Contrat de Maintenance

FA103591

ISSN 0335-3931

XP ENV 13269 Août 2001 Indice de classement : X 60-318

ICS : 03.080.10

Maintenance

Guide de préparation des contrats de maintenance

© AFNOR 2001 — Tous droits réservés

E : Maintenance — Guideline on preparation of maintenance contracts D : Instandhaltung — Anleitung zur Erstellung von Instandhaltungsverträgen

Norme expérimentale publiée par AFNOR en août 2001. Les observations relatives à la présente norme expérimentale doivent être adressées à AFNOR avant juin 2004. Remplace la norme expérimentale XP X 60-105, d’avril 1996.

Correspondance

Le présent document reproduit intégralement la prénorme européenne ENV 13269:2001.

Analyse

Le présent document est un guide d’aide à la rédaction des contrats de maintenance. Il précise les éléments essentiels à l’élaboration du contrat de maintenance et à la construction de la relation commerciale correspondante. Par son contenu, il guide la rédaction des contrats de maintenance en combinant les aspects techniques, organisationnels, commerciaux et juridiques qui, par nature, sont interdépendants.

Descripteurs

Thésaurus International Technique : maintenance, contrat, clause, relation client fournisseur.

Modifications

Par rapport au document remplacé, la présente norme apporte : — des modifications de forme : par exemple, la colonne commentaires est supprimée ; — des modifications de fond liées à la prise en compte des spécificités des pays membres européens.

Corrections Éditée et diffusée par l’Association Française de Normalisation (AFNOR) — 11 avenue Francis de Pressensé — 93571 Saint-Denis La Plaine Cedex Tél. : + 33 (0)1 41 62 80 00 — Fax : + 33 (0)1 49 17 90 00 — www.afnor.fr

© AFNOR 2001

AFNOR 2001

1er tirage 2001-08-F

Maintenance industrielle

AFNOR X60G

Membres de la commission de normalisation Président : M GUSMINI Secrétariat :

MLLE BENSALEM — AFNOR M M M M M M M M M M M M M M M M M M M M M M M MME M M M M M M M M M M M MME

ARNOUX BETEILLE BOUTTEAU BROCHARD CHAGNAUD CLERGEAU COZZAROLO CROS DEAR DESPUJOLS DUBOST FOURMENTRAUX FRANCASTEL GAUTHIEZ GUSMINI HOSTALIER JAMMOT LAFORGUE LE FOULER MECHIN MILLERET MINIOT MONGIS NIEDZIELA PATU PICHOT PROUX REMOND ROBIN ROUSSE SAPPIN SARRIA SCHIMA SERRES TAILLIFET VERET

M ARNOUX HENRI RATP TOTAL RAFFINAGE DISTRIBUTION DELATTRE LEVIVIER DGA DCE CEAT JEAN-PIERRE CLERGEAU GTMH SA FIM CAMOM SA EDF R&D GAZ DE FRANCE — DION RECHERCHE CEA AFIM GTMH SA SPIE TRINDEL/CNMI FMH CNMI PCA-PEUGEOT CITROEN AUTOMOBILES SPIE TRINDEL CIMI SOMELEC SA METAREG ELF AQUITAINE AFNOR RATP DEFI CONSULTANTS SNCF EDF POLE INDUSTRIE AFNOR AURIA CONSEIL DION DEFENSE & SECURITE CIVILES RATP SNCT DIGITIP STSI EDF R&D CABINET ALAIN BENSOUSSAN

Avant-propos national Références aux normes françaises La correspondance entre les normes mentionnées à l'article «Références normatives» et les normes françaises identiques est la suivante : EN ISO 8402 : NF EN ISO 8402 (indice de classement : X 50-120) EN 13306

: NF EN 13306 (indice de classement : X 60-319)

PRÉNORME EUROPÉENNE EUROPÄISCHE VORNORM EUROPEAN PRESTANDARD

ENV 13269 Avril 2001

ICS : 03.080.10

Version française Maintenance — Guide de préparation des contrats de maintenance Instandhaltung — Anleitung zur Erstellung von Instandhaltungsverträgen

Maintenance — Guideline on preparation of maintenance contracts

La présente prénorme européenne (ENV) a été adoptée par le CEN le 12 mars 2001 comme norme expérimentale pour application provisoire. La période de validité de cette ENV est limitée initialement à trois ans. Après deux ans, les membres du CEN seront invités à soumettre leurs commentaires, en particulier sur l'éventualité de la conversion de l'ENV en norme européenne (EN). Les membres du CEN sont tenus d'annoncer l'existence de cette ENV de la même façon que pour une EN et de rendre cette ENV rapidement disponible au niveau national sous une forme appropriée. Il est admis de maintenir (en parallèle avec l'ENV) des normes nationales en contradiction avec l'ENV en application jusqu'à la décision finale de conversion possible de l'ENV en EN. Les membres du CEN sont les organismes nationaux de normalisation des pays suivants : Allemagne, Autriche, Belgique, Danemark, Espagne, Finlande, France, Grèce, Irlande, Islande, Italie, Luxembourg, Norvège, PaysBas, Portugal, République Tchèque, Royaume-Uni, Suède et Suisse.

