Contoh Soalan Dan Jawapan

 

 

CONTOH SOALAN DAN JAWAPAN CONTOH SOALAN DAN JAWAPAN  JAWAPAN   1.

Royal Construction Sdn. Bhd. telah mula bertapak dalam industry pembinaan melalui projek perumahan di utara Semenanjung Malaysia. Struktur pengurusan syarikat ini ini berbentuk fungsian iaitu terdiri daripada seorang Pengurus Besar danberoperasi seorang pengurus setiap jabatan iaitu Pembinaan, Kejuruteraan dan Kewangan. Setelah selama 10bagi tahun, syarikat semakin maju dan mempunyai kedudukan yang kukuh dan mampu mengendalikan beberapa projek pembinaan secara serentak. Selari dengan perkembangan ini, pihak pengurusan perlu menstruktur semula organisasi supaya ia dapat beroperasi dengan lancar dan berkesan. a. Lakarkan carta organisasi bagi Royal Construction Sdn. Bhd. Dan huraikan dengan ringkas tiga kelebihan struktur organisasi ini. (12 markah) Lukis Gambarajah Gambarajah Carta Organisasi Matrik Struktur organisasi di atas ialah struktur matrik.  Antara kelebihan struktur matrik ialah: i. Kebolehan untuk mengendali dua matlamat serentak kerana terdapat dua penugas autoriti. Dalam struktur matrik terdapat dua pengurus yang mengawal setiap projek seperti pengurus pembinaan dan pengurus projek A. Ini membolehkan kedua dua pengurus menjalankan tugas secara serentak. Kesannya syarikat dapat menjalankan atau mencapai matlamat bagi beberapa jabatan secara serentak ii. Organisasi lebih peka kepada perubahan dalam persekitaran.kerjasama antara bidang dapat dilakukan dengan lebih cekap dan berkesan.  Apabila beberapa projek dapat dijalankan secara serentak maka setiap projek dapat mengesan perubahan dalam persekitaran dengan mudah kerana berada ditempat yang berlainan. Seterusnya sebarang tindakan dapat di ambil dengan cepat, cekap dan berkesan. iii. Ia lebih fleksibel untuk meningkatkan koordinasi dan komunikasi pelbaga jabatan bagi mempercepat pembangunan projek Struktur matrik juga dapat meningkatkan koodinasi antara jabatan dalam sesuatu perkara seperti kewangan, sumber manusia, pemasaran dan sebagainya. Hubungan komunikasi antara jabatan juga lebih cepat di lakukan dan ia akan meningkatkan keberkesanan sistem pengurusan syarikat. b.

Adakah syarikat ini sepatutnya mengamalkan pemusatan atau pemencaran autoriti? Berikan alasan anda. (3 markah) Syarikat menjalankan pemencaran autoriti. Ini adalah kerana autoriti membuat keputusan didelegasikan oleh pengurus atasan kepada pengurus bawahan. Melalui pemencaran pengurus boleh membuat keputusan dengan cepat dan berkesan serta pengurus akan menjadi lebih kreatif.

c.

Absolute Chemical Company (ACC) memulakan perniagaan pengilangan baja pada 8 tahun lalu. Syarikat kini telah berkembang pesat dan mempunyai kedudukan yang kukuh dengan tiga produk utamanya iaitu baja, bahan kimia dan farmasetikal. Objektif syarikat adalah untuk mencapai kenaikan keuntungan sebanyak 30 peratus dalam tempoh 5 tahun akan datang. Bagi menyokong strategi tersebut, pihak pengurusan syarikat perlu membuat pengorganisasian dan penstrukturan semula dengan teliti supaya objektif ini tercapai. Struktur organisasi ACC yang lebih sesuai dan fleksibel perlu dibentuk supaya syarikat dapat bertindakbalas dengan lebih cepat terhadap sebarang perubahan dalam persekitaran perniagaan. i.

-

Terangkan 3 kepentingan pengorganisasian kepada ACC.

(6 markah)

Pengorganisasian penting untuk menghasilkan satu susunan tenaga kerja yang sistematik bagi mencapai matlamat organisasi. Melalui pengorganisasian ACC dapat menstrukturkan atau menempatkan

 

sumber manusianya mengikur keperluan di seteiap bahagian. Sumber manusia tersebut juga ditempatkan mengikut kreteria yang diperlukan oleh. Penyusunan sumber manusia yang betul dan tepat akan memudahkan ACC mencapai objektif syarikat dengan mudah iaitu mencapai kenaikan keuntungan sebanyak 30 peratus dalam tempoh 5 tahun akan datang .

-

Pengorganisasian juga memastikan pengagihan sumber di antara jabatan dapat dilakukan secara saksama. Syarikat mempunyai pelbagai sumber seperti sumber manusia, kewangan, peralatan dan sebagainya. Sumber ini perlu di agihkan secara saksama antara jabatan bagi menentukan pencapaian matlamat. Pengurus ACC perlu memastikan pekerja di setiap bahagian mencukupi dan menepati keperluan tiada jabatan kurang kakitangan. bertindakbalas dengan agar cepat apabila terdapat yang perubahan dalam syarikat. Oleh itu, syarikat akan

-

Selain itu, pengorganisasian juga dapat mengawal tingkah laku pekerja melalui prosedur dan sistem yang telah ditetapkan. Peraturan dan prosedur akan digubal dan dibentuk oleh Syarikat ACC semasa pengorganisasian dilakukan. Peraturan dan prosedur ini amat berguna bagi mengawal pekerja serta melakukan tindakan-tindakan seterusnya.

2.

Fara dan Fauzana adalah dua orang eksekutif sebuah syarikat pengeluaran kosmetik. Fara lebih tertumpu kepada usaha mendorong, memujuk dan mempengaruhi orang lain ke arah pencapaian sesuatu objektif yang dikehendakinya. Manakala Fauzana pula lebih tertumpu kepada merancang, mengorganisasi, mengawal, membuat keputusan dan berkomunikasi untuk mencapai matlamat syarikat.

a.

Mengikut Teori Motivasi Herzberg, terdapat dua set faktor yang mempengaruhi gelagat pekerja iaitu faktor penjagaan (hygiene) dan faktor dorongan (motivation). Jelaskan bagaimanan Fara dan Fauzana memotivasikan pekerja dengan menggunakan kedua faktor ini. (10 markah) 

Faktor penjagaan (hygiene) Faktor penjagaan adalah faktor-faktor yang jika diberi perhatian, akan mengurangkan atau menghapuskan ketidakpuasan dan jika diabaikan, akan meningkatkan ketidakpuasan pekerja di bawah penyeliaan mereka. i.

Kualiti penyeliaan Melalui faktor ini Fara dan Fauzana perlu mengadakan sistem penyeliaan yang adil dan menggambarkan kualiti kerja para pekerja seperti membuat penyelian pada setiap minggu dan mengenalpasti masalah pekerja.

ii. Gaji Fara dan Fauzana perlu melihat kembali struktur gaji yang diberikan kepada pekerja agar setimpal dan memuaskan kewangan pekerja. hati mereka. Sistem komesen adalah sesuai bagi meningkatkan kedudukan iii. Keadaan fizikal tempat kerja Tempat kerja yang selesa, persekitaran kerja yang bersih dan selamat amat diperlukan oleh pekerja bagi membolehkan mereka menjalankan kerja dengan baik. Farad an Fauzana perlu melihat perkara ini kerana keadaan tempat kerja yang tidak ceria dan tidak selamat akan menyebabkan pekerja tidak bersemangat untuk membuat kerja. Faktor dorongan (motivasi)

i.

Faktor yang jika diberi perhatian, akan meningkatkan kepuasan dan jika diabaikan, akan mengurangkan atau menghapuskan kepuasan. Pengiktirafan Fara dan Fauzana perlu memberi pengiktirafan kepada pekerjanya terutamanya kepada pekerja yang menunjukkan prestasi yang cemerlang. Antara perkara yang boleh dilakukan seperti memberi bonus atas prestasi, sijil kecemerlangan dan sebagainya.

ii. Peluang untuk berkembang

 

Setiap individu mempunyai potensi yang tersendiri. Oleh yang demikian Farad an Fauzana perlu memberi peluang kepada pekerja untuk menunjukkan dan meningkatkan kemahiran dan pembangunan diri sendiri. Pekerja akan lebih bermotivasi jika mereka diberi peluang melakukan kerja dengan cara dan kemahiran sendiri. iii. Tanggungjawab Individu akan lebih bermotivasi jika ia diberi kepercayaan dengan memberikan tanggungjawab yang bersesuaian kepada mereka. Fara dan Fauzana perlu memberi peluang kepada pekerja untuk membuat keputusan berkaitan tanggungjawabnya. b.

i.

