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Pamplona Facultad de Estudios a Distancia
Programas de Estudio a Distancia
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Para una Sociedad Inteligente e Interconectada Álvaro González Joves Rector María Eugenia Velasco Espitia Decana Facultad de Estudios a Distancia
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Tabla de Contenido Presentación Introducción UNIDAD 1: La Contabilidad en las Empresas Descripción Temática Horizontes Núcleos Temáticos y Problemáticos Metodología Síntesis de la Unidad Proceso de Información 1.1 La Contabilidad en las Empresas 1.1.1 Como se clasifican las Empresas 1.2 Las Sociedades 1.2..1 Contrato de Sociedad 1.2.2 Clasificación de las Sociedades 1.3 Los Comerciantes 1.3.1 Quienes son Comerciantes 1.4 La Contabilidad 1.4.1 Las Cuentas 1.4.2 Clasificacion,Nomenclatura, y Movimiento de las Cuentas 1.4.3 Cuentas reales o de Balance 1.4.4 Cuentas Nominales, de Resultado o Transitorias 1.4.5 Plan Unico de Cuentas 1.4.6 Algunos Principios y Normas de Contabilidad Unidad 2 La Partida Doble y la Ecuación Patrimonial Horizontes Núcleos Temáticos Síntesis de la Unidad Proceso de Información 2.1 2.1.1 2.1.2 2.1.3 2.2
Partida Doble Asientos Contables Procedimiento para registrar las operaciones Mercantiles Comprobación de Saldos La Ecuación Patrimonial
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UNIDAD 3 INVENTARIO-MERCANCIAS Horizontes Núcleos Temáticos y Problemáticos Síntesis de la Unidad Proceso de Información 3.1 Sistema de Inventarios Periódicos 3.2 Sistema de Inventarios Permanente 3.2.1 Como Valorar los Inventarios 3.2.2 LIFO O UEPS 3.2.2.1 Manejo de Kardex por el Método UEPS o LIFO 3.2.3 FIFO o PEPS 3.2.3.1 Manejo de Kardex por el Método FIFO o PEPS 3.2.4 Contabilizacion Método UEPS 3.2.5 Balance de Comprobación Método UEPS 3.2.6 Solución Método Promedio Ponderado 3.2.7 Contabilizacion Promedio Ponderado 3.2.8 Balance de Comprobación, Método Promedio Ponderado 3.2.9 Contabilizacion Método PEPS 3.2.9.1 Balance de Comprobación Método PEPS UNIDAD 4 MANEJO DE TRANSACCIONES CON ICA Y RETENCION EN LA FUENTE Horizontes Núcleos Temáticos y Problemáticos Síntesis de la Unidad Proceso de Información 4.1 Impuesto a las Ventas 4.2 Retención en la fuente 4.2.1 Obligaciones de los aspectos de Retención 4.2.2 Pago de Abono en Cuenta 4.3 Aspecto Contables Básicos en Materia de Iva y Retención. 4.3.1 Impuesto sobre las Ventas por Pagar 4.3.2 Retención en la Fuente
UNIDAD 5 CONTRATO DE TRABAJO Y LIQUIDACION DE NOMINA UNIVERSIDAD DE PAMPLONA – Facultad de Estudios a Distancia
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Horizontes Núcleos Temáticos y Problemáticos Síntesis de la Unidad Proceso de Información UNIDAD 6 CICLO CONTABLE Horizontes Núcleos Temáticos y Problemáticos Síntesis de la Unidad Proceso de Información 6.1 6.2 6.3 6.4
Ciclo Contable Estados Financieros El Balance General Estado de Resultados
Proceso de Comprensión y Análisis Solución de Problemas Síntesis Creativa y Argumentativa Autoevaluacion Repaso Significativo Bibliografía General
Presentación UNIVERSIDAD DE PAMPLONA – Facultad de Estudios a Distancia
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La educación superior se ha convertido hoy día en prioridad para el gobierno Nacional y para las universidades públicas, brindando oportunidades de superación y desarrollo personal y social, sin que la población tenga que abandonar su región para merecer de este servicio educativo; prueba de ello es el espíritu de las actuales políticas educativas que se refleja en el proyecto de decreto Estándares de Calidad en Programas Académicos de Educación Superior a Distancia de la Presidencia de la República, el cual define: “Que la Educación Superior a Distancia es aquella que se caracteriza por diseñar ambientes de aprendizaje en los cuales se hace uso de mediaciones pedagógicas que permiten crear una ruptura espacio temporal en las relaciones inmediatas entre la institución de Educación Superior y el estudiante, el profesor y el estudiante, y los estudiantes entre sí”. La Educación Superior a Distancia ofrece esta cobertura y oportunidad educativa ya que su modelo está pensado para satisfacer las necesidades de toda nuestra población, en especial de los sectores menos favorecidos y para quienes las oportunidades se ven disminuidas por su situación económica y social, con actividades flexibles acordes a las posibilidades de los estudiantes. La Universidad de Pamplona gestora de la educación y promotora de llevar servicios con calidad a las diferentes regiones, y el Centro de Educación Virtual y a Distancia de la Universidad de Pamplona, presentan los siguientes materiales de apoyo con los contenidos esperados para cada programa y les saluda como parte integral de nuestra comunidad universitaria e invita a su participación activa para trabajar en equipo en pro del aseguramiento de la calidad de la educación superior y el fortalecimiento permanente de nuestra Universidad, para contribuir colectivamente a la construcción del país que queremos; apuntando siempre hacia el cumplimiento de nuestra visión y misión como reza en el nuevo Estatuto Orgánico: Misión: Formar profesionales integrales que sean agentes generadores de cambios, promotores de la paz, la dignidad humana y el desarrollo nacional. Visión: La Universidad de Pamplona al finalizar la primera década del siglo XXI, deberá ser el primer centro de Educación Superior del Oriente Colombiano. María Eugenia Velasco Espitia – Directora CEVDUP
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Introducción La preparación en el campo de la contabilidad tiene como objeto formar eficientes administradores, economistas y contadores que sepan realizar bien la tarea de cada día, conociendo con suficiencia la base científica de la materia. Confiamos conseguir que el estudiante asimile las bases científicas de la contabilidad para reflejar en cuentas, balances y demás estados numéricos la situación económica y financiera de un negocio, los resultados que van consiguiendo y la concordancia o no de lo que ha sucedido con lo que se había presupuestado. Al enfocar el alcance del texto hemos tenido muy presente la idea motriz de lo que viene conociéndose como contabilidad gerencial, que es tanto, como decir al servicio de la dirección de la empresa. Contabilizamos para ofrecer información fidedigna, precisa y amplia, así dar una imagen fiel de la situación patrimonial de la empresa en su conjunto y en el detalle necesario, también de los resultados obtenidos y como estos se han adaptado a los parámetros establecidos. Este enfoque obliga a considerar los enlaces de la contabilidad con la organización de la empresa y con las técnicas de gestión económica de la misma. Por esta dominio especial distintos
razón, consideramos que es base necesaria para alcanzar un eficiente de las nociones de la economía de la empresa, en a lo que se refiere a la organización administrativa de los servicios que han de ofrecer información contable.
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Horizontes 0 • Proporcionar un módulo integrado de contabilidad general con legislación comercial, laboral y tributaria que permita agilizar el proceso de enseñanza y aprendizaje. 2 • Aportar al tutor y al estudiante una guía didáctica para desarrollar en el área contable. 3 0 • Presentar los aspectos legales, técnicos y de organización que permita desarrollar el ciclo contable. 4 • Brindar al estudiante un módulo de consulta permanente que responda a las expectativas académicas y empresariales en el campo de la contabilidad.
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UNIDAD 1: La Contabilidad y las Empresas Descripción Temática
Es de gran importancia identificar que es una empresa, sus características y su estructura funcional para así entender o abarcar satisfactoriamente el por qué de la contabilidad y trabajar de una manera adecuada y secuencial los principios de la contabilidad como lo son las cuentas y sus respectivos movimientos.
Horizontes 1 • Saber que es una empresa y todas sus clasificaciones. 2 • Entender quienes son los comerciantes y su papel. 3 • Entender la contabilidad y su origen dentro de la empresa y funcionalidad. 4 • Entender claramente las cuentas. 5 • Entender como se clasifican su nomenclatura y sus movimientos contables. 6 • Como se registran las cuentas. 7 • Algunos principios y normas contables.