CEN COMITÉ EUROPÉEN DE NORMALISATION Europäisches Komitee für Normung European Committee for Standardization Secrétariat Central : rue de Stassart 36, B-1050 Bruxelles © CEN 2001

Tous droits d’exploitation sous quelque forme et de quelque manière que ce soit réservés dans le monde entier aux membres nationaux du CEN. Réf. n° ENV 13269:2001 F

Page 2 ENV 13269:2001

Sommaire Page Avant-propos ...................................................................................................................................................... 3 Introduction ........................................................................................................................................................ 4 1

Domaine d’application ...................................................................................................................... 5

2

Références normatives .................................................................................................................... 5

3

Termes et définitions ........................................................................................................................ 5

4 4.1 4.2

Activités de maintenance et étapes du contrat de maintenance .................................................. 6 Activités précontractuelles .................................................................................................................. 6 Activités contractuelles ........................................................................................................................ 6

5 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7 5.8

Structure et contenu de contrat proposés ..................................................................................... 7 Page de garde ...................................................................................................................................... 7 Préambule ............................................................................................................................................ 7 Définitions contractuelles ..................................................................................................................... 7 Étendue des opérations de maintenance ............................................................................................. 8 Clauses techniques .............................................................................................................................. 9 Clauses commerciales ....................................................................................................................... 10 Clauses d’organisation ....................................................................................................................... 12 Clauses juridiques .............................................................................................................................. 14

Bibliographie .................................................................................................................................................... 18

Page 3 ENV 13269:2001

Avant-propos Le présent document a été préparé par le CEN/TC 319 «Maintenance». Selon le Règlement Intérieur du CEN/CENELEC, les instituts de normalisation nationaux des pays suivants sont tenus d’annoncer cette Prénorme européenne : Allemagne, Autriche, Belgique, Danemark, Espagne, Finlande, France, Grèce, Irlande, Islande, Italie, Luxembourg, Norvège, Pays-Bas, Portugal, République Tchèque, Royaume-Uni, Suède et Suisse. Le présent document doit être mis en application au niveau national, soit par publication d'un texte identique, soit par entérinement, au plus tard en octobre 2001 et les normes nationales en contradiction devront être retirées au plus tard en octobre 2001.

Page 4 ENV 13269:2001

Introduction L’importance de la maintenance pour les détenteurs de biens (tels que définis dans l'EN 13306 «Maintenance — Terminologie») ne doit pas être sous-estimée lorsqu'il s'agit de protéger le capital investi et d'assurer la disponibilité constante des biens. En outre, les développements techniques et économiques de l'industrie ont entraîné une augmentation de la demande en matière de services de maintenance tant au niveau national qu’international. Il est par conséquent important d'utiliser une approche structurée et prudente des contrats de maintenance. L’objet de la présente prénorme est : — de promouvoir les relations internationales entre entreprise et prestataire de services de maintenance et d’obtenir une interface claire entre l’entreprise et le prestataire de services de maintenance ; — d’améliorer la qualité des contrats de maintenance de façon à réduire au minimum les litiges et réajustements ; — d’attirer l’attention sur la portée des services de maintenance et d’identifier les options applicables à la fourniture de tels services ; — de fournir une aide et des conseils sur la rédaction et la négociation des contrats de maintenance et sur les clauses applicables en cas de litige ; — d’identifier les types de contrats de maintenance et de formuler des recommandations relatives à l’attribution des droits et obligations des parties au contrat, y compris en termes de risques ; — de simplifier la comparaison entre les différents contrats de maintenance. Le présent document n’est qu’un outil de travail destiné aux parties désireuses de rédiger un contrat de maintenance. Il contient des clauses non exhaustives qui peuvent être ou non incluses, exclues, modifiées et adaptées par les parties selon leur propre relation contractuelle. Les parties ne sont pas tenues d’utiliser, même partiellement, le présent document. Les articles présentés dans le présent guide ne sont pas tous applicables à chaque contrat. Il convient que chaque contrat particulier soit rédigé et, le cas échéant, négocié en tenant compte des exigences résultant des travaux nécessaires pour assurer la maintenance des biens, des parties concernées et des lois et réglementations applicables. La présente Prénorme est constituée des articles suivants pour aider l’utilisateur : — Article 4 «Activités de maintenance et étapes du contrat de maintenance» : donne une présentation structurée des services de maintenance possibles, proposés ou demandé. Cet article a pour but d’apporter des conseils sur les activités qui peuvent être nécessaires à la préparation d’un contrat et avant la signature d’accords, ainsi que celles qui peuvent être nécessaires pendant la durée de tout contrat ; — Article 5 «Structure et contenu» : fournit une liste de contrôle normalisée pour la rédaction des contrats de maintenance, ainsi que des éléments importants du contenu. Il est recommandé d’utiliser la Prénorme selon une approche en trois étapes : — étape 1 : il convient que l’entreprise détermine quels services de maintenance seront fournis en interne et lesquels seront sous-traités, c'est-à-dire les services de maintenance obtenus auprès d’un prestataire et faisant par conséquent l’objet d’un contrat de maintenance ; — étape 2 : une étape de préqualification suit toute décision d’acquérir tout ou partie des services de maintenance ; au cours de cette étape, l'entreprise identifie un (ou des) prestataire(s) capable(s) d’exécuter les opérations de maintenance requises ; — étape 3 : le contrat peut être préparé en utilisant les conseils donnés dans la présente Prénorme et le prestataire de services de maintenance est sélectionné soit par négociation du prix, soit par appel d’offres.