Encik Taufik adalah pengurus pengurus jualan di sebuah syarikat pengedar perkakasan dan perkhidmatan kumputer. Beliau menguruskan 15 pasukan jualan yang bertanggungjawab membuat jualan. menyediakan khidmat rundingan, memberi sokongan teknikal dan mengumpul maklumbalas daripada pelanggan untuk disampaikan kepada pihak pengurusan syarikat. Encik Taufik akan menetapkan matlamat jualan berdasarkan perbincangannya dengan setiap pasukan jualan. Sebelum sesuatu keputusan dibuat, beliau akan mempertimbangkan pendapat daripada pasukan jualannya. Encik Taufik amat yakin akan kebolehan setiap jurujualnya dan selalu mendorong mereka mencapai potensi diri masing-masing. Beliau sentiasa memberi panduan, sokongan dan tunjuk ajar kepada semua jurujual syarikat. Mereka akan diberi ganjaran secara adil setimpal dengan pencapaian mereka secara individu atau berpasukan. Melalui hubungan yang erat di kalangan jurujual dan pengurus serta semangat berpasukan yang tinggi, syarikat ini mampu menghadapi cabaran cabaran perniagaan dengan lebih cekap. Jelaskan gaya kepimpinan yang dipraktikkan oleh Encik Taufik.

(5 markah)

Encik Taufik mempraktikkan gaya kepimpinan demokratik Pemimpin demokratik menggalakkan penglibatan dan penyertaan pekerjanya dalam membuat sesuatu tindakan/keputusan. Encik Taufik memberi peluang kepada pekerja untuk memberi pendapat/ maklumbalas/ide/pandangan/input melalui perbincangan dengan juru jualnya. Walau bagaimanapun En Taufik membuat keputusan akhir terhadap sesuatu perkara.

ii. Terangkan bagaimana Teori Hirarki Keperluan Maslow dan Teori Y boleh memotivasikan jurujual syarikat ini. (10 markah) Teori Hirarki Keperluan Maslow: Terdapat 5 tingkat keperluan iaitu keperluan fisiologi, keselamatan, sosial, esteem (penghormatan diri) dan keperluan pencapaian hasrat diri (aktualisasi diri) i.

Keperluan Fisiologi Melalui keperluan ini En. Taufik perlu membayar gaji yang yang berpatutan kepada jurujualnya kerana melaluinya sekurang-kurangnya mereka dapat menggunakannya untuk membeli makanan, menyewa tempat tinggal dan membeli pakaian. Selain itu pemberian komesyen juga boleh diadakan.

ii. Keperluan Keselamatan Berhunung dengan keperluan keselamatan Encik Taufik perlu memastikan setiap jurujual dilindungi oleh insurans dan mereka diberi kemudahan perubatan percuma. Melalui tindakan ini jurujual akan merasa terjamin dalam menjalankan kerja mereka. iii. Keperluan Sosial Melalui keperluan ini En Taufik menggalakkan jurujual bekerja berpasukan supaya mereka dapat mengeratkan perhubungan antara satu sama lain. Hubungan yang erat menjamin kualiti kerja dan pencapai matlamat. iv. Keperluan Esteem (penghormatan diri) Encik Taufik juga perlu menyediakan peluang-peluang kenaikan pangkat kepada pasukan jurujual yang cemerlang. Selain itu beliau juga boleh memberi anugerah kepada jurujual yang berprestasi tinggi supaya jurujual lain lebih bermotivasi. v.

Keperluan Pencapaian Hasrat Diri (aktualisasi diri)

 

Encik Taufik juga perlu menggalakkan jurujual untuk menambahkan kemahiran dan pembangunan diri seperti melanjutkan pelajaran ke peringkat yang lebih tinggi dan melantik mereka ke jawatan pengurus jualan. Teori Y: i. Melalui teori ini Encik Taufik perlu mengadakan kursus motivasi bagi membina minat pekerjanya terhadap kerja dan sanggup menerima tanggungjawab. ii. Encik Taufik juga perlu memberi memberi kebebasan kepada pekerja untuk melaksanakan kerja dengan tidak memaksa dan terlalu dikawal. Ini dapat menghasilkan pekerja yang lebih produktif. iii. Bagi jurujual yang mempunyai prestasi yang tinggi En Taufik perlu memberi supaya mereka dapat menyerlahkan potensi dan kecemerlangan diri mereka.tugasan yang mencabar iv. Jurujual juga perlu diberi kebebasan untuk melaksanakan tugas mengikut cara, kreativiti dan keupayaan masing-masing supaya mereka lebih bersemangat dan dapat menjalankan tugas dengan lebih cemerlang.

3

(a) menghadapi dilaksanakan masalah markah)

SSB

Construction Sdn Bhd sebuah syarikat pembinaan negara sering masalah kekurangan pekerja. Jelaskan empat kaedah yang boleh oleh SSBCSB dalam pengrekrutan sumber manusia bagi mengatasi kekurangan tenaga kerja dalam syarikat. (10

Berikut adalah kaedah-kaedah yang sesuai dalam pengrekrutan tenaga kerja dalam sektor pembinaan: i)

Periklanan (Media) Melalui media massa seperti radio, surat khabar, televisyen dan majalah-majalah terbitan industri. Dari kajian yang dijalankan oleh Rozlan Othman (1991), kaedah ini didapati sebagai cara yang paling popular digunakan oleh firma-firma pembuatan di Malaysia. Surat khabar dikenal pasti sebagai media yang paling kerap digunakan untuk periklanan seperti Berita Harian, New Straits Times, Malay Mail dan sebagainya. Jawatan kosong akan diiklankan atau dihebahkan kepada orang ramai . Ia merupakan saluran yang paling berkesan dan ekonomik. Sesuatu iklan perlu memberitahu faedah yang bakal diperolehi daripada jawatan berkenaan. Ia juga perlu memaklumkan kepada calon bagaimana untuk memohon jawatan tersebut.

ii) Agensi Pekerjaan Menggunakan perkhidmatan agensi pekerjaan untuk mencari calon yang berkelayakan. Ia selalunya digunakan apabila sesuatu organisasi tidak mempunyai Jabatan Sumber Manusia atau memerlukan pekerja dengan segera. Agensi pekerjaan terdiri daripada swasta dan awam. Contoh agensi swasta seperti Tele-Temps dan Job Malaysia yang beroperasi di Kuala Lumpur. Ia dapat digunakan digunakan untuk mencari calon yang yang mempunyai kemahiran atau kepakaran khusus. Agensi awam tidak mengenakan sebarang bayaran kepada majikan mahupun pekerja di atas perkhidmatannya, contohnya Jabatan Buruh. Menggunakan khidmat agensi pekerjaan swasta bagi mendapatkan tenaga kerja dari negara luar seperti Indonesia, Bangladesh dan Myanmar. Pengambilan tenaga kerja buruh asing perlu dilakukan mengikut prosedur yang sah. Selain itu, kontrak kerja yang sesuai perlu disepakati bagi menjamin penempatan tenaga kerja ini dalam syarikat pada sesuatu tempoh masa yang ditentukan. iii) Pengrekrutan Kampus (Institusi Pengajian Tinggi) Pihak Pegawai Sumber Manusia akan mempelawa siswazah yang hampir tamat pengajian untuk menyertai organisasi mereka. Peluang ini selalunya di ambil oleh organisasi pada Hari Kerjaya yang dianjurkan oleh pihak universiti/kolej seperti Politektik, Pusat Giat Mara, Kolej Komuniti, Institut Latihan Perindustrian dan IKBN dengan menjemput wakil-wakil organisasi untuk mengadakan pengrekrutan, pameran dan penerangan berkaitan prospek kerjaya yang ditawarkan oleh organisasi tersebut.

iv) Rujukan

 

yang dirujuk oleh pekerja yang ada dalam syarikat. Biasanya SSB boleh mengambil pekerja baru yang pekerja-pekerja akan merujuk saudara mara atau rakan-rakan yang mereka kenali untuk bekerja di dalam syarikat tersebut. v) Pemohon tak diundang Permohonan calon yang dipertimbangkan untuk sesuatu jawatan sekiranya ada kekosongan jawatan.

