Contoh Fail Meja
October 15, 2022 | Author: Anonymous | Category: N/A
Short Description
Download Contoh Fail Meja...
Description
FAIL MEJA NAMA
MOHAMMED FAUZI BIN ABD. JALIL
NO. KAD PENGENALAN
(580801-05-5241)
JAWATAN
PEMBANTU TADBIR (PERKERANIAN/OPERASI)
GRED
N17
BAHAGIAN/SEKSYEN/JABATAN BAHAGIAN/SEKSYEN/JABA TAN
SEKSYEN PENTADBIRAN DAN KEWANGAN
PUSAT TANGGUNGJAWAB (PTJ)
BAHAGIAN KESELAMATAN
TARIKH MEMEGANG JAWATAN
13 JANUARI 2007
TARIKH PENEMPATAN (Tarikh penempatan di Bahagian / Seksyen / jabatan berkenaan)
01 APRIL 2011
NO. TELEFON
03-89466179
EMAIL
-
FAKS
03-8946 7930
TARIKH DIBUKA
01 APRIL 2011
NO. SEMAKAN
00
TARIKH DIKEMASKINI
00
*Maklumat pegawai ini perlu dikemaskini setiap kali berlaku pertukaran pegawai atau portfolio tugas.
ARAHAN
1. Fail meja ini mengandungi maklumat-maklumat serta atur cara bagi tiaptiap tugas yang dijalankan oleh sesuatu jawatan.
2. Maklumat-maklumat yang perlu ada di dalam fail meja ini adalah: (a)
Maklumat organisasi;
(b)
Struktur organisasi;
(c)
Maklumat Pusat Tanggungjawab (PTJ);
(d)
Struktur organisasi PTJ;
(e)
Senarai tugas, kuasa dan hubungan pegawai dengan pegawai pegawai lain;
(f)
Proses kerja (untuk setiap senarai tugas);
(g)
Carta aliran kerja (mengikut senarai tugas);
(h) (i)
Senarai undang-undang dan peraturan yang diperlukan; senarai semakan (mengikut senarai tugas);
(j)
Senarai jawatankuasa yang dianggotai;
(k)
Senarai borang-borang yang digunakan;
(l)
Norma-norma kerja;
(m) Senarai tugas dan tanggungjawab; (n)
Senarai tugas harian,
(o)
Sejarah semakan.
3. Fail Meja (FM) ini bukannya hak pegawai sendiri, tetapi ada kaitan dengan jawatannya. Oleh itu fail ini mesti diletakkan di atas meja. Pada masa jawatannya. pertukaran, fail ini hendaklah diserahkan kepada Ketua Pusat Tanggungjawab (PTJ) . 4. Ketua Pusat Tanggungjawab (PTJ) hendaklah memastikan bahawa fail ini dikaji semula dan dikemaskini:(a) apabila berlaku pertukaran pegawai atau portfolio tugas; dan (b) sekurang-kurangnya setahun sekali.
