Contabilidad Para Administradores

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INTRODUCCIÓN Esta cartilla es el resultado de la labor docente durante varios años con los estudiantes de diferentes universidades en el tema de contabilidad básica, costos y análisis financiero y el objetivo es que se constituya en la guía para el desarrollo pedagógico y de consulta de docentes y estudiantes de las carreras administrativas en las áreas contables y financieras. Los temas están estructurados de forma que cada lector comprenda inicialmente los elementos básicos del ciclo contable, la estructura de los estados financieros, los principales aspectos de costos y al final los temas básicos de análisis financiero. Es un lenguaje sencillo y especialmente dirigido a estudiantes de carreras administrativas de forma que no se requieran conceptos contables profundos para entender la información financiera de la empresa y más aún, el análisis financiero que será fundamental en sus empresas a la hora de tomar decisiones de inversión y financiación. Se incluye en cada uno de los temas, fundamentación teórica, ejemplos prácticos y algunos ejercicios al final de forma que el estudiante pueda poner en práctica los conceptos comprendidos durante el desarrollo de su núcleo.

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JUSTIFICACIÓN

El mundo de los negocios requiere profesionales con el compromiso de mejoramiento continuo, debido a los cambios constantes por factores como la economía de libre mercado, la globalización y la tecnología, para lo cual los administradores financieros no pueden ser ajenos y deben conocer e interpretar las diferentes herramientas contables y financieras para la toma de decisiones. Es así como las organizaciones requieren profesionales que manejen, controlen y proyecten los recursos económicos y financieros de tal forma que garanticen la adecuada utilización de los mismos en las diferentes áreas de actuación, comprendiendo claramente los elementos que conforman los estados financieros y la forma de analizar e interpretar los mismos para realizar diagnósticos, estrategias y tomar decisiones que conduzcan a la generación de valor.

OBJETIVO GENERAL Adquirir la formación necesaria para que el profesional analice el papel que desempeña la información contable, de costos y presupuestos dentro de las organizaciones para la toma de decisiones y la determinación de su estrategia competitiva en el mundo de los negocios, a través de una interpretación adecuada de dicha información, además, proporcionar los conceptos y herramientas básicas para el análisis e interpretación de los estados financieros, a través de las diferentes herramientas financieras

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OBJETIVOS DE APRENDIZAJE •

Reconocer la importancia de la contabilidad como un sistema básico de información dentro de la organización en el proceso de toma de decisiones.

•

Preparar y comprender los estados financieros básicos y las normas contables básicas y técnicas en su elaboración

•

Identificar las herramientas que se utilizan en las organizaciones para la toma de decisiones en cuanto a la estructura de costos y el manejo adecuado de los inventarios

•

Evaluar una empresa desde la óptica financiera a través de un diagnóstico, unas conclusiones y recomendaciones, dependiendo del sector donde se ubique la entidad.

•

Identificar los problemas que plantea la medición en el análisis financiero

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ÍNDICE CAPÍTULO 1: CONTABILIDAD BÁSICA PARA ADMINISTRADORES -

Definición de contabilidad Propósito de la contabilidad Objetivos básicos de la contabilidad Cualidades de la información contable Principios y normas contables básicas y técnicas Ciclo contable y clasificación de cuentas Plan único de cuentas Ecuación contable Libros de contabilidad Balance de prueba Período contable Ajustes y balance de prueba ajustado Asientos de cierre y ejemplo Ejemplo ciclo contable Ejercicio ciclo contable 1 Ejercicio clasificación de cuentas Ejercicio ciclo contable 2 Usuarios de la contabilidad Otros ejercicios sobre ciclo contable

CAPÍTULO 2: COSTOS -

Definiciones básicas de costo, gasto, pérdida e inversión Clasificación de los costos Punto de equilibrio Elementos del costo Fórmulas de costos Ciclo de costos Metodologías de costeo Estado del Costo de Producción y Venta Ejercicio para elaborar el ECPyV Identificación de costos en una empresa industrial

8 9 9 9 10 13 23 39 42 44 51 53 53 62 68 77 79 82 83 85

88 89 90 96 100 102 103 107 109 111 112

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Costos por órdenes de fabricación Asignación de costos indirectos de fabricación Presupuesto de costos indirectos de fabricación Ejemplos y ejercicios de asignación de CIF Presupuesto de producción Taller de costos Costeo por procesos Ejercicios de costos propuestos Ejercicios de costos resueltos

CAPÍTULO 3: INVENTARIOS -

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Conceptos básicos de inventarios Clasificación de los inventarios en el PUC Sistemas de inventario Periódico Permanente Ejercicio sobre inventario periódico y permanente Métodos de valuación de inventarios PEPS UEPS Promedio Identificación específica Retail Ejemplo sobre valoración de inventarios Ejercicios sobre valuación de inventarios

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156 156 157 159 159 163 165 166 166 167 168 168 168 169 171

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CAPÍTULO 4: ESTADOS FINANCIEROS -

Definición y clasificación de estados financieros Estado de resultados Balance General Estado de Cambios en el Patrimonio Estado de Fuentes y Aplicaciones de Fondos Estado de Flujo de Efectivo Taller general de ciclo contable y estados financieros

CAPÍTULO 5: ANALISIS FINANCIERO -

La información financiera Fundamentos del análisis financiero Análisis horizontal y vertical Indicadores financieros Indicadores de liquidez Indicadores de actividad Indicadores de endeudamiento Indicadores de rentabilidad Indicadores de generación de valor Ejemplo de análisis financiero Ejercicios de análisis financiero

BIBLIOGRAFÍA

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218 218 222 223 226 228 231 236 238 242 273 306

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1 CONTABILIDAD BÁSICA PARA ADMINISTRADORES

Muchas personas consideran que la contabilidad es un sistema técnico que solamente comprenden los contadores y profesionales del área, sin embargo casi todos los individuos de una u otra forma tienen relación directa cada día con la contabilidad y el manejo de los recursos financieros tanto a nivel personal como en un negocio o empresa. Desde que el hombre existe ha desarrollado actividades en conjunto y aunque algunas de ellas no eran de carácter monetario a través del tiempo lo fueron, por lo tanto la contabilidad nació con el hombre y con la necesidad de controlar sus recursos, actividades y necesidades. La contabilidad es el arte de recolectar, resumir, analizar e interpretar información financiera para obtener resultados que permitan tomar decisiones. Por lo tanto, al preparar un presupuesto de ingresos y gastos en el hogar, determinar cuánto debo pagar por impuestos, o manejar una empresa como en la cual laboramos, estamos utilizando conceptos e información contable. En este primer capítulo comprenderemos los principales conceptos de la contabilidad, sus principios y normas, el ciclo contable y los principales aspectos del mismo antes de la elaboración de los estados financieros.

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1. Definición de contabilidad La Contabilidad es un Sistema de Información que identifica, clasifica, registra, analiza, interpreta, evalúa e informa las operaciones de una Organización, de forma completa, clara y fidedigna. Es importante a partir de cualquier definición, que la contabilidad siempre abarca los siguientes conceptos: • • • •

Revisar los documentos generados en las operaciones de la Empresa Clasificar los comprobantes de dichas operaciones Registrar en los libros respectivos Elaborar los Estados Financieros

2. Propósito de la contabilidad El propósito fundamental de la contabilidad es proporcionar información financiera sobre una entidad económica a los diferentes usuarios, ya sean internos para la toma de decisiones administrativas y financieras, o usuarios externos como propietarios, acreedores, inversionistas potenciales, el Estado y público en general, quienes tienen algún interés en la Empresa o han proporcionado su capital por lo cual les interesa conocer el resultado de las operaciones.

3. Objetivos básicos de la contabilidad La información contable debe servir fundamentalmente para: •

• • • • • •

Conocer y demostrar los recursos controlados por un ente económico, las obligaciones que tenga de transferir recursos a otros entes, los cambios que hubieren experimentado tales recursos y el resultado obtenido en el período Predecir flujos de efectivo Apoyar a los administradores en la planeación, organización y dirección Tomar decisiones en materia de inversiones y crédito Evaluar la gestión de los administradores del ente económico Ejercer control sobre las operaciones del ente económico Fundamentar la determinación de cargas tributarias, precios y tarifas

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• •

Ayudar a la conformación de la información estadística nacional para determinar los agregados de la economía (PIB, crecimiento económico, etc) Contribuir a la evaluación del beneficio o impacto social que la actividad económica de un ente represente para la comunidad

4. Cualidades de la información contable La información contable presentada por cada organización, deberá cumplir determinadas características, denominadas cualidades con el fin de satisfacer los objetivos de la misma. Estas cualidades según la normatividad en Colombia son:

Comparabilidad Comprensibilidad Utilidad

Pertinencia

Valor de realimentación

Valor de predicción

Confiabilidad

Oportunidad

Neutralidad

Verificabilidad

Fidelidad representativa

La información es comparable cuando ha sido preparada sobre bases uniformes La información es comprensible cuando es clara y fácil de entender La información es útil cuando es pertinente y confiable La información es pertinente cuando posee valor de realimentación, valor de predicción y es oportuna

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La información es confiable cuando es neutral, verificable y en la medida en la cual represente los hechos económicos.

Estas cualidades hacen posible que los Estados Financieros sean la mejor herramienta financiera para la toma de decisiones por parte de la Administración y de todos los usuarios en general. •

Comparabilidad: La información contable debe ser preparada sobre bases uniformes que comprendan el uso de los PCGA para el ente económico en diferentes períodos

•

Comprensibilidad: La información contable debe ser clara y fácil de entender por quienes posean un conocimiento razonable de las actividades económicas y de los negocios

•

Utilidad: La información contable debe tomarse como base para que los usuarios puedan tomar decisiones racionales sobre sus vínculos con el ente. Pertinencia: La información contable debe ser relevante para las necesidades de los usuarios y ser capaz de generar cambios de actitud.

•

Valor de realimentación: Se posee este atributo si la información reduce la incertidumbre, confirmando o alterando las expectativas del usuario

•

Valor de predicción: La información contable debe mejorar la capacidad del usuario para hacer pronósticos acerca del resultado de eventos de interés

•

Oportunidad: La información debe estar disponible para los usuarios antes de que pierda su capacidad de influir sobre sus decisiones

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•

Confiabilidad: La información debe estar razonablemente libre de errores y desviaciones y debe presentar fielmente los hechos

•

Neutralidad: No deben presentarse factores de interés o conveniencia que le resten imparcialidad u objetividad a la información

•

Verificabilidad: La información contable y los métodos de medición pueden ser confirmados por otras personas que poseen la capacidad técnica para tal

•

Fidelidad representativa: Debe existir correspondencia entre las mediciones contables y los hechos económicos que representan. Debe destacarse la sustancia económica sobre la forma legal, para evitar errores de medición y tomar decisiones racionales sobre sus vínculos.

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5. Principios de contabilidad De acuerdo al artículo 6º de la Ley 43 de 1990 (Reglamento del Contador Público) se entiende por Principios o Normas de Contabilidad Generalmente Aceptados en Colombia, el conjunto de conceptos o normas básicas y reglas o normas técnicas que deben ser observados al registrar e informar contablemente sobre los asuntos y actividades de personas naturales o jurídicas. Es así como la contabilidad permite identificar, medir, clasificar, registrar, interpretar, analizar, evaluar e informar las operaciones de un ente económico, en forma clara, completa y fidedigna. Los principios deben ser aplicados por todas las personas que de acuerdo con la Ley están obligadas a llevar contabilidad 1, así como para quienes sin estar obligados a llevar contabilidad, pretendan hacerla valer como prueba.

5.1.

Conceptos o normas básicas 2

Son el conjunto de postulados, conceptos y limitaciones que fundamentan y circunscriben la información contable, con el fin de que ésta goce sus cualidades. • Ente económico El Ente Económico es la Empresa, esto es, la actividad económica como una unidad, respecto de la cual se predica el control de los recursos. El ente debe ser definido e identificado en forma tal que se distinga de otros entes. Una Empresa es toda actividad económica organizada para la producción, transformación, circulación, administración o custodia de bienes o para la prestación de servicios, realizados a través de uno o más establecimientos de comercio.

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“C. Co: Es obligación de todo comerciante llevar contabilidad de sus negocios”, personas naturales y jurídicas sin ánimo de lucro que cumplan con los requisitos de la Ley 190 de 1995, Entidades vigiladas y Organizaciones Sindicales. Régimen Contable Colombiano

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•

Continuidad Los recursos y hechos económicos deben contabilizarse y revelarse teniendo en cuenta si el ente económico continuará o no funcionando normalmente en períodos futuros. En caso de que el ente económico no vaya a continuar en marcha, la información contable así deberá expresarlo, teniendo en cuenta aspectos como: Tendencias negativas, pérdidas recurrentes, flujos de efectivo negativos, deficiencias en el capital de trabajo, incumplimiento de obligaciones, dificultad de acceso al crédito, venta de activos principales, huelgas, restricciones jurídicas para operar.

•

Unidad de medida Los recursos de la Empresa deben reconocerse en una misma unidad de medida, la cual es la moneda funcional en la cual el ente principalmente obtiene y usa efectivo.

•

Periodo contable La Empresa debe preparar y difundir periódicamente estados financieros durante su existencia con cortes definidos previamente de acuerdo con las normas legales y al ciclo de operaciones de por lo menos una vez al año (diciembre 31) y la emisión de los Estados Financieros de propósito general.

•

Valuación o medición Tanto los recursos como los hechos económicos que afecten la Empresa deben ser cuantificados en términos de la unidad de medida, con criterios como el costo histórico, valor actual, valor de realización y valor presente. El costo histórico es el que representa el monto inicial pagado por el bien, re expresado por variaciones en el poder adquisitivo de la moneda. El valor actual o de reposición es el que representa el importe en efectivo, o en su equivalente que se consumiría para reponer un activo o se requeriría para liquidar una obligación en el momento actual.

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El valor de realización o de mercado es el que representa el importe en efectivo, o en su equivalente, en el que se espera sea convertido un activo o liquidado un pasivo, en el curso normal del negocio. El valor neto de realización será una vez descontados los gastos de conversión del activo o liquidación del pasivo por comisiones, impuestos, transporte y empaque. El valor presente o descontado es el que representa el monto actual de las entradas o salidas netas en efectivo o su equivalente, que produciría un activo o un pasivo una vez descontado su valor futuro a la tasa pactada o a la tasa efectiva promedio de captación de entidades financieras para certificados a 90 días, certificada por el Banco de la República. •

Esencia sobre forma Los hechos y recursos económicos se deben reconocer y revelar, además de su forma legal, también por su esencia o realidad económica. En caso de que no se pueda reconocer su esencia económica, las notas a los Estados Financieros deben indicar el efecto que esto ocasiona sobre los resultados del ejercicio y la posición financiera.

•

Realización Solo pueden reconocerse hechos económicos realizados, es decir, cuando se pueda comprobar que un ente económico tiene o tendrá beneficio o sacrificio económico como consecuencia de transacciones pasadas, sean internas o externas, o que experimente cambios en sus recursos. En ambos casos, las transacciones deben ser razonablemente cuantificables.

•

Asociación o relación de causalidad Se deben asociar con los ingresos devengados en cada período, los costos y gastos incurridos para producir tales ingresos, registrando unos y otros simultáneamente en las cuentas de resultados. Cuando una partida no se pueda asociar con un ingreso, costo o gasto, y se concluya que no generará beneficios o sacrificios económicos en otros períodos, debe registrarse en las cuentas de resultados del período corriente.

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•

Mantenimiento del patrimonio Se considera que una Empresa genera utilidad solo después de que su patrimonio al inicio del período se haya mantenido o recuperado. Esto implica excluir las transferencias de recursos a otros entes realizadas de acuerdo con la Ley. La evaluación se puede hacer con relación al patrimonio financiero (aportes) o al patrimonio operativo (físico

•

Revelación plena Todo Ente económico debe informar en forma completa, aunque resumida, todo aquello que sea necesario para comprender y evaluar correctamente su situación financiera, los cambios que ésta hubiere experimentado, los cambios en el patrimonio, el resultado de sus operaciones y su capacidad para generar flujos futuros de efectivo. La norma de revelación plena se satisface a través de los Estados Financieros de propósito general, de las notas a los Estados Financieros, de información suplementaria y de otros informes, tales como el informe de los administradores sobre la situación económica y financiera del ente y sobre lo adecuado de su control interno.

•

Importancia relativa o materialidad Los hechos económicos se deben reconocer y presentar de acuerdo con su importancia relativa, es decir, un hecho económico es importante cuando por su naturaleza, monto o circunstancias que lo rodean puede alterar significativamente las decisiones económicas de los usuarios internos o externos de la información. Al preparar los Estados Financieros, la materialidad se debe determinar con relación al activo total, al activo corriente, al pasivo total, al pasivo corriente, al patrimonio o a los resultados del ejercicio según corresponda.

•

Conservadurismo o prudencia Los hechos económicos se deben medir de manera confiable y verificable. De existir dificultades para su medición, se debe elegir la alternativa que menos probabilidad tenga de sobrestimar los ingresos y los activos o de subestimar los gastos y los pasivos.

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• Características y prácticas de cada actividad Procurando en todo caso la satisfacción de las cualidades de la información, la contabilidad debe diseñarse teniendo en cuenta las limitaciones razonablemente impuestas por las características y prácticas de cada actividad, tales como la naturaleza de sus operaciones, su ubicación geográfica, su desarrollo social, económico y tecnológico.

5.2.

Reglas o normas técnicas

Las normas técnicas constituyen una serie de reglas y procedimientos que regulan el ciclo contable y la revelación de información. Algunas son de carácter amplio (Normas técnicas generales) y otras con carácter detallado (Normas técnicas específicas). Es el área más desarrollada de la regulación contable y su objetivo es informar de manera clara y completa la forma de efectuar y presentar los registros de los hechos económicos.

a. Normas técnicas generales Las normas técnicas generales son las relacionadas con las fases de entrada de información, proceso y salida de datos. Son las que regulan el ciclo contable, entendido como el proceso que debe seguirse para garantizar que los hechos económicos se reconoces y transmiten correctamente a los diferentes usuarios de la información contable.

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FASE

NORMA TÉCNICA RELACIONADA

- Reconocimiento del hecho económico Entrada de información - Contabilidad de causación o acumulación

Procesamiento de datos

Salida de datos

•

- Medición al valor histórico - Moneda funcional - Provisiones y contingencias - Asignación de costos y gastos - Diferimiento de ingresos y gastos - Asientos contables - Ajustes - Clasificación - Cierre contable - Verificación de afirmaciones antes de producir los Estados Financieros - Tratamiento de información conocida después de la fecha de corte y antes de emitir Estados Financieros

Reconocimiento del hecho económico Es el proceso de identificar y registrar o incorporar formalmente en la contabilidad los hechos económicos realizados, los cuales son reconocidos cuando corresponda con la definición de un elemento de los Estados Financieros, que pueda ser medido, que sea pertinente y que pueda presentarse de manera confiable. La Administración deberá reconocer las transacciones en la misma forma cada período, salvo que sea indispensable hacer cambios para mejorar la información, por lo cual para emitir estados financieros de períodos intermedios, el reconocimiento se efectúe con fundamento en bases estadísticas.

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•

Contabilidad de causación o por acumulación Los hechos económicos deben ser reconocidos en el período en el cual se realicen y no solamente cuando sea recibido o pagado el efectivo o su equivalente. En este sentido, la contabilidad de causación estipula que los ingresos se reconocen en el período en que se realiza la venta o se presta el servicio con el fin de generar cifras de resultados más confiables y los costos y gastos se deben reconocer en el período corriente en el cual se incurren independientemente de cuándo sea su fecha de pago. La contabilidad de caja, solo considera como ingreso del período las ventas y los servicios prestados al contado y como gastos y costos los desembolsos realmente efectuados por la Empresa. En nuestro medio, el sistema de contabilidad de caja no tiene aceptación.

•

Medición al valor histórico Los hechos económicos se reconocen inicialmente por su valor histórico, aplicando cuando fuere necesaria la norma básica de la prudencia. De acuerdo con las normas técnicas específicas, dicho valor una vez re expresado como consecuencia de la inflación, cuando sea el caso, debe ser ajustado al valor actual, al valor de realización o al valor presente.

•

Moneda funcional La moneda funcional en Colombia es el peso. Las transacciones realizadas en otras unidades de medida deben ser reconocidas en la moneda funcional, utilizando la tasa de conversión aplicable en la fecha de su ocurrencia. Sin embargo, normas especiales pueden autorizar o exigir el registro o la presentación de información contable en otras unidades de medida, siempre que éstas puedan convertirse en cualquier momento a la moneda funcional.

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•

Provisiones y contingencias Se deben contabilizar provisiones para cubrir pasivos estimados, contingencias de pérdidas probables, así como para disminuir el valor, re expresado si fuere el caso, de los activos, cuando sea necesario de acuerdo con las normas técnicas. Las provisiones deben ser justificadas, cuantificables y confiables. Una contingencia es una condición, situación o conjunto de circunstancias existentes, que implican duda respecto a una posible ganancia o pérdida por parte de un ente económico, duda que se resuelva en último término cuando uno o más eventos futuros ocurran o dejen de ocurrir. Las contingencias pueden ser probables, eventuales o remotas. Las probables son aquellas respecto de las cuales la información disponible, considerada en su conjunto, indica que es posible que ocurran los eventos futuros. Son contingencias eventuales aquellas respecto de las cuales la información disponible, considerada en su conjunto, no permite predecir si los eventos futuros ocurrirán o dejarán de ocurrir. Las contingencias remotas son aquellas respecto de las cuales la información disponible, considerada en su conjunto, indica que es poco posible que ocurran los eventos futuros.

•

Asignación de costos y gastos Los costos de los activos y los ingresos y gastos diferidos, re expresados como consecuencia de la inflación cuando sea el caso, deben ser asignados o distribuidos en las cuentas de resultados, de manera sistemática, en cumplimiento de la norma básica de asociación. La asignación del costo de las propiedades, planta y equipo se denomina depreciación. La de los recursos naturales, agotamiento. Y la de los diferidos e intangibles se denomina amortización. Las bases utilizadas para calcular la alícuota respectiva deben estar técnicamente soportadas. Los cambios en las estimaciones iniciales se deben reconocer mediante la modificación de la alícuota correspondiente en forma prospectiva, de acuerdo con las nuevas estimaciones.

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•

Diferimiento de ingresos y gastos Deben contabilizarse como diferidos, los ingresos hasta que la obligación correlativa esté total o parcialmente satisfecha y los gastos hasta que el correspondiente beneficio económico esté total o parcialmente consumido o perdido.

•

Asientos contables Con fundamento en comprobantes debidamente soportados, los hechos económicos se deben registrar en libros, en idioma castellano, por el sistema de partida doble. Pueden registrarse varias operaciones homogéneas en forma global, siempre que su resumen no supere las operaciones de un mes. Las operaciones deben registrarse cronológicamente. Los asientos respectivos deben hacerse en los libros a más tardar en el mes siguiente a aquel en el cual las operaciones se hubieren realizado, para lo cual se deben resumir los movimientos débito y crédito de cada cuenta y establecer su saldo. Cualquier error u omisión se debe salvar con un nuevo asiento en la fecha en que se advirtiere.

•

Ajustes Antes de emitir los estados financieros, deben efectuarse ajustes necesarios para cumplir la norma técnica de asignación, registrar los hechos económicos realizados que no hayan sido reconocidos, corregir los asientos que fueron hechos incorrectamente y reconocer el efecto de la pérdida del poder adquisitivo de la moneda funcional.

•

Clasificación Los hechos económicos deben ser apropiadamente clasificados según su naturaleza de manera que se registren en las cuentas adecuadas. Sin perjuicio de lo dispuesto en normas especiales, la clasificación se debe hacer conforme a un plan contable previamente elaborado por el ente económico.

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El plan contable debe incluir la totalidad de las cuentas de resumen y auxiliares en uso, con indicación de su descripción, de su dinámica y de los códigos o series cifradas que las identifiquen. La clasificación debe hacerse con base en el Plan Único de Cuentas, el cual está integrado en tres partes básicas

•

•

Catálogo de cuentas: Corresponde a una relación ordenada y clasificada de las clases, grupos, cuentas y subcuentas del plan, identificadas con un código numérico y su respectiva denominación.

•

Descripciones: En las descripciones se detallan los conceptos técnicos de registro de cada cuenta reseñada en el catálogo, es decir, se define su comportamiento contable

•

Dinámicas: Siguiendo la estructura de la cuenta “T”, con las dinámicas de las cuentas se precisa su movimiento débito o crédito.

Cierre contable Antes de divulgar los Estados Financieros de fin de período, deben cerrarse las cuentas de resultado y transferir su saldo neto a la cuenta apropiada del patrimonio.

•

Verificación de afirmaciones Antes de emitir los Estados Financieros, la administración de la Empresa debe cerciorarse que se cumplen satisfactoriamente las afirmaciones, explícitas e implícitas, en cada uno de sus elementos. Las afirmaciones que se derivan de las normas básicas y de las técnicas, son: • • •

Existencia: Los activos y pasivos del ente económico existen en la fecha de corte y las transacciones registradas se han realizado durante el período. Integridad: Todos los hechos económicos realizados han sido reconocidos Derechos y obligaciones: Los activos representan probables beneficios económicos futuros (derechos) y los pasivos representan probables sacrificios económicos futuros (obligaciones) obtenidos o a cargo del ente económico en la fecha de corte.

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• •

•

Valuación: Todos los elementos han sido reconocidos por los importes apropiados. Presentación y Revelación: Los hechos económicos han sido correctamente clasificados, descritos y revelados.

Tratamiento de información después del cierre contable Debe reconocerse en el período objeto de cierre el efecto de las informaciones conocidas con posterioridad a la fecha de corte y antes de la emisión de los Estados Financieros, cuando suministren evidencia adicional sobre condiciones que existían antes de la fecha de cierre.

Las normas técnicas específicas son aplicables a los elementos del balance (activos, pasivos y patrimonio), del estado de resultados, las cuentas de orden y las operaciones descontinuadas y empresas en liquidación, indicando los procedimientos claros y precisos sobre la forma como se deben hacer el registro de los hechos económicos para los principales elementos y situaciones mencionadas.

6. Ciclo contable La empresa es toda actividad económica que se organiza con el objetivo de producir, transformar, comercializar, administrar bienes o prestar servicios con la constitución de un establecimiento de comercio en el cual se indica el nombre comercial y las marcas de los productos o servicios, los derechos del propietario, las mercancías o productos que se producen o comercializan, las instalaciones con su infraestructura y bienes. La contabilidad inicia entonces con la identificación de los hechos económicos en lo que se conoce como la recolección de información, teniendo en cuenta que estos hechos económicos debe estar soportados por documentos fuentes para poder elaborar comprobantes de ingreso, egreso, entre otros. Estos registros y comprobantes deben ser elaborados en orden cronológico, cuyo proceso se conoce como registro y clasificación de la información, para luego analizar las transacciones y preparar informe de lo ocurrido en el período a través de los estados financieros, último paso del proceso contable y que se conoce como resumen de la información.

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Sin embargo no es solo recolectar, registrar, clasificar y presentar informes, sino que debe realizarse un análisis de dicha información para la toma de decisiones por parte de la administración, el cual es el principal propósito de la contabilidad. El ciclo contable es el registro de todos los hechos económicos o transacciones en forma cronológica en los libros contables (libro diario y libro mayor), así como el proceso de ajustes a las cuentas, cierre de cuentas temporales y elaboración de estados financieros. El primer esquema del ciclo contable general sería: 3

3

Giovanni E. Gómez www.gestiopolis.com/canales/financiera/articulos/31/ciclo.htm

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El esquema de los movimientos durante el ciclo contable será:

El hecho económico es aquel que afecta la estructura de la empresa, es decir que por ejemplo un contrato firmado hoy aún no es un hecho económico hasta que se cause el pago o cobro del mismo. Se identifican las cuentas, se realiza el registro en el libro diario, se traslada al mayor, se hace el balance de prueba, elaboramos los ajustes, el balance de prueba ajustado, el proceso de cierre de cuentas temporales y por último los estados financieros para poder hacer el análisis de los mismos y tomar decisiones. Para comprender mejor el proceso del ciclo contable entraremos a definir algunos conceptos que lo componen. • Partida doble: Indica que todas las operaciones contables son semejantes a una balanza, ya que cada lado debe tener un valor igual conservando el equilibrio, por lo cual deberán tener mínimo dos partidas, una en el lado débito y otra en el crédito. • Transacciones: Son todas las operaciones con valor monetario que implican un cambio en la ecuación contable y por lo tanto en la estructura financiera de la empresa. Inicialmente se registran en el libro diario, en orden cronológico y de allí se trasladan al libro mayor y balances. El libro diario es donde se registran las transacciones diarias en la empresa. El libro mayor y balance es el que registra los saldos de las cuentas que se registraron en el diario y se identifica con una cuenta “T”.

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• Naturaleza de las cuentas: De acuerdo con la naturaleza de las cuentas, donde se definió que las cuentas débito son activos, costos y gastos y las cuentas crédito son pasivos, capital e ingresos, se puede definir entonces que un débito es un aumento en las cuentas de activo, costos o gastos, así como una disminución en la cuenta de pasivo y patrimonio. Un crédito es un aumento en las cuentas de pasivo, patrimonio e ingresos, así como una disminución en la cuenta de activo, costos y gastos. • Registros contables: Son los registros monetarios que ocurren por una transacción u operación realizada por la Empresa. Pueden ser simples o compuestos. Registros simples: Son en los que la columna del débito es afectada por un solo registro, así como la columna crédito recibe un solo registro. La suma de ambas columnas será siempre igual, conservando la partida doble. Registro compuesto: Es aquel en los que el débito y el crédito son afectados por varios registros monetarios, es decir, en la misma transacción se involucran varias cuentas en el débito y una o varias cuentas en el crédito, conservando la igualdad.

Clasificación de las cuentas Una cuenta es un formato sobre el cual se registran en forma clara, organizada y comprensible los incrementos o disminuciones de un activo, pasivo o patrimonio una vez realizada una operación en la empresa. El conjunto de cuentas se conoce como Libro Mayor y se representa con una “T”.

NOMBRE DE LA CUENTA DEBITO CREDITO XXXXXX SALDO

XXXXXXX

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Para obtener el saldo de una cuenta, los aumentos se registran en un lado y las disminuciones o reducciones en el lado opuesto. El lado izquierdo se conoce como débito, cargo o debe El lado derecho se conoce como crédito, abono o haber. La diferencia entre los dos lados de la cuenta se conoce como saldo que puede ser débito o crédito. Para determinar el saldo los aumentos se registran en un lado y las disminuciones en el lado contrario.

•

Cuentas reales o de balance

Las cuentas de balance son aquellas de duración permanente que tienen una relación directa con el Balance General, representan bienes, derechos u obligaciones de la empresa y que conforman la ecuación contable. Al relacionar estas cuentas, se puede determinar la situación financiera de la empresa a una fecha determinada. Las cuentas de balance están conformadas por el activo, el pasivo y el patrimonio.

Activos: Un activo es la representación financiera de un recurso obtenido por el ente económico como resultado de eventos pasados, de cuya utilización se espera fluyan a la empresa beneficios económicos futuros. Son recursos o bienes económicos, propiedad de un negocio, con el cual se obtienen beneficios; los activos de un negocio varían de acuerdo con la naturaleza de la empresa; una empresa pequeña puede tener un solo vehículo, una modesta oficina; mientras que una gran tienda por departamento o una fabrica puede tener, edificios, maquinarias y equipos, terrenos, mobiliario, cuentas por cobrar y otros. Está conformado por cuentas como caja, bancos, deudores, inventarios, maquinaria y equipo, edificaciones, equipo de transporte, equipo de cómputo, terrenos, entre otros. Los activos pueden clasificarse según la función que desempeñan los elementos de activo en la empresa, así:

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• Activo corriente: elementos que sufren cambios de manera continuada por la propia actividad empresarial, como los activos que se adquieren para su posterior venta (mercancías) o transformación (materias primas), los derechos de cobro por las ventas a crédito o el dinero en efectivo • Activo fijo: conjunto de elementos que permanecen en la empresa durante un horizonte temporal prolongado. Se trata de elementos adquiridos para ser utilizados, ya sean tangibles o intangibles, e inversiones financieras, cuando la empresa no piensa desprenderse de ellas. A estos elementos se les denomina también inmovilizado Según la liquidez de los elementos de activo, es decir, según la capacidad de convertirse en disponible (dinero), distinguimos entre: • Activos fijos: son las inversiones permanentes de la empresa en terrenos, edificios, equipos de cómputo, maquinaria, muebles y enseres, vehículos, equipo de oficina, entre otros. • Existencias o inventarios: cuya conversión en liquidez se produce por la venta y aplican directamente a empresas industriales y comerciales. • Deudores (realizable): son los elementos que se pueden convertir en dinero en un corto plazo de tiempo teniendo en cuenta la actividad normal de la empresa, como los derechos de cobro o cuentas por cobrar • Disponible: representa los medios líquidos, es decir, el dinero en efectivo de que dispone la empresa (caja, bancos, inversiones temporales)

ACTIVOS DEBITO

CREDITO

Aumenta SALDO

Disminuye

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Para efectos académicos, los activos los clasificaremos en activos corrientes o aquellos que están en efectivo o se pueden transformar en efectivo en el período actual (disponible, cartera, inventarios) y activo no corriente o aquellos de duración permanente, que no están destinados para la venta y están para el uso en el desarrollo del objeto social (vehículos, terrenos, edificios, muebles, maquinaria, entre otros activos fijos; inversiones permanentes y otros activos de largo plazo).

Principales activos: Disponible - Caja General - Bancos Inversiones Deudores (Cuentas por cobrar clientes) Inventarios Propiedades Planta y Equipo - Terrenos - Edificaciones - Muebles y enseres - Equipo de Oficina - Equipo de computo y comunicación - Flota y Equipo de Transporte Intangibles Valorizaciones

Algunas cuentas del activo: Caja: Registra la existencia en dinero efectivo o en cheques con que cuenta el ente económico, tanto en moneda nacional como extranjera, disponible en forma inmediata. Bancos: Registra el valor de los depósitos constituidos por el ente económico en moneda nacional y extranjera, en bancos tanto del país como del exterior.

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Inversiones: Comprende las cuentas que registran las inversiones en acciones, cuotas o partes de interés social, títulos valores, papeles comerciales o cualquier otro documento negociable adquirido por el ente económico con carácter temporal o permanente, con la finalidad de mantener una reserva secundaria de liquidez, establecer relaciones económicas con otras entidades o para cumplir con disposiciones legales o reglamentarias. Deudores: Comprende el valor de las deudas a cargo de terceros y a favor del ente económico, incluidas las comerciales y no comerciales. Inventarios: Comprende todos aquellos artículos, materiales, suministros, productos y recursos renovables y no renovables, para ser utilizados en procesos de transformación, consumo, alquiler o venta dentro de las actividades propias del giro ordinario de los negocios del ente económico. Equipo de transporte: Registra el costo de adquisición de las unidades de transporte, equipos de movilización y maquinaria de propiedad del ente económico destinados al transporte de pasajeros y de carga para el desarrollo de sus actividades. Construcciones y Edificaciones: Registra el costo de adquisición o construcciones de inmuebles de propiedad del ente económico destinados para el desarrollo del objeto social. Terrenos: Registra el valor de los predios donde están construidas las diferentes edificaciones de propiedad del ente económico, así como los destinados a futuras ampliaciones o construcciones para el uso o servicio del mismo. Equipo de oficina: Registra el costo de adquisición del equipo mobiliario, mecánico y electrónico de propiedad del ente económico, utilizado para el desarrollo de sus operaciones. En esta cuenta están comprendidos los muebles y enseres como una subcuenta y los equipos (electrónicos y mecánicos) como otra subcuenta. Equipo de computación: Registra el costo de adquisición del equipo de computo y comunicación adquiridos por el ente económico para el desarrollo de sus planes o actividades de sistematización y/o comunicación. Maquinaria y Equipo: Registra el costo de adquisición y montaje de la maquinaria y equipo en que incurre el ente económico.

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Pasivos Un pasivo es la representación financiera de una obligación presente del ente económico, derivada de eventos pasados, en virtud de la cual se reconoce que en el futuro se deberá transferir recursos o proveer servicios a otros entes. Dentro de los pasivos se encuentran las obligaciones financieras, cuentas por pagar, proveedores, obligaciones laborales, pasivos estimados, entre otros. Los pasivos son deudas que surgen de la compra de mercancías denominado proveedores, o por servicios a crédito y otros conceptos que se denomina cuentas por pagar, y a la persona o firma a la cual se le debe se le llama acreedor, la forma en la cual está representada una deuda, cuando se obtiene dinero en préstamos, es registrado en una cuenta llamada documentos por pagar; en el caso de un banco es obligaciones financieras.

PASIVOS DEBITO

CREDITO

Disminuye

Aumenta SALDO

Según el plazo de exigibilidad del pasivo, se pueden clasificar en: Pasivo a corto plazo o pasivo corriente: son aquellas deudas que la empresa debe cancelar en el plazo menor a un año o en el período contable actual, es decir, cuyo vencimiento es igual o inferior al año. Se destacan entre ellas las deudas con los proveedores, que se derivan de la compra de bienes y servicios necesarios para desarrollar la actividad principal de la empresa, así como deudas con bancos a corto plazo, obligaciones laborales, entre otras.

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Pasivo a largo plazo: son aquellas deudas que la empresa debe reintegrar en el plazo mayor a un año, como son los préstamos o empréstitos emitidos y las deudas con otros acreedores, en todos los casos con vencimiento superior a un año. Este tipo de financiación, junto con los recursos propios, se utiliza para financiar la estructura fija, o activo fijo, de la empresa.

Principales pasivos: Obligaciones financieras Proveedores Cuentas por pagar Deudas con socios o accionistas Retención en la fuente por pagar Impuesto a las ventas por pagar Impuestos y tasas por pagar Obligaciones laborales Pasivos estimados y provisiones Ingresos recibidos por anticipado Algunas cuentas del pasivo 4 Obligaciones financieras: comprende el valor de las obligaciones contraías por el ente económico mediante la obtención de recursos provenientes de establecimientos de crédito o de otras instituciones financieras u otros entes distintos de los anteriores, del país o del exterior, también incluye los compromisos de recompra de inversiones y cartera negociada. Por regla general, las obligaciones contraídas generan intereses y otros rendimientos a favor del acreedor y a cargo del deudor por virtud del crédito otorgado, los cuales se deben registrar por separado. Proveedores: comprende el valor de las obligaciones a cargo del ente económico, por concepto de la adquisición de bienes y/o servicios para la fabricación o comercialización de los productos para la venta, en desarrollo de las operaciones relacionadas directamente con la explotación del objeto social, tales como, materias primas, materiales, combustibles, suministros, contratos de obra y compra de energía.

4

Decreto 2650 de 1993

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Obligaciones Laborales: comprende el valor de los pasivos a cargo del ente económico y a favor de los trabajadores, extrabajadores o beneficiarios, originados en virtud de normas legales, convenciones de trabajo o pactos colectivos, tales como: Salarios por Pagar, Cesantías Consolidadas, Primas de Servicios, Prestaciones Extralegales e Indemnizaciones Laborales. Cuentas por pagar: comprende las obligaciones contraías por el ente económico a favor de terceros por conceptos diferentes a los proveedores y obligaciones financieras tales como cuentas corrientes comerciales, a casa matriz, a compañías vinculadas, a contratistas, órdenes de compra por utilizar, costos y gastos por pagar, instalamentos por pagar, acreedores oficiales, regalías por pagar, deudas con accionistas o socios, dividendos o participaciones por pagar, retención en la fuente, retenciones y aportes de nómina, cuotas por devolver y acreedores varios.

Patrimonio El patrimonio es el valor residual de los activos del ente económico, después de deducir todos sus pasivos. Son cuentas de patrimonio el capital social, las reservas, las utilidades y otras cuentas que representan la parte que corresponde a los propietarios. El capital social de una compañía anónima se divide en parte alícuota, llamadas acciones; las cuales han de ser todas de igual valor y darán a sus dueños o accionistas iguales derechos de acuerdo con su participación. En el patrimonio no se clasifica ya que todo se constituye como financiación de largo plazo, sin embargo se pueden distinguir diferentes tipos de recursos propios, así: Aportes de los propietarios: constituidas por los aportes iniciales del socio, además de los desembolsos que puedan realizar con posterioridad a la constitución de la empresa. A los aportes de los propietarios se las conoce con el nombre de capital. Reservas: constituyen los recursos generados por la propia empresa al obtener ésta beneficios que permanecen en la misma sin ser retirados por los socios con destino a sus patrimonios privados y que por ley son el 10% de la utilidad hasta acumular el 50% del capital y que sirven para cubrir futuras pérdidas. También pueden existir otras reservas estatutarias o con destinación específica independientes de la reserva legal.

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Utilidades o excedentes acumulados: equivalentes a los resultados de períodos anteriores que no fueron distribuidos como dividendos o utilidades para los socios y se acumulan en el patrimonio de la empresa. Resultado del ejercicio: también forman parte de los recursos propios. Si no se reparten en forma de dividendos a los propietarios, pasarán a formar parte de los beneficios retenidos. Existen otras cuentas de patrimonio que incrementan la participación de los propietarios sobre el valor total de los activos. La naturaleza del patrimonio es crédito:

PATRIMONIO DEBITO CREDITO Disminuye

Aumenta SALDO

Principales cuentas del patrimonio: Capital social Superávit de capital Reservas Revalorización del patrimonio Resultado del ejercicio Resultados de ejercicios anteriores Superávit por valorización

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Cuentas de orden Son cuentas que representan bienes que no son propiedad de la empresa, sino de terceros que con intervención de la empresa prestan servicios especiales, como mercancías en consignación, valores en custodia, entre otras. Así mismo incluye algunas contingencias futuras que pueden afectar la estructura económica de la empresa.

•

Cuentas nominales o de resultado

Son aquellas que se originan en las operaciones de la Empresa, determinando incrementos o disminuciones del patrimonio con base en las utilidades o pérdidas generadas en el ejercicio. Se denominan temporales ya que su duración es hasta la terminación del ciclo o período contable, en cuyo momento se cancelan o se cierran y dentro de este grupo se clasifican los ingresos operacionales, gastos operacionales, costos de venta o fabricación, ingresos no operacionales y gastos no operacionales.

Ingresos Los ingresos representan flujos de entrada de recursos en forma de incrementos del activo o disminuciones del pasivo o una combinación de ambos, que generan incrementos en el patrimonio, devengados por la venta de bienes, por la prestación de servicios o por la ejecución de otras actividades realizadas durante un período, que no provienen de los aportes de capital.

INGRESOS DEBITO CREDITO Disminuye

Aumenta SALDO

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Principales cuentas de ingresos: Operacionales - Venta de productos - Devoluciones, rebajas y descuentos en ventas (db) - Venta de servicios No operacionales - Financieros - Utilidad en venta de activos

Los ingresos se diferencian por la causa que le dio origen clasificándose en ingresos operacionales y no operacionales:5 “Agrupa las cuentas que representan los beneficios operativos y financieros que percibe el ente económico en el desarrollo del giro normal de su actividad comercial en un ejercicio determinado. Mediante el sistema de causación se registrarán como beneficios realizados y en consecuencia deben abonarse a las cuentas de ingresos los causados y no recibidos. Se entiende causado un ingreso cuando nace el derecho a exigir su pago, aunque no se haya hecho efectivo el cobro. Al final del ejercicio económico las cuentas de ingresos se cancelarán con abono al grupo 59 - Ganancias y Pérdidas -. Los ingresos se registrarán en moneda funcional, es decir en pesos, de suerte que las transacciones en moneda extranjera u otra unidad de medida deben ser reconocidas en moneda funcional utilizando la tasa de conversión aplicable a la fecha de su ocurrencia, de acuerdo con el origen de la operación que los genera. Los ingresos se clasifican en operacionales y no operacionales”. Algunos ejemplos de cuentas de ingresos son: Ingresos por Asesorías Ingresos por Transporte Ingresos por Publicidad

5

Decreto 2650 de 1993

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Ingresos Por Arrendamiento Ingresos por Intereses Ingresos por Vigilancia

Gastos Los gastos representan flujos de salida de recursos, en forma de disminuciones del activo o incrementos del pasivo o una combinación de ambos, que generan disminuciones del patrimonio, incurridos en las actividades de administración, comercialización, investigación y financiación, realizadas durante un período, que no provienen de los retiros de capital o de utilidades o excedentes.

GASTOS DEBITO

CREDITO

Aumenta SALDO

Disminuye

Principales gastos: Operacionales de administración - Gastos de personal - Honorarios - Impuestos - Arrendamientos - Seguros - Servicios - Depreciaciones - Amortizaciones - Provisiones Operacionales de venta - Gastos de personal - Honorarios - Impuestos

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-

Arrendamientos Seguros Servicios Depreciaciones Diversos Provisiones No operacionales Financieros

El decreto 2650 de 1993 define los egresos como: “Agrupa las cuentas que representan los cargos operativos y financieros en que incurre el ente económico en el desarrollo del giro normal de su actividad en un ejercicio económico determinado. Mediante el sistema de causación se registrará con cargo a las cuentas del estado de resultados los gastos causados pendientes de pago. Se entiende causado un gasto cuando nace la obligación de pagarlo aunque no se haya hecho efectivo el pago. Al final del ejercicio económico las cuentas de gastos se cancelarán con cargo al grupo 59 - Ganancias y Pérdidas”. Algunos ejemplos de gastos son: Gasto Salarios Gasto Papelería Gasto Arrendamiento Gasto Aseo y Cafetería Gasto Intereses Gasto Combustible Gastos de representación Gasto Fotocopias

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Costos de ventas Los costos representan erogaciones y cargos asociados clara y directamente con la adquisición o producción de los bienes o la prestación de los servicios, de los cuales un ente económico obtuvo sus ingresos. Los principales costos son los costos de ventas y los costos de producción.

COSTOS DE VENTAS DEBITO CREDITO Aumenta SALDO

Disminuye

7. Plan único de cuentas Para tener un registro uniforme de las operaciones realizadas por las diferentes empresas, similar información contable y claridad y confiabilidad para la evaluación de los diferentes sectores económicos, en Colombia se utiliza el PUC (Plan único de cuentas) para comerciantes, de obligatoria aplicación desde el año 1995 y establecido por el decreto 2195 de 1992 y modificado y reglamentado por el decreto 2650 de 1993, decreto 2894 de 1994, decreto 2116 de 1996 y decreto 95 de 1997. El Plan Único de Cuentas está estructurado en catálogo de cuentas, descripciones y dinámicas. El catálogo de cuentas se refiere a la relación y clasificación de clases, grupos, cuentas y subcuentas de activos, pasivos, patrimonio, ingresos, gastos, costos y cuentas de orden. El primer dígito indica la clase, los dos primeros dígitos indican el grupo, los cuatro primeros dígitos identifican la cuenta y los seis primeros dígitos indican la subcuenta.

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Las descripciones detallan los conceptos de las diferentes clases, grupos y cuentas que se incluyen en el catálogo de cuentas y precisan las operaciones que deben ser registradas en cada una de las cuentas. Las dinámicas expresan la forma en que deben ser utilizadas las cuentas y realizarse los movimientos débitos y créditos que las puedan afectar. Por ejemplo la clase 1 es el activo. El grupo 11 es el disponible La cuenta 1105 es caja Por lo tanto se tendría: Clase 1 Activo Grupo 11 Disponible Cuenta 1105 Caja Registra las existencias en dinero efectivo o en cheques con que cuenta la empresa, tanto en moneda nacional como extranjera, disponibles en forma inmediata. Así se clasificarían cada una de las cuentas de los diferentes grupos.

Las principales cuentas que conforman el PUC son:

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CATALOGO DE CUENTAS

1 ACTIVO

2 PASIVO

11 DISPONIBLE

21 OBLIGACIONES FINANCIERAS

1105 CAJA

22 PROVEEDORES

1110 BANCOS

23 CUENTAS POR PAGAR

1120 CUENTAS DE AHORRO

24 IMPUESTOS, GRAVAMENES Y TASAS

1125 FONDOS

25 OBLIGACIONES LABORALES

12 INVERSIONES

26 PASIVOS ESTIMADOS Y PROVISIONES

1205 ACCIONES

2705 INGRESOS RECIBIDOS POR ANTICIPADO

1210 CUOTAS O PARTES DE INTERES SOCIAL

2805 ANTICIPOS Y AVANCES RECIBIDOS

1215 BONOS

2810 DEPOSITOS RECIBIDOS

1230 PAPELES COMERCIALES

29 BONOS Y PAPELES COMERCIALES

1240 ACEPTACIONES BANCARIAS O FINANCIERAS 13 DEUDORES 1305 CLIENTES 1325 CUENTAS POR COBRAR A SOCIOS Y ACCIONISTAS 1330 ANTICIPOS Y AVANCES 1335 DEPOSITOS 1345 INGRESOS POR COBRAR

3 PATRIMONIO

1365 CUENTAS POR COBRAR A TRABAJADORES 1380 DEUDORES VARIOS

31 CAPITAL SOCIAL

1390 DEUDAS DE DIFICIL COBRO

32 SUPERAVIT DE CAPITAL

1399 PROVISIONES

3205 PRIMA EN COLOCACION DE ACCIONES

14 INVENTARIOS

3210 DONACIONES

1405 MATERIAS PRIMAS

33 RESERVAS

1410 PRODUCTOS EN PROCESO

3305 RESERVAS OBLIGATORIAS

1430 PRODUCTOS TERMINADOS

3310 RESERVAS ESTATUTARIAS

1435 MERCANCIAS NO FABRICADAS POR LA EMPRESA

34 REVALORIZACION DEL PATRIMONIO

1455 MATERIALES, REPUESTOS Y ACCESORIOS

3405 AJUSTES POR INFLACION

1499 PROVISIONES

3410 SANEAMIENTO FISCAL

15 PROPIEDADES PLANTA Y EQUIPO

3505 DIVIDENDOS DECRETADOS EN ACCIONES

1504 TERRENOS

36 RESULTADOS DEL EJERCICIO

1508 CONSTRUCCIONES EN CURSO

3605 UTILIDAD DEL EJERCICIO

1516 CONSTRUCCIONES Y EDIFICACIONES

3610 PERDIDA DEL EJERCICIO

1520 MAQUINARIA Y EQUIPO

37 RESULTADOS DE EJERCICIOS ANTERIORES

1524 EQUIPO DE OFICINA

3705 UTILIDADES O EXCEDENTES ACUMULADOS

1528 EQUIPO DE COMPUTACION Y COMUNICACION

3710 PERDIDAS ACUMULADAS

1540 FLOTA Y EQUIPO DE TRANSPORTE

38 SUPERAVIT POR VALORIZACIONES

1592 DEPRECIACION ACUMULADA 16 INTANGIBLES 1605 CREDITO MERCANTIL 1610 MARCAS 1615 PATENTES

4 INGRESOS

1630 KNOW HOW 1698 AMORTIZACION ACUMULADA

41 OPERACIONALES

17 DIFERIDOS

4135 COMERCIO AL POR MAYOR Y AL POR MENOR

1705 GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO

42 NO OPERACIONALES

1710 CARGOS DIFERIDOS

4210 FINANCIEROS

1798 AMORTIZACION ACUMULADA

4215 DIVIDENDOS Y PARTICIPACIONES

18 OTROS ACTIVOS

4220 ARRENDAMIENTOS

1805 BIENES DE ARTE Y CULTURA

4245 UTILIDAD EN VENTA DE PROPIEDADES PLANTA Y EQUIPO

19 VALORIZACIONES

4250 RECUPERACIONES

41

5 GASTOS

6 COSTOS DE VENTAS 61 COSTO DE VENTAS Y DE PRESTACION DE SERVICIOS

51 OPERACIONALES DE ADMINISTRACION

6135 COMERCIO AL POR MAYOR Y AL POR MENOR

5105 GASTOS DE PERSONAL

62 COMPRAS

5115 IMPUESTOS

6205 DE MERCANCIAS

5120 ARRENDAMIENTOS

6210 DE MATERIAS PRIMAS

5130 SEGUROS

6215 DE MATERIALES INDIRECTOS

5145 MANTENIMIENTO Y REPARACIONES 5160 DEPRECIACIONES

7 COSTOS DE PRODUCCION O DE OPERACION

52 OPERACIONALES DE VENTAS

71 MATERIA PRIMA

5205 GASTOS DE PERSONAL

72 MANO DE OBRA DIRECTA

5215 IMPUESTOS

73 COSTOS INDIRECTOS

5220 ARRENDAMIENTOS

74 CONTRATOS DE SERVICIOS

5230 SEGUROS 5245 MANTENIMIENTO Y REPARACIONES

8 CUENTAS DE ORDEN DEUDORAS

5260 DEPRECIACIONES

81 DERECHOS CONTINGENTES

53 NO OPERACIONALES

82 DEUDORAS FISCALES

5305 FINANCIEROS

83 DEUDORAS DE CONTROL

54 IMPUESTO DE RENTA Y COMPLEMENTARIOS

9 CUENTAS DE ORDEN ACREEDORAS 91 RESPONSABILIDADES CONTINGENTES 92 ACREEDORAS FISCALES 93 ACREEDORAS DE CONTROL

8. La ecuación contable Una empresa para poder realizar sus operaciones requiere de una infraestructura y determinados recursos, los cuales son proporcionados por los dueños iniciales o por terceras personas que participan como socios o como prestamistas. Una estructura inicial de la empresa podría ser: ACTIVOS

PASIVOS PATRIMONIO

Los totales en pesos de ambos lados siempre serán iguales porque son simplemente dos apreciaciones de los mismos recursos de la Empresa. La relación de los activos muestra los recursos que posee la empresa, mientras que la relación de los pasivos y del patrimonio nos dicen quien proporcionó estos recursos a la empresa y cuánto proporcionó cada grupo. Todo lo que posee una empresa ha sido proporcionado por los acreedores o por el propietario. Por lo tanto, los derechos totales de los acreedores más los derechos del propietario son iguales a los activos totales de la empresa. Esta relación define la Ecuación fundamental de la contabilidad que representa la posición financiera del negocio.