Page 5 ENV 13269:2001

1

Domaine d’application

La présente Prénorme constitue un guide de préparation de contrats de maintenance pour les opérations de maintenance. Elle peut s’appliquer à : — des relations internationales ainsi que nationales entre entreprise et prestataire de services de maintenance ; — l’ensemble des services de maintenance, y compris la planification, la gestion et le contrôle qui s’ajoutent aux opérations de maintenance ; — tout type de biens, à l’exception des programmes informatiques, à moins que le logiciel ne doive être maintenu en même temps que l’équipement technique ou en fasse partie intégrante. La présente Prénorme : — ne fournit pas de cadre-type de maintenance ; — ne définit pas les droits et obligations entre l’entreprise et le prestataire de services de maintenance.

2

Références normatives

Cette Prénorme européenne comporte par référence datée ou non datée des dispositions d'autres publications. Ces références normatives sont citées aux endroits appropriés dans le texte et les publications sont énumérées ci-après. Pour les références datées, les amendements ou révisions ultérieurs de l'une quelconque de ces publications ne s'appliquent à cette Prénorme européenne que s'ils y ont été incorporés par amendement ou révision. Pour les références non datées, la dernière édition de la publication à laquelle il est fait référence s'applique. EN ISO 8402, Management de la qualité et assurance de la qualité — Vocabulaire (ISO 8402:1994). EN 13306 1), Maintenance — Terminologie.

3

Termes et définitions

Pour les besoins de la présente Prénorme européenne, les définitions données dans l’EN 13306, «Maintenance — Terminologie», ainsi que les définitions suivantes, s'appliquent. 3.1 certification procédure par laquelle une tierce partie assure par écrit qu’un produit, un processus ou un service est conforme aux exigences spécifiées 3.2 prestataire de services de maintenance partie contractante (par exemple organisme, coentreprise, etc.) ayant convenu d’assumer la charge de fournir un service de maintenance donné et d’obtenir des fournitures, lorsque cela est spécifié, conformément à un contrat NOTE

Cette définition peut s’appliquer aux prestations de conseil.

3.3 entreprise destinataire d’un service de maintenance fourni par le prestataire de services de maintenance 3.4 lieu d’intervention endroit où l’opération de maintenance doit être effectuée NOTE

Dans le cas de télémaintenance, le lieu d’où le prestataire effectue les opérations.

1) À paraître.

Page 6 ENV 13269:2001 3.5 opération de maintenance succession d’opérations de maintenance élémentaires effectuées dans un but donné NOTE

Des exemples sont le remplacement et la réparation.

3.6 lieu d’exploitation zone aux limites définies où doit fonctionner le bien à maintenir 3.7 sous-traitant organisme désigné par l’une des parties et responsable vis-à-vis du prestataire de services de maintenance d’effectuer les travaux ou services permettant d’exécuter le contrat principal 3.8 vérification de contrat processus utilisé pour déterminer si les exigences prescrites dans un contrat de maintenance ont été satisfaites

4

Activités de maintenance et étapes du contrat de maintenance

De manière générale, les activités de maintenance peuvent être réparties en deux catégories : celles qui sont nécessaires avant signature du contrat et celles qui sont nécessaires après signature du contrat.