FAIL MEJA
Halaman: 2
ISI KANDUNGAN Bil 1.0
Perkara
Halaman
MAKLUMAT ORGANISASI 1.1 Latar belakang UPM
5
1.2 Punca kuasa
5
1.3 Objektif penubuhan UPM
6
1.4 Visi UPM
6
1.5 Misi UPM
6
1.6 Matlamat UPM
6
1.7 Piagam pelanggan UPM
7
2.0
STRUKTUR ORGANISASI UPM UPM
8
3.0
MAKLUMAT PUSAT TANGGUNGJAWAB (PTJ)
4.0
3.1
Latar belakang PTJ
3.2
Fungsi utama
10
3.3
Dasar Kualiti
10
3.4
Wawasan
11
3.5
Misi
11
3.6
Matlamat
11
3.7
Piagam Pelanggan
9
11-12
STRUKTUR ORGANISASI PTJ PTJ 4.1
Carta Organisasi PTJ
4.2
Objektif Kualiti PTJ
13 14-15
5.0
STRUKTUR ORGANISASI KEDUDUKAN PEGAWAI PEGAWAI
6.0
SENARAI TUGAS, KUASA DAN HUBUNGAN PEGAWAI DENGAN PEGAWAI-PEGAWAI LAIN
17-18
7.0
PROSES KERJA (UNTUK SETIAP SENARAI TUGAS)
19-20
FAIL MEJA
16
Halaman: 3
Bil
Perkara
Halaman
8.0
CARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS)
21-22
9.0
SENARAI UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN YANG DIPERLUKAN
23
10.0
SENARAI SEMAKAN ( MENGIKUT MENGIKUT SENARAI TUGAS )
11.0
SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI
26
12.0
SENARAI BORANG-BORANG YANG DIGUNAKAN
27
13.0
NORMA-NORMA KERJA
28
14.0
SENARAI TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB
15.0
SENARAI TUGAS HARIAN
31
16.0
SEJARAH SEMAKAN
32
FAIL MEJA
24-25
29-30
Halaman: 4
1.0
MAKLUMAT ORGANISASI
UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA 1.1
LATAR BELAKANG
Universiti Putra Malaysia (UPM), dahulunya dikenali sebagai Universiti Pertanian Malaysia telah ditubuhkan pada tahun 1971. Pada asalnya ianya adalah
penggabungan antara Fakulti Pertanian, Universiti Universit i Malaya dan
Kolej Pertanian Malaya Serdang bermula dengan tiga buah fakulti iaitu Pertanian, Perhutanan dan Kedoktoran Veterinar dan Sains Penternakan dan terus kekal sebagai sebuah universiti tradisional yang memberikan tumpuan terutama kepada pendidikan ijazah pertama, penyelidikan dalam bidang pertanian dan bidang yang berkaitan.
Pada awal tahun 80-an, UPM telah memperluaskan bidang sedia ada kepada bidang Sains dan Teknologi (S&T) di samping menyediakan sistem-sistem penyampaian yang lebih baik dan terkini dalam pendidikan sains dan teknologi melalui penggunaan teknologi maklumat (IT) yang sedang pesat berkembang. UPM telah bertukar nama dengan rasminya kepada Universiti Putra Malaysia pada 3 April 1997 oleh YAB Perdana Menteri Dato' Seri Dr. Mahathir bin Mohamad. la adalah merupakan satu langkah strategik untuk menjadikan UPM sebagai pusat pengajian tinggi yang
berupaya
mengukuhkan
program
sedia
ada
di
samping
berkemampuan mempelbagaikan program pengajian bagi memenuhi kehendak dan keperluan negara pada masa hadapan.
1.2
PUNCA KUASA
1.2.1
Akta Universiti dan Kolej Universiti 1971 (Akta 30);
1.2.2
Perintah (Pemerbadanan) (Pemerbadanan ) Universiti Pertanian Malaysia (Pindaan) 1997 [ P.U.(A) 348] berkuatkuasa dari 26 Julai 1997; dan
1.2.3
Perlembagaan
Universiti
Putra
Malaysia
[P.U.(A)
106]
berkuatkuasa dari 15 Mac 1998.
FAIL MEJA
Halaman: 5
1.3
OBJEKTIF PENUBUHAN Untuk
menghasilkan
berketrampilan
di
graduan
dalam
siswazah
pelbagai
dan
bidang
pasca
dan
siswazah
menjalankan
yang aktiviti
penyelidikan yang dapat menyumbang ke arah pembentukan sebuah negara
maju
dan
memenuhi
keperluan
pasaran
sumber
manusia
tempatan dan antarabangsa serta menjadi Pusat Kecermelangan Pendidikan Pertanian dan Universiti Penyelidikan bertaraf antarabangsa.
1.4 VISI Menjadi Universiti Bereputasi Antarabangsa.
1.5 MISI Menjadi
Pusat
Pembelajaran
dan
Penyelidikan
yang
utama,
yang
memberikan sumbangan bukan sahaja kepada pembentukan kekayaan dan pembangunan negara bangsa, tetapi juga kepada kemajuan manusia dan penerokaan ilmu sejagat.