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En el lado izquierdo de la ecuación figuran los recursos que posee la empresa y en el derecho las participaciones constituidas por los acreedores, proveedores y propietarios del negocio. La ecuación está expresada así: ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO Partiendo de la definición que el resultado de la empresa está dentro del patrimonio y que se determina como la diferencia entre ingresos, costos y gastos, podríamos establecer una ecuación contable de la siguiente forma: ACTIVO = PASIVO + CAPITAL + INGRESOS – COSTOS - GASTOS Por lo tanto, un último esquema sería el siguiente: ACTIVO + COSTOS + GASTOS = PASIVO + CAPITAL + INGRESOS

Esta última forma de clasificar la Ecuación Contable, nos permite determinar una primera aproximación a la naturaleza de las cuentas, definidas de la siguiente forma:

ACTIVO + COSTOS + GASTOS = PASIVO + CAPITAL + INGRESOS

De este esquema podemos concluir que las cuentas de activo, costos y gastos tienen naturaleza Débito, mientras que las cuentas de pasivo, capital e ingresos tendrán naturaleza crédito, teniendo en cuenta además que las cuentas de activo, pasivo y capital son de balance, por lo tanto tendrán un saldo al final del período, mientras que las cuentas de costos, gastos e ingresos son temporales, por lo cual se cierran al finalizar el período contable.

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9. Libros de contabilidad Según el Código de Comercio en el artículo 48, “Todo comerciante conformará su contabilidad, libros, registros contables, inventarios y estados financieros en general, a las disposiciones de este código y demás normas sobre la materia. Dichas normas podrán autorizar el uso de sistemas que, como la microfilmación, faciliten la guarda de su archivo y correspondencia” Los libros de contabilidad son la base para elaborar los estados financieros y en ellos se resumen todas las operaciones que se presentaron durante determinado período. Estos libros deben ser registrados en la Cámara de Comercio del lugar del domicilio de la empresa, aceptando como procedimiento de reconocido valor técnico contable los medios manuales y el registro en forma electrónica, conservando dichos libros por lo menos durante 20 años (Artículo 31 C de Co.) Los libros se deberán llevar conforme a la normatividad vigente y la naturaleza de la organización, en orden cronológico en períodos iguales o inferiores a un mes, realizando un resumen mensual de los movimientos débito y crédito, relacionando las cuentas que determinan propiedades, derechos y obligaciones del ente y demás aspectos que se contemplan en las normas y en los principios de contabilidad.

a. Libro diario Es un libro principal en el cual se registran en orden cronológico los comprobantes de diario elaborados en la empresa que se originan en hechos económicos ocurridos durante el mes. Se conoce como diario columnario o registro de asientos originales, teniendo en cuenta que en cada registro se debe indicar los nombres de las cuentas que se afectaron, la naturaleza débito y/o crédito, el valor de cada débito y crédito y una explicación breve de la transacción que debe estar soportada por documentos fuente. Un ejemplo de libro diario es el siguiente:

FECHA

DESCRIPCIÓN

LIBRO DIARIO REFERENCIA

DÉBITOS

CRÉDITOS

Una vez identificado el hecho económico y sus documentos soporte, se procede a elaborar el libro diario con el registro contable, determinando el año, mes y día de la transacción. En la descripción se colocan las cuentas debitadas y acreditadas.

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En referencia se puede anotar el código de la cuenta para cruzarla con el libro mayor. En débitos y créditos se colocan los valores que afecta cada cuenta, dejado por último un detalle de la operación que puede registrarse en el espacio de descripción, debajo de los nombres de las cuentas.

b. Libro mayor Es un libro principal en el cual se registra el movimiento mensual de las cuentas a partir de los movimientos del libro diario, resumiendo los movimientos por cada una de las cuentas y para lo cual esquemáticamente se representa como una letra “T”, por lo cual se conoce como cuenta “T”, la cual contiene el nombre de la cuenta, en el lado izquierdo los valores débito, en el lado derecho los créditos y la diferencia entre los dos (cualquier lado) se conoce como saldo.

NOMBRE DE LA CUENTA DEBITO CREDITO XXXXXX SALDO

XXXXXXX

Para el registro en el libro mayor, debe identificarse la cuenta que afecta, analizar si dicha cuenta es de naturaleza débito o crédito para establecer su aumento o disminución y registrar la transacción en las respectivas cuentas, teniendo en cuenta el principio de partida doble para conservar la igualdad de la ecuación contable.

Por ejemplo: Una empresa inicia operaciones con dos transacciones: Enero 5. Su propietario aporta $1.000.000 en inventarios y $4.000.000 en efectivo. Enero 10. Compra muebles y enseres por valor de $3.000.000 de contado.

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El registro en el diario sería LIBRO DIARIO REFERENCIA

FECHA

DESCRIPCIÓN

Enero 5

Efectivo Inventarios Capital

$4.000.000 1.000.000

Muebles y enseres Efectivo

$3.000.000

Enero 10

DÉBITOS

CRÉDITOS

$5.000.000

$3.000.000

El traslado al libro mayor sería: Efectivo Débitos Créditos 4.000.000 1.000.000

3.000.000

Capital Débitos

Créditos 5.000.000 5.000.000

Inventarios Débitos Créditos 1.000.000 1.000.000 Muebles y enseres Débitos Créditos 3.000.000 3.000.000

De acuerdo al ciclo contable inicial, debemos ver los asientos de diario, que también se conocen como libro diario y luego es el traslado al mayor, que son las cuentas “T” para efectos didácticos.

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Los asientos de diario tienen la siguiente estructura:

Débito Crédito xxxxx xxxxx -----------------------------------------Detalle o descripción breve de la transacción

Fecha Cuenta Débito Cuenta crédito

Como se puede observar, lo primero es la fecha, que me indica el día, mes y año en que se dio la transacción, la segunda parte son las cuentas que intervienen en la transacción, las cuales como mínimo deben ser 2; la otra parte son los débitos o los créditos, dependiendo de cómo se afecte cada cuenta y por último es el detalle, donde en forma breve se cuenta en que consistió la transacción. Observen que los asientos de diario facilitan el traslado a las cuentas “T”, porque al relacionar las cuentas se dice también en que lado se afectan y así mismo debe ser su traslado, es decir, si la cuenta equipo de transporte y bancos intervienen en una transacción, se debe de hacer primero el asiento de diario y luego el traslado a las cuentas “T” tal y como lo reflejan los asientos de diario, ejemplo: en marzo 16 de 20xx se compra un vehículo por $40’000.000 de contado, para lo cual se gira un cheque.

Marzo 16/xx Equipo de transporte 40’000.000 Bancos -------------------------------------------

40’000.000

Analizando, vemos que la cuenta Equipo de transporte se afectó con un movimiento débito de $40’000.000 y la cuenta de bancos con un movimiento crédito de $40’000.000; luego, para realizar el traslado a las cuentas “T”, simplemente basta con buscar o crear la cuenta Equipo de transporte y asentarle en el débito un movimiento por $40’000.000 y luego en la cuenta “T” de bancos registrarle en el crédito un movimiento por $40’000.000. Es importante resaltar que en todos los asientos de diario se debe observar la partida doble, es decir, que la suma de los débitos sea igual a la suma de los créditos, sin importar el número de cuentas que intervengan en la transacción, por ejemplo, si la compra del vehículo anterior se cancelara 60% de contado y el resto a crédito, el asiento sería:

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Marzo 16/xx Equipo de transporte 40’000.000 Bancos Costos y Gastos por pagar ------------------------------------------Para registrar la compra del vehículo X de placas destinado para uso del gerente.

24’000.000 16’000.000 LVY001, el cual esta

Como vemos, en el asiento intervienen 3 cuentas y aún así los débitos son iguales a los créditos. La pregunta que se harán en el momento es: ¿para qué se hacen 2 procesos que son iguales aparentemente y que solo varían en la forma? Hasta el momento no se hace la diferencia pero la respuesta a este interrogante es que en los asientos de diario se escribe o relaciona una cuenta cuantas veces se vea afectada en un período contable, por ejemplo, si la cuenta de bancos se movió con una transacción el 5 de marzo y el 10 de marzo se vuelve a mover con otra transacción, se debe relacionar en los asientos de diario del 5 y del 10 de marzo la cuenta de bancos; pero para el uso de las cuentas “T” solo se debe utilizar una cuenta de bancos, lo que me indica que los dos movimientos que tuvo la cuenta de Bancos se verán reflejados en una sola cuenta “T” denominada Bancos, la cual contendrá todos los movimientos débitos y créditos de esta cuenta en un período contable determinado y esto facilitará la obtención del saldo de la cuenta para obtener finalmente el dato para la elaboración de los estados financieros.

Lo anterior lo podemos observar en el siguiente ejercicio: Enero 2 Se constituyen una sociedad limitada para la prestación de servicios de vigilancia, para lo cual los socios aportan $200’000.000 en cheque, con los cuales se abre inmediatamente una cuenta en el banco X. Enero 4 Se compra un local por $80’000.000 con cheque Enero 10 Se compran 4 escritorios y 4 sillas por $2’500.000 con cheque.

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Asientos de diario Enero 2 Bancos 200’000.000 Capital social 200’000.000 -------------------------------------------------Para registrar el capital aportado por los socios A,B y C en la constitución de la sociedad.

Enero 4 Construcciones y edificaciones 80’000.000 Bancos 80’000.000 --------------------------------------------------Compra de un local ubicado en la carrera 46 # 53 – 14, en el cual estará la sede de la sociedad.

Enero 10 Muebles y Enseres 2’500.000 Bancos --------------------------------------------------Compra de 4 escritorios y 4 sillas para dotar las oficinas.

2’500.000

Traslado a cuentas “T” Bancos Enero 2 200’000.000

Capital social 80’000.000 Enero 4

200’000.000 Enero

2 2’500.000 Enero 10

200’000.000

82’500.000

117’500.000

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Construcciones y edificaciones Enero 4 80’000.000

Muebles y Enseres Enero 10 2’500.000

Analicemos el ejercicio: Como se puede observar lo primero que uno realiza son los asientos de diario y después de los asientos de diario se hace el traslado a cuentas “T”, y en este ejercicio logramos mostrar lo que se había explicado teóricamente antes del desarrollo de éste, que consistía en la elaboración de una cuenta “T” por cada cuenta que intervenga, como fue el caso de la cuenta de bancos, la cual tuvo movimiento en todas las transacciones y por lo tanto se relacionó en todos los asientos de diario, pero para el traslado a las cuentas “T” solo se abrió una cuenta denominada bancos y en ella se registraron todos los movimientos que se presentaron de ella, o sea que en esta cuenta se concentraron todos los movimientos y esto facilita la obtención del saldo al final de un determinado período contable, por ejemplo, si en el mes de enero no se realizaran más transacciones se podría decir que el saldo en bancos es de $117’500.000 y como las otras cuentas no tuvieron más movimiento, simplemente ese registro es el saldo para enero; adelantándonos un poco, les digo que con estas cuentas “T” saldadas podría realizar el balance de prueba y los estados financieros de esa sociedad, así de sencilla es la contabilidad.

50

10. Balance de prueba Es un informe que se conoce como balance de comprobación y en el cual se determina en forma de lista a dos columnas los saldos débito y crédito de todas las cuentas que afectaron el libro mayor para determinar si se cumple la partida doble, verificando la igualdad de débitos y créditos y como base fundamental para elaborar los estados financieros. Se prepara antes de los estados financieros de cada mes para verificar la igualdad de débitos y créditos y encontrar errores que se presentaron en el período. Se colocan los nombres de las cuentas en orden de codificación, en una columna los valores débito y en la otra los valores crédito. Este balance no garantiza que todos los registros fueron correctos, porque a pesar de presentar sumas iguales puede ocurrir que en un registro se utilizó una cuenta equivocada o un valor equivocado con igual registro en débito y crédito.

Un ejemplo de balance de prueba es el siguiente: P´lucas Ltda. Balance de prueba A 31 de diciembre de 2009 Nombre de la cuenta

Débitos

Caja Clientes Inventarios Equipo oficina Gastos por salarios Gasto servicios públicos Cuentas por pagar Capital Ingresos operacionales

$ 500 4.000 1.000 10.000 3.000 500

Totales

$ 19.000

Créditos

$ 2.500 8.500 8.000 $ 19.000

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El balance de prueba no es tomado como un estado financiero sino como un informe, del cual podemos obtener fácilmente el estado de resultados y el balance general; este informe sirve además para comprobar la partida doble en el ejercicio, más no me indica que todas las contabilizaciones estén buenas, pues puede suceder que una contabilización se haya realizado al contrario, por lo tanto, la partida doble se da, pero no la correcta contabilización. La materia prima o elementos con los que se construye un balance de prueba, son las cuentas “T” saldadas al final del período que se pretende emitir los estados financieros; estas cuentas “T”, son relacionadas en el balance de prueba con el respectivo saldo que quedó, sin excluir ninguna clase, es decir que se relacionan las cuentas de activo, pasivo, patrimonio, ingresos y gastos. Después de elaborar el balance de prueba se procede a construir el estado de resultados, para el cual solo se toman las cuentas de ingresos y gastos, obteniendo de él un resultado del ejercicio, bien sea utilidad o pérdida; y luego se forma el balance general, utilizando para este las cuentas de activo, pasivo y patrimonio, además, en forma manual y no contable (por el momento), se tomará el resultado del ejercicio arrojado por el estado de resultados y se pondrá en la sección del patrimonio en una cuenta denominada “Resultados del ejercicio”. Este procedimiento dejara de hacerse en forma manual cuando veamos a continuación el tema de “Asientos de cierre”, con el cual surgirá contablemente la cuenta “resultados del ejercicio”, producto de la comparación de los ingresos y los gastos en una cuenta “T”. En el balance de prueba podemos encontrar dos grandes partes como son el encabezado y el cuerpo, a su vez en el cuerpo tenemos varias partes como son las cuentas con su saldo débito o crédito y en la parte inferior encontraremos las sumas iguales, veamos:

Encabezado

Cuerpo

El Grupo Administradores El Grupo dede Administradores Balance prueba Balance dede prueba A Marzo 30 de 20xx A Marzo 30 de 20xx Cuentas . . . .

Débito Crédito

------- -------Sumas iguales xxxx xxxx ==== =====

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En el balance de prueba se trata de conservar un orden en la relación de las cuentas donde primero son los activos, pasivos, patrimonio, ingresos y gastos. Dentro de los activos y los pasivos se debe tener en cuenta el grado de de liquidez de los mismos, es decir, en los activos se debe mirar cual es que se puede convertir en efectivo de una manera más rápida o que se encuentre en efectivo, tal como sucede con la cuenta de caja. Por lo tanto, siempre entre 2 activos se debe mirar cual es más fácil para la venta o realización y este será el que se relacione primero

11. Período contable Los hechos económicos se van registrando cronológicamente, pero deben elaborarse informes financieros que permitan analizar la situación de la empresa y tomar decisiones, por lo cual se establecen períodos contables para realizar el corte de las actividades y medir el desempeño de la empresa. El período contable es el tiempo en el cual se miden los resultados y según la normatividad corresponde al período enero 1° a diciembre 31 de cada año, fecha en la cual se deben emitir los estados financieros de propósito general. Sin embargo y para una mejor gestión empresarial, las organizaciones deberían medir sus resultados en forma mensual o trimestral con fines administrativos, teniendo en cuenta que al finalizar cada período se deben realizar los ajustes y cierre de cuentas de resultados para preparar los estados financieros.

12. Ajustes Una vez terminado el proceso de registro de la información durante el período contable en los libros de contabilidad se inicia un proceso de ajustes para algunas cuentas, el cierre de las cuentas temporales y la elaboración de Estados Financieros del período. En este proceso deben considerarse aspectos como contabilidad de causación y asociación de ingresos y egresos. Los asientos de ajuste son transacciones que no solo afectan el período en que se realizan sino periodos posteriores, como es el caso de unos intereses cancelados por anticipado sobre una obligación financiera. Como los intereses corresponden a varios periodos, al final de cada mes deberá registrarse el gasto correspondiente.

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En estos casos el documento soporte siempre será el inicial en el momento del pago de dichos intereses, por lo cual el soporte será el comprobante indirecto de ajustes que reconocerá la causación del ajuste. El objetivo de los asientos de ajustes es registrar las transacciones o los hechos económicos que no se hayan reconocido y corregir los errores cometidos en los asientos contables. Se registran hechos económicos como: -

Ingresos realizados pendientes de cobro Gastos causados sin pagar Asignaciones de gastos pagados por anticipado que afecten el periodo Ingreso del periodo por ingresos recibidos por anticipado Gastos por depreciación Corrección de errores en los asientos contables

Clasificación de los ajustes •

Ajustes por ingresos y gastos acumulados o causados - Ingresos realizados pendientes de cobro - Gastos acumulados causados por pagar

•

Ajustes por ingresos y gastos diferidos o prepagados - Ingresos diferidos - Gastos diferidos y pagados por anticipado

•

Ajustes por depreciaciones y amortizaciones

•

Corrección de errores, omisiones y otros ajustes

Ajustes por ingresos y gastos acumulados a. Ingresos realizados pendientes de cobro: Corresponden a los servicios prestados por la Empresa durante el período contable y que al final del mismo no se han facturado (causado). Estos servicios deben ser reconocidos como ingresos operativos del periodo.

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Ejemplo: P´Lucas Ltda. Presta servicios durante marzo de 2009 al CEIPA por $1.200.000. El 31 de marzo no se ha realizado la cuenta de cobro, por lo cual debe reconocerse el valor como ingreso operacional mediante un ajuste: Cuentas por cobrar clientes Ingresos operacionales

$1.200.000 1.200.000

P´Lucas Ltda. Otorga un crédito para educación a María Eugenia Morales el 15 de marzo de 2009, por un valor de $1.000.000 con interés nominal anual del 12% pagaderos en tres meses junto con los intereses. El registro inicial sería: Cuentas por cobrar empleados Bancos

$1.000.000 $1.000.000

Al finalizar el mes de marzo, el ajuste será el siguiente: Intereses = $1.000.000 x 12% x 15/360 = $5.000 Ingresos por cobrar – intereses $ 5.000 Ingresos no operacionales – Intereses 5.000

El efecto es un incremento en los ingresos y por lo tanto en la utilidad (ingreso operacional o ingreso no operacional), así como un incremento en las cuentas por cobrar (clientes) o ingresos por cobrar (si es no operacional)

b. Ajustes por gastos acumulados causados por pagar: Los gastos acumulados corresponden a aquellos gastos causados en un periodo contable pero que al cierre del mismo no se han reconocido. Estos eventos ocurren por no enviar la factura o cuenta de cobro y por lo cual no han sido pagados, por lo cual debe reconocerse el gasto del período. Ejemplo: P´Lucas Ltda. paga por arriendo de sus oficinas $3.000.000 mensuales. El 31 de marzo no se ha realizado el pago del mes, pero deberá reconocerse el gasto por este concepto, elaborando un ajuste: Gastos operacionales – arrendamiento Arrendamientos por pagar

$3.000.000 $3.000.000

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Davivienda nos concede un crédito por $6.000.000 el 7 de abril de 2009, con un interés del 18% anual nominal, interés trimestre vencido El registro inicial será el siguiente: Bancos Obligaciones financieras

$6.000.000 $6.000.000

El 30 de abril, deberá realizarse el ajuste correspondiente al mes y será el siguiente: Gastos no operacionales – intereses bancarios Costos y gastos por pagar – intereses

$ 72.000 $ 72.000

El estado de resultados incrementa en los gastos, con lo cual se disminuye la utilidad (operacional o antes de impuestos), mientras que en el balance se incrementan los pasivos al reconocer un costo o gasto por pagar.

Ajustes por ingresos y gastos diferidos o prepagados a. Ajustes por ingresos diferidos: Existen registros donde se recibe dinero por servicios que serán prestados en el futuro o por ventas que realizarán en un período posterior, los cuales generan pasivos que se denominan ingresos diferidos o recibidos por anticipado para la empresa que los recibe y que deben ser amortizados hasta su realización. Arriendos P´Lucas Ltda. recibe del CEIPA el 1 de abril del 2009, la suma de $36.000.000 por contrato de arrendamiento por tres meses de una oficina en Bogotá. El registro contable inicial será: Caja $36.000.000 Ingresos recibidos por anticipado $36.000.000

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Al final de cada mes, deberán reconocerse los ingresos por servicio de arriendo, lo cual disminuye el valor del pasivo diferido, así: Ingresos recibidos por anticipado $12.000.000 Ingresos operacionales $12.000.000

b. Ajustes por gastos diferidos: Los gastos diferidos corresponden a todos los desembolsos efectuados por la empresa por concepto de gastos pagados por anticipado como seguros, intereses, arrendamientos, etc. Estos gastos corresponden a periodos posteriores, por lo cual deben amortizarse al final de cada periodo contable mediante asientos de ajuste, convirtiéndolos en gastos del período. CEIPA adquiere el 3 de abril de 2009 una póliza colectiva de seguros por un período de un año, pagando la suma de $3.000.000. El registro inicial es el siguiente: Gastos pagados por anticipado Bancos

$3.000.000 $3.000.000

Se genera un activo diferido, ya que no se puede afectar los resultados con gastos porque corresponden a un año a partir de su adquisición. La causación al final de cada mes será: Valor póliza Meses Valor mensual

$3.00.000 12 $250.000

El primer mes solo tendrá una causación de 27 días, por valor de $225.000 El asiento será: Gastos de administración seguros Gastos pagados por anticipado

$225.000 $225.000

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Ajustes por depreciación El costo de un activo incluye los desembolsos necesarios en su adquisición, así como todas las erogaciones necesarias para poner el activo en condiciones de uso en la Empresa. Sin embargo deben considerarse que los activos con su uso y el transcurrir del tiempo pierden valor, por lo cual y según el principio de valuación, deben reflejar la realidad en los Estados Financieros de la Organización. Este valor neto por el cual deben presentarse en los Estados Financieros es el costo histórico menos la depreciación acumulada. Al adquirir un activo no puede considerarse como un costo del período, ya que dicho activo prestará servicios durante la vida útil estimada y es por esto que el valor de la inversión se traslada al Estado de Resultados a través del tiempo durante el cual se beneficiará la empresa con los ingresos producidos por dicho activo. La vida útil es el tiempo que se espera que el activo contribuya a generar ingresos o que sea económicamente productivo para la Entidad, determinando dicha vida útil por el tipo de activo, la obsolescencia tecnológica, su uso frente a las condiciones de la naturaleza y el deterioro. En Colombia, las vidas útiles estimadas son las siguientes: Construcciones y edificaciones Maquinaria y equipo Muebles, enseres y equipo de oficina Equipo de transporte Equipo de computación

20 años 10 10 5 5

Se acostumbra en algunas entidades estimar un valor de salvamento o valor residual, como el valor que tendrá el activo al finalizar su vida útil. Existen diferentes métodos de depreciación, como son: -

Método de línea recta Método de suma de los dígitos de los años Método de saldos decrecientes o reducción de saldos Método de doble saldo de declinación Método de unidades de producción

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Método de línea recta Es el método más utilizado y consiste en aplicar una cuota constante durante los años de vida útil del activo. Su inconveniente es considerar el activo como igual de productivo durante su vida útil, es decir, con igual rendimiento. La cuota de depreciación se obtiene dividiendo el costo histórico menos el valor de salvamento, en caso de considerarlo, por la vida útil del activo. Costo – Valor de salvamento Vida útil estimada

Por ejemplo, se adquiere un vehículo por valor de $12.000.000 el 4 de abril de 2006 La cuota de depreciación será la siguiente: $12.000.000 Depreciación anual: ----------------- = $2.400.000 5 años La depreciación mensual será dividir el valor anual por 12, es decir, $200.000 El registro contable sería: Gasto depreciación vehículos Depreciación acumulada vehículos

$200.000 $200.000

La tabla de amortización de la depreciación será: Año

Dep. anual

Dep. acumulada

Valor neto libros

1 2 3 4 5

$ 2.400.000 2.400.000 2.400.000 2.400.000 2.400.000

2.400.000 4.800.000 7.200.000 9.600.000 12.000.000

9.600.000 7.200.000 4.800.000 2.400.000 0

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Método de la suma de los dígitos de los años En el método de depreciación de la suma de los dígitos de los años se rebaja el valor de desecho del costo del activo. El resultado se multiplica por una fracción, con cuyo numerador representa el número de los años de vida útil que aún tiene el activo y el denominador que es el total de los dígitos para el número de años de vida del activo. Utilizando un vehículo como ejemplo el cálculo de la depreciación, mediante el método de la suma de los dígitos de los años, se realiza en la forma siguiente: Año 1 + año 2 + año 3 + año 4 + año 5 = 15 (denominador) Puede usarse una fórmula sencilla para obtener el denominador. Año + (año x año) 2 5 + (5 x 5) 2

=

30 2

= denominador

= 15 (denominador)

La depreciación para el año 1 puede ser calculada mediante las siguientes cifras: Costo

-

Valor de desecho

= Suma a depreciar

$33 000 000

-

$3 000 000

= $30 000 000

Suma depreciar $30 000 000

a x x

Años de vida pendientes = Suma de los años 5/15 =

Depreciación del año 1 $10 000 000

El método de la suma de los dígitos de los años da como resultado un importe de depreciación mayor en el primer año y una cantidad cada vez menor en los demás años de vida útil que le quedan al activo. Este método se basa en la teoría de que los activos se deprecian más en sus primeros años de vida.

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Método de las unidades producidas El método de las unidades producidas para depreciar un activo se basa en el número total de unidades que se usarán, o las unidades que puede producir el activo, o el número de horas que trabajará el activo, o el número de kilómetros que recorrerá. Los métodos de depreciación en línea recta y de unidades producidas distribuyen el gasto por depreciación de una manera equitativa. Con el método de línea recta el importe de la depreciación es el mismo para cada periodo fiscal. Con el método de unidades producidas el costo de depreciación es el mismo para cada unidad producida, de cuántas horas se emplean o de los kilómetros recorridos, durante el periodo fiscal.

Método del doble saldo decreciente Un nombre más largo y más descriptivo para el método del doble del saldo decreciente sería el doble saldo decreciente, o dos veces la tasa de la línea recta. En este método no se deduce el valor de desecho o de recuperación, del costo del activo para obtener la cantidad a depreciar. En el primer año, el costo total de activo se multiplica por un porcentaje equivalente al doble porcentaje de la depreciación anual por el método de la línea recta. En el segundo año, lo mismo que en los subsiguientes, el porcentaje se aplica al valor en libros del activo. El valor en libros significa el costo del activo menos la depreciación acumulada.

Asientos de ajuste para registrar la depreciación Existen dos situaciones en que se debe registrar la depreciación: Al final del periodo fiscal, ya sea mensual o anual y al momento de la venta, o cuando se da de baja el activo. En ambos casos las cuentas que se utilizan para registrar la depreciación son: un débito a gastos de depreciación y un crédito a depreciación acumulada. Puede establecerse una cuenta de depreciación para cada activo fijo, para cada grupo de activos fijos, o una cuenta que incluya todos los activos fijos. Las empresas pequeñas con pocos activos fijos pueden utilizar sólo una cuenta de gastos de depreciación para todos. Sin embargo, las compañías con una mayor variedad de activos fijos pueden tener cuentas de depreciación por separado, como una para edificios, una para maquinaria y una para los equipos. La cuenta depreciación acumulada es una cuenta compensatoria que reduce o disminuye la cuenta activos fijos.

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Esta cuenta no se cierra al terminar el periodo contable, por el contrario, continúa aumentando haya que el activo se haya depreciado por completo, vendido o dado de baja.

Ajustes por errores, omisiones y otros En la mayoría de las empresas durante el registro contable de las transacciones se presentan errores de digitación o interpretación de las cuentas o se omiten algunos registros que deben ser corregidos al final del período contable mediante ajustes. Entre las cuentas que generan estos ajustes se encuentra la cuenta de caja, cuando se realiza algún arqueo para verificar el valor en libros y la existencia física de dinero; la cuenta de caja menor cuando se realiza el reembolso o ajuste para cierre de la misma; las cuentas que afectan los bancos cuando se realiza la conciliación bancaria y se determinan diferencias que generan ajustes en la contabilidad, los ajustes por provisiones de cartera y deudas de difícil cobro; ajustes por faltantes o sobrantes de inventario en el sistema periódico y ajustes por obligaciones laborales.

13. Balance de prueba ajustado Al finalizar cada período y una vez se han realizado los ajustes, se puede elaborar un balance de prueba ajustado para determinar la igualdad de los débitos y los créditos, incluyendo tanto las cuentas de balance como las de resultados. Este balance no hace parte de los estados financieros, pero permite tener los saldos de las cuentas y determinar con facilidad los asientos de cierre y el resultado de las operaciones en el período contable.

14. Asientos de cierre El último paso del ciclo contable y antes de preparar los estados financieros de propósito general, se parte del balance de prueba ajustado para establecer los saldos de las cuentas de balance y cuentas de resultados. Con las cuentas de resultados o temporales se podrá medir entonces la utilidad o pérdida obtenida por la empresa en el período y cuyo proceso se conoce como asientos de cierre.

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Estos asientos se registran en el libro diario, mediante un comprobante de cierre y luego se registran en el libro mayor. Con este registro se dejan las cuentas temporales en cero para iniciar el siguiente período con saldo igual a cero al establecer la utilidad o pérdida del período. El proceso está en determinar los saldos de los ingresos, costos y gastos y realizar un registro en el lado contrario (ingresos en débito, costos y gastos en crédito) por dicho valor para dejar la cuenta en cero. Estos registros se llevan contra una cuenta denominada “Ganancias y pérdidas”, que también será temporal pero en esta se determinará utilidad o pérdida del período. Dicha cuenta se cerrará contra las cuentas de patrimonio (utilidad o pérdida) que son cuentas de balance, es decir que al realizar el proceso de cierre, solamente quedarán con saldo las cuentas permanentes o de balance y podrán elaborarse los estados financieros de propósito general. Los asientos de cierre son el proceso mediante el cual las cuentas temporales o de resultado, es decir, con las que se elabora el estado de resultados; trasladan su saldo a otra cuenta temporal denominada “Ganancias y Pérdidas”, en la cual se confrontarán todos los ingresos y gastos y el saldo de esta cuenta será el resultado del ejercicio, y que por ser cuenta temporal también debe cerrarse pero contra la cuenta de patrimonio denominada “Resultados del Ejercicio”, la cual es cuenta de balance. Se debe analizar lo que implica que las cuentas de resultado trasladen su saldo, esto indica que al final de cada período contable y después de los asientos de cierre, todas las cuentas de ingresos y gastos deben de quedar en cero, de ahí el nombre de cuentas temporales, ya que surgen y se eliminan en un mismo período contable. Este proceso es bien importante debido a que es el punto de comunicación del estado de resultados con el balance general, por lo tanto, la utilidad o resultado del ejercicio ya no se trasladará al balance en forma manual sino por medio del procedimiento contable denominado asientos de cierre. Veamos un ejemplo a partir de un balance de prueba:

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Luciana S.A. Balance de prueba A marzo 31 de 20xx Cuentas

Débito

Caja Bancos Inversiones temporales Deudores Inventarios Muebles y Enseres Equipo de transporte Construcciones y edificaciones Sobregiros Bancarios Impuestos por pagar Proveedores Costos y gastos por pagar Capital social Reservas Resultados de ejercicios anteriores Ingresos por publicidad Ingresos por asesoría Ingresos por intereses Ingresos por dividendos Gasto papelería Gasto Salarios Gasto Representación

$ 500.000 3’000.000 25’000.000 48’000.000 85’000.000 12’000.000 80’000.000 450’000.000

Sumas Iguales

Crédito

3’000.000 8’000.000 10’000.000 90’000.000 58’500.000 100’000.000 250’000.000 150’000.000 60’000.000 10’000.000 15’000.000 1’000.000 30’000.000 20’000.000 --------------754’500.000

---------------754’500.000

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Asientos de cierre Para realizar este ejemplo elaboraremos las cuentas “T” de las cuentas temporales, con las cuales tendremos un mejor entendimiento Ing. publicidad 150’000.000

Ing. dividendo 15’000.000

Gto Representación

Ing. Asesoría 60’000.000

Gto Papelería 1’000.000

Ganancias y Pérdidas

Ing. interés 10’000.000

Gto Salarios 30’000.000

Resultado del ejercicio

20’000.000

Asiento de cierre para las cuentas de ingreso Ingreso por publicidad Ingreso por asesoría Ingreso por intereses Ingreso por dividendos Ganancias y Pérdidas

150’000.000 60’000.000 10’000.000 15’000.000 235’000.000

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Se puede observar que a todos los ingresos se les realiza un registro débito por el total de su saldo, es decir, los ingresos tienen un saldo crédito y para poder trasladar su saldo a la cuenta Ganancias y Pérdidas, debemos hacer un débito a su saldo y así se traslada el saldo y la cuenta queda en cero, una vez se traslade el asiento de diario a las cuentas “T”. Lo mismo se realizará con los gastos, solo que a estos se les realiza un crédito por su saldo, quedando igualmente en cero cada cuenta de gasto, una vez se traslade el asiento de diario a las cuentas “T”.

Asiento de cierre para las cuentas de gastos Gasto papelería Gasto Salarios Gasto Representación Ganancias y Pérdidas

1’000.000 30’000.000 20’000.000 51’000.000

Ahora miremos como quedarían las cuentas “T” al trasladar estos dos asientos de diario

Ing publicidad

Ing Asesoría

cierre 150’000.000 cierre 60’000.000 150’000.000 60’000.000

Ing dividendo

Gto Papelería

cierre 15’000.000 1’000.000 15’000.000

cierre 1’000.000

Ing interés cierre 10’000.000 10’000.000

Gto Salarios 30’000.000

cierre 30’000.000

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Gto Representación

Ganancias y Pérdidas

20’000.000 cierre 20’000.000

51’000.000 235’000.000

Resultado del ejercicio

184’000.000

Y finalmente se cierra la cuenta de Ganancias y Pérdidas Ganancias y Pérdidas Resultados del ejercicio

184’000.000 184’000.000

Recuerde que la cuenta Ganancias y pérdidas también es una cuenta temporal y por lo tanto debe ser cerrada, lo único que cambia es que su cierre se debe hace con una cuenta de balance denominada Resultados del Ejercicio y que pertenece a la clase del patrimonio.

Finalmente trasladando este último asiento a las cuentas “T”, estas dos últimas quedarían así: Ganancias y Pérdidas 51’000.000 235’000.000

Resultado del ejercicio 184’000.000

cierre 184’000.000 184’000.000 Si observan bien, todas las cuentas “T” de ingresos y gastos quedaron con el mismo valor en el débito y en el crédito, quiere decir que sus saldos son cero y por lo tanto ya las cuentas temporales para ese período desaparecen, lo que indica que al realizar un balance de prueba después de cierre, no contendrá cuentas de ingresos y de gastos, solo aparecerá una cuenta nueva de patrimonio denominada Resultados del Ejercicio. La pregunta a resolver en este momento es: ¿Cómo se sabe si el resultado del ejercicio fue ganancia o pérdida, mirando solamente la cuenta resultados del ejercicio?

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Respuesta: es muy sencillo, Si el saldo de la cuenta resultado del ejercicio es débito es una pérdida, pues su saldo quedó con el comportamiento de los gastos, es decir, al confrontar en la misma cuenta “T” (Ganancias y Pérdidas), los gastos e ingresos, se denota que fueron mayores los gastos y por lo tanto es un déficit o pérdida; pero si el saldo de la cuenta resultados del ejercicio es crédito, se tendrá una utilidad o ganancia, ya que se puede deducir que los ingresos fueron mayores que los gastos. Aclaración: Al trasladarse los saldos de gastos e ingreso en la cuenta de Ganancias y Pérdidas, se puede observar que en esta cuenta en el lado débito quedan todos los saldos de las cuentas de gastos y en el lado crédito quedan todas las cuentas de ingreso.

15. Ejemplo ciclo contable Para comprender mejor los fundamentos teóricos de la contabilidad y el ciclo contable, se elaborará el siguiente ejercicio, siguiendo los pasos del proceso contable como son: a. Identificación del hecho económico b. Cuentas que afecta y naturaleza de cada cuenta c. Registros en el libro diario y registro en libro mayor d. Balance de prueba e. Asientos de ajustes y balance de prueba ajustado f. Asientos de cierre g. Hoja de trabajo Información inicial: El día 2 de enero se reunieron dos socios para conformar una empresa dedicada a la comercialización de muñecos de trapo, la cual denominaron P´Lucas Ltda. Una vez realizadas las gestiones de constitución, notaría y registro, se llevaron a cabo las siguientes transacciones: Enero 5

Se aportaron $15 millones, representados así: $9 millones en efectivo, $4 millones en muebles y enseres y $2 millones en equipo de cómputo.

Enero 7

Se realiza la apertura de una cuenta bancaria, consignando todo el efectivo

Enero 9

Se realizó un contrato de arrendamiento de un local, con un canon mensual de $600.000, cancelando 5 meses por anticipado con cheque

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Enero 16

Se contrató una administradora quien devengará un salario mensual de $600.000 incluidas las prestaciones sociales.

Enero 16

Se contrató un seguro todo riesgo por valor de $1.200.000 anuales, cancelando el 50% de contado con cheque y el resto a 30 días.

Enero 17

Se compraron mercancías por valor de $5 millones, cancelando con cheque

Enero 19

Se venden mercancías a crédito por valor de $2 millones, las cuales tenían un costo de $1.200.000

Enero 22

Se venden mercancías de contado por valor de $3 millones, con un costo de las mismas por valor de $2.100.000.

Enero 23

Se compran mercancías a crédito por $3 millones para cancelar en 30 días

Enero 25

Se cancela la cuenta de servicios públicos por valor de $500.000 en efectivo.

Enero 27

Se vende mercancía de contado por $7 millones, con costo de $4.200.000

Enero 28

Se consigna todo el efectivo disponible a la fecha

Enero 30

Se cancela el salario de la administradora correspondiente al mes de enero

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b. Libro diario Fecha

Descripción

Cuenta

Debitos

5/01/2007 Caja Muebles y Enseres Equipo computo Capital

110505 152405 152805 310505

9.000.000 4.000.000 2.000.000

7/01/2007 Bancos Caja

111005 110505

9.000.000

9/01/2007 Arriendo prepagado 170525 Bancos 111005

3.000.000

15.000.000

9.000.000

3.000.000

16/01/2007 Seguro prepagado Bancos Cuentas por pagar

170520 111005 233555

1.200.000

17/01/2007 Inventarios Bancos

143005 111005

5.000.000

19/01/2007 Ventas Deudores clientes Costo de ventas Inventarios

413524 130505 613524 143005

2.000.000 1.200.000

22/01/2007 Ventas Caja Costo de ventas Inventarios

413524 110505 613524 143005

3.000.000 2.100.000

23/01/2007 Inventarios Proveedores

143005 220501

3.000.000

25/01/2007 Gasto serv publicos 513530 Caja 110505

500.000

600.000 600.000

5.000.000 2.000.000

1.200.000 3.000.000

2.100.000

3.000.000

500.000

27/01/2007 Ventas Caja Costo de ventas Inventarios

413524 110505 613524 143005

28/01/2007 Bancos Caja

111005 110505

9.500.000

30/01/2007 Gasto salarios Bancos

510506 111005

300.000

Sumas iguales

Creditos

7.000.000 7.000.000 4.200.000 4.200.000

9.500.000

300.000 66.000.000

66.000.000

70

c. Libro Mayor Caja general Debito Crédito 9.000.000 9.000.000 3.000.000 500.000 7.000.000 9.500.000 0

Muebles y enseres Debito Crédito 4.000.000 4.000.000

Equipo computo Debito Crédito 2.000.000 2.000.000

Capital Debito Crédito 15.000.000 15.000.000

Arriendo prepagado Debito Crédito 3.000.000 3.000.000

Seguro prepagado Debito Crédito 1.200.000 1.200.000

Cuentas por pagar Debito Crédito 600.000 600.000

Deudores Clientes Debito Crédito 2.000.000 2.000.000

Gasto serv. Publicos Debito Crédito 500.000

Gasto salarios Debito Crédito 300.000

Proveedores Debito Crédito 3.000.000 3.000.000

Bancos Debito Crédito 9.000.000 3.000.000 9.500.000 600.000 5.000.000 300.000 9.600.000

Ventas Debito Crédito 2.000.000 3.000.000 7.000.000 12.000.000 Costo de ventas Debito Crédito 1.200.000 2.100.000 4.200.000 7.500.000

Inventarios Debito Crédito 5.000.000 1.200.000 3.000.000 2.100.000 4.200.000 500.000

71

d. Balance de prueba Cuenta Caja general Bancos Inventarios Deudores Clientes Muebles y enseres Equipo computo Arriendo prepagado Seguro prepagado Gasto serv. Publicos Gasto salarios Costo de ventas Capital Cuentas por pagar Proveedores Ventas Sumas iguales

Debitos

Créditos

0 9,600,000 500,000 2,000,000 4,000,000 2,000,000 3,000,000 1,200,000 500,000 300,000 7,500,000 15,000,000 600,000 3,000,000 12,000,000 30,600,000

30,600,000

e. Asientos de ajuste Arriendo pagado por anticipado Valor total 3,000,000 Plazo mes 5 Valor mes 600,000 Dias enero 22 Valor enero 440,000

Arriendo prepagado Debito Crédito 3,000,000 440,000 2,560,000

Gasto arrendamiento Debito Crédito 440,000 440,000

Seguro prepagado Valor total 1,200,000 Plazo mes 12 Valor mes 100,000 Dias enero 15 Valor enero 50,000

Seguro prepagado Debito Crédito 1,200,000 50,000 1,150,000

Gasto seguro Debito Crédito 50,000 50,000

72

f. Depreciaciones M y Enseres Vida útil Vr. Deprec.

4,000,000 120 33,333

Eq. Computo Vida útil Vr. Deprec.

2,000,000 60 33,333

Dep. Acum. Eq. Computo Debito Crédito 33,333

Dep. Acum. M y Enseres Debito Crédito 33,333

Gasto depreciación Debito Crédito 66,667

73

g. Balance de prueba ajustado Cuenta Caja general Bancos Inventarios Deudores Clientes Muebles y enseres Equipo computo Arriendo prepagado Seguro prepagado Gasto serv. Publicos Gasto salarios Gasto arrendamiento Gasto seguro Gasto depreciación Costo de ventas Dep. Acum. M y Enseres Dep. Acum. Eq. Computo Capital Cuentas por pagar Proveedores Ventas Sumas iguales

Debitos

Créditos

0 9,600,000 500,000 2,000,000 4,000,000 2,000,000 2,560,000 1,150,000 500,000 300,000 440,000 50,000 66,667 7,500,000 33,333 33,333 15,000,000 600,000 3,000,000 12,000,000 30,666,667

30,666,667

74

h. Asientos de cierre Gasto serv. Publicos Debito Crédito 500,000 500,000

Gasto salarios Debito Crédito 300,000 300,000

Gasto arrendamiento Debito Crédito 440,000 440,000

Gasto seguro Debito Crédito 50,000 50,000

Gasto depreciación Debito Crédito 66,667 66,667

Costo de ventas Debito Crédito 7,500,000 7,500,000

Ventas Debito Crédito 12,000,000 12,000,000

Ganancias y perdidas Debito Crédito 500,000 300,000 440,000 50,000 66,667 7,500,000 12,000,000 3,143,333 3,143,333

Utilidad del periodo Debito Crédito 3,143,333

75

i. Hoja de trabajo

Cuenta Caja general Bancos Inventarios Deudores Clientes Muebles y enseres Equipo computo Arriendo prepagado Seguro prepagado Gasto serv. Publicos Gasto salarios Gasto arrendamiento Gasto seguro Gasto depreciación Costo de ventas Dep. Acum. M y Enseres Dep. Acum. Eq. Computo Capital Cuentas por pagar Proveedores Ventas Resultado del período Sumas iguales

Balance prueba Ajustes Debitos Créditos Debitos Créditos 0 9.600.000 500.000 2.000.000 4.000.000 2.000.000 3.000.000 1.200.000 500.000 300.000 0 0 0 7.500.000

440.000 50.000 66.667 0 0 15.000.000 600.000 3.000.000 12.000.000

Balance ajustado Debitos Créditos

0 9.600.000 500.000 2.000.000 4.000.000 2.000.000 440.000 2.560.000 50.000 1.150.000 500.000 300.000 440.000 50.000 66.667 7.500.000 33.333 33.333

Cierre Debitos Créditos

500.000 300.000 440.000 50.000 66.667 7.500.000 33.333 33.333 15.000.000 600.000 3.000.000 12.000.000 12.000.000 3.143.333

30.600.000 30.600.000 556.667

Balance general Debitos Créditos 0 9.600.000 500.000 2.000.000 4.000.000 2.000.000 2.560.000 1.150.000 0 0 0 0 0 0 33.333 33.333 15.000.000 600.000 3.000.000 0 3.143.333

556.667 30.666.667 30.666.667 12.000.000 12.000.000 21.810.000 21.810.000

76

16. Ejercicio ciclo contable 1

Almacenes Mk limitada, presenta los siguientes saldos a noviembre 30 del 2009 • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • •

Caja Bancos Inversiones Inventarios Deudores clientes Terreno Edificio Equipo de oficina Depreciación acumulada equipo de oficina Depreciación acumulada edificio Equipo de cómputo Depreciación acumulada equipo de cómputo Equipo de transporte Depreciación acumulada equipo de transporte Proveedores Cuentas por pagar Impuestos por pagar Obligaciones laborales Capital Reservas Utilidades o Pérdidas de ejercicios anteriores Ventas Pérdida en venta de equipo de oficina Compras Obligaciones financieras Gasto salarios Gasto servicios públicos Gasto útiles y papelería Gasto interés Utilidad en venta de inversiones Ingresos por dividendos Gasto honorarios Devoluciones en ventas Devoluciones en compras

2.000.000 12.000.000 5.500.000 10.000.000 22.000.000 35.000.000 45.000.000 9.000.000 5.000.000 12.000.000 6.000.000 3.000.000 20.000.000 8.000.000 7.400.000 2.800.000 4.600.000 3.400.000 15.000.000 6.000.000 ? 99.000.000 2.800.000 42.000.000 30.000.000 12.000.000 6.400.000 4.100.000 3.300.000 5.500.000 4.400.000 2.000.000 2.500.000 1.700.000

77

Durante el mes de diciembre se realizaron las siguientes transacciones: • • • • • • • • • • • • • •

• • • • • •

Diciembre 1 Se consigna el dinero en caja de noviembre 30 Diciembre 2 Se compran mercancías a crédito por valor de $3.000.000 Diciembre 3 Se devuelven $300.000, en mercancía de la compra anterior Diciembre 4 Se venden mercancías a crédito por valor de $5.000.000 Diciembre 5 Les devuelven $400.000 en mercancías de la venta anterior Diciembre 6 Se compran 2.000 acciones de Bancolombia a $500 con cheque Diciembre 7 Se recibe cheque por $8.000.000, como abono al saldo deudores Diciembre 8 Se gira cheque por $1.500.000 por concepto de pago de salarios Diciembre 9 Se recibe factura de las empresas públicas por $700.000 Diciembre 10 Se gira cheque $4.500.000 como abono al saldo de proveedores Diciembre 11 Se compran sillas y escritorios por valor de $1.600.000 a crédito Diciembre 12 Se recibe cheque por $1.100.000, por concepto de dividendos Diciembre 13 Se gira cheque por $2.000.000, como abono a cuentas por pagar Diciembre 14 Los dueños realizan un nuevo aporte por valor de $20.000.000, así: $12.000.000 computadores y $8.000.000 en calculadoras y fax Diciembre 15 Se gira cheque para cancelar los impuestos del mes de noviembre Diciembre 16 Se obtiene un préstamo bancario por valor de $20.000.000 Diciembre 17 Se vende mercancías por valor de $3.500.000 pagan con cheque Diciembre 18 Se paga con cheque la compra de diciembre 2 Diciembre 19 Venden las inversiones de noviembre por $3.300.000, con cheque Diciembre 20 Se pagan con cheque las obligaciones laborales de noviembre 30

78

• • • •

• • • • • •

Diciembre 21 Les pagan con cheque la venta de diciembre 4 Diciembre 22 Se compran mercancías por $2.200.000, se paga con cheque Diciembre 23 Se recibe factura del contador por $600.000, por honorarios Diciembre 24 Se gira cheque por $4.000.000 para el banco, $3.500.000 a capital y $500.000 corresponden a intereses Diciembre 25 Se paga con cheque $400.000 por concepto de papelería Diciembre 26 Se paga con cheque la compra de diciembre 11 Diciembre 27 Se pagan con cheque salarios por valor de $2.500.000 Diciembre 28 Se vende la décima parte del terreno por $4.100.000 pagan cheque Diciembre 29 Se compra vehículo por $25.000.000, $9.000.000, con cheque y el resto se financia con un banco Diciembre 31 Se consigna todo el dinero existente en caja.