(b) Apakah maksud orientasi dan jelaskan kepentingan orientasi kepada pekerja dan SSB Construction Sdn Bhd.

(5 markah)

Orientasi adalah satu proses memperkenalkan, menyesuaikan dan membudayakan pekerja baru kepada organisasi. Melalui orientasi ini pekerja dapat diperkenalkan dengan organisasi dan pekerja baru juga dapat menyesuaikan diri dengan tugas, suasana persekitaran dan kumpulan kerja yang baru.  Antara tujuan orientasi dilakukan adalah seperti berikut: •

•

•

•

•

Orientasi yang diadakan dapat membantu pekerja menyesuaikan diri dengan keadaan persekitaran tempat kerja yang baru. Tempat atau jabatan-jabatan tertentu perlu dimaklumkan kepada pekerja baru. Memperkenalkan pekerja kepada ketua dan pekerja yang lain. Pekerja baru perlu di perkenalkan kepada semua kakitangan dalam organisasi terutamanya rakan sejabatan. Ini adalah untuk mengeratkan hubungan interpersonal antara mereka. Menerangkan polisi, prosedur dan peraturan organisasi kepada pekerja. Pengurus juga perlu memberi penerangan yang lengkap berhubung polisi syarikat, prosedur dan peraturan-peraturan yang diamalkan oleh syarikat. Ini akan menjamin pekerja tidak melakukan kesilapan. Menerangkan struktur organisasi kepada pekerja. Pekerja baru juga perlu mengetahui hubungan autoriti mereka dalam organisasi iaitu siapa ketua mereka, kepada siapa memberi laporan dan dari siapa mereka akan menerima arahan. Menerangkan aspek-aspek penting yang berkaitan dengan kerja atau jawatan kepada pekerja. Pekerja juga diberi penerangan tentang tugas dan tanggungjawab mereka. Apakah kerja-kerja yang mereka perlu buat dan peraturan-peraturan berhubung dengannya.

(c) SSB

Jelaskan apakah bentuk analisis analisis pekerjaan yang perlu dilaksanakan oleh Construction Sdn Bhd sebelum membuat pengambilan pekerja. (10 markah)

 Analisis pekerjaan pekerjaan merupakan satu satu teknik yang digunakan digunakan untuk mengumpul dan menganalisis menganalisis maklumat maklumat berkenaan berkenaan kerja, tugas dan tanggungjawab tanggungjaw ab kemahiran, pengetahuan dan keupayaan yang diperlukan oleh seseorang penjawat jawatan untuk melaksanakan sesuatu kerja yang telah ditawarkan.  Dalam analisis pekerjaan terdapat dua perkara yang perlu dititikberapkan oleh pihak pengurusan iaitu huraian kerja (Job Description) dan spesifikasi kerja (Job Specification) 

i.   Huraian Kerja (Job Description) i. Huraian kerja merupakan dokumen formal yang menerangkan tentang kerja, tugas dan tanggungjawab yang perlu dilaksanakan oleh seseorang penjawat pekerjaan. Di dalamnya mengandungi maklumat maklumat seperti jawatan kerja, ringkasan kerja, tanggungjawab kerja dan hubungan autoriti pekerja.  Huraian kerja ini digunakan sebagai sumber rujukan semasa proses merancang dan mengambil pekerja, menjalankan induksi untuk pekerja baru dan menentukan faedah, ganjaran dan pampas an kepada pekerja.  

ii.  Spesifikasi Kerja (Job Specification) ii.  Spesifikasi kerja adalah dokumen yang menerangkan tentang kemahiran, pendidikan dan pengalaman yang perlu dimiliki oleh seseorang individu yang akan menjawat sesuatu j awatan.   Antara perkara yang biasanya di titikberapkan titikberapkan adalah adalah kelulusan akademik akademik yang perlu ada untuk sesuatu sesuatu jawatan, pengalaman pengalaman yang perlu ada bagi sesuatu jawatan, kemahiran-kemahiran teknikal, kemahiran bahasa, umur, taraf warganegara dan sebagainya. 

4.

Metro Bayu Sdn. Bhd. adalah merupakan sebuah syarikat pengangkutan bas di Bandar Ipoh. Syarikat ini telah beroperasi selama 5 tahun dan mempunyai 100 orang pemandu. Sehingga kini syarikat belum pernah menjalankan penilaian prestasi.

 

(a) Sebagai Pengurus Sumber Manusia di syarikat ini, anda menyedari kepentingan menjalankan penilaian prestasi pemandu-pemandu pemandu-pemandu bas bagi meningkatkan produktiviti syarikat. Namun Namun begitu, sebelum penilaian prestasi dapat dijalankan, persetujuan daripada Ahli Lembaga Pengarah syarikat perlu diperolehi. Terangkan kepada mereka lima lima  tujuan menjalankan penilaian prestasi. (10 markah) i)

Memberi maklum balas kepada pekerja berhubung prestasi mereka. Melalui penilaian prestasi yang dibuat pekerja dapat mengetahui prestasi sebenar mereka. Ini adalah kerana setiap individu tidak dapat mengetahui prestasi diri sendiri selagi ia tidak dinilai oleh pihak lain.

ii)

Menyediakan langkah-langkah tertentu prestasi mereka. Keputusan penilaian prestasi yang dibuatuntuk akanmeningkatkan menjadi titik permulaan pihak pengurusan untuk membuat perancangan program kepada pekerja bagi meningkatkan prestasi terutamanya pekerja yang berprestasi rendah. iii) Memberi asas kepada pihak pengurusan pengurusan dalam menentukan ganjaran ganjaran kepada pekerja. Keputusan penilaian prestasi juga akan digunakan oleh pihak pengurusan dalam membuat ketetapan pemberian ganjaran kepada setiap pekerjanya agar pemberian ganjaran tersebut adil dan saksama. iv) Memberikan maklumat berhubung berhubung dengan keberkesanan aktiviti-aktiviti pemilihan, latihan dan pembangunan pekerja. Keputusan dari penilaian prestasi juga dapat memberi gambaran dan makluman kepada pihak pengurusan terhadap proses pemilihan pekerja yang dijalankan serta keberkesanan tindakan pembetulan yang dilakukan. v)   Memberikan maklumat kepada pengurus tentang kualiti sumber manusia yang v) yang ada untuk tujuan pertumbuhan organisasi. Kualiti sumber manusia dalam sesebuah organisasi tidak dapat diketahui sehinggalah proses penilaian dilakukan. Proses penilaian prestasi pekerja dapat memberi maklum balas yang penting berhubung tahap kualiti sumber manusia yang sebenar.

(b) Anda juga ingin memberikan program latihan dan pembangunan kepada pemandu-pemandu bas syarikat. Bentangkan cadangan anda kepada Ahli Lembaga Pengarah dengan menghuraikan tiga tiga   jenis latihan semasa kerja (on the job training) yang bersesuaian dengan tugas pemandu-pemandu bas syarikat. (15 markah) Tiga jenis latihan semasa kerja (on the job training) yang bersesuaian dengan tugas pemandupemandu bas syarikat ialah: i)

Program Perantisan Program yang perlu dilalui oleh pemandu baru dalam masa yang telah ditetapkan dengan mempelajari dan melakukan tugas-tugas yang telah ditentukan sebelum diterima sebagai pekerja tetap. Contoh: Pemandu baru bertugas sebagai pemandu kedua/gantian ataupun pemandu baru menjadi pemandu pelatih selama dua bulan.

ii)

Mentor Pemandu baru dibimbing oleh pemandu lama dan berpengalaman dalam waktu bekerja untuk suatu tempoh tertentu. Contoh: Mentor membimbing mentee mengenai pemanduan berhemah, mengenal pasti laluan-laluan selamat dan langkah-langkah keselamatan yang perlu di ambil sewaktu kemalangan.

iii)

Pusingan Kerja Latihan kepada pekerja melalui pemindahan secara sistematik dari satu bahagian ke bahagian yang lain. Pekerja dapat memperolehi pelbagai kemahiran dan pengetahuan.

 

Contoh: Pemandu memandu bas yang berbeza (bas besar, bas baru, bas lama, bas automatik, bas manual atau bas bertingkat) di laluan yang berlainan.

5.