1.6 MATLAMAT UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA UPM
telah
menetapkan
lapan
matlamat
untuk
merealisasikan
wawasannya. Setiap matlamat berikut mempunyai objektif khusus, iaitu dalam bentuk yang boleh diukur pencapaiannya. Pencapaian setiap objektif bergantung kepada pelaksanaan strategi dan pelan tindakan masing-masing. Kelapan-lapan matlamat tersebut adalah seperti berikut:
Matlamat 1:
Melahirkan graduan yang berkualiti, berkualiti , berdaya saing dan berusaha untuk terus maju;
Matlamat 2:
Memperkasakan pelajar UPM dengan penguasaan kemahiran kemahira n insaniah;
Matlamat 3:
Menjadikan UPM sebagai Universiti Penyelidikan yang terkemuka;
Matlamat 4:
Memperkasakan UPM sebagai pusat kecemerlangan
Matlamat 5:
pendidikan dan penyelidikan pertanian; Memperkasakan jalinan industri dan masyarakat;
FAIL MEJA
Halaman: 6
Matlamat 6:
Mengurus modal insan dan persekitaran kerja dengan cemerlang;
Matlamat 7:
Memantapkan Sistem Pengurusan Kualiti berteraskan amalan terbaik;
Matlamat 8:
Menjana dan mengurus sumber kewangan universiti universit i secara cekap dan berkesan;
Matlamat 9:
Menjadikan universiti universi ti terhubung sepenuhnya dengan berasaskan ICT; dan
Matlamat 10:
Memperkasakan UPM melalui Alumni
1.7 PIAGAM PELANGGAN UNIVERSITI
Kami staf UPM beriltizam ke arah kecemerlangan melalui penerapan budaya
kualiti
dalam
pengajaran,
penyelidikan
dan
perkhidmatan
profesional untuk memenuhi ekspektasi pelanggan kami dengan:
•
Menyedia dan mengusahakan peningkatan secara berterusan dalam aspek
yang
berkaitan
dengan
pengajaran,
penyelidikan
dan
perkhidmatan profesional sejajar dengan piawaian dan amalan terbaik yang diterima guna di peringkat antarabangsa; •
Menyediakan program pengajian tinggi dan mewujudkan suasana pembelajaran yang berkualiti dalam usaha peningkatan kesarjanaan ilmu bagi memenuhi aspirasi pembangunan Negara;
•
Memperkasakan bidang penyelidikan dengan penemuan baharu yang dapat meningkatkan taraf hidup dan pembangunan ekonomi Negara secara menyeluruh;
•
Mewujudkan budaya pengurusan berkualiti yang cekap dan berkesan serta suasana persekitaran kerja dan pembelajaran yang dinamik dan kondusif demi memupuk percambahan dan keterbukaan minda untuk membangunkan potensi diri staf dan pelajar;
•
Menyediakan
perkhidmatan
profesional
untuk
meningkatkan
kecekapan pengurusan yang menyeluruh; dan •
Memberikan
ruang
dan
peluang
yang
saksama
kepada
semua
warganegara dengan tidak mengira kepercayaan, bangsa dan agama untuk memperoleh pendidikan tinggi yang berkualiti. FAIL MEJA
Halaman: 7
2.0
STRUKTUR ORGANISASI UPM
NAIB CANSELOR
TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK DAN ANTARABANGSA)
TIMBALAN NAIB CANSELOR (HAL EHWAL PELAJARI DAN ALUMNI)
TIMBALAN NAIB CANSELOR (PENYELIDIKAN DAN INOVASI)
PENDAFTAR
TIMBALAN NAIB CANSELOR (JARINGAN INDUSTRI DAN MASYARAKAT)
BENDAHARI
KETUA PUSTAKAWAN
FAKULTI/INSTITUT/SEKOLAH/AKADEMIK/PUSAT/BAHAGIAN/ CAMPUS CAWANGAN
3.0
MAKLUMAT PUSAT TANGGUNGJAWAB
BAHAGIAN KESELAMATAN 3.1
LATAR BELAKANG Bahagian Keselamatan, Universiti Putra Malaysia telah ditubuhkan pada tahun 1978. Sebelum penubuhannya, Bahagian ini telah melalui 2 era sejarah penting, pertama semasa Kolej Pertanian Malaya (sebelum 1971) dan kedua selepas penubuhan Universiti Pertanian Malaysia. Semasa Kolej Pertanian Malaya, ketika itu Pengawal Keselamatan dikenali sebagai “Jaga”. Mereka dilantik daripada kalangan pekerja kolej yang terdiri daripda pekerja sambilan, pencuci, pemandu dan juga buruh am. Kekuatan jaga ketika itu ialah seramai 10 anggota dan diselia oleh seorang mandur. Perkhidmatan keselamatan waktu itu tidak mempunyai struktur
yang
tersusun
dan
pentadbirannya
diletakan
dibawah
pentadbiran Bahagian Ladang. Tugas-tugas yang dijalankan pada waktu
itu lebih tertumpu kepada pengawalan hasil ladang dan mengawal di pondok-pondok kawalan.