Se requiere: • • • • • •

Balance de prueba a noviembre 30 Registrar en el diario las transacciones del mes de diciembre Trasladar los saldos de noviembre 30 al libro mayor Trasladar del diario al mayor el movimiento del mes de diciembre Saldar las cuentas Elaborar balance de prueba a diciembre 31 del 2009

17. Ejercicio clasificación de cuentas Clasifique las siguientes cuentas entre activo, pasivo, patrimonio, ingreso, costo, gasto y luego determine su naturaleza débito o crédito.

79

Cuenta

CLASE

NATURALEZA

A-P-P-I-C-G

D-C

Acreedores varios Anticipos y avances recibidos Bancos Bienes de arte y cultura Bonos y papeles comerciales por pagar Caja Capital suscrito y pagado Cargos diferidos Compras Costo de ventas y de prestación de servicios Costo mano de obra directa Costos de materia prima Costos indirectos Costos por contratos de servicios Costos y gastos por pagar Depósitos recibidos Depreciación acumulada Deudores Edificios Equipo de computación y comunicación Equipo de oficina Flota y equipo de transporte Gasto impuesto de renta y complementarios Gastos aseo y vigilancia Gastos combustibles y lubricantes Gastos de ejercicios anteriores Gastos de personal Gastos de viaje Gastos energía eléctrica Gastos financieros Gastos legales Gastos mantenimiento y reparaciones Gastos operacionales de ventas Gastos pagados por anticipado

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Cuenta

CLASE

NATURALEZA

A-P-P-I-C-G

D-C

Gastos por amortizaciones Gastos por arrendamientos Gastos por depreciaciones Gastos por honorarios Gastos por impuestos Gastos por seguros Gastos teléfono Impuestos, gravámenes y tasas por pagar Ingreso por arrendamientos Ingreso por dividendos y participaciones Ingresos de ejercicios anteriores Ingresos financieros Ingresos operacionales Ingresos recibidos por anticipado Intangibles Inventarios Inversiones Maquinaria y equipo Obligaciones financieras Obligaciones laborales Pasivos estimados y provisiones Pensiones de jubilación por pagar Perdida del ejercicio Perdida en venta y retiro de bienes Perdidas acumuladas Perdidas por siniestros Prima en colocación de acciones Proveedores Provisión de cartera Recuperaciones Reserva legal Retenciones y aportes de nomina Revalorizacion del patrimonio Superávit de capital Superávit por valorizaciones Terrenos Utilidad del ejercicio Utilidad en venta de inversiones Utilidad en venta de propiedades planta y equipo Utilidades acumuladas Valorizaciones

81

18. Ejercicio ciclo contable 2 El 01 de enero de 2009 inicia operaciones una empresa cuyo objeto social es la comercialización de bienes e insumos para el área de sistemas. Su capital social está constituido por los aportes realizados por tres administradores que decidieron asociarse: Socio A $1.500.000 Socio B $1.500.000 Socio C $1.500.000 En el mes de enero se realizan las siguientes transacciones: 1. Día 02: Abren una cuenta corriente en Bancolombia por $4.500.000 2. Día 02: compran una póliza de seguros MIPYME a Suramericana de Seguros por valor de $500,000, para una vigencia de 5 meses. 3. Día 05: Compran un computador y una impresora por valor de $2.500.000 (80%-20%), cancelando el 50% de contado y el saldo en 4 cuotas mensuales iguales. 4. Día 05: Compran mercancías a crédito con N.I.T. 811.006.823-4: • 20 unidades USB de 1 GB • 25 unidades USB de 2 GB • 30 unidades USB de 4 GB 5. Día 20: Compran mercancías a crédito con N.I.T. 811006823-4: • 20 unidades USB de 1 GB • 25 unidades USB de 2 GB • 30 unidades USB de 4 GB

a DATA WARE SISTEMAS LTDA $35.000 $45.000 $65.000 a DATA WARE SISTEMAS LTDA $38.000, $48.000 $68.000

6. Día 30: El resumen de ventas del mes es el siguiente (ventas al menudeo) • 35 unidades USB de 1 GB $45.000 • 45 unidades USB de 2 GB $60.000 • 55 unidades USB de 4 GB $90.000 7. Día 31: Pagan el salario mensual de los tres empleados (socios). Cada uno devenga un salario mínimo mensual legal vigente (SMMLV), esto es, $496.900 más auxilio de transporte de 59.200

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Se pide: 1. 2. 3. 4.

Elabore los asientos en el libro diario. Elabore los asientos en el libro mayor. Efectúe los ajustes necesarios y los cierres del mes de enero de 2009. Elabore el balance general y el estado de resultados a 31 de enero de 2009.

19. Usuarios de la contabilidad Las personas que reciben los informes contables se denominan usuarios de la información contable. El tipo de información que un usuario requiere, depende de los tipos de decisiones que debe tomar, por ejemplo, un Gerente o Administrador requiere información detallada sobre los costos diarios de la operación para controlar el negocio y colocar precios de venta razonables, mientras que un usuario externo requiere información resumida con relación a los recursos disponibles y la información sobre los resultados de la operación de la Empresa en el período para utilizarla en la toma de decisiones. Algunos usuarios de la información serán: -

Usuarios internos: Gerencia, Socios o propietarios, Junta Directiva, Empleados y Sindicato

- Usuarios Externos Corporaciones, Bancos, Cámara de Comercio, Gobierno, Clientes, Acreedores, Proveedores e Inversionistas Potenciales.

Los diferentes tipos de usuarios, hacen que la contabilidad deje de ser netamente financiera, y generan una clasificación de los sistemas contables como se presenta a continuación:

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SISTEMAS CONTABLES CONTABILIDAD FINANCIERA Informes

Usuarios

CONTABILIDAD FISCAL Informes

Usuarios

Declaraciones tributarias

Autoridades nacionales, departamental y municipales

Administrador Propietarios - Estados Financieros de propósito general - Estados Financieros de propósito especial

Acreedores Clientes Analistas

Otros

Inversionistas Otros

CONTABILIDAD PÙBLICA Informes Balance General Valor Agregado Actividad Financiera Económica y Social Origen y Aplicación del Excedente Social

Usuarios Autoridades y Organismos de Gestión, Control y Vigilancia Contaduría General de la Nación

CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA Informes

Usuarios

Presupuestos Costeo variable Informes por área

Diferentes áreas de la Administración

Análisis de costos Otros

Cambios en Situación

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20. Otros ejercicios de ciclo contable Ejercicio A: Indique que cuenta afectaría usted de acuerdo a la transacción, sin importar si se pagó o no en el momento la transacción hecha. Además, realice las definiciones y consultas que se solicitan. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19.

Se compra una planta telefónica. Se recibe un dinero. Se pagó una deuda que se tenía por un préstamo en dinero que habían hecho. Los socios aportan capital. Se pagan los salarios de los empleados. Se compra papelería. Se compra un computador. Se hace un préstamo a un empleado. Se vende una bodega que era propiedad de la empresa. Se pagan unos impuestos que se debían. Se compran escritorios y sillas. Se paga la liquidación que se debía a un ex empleado. Se paga combustible para el camión de la empresa. Defina que es un activo. Establezca la diferencia que existe entre pasivo y patrimonio. Que es un gasto. Que es un ingreso. Se realiza una venta de un servicio. Se recibe un cheque a favor de la empresa.

Ejercicio B: Realice los asientos de diario para las siguientes transacciones de la compañía “El Entrenamiento”, trasladando después a cuentas “T” y obteniendo finalmente el saldo de cada cuenta: Febrero 3 Se prestan servicios de publicidad a la compañía Arquitectos S.A. por $5’000.000, los cuales son cancelados con cheque.

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Febrero 5 Se prestan servicios de publicidad a la compañía Maquinaria Pesada S.A. por $22’000.000, los cuales serán cancelados en 20 días. Febrero 8 Se compra un computador por $2’000.000 en Compumax, el cual será cancelado en 30 días. Febrero 10 Se paga el arrendamiento del mes a la firma Administrando Propiedad Raíz por $500.000, con cheque. Febrero 15 Se prestan servicios de asesoría por $4’000.000 a la compañía El Diseño Actual, los cuales fueron cancelados con cheque. Febrero 16 se cancelan salarios correspondientes a la primera quincena de febrero, por $2’000.000 con cheque. Febrero 25 Nos cancelan con cheque los servicios de publicidad prestados el 5 de febrero. Febrero 28 Se cancelan los servicios públicos de febrero por $600.000, con cheque.

Ejercicio C: Identifique las cuentas que intervienen en cada transacción, realizando el asiento de diario, trasladando a las cuentas “T” y balance de prueba de los siguientes ejercicios I. La compañía “rueda que rueda” realizó las siguientes transacciones durante el mes de noviembre de 20xx: Nov 3 Un socio aporta 100’000.000 con cheque. Nov 5 Se abre cuenta corriente en Davivienda con $100’000.000. Nov 7 Se compra maquinaria por $15’000.000, para lo cual se gira un cheque de $10’000.000 y el resto se pagará en 2 meses. Nov 10 Se compran 3 vehículos, a $15’000.000 c/u, se cancelan de contado con cheque.

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Nov12 Ingresa un nuevo socio y aporta un edificio de $110’000.000. Nov 15 Se compran 5 escritorios por $2’000.000, para lo cual se gira cheque. Nov 25 Se vende uno de los vehículos por $15’000.000.

II. La compañía “el avance” realizó las siguientes transacciones durante el mes de junio Jun 5 Un socio ingresó y aportó $50’000.000 en efectivo y un edificio por $120’000.000. Jun 8 Se prestan servicios de asesoría por $3’000.000, los cuales fueron pagados de contado. Jun 12 Se prestan servicios de asesoría por $5’000.000, a crédito. Jun 14 Se traslada el saldo de la caja al banco Jun 15 Se pagan salarios por $2’000.000 con cheque

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2 COSTOS Lo que no se costea no se evalúa, y lo que no se evalúa, ni se controla ni se mejora. En un entorno cambiante, competitivo y con información disponible para cualquiera agente, solo podrán tener permanencia y crecimiento las empresas que administren sus recursos con racionalidad, estableciendo sus costos adecuadamente para lograr márgenes de rentabilidad positivos. Todo administrador o gerente toma a diario decisiones de inversión, financiación y operación en la búsqueda del objetivo básico financiero y es allí donde se hace imprescindible conocer el impacto de las decisiones en la estructura de la empresa, por lo cual saber muy bien los costos y su recuperación en la venta se hace una decisión estratégica en la organización La contabilidad de costos hace parte del sistema contable y surte información tanto para la contabilidad financiera (preparación de estados de resultados), como para la contabilidad administrativa (cálculo de puntos de equilibrio, márgenes de contribución, presupuestos, entre otros.) La contabilidad de costos es el subsistema que identifica, mide, procesa y comunica información objetiva sobre el costo de producir un bien o prestar un servicio. Algunos de los objetivos de la contabilidad de costos son: • Determinar el costo de producir un bien o prestar un servicio • Establecer un control administrativo • Suministrar información para la planeación y toma de decisiones

A partir de los documentos elaborados durante la experiencia docente y apoyado en material de la facultad de ciencias económicas de la Universidad de Antioquia, veamos los principales conceptos y elementos de costos para toma de decisiones.

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1. Definiciones básicas: Uno de los aspectos más importantes en la contabilidad de costos es la diferenciación entre los conceptos de costo y gasto, a continuación se definirá cada uno de estos conceptos: Costo: Es el consumo de recursos (materias primas, mano de obra, etc.) para realizar actividades relacionadas directamente con la producción del bien o la prestación del servicio. El beneficio obtenido por el sacrificio de estos recursos se obtendrá una vez se venda el producto final. Ejemplo: los materiales utilizados para la fabricación del producto, el salario de los obreros. Gasto: Es el consumo de recursos requerido para realizar actividades que apoyen la producción del bien o la prestación del servicio. El sacrificio de estos recursos deberá cargarse al estado de resultados del periodo en el cual fueron consumidos, por lo tanto, no se relacionan con la venta de los productos. Ejemplo. El salario del personal administrativo. Pérdida: Es el consumo de recursos en el cual no se obtiene ningún beneficio: Por ejemplo cuando se consumen unos recursos para la fabricación de un producto pero se comete un error y el producto sale defectuoso y no puede venderse. Inversión: es el consumo de recursos en el cual el beneficio se obtendrá a lo largo de varios periodos. Ejemplo. La compra de maquinaria.

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2. Clasificación de los costos Según el área donde se consume: • Costos de Producción: son los costos que se generan en el proceso de transformar la materia prima en productos terminados: se clasifican en Material Directo, Mano de Obra Directa, CIF y Contratos de servicios. • Costos de Distribución: son los que se generan por llevar el producto o servicio hasta el consumidor final • Costos de Administración: son los generados en las áreas administrativas de la empresa. Se denominan Gastos. • Costos de financiamiento: son los que se generan por el uso de recursos de capital.

Según su identificación:

• Directos: son los costos que pueden identificarse fácilmente con el producto, servicio, proceso o departamento. Son costos directos el Material Directo y la Mano de Obra Directa.

• Indirectos: su monto global se conoce para toda la empresa o para un conjunto de productos. Es difícil asociarlos con un producto o servicio especifico. Para su asignación se requieren base de distribución (metros cuadrados, número de personas, etc).

De acuerdo con el momento en el que se calcula: • Históricos: son costos pasados, que se generaron en un periodo anterior.

• Predeterminados: son costos que se calculan con base en métodos estadísticos y que se utilizan para elaborar presupuestos.

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De acuerdo con el momento en el que se reflejan en los resultados: • Costos del periodo: son los costos que se identifican con periodos de tiempo y no con el producto, se deben asociar con los ingresos en el periodo en el se genero el costo.

• Costos del producto: este tipo de costo solo se asocia con el ingreso cuando han contribuido a generarlos en forma directa, es el costo de la mercancía vendida.

De acuerdo con el control que se tenga sobre su consumo: • Costos Controlables: Son aquellos costos sobre los cuales la dirección de la organización (ya sea supervisores, subgerentes, gerentes, etc) tiene autoridad para que se generen o no. Ejemplo: el porcentaje de aumento en los salarios de los empleados que ganen más del salario mínimo es un costo controlable para la empresa.

• Costos no Controlables: son aquellos costos sobre los cuales no se tiene autoridad para su control. Ejemplo el valor del arrendamiento a pagar es un costo no controlable, pues dependen del dueño del inmueble.

De acuerdo con su importancia en la toma de decisiones organizacionales: • Costos Relevantes: son costos relevantes aquellos que se modifican al tomar una u otra decisión. En ocasiones coinciden con los costos variables.

• Costos no Relevantes: son aquellos costos que independiente de la decisión que se tome en la empresa permanecerán constantes. En ocasiones coinciden con los costos 8fijos.

91

De acuerdo con el tipo de desembolso en el que se ha incurrido • Costos desembolsables: son aquellos que generan una salida real de efectivo.

• Costos de oportunidad: es el costo que se genera al tomar una determinación que conlleva la renuncia de otra alternativa.

De acuerdo con su comportamiento: • Costos Fijos: son aquellos costos que permanecen constantes durante un periodo de tiempo determinado, sin importar el volumen de producción. Los costos fijos se consideran como tal en su monto global, pero unitariamente se consideran variables. Ejemplo el costo del alquiler de la bodega durante el año es de $12.000.000 por lo tanto se tiene un costo fijo mensual de $1.000.000. en el mes de enero se produjeron 10.000 unidades y el mes de febrero se produjeron 12.000 unidades; por lo tanto el costo fijo de alquiler por unidad para enero es de $100/u y el de febrero es de $83.33/u. Veamos la gráfica de los costos fijos:

• Costos Variables: son aquellos que se modifican de acuerdo con el volumen de producción, es decir, si no hay producción no hay costos variables y si se producen muchas unidades el costo variable es alto. Unitariamente el costo variable se considera Fijo, mientras que en forma total se considera variable. Ejemplo: el costo de material directo por unidad es de $1.500.

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En el mes de marzo se produjeron 15.000 unidades y en el mes de abril se produjeron 12.000 unidades, por lo tanto, el costo variable total de marzo es de $22.500.000 y el de abril es de $18.000.000, mientras que unitariamente el costo se mantiene en $1.500/u.

Veamos la gráfica de los costos variables:

• Costo semi-variable: son aquellos costos que se componen de una parte fija y una parte variable que se modifica de acuerdo con el volumen de producción. Hay dos tipos de costos semivariables:

Mixtos: son los costos que tienen un componente fijo básico y a partir de éste comienzan a incrementar

Escalonados: son aquellos costos que permanecen constantes hasta cierto punto, luego crecen hasta un nivel determinado y así sucesivamente:

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La separación de costos en fijos y variables es una de las más utilizadas en la contabilidad de costos y en la contabilidad administrativa para la toma de decisiones. Algunas de las ventajas de separar los costos en fijos y variables son: • • • • •

Facilita el análisis de las variaciones Permite calcular puntos de equilibrio Facilita el diseño de presupuestos Permite utilizar el costeo directo Garantiza mayor control de los costos

De acuerdo con su causación: Costos explícitos y costos implícitos En la teoría económica se hace una distinción entre costos explícitos y costos implícitos. Los pagos monetarios que una empresa hace a quienes no son propietarios de la empresa por los recursos que suministra como sueldos, salarios para contratar mano de obra , interés por los préstamos de capital, materias primas, combustible, servicios de transporte y similares se denominan costos explícitos; es decir, aquellos costos por los cuales existe una factura. Los costos implícitos son los costos de los insumos de propiedad de la empresa que son empleados en su proceso de producción por los cuales no se realiza un pago en efectivo; muchas veces pasan desapercibidos en el proceso de la toma de decisiones. Esos costos se deben estimar a partir de lo que esos recursos podrían generar en su mejor empleo alternativo, puesto que tales recursos no son gratuitos, tienen un costo de oportunidad. De ahí que el concepto de costo implícito está relacionado con costo de oportunidad. Ejemplo: Una pequeña empresa paga $ 2.000.000 en sueldos y salarios al mes, $ 150.000 en intereses por el capital que le han prestado y 500.000 por el arrendamiento mensual de la oficina, su propietario trabaja en la empresa y si se empleara en otra empresa recibiría máximo $1.000.000, igualmente si prestara su capital invertido que es de 10.000.0000, recibiría a lo sumo $ 200000 al mes. Costos explícitos: Mano de obra $ 2.000.000, Arrendamiento 500.000, Intereses 150.000 Costos implícitos: Mano de obra $ 1.000.000 y Capital prestado 200.000

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Si los ingresos totales por la venta de lo producido mensualmente son de 4.200.000 al mes, este empresario obtiene una utilidad pura o económica de $ 350000, una persona que no tenga conocimientos sobre el tema diría que sus utilidades son de $ 1.550.000. Estos costos deben tenerse en cuenta para la toma de decisiones sobre las diferentes alternativas que debe considerar una persona, como por ejemplo continuar con el negocio, emplearse, prestar el dinero invertido, etc., puesto que en muchas ocasiones la decisión de continuar son muy importante. La suma de los costos explícitos más los costos implícitos constituyen los costos económicos Los economistas y los contadores usan el término beneficio de manera diferente. El beneficio contable es el ingreso total menos los costos contables o explícitos mientras para los economistas el beneficio es el ingreso total menos los costos explícitos e implícitos, incluido en éstos últimos el beneficio normal del empresario. El beneficio que se obtiene después de cubrir ambos costos se denomina beneficio puro o beneficio económico. Si se toma en consideración solamente la diferencia entre el ingreso total (IT) y el costo explícito se obtiene la ganancia contable. En fórmula: Beneficio Contable = IT - CT explícito Sin embargo, si se toma en consideración la diferencia entre el ingreso total y los costos económicos (CT explícito + CT implícito) se obtiene la ganancia económica. En fórmula: Beneficio económico = IT - CT económicos

Costos de oportunidad: La elección entre alternativas da origen al concepto de costos de oportunidad.

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El concepto de costo de oportunidad tiene un significado especial en economía, se define costo de oportunidad entre alternativas de inversión al valor de un recurso en su mejor uso alterno. Cuando se refiere a la elección que debe hacer el consumidor entre diversas alternativas para la satisfacción de sus necesidades se entiende como costo de oportunidad, al valor de la alternativa perdida que no se eligió. Todas las personas se enfrentan a decisiones económicas. El modelo de comportamiento del consumidor supone que las personas hacen elecciones intencionales entre varias alternativas que desean al no poder considerarlas todas al tiempo por la restricción en sus recursos. Esas decisiones crean los denominados costos de oportunidad. Por ejemplo, el costo de oportunidad de asistir a la clase de economía a las 8 a.m. en lugar de dormir, es el sueño perdido al levantarse temprano. En cuanto a las alternativas de inversión, el dueño de un recurso productivo siempre tendrá el incentivo de buscar las mejores opciones para invertir lo que posee, bien sea dentro de su mismo negocio o fuera de él, de ahí que si por ejemplo se tiene la propiedad sobre una máquina y se usa dentro de una empresa propia, se deba estimar el costo de oportunidad de la misma al alquilarse por fuera de la empresa o venderla y obtener un interés por el capital, ( costo implícito); pero cuando no exista un uso alterno para la misma por el grado de especialización por ejemplo, ésta no tendría costo de oportunidad.

3. Punto de equilibrio Es el nivel de ventas en el cual los ingresos obtenidos son iguales a los costos de producción, tanto fijos como variables, dicho de otro modo, es el nivel de ventas en el cual la empresa ni gana ni pierde. El cálculo de este punto es importante para las empresas pues define el límite mínimo sobre el cual se debe operar, tratando siempre de estar lo más alejado posible de él. Para el cálculo del punto de equilibrio se parten de los siguientes supuestos: • • • • •

Ingresos y Costos tienen un comportamiento lineal. Existe sincronización entre el volumen de ventas y el volumen de producción Perfecta diferenciación entre costos fijos y costos variables El cambio de una variable no tiene efecto sobre las demás El modelo se basa en la utilización de una sola línea de producción.

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Gráficamente el punto de equilibrio se expresa así:

Las fórmulas utilizadas para el cálculo del punto de equilibrio son: P.E. (En Unidades) =

Costos Fijos Precio - Costo Variable

P.E. (En Pesos) =

Costos Fijos 1 - Costo Variable Precio

De las dos fórmulas anteriores se derivan las siguientes: Margen de Contribución: el margen de contribución se define como el exceso de ingresos con respecto a los costos variables; los cuales contribuyen a cubrir los costos fijos y a obtener utilidad.

Índice de Contribución: es el porcentaje en el cual los ingresos exceden los costos variables. Equivale a expresar el margen de contribución en porcentaje

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Márgen de Precio - Costo Variable Contribución = Indice de 1 – (Costo Variable / Precio) Contribución =

La empresa Siempre Viva presenta la siguiente información:

Con la anterior información determinar: - ¿Cuántas unidades se deben vender en el punto de equilibrio?. - ¿Cuántas unidades se deben vender para duplicar la utilidad?. - ¿Hasta dónde podría disminuirse el precio, ante un aumento en el volumen del 50%, si la política es mantener el mismo margen de utilidad? Solución. PUNTO DE EQUILIBRIO EN UNIDADES: U =

$7.000.000 $600/u - $400/u

= 35.000

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UNIDADES A VENDER PARA DUPLICAR LA UTILIDAD: Utilidad

Ventas

$ 6.000.000 = $ 600 / u. X

C. Variable

C. Fijo

- $ 400 / $ u. X 7.000.000

X = 65.000 U NUEVO PRECIO DE VENTA ANTE UN CAMBIO EN EL VOLUMEN Y MANTENIENDO EL MARGEN DE UTILIDAD: Margen utilidad inicial =

Utilidad

de

$3.000.000 $30.000.000

Ventas

0.10 (75.000u. X) = $ 75.000u. X

= 0.10

C. Variable

>Utilidades >Ventas

C. Fijo

- $ 400 / u. $ 75.000 7.000.000

X = $ 548. 15 /u

En muchas ocasiones hemos escuchado que alguna empresa está trabajando en su punto de equilibrio o que es necesario vender determinada cantidad de unidades y que el valor de ventas deberá ser superior al punto de equilibrio; sin embargo creemos que este término no es lo suficientemente claro o encierra información la cual únicamente los expertos financieros son capaces de descifrar. Sin embargo la realidad es otra, el punto de equilibrio es una herramienta financiera que permite determinar el momento en el cual las ventas cubrirán exactamente los costos, expresándose en valores, porcentaje y/o unidades, además muestra la magnitud de las utilidades o perdidas de la empresa cuando las ventas excedan o caen por debajo de este punto, de tal forma que este viene e ser un punto de referencia a partir del cual un incremento en los volúmenes de venta generará utilidades, pero también un decremento ocasionará perdidas, por tal razón se deberán analizar algunos aspectos importantes como son los costos fijos, costos variables y las ventas generadas.

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Para la determinación del punto de equilibrio debemos en primer lugar conocer los costos fijos y variables de la empresa; entendiendo por costos variables aquellos que cambian en proporción directa con los volúmenes de producción y ventas, por ejemplo: materias primas, mano de obra a destajo, comisiones, etc. Por costos fijos, aquellos que no cambian en proporción directa con las ventas y cuyo importe y recurrencia es prácticamente constante, como son la renta del local, los salarios, las depreciaciones, amortizaciones, etc. Además debemos conocer el precio de venta de él o los productos que fabrique o comercialice la empresa, así como el número de unidades producidas.

4. Elementos del costo

En el estudio de la contabilidad de costos, los recursos consumidos para fabricar el bien o prestar el servicio suelen clasificarse en grandes agrupaciones, las cuales se detallarán a continuación

MATERIAL DIRECTO – MD Llamado tradicionalmente primer elemento del costo, debido a que la contabilidad de costos en sus comienzos se desarrolló para empresas manufactureras donde el consumo de material era el costo más importante. Algunas de las características que permiten determinar cuando un costo puede clasificarse como material directo son: • • • •

Se identifican directamente con el producto Son de cuantía significativa Integran físicamente el producto Son de fácil medición y cuantificación

MANO DE OBRA DIRECTA –MOD Tradicionalmente denominado segundo elemento del costo, aunque para las empresas de servicios pude convertirse en el elemento más representativo. Está conformado por los salarios, prestaciones sociales y demás conceptos derivados de la relación laboral de los empleados vinculados directamente con la producción.

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COSTOS INDIRECTOS DE FABRICACIÓN O DEL SERVICIO –CIF o CIS Los costos indirectos son aquellos que no tienen una relación directa con el producto o servicio prestado, pero que son consumidos en la producción, algunos de los costos indirectos más representativos son: • Material Indirecto – MI • Mano de Obra Indirecta – MOI • Energía y acueducto • Arrendamientos • Seguros • Mantenimientos Los CIF son el elemento del costo de más difícil asignación.

CONTRATOS DE SERVICIOS: Recientemente se ha introducido en la literatura de costos un nuevo elemento denominado contratos de servicios, este elemento aparece cuando la empresa no realiza parte de su proceso productivo, sino que lo contrata con un tercero . Ejemplos de servicios que se pueden contratar: vigilancia, aseo, alimentación, lavandería, entre otros. Elemento Material

Costo

Gasto

Nómina de los operarios Nómina del área de contabilidad Servicios públicos Alquiler del edificio Vigilancia Dotación de los trabajadores Publicidad

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5. Formulas de costos Dentro de la metodología empleada para el cálculo de costos se utilizan algunas fórmulas que combinan los diferentes elementos del costo. Estas fórmulas son: Costo Primo: Es el costo del Material directo sumando con el costo de la mano de obra directa. Como su costo lo indica es la suma de los dos principales costos del producto o servicio. CP = MD + MOD

Costo de Conversión: Es el costo de la Mano de Obra Directa sumado con los costos indirectos de fabricación. Representan el costo necesario para transformar la materia prima. CC = MOD + CIF

Costo de Producción: Es la suma de los tres elementos del costo, es el costo que se carga a las unidades producidas. CPD = MD + MOD + CIF

Costo Total: Es la sumatoria del costo de producción más todos los gastos necesarios para fabricar el producto. CT = MD + MOD + CIF + GASTOS

Costo Unitario de Producción: Es el costo final de cada unidad producida, resulta de dividir el costo de producción por las unidades producidas. CPD

/

UNIDADES

PRODUCIDAS

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Ejemplo de costos Dado un costo de producción de $110.000 y si el costo primo es de $90.000 y el costo de conversión es de $60.000; determinar el valor de: MD, MOD y CIF Solución. Utilizando las fórmulas antes descritas tenemos: CPD (MD + MOD + CIF) – CP (MD + MOD) = CIF: 110.000 – 90.000 = 20.000 CIF CC (MOD + CID) – CIF = MOD: 60.000 – 20.000 = 40.000 MOD CP (MD + MOD) – MOD = MD: 90.000 – 40.000 = 50.000 MD

6. Ciclo de costos El ciclo de la contabilidad de costos dependerá del tipo de empresa, así: - En una empresa de servicios: Los materiales se manejan mediante cuentas de inventarios y en el momento del consumo se registra en la cuenta de costo respectivo.

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Compra prima:

Materia INVENTARIO MATERIA PRIMA

XXX

CxP – BANCOS Consumo Prima:

Materia

XXX

COSTO MATERIAL DIRECTO

XXX

COSTO (CIF)

XXX

MATERIAL

INDIRECTO

INVENTARIO MATERIA PRIMA

Otros costos:

COSTO MANO DIRECTA

DE

OBRA

COSTO MANO INDIRECTA (CIF)

DE

OBRA

COSTO ARRENDAMIENTO (CIF) BANCOS

XXX

XXX XXX XXX XXX

- En una empresa comercial: las mercancías se manejan mediante la cuenta de inventario de mercancía y cuando se vende, se registra el costo de ventas y se reduce el inventario.

- En Una empresa industrial: el ciclo de costos tiene varias etapas, la compra de la materia prima, el consumo en la producción, la terminación de la producción y la venta:

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Compra Materia prima:

INVENTARIO MATERIA PRIMA

XXX

CxP – BANCOS Consumo Materia Prima:

Otros costos:

COSTO MATERIAL DIRECTO

XXX XXX

COSTO MATERIAL INDIRECTO XXX (CIF) INVENTARIO MATERIA PRIMA

XXX

COSTO MANO DE OBRA XXX DIRECTA COSTO MANO DE OBRA XXX INDIRECTA (CIF) COSTO ARRENDAMIENTO (CIF) XXX BANCOS

XXX

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CIF Control: esta es una cuenta opcional en la cual pueden agruparse todos los conceptos de CIF cuando se utiliza una única base para su asignación a la producción. El registro sería: CIF CONTROL COSTO MI COSTO MOI COSTO ARRENDAMIENTO

XXX XXX XXX XXX

Asignación a la producción: cuando la producción ya se encuentra los procesos se debe cargar todo el costo de la misma a una cuenta de inventario, así: INVENTARIO PRODUCTOS EN XXX PROCESO COSTO MATERIAL DIRECTO COSTO MANO DE OBRA DIRECTA CIF CONTROL

XXX XXX XXX

Terminación de la producción: INVENTARIO TERMINADO INVENTARIO PROC.

PRODUCTO XXX PRODUCTO

EN

XXX

En el momento de la venta: COSTO DE VENTAS XXX INVENTARIO PRODUCTO TERM.

XXX

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7. Metodologías de costeo Al momento de definir la metodología de costos que debe aplicarse a la empresa, deberán tenerse en cuenta aspectos tales como: -

El tamaño de la empresa Los objetivos que tiene el sistema de costos Las necesidades de información de la empresa Las características de la actividad económica El Costo montaje vs. El beneficio que se obtendrá

Una vez analizados estos factores podrá tomarse la decisión sobre cual metodología implementar. A continuación se presentan de manera resumida las principales características de cada una de ellas: De acuerdo con las características de la producción: Costos por Órdenes de Fabricación: aplica en empresas en las cuales la producción sea heterogénea, es decir, se fabrica a solicitud del cliente y con las especificaciones dadas por el mismo, el objetivo de este tipo de producción no es mantener unidades en inventario, es una modalidad de producción poco económica y la unidad de costeo es cada orden de fabricación. Costos por Procesos: aplica en empresas en las cuales la producción es homogénea, se fabrican grandes cantidades y se mantienen en inventarios, es una modalidad de producción más económica, la unidad de costeo es cada proceso y el costo unitario se calcula por promedios de producción.

De acuerdo con la base de costos utilizada: Base Histórica: es una metodología de costos que basa su cálculo en datos reales, pasados, sobre los cuales ya no se tiene ningún control. Es esta clasificación se encuentran los costos por órdenes y los costos por procesos. Base predeterminada: es una metodología que calcula los costos antes de que se incurra en ellos. Busca mejorar la planeación y presupuestación. Existen dos metodologías que predeterminan los costos:

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Costos Estimados: son aquellos que se conocen con anticipación, pero su cálculo es subjetivo, puesto que los criterios mediante los cuales se calcula el costo no tienen justificación científica. Se utiliza la información histórica y la experiencia para estimar el comportamiento futuro. Costos Estándar: son los costos que se calculan mediante la utilización de procedimientos científicos, tales como la ingeniería industrial (tiempos y movimientos), se calcula el consumo óptimo de recursos y al finalizar el proceso productivo se determinan las variaciones de lo real frente al estándar establecido. De acuerdo con Filosofías: Costeo Total o Absorbente: es una metodología de costeo que incluye dentro de su cálculo todos los costos asociados a la producción, tanto fijos como variables, los gastos se asignan al periodo en el cual se consumieron. Costeo Directo o Variable: tiene en cuenta para el cálculo del costo del producto solo lo variable, todos los costos fijos se asignan al periodo en el cual se consumieron, por lo tanto no hacen parte del valor de los inventarios. Esta metodología requiere la separación de costos en fijos y variables. Los gastos se asignan al igual que los costos fijos al periodo en el cual se consumieron. Costeo Basado en Actividades: tiene en cuenta para el cálculo del producto, tanto lo fijo como lo variable y además incluye en el costo del producto todos los gastos consumidos. Esta metodología introduce un nuevo concepto, el costeo de las actividades necesarias para elaborar el producto. Actualmente es la metodología más utilizada. Nuevas Técnicas de costeo: recientemente se han diseñado nuevas metodologías para el cálculo de costos, las cuales no han sido muy utilizadas, puesto que involucran cambios en la forma de ver la organización y de registrar la información. Algunas de estas metodologías son el costeo objetivo, la teoría de restricciones, el costeo basado en ventas, entre otras

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8. Informes de costos En la regulación contable colombiana, se encuentra contemplado un estado financiero de propósito especial denominado “ESTADO DEL COSTO DE PRODUCCIÓN Y VENTA” este es el principal informe generado por el sistema de costos. El estado de costos tiene dos presentaciones: Resumido: muestra de forma total cada uno de los elementos del costo Detallado: discrimina el consumo de cada uno de los elementos del costo Es un documento financiero que refleja detalladamente el costo de la producción terminada y el costo de los artículos vendidos en una empresa de transformación, durante un período determinado. En una empresa comercial, el costo de venta es el valor de la mercancía que se compra al proveedor. En una empresa industrial comprende los diferentes costos de producción, por lo cual el estado de resultados requiere de un estado complementario de propósito especial, así: Resumido 6 -

6

www.agustinianos.udea.edu.co/cursodecostos.html

109

Detallado7

7

-

www.agustinianos.udea.edu.co/cursodecostos.html

110

Ejercicio para elaborar el estado de costo de producción y venta: Con la siguiente información preparar el estado del costo de producción y venta: Compra de materiales

$ 15.000.000

Materia Prima disponible

$ 20.500.000

I.F. de Materia Prima

$ 2.500.000

Nómina de producción

$ 12.000.000

Mano de Obra Indirecta

$ 1.500.000

Costo Primo

$ 24.000.000

Costo de Conversión

$ 23.000.000

Al finalizar el periodo se determinó que el inventario de productos en proceso había aumentado $4.000.000 con respecto al inicial que era de $2.000.000 y el de producto terminado había disminuido $2.000.000 con respecto al inicial, que era de $9.000.000. Lo primero que haremos será ubicar en el estado del costo los valores que se suministraron en el enunciado ESTADO DEL COSTO DE FABRICACIÓN Y VENTA I.I. Materia prima

$ 5.500.000

+ Compras de Materia Prima

$ 15.000.000

= Disponibilidad de Materia Prima

$ 20.500.000

- I.F. Materia Prima

$ 2.500.000

= Costo de la Materia Prima Utilizada

$ 18.000.000

- Materiales Indirectos

$ 4.500.000

= Costo Material Directo

$ 13.500.000

Nómina de producción

$ 12.000.000

- Mano de Obra Indirecta

$ 1.500.000

= Mano de Obra Directa

$ 10.500.000

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Materiales Indirectos

$ 4.500.000

+ Mano de Obra Indirecta

$ 1.500.000

+ Otros Costos Indirectos

$ 6.500.000

= Costos Indirectos de Fabricación

$ 12.500.000

= COSTOS DEL PERIODO

$ 36.500.000

+ I.I. Productos en Proceso

$ 2.000.000

= Costo total Producción en Proceso - I.F. Producción en Proceso

$ 38.500.000 $ 6.000.000

= Costo de la Mercancía Terminada + I.I. Producto Terminado

$ 32.500.000 $ 9.000.000

= Costo de la Mercancía Disponible - I.F. Producto Terminado

$ 41.500.000 $ 7.000.000

= COSTO DE VENTAS

$ 34.500.000

9. Funciones de una empresa de transformación y comercial para identificar los elementos del costo EMPRESA COMERCIAL:

Proveedor

Costos de compra

Gastos de venta

Gastos Gastos administrat. financieros

Almacén

Costo total

FUNCION DE COMPRA

FUNCION DE DISTRIBUCION Y ADMINISTRACIÓN

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EMPRESA INDUSTRIAL: Costos Proveedor de compra

Mano de obra

Costos Indir. Fabric.

Gastos de venta

Gastos Gastos administrat. financieros

Almacén de materias primas

Almacén de producto terminado

Costo total

FUNCION DE COMPRA

FUNCION DE PRODUCCIÓN

FUNCION DE DISTRIBUCION Y ADMINISTRACIÓN

La primera función es la materia prima, que incluye los costos del producto y los desembolsos para trasladarlos hasta la empresa y ponerlo al servicio de la misma, ya sea para comercializar o para transformarla. La segunda función es una actividad de producción o manufactura y comprende la custodia, conservación de materiales, transformación con esfuerzo humano y diferentes adiciones y erogaciones para que el artículo quede disponible para la venta. La tercera función es la distribución y comprende la custodia y conservación de artículos terminados, publicidad, promoción, empaque, despacho y entrega de productos, gastos por administración y por financiamiento de recursos ajenos.

RELACIÓN ENTRE LOS COSTOS DEL PERÍODO Y LOS COSTOS DEL PRODUCTO

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Almacén de materia prima

Producción en proceso

Productos terminados

Costo de ventas

Pérdidas y ganancias

Mano de obra

Costos indirect

Gastos operat.

A partir de este esquema surgen los costos que generan beneficios futuros o presentes: - Costos del producto: Denominados también costos inventariables y son los relacionados con la producción (materia prima, mano de obra y cif). Estos costos se incorporan a los inventarios de materiales, producto en proceso y artículos terminados y se reflejan en el balance como inventarios. Son llevados al estado de resultados en la medida que los productos elaborados se venden, afectando el CMV - Costos del período o no inventariables: Se identifican por intervalos de tiempo y no con los productos elaborados. Se relacionan con la función de operación de la empresa y se llevan al estado de resultados a través de los gastos de venta, de administración y financieros en el período en el cual se presentan. - Costos capitalizables: Son los que se presentan al adquirir un activo fijo y después depreciarlo a medida que se utiliza o genera ingreso, convirtiéndose en costos inventariables o del período.

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COSTOS POR ÓRDENES DE FABRICACIÓN Los consumos de los elementos se acumulan e identifican por cada orden o encargo, lo que posibilita conocer el costo de cada pedido u orden. Tipo de actividad de producción: Es especialmente apropiado cuando la producción consiste en trabajos o procesos especiales más que cuando los productos son uniformes y el patrón de producción es repetitivo o continuo. También se emplea cuando el tiempo requerido para fabricar una unidad de producto es relativamente largo y cuando el precio de venta depende estrechamente del costo de la producción. También se encuentra en compañías que producen diversos artículos, cuando la producción se programa por trabajos (tornillos y tuercas). En síntesis, se aplica en industrias que realizan trabajos especiales, a pedido de clientes, para stock, con productos no estándar de diseño o especificaciones particulares. Ejemplos: imprentas, mueblerías, talleres mecánicos o de reparación en general, electrodomésticos, construcciones, obras viales, vidrio indumentaria, zapatos, etc. Los costos que pueden identificarse con un determinado trabajo, como por ejemplo los de materiales y de mano de obra se cargan directamente a ese trabajo tan pronto se les identifican. Los costos que no están directamente relacionados con ningún trabajo en particular, se asignan a todos los trabajos sobre alguna base de prorrateo. La mayoría de los costos indirectos de fabricación están dentro de la última categoría aunque algunos, como los del tiempo de preparación de máquinas, primas de sobretiempo y diseños de ingeniería, frecuentemente se cargan en forma directa a los trabajos aplicables. Las tasas de costos indirectos predeterminadas son particularmente útiles para el costeo de las órdenes de trabajo. Puesto que los costos indirectos reales no pueden identificarse sino hasta el fin del mes o del año, los costos del trabajo no pueden conocerse inmediatamente después de su terminación si no se recurre a las tasas de costos indirectos.

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Registro de las órdenes de trabajo. Debido a que la producción no tiene un ritmo constante, se requiere una planeación cuidadosa para lograr la utilización más económica del potencial humano y de la maquinaria. La planeación de la producción comienza con el recibo de un pedido por cliente. Esta es la base para la preparación y emisión a la fábrica de una orden de producción. La orden de producción contiene información e instrucciones para la fábrica con respecto a las especificaciones del producto, el período de tiempo para la fabricación, recorrido de la producción, máquinas a utilizarse, etc. Hoja de costos: El documento de contabilidad que se usa es llamado "hoja de costos de trabajo", que contiene la acumulación de costos para cada trabajo, subdividida en las principales categorías de costos, a medida que se hacen las requisiciones de materiales y se incurre en la mano de obra, se anotan los trabajos pertinentes en los formularios de requisición de materiales y boleta de tiempo. Resume en forma separada los consumos de los elementos demandados por cada orden o trabajo. La información para su elaboración se obtiene de: • • •

Requisiciones de materiales. Tarjetas de tiempos. Cuotas de costos indirectos de fabricación.

Los materiales y la mano de obra directa se cargan a cada trabajo conforme a la identificación de las requisiciones de materiales y de las tarjetas de tiempos. En cambio, los costos indirectos se aplican en función a las bases de distribución. La hoja de costos de los trabajos constituye un mayor auxiliar para la cuenta trabajos en proceso. En cualquier momento, el saldo en esta cuenta es igual a los saldos sumados de las hojas de costos de trabajos. Cuando se termina un trabajo, el costo se totaliza en la hoja de costos y se usa como base para trasladar el costo de la orden a Productos Terminados o Costo de Ventas. Contabilización: En este método generalmente se realizan distintos tipos de trabajos que reciben las siguientes denominaciones: • • •

Producto: Artículo íntegramente fabricado en la planta. Ensamble: La producción consiste en el armado de partes, o en la combinación de varios sub-ensambles. Sub-ensamble: Combinación de dos o más partes. En este caso, generalmente ambas órdenes se emiten al mismo tiempo.

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•

• •

Partes componentes: Se fabrican para stock y posterior armado o ensamble a pedido, es decir, son conjuntos de dos o más piezas. Las partes componentes se emiten por separado a las de ensamble. Piezas: Son materiales ya elaborados que se utilizan en el armado del producto. Órdenes de mejoras: Consisten en equipos, instalaciones, herramientas, etc., fabricados y para uso propio de la empresa, es decir, bienes producidos en la misma planta.

Los consumos de los elementos se acumulan e identifican por cada orden o encargo, lo que posibilita conocer el costo de cada pedido u orden. Es especialmente apropiado cuando la producción consiste en trabajos o procesos especiales más que cuando los productos son uniformes y el patrón de producción es repetitivo o continuo. También se emplea cuando el tiempo requerido para fabricar una unidad de producto es relativamente largo y cuando el precio de venta depende estrechamente del costo de la producción. También se encuentra en compañías que producen diversos artículos, cuando la producción se programa por trabajos (tornillos y tuercas). En síntesis, se aplica en industrias que realizan trabajos especiales, a pedido de clientes, para stock, con productos no estándar de diseño o especificaciones particulares. Ejemplos: imprentas, mueblerías, talleres mecánicos o de reparación en general, electrodomésticos, construcciones, obras viales, vidrio indumentaria, zapatos, etc. Los costos que pueden identificarse con un determinado trabajo, como por ejemplo los de materiales y de mano de obra se cargan directamente a ese trabajo tan pronto se les identifican. Los costos que no están directamente relacionados con ningún trabajo en particular, se asignan a todos los trabajos sobre alguna base de prorrateo.

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ELEMENTOS DEL COSTO EN ÓRDENES DE FABRICACIÓN MATERIAS PRIMAS: Elementos para ser utilizados en el proceso de fabricación a través de los costos de conversión para transformarlas en productos terminados. Pueden ser directas e indirectas. Inicia por el proceso de compras de materiales a través del formato de solicitud de compra elaborado desde producción, luego se elabora la orden de compra dependiendo del proceso de la empresa, luego el formato de entrada a almacén en el momento de la recepción. Cuando se requieren materiales, se elabora el formato de requisición de materias primas. COMPRAS - Solicitud de compra – orden de compra – entrada almacén Debito a compras y crédito a efectivo - Inventario periódico Débito a inventarios y crédito efectivo - Inventario permanente CONSUMO - Formato de requisición de materias primas Débito a producción en proceso y crédito a materiales LOS MATERIALES SE CARGAN A LA PRODUCCIÓN CON BASE EN UNIDAD DE MEDIDA DE CONSUMO (Kilos, metros, unidades, etc). MANO DE OBRA: Comprende los pagos por salarios y los demás beneficios que recibe el trabajador del área operativa. Al igual que los materiales, puede ser capitalizado en productos en proceso y producto terminado cuando al terminar el período no se terminaron o vendieron respectivamente.     

Salarios Horas extras Recargo nocturno Dominicales Prestaciones sociales (cesantías, intereses, primas, vacaciones, auxilio de transporte, dotaciones, licencias remuneradas, maternidad, accidentes de trabajo, pensiones) y aporte parafiscal.

118

La mano de obra puede ser directa e indirecta. La directa al personal asociado a la elaboración del producto. La indirecta a personal que estando en la parte operativa, no tiene fabricación del producto, sino apoyo administrativo, supervisión, ingenieros, almacenistas de materiales. COSTOS INDIRECTOS DE FABRICACIÓN: Son los costos incurridos en el proceso operativo diferentes a materiales directos y mano de obra directa. Se clasifican en: Materiales indirectos: Materias primas que no son identificables en el producto en forma fácil, como pegantes, pinturas, puntillas. Así mismo incluyen los repuestos y accesorios. Mano de obra indirecta: Salarios y prestaciones de trabajadores del área operativa que no están directamente en la elaboración del producto como mantenimiento, aseo, vigilancia, supervisión. Costos generales: Son los demás costos como depreciaciones, servicios públicos, arrendamiento, seguros, mantenimiento edificaciones impuestos. Los costos indirectos de fabricación pueden ser según el volumen de producción: -

Fijos: Depreciación, arrendamiento, impuestos, aseo y vigilancia

-

Variables: Envases y empaques, materiales y repuestos, combustibles. Varían a diferentes niveles de producción en forma proporcional

-

Mixtos: Contienen parte fija y variable, como el caso de los servicios públicos, mantenimiento y reparación de maquinaria.

119

10. Asignación de costos indirectos

Hoja de costos: Contiene la acumulación de costos para cada trabajo, subdividida en las principales categorías de costos, a medida que se hacen las requisiciones de materiales y se incurre en la mano de obra, se anotan los trabajos pertinentes en los formularios de requisición de materiales y boleta de tiempo. Resume en forma separada los consumos de los elementos demandados por cada orden o trabajo. La información para su elaboración se obtiene de: • • •

Requisiciones de materiales. Tarjetas de tiempos. Cuotas de costos indirectos de fabricación.

Los materiales y la mano de obra directa se cargan a cada trabajo conforme a la identificación de las requisiciones de materiales y de las tarjetas de tiempos. En cambio, los costos indirectos se aplican en función a las bases de distribución. La hoja de costos de los trabajos constituye un mayor auxiliar para la cuenta trabajos en proceso. En cualquier momento, el saldo en esta cuenta es igual a los saldos sumados de las hojas de costos de trabajos. Cuando se termina un trabajo, el costo se totaliza en la hoja de costos y se usa como base para trasladar el costo de la orden a Productos Terminados o Costo de Ventas En los costos indirectos es más complejo determinar el valor de un costo a una orden de trabajo, sobre todo cuando los costos son del período (medidos en tiempo mensual p.e.) Si durante un período (mes) se elaborara exacto una orden de fabricación podría asociarse el valor de los costos indirectos, pero cuando no coinciden deberán buscarse factores para su distribución.

Tasa presupuestada Para asignar los costos indirectos de fabricación a la producción por órdenes de pedido, ya sea con procesos actuales o presupuestados, se debe determinar una base de distribución de los mismos.

120

La tasa presupuestada permite aplicar a la hoja de costos un valor estimado por costos indirectos de fabricación. Se basa en los datos presupuestados de costos indirectos para un período frente al presupuesto de producción en unidades.

Tasa presupuestada de costos indirectos =

Presupuesto costos indirectos --------------------------------------Presupuesto de producción

Esta tasa presupuestada permite aplicar los costos indirectos a los productos que se espera sea cercano a los costos reales del período. Por ejemplo si los costos indirectos presupuestados fueran de $12.500.000 y el próximo año se espera producir 10.000 unidades, la tasa presupuestada será entonces: Tasa presupuestada costos indirectos = $12.500.000 / 10.000 und = $1.250 /und Quiere decir que cada vez que se elabore un producto, deberá acumular $1.250 en la hoja de costos como costos indirectos de fabricación.

11. Presupuesto de costos indirectos Se realiza para determinar cuáles costos indirectos son variables, fijos y mixtos, dependiendo del volumen de producción y donde algunos son fáciles de presupuestar (arriendo y depreciación), pero otros de forma más compleja, ya que muchos se originan por el nivel de actividad de la operación, como el caso de servicios públicos, mantenimiento de maquinaria, entre otros. Para distribuir los costos indirectos presupuestados, se determina una medida de actividad que se relacione con el costo. Por ejemplo el consumo de combustibles se origina por las horas de uso de la maquinaria, para otros se utilizan horas mano de obra.