4.1

Activités précontractuelles

Elles comprennent les actions nécessaires préalables à la préparation d’un contrat et celles nécessaires à sa préparation. Ces activités peuvent comprendre : — l’identification du service de maintenance demandé ; — l’élaboration d’une politique de maintenance et d’une stratégie pour sa mise en œuvre ; — la décision d’assurer le service de maintenance en interne ou de l’acquérir à l’extérieur ; — la décision relative au type de contrat de maintenance adéquat et la préparation de la spécification requise ; — l’identification des prestataires de services de maintenance capables d’effectuer les opérations requises ; — la préparation du contrat ; — l’appel d’offres et/ou la négociation du prix ; — l’évaluation des offres soumises et la sélection du prestataire de services de maintenance.

4.2

Activités contractuelles

Elles comprennent les actions à réaliser par le prestataire de services de maintenance et celles qui seront effectuées par l’entreprise après signature du contrat. Il convient d’établir une liaison appropriée entre les parties afin d’aplanir les problèmes pouvant apparaître lors de l’exécution du contrat. Les actions du prestataire de services de maintenance peuvent comprendre : — la fourniture des ressources humaines, des moyens matériels et d’équipements permettant d’effectuer les travaux exigés par le contrat. Les travaux peuvent être décomposés en opérations distinctes ; — la préparation d’un programme de travail et l’exécution des travaux conformément au programme et aux exigences contractuelles ; — la fourniture du cadre de gestion nécessaire au contrôle du programme et des ressources à chaque niveau ; — la remise des demandes de paiement ; — la gestion des modifications éventuelles du contrat.

Page 7 ENV 13269:2001 Les actions de l’entreprise peuvent comprendre : — le contrôle budgétaire du contrat et la validation des demandes de paiement du prestataire de services de maintenance ; — l’acceptation des éventuels travaux supplémentaires qui pourraient être nécessaires ou autres modifications du contrat ; — les exigences relatives à l’assurance qualité et à la gestion globale permettant d’assurer que le prestataire remplit les exigences du contrat ; — les vérifications liées à l’exécution du contrat ; — le paiement.

5

Structure et contenu de contrat proposés

Le présent article présente une liste de contrôle des éléments importants du contrat de maintenance et de leur contenu. D’autres éléments peuvent également être inclus.

Article / Paragraphe 5.1

Page de garde

But Identification du contrat et des parties.

Contenu proposé Nom des parties, adresses, informations sur leur enregistrement, identité et qualité des signataires du contrat. Il convient que le titre inclue la notion de «Contrat de service de maintenance». Il convient que les autres spécifications fassent l'objet d'un sous-titre.

5.2

5.3

Préambule

Définitions contractuelles

Il est recommandé que le document contractuel débute par l’intention générale des parties.

Déclarations spécifiques concernant les intentions convenues des parties contractantes.

Le préambule facilite l’interprétation du contrat en cas de litige et permet de formuler des aménagements en cas d’avenants ultérieurs au contrat.

Éviter les phrases trop générales.

Les déclarations générales d'intention des parties et l'objet du contrat convenu peuvent revêtir une importance particulièrement significative pour les contrats à long terme qui, lors de changements de conditions, peuvent nécessiter des réajustements.

Désignation du type de contrat.

Dans le domaine de la maintenance, de nombreux termes sont fréquemment utilisés avec des significations différentes ou ambiguës. Il convient par conséquent de les définir d’une manière qui engage les deux parties.

Principaux termes techniques, commerciaux et juridiques. Il est recommandé d’utiliser les définitions adoptées dans les normes nationales, européennes ou internationales plutôt que des définitions propres aux parties. Il convient de spécifier le type, le nom, la date et la source de la norme utilisée pour les définitions. EXEMPLE

EN 13306 «Maintenance — Terminologie». (à suivre)

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Article / Paragraphe 5.4

But

Contenu proposé

Étendue des opérations de maintenance

5.4.1 Lieu d’exploitation

Description de la zone où doit fonctionner le bien à maintenir.

Description spécifique, si nécessaire : — pays ; — ville ; — bâtiment ; — machine, équipement ; — partie du processus ; — etc.

5.4.2 Lieu d’intervention

Description spécifique du lieu où les prestations doivent être réalisées par le prestataire de service de maintenance.