Ketika penubuhan Universiti Pertanaian Malaysia pada tahun 1971, jawatan “Jaga” yang dahulunya diwujudkan semasa Kolej Pertanian Malaya, telah diserapkan ke dalam perkhidmatan universiti. Urusan pentadbiran masih diletakan di bawah Bahagian Ladang. Pada 1 April 1974 Pengurusan Universiti telah menubuhkan Unit Keselamatan. Seorang Pegawai Keselamatan telah diantik untuk mentadbir Unit Keselamatan. Pada ketika itu jawatan “Jaga” telah dimansuhkan dan telah digantikan
dengan jawatan Pengawal kampus. Pada tahun 1975 jawatan Pengawal kampus telah dijumudkan dan digantikan dengan jawatan Pengawal Keselamatan. Kekuatan anggota pada ketika itu telah meningkat seramai 40 anggota. Serentak dengan itu 5 orang anggota keselamatan telah dinaikan pangkat kepada Pengawal Keselamatan Kanan. Sejajar dengan perkembangan universiti serta penambahan bilangan pelajar,
kakitangan
dan
infrastruktur
pada
tahun
1978,
Bahagian
Keselamatan telah ditubuhkan. Sesuai dengan penubuhan ini, seorang Pengarah Keselamatan telah dilantik dan Bahagian Keselamatan telah
diletakan
dibawah
pentadbiran
Pejabat
Timbalan
Naib
canselor
Pembangunan. Mulai 1 Januari 2004 pula Bahagian Keselamatan telah diletakan dibawah pentadbiran Pejabat Naib canselor. Walaubagaimana pun pada 28 Julai 2006, Bahagian Keselamatan telah disatukan dibawah Perkhidmatan Korporat Pejabat Pendaftar. Sejajar dengan usaha universiti untuk menjadi universiti bertaraf dunia, Bahagian Keselamatan telah turut berkembang dan berusaha untuk meningkatkan kualiti kerja dan memperkemaskan sisitem operasi. Dalam usaha ini Bahagian Keselamatan telah berjaya memperolehi persijilan MS ISO 9001:2000 pada 19 september 2003. Pada 1 Julai 2006, bahagian Keselamatan telah bergabung dengan 4 pusat tanggunjawab iaitu Pusat Kesihatan Uniersiti, Pusat Kesenian dan Kebudayaan, Pusat Islam dan Pejabat Pendaftar. Gabungan tersebut adalah untuk mendapat sijil tunggal MS ISO 9001: 2000 yang telah berjaya
diperolehi
pada
26
september
2007.
Selaras
dengan
perkembangan persijilan MS ISO 9001 maka pada tahun 2009 Entiti Pejabat
Pendaftar
telah
berjaya
memperolehi
Persijilan
MS
ISO
9001:2008. 3.2
FUNGSI UTAMA Bahagian Keselamatan bertanggungjawab untuk menjaga keselamatan dan ketenteraman warga kampus.
3.3
DASAR KUALITI Kami Staf Pejabat Pendaftar beriltizam memantapkan Sistem Pengurusan Kualiti Pejabat Pendaftar yang merangkumi pengurusan sumber manusia, perkhidmatan
perundang-undangan,
perkhidmatan
keselamatan,
perkhidmatan perubatan dan pergigian, perkhidmatan keagamaan dan kerohanian dan perkhidmatan kebudayaan dan kemudahan dewan bagi menyokong
skviti
pembelajaran,
penyelidikan
dan
perkhidmatan
professional melalui perapan budaya kerja berkualiti secara berterusan untuk
memenuhi
ekspektasi
pelanggan
selaras
dengan
MS
ISO
9001:2008.