121

- Método automático Se elabora presupuestando que en un período siguiente se consumirán los mismos valores del período anterior. Aplica por ejemplo en arrendamiento o depreciación

- Método de promedio Se elabora determinando la variación de los costos indirectos para proyectar el año siguiente. Por ejemplo se tienen los siguientes datos de costos indirectos en varios meses: PERIODO

COSTO

1 2 3 4 5

180 200 190 195 210

La variación se utiliza para determinar el incremento promedio de datos: PERIODO

COSTO

VARIACION

1 2 3 4 5

180 200 190 195 210

20 -10 5 15

Promedio Ultimo valor

8 210

218

122

Ejercicio: Determine el presupuesto de costos para el año 5 con los siguientes datos:

PERIODO

COSTO

1 2 3 4

10,500 12,900 11,600 12,500

PERIODO

COSTO

VARIACION

1 2 3 4

10,500 12,900 11,600 12,500

2,400 -1,300 900

Promedio

667

Ultimo valor

12,500

13,167

- Método de los aumentos Es eliminar al método promedio en pesos y determinarlo en porcentaje a través del crecimiento o disminución porcentual de cada período y aplicando el promedio total al último valor. Por ejemplo: PERIODO

COSTO

1 2 3 4 5

180 200 190 195 210

Se calculan las variaciones porcentuales

123

PERIODO

COSTO

VARIACION

1 2 3 4 5

180 200 190 195 210

11.11% -5.00% 2.63% 7.69%

Promedio

4.11%

Ultimo valor

210

219

Ejercicio: PERIODO

COSTO

1 2 3 4

10,500 12,900 11,600 12,500

PERIODO

COSTO

VARIACION

1 2 3 4

10,500 12,900 11,600 12,500

22.86% -10.08% 7.76%

Promedio Ultimo valor

6.85% 12,500

13,356

- Método punto alto y punto bajo Se eligen dos puntos, uno que representa el costo más alto de los datos históricos y otro para el costo más bajo de los datos. Requiere un nivel de actividad para poder proyectar dichos costos, por ejemplo:

124

PERIODO

COSTO 10500 12900 11600 12500

MOD 700 865 770 830

Punto alto Punto bajo

12900 10500

865 700

Calculo pa-pb

12900 865

-10500 = -700 =

1 2 3 4

Tasa de costos variables

2400 = 165

14.55

14.55

Una vez determinada la tasa variable se calculan los costos fijos utilizando cualquiera de los dos puntos (maximo o minimo) así: Costo fijo = costo total - costo variable En el punto maximo costo total costo variable Costo fijo

865 x

14.55

12900.00 12581.82 318.18

En el punto minimo costo total costo variable Costo fijo

700 x

14.55

10500.00 10181.82 318.18

El costo fijo es de $318.18 Una vez separados costos fijos y variables se utiliza el presupuesto de CIF con la siguiente formula Costo año siguiente = costos fijos + costo variable x presupuesto de producción Costo año siguiente = 318.18 + 14.55 x 915 = 318.18

14.55 x

915 =

13627.27

125

Ejercicio: Calcular el presupuesto de CIF con los siguientes datos con punto alto punto bajo: PERIODO

COSTO

HMOD

1 2 3 4

100,000 120,000 112,000 135,000

120 160 135 200

135,000 200

100,000 120

35,000 80

Tasa de costos variables

438

Costo fijo = Costo total - Costo variable 120,000 120,000 50,000

160 70,000

438

100,000 100,000 47,500

120 52,500

438

El costo fijo es de $47.500. Si se proyectan 280 HMOD 47,500

438

280 170,000

126

Mínimos cuadrados Se realiza mediante el ajuste por análisis estadístico de una línea de mínimos cuadrados a un conjunto de datos para encontrar la relación entre los costos y la producción. Tiene la ventaja que toma en cuenta todos los datos de costos históricos. Parte de la ecuación de la recta Y = a + bX, en donde: Y a b x

= = = =

Variable dependiente o costos totales Costos indirectos fijos Costos indirectos variables por unidad (pendiente de la línea) Nivel de producción o medida de actividad

Utiliza por estadística dos ecuaciones normales de la recta de mínimos cuadrados. ΣY = Na + bΣX ΣXY = aΣX + bΣX2 ΣY N ΣX ΣXY ΣX2

= = = = =

Sumatoria de los costos totales Número de observaciones o parejas de datos Sumatoria de los valores de producción Sumatoria del producto de los valores de costos y producción Sumatoria de los valores de producción al cuadrado

Por ejemplo, se tiene la siguiente información de unidades producidas del artículo X y el costo indirecto de fabricación para la elaboración de dichas unidades:

Unidades X

Costos Y

85 128 144 153 170

17,000 23,800 24,650 25,500 28,900

680

119,850

127

MINIMOS CUADRADOS Precio venta

150

Unidades X

Costos Y

XY

X2

85 128 144 153 170

17,000 23,800 24,650 25,500 28,900

1,445,000 3,046,400 3,549,600 3,901,500 4,913,000

7,225 16,384 20,736 23,409 28,900

680

119,850

16,855,500

96,654

Igualamos las funciones para determinar el valor de A y de B ΣY = Na + bΣX

ΣXY = aΣX + bΣX2

( Suma Y - B suma X ) / n = ( Suma xy - B suma x2 ) / Suma x una Donde n es el numero de datos

Despejando a en cada

5

119,850

680 5

B

=

16,855,500 680

96,654

B

81,498,000

-462,400

B

=

84,277,500

-483,270

B

483,270

-462,400

B

=

84,277,500

81,498,000

20,870

B B

= =

2,779,500 133.18

128

Variable Reemplazo en la funcion de a = (suma Y - B suma X) / n 119,850

-680 5

Fija

Variable

5,857.30

133.18

133.18

5,857.30

X

Unidades Unidades

Fija

85 128 144 153 170

5,857.30 5,857.30 5,857.30 5,857.30 5,857.30

Variable total 11,320 17,047 19,178 20,377 22,641

Costo total

Punto equilibrio en pesos = Costos fijos Precio venta Costo variable Margen cont

17,178 22,905 25,035 26,234 28,498

Costo pptado 17,000 23,800 24,650 25,500 28,900

Variación -178 895 -385 -734 402 0

Costos fijos / ( 1 - mc)

5,857.30 150 133.18 88.79%

52,240

Punto equilibrio en unidades = Costos fijos / PV - C Vble Costos fijos Precio venta Costo variable

5,857 150 133.18

348

129

Estado de resultados Ventas Unidades Precio venta

52,240 348 150

Costos Fijos Variables Unidades Costo vble

52,240 5,857 46,383 348 133.18

Resultado

-

TALLER Determine el presupuesto de costos indirectos por los tres métodos -

Promedio Aumentos Punto alto punto bajo Mínimos cuadrados

Con la siguiente información: PERIODO

COSTO

HMOD

1 2 3 4 5

1,000,000 950,000 1,100,000 1,200,000 1,400,000

30,000 28,000 35,000 40,000 50,000

130

PROMEDIO: PERIODO

COSTO

HMOD

1 2 3 4 5

1,000,000 950,000 1,100,000 1,200,000 1,400,000

30,000 28,000 35,000 40,000 50,000

PERIODO

COSTO

VARIACION

1 2 3 4 5

1,000,000 950,000 1,100,000 1,200,000 1,400,000

-50,000 150,000 100,000 200,000

Promedio

100,000

Ultimo valor

1,400,000

1,500,000

PERIODO

COSTO

HMOD

1 2 3 4 5

1,000,000 950,000 1,100,000 1,200,000 1,400,000

30,000 28,000 35,000 40,000 50,000

PERIODO

COSTO

VARIACION

1 2 3

1,000,000 950,000 1,100,000

-5.00% 15.79%

AUMENTOS:

131

4 5 Promedio Ultimo valor

1,200,000 1,400,000

9.09% 16.67% 9.14%

1,400,000

1,527,915

PUNTO ALTO PUNTO BAJO PERIODO

COSTO

HMOD

1 2 3 4 5

1,000,000 950,000 1,100,000 1,200,000 1,400,000

30,000 28,000 35,000 40,000 50,000

1,400,000 50,000

950,000 28,000

450,000 22,000

Tasa de costos variables

20

Costo fijo = Costo total - Costo variable 950,000 950,000 377,273

28,000 572,727

20

1,400,000 1,400,000 377,273

50,000 1,022,727

20

377,273

20

55,000 1,502,273

132

MINIMOS CUADRADOS Unidades X 30 28 35 40 50

Costos Y 1,000 950 1,100 1,200 1,400

XY 30,000 26,600 38,500 48,000 70,000

X2 900 784 1,225 1,600 2,500

183

5,650

213,100

7,009

Igualamos las funciones para determinar el valor de A y de B ( Suma Y - B suma X ) / n = ( Suma xy - B suma x2 ) / Suma x cada una Donde n es el numero de datos 5,650 5

183

B

1,033,950

-33,489

B

35,045

-33,489

B

1,556

B B

Despejando a en

5 =

= = = =

213,100 183

7,009

B

1,065,500

-35,045

B

1,065,500

-1,033,950

31,550 20.28 Variable

Reemplazo en la función de a = (suma Y - B suma X) / n 5,650

-183 5

20.28

387,885.60

133

Fija

Variable

387,885.60

20.28

X

55.000

Unidades

Fija

Variable total

Costo total

30,000 28,000 35,000 40,000 50,000

387,885.60 387,885.60 387,885.60 387,885.60 387,885.60

608,290 567,738 709,672 811,054 1,013,817

996,176 955,623 1,097,558 1,198,940 1,401,703

1.503.285.60 Costo pptado 1,000,000 950,000 1,100,000 1,200,000 1,400,000

Variación 3,824 -5,623 2,442 1,060 -1,703 -0

12. Presupuesto de producción Recordemos que para proyectar los costos indirectos de fabricación, se utiliza la tasa predeterminada de costos La tasa presupuestada permite aplicar a la hoja de costos un valor estimado por costos indirectos de fabricación. Se basa en los datos presupuestados de costos indirectos para un período frente al presupuesto de producción en unidades.

Tasa presupuestada de costos indirectos =

Presupuesto costos indirectos ---------------------------------------Presupuesto de producción

Una vez calculados los costos indirectos (mínimos cuadrados, punto alto punto bajo), se procede a calcular el denominador como “presupuesto de producción”. Se conoce como “nivel de actividad presupuestado”. Aunque es incierto y es diferente para cada tipo de empresa, es importante realizarlo porque es el elemento que permite presupuestar los diferentes departamentos o centros de costos de una empresa y los niveles de producción que se estiman para determinados períodos. Parte de las unidades de medida o bases de aplicación de los costos indirectos y de la capacidad del nivel de producción.

134

La unidad de medida o base de aplicación de los costos indirectos es importante en su selección por el principio de asociación, es decir que debe tener una relación con la incurrencia de los costos indirectos. Cuando se presupuestan costos indirectos con una base de aplicación (mínimos cuadrados por ejemplo) se conocen como costos indirectos aplicados, que luego serán comparados con los costos indirectos reales para establecer la variación.

Unidades de medida o bases de aplicación: - Unidades de producción Se utiliza cuando la empresa fabrica un solo producto o productos homogéneos y se expresa en libras, kilos, metros, productos, etc. Por ejemplo, en la elaboración de una única línea de zapatos, se presupuestaron costos por valor de $10 millones mensuales y se presupuesta elaborar 2.000 pares de zapatos. La tasa presupuestada será:

$10.000.000 / 2.000 pares = $5.000 / par

Por cada par de zapatos se cargarán a la hoja de costos un valor de $5.000. -

Horas máquina

Se utiliza cuando los costos indirectos están relacionados con el uso de la maquinaria o los costos de la maquinaria son muy significativos en la producción (depreciación, mantenimiento, combustibles, energía). Requiere un registro de cada máquina y el número de horas trabajadas de cada una (aunque puede ser automática en la máquina). Por ejemplo, se tiene presupuestado cif por $10 millones durante 1 mes, en el cual se espera utilizar 660 horas cada máquina, teniendo en cuenta que se tienen 3 máquinas. La tasa presupuestada será: h.m.

$10.000.000 / 1.980 horas máquina = $5.050 /

135

Por cada hora máquina se cargarán a la hoja de costos un valor de $5.050 Si por ejemplo se realizó una orden de producción utilizando 1.200 horas máquina, los costos indirectos serían: Costos indirectos =

tasa presupuestada x horas máquina $5.050 / horas máquina x 1.200 horas máquina = $6.060.000

La hoja de costos sería MATERIALES

MANO OBRA

CIF APLICADOS Tasa Horas presupuestada máquina $5.050

1.200

Costo total $6.060.000

- Horas mano de obra directa Se utiliza cuando los costos indirectos están relacionados directamente con el tiempo empleado en elaborar el producto, tanto en mano de obra directa, como en mano de obra indirecta, supervisión, mantenimiento de instalaciones. Por ejemplo en una empresa de confecciones, se estiman costos indirectos para el próximo trimestre de $13.500.000, teniendo en cuenta un presupuesto de horas de mano de obra directa de las 12 operarias de 250 horas mensuales. La tasa presupuestada será:

$13.500.000 / 9.000 hmod = $1.500 / hmod

Por cada hora de mano de obra directa se cargan a la hoja de costos un valor de $4.500

- Costo de la mano de obra directa Se utiliza cuando los costos indirectos tienen relación directa con la mano de obra y a mayor sea esta última, mayores son los costos indirectos. Es muy similar a las horas mano de obra directa, solo que la utiliza en pesos.

136

Por ejemplo, en la empresa de confecciones se presupuestan cif por $13.500.000 y se presupuestó una mano de obra directa por $22.500.000. La tasa presupuestada será:

$13.500.000 / $22.500.000 = 60%

Es decir que cada vez que se carguen $100 a mano de obra directa, se estarán cargando $60 a los costos indirectos de fabricación en la hoja de costos.

- Costo de materiales directos Se utiliza cuando los cosos indirectos están relacionados con el costo de los materiales directos o cuando los cif están en función de los materiales como almacenamiento, seguros, manejo de materiales, depreciación de la bodega, entre otros. Por ejemplo se presupuestaron para el período costos indirectos por $13.500.000 y una producción de $67.500.000. La tasa presupuestada será:

$13.500.000 / $67.500.000 = 20%

Cada vez que se lleven $100 a la hoja de costos, se registran $20 como cif.

13. Taller de costos 1. Seleccionar una empresa (existente o ficticia) del sector industrial de calzado y a la cual le definirán su objeto social, sector al que pertenece y demás características del negocio. 2. Determinar el producto que elabora la empresa (un único producto con sus características) y dos tipos de materiales directos que utilice en su producción: Cuero y suela. 3. Partir de la siguiente información financiera del año inmediatamente anterior

137

BALANCE INICIAL AÑO 1: ACTIVOS

PASIVOS

CORRIENTE: Efectivo

1,000,000

CORRIENTE Proveedores Obligaciones financieras

Deudores

3,000,000

Total activo corriente

4,000,000

TOTAL PASIVOS

ACTIVOS FIJOS Maquinaria Dep. maquinaria Edificios

30,000,000 3,000,000 80,000,000

PATRIMONIO

Dep. edificios

4,000,000

Total activos fijos

103,000,000

TOTAL PATRIMONIO

103,300,000

TOTAL ACTIVOS

107,000,000

TOTAL PASIVO Y PATR.

107,000,000

Capital Utilidades del período

2,100,000 1,600,000

3,700,000

82,400,000 20,900,000

4. El consumo de materiales para elaborar cada par de zapatos es de 0.50 mts de cuero y de 0.10 mts de suela. 5.

Durante el primer semestre realizó las siguientes operaciones

Compra 2.000 mts de cuero a $4.000 el mt. y 400 mts de suela a $1.500 Consume materiales para iniciar producción de 4.000 pares de zapatos (Sistema permanente y método de valuación promedio) Cancela la mano de obra fija del primer semestre, teniendo en cuenta que en la empresa laboran 9 funcionarios operativos con un salario básico de $600.000 cada uno y 4 funcionarios en supervisión, mantenimiento y vigilancia de la planta con un salario básico de $750.000 cada uno. (Considere el factor prestacional)

138

Los costos indirectos de fabricación fueron los siguientes: - Depreciación de activos fijos (todos cargados a la operación) - Seguros del área operativa por valor de $2 millones anuales Otros costos indirectos se calculan por el método de los mínimos cuadrados para poder realizar la asignación de fijos y variables, teniendo en cuenta la siguiente información histórica como base para su distribución:

Período

Unidades producidas 1 2 3 4

120 130 160 170

Costos del período 600.000 670.000 700.000 800.000

6. Durante el primer semestre se cancelaron salarios administrativos por valor de $18 millones, adicional a los intereses del 20% E.A. sobre el préstamo bancario que debe cancelar durante el año en curso en cuotas mensuales. 7. Terminó y vendió la totalidad de productos en proceso, teniendo en cuenta un precio de venta de $30.000 cada par de zapatos

Para el primer informe, determine: a. Elabore el ciclo de costos (cuentas T) y la hoja de costos por los tres elementos para el primer semestre del período b. Estado de Costo de Producción y Venta c. Estado de resultados para el primer semestre d. Balance General al corte del primer semestre e. Calcule los costos fijos y costos variables f. Calcule el total de los costos del producto y costos del período g. Calcule el punto de equilibrio en unidades y en pesos

139

14. Costeo por procesos Se utiliza en empresas que tienen producción continua de unidades y cuya producción puede durar todo el período contable en empresas con producción en serie o productos estandarizados. A diferencia, los costos por órdenes de trabajo tienen un tiempo límite de inicio y terminación, ya sea de un mes, una quincena, etc., a los cuales se le asocian los costos totales y se determina el costo unitario del producto. Existen similitudes entre los dos sistemas: -

Ambos utilizan las cuentas inventario de materiales, producción en proceso, costo de nómina, costos indirectos y producto terminado, realizando el ciclo de costos de igual forma Sirven para planeación y control de costos y toma de decisiones y para la asignación de los tres elementos del costo a la producción

La diferencia está en que en el de producción se hace la producción continua, no se diferencian las unidades de determinados pedidos, como si se hace en el sistema de órdenes de trabajo, es decir que los costos de los tres elementos se identifican con un proceso y no con una orden de producción, asignando igual costo a todas las unidades que se realizan en el período. En el costeo por procesos la hoja de costos no es fundamental, sino el informe del costo de producción por procesos para determinar el costo de las unidades terminadas y de las unidades en proceso. No requiere clasificar los costos en directos e indirectos Para valorar las unidades en proceso se utiliza la unidad equivalente de producción

140

Unidad equivalente de producción En el costo por órdenes de trabajo se acumulan los costos por cada pedido a medida que se terminan los procesos. En el costo por procesos se termina el período y se deben valorar las unidades terminadas y la producción en proceso para determinar el costo unitario. En el caso de la producción en proceso se debe expresar la producción en unidades equivalentes a productos completos, de acuerdo con su grado de terminación, para lo cual se requiere un buen conocimiento del flujo de producción. Siempre se establece en unidades equivalentes de producción, con el fin de determinar costos unitarios por separado de materiales, mano de obra y costos indirectos y poder asignar valor a los inventarios finales y a las unidades vendidas. Por ejemplo, una empresa terminó con 2.000 unidades disponibles para la venta y con 1.200 unidades en proceso con un grado de terminación del 60%. Estas unidades en proceso equivalen a 720 unidades terminadas (1.200 und. X 60%), por lo cual se tienen 2.720 unidades, de las cuales 2.000 son terminadas y 720 unidades equivalentes. Si para la elaboración de cada unidad se consumen $200 de materiales y $500 de mano de obra y cif, el valor del inventario final sería: Und. Term

Mat.

Conversión

Inventario de producto terminado 2.000 100% 400.000 1.000.000 Inventario producto en proceso 1.200 50% 240.000 300.000 640.000

1.300.000

Total

1.400.000 540.000 1.940.000

En este caso si ya se entregaron los materiales y lo que falta es conversión, el total de los materiales deberá cargarse a los productos, mientras que los costos de conversión serán prorrateados de acuerdo con el grado de terminación, es decir que no es tomar el costo unitario por las unidades equivalentes, sino conocer cuales elementos del costo ya fueron asumidos por la producción en proceso.

141

Contabilización de los elementos del costo En el sistema de costeo por procesos, los costos se asocian a un proceso y no a una orden, por lo cual la asignación de los costos se puede efectuar al final del período. Por ejemplo, una empresa tiene dos procesos productivos: Proceso A y B.

-

-

No es necesario diferenciar materiales directos e indirectos. Se despachan materiales a cada proceso, por lo cual se pueden identificar Existe una cuenta de producto en proceso para cada proceso A y B En cada proceso se identifica la nómina asociada al mismo No requiere clasificar mano de obra directa e indirecta Los costos indirectos se acumulan en “costos indirectos reales” dependiendo de a qué proceso se están cargando, teniendo en cuenta que como la producción es constante, los CIF serán constantes de un período a otro y al final del período ya se tienen el total de costos reales sin necesidad de establecer CIF aplicados o tasa presupuestada. La producción se traslada entre procesos solo cuando se ha completado cada proceso, acumulando en el segundo proceso todos los costos antes de pasar a producto terminado.

142

16. Ejercicios de costos EJEMPLO COSTOS FIJOS Y COSTOS VARIABLES Cual será el comportamiento de los costos fijos y variables a diferentes niveles de producción y venta con los siguientes datos:

MATERIALES MANO DE OBRA CIF

11.000 3.000 1.000 15.000

PRODUCIR Y VENDER COSTO VARIABLE COSTO FIJO COSTO TOTAL PRECIO VENTA

ARRIENDO SALARIOS

1.000.000 3.000.000 4.000.000

1 15.000 4.000.000 4.015.000

100 15.000 40.000 55.000

500 15.000 8.000 23.000

1.000 15.000 4.000 19.000

40.000

40.000

40.000

40.000

UTILIDAD POR UNIDAD -

3.975.000

-

15.000

17.000

21.000

UTILIDAD TOTAL

3.975.000

-

1.500.000

8.500.000

21.000.000

-

Cual será el costo unitario a los diferentes niveles de producción Cuál será la utilidad por unidad y total si el precio de venta es de $40.000 por unidad Graficar los resultados de costos fijos y variables PUNTO DE EQUILIBRIO En unidades = Costos fijos / Precio - Costo variable Costos fijos Precio venta Costo variable

Ventas Costo variable Costos fijos Utilidad

Unidades

4.000.000 40.000 15.000

En pesos = Costos fijos / 1 - Cto vble/Precio Costos fijos Costo vble Precio venta

160

6.400.000

pesos

4.000.000 15.000 40.000 500 500

40.000 15.000

20.000.000 7.500.000 4.000.000 8.500.000

143

EJEMPLO CICLO DE COSTOS Une Empresa tiene un proceso productivo para elaborar camisas de un solo tipo y en este proceso tiene involucrados los siguientes activos y la estructura financiera: Efectivo Inventarios Maquinaria Edificios

3.000.000 22.000.000 65.000.000 85.000.000

Proveedores Obligaciones financieras Capital Utilidades acumuladas

5.000.000 30.000.000 120.000.000 20.000.000

Para la elaboración de las camisas utiliza los siguientes recursos: Tela Hilo botones

De cada rollo de tela de 1.000 metros, se obtiene tela para 500 camisas. Se tiene un consumo predeterminado de 1 tambor de hilo para 40 camisas Cada camisa lleva 10 botones

El costo de cada rollo de tela es de : El costo de cada tambor de hilo es de: El costo de cada docena de botones es de

6.475.000 25.000 2.400

La empresa utiliza el método de línea recta para depreciar sus activos a la vida útil de 10 años para la maquinaria y 20 años para los edificios Depreciación: Maquinaria Edificios

Valor 65.000.000 85.000.000

Año 6.500.000 4.250.000

Mes 541.667 354.167

La maquinaria está destinada toda para la producción, mientras que las edificaciones son utilizadas el 80% en la producción y el resto en labores administrativas Las obligaciones financieras son a corto plazo y se pagará un interés de $450.000 al mes Otros costos mensuales que se tienen son: Servicios Públicos Mantenimiento maquinaria Salarios personal operativo Salario personal oficinas Transporte camisas a venta Intereses financieros Seguros y otros costos

450.000 60.246 5.040.000 6.400.000 600.000 450.000 2.770.587

5.400.000 722.952 60.480.000 76.800.000 7.200.000 5.400.000 33.247.044

Según las proyecciones financieras, durante el próximo año se esperan producir y vender un total de: 10.000 camisas El precio de venta estimado para cada camisa producida y vendida es de

40.000

144

1. Balance General Inicial y Estado de Resultados Proyectado para el año ACTIVOS

PASIVOS

CORRIENTE: Efectivo Inventarios

3.000.000 22.000.000

CORRIENTE Proveedores Obligaciones financieras

5.000.000 30.000.000

Total activo corriente

25.000.000

TOTAL PASIVOS

35.000.000

ACTIVOS FIJOS Maquinaria Edificios

65.000.000 85.000.000

PATRIMONIO Capital Utilidades

120.000.000 20.000.000

Total activos fijos

150.000.000

TOTAL PATRIMONIO

140.000.000

TOTAL ACTIVOS

175.000.000

TOTAL PASIVO Y PATR.

175.000.000

ESTADO DE RESULTADOS Ventas

10.000

40.000

400.000.000

Costos

264.419.996

Variables

Tela Hilo botones

Costos fijos

Servicios Públicos Mantenimiento maquinaria Salarios personal operativo Depreciación Seguros y otros costos

12.950 625 2.000

129.500.000 155.750.000 6.250.000 20.000.000

360.000 60.246 5.040.000 825.000 2.770.587

4.320.000 108.669.996 722.952 60.480.000 9.900.000 33.247.044

UTILIDAD BRUTA EN VENTAS Gastos operativos Salario personal oficinas Depreciación Servicios públicos Transporte camisas a venta UTILIDAD OPERATIVA Gastos financieros UTILIDAD NETA

135.580.004 85.930.000 6.400.000 70.833 90.000 600.000

76.800.000 850.000 1.080.000 7.200.000 49.650.004 5.400.000 44.250.004

145

2. Determine la estructura de costos variables y costos fijos Costos variables Precio de venta Costos fijos

15.575 40.000 200.000.000

200.000.000

3. Determine el punto de equilibrio en unidades y en pesos y elabore el estado de resultados en el punto de equilibrio anual 8.188

Unidades por año

682

Unidades por mes

23

Unidades por día

PUNTO DE EQUILIBRIO En unidades = Costos fijos / Precio - Costo variable Costos fijos Precio venta Costo variable

200.000.000 40.000 15.575

En pesos = Costos fijos / 1 - Cto vble/Precio

327.533.265

pesos

Costos fijos Costo vble Precio venta

327.533.265

pesos

200.000.000 15.575 40.000

Ventas Costo variable Costos fijos

8.188 8.188

40.000 15.575

327.533.265 127.533.265 200.000.000

Utilidad

-

4. Grafique los costos fijos y variables y el punto de equilibrio

VENTAS 400.000

400.000 vtas COSTO VARIABLE

350.000 320.000

320.000 vtas

300.000 250.000 240.000 vtas 200.000 150.000 100.000

COSTOS FIJOS

50.000

Cto variable Ctos fijos Ventas Utilidad

6.000

8.000

10.000

90.000.000 200.000.000 240.000.000 -50.000.000

120.000.000 200.000.000 320.000.000 0

150.000.000 200.000.000 400.000.000 50.000.000

146

5. Cuál sería la situación proyectada y el punto de equilibrio si se logra una reducción en el costo variable del 20% para disminuir el precio de venta en un 20%.

ESTADO DE RESULTADOS Ventas

10.000

32.000

320.000.000

Costos

233.269.996

Variables Costos fijos

12.460 Totales

10.383.333

124.600.000 124.600.000

9.055.833

108.669.996 108.669.996

UTILIDAD BRUTA EN VENTAS

86.730.004

Gastos operativos

7.160.833

85.930.000

85.930.000

85.930.000

UTILIDAD OPERATIVA

800.004

Gastos financieros

5.400.000

UTILIDAD NETA

-4.599.996

PUNTO DE EQUILIBRIO En unidades = Costos fijos / Precio - Costo variable Costos fijos Precio venta Costo variable

10.235

Unidades por año

200.000.000 32.000 12.460

En pesos = Costos fijos / 1 - Cto vble/Precio

327.533.265

pesos

6. En el Estado de resultados proyectado y en el punto de equilibrio, determine cual es el costo unitario (fijo y variable), el margen de contribución y el índice de contribución. ESTADO DE RESULTADOS PROYECTADO: Numero de unidades producidas y vendidas Costos fijos totales Costo fijo unitario

PUNTO EQUILIBRIO 10.000 200.000.000 20.000

Numero de unidades producidas Costos fijos totales Costo fijo unitario

8.188 200.000.000 24.425

Costo variable unitario

15.575

Costo variable unitario

15.575

Precio de venta

40.000

Precio de venta

40.000

Margen de contribución Índice de contribución Utilidad por unidad Utilidad total

24.425 61,06% 4.425 44.250.000

Margen de contribución Índice de contribución

24.425 61,06%

Utilidad por unidad

0

Utilidad total

0

147

7. Cuántas unidades se deben vender para duplicar la utilidad En este caso se parte de la formulación de punto de equilibrio: Utilidad = Precio de venta por unidad - Costo variable x unidad - Costos fijos Utilidad = Margen de contribución x unidad - Costos fijos 88.500.008

24.425 X

X =

200.000.000

11.812 Unidades

8. Cuál será el punto de equilibrio en porcentaje Para su cálculo se utiliza la siguiente fórmula P.E. % = Costos fijos / ( Ventas totales - Costos variables) P.E. % =

200.000.000

P.E. % =

81,88%

400.000.000 155.750.000

Esto indica que de las ventas totales, el 81.88% es empleado para cubrir los costos fijos y variables y el 18.12% restante es la utilidad neta que obtiene la empresa Dado que las ventas proyectadas son de $400.000.000, por lo tanto el 81%, es decir $327.533.265 corresponden al punto de equilibrio (costos fijos y variables) y el resto es utilidad. Sin embargo, esta utilidad está medida en margen de contribución, es decir en $24.425 sobre el número de unidades aplicadas al margen de contribución 10.000 unidades x $24.425 x 18.12% = $ 44.250.004 9. Otra forma de calcular el punto de equilibrio en unidades es la siguiente formulación

P.E. und = (Costos fijos x unidades producidas) / (Ventas totales - costos variables) P.E. und = ($200.000.000 x 10.000 und) / ($400.000.000 - $155.750.000) P.E. und =

8.188

10. Formulas de costos Costo primo = Material directo + mano de obra directa CP = MD + MOD =

149.500.000

60.480.000

209.980.000

54.439.996

114.919.996

Costo de conversión = Mano de obra directa + CIF CC = MOD + CIF

60.480.000

Costo de producción = Es la suma de los tres elementos del costo CPD = MD + MOD + CIF

149.500.000

60.480.000

54.439.996

264.419.996

264.419.996

91.330.000

355.749.996

10.000

26.442

Costo total = Costo de producción + Gastos CT = MD + MOD + CIF + G

Costo unitario de producción = CPD / Unidades producidas CUP = CPD / UN PROD

264.419.996

148

11. Estado del costo de producción y ventas Al inicio del período se contaba con inventario de producto terminado, pero los demás inventarios en cero. Supongamos que no se terminó con inventario de producto en proceso ni de materiales, pero que el inventario de producto terminado al finalizar el año fue similar al iniciar el año. Inventarios

22.000.000 Inicial y final

ESTADO DEL COSTO DE PRODUCCIÓN Y VENTAS Enero a diciembre del año 200X

+ = = =

Inventario inicial de materias primas Compras de materias primas Materias primas disponibles Inventario final de materias primas Costo de la materia prima utilizada Material indirecto utilizado Costo del material directo

0 155.750.000 155.750.000 0 155.750.000 6.250.000 149.500.000

Nomina de producción - Mano de obra indirecta = Costo de la mano de obra directa

60.480.000 0

Material indirecto utilizado + Mano de obra indirecta + Otros CIF = Costos indirectos de fabricación

6.250.000 0 48.189.996

60.480.000

54.439.996

= COSTOS DEL PERÍODO

264.419.996

+ = =

Inventario inicial producto en proceso Costo total de productos en proceso Inventario final de producto en proceso Costo de productos terminados

0 264.419.996 0 264.419.996

+ Inventario inicial de producto terminado = Costo de la mercancía disponible - Inventario final de producto terminado

22.000.000 286.419.996 22.000.000

= COSTO DE VENTAS

264.419.996

149

EJERCICIO COMPLETO DE COSTOS La empresa "Los Ganadores Ltda" presenta los siguientes saldos a diciembre 31 de 2005. Efectivo Deudores Inventario mercancia Inventario producto terminado Edificios Maquinaria

500.000 2.000.000 1.500.000 3.000.000 36.000.000 15.000.000

Proveedores Obligaciones financieras Capital Utilidades acumuladas Deprec. Acumul.edificios Deprec. Acumul.maquinaria

3.000.000 4.000.000 40.000.000 4.400.000 3.600.000 3.000.000

El inventario de mercancías corresponde a 375 mts de materiales y cada producto terminado consume 0.75 mts de material Las obligaciones financieras se deben cancelar en el primer semestre del año, asumiendo un interés del 10% sobre el saldo como gastos financieros. Cada producto terminado requiere para su elaboración de 2 horas de mano de obra directa, teniendo en cuenta 12 operarios contratados por servicios (laboran por horas) a un valor de $720.000 el mes. Para la proyección de los costos indirectos de fabricación se utiliza el método "Punto Alto, Punto Bajo" a partir de la información histórica del segundo semestre del año anterior, así: (El valor calculado como fijo se asume como costo semestral) Periodo Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre

Unidades 2.000 2.400 1.800 2.600 3.000 2.700

CIF Totales 10.250.000 10.650.000 10.050.000 10.850.000 11.250.000 10.950.000

Durante el primer semestre del año se presentaron las siguientes transacciones:

Compró materia prima equivalente a 3.375 metros por valor de $13.500.000. Se consumieron materiales para elaborar 5.000 unidades durante el semestre. No se utiliza material indirecto. Así mismo se cancelaron salarios operativos para la elaboración de las 5.000 unidades durante el semestre (no asuma prestaciones para los operarios por ser contrato de servicios). Se cancelaron salarios administrativos por valor de $3.200.000 mensuales (calcule prestaciones sociales) Los costos indirectos de fabricación durante el semestre incluyen la depreciación de activos fijos, arrendamiento por $600.000 mensuales, salarios de un supervisor (contratado por servicios) por valor de $500.000 y el resto en mantenimiento y combustibles para la maquinaria. Recupera toda la cartera y cancela la totalidad de proveedores y el crédito bancario. El precio de venta de cada unidad es de $25.000 Durante el primer semestre todos los inventarios terminaron en $0. Determine: a. b. c. d. e. f. g.

Hoja de costos Ciclo de costos (Cuentas T) Estado del Costo de Producción y Venta Estado de Resultados Balance General Punto de equilibrio en unidades y Estado de Resultados en el punto de equilibrio Gráfico y análisis del punto de equilibrio

150

Cantidad 3.750

MATERIALES Vr unit Vr. Total 4.000

Total Materiales

Materiales Mts Vr metro Vr unidad Consumidos Total

15.000.000

15.000.000 3.000

Horas

MANO DE OBRA Vr hora Vr total

10.000

Total Mano de obra

Mano obra Horas Vr hora Vr unidad Horas cons. Total

0,75 4.000 3.000 3.750 15.000.000

3.000

2,00 3.000 6.000 10.000 30.000.000

CIF presupuestados (Aplicados) Horas MOD Tasa ppt Vr total

30.000.000 Depreciacion Ariendo MOI Mtto maq

275.000 600.000 500.000 5.000.000

Gasto financ Salario Adt

4.000.000 3.200.000

30.000.000 6.000

Total CIF Costo total No. Unid Costo unit.

Cif pptados Variables Unidades Cif x Unidad Cif fijos Total Otros cif Total costos

1.650.000 3.600.000 3.000.000 5.000.000 13.250.000 400.000 23.392.000 37.042.000

37.042.000 82.042.000 5.000 16.408

5.000.000 5.000 1.000 8.250.000 13.250.000 23.792.000 82.042.000

Otros datos Gastos administrativos Cif presupuestados Precio de venta Unidades vendidas

19.200.000 13.250.000 25.000 5.000

151

Efectivo 500.000 13.500.000 2.000.000 30.000.000 125.000.000 19.200.000 11.600.000 3.000.000 4.400.000 127.500.000 81.700.000 45.800.000

Inv. Prod. Terminado 3.000.000 58.250.000 61.250.000

Proveedores 3.000.000 3.000.000

Utilidades acuml 4.400.000

Deudores 2.000.000 2.000.000

Edificios 36.000.000

Oblig. Financ 4.000.000 4.000.000

Dep. Ac. Edificios 3.600.000 900.000

Producto en proceso 15.000.000 30.000.000 13.250.000 58.250.000

Mano obra directa 30.000.000 30.000.000

Pss Soc x pagar 2.096.000

Costo por arriendo 3.600.000 3.600.000

Costo depreciacion 1.650.000 1.650.000

Mantenimiento maq 5.000.000 5.000.000

CIF control 1.650.000 5.000.000 3.000.000 3.600.000 13.250.000

C. M. V. 61.250.000

Inv. Mercancia 1.500.000 13.500.000 15.000.000

Maquinaria 15.000.000

Capital 40.000.000

Dep. Acum. Maquinaria 3.000.000 750.000

Gasto salario 21.296.000

Mano obra indirecta 3.000.000 3.000.000

Gasto financiero 400.000

Ventas 125.000.000

152

Salario mensual Número empleados Factor prestacional: Cesantías Intereses Prima servicio Vacaciones

3.200.000 1

30 12% 30 15

dias por año Cesantías dias por año dias por año

Salarios al año Total con prest. Promedio semestre

3.200.000 1

Depreciación maquinaria Valor Dep. semestre

15.000.000 750.000

1.600.000 192.000 1.600.000 800.000

Depreciación edificios Valor Depr. Semestre

36.000.000 900.000

38.400.000 42.592.000 21.296.000

ESTADO DEL COSTO DE PRODUCCIÓN Y VENTAS

+ = = =

Inventario inicial de materias primas Compras de materias primas Materias primas disponibles Inventario final de materias primas Costo de la materia prima utilizada Material indirecto utilizado Costo del material directo

1.500.000 13.500.000 15.000.000 0 15.000.000 0 15.000.000

Nomina de producción - Mano de obra indirecta = Costo de la mano de obra directa

33.000.000 3.000.000

Material indirecto utilizado + Mano de obra indirecta + Otros CIF = Costos indirectos de fabricación

0 3.000.000 10.250.000

30.000.000

13.250.000

= COSTOS DEL PERÍODO + = =

58.250.000

Inventario inicial producto en proceso Costo total de productos en proceso Inventario final de producto en proceso Costo de productos terminados

0 58.250.000 0 58.250.000

+ Inventario inicial de producto terminado = Costo de la mercancía disponible - Inventario final de producto terminado

3.000.000 61.250.000 0

= COSTO DE VENTAS

61.250.000

153

ESTADO DE RESULTADOS (PRESUPUESTADO) VENTAS COSTO DE VENTAS

125.000.000 61.250.000

UTILIDAD BRUTA GASTOS OPERATIVOS Admon y venta

63.750.000 21.296.000 21.296.000

UTILIDAD OPERATIVA

42.454.000

Gastos financieros

400.000

UTILIDAD OPERATIVA

42.054.000

Provision impuesto

14.718.900

UTILIDAD OPERATIVA

27.335.100

BALANCE GENERAL Activos

Pasivos

Efectivo Deudores Inventarios

45.800.000 0 0

Total activo corriente

45.800.000

Proveedores Obligac. Fin Impuestos Pss Sociales

0 0 14.718.900 2.096.000

Total pasivo

16.814.900

Activo largo plazo Edificios Dep. Edificios

36.000.000 -4.500.000

Maquinaria Dep. maquinaria

15.000.000 -3.750.000

Capital Utilidades ac Utili periodo

40.000.000 4.400.000 27.335.100

Total activo largo plazo

42.750.000

Total patrimo

71.735.100

TOTAL ACTIVOS

88.550.000

Pas + Patr

88.550.000

Costos fijos MOI Depreciación Arriendo Financieros Adtivos

3.000.000 1.650.000 3.600.000 400.000 21.296.000

Total fijos

29.946.000

Costo variable Materiales Mano de obra Cif

Patrimonio

0

3.000 6.000 1.000

Total vble

10.000

Precio venta

25.000

154

Punto equilibrio: En pesos = Costos fijos / 1 - Cto vble/Precio

1

=

29.946.000 10.000 25.000

49.910.000

En unidades = Costos fijos / Precio - Costo variable =

29.946.000 25.000 10.000

1.996

Margen de seguridad M de S = Ppto de ventas - Punto de equilibrio en unidades 5.000

1.996

=

3.004

150%

Análisis gráfico

Ventas

Costos variables

79.946.000

55.899.200

49.910.000

29.946.000

Costos fijos

Costos fijos Costo vble Total costos Ventas Utilidad

1.996

2.595

5.000

P. Eq.

M.S. 30%

Ppto vtas

29.946.000 19.964.000 49.910.000 49.910.000 0

29.946.000 29.946.000 25.953.200 50.000.000 55.899.200 79.946.000 64.883.000 125.000.000 8.983.800 45.054.000

ESTADO DE RESULTADOS (Punto equilibrio) VENTAS COSTO DE VENTAS Fijos Variables

49.910.000 28.614.000 8.650.000 19.964.000

UTILIDAD BRUTA GASTOS OPERATIVOS Admon y venta UTILIDAD OPERATIVA

21.296.000 21.296.000 21.296.000 0

155

3 INVENTARIOS En las empresas comerciales e industriales, e incluso en las de servicio, una de las cuentas que ameritan un mayor control por parte de la organización, no sólo por el valor que representa frente a otras cuentas del balance, sino también porque un manejo adecuado repercute directamente en los resultados operacionales, son los inventarios. El Administrador de empresas debe conocer los procedimientos, sistemas, controles que le permitan optimizar el uso de este recurso.

1. Conceptos básicos de inventarios Los inventarios están representados por los bienes corporales destinados para la venta en las operaciones de la empresa, así como los que se encuentran en proceso de producción o serán utilizados en la producción de otros que se van a vender, ya sean o no fabricados por la empresa. Cuando nos referimos a empresas comerciales, es decir, las que adquieren bienes y los venden sin realizar una transformación, el inventario representa los bienes adquiridos para la venta por el ente económico que no sufren ningún proceso de transformación o adición y se encuentran disponibles para la venta. Cuando nos referimos a empresas industriales, los inventarios se dividen en: -

Inventario de materias primas Inventario de productos en proceso Inventario de producto terminado

Se debita: -

Por el costo de la mercancía comprada Por el costo de las mercancías devueltas por los clientes Por el valor de los ajustes por sobrantes en la toma física de inventario Por el valor del inventario final al cierre del ejercicio (periódico)

156

Se acredita: -

Por el costo de la mercancía vendida Por el costo de las mercancías devueltas a los proveedores Por el valor de los ajustes por faltantes en la toma física de inventario Por el valor del inventario inicial al cierre del ejercicio (periódico) Por el valor de las mercancías para el consumo interno

La mayor importancia del inventario está en que es uno de los activos que demanda mayor inversión y de su venta se derivan los ingresos y utilidades operacionales de la empresa.

2. Clasificación de los inventarios en el PUC

14 1405 140501 a 140598 140599 1410 141001 a 141098 141099 1415 141501 a 141598 141599 1417 141701 a 141798 141799 1420 142001 a 142098 142099 1425 142501 a 142598 142599 1430 143005 143010

INVENTARIOS MATERIAS PRIMAS AJUSTES POR INFLACION PRODUCTOS EN PROCESO AJUSTES POR INFLACION OBRAS DE CONSTRUCCION EN CURSO AJUSTES POR INFLACION OBRAS DE URBANISMO AJUSTES POR INFLACION CONTRATOS EN EJECUCION AJUSTES POR INFLACION CULTIVOS EN DESARROLLO AJUSTES POR INFLACION PRODUCTOS TERMINADOS PRODUCTOS MANUFACTURADOS PRODUCTOS EXTRAIDOS Y/O PROCESADOS

157

143015 143025 143099 1435 143501 a 143598 143599 1440 144001 a 144098 144099 1445 144505 144510 144599 1450 145005 145010 145099 1455 145505 145510 145515 145520 145525 145530 145535 145540 145545 145555 145595 1460 146001 a 146098 146099 1465 146501 a 146598 146599 1499 149905 149910 149915

PRODUCTOS AGRICOLAS Y FORESTALES PRODUCTOS DE PESCA AJUSTES POR INFLACION MERCANCIAS NO FABRICADAS POR LA EMPRESA AJUSTES POR INFLACION BIENES RAICES PARA LA VENTA AJUSTES POR INFLACION SEMOVIENTES ESPECIES MAYORES ESPECIES MENORES AJUSTES POR INFLACION TERRENOS POR URBANIZAR URBANIZADOS POR CONSTRUIR AJUSTES POR INFLACION MATERIALES, REPUESTOS Y ACCESORIOS COMBUSTIBLES Y LUBRICANTES ABONOS Y FERTILIZANTES SEMILLAS TERMINADAS FUNGICIDAS Y HERBICIDAS MATERIALES Y REPUESTOS LOZA Y CRISTALERIA HERRAMIENTAS MEDICINAS ELEMENTOS HOSPITALARIOS DOTACION Y SUMINISTRO A TRABAJADORES OTROS ENVASES Y EMPAQUES AJUSTES POR INFLACION INVENTARIOS EN TRANSITO AJUSTES POR INFLACION PROVISIONES PARA OBSOLESCENCIA PARA DIFERENCIA DE INVENTARIO FISICO PARA PERDIDAS DE INVENTARIOS

158

CLASE 1. ACTIVO

GRUPO 14 INVENTARIOS

CUENTA

Descripción Comprende todos aquellos artículos, materiales, suministros, productos y recursos renovables y no renovables, para ser utilizados en procesos de transformación, consumo, alquiler o venta dentro de las actividades propias del giro ordinario de los negocios del ente económico. Se incorporan entre otras las siguientes cuentas: Materias Primas, Productos en Proceso, Obras de Construcción en Curso, Cultivos en Desarrollo, Productos Terminados, Semovientes, Materiales, Repuestos y Accesorios, así como Inventarios en Tránsito.

3.

3.1.

Sistemas de inventario

Sistema periódico

Denominado “juego de inventarios”, es utilizado en empresas en donde el volumen de ventas de productos de precios unitarios diferentes es muy grande, por lo cual se dificulta conocer el valor de costo de dichos bienes, tal es el caso de supermercados, ferreterías, farmacias, etc. En el momento de la venta sólo se registra el valor de las ventas y se espera hasta finalizar el periodo contable para determinar el costo de las ventas, a través de la toma física de un inventario final. Se deberán conocer elementos como: -

Las existencias de mercancía al inicio del ejercicio (inventario inicial) El valor de la mercancía adquirida en el ejercicio (compras netas) El valor de las existencias de mercancías al final del ejercicio (físico)

Las compras de mercancías se registran debitando “compras de mercancías” por el costo de adquisición, la cual se cierra al final del período. En el sistema periódico, el registro de la venta solo considera información del precio de la venta y el ingreso se considera causado en el periodo de entrega de mercancía, independiente de que sea la misma fecha de cobro.

159

La cuenta inventario no se utiliza por lo cual deberá esperarse hasta el final del periodo para determinar el costo de la mercancía vendida. El valor del inventario final se determina mediante el conteo o toma física de existencia en el último día del cierre del ejercicio contable. Costo de Mercancía Vendida = Inventario inicial + Compras - Inventario final Por ejemplo: Empresa XYZ S.A. comenzó operaciones con un inventario inicial de $680.000. Adquiere mercancías a crédito el 11 de abril por valor de $1.200.000. El registro contable será el siguiente: 620501 240802 236540 220501

Compra de mercancías Impuesto a las ventas por pagar Retención en la fuente por pagar Cuentas por pagar proveedores

$1.200.000 192.000 42.000 $1.350.000

El 12 de abril vende mercancías de contado por valor de $1.440.000. El registro contable será el siguiente: Caja general Retención en la fuente por cobrar Impuesto a las ventas por pagar Ventas

$1.620.000 50.400 230.400 $1.440.000

En el ejemplo anterior, supongamos que el inventario físico arroja un resultado por valor de $600.000. El Costo de Ventas será el siguiente: Inventario inicial Mas compras de mercancías Valor de mercancía disponible para la venta Menos inventario final Costo de la mercancía vendida

$ 680.000 1.200.000 1.880.000 600.000 $1.280.000

Contabilización de los fletes, devoluciones y descuentos. En el manejo del inventario periódico, las operaciones involucran una serie de actividades que inciden en el valor de los inventarios o incrementan el costo de ventas. Entre estas están los gastos de transporte, las devoluciones en compras y ventas y los diferentes tipos de descuentos convenidos entre los comerciantes.

160

Fletes en compras y en ventas En las operaciones de compra y venta de mercancías, existe un costo adicional originado por el transporte entre la bodega del proveedor hasta la bodega del cliente. Por lo general el proveedor acostumbra pagar el costo del transporte, incluyendo en el valor de la venta el costo de los fletes. -

En las compras en el exterior, hay una serie de condiciones que pueden incidir en forma relevante en los costos cuando el transporte de las mercancías se da por diferentes medios: marítimo, terrestre, aéreo o fluvial. Entre las principales condiciones que se negocian pueden destacarse:

F.O.B: libre a bordo. En este caso el vendedor deberá correr con todos los gastos hasta que la mercancía se encuentre situada a bordo del buque. C.I.F: Costo seguro y flete. Según esta condición, el vendedor correrá con todos los gastos hasta el punto que indique el contrato para recibir las mercancías el comprador. C & F: costo y flete. El costo y flete correrán por cuenta del vendedor y el seguro por cuenta del comprador. Devoluciones en compras y ventas Es posible que la mercancía que llega sea devuelta al vendedor (devoluciones en ventas y otras razones). Si la devolución corresponde a una venta a crédito, el vendedor generalmente le da una nota crédito al comprador. Esta nota indica el importe y la razón del abono del vendedor a una cuenta por cobrar. Las devoluciones sobre ventas reducen los ingresos por ventas. Además, generan gastos adicionales de envío y otros. Como los administradores con frecuencia quieren saber el monto de las devoluciones durante un periodo, el vendedor los registra en una cuenta independiente. Devoluciones en ventas que es una cuenta temporal.

161

Descuentos. Los descuentos, por lo general se clasifican en descuentos comerciales y financieros.

-

Descuentos comerciales: representa una deducción sobre el precio de lista de una mercancía, que el proveedor ofrece con el objeto de atraer clientes. En otras ocasiones, el descuento comercial forma parte de un esfuerzo para promocionar el productor o inducir a los clientes a comprar mayores cantidades de mercancías.

-

Descuentos financieros: también conocidos como descuentos por pronto pago, son ofrecidos por los vendedores a sus clientes con el objeto de inducirlos a pagar la factura antes de su fecha de vencimiento. El cliente puede o no aprovechar el descuento. Se emplea la siguiente anotación, 5/20, n/30 significa que el plazo del crédito es de 30 días, pero el cliente puede deducir el 5% del precio de la factura si se realiza el pago dentro de los 20 días siguientes.

Si el cliente paga la factura dentro del periodo del descuento, el desembolso de efectivo es menor al monto registrado en proveedores y se genera u registro separado en la cuenta de ingresos no operacionales-Financieros por el valor del descuento ganado. Se trata de una cuenta temporal que debe cerrarse al final del periodo contra Ganancias o pérdidas. De la misma manera, para el proveedor, la diferencia entre el efectivo recibido y la cuenta CXC (Clientes) origina la cuenta temporal Gastos no operaciones-financieros, la cual debe cerrarse contra Ganancias o pérdidas y representa el descuento concedido al cliente. Ventajas del sistema periódico. -

Puede conocerse en cualquier momento el valor del inventario inicial, las compras, los gastos en compras, las devoluciones y rebajas, debido a que se tiene una cuenta para cada uno de estos conceptos.