Syarikat MajuIndah Berhad bercadang membuka cawangan baru di Kedah pada tahun hadapan. Encik Mahamad Jala, Pengurus Jabatan Sumber Manusia telah diarahkan membuat persediaan awal bagi membuat pemilihan dan latihan kerja bagi kakitangan baru syarikat. (a) Terangkan maksud huraian kerja dan spesifikasi kerja. kerja.  

(5 markah)

Huraian Kerja (Perihal Kerja)  Kerja)  Huraian kerja merupakan dokumen formal yang menerangkan tentang kerja, senarai tugas dan senarai tanggungjawab yang perlu dilaksanakan oleh seseorang penjawat pekerjaan. Di dalamnya mengandungi maklumat maklumat seperti jawatan kerja, ringkasan kerja, tanggungjawab tanggungjaw ab kerja dan hubungan autoriti pekerja. 

Huraian kerja ini digunakan sebagai sumber rujukan semasa proses merancang dan mengambil pekerja, menjalankan induksi untuk pekerja baru dan menentukan faedah, ganjaran dan pampas an kepada pekerja.  

Spesifikasi Kerja (Perihal Individu)  Individu)   Spesifikasi kerja adalah dokumen yang menerangkan tentang keperluan kemanusiaan bagi sesuatu kerja seperti kemahiran, pendidikan dan pengalaman, ciri ciri fizikal dan personality yang perlu dimiliki oleh seseorang individu yang akan menjawat sesuatu jawatan.  Antara perkara yang biasanya di titikberapkan adalah kelulusan akademik yang perlu ada untuk sesuatu jawatan, pengalaman yang perlu ada bagi sesuatu jawatan, kemahiran-kemahiran teknikal, kemahiran bahasa, umur, taraf warganegara dan sebagainya. 

(c) Jelaskan i.

proses

pem ilihan pemilihan

kakitangan

yang

boleh

dilaksanakan

oleh

Encik

Mahamad

Jala. (15 m) Borang Permohonan Borang permohonan yang mengandungi segala data peribadi pemohon yang akan digunakan sebagai alat untuk menyaring calon yang sesuai. Encik Mahamad Jala boleh menggunakan borang permohonan untuk mendapatkan maklumat seperti maklumat peribadi, peribadi, kelayakan akademik, serta pengalaman bekerja calon.

ii.

Saringan Berdasarkan huraian kerja dan spesifikasi kerja, pihak pengurusan dapat mengenalpasti calon yang lebih sesuai untuk dipertimbangkan daripada sekumpulan permohonan itu. Encik Mahamad Jala perlu membuat saringan supaya dapat memilih pekerja yang benar-benar layak untuk memegang jawatan di dalam Syarikat MajuIndah Berhad.

iii.

Ujian Terdapat beberapa jenis ujian yang boleh dijalankan oleh Encik Mahamad Jala bersesuaian dengan jawatan yang akan di disandang sandang oleh calon. Antara ujian ujian tersebut adalah ujian pencapaian,ujian kecerdasan dan ujian perwatakan. Hasil daripada menggambarkan prestasi calon semasa menjalankan tugas yang sebenar.

ujian

harus

dapat

iv.

Temuduga Temuduga bertujuan untuk menilai calon dan menjelaskan kepada calon jangkaan organisasi. Sesi temuduga membolehkan Encik Mahamad Jala melihat beberapa aspek yang tidak dapat diketahui melalui borang permohonan calon calon seperti perwatakan, keyakinan diri dan kemahiran berkomunikasi.

v.

Semak Rujukan dan Latar Belakang Semak rujukan dan latar belakang belakang adalah bertujuan untuk mengetahui kemampuan pemohon untuk melaksanakan tanggungjawab selain untuk memastikan maklumat yang diberikan semasa memohon semuanya benar dan sahih. Encik Mahamad Jala perlu menghubungi perujuk-perujuk yang diberikan oleh calon untuk memastikan bahawa calon layak untuk menjawat jawatan yang dipohon.

vi.

Ujian Fizikal dan Kesihatan Ujian fizikal dan kesihatan adalah untuk memastikan bahawa calon bukan sahaja berkelayakan tetapi mempunyai tahap kesihatan yang baik. Encik Mahamad Jala perlu memastikan bahawa pekerja yang dilantik adalah bebas daripada penagihan dadah serta AIDS. Setelah proses pemilihan selesai, calon

 

yang berjaya akan ditawarkan kerja oleh Syarikat MajuIndah Berhad mengikut permohonan yang telah dibuat.

(d) Huraikan latihan latihan  semasa kerja (on the job training)  training)   sebagai bentuk latihan efektif bagi kakitangan baru. (5 m) Definisi (1 m) Latihan semasa kerja adalah latihan yang dijalankan semasa pekerja sedang bekerja.

i.

ii.

i.

ii.

iii.

6

Keberkesanan (2 m) Kelebihan jenis latihan ini termasuk: Kakitangan baru yang kurang berpengalaman mudah memahami kehendak tugas. Latihan semasa kerja dapat membantu pekerja-pekerja baru di Syarikat MajuIndah Berhad kerana situasi latihan sama dengan situasi kerja. Syarikat MajuIndah MajuIndah Berhad akan dapat menjimatkan kos latihan latihan kerana tidak perlu menyediakan kemudahan atau kelengkapan latihan yang khas.

Kaedah (2 m) Kaedah latihan semasa kerja yang biasa diamalkan ialah: Program Perantisan. Satu program yang perlu dilalui oleh pekerja baru di mana pekerja tersebut dikehendaki bekerja untuk satu tempoh yang ditetapkan dengan mempelajari dan melakukan tugas-tugas yang ditentukan sebelum diterima sebagai pekerja tetap. Encik Mahamad Jala boleh membentuk program ini bagi membantu pekerja baru mengkaji dan menyelesaikan masalah yang dihadapi oleh syarikat mereka. Mentor. Pekerja baru dibimbing oleh pekerja yang lebih kanan dan berpengalaman dalam waktu bekerja untuk suatu tempoh tertentu. Pekerja yang lebih berpengalaman di dalam Syarikat MajuIndah Berhad membimbing pekerja baru supaya lebih yakin dengan tugas dan tanggungjawab yang baru mereka sandang. Pusingan kerja. Encik Mahamad Jala boleh menyediakan latihan kepada pekerja baru melalui pemindahan secara sistematik dari satu bahagian ke bahagian yang lain. Pekerja baru akan dapat memperolehi pelbagai kemahiran dan pengetahuan.

a Cadangkan jenis-jenis latihan semasa kerja (on the job training) dan di luar waktu kerja (off the  job training) sebagai proses peningkatan kemahiran untuk memenuhi keperluan semasa yang boleh menyumbang ke arah pencapaian matlamat Syarikat Beta Adelphi Sdn. Bhd. (10 m) Latihan semasa kerja  kerja  i) Program Perantisan Satu program yang perlu dilalui oleh pekerja baru di mana pekerja tersebut dikehendaki bekerja untuk satu tempoh yang ditetapkan dengan memp elajari dan melakukan tugas-tugas yang ditentukan sebelum diterima sebagai pekerja tetap. ii)

Mentor Kakitangan baru akan dibimbing oleh seorang kakitangan yang lebih kanan supaya pembelajaran dapat dilakukan semasa kerja dengan berkongsi pendapat, kemahiran dan kepakaran di antara mereka.

iii)

Coaching Menyamai kaedah mentor iaitu individu yang sudah lama dalam organisasi, akan memilih seorang individu yang berpotensi untuk dilatih dengan mencurahkan segala ilmu dan pengalaman serta kemahiran yang dimilikinya. Kaedah ini melibatkan interaksi ‘satu dengan satu’ dan ia memerlukan masa yang panjang untuk dilaksanakan.

iv) Pusingan Kerja

 

Kakitangan yang sedia ada dalam organisasi diberi latihan melalui pemindahan secara sistematik dari  satu bahagian kepada bahagian yang lain.

i)

ii)

Latihan di luar waktu kerja  kerja  Seminar Mengadakan seminar seperti seminar motivasi, kepimpinan dan pengurusan kewangan. ‘Business Games’  Games’  Latihan yang diberi kepada pengurus-pengurus untuk meningkatkan kemahiran mereka dalam membuat keputusan.

iii)

Simulasi Dilakukan di dalam persekitaran simulasi di mana pelatih akan mempelajari teknik atau cara bekerja yang sebenar dengan menggunakan model yang sama dengan peralatan sebenar. Contoh: ‘vestibul training’  training’ 

iv)