Núcleos Temáticos y Problemáticos 1 2 • La Contabilidad en las Empresas 3 • Las Sociedades 4 • Los Comerciantes 5 • La Contabilidad
Metodología En el siguiente módulo trataremos la contabilidad básica partiendo de conceptos, explicaciones y una parte aplicativa del alumno donde de una manera práctica desarrollará los conocimientos adquiridos mediante ejercicios contables.
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El desarrollo del siguiente modulo se llevará a cabo por parte de los estudiantes, con asesoría del tutor y se realizarán trabajos coordinados para el adecuado aprendizaje del tema. El estudiante complementara el aprendizaje mediante el desarrollo de ejercicios planteados en el material de trabajo. Las exposiciones de los estudiantes se harán en foros individuales o en grupo y corresponderán a los objetivos previamente definidos.
Síntesis de la Unidad En la primera unidad trataremos las empresas, sus características, como se clasifican según su actividad, según su tamaño y según la procedencia de su capital y según el número de propietarios, trataremos también los comerciantes y los pasos necesarios para la creación de una empresa, teniendo en cuenta los parámetros anteriores, posteriormente aclarando el amplio criterio de empresa entenderemos el por que de la contabilidad y sus objetivos.
Proceso de Información 1.1
LA CONTABILIDAD EN LAS EMPRESAS
En cualquier empresa, grande o pequeña, de cualquier tipo, se encuentran tres factores necesarios para que pueda realizar su actividad; ellos son: personas, capital y trabajo. El factor personas está representado en los propietarios, administradores y todos los empleados que laboran en la empresa. El capital está constituido por los aportes que hacen los propietarios de la empresa y puede estar representado en dinero en efectivo, mercancías, maquinaria, muebles y otros bienes. El trabajo es la actividad que realizan las personas para lograr el objetivo de la empresa, el cual puede ser la producción de bienes, la compra - venta de mercancías o la prestación de un servicio. Empresa: reza en el Código de Comercio, Art. 25 “se entenderá por empresa toda actividad económica organizada para la producción, transformación, circulación, administración o custodia de bienes o para la prestación de servicios”. 1.1.1
¿Cómo se Clasifican las Empresas?
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Según el punto de vista, existen diversas clases de empresas, así: Según su Actividad 1 • Empresas Mineras: son las empresas cuyo objetivo principal es la explotación de los recursos que se encuentran en el subsuelo. Ejemplos: empresas de petróleos, auríferas, de piedras preciosas y de otros minerales. 2 3 • Empresas Industriales: son las empresas dedicadas a transformar la materia prima en productos terminados o semielaborados. Ejemplos: fábrica de telas, fábrica de camisas, fábrica de muebles, fábrica de calzado. 4 • Empresas Agropecuarias: son aquellas que explotan en grandes cantidades los productos agrícolas y pecuarios. Ejemplos: granjas avícolas, granjas porcinas, invernaderos, haciendas de producción agrícola. Se asimila al ente económico a que se refiere el Plan Unico de Cuentas para los Comerciantes. 5 • Empresas Comerciales: son las empresas que se dedican a la compra y venta de productos; colocan en los mercados los productos naturales, semielaborados y terminados a mayor precio del comprado, obteniendo así una ganancia. Ejemplos: una empresa distribuidora de productos farmacéuticos, un supermercado, un almacén de electrodomésticos. 6 • Empresas de Servicios: son las empresas que buscan prestar un servicio para satisfacer las necesidades de la comunidad, ya sea salud, educación, transporte, recreación, servicios públicos, seguros, y otros servicios. Ejemplos: una empresa de aviación, un centro de salud, una universidad, una compañía de seguros, una corporación recreativa. Según su Tamaño 1 • Gran Empresa: es la de mayor organización. Posee personal técnico especializado para cada actividad. En este tipo de empresa se observa una gran división y especialización del trabajo, y la inversión y las utilidades obtenidas son de mayor cuantía. La información contable que se maneja en el desenvolvimiento de las actividades mercantiles también es mayor y se lleva en forma sistematizada. Ejemplos: Coca Cola, Sofasa, Carvajal. 1 • Mediana Empresa: en este tipo de empresa se puede observar una mayor división y especialización del trabajo; en consecuencia, el UNIVERSIDAD DE PAMPLONA – Facultad de Estudios a Distancia
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número de empleados es menor que en el anterior, la inversión y los rendimientos obtenidos ya son considerables. Su información contable es amplia. Ejemplos: una distribuidora de electrodomésticos con 10 empleados, una fábrica de dulces con 15 empleados. En determinado momento su información contable se puede manejar tanto manual como sistematizada. 2 3 • Pequeña Empresa: es aquella que maneja escaso capital y pocos empleados. Se caracteriza porque no existe una delimitación clara y definida de funciones entre el administrador y / o propietario del capital de trabajo y los trabajadores; por ello existe una reducida división y especialización del trabajo. Su contabilidad es sencilla debido a que maneja poca información en este campo. Ejemplos: un taller de mecánica con 2 empleados, un almacén de telas con un empleado, una miscelánea con 2 empleados. Según la Procedencia del Capital 1 • Empresas Privadas: son las empresas que para su constitución y funcionamiento necesitan aportes de personas particulares. Ejemplos: un centro educativo privado, un supermercado de propiedad de una familia. 2 3 • Empresas Oficiales o Públicas: son las empresas que para su funcionamiento reciben aportes del Estado. Ejemplos: los hospitales departamentales, los colegios nacionales. 4 • Empresas de Economía Mixta: son las empresas que reciben aportes de los particulares y del Estado. Ejemplos: Una universidad semioficial. Según el Número de Propietarios 1 • Empresas Individuales: denominadas también empresas unitarias o de propietario único. En ellas, aunque una persona es la dueña, la actividad de la empresa se extiende a más personas, quienes pueden ser familiares o empleados particulares. Ejemplos: Almacén don Pedro, de propiedad exclusiva de don Pedro Ruiz. 1 • Sociedades: son las empresas de propiedad de dos o más personas llamadas socios. Ejemplo: David & Vélez, Cía. Ltda., de propiedad de Jaime David y Julio Vélez. 1.2
LAS SOCIEDADES
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Contrato de Sociedad
Las personas se agrupan por medio de un contrato de sociedad. Según el Código de Comercio Art. 98 “por el contrato de sociedad dos o más personas se obligan a hacer un aporte en dinero, en trabajo o en otros bienes apreciables en dinero, con el fin de repartirse entre sí las utilidades obtenidas en la empresa o actividad social”. 1.2.2 Clasificación de las Sociedades De acuerdo con la forma como se asocian, las sociedades pueden ser: Sociedades de Personas Se clasifican en: 1 • Sociedad Colectiva: se constituye por dos o más personas, los socios pueden aportar dinero o bienes y su responsabilidad es ilimitada y solidaria. La razón social se forma con el nombre y / o apellidos de uno o varios socios seguido de la expresión & Compañía, Hermanos, e Hijos u otra análoga (Art. 303 C. de Co.). Ejemplo: Cruz, Díaz & Compañía. 2 3 • Sociedad en Comandita Simple: se forma por dos o más personas, de las cuales por lo menos una tiene responsabilidad ilimitada (Art. 323 C. de Co.); en la razón social debe figurar el nombre o apellido de los socios que tienen responsabilidad ilimitada, seguido de la expresión & Cía. 5. en C. (Art. 324 C. de Co.) Ejemplo: Torres & Cía. S. en C. Sociedades de Capital Se clasifican en: • Sociedad Anónima: se forma con un mínimo de cinco socios (Art. 374 C. de Co.). El Capital aportado está representado en acciones (Art. 375 C. de Co.). 1 La razón social se forma con el nombre que caracteriza a la empresa seguido de la expresión S. A. Ejemplo: Galletas Tostaditas S.A. 2 3 • Sociedad en Comandita por Acciones: se constituye por uno o más socios con responsabilidad ilimitada y cinco o más socios con responsabilidad limitada. El Capital está representado en títulos de igual valor (Art. 344 C. de Co.). Se distingue porque la razón social va acompañada de las iniciales S. C. A. (Sociedad en Comandita por Acciones). Ejemplo: Computadores y Equipos S.C.A. 1