162

-

Facilita la elaboración del estado de resultados por el conocimiento que se tiene de cada uno de los elementos que lo integran.

-

Su operación puede ser menos costosa para la empresa.

Desventajas del sistema periódico. -

No es posible conocer el valor del inventario final de mercancías porque no se tiene asignada ninguna cuenta que controle las existencias.

-

Para determinar el valor del inventario final, es necesario tomar un inventario físico y valorarlo.

-

No se pueden determinar los robos, errores o extravíos en el manejo de las mercancías, pues no existe una cuenta que las controle.

3.2.

Sistema permanente o continuo

Concepto: Este método es utilizado por las empresas que venden mercancías con precios relativamente altos como almacenes de electrodomésticos, almacenes de prendas de vestir, materiales de construcción, etc. En este sistema, no necesariamente esperar la terminación del periodo para determinar el saldo de la cuenta mercancías, pues permite llevar el control contable individual de los artículos que se compran y venden mediante el uso de tarjetas auxiliares. Estas tarjetas permiten conocer tanto el número de artículos en existencia como su costo, pues se dispone de una cuenta que controla las mercancías, así como las tarjetas que facilitan cotejar los datos obtenidos en la contabilidad.

163

Con este procedimiento se subsanan las desventajas presentadas con el sistema periódico en lo referente al conocimiento del importe del inventario final y el costo de ventas, y hay la posibilidad de detectar robos, malos manejos y errores en el manejo de los inventarios. Este sistema de inventario suministra todas las cifras para conocer en el momento de preparar los estados financieros los resultados sobre el valor de las ventas, el costo de ventas y el valor del inventario final. Las entradas y salidas de mercancías al almacén valuadas al costo se registran en una cuenta denominada Inventario - Mercancías. Como se necesita conocer también el costo de las mercancías vendidas, se utiliza una cuenta de resultados, donde se registra el precio de costo de cada artículo, en una cuenta denominada Costo de Venta. Para conocer el valor de las ventas de mercancías a precio de venta, se utiliza la cuenta ingresos operacionales o ventas. Se utiliza en mercancías de alto costo donde se conoce permanentemente la existencia mediante un kardex. Este sistema maneja la cuenta costo de ventas, devolución en ventas e inventarios. Los registros por el sistema permanente serían: Empresa XYZ S.A. adquiere mercancías a crédito el 11 de abril por valor de $1.200.000. El registro contable será el siguiente: Inventario mercancías Impuesto a las ventas por pagar Retención en la fuente por pagar Cuentas por pagar proveedores

$1.200.000 192.000 42.000 $1.350.000

164

El 12 de abril vende mercancías de contado por valor de $1.440.000 las cuales tienen un costo de $1.280.000. El registro contable será el siguiente: Caja general Retención en la fuente por cobrar Impuesto a las ventas por pagar Ventas

$1.620.000 50.400 230.400 $1.440.000

Costo de la mercancía vendida Inventario de mercancías

$1.280.000 1.280.000

Saldo inventarios: Saldo inicial Entradas a inventario Salidas de inventario Inventario final (contable y físico)

$ 680.000 1.200.000 1.280.000 $ 600.000

4. Ejercicio sobre inventarios De acuerdo con los dos sistemas de inventarios (Permanente y periódico), elabore las siguientes transacciones y el Estado de Resultados de la Empresa Ejemplo S.A. Saldo inicial de inventarios Saldo inicial de efectivo a. b. c. d. e. f.

$2.200.000 $6.000.000

Compra mercancías por $1.500.000 a crédito Vende mercancías de contado por $2.300.000 Compra mercancía a crédito por $750.000 Compra mercancías de contado por $1.352.000 Vende mercancía a crédito por $2.072.300 Nos devuelven mercancías del día anterior por valor de $100.000

El inventario físico presentó un saldo de $2.100.000. La Empresa vende sus productos con una rentabilidad del 15% sobre el costo

165

5. Métodos de valuación de inventarios. Respecto a la valoración de los inventarios deben hacerse varias consideraciones. Ellos representan uno de los renglones más importantes de la empresa, de aquí la necesidad de la correcta valuación del importe que debe enfrentarse con los ingresos del periodo y que determinara la utilidad. Las mercancías se adquieren en momentos distintos y a precios distintos, al presentar tendencias alcistas. Esta situación plantea interrogantes como ¿Qué precio utilizar para las unidades que se venden y que costo tomar para valorizar el inventario final? Varios métodos se utilizan para valorizar los inventarios. -

Método últimas en entrar, primeras en salir, UEPS Método promedio ponderado. Método primeras en entrar, primeras en salir, PEPS Método de identificación específica.

El artículo 65 del Estatuto Tributario acoge como métodos de valuación de inventarios, los que se establecen de acuerdo con las normas de contabilidad generalmente aceptadas. Conforme a las NCGA, son métodos aceptados el PEPS, UEPS, Promedio e identificación específica. Las normas internacionales de contabilidad, sin embargo, no aceptan el UEPS, por lo tanto al entrar en vigencia las nuevas normas contables, seguramente desaparecerá el UEPS como método válido. Así mismo, desde el punto de vista tributario el UEPS tiene sus limitaciones. Por otra parte, el Estatuto Tributario toma el retail como método aceptado para efectos tributarios, ya que es un método de estimación y no de valuación, pero no podrá seguir siendo utilizado para efectos de declaración de renta. 8 A continuación se analizan los métodos más aceptados. 5.1 Método primeras en entrar, primeras en salir PEPS. Concepto. Este método se basa en la suposición de que las primeras unidades en entrar al almacén, serán las primeras en salir, razón por la cual, al finalizar el periodo contable las existencias quedan valuadas a los últimos costos de adquisición y el inventario final queda a costo actuales.

8

http://www.cijuf.org.co/documentos/FLASH/FLASH320.pdf

166

El costo de ventas quedará valuado a precios del inventario inicial y a los costos de las primeras compras, por lo que su valor no será actualizado. Lo anterior tiene efectos financieros importantes. El hecho de que el costo de ventas quede valuado a precios antiguos, distorsiona la utilidad, y se sobrevalúa. Así, estaría enfrentándose precios actuales con precios antiguos. Al valuar por este método, se obtendrá un menor costo de ventas y como consecuencia, una mayor utilidad y un mayor inventario final. El manejo físico de las mercancías en el almacén no precisa que coincida, con la manera de su valoración. Debido a las características de la economía actual con tendencias alcistas, este método se utiliza en las empresas, porque presenta los inventarios a precios mas recientes. Desde el punto de vista de utilidades, da una ganancia mayor, lo que implica mayor valor por pagar en impuesto. Para el sistema de inventario perpetuo o permanente, el control de las mercancías se da en tarjetas que deben contener los siguientes datos. 1.) 2.) 3.) 4.)

Clase y denominación del producto. Fecha de la operación registrada. Numero de comprobante que respalda la transacción Costo unitario y costo total de las existencias de lo comprado y vendido.

5.2. Métodos ultimas en entrar primeras en salir UEPS Concepto. Este método se basa en la suposición de que las ultimas unidades en entrar al almacén serán las primeras en salir, razón por la cual al finalizar el ejercicio contable las existencias quedan valuadas al costo del inventario inicial y a los precios de las primeras compras. El inventario final queda valuado a costos antiguos o desactualizados.

167

Efectos financieros. Al valuar el costo de ventas a precios actuales y enfrentarlos a los ingresos del periodo de la utilidad resulta más adecuada y cercana a la realidad, pues esta efectuándose la comparación entre precios actualizados.

5.3. Método promedio ponderado: Concepto: Consiste en dividir el importe del saldo entre el número de unidades en existencia. Esta operación se realiza cada vea que se produzca una compra, o cada vez que haya una modificación del saldo o de las existencias. Con el costo promedio se valuará el costo de ventas y el inventario final. Efectos financieros: Una de las ventajas de este método es su sencillez en el manejo de los registros en los auxiliares de almacén y en épocas de estabilidad económica, pues al no existir movimientos continuos ni cambios en los precios, el costo de ventas puede llegar a ser parecido al costo de reposición del mercado. 5.4. Método de identificación específica Conocido como el de costo identificado, se utiliza en aquellas empresas donde es posible identificar el artículo que integra el inventario con una compra específica y su factura correspondiente, por tanto, los precios específicos de las facturas se pueden utilizar para la asignación del costo a los artículos vendidos y al inventario final. Lo utilizan distribuidoras de automóviles, joyerías, etc. 5.5. Método retail Este método se conoce como el método al detal o al por menor y es utilizado por empresas como almacenes por departamentos, almacenes de cadena, tiendas de ropa, etc., que venden al menudeo gran cantidad de artículos.

168

Se utiliza por su flexibilidad para determinar costos de ventas y saldos en su existencia, sin tener que realizar inventarios físicos y por la necesidad de controlar permanentemente los inventarios cuyos registros se llevan al precio de venta. El artículo 72 de la ley 223 de 1995 manifiesta que la DIAN acepta el método de valoración retail, el cual supone que la tasa de utilidad bruta sobre las ventas es uniforme y por lo tanto, la relación entre el costo de ventas y los ingresos por ventas también corresponden a un porcentaje uniforme. El costo de ventas resultará de multiplicar las ventas por un determinado porcentaje. Para hallar el valor del inventario final, a la suma de las compras mas el inventario inicial se le resta el costo de ventas.

6. Ejemplo sobre métodos de valoración de inventarios De acuerdo con los métodos de valuación de inventarios por UEPS, PEPS y promedio, elabore el kardex por cada uno. Saldo inicial de inventarios a. b. c. d. e.

$25.000.000 correspondiente a 10.000 unidades

Vende 9.091 unidades Compra 3.304 unidades a $2.850 cada una Compra 5.904 unidades a $2.985 cada una Vende 7.920 unidades Devuelven 440 unidades de la venta anterior

169

METODO PROMEDIO PONDERADO CONCEPTO CANTIDAD Saldo inicial

ENTRADAS VR UNITARIO

VR TOTAL

CANTIDAD

SALIDAS VR UNITARIO

VR TOTAL

CANTIDAD

2,500

25,000,000

909

2,500

2,272,500

Compra

3,304

2,850

9,416,400

4,213

2,774

11,688,900

Compra

5,904

2,985

17,623,440

10,117

2,897

29,312,340

9,091

Ventas

7,920

Devolucion

(440)

2,500

22,727,500

2,500

VR TOTAL

10,000

Ventas

10,000

SALDO VR UNITARIO

25,000,000

2,897

22,946,895

2,197

2,897

6,365,445

2,897

(1,274,827)

2,637

2,897

7,640,273

52,039,840

44,399,567

PRIMERAS EN ENTRAR, PRIMERAS EN SALIR CONCEPTO CANTIDAD Saldo inicial

ENTRADAS VR UNITARIO

10,000

2,500

VR TOTAL

CANTIDAD

SALIDAS VR UNITARIO

VR TOTAL

25,000,000

Ventas

9,091

2,500

22,727,500

CANTIDAD

SALDO VR UNITARIO

VR TOTAL

10,000

2,500

25,000,000

909

2,500

2,272,500

Compra

3,304

2,850

9,416,400

909 3,304

2,500 2,850

2,272,500 9,416,400 11,688,900

Compra

5,904

2,985

17,623,440

909 3,304 5,904

2,500 2,850 2,985

2,272,500 9,416,400 17,623,440 29,312,340

Ventas

909 3,304 3,707

Devolucion

(440)

2,500 2,850 2,985

2,272,500 9,416,400 11,065,395

2,197

2,985

6,558,045

2,985

(1,313,400)

2,637

2,985

7,871,445

52,039,840

44,168,395

ULTIMAS EN ENTRAR, PRIMERAS EN SALIR CONCEPTO CANTIDAD Saldo inicial

10,000

ENTRADAS VR UNITARIO 2,500

VR TOTAL

CANTIDAD

SALIDAS VR UNITARIO

VR TOTAL

25,000,000

Ventas

9,091

2,500

22,727,500

CANTIDAD

SALDO VR UNITARIO

VR TOTAL

10,000

2,500

25,000,000

909

2,500

2,272,500

Compra

3,304

2,850

9,416,400

909 3,304

2,500 2,850

2,272,500 9,416,400 11,688,900

Compra

5,904

2,985

17,623,440

909 3,304 5,904

2,500 2,850 2,985

2,272,500 9,416,400 17,623,440 29,312,340

Ventas

5,904 2,016

Devolucion

(440)

52,039,840

2,985 2,850

17,623,440 5,745,600

909 1,288

2,500 2,850

2,272,500 3,670,800 5,943,300

2,850

(1,254,000)

909 1,728

2,500 2,850

2,272,500 4,924,800 7,197,300

44,842,540

170

7. Ejercicios sobre inventarios Elabore los siguientes ejercicios sobre valuación de inventarios por los métodos PEPS, UEPS y promedio ponderado Ejercicio 1. La empresa inicia operaciones con un inventario de $200.000 representado en 100 unidades. Día 1: Se compran 200 unidades a $2.300 cada una, pagando el 50% en efectivo y el resto a 30 días. Día 2: Se compran 500 unidades por un valor total de $1.200.000, cancelando la totalidad en efectivo Día 3: Se venden 400 unidades a $4.000 cada una, todas de contado. Día 4: Se vende a crédito un total de 200 unidades a $4.200 cada una Día 5: Nos devuelven 100 unidades de la venta anterior.

Ejercicio 2. En enero de 2009 inició operaciones con un saldo inicial de $10.000.000 representado en 500 unidades. Durante el mes realizó las siguientes operaciones Día 3: Compra 600 unidades a $18.000 cada una, todas de contado Día 5: Vende 800 unidades a $45.000 cada una, de contado Día 6: Vende 200 unidades a $48.000 cada una, a crédito Día 10: Devuelven 100 unidades de la venta de enero 6. Día 12: compran 700 unidades a $19.000 cada una, todas a crédito

171

Día 16: Devuelve 200 unidades de la compra del día 12 Día 20: Compra 800 unidades a $20.000 cada una, de contado Día 25: Vende 1.000 unidades a $46.000 cada una de contado Día 29: Vende 200 unidades a $48.000 a crédito

172

4 Estados Financieros

Todo administrador, gerente o propietario de una empresa, recibe diariamente información y cifras financieras que le sirven para la toma de decisiones. Sin embargo esta información debe ser clasificada de forma que cualquier usuario de la contabilidad pueda comprenderla, compararla y analizarla para una adecuada toma de decisiones. Es así como surgen los estados financieros, que son la relación de las partidas contables presentadas en una estructura determinada en forma confiable, equitativa y comprensible de acuerdo con los principios básicos y las normas generales. Los estados financieros son los reportes que surgen de los hechos económicos ocurridos durante determinado período y presentados de forma tal que puedan ser comprendidos y analizados por los diferentes usuarios para la toma de decisiones, teniendo en cuenta que deben ser oportunos, confiables y veraces de lo que ocurre en la empresa y que su estructura será similar independiente del tipo de usuario o la decisión que este pueda tomar.

1. Definición y clasificación de estados financieros Los Estados Financieros son una presentación financiera estructurada de la posición y las transacciones realizadas por una empresa. Los estados financieros son los informes elaborados por los administradores de la empresa para informar a los usuarios sobre la situación financiera y los resultados de la entidad en un período determinado. La gerencia debe seleccionar y aplicar las políticas contables de la empresa de manera que los estados financieros cumplan con todos los requerimientos del Decreto 2649 de 1993. Los estados financieros tienen fundamental importancia, debido a que nos dará la capacidad de tomar importantes decisiones de control, planeación y estudios de proyectos. Los Estados Financieros se clasifican en Estados Financieros de Propósito General y Estados Financieros de Propósito Especial.

173

Propósito General: “Son estados financieros que se preparan al cierre del período contable para usuarios indeterminados, con el fin de satisfacer el interés común del público para evaluar la capacidad de la Empresa en generar flujos de fondos y se caracterizan por su concisión, claridad, neutralidad y fácil consulta”9 • • • • •

Balance General Estado de Resultados Estado de Cambios en el Patrimonio Estado de Flujos de Efectivo Estado de Cambios en la Situación Financiera

“Son Estados de Propósito Especial aquellos que se preparan para satisfacer necesidades específicas de ciertos usuarios de la información contable. Se caracterizan por tener una circulación o uso limitado y por suministrar un mayor detalle de algunas partidas u operaciones”10. • • • •

El balance inicial Estados financieros de períodos intermedios Estados de costos Estado de inventario

2. Estado de resultados Denominado Estado de Ganancias y Pérdidas, identifica los ingresos obtenidos y los costos y gastos incurridos durante el período. La diferencia es el beneficio. Este estado mide la gestión de la administración en cuanto a su operación y a otras decisiones y permite la toma de decisiones a futuro sobre bases históricas y/o proyectadas. Su presentación y análisis depende de la normatividad contable. Ingresos Costos (relacionados directamente con los ingresos) Gastos (relacionados con período de tiempo)

9

Decreto 2649 de 1993 10 Decreto 2649 de 1993

10

174

El estado de resultados no tiene que ver directamente con movimiento de tesorería entre otros aspectos por: • El salario no pagado se registra como gasto sin desembolso • Los pagos a proveedores no son gastos sino flujos de tesorería • Se incurre en los gastos cuando los bienes son consumidos, no cuando son comprados o pagados (contabilidad de causación) • No es un gasto el desembolso para comprar un activo fijo, sino la amortización sobre los años siguientes. (inversión) Es decir que su elaboración requiere la aplicación del principio de causación en todos los egresos, así como el reconocimiento de los ingresos cuando se hayan realizado independientes de su cobro, lo cual permite obtener un resultado acorde a las operaciones. El estado de resultados permite determinar cuánto obtuvo en utilidades o pérdidas la empresa en un período determinado, tanto por el desarrollo de su objeto social (resultado operativo) como por otras actividades, como el caso de rendimiento de inversiones, venta de activos y otros ingresos o gastos extraordinarios.

Se determinan varios renglones importantes como son: Ingresos operativos: Ventas por su objeto social, ya sea de productos o servicios. A estas ventas se les deben restar las devoluciones, rebajas o descuentos concedidos para lograr los ingresos netos del período. Costos y gastos: Erogaciones para prestar el servicio o realizar la venta Resultado operativo: Utilidad o pérdida en el desarrollo de su objeto social. Otros ingresos y egresos: Rendimiento o gastos financieros y otras partidas que no corresponden al objeto social Utilidad antes de impuestos: Resultado de la empresa antes del impuesto de renta Provisión de impuesto: Se calcula y estima el valor del impuesto de renta del año. Utilidad neta: Resultado de la empresa después de reconocer los impuestos y de la cual se parte para el primer cálculo de los dividendos a los dueños.

175

El Estado de Resultados nos revela los resultados (utilidad o pérdida) de un período contable determinado, es decir, de un lapso de tiempo comprendido entre una fecha inicial y otra final. La estructura resumida y básica de un estado de resultados es la siguiente: Nombre de la compañía Encabezado del estado de resultados

Estado de Resultados De enero 01 a dic. 31 del año 20XX INGRESOS

MENOS: Cuerpo del estado de resultados

EGRESOS

___________________ UTILIDAD O PÉRDIDA

Como se puede observar en el cuerpo del estado de resultados, al total de ingresos se le resta el total de gastos de donde se obtiene una utilidad o una pérdida, dependiendo de: Si el total de ingresos es mayor al total de gastos se obtendrá una utilidad, de lo contrario, es decir, si los gastos son mayores a los ingresos, dará como resultado una pérdida. El estado de resultados incluye el encabezamiento que debe contener: • • • •

Nombre de la empresa Nombre del Estado Periodo al cual corresponde el estado Contenido de las cuentas debidamente clasificadas

Definamos ahora lo que es un ingreso y un egreso, según el decreto 2650 de 1 993:

176

Ingreso: Agrupa las cuentas que representan los beneficios operativos y financieros que percibe el ente económico en el desarrollo del giro normal de su actividad comercial en un ejercicio determinado, así como el valor del ajuste por inflación de los conceptos que componen esta clase, susceptibles de ser ajustados. Mediante el sistema de causación se registrarán como beneficios realizados y en consecuencia deben abonarse a las cuentas de ingresos los causados y no recibidos. Se entiende causado un ingreso cuando nace el derecho a exigir su pago, aunque no se haya hecho efectivo el cobro. Egreso: Agrupa las cuentas que representan los cargos operativos y financieros en que incurre el ente económico en el desarrollo del giro normal de su actividad en un ejercicio económico determinado, así como el valor del ajuste por inflación. Mediante el sistema de causación se registrará con cargo a las cuentas del estado de resultados los gastos causados pendientes de pago. Se entiende causado un gasto cuando nace la obligación de pagarlo aunque no se haya hecho efectivo el pago.

forma indirecta un beneficio, bien sea presente o futuro.

Dicho en otras palabras; como ingreso se registran todas las transacciones que son susceptibles de generarme una utilidad, como lo son la venta de bienes y servicios, y gasto son todas las erogaciones que realiza la sociedad con el fin de desarrollar sus operaciones normales en el negocio y obtener de ellos en

177

3. Balance General Representa la situación financiera de la empresa en un momento determinado, indicando los activos o bienes que posee y la forma como los ha financiado, ya sea vía pasivos, con aportes de los socios o con la generación interna vía utilidades. Está relacionado directamente con la ecuación contable y permite determinar los indicadores de liquidez y endeudamiento de la empresa. En el balance general se establecen las decisiones de financiación cuando se analiza el pasivo (financiación externa) y el patrimonio (financiación interna). Se involucran las decisiones de inversión, cuando una vez se tienen los recursos, se invierte en activos y estos a su vez se separan en activo corriente (corto plazo) y en activo no corriente o propiedad planta y equipo. El balance general nos muestra la situación financiera de un ente económico en un momento determinado, es decir, la totalidad de activos que posee y el grado de pertenencia de esos activos con respecto a los terceros (Pasivos) y con respecto a los dueños (Patrimonio).

Encabezado

Nombre de la compañía Balance General Fecha determinada

ACTIVOS

PASIVOS

Cuerpo del balance

PATRIMONIO

Como se puede observar el encabezado debe llevar el nombre de la compañía a la cual pertenece el estado financiero, el nombre del estado financiero y la fecha de corte, es decir, un día específico en el cual se quiere mirar la situación financiera, indicando por lo tanto, mes, día y año.

178

En cuanto al cuerpo del balance se pueden observar 3 grandes partes que son los activos, los pasivos y el patrimonio, los cuales se definirán más adelante, lo que nos interesa mostrar en el momento es que la ubicación de estas clases es clave para la interpretación general y para poder comprender la ecuación contable, con la cual iniciaremos la interpretación general de este estado financiera así:

ECUACIÓN CONTABLE ACTIVOS = PASIVOS +

Asemejemos la ecuación contable a una balanza, donde los activos están contenidos en un lado y los pasivos y el patrimonio están contenidos en el otro lado. Lo que me indica en primera instancia es que el total de los activos es igual a la sumatoria de los pasivos y el patrimonio. En otras palabras lo que me dice, en términos más avanzados, es el grado de pertenencia de los activos, o sea, cuanto pertenece a los pasivos y cuanto al patrimonio. Para comprender más lo anterior demos unas cortas definiciones de los tres grandes componentes del balance general, así: Activo, según el decreto 2649 de 1993, es: “Un activo es la representación financiera de un recurso obtenido por el ente económico como resultado de eventos pasados, de cuya utilización se espera que fluyan a la empresa beneficios económicos futuros.”, es decir, que los activos se presentan en el balance en la moneda de circulación del país donde se opere, en este caso el peso Colombiano, y que son un recurso, lo que podríamos traducir como un bien (tangible o intangible), que se consiguió por una transacción pasada.

179

Pasivo, según el decreto 2649 de 1993, es: “Un pasivo es la representación financiera de una obligación presente del ente económico, derivada de eventos pasados, en virtud de la cual se reconoce que en el futuro se deberá transferir recursos o proveer servicios a otros entes.”, lo que me indica que los pasivos también se presentan en el balance general en la moneda de circulación del país donde se opera, y que son una obligación presente o actual del ente económico derivada de transacciones pasadas, por ejemplo el haber comprado una mercancía a crédito obliga al ente económico transferir dinero en un futuro para cancelar la deuda. Patrimonio, según el decreto 2649 de 1993, es: “El patrimonio es el valor residual de los activos del ente económico, después de deducir todos sus pasivos.” Patrimonio es la obligación que la persona jurídica tiene con sus dueños, teniendo en cuenta que la persona jurídica es un ente creado por ley, por medio de una escritura, capaz de ejercer derechos y cumplir obligaciones, lo que indica es que la existencia de una persona jurídica es solamente legal y se comprueba por medio de un papel que se llama escritura, o sea, que una persona jurídica no es factible de verla como a una persona natural, que somos todos los seres humanos, y por lo tanto lo que podemos ver son sus nombres pegados en sus establecimientos de comercio, pero estos establecimientos no son la persona jurídica sino parte de los activos, por ejemplo, Éxito S.A es una persona jurídica que fue creada por unas personas naturales que se reunieron y decidieron crearla para ejecutar un objeto social como lo es la comercialización de productos; por facilidad se crea la persona jurídica y se nombra un representante legal que será quien actúe en nombre de la persona jurídica y será quien rinda cuentas a las personas naturales dueñas de la persona jurídica. Comprendiendo los términos que comprenden la ecuación contable, podemos afirmar que la ecuación contable de cualquier persona jurídica nos indica que sus activos pertenecen a terceros (pasivos) y/o a los dueños (patrimonio), lo que indica que las personas jurídicas como tal no poseen ninguna riqueza material, pues todo lo debe, pues recuerden: BALANCE GENERAL

ACTIVOS

PASIVOS PATRIMONIO

180

Si nos fijamos bien, al trazar una cuenta “T” en el balance general, los activos quedan en el débito, justo por donde aumentan, y los pasivos y el patrimonio quedan en el crédito, lado por el cual ellos aumentan; tenemos entonces una clave para determinar fácilmente por donde aumentan los activos, pasivos y patrimonio. Un ejemplo de la estructura del balance general, sería: BALANCE GENERAL

AÑO 2

AÑO 1

AÑO 2

ACTIVOS

PASIVOS

Activo corriente

Pasivo corriente

Caja Bancos Inventarios Deudores

5,000 25,000 25,000 42,000

10,000 20,000 28,000 35,000

Total activo corriente

97,000

93,000

AÑO 1

Obligaciones financieras Proveedores Cuentas por pagar Obligaciones laborales Impuestos por pagar

9,000 30,000 12,000 8,000 31,800

10,000 25,000 10,000 5,000 21,120

Total pasivo corriente

90,800

71,120

Obligaciones financieras Bonos por pagar

11,000 49,347

20,000 86,000

Total pasivo largo plazo

60,347

106,000

151,147

177,120

80,000 4,288 64,565

80,000 0 42,880

TOTAL PATRIMONIO

148,853

122,880

TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO

300,000

300,000

Activo no corriente Pasivo largo plazo Vehículos Edificios Equipo de computo Muebles y enseres Dep. acum. activos fijos

100,000 100,000 30,000 33,000 -60,000

80,000 100,000 20,000 33,000 -26,000

Total activo no corriente

203,000

207,000

TOTAL PASIVOS

TOTAL ACTIVOS

300,000

300,000

PATRIMONIO Capital Reservas Utilidades acumuladas

4. Estado de cambios en el patrimonio Mide la variación, aumentos o disminuciones del patrimonio originadas en las transacciones comerciales realizadas por la empresa durante el período contable y explica sus orígenes. Es de gran utilidad para los accionistas.

181

ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO 1997

1998

SALDO INICIAL Capital social Superávit de capital Reservas Revalorización del patrimonio Resultados del ejercicio Resultado de ejercicios anteriores Superávit por valorización Otras cuentas de patrimonio

608,808 1,627 17,406 69,339 69,978 62,851 0 387,607 0

831,811 1,733 91,383 102,293 106,609 68,262 0 461,531 0

AUMENTOS Capital social Superávit de capital Reservas Revalorización del patrimonio Resultados del ejercicio Resultado de ejercicios anteriores Superávit por valorización Otras cuentas de patrimonio

315,751 106 73,977 32,954 36,631 35,308 62,851 73,924 0

193,922 0 0 32,386 54,541 38,733 68,262 0 0

DISMINUCIONES Capital social Superávit de capital Reservas Revalorización del patrimonio Resultados del ejercicio Resultado de ejercicios anteriores Superávit por valorización Otras cuentas de patrimonio

92,748 0 0 0 0 29,897 62,851 0 0

391,749 0 71,184 0 0 35,876 68,262 216,427 0

SALDO FINAL Capital social Superávit de capital Reservas Revalorización del patrimonio Resultados del ejercicio Resultado de ejercicios anteriores Superávit por valorización Otras cuentas de patrimonio

831,811 1,733 91,383 102,293 106,609 68,262 0 461,531 0

633,984 1,733 20,199 134,679 161,150 71,119 0 245,104 0

182

5. Estado de fuentes y aplicación de fondos. Con el balance general se pueden determinar las variaciones en pesos de un año a otro, mediante la resta del año actual menos el año anterior y con esta establecer un estado financiero que se conoce como Estado de Fuentes y Aplicación de Fondos. Este estado permite analizar y evaluar las decisiones financieras. Conocido como Estado de Cambios en la Situación Financiera o Estado de cambios en la Posición Financiera. Permite conocer los recursos que ingresaron a la empresa y porqué conceptos, así como la utilización de dichos recursos en función de fuentes y aplicaciones. Es un estado que sirve para evaluar la función gerencial, dado que establece qué recursos ingresaron a la empresa y cuál fue la forma en que se gastaron, conservando el denominado principio de conformidad financiera. Es un estado financiero que evalúa la capacidad de gestión financiera de una empresa, en términos de generación y aplicación de recursos. Refleja de donde provinieron o cuales fueron las “FUENTES” de recursos a las que la administración recurrió durante un período determinado y la forma como estos “recursos” fueron “APLICADOS” o utilizados en las diferentes áreas de operación del negocio. Ayudar a evaluar la calidad de las decisiones gerenciales es el objetivo del EFAF. El término Fondos: Se considera todos aquellos recursos económicos que están disponibles para que la empresa lleve a cabo sus operaciones, estos recursos pueden ser en efectivo o en no efectivo. Se tiende a confundir el movimiento de fondos con el movimiento de efectivo, lo cual es un error. Se entiende por el término Fondos como los Recursos Económicos que están permanentemente disponibles para que la Empresa lleve a cabo sus operaciones, donde el efectivo puede llegar a ser uno de esos recursos. Por otro lado podemos decir que: FUENTES son movimientos de las cuentas de balance general y estado de resultados que originan un aumento en el capital de trabajo.

183

USOS son aquellos movimientos que ocasionan una disminución del capital de trabajo El objetivo principal de este estado es suministrar información relevante y concisa sobre los cambios en el capital de trabajo, con lo cual se proporciona un detalle de la gestión y se mejora la compresión de las actividades y operaciones de un ente económico sobre el periodo que se informa El EFAF puede ser utilizado de dos formas 11: 1) Como un Flujo histórico tendiente a comparar sus resultados con los objetivos previamente determinados por la Empresa, y 2) Como un pronóstico que permita visualizar la probable expansión de la Empresa, las necesidades resultantes y la manera de financiar tales necesidades. Análisis de las Fuentes: La empresa normalmente puede recurrir a cuatro fuentes de recursos, que busquen ser aplicados a las operaciones propias del negocio. Estas fuentes pueden ser originadas en el corto o largo plazo, de manera interna o externa a la empresa como detallaremos a continuación: Aportes o Incrementos de Capital: Se consideran un recurso de Largo Plazo, en efectivo o especie, ya que se supone que permanecerán por tiempo indefinido. Aumentos de Pasivos: Esta fuente está representada por todas las deudas que asume una Empresa tanto a corto como a largo plazo, tales como, obligaciones financieras, bonos, proveedores, prestaciones sociales , impuestos, entre otros Disminución de Activos (o desinversión o liberación de fondos): Es cuando se recurre a la liquidación de fondos representados en los activos, para aplicarlos a otras actividades del negocio y en rubros diferentes de los que originalmente provenían. Si se decide por ej. vender una maquina que ya no se necesita, con la finalidad de utilizar el dinero en la compra de materias primas para aumentar el nivel de inventarios y garantizar la estabilidad de la producción lo que se está haciendo es liberar unos fondos que antes estaban en el activo fijo.

11

Administración Financiera, Oscar León García. 1999 Prensa Moderna Editores.

184

Generación interna de fondos (G.I.F.): También denominada “Recursos propios”, esta Fuente es la más importante de todas ya que representan los fondos que directamente ya que representan los fondos que directamente se producen en la operación y da la pauta para evaluar las posibilidades a largo plazo (por ejemplo reparto de utilidades). La G.I.F. está dada por: Utilidad Neta del período + Depreciación y/o amortización del período + Cargos por provisiones de Activos + Perdidas en actividades no operacionales utilidades en actividades no operacionales = G. I. F. Este recurso es clave ya que ayuda a determinar el crecimiento a largo plazo de la empresa o es propicio para medir el rendimiento esperado por los asociados mediante la distribución de utilidades Una sana política financiera, el crecimiento de una empresa debe financiarse en forma combinada entre GIF, los aportes y los préstamos en una proporción que no altere la estructura financiera Una empresa debería financiar su crecimiento únicamente con pasivos? Una empresa debería financiar su crecimiento únicamente con aportes? Una empresa debería financiar su crecimiento únicamente con GIF?

Análisis de las Aplicaciones: Dado que las fuentes de recursos deben tener aplicación en el negocio, a continuación se enumeran cada uno de ellos, en donde prevalece la claridad que los recursos puede ser en efectivo o especie con la correlación de corto o largo plazo, pues depende de la fuente con que esté relacionado: Pago o disminución de Pasivos a corto y largo plazo: Es el pago de las deudas y obligaciones de corto o largo plazo, pues la dependencia del plazo corresponde a la procedencia de la fuente.

185

Inversiones (o aumentos de activos) Implica un aumento de valor de los activos (corrientes y no corrientes), aumentos que pueden ser considerados de corto o largo plazo según el compromiso de fondos que representen, de lo cual dependerá el tipo de fuente que se utilice para financiarlas Pago de dividendos: Estos tiene una relación directa con el GIF , pues proviene de los beneficios o reservas de los socios de una empresa, es por ello que no se puede relacionar con el corto ni largo plazo. Debe financiarse con los GIF pues de lo contrario sería una decisión que no guardaría armonía con lo que debe ser una sana política financiera Pérdidas: Cuando los egresos son mayores a los ingresos; la pérdida que ello implica se incurre a costa del deterioro de los activos, los cuales deben ser repuestos con capital propio o pasivos. Es decir se tuvo que acudir a otras fuentes de recursos, para cubrir el faltante.

186

Del texto “Administración Financiera” de Oscar León García, podemos comprender claramente la elaboración del Estado de Fuentes y Aplicación de Fondos: Una empresa tiene los siguientes estados financieros: BALANCE GENERAL Millones de pesos

Efectivo Cuentas por cobrar Inventarios Activo Corriente Maquinaria y Equipo Depreciac.acumulada Activo fijo neto TOTAL ACTIVOS

Año 1 88

Año 2 52

1,173

1,678

397

646

1,658

2,376

915 (135) 780

1,571 (209) 1,362

2,438

3,738

519 184 261 964

1,050 211 842 2,103

Bonos por pagar TOTAL PASIVOS

300 1,264

250 2,353

Capital Utilidades retenidas TOTAL PATRIMONIO

1,022 152 1,174

1,222 163 1,385

PASIVOS Y PATRIMONIO

2,438

3,738

Proveedores Impuestos por pagar Préstamo a corto plazo Pasivo corriente

187

ESTADO DE RESULTADOS Millones de pesos

Ventas netas CMV Utilidad Bruta Gastos de Administración Gastos de Ventas UTILIDAD OPERATIVA Gastos financieros Otros egresos UAI Impuestos Utilidad Neta

Año 1 4,800 2,689 2,111 511 818 782 168 6 608 184 424

Año 2 6,537 3,922 2,615 655 981 979 240 34 705 211 494

Las notas del balance son: 1. El total de dividendos declarados y pagados en efectivo durante el Año 2 fue de $483 millones. 2. Una máquina que originalmente se adquirió por $210 millones y tenía una depreciación acumulada de $134 millones, se vendió de contado por $46 millones. 3. La depreciación del período fue de $208 millones, de los cuales $180 se aplicaron a los costos de producción y el resto a gastos de administración.

Elaboración del EFAF

Paso No. 1 Establecer las diferencias en cuentas de los Balances Generales Paso No. 2 Determinar si las diferencias son Fuentes o Aplicaciones

188

BALANCE GENERAL Millones de pesos

Efectivo Cuentas por cobrar Inventarios Activo Corriente Maquinaria y Equipo Depreciac.acumulada Activo fijo neto TOTAL ACTIVOS

Año 1 88 1,173 397 1,658

Año 2 52 1,678 646 2,376

Paso 1 (36) 505 249 718

915 (135) 780

1,571 (209) 1,362

656 (74) 582

Paso 2 F A A

A

2,438

3,738

1,300

519 184 261 964

1,050 211 842 2,103

531 27 581 1,139

F F F

Bonos por pagar TOTAL PASIVOS

300 1,264

250 2,353

(50) 1,089

A

Capital Utilidades retenidas TOTAL PATRIMONIO

1,022 152 1,174

1,222 163 1,385

200 11 211

F F

PASIVOS Y PATRIMONIO

2,438

3,738

1,300

Proveedores Impuestos por pagar Préstamo a corto plazo Pasivo corriente

Paso No. 3 Elaboración de la Primera Hoja de Trabajo Es una primera aproximación al EFAF y resume la clasificación en fuentes y aplicaciones que se hizo anteriormente.

189

PRIMERA HOJA DE TRABAJO Millones de pesos FUENTES Disminución de Efectivo Aumento de Proveedores Aumento de Impuestos por pagar Aumento Préstamo a corto plazo Aumento de Capital Aumento de Utilidades retenidas TOTAL

Saldo Año 1

36 531 27 581 200 11 1,386

APLICACIONES Aumento de Cuentas por cobrar 505 Aumento de Inventarios 249 Aumento Activo fijo neto 582 Disminución de Bonos por pagar 50

TOTAL

MAQUINARIA Y EQUIPO (Costo de Adquisición) 915 Aumentos por nuevas adquisiciones

Saldo Año 2

Disminuciones por retiros

1.571

Depreciación Acumulada MAQUINARIA Y EQUIPO 135 Disminución por retiros de depreciación

1,386

Saldo Año 1

Aumento por la depreciación del período 209

Saldo Año 2

190

UTILIDADES RETENIDAS 152

Saldo Año 1

Disminución Aumento por la por pagos de utilidad neta del dividendos período 163

Saldo Año 2

En resumen, de los datos que se requieren para analizar el EFAF, faltan los siguientes en la primera aproximación: INFORMACION FALTANTE Adquisiciones Activos fijos Retiros de activos fijos Utilidad del período Depreciación del período Dividendos del período

CUENTAS RELACIONADAS Activos fijos (costo de adquisición) Activos fijos (costo de adquisición) Utilidades retenidas Depreciación acumulada Utilidades retenidas

Obsérvese cómo la información que falta en la primera aproximación está resumida en dos partidas de ese cuadro: el aumento de las utilidades retenidas por $ 11 millones y el aumento de maquinaria y equipo neto de $582. Quiere decir que esos dos datos son insuficientes para el análisis y por lo tanto deben eliminarse del cuadro y reemplazarse por los movimientos de fondos que los originaron. Paso No. 4 Depurar la información relacionada con las cuentas de utilidades retenidas y activos fijos. En las utilidades retenidas. El movimiento de la cuenta en términos de fuentes y aplicaciones es el siguiente:

191

Saldo a dic Año 1

Utilidad período

Dividendos período

Saldo dic Año 2

152

494 F

483 A

163

+ 11 F

Saldo dic/Año 1 Maquinaria y Eq. Dep. Acumulada Maq. y Eq. neto

915 135 780

Aumento

Disminución

Saldo dic/Año 2

866 A 208 F

210 134 76 F

1.571 209 1.362

GIF, con lo cual su definición es igual a: Utilidad Neta del período + Depreciaciones del período + Amortizaciones de diferidos del período + Provisiones para protección de activos + Pérdidas en ventas de activos, si la hubiere

FUENTES Disminución de Efectivo Aumento de Proveedores Aumento de Impuestos por pagar Aumento Préstamo a corto plazo Aumento de Capital Utilidad del período Depreciación del período Gasto pérdida en venta Maq. V/r Máquina vendida TOTAL

36 531 27 581 200 494 208 30 46 2,153

APLICACIONES Aumento de Cuentas por cobrar 505 Aumento de Inventarios 249 Adquisición de Maq. Y Eq. 866 Disminución de Bonos por pagar 50 Dividendos 483

TOTAL

2,153

192

Paso No. 5 Elaboración del EFAF definitivo El EFAF definitivo responde a la clasificación de las Fuentes y Aplicaciones de acuerdo con su condición: si se trata de Fuentes y Aplicaciones de corto o largo plazo, aquellas contenidas en la GIF y en dividendos y acciones. La siguiente es la presentación clasificada del EFAF: ESTADO DE FUENTE Y APLICACIÓN DE FONDOS Millones de pesos FUENTES De corto Plazo Disminución de Efectivo Aumento CxP Proveedores Aumento de Impuestos por pagar Aumento Préstamo a corto plazo Total FCP

36 531 27 581 1,175

De largo Plazo Aumento de Capital Venta de maquinaria y Eq. Total FLP

200 46 246

Generación Interna de Fondos Utilidad del período Depreciación del período Gasto pérdida en venta Maq. Total GIF

494 208 30 732

TOTAL

2,153

APLICACIONES De corto Plazo Aumento de Cuentas por cobrar Aumento de Inventarios Total ACP

505 249 754

De largo Plazo Adquisición de Maq. Y Eq. 866 Disminución De Bonos por pagar 50 Total FLP 916 Dividendos

TOTAL

483

2,153

193

Paso No. 6 Análisis del EFAF Observando el cuadro clasificado y confrontando las fuentes y las aplicaciones podremos darnos una idea de las decisiones tomadas; sin embargo, la cantidad de rubros que aparecen a lado y lado puede dificultar el análisis puesto que no es siempre fácil encontrar una relación directa entre ellos. En este sentido podríamos emitir una primera conclusión con respecto al EFAF: El EFAF no ilustra en forma directa si las decisiones fueron buenas o malas. Su función, más bien, es alertarnos sobre eventuales problemas que pueden estar implícitos en las decisiones que aparecen cuantificadas en las cifras que refleja. Para facilitar el análisis, se propone considerar los totales por categorías, así: FCP FLP GIF

1.175 246 732

ACP ALP GIF(Div)

754 916 483

Y procuramos ver su relación conforme el principio de conformidad financiera. •

Si las fuentes a corto plazo fueron $1.175 millones y las aplicaciones sólo fueron $754 quiere decir que los $421 restantes se aplicaron a largo plazo y/o al pago de dividendos.

•

Si las fuentes a largo plazo fueron $246 y las aplicaciones $916 es porque todos los $246 se emplearon en aplicaciones a largo plazo.

•

Si la GIF fue de $732 millones y los dividendos $483 millones y estos últimos deben ser financiados con GIF, la diferencia, $249, debió destinarse a financiar aplicaciones a largo plazo,

•

Por lo tanto, los $421 millones de corto plazo que estaban pendientes de cruzar, también deben relacionarse con las aplicaciones de largo plazo.

El cuadro de resumen presentaría las siguientes relaciones:

194

FCP

1175

FLP

246

GIF

732

754 421 246 249 483

ACP

754

ALP

916

DIV

483

Resumir el EFAF de esta manera da una idea de la política financiera (o política de financiación), adoptada por la empresa durante el período de análisis, la cual se refleja en las cifras del rectángulo central del cuadro. Es esa columna central la que el analista debe tratar de interpretar para establecer si las decisiones son adecuadas o no. Por ejemplo, no se cumple el principio de conformidad, cuando se están usando $421 millones de FCP para ayudar a financiar ALP. Esto significa que la empresa utilizó parte de su capital de trabajo y/o recurrió a préstamos a corto plazo para hacer tal aplicación lo que en principio se supone es una decisión riesgosa para la empresa pues compromete su liquidez. En el EFAF clasificado puede verse cómo en las fuentes a corto plazo los rubros más significativos son el aumento de CxP a proveedores y el aumento de los préstamos a corto plazo; pero teniendo en cuenta que lo que los proveedores financian es capital de trabajo operativo, es decir, cuentas por cobrar e inventarios, la relación debe establecerse entre los préstamos a corto plazo y la inversión en maquinaria y equipo. Es decir, que de los $581 correspondientes al préstamo, al menos $421 se destinaron a apoyar la financiación de la compra de maquinaria. Esta es una decisión de inversión peligrosa pues el flujo de caja libre que generará la nueva inversión en maquinaria no será suficiente para cumplir con un compromiso de deuda en tan corto plazo, menos que un año. Como consecuencia, se colocará a la empresa en situación de alto riesgo de iliquidez en el año siguiente. El resto del préstamo a corto plazo que no fue destinado a la financiación de maquinaria, o sea $160 millones, necesariamente debemos asociarlo con el incremento del capital de trabajo operativo. Pero si dicho incremento corresponde a capital de trabajo permanente o activo corriente, esta forma de financiarlo, con préstamo de corto plazo, tampoco es la más razonable. Debe financiarse con recursos propios.

195

Algunas otras preguntas pueden interesar al analista, por ejemplo: si la compra de la maquinaria y la cartera e inventarios en exceso no debieron financiarse con deuda a corto plazo, entonces: • • •

¿Por qué no se repartió menos o ningún dividendo? ¿Por qué no se recurrió a más capital de los socios o deudas a largo plazo? Si ninguna de estas dos opciones era viable, ¿por qué emprendió la empresa la adquisición de una maquinaria que no podía financiar?

Aunque el EFAF no dice si las decisiones fueron buenas o malas, al menos sirve como punto de partida para su análisis, el cual debemos apoyar en otras herramientas tales como las razones financieras.

EFAF CON BASE EN LOS CAMBIOS EN EL CAPITAL DE TRABAJO Este método se basa en la separación de las variaciones de las cuentas en dos categorías a saber: • •

Variaciones en las cuentas de capital de trabajo. Variaciones en las cuentas que no son de capital de trabajo.

La finalidad es expresar los movimientos de estas últimas en términos de lo que este método denomina “aumento o disminución en el capital de trabajo”. La limitación de este enfoque es que considera el capital de trabajo como la diferencia entre activos corrientes y pasivos corrientes, que definimos como capital de trabajo neto contable. El cambio en el capital de trabajo se calcularía así:

Activos corrientes Pasivos corrientes Capital de trabajo neto contable

Año 1 $1.658 964 694

Año 2 $2.376 2.103 273

Cambio $718 1.139 -421

Como se presentó una disminución, ésta se entiende como una fuente y de acuerdo con la presentación clasificada, el EFAF se mostraría así:

196

ESTADO DE FUENTE Y APLICACIÓN DE FONDOS Millones de pesos FUENTES Disminución del cap. Trabajo cont.

421

De largo Plazo Aumento de capital Venta de maquinaria y Eq. Total FLP

APLICACIONES De largo Plazo Adquisición de Maq. Y Eq. 866 Disminución De Bonos por pagar 50 Total FLP 916

200 46 246

Dividendos

Generación Interna de Fondos Utilidad del período Depreciación del período Gasto pérdida en venta Maq. Total GIF

494 208 30 732

TOTAL

1,399

TOTAL

483

1,399

PRINCIPIO DE CONFORMIDAD FINANCIERA Establece que las Fuentes de corto plazo deberían financiar aplicaciones a corto plazo; las fuentes a largo plazo, aplicaciones a largo plazo y la G.I.F. financiar los dividendos o pago de utilidades y lo que quedare debe aplicarse a corto plazo y/o largo plazo dependiendo de la política de crecimiento de la Empresa. APORTES DEL ESTADO DE FUENTES Y APLICACIONES AL ANÁLISIS DE LAS DECISIONES FINANCIERAS. Como se ha dicho anteriormente, el EFAF es una herramienta para los gerentes en la toma de decisiones, los cuales deben tener coherencia con la fundamentación administrativa de la empresa (objetivos, política, estrategia, tácticas, entre otros), pues estas decisiones tendrán un impacto en el corto y largo plazo, e implícitamente se reflejará en el balance general de la empresa. Es por ello, que en el EFAF, el gerente puede tomar decisiones de inversión, financiación y distribución de utilidades.

197

Sin embargo, los gerentes no pueden supeditarse solamente a esta herramienta para la toma de decisiones, es necesario complementarla con los indicadores financieros convencionales, con el fin de dar mayores bases para la toma de decisiones. Se indica que la situación ideal de un negocio, se presenta en la Ilustración. En ella se indica, que la Generación Interna de Fondos (GIF), es decir, los recursos propios debe ser el principal generador de recursos de la empresa y, a su vez, que se convierta en aquel que permita alimentar a las aplicaciones, tanto de corto como de largo plazo. Indudablemente, lo anterior es válido bajo la consideración que los recursos internos producen efectos más favorables, que los recursos externos.

Además se considera como normal

ELABORACIÓN Y ANÁLISIS DEL EFAF.Comparar los Balances al principio de un período con el final del mismo. Del estado de Ganancias y Pérdidas se conoce la utilidad o perdida del ejercicio, depreciación y cargos por provisiones y amortizaciones; además se conoce el valor del saldo de la cuenta “Corrección monetaria”. Como información adicional, y para efectos del taller explicativo a realizar conocemos el Valor Neto en libros de activos fijos retirados o vendidos.

198

Paso 1. Establecer las diferencias en cada una de las cuentas y determinar si esas diferencias son fuentes o aplicaciones, utilizando los siguientes criterios:

Cuenta

Si aumenta es:

Activo Pasivo y Patrimonio

Aplicación ( A ) Fuente (F)

Si disminuye es: Fuente (F) Aplicación ( A )

Paso 2. Elaboración de la primera aproximación al E.F.A.F. Clasificar las fuentes y aplicaciones y totalizar cada una de ellas. Consiste en elaborar un cuadro (modelo anexo) que resume, de un lado, todas aquellas variaciones que representan fuentes de fondos (los señalados con la letra F), y de otro lado, aquellas que representan aplicaciones (las señaladas con la letra A). FUENTES Cuentas Valor ($)

Total:

APLICACIONES Cuentas Valor ($)

Total:

Debemos preguntarnos si las cifras contenidas en el anterior cuadro pueden darnos una idea de la forma como fueron tomadas las decisiones de Inversión, de Financiación y de Pago de Dividendos o de Utilidades.

REQUISITO INDISPENSABLE EL PODER CONOCER: Para las decisiones de Inversión: Aumentos en el Capital de Trabajo (activos corrientes) Adquisiciones de Activos Fijos. Nuevas Inversiones a Largo Plazo. Para las decisiones de Financiación: Aumentos o disminuciones en los Pasivos. Disminuciones del Capital de Trabajo. Retiros de Activos Fijos (por venta o abandono). Liquidaciones de Inversiones a Largo Plazo.