Latihan Industri *(jawapan yang dicadang oleh skema)  skema)   Bertujuan memberi pendedahan dan membuka minda pekerja baru baru mengenai operasi dan aktiviti aktiviti sebenar di tempat kerja.

b

Sektor pembinaan negara sering menghadapi masalah kekurangan pekerja. Jelaskan kaedahkaedah yang boleh dilaksanakan oleh Royal Construction Sdn. Bhd. dalam pengrekrutan sumber manusia bagi mengatasi masalah kekurangan tenaga kerja dalam syarikat. (10 m) Berikut adalah kaedah-kaedah yang sesuai dalam pengrekrutan tenaga kerja dalam sektor pembinaan: vi)

Periklanan (Media) Melalui media massa seperti radio, surat khabar, televisyen dan majalah-majalah terbitan industri. Dari kajian yang dijalankan oleh Rozlan Othman (1991), kaedah ini didapati sebagai cara yang paling popular digunakan oleh firma-firma pembuatan di Malaysia. Surat khabar dikenal pasti sebagai media yang paling kerap digunakan untuk periklanan seperti Berita Harian, New Straits Times, Malay Mail dan sebagainya. Jawatan kosong akan diiklankan atau dihebahkan kepada orang ramai . Ia merupakan saluran yang paling berkesan dan ekonomik. Sesuatu iklan perlu memberitahu faedah yang bakal diperolehi daripada jawatan berkenaan. Ia juga perlu memaklumkan kepada calon bagaimana untuk memohon jawatan tersebut.

vii) Agensi Pekerjaan Menggunakan perkhidmatan agensi pekerjaan untuk mencari calon yang berkelayakan. Ia selalunya digunakan apabila sesuatu organisasi tidak mempunyai Jabatan Sumber Manusia atau memerlukan pekerja dengan segera. Agensi pekerjaan terdiri daripada swasta dan awam. Contoh agensi swasta seperti Tele-Temps yang beroperasi di Kuala Lumpur. Ia dapat digunakan untuk mencari calon yang mempunyai kemahiran atau kepakaran khusus. Agensi awam tidak mengenakan sebarang bayaran kepada majikan mahupun pekerja di atas perkhidmatannya, contohnya Jabatan Buruh. viii) Pengrekrutan Kampus (Institusi Pengajian Tinggi) Pihak Pegawai Sumber Manusia akan mempelawa siswazah yang hampir tamat pengajian untuk menyertai organisasi mereka. Peluang ini selalunya di ambil oleh organisasi pada Hari Kerjaya yang dianjurkan oleh pihak universiti/kolej seperti Politektik, Pusat Giat Mara, Kolej Komuniti dan IKBN dengan menjemput wakil-wakil organisasi untuk mengadakan pengrekrutan, pameran dan penerangan berkaitan prospek kerjaya yang ditawarkan oleh organisasi tersebut. ix)

Rujukan Mengrekrut calon-calon yang dirujuk oleh pekerjanya sendiri.

x)

Pemohon tak diundang Permohonan calon yang dipertimbangkan untuk sesuatu jawatan sekiranya ada kekosongan jawatan.

 

 

Lain-lain sumber i)

Agensi Pekerjaan Menggunakan khidmat agensi pekerjaan swasta bagi mendapatkan tenaga kerja dari negara luar seperti Indonesia, Bangladesh dan Myanmar. Pengambilan tenaga kerja buruh asing perlu dilakukan mengikut prosedur yang sah. Selain itu, kontrak kerja yang sesuai perlu disepakati bagi menjamin penempatan tenaga kerja ini dalam syarikat pada sesuatu tempoh masa yang ditentukan.

ii)

Agensi bantuan kerja sementara  Agensi ini membekalkan tenaga kerja sementara yang mungkin diperlukan untuk sesuatu projek tertentu bagi tempoh masa yang terhad atau pendek.

iii)

Organisasi lain Syarikat boleh membuat kontrak untuk menyewa pekerja dari organisasi lain. Kaedah ini agak fleksibel kerana syarikat boleh mendapatkan pekerja-pekerja yang mempunyai kepakaran dan pengalaman yang sesuai dengan sesuatu kerja.

iv)

Agensi pekerjaan awam Syarikat boleh memohon bantuan agensi pekerjaan awam bagi mendapatkan maklumat warga tempatan yang masih belum mendapat pekerjaan. Kaedah pengrekrutan ini murah dan boleh membantu syarikat memperolehi tenaga kerja dengan kelayakan yang sesuai serta dengan kadar yang segera.

v)

Rujukan pekerja Syarikat Royal Construction boleh mengambil pekerja baru yang yang dirujuk oleh pekerja yang yang ada dalam syarikat. Biasanya pekerja-pekerja akan merujuk saudara mara atau rakan-rakan yang mereka kenali untuk bekerja di dalam syarikat tersebut.

 

 

BAB 3 PENGENALAN PERANCANGAN (NEW 2015) BAB 3 PENGENALAN PERANCANGAN PERANCANGAN 

Definisi Perancangan  Perancangan adalah proses di mana pengurus menentukan matlamat yang ingin dicapai dan menentukan tindakan yang paling sesuai untuk diambil di semua peringkat pering kat organisasi untuk mencapai matlamat organisasi. 

 “Aktiviti yang berorientasikan masa depan, iaitu apa yang hendak diperolehi pada masa hadapan dengan mula melaksanakan programnya sekarang.”  

a.  JENIS-JENIS PERANCANGAN 

•  Perancangan Jangka Panjang (Strategik)   •  Perancangan Jangka Sederhana (Taktikal)   •  Perancangan Jangka Pendek (Operasian) 

Perancangan Jangka Panjang (Strategik)   Dilakukan oleh pengurusan atasan. Merupakan perancangan menyeluruh bagi mencapai matlamat organisasi. Ia melibatkan proses pembuatan keputusan berkaitan matlamat jangka panjang organisasi. Tempoh masa melebihi tiga tahun.  Perancangan ini melibatkan risiko yang tinggi kerana melibatkan perancangan keseluruhan.   Memerlukan kemahiran konseptual yang tinggi.  

Perancangan Jangka Sederhana (Taktikal)  Merupakan perancangan yang diterjemah dan dibuat oleh pengurusan pertengahan daripada perancangan jangka panjang . Ia adalah perancangan yang yang direkabentuk bagi melaksanakan perancangan strategik.  Tempoh perancangan ini lebih singkat berbanding perancangan strategik iaitu antara satuhingga tiga tahun.  Juga dikenali sebagai rancangan fungsian yang meliputi perancangan sesuatu jabatan seperti perancangan pemasaran, perancangan kewangan, perancangan sumber manusia dll.  

 

 

Perancangan Jangka Pendek (Operasian)    Adalah perancangan terperinci yang dilakukan oleh pengurusan bawahan.  Perancangan ini memberi penekanan terhadap tugas-tugas rutin yang berkaitan dengan aktiviti pengeluaran.  Jangka masa perancangan adalah paling pendek iaitu kurang daripada satu tahun.   Dilakukan secara berulang-ulang contohnya kerja harian, mingguan, bulanan.  

b.  KEPENTINGAN PERANCANGAN 

Menyediakan Hala Tuju Organisasi  Melalui perancangan , pengurusan menentukan visi, misi, objektif, rancangan operasi, keperluan kewangan, keperluan sumber manusia bagi mencapai matlamat organisasi.   Perancangan yang dibentuk membantu pengurus menentukan matlamat kumpulan kerja dan membangunkan strategi yang menyeluruh bagi mencapai matlamat organisasi.   Pengurus juga dapat mengagih dan mengguna sumber-sumber dengan lebih efektif dan efisien.   Perancangan membantu pengurus mengenalpasti operasi yang perlu dan diperlukan serta bagaimana ia boleh mempengaruhi organisasi.  

Tanda aras untuk mencapai objektif   Tanda aras adalah satu standard atau piawaian yang ditentukan untuk dicapai. Penentuan tanda t anda aras adalah berasaskan kepada ciri-ciri produk, perkhidmatan atau proses yang yang terbaik berbanding pesaing.  Perancangan yang dibentuk membolehkan tanda aras ditetapkan untuk dicapai oleh organisasi atau individu.  Contohnya jika firma telah menetapkan penguasaan pasaran antara 10 hingga 15 peratus tetapi prestasi sebenar ialah 17 peratus maka ini menunjukkan bahawa prestasi firma telah melebihi matlamat yang telah ditetapkan . 