Description spécifique, si nécessaire : — pays ; — ville ; — bâtiment ; — machine, équipement ; — partie du processus ; — etc.

5.4.3 Contenu

Il est recommandé de décrire précisément les opérations à réaliser par le prestataire de service de maintenance (quoi et quand) et, le cas échéant, celles qui sont exclues du champ d’application des prestations.

Il convient de décrire clairement toutes les opérations à réaliser en vertu du contrat. La description des opérations peut comprendre les informations suivantes : — étapes à accomplir ; — résultat souhaité ; — objectifs mesurables pour atteindre le résultat ; — outils, moyens et techniques à mettre en œuvre ; — exigences de sécurité à respecter ; — date, délai, période ou fréquence d’exécution des tâches ; — biens à maintenir ; — conditions de fonctionnement ou d’utilisation ; — qualification des intervenants ; — etc. Programmation (organigrammes, processus de travail) En général, la description de l’étendue des opérations nécessite plusieurs pages et il est par conséquent recommandé de mettre cette partie en annexe du contrat.

5.4.4 Délai

Fixer la période pendant laquelle les opérations doivent être effectuées.

— Calendrier (quelles opérations doivent être effectuées à quelles dates, selon quelle occurrence ou quelle fréquence) ; — délai minimum et/ou maximum entre la demande de l’entreprise et le début des travaux ; — date d’achèvement ou délais de réalisation des opérations ; — etc. (à suivre)

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Article / Paragraphe 5.4.5 Empêchement

But Définir les cas et les conséquences d’empêchements.

Contenu proposé — Empêchements, raisons de changements de calendrier et/ou de date d’achèvement ; — obligations d’informations mutuelles ; — procédures permettant d’obtenir des accords sur les modifications ; — conséquences (coûts, autres modifications du contrat) ; — etc.

5.4.6 Retard

Définir les retards d’exécution et leurs éventuelles conséquences.

Définition : il y a retard dès qu’une opération donnée n’est pas effectuée au terme du délai ou à la date convenu(e) dans le contrat. Droits de résiliation du contrat, par exemple : — refus d’une demande d’octroi d’un délai supplémentaire raisonnable ; — si un délai supplémentaire n’est pas acceptable pour l’entreprise car incompatible avec son propre calendrier ; — indemnisation en cas de défaillance. Le montant de l’indemnisation peut dépendre du type ou du degré de défaillance ; — pénalités (voir 5.6.4).

5.5

Clauses techniques

5.5.1 Vérification

Donne des informations spécifiques sur les conditions/ exigences qui doivent être remplies pour la réception de la prestation par l’entreprise.

Conditions objectives et mesurables. Il est recommandé que ces informations indiquent : — qui effectue la vérification (délégation éventuelle) ; — comment la vérification est effectuée (procédures) ; — quand la vérification est effectuée (à quel moment au cours du processus, vérifications intermédiaires) ; — ce qui est vérifié (partie des prestations) ; — les méthodes de réception ; — etc.

5.5.2 Informations techniques

Pour l'exécution des opérations de maintenance, il est souvent nécessaire que le prestataire reçoive des informations sur l'état du bien à maintenir.

Il convient d'inclure une liste de contrôle de toutes les informations techniques pertinentes à échanger entre le client et le prestataire (dans une annexe, par exemple), (voir EN 13460 «Maintenance — Documentation de la maintenance»).

Pendant les opérations de maintenance, il peut arriver que l'état des biens à maintenir soit altéré et le client a besoin d'informations relatives à l'état d'altération des équipements.

Des informations définissant qui (prestataire, entreprise), comment (moyens d'enregistrement, procédures, correction des erreurs), quand (date, heure) et quelles informations (travaux effectués, pièces de rechange installées, délai supplémentaire, retards, dommages réparés, etc.) doivent être échangées. Divulgation éventuelle des informations techniques à des tiers. (à suivre)

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Article / Paragraphe 5.5.3 Pièces de rechange, matériaux et consommables

But Détermination de la stratégie de fourniture des pièces de rechange, des matériaux et des consommables, en fonction des besoins.

Contenu proposé Informations recommandées : — qui en assume la fourniture ; — propriété ; — qualité requise ; — source d'approvisionnement (d’origine ou non) ; — qui en assume le stockage et lieu de stockage : - stocké par l’entreprise ou le prestataire ; - procédure de commande de pièces de rechange,… ; - conséquences d’un refus de commander, ou d’une commande tardive, de l’entreprise ; - changements de types de pièces de rechange et versions de logiciels intégrés ; - conséquences d’un refus de l’entreprise de commander de nouvelles versions de logiciel ; - disponibilité et délai de livraison ; - etc. Si nécessaire, il y a lieu d’inclure une liste des pièces de rechange habituelles ou essentielles

5.6

Clauses commerciales

5.6.1 Prix

Spécifications concernant la rémunération du prestataire en contrepartie de l'exécution des opérations de maintenance.