199

Aportes de Capital. Generación Interna de Fondos G.I.F. Para las decisiones de los Dividendos o utilidades pagadas durante el año: Monto de los dividendos pagados durante el año. En resumen de los datos que se requieren para analizar el EFAF, normalmente, faltan los siguientes en la primera aproximación: Retiro de Activos Fijos Utilidad del periodo Pago de dividendos del período Depreciación del período

Activos Fijos (Costo de adquisición) Utilidades Retenidas Utilidades retenidas Depreciación acumulada

Obsérvese cómo el efecto de esta información que falta en la primera aproximación esta resumida en dos partidas de ese cuadro: el aumento o disminución de Activos Fijos Netos y el aumento o disminución de las Utilidades retenidas. Quiere decir esto que esos dos datos iniciales son irrelevantes para el análisis y por lo tanto deberá hacerse una serie de ajustes para reemplazarlos por los movimientos de los Fondos que los originaron, los cuales son los que realmente interesan y se requieren para poder hacer el EFAF definitivo y su correspondiente análisis. A dichos ajustes se le denominan “Refinamientos”.

Paso 3. Segunda aproximación al EFAF. Comencemos con el refinamiento en las cuentas de Utilidades Retenidas.

Saldo a 31/12/xx (año 1)

UTILIDADES RETENIDAS Dividendos Utilidad del Saldo a 31/12/xx del período período (año 2) (pagos) FUENTE

Dato Conocido

Dato conocido

APLICACIÓN Dato desconocido

Dato conocido

200

Comentarios al cuadro anterior: El valor de la Utilidad retenida inicial y final se obtiene del Balance General, la Utilidad del ejercicio esta dado, por lo tanto si no tuviéramos el dato de los dividendos podríamos calcularlo por diferencia ya que tendríamos los otros tres datos. En esta segunda aproximación debemos descomponer el aumento o disminución de las Utilidades retenidas; es decir haciendo aparecer cuanto corresponde a Fuente y cuanto a Aplicación.

Paso 4. Segunda aproximación al EFAF - continuación. Refinamiento simultáneo en las cuentas de Propiedad Planta y Equipo (Activos Fijos) y Depreciación acumulada. Saldo año 1 ($) (1)

Aumento ($) (2)

ACTIVO FIJO:

Dato conocido

COMPRAS (A) Dato desconocido

Depreciación Acumulada:

Dato conocido

Depreciac. Período (F) GIF Dato conocido

ACTIVO FIJO NETO:

Dato conocido

Dato desconocido

CUENTA:

Disminución ($) (3) RETIROS Dato desconocido Retiros depreciac. Dato desconocido Dato conocido (F)

Saldo año 2 ($) (4) Dato conocido

Dato conocido

Dato conocido

Comentarios al cuadro anterior: Necesitamos hacer “desaparecer” el aumento o disminución del Activo Fijo Neto, haciendo aparecer las Fuentes y Aplicaciones que lo generaron. Se deben tener presentes las siguientes consideraciones: Renglón Depreciación acumulada: Se conocen los valores de las columnas 1, 2 y 4; por diferencia se halla el valor de la columna 3 (retiros depreciación) Columna Nro.3 - Disminución: Se conocen valores de las líneas 2 y 3; por diferencia hallamos valor de la línea 1 (disminución Activos) Renglón Nro. 1 Activos Fijos: Se conocen columnas 1,3 y 4 por diferencia se halla valor de la columna 2.

201

Para efectos de presentación en EFAF definitivo, de acuerdo a esta metodología, las compras de Activos Fijos se deben presentar como una Aplicación, la Depreciación hace parte de la G.I.F e implícitamente ira como una Fuente y el retiro o venta neta de Activos como una Fuente.

Paso 5. Segunda aproximación al EFAF - Refinamiento a la Generación Interna de Fondos G.I.F.: Utilidad Neta del período + Depreciación y/o amortización del período + Cargos por provisiones de Activos + Perdidas en actividades no operacionales Utilidades en actividades no operacionales = G. I. F.

Paso 6. Determinación del EFAF ya depurado, de acuerdo a refinamientos efectuados en Pasos 3 a 5 (cuadro similar al expuesto en Paso 2)

Paso 7. Clasificación detallada por el plazo. Basados en el paso anterior, se clasifican las Fuentes y Aplicaciones por el plazo de la siguiente forma:

202

FUENTES

APLICACIONES

FUENTES DE CORTO PLAZO

APLICACIONES DE CORTO PLAZO

Activos corrientes Pasivos corrientes

XXX XXX

Pasivos corrientes Activos corrientes

XXX XXX

Total fuentes de corto plazo

XXX

Total aplicaciones de corto plazo

XXX

FUENTES DE LARGO PLAZO

FUENTES DE LARGO PLAZO

Activos no corrientes

XXX

Pasivos no corrientes

$ XXX

Pasivos no corrientes Patrimonio (Capital)

XXX XXX

Activos no corrientes Patrimonio (Capital)

XXX XXX

Total fuentes de largo plazo

XXX

Total aplicaciones de largo plazo

XXX

GENERACIÓN INTERNA DE FONDOS

DISTRIBUCIÓN DE UTILIDADES

Utilidad neta

XXX

Más: Costo y gastos que no implican salida de efectivo Más: Pérdidas en actividades no operacionales

XXX

Pago de utilidades en dividendos o ti i i Total distribución de utilidades

XXX

TOTAL APLICACIONES

XXX

XXX

XXX

Menos: Utilidades en actividades no operacionales

XXX

Total GIF

XXX

TOTAL FUENTES

XXX

203

Paso 8. Presentación del EFAF clasificado y resumido (basado en paso anterior) Punto de partida para iniciar análisis. FUENTES

Valor ($)

Subtotal FCP: Subtotal FLP: G.I.F.

APLICACIONES Subtotal ACP:

Valor ($)

Subtotal ALP: Dividendos Pérdidas

TOTALES:

TOTALES:

Con las cifras resultantes se comienza a establecer su relación, aplicando el principio de conformidad Financiera. Se debe tener muy presente que las cifras definitivas del EFAF no dicen si las decisiones fueron buenas o malas, al menos sirve de Punto de partida para el análisis de éstas y para poder llegar a conclusiones razonables debemos apoyarnos en otras herramientas tales como análisis de índices financieros, presupuestos de efectivo, rotaciones (cartera, inventarios, Cuentas x pagar proveedores )

6. Estado de flujo de efectivo Es muy similar al Estado de Cambios en la situación financiera, pero solamente considera las entradas y salidas de recursos en función de caja, es decir que no involucra las partidas que no muevan efectivo, como depreciaciones, amortizaciones, provisiones y ventas o pagos que se hacen a crédito. Permite conocer con cuanto efectivo inicia la empresa, cuanto le ingresa en efectivo por su operación, cuanto por inversiones y cuanto por financiación, para evaluar las decisiones de la gerencia. El estado de flujo de efectivo muestra el efectivo recibido o desembolsado durante el periodo por actividades de operación, inversión y financiación, así:

204

•

•

•

Actividades de operación: Las que afectan los resultados operacionales de la empresa y son entradas de efectivo como recaudos por venta de bienes y servicios, recaudos de cartera, rendimientos y cobros de intereses y rendimientos de inversiones. Los desembolsos de efectivo serán la compra de materias primas, pago de nómina, pago de impuestos e intereses, pago de prestaciones sociales. Actividades de inversión: Las que implican cambios en los recursos no operativos como las producidas por la venta de propiedad planta y equipo o inversiones. Los desembolsos en actividades de inversión son la adquisición de activos operacionales o inversiones en bienes. Actividades de financiación: Son las que implican un cambio en el pasivo y patrimonio de la empresa como dineros recibidos por préstamos o aportes sociales.

Para comprender la estructura del estado de flujo de efectivo por los dos métodos, retomemos un ejemplo completo de elaboración del EFAF y EFE. Una empresa tiene la siguiente información del balance general y el estado de resultados: Ejemplo S.A. ESTADO DE RESULTADOS AÑOS 2006 Ventas netas CMV Utilidad Bruta Gastos de administración y ventas UTILIDAD OPERATIVA Intereses Otros egresos UAI Impuestos Utilidad neta

2007 428 338 90 50 40 6 0 34 7 27

514 406 108 60 48 9 4 35 7 28

205

Ejemplo S.A. BALANCE GENERAL

Efectivo Cuentas x cobrar Inventarios Inversiones temporales Activo corriente

AÑOS Variaciones 2007 2006 20 25 5 56 67 11 88 40 -48 2 2 0 166 134

Tipo A A F

Inversiones a largo plazo

17

34

17

A

Maquinaria y equipo Depreciación acumulada Activo fijo neto

120 40

180 52

60 12 48

A

TOTAL ACTIVOS

263

296

Proveedores Impuestos por pagar Préstamo a corto plazo Pasivo corriente

81 7 4 92

95 7 9 111

14 0 5

F F F

Préstamos a largo plazo TOTAL PASIVOS

40 132

45 156

5

F

Capital Utilidades retenidas TOTAL PATRIMONIO

80 51 131

85 55 140

5 4

F F

PASIVOS Y PATRIMONIO

263

296

206

Notas al balance: -

El total de dividendos declarados y pagados en efectivo durante 2007 fue de $ 24 millones.

-

Una máquina que originalmente se adquirió por $ 24 millones y tenía una depreciación acumulada de $ 8 millones, se vendió de contado por $ 12 millones.

-

La depreciación del periodo fue de $ 20 millones.

Elaboración del EFAF Después de haber sacado las variaciones y determinado las Fuentes y Aplicaciones procedemos a separarlas en dos columnas:

FUENTES Disminución Inventarios Aumento cxp proveedores Aumento de impuesto x pagar Aumento préstamo a largo plazo Aumento préstamo a largo plazo Aumento de capital Aumento de utilidades retenidas TOTAL FUENTES

48 14 5 5 5 4 81

APLICACIONES Aumento efectivo Aumento cxc Aumento Inversiones a largo plazo Aumento maquinaria y equipo neto

5 11 17 48

TOTAL APLICACIONES

81

A la anterior clasificación le debemos realizar depuraciones para obtener mayor información. En las notas al balance se menciona la venta de una máquina, vamos a depurar la cuenta maquinaria y equipo neto. Recordemos las cuentas T, a continuación se puede observar los movimientos que afectan dicha cuenta:

207

Maquinaria y equipo (costo)

Depreciación Acumulada equipo

Saldo inicial Aumento por compras

Saldo inicial Disminución

Disminución x retiros depreciación

Saldo final

Aumento Saldo final

Por lo tanto los movimientos generados en la cuenta maquinaria y equipo serían:

Maquinaria y equipo Depreciación acumulada Maquinaria y equipo neto

Saldo a Dic /2006 120 40 80

Aumento

Disminución

84 20

24 8 16

Saldo a Dic /2007 180 52 128

Por lo tanto tuvimos compras de maquinaria por $84 y retiros de depreciación por venta de maquinaria $ 8. Otra depuración que debemos llevar a cabo es la cuenta de utilidades retenidas

Utilidades retenidas Saldo inicial

Disminución x pago de dividendos

Aumento x la utilidad neta del periodo

Saldo final

Saldo a Dic /2006 Aumento 51 28

Dividendos del periodo Saldo a Dic /2007 24 55

208

Con las anteriores depuraciones de maquinaria y equipo y utilidades retenidas el EFAF queda de la siguiente manera: FUENTES Disminución Inventarios Aumento cxp proveedores Aumento préstamo corto plazo Aumento préstamo a largo plazo Aumento de capital UTILIDAD DEL PERIODO DEPRECIACIÓN DEL PERIODO VALOR EN LIBROS MAQ VENDID TOTAL FUENTES

48 14 5 5 5 28 20 16 141

APLICACIONES Aumento efectivo Aumento cxc Aumento Inversiones a largo plazo ADQUISICIÓN MAQ Y EQUIPO DIVIDENDOS

5 11 17 48 24

TOTAL APLICACIONES

81

En azul aparecen señaladas las nuevas depuraciones En las notas al balance nos dicen que la máquina que se vendió tenía valor en libros $16, pero se vendió en $12, esto lo podemos desagregar en dos partidas: VALOR MÁQUINA VENDIDA $12 GASTO PÉRDIDA EN VENTA MAQUINARIA $4 Finalmente el EFAF lo clasificamos en corto y largo plazo y en generación interna de fondos (GIF)

209

Compañía las Delicias ESTADO DE FUENTES Y APLICACIÓN DE FONDOS AÑO 2007 FUENTES De corto plazo Disminución de inventarios Aumento cxp proveedores Aumento préstamo a corto plazo TOTAL FCP

48 14 5 67

De largo plazo Aumento préstamo a largo plazo Aumento de capital VALOR MAQUINA VENDIDA TOTAL FLP

5 5 12 22

Gerencia interna de fondos UTILIDAD DEL PERIODO DEPRECIACIÓN DEL PERIODO GTO PÉRDIDA EN VTA DE MAQ TOTAL GIF

28 20 4 52

TOTAL FUENTES

APLICACIONES De corto plazo Aumento efectivo Aumento cxc

5 11

TOTAL ACP

16

De largo plazo Aumento inversiones a largo plazo ADQUISICIÓN MÁQ Y EQUIPO TOTAL ALP

17 84 101

DIVIDENDOS

141

TOTAL APLICACIONES

24

141

Aquí se presenta la forma de elaborar el FLUJO DE EFECTIVO por el método directo Básicamente el método lo que hace es coger el Estado de Resultados y dejar específicamente las cuentas que representan efectivo, por ejemplo la VENTAS que aparecen en el Estado de Resultados contiene las ventas de contado y las ventas a crédito, para efectos del Flujo de Efectivo debemos dejar sólo las de contado y así con el resto de cuentas:

210

Ejemplo S.A. ESTADOS DE RESULTADOS AÑO 8 2008 2007 428 514 338 406 90 108 50 60 40 48 6 9 0 4 34 36 7 7 27 28

Ventas netas CMV Utilidad Bruta Gastos de administración y Ventas UTILIDAD OPERATIVA Intereses Otros egresos UAI Impuestos Utilidad neta

Vamos a depurar cada una de las cuentas del estado de resultados: VENTAS NETAS Cuentas x cobrar a Dic 31 / 2006

56

Más ventas 2007

514

Menos cuentas x cobrar Dic 31 / 2007

-67

Ingreso x recaudo cartera y ventas de contado

503

Esto es lo que nos debían al principio del 2007, lo obtenemos del balance. Las ventas totales del 2007, lo obtenemos del Estado de Resultados. Esto es lo que nos debían al final del 2007, lo obtenemos del balance. Estos son los ingresos x recuperación de cartera y ventas de contado.

211

CMV Inventario a Dic 31 / 2006

88

Más compras y CIF

358

Menos cuentas inventario a Dic 31 / 2007

-40

Costo de ventas 2007

406

Cuentas con proveedores Dic 31 / 2006

81

Más compras y CIF

358

Menos cuentas proveedores Dic 31 / 2007

-95

Desembolso por compras y CIF

344

Inventario inicial del 2007, lo obtenemos del balance general. Este dato no lo tenemos, es una incógnita que se despeja. Inventario final del 2007, lo obtenemos del balance general. Este dato lo tenemos, se obtiene del Estado de Resultados. Deudas con proveedores de materia prima que teníamos al inicio del 2007. Compras de materia prima que realizamos en el 2007. Son las deudas con los proveedores de materia prima al final del 2007. Pagos de CXP y compras de materia prima que realizamos en efectivo.

GASTOS DE ADMINISTRACIÓN Y VENTAS Gastos acumulados x pagar a Dic 31 / 2006

0

Más gastos causado en el periodo

60

Menos gastos acumulados por pagar Dic / 2007

0

Menos depreciaciones y similares

-20

Desembolso por gastos administración y ventas

40

Son gastos que teníamos pendientes por pagar al inicio del 2007. Son la totalidad de los gastos que se realizaron en el 2007. Son gastos que teníamos pendientes por pagar al final del 2007. Depreciaciones (y amortizaciones) no representan salida de efectivo. Estos son los gastos en efectivo que se hicieron en el 2007.

212

OTROS EGRESOS

9

OTROS EGRESOS

0

Se obtiene del Estado resultados, en el 2007.

de

IMPUESTOS Impuestos x pagar a Dic 31 / 2006

7

Más provisión impuestos 2007

7

Menos impuestos x pagar Dic 31 / 2007

-7

Impuestos pagados en 2007

7

Impuestos pendientes x pagar al inicio del 2007, se obtiene del balance. Son los impuestos que se pagarán correspondientes al 2007. Impuestos pendientes x pagar al final del 2007, se obtiene del balance. Impuestos pagados en efectivo en el 2007.

Quedaron depuradas todas las cuentas del Estado de Resultados, sumemos las que son entradas de efectivo y restemos las que son salidas. Ingresos x recaudo y ventas de contado Menos Pagos a proveedores Gastos de administración y ventas Intereses Otros egresos Impuestos Total desembolsos en efectivo EFECTIVO GENERADO POR LAS OPERACIONES

503 344 40 9 0 7 400 103

213

Ejemplo S.A. ESTADOS DE FLUJO DE EFECTIVO Efectivo generado por las operaciones

Más o menos efectivo proporcionado (demandado) por las actividades Aumento de capital Venta de maquinaria y equipo Préstamos a corto plazo Préstamos a largo plazo

Efectivo demandado por las actividades de inversión Compra de maquinaria Inversiones de largo plazo

Pago de dividendos AUMENTO DEL EFECTIVO

103 Se obtiene de los refinamientos anteriores

27 Se obtiene del EFAF Se obtiene del EFAF Se obtiene del EFAF Se obtiene del EFAF

5 12 5 5

-101 84 17

Se obtiene del EFAF Se obtiene del EFAF

-24 Se obtiene del EFAF Debe coincidir con la variación del efectivo en 5 el balance

214

Aquí se presenta la forma de elaborar el FLUJO DE EFECTIVO por el método indirecto

UTILIDAD NETA Depreciación del periodo Gasto pérdida venta de maquinaria GENERACIÓN INTERNA DE FONDOS Intereses FLUJO DE CAJA BRUTO Aumento cxc Disminución de inventarios Aumento cxp proveedores Efectivo generado por las operaciones Efectivo proporcionado (de financiación Aumento de capital Venta de maquinaria y equipo Préstamo a corto plazo Préstamo a largo plazo Intereses

mandado)

28 20 4 52 9 61 -11 48 14 112 por

las

Efectivo demandado por las actividades de inversión Compra de maquinaria Inversiones a largo plazo Pago de dividendos Aumento del efectivo

actividades

de

18 5 12 5 5 -9 -101 -84 -17 -24 5

215

7. Taller general de contabilidad y estados financieros

En agosto 6 se constituye una empresa de asesorías contables, para lo cual los socios aportan $150’000.000 con cheque, con los cuales se abre inmediatamente una cuenta corriente en el banco. Agosto 10 Se compra un computador por $3’000.000, con cheque. Agosto 13 Nos contratan como asesores contables en la empresa “X” por el término de 8 meses por un total de $16’000.000, los cuales serán cancelados al finalizar el contrato. Agosto 30 se pagan salarios por $1’500.000, con cheque. Septiembre 5 Se compra papelería por $2’000.000, con cheque. Septiembre 10 Se compra una oficina por $30’000.000, la cual es cancelada así: 30% con cheque y el resto a 4 meses. Septiembre 16 Se presta una asesoría contable por $4’000.000, los cuales fueron consignados en el banco. Septiembre 20 Se paga con cheque el valor de $150.000 por concepto de almuerzos para los miembros de la junta directiva. Septiembre 30 Se pagan salarios por $2’000.000, con cheque Octubre 4 Se adquiere un vehículo por $23’000.000, el cual se cancela de la siguiente manera: 60% con cheque y el resto a 2 meses Octubre 8 Se consigna un cheque por valor de $20’000.000 el cual corresponde a una asesoría que se prestará durante los próximos 13 meses. Octubre 15 Se presta una asesoría por $6’000.000, los cuales son consignados en el banco. Octubre 23 Se paga con cheque gasolina por valor de $800.000. Octubre 31 Se pagan salarios por $2’000.000, con cheque.

216

Noviembre 10 Se compran escritorios y sillas por valor de $3’000.000, con cheque. Noviembre 17 Se cancela la deuda que se tiene por la compra del vehículo, con cheque. Noviembre 20 se compra un seguro contra robo por $500.000 con cheque. Noviembre 25 Se presta una asesoría por $3’000.000 a crédito. Noviembre 30 Se cancelan salarios por $2’500.000 con cheque. Diciembre 10 Se cancela la deuda que se tiene por la compra de la oficina. Diciembre 20 Nos cancelan la asesoría que nos debían, valor que es consignado en el banco. Diciembre 27 Se cancelan servicios públicos por valor de $600.000, con cheque.

Elaborar: -

Libro diario Libro mayor Balance de prueba Ajustes Balance de prueba ajustado Cierre de cuentas temporales Balance de prueba después de cierre Estado de Resultados Balance General EFAF para el último mes.

217

5 Análisis financiero El objeto de estudio de las finanzas se centra en las decisiones financieras de inversión, financiación y manejo de la tesorería a través de las finanzas. Es por esto que se considera de gran importancia el manejo de las finanzas por todos los profesionales para comprender los elementos básicos de análisis financiero para la toma de decisiones, teniendo en cuenta que la función financiera está involucrada en las diferentes áreas por lo cual no es responsabilidad del gerente financiero, sino de todos los funcionarios involucrados en las diferentes disciplinas, áreas y oportunidades de la organización empresarial. Análisis financiero no es aprender cálculos matemáticos ni fórmulas, es la conceptualización, fundamentación teórica que permita conocer, ver, discutir, analizar. No leamos como si ya sabemos todo porque perdemos la capacidad de asombro. “Que el conocimiento no se vuelva paisaje”. No hagamos tareas y lectura de material; disfrutemos de los contenidos y las actividades con creatividad y aplicación de conceptos.

1. Información financiera a. La información contable: Los datos contables se organizan bajo el método de partida doble, esto quiere decir que todo movimiento contable debe contar con una contrapartida que lo equilibre, de esta manera, por ejemplo, un ingreso de dinero a caja está relacionado con una venta, con la adquisición de una obligación o con el pago de un dinero adeudado. Lo que hace la organización contable es indicar el origen y el destino de los diferentes movimientos que afectan la estructura financiera del proveedor de la información. Para que la información contable refleje de manera fiel la situación de quien la suministre y además para que su lectura sea homogénea, se ha dispuesto la utilización de los principios de aceptación general que se extienden en la actualidad por la mayor parte de los países del mundo.

218

b. Los datos financieros: Se relacionan con la historia de quien suministra la información, que por lo general se encuentran por fuera de la organización y por lo tanto corresponden a la percepción de terceros que tienen acerca del reportante de la información en relación con su comportamiento, fortalezas, debilidades, factores de riesgo y criterios de éxito. Son múltiples las fuentes que proporcionan estos datos financieros como el caso de bases de datos públicas, bases de datos privadas como las centrales de riesgo, información de proveedores y clientes, bolsas de valores, entre otros. A partir de los tipos de datos que alimentan la información financiera, surgen los registros contables básicos, que funcionan con un sencillo sistema en el que siempre afectan por lo menos dos cuentas, el cual se conoce con el nombre de partida doble. La información financiera está fundamentada en el balance general, el estado de resultados e información complementaria que se requiere para un buen análisis financiero.

El balance general contiene los activos o decisiones de inversión, clasificadas en activo corriente y activo a largo plazo; pasivos o decisiones de financiación con terceros y que se clasifica en pasivo corriente (deudas de corto plazo) y pasivo a largo plazo y por último el patrimonio o financiación con los dueños.

219

ACTIVO Corriente Efectivo Inversiones Deudores Inventarios

PASIVOS Pasivo corriente Proveedores y cuentas por pagar Obligaciones laborales Total pasivo corriente

Total activo corriente

Pasivo a largo plazo Obligaciones financieras Total pasivo a largo plazo

Activo no corriente

TOTAL PASIVOS

Inversiones Deudores Prop. Planta y equipo Otros activos no corrientes Total activo no corriente

PATRIMONIO Capital social (Acc. Susc y Pagadas) Reservas Revaloración del patrimonio Resultado ejercicio Total patrimonio

TOTAL ACTIVOS

TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO

CUENTAS DE ORDEN DEUDORAS

CUENTAS DE ORDEN ACREEDORAS

220

INGRESOS OPERACIONALES COSTO DE VENTAS UTILIDAD BRUTA EN VENTAS GASTOS OPERACIONALES Gastos de administración Gastos de ventas UTILIDAD OPERACIONAL INGRESOS NO OPERACIONALES Financieros Otros gastos no operacionales RESULTADO ANTES DE IMPUESTO PROVISIÓN IMPUESTO DE RENTA RESULTADO NETO DEL EJERCICIO

El estado de resultados por su parte incluye los ingresos operativos o ventas a los cuales se les restan los costos por la producción del bien o prestación del servicio para obtener la utilidad bruta. A la utilidad bruta se le restan los gastos operativos (administración y ventas) y se obtiene la utilidad operativa que es uno de los principales renglones. Luego se restan otros gastos no operativos como financieros y se suman otros ingresos no operativos, se resta la provisión de impuestos y se obtiene la utilidad neta.

221

La demás información necesaria se relaciona con las compras, los saldos iniciales de cartera, proveedores, inventarios, entre otros, la depreciación del período, amortización del período, compras y retiros de activos, tasa esperada por los dueños, costo de cada una de las fuentes de financiación, tasa de impuestos, así como las políticas de cartera, inventarios, proveedores y demás metas de la empresa y en lo posible los resultados o promedios del sector para una vez se tenga el resultado pueda hacerse un diagnóstico frente al histórico, la meta, el sector y establecer estrategias.

2. Fundamentos del análisis financiero La finalidad de todo proceso contable es la preparación de los Estados Financieros, que son los medios por los cuales se pueden determinar los asuntos financieros de una empresa en cuanto a su posición en una fecha determinada o a sus operaciones a través de un período de tiempo. El análisis financiero son las técnicas utilizadas para diagnosticar la situación y perspectivas de la empresa y tomar decisiones adecuadas. Es parte del análisis global. Solo un análisis continuo de todas las áreas permite conocer la empresa y facilita las decisiones viables. Las herramientas del análisis financiero son los medios internos y externos que sirven de soporte para desarrollar el análisis financiero, como son: -

Estados financieros de por lo menos 3 períodos Procesos funcionales de las áreas Presupuestos y proyecciones financieras Matemática financiera Información macroeconómica y sectorial

Sin embargo es de gran importancia la medición y análisis de los datos de acuerdo con las técnicas y procedimientos de análisis financiero, en cuanto a: -

Análisis vertical Análisis horizontal Cálculo y análisis de condiciones financieras Cálculo y análisis de los resultados de las operaciones

222

3. Análisis vertical y horizontal

El análisis vertical se realiza sobre un solo estado financiero y relaciona las partes que lo conforman tomando una base del mismo. Es estático ya que solo utiliza un estado. Los valores absolutos en algunos casos no dicen nada, mientras que el análisis vertical suministra mayor información para la toma de decisiones en la estructura financiera. El análisis horizontal es un análisis dinámico porque indica los cambios en las cuentas de un período a otro, por lo cual requiere utilizar un estado financiero de dos períodos diferentes. Toma los datos del año más reciente y al frente los datos del menos reciente para determinar las variaciones absolutas en pesos y las variaciones porcentuales como la división de la variación absoluta en el año menos reciente.

El análisis vertical sobre el balance se fundamenta en la participación de cada cuenta con respecto a los subtotales y de los subtotales con respecto al total de cada grupo. También puede elaborarse como cada cuenta con respecto al total del activo o al total del pasivo y patrimonio.

223

En cuanto al análisis horizontal en el balance, se toma en pesos por la diferencia entre el cada período analizado y luego en porcentaje al dividir la variación en pesos sobre el período anterior. Analicemos un ejemplo de análisis vertical y horizontal sobre un balance general: BALANCE GENERAL AÑO 1 ACTIVO Corriente Efectivo Inversiones Deudores Inventarios Otros corrientes

AÑO 2

ANALISIS VERTICAL AÑO 1 AÑO 2

ANALISIS HORIZONTAL

12,270 417 74,441 70,355 629

16,254 11 80,102 62,114 674

7.76% 0.26% 47.08% 44.50% 0.40%

10.21% 0.01% 50.33% 39.03% 0.42%

3,984 -406 5,661 -8,241 45

32.47% -97.36% 7.60% -11.71% 7.15%

Total activo corriente

158,112

159,155

18.04%

16.49%

1,043

0.66%

Activo no corriente Inversiones Deudores Prop. Planta y equipo Otros activos

360,793 9,819 112,811 234,793

431,342 11,453 107,564 255,813

50.23% 1.37% 15.71% 32.69%

53.50% 1.42% 13.34% 31.73%

70,549 1,634 -5,247 21,020

19.55% 16.64% -4.65% 8.95%

Total activo no corriente

718,216

806,172

81.96%

83.51%

87,956

12.25%

TOTAL ACTIVOS

876,328

965,327

53,454 82,559 6,872 2,030 11,003

34,859 101,367 6,918 2,198 5,420

34.28% 52.95% 4.41% 1.30% 7.06%

23.12% 67.24% 4.59% 1.46% 3.60%

-18,595 18,808 46 168 -5,583

-34.79% 22.78% 0.67% 8.28% -50.74%

155,918

150,762

88.95%

82.06%

-5,156

-3.31%

Pasivo a largo plazo Obligaciones financieras Obligaciones laborales Otros pasivos a largo plazo

10,048 0 9,324

24,696 0 8,257

51.87%

74.94%

14,648

145.78%

48.13%

25.06%

-1,067

-11.44%

Total pasivo a largo plazo

19,372

32,953

11.05%

17.94%

13,581

70.11%

175,290

183,715

20.00%

19.03%

8,425

4.81%

Capital social Reservas Revalorización del patrimonio Resultado ejercicio Resultado ejercicios anteriores Otras cuentas de patrimonio

1,733 175,555 226,379 42,858 0 254,513

1,733 167,457 260,469 53,659 0 298,294

0.25% 25.04% 32.29% 6.11% 0.00% 36.31%

0.22% 21.42% 33.32% 6.87% 0.00% 38.16%

0 -8,098 34,090 10,801 0 43,781

0.00% -4.61% 15.06% 25.20% 100.00% 17.20%

Total patrimonio

701,038

781,612

80.00%

80.97%

80,574

11.49%

TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO

876,328

965,327

PASIVOS Pasivo corriente Obligaciones financieras Proveedores y cuentas por pagar Obligaciones laborales Pasivos estimados Otros pasivos Total pasivo corriente

TOTAL PASIVOS PATRIMONIO

224

El análisis horizontal en el estado de resultados es similar, ya que se toman las variaciones en pesos y en porcentaje de cada periodo analizado. Con relación al análisis vertical en el estado de resultados, todos los renglones se dividen con respecto a las ventas o ingresos operacionales para determinar por cada $100 en ventas cuanto es costo, cuanto es gasto, cuanto es utilidad operativa, etc., es decir que estamos determinando los márgenes operativos, brutos, netos y cada participación de egresos operativos, ingresos no operativos y otros egresos sobre el total de ingresos operativos. Observemos un ejemplo de análisis horizontal y vertical sobre el estado de resultados: ANALISIS VERTICAL

ANALISIS HORIZONTAL

ESTADO DE RESULTADOS AÑO 1

AÑO 2

AÑO 1

INGRESOS OPERACIONALES

95,000

120,000

COSTO DE VENTAS

68,000

90,000

71.58%

UTILIDAD BRUTA EN VENTAS

27,000

30,000

GASTOS OPERACIONALES Gastos de administración Gastos de ventas

26,000 12,000 14,000

AÑO 2 25,000

26.32%

75.00%

22,000

32.35%

28.42%

25.00%

3,000

11.11%

29,000 13,200 15,800

27.37% 46.15% 53.85%

24.17% 45.52% 54.48%

3,000 1,200 1,800

11.54% 10.00% 12.86%

1,000

1,000

1.05%

0.83%

0

0.00%

20 20 0

70 70 0

0.02% 100.00% 0.00%

0.06% 100.00% 0.00%

50

250.00%

GASTOS NO OPERACIONALES Financieros Otros gastos no operacionales

225 225 0

150 150 0

0.24% 100.00% 0.00%

0.13% 100.00% 0.00%

-75

-33.33%

RESULTADO ANTES DE IMPUESTO

795

920

0.84%

0.77%

125

15.72%

PROVISION IMPUESTO DE RENTA

295

320

0.31%

0.27%

25

8.47%

RESULTADO NETO DEL EJERCICIO

500

600

0.53%

0.50%

100

20.00%

UTILIDAD OPERACIONAL INGRESOS NO OPERACIONALES Financieros Otros ingresos no operacionales

225

4. Indicadores financieros Un indicador financiero es la relación entre cifras extractadas de los estados financieros o de información complementaria, con la cual el administrador o analista se podrá formar una idea sobre el comportamiento de determinado aspecto o área de la organización. A partir de los indicadores financieros, el analista podrá realizar un diagnóstico sobre la situación de la empresa. Los principales indicadores financieros son la liquidez, la rentabilidad y el endeudamiento, teniendo en cuenta que no son aspectos aislados sino que tienen relación directa. La liquidez se refiere a la capacidad de la organización para cumplir los compromisos de corto plazo, determinando el riesgo de iliquidez que pudiera presentar la empresa. La rentabilidad determina la eficiencia en el uso de los activos de la empresa, relacionando el margen de utilidad de las ventas y el volumen de inversión en activos, para comparar con el costo de capital y la rentabilidad del patrimonio, con lo cual se podrá determinar el aumento o disminución del valor de la empresa El endeudamiento determina el riesgo de la empresa por endeudarse, así como la capacidad de dicho endeudamiento a determinado nivel

226

Interpretación de los indicadores: Podría considerarse que la más importante medida de comparación es tomar los resultados obtenidos frente a los objetivos y metas de la organización. Un índice tiene sentido si se compara con otra cifra o parámetro, tal como el promedio del sector o la actividad, con el mismo índice de períodos anteriores, con las metas y objetivos de la empresa o con otros índices que se pueda relacionar. a. La comparación con el promedio del sector o “estándar de la industria” representa la medida normal o ideal para la empresa que se analiza, es decir que se convierte en una base o meta para cumplir. La mayoría de actividades industriales, comerciales y de servicios tienen sus propios estándares de operación, dependiendo del nivel de riesgo con el que opera, de acuerdo con las características del sector, el tipo de producto, los clientes, la competencia, etc. Este estándar podrá variar a través del tiempo, de acuerdo con el desarrollo de los factores políticos, sociales, económicos, financieros, condiciones de mercado, riesgos de las empresas, etc. b. La comparación con índices de períodos anteriores, determina progreso o retroceso de la organización, ya que dos parámetros de comparación permiten realizar juicios diferentes y quizás más objetivos que al tener un solo parámetro, por lo cual el hecho de tener mayor información y bases de comparación, hace que sea más preciso el análisis y las decisiones a tomar. Por ejemplo, en el caso anterior si se tiene que la rentabilidad de los períodos anteriores era del 16% y del 20%, podrá establecerse que la empresa ha venido creciendo su indicador y aunque no ha alcanzado el nivel ideal, la situación ha mejorado ostensiblemente. c. En cuanto a la comparación con las metas y objetivos de la organización, es la más valiosa alternativa de comparación. Todo proceso de planeación financiera implica determinar objetivos para cada actividad futura y el resultado de los indicadores apuntará al cumplimiento de dicho objetivo, los cuales podrán tener como base los estándares o ideales del sector, es decir, retomando el argumento que entre más parámetros de comparación existan, más exacto será el juicio. d. Comparación con otros índices a relacionar es cuando tomamos el indicador obtenido y lo comparamos con otro que tenga que ver con el, lo cual puede ayudar a explicar su comportamiento y resultado. Esto ocurre entre indicadores que tienen relación y donde un cambio en éstos implica un cambio en el otro indicador.

227

5. Indicadores de liquidez Miden la capacidad de la empresa para satisfacer las obligaciones a corto plazo. ♦ Capital de trabajo: Indica la capacidad de la empresa para cancelar sus pasivos corrientes, considerando que si no puede cumplir con sus obligaciones a corto plazo, tampoco puede continuar funcionando. Es el exceso de los activos corrientes sobre los pasivos corrientes. Puede ser igual en diferentes estructuras financieras, por lo cual es mucho más importante conocer la razón de su capital de trabajo o indicador de circulante. Capital de trabajo = Activos corrientes – Pasivos corrientes ♦ Indicador de circulante o razón corriente: Mide la solvencia de la empresa en el corto plazo. Determina el margen que existe entre los activos corrientes y los pasivos corrientes. Mientras más grande, mayor es la garantía, sin embargo deberá tener cierto límite por lo que podría ser asociado con costos de oportunidad. Activo corriente / pasivo corriente Es importante considerar que todos los indicadores deben compararse con la meta, el sector y los demás indicadores. Prueba ácida: Se calcula descontando los inventarios del activo corriente y dividiendo por el pasivo corriente, ya que los inventarios son el componente menos líquido dentro del activo corriente. Activo corriente - Inventarios / Pasivo corriente Mide con cuanto se dispone de convertir en pesos para cancelar los pasivos en el corto plazo. Deberá examinarse la composición de los activos corrientes de cada empresa, puesto que una podría tener su mayor parte en Caja y Bancos, mientras que la otra podría tener incrementadas sus cuentas por cobrar y/o el inventario. Por lo tanto deberá revisarse la composición de los activos corrientes de la empresa y su comportamiento

228

Los indicadores de liquidez determinan entonces la capacidad para cubrir las obligaciones de corto plazo y realizar las operaciones normales del negocio. Sin embargo dentro de la liquidez se pueden medir indicadores como el capital de trabajo operativo, el capital de trabajo neto operativo, la productividad del capital de trabajo, el margen ebitda, entre otros. Estos indicadores serán analizados en el capítulo de indicadores de generación de valor. Los principales indicadores de liquidez son: INDICADOR

FORMULA

KT – Capital de trabajo

Activo corriente

% KT

KT / Activo total

KTN – Capital de trabajo neto

Activo corriente – pasivo corriente

% KTN

KTN / KT

KTO – Capital de trabajo operativo

Deudores + inventarios

% KTO

KTO / KT

KTNO Capital de trabajo neto operativo

KTO - Proveedores

% KTNO

KTNO / KTO

Productividad KTO

KTO / ventas

Productividad KTNO

KTNO / ventas

INTERPRETACIÓN Recursos de corto plazo para cubrir deudas de corto plazo y la operación. Porcentaje del activo corriente sobre el activo total de la empresa. Determina cuánto pesa el capital de trabajo neto sobre el total de activo corriente. Margen de seguridad de la empresa para cumplir sus compromisos a corto plazo. Recursos operativos de corto plazo comprometidos en la operación por cartera pendiente y saldo inventarios. Porcentaje de los recursos de corto plazo operativos sobre el total de activo corriente. Valor de los recursos operativos de corto plazo que no son financiados por los proveedores (recursos propios). Porcentaje de los recursos financiados por la empresa sobre el total de recursos comprometidos a corto plazo. Determina los recursos comprometidos en capital de trabajo operativo para la generación de ventas. Recursos propios comprometidos diferentes a la financiación de proveedores para generar ventas.

229

Razón corriente – Razón circulante – Razón de solvencia – Razón de disponibilidad

Activo corriente / pasivo corriente

Inversa a la razón corriente

[ (1 – (1 / RC) * 100]

Prueba ácida o coeficiente liquidez

(Activo corriente – inventarios) / pasivo corriente

Capacidad de la empresa para atender las deudas a corto plazo con sus recursos corrientes. Por cada peso de deuda cuanto tiene la empresa de respaldo. Determina el porcentaje que la empresa puede disminuir el activo corriente sin que afecte las deudas a corto plazo. Capacidad para atender deudas de corto plazo sin tener que recurrir a la venta de inventarios.

Otros indicadores de liquidez serían:

INDICADOR Liquidez inmediata de primer grado Liquidez inmediata de segundo plano

FORMULA (Disponible + inversiones) / pasivo corriente (Disponible + inversiones + deudores) / pasivo cte

Fondo de maniobra sobre deudas a corto plazo

KTN / Pasivos corrientes

Solvencia financiera o solidez

Activo total / pasivo total

Razón de cobertura de deuda

(Flujo de caja operativo – dividendos pegados) / pasivo corriente

INTERPRETACIÓN Determina los recursos actuales disponibles para hacer frente a deudas inmediatas. Determina los recursos actuales disponibles y la cartera para hacer frente a deudas inmediatas. Determina si el capital de trabajo neto es suficiente para atender las deudas a corto plazo. Valor adecuado 0.5 a 1. Capacidad que tiene la empresa a corto largo plazo para demostrar su consistencia financiera. Determina el impacto de dividendos en la liquidez de la empresa y en su capacidad de cubrir deudas de corto plazo. Si el resultado es elevado confirma capacidad de generar efectivo.

230

Razón de deuda total (flujo de caja a deuda total)

Flujo de caja operativo / Total pasivos

Relación deudores a proveedores

Deudores / proveedores

Eficiencia activo cte

Ventas / activo corriente promedio

Eficiencia activo fijo

Ventas / activo fijo promedio

Variación KTNO

Diferencia KTNO entre cada año

Determina la capacidad de generar fondos para cubrir la totalidad de deudas. Entre más tienda a cero, mayor insolvencia o incapacidad futura. Determina las veces que el saldo de deudores representa la financiación de recursos con proveedores. Determina las veces que representan las ventas con relación a los recursos comprometidos en activo corriente. Determina las veces que representan las ventas con relación a los recursos comprometidos en activo fijo. Establece cuanto aumentó o disminuyó el capital de trabajo neto operativo. Debe ser analizado con las ventas.

6. Indicadores de actividad

Miden el grado de eficacia con que la empresa utiliza sus recursos. Se miden comparando el nivel de ventas (ingresos) frente a las inversiones en los diferentes ítems del activo. Rotación de inventario: Es de gran importancia considerando que los dineros invertidos en el inventario permanecen muertos hasta que éste sea convertido en dinero efectivo. Si la conversión se realiza a cuentas por cobrar, continuarían muertos hasta que las cuentas por cobrar sean recuperadas. Deberá entonces tener cuidado de no invertirse altas sumas en estas partidas Costo de mercancía vendida / inventario promedio El inventario promedio puede determinarse sumando el inventario inicial y el final, dividido por dos, en caso de no contar con un sistema que permita hacer una sumatoria del inventario final diario y divida por los días de inventario. Por ejemplo si se tienen costos de ventas por $800 y un inventario promedio de $160, la rotación de inventario sería:

231

Rotación inventario: $800 / $160 = 5 veces. Indica que la empresa en término de costos totales movió el inventario cinco veces durante el período.

Rotación en días:

días (período) = Rotación inventario

360 días 5 veces

=

72 días

Fuente: Administración Financiera, Oscar León García. Rotación de cartera: Entre más alto sea el resultado, mayor es la rotación, lo que significa que el período de recaudación es más corto. Ventas a crédito / promedio de cuentas por cobrar Es otro activo importante de la empresa, determinado por el plazo fijado así como los descuentos por pronto pago y las promociones. Pueden tomarse sumatoria de saldos por mes dividido 12 meses ó saldos a fecha de corte, según facilidad de información. Rotación en días:

días (período) Rotación cartera

232

Es importante analizar la cartera por antigüedad. Adicionalmente, debe tenerse en cuenta la política de crédito de la empresa, ya que si la recuperación de cartera por ejemplo es en 73 días y se otorga crédito a 60 días, deberán tomarse acciones correctivas ya que sus cobros se están quedando rezagados para cubrir las obligaciones de corto plazo en cuanto a proveedores.

Fuente: Administración Financiera, Oscar León García.

Rotación de proveedores: Determina cada cuantos días se están cancelando en promedio los proveedores de bienes o servicios. Es clave para mirar como la empresa atiende las obligaciones con los proveedores y mantiene sus buenas relaciones comerciales.

Rotación de proveedores = compras / proveedores promedio Las compras hacen parte del costo de la mercancía vendida y por lo tanto cuando no se tiene el dato se puede calcular por el juego de inventarios, así:

233

Compras = costo de ventas + inventario final – inventario final Rotación en días:

días (período) Rotación proveedores

.

Ciclo de liquidez Es el denominado índice de rotación de activos corrientes o rotación de capital de trabajo, que refleja cómo se mueve el capital de trabajo de la empresa y su buen manejo ya que si es más rápida la conversión en efectivo de los activos corrientes que el pago de pasivos corrientes, se tiene liquidez. El ciclo de liquidez se determina como la suma en días de la rotación de inventarios y la rotación de cartera. El ciclo neto de liquidez se establece al restar los días de proveedores en el ciclo de liquidez. ¿Cuál considera que es la situación en cuanto al ciclo de liquidez de las empresas en Colombia, considerando factores externos e internos? ¿Es controlable el ciclo de liquidez en las organizaciones? ¿Cómo se presenta el ciclo de liquidez en su empresa? Presente sus planteamientos en el espacio de debate.

Fuente: Administración Financiera, Oscar León García.

234

Los principales indicadores de actividad son: INDICADOR

FORMULA

Días de rotación deudores

Deudores * 365 días / ventas

Días de rotación inventario

Inventario promedio * 365 días / costo de ventas

Ciclo de caja operativo

Días de cartera + días inventario

Días de rotación proveedores

Proveedores promedio * 365 días / compras

Ciclo de caja operativo neto Rotación de activo corriente

Días de cartera + días inventario + días proveedores Activo corriente promedio * 365 días / ventas

Rotación de activo operativo

Ventas / Activo operativo neto

Rotación de capital

Ventas / (patrimonio + pasivos a largo plazo)

Rotación del patrimonio

Ventas / patrimonio

Rotación del efectivo

365 / Ciclo de caja

INTERPRETACIÓN Mide el número de días que tarda la empresa en recuperar la cartera. Se compara con la política de la empresa. Determina en cuantos días la empresa convierte sus inventarios en efectivo o en cartera. Determina los días que requiere la empresa para convertir lo producido en efectivo. Determina los días que tarda la empresa en cancelar a los proveedores. Debe ser comparado con política de crédito. Determina los días necesarios de caja operativa que no son financiados con los proveedores. Determina los días que están comprometidos los recursos de corto plazo para generar ventas. Mide por cada peso invertido en activo operativo neto cuanto se genera en ventas durante el período. Determina el grado de financiación propia y a largo plazo en las ventas de la empresa. Participación en las ventas de la inversión de los propietarios. Veces que rota el ciclo operativo neto en el período.

235

7. Indicadores de endeudamiento Miden el grado en que la empresa ha sido financiada mediante deudas. Indicador que mide los fondos proporcionados por propietarios, en comparación con los proporcionados por acreedores. Define quien lleva el principal riesgo. Hay apalancamiento cuando la razón > 1 A menor apalancamiento menor riesgo ante ciclos de la economía Indicador de endeudamiento: Mide el porcentaje de los fondos que es proporcionado por los acreedores. Pasivo total / Activo total Endeudamiento de corto plazo: Determina cuanto del nivel de endeudamiento debe ser cubierto en el período actual Pasivo corto plazo / pasivo total

Razón de patrimonio a pasivos: muestra la relación entre el capital invertido por los dueños de la empresa y el de los acreedores de la misma. Patrimonio / pasivo total Es un indicador importante para los acreedores y los dueños. Para los acreedores entre más alta sea la razón, tanto mejor, ya que menor es el riesgo al prestar dinero a la compañía. Por ejemplo una razón de 3:1, tendría que haber una pérdida de activos del 75% para que los acreedores perdieran, mientras que una razón 1:1, con un 50% de pérdida de activos, ya los acreedores no tendrían suficiente respaldo. Es así como los acreedores analizarán el capital de trabajo y la razón de patrimonio. Si los recursos fueran proporcionados por los socios, la empresa no tendría que realizar pagos por financiamiento. Si la empresa se financiara por deuda, el interés que debe pagar se constituye en la carga financiera fija, independiente de las utilidades.

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El apalancamiento financiero es la relación entre los fondos ajenos y los fondos propios de la empresa y que generan cargas financieras, ya que entre más grande sea el uso de deuda, mayor el apalancamiento

Los principales indicadores de endeudamiento son: INDICADOR Razón de independencia financiera – Financiación con recursos propios – Índice de propiedad

FORMULA

INTERPRETACIÓN

Patrimonio / activo total

Cuanto de los recursos de la empresa están financiados con participación de los propietarios.

Endeudamiento total

Pasivo total / activo total

Endeudamiento a corto plazo

Pasivo corriente / pasivo total

Apalancamiento a largo plazo

Pasivo a largo plazo / pasivo total

Financiación con proveedores

Proveedores / pasivo total

Carga financiera

Gastos financieros / Ventas

Cobertura de gastos financieros o veces que se ha ganado el interés

UAII / gastos financieros

Relación gastos financieros a Ebitda

Gastos financieros / Ebitda

Laverge o Apalancamiento financiero

Obligaciones financieras totales / Ebitda

Laverge o Apalancamiento total

Pasivo total / patrimonio

Estructura de capital

(Pasivo largo plazo + patrimonio) / activo total

Determina el grado de apalancamiento de acreedores en los activos de la empresa. Establece cual es el porcentaje del total de deudas que deben ser canceladas en el corto plazo. Determina del total de deudas, cuanto está financiado a largo plazo. Determina cuanto de los recursos financiados con terceros están comprometidos con los proveedores. Porcentaje de las ventas que son dedicadas a cubrir la carga financiera. Capacidad de la empresa para generar utilidades operativas y cubrir sus intereses. (Veces) Relación de los gastos financieros con la caja operativa generada por la empresa. Determina cuanto de la caja operativa está comprometida por deudas con el sistema financiero. Compromiso del patrimonio con entidades financieras. Por cada $100 de patrimonio cuanto se debe por obligaciones financieras. Determina cual es la financiación de largo plazo (pasivo l.p. y patrimonio) para crecimiento de la empresa.

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8. Indicadores de rentabilidad La Rentabilidad es la medida de la productividad de los fondos comprometidos en un negocio desde el punto de vista de un análisis a largo plazo donde lo importante es garantizar el aumento de su valor y su continuidad en el mercado. Miden la efectividad de la administración para generar utilidades mediante el control de costos y gastos.

RENTABILIDAD DEL ACTIVO: Este es un índice para medir la efectividad de un negocio pues de su análisis puede lograrse una visión amplia de todos los factores que inciden en la obtención de la rentabilidad ROA = UAII / ACTIVOS El denominador implica considerar sólo aquellos activos involucrados en la actividad principal de la organización. En el numerador por lo tanto sólo se consideran las utilidades provenientes de la actividad principal. DEBE SER SUPERIOR AL COSTO DE LA DEUDA La rentabilidad del activo puede descomponerse: UAII Ventas ROA = -------- x -------------Ventas Activos La primera fracción corresponde al margen de utilidad, cuanta utilidad operativa obtiene la empresa por cada unidad monetaria que vende y se relaciona con el manejo de precios y de costos. La segunda se define como la rotación de activos y nos da una idea de cómo se utilizan los activos para generar ventas, se mejora en la medida en la cual se efectúen mayores ventas con el menor compromiso de activos posible. La rentabilidad de una organización puede mejorarse no sólo por un mayor aporte monetario por cada peso de ventas, sino también por un mayor volumen de ventas con la menor inversión en activos posible

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RENTABILIDAD DEL PATRIMONIO Se conoce como rentabilidad financiera. Es de especial interés para los dueños, bancos y proveedores. El propietario de una empresa compromete unos recursos con el objetivo de que sean rentables a unas tasas iguales o superiores a otras alternativas que podría tener en similares condiciones en cuanto a flujo de caja, riesgos y otras variables. Esta rentabilidad esperada debe estar acorde con las condiciones del mercado y el deseo real de generar rendimientos sobre un escenario de mayor riesgo que el acreedor, dado que no garantiza un flujo de caja fijo, como si está obligado en los instrumentos de deuda de una empresa. ROI = UAI / Patrimonio Mientras el monto de dinero disponible (según el estado de resultados) para atender a los acreedores en cuanto a intereses es UAII, el total para atender las expectativas de los accionistas es el equivalente a la UAI, que es menor. La cifra que se obtenga como resultado en la rentabilidad del patrimonio puede ser comparada con cifras como DTF, con el fin de determinar que tan rentable es la inversión, comparándola con tener ese mismo capital invertido a interés.