Bertindak kepada persekitaran yang dinamik   Sesebuah organisasi sentiasa menghadapi suasana persekitaran persekitaran tugas dan persekitaran umum yang sentiasa berubah. Melalui perancangan pengurus dapat mengenalpasti peluang dan masalah/ancaman yang dihadapi oleh perniagaan pada masa sekarang dan masa depan  

 

Penyesuaian, tindakan dan penambahbaikan boleh dilakukan dengan segera bagi memastikan operasi organisasi berjalan lancar untuk menjimatkan kos, mengurangkan pembaziran dan risiko disebabkan perubahan kepada persekitaran. 

Sebagai Alat Kawalan Pengurus  Dengan membuat perancangan, pengurus dapat membentuk/ mewujudkan satu sistem kawalan.   Melalui penggunaan alat perancangan, pengurus dapat memastikan pencapaian organisasi selaras dengan perancangan yang telah dibuat.   Tindakan pembetulan dapat dilakukan dari semasa ke semasa.  

c.  KAITAN PERINGKAT PENGURUSAN DENGAN PERANCANGAN 

Setiap jenis perancangan dilakukan oleh setiap peringkat pengurusan.   Perancangan strategik dilaksanakan oleh pengurus peringkat atasan, perancangan taktikal dilaksanakan oleh pengurus peringkat pertengahan dan perancangan operasi dilaksanakan oleh pengurus bawahan. 

Pengurusan Atasan (Perancangan Strategik)   Pengurusan atasan melakukan perancangan strategik (jangka panjang) iaitu perancangan yang meliputi keseluruhan organisasi.  Dalam situasi ini pengurus atasan perlu mempunyai kemahiran konseptual yang tinggi berbanding pengurus peringkat lain.  Ini adalah kerana pengurus perlu memantau persekitaran tugas dan umum antaranya seperti ekonomi, teknologi, kebudayaan, pelanggan, pekerja, pesaing dan sebagainya.  

Pengurusan Pertengahan (Perancangan Taktikal)  Pengurus pertengahan bertanggungjawab membentuk atau membuat perancangan taktikal (jangka sederhana). Kemahiran kemanusiaan amat diperlukan di sini.   Perancangan ini adalah menyokong perancangan jangka panjang yang dibuat oleh ol eh pengurus atasan. Ia lebih kepada perancangan setiap jabatan yang wujud dalam organisasi.  

 

Pengurus akan menentukan bagaimana syarikat akan menggunakan sumber-sumber yang ada bagi mencapai matlamat yang ditetapkan.  

Pengurusan Bawahan (Perancangan Operasian)  Pengurus bawahan bertanggungjawab menyediakan perancangan operasian (jangka pendek) pendek) dengan memiliki kemahiran teknikal.  Perancangan yang dibuat perlu selaras dengan perancangan yang dibuat oleh pengurus peringkat atasan dan pertengahan.  Disediakan dengan tujuan untuk mengawal operasi harian.  

d.  OBJEKTIF ORGANISASI 

 VISI   

 Visi adalah satu pernyataan yang menyeluruh tentang penubuhan sesebuah organisasi. 

 

 Visi adalah satu tanggapan dan pandangan yang jauh dan mendalam, terutamanya yang berkaitan dengan perkembangan masa depan dan sebagainya.[kamus dewan edisi 4] 

 

 Visi yang dibentuk adalah sesuatu yang ideal dan unik untuk dicapai dan merupakan matlamat jangka jangka panjang sesebuah organisasi. 

•

•

•

Ciri-ciri  • 

Ringkas, padat dan jelas (tidak melebihi 25 perkataan) 

• 

Realistik dan menimbulkan semangat 

• 

Menjawab persoalan apa, untuk siapa dan bila  

MISI   

•

 

•

Misi merupakan tujuan utama sesebuah organisasi ditubuhkan.   Biasanya misi dinyatakan dalam bentuk yang umum, luas dan memperlihatkan nilai-nilai kepercayaan, keluaran utama, pasaran utama, sifat orang yang memegang kepentingan dalam firma dan masyarakat dan falsafah pengurusan.  

 

 

•

Membentuk identiti dan imej organisasi.  

 

Misi adalah penting kepada sesebuah organisasi untuk dijadikan sebagai panduan dan motivasi kepada ahli organisasi, menjadi hala tuju yang dikongsi bersama dan dapat memfokus kepada usaha yang dijalankan. 

 

Kepada pengurus, ia menjadi ukuran bagi menilai kejayaan organisasi  – sejauh mana pengurus berjaya memenuhi misi tersebut melalui usaha pekerja bawahannya.  

•

•

OBJEKTIF 

• 

Objektif merupakan sasaran atau hasil akhir yang cuba/dijang cuba/dijangka ka dicapai oleh sesebuah organisasi. Ia terbentuk daripada misi. 

• 

Biasanya objektif dinyatakan dinyatakan dalam bentuk yang lebih khusus khusus berbanding misi misi organisasi yang mana dimensi masanya lebih jelas. 

• 

Biasanya setiap bahagian atau unit akan menetapkan objektif masing-masing masing-masing selari dengan misi organisasi. 

• 

Ciri objektif – Spesifik, Boleh diukur, Boleh dicapai, Dikaitkan dengan Ganjaran dan Mempunyai tempoh masa. 

’ ’SMART”  ’SMART”  

Specific, Measureable, easureable, A  Achievable, chievable, R eward eward & Timely 

Jenis-Jenis Objektif  

• 

Objektif Organisasi  Objektif keseluruhan firma.   Dipertanggungjawabkan kepada pengurusan atasan.   Tergolong dalam perancangan jangka panjang.   Contoh: Syarikat AAA Bhd. ingin meluaskan pasaran ke Eropah 5 tahun akan datang  

• 

Objektif Jabatan 

 

Objektif sesuatu jabatan.  Ditetapkan berdasarkan objektif organisasi   Dipertanggungjawabkan kepada pengurusan pertengahan.   Contoh: Jabatan Pengeluaran syarikat AAA Bhd. mensasarkan peningkatan volum pengeluaran sebanyak 20% dalam tempoh 2 tahun. 

Objektif Unit  Objektif bagi unit-unit kecil di dalam jabatan.   Dipertanggungjawabkan kepada pengurusan bawahan.   Penting untuk menyokong objektif jabatan dan seterusnya objektif organisasi.  Contoh:Unit Produk A mensasarkan peningkatan volum pengeluaran produk A sebanyak 10% Contoh:Unit setiap bulan 

Kepentingan objektif  

Motivasi/Komitmen 

• 

Objektif yang jelas akan memperincikan tugas pekerja dan pekerja mengetahui tugas yang perlu dilakukan dalam mencapai matlamat sesebuah organisasi. Ia akan menyebabkan pekerja akan lebih bermotivasi dan komited dalam menjalankan tugas.   Pekerja juga akan lebih bermotivasi apabila mereka sedar sumbangan mereka penting untuk memastikan pencapaian matlamat organisasi.  .  • 

Piawaian  Objektif boleh dijadikan sebagai tanda aras atau kayu ukur bagi menilai kemajuan kerja agar tindakan pembetulan dapat diambil jika perlu.   Ia berfungsi sebagai satu piawaian dalam membuat penilaian.  

• 

Rasional  Melalui objektif yang ditetapkan, pengurus mengetahui apa tindakan yang perlu diambil d iambil oleh organisasi mengikut kesesuaian atau kerasionalan tanpa dipengaruhi oleh emosi   Segala keputusan dibuat adalah untuk memastikan polisi dalaman, peranan, struktur dan juga perbelanjaan dan sebagainya dibuat menjurus kepada hasil yang hendak dicapai.  

 

Keputusan organisasi mestilah selari dengan perancangan.  

Keberkesanan kos 

• 

Objektif yang ditentukan biasanya mempertimbangkan pelbagai perkara seperti memastikan sumbersumber digunakan dengan cekap bagi mengurangkan kos dan mengelakkan pembaziran dalam organisasi.  Sebarang pembaziran kos dapat dikesan dari awal dan ianya dapat diperbetulkan sebelum berlaku.  

Keformalan 

• 

Objektif yang ditetapkan secara formal akan memberitahu pekerja secara rasmi apa yang perlu dilakukan untuk mencapai matlamat yang ditetapkan.   Pekerja akan dapat menyusun aktiviti mereka dan bekerja sama secara berkumpulan.   Memastikan struktur yang bersistematik untuk mencapai matlamat organisasi.  