Pour les contrats de maintenance, les modes de rémunération suivants sont utilisés séparément ou en combinaison : — prix forfaitaire ; — taux horaires ; — coût plus devis ; — prix fondé sur les performances ou à base d’incitations financières ; — bordereau de prix ; — prix unitaire ; — etc. Les prix peuvent être fixes ou variables. Quel que soit le mode de rémunération choisi, il convient que le contrat indique les éléments compris dans les prix : — taxes, charges et impôts ; — assurance ; — logement, frais de déplacement, indemnités ; — transport ; — frais de mobilisation/démobilisation ; — matériaux et pièces de rechange ; — frais de reprographie ; — coûts des systèmes informatiques ; — formules d’indexation ou autres pour le réajustement des prix ; — etc. (à suivre)

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Article / Paragraphe 5.6.2 Conditions de paiement

But Spécifier les conditions affectant les paiements effectués ou demandés en vertu du contrat.

Contenu proposé Conditions : — monnaie de paiement ; — méthode de facturation ; — description des biens ou opérations objets de la demande de paiement ; — réduction de prix pour paiement rapide ; — pénalités pour retard de paiement ; — retenues sur les paiements ; — acomptes ; — date d’échéance des paiements ; — calendrier des paiements ; — etc.

5.6.3 Garantie

Définition des droits de l’entreprise et des obligations du prestataire en cas de non-conformité des prestations contractuelles fournies par le prestataire.

Ce que le prestataire garantit ; — période de garantie ; — début de la période de garantie ; — procédure d’introduction d’un recours en garantie (délai) ; — obligations des prestataires et droits des clients qui invoquent une réclamation (peuvent être différents : dommage, réparation, réduction de prix, indemnisation) ; — transfert de garantie ; — etc.

5.6.4 Pénalités

Spécifications des pénalités à verser en cas de non-conformité aux accords contractuels.

Montant ou formule de calcul ; — assiette ; — domaine d’application ; — preuve nécessaire ; — plafond ; — etc.

5.6.5 Bonifications

Spécifications des bonifications à verser en cas d’exécution anticipée, de réduction des coûts, d’augmentation du bénéfice net.

Montant ou formule de calcul ; — assiette ; — domaine d’application ; — preuve nécessaire ; — plafond ; — etc.

5.6.6 Assurances

Description de toute assurance pouvant être exigée en vertu du contrat ou par la loi, quelle partie doit la souscrire ainsi que les procédures applicables.

Quoi (risques couverts) ; — qui (partie chargée de souscrire la police d’assurance et le bénéficiaire s’il n’est pas le souscripteur) ; — comment (justification de l’assurance, de la couverture minimale, de la franchise) ; — procédures en cas de dommages. Indiquer les éventuelles assurances requises, la partie devant les souscrire, quand ces assurances interviennent et les procédures applicables ; — etc. (à suivre)

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Article / Paragraphe 5.6.7 Garantie financière

But Description des éventuelles garanties financières qui peuvent être exigées pour protéger l’entreprise ou le prestataire.

Contenu proposé Type de garantie (formes de la garantie, par exemple dépôt, garantie bancaire, cautions,…) ; — date ou événement d’expiration ou de validité de la garantie ; — quand et dans quelles conditions le paiement de la garantie peut être réclamé ; — montant ; — etc.

5.7

Clauses d’organisation

5.7.1 Conditions d’exécution

Il convient de préciser dans le contrat les obligations de chaque partie afin de permettre l’exécution des opérations de maintenance.

Énumération des services, etc., et moyens à fournir par chaque partie au contrat, par exemple : — installations ; — espace de stockage ; — énergie, eau, etc. ; — outillage spécial ; — pièces de rechange ; — mesures permettant au personnel de maintenance d’assumer son travail, ses déplacements, son logement, ses autorisations de travail ; — conditions et environnement de travail ; — intégration des opérations de maintenance à réaliser par l’entreprise ; — exigences relatives aux heures de travail ; — etc.

5.7.2 Hygiène et sécurité

Spécifications des mesures permettant de satisfaire aux règles d’hygiène et de sécurité exigées par la loi ou autres réglementations pour la protection des employés et/ou du public.

