrativo de los materiales, involucrando tanto el in!reso, la distri$ución como la salida de ellos. En la 2ode!a de$e mantenerse un /e!istro y archivo "ísico, a lo menos, de* •

5rdenes de 4ompra copia-

•

6ales de requisición o entre!a

•

#lano de 2ode!a y distri$ución de las áreas de almacenamiento

•

7uías de 0espacho de proveedor o salida

•

7uías de +n!reso

•

/e!istros computacionales

Recuerde que los documentos de registros son el respaldo o$cial de los movimientos de materiales dentro de una %odega!

Módulo ,: Recepción de materiales ,.1. PR'(E!IMIE#' PARA LA RE(EP(I' !E MA#ERIALES El encar!ado de $ode!as, de$e reci$ir todos los materiales que in!resen a las instalaciones de la empresa, sean estas materias primas, materiales, repuestos y mercaderías en !eneral, que se relacionan con al!una de las si!uientes características y normas* 8. 9ue sean adquiridas por la empresa. :. 9ue sean semi;ela$oradas en la empresa o en proceso- y que de$an almacenarse hasta ser requeridas posteriormente. ama$les u oida$les, etc., de$en almacenarse separados entre sí y de los otros materiales. 0e$en tomarse precauciones para prote!er a los materiales de la acción de al!unos a!entes atmos"éricos como humedad, especialmente en los productos que poseen envases de papel o cartón. 5olumen6 peso 7 8orma Los materiales se di"erencian entre sí en cuanto a volumen, peso y "orma, de$iendo considerar las posi$ilidades etremas de cada una de estas características, al planearse un almacenamiento racional. Así, por ejemplo, es aconseja$le depositar cerca de las entradas o despachos, aquellos que ocupan un mayor volumen y además son pesados. 4on aquellos $ultos que sean "rá!iles, no es posi$le "ormar pilas unos so$re otros por el peli!ro de que resulten

da)ados, siendo necesario recurrir a al!unos medios auiliares de almacenamiento, los que se detallan más adelante. Acti$idad o mo$imiento de los artículos Los materiales de uso "recuente, producen continuos movimientos de entrada y salida de $ode!as, de$iendo almacenarse en áreas de "ácil acceso, en donde se les pueda manejar rápida y e'cientemente? en tanto aquellos de una mayor permanencia en almacenamiento, pueden u$icarse en lu!ares más apartados o donde por estructura del edi'cio su manejo o"rezca una mayor di'cultad. /especto de esta característica hay que distin!uir dos aspectos. Primero: se re'ere a la cantidad de elementos por almacenar en un determinado espacio? ello nos lleva a considerar que un lu!ar demasiado amplio en relación con la cantidad que normalmente se depositará, no solo representa un desperdicio de espacio sino que tam$ién de tiempo y es"uerzo. Se&undo* se re'ere a la cantidad y tama)o de los elementos a almacenar. En este caso, la di'cultad en la distri$ución de los lotes de almacenamiento depende de la cantidad y tama)o de ellos? teniéndose que cantidades !randes de $ultos uni"ormes son "áciles de distri$uir, en cam$io, cantidades peque)as de $ultos distintos, requieren un planeamiento más especializado. Lotes peque)os de$en depositarse en hileras cortas, en cajas, estantes, etc., con el o$jeto de "acilitar el a!rupamiento, el aprovechamiento del espacio y el acceso a $ultos. 4uando se almacenan mercaderías en cantidades in"eriores a $ultos estándares de almacenamiento o despacho, es recomenda$le utilizar cajonerías especiales. (i es corriente este caso, ha$ría que dejar un espacio especialmente destinado a ellos en la distri$ución !eneral de las 2ode!as. 4apacidad de las $ode!as En relación a la capacidad de las 2ode!as, es necesario considerar* •

0imensiones de las super'cies de almacenamiento.

•

0istancias entre las columnas pertenecientes a la estructura.

•

=$icación de las puertas y ventanas.

•

(ervicios de car!a y descar!a.

•

0istancias entre estantes, tanto para la conservación de las mercaderías, como para su protección contra incendios.