FAIL MEJA
Halaman: 10 10
3.4
WAWASAN Menjadi Bahagian Keselamatan Bereputasi Antarabangsa.
3.5
MISI Menyediakan perkhidmatan keselamatan bersepadu bagi mewujudkan persekitaran yang selamat, selesa dan harmonis.
3.6
MATLAMAT Bahagian Keselamatan UPM telah menetapkan lima matlamat untuk merealisasikan wawasannya. Setiap matlamat berikut mempunyai objektif Khusus, iaitu dalam bentuk yang boleh diukur pencapaiannya. Pencapaian setiap objektif pula bergantung kepada pelaksanaan strategi dan pelan tindakan masing-masing. Kelima-lima matlamat tersebut adalah seperti berikut:
Matlamat 1 :
Memperkasa
dan
melestari
keberkesanan
Sistem
Kawalan Keselamatan. Matlamat 2 :
Membangun dan mengekalkan tenaga kerja mahir di semua peringkat.
Matlamat 3:
Mewujudkan Sistem Pengurusan Keselamatan Bersepadu.
Matlamat 4:
Meningkatkan keharmonian dan keselesaan warga kampus.
Matlamat 5:
Menjadikan
bahagian
Keselamatan
UPM
sebagai
pusat
rujukan serantau mengenai keselamatan kampus.
FAIL MEJA
Halaman: 11 11
3.7
PIAGAM PELANGGAN Kami
staf
Bahagian
Keselamatan
Universiti
beriltizam
ke
arah
kecemerlangan melalui penerapan budaya kualiti dalam perkhidmatan professional untuk memenuhi ekspektasi pelanggan kami dengan:
Masa yang diambil untuk permohonan penggunaan senjata api dan peluru diluluskan dalam tempoh 3 hari bekerja. Masa diambil untuk mengeluarkan pelekat kenderaan tidak melebihi 10 minit. Masa yang diambil untuk mengeluarkan Pas Sementara 3 hari bekerja. Masa yang diambil untuk mengeluarkan Kad Kampus 3 hari bekerja. Pemeriksaan ke atas kenderaan yang tidak mempunyai pelekat kenderaan UPM melalui laluan keluar yang ditetapkan. Rondaan dilaksanakan 2 kali setiap shif. Masa yang diambil untuk memproses notis saman yang diterima tidak melebihi 10 minit.
Proses penyediaan dan pemasangan papan tanda di dalam tempoh 3 hari. Proses persiapan dan melaksanakan tugas pengiringan di dalam tempoh 3 hari. Bantuan Bantu Mula diberikan dalam tempoh 15 minit di dalam kawasan kampus. Bantuan Bantu Mula diberikan dalam tempoh 30 minit di kawasan Ladang Puchong UPM. Menyelesaikan siasatan kes dalam tempoh 14 hari bekerja. Memastikan kamera litar tertutup dapat berfungsi sepenuhnya.
FAIL MEJA
Halaman: 12 12
4.0
STRUKTUR ORGANISASI BAHAGIAN KESELAMATAN
4.1 CARTA ORGANISASI BAHAGIAN KESELAMATAN
PENGARAH KESELAMATAN
UNIT JAMINAN KUALITI
SEKSYEN KAWALAN
SEKSYEN KAWALAN
SEKSYEN KAWALAN
KESELAMATAN ZON A
KESELAMATAN ZON B
KESELAMATAN ZON C
Unit Kawalan Akses Zon A
Unit Kawalan Akses Zon B
Unit Kawalan Akses Ladang Puchong & Ayer Hitam Hitam
Unit Tugas Khas
Unit Rondaan Ladang Puchong & Ayer Hitam Hitam
SEKSYEN SEKSYEN BANTUAN
PENTADBIRAN & KEWANGAN
UNIT DISIPLIN
SEKSYEN TEKNOLOGI MAKLUMAT
SEKSYEN KAWALAN KESELAMATAN KAMPUS BINTULU
Unit Bantu Mula
Unit Trafik
Unit Perhubungan & CCTV
Unit Rondaan
Unit Teknikal
Unit Kawalan Swasta
FAIL MEJA
Halaman: 13 13
4.2
OBJEKTIF KUALITI BAHAGIAN B AHAGIAN KESELAMATAN
Bil.