Indication relative : — aux règles d’hygiène et de sécurité exigées par la loi ; — aux règles de sécurité spécifiques aux parties au contrat (par exemple plan d’urgence de l’établissement / du site et analyse des évaluations des risques applicables) ; — à la formation et aux autorisations exigées pour les employés du prestataire ; — aux dispositions concernant les mesures de protection (vêtements, vaccination, certificats médicaux) ; — etc.

5.7.3 Protection de l’environnement

Spécification de toutes les mesures de protection de l’environnement.

Dispositions relatives : — au traitement et à l’élimination des déchets ; — à la prévention de la pollution (liquide, gaz, matières solides et bruit) (à suivre)

Page 13 ENV 13269:2001

Article / Paragraphe 5.7.4 Sécurité

But Spécifications pour la protection de la propriété contre les accès non autorisés et les pertes.

Contenu proposé Dispositions relatives : — aux exigences particulières applicables aux équipements ; — à la sécurité des systèmes informatiques et de données ; — à la documentation des mesures de sécurité ; — aux autorisations/permis d’accès ; — à la confidentialité : comment protéger les informations ; — etc.

5.7.5 Assurance qualité

Définition des mesures permettant d’assurer la qualité des services de maintenance.

Exigences relatives : — au système qualité du prestataire ; — aux exigences d’audit ; — à l’expérience et à la qualification du personnel ; — au transfert de connaissances entre les parties ; — aux indicateurs de qualité ; — au plan qualité (tel que défini dans l’EN ISO 8402) ; — etc.

5.7.6 Supervision / gestion

Disposition de gestion du contrat, supervision des opérations et coopération entre les parties et autres prestataires.

Définir : — les interlocuteurs des parties ; — le gestionnaire du contrat et le superviseur représentant chacune des parties. Le gestionnaire du contrat est responsable de l’ensemble du programme de maintenance ; — organigramme applicable. Désignation des sous-traitants : — possibilité pour l’entreprise de demander au prestataire de fournir les noms des employés affectés aux travaux ; — disposition prévoyant que le gestionnaire du contrat conservera un journal des incidents ; — etc.

5.7.7 Registres

Fourniture de preuves des événements et circonstances affectant l’exécution du contrat.

Événements significatifs affectant les accords contractuels à consigner : — quoi — travaux effectués, pièces de rechange montées, temps passé, temps supplémentaire, carences, empêchements, retards, etc. ; — par qui — prestataire, entreprise, mandataires ; — quand — date, heure exacte et durée de l’événement ; — comment — moyens d’enregistrement, procédures, témoins ; — etc. (à suivre)

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Article / Paragraphe 5.8

But

Contenu proposé

Clauses juridiques

5.8.1 Droits de propriété / Droits d’auteur

Définition de la titularité et des droits d’usage ou autres droits existants ou résultant de l’exécution du contrat. Il convient que ces dispositions couvrent la propriété industrielle (brevets, conception, marques), les méthodes, la propriété des biens, les droits d’auteur.

Informations relatives à l'existence de tels droits dans le cadre du contrat : — droits et restrictions d'utilisation ; — droits et restrictions de cession desdits droits ou de divulgation des informations à des personnes non autorisées ; — droits résultant de l’exécution du contrat : - qui est titulaire des droits (éventuels droits de propriété conjoints) ; - qui est chargé des dépôts (procédures, quels pays et sur quelle période) : - droits et restrictions applicables aux parties (utilisation, cession, publication). — Spécifier les droits de chaque partie sur les éléments tels que : - les documents ; - les informations ; - les droits d’auteur. — Conséquences particulières de la violation des obligations visées par cette clause : - quelle partie doit agir, comment, qui, informations, procédures ; - coûts résultants. — Validité de ces clauses au-delà de la période contractuelle.

5.8.2 Confidentialité

Comment protéger et s’assurer d’une utilisation appropriée des informations confidentielles.

Dispositions : — notification et indication des informations confidentielles ; — restrictions concernant l’utilisation, l’accès, les autorisations ; — restrictions de divulgation dans la limite des obligations du destinataire ; — obligations de divulgation aux employés du destinataire ; — conséquences (particulières) de la violation de cette clause ; — validité de cette clause après le terme du contrat ; — etc. (à suivre)

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Article / Paragraphe 5.8.3 Force majeure

But Définir les cas de force majeure et leurs conséquences.

Contenu proposé — Énumération des cas ; — informations ou obligations ; — suspension des travaux ; — protection des travaux déjà effectués ; — reprise des travaux ; — coûts supplémentaires (quelle partie les supportera ou les partagera) ; — obligation des parties à prendre les mesures nécessaires pour réduire les coûts supplémentaires ; — résiliation éventuelle du contrat si le cas de force majeure dure au-delà d’une certaine période ; — etc.