Equipos empleados en las $ode!as La e'cacia de un sistema de almacenamiento aumenta con el uso adecuado de* •

Estanterías,

•

4asilleros,

•

#allets o ta$leros,

•

4ajoneras, etc.

La selección misma del equipo depende de la capacidad del área de almacenamiento, de la altura hasta la que es posi$le lle!ar y el uso a que se les destine. =na clasi'cación !eneral de los equipos de almacenamiento que es posi$le utilizar, se detalla a continuación*

Estantes La utilización de estantes permite un acceso "ácil a las mercaderías y un máimo aprovechamiento del espacio cu$ico? en especial en el almacenamiento de artículos voluminosos de "orma irre!ular que no se adaptan al manejo de $ultos o ta$leros. Los estantes pueden ser rí!idos y desmonta$les, construidos en acero en madera. Los tipos de estantes de uso más "recuente son* de tu$o, de ta$lero, mitos de cajonería para el almacenamiento de artículos de despacho irre!ular. =no de estos tipos son las estanterías de ta$lero que se utilizan especialmente en el a!rupamiento y el apilado de lotes peque)os. #or lo !eneral son desmonta$les. #ueden tener entrada por uno o varios costados. En !eneral, se construyen con "ondos y estantes ajusta$les para permitir su adaptación al alto de la car!a. 4errando los etremos y el "ondo, los estantes adquieren mayor esta$ilidad. A!re!ando listones a los estantes, pueden hacerse divisiones para almacenar partidas de di"erentes tipos. #a%leros 4onsisten en una plata"orma portátil so$re la cual se colocan los artículos por unidad de car!a, con el o$jeto de "acilitar el apilado por parte del equipo de manejo. am$ién son conocidos como %pallets&. Los ta$leros se construyen, por lo !eneral de madera, pudiendo hacerse de metal o de una com$inación de am$os. La utilización de ta$leros sirve para el transporte y el apilado de !ran número de $ultos y artículos por unidades de car!a, aumentando el peso y el volumen del material posi$le de ser manejado por un operario. 4omo puede apreciarse, el planeamiento de la distri$ución de la 2ode!a implica un aprovechamiento racional y practico del espacio. Las di'cultades que se le presentan al encar!ado de las $ode!as, aumentan con la demanda de él, de$iendo considerarse como o$jetivo primordial de la 0istri$ución de 2ode!as, el m9imo 7 me;or apro$ecamiento del espacio disponi%le6 4ue permita un control e8ecti$o6 una protección adecuada 7 una atención epedita de los materiales. @actores que son necesarios analizar para la determinación del espacio, es el si!uiente* •

 ipos de materiales a almacenar, cantidad y "recuencia de uso.

•

4aracterísticas relativas a tama)o, peso, "ra!ilidad, "acilidades de ser hurtadas, di'cultad de manejo, etc.

•

ormas para espaciamiento, pasillos, áreas de car!a y descar!a.

•

Limitaciones "ísicas del almacenamiento pilares, puertas, etc.-

•

@ormas y dimensiones de las super'cies en relación con los tipos de materiales a almacenar.

•

(ituación con respecto a los equipos de manejo.

•

#lanes de aumento de la producción o cam$io en los planes de venta.

•

#lan de compras periodos de lle!ada de las adquisiciones, "recuencia de consumo de los materiales-.

•

4ar!as admisi$les de los pisos y su u$icación.

•

Altura de las 2ode!as.

•

Especi'caciones que pueden a"ectar al almacenaje, tales como* peso, "ra!ilidad, deterioros y otros que indiquen necesidades de manejo especial.

En !eneral de$e pensarse en un almacenamiento que permita realizar una distri$ución >ei$le, con un planeamiento dinámico, sujeto a los cam$ios que la demanda de espacio  justi'que. Equipos auiliares de la $ode!a para el movimiento de materiales El manejo y transporte de los materiales en "orma mecanizada, proporciona una de las mayores posi$ilidades de* •

/educción de !astos,

•

Aumento de la e'ciencia de las operaciones,

•

0isminución de la posi$ilidad de deterioros de los materiales en el transporte,

•

Ahorro de mano de o$ra,

•

0isminución de !astos en su$sidios por accidentes en el tra$ajo,

•

/educción de pérdidas por ausentismo,

•

3tros.