Proses
1.
Kawalan Dokumen
2.
Audit Dalaman
3.
Tindakan Pembetulan
4.
Tindakan Pencegahan
5.
6.
Kepuasan pelanggan, analisa, pengukuran dan peningkatan Perolehan dan pembayaran (Bekalan, Perkhidmatan dan Kerja)
Objektif Kualiti
Semakan semula dokumen SPK sekurang-kurangnya sekali dalam setahun
Memastikan jumlah NCR pada Audit berkurangan 20% dari tahun sebelumnya
Dalaman
Melaksanakan tindakan pembetulan selewat-lewatnya 21 hari bekerja (jangka pendek) atau 6 bulan (jangka panjang) dari tarikh surat diedarkan.
Menghasilkan 5 tindakan pencegahan dalam setahun
Mencapai 80% tahap kepuasan pelanggan dalaman pada tahap Setuju dan ke atas (Skala 4 & 5)
Mencapai 80% tahap kepuasan pelanggan luaran
pada tahap Memuaskan dan ke atas (Skala 4 & 5) Laporan analisis penilaian prestasi pembekal dibuat 4 kali setahun
Mencapai 80% tahap Memuaskan (Skala 4) bagi analisis penilaian prestasi pembekal
Memastikan tempoh baikpulih dalaman untuk perkakasan dalam tempoh tiga (3) hari bekerja
Memastikan tempoh baikpulih pihak luar untuk perkakasan dilakukan selewat-lewatnya lima belas (15) hari bekerja
dilakukan Penambahbaikan/baikpulih lewatnya 15 hari bekerja atau dengan selewatjaminan tempoh baikpulih
7.
Perkhidmatan Teknologi Maklumat
Memastikan baikpulih sistem akibat gangguan operasi server tanpa melibatkan kerosakan kepada aplikasi dilakukan selewat-lewatnya 4 jam
Memastikan baikpulih akibat gangguan operasi aplikasi modul tertentu, manakala modul-modul lain boleh digunakan semasa tempoh baikpulih dilakukan selewat-lewatnya 2 hari bekerja
Memastikan baikpulih sistem akibat gangguan operasi kerosakan yang serius serta memerlukan pertukaran
aliran serta sistem atau pemasangan peralatan baru fungsian kepada perkakasan dilakukan dalam tempoh lima (5) hari bekerja FAIL MEJA
Halaman: 14 14
Bil.
8.
Proses
Objektif Kualiti Mencapai 80% staf Pejabat Pendaftar yang menghadiri latihan sekurang-kurangnya 7 hari setahun
Latihan Staf
Memastikan 80% latihan yang dijalankan mengikut takwim tahunan 9.
Permohonan Penggunaan Senjata Api Peluru
dan
Memastikan masa yang diambil untuk permohonan penggunaan senjata api dan peluru diluluskan dalam tempoh 3 hari bekerja
10
Permohonan Pelekat Kenderaan
Memastikan masa diambil untuk mengeluarkan pelekat tidak melebihi 10 minit
11
Permohonan Pas Sementara
Memastikan masa yang diambil untuk mengeluarkan Pas Sementara 3 hari bekerja
12
Pengendalian Kad Kampus
Memastikan masa yang diambil untuk mengeluarkan Kad Kampus 3 hari bekerja
Kawalan Akses
Pemeriksaan keatas kenderaan yang tidak mempunyai pelekat kenderaan melalui laluan keluar
14
Rondaan
yang ditetapkan. Memastikan rondaan dilaksanakan 2 kali setiap shif
15
Pengendalian Kesalahan Lalulintas
Memastikan masa yang diambil untuk memproses notis saman yang diterima tidak melebihi 10 minit
16
Pernohonan Papan Tanda
Proses penyediaan dan pemasangan papan tanda di dalam tempoh 3 hari
17
Permohonan dan Tugas Pengiringan
Proses persiapan dan melaksanakan tugas pengiringan di dalam tempoh 3 hari