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Sociedades Mixtas El prototipo de esta clase de sociedad es: 1 • Sociedad de Responsabilidad Limitada: los socios pueden ser mínimos dos, máximo veinticinco (Art. 356 C. de Co.). El capital está dividido en cuotas de igual valor (Art. 354 C. de Co.). La razón social está seguida de la palabra Limitada o de su abreviatura Ltda. (Art. 357 C. de Co.). Ejemplo: Almacén el Estudiante, Cía. Ltda. 2 3 • Sociedad sin ánimo de Lucro: son las entidades que persiguen exclusivamente fines sociales, culturales, deportivos y de servicios, sin ánimo de lucro. Ejemplo: el Club el Remanso, de propiedad de un fondo de empleados. Escritura de Constitución de una Sociedad “La sociedad se constituirá por escritura pública en la cual se expresará”: 1 • El nombre y domicilio de las personas que intervengan como otorgantes. Con el nombre de las personas naturales deberá indicarse su nacionalidad y documento de identificación legal; con el nombre de las personas jurídicas, la ley, decreto o escritura de que se deriva su existencia. 2 3 • La clase o tipo de sociedad que se constituye y el nombre de la misma, formado como se dispone en relación con cada uno de los tipos de sociedad que regula este código. 4 • El domicilio de la sociedad y el de las distintas sucursales que se establezcan en el mismo acto de constitución. 5 • El objeto social, esto es, la actividad o negocio de la sociedad, haciendo una enunciación clara y completa de las actividades principales. Será ineficaz la estipulación en virtud de la cual el objeto social se extienda a actividades enunciadas en forma indeterminada o que no tengan una relación directa con aquel. 1 • El capital social, la parte del mismo que se suscribe y la que se paga por cada asociado en el acto de la constitución. En las sociedades por acciones deberá expresarse, además, el capital suscrito y el pagado, la clase y valor nominal de las acciones representativas del capital, la forma y términos en que deberán
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cancelarse las cuotas debidas, cuyo plazo no podrá exceder de un año. 2 3 • La forma de administrar los negocios sociales, con indicación de las atribuciones y facultades de los administradores, y de las que se reserven los asociados, las asambleas de socios, conforme a la regulación legal de cada tipo de sociedad. 4 • La época y la forma de convocar y constituir la asamblea o la junta de socios en sesiones ordinarias o extraordinarias, y la manera de deliberar y tomar los acuerdos en los asuntos de su competencia. 5 • Las fechas en que deben hacerse inventarios y balances generales y la forma en que han de distribuirse los beneficios o utilidades de cada ejercicio social, con indicación de las reservas que deban hacerse. 6 • La duración precisa de la sociedad y las causales de disolución anticipada de la misma. 7 • La forma de hacer la liquidación, una vez disuelta la sociedad, con indicación de los bienes que hayan de ser restituidos o distribuidos en especie, o de las condiciones en que, a falta de dicha indicación, puedan hacerse distribuciones en especie. 8 9 • Si las diferencias que ocurran con los asociados entre si o con la sociedad, con motivo del contrato social, han de someterse a decisión arbitral o de amigables componedores y en caso afirmativo, la forma de hacer la designación de los árbitros o amigables componedores. 10 • El nombre y domicilio de la persona o personas que han de representar legalmente a la sociedad, precisando sus facultades y obligaciones, cuando esta función no corresponda, por la ley o por el contrato, a todos o a algunos de los asociados. 11 • Las facultades y obligaciones del revisor fiscal, cuando el cargo esté previsto en la ley o en los estatutos. 1 • Los demás pactos que, siendo compatibles con la índole de cada tipo de sociedad, estipulen los asociados para regular las relaciones a que da origen el contrato (Art. 110 C. de Co). Copia de la escritura social será inscrita en el registro mercantil de la Cámara de Comercio con jurisdicción en el lugar donde la sociedad establezca su domicilio principal. Si se abren sucursales o se fijan otros domicilios, dicha escritura deberá ser registrada también en las UNIVERSIDAD DE PAMPLONA – Facultad de Estudios a Distancia
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Cámaras de Comercio que correspondan a los lugares de dichas sucursales, si no pertenecen al mismo distrito de la Cámara del domicilio principal. (Art. 111 C. de Co). 1.3
LOS COMERCIANTES
“Se denominan comerciantes las personas que profesionalmente se ocupan en alguna de las actividades que la ley considera mercantiles. La calidad de comerciante se adquiere aunque la actividad mercantil se ejerza por medio de apoderado, intermediario o interpuesta persona”. (Art. 10 C. de Co). 1.3.1
¿Quiénes son Comerciantes?
Se presume que una persona ejerce el comercio en los siguientes casos: 1 • Cuando se halla inscrita en el Registro Mercantil. 2 • Cuando tenga un establecimiento de comercio abierto y 3 • Cuando se anuncia al público como comerciante por cualquier medio. (Art. 13 C. de Co). Obligaciones de los Comerciantes 1 2 • Matricularse en el Registro Mercantil. 3 • Inscribir en el Registro Mercantil todos los actos, libros y documentos respecto de los cuales la ley exige esa formalidad. 4 • Llevar contabilidad regular de sus negocios conforme a las prescripciones legales. 5 • Conservar, con arreglo a la ley, la correspondencia y demás documentos relacionados con sus negocios o actividades. 6 • Denunciar ante el juez competente la cesación en el pago corriente de sus obligaciones mercantiles. 7 • Abstenerse de ejecutar actos de competencia desleal. (Art. 19 C. de Co). 1 • Licencia de funcionamiento. Los comerciantes legalmente establecidos, o sea matriculados en la Cámara de Comercio, deben adquirir la licencia de funcionamiento a través de la Alcaldía Municipal.
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La licencia de funcionamiento es el documento que permite a un comerciante ejercer el comercio de acuerdo con las normas del municipio. Cada municipio tiene facultades (Acuerdo No. 42 del 31 de agosto de 1984) para determinar los trámites y requisitos que puede exigir para otorgar la licencia de funcionamiento en su jurisdicción municipal. Para obtener la licencia de funcionamiento, los comerciantes deben presentar los siguientes documentos, expedidos por la entidad correspondiente al domicilio de la empresa:
Copia del Registro Mercantil expedido por la Cámara de Comercio.
Paz y salvo de la Tesorería Municipal por el pago de impuestos de industria y comercio.
Patente de sanidad expedida por el Servicio de Salud Pública.
Certificado del Cuerpo de Bomberos y Certificados expedidos por las Oficinas de Planeación Municipal y de Obras Públicas, de acuerdo con la actividad u objeto social del comerciante.
Paz y salvo de Sayco y Acinpro
1.4
LA CONTABILIDAD
La contabilidad surge como respuesta a la necesidad de llevar un control financiero de la empresa, pues ésta proporciona suficiente material informativo sobre un desenvolvimiento económico y financiero, lo que permite tomar decisiones que llevan a un manejo óptimo del negocio. El Estado ejerce un control sobre las empresas a través de la contabilidad; por ello exige llevar libros de contabilidad. Esto se manifiesta en los siguientes artículos del Código de Comercio: Art. 19, numeral 3: es obligación de todo comerciante “llevar contabilidad de sus negocios conforme a las prescripciones legales”; Art. 48: “todo comerciante conformará su contabilidad, libros, registros contables, inventarios y estados financieros en general, a las disposiciones del código y demás normas sobre la materia”. Contabilidad es la ciencia y técnica que enseña a recopilar, clasificar y registrar de una forma sistemática y estructural, las operaciones mercantiles realizadas por una empresa, con el fin de producir informes que, analizados e interpretados, permitan planear, controlar y tomar decisiones sobre la actividad de la empresa.
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La contabilidad satisface, a través de la información financiera que obtiene, dos necesidades concretas de las entidades económicas: orientación para tomar decisiones y control. 1 • Objetivos de la contabilidad 2 3 − Tener en cualquier momento una información ordenada y sistemática sobre el desenvolvimiento económico y financiero de la empresa. 4 − Determinar en términos monetarios, la cuantía de los bienes, deudas y el patrimonio que posee la empresa. 5 − Tener un adecuado control de todos los ingresos y egresos. 6 − Suministrar la planeación, ya que no solamente da a conocer los efectos de una operación mercantil, sino que permite prever situaciones futuras. 7 − Determinar las utilidades o pérdidas obtenidas al finalizar el ciclo contable. 8 − Usar de fuente fidedigna información proveedores, los bancos y el Estado). 1.4.1
ante
terceros
(los
Las Cuentas
Es el nombre que se utiliza para registrar, en forma ordenada, las operaciones que diariamente realiza una empresa. Al dar un nombre a una cuenta, éste debe ser tan claro, explícito y completo que por el solo nombre se identifique lo que representa. Esquema de la Cuenta “T” La manera más simple para iniciar el aprendizaje de los registros contables es mediante el esquema de la cuenta “T”. Sus partes son: Registros en la Cuenta “T”: 1
Nombre completo de la cuenta. 2 Debe, el lado izquierdo, para 3 registrar los débitos. 4 Haber, el lado derecho, para 5 registrar los créditos.