En atención a los múltiples y variados pro$lemas que presenta la manipulación de los materiales y que a"ectan a la e'ciencia y economía de la $ode!a y al servicio que ésta presta, es necesario eaminar al!unos "actores relativos al manejo, tales como* •

#osi$ilidad de economizar movimientos, ya sea eliminándolos o com$inándolos,

•

Becanización máima de los movimientos,

•

/ecorrido mínimo de los materiales,

•

Empleo de equipos estándares, que han pro$ado su e'cacia,

•

ecesidad de montacar!as, 7rúas 1orquillas, etc.

•

•

4apacidad de los aparatos de manipulación unidades por hora que puedan manejar-, 4aracterísticas del material a transportar* C 4antidad de materiales, C @recuencia de movimientos, C Lar!o de la ruta, C 0irección de los desplazamientos,

•

Limitaciones* C #eso que resisten los primeros y se!undos pisos si eistieren-, C Ancho de pasillos,

•

4lases de equipos aptos para mover los materiales,

•

4onservación y reparación de los aparatos.

La $ariedad de e4uipos de mane;o de materiales son numerosos 7 $ariados , 7 la Empresa de%er9 contar con ellos6 de acuerdo a la realidad de cada *ode&a6 en cuanto al mo$imiento de productos 7 capacidad fnanciera. Al!unas veces parece que hu$iese tantas clases de equipos como materiales que hay que manejar. (in em$ar!o, para "acilitar la selección de ellos, se han dividido en cuatro clases principales que son* •

 ransportadores, o correas,

•

7rúas horquillas,

•

6ehículos industriales como puentes !rúas, !rúas de alta tonelaje, camiones !rúas-

•

Equipo colocador y trans$ordador.

Módulo -: Almacenamiento 7 distri%ución de materiales -.1. ALMA(EAMIE#' < !IS#RI*"(I) !E MA#ERIALES El o$jetivo "undamental de las si!uientes normas es lo!rar*

•

Aprovechamiento adecuado del espacio "ísico,

•

Bayor rapidez de operación,

•

4ontrol más epedito y e'ciente en el manejo de los materiales almacenados.

 Las normas que se de$en tener siempre en cuenta son* 8. #ara permitir que la recepción, y la entre!a de materiales sea "ácil, rápida y se!ura, se de$erá disponer de un área dotada con mesones a la entrada de $ode!a, que permitan e"ectuar la recepción y despacho de los materiales. :. En el almacenamiento se de$e disponer de estantes y casilleros apropiados para los di"erentes artículos y contar con pasillos entre las estanterías para un "ácil manejo y transporte de los materiales. E(?A !E 5E(IMIE#' La rotación de productos es una norma de !ran importancia y tiene relación con la entre!a o salida de los materiales desde la $ode!a. La rotación está en "unción de la "echa de vencimiento, es decir, el despacho de productos ha de corresponder a aquellos que presenten el vencimiento más próimo. o de$en mantenerse productos vencidos. 0El primero en entrar ser9 el primero en salir. Esta re!la tam$ién se aplica a los materiales que no suelen deteriorarse, dado que, en realidad, todos los materiales, de cualquier especie que sea, se deterioran en mayor o menor !rado con el transcurso del tiempo. odos los productos químicos presentan "echa de vencimiento y lote de "a$ricación, pero su vida útil o su calidad se ve disminuida o deteriorada si están epuestos al calor, a la humedad o a la luz del sol. La rotación de%e ser: •

#lani'cada anticipadamente.

•

/ealizada de manera de evitar la "ormación de saldos.

•

A tiempo, para evitar alcanzar el límite de conservación de al!ún producto.

Rotación 89cil 7 e8ecti$a si:

•

•

Las mercaderías poseen etiquetas, tim$res o códi!os que indiquen su "echa de ela$oración. Las mercaderías con una misma "echa están almacenadas en lotes independientes de otras mercaderías con "echas di"erentes.

La no o$servación de esta norma conduce a pérdidas innecesarias y per"ectamente evita$les.