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La TMRR (Tasa mínima requerida de retorno) será la que espera obtener el inversionista, de acuerdo a su perfil de riesgo, como resultado de su participación como propietario de la empresa y deberá ser mayor a cualquiera otra disponible en el mercado.

La rentabilidad se mide como rendimiento cuando se involucra la utilidad sobre la inversión. Así mismo se puede medir como el margen cuando se relaciona la utilidad con relación a las ventas o ingresos operacionales.

MARGEN BRUTO: Utilidad bruta / ventas Nos ayuda a entender cuanto le queda a la empresa después de sacar el costo asociado directamente con el producto.

MARGEN OPERATIVO: Utilidad operacional / ventas Nos ayuda a entender cuanto le queda a la empresa por el desarrollo de su objeto social.

MARGEN NETO: Utilidad neta / ventas Nos ayuda a identificar cual es el resultado neto de la empresa incluyendo tanto la operación como la parte no operativa y los impuestos.

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Los principales indicadores de rentabilidad son: INDICADOR Margen Bruto – Rentabilidad bruta Margen Operativo – Rentabilidad operativa Margen neto – Rentabilidad neta – Productividad marginal Potencial de utilidad % ROA - Return on assets. Retorno sobre activos % ROI - Return on investment. Retorno sobre inversión % ROE – Return on Equity. Rentabilidad sobre patrimonio Ebitda

Sistema Dupont

FORMULA

INTERPRETACIÓN Determina la capacidad de ventas para Utilidad bruta / ventas generar utilidad bruta, es decir para cubrir los costos de ventas. Cuanto genera de utilidad operativa sobre las ventas al cubrir costos y UAII / ventas gastos en desarrollo de su objeto social. Por cada peso en ventas cuanto se Utilidad neta / ventas obtiene de utilidad neta incluyendo operación y no operacional. Rendimiento del total de activos Utilidad neta / activos durante el período por la generación de totales utilidad neta. Determina la caja operativa obtenida en Ebitda / activo total el período con el uso de la inversión total en activos. Determina el rendimiento obtenido por UAII / activos la empresa en su operación con el uso operativos promedio de los activos operativos. Determina el rendimiento obtenido UAI / patrimonio antes de impuestos sobre la inversión promedio realizada por los propietarios. Caja operativa durante el período al no UAII + depreciación + considerar partidas de causación amortización contable que son movimiento de caja. Margen neto: Utilidad Correlaciona los indicadores de neta / ventas rendimiento y los de actividad, al medir la generación de utilidades con el control de costos y gastos y el volumen Eficiencia activos: de ventas con el uso eficiente de los Ventas / activo total activos. Es la capacidad del activo para producir Margen neto x utilidades independiente de la forma en eficiencia uso activos que ha sido financiado.

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9. Indicadores de generación de valor

Existen otros indicadores complementarios a los anteriores que permiten determinar si la empresa está logrando el objetivo básico financiero y miden la generación de valor en diferentes escenarios financieros. Para esto, se requiere conocer inicialmente el costo promedio ponderado de la deuda, es decir, el costo de las decisiones financieras. Algunos indicadores de generación de valor son:

CAPITAL DE TRABAJO NETO OPERATIVO Neto de las cuentas por cobrar más los inventarios menos cuentas por pagar. Esta diferencia resalta el hecho de que la operación de un negocio se basa en la combinación de estas tres cuentas con el fin de aprovechar la capacidad instalada. Este KTNO está directamente relacionado con la rotación de cartera e inventarios, frente al pago de proveedores y que tiene un interés particular en los accionistas, dado que genera flujo de caja con que financiar la reposición de su capital de trabajo y retribuir el servicio de la deuda y a los accionistas.

PRODUCTIVIDAD DEL CAPITAL DE TRABAJO Refleja la eficiencia con la que son aprovechados los recursos corrientes de la empresa. Son los centavos que deben mantenerse en capital de trabajo por cada peso vendido. PKT = KTNO / Ingresos

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LOGICA FINANCIERA DE LOS NEGOCIOS Si los activos están rentando al 30%, contrataría usted una deuda al 40%? La respuesta lógica será NO. Lo anterior permite deducir lo siguiente (UAII / ACTIVOS) > I% Ahora bien, lo que el propietario esperaría es que una vez cubiertos los intereses de los acreedores, la rentabilidad del capital comprometido en la empresa, es decir el patrimonio, sea por lo menos superior a la generada por los activos y por supuesto a la percibida por los acreedores. (UAI / Patrimonio) > (UAII / Activos) > I% Por último, la situación óptima de los negocios quedaría plenamente satisfecha si la TMRR es menor que la efectivamente percibida por el propietario, es decir que este reconozca que su participación en la empresa le ha generado un beneficio superior al que esperaba obtener y justificó correr un riesgo mayor. TMRR < ROI > ROA > I%

Es importante entonces determinar que el objetivo de una empresa no es generar utilidades, sino rendimiento superior al costo de los recursos. Cómo calculamos entonces el costo de los recursos:

El Costo de Capital es el mínimo retorno aceptable de una inversión (TMRR). Es una línea divisoria invisible entre el buen desempeño corporativo y el malo; una tasa a cumplir si se espera crear valor. Aún cuando parece serlo, el costo de capital de una compañía no es, en realidad, un costo por un dinero; es un costo de oportunidad equivalente al retorno total que los inversionistas esperarían ganar al invertir en una opción de riesgo equivalente. En otras palabras, el costo de capital está marcado por la relación entre el riesgo y su recompensa. A medida que la compañía le pide a sus inversionistas que asuman más riesgo, mayor debe ser el retorno ofrecido (es decir, el costo del capital).

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¿Por qué es importante medir el costo del capital? Dos razones básicas para conocer el costo del capital: La maximización del valor de una compañía requiere que los costos de todos los recursos utilizados, incluyendo el capital, sean minimizados; para minimizarlos, se deben medir. Es un elemento clave para la toma de decisiones de inversión (o des-inversión), ya sea para una inversión en una compañía como la nuestra por parte de accionistas, o para que nuestra compañía decida embarcarse en un nuevo proyecto.

Las organizaciones tienen tres fuentes de capital posibles que, usualmente, aportan porciones diferentes del capital total con el que cuentan las compañías. Estas fuentes son: El dinero de los accionistas, las utilidades generadas por el mismo negocio y el dinero de los bancos (la deuda). Cada una de estas fuentes tiene un costo de capital asociado diferente. Para entender estos diferentes costos es importante establecer dos conceptos que definen el costo del capital:

Existe una relación estrecha entre el riesgo de una inversión y el costo del capital asociado a la misma. A medida que una oportunidad de inversión es más riesgosa, mayor debe ser el retorno que debe rendirle al dueño del recurso capital. Este planteamiento aplica igualmente para accionistas de una organización o para sus prestamistas. Es decir que la tasa de interés (costo de capital) que exige un banco, va aumentando a medida que el riesgo que el banco percibe, va creciendo. El concepto clave para el entendimiento del costo de capital es el costo de oportunidad. El retorno que un inversionista espera de nosotros es, como mínimo, equivalente al que podría obtener al invertir en otra oportunidad de negocio equivalente. Entre las fuentes de capital están los accionistas. En una situación de negocios en la que el mercado de capitales no está desarrollado, como es nuestro caso; el costo de capital de los accionistas debe establecerse entendiendo sus oportunidades de inversión equivalentes.

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El costo de capital ponderado o Wacc se calcula de la siguiente manera:

Fuente Pasivos Patrimonio

Estructura 20% 80%

Costo antes de impuestos 18% 22,20%

Costo después de impuestos 11,7% 22,20% Costo de capital ponderado (Wacc)

Ponderación 2,34% 17,76% 20,10%

El costo del patrimonio es el aspecto de mayor complejidad en el cálculo del costo de capital. El método más utilizado para estimar el costo de patrimonio es el denominado CAPM (Capital Assets Pricing Model). El modelo CAPM o Modelo de Valoración de activos de Capital sugiere que la rentabilidad que un inversionista podría esperar si invirtiera en una acción en el mercado puede determinarse así: Ke = Kl + (KM – Kl)B Ke = Rentabilidad esperada por el inversionista o Costo del Patrimonio Kl = Rentabilidad “libre de riesgo” del mercado KM = Rentabilidad del mercado (KM – Kl) = Premio por el riesgo del mercado B = Medida del riesgo específico de la empresa Alternativas de inversión según el riesgo Primera opción. Alternativa de renta fija, lo más seguro son los bonos del tesoro nacional, entonces la ecuación quedaria de la siguiente manera: Ke = Kl Segunda opción. Alternativa de un portafolio de inversiones, entonces la ecuación quedaria de la siguiente manera: Ke = Kl + (KM – Kl) = KM

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Tercera opción. Alternativa de una acción específica, entonces la ecuación quedaria de la siguiente manera: Ke = Kl + (KM – Kl)B Si la acción es percibida como de menor riesgo que el mercadeo el multiplicador B sería menor que 1, si es percibida con un riesgo igual al del mercado el multiplicador sería 1 y si el riesgo percibido es mayor que el del mercado el multiplicador B sería mayor que 1. El indicador B es una medida de riesgo que asocia la volatilidad de la rentabilidad de una acción con la volatilidad de la rentabilidad del mercado. Beta también puede definirse como la pendiente de la linea de regresión que asocia la rentabilidad del mercado con la rentabilidad de una acción. Veamos un ejemplo: Periodo anual 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Promedio Desviación Estandar

Km 28% 30% 18% 16% 23% 25% 25% 18% 28% 33% 24,40%

KA 36% 38% 28% 10% 16% 16% 36% 8% 18% 38% 24,40%

5,6%

12,1%

La desviación estandar nos indica que la acción A es más volatil que el mercado y por lo tanto los riesgos son diferentes. Si, por ejemplo la tasa libre de riesgo fuera del 11% y el premio por el riesgo del mercado fuera del 6%, la rentabilidad que un inversionista debiera esperar de la acción sería: Ke = Kl + (KM – Kl)B Ke = 11% + 6%(1.5) = 20%

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Es decir que el costo de patrimonio de la empresa A sería el 20%

Fuente Pasivos Patrimonio

Estructura 20% 80%

Costo antes de impuestos 18% 22,20%

Costo después de impuestos 11,7% 22,20% Costo de capital

Ponderación 2,34% 17,76% 20,10%

Asumiendo que la beta del sector de esta empresa fuera 0,90 su beta apalancada se obtendría en la siguiente forma: Bl = 0,90 (1 + (1-0,35)0,2/0,8) = 1,0463 Se asume que el costo del patrimonio del 22,2% se obtuvo como consecuencia de utilizar el modelo CAPM combinando la siguiente informacion: Kl = Rentabilidad libre de riesgo del mercado = 12.5% (KM – Kl) = Premio por el riesgo del mercado = 9,27% Y por lo tanto: Ke = Kl + (KM – Kl)B = 22.2% Esto para demostrar que si cambia la estructura de financiación también cambia el costo del patrimonio, eliminando la creencia generalizada que a mayor endeudamiento menor costo de capital ponderado.

LOS INDICADORES FINANCIEROS NO INSTRUMENTO DE MEDICIÓN GERENCIAL:

PUEDEN

SER

EL

ÚNICO

Ya hemos visto las grandes ventajas del análisis mediante indicadores, sin embargo debemos ser precavidos al momento de tomar este como el único parámetro de decisión financiera, por cuanto estos presentan algunas debilidades como:

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-

-

El carácter histórico de la información financiera ocasiona que, en muchos casos, las conclusiones a las que se llega con los índices no tengan necesariamente que ser buenas previsiones de los escenarios futuros así como también el valor histórico al cual se registran las contabilizaciones de los recursos desfiguran la verdadera interpretación de la realidad financiera de la organización. Especialmente para el caso de analistas externos, existen dificultades para acceder a una información amplia y confiable, porque para algunas de ellas por intereses particulares es conveniente ocultar parte de la información o porque sencilla y desafortunadamente se manipulan datos contables que desvirtúan todo el análisis.

EBITDA Es la abreviatura de ingresos antes de intereses, impuestos, depreciación y amortización (Earnings before interest, taxes, depreciation and amortization). Es utilizado para analizar la rentabilidad operativa de las compañías antes de gastos no operativos como es el caso de los intereses e impuestos y los cargos que no representan flujo efectivo de caja, como es el caso de la depreciación y de las amortizaciones. El Ebitda es el conjunto de los ingresos operativos que se pueden disminuir antes de que la empresa se encuentre incapaz de satisfacer sus costos por intereses, impuestos, depreciación y amortización. Es usual que el Ebitda se utilice como un indicador de la rentabilidad entre las compañías e industrias, porque elimina los efectos de la financiación y las decisiones de contabilidad. El Ebitda se conoce como utilidad operativa de caja y es la producción bruta de caja, o simplemente la caja que se destina, después de cubrir los impuestos, a la atención del servicio de la deuda, al reparto de utilidades, a la inversión en capital de trabajo y apoyo a la financiación de inversiones en activos fijos. El margen Ebitda se obtiene dividiendo esta utilidad entre los ingresos y muestra lo que cada peso de ingresos se convierte en caja bruta que se destina para cubrir los impuestos, atender el servicio de la deuda y reparto de utilidades y a poyar las inversiones para reposición de activos y el crecimiento de la empresa. MARGEN EBITDA = EBITDA / Ingresos

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Mientras mayor sea este margen, mayores serán las posibilidades de crecimiento de la empresa y por ende, mayores las posibilidades de generación de valor si esas inversiones en crecimiento rinden por encima del costo de capital.

EVA Y GERENCIA DEL VALOR El valor agregado es un término que aplica en todas las áreas de la organización y por lo tanto está directamente relacionado con la función financiera. Producción aplica la generación de valor hacia el fomento de la cultura de calidad y el justo a tiempo Mercadeo enfoca la generación de valor hacia el fomento de la cultura del servicio Recursos Humanos aplica la generación de valor hacia el fomento de la cultura de la calidad de vida

El EVA es el remanente que generan los activos cuando rinden por encima del costo de capital EVA = UODI - Activos x CK EVA = Activos x (RAN – CK) En otras palabras, el EVA representa el valor agregado para los propietarios y se calcula restándole a la utilidad operativa después de impuestos el costo financiero que implica la posesión de los activos por parte de la empresa. La razón de ser sugiere que los recursos empleados por una empresa deben producir una rentabilidad superior a su costo, de no ser así sería preferible trasladarlos a otra actividad. Por otra parte, deberán utilizarse solamente los activos necesarios para la operación del negocio. Quiero compartir algunos artículos sobre el EVA que publica anualmente la revista Dinero:

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A MEJORAR LA GENERACIÓN DE VALOR. Tomado de la revista Dinero Junio 13 de 2003. Dinero y Stern Stewart & Co “El EVA” no solo es un indicador. Es un incentivo para hacer las cosas bien, pues no basta con mirar el estado de resultados, sino que, además, obliga a los directivos de la empresa a mirar el balance. Es la mejor manera de alinear los intereses de los directivos con los de los inversionistas y asegurar que haya una motivación para hacer las cosas bien”, afirma Ricardo Obregón, presidente de Bavaria. La cultura de generación de valor, EVA (por la sigla en inglés, Economic Value Added), es cada vez más influyente en muchas de las principales empresas del país. Empresas como Ecopetrol, el grupo Carvajal, Petco y Propilco, entre otras, hoy miden sus resultados y desempeño de acuerdo con el valor que han logrado generar a sus accionistas. Aunque parezca abstracto, pues la tradición ha sido medir los resultados de acuerdo con las ventas o las utilidades, el EVA es la única medida que integra, además de los resultados operacionales, el costo que tiene el uso del capital de los inversionistas. De ahí que se convierta en la única medida real de generación de valor, pues mide la cantidad de ganancias que exceden o se quedan cortas frente a las expectativas de rendimiento de los inversionistas (el costo del capital). Dinero y Stern Stewart & Co, analizaron la generación de valor para las empresas más grandes del país. Los resultados mejoran frente al pasado inmediato, pero todavía nos falta un larguísimo camino por recorrer. Si bien nuestras empresas han mejorado su eficiencia, el esfuerzo aún no es suficiente para contrarrestar los altos costos de capital que enfrentan para hacer negocios en el país. ¿Qué está pasando? En general, las empresas han logrado mejoras importantes en su eficiencia. El margen operacional (la utilidad operacional proporcional a las ventas) viene creciendo. Sin embargo, este esfuerzo aún no es suficiente para convertirlas en generadoras de valor. La baja rotación de los activos y el efecto del riesgo país (que incrementa considerablemente el costo del capital) han complicado la situación de nuestros empresarios. Cuando se considera lo que significa realmente convertirse en fuente de riqueza, es posible entender también el recorrido que debemos realizar para cambiar nuestro panorama empresarial.

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EL MEDIDOR DE VALOR. Tradicionalmente, las empresas evalúan su desempeño mirando sus cifras de utilidades y ventas. El Eva, sin embargo, es una manera muy diferente de entender el verdadero objetivo de las empresas. Esta metodología, desarrollada por Stern Stewart & Co, firma líder de consultoría en el tema, ha establecido una medición que integra tanto el desempeño desde el punto de vista tradicional como los resultados en términos de expectativas de los inversionistas. Peter Drucker, el gurú de Management, define la filosofía detrás del EVA así: “si un negocio no genera una utilidad que supere el costo de capital, opera bajo pérdidas. Aunque pague impuestos como si realmente estuviera generando utilidad, la empresa está retornándole a la economía menos de lo que consume en recursos por lo cual en vez de crear riqueza, la destruye”. Es la utilidad vista desde la perspectiva del inversionista. Si los inversionistas esperan recibir 20% de retorno por su inversión (costo del capital), solo estarán realizando utilidades en la medida en que la rentabilidad del negocio supere esas expectativas del 20%. Cualquier resultado inferior a eso es simplemente una compensación inaceptable por su inversión. Un EVA positivo indica que los inversionistas están recibiendo mayores retornos a los que habrían recibido de haber destinado sus recursos a otra actividad. Un EVA negativo muestra que los inversionistas están perdiendo, pues reciben menos de lo que tendrían si hubieran destina su capital a otra actividad. “El principal beneficio del EVA es que crea conciencia sobre el uso del capital y el costo del capital invertido. Crea una base mucho más clara de comparación de rentabilidad en los negocios y, además, es una garantía para asegurar el buen manejo de la compañía”, afirma Eugenio Castro, presidente junta directiva de Bico Internacional, empresa del grupo Carvajal. El EVA se calcula con base en la rentabilidad del negocio (el retorno sobre el activo) y el costo de sus recursos. De ahí que cualquier factor que pueda incidir sobre alguna de estas variables tendrá un efecto sobre el resultado final del EVA.

LA RENTABILIDAD DEL NEGOCIO. Para determinar la rentabilidad que otorga el negocio (la parte positiva de la ecuación que determina el EVA), hay que tener en cuenta la utilidad operacional después de impuestos que genera. Esta cifra indica la utilidad asociada únicamente a la operación de la empresa. Aspectos como los gastos financieros, por ejemplo, no se tienen en cuenta.

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Cuanto más eficiente logre ser la empresa en el manejo de costos, gastos y los activos operativos, mayor será la utilidad operacional y, por ende, mayor la rentabilidad de los inversionistas. De esta manera uno de los motores generadores de valor para las empresas son las mejoras en eficiencia.

EL COSTO DEL CAPITAL. Tras determinar la rentabilidad que genera el negocio, el siguiente paso es establecer el costo de capital que se utiliza en él. Este costo incluye el costo de deuda y el de los recursos propios. El costo de la deuda se define como el interés de las obligaciones financieras y el costo de los recursos propios es la rentabilidad que exigen lo inversionistas. Un inversionista tiene amplias posibilidades para destinar sus recursos. Por esto, exige o espera una rentabilidad mínima a quienes quieran hacer uso de su capital. Si su inversión no le renta esa cifra, la lógica indica que se irá a invertir en otros negocios que sí le brinden esa rentabilidad. El riesgo país es una variable que incide con gran fuerza en el costo de los recursos propios en Colombia, donde aún se considera que los negocios tienen un alto nivel de riesgo por la situación de orden público. Cuanto mayor es el riesgo de invertir en un país, mayor es la rentabilidad que exige un inversionista. Obviamente, todos los países están afectados en mayor o menor medida por este tipo de riesgo, pero si lográramos reducirlo, la generación de valor mejoraría sustancialmente. Otro factor que influye en el costo de los recursos propios es el riesgo inherente a cada industria. Sectores como el de telecomunicaciones y medios tradicionalmente tienen un mayor riesgo que otros como textiles y bebidas. Ese riesgo inherente a la naturaleza del negocio se mide de acuerdo con una variable que se denomina beta. El beta aumenta o disminuye dependiendo del nivel de endeudamiento del negocio. A mayor endeudamiento, mayor riesgo enfrenta el inversionista ya que al momento de una quiebra el último en la fila (luego de bancos, empelados, etc.) para recibir los pagos sería el inversionista.

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Así mismo, la rentabilidad que otorguen las inversiones con cero riesgo también determina buena parte de las expectativas de los inversionistas, pues estos no estarán dispuestos a invertir con riesgo en un negocio que les rente lo mismo que les otorgaría una inversión sin riesgo. E ahí que la tasa de inversiones a cero riesgo (para el cálculo del Eva se utilizó el promedio en 2002 del retorno de los bonos del Tesoro estadounidense a 20 años) sea una variable crítica para determinar el costo de los recursos propios.

MEJORA LA EVALUACION Tomado de la revista Dinero Junio 9 de 2006 “La continua mejoría en la generación de valor que mostraron las empresas más grandes del país en los últimos años obedece a un aumento del margen operacional y a una leve recuperación de la eficiencia operativa (rotación de los activos) (eficiencia operativa) El indicador por excelencia de generación de valor, el EVA (la sigla de Economic Value Added, o Valor Económico Agregado) mostró mejoras en sus componentes, el margen y la rotación, que claramente superaron los niveles anteriores a los años de la crisis. El margen operacional paso de 5.2% en 1996 a 8,7% en 2005, pues a pesar de que el costo de ventas se incrementó en 7 puntos porcentuales, los gastos administrativos se redujeron drásticamente al pasar del 31% al 20% en ese período. Por su parte, la rotación de capital cambio en el período al aumentar de 0,8 veces a 0,9 veces. Esto concuerda con lo que se esperaría de empresas que entran y luego salen de la secesión. “Lo primero que hacen las empresas en crisis es reducir los gastos sobre los que tienen control, como los de personal y los administrativos. Reducir los costos es más difícil pues se requiere un menor precio de la materia prima o aumentar la utilización para lograr economías de escala”, dice Luís Eduardo Otero, consultor de Stern stewart & Co., firma que desarrolló el concepto de EVA y que desde 1998 realiza los cálculos de este indicador para Dinero. En 2005, tanto el margen operacional (utilidad operacional/ventas) como la rotación del capital (ventas/capital invertido) de las 5.000 empresas de Dinero permanecieron prácticamente estables frente a 2004, por lo que el retorno sobre el capital que se calcula como el producto de las dos, se mantuvo estable durante los dos últimos años en alrededor del 6,5%.

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A pesar de que esta rentabilidad es un poco superior a la exhibida por el sector empresarial antes de crisis aún está muy por debajo del mínimo que espera un inversionista para hacer negocios en Colombia, 12,8%, que es el costo de capital ajustado por riesgo. Por tanto, el sector real sigue destruyendo valor para sus accionistas. El EVA de 2005 fue de -$15,2 billones, esto es 5,3% del capital total de las 5.000 empresas, menor proporción al 2004 cuando destruyeron valor por el 6,3% del capital. La diferencia significa una creación de valor de $1,8 billones adicionales. El 76% de las empresas de Dinero mejoró su EVA en este período y ya son muchas las empresas con EVA positivo. Además, son cada vez más las que no solo miden este indicador, sino que lo utilizan como herramienta de gestión e incluso de compensación.

¿CAMBIO DE INSTRUMENTOS? La reducción de costos también tiene su límite, sobre todo al entrar en la fase de recuperación. Al parecer, ese límite se alcanzó en las empresas colombianas en 2005, cuando la leve mejora en el EVA comenzó a darse más por el lado de la inversión que por reducciones en los gastos de operación. De hecho, los gastos administrativos y de ventas aumentaron 3%. En 2005, las palancas que se movieron para generar valor (drivers, como se conocen los elementos sobre los cuales la empresa influye para crear valor) fueron el mejor manejo de inventarios, el aumento de la financiación operativa y en una menor medida la disminución de los activos improductivos. De una parte, la rotación de inventarios pasó de 57 a 55 días, con lo cual también mejoró la gestión de los activos corrientes, incluso a pesar de que no mejoró la rotación de cartera. La financiación de proveedores sustituyó la caída en el endeudamiento financiero. La deuda con las entidades financieras pasó en los últimos 7 años del 21% al 17% del capital invertido. Pero, según Stern Stewart, por cada peso que las empresas bajaron la deuda con bancos, refinanciaron $0,62 con sus proveedores no es la óptima—porque los distrae de su negocio principal que no es financiero—, firmas como la consultora Meritum señalan que la estructura de financiación de la mayoría de las empresas del país no es la más adecuada porque muchas de ellas están subendeudadas.

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Además, disminuyó el valor del renglón de propiedades, plantas y equipo. Cayó $1,3 por cada $100 vendidos, lo que podría mostrar una gestión sobre los activos improductivos. Y por último, hubo un leve aumento del capital invertido. Pero, ha sido lento. En 1996 se tenían $13 invertidos por cada $100 de las ventas y en 2005 la cifra llegó a $19. Además, se podría estar dando el caso de que las inversiones no se hacen en la actividad principal de la compañía sino en inversiones financieras o de finca raíz. Incluso que solo sean el registro contable de valorizaciones más o menos inciertas. El aumento del rubro “otros activos” en casi 6 puntos porcentuales, podría mostrar que eso es cierto, debido a que muchas empresas contabilizan allí las valorizaciones de sus activos.

CAMBIA GENERACION DE VALOR Tomado de la revista Dinero MAYO 25 de 2008 El año pasado fue uno de los mejores para la economía del país. El Producto Interno Bruto creció casi 7%, y las utilidades netas de las 5.000 empresas más grandes de Colombia crecieron 14% el año pasado, hasta llegar a $19,3 billones. Sin embargo, para los accionistas, las noticias son agridulces. ¿Por qué? Resulta que el capital que invierten para generar estas utilidades, tiene un costo de oportunidad. El año pasado, tenían un capital invertido de $312 billones en sus compañías, con lo que el conjunto de empresas obtuvo una rentabilidad de capital de 7,3% en 2006. Si bien este es un indicador mayor al obtenido en 2005 (6,5%), sigue estando por debajo del retorno que habrían recibido si hubieran colocado recursos en otra alternativa de inversión de riesgo similar, a pesar de que el costo de oportunidad del dinero en Colombia cayó de 11,8% a 10,5%, debido al aumento de la confianza en la economía y a la disminución del riesgo país. Esto hizo que el EVA (Economic Value Added) que resulta de la diferencia entre estos dos grandes componentes, el retorno y el costo sobre el capital, mejorara ante un aumento del primero y una disminución del segundo. De hecho, la disminución del riesgo país durante 2006 le representó a los inversionistas un incremento en valor de casi $4 billones. Mientras en 2005 las empresas destruían 5,3% de sus capital invertido ($15,9 billones), el año pasado solo destruyeron el 3,3% ($10,5 billones). En otras palabras, dejaron de destruir $5,42 billones.

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CAMBIO DE PALANCA A partir de 1998, desde que Dinero y Stern Stewart, firma que desarrolló el concepto del EVA, calculan este indicador para Colombia, el EVA ha venido creciendo por un aumento del retorno sobre capital y una disminución del costo de capital. La gran diferencia, frente a la continua mejoría que se venía dando en el EVA en los años anteriores, está en cómo se dio el mayor retorno sobre el capital, que se calcula como el producto del margen operacional (utilidad operacional / ventas) y la rotación del capital (ventas / capital invertido). Hasta 2005, el retorno para los accionistas mejoraba porque el margen operacional crecía ante una fuerte disminución de los gastos operacionales y administrativos. Durante los últimos seis años, el margen operacional, prácticamente se duplicó ante una caída de los gastos administrativos. Mientras que el año pasado, la generación de valor se dio debido a que las empresas hicieron un uso más eficiente del capital y aumentaron la rotación. Esto significa que las empresas han podido vender más con menos capital de trabajo. Esto se dio, fundamentalmente, gracias a una mejor gestión sobre los niveles de inventario y a una utilización más eficiente de la propiedad, planta y equipo. En otras palabras, la mejoría en la operación dejo de ser la principal fuente generadora de valor, ya que las cada vez más leves disminuciones que se podían obtener en los gastos de operación se vieron anuladas ante un aumento de los costos de ventas. Por eso el margen bruto se ha mantenido prácticamente estable durante la última década (alrededor del 70%). Los resultados muestran que las empresas deberán trabajar más para disminuir sus costos de ventas. Esto para mejorar su productividad, ya que es la única forma de lograr que el aumento en ventas se refleje en mejores márgenes y mayores retornos. A pesar del continuo avance durante estos últimos ocho años, las empresas más grandes del país, en su conjunto, siguen destruyendo valor para sus accionistas. De las 5.000 empresas, solo el 23% obtuvo un retorno sobre el capital invertido en ellas mayor que su costo, lo que se conoce como generación de valor. Invertir rentablemente y aumentar la productividad serán las formas de conseguir que el EVA alcance terreno positivo.

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SE MANTIENE CONSTANTE LA DESTRUCCION DEL VALOR Tomado de la Revista DINERO MAYO 29 DE 2009 El sector empresarial colombiano destruyo en 2008 un nivel de capital muy similar al destruido en 2007. La caída en las ventas y la rotación del capital fue compensada con un leve incremento de la rentabilidad y la estabilidad del costo del capital. El año pasado las 5000 empresas más grandes del país destruyeron alrededor del 1.4% de su capital invertido, es decir, cerca de $ 6.4 billones. Al comparar estos datos con los obtenidos en 2007, se encuentra que las compañías aumentaron la destrucción de valor para sus accionistas en aproximadamente $ 1.2 billones en el último año. ¿Por qué se presento esta situación? Resulta que el sector empresarial tuvo que invertir un capital de $ 461 billones para generar $ 42 billones de utilidades, y obtener así una rentabilidad sobre capital de 9.1%, una cifra ligeramente superior al 8.9% obtenida en 2007. Como el costo de oportunidad del dinero en Colombia estuvo estable alrededor del 10.5%, las empresas, en vez de generar valor (Economic Value Added EVA), lo destruyeron. Sin embargo, al analizar sectorialmente el EVA, se ven comportamientos disímiles. El incremento de más de 40% en las ventas y de 80% en las utilidades de los sectores de hidrocarburos y minas propiciaron un significativo aumento en la generación del valor. El sector de hidrocarburos paso de generar valor por cerca de 1.4 billones en 2007 a crear valor por más de $5.8 billones. La minería, por su parte, genero este año $ 434.000 millones en valor 130% más que en 2007. Excluyendo estos sectores, la desaceleración de las ventas es 8.8%, mientras las utilidades netas solo crecieron 1% frente a 2007, al llegar a $ 22.2 billones. Con esto, la rentabilidad del capital del resto de las empresas bajo a cerca de 7.1% y la destrucción del capital fue de alrededor del 3.5% del capital invertido. El valor destruido por las empresas diferentes de hidrocarburos y minería, es de $ 12.6 billones. Si bien eso significa una ruptura de la tendencia de mejora continua con que venía el sector empresarial en los últimos ocho años, es una cifra bastante lejana a los niveles que se destruían durante crisis anteriores.

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En 1999, por ejemplo, año en el cual Dinero y Stern Stewar & Co., la firma que desarrollo el concepto, comenzaron a realizar la medición, las empresas destruyeron el equivalente a 12% de su capital. En ese entonces, las empresas no eran rentables y el costo del capital era mayor. A pesar del aumento en la destrucción del valor, el panorama es alentador. Alrededor de 45% de las empresas mejoraron su EVA frente al año inmediatamente anterior y hoy casi la tercera parte de las 5000 empresas mas grandes del país crean valor para sus accionistas (ver ranking de empresas). Para seguir avanzando se requiere que cada vez mas empresarios sigan tomando sus decisiones de crecimiento e inversión sin descuidar la rentabilidad y la creación de valor para sus accionistas.

EL EVA EN LOS SECTORES De más de 100 sectores analizados, 11 generaron valor en 2008, entre los que se encuentran: hidrocarburos, minería, pesca y camarón, pinturas y barnices, tabaco, caucho, preparación de terreno, cine y video, vidrio, químicos básicos y software. Entre los que más capital destruyeron están: energía eléctrica, construcción y materiales de construcción como cerámica, cemento, ingeniería civil y servicios públicos. Y los que destruyen cada vez mas son seguridad social, siderúrgico y alimentos para animales, entre otros. El 31% de las 5000 empresas más grandes del país tienen un EVA positivo. No hay un claro dominio de las empresas de ningún sector dentro de este ranking. En el listado hay compañías de sectores con comportamientos en sus ventas y utilidades tan diversas como hidrocarburos, minerota, combustibles, energía y conexas, pero también de concesionarios textiles y confecciones, construcción, vehículos y partes, entre otros. Esto demuestra que la generación del valor no depende del sector sino de las empresas. Alrededor de 2250 empresas (45% del total) mejoraron su generación del valor. Esto es destruyeron menos valor (alrededor de 60%) o aumentaron el valor generado (23%). El 16% de estas empresas paso de destruir valor en 2007 a generar EVA positivo este año. En el ranking hay empresas de sectores como energía eléctrica y conexa, minería, combustibles, hidrocarburos, concesionarios, plásticos, químicos entre otros.

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Otra tercera parte de las empresas destruyen más valor, el 13% genera menos valor pero es positivo y el 10% restante paso de generar valor a destruir valor en 2008.

LA EVOLUCIÓN DEL EVA SE DETUVO LA MEJORA CONSTANTE DE LOS ÚLTIMOS AÑOS

LA EVOLUCIÓN DEL EVA 1999

2000

2001

2002

2003

2004

2005

2006

2007

2008

$0 -$ 20 -$ 40 -$ 60 -$ 80 -$ 100 -$ 120 -$ 140 -$ 160

Artículos anteriores: Fuente www.revistadinero.com

EL CONCEPTO DE VALOR AGREGADO Es un concepto desde 1985 y 1986 en las empresas a partir de los modelos administrativos (Porter) que desde la cadena de valor habló de valor agregado. Los primeros que hablaron de valor fueron los ingenieros y con su mentalidad logística se impuso la moda del justo a tiempo para cumplir con el valor a los clientes con productos y servicios de máxima calidad, al mínimo costo y en el momento oportuno (La meta: Novela frívola y entretenida, te hace ver en el espejo).

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Las empresas no utilizan el JAT cuando en realidad es un modelo mental. El JAT es importante porque a lo que apunta es a reducir el tiempo de ciclo total de la empresa, reduciendo tiempos de procesos y actividades. Rápido para producir, para entregar y facturar, rápido nos paga el cliente. Puede que llegue la misma plata, pero más rápido y genera capacidad ociosa que se puede vender o utilizar en otros procesos. Evita préstamos de corto plazo o descuento de facturas. El JAT ayuda a mejorar el flujo de caja de la empresa y por lo tanto se mejora la generación de valor en la empresa. Las empresas no valen por sus activos fijos, ni siquiera por los activos intangibles (know how, good will, capital intelectual). Una empresa vale por la caja que genera. Una empresa vale por su habilidad para combinar los activos tangibles por los intangibles alrededor de la estrategia y esto es lo que produce flujo de caja, denominado FCL. Ejemplo: LEONA con plantas supermodernas (activo tangible), personal idóneo (activo intangible), sistema de distribución, pero algo faltó en la estrategia que se quebró y perdió 700 millones US. La negociación se hace con el 5% de participación en el mercado que tenían en su momento. Otro ejemplo, es OLA Colombia móvil con sus activos tangibles e intangibles (EPM y ETB) se fue un billón US, que dieron 800 millones y habían metido 1.800 en ellas. (Cada uno perdió 500 US). ACES: Aviones última generación (activo tangible), modelo servicio cliente y cultura organizacional (activo intangible), pero algo falló en la estrategia y se cerró. Una empresa vale por la capacidad de generar flujo de caja con la combinación de activos tangibles e intangibles en la estrategia.

El FCL es aquel que queda disponible para los acreedores financieros y los accionistas. A los acreedores financieros les entregamos servicio a la deuda y a los accionistas les entregamos dividendos.

FCL

Acreedores financieros Accionistas

Servicio de la deuda (capital e interés) Dividendos

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Para comprender el FCL se monta en el balance. En los tenderos de la calle, le quedó libre $30 y le pagó a quien le prestó el plante $10 y el resto es para el bolsillo. Eso es FCL. FLC es lo que libre deja el negocio para el dueño y para el banco si lo invitaron. Cuando uno pide prestado al banco es vender un pedazo de la empresa con pacto de recompra. “Si tengo una empresa de activos por $100 y le debe $20 al banco y no paga, enreda los $100. Si uno tiene $100 y le debe $80 al banco, el problema es del banco). Una empresa vale por la capacidad de generar FCL y todo lo que se haga en la empresa debe generar FCL, mejorando las variables (3). Los de mercadeo (comerciales) no quisieron quedarse atrás y en los años 90 inició la cultura de servicio al cliente (el cliente es el rey y el cliente siempre tiene la razón). Esto se da cuando el cliente agrega valor, es decir, cuando nos da flujo de caja. Mientras más crezca con una superficie, una pequeña empresa se puede quebrar porque debe dar descuento y plazos y no le generan flujo de caja y por eso se quiebra. Solo aporta contablemente porque es posible que no llegue la plata a la caja y se entierra plata en capital de trabajo y la debe ir a buscar al banco con un costo financiero. Gestión humana no se quedó atrás y habló del valor agregado para los trabajadores con calidad de vida (teoría moderna) con ambiente propicio para los empleados.

¿Está el grupo de clientes y empleados, pero que pasa con los accionistas? Se les adelantaron y por eso hoy por hoy el enfoque gerencial está determinado a la generación de valor para los accionistas, con valor agregado para clientes y trabajadores, con el objetivo dominante para los clientes. Si no es así, los clientes la cierran (ACES).

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Qué sucedió para que el valor agregado sea enfoque dominante. En los años 80 hubo un alboroto académico que implicó que importantes personas de universidades de EUA y Europa llamaron la atención de que muchas empresas cuando establecían sus objetivos no necesariamente si se lograban implicaba que la empresa valiera más que es para lo que los contratan (Alfred Rapaport) con libros y documentos, conferencias, enfoques, e investigaciones que mostraban que con retención de utilidades no se mostraba en multiplicar dichas utilidades por un número adecuado.

Erróneamente los objetivos empresariales apuntaban a: -

Incremento en participación de mercado: HP y Compaq porque aumentó su participación pero no se valorizó en el mercado y se perjudicaron los de HP que competía con alta tecnología y equipos médicos y metió otra empresa para competir con computadores. El valor de la acción no recogió los supuestos flujos de caja de largo plazo. Otro ejemplo contrario es la empresa aeronáutica que en EUA todavía produce plata (Soudest) que no es la más grande, es la sexta en participación del mercado, pero el valor de su acción es mayor que lo que valen juntas las primeras cinco. Tiene JAT (25 minutos pasajero), el clima organizacional. El objetivo no es participación en mercado, sino valor a los accionistas con nuevas rutas, diferenciador. En los ejemplos domésticos donde no la más grande es la más valiosa. ¿A qué costo fue Leona? Vendió al 33% de lo invertido. Querían un 30% de participación y lograron el 5%. El gran error estratégico en Leona fue que se metieron a competir con un Goliat (Boston Consulting Group), entraron como perros (baja participación en un mercado que crece muy poco) a atacar una vaca lechera con 95% de participación en mercado con posicionamiento cultural (Poker, Pilsen, águila, etc.).

No es producir malos resultados actuales, es producir mejores resultados Las empresas pueden valer más tomando mejores decisiones 1. Generar valor y entender el concepto 2. Acoger 2 conceptos.

262

QUÉ ES AGREGAR VALOR El objetivo gobernante de la empresa anteriormente es la maximización de la riqueza de los accionistas, pero es una definición de capitalismo salvaje. Hoy por hoy, ES EL INCREMENTO DEL PATRIMONIO DE LOS ACCIONISTAS EN ARMONÍA CON LOS CLIENTES Y TRABAJADORES. Las evidencias sugieren que las empresas que son rentables para los accionistas, en la mayoría de los casos tienen alto nivel de satisfacción de clientes y de clima organizacional. Ejemplo es el caso de Nacional de Chocolates y de ISA. ISA produce rentabilidad acorde al riesgo del sector de energía promedio anual del 15% con riesgo relativamente bajo frente a otras alternativas. El nivel de satisfacción de clientes de ISA es muy alto (ej. Apagón día secretaria no demandas). Alto nivel de clima organizacional. Chocolates es lo mismo en clientes y empleados. Estos elementos coinciden a nivel mundial: clientes y empleados satisfechos. Una empresa puede tener clima organizacional y satisfacción de clientes pero no es rentable y por lo tanto termina cerrada. (Ejemplo: ACES) Un ejemplo sencillo es hacer una remodelación del apartamento que hoy vale $100 millones, respaldados por un avalúo. La remodelación es de $10 millones y nuevamente avaluamos. El avaluador llega y dice que quedó en $115 millones. El agregado fue $5 millones. Remodelemos la empresa: En dic. 31 la valoración fue de $100 millones como valor percibido (por eso cambia la acción en bolsa). Se proyectan sus flujos de caja libre y se traen a valor presente al costo de capital y obtenemos $100 millones. Durante el año en decisiones acordes con la estrategia se hacen inversiones en KT y AF para mejorar los flujos de caja. Cuál será el valor como consecuencia de la inversión de $10 millones y la mejora de los flujos de caja y obtenemos $115. Aumento del valor de la empresa en mayor proporción que lo que se haya invertido para ello. Ejemplo de una empresa que está en bolsa de valores. El valor de la acción al inicio del período es de $80, la utilidad neta del año fue de $700 millones, el número de acciones en circulación es de 100 y los dividendos fueron de $300 ($3 por acción).

263

¿Cuál debe ser el valor de la acción al final del año para afirmar que hubo valor agregado para los accionistas? Valor accion enero 1 Utilidad neta año Acciones circulación Dividendos

80 700 100 300

Dividendo por accion Utilidad por acción Utilidad retenida

3 7 4

La acción deberá subir $84 para que recupere la utilidad retenida. El incremento del EVA es el resultado de decisiones de largo plazo. El valor agregado de una empresa se manifiesta cuando la rentabilidad marginal es mayor que el costo de capital y cuando se incrementa el valor presente de una empresa. Los inductores de valor son los elementos o aspectos en la empresa que tienen relación con la generación de valor. El comportamiento de los macroinductores de valor son los que generan valor en la empresa. Todo lo que se haga para mejorar la rentabilidad del activo en el largo plazo mejora el flujo de caja y viceversa. Si estamos con problemas de caja, toca sacrificar rentabilidad para salir de esta, pero en el mediano y largo plazo todo lo que mejore el flujo de caja libre también mejora la rentabilidad La rentabilidad marginal y el flujo de caja libre no son indicadores como tal por su dificultad para calcularlos mes a mes. El EVA será el indicador a analizar. El comportamiento de los inductores operativos (productividad de capital de trabajo, margen Ebitda y uso eficiente de los activos fijos o capacidad instalada que pueden ser personas). No existe un indicador para medir la capacidad instalada en cada empresa, es un elemento particular en cada empresa, dependiendo del tipo de producto o servicio (p.ej. ventas por metro, pasajeros por milla, toneladas por km, kilos por hora-hombre, etc.) por lo cual se “pone en el congelador”. Para PKT y Ebitda si existen indicadores universales. Su generación conduce al efecto de macroinductores y por lo tanto a valor agregado. Los inductores financieros se relacionan con el tema del costo de capital por la administración del riesgo operativo y financiero y el escudo fiscal.

264

Los inductores estratégicos que son los microinductores que son las medidas que a nivel de indicadores de tercer nivel o balanced scorecard le pegan al nivel operativo de la empresa.

EBITDA: Earnings before interests taxes depreciation and amortization. Los gastos diferidos no son los de un año, son licencias, estudios y proyectos, gastos preoperativos y otras inversiones de gran magnitud que se difieren a varios años. Las depreciaciones y amortizaciones no son gestionables, no implican desembolso ni actual ni futuro y obedecen a la estrategia empresarial de la empresa por su metodología. A esto se adicionan las provisiones de inventarios o de cartera. La utilidad Ebitda no es para calcular rentabilidad o medir capacidad de endeudamiento, sirve principalmente para el proceso de evaluación del desempeño del negocio de los gerentes y su equipo gerencial. El Ebitda es la utilidad del tendero (no deprecia el TV ni la nevera) teniendo en cuenta las facturitas pendientes. Ebitda es entonces la diferencia entre ingresos menos costos y gastos que implican desembolso de efectivo. La alternativa de separar los costos entre variables y fijos me permite determinar la contribución Ingresos operacionales Costos y gastos variables CONTRIBUCION costos y gastos fijos UAII o UTILIDAD OPERATIVA Intereses UAII o UTILIDAD OPERATIVA Impuestos UN

Ingresos operacionales Costo de ventas UTILIDAD BRUTA Gastos admon y ventas UAII o UTILIDAD OPERATIVA Intereses UAII o UTILIDAD OPERATIVA Impuestos UN

Ingresos operacionales Costos y gastos efectivos EBITDA (UTILIDAD DE CAJA) Depreciación y amortizacion UAII o UTILIDAD OPERATIVA Intereses UAII o UTILIDAD OPERATIVA Impuestos UN

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Al Ebitda se le hacen depuraciones como: -

Pagos de leasing. No son gasto operativo, es servicio a la deuda y se debe considerar como gasto no operativo. Si es para financiar compra de activos no es operativo. El interés va a los pagos financieros y el abono a capital favorece beneficio tributario pero desde el Ebitda no es un gasto.

-

En otros ingresos y otros egresos hay partidas inherentes a la operación, son del negocio como tal pero por apreciaciones contables (principios) son no operativos. Por ejemplo ingresos por diferencia en cambio de comprar y vender mercancía. Si la diferencia en cambio es por deuda financiera es un mayor o menor valor de los intereses y sería no operativa. Cuando afecta la deuda se queda en gasto financiero, cuando es de comercialización se debe considerar en Ebitda. Cuando es por inversiones de liquidez que no son del negocio, tampoco se incluyen en el Ebitda.

-

Los fletes cuando se registran en otros ingresos, deben considerarse en el Ebitda.

-

Gastos financieros por comisiones y gastos bancarios como 4 x 1.000, estos gastos son inherentes al negocio. Los gastos financieros son únicamente por tener deuda, lo demás es administrativo.

-

Los gastos familiares y otros no inherentes al negocio. Optimización tributaria o capar impuestos. Estos gastos no se deben considerar en el Ebitda, otra vez sumarlos.

EBITDA: + + + -

Utilidad operativa Depreciaciones, amortizaciones y provisiones Leasing operativo y financiero Diferencia en cambio por compra y venta de mercancías Gastos financieros por comisiones y bancarios

266

Estos indicadores evalúan el desempeño, pero aquellos que no se consideran para el Ebitda, terminan siendo incluidos en el EVA, ya sea EVA operativo o EVA no operativo.

El Ebitda es la caja bruta o lo que finalmente se convierte en caja para atender 5 compromisos de toda empresa: a. Pago de impuestos: b. Servicio de la deuda, capital e intereses c. Inversiones requeridas en capital de trabajo para seguir en la operación d. Inversiones en reposición de activos fijos (no la expansión porque esa la financia el dueño) e. Los dividendos o utilidades para los accionistas o apoyar la expansión restringiendo el dividendo Todo lo que pasa en una empresa, pasa por estas variables que pueden ser combinadas en diferente forma con diferentes propósitos. IMPUESTOS

SERVICIO DEUDA

VARIACION KT

REPOSIC. ACT. FIJOS

DIVIDEND.

FCL

EBITDA - IMPUESTOS - VAR KT - VAR AF (REPOSIC) = FCL - SERV. DEUDA = FC ACCIONISTAS

Se convierte en 3 variables, FCL, variación de KT y reposición de activos, porque los impuestos deben pagarse de todas formas.

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El análisis entonces del valor de una empresa se logra con: -

Margen Ebitda

-

Productividad del capital de trabajo

-

Aprovechamiento de la capacidad instalada

Para el análisis en una empresa se mide entonces: -

Ebitda

-

PKT

-

Estructura de caja

-

Indicadores de riesgo financiera/Ebitda)

-

EVA (Como consecuencia de todo esto)

financiero

(Intereses/Ebitda

&

Deuda

MARGEN EBITDA: EBITDA / VENTAS Son los centavos que por cada peso de venta se convierten en caja EN EL TIEMPO con el fin de atender los compromisos para los cuales se genera Ebitda. El Ebitda nos da una idea de cuanta caja se genera en el tiempo y la productividad nos dice a qué velocidad esa caja va a estar disponible para atender estos eventos. El margen operativo puede ser mentiroso en ciertos casos en el sentido de que en los costos y gastos operativos hay depreciaciones y amortizaciones y más si representan una alta proporción. Es decir que el margen operativo puede ser insuficiente para evaluar el desempeño.

268

Cuando el Ebitda se disminuye en principio hay una alarma. En las empresas hay que alcanzar la meta de $ Ebitda y margen Ebitda. Alcanzar el presupuesto garantiza los 5 compromisos de caja. Alcanzar la meta de Ebitda en porcentaje es el premio por lograr la meta establecida.

ANÁLISIS DE LA RENTABILIDAD DEL PATRIMONIO Activo Utilidad operativa Rent. Activo

1000 300 30,00%

Pasivos Intereses Patrimonio Utilidad neta Remt. Patr.

400 13% 600 248 41,33%

La rentabilidad del patrimonio se presenta por asumir el riesgo operativo por el negocio y el riesgo financiero por la financiación de la empresa. Rentabilidad patrimonio = Riesgo operativo + riesgo financiero. Supongamos que la empresa no hubiera tomado deuda. La máxima rentabilidad que hubieran ganado los propietarios sería del 30% que es el rendimiento del patrimonio después de impuestos (no hay deuda).

La UODI es la utilidad neta de una empresa sin deuda Activo Utilidad operativa Rent. Activo

1000 300 30,00%

Pasivos Intereses Patrimonio Utilidad neta Remt. Patr.

0 13% 1000 300 30,00%

269

Es así como se analiza el riesgo financiero: Rentabilidad patrimonio = Riesgo operativo + riesgo financiero. 41.33%

=

30%

+

11.33%

Cada peso de deuda lo contrató al 13% después de impuestos y le rentó el 30%, es decir que logró 17% para el dueño. Por haber tomado los $400 de deuda, se ganó $68 millones. Esos $68 le mejoraron su rentabilidad sobre un aporte de $600, equivalente al 11.33% (apalancamiento financiero favorable). Contribución financiera = (rentabilidad activo – costo deuda) x Deuda / patrimonio Deuda / patrimonio es la relación de apalancamiento. Recoge el verdadero efecto de la palanca financiera sobre la rentabilidad. Rentabilidad patrimonio = Rentabilidad del activo + contribución financiera No necesariamente si se incrementa la rentabilidad del patrimonio se aumenta el valor de la empresa, porque puede ser por mayor endeudamiento. ¿Cuál es el valor de los activos que se utilizan para comenzar la medición del EVA?