13
18
Bantu Mula
Memastikan bantu mula diberikan dalam tempoh 15 minit di dalam kampus. Memastikan bantu mula diberikan dalam tempoh 30 minit di kawasan Ladang Puchong UPM
19
20
Siasatan Dalaman
Menyelesaikan siasatan kes dalam tempoh 14 hari bekerja
Kawalan CCTV
Memastikan kamera litar tertutup dapat berfungsi sepenuhnya
FAIL MEJA
Halaman: 15 15
5.0
STRUKTUR ORGANISASI KEDUDUKAN PEGAWAI SEKSYEN PENTADBIRAN DAN KEWANGAN Pengarah Keselamatan (KP48)
Ketua Seksyen Pen. Pegawai Tadbir (N27)
Pengurusan Perolehan & Kewangan
Perkhidmatan Kaunter
Perkhidmatan Am Pejabat
Pengurusan Cuti
Pengurusan Aset & Perkhidmatan Stor
Pengurusan Fail & Rekod
Pembantu Tadbir (N17)
Pembantu Tadbir (N17)
Pembantu Tadbir (N17)
Pembantu Tadbir (N17)
Mohammed Fauzi bin Abd. Jalil Pembantu Tadbir (N17)
Pembantu Tadbir (N17)
Pembantu Tadbir (N17)
Pembantu Tadbir (N17)
Pembantu Tadbir (N17)
Pembantu Tadbir (N17)
Pembantu Tadbir (N17)
Pembantu Tadbir (N17)
Pembantu Tadbir (N17)
Pembantu Am Pejabat (N1)
Pembantu Am Pejabat (N1)
Pembantu Rendah Awam (R1)
FAIL MEJA
Halaman: 16 16
6.0
Bil. 1.
SENARAI TUGAS, KUASA DAN HUBUNGAN PEGAWAI DENGAN PEGAWAI-PEGAWAI LAIN
Tugas pegawai atasan yang ada hubungan Pengarah Keselamatan Memastikan urusan keluar masuk barang/peralatan berjalan
Ketua Unit Meluluskan permohonan
Tugas dan tanggungjawab Menguruskan urusan keluar-masuk barangbarang dari stor peralatan bahagian keselamatan a) Urusan Pengeluaran Barang/Peralatan b) Urusan Merekod Barangan/Peralatan yang baru baru
Kuasa yang diberi Tiada
Tugas pegawai lain yang ada hubungan serta jenis hubungan Pengarah Keselamatan Memohon stok yang diperlukan. Pegawai Keselamatan Memohon stok yang diperlukan. Penolong Pegawai Keselamtan Memohon stok yang diperlukan Penolong Pegawai Tadbir Mengesah dan meluluskan Borang Permohonan Pengeluaran Stok (PEND/BR01/STOK) dan memohon stok yang diperlukan
Penolong Pegawai Teknologi Maklumat Memohon stok yang diperlukan Pembantu Tadbir (Kesetiausahaan) Memohon stok yang diperlukan Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) Memohon stok yang diperlukan Juruteknik Teknologi Maklumat Memohon stok yang diperlukan Pembantu Keselamatan Memohon stok yang diperlukan FAIL MEJA
Halaman: 17 17
Bil.
Tugas pegawai atasan yang ada hubungan
Tugas dan tanggungjawab
Kuasa yang diberi
Tugas pegawai lain yang ada hubungan serta jenis hubungan Pengawal Keselamatan Kanan Memohon stok yang diperlukan Pengawal Keselamatan Memohon stok yang diperlukan Pembantu Am Pejabat Memohon stok yang diperlukan Pekerja Rendah Awam (PRA) Memohon stok yang diperlukan
FAIL MEJA
Halaman: 18 18
7.0
7.1
Bil.
PROSES KERJA (UNTUK SETIAP SENARAI TUGAS)
MENGURUSKAN URUSAN KELUAR-MASU KELUAR-MASUK K BARANG-BARANG BARANG-BAR ANG DARI STOR PERALATAN BAHAGIAN KESELAMATAN KESELAMATA N a) Urusan Pengeluaran Barang/Peralatan Pegawai yang Meluluskan/Dirujuk
Proses Kerja
Seksyen Undangundang Peraturan
URUSAN PENGELUARAN PENGELUARAN BARANG-BARANG BARANG-BARANG 1.