Módulo : Entre&a 7 despaco de materiales .1. E#RE+A < !ESPA(?' !E L'S MA#ERIALES ormas !enerales En el despacho de los materiales se han de considerar las si!uientes normas* 1. El encar!ado de $ode!a, de$e pedir que las ordenes de entre!a o de requisición, le sean comunicadas en lo posi$le, con anticipación, a o$jeto de preparar el despacho de ellas. 2. El encar!ado de 2ode!a no de$e entre!ar nin!ún artículo sin al!ún documento escrito o los "ormularios dispuestos por la Empresa. ,. odas las unidades de la empresa de$erán solicitar los materiales a 2ode!a, mediante un "ormulario, por ejemplo, %Pedido de Materiales&. Este "ormulario se con"eccionara en triplicado y se de$e enviar a la 2ode!a, de$idamente tim$rado y 'rmado por el "uncionario autorizado. -. /eci$idos los pedidos, el encar!ado de 2ode!a de$e veri'car las 'rmas y tim$res y, si están correctos, de$e proceder a preparar el despacho solicitado. . La solicitud se utilizará, además, para re!istrar el despacho de los artículos, de$iendo indicarse en ésta los materiales y las cantidades entre!adas. /. Los ejemplares de la solicitud de$erá distri$uirse de la si!uiente "orma* •

copia 8 * solicitante

•

copia : * $ode!a despachadora

•

copia < * envío al departamento de compras u otro solicitante

@. (i el stocJ de materiales no es su'ciente para cu$rir lo solicitado, el encar!ado de 2ode!a mantendrá el pedido en archivo pendiente y activara la reposición de su stocJ pedirá al departamento de Adquisición o #roducción las cantidades para reponer su stocJ-. . En la 4ar!a y 0espacho, al utilizar cuerdas para amarrar, emplee canoas protectoras para no da)ar los productos en cajas o sacos, y cada cierto tiempo, reemplácelas.

B. Las 2ode!as de$erán esta$lecer horarios de atención para la recepción de pedidos y despachos de los mismos, a 'n de tener tiempo su'ciente para las la$ores administrativas de preparación de documentos, archivar documentos y poner al día los stocJs y "ormularios en !eneral. .2. AL+"AS ('SI!ERA(I'ES !E SE+"RI!A! 4uando se manipulen productos que sean ries!osos para la salud de los operarios, se han de considerar al!unas de las si!uientes medidas de se!uridad* •

•

•

•

Los productos ries!osos de contaminación, de$en transportarse en envases se!uros y por nin!ún motivo junto a productos alimenticios. En la car!a y descar!a de productos delicados, de$en usarse únicamente equipos y herramientas que no da)en los envases. o de$e ha$er empleo de !anchos que pudieran pinchar o ras!ar los envases. En caso de derrame de productos líquidos químicos, evitar su escurrimiento haciendo un cerco de aserrín, arena secos, caolín con un alcalinizante alrededor de la zona, para lue!o reco!erlo. Los químicos como pla!uicidas- en polvo reco!erlos con aserrín, arena húmedos, caolín con un alcalinizante. En am$os casos enterrar el aserrín, la arena, caolín con un alcalinizante utilizada al menos a un metro de pro"undidad, lejos de cursos de a!uas. El lu!ar de tra$ajo de$e contar con a!ua, ja$ón y pa)os limpios o de papel para ayudar a com$atir las so$reposiciones o intoicaciones.

•

=tilizar !uantes de !oma durante la manipulación de productos químicos.

•

o su$irse a los equipos de car!a y descar!a en movimiento.