5.8.4 Responsabilité

Définir les responsabilités pour les dommages causés par l’une des parties ou ses employés lors de l’exécution du contrat.

— Indemnisation de tiers subissant des blessures ou décès ainsi que pour des dommages causés à leurs biens ; — pour les dommages occasionnés aux biens des parties (il convient si possible de convenir d’un plafond d’indemnisation) ; — procédures ; — etc.

5.8.5 Règlement des litiges

Définir par qui, où et comment les litiges doivent être réglés.

— Négociation, conciliation ; — accord précisant si une procédure d’arbitrage est applicable et obligatoire pour les deux parties ; — arbitrages : - arbitres (nombre, qualification, désignation) ; - lieu d’arbitrage ; - procédures. — tribunal : - tribunal compétent (juridiction, lieu) ; - etc.

5.8.6 Causes et mise en œuvre de résiliation ou d’annulation

Définir les causes et procédures de résiliation ou d’annulation.

Définir les différentes causes : — expiration du délai convenu : - informations mutuelles par écrit (si convenues) ; — notification par l’une des parties : - période contractuelle minimale ; - période/délai de préavis, date d’expiration ; — période de prorogation du contrat en l’absence de préavis : — date d’expiration ; — quels sont les travaux et les paiements à effectuer avant la date d’expiration ; — accord mutuel : - date d’expiration ; - travaux à effectuer jusqu’à une date convenue ; - date(s) d’échéance des paiements non effectués ; — etc. (à suivre)

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Article / Paragraphe 5.8.7 Documents contractuels

But Définir quels documents constituent le contrat ainsi que leur ordre de préséance.

Contenu proposé — Documents, énumération de tout document définissant les droits et obligations convenus entre les parties ; — ordre de préséance, par exemple : - l’accord qui est appelé contrat (principal) (confirmation de commande, de paiement, etc.) ; - catalogue des prix et conditions ; - plans, dessins, conceptions et descriptions techniques ; - normes techniques ; - conditions commerciales particulières ; - conditions commerciales générales ; — etc.

5.8.8 Modifications, ajouts et avenants au contrat

Définir les formalités adaptées.

— Formule d’ajout ou de modification (par écrit ou autre preuve) ; — signataires autorisés (par exemple : chefs de projet) ; — etc.

5.8.9 Cessions et soustraitances éventuelles

Le prestataire peut transférer des obligations et/ou des droits : lesquels et à qui ?

Quoi (tout ou partie du contrat) ;

Définir quand et comment le prestataire peut faire appel à des sous-traitants.

— responsabilité, notification, annulation ;

— à qui (qualification du cessionnaire, personnes exclues) et comment (accord) ;

— ayant-droit pour ce qui concerne un partenaire contractuel ; — procédure d’acceptation du sous-traitant et approbation des conditions de paiement, si cela est exigé par les lois et réglementations ; — etc.

5.8.10

Loi applicable

Définir la loi de quel pays applicable au contrat pour déterminer de quelle manière il convient de l’interpréter et de régler les litiges.

— Quelle loi (nationale, fédérale) est choisie par les parties ; — les parties doivent respecter les lois et réglementations impératives applicables au lieu d’exécution des travaux ; — etc.

5.8.11

Langue du contrat

Définir la langue régissant le contrat si celui-ci est rédigé en plusieurs langues et que les divergences relatives à la signification correcte des termes utilisés apparaissent.

— Langue des correspondances, des documents techniques et autres communications entre les parties.

5.8.12

Validité du contrat

Définir les conditions préalables et/ou conditions de validité du contrat ainsi que les procédures en cas de non-validité du contrat pour non-conformité aux lois applicables.

— Date à partir de laquelle et jusqu’à laquelle le contrat doit être valable ; — période de reconduction ; — engagement des parties à maintenir les effets du contrat s’il devient, de par la loi, en partie ou en totalité invalide ; — etc. (à suivre)

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Article / Paragraphe 5.8.13 Notification

But S’assurer que toutes les instructions ou communications sont données ou confirmées dans les délais requis.

Contenu proposé — Moyens de transmission ; — liste des cas qui nécessitent une notification ; — contenu exigé ; — délai de notification ; — etc.

5.8.14 Date contractuelle

Indiquer la date de signature du contrat (principal).

— Lieu et date(s) de signature ; — date à laquelle doivent être complétées les annexes faisant partie du contrat ; — etc.

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Bibliographie

prEN 13460

Maintenance — Documents pour la maintenance.