Pemohon perlu memohon bagi setiap barang/bekalan dengan mengisi Borang Permohonan Pengeluaran Stok PEND/BR01/STOK) atau Permohonan On-Line melalui Sistem Inventori yang dibangunkan oleh pihak IDEC UPM. Barang-barang/Peralatan Barang-barang /Peralatan adalah seperti: a) Alat Alat Tulis b) Barangan Barangan Keperluan anggota seperti appaulette, cota, butang pakaian.
2.
Memajukan permohonan kepada Ketua Unit untuk kelulusan kelulusan..
3.
Setelah diluluskan, ambil barangan keperluan dari stor dan
Ketua Unit
diserahkan kepada pemohon. 4.
Tentukan jumlah barangan yang diberi sama dengan jumlah barangan yang dipohon seperti dalam borang permohonan.
5.
Failkan borang permohonan yang telah dibuat.
FAIL MEJA
Halaman: 19 19
b) Urusan Merekod Barangan/Peralatan yang baru Bil.
Pegawai yang Meluluskan/Dirujuk
Proses Kerja
Seksyen Undangundang Peraturan
URUSAN MEREKOD BARANGAN/PERALATAN YANG BARU 1.
Menyemak barang-barang yang diterima daripada pembekal dengan menyemak Nota Serahan (Delivery Order), Invois dan Pesanan Belian (Purchase Order) bagi mengesahkan spesifikasi dan kuantiti.
2.
Setelah semuanya lengkap Pembantu menandatangani menandata ngani Nota Serahan dan Invois.
3.
Merekod stok dalam sistem Inventori.
4.
Menyimpan barangan/peralatan barangan/peralatan didalam stor.
Tadbir
akan
FAIL MEJA
Halaman: 20 20
8.0 8.1
CARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS) (*Lorek/warnakan proses yang dilaksanakan dilaksanakan oleh individu di dalam setiap aktiviti)
MENGURUSKAN URUSAN KELUAR-MASUK BARANG-BARANG DAR DARI I STOR PERALATAN BAHAGIAN KESELAMATAN a) Urusan Pengeluaran Barang/Peralatan
Mula
Terima permohonan
1
Tidak
Kelulusan?
2
Ya
Ambil barangan/peralatan
3
Serah kepada Pemohon
4
Fail permohonan
5
Tamat
FAIL MEJA
Halaman: 21 21
b) Urusan Merekod Barangan/Peralatan yang baru
Mula
Terima Bekalan Stok 1 Tidak
Menyemak dan memeriksa stok 2 Ya
Menandatangani Nota Serahan dan Invois
3
Merekod Stok di dalam Sistem Inventori
4
Menyimpan Stok di dalam Stor Peralatan
5
Tamat
FAIL MEJA
Halaman: 22 22
9.0
SENARAI
UNDANG-UNDANG
DAN
PERATURAN
YANG
DIPERLUKAN
BIL
No. Dokumen
Tajuk Dokumen
1.
-
Panduan Pengurusan Pejabat (Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5 Tahun 2007)
2.
-
Quality Management Systems – Requirements Requirements (ISO 9001:2008, IDT)
3.
-
Guidelines on Complaints Complaints Handling (MS 1432: 1998)
4.
-
Arahan Keselamata Keselamatan n Kerajaan Malaysia
FAIL MEJA
Halaman: 23 23
10.0
SENARAI SEMAKAN (MENGIKUT SENARAI TUGAS)
10.1 MENGURUSKAN URUSAN KELUAR-MASUK B BARANG-BARANG ARANG-BARANG DARI STOR PERALATAN BAHAGIAN KESELAMATAN a) Urusan Pengeluaran Barang/Peralatan
Bil
Perkara
1.
Terima permohonan dari pemohon
2.
Dapatkan Dapatka n kelulusan dari Ketua Unit
3.
Mengambil barangan/peralatan
4.
Serah kepada pemohon
5.
Fail borang permohonan
Tandakan (√ )
Catatan
View more...
Comments