Ciri Objektif  

• 

Spesifik  

• 

Boleh diukur 

• 

Boleh dicapai 

• 

Dikaitkan dengan ganjaran  

• 

Mempunyai tempoh masa  i.Spesifik ( specific )  Objektif organisasi yang ditetapkan perlulah khusus, fokus, jelas dan konkrit. Objektif Ob jektif tidak boleh ditentukan secara kabur dan terawang-awang. 

Objektif yang ditentukan perlulah dengan mengenalpasti bidang-bidang utama dan aktiviti-aktiviti yang boleh menyumbang kepada prestasi syarikat. (prestasi kewangan, perkhidmatan dan kepuasan pelanggan dan inovasi)  Biasanya berlandaskan atau berdasarkan kepada visi dan misi syarikat  

i

i.  Boleh Diukur ( Measurable )   Objektif yang dibentuk perlu dinyatakan dalam bentuk kuantitatif supaya dapat diukur dengan apa cara sekalipun. 

 

Ini adalah untuk memudahkan ukuran dibuat ke atas kejayaan atau kegagalannya pencapaian objektif   Objektif yang boleh diukur   Cth: Sasaran jualan 150,000 unit dalam tempoh satu tahun.   Objektif yang tidak boleh diukur Cth: Syarikat mendapat untung dalam tempoh satu tahun.  

i

ii.  Boleh Dicapai ( Attainable )   Matlamat mestilah mencabar tetapi boleh dicapai (realistik). Objektif yang ditentukan tidak ti dak boleh yang bukan-bukan sehingga mustahil untuk dicapai.   Ia semestinya tidak terlalu tinggi dan tidak terlalu rendah untuk dicapai serta berdasarkan keupayaan organisasi.  Contohnya Jabatan Pengeluaran sebelum menetapkan objektif perlu mengambilkira keupayaan menghasilkan barangan melalui sumber-sumber yang dimiliki oleh organisasi.  

iii.  Dikaitkan Dengan Ganjaran ( Reward )   Objektif yang ditentukan perlu dikaitkan dengan dengan ganjaran sebagai faktor pendorong kepada pelaksana.  Tujuannya supaya pelaksana/ pekerja yang melaksanakan tugas-tugas bagi mencapai objektif yang ditetapkan akan cuba melakukan kerja dengan sebaik mungkin bagi mendapatkan ganjaran yang dijanjikan seperti bonus, pakej percutian, wang tunai dan lain-lain.  Cth: Jurujual yang berjaya mencapai kuota bulanan akan diberikan pakej percutian di Bali secara percuma. 

iv.  Mempunyai Tempoh Masa ( Timely )  Objektif yang ditetapkan mesti mempunyai had masa bila ia perlu diselesaikan.   Tempoh masa diperlukan bagi mengukur pencapaian organisasi semasa proses kawalan untuk membolehkan penilaian prestasi dilakukan.   Sekiranya tempoh tidak dinyatakan, maka akan terdapat pelbagai tanggapan tentang tempoh masa yang sepatutnya diambil dan ini akan menjejaskan pencapaian organisasi.   Cth: Organisasi menetapkan untuk mencapai peningkatan keuntungan sebanyak 20% dalam tempoh 3 tahun. 

 

PERANCANGAN ANGAN   e.   ALAT-ALAT PERANC

i.  Belanjawan  Satu bentuk perancangan yang memperuntukkan sumber kewangan untuk pelaksanaan sesuatu aktiviti, projek atau program bagi sesuatu tempoh tertentu.  

Kegunaan:  Merupakan alat pengurusan yang penting bagi tujuan pengagihan sumber kewangan yang terhad untuk terhad  untuk pelbagai kegunaan.   Merancang perbelanjaan organisasi bagi suatu tempoh tertentu.  

ii.  Titik Pulang Modal (TPM)  DEFINISI – Analisis yang digunakan untuk mengkaji hubungan antara jualan (hasil) dengan kos untuk menentukan titik di mana jumlah jualan akan menyamai jumlah kos iaitu titik pulang modal.   •  Ia tercapai bila Jumlah Hasil= Jumlah Kos   •  Firma akan mempastikan output yang dijual melebihi titik yang telah ditetapkan supaya memperolehi keuntungan. 

Kegunaan:  •  TPM digunakan untuk menentukan unit minima yang patut dikeluarkan atau dijual untuk mendapat pulangan modal. 

TPM boleh ditunjukkan dalam nilai wang (ringgit) atau at au volum jualan mengikut formula berikut:   TPM (unit)

= KT  H – KB 

TPM (ringgit) = TPM (unit) x H 

 Analisis TPM boleh juga ditunjukkan dengan grafik (lakaran graf) - merupakan titik persilangan di antara garis jumlah hasil (JH) dengan garis jumlah kos (JK).  

Contoh : 

 

Syarikat Azza dan Nadjmi menjual satu jenis barang pada harga RM10 seunit. seunit. Kos berubah seunit barangan tersebut ialah RM7 RM7.. Bagi pengeluaran antara 700 700 unit hingga 1,500 1,500 unit, kos tetap ialah RM3,000 seminggu. Hitungkan titik pulang modal (TPM) dalam sebutan unit dan RM dalam masa seminggu  Jawapan:  TPM (unit)

= KT H – KB 

RM3000  RM10-RM7  =1000 unit 

TPM (ringgit) = TPM (unit) x H  = 1000 x RM10  = RM10 000 

iii.  Carta Gantt 

DEFINISI – DEFINISI   – Carta berbentuk bar yang menunjukkan susunan langkah-langkah atau aktiviti di dalam suatu projek dan masa yang diperuntukkan bagi menyelesaikan setiap langkah atau aktiviti tersebut  

Kegunaan:  Sebagai panduan dalam melaksanakan projek mengikut masa yang ditetapkan.   Merancang kemajuan projek.   Merancang pelaksanakan projek bagi meminimumkan kos.  

 Aktiviti yang dijalankan dijalankan Membuat Baju Baju 

Kerja 

Masa 

 

Melakar 

1/6/2012 – 7/6/2012 

Menggunting 

7/6/2012 -14/6/2012 

Menjahit 

8/6/2012 – 21/6/2012 

Membungkus

 

 

15/6/2012 – 28/6/2012

iv.  Carta PERT dan CPM 

Ialah rajah yang menggunakan garisan bagi mewakili turutan aktiviti-aktiviti aktiviti -aktiviti dan masa yang diperuntukkan di dalam menyiapkan sesuatu projek di mana melaluinya masa terpanjang (laluan genting) projek dapat disiapkan boleh diketahui.  

Kegunaan  o 

Merancang kemajuan projek dari segi tempoh masa yang diperlukan untuk menyiapkan sesuatu aktiviti dalam projek. 

o 

Merancang kos pelaksanaan projek berdasarkan tempoh masa penyiapan projek.  

o 

Sebagai panduan dalam melaksanakan projek mengikut rancangan masa yang ditetapkan.  

o 

Merancang kegiatan yang penting yang perlu dilaksanakan dahulu.  

 Aktiviti   Aktiviti Terdahulu

Masa (hari) 

 A 

Tiada 

4 

B 

Tiada 

8 

C 

 A 

6 

D 

B,C 

3 

E 

D 

4 

 

 

Carta sila rujuk dalam buku nota yang diedarkan  

BAB 2 : PENGENALAN PENGURUSAN (NEW 2015) BAB 2 : PENGENALAN PENGURUSAN PENGURUSAN 

Definisi Organisasi 

Gabungan dua atau lebih orang yang bekerja secara sistematik dan berstruktur untuk mencapai matlamat organisasi. 

Definisi Pengurusa Pengurusan n 

Pengurusan ialah pencapaian matlamat organisasi secara efektif dan efisien melalui proses merancang, mengorganisasi, memimpin dan mengawal sumber-su sumber-sumber mber organisasi. 

a.  FUNGSI PENGURUSAN 

i.  Merancang  Proses di mana pengurus menentukan matlamat yang ingin dicapai dan menentukan tindakan yang paling sesuai untuk diambil di semua peringkat organisasi untuk mencapai matlamat organisasi. 

ii.  Mengorganisasi   Proses di mana pengurus menyusun dan mengagihkan sumber-sumber organisasi untuk melaksanakan tugas yang telah ditetapkan agar dapat mencapai matlamat organisasi. 