Módulo /: !ocumentación en la administración de %ode&as /.1. !'("ME#A(I) E LA A!MIIS#RA(I) !E *'!E+AS 0urante las actividades de re!istro de los materiales, se han de considerar las si!uientes normas !enerales* 1. En la 2ode!a o recinto de$erá mantenerse un re!istro de toda la documentación que sea utilizada para la entre!a y recepción de materiales, con el propósito de mantener un respaldo documentado de todos los movimientos realizados en la 2ode!a, para justi'car su uso, procedencia o despacho. 2. Al!unos tipos de documentos utili3ados en *ode&a CcopiasD son* •

5rdenes de 4ompra

•

 otas de pedido o entre!as internos

•

7uías de despacho

•

7uías de devolución

•

7uías de in!resos

•

 arjetas de re!istro de cada artículosi las tuviera-

•

otas o solicitud de reposición de sus stocJs

•

otas o 7uías de productos dados de $aja

,. 0e$erá mantener al día todos los re!istros de la $ode!a, de manera de mantener in"ormado a todos los departamentos de la empresa y que tienen relación con la 2ode!a, como por ejemplo* •

•

•

•

•

5entas, para que esté enterado de los materiales y productos disponi$les en 2ode!a y a o"recer a sus clientes eistencias reales. !espaco, para realizar las entre!as de acuerdo a la 7uía de 6entas, u otro documento interno y no tener di"erencias entre las cantidades o"recidas y disponi$les. Producción, para que a$astezca oportunamente los materiales que estén $ajo los niveles de inventario esta$lecidos por la 2ode!a. (onta%ilidad, para mantener actualizados los 4ostos de los volúmenes disponi$les en 2ode!a, como tam$ién de los productos dados de $aja. (ontrol de In$entarios, para realizar inventarios y ajustes de di"erencias de

materiales en $ode!a. -. odo producto dado de $aja o por mermas de$erá quedar re!istrado en los documentos internos y ser 'rmada por el He"e de 2ode!a. Módulo @: (ontrol de in$entarios @.1. ('#R'L !E I5E#ARI'S 4oncepto de inventario Los inventarios tienen un papel "undamental en la economía de las empresas e instituciones. #or lo tanto, de$e encontrarse en la administración de inventarios incluyendo las $ode!as- un área "ructí"era para reducir los costos. 0esde el punto de vista de la Empresa, los inventarios representan una inverKsión, ya que se requiere de capital para tener reservas de materiales en cualquier estado. El inventario corresponde al almacenamiento de $ienes y producKtos, los cuales se mantienen en un sitio de dispuesto para tal e"ecto. Estos $ienes y productos consisten comúnmente en* •

Baterias primas

•

#roductos en proceso

•

#roductos terminados

•

(uministros

4ontrol de inventarios El control de inventarios es la técnica que permite mantener la eistencia de productos a niveles deseados. En manu"actura, como el en"oque es el producto "ísico, se da mayor importancia a los materiales y a su control? en el sector de servicios como es el caso de AA(A4-, el en"oque principal es so$re el servicio y su manipulación a menudo se consume en el momento en que se !enera una venta- y se da muy poca importancia a los materiales, por lo cual los inventarios adquieren una mayor importancia. En las tiendas departamentaKles, los inventarios de$en ser importantes para estimular las ventas. #or qué se de$en tener +nventariosM La razón "undamental es que resulta 8ísicamente imposi%le 7 económicamente poco pr9ctico el 4ue cada artículo lle&ue al sitio donde se necesita 7 cuando se necesita. #or ejemplo, aunque para un proveedor le sea "ísicamente posi$le suministrar materias primas o productos terminados con intervalos de unas cuantas horas, esto resultaría prohi$itivo de$ido al costo involucrado. 'tras ra3ones son: •

/educir los costos de manejo de materiales

•

•

•

/ealizar compras masivas o al mayoreo con descuento  ener un mar!en para reducir la incertidum$re de los pedidos Lo!rar una recuperación "avora$le de la inversión

@.2. #IP'S !E I5E#ARI'S (istema de inventario perpetuo =n sistema perpetuo mantiene un re!istro constante de la cantidad de material o producto que se tiene en la 2ode!a, reponiéndose las Eistencias cuando éstas lle!an a cierto nivel, ordenando una (antidad >i;a. 4ada vez que se retiran eistencias, la cantidad se resta del nivel anterior en una tarjeta de eistencias o en el sistema computacional- para se)alar en "orma eacta la cantidad 4ue an se tiene disponi%le en *ode&a. En la mayoría de las empresas, hoy se utilizan re!istros que se mantienen por medio de un sistema computacional de tiempo real? la cantidad que se utiliza de las eistencias se alimenta inmediatamente a una computadora, en donde se mantiene el estado actual de los artículos. La computadora se)ala cuando se alcanza el punto de reordenar o pedir eistencias, para mantener los stocJs determinados por la empresa. +mportancia del +nventario #erpetuo La utilización del inventario perpetuo permite* •