PASIVO CORRIENTE ACTIVOS CORRIENTES UODI

Rentabilidad

ANdeO

activo

PASIVO LARGO PLAZO ACTIVOS FIJOS PATRIMONIO

La utilidad operativa que producen los activos (numerador) es el premio para quienes financien los activos (denominador)

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En la utilidad operativa ya ha sido descontado con el costo que implica la financiación de bienes y servicios (financieros por no tomar descuentos por pronto pago) o los que no tienen costo. Si una empresa no se toma los descuentos por pronto pago, ese costo no se lleva como gasto financiero, queda como mayor valor de las compras y por lo tanto se debe considerar para el cálculo del costo del capital. El premio de la utilidad operativa es para todos menos los proveedores.

Proveedores ACTIVOS CORRIENTES

Obligaciones financieras PASIVO LARGO PLAZO

ACTIVOS FIJOS PATRIMONIO

Los activos que se consideran serán entonces los activos netos de operación y la rentabilidad será la rentabilidad del activo neto. RAN = UODI / ANdeO Antes de la línea punteada (paralelo a proveedores) se había descontado los excedentes de tesorería, los gastos pagados por anticipado. ANdeO = KTNO + Activos fijos + Activos operativos no corrientes ¿A qué valor se llevan los activos fijos? No se consideran las valorizaciones ya que eso no ha sido ninguna inversión en el negocio. No se consideran además ajustes por inflación y otros ajustes.

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Los principales indicadores de valor son: INDICADOR KTNO

Productividad KTNO

Margen Ebitda

Palanca de crecimiento

AON (activos operativos netos) UODI - Utilidad operativa después de impuestos % RAN (rentabilidad del activo neto) Costo de capital

EVA

EVA

% EVA

FORMULA

INTERPRETACIÓN Recursos operativos invertidos por la Cartera + inventarios empresa diferentes a los financiados - proveedores por proveedores. Recursos necesarios para generar KTNO / Ventas cada $100 en ventas durante el período. Recursos generados como caja Ebitda / Ventas operativa por cada $100 en ventas del período. Veces que se recupera la inversión en Margen Ebitda / KTNO para la generación de ventas PKTNO con la caja operativa (Ebitda). Debe ser > 1 Activos operativos netos utilizados para KTNO + activos fijos la generación de utilidades operativas netos sin considerar otros activos. A la utilidad operacional le descuentan UAII * (1 impuestos para determinar la verdadera %imporenta) utilidad operativa generada. Rentabilidad operativa después de UODI / AON impuestos lograda a partir de los activos involucrados en la operación. Es el costo promedio de financiación de Costo promedio recursos tanto de pasivos como del ponderado del capital patrimonio según las tasas indicadas. Es el Rendimiento de capital logrado en AON * (%RAN -%CK) el período para los accionistas como mayor valor por el uso de recursos. El EVA es positivo si el rendimiento de UODI - (AON* CK) los activos es mayor al costo de los recursos y es negativo si es menor. Determina cuanto se genera de valor EVA / AON por cada $100 invertidos en activos netos operativos.

272

10. Ejemplo de análisis financiero Para conocer y comprender mejor los indicadores financieros y el análisis financiero, quiero plantear un ejemplo completo con los cálculos matemáticos de cada indicador. Su tarea es interpretar los resultados EMPRESA DESCRIPCIÓN DEL SECTOR VALORES PRESENTADOS EN Años a analizar ACTIVO Disponible Inversiones Deudores (cartera) Inventarios Diferidos Otros activos corrientes Muebles y enseres Equipo de oficina Maquinaria Vehículos Edificios Terrenos Equipo de cómputo Depreciación acumulada Propiedad planta y equipo Intangibles Inversiones permanentes Valorizaciones Otros activos no corrientes

DULCES S.A. INDUSTRIAL (Valores en miles de pesos) Año 1

Año 2

Año 3

4.002 1.851 41.548 35.592 792 0

6.766 500 32.951 40.374 516 0

9.505 0 47.823 51.094 637 0

0 3.135 19.172 10.358 34.247 2.909 0 -20.696

0 4.820 28.018 11.089 52.097 4.978 0 -29.708

0 5.796 36.603 13.067 66.544 4.016 0 -42.803

6.275 146.278 387.607 2.223

6.032 291.789 461.531 4.274

7.011 299.479 245.104 8.145

273

PASIVOS Obligaciones financieras corto plazo Proveedores Cuentas y gastos por pagar Impuestos, gravámenes y tasas Obligaciones laborales Otros pasivos corto plazo

17.663 10.116 13.367 641 3.111 925

22.956 9.184 13.324 673 3.813 1.413

21.692 40.983 20.857 3.437 4.855 1.526

Obligaciones financieras largo plazo Bonos y papeles comerciales por pagar Obligaciones laborales largo plazo Pasivos estimados y provisiones Otros pasivos largo plazo

15.718 0 273 4.498 173

26.153 0 199 6.378 123

17.061 0 0 7.503 123

PATRIMONIO Capital social Superávit de capital Reservas Revalorización del patrimonio Resultados del ejercicio Resultado de ejercicios anteriores Superávit por valorización Otras cuentas de patrimonio

1.627 17.406 69.339 69.978 62.851 0 387.607 0

1.733 91.383 102.293 106.609 68.262 0 461.531 0

1.733 20.199 134.679 161.150 71.119 0 245.104 0

RESULTADOS Ventas (Ingresos operativos) Costo de ventas Gastos de administración Gastos de ventas Ingresos financieros Otros ingresos no operativos Gastos financieros Otros egresos no operativos Provisión impuesto de renta

285.757 210.639 12.620 40.792 12.198 52.074 4.317 17.370 1.440

340.992 245.738 15.448 52.886 13.496 59.451 17.915 11.604 2.086

402.736 294.272 16.994 61.373 16.336 57.557 16.377 10.053 6.441

274

INFORMACIÓN ADICIONAL Compras durante el año Cartera al inicio del año Inventario al inicio del año Proveedores al inicio del año Activo corriente al inicio del año Activo fijo al inicio del año Patrimonio al inicio del año Depreciación y amortizaciones del período Número de acciones en circulación Valor de la acción en bolsa ( En caso de sociedad anónima abierta) Dividendos decretados y pagados en el período TMRR (Tasa Patrimonio) Tasa de interés efectiva anual a corto plazo (Obligaciones financieras) Tasa de interés efectiva anual a largo plazo (Obligaciones financieras) Tasa de interés bonos y papeles comerciales Costo de los proveedores Costo de otros pasivos Tasa de impuesto a la renta Política rotación cartera Política rotación inventarios Política rotación proveedores

Año 1 179.670 33.238 32.033 9.610 75.407 44.213 547.927 4.056 81.357.358

Año 2 183.202

Año 3 273.278

5.278 86.658.700

6.081 86.658.700

22.455 20,2%

28.897 20,5%

35.877 23,4%

16,0%

18,0%

20,0%

16,0%

18,0%

20,0%

0,0% 0,0% 0,0% 35,0% 30 15 45

0,0% 0,0% 0,0% 35,0% 30 15 45

0,0% 0,0% 0,0% 35,0% 30 15 45

275

INFORMACIÓN PARA EL CÁLCULO DEL COSTO PROMEDIO PONDERADO

T (tasa impositiva) B desapalancado sector en USA Tasa libre de riesgo (bonos tesoro USA) Prima de mercado (USA) Riesgo país (Colombia) Inflación de Colombia en el largo plazo Inflación de EEUU en el largo plazo Costo deuda antes de impuestos para obligaciones financieras Costo deuda antes de impuestos para otros pasivos

Año 1 35% 60,00% 6,00% 5,00% 7,00% 6% 2,5%

Año 2 35% 70,00% 6,00% 6,00% 6,00% 6% 2,5%

Año 3 35% 80,00% 6,00% 7,00% 7,00% 6% 2,5%

16%

18%

20%

0%

0%

0%

INFORMACIÓN DEL SECTOR Y METAS DE LA EMPRESA PARA ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS %KTN %KTNO Razón corriente Prueba ácida Días de rotación cartera Días de rotación inventario Días de rotación proveedores Ciclo operativo Endeudamiento total Endeudamiento a corto plazo Gastos financieros a Ebitda % ROE % ROI % Margen Bruto % Margen Operativo % Margen Neto % Margen Ebitda Palanca de crecimiento % Rentabilidad activo neto

META EMPRESA 50,0% 10,0% 2,0% 1,0% 30 15 45 0 50,00% 60,00% 15,00% 35,00% 30,00% 40,00% 20,00% 15,00% 25,00% 1,50 30,00%

PROMEDIO SECTOR 40,0% 10,0% 2,0% 1,0% 30 15 45 0 50,00% 60,00% 10,00% 30,00% 25,00% 35,00% 20,00% 12,00% 25,00% 2,00 30,00%

276

DULCES S.A. INDUSTRIAL (Valores en miles de pesos) Año 1

Año 2

Año 3

ACTIVO Disponible Inversiones Deudores (cartera) Inventarios Diferidos Otros activos corrientes

4.002 1.851 41.548 35.592 792 0

6.766 500 32.951 40.374 516 0

9.505 0 47.823 51.094 637 0

TOTAL ACTIVO CORRIENTE

83.785

81.107

109.059

675.293

916.027

752.021

Obligaciones financieras corto plazo Proveedores Cuentas y gastos por pagar Impuestos, gravámenes y tasas Obligaciones laborales Otros pasivos corto plazo

17.663 10.116 13.367 641 3.111 925

22.956 9.184 13.324 673 3.813 1.413

21.692 40.983 20.857 3.437 4.855 1.526

TOTAL PASIVO CORRIENTE

45.823

51.363

93.350

Obligaciones financieras largo plazo Bonos y papeles comerciales por pagar Obligaciones laborales largo plazo Pasivos estimados y provisiones Otros pasivos largo plazo

15.718 0 273 4.498 173

26.153 0 199 6.378 123

17.061 0 0 7.503 123

TOTAL ACTIVOS PASIVOS

277

TOTAL PASIVO LARGO PLAZO

20.662

38.853

24.687

TOTAL PASIVO

66.485

84.216

118.037

Capital social Superávit de capital Reservas Revalorización del patrimonio Resultados del ejercicio Resultado de ejercicios anteriores Superávit por valorización Otras cuentas de patrimonio

1.627 17.406 69.339 69.978 62.851 0 387.607 0

1.733 91.383 102.293 106.609 68.262 0 461.531 0

1.733 20.199 134.679 161.150 71.119 0 245.104 0

TOTAL PATRIMONIO

608.808

831.811

633.984

PATRIMONIO

DULCES S.A. ANÁLISIS VERTICAL AL BALANCE GENERAL ACTIVOS

Año 1

Año 2

Año 3

Disponible Inversiones Deudores (cartera) Inventarios Diferidos Otros activos corrientes

4,8% 2,2% 49,6% 42,5% 0,9% 0,0%

8,3% 0,6% 40,6% 49,8% 0,6% 0,0%

8,7% 0,0% 43,9% 46,8% 0,6% 0,0%

TOTAL ACTIVO CORRIENTE

12,4%

8,9%

14,5%

Propiedad planta y equipo Intangibles Inversiones permanentes

8,3% 1,1% 24,7%

8,5% 0,7% 34,9%

19,9% 1,1% 46,6%

278

Valorizaciones

65,5%

55,3%

38,1%

TOTAL ACTIVO NO CORRIENTE

87,6%

91,1%

85,5%

Obligaciones financieras corto plazo Proveedores Cuentas y gastos por pagar Impuestos, gravámenes y tasas Obligaciones laborales Otros pasivos corto plazo

38,5% 22,1% 29,2% 1,4% 6,8% 2,0%

44,7% 17,9% 25,9% 1,3% 7,4% 2,8%

23,2% 43,9% 22,3% 3,7% 5,2% 1,6%

TOTAL PASIVO CORRIENTE

68,9%

61,0%

79,1%

Obligaciones financieras largo plazo Bonos y papeles comerciales por pagar Obligaciones laborales largo plazo Pasivos estimados y provisiones Otros pasivos largo plazo

76,1% 0,0% 1,3% 21,8% 0,8%

79,6% 0,0% 0,6% 19,4% 0,4%

69,1% 0,0% 0,0% 30,4% 0,5%

TOTAL PASIVO LARGO PLAZO

31,1%

39,0%

20,9%

9,8%

9,2%

15,7%

0,3% 2,9% 11,4% 11,5% 10,3% 0,0% 63,7% 0,0%

0,2% 11,0% 12,3% 12,8% 8,2% 0,0% 55,5% 0,0%

0,3% 3,2% 21,2% 21,2% 11,2% 0,0% 38,7% 0,0%

TOTAL ACTIVOS PASIVOS

TOTAL PASIVO Capital social Superávit de capital Reservas Revalorización del patrimonio Resultados del ejercicio Resultado de ejercicios anteriores Superávit por valorización Otras cuentas patrimonio

279

TOTAL PATRIMONIO

90,2%

90,8%

84,3%

DULCES S.A. ANÁLISIS HORIZONTAL AL BALANCE GENERAL Año 2 - Año 1 Var absoluta Var relativa

Año 3 - Año 2 Var absoluta Var relativa

ACTIVOS Disponible Inversiones Deudores (cartera) Inventarios Diferidos Otros activos corrientes

2.764 -1.351 -8.597 4.782 -276 0

69,1% -73,0% -20,7% 13,4% -34,8% 0,0%

2.739 -500 14.872 10.720 121 0

40,5% -100,0% 45,1% 26,6% 23,4% 0,0%

TOTAL ACTIVOS CORRIENTES

-2.678

-3,2%

27.952

34,5%

Muebles y enseres Equipo de oficina Maquinaria Vehículos Edificios Terrenos Equipo de cómputo Depreciación acumulada Propiedad planta y equipo Intangibles Inversiones permanentes Valorizaciones Otros activos no corrientes

0 1.685 8.846 731 17.850 2.069 0 -9.012 22.169 -243 145.511 73.924 2.051

0,0% 53,7% 46,1% 7,1% 52,1% 71,1% 0,0% 43,5% 45,1% -3,9% 95,5% 19,1% 92,3%

0 976 8.585 1.978 14.447 -962 0 -13.095 11.929 979 7.690 -216.427 3.871

0,0% 20,2% 30,6% 17,8% 27,7% -19,3% 0,0% 44,1% 16,7% 16,2% 2,6% -46,9% 90,6%

TOTAL ACTIVOS FIJOS

243.412

41,2%

-191.958

-23,0%

TOTAL ACTIVOS

240.734

35,6%

-164.006

-17,9%

280

PASIVOS Obligaciones financieras corto plazo Proveedores Cuentas y gastos por pagar Impuestos, gravámenes y tasas Obligaciones laborales Otros pasivos corto plazo

5.293 -932 -43 32 702 488

30,0% -9,2% -0,3% 5,0% 22,6% 52,8%

-1.264 31.799 7.533 2.764 1.042 113

-5,5% 346,2% 56,5% 410,7% 27,3% 8,0%

TOTAL PASIVO CORRIENTE

5.540

12,1%

41.987

81,7%

Obligaciones financieras largo plazo Bonos y papeles comerciales por pagar Obligaciones laborales largo plazo Pasivos estimados y provisiones Otros pasivos largo plazo

10.435 0 -74 1.880 -50

66,4% 0,0% -27,1% 41,8% -28,9%

-9.092 0 -199 1.125 0

-34,8% 0,0% -100,0% 17,6% 0,0%

TOTAL PASIVO LARGO PLAZO

12.191

59,0%

-8.166

-24,9%

TOTAL PASIVO

17.731

26,7%

33.821

40,2%

106 73.977 32.954 36.631 5.411 0 73.924 0

6,5% 425,0% 47,5% 52,3% 8,6% 0,0% 19,1% 0,0%

0 -71.184 32.386 54.541 2.857 0 -216.427 0

0,0% -77,9% 31,7% 51,2% 4,2% 0,0% -46,9% 0,0%

223.003

36,6%

-197.827

-23,8%

PATRIMONIO Capital social Superávit de capital Reservas Revalorización del patrimonio Resultados del ejercicio Resultado de ejercicios anteriores Superávit por valorización Otras cuentas de patrimonio TOTAL PATRIMONIO

281

DULCES S.A. ANÁLISIS BALANCE GENERAL

Año 1

Año 2

Año 3

DISTRIBUCIÓN DEL ACTIVO TOTAL ENTRE CORRIENTE Y NO CORRIENTE ACTIVO CORRIENTE 83.785

ACTIVO CORRIENTE 81.107

ACTIVO CORRIENTE 109.059

12%

9%

15%

ACTIVO NO CORRIENTE

ACTIVO NO CORRIENTE

ACTIVO NO CORRIENTE

591.508

834.920

642.962

88%

91%

85%

DISTRIBUCIÓN DEL PASIVO CON RESPECTO AL TOTAL DE FINANCIACIÓN PASIVO CORRIENTE

PASIVO CORRIENTE

PASIVO CORRIENTE

45.823

51.363

93.350

7%

6%

12%

PASIVO NO CORRIENTE

PASIVO NO CORRIENTE

PASIVO NO CORRIENTE

20.662

32.853

24.687

3%

4%

3%

PATRIMONIO

PATRIMONIO

PATRIMONIO

608.808

831.811

633.984

90%

91%

84%

282

1.000.000 900.000 800.000 700.000 600.000

Año 1

500.000

Año 2

400.000

Año 3

300.000 200.000 100.000 0 ACTIVOS

ACTIVO CORRIENTE 12%

Año 1

PASIVOS

ACTIVO CORRIENTE 9%

ACTIVO NO CORRIENTE 88%

Año 2

ACTIVO CORRIENTE 15%

Año 3

ACTIVO NO CORRIENTE 85%

ACTIVO NO CORRIENTE 91%

PASIVO CORRIENTE 7% PASIVO NO CORRIENTE 3%

PATRIMONIO 90%

PATRIMONIO

PASIVO CORRIENTE 6% PASIVO NO CORRIENTE 3%

PATRIMONIO 91%

PASIVO CORRIENTE 13% PASIVO NO CORRIENTE 3%

PATRIMONIO 84%

283

DULCES S.A. ESTADO DE RESULTADOS (Valores en miles de pesos) Año 1

Año 2

Año 3

Ventas (Ingresos operativos)

285.757

340.992

402.736

Costo de ventas

210.639

245.738

294.272

UTILIDAD BRUTA

75.118

95.254

108.464

Gastos de administración Gastos de ventas

12.620 40.792

15.448 52.886

16.994 61.373

UTILIDAD OPERATIVA (U.A.I.I)

21.706

26.920

30.097

Ingresos financieros Otros ingresos no operativos Gastos financieros Otros egresos no operativos

12.198 52.074 4.317 17.370

13.496 59.451 17.915 11.604

16.336 57.557 16.377 10.053

UTILIDAD ANTES DE IMPUESTOS (U.A.I)

64.291

70.348

77.560

1.440

2.086

6.441

62.851

68.262

71.119

Provisión impuesto de renta UTILIDAD NETA

284

DULCES S.A. ANALISÍS VERTICAL DE RESULTADOS Año 1 Ventas (Ingresos operativos)

Año 2

Año 3

100,0%

100,0%

100,0%

Costo de ventas

73,7%

72,1%

73,1%

UTILIDAD BRUTA

26,3%

27,9%

26,9%

Gastos de administración Gastos de ventas

4,4% 14,3%

4,5% 15,5%

4,2% 15,2%

7,6%

7,9%

7,5%

Ingresos financieros Otros ingresos no operativos Gastos financieros Otros egresos no operativos

4,3% 18,2% 1,5% 6,1%

4,0% 17,4% 5,3% 3,4%

4,1% 14,3% 4,1% 2,5%

UTILIDAD ANTES DE IMPUESTOS (U.A.I)

22,5%

20,6%

19,3%

0,5%

0,6%

1,6%

22,0%

22,0%

17,7%

UTILIDAD OPERATIVA (U.A.I.I)

Provisión impuesto de renta UTILIDAD NETA

285

DULCES S.A. ANÁLISIS HORIZONTAL AL ESTADO DE RESULTADOS Año 2 - Año 1 Var absoluta Var relativa

Año 3 - Año 2 Var absoluta Var relativa

Ventas (Ingresos operativos)

55.235

19,3%

61.744

18,1%

Costo de ventas

35.099

16,7%

48.534

19,8%

UTILIDAD BRUTA

20.136

26,8%

13.210

13,9%

Gastos de administración Gastos de ventas

2.828 12.094

22,4% 29,6%

1.546 8.487

10,0% 16,0%

5.214

24,0%

3.177

11,8%

1.298 7.377 13.598 -5.766

10,6% 14,2% 315,0% -33,2%

2.840 -1.894 -1.538 -1.551

21,0% -3,2% -8,6% -13,4%

6.057

9,4%

7.212

10,3%

646

44,9%

4.355

208,8%

5.411

8,6%

2.857

4,2%

UTILIDAD OPERATIVA (U.A.I.I) Ingreso financieros Otros ingresos no operativos Gastos financieros Otros egresos no operativos UTILIDAD ANTES DE IMPUESTOS (U.A.I) Provisión impuesto de renta UTILIDAD NETA

286

DULCES S.A. ANÁLISIS AL ESTADO DE RESULTADOS

Año 1

Año 2

Año 3

TOTAL INGRESOS

TOTAL INGRESOS

TOTAL INGRESOS

350.029

413.939

476.629

TOTAL EGRESOS

TOTAL EGRESOS

TOTAL EGRESOS

287.178

345.677

405.510

UTILIDAD OPERATIVA

UTILIDAD OPERATIVA

UTILIDAD OPERATIVA

21.706

26.920

30.097

7,60%

7,89%

7,47%

UTILIDAD NETA

UTILIDAD NETA

UTILIDAD NETA

62.851

62.262

71.119

21,99%

20,02%

17,66%

500.000 450.000 400.000 350.000 300.000

Año 1

250.000

Año 2

200.000

Año 3

150.000 100.000 50.000 0 TOTAL INGRESOS

TOTAL EGRESOS

UTILIDAD OPERATIVA

287

DETALLE DE LOS EGRESOS 300.000 250.000 200.000 150.000 100.000 50.000 Costo de ventas

Gastos de administración

Gastos de ventas

Gastos financieros

Otros egresos no operativos

40.792

4.317

17.370

Provisión impuesto de renta 1.440

Año 1

210.639

12.620

Año 2

245.738

15.448

52.886

17.915

Año 3

294.272

16.994

11.604

2.086

61.373

16.377

10.053

6.441

DULCES S.A. ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO

SALDO INICIAL Capital social Superávit de capital Reservas Revalorización del patrimonio Resultados del ejercicio Resultado de ejercicios anteriores Superávit por valorización Otras cuentas de patrimonio

Año 2 608.808 1.627 17.406 69.339 69.978 62.851 0 387.607 0

Año 3 831.811 1.733 91.383 102.293 106.609 68.262 0 461.531 0

AUMENTOS Capital social Superávit de capital Reservas Revalorización del patrimonio Resultados del ejercicio Resultado de ejercicios anteriores Superávit por valorización Otras cuentas de patrimonio

315.751 106 73.977 32.954 36.631 35.308 62.851 73.924 0

193.922 0 0 32.386 54.541 38.733 68.262 0 0

288

DISMINUCIONES Capital social Superávit de capital Reservas Revalorización del patrimonio Resultados del ejercicio Resultado de ejercicios anteriores Superávit por valorización Otras cuentas de patrimonio

92.748 0 0 0 0 29.897 62.851 0 0

391.749 0 71.184 0 0 35.876 68.262 216.427 0

SALDO FINAL Capital social Superávit de capital Reservas Revalorización del patrimonio Resultados del ejercicio Resultado de ejercicios anteriores Superávit por valorización Otras cuentas de patrimonio

831.811 1.733 91.383 102.293 106.609 68.262 0 461.531 0

633.984 1.733 20.199 134.679 161.150 71.119 0 245.104 0

DULCES S.A. ESTADO DE CAMBIOS EN LA SITUACIÓN FINANCIERA Año 3

FUENTES

APLICACIONES

FUENTES DE CORTO PLAZO

APLICACIONES DE CORTO PLAZO Disponible

Inversiones

500 Deudores (cartera) Inventarios Diferidos Obligaciones financieras corto plazo

Proveedores

2.739 14.872 10.720 121 1.264

31.799

289

Cuentas y gastos por pagar Impuestos, gravámenes y tasas Obligaciones laborales Otros pasivos corto plazo TOTAL FUENTES DE CORTO PLAZO

7.533 2.764 1.042 113 43.761

FUENTES DE LARGO PLAZO

TOTAL APLICACIONES DE CORTO PLAZO APLICACIONES DE LARGO PLAZO Propiedad planta y equipo Intangibles Inversiones permanentes

Valorizaciones

Obligaciones laborales largo plazo

TOTAL FUENTES DE LARGO PLAZO

3.871 9.092 199

1.125

Superávit de capital Revalorización del patrimonio

18.010 979 7.690

216.427 Otros activos no corrientes Obligaciones financieras largo plazo

Pasivos estimados y provisiones

28.716

71.184

54.541

272.093

Superávit por valorización

216.427

TOTAL APLICACIONES DE LARGO PLAZO

327.452

GENERACIÓN INTERNA DE RECURSOS

Resultado del período Depreciación del período

71.119 6.081

TOTAL GENERACIÓN INTERNA RECURSOS

77.200

Distribución de dividendos

35.876

290

TOTAL FUENTES

393.044

TOTAL APLICACIONES

393.044

PRINCIPIO DE CONFORMIDAD FINANCIERA Este principio determina que con las fuentes de corto plazo, la empresa debe cubrir las aplicaciones de corto plazo y con las fuentes de largo plazo y la generación interna de fondos, cubrir sus aplicaciones de largo plazo.

TOTAL FUENTES DE CORTO PLAZO

43.751

TOTAL APLICACIONES DE CORTO PLAZO

29.716

TOTAL FUENTES DE LARGO PLAZO

272.093

TOTAL APLICACIONES DE LARGO PLAZO

327.452

DULCES S.A INDICADORES DE LIQUIDEZ INDICADOR

FORMULA

KT – Capital de trabajo

Activo corriente

% KT

KT / Activo total

KTN – Capital De trabajo neto

Activo corriente – pasivo corriente

& KTN

KTN / KT

KTO – Capital de trabajo operativo

Deudores + Inventarios

% KTO

KTO / KT

INTERPRETACIÓN Recursos de corto plazo para cubrir deudas de corto plazo y la operación. Porcentaje del activo corriente sobre el activo total de la empresa. Determina cuánto pesa el capital de trabajo neto sobre el total de activo corriente. Margen de seguridad de la empresa para cumplir sus compromisos de corto plazo. Recursos operativos de corto plazo comprometidos en la operación por cartera pendiente y saldo inventarios. Porcentaje de los recursos de corto plazo operativos sobre el total de activo corriente.

Año 1

Año 2

Año 3

83.785

81.107

109.059

12,4%

8,85%

14,50%

37.962

29.744

15.709

45,3%

36,67%

14,40%

77.140

73.325

98.917

92,07%

90,41%

90,70%

291

KTNO Capital de trabajo neto operativo

KTO / Proveedores

% KTNO

KTNO / KTO

Productividad KTO

KTO / Ventas

Productividad KTNO

KTNO / Ventas

Razón corriente – Razón circulante – Razón de solvencia – Razón de disponibilidad

Activo corriente / pasivo corriente

Prueba ácida o coeficiente liquidez

(Activo corriente – inventarios) / pasivo corriente

Fondo de maniobra sobre deudas a corto plazo

KTN / Pasivos corrientes

Solvencia Financiera o Solidez

Activo total / pasivo total

Razón de deuda total (flujo de caja a deuda total)

Flujo de caja operativo / Total pasivos

Valor de los recursos operativos de corto plazo que no son financiados por los proveedores (recursos propios). Porcentaje de los recursos financiados por al empresa sobre el total de recursos comprometidos de corto plazo. Determina los recursos comprometidos en capital de trabajo operativo para la generación de ventas. Recursos propios comprometidos diferentes a la financiación de proveedores para generar ventas. Capacidad de la empresa para atender las deudas a corto plazo con sus recursos corrientes. Por cada peso de deuda cuanto tiene la empresa de respaldo. Capacidad para atender deudas de corto plazo sin tener que recurrir a la venta de inventarios. Determina si el capital de trabajo neto es suficiente para atender las deudas a corto plazo. Valor adecuado 0.5 a 1. Capacidad que tiene la empresa a corto largo plazo para demostrar su consistencia financiera. Determina la capacidad de generar fondos para cubrir la totalidad de deudas. Entre más tienda a cero, mayor insolvencia o incapacidad futura.

67.024

64.141

57.934

86,89%

87,47%

58,57%

26,99%

21,50%

24,56%

23,45%

18,81%

14,39%

1,83

1,58

1,17

1,05

0,79

0,62

0,00

0,00

0,00

10,16

10,88

6,37

0,39

0,38

0,31

292

Relación deudores a proveedores

Deudores / proveedores

Eficiencia activo cte

Ventas / activo corriente promedio

Variación KTNO

Diferencia KTNO entre cada año

Determina las veces que el saldo de deudores representa la financiación de recursos con proveedores. Determina las veces que representan las ventas con relación a los recursos comprometidos en activo corriente. Establece cuanto aumentó o disminuyó el capital de trabajo neto operativo. Debe ser analizado con las ventas.

4,11

3,59

1,17

3,59

4,14

4,24

-2.883

-6.207

2,00 1,80 1,60 1,40 1,20 1,00 0,80 0,60 0,40 0,20 0,00 Prueba ácida o coeficiente liquidez

Año 1

Razon corriente - Razón circulante Razón de solvencia - Razón de disponibilidad 1,83

Año 2

1,58

0,79

Año 3

1,17

0,62

1,05

293

120.000

Año 1 Año 2

100.000

Año 3

80.000 60.000 40.000 20.000 0 KT

KTN

KTO

KTNO

DULCES S.A INDICADORES DE ACTIVIDAD - ROTACIÓN INDICADOR

FORMULA

Días de rotación deudores

Deudores promedio * 365 días/ ventas

Días de rotación inventario

Inventario promedio * 365 días / costo de ventas

Ciclo de caja operativo

Días de cartera + días inventario

Días de rotación proveedores

Proveedores promedio * 365 días / compras

INTERPRETACIÓN Mide el número de días que tarda la empresa en recuperar la cartera. Se compara con la política de la empresa. Determina en cuantos días la empresa convierte sus inventarios en efectivo o en cartera. Determina los días que requiere la empresa para convertir lo producido en efectivo. Determina los días que tarda la empresa en cancelar a los proveedores. Debe ser comparado con política de crédito.

Año 1

Año 2

Año 3

48

40

37

59

56

57

106

96

93

20

19

33

294

Ciclo de caja operativo neto

Días de cartera + días inventario – días proveedores

Rotación de activo corriente

Activo corriente promedio * 365 días / ventas

Rotación de activo operativo

Ventas / Activo operativo neto

Rotación de capital Rotación de patrimonio Rotación del efectivo

Ventas / (patrimonio + pasivos a largo plazo) Ventas / patrimonio 365 / ciclo caja

CUENTA

VALOR ACTUAL

Deudores Inventario Proveedores KTNO

47.823 637 40.938 7.477

Determina los días necesarios de caja operativa que no son financiados con los proveedores. Determina los días que están comprometidos los recursos de corto plazo para generar ventas. Mide por cada peso invertido en activo operativo neto cuanto se genera en ventas durante el período. Determina el grado de financiación propia y a largo plazo en las ventas de la empresa. Participación en las ventas de la inversión de los propietarios. Veces que rota el ciclo operativo neto en el período.

FONDOS OCIOSOS DÍAS POLÍTICA ROTACIÓN ROTACIÓN 37 30 57 15 33 45 60 0

87

77

60

100

87

85

0,57

0,57

1,04

0,45

0,39

0,61

0,47

0,41

0,64

4

5

6

SALDO IDEAL 33.561 12.261 34.160 11.663

FONDOS OCIOSOS -14.262 11.624 6.823 4.186

60 50 40 Año 1

30

Año 2 Año 3

20 10 0 Días deudores

Días inventario

Días proveedores

295

DULCES S.A INDICADORES DE ENDEUDAMIENTO INDICADOR Razón de independencia financiera – Financiación con recursos propios – Índice de propiedad

FORMULA

INTERPRETACIÓN

Año 1

Año 2

Año 3

Patrimonio / activo total

Cuanto de los recursos de la empresa están financiados con participación de los propietarios.

90,15%

90,8%

84,30%

9,85%

9,19%

15,70%

68,92%

60,99%

79,09%

31,08%

39,01%

20,91%

15,22%

10,91%

34,72%

161,56%

149,48%

156,98%

38,15%

31,63%

50,06%

Endeudamiento total

Pasivo total / activo total

Endeudamiento a corto plazo

Pasivo corriente / pasivo total

Apalancamiento a largo plazo

Pasivo a largo plazo / pasivo total

Financiación con proveedores

Proveedores / pasivo total

Financiación con obligaciones financieras

Obligaciones financieras totales / pasivo total

Financiación con pasivos laborales

Obligaciones laborales / pasivo total

Determina el grado de apalancamiento de acreedores en los activos de la empresa. Establece cual es el porcentaje del total de deudas que deben ser canceladas en el corto plazo. Determina del total de deudas, cuanto está financiado a largo plazo. Determina cuanto de los recursos financiados con terceros están comprometidos con los proveedores. Determina del total de pasivos cuanto es financiado con obligaciones financieras. Determina cuanto de los recursos financiados con terceros están comprometidos con pasivo laboral.

296

Financiación con impuestos

Impuestos por pagar / pasivo total

Endeudamiento sin valorizaciones

Total pasivo / (Activo total – valorizaciones)

Carga Financiera

Gastos financieros / Ventas

Cobertura de gastos financieros o veces que se ha ganado el interés Relación gastos financieros a Ebitda Relación obligaciones financieras a Ebitda Laverge o Apalancamiento financiero

Estructura corriente

Estructura de capital

UAII / gastos financieros

Determina cuanto de los recursos financiados con terceros corresponden a impuestos por pagar. Determina cuál es el compromiso con acreedores sobre los activos sin considerar valorizaciones. Porcentaje de las ventas que son dedicadas a cubrir la carga financiera. Capacidad de la empresa para generar utilidades operativas y cubrir sus intereses. (Veces)

Relación de los gastos Gastos financieros financieros con la caja / Ebitda operativa generada por la empresa. Determina cuanto de la Obligaciones caja operativa está financieras totales comprometida por deudas / Ebitda con el sistema financiero. Compromiso del patrimonio con entidades Obligaciones financieras. Por cada $ financieras totales 100 de patrimonio cuanto / patrimonio se debe por obligaciones financieras. Establece cuanto es la Pasivo corriente / financiación de corto activo total plazo con respecto al total de los activos. Determina cual es la financiación de largo ( Pasivo largo plazo (pasivo l.p. y plazo + patrimonio) patrimonio) para / activo total crecimiento de la empresa.

0,96%

0,80%

2,91%

23,11%

18,53%

23,29%

1,51%

5,25%

4,07%

5,03%

1,50%

1,84%

16,76%

55,64%

45,27%

129,57%

152,52%

107,12%

5,48%

5,90%

6,11%

6,79%

5,61%

12,41%

93,21%

94,39%

87,59%

297

DULCES S.A INDICADORES DE RENTABILIDAD INDICADOR

FORMULA

INTERPRETACIÓN Determina la capacidad de ventas para generar Margen Bruto – Utilidad bruta / utilidad bruta, es decir Rentabilidad bruta ventas para cubrir los costos de ventas. Cuanto genera de utilidad Margen Operativo operativa sobre las ventas – Rentabilidad UAII / ventas al cubrir costos y gastos operativa en desarrollo de su objetivo social. Cuanto ha obtenido la empresa como utilidad Margen antes de UAI / ventas sobre las ventas antes de impuestos cubrir los impuestos de renta. Por cada peso en ventas Margen neto – cuanto se obtiene de Rentabilidad neta – Utilidad neta / utilidad neta incluyendo Productividad ventas operación y no marginal operacional. Rendimiento del total de Potencial de Utilidad neta / activos durante el período utilidad activos totales por la generación de utilidad neta. Determina la caja % ROA – Return operativa obtenida en el on assets. Retorno Ebitda / activo total período con el uso de la sobre activos inversión total en activos. Determina el rendimiento % ROI – Return on UAII /activos obtenido por la empresa investment. operativos en su operación con el Retorno sobre promedio uso de los activos inversion. operativos.

Año 1

Año 2

Año 3

26,29%

27,93%

26,93%

7,60%

7,89%

7,47%

22,50%

20,63%

19,26%

21,99%

20,02%

17,66%

9,31%

7,45%

9,46%

3,81%

3,51%

4,81%

7,19%

4,89%

6,12%

298

% ROE – Return on equity. Rentabilidad sobre patrimonio

UAI / patrimonio promedio

Ebitda

UAII + depreciación + amortización

Margen Ebitda

EBITDA / ventas

Margen neto: Utilidad neta / ventas Eficiencia activos: Ventas / activo total Sistema Dupont Margen neto x eficiencia uso activos

Determina el rendimiento obtenido antes de impuestos sobre la inversión realizada por los propietarios. Caja operativa durante el período al no considerar partidas de causación contable que son movimiento de caja. Determina cuantos pesos se obtienen de caja operativa por cada $100 obtenidos en ventas durante el período. Correlaciona los indicadores de rendimiento y los de actividad, al medir la generación de utilidades con el control de costos y gastos y el volumen de ventas con el uso eficiente de los activos. Es la capacidad de la activo para producir utilidades independiente de la forma en que ha sido financiado.

11,12%

9,77%

10,58%

25.762

32.198

36.178

9,02%

9,44%

8,98%

21,99%

20,02%

17,66%

42,32%

37,23%

53,55%

9,31%

7,45%

9,46%

299

Desigualdad financiera

25%

25%

20%

20% 15%

15%

Año 1

10%

Año 2

10%

5%

Año 3

5% 0% Margen operativo

Margen neto

Margen Ebitda

0% TMRR

Año 1 20%

Año 2 20%

Año 3 23%

Rendimiento patrimonio

11%

10%

11%

Rendimiento activo

7%

5%

6%

Costo del capital

19%

19%

20%

DULCES S.A COSTO PROMEDIO PONDERADO DEL CAPITAL FUENTE DE FINANCIACIÓN Obligaciones financieras corto plazo

Año 1

Año 2

Año 3

17.663 2,62% 10,40%

22.956 2,51% 11,70%

21.692 2,88% 13,00%

Proveedores

10.116 1,50% 0,00%

9.184 1,00% 0,00%

40.983 5,45% 0,00%

Cuentas y gastos por pagar

13.367 1,98% 0,00%

13.324 1,45% 0,00%

20.857 2,77% 0,00%

Impuestos, gravámenes y tasas

641 0,09% 0,00%

673 0,07% 0,00%

3.437 0,46% 0,00%

Obligaciones laborales

3.111 0,46% 0,00%

3.813 0,42% 0,00%

4.855 0,65% 0,00%

300

Obligaciones pasivos corto plazo

925 0,14% 0,00%

1.413 0,15% 0,00%

1.526 0,20% 0,00%

15.718 2,33% 10,40%

26.153 2,86% 11,70%

17.061 2,27% 13,00%

0 0,00% 0,00%

0 0,00% 0,00%

0 0,00% 0,00%

273 0,04% 10,40%

199 0,02% 11,70%

0 0,00% 13,00%

Pasivos estimados y provisiones

4.498 0,67% 0,00%

6.378 0,70% 0,00%

7.503 1,00% 0,00%

Otros pasivos largo plazo

173 0,03% 0,00%

123 0,01% 0,00%

123 0,02% 0,00%

Total patrimonio

608.808 90,15% 20,18%

831.811 90,81% 20,45%

633.984 84,30% 23,35%

TOTAL FINACIACIÓN

675.293

916.027

752.021

Obligaciones financieras largo plazo

Bonos y papeles comerciales por pagar

Obligaciones laborales largo plazo

301

DULCES S.A INDICADORES DE GENERACIÓN DE VALOR INDICADOR

FORMULA

KTNO

Cartera + inventarios proveedores

Productividad KTNO

KTNO / Ventas

Margen Ebitda

Ebitda / Ventas

Palanca de creciemiento

Margen Ebitda / PKTNO

AON (activos operativos netos)

KTNO + activos fijos netos

UODI – Utilidad operativa después de impuestos

UAII * (1 %imporenta)

% RAN (rentabilidad del activo neto)

UODI / AON

INTERPRETACIÓN Recursos operativos invertidos por la empresa diferentes a los financiados por proveedores. Recursos necesarios para generar cada $100 en ventas del período. Recursos generados como caja operativa por cada $100 en ventas del período. Veces que se recupera la inversión en KTNO para la generación de ventas con la caja operativa (Ebitda). Debe ser > 1 Activos operativos netos utilizados para la generación de utilidades operativas sin considerar otros activos. A la utilidad operacional le descuentan impuestos para determinar la verdadera utilidad operativa generada. Rentabilidad operativa después de impuestos lograda a partir de los activos involucrados en la operación.

Año 1

Año 2

Año 3

67.024

64.141

57.934

23,45%

18,81%

14,39%

9,02%

9,44%

8,98%

0,38

0,50

0,62

503.756

596.966

386.261

14.109

17.498

19.563

2,80%

2,93%

5,06%

302

Costo de capital

EVA

EVA

% EVA

Es el costo promedio de Costo promedio financiación de recursos ponderado del tanto de pasivos como del capital patrimonio según las tasas indicadas. Es el rendimiento de capital logrado en el AON * (%RAN período para los %CK) accionistas como mayor valor por el uso de recursos. El EVA es positivo si el rendimiento de los activos UODI – (AON* CK) es mayor al costo de los recursos y es negativo si es menor. Determina cuanto se genera de valor por cada EVA / AON $100 invertidos en activos netos operativos.

18,71%

19,20%

20,36%

-80.157

-97.137

-59.062

-80.157

-97.137

-59.062

-15,91%

16,27%

15,29%

25,00% 20,00% 15,00% 10,00% 5,00% 0,00% -5,00% -10,00% -15,00% -20,00% RAN

Año 1 2,80%

Año 2 2,93%

Año 3 5,06%

CK

18,71%

19,20%

20,36%

EVA

-15,91%

-16,27%

-15,29%

303

Composición de los activos

Cuentas de balance 100% 1.000.000 800.000 600.000 400.000 200.000 0

80% 60% 40% 20% 0% Año 1

Año 2

Activos

Pasivos

Año 3

Año 1

Patrimonio

Activo corriente

Composición de pasivo y patrimonio

Año 1 40%

Pasivo corriente

60%

80%

Pasivo largo plazo

Razon corriente

1,83 1,05

0,79

Año 1

Utilidad operativa

Año 2

Utilidad neta

Año 3

Análisis ciclo de caja vs meta 60

Prueba acida

40

2,00

1,58

Total egresos

Total ingresos

100%

Patrimonio

Cumplimiento meta de la liquidez

Activo largo plazo

500.000 400.000 300.000 200.000 100.000 0

Año 2

20%

Año 3

Ingresos - Egresos y Utilidad

Año 3

0%

Año 2

1,17

1,00

0,62

20 0 Dias cartera

Año 1

Año 2

Año 3

Dias inventario

Dias proveedores

META Año 1

Análisis del endeudamiento 80,00%

Año 2

Año 3

META

Análisis de la rentabilidad 35,00% 30,00%

60,00%

25,00% 40,00%

20,00% 15,00%

20,00%

10,00% 5,00%

0,00% Endeudamiento total

Endeud. Corto Plazo

Año 1

9,85%

68,92%

Año 2

9,19%

60,99%

Año 3

15,70%

79,09%

META

50,00%

60,00%

0,00% Rent. Patrim.

Rent. Activos Año 1

Año 2

Marg. Oper. Año 3

Margen neto

Margen Ebitda

META

304

DULCES S.A. FLUJO DE CAJA INDICADOR

FORMULA

Año 2

Año 3

Flujo de caja bruto (FCB)

EBITDA – Provisión impuesto de renta

24.322

30.112

Efectivo generado en la operación (EGO)

FCB – (variación KTNO)

27.205

36.319

Flujo de caja libre (FCL)

EGO – (variación activos fijos sin valorización)

5.036

24.390

Flujo de caja del accionista (FCA)

FCL + (variación pasivos sin proveedor) – gastos fijos

-31.542

5.991

Flujo de caja disponible (FCD)

FCA + (variación capital social) – dividendos pagados

-94.499

-62.271

INTERPRETACIÓN Determina el flujo de caja operativo bruto de la empresa al restarle a la caja operativa bruta el impuesto de renta. Al flujo de caja bruto se le resta la reposición de capital de trabajo neto operativo para obtener el EGO. Al EGO se le resta la variación en activos fijos para garantizar el crecimiento de la empresa en reponer activos fijos = FCL. El FCL se le resta el pago de deudas, tanto capital como intereses para obtener el flujo de caja del accionista. Al FCA se le resta la variación en aportes de capital y los dividendos pagados para obtener el flujo de caja disponible después de crecimiento, operación y dividendos.

305

11. Ejercicio de análisis financiero De acuerdo con los indicadores y temas propuestos, elabore el análisis financiero para la siguiente empresa y su respectiva interpretación. INFORMACIÓN ADICIONAL Compras durante el año Cartera al inicio del año Inventario al inicio del año Proveedores al inicio del año Activo corriente al inicio del año Activo fijo al inicio del año Patrimonio al inicio del año Depreciación y amortizaciones del período TMRR (Tas a Patrimonio) Tasa interés efectiva anual a corto plazo (Obligaciones financieras) Tasa interés efectiva anual a largo plazo (Obligaciones financieras) Tasa interés bonos y papeles comerciales Costo de los proveedores Costo de otros pasivos Tasa de impuesto a la renta Política rotación cartera Política rotación inventarios Política rotación proveedores

2006 237.876.829 109.245.655 62.528.261 51.788.360 216.188.446 222.194.429 472.969.932 24.668.270 14,0%

2007 248.361.866

2008 255.778.107

24.221.318 14,0%

26.007.864 14,0%

11,0%

11,0%

11,0%

11,0%

11,0%

11,0%

0,0% 0,0% 0,0% 35,0% 30 30 60

0,0% 0,0% 0,0% 33,0% 30 30 60

0,0% 0,0% 0,0% 33,0% 30 30 60

306

META PROMEDIO EMPRESA SECTOR 50,0% 40,0% 10,0% 10,0% 1,7 2,0 0,8 1,0 30 30 30 15 60 45 0 0 50,00% 50,00% 60,00% 60,00% 15,00% 10,00% 35,00% 30,00% 30,00% 25,00% 40,00% 35,00% 20,00% 20,00% 15,00% 12,00% 25,00% 25,00% 1,50% 2,00 30,00% 30,00%

INFORMACIÓN ADICIONAL %KTN %KTNO Razón corriente Prueba ácida Días de rotación cartera Días de rotación inventario Días de rotación proveedores Ciclo operativo Endeudamiento total Endeudamiento a corto plazo Gastos financieros a Ebitda %ROE %ROI %Margen Bruto %Margen Operativo %Margen Neto %Margen Ebitda Palanca de crecimiento %Rentabilidad activo neto

FAMILIA SANCELA S.A. BALANCE GENERAL (Valores en miles de pesos) 2006

2007

2008

ACTIVOS Disponible Inversiones Deudores (cartera) Inventarios Diferidos Otros activos corrientes

6.156.868 8.752.936 268.793 1.877.053 121.384.072 127.177.258 69.475.846 78.000.151 1.366.671 14.410.127 41.557.134 36.401.668

6.668.033 12.385.959 156.431.969 98.224.674 2.025.698 49.598.980

307

TOTAL ACTIVO CORRIENTE

240.209.384 253.619.193

325.335.313

Propiedad planta y equipo Intangibles Inversiones permanentes Valorizaciones Otros activos no corrientes

246.882.699 242.213.180 6.381.354 6.011.068 255.878.951 252.410.004 164.555.758 185.930.371 48.642.595 4.715.798

260.078.639 5.493.735 270.208.892 246.093.341 25.447.938

TOTAL ACTIVO NO CORRIENTE

722.341.357 691.280.421

807.322.545

TOTAL ACTIVOS

962.550.741 944.899.614 1.132.657.858

PASIVOS Obligaciones financieras corto plazo Proveedores Cuentas y gastos por pagar Impuestos, gravámenes y tasas Obligaciones laborales Otros pasivos corto plazo

125.454.198 55.102.447 57.542.622 113.348.395 28.801.701 24.269.123 1.227.487 2.479.030 7.735.927 8.038.651 2.127.622 6.181.580

171.383.000 100.744.720 25.733.948 6.481.975 7.791.296 2.328.186

TOTAL PASIVO CORRIENTE

222.899.557 209.419.226

314.463.125

Obligaciones financieras largo plazo Obligaciones laborales largo plazo Pasivos estimados y provisiones Otros pasivos largo plazo

148.423.958 0 0 24.811

75.633.140 750.893 161.224 2.153.669

53.347.456 409.871 142.887 21.921

TOTAL PASIVO LARGO PLAZO

148.448.769

78.698.926

55.922.135

TOTAL PASIVO

371.338.326 288.118.152

370.385.260

308

PATRIMONIO Capital social Superávit de capital Reservas Revalorización del patrimonio Resultados del ejercicio Resultados de ejercicios anteriores Superávit por valorización

111.067 100.755.985 88.029.281 192.842.002 44.918.322 0 164.555.758

111.067 102.133.047 119.571.023 192.842.002 56.193.951 0 185.930.372

111.067 119.630.939 145.630.477 192.842.002 57.779.772 0 246.093.341

TOTAL PATRIMONIO

591.212.415 656.781.462

762.272.598

TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO

962.550.741 944.899.614 1.132.657.858

FAMILIA SANCELA S.A. ESTADO DE RESULTADOS (Valores en miles de pesos) 2006

2007

2008

Ventas (Ingresos operativos)

566.739.349 608.856.849 629.779.249

Costo de ventas

339.824.042 354.802.665 365.397.296

UTILIDAD BRUTA

226.915.307 254.054.184 264.381.953

Gastos de administración Gastos de ventas

25.172.185 23.223.130 30.705.916 177.116.710 194.938.606 215.668.790

UTILIDAD OPERATIVA (U.A.I.I)

24.626.412

28.892.448

18.007.247

Ingresos financieros Otros ingresos no operativos Gastos financieros Otros egresos no operativos

21.862.301 37.839.202 12.811.183 19.216.775

26.572.276 39.858.414 12.471.538 18.707.307

32.833.651 49.250.476 15.278.685 22.918.028

309

UTILIDADES ANTES DE IMPUESTOS (U.A.I) Provisión impuesto de renta UTILIDAD NETA

52.299.957

65.144.293

61.894.661

7.381.635

8.950.343

4.114.889

44.918.322

56.193.950

57.779.772

310

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CONTABILIDAD PARA LA GESTIÓN

CONTABILIDAD GENERAL.

Finanzas Básicas Para No Financieros.

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Ecoe

Ed.

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