 

iii.  Memimpin/mengarah  Proses di mana pengurus cuba mempengaruhi gelagat pekerja agar mereka dapat melaksanakan tugas yang diberikan dengan efektif dan efisien untuk mencapai matlamat organisasi. 

iv.  Mengawal  Proses di mana pengurus memantau prestasi semasa dan mengambil tindakan pembaikan untuk memastikan hasil akhir kerja tercapai seperti yang dijangkakan. 

b.  PERINGKAT PENGURUSAN 

i.  Pengurusan atasan  Mereka bertanggungjawab ke atas pengurusan untuk mengawal dan menyelia seluruh organisasi.  Mereka menentukan matlamat organisasi, membuat perancangan jangka panjang (perancangan strategik), membuat dasar syarikat dan keputusan mengenai hala tuju perniagaan, menetap dan menggariskan visi, misi, dan polisi serta membimbing organisasi agar interaksinya dengan persekitaran adalah baik.  Lazimnya dipanggil Ketua Pegawai Eksekutif (CEO), Presiden, Naib Presiden dan sebagainya 

ii.  Pengurusan pertengahan  Pengurusan pertengahan bertanggungjawab bertanggungjawab untuk melaksanakan segala keputusan yang dibuat oleh pengurusan atasan.  Peringkat pengurusan ini merangka keputusan jangka sederhana berpandukan objektif pengurusan atasan.  Pengurusan pertengahan menyelia serta menyelaras aktiviti pengurus bawahan dan membuat laporan kepada pengurus atasan dan kadangkala bertanggungjawab bertanggungjawab ke atas pekerja organisasi.  Cth; Pengurus Pengeluaran, Pengurus pemasaran, Ketua Jabatan Pembangunan Produk, Ketua Jabatan Sumber Manusia. 

iii.  Pengurusan bawahan 

 

Bertanggungjawab awab secara langsung ke atas pengeluaran produk dan perkhidmatan.  Bertanggungj Bertanggungjawab Bertanggungj awab ke atas pekerja-pekerja pekerja-pekerja organisasi bukan pengurusan. pengurusan.  Tumpuan kepada perancangan jangka pendek.  Memberi penekanan terhadap tugas penyeliaan kerja-kerja operasi dan pelaksanaan tugastugas harian pekerja pekerja agar matlamat matlamat organisasi tercapai.  Cth; Ketua Juruteknik, Penyelia Tapak, Ketua Kerani, Penyelia Jualan.   . 

c.  PERANAN PENGURUSAN 

Maksud Peranan  Merupakan satu set gelagat yang berkaitan dan bersesuaian dengan jawatan yang disandang.

Berdasarkan Henry Mintzberg terdapat 10 peranan pengurus peranan pengurus yang boleh dikelaskan kepada 3 bahagian. bahagian. 

3 Peranan Pengurusan  

i.  PENGURUS SEBAGAI PENJALIN HUBUNGAN PERORANGAN  

• 

Peranan pengurus sebagai pemimpin (leader)  Tugas pengurus untuk mengarah, mengkoordinasi dan memotivasikan pekerja bagi melaksanakan kerja.  Pengurus memastikan kerja-kerja yang dilaksanakan mematuhi apa yang telah dirancang 

• 

Peranan pengurus sebagai tunggak (figurehe (figurehead) ad)  Pengurus menjalankan beberapa tugas yang berbentuk simbolik atau upacara. 

 

Seperti menghadiri majlis, majlis, menyampaikan sijil, menyampaikan menyampaikan anugerah dan menandatangani menandatanga ni dokumen rasmi. 

• 

Peranan pengurus sebagai pegawai perhubungan (liaison)  Pengurus bertanggungjawab bertanggungjawab mengekalkan hubungan jaringan (networking) sama ada di dalam atau di luar organisasi melalui e-mel,panggilan e-mel,panggilan telefon atau mesyuarat.  Contohnya pengurus berinteraksi dengan pekerja, pelanggan, pembekal dsb. 

ii.  PENGURUS SEBAGAI PEMBUAT KEPUTUSAN 

• 

Peranan pengurus sebagai usahawan (entrepreneur)   Berperanan sebagai pemula (initiator), pereka dan penggalak kepada perubahan dan inovasi.  Contoh : CEO sentiasa memperolehi memperolehi idea-idea baru dan dan kreatif untuk memperbaiki memperbaiki produk syarikat. 

• 

Peranan pengurus sebagai menangani gangguan (disturbance handler)   Membuat keputusan keputusan atau tindakan yang tepat terhadap terhadap krisis yang timbul timbul dalam organisasi supaya persekitaran organisasi yang bermasalah dapat diselesaikan.  Contohnya Tindakan menyelesaikan konflik dalam kalangan pekerja seperti mogok, rungutan pekerja, ketidakpuasan hati pekerja dan pelanggan. 

• 

Peranan sebagai pengagih sumber (resource allocator)   Menetapkan bagaimana sumber organisasi yang terhad diagih dan digunakan oleh semua ahli organisasi untuk mencapai matlamat organisasi.  Contoh: Pengurus mengagihkan sumber-sumber dana, masa, peralatan dan sumber manusia mengikut keutamaan. 

• 

Peranan pengurus sebagai perunding (negotiator)   Mewakili organisasi dalam

perundingan yang melibatkan

bidang kuasa yang dimiliki. 

 

Contoh: CEO berunding dengan wakil kesatuan pekerja. Pengurus jualan berunding dengan Jabatan Pengeluaran untuk mendapatkan tawaran istimewa bagi pelanggan utamanya. 

iii.  PENGURUS SEBAGAI PEMBERI MAKLUMAT (INFORMATIONAL ROLE)  

• 

Peranan pengurus sebagai pemantau (monitor)   Mencari dan menerima maklumat, mengimbas laporan berkala dan mengekalkan hubungan perorangan.  Cth: Pengurus sentiasa memantau keadaan sekeliling seperti perubahan dasar kerajaan dan peluang pelaburan baru yang mempengaruhi organisasinya. 

• 

Peranan sebagai penyebar maklumat (disseminator)   Menyebar maklumat penting yang diperolehi sama ada dari dalam atau luar organisasi kepada ahli organisasi melalui memo,laporan atau panggilan telefon..  Contoh: Pengurus memaklumkan memaklumkan sasaran jualan kepada penyelia jualan melalui memo.. 

• 

Peranan sebagai jurucakap (spokesperson)   Mewakili unit/jabatan untuk memberi maklumat yang jelas kepada pihak pengurusan atasan dalam organisasi atau berkomunikasi dengan individu/kesatuan pekerja di luar organisasi.  Cth: Pengurus menyampaikan menyampaikan maklumat kepada ahli organisasi dan orang luar melalui ucapan, laporan dan memo. 

d.  KEMAHIRAN PENGURUSAN 

i.  Kemahiran Konseptual  Kemampuan untuk melihat organisasi secara keseluruhan dan mengintegrasikan hubungan antara bahagian-bahagian dalam organisasi.  Melibatkan proses perancangan dan pengurusan strategik untuk mencapai matlamat organisasi.  Melibatkan pembuatan keputusan yang kompleks yang melibatkan kesan jangka panjang. 

 

ii.  Kemahiran Kemanusiaan  Memimpin, memotivasi, mengurus konflik dan mempeng mempengaruhi aruhi individu dengan memahami perasaan, tingkah laku dan sikap individu lain.  Kebolehan berkomunikasi berkomunikasi dengan pelbagai golongan manusia atau masyarakat seperti bertemu dengan pelbagai jenis pelanggan, bermesyuarat bermesyuarat dengan pegawai atasan, berbincang dan berhubung dengan pekerja.  Cth: Pengurus sumber manusia perlu berusaha menangani masalah prestasi pekerja, membekalkan maklumbalas maklumbalas kepada pekerja, memotivasi pekerja dan mengawal aktivitiaktiviti yang membabitkan pengurusan prestasi pekerja. 

iii.  Kemahiran Teknikal  Kebolehan untuk mengaplikasikan kaedah, prosedur dan teknik dalam bidang tertentu.  Mempunyai kaitan yang rapat dengan aktiviti harian organisasi.  Penguasaan kemahiran teknikal membantu pengurusan atasan untuk merangka polisi, dasar dan objektif organisasi.  Dapat membantu pengurus peringkat bawahan untuk memberi nasihat, penjelasan dan tunjuk ajar tentang aspek teknikal secara terperinci kepada pekerja.