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Debitar una cuenta es registrar un valor en el lado izquierdo, es decir en el Debe; acreditar una cuenta es registrar un valor en el lado derecho, es decir, en la columna del Haber. Movimiento débito es la suma de todos los valores registrados en el Debe de una cuenta; movimiento crédito es la suma de todos los valores registrados en el Haber. 1 • Saldos en la cuenta “T”: Saldo de una cuenta es la diferencia entre los valores registrados en la columna del Debe y los valores registrados en la columna del Haber. Saldo Débito: una cuenta tiene saldo débito cuando el movimiento débito es mayor que el movimiento crédito. Saldo Crédito: una cuenta tiene saldo crédito cuando el movimiento crédito es mayor que el movimiento débito. 1.4.2
Clasificación, Nomenclatura y Movimiento de las Cuentas
Las cuentas representan las propiedades, derechos y deudas de una empresa en una fecha determinada; así mismo, los costos, los gastos y las utilidades en un período determinado. De acuerdo con su naturaleza, las cuentas se clasifican en reales o de balance, nominales o de ganancias y pérdidas, y de orden. Clasificación de las cuentas:
1.4.3
Cuentas Reales o de Balance
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Las cuentas reales representan valores tangibles como las propiedades y las deudas; forman parte del balance de una empresa. Las cuentas reales, a su vez, pueden ser de Activo, Pasivo o Patrimonio. Activo: representa todos los bienes y derechos apreciables en dinero, de propiedad de la empresa. Se entienden por bienes, entre otros, el dinero en caja o en bancos, las mercancías, los muebles y los vehículos; y por derechos, las cuentas por cobrar y todos los créditos a su favor. Características: • Estar en capacidad de generar beneficios o servicios. • Estar bajo empresa. • Generar reclamación.
el un
control
de
derecho
la de
Movimiento de las Cuentas de Activo: estas cuentas empiezan y aumentan su movimiento en el Debe, disminuyen y se cancelan en el Haber; por lo general, su saldo es débito. Conforman la clase de cuentas de Activo: Caja, Bancos, Clientes, Acciones, Terrenos y otras que para su conocimiento y manejo encontrará usted, en forma detallada, en el Plan Unico de Cuentas, un poco más adelante. Pasivo: representa todas las obligaciones contraídas por la empresa para su cancelación en el futuro. Son las deudas que debe pagar por cualquier concepto. Características: • La obligación tiene que haberse causado, lo cual implica el deber de hacer el pago. • Existe una deuda con un beneficiario cierto.
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Movimiento de las Cuentas de Pasivo: estas cuentas empiezan y aumentan su movimiento en el Haber; disminuyen y se cancelan en el Debe, por lo general su saldo es crédito. A la clase de cuentas de Pasivo pertenecen: Obligaciones con Bancos Nacionales, Proveedores Nacionales, Salarios por Pagar, y otras que usted aprenderá a manejar con el Plan Único de Cuentas. Patrimonio: matemáticamente el Patrimonio se calcula por la diferencia entre el Activo y el Pasivo. Representa los aportes del dueño o dueños para constituir la empresa y además incluye las utilidades y reservas. Este grupo constituye un Pasivo a favor de los dueños de la empresa, por lo cual se maneja de igual forma que las cuentas de Pasivo. Características • Está constituido por el aporte inicial y el aporte adicional de los dueños de la empresa. • Se incrementa con las utilidades y se disminuye con las pérdidas del ejercicio contable. Movimiento de las Cuentas de Patrimonio: su movimiento es igual que las cuentas del Pasivo.
1.4.4
Cuentas Nominales, de Resultado o Transitorias
Las cuentas nominales son llamadas también de resultado porque al final de un ejercicio contable dan a conocer las utilidades, costos y gastos; y son transitorias porque se cancelan al cierre del período contable. Comprende las cuentas del Estado de Ganancias y Pérdidas: de Ingresos, Gastos y Costo de Ventas. 1 • Ingresos: son los valores que recibe la empresa cuando realiza una venta o presta un servicio con el fin de obtener una ganancia. 2 3 • Movimiento de las cuentas de Ingresos: estas cuentas empiezan y aumentan en el Haber; normalmente no se debitan sino al final del ejercicio para cancelar su saldo. 4 • Gastos: una empresa debe efectuar pagos por los servicios y elementos necesarios para su buen funcionamiento; esto constituye UNIVERSIDAD DE PAMPLONA – Facultad de Estudios a Distancia
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un gasto o una pérdida porque esos valores no son recuperables. Ejemplos: el pago de sueldos, arrendamientos, servicios públicos y otros. 1 Movimiento de las cuentas de Gastos: estas cuentas empiezan y aumentan en el Debe; disminuyen y se cancelan en el Haber. Su saldo es débito. 2 3 Costo de Ventas: representa el valor de adquisición de los artículos destinados a la venta. 4 5 • Movimiento de las cuentas de Costo de Ventas: estas cuentas empiezan y aumentan en el Debe, disminuyen y se cancelan en el Haber; normalmente no se acreditan; su saldo es débito. 6 7 • Cuentas de orden: hay dineros, documentos y bienes que están en poder de la empresa y no son de su propiedad, sino que los ha recibido de otra empresa para su custodia, manejo o negociación. Los dineros, documentos y bienes que conforman el grupo de cuentas de orden deudoras se manejan como las cuentas de Activo, por lo tanto su saldo es débito. Ejemplo, Bienes y Valores Entregados en Custodia ó en Garantía. Los bienes que se han recibido para custodia, manejo o negociación constituyen el grupo de cuentas de orden acreedoras, éstas se manejan como cuentas de Pasivo, por lo cual su saldo es crédito. Ejemplo: Acreedores, Bienes y Valores Recibidos en Custodia. Es importante destacar que este grupo de cuentas no afectan ni el Activo, ni el Pasivo, ni el Patrimonio. 1.4.5
Plan Único de Cuentas
El Plan Único de Cuentas para los Comerciantes comenzó a aplicarse, a partir del 1 de enero de 1993, al nivel de reporte, a sociedades y comerciantes legal o estatutariamente obligados a tener revisor fiscal; a partir del 1 de enero de 1994, al nivel de documento fuente, a sociedades y comerciantes con revisor fiscal; y a partir del 1 de enero de 1995 regirá para todas las empresas obligadas a llevar contabilidad. Catálogo de Cuentas: el catálogo de cuentas y su estructura, serán de aplicación obligatoria y en la contabilidad no podrán utilizarse clases, grupos, cuentas o subcuentas diferentes a las previstas en él.
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No obstante, los entes económicos que lo consideren necesario podrán utilizar internamente, para el registro de sus operaciones, códigos y denominaciones diferentes, caso en el cual deberán elaborar una Tabla de Equivalencias entre éstas y las contenidas en el Catálogo del Plan Unico de Cuentas, la cual estará a disposición de las personas o entidades que de conformidad con la ley tengan la potestad de inspeccionar o examinar los libros y papeles del ente económico. Sin embargo, en libros registrados se deberá asentar la información contable conforme al Catálogo de Cuentas del mencionado Plan. “Los entes económicos que decidan utilizar la Tabla de Equivalencias, deberán informarlo de manera inmediata a la entidad de vigilancia correspondiente”. (Art. 2o. Decreto 2894 del 30 – 12 - 94). Abreviaturas: “la denominación dada a los rubros que conforman el Catálogo del Plan Unico de Cuentas, podrá ser aplicada utilizando abreviaturas o parte de la denominación, según le corresponda”. (Art. 4o. Decreto 2894 del 30 – 12 - 94). El plan está estructurado sobre la base de los siguientes niveles: Clase: el primer dígito dígitos
Subcuenta: los seis primeros
Grupo: los dos primeros dígitos dígitos
Auxiliares: con siete o más
Cuenta: los cuatro primeros dígitos
Las clases que identifica el primer dígito, son: Clase 1: Activo Clase 2: Pasivo Clase 3: Patrimonio Clase 4: Ingresos Clase 5: Gastos Clase 6: Costo de ventas Clase 7: Costo de producción o de operación Clase 8: Cuentas de orden deudoras Clase 9: Cuentas de orden acreedoras
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Las clases 1,2 y 3 comprenden las cuentas que conforman el balance general; las clases 4,5,6 y 7 corresponden a las cuentas del estado de resultados, y las clases 8 y 9 detallan las cuentas de orden. Nota Para facilitar el aprendizaje y manejo del Plan Único de Cuentas, en algunos ejercicios, las autoras conforman la nomenclatura con el grupo seguido del nombre de la cuenta o con el nombre de la cuenta y el grupo entre paréntesis. Registra el valor de las devoluciones, originadas en compras efectuadas por el ente económico. Algunos Principios y Normas de Contabilidad (Decreto 2649 del 29.12.93)
Normas Sobre las Cuentas de Orden
Artículo 42o. Cuentas de orden contingentes. Las cuentas de orden contingentes reflejan hechos o circunstancias que pueden llegar a afectar la estructura financiera de un ente económico. Artículo 43o. Cuentas de orden fiduciarias. Las cuentas de orden fiduciarias reflejan los activos, los pasivos, el patrimonio y las operaciones de otros entes que, por virtud de las normas legales o de un contrato, se encuentran bajo la administración del ente económico. Artículo 44o. Cuentas de orden fiscales. Las cuentas de orden fiscales deben reflejar las diferencias de valor existentes entre las cifras incluidas en el balance y en el estado de resultados, y las utilizadas para la elaboración de las declaraciones tributarias, en forma tal que unas y otras puedan conciliarse. Artículo 45o. Cuentas de orden de control. Las cuentas de orden de control son utilizadas por el ente económico para registrar operaciones realizadas con terceros que por su naturaleza no afectan la situación financiera de aquél. Se usan también para ejercer control interno. Artículo 46o. Registros en las cuentas de orden. En el registro de las cuentas de orden se deben observar las siguientes normas: 1
− Se deben registrar bajo “cuentas de orden por derechos contingentes” los compromisos o contratos de los cuales se pueden derivar derechos. UNIVERSIDAD DE PAMPLONA – Facultad de Estudios a Distancia
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2
− Se deben registrar bajo “cuentas de orden por responsabilidades contingentes” los compromisos o contratos que se relacionen con posibles obligaciones.
3
− Los diferentes conceptos deben agruparse en cuentas específicas según la naturaleza de la transacción o evento y utilizar como contrapartida la cuenta deudora o acreedora por contra respectiva.
4
− Las cuentas de orden no pueden emplearse como un sustituto para omitir el registro de pérdidas contingentes que de acuerdo con las normas técnicas pertinentes exigen la creación de provisiones.
Conceptos Técnicos en Contabilidad
5
− Artículo 6o. Ente económico: el ente económico es la empresa, esto es, la actividad económica organizada como una unidad, respecto de la cual se predica el control de los recursos. El ente debe ser definido e identificado en forma tal que se distinga de otros entes.
6
− Articulo 48o. Contabilidad de acusación o por acumulación: los hechos económicos deben ser reconocidos en el periodo en el cual se realicen y no solamente cuando sea recibido o pagado el efectivo o su equivalente.
7
− Artículo 35o. Activo: un activo es la representación financiera de un recurso obtenido por el ente económico como resultado de eventos pasados, de cuya utilización se espera que fluyan a la empresa beneficios económicos futuros.
Proceso de Comprensión y Análisis Resolver las siguientes preguntas:
¿Qué es empresa?.
Definir que es una cuenta.
Explicar cada una de las partes de una cuenta.
¿Cómo se clasifican las cuentas reales o de balance?.
Definir: pequeña, mediana y gran empresa.
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¿Qué es contabilidad?.
• ¿Qué es Saldo?.
Que es acreditar una cuenta?
Que es Debitar una cuenta?
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Solución de Problemas
Dar tres ejemplos de empresas constituidas como sociedades anónimas, tres de responsabilidad limitada y tres sin animo de lucro, que se conozcan a nivel regional o nacional.
Consultar los pasos para constituir una empresa
Consultar en el decreto 2649/93 las cualidades de la información contable
Explicar como se determina el saldo de una cuenta.
Investigue sobre la historia y evolución de la contabilidad.
Quienes son los precursores de la contabilidad en el mundo?
Consulte en el decreto 2649/93 los objetivos de la información contable.
FRENTE A CADA CUENTA INDIQUE LA CLASE y GRUPO PERTENECEN
CUENTA APORTES SOCIALES CAJA GASTOS DE PERSONAL MUEBLES Y ENSERES EQUIPO DE COMPUTO Y COMUNICACIÓN CONTRUCCIONES Y EDIFICACIONES RETENCIONES Y APORTES DE NOMINA COSTOS Y GASTOS POR PAGAR
CLASE -
AL CUAL Grupo
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COMERCIO AL POR MAYOR Y AL POR MENOR CLIENTES
Síntesis Creativa
Mediante un mapa conceptual clasificar las empresas según su actividad.
Mediante un mapa conceptual clasificar las empresas según su constitución legal.
Desarrollar en una cartelera una cuenta T, dibujando sus partes y explicando cada una de ellas.
Autoevaluación Responder las siguientes preguntas: 1 • ¿Qué obligaciones tienen los comerciantes según el código de comercio?. 2 • ¿Qué beneficios ofrece la contabilidad a las empresas?. 3 • ¿Por qué el estado obliga a los comerciantes a llevar libros de contabilidad?. 4 • Enumerar tres objetivos de la contabilidad. 5 • ¿Cómo se clasifican las cuentas nominales, transitorias o de resultado?. 6 • ¿Qué representan las cuentas de activo?. 7 • ¿Qué representan las cuentas de pasivo? 8
1. A LAS SIGUIENTES CUENTAS COLOCAR LA CLASE – GRUPO A LA CUAL PERTENECEN: Impuesto sobre las ventas por pagar ______________________________ Comercio al por mayor y al por menor______________________________ Mercancías no fabricadas por la empresa____________________________ De mercancías _______________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA – Facultad de Estudios a Distancia
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Anticipo de impto y contri-impto a las vtas retenido _________________________ Anticipo de impto y contri-retención en la fuente__________________________ Retención en la fuente por pagar _______________________________ Impuesto a las ventas retenido _______________________________ Clientes _______________________________ Proveedores _______________________________ 2. 3. 4. 5.
El primer digito de la cuenta significa____________ los dos primeros dígitos________________ los cuatro primeros dígitos___________ y los seis primeros_______________________
Repaso Significativo Responder las siguientes preguntas: 1 • ¿Qué se entiende por contabilidad de costos. 2 Por que es importante al contabilidad en el proceso de decisiones administrativas? 3 • ¿Para qué se utiliza la contabilidad bancaria?. 4 5 • ¿Qué relación existe entre la empresa y la contabilidad?. 6 Cual es la relación de la contabilidad con otras disciplinas? 7 • ¿Por qué es comparable la contabilidad?. 8 • ¿Qué representan las cuentas de ingresos o rentas?. 9 • ¿Qué representan las cuentas de costo de ventas?. 10 • ¿Qué representan las cuentas de gastos?.
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UNIDAD 2: La Partida Doble y la Ecuación Patrimonial Descripción Temática
En la segunda parte abarcaremos una fundamentación técnica de la contabilidad y profundizaremos en los temas antes mencionados para entender así unos términos contables básicos y llegar a la base contable que son los estados financieros y su importancia dentro de la contabilidad.
Horizontes 1 • Identificar la partida doble y la ecuación patrimonial. 2 3 • Identificar los procedimientos apropiados para operaciones mercantiles.
registrar
las
4 • Interpretar adecuadamente la ecuación patrimonial.
Núcleos Temáticos y Problemáticos 1 2 3
La Ecuación Patrimonial La Partida Doble
4
Síntesis de la Unidad En la segunda unidad trataremos la partida doble y la ecuación patrimonial, aprendiendo a trabajar los asientos contables y el registro de las operaciones mercantiles.
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Proceso de Información LA PARTIDA DOBLE Al estudiar cualquier operación mercantil y recordar el manejo de las cuentas, se descubrirá que en cada una de ellas se afectan, por lo menos, dos cuentas, una que se debita y otra que se acredita. Ejemplo 1: venta al contado de un terreno por $2'500.000 Al vender al contado se recibe dinero, significa que CAJA, cuenta de Activo, aumenta; por ello, se debita. Se recibe dinero y a cambio se entrega un terreno, luego la cuenta TERRENOS, que también es de Activo, disminuye; por lo tanto, se acredita.
Ejemplo 2: compra de mercancías a crédito por $2'100.000. La cuenta COMPRAS DE MERCANCIAS aumenta, debitándose. Al recibir la mercancía se debe pagar ese valor pero la mercancía es comprada a crédito y las deudas aumentan, luego PROVEEDORES NACIONALES se acredita.
Lo anterior ayuda a deducir el principio universal de la partida doble, base del sistema de la contabilidad moderna (introducido por Fray Lucas Paciolo), según el cual si se debita una cuenta por un valor se debe acreditar otra u otras por igual valor. Lo que significa que en cualquier asiento contable, la suma de los débitos debe ser igual a la suma de los créditos.
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Asientos Contables Asiento contable es el registro de las operaciones mercantiles en los comprobantes y libros de contabilidad. En el Registro Contable se Pueden Presentar dos Tipos de Asientos 1 Asiento Simple: cuando solamente se correspondientes a un débito y a un crédito.
afectan
dos
cuentas
Ejemplo: se compra al contado, un computador para uso de la empresa por $2'800.000. Las cuentas efectuadas son dos EQUIPOS DE COMPUTACION Y COMUNICACIÓN, cuenta de Activo que por aumentar, se debita; y BANCOS, cuenta de Activo que por disminuir, se acredita.
1 Asiento Compuesto: cuando en el registro se afectan más de dos cuentas, pueden ser una cuenta deudora y dos o más cuentas acreedoras, o dos o más cuentas deudoras y una acreedora. Procedimiento para Registrar las Operaciones Mercantiles Para registrar las operaciones mercantiles en los comprobantes y libros de contabilidad, se cambia la cuenta “T” por los asientos de diario en forma horizontal. Ejemplo: el ejercicio anterior se registra así CODIGO CUENTA| DEBE HABER 1528 EQUIPOS DE COMPUTO Y COMUNICACIÓN 2.800.000 1110 BANCOS 2.8000.000 El proceso para registrar correctamente una operación mercantil es el siguiente:
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1 • Identificar las cuentas que se afectan según el tipo de transacción. Para ello se plantean dos interrogantes: Al comprar: ¿qué se compra?, ¿cómo se compra? Al vender: ¿qué se vende?, ¿cómo se cobra su valor? 1 • Al comprar mercancías a crédito por $900.000 se debe preguntar: ¿Qué se Compra?: Mercancías COMPRAS DE MERCANCIAS ¿Cómo se cancela?: Crédito PROVEEDORES NACIONALES COMPRAS NACIONALES: Cuenta de Costo de Ventas; DEBITO PROVEEDORES NACIONALES: Cuenta de Pasivo; CREDITO
aumenta aumenta
Determinar la cuenta que se debita y la cuenta que se acredita. Para ello, primero se debe identificar el grupo de cuentas a que pertenece y recordar su movimiento, teniendo presente sus aumentos o disminuciones, luego se procede a debitar o acreditar cada una.
Ejercicios de Aplicación
Consignación o depósito en entidades financieras: de acuerdo con los principios de auditoría, todo el dinero que recibe la empresa debe consignarse en cuenta corriente o depositarse en cuenta de ahorros. Al efectuar pagos se giran cheques, excepto cuando se trate de gastos de poco valor que se cancelan por caja menor.
Consignación en Bancomercio por $500.000
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Contabilidad I ____________________________________________________________________ ¿Dónde se consigna?: En el banco ¿De dónde sale el dinero?: ¿De la empresa?
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BANCOS CAJA
BANCOS: Cuenta de Activo; al consignar aumenta
DEBITO
CAJA: Cuenta de Activo; al retirar dinero disminuye
CREDITO
Compra de mercancías: compra de mercancías al contado por $2'300.000, valor cancelado con cheque del Bancomercio.
¿Qué se compra?: Mercancías COMPRAS DE MERCANCIAS ¿Cómo se paga el valor?: Al contado, con cheque BANCOS COMPRAS: Cuenta de Costo de Ventas; al comprar aumenta DEBITO BANCOS: Cuenta de Activo; al girar cheque disminuye CREDITO
Compra de mercancías a crédito: compra de mercancías a crédito por $220.000
¿Qué se compra?: Mercancías MERCANCIAS
COMPRAS DE
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Contabilidad I ____________________________________________________________________ ¿Cómo se paga su valor?: A crédito NACIONALES
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PROVEEDORES
COMPRAS DE MERCANCIAS Cuenta de Costo de Ventas: aumenta DEBITO PROVEEDORES NACIONALES: cuenta de Pasivo; al comprar a crédito: aumenta CREDITO.
Venta de mercancías al contado: venta de mercancías al contado por $820,000.
¿Qué se vende?: mercancíasCOMERCIO AL POR MAYOR Y MENOR ¿Cómo se cobra su valor?: al contado CAJA CAJA: cuenta de Activo; al recibir dinero aumentaDEBITO COMERCIO AL POR MAYOR Y MENOR: cuenta de Ingresos; al vender aumentaDEBITO
Venta de mercancías a crédito: venta de mercancías a crédito por $1’100,000 ¿Qué vende la empresa?: mercancías COMERCIO AL POR MAYOR Y MENOR ¿Cómo cobra el valor?: a créditoCLIENTES CLIENTES: cuenta de Activo; al vender a crédito aumenta DEBITO COMERCIO AL POR MAYOR Y MENOR: cuenta de Ingresos; al vender aumenta CREDITO Cuentas Debe Haber CLIENTES 1.100.000 COMERCIO AL POR MAYOR Y AL POR MENOR 1.100.000
Compra a crédito muebles para la oficina por $2'800,000 ¿Qué se compra?: muebles para la oficina EQUIPO DE OFICINA UNIVERSIDAD DE PAMPLONA – Facultad de Estudios a Distancia
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¿Cómo se paga su valor?: a créditoPROVEEDORES NACIONALES EQUIPO DE OFICINA: activo; al comprar aumentaDEBITO PROVEEDORES NACIONALES: pasivo; al comprar a crédito aumenta CREDITO Cuentas EQUIPOS DE OFICNA NACIONALES
Debe 2.800.000
Haber 2.800.000
Préstamos recibidos por la empresa: la empresa obtiene un préstamo de Bancolombia por $10’000.000 que consigna en cuenta corriente. ¿Qué tipo de deuda es?: Deuda a cargo, por préstamo bancarioBANCOS NACIONALES ¿Cómo se recibe el valor del préstamo?: Consignado en la cuenta corriente de la empresaBANCOS BANCOS: Cuenta de Activo; al consignar aumentaDEBITO BANCOS NACIONALES: Cuenta de Pasivo; aumentaCREDITO
Abono a obligaciones bancarias: la empresa gira un cheque como por abono a su deuda. POR $280.000 ¿Qué tipo de deuda es?: Deuda a cargo, por préstamo bancarioBANCOS NACIONALES ¿Cómo se hace el abono?: con chequeBANCOS BANCOS NACIONALES: cuenta de Pasivo; disminuyeDEBITO BANCOS: cuenta de Activo; disminuyeCREDITO
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Abono a proveedores: la empresa gira un cheque de $1'000,000 a un proveedor por concepto de abono a deuda por mercancías.
¿Qué tipo de deuda es?: Deuda en contra, por mercancíasPROVEEDORES NACIONALES ¿Cómo se hace el abono?: la empresa gira chequeBANCO PROVEEDORES NACIONALES: cuenta de Pasivo; disminuyeDEBITO BANCOS: Cuenta de Activos disminuyeCREDITO
Aportes de capital: para iniciar una empresa, un socio aporta $12’000,000 con cheque, otro socio aporta un terreno por $5’500,000. ¿Qué tipo de aporte hace el primer socio?: efectivo ¿Qué tipo de aporte hace el segundo socio?: ¿Por qué concepto aportan los socios?: Por capital SOCIALES CAJA: cuenta de DEBITO TERRENOS: cuenta de DEBITO APORTES SOCIALES: cuenta de CREDITO
CAJA TERRENOS APORTES
Activo;
aumenta
Activo;
aumenta
Patrimonio;
aumenta
Gastos: la empresa gira un cheque por $220,000 por concepto de arrendamiento de oficinas por un mes. ¿Cuál es el concepto del pago?: Gasto de arrendamiento ¿Cómo se paga?: con cheque
GASTOS ARRENDAMIENTOS BANCOS
GASTOS ARRENDAMIENTOS: UNIVERSIDAD DE PAMPLONA – Facultad de Estudios a Distancia
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DEBITO CREDITO
Gastos pagados por anticipado: la empresa gira un cheque por valor de $660,000 correspondiente a tres meses de arrendamiento anticipado. ¿Cuál es el concepto del pago?: Arrendamiento pagado anticipadamente por tres meses GASTOS PAGADOSPOR ANTICIPADO ¿Cómo se paga?: con cheque BANCOS GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO: cuenta de Activo; aumenta DEBITO BANCOS: cuenta de activo; disminuye CREDITO
Gastos causados por pagar: a fin de mes, la empresa adeuda los servicios públicos correspondientes a un mes por valor de $89.400. ¿Por qué concepto debe la empresa?: Por un gasto de servicios públicos GASTOS SERVICIOS ¿Cómo se paga el gasto?: se queda debiendo, COSTOS Y GASTOS POR PAGAR GASTOS SERVICIOS: gastos; aumenta COSTOS Y GASTOS POR PAGAR: pasivo, aumenta
DEBITO CREDITO
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Ingresos recibidos por anticipado: la empresa recibe $120,000 por concepto de intereses anticipados. ¿Por qué concepto se recibe anticipadamente?: Por intereses INGRESOS RECIBIDOS POR ANTICIPADO ¿Cómo se recibe?: en efectivo CAJA CAJA: cuenta de activo; aumentaDEBITO INGRESOS RECIBIDOS POR ANTICIPADO: pasivo; aumentaCREDITO
2.1.3
Comprobación de Saldos
Al terminar de registrar los asientos contables, se debe comprobar la aplicación de la partida doble; para ello se resume el desarrollo del ejercicio en una sola cuenta “T". Al final se suman los débitos y los créditos, valores que deben ser iguales. 2.2.
LA ECUACIÓN PATRIMONIAL
Descripción de la Ecuación Patrimonial: Contablemente, debe existir equilibrio entre las cuentas reales de activo, de pasivo y de patrimonio de una empresa. Para determinar el equilibrio entre estas cuentas, se utiliza una fórmula matemática conocida con el nombre de Ecuación Patrimonial. Esta fórmula da a conocer, independientemente, el valor del activo, del Pasivo o del Patrimonio.
Ejemplo: VA. Ltda. Suministra la siguiente información: Posee $600.000 en cuenta corriente bancaria, $3'000.000 en equipo para oficina, $1'200.000 que debe cobrar por venta de mercancías $1'800.000 en terreno; debe pagar a proveedores
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$900.000, un préstamo bancario por $500.000. Determinar el patrimonio de la empresa. PATRIMONIO = ACTIVO – PASIVO
Modificaciones en la Ecuación Patrimonial: La ecuación puede variar de acuerdo con los aumentos o disminuciones del activo, Pasivo o Patrimonio. Ejemplo: 1 • El 10 de abril Jhon Jairo Saavedra tiene $3'000.000 en Bancos y no tiene deudas a su cargo. La ecuación patrimonial se representa así: 2
El 15 de abril compra al contado muebles por $500.000 y cancela con cheque. La Ecuación patrimonial se modifica así: 3 4
Al cambiar un activo por otro activo el patrimonio permanece igual. 1 • El 20 de abril compra un terreno a crédito por $5'000.000. La ecuación patrimonial se modifica así: 2
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1 • El 23 de abril paga con un cheque $500.000 a la deuda del terreno. La ecuación patrimonial se modifica así:
Proceso de Comprensión y Análisis 1 • Desarrollar el siguiente cuestionario: 2 3 − Expresar el principio universal de la partida doble. 4
− cite cinco ejemplos de asiento simple y cinco ejemplos de asiento compuesto.
Determine los cambios que ocasiona en la ecuación patrimonial, cada una de las siguientes operaciones realizadas por la empresa BX Ltda.:
1. Se constituye la empresa BX Ltda. de la siguiente manera: (objeto social compra y venta de mercancías) SocioB: Aporta un Local por $50.000.000 correspondiente un 60% al valor de la construcción y un 40% al valor del terreno. Socio X: $ 10.000.000 en efectivo y 2 computadores por valor total de $5.000.000
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2. La empresa abre una Cuenta de ahorros en Bogotà por $1.500.000 y una Cuenta Corriente en la misma entidad por 8.000.000 3. La empresa Compra un vehículo para uso de la empresa por valor de $22.000.00 gira cheque de la cuenta corriente de Bogotà por el 20% y el saldo lo queda debiendo a Bogotà 4. La empresa hace un traslado de la cuenta de ahorros de Bogotà por $400.000 para abrir un CDT (Certificados de deposito a Termino) en la misma entidad. 5. La empresa Gira un cheque por valor de $1.000.000 para abonar a la deuda con Bogotà.
EJERCICIOS DE APLICACIÓN: Para registrar correctamente las transacciones, el proceso es el siguiente: a. Identifique las cuentas que se afectan según el tipo de transacción. b. Identificar la (s) cuenta (s) que se debita y la (s) cuenta (s) que se acreditan. 1. Se constituye la Empresa XYZ Ltda. de la siguiente manera: (objeto social compra y venta de mercancías) Socio X Aporta un Local por $40.000.000 correspondiente un 80% al valor de la construcción y un 20% al valor del terreno. Socio Y: $ 20.000.000 en efectivo. Socio Z:$20.000.000 en efectivo 2. La empresa abre una Cuenta Corriente en con el dinero recibido por los socios. 3. La empresa Compra mercancías no gravadas a la empresa DS Ltda. por valor de $4.800.000 cancela el 60% mediante el giro de un cheque y le conceden por el saldo un plazo de 30 días 4. La empresa Compra un escritorio para uso de la gerencia por valor de $680.000 cancela mediante el giro de un cheque.
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5. La empresa vende mercancías no gravadas a la empresa PR Ltda. por valor de $6.200.000, el 50% de contado y el saldo a 45 días 6. La empresa hace un traslado de la cuenta corriente por $3.000.000 para abrir una cuenta de ahorros en la misma entidad. 7. La empresa gira un cheque a favor de la empresa DS Ltda. para cancelar el saldo de la deuda. 8. La empresa PR Ltda., nos cancela el saldo de la deuda. 9. La empresa concede un préstamo a la empleada Mariela Pérez, gira cheque por valor de $100.000 10. La empresa obtiene un préstamo del BBVA por $6.000.000 y le descuenta anticipadamente intereses correspondientes al primer trimestre por valor de $130.000. el banco le consigna directamente en la cuenta corriente. 11. La empresa gira un cheque a favor del empleado Jaime Duque por valor de $200.000 para constituir el fondo de caja menor. 12. La empresa recibe $320.000, por concepto de arrendamiento de una bodega por un mes. 13. La empresa gira un cheque por $240.000 por concepto de arrendamiento de un local por un mes. 14. A fìn de mes la empresa adeuda los servicios públicos correspondientes a un mes por valor de $229.920 correspondiente a Energía eléctrica $90.820; teléfono $74.600 y acueducto y alcantarillado $64.500. 15. La empresa paga seguros contra incendio de las mercancías por un año anticipado por la suma de $1.500.000. Desarrolladas las transacciones anteriores realice el balance de comprobación.
Solución de Problemas 1 • Determinar el patrimonio de Juan Alberto Pérez quien tiene en sus libros los siguientes saldos: Caja Bancos Clientes Proveedores nacionales Mercancías no fabricadas por la empresa Gastos pagados por anticipado Equipo de oficina Acreedores varios Aportes sociales
1.500.000 2.800.000 3.000.000 1.200.000 1.100.000 500.000 1.200.000 600.000 X
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1 • Determinar los cambios que ocasionan en la ecuación patrimonial cada una de las operaciones realizadas por el señor José Páez. 1 2
− Abona con cheque $800.000 a proveedores nacionales. − Compra a crédito una maquina de escribir por valor de $1.200.000.
Síntesis Creativa y Argumentativa 1 La partida doble es un principio Universal, según el cual si se debita una cuenta por un valor se debe acreditar una u otras cuentas por igual valor. 2 3 Asiento contable es el registro de las operaciones mercantiles en los libros de contabilidad. Pueden ser simples o compuestos. 4 La ecuación patrimonial sirve para determinar el equilibrio que debe existir entre las cuentas reales es decir Activo, pasivo y patrimonio.
Autoevaluación Que es un asiento? En que consiste el principio de la partida doble? Cual es el objeto de un balance de comprobación? Escriba la ecuación contable. Defina cada uno de los elementos que conforman la ecuación patrimonial. Que refleja el activo en una empresa? Que refleja el pasivo en una empresa? Que refleja el patrimonio en una empresa? Si la cuenta clientes es acreditada, aumenta o disminuye? Presente la clasificación de las cuentas.
Repaso Significativo
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Del decreto 2649/93 realizar la lectura sobre la dinámica y movimientos de las cuentas que hemos tratado en esta unidad, con el fin de afianzar el tema visto, permitiendo así mismo identificar cuando se disminuye y cuando se aumenta una cuenta. Identifique las cuentas de activo, patrimonio, ingreso y costos que presentan sado diferente al de su naturaleza, y explique. Consulte en el decreto 2649/93 las normas sobre los activos, pasivos y patrimonio. Identifique en los estados financieros básicos las cuentas que lo conforman.
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UNIDAD 3: Inventarios - Mercancía Descripción Temática Los inventarios nos permiten tener conocimiento de los activos físicos de la empresa, en materia global a través de estos en cualquier momento tendremos a la mano información de artículos o materias primas con que contamos para desarrollar la actividad económica del ente. Las mercancías o inventarios están representados por los recursos o bienes que una entidad económica destina para las operaciones de venta, las cuales muestran la fuente principal de sus ingresos.
Horizontes
Entender la definición de inventarios y su finalidad en las empresas. Diferenciar los sistemas de inventarios y su manejo contable. Identificar los diferentes métodos de valoración de inventarios . Analizar el efecto de los diferentes métodos en las utilidades, inventario final y costo de ventas
Núcleos Temáticos y Problemáticos
6 Conceptualización. Sistema de inventario Periódico Sistema de inventario Permanente Métodos de valoración de inventarios Comparación métodos de valoración de inventario
Síntesis de la Unidad El desarrollo de esta unidad será a través de la lectura concerniente al tema propuesto en el modulo, reforzando el conocimiento a través de consultas propias en distintas bibliografías que profundicen dicho tema, desarrollo de actividades y ejercicios propuestos.
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Proceso de Información QUÉ ES UN INVENTARIO Se entiende por inventario la relación que se hace como resultado de contar, pesar o medir las existencias de cualquier activo bien tangible, por ejemplo: un inventario del parque automotor, de la maquinaria, de los muebles, de las herramientas, etcétera. En contabilidad llamamos simplemente inventarios a las existencias de los bienes destinados a la venta o a la producción para su posterior venta. Son la vida de la empresa. Si recordamos la clasificación de las empresas según su actividad vamos a encontrar: inventarios de materia prima, productos en proceso o productos terminados en una empresa manufacturera; mercancías en una empresa comercial (específicamente es el tema de estudio en esta unidad) ; semovientes en una empresa ganadera; productos agrícolas en una empresa agraria; construcciones en curso, edificios o casas en una constructora; lotes de terreno en una urbanizadora y cosas similares que constituyen el objetivo comercial de cada empresa. El buen manejo de los inventarios es definitivo en los resultados de las empresas y como constituyen una inversión, es necesario evitar que haya excedentes ociosos y costosos, así como disminuciones que puedan afectar el flujo de las operaciones del negocio. En las empresas comerciales, cuyo objeto social es la compraventa de mercancías, los inventarios deben ser valorados y controlados técnicamente, ya que son fundamentales para determinar los resultados del ejercicio.
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Sistemas de inventarios Con el fin de registrar y controlar los inventarios, de acuerdo con la magnitud de los negocios, el volumen de ventas y de existencias de mercancías, los comerciantes pueden elegir el sistema que mejor se adapte a sus necesidades. Los sistemas más utilizados son: Sistema de inventario periódico o juego de inventarios. Sistema de inventario permanente o continuo.
SISTEMA DE INVENTARIOS PERIÓDICO
Se llama sistema de inventarios analítico o pormenorizado, cuando la empresa hace inventario físico al final de cada período contable y durante el ejercicio no mueve la cuenta inventario puesto que, cuando compra, registra en la cuenta compras, y cuando vende, no registra la salida de la mercancía. En este sistema para conocer el valor de los inventarios es necesario que la empresa realice un inventario físico, es decir, un conteo de las unidades en existencia y su valoración. Para determinar el costo de lo vendido en el sistema de inventario periódico o juego de inventarios se toma el valor del inventario inicial, más el costo de las mercancías compradas, menos el inventario final. A continuación se indica detalladamente que El costo de ventas se determina mediante el juego de inventarios así: COSTO DE VENTAS INVENTARIO INICIAL + COMPRAS NETAS: COMPRAS - DEVOLUCIONES EN COMPRAS = MERCANCIA DISPONIBLE PARA LA VENTA - INVENTARIO FINAL
XXXXX XXXXX XXXXX XXXXX XXXX XXXXX XXXXX
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Donde: El Inventario Inicial es la relación detallada y minuciosa de las existencias de mercancías que tiene una empresa al iniciar sus actividades. (En el momento que se constituye la empresa no necesariamente tiene que haber un inventario inicial de presentarse esta situación se coloca en el inventario inicial cero (0)) Las Compras Netas es el resultado de la diferencia entre la cuenta 6205 de mercancías y la 6225 Devoluciones en compras. Las compras: es el saldo que refleja la cuenta 6205 de mercancías que nos muestra en los registros de los libros de contabilidad. Devoluciones en compras es el saldo que refleja la cuenta 6225 Devoluciones en compras que nos muestra en los registros de los libros de contabilidad Mercancía disponible para la venta es el resultado que nos da, tomando el inventario inicial más las compras Netas El Inventario Final: es la relación de existencias de mercancías al finalizar un periodo contable. Este inventario pasa a ser el inventario inicial del siguiente periodo. De esta manera se determina el COSTO DE VENTAS empresa utiliza el SISTEMA DE INVENTARIO PERIODICO.
cuando la
Por necesidades de control e información los inventarios periódicos resultan insuficientes. Los trabajos de recuento físico de las existencias constituyen grandes problemas y en ocasiones interrumpen el normal funcionamiento de la empresa por varios días; por lo tanto, no siempre pueden hacerse con suficiente frecuencia como para satisfacer las necesidades de información. Además, el inventario periódico da un informe sobre lo que hay, no sobre lo que debe haber. Por otra parte, recordemos que en muchos países actualmente es obligatorio manejar inventarios permanentes. Veamos a través del siguiente ejemplo la forma de contabilizar y determinar el costo de ventas:
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La empresa DB LTDA, quien utiliza sistema de inventario periódico, inició operaciones el 30 de noviembre de 2006 1.
se constituyó por$1.800.000
Códi go
con
aportes
Cuenta
Mercancías No Fabricadas por la 1 1435 empresa
de
los
socios
Debe
en
mercancías
Haber
1.800.00 0 1.800.00 0
3115 Aportes Sociales
Realizó las siguientes transacciones: 2. Compra Mercancías NO gravadas a crédito por 2.400.000, a la empresa Y Ltda. Códi go
Cuenta
2 6205 De Mercancías
Debe
Haber
2.400.00 0 2.400.00 0
2205 Nacionales
3. Vende mercancías NO gravadas a crédito por $ 3.525.000, a la empresa Z Ltda. Códi go
Cuenta
3 1305 Clientes
Debe
Haber
3.525.00 0
Comercio al por mayor y al por 4135 menor
3.525.00 0
4. Compra Mercancías NO gravadas al contado por 2.030.000, a la empresa D Ltda. Códi go Cuenta 4 6205 De Mercancías
Debe
Haber
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Contabilidad I ____________________________________________________________________
49
2.030.00 0 2.030.00 0
2205 Nacionales
5. Devuelve el 8% de la mercancía comprada a la empresa Y Ltda. Códi go
Cuenta
5 2205 Nacionales
Debe
Haber
192.000
6225 Devoluciones en Compras
192.000
6. Vende Mercancías NO gravadas de contado por $3.937.500 a la empresa C Ltda. Códi go
Cuenta
Debe
Haber
3.