•

•

Bantener la in"ormación de los stocJs al día y actualizada. 6eri'car la rotación que tiene el producto, ya que la in"ormación de Entradas y (alidas es diaria. Al departamento de 6entas conocer con que materiales cuenta para o"recer a sus clientes.

•

/ealizar despachos %reales& a los clientes, no $asados en cantidades supuestas

•

9ue el departamento de producción sepa con que suministros puede contar.

•

•

9ue el departamento de conta$ilidad conozca el valor o capital inmovilizado que posee en sus $ode!as. Bantener la in"ormación %al día& de los productos que de$en ser eliminados de las eistencias dados de $aja por da)os, mermas u otras causas-.

En aquellas empresas que no cuentan con sistemas computacionales para llevar controlar el inventario perpetuo, se utilizan #ar;etas de Eistencias. (istema de inventario periódico En un inventario periódico el número de artículos que se tienen en el almacén se revisa con un intervalo constante semanalmente, por mes, etc. Los intervalos si!uen esencialmente el concepto A24, los artículos que tienen una utilización monetaria alta se comprue$an con más "recuencia que los artículos de menor valor monetario o 4. 0espués de cada revisión, se hace un pedido. La ma!nitud de éste depende de la tasa de utilización durante el tiempo que media entre las compro$aciones. Esta ma!nitud varia$le de la orden está dise)ada para que aproime al nivel de las eistencias a un número máimo deseado.

En esta "orma la ma!nitud de la orden es mayor cuando la demanda entre las revisiones es alta. El sistema de intervalo de orden constante es especialmente conveniente para situaciones del intervalo en que eisten muchos retiros peque)os y son $ajos los costos de la orden. Las de$ilidades del sistema son de$idas a "allas humanas, por no llevar a ca$o las compro$aciones periódicas a su tiempo y por no encontrar la eistencia presente porque ha sido mal colocada o almacenada en más de un lu!ar. @.,. ('!I>I(A(I) P'R *ARRAS Los códi!os de $arras son líneas verticales oscuras que alternan espacios en $lanco que etiquetan los artículos de inventario con in"ormación codi'cada di!italmente. Estos son leí$les con lector óptico plumas de luz- li!adas o unidas con computadores o microprocesadores. La "orma de codi'cación de datos Al"anumérica "ue ampliamente estandarizada con la adopción de la orma +nternacional B+L;(0;88NO en 8ON:. Los códi!os son ahora un método $arato, adapta$le y que "acilita la automatización de la entrada de datos que identi'can una partida de inventario, su costo, su localización y otra in"ormación necesaria del inventario. (on tam$ién muy útiles para concentrar la in"ormación de producción, como la "uente del artículo, el tra$ajo hecho en él y quién lo hizo, y otros datos. Los códi!os de $arra EA son utilizados en !ran variedad de aplicaciones en empresas industriales, comerciales y de servicios. (u uso más conocido es la identi'cación de los productos comercializados en los supermercados? pero es sólo uno de los campos donde se puede implementar. En una serie de líneas y espacios sím$olos de códi!os de $arras- es posi$le almacenar !ran cantidad de in"ormación, la cual puede ser rescatada automáticamente con la ayuda de un rayo láser, para ser recuperada en un computador. 4odi'cación de las unidades de consumo La unidad de consumo es el producto que adquiere el consumidor 'nal* alimentos, vestuario, "erretería, li$ros, etc. (e de$e identi'car usando el códi!o EAF1, que consta de trece dí!itos-, y en artículos de tama)o reducido con el códi!o EAF que consta de ocho dí!itos-. EA 1, es el códi!o que se utiliza para la identi'cación de productos en la comercialización de los mismos. 4onsta de trece dí!itos de los cuales 8: son realmente el códi!o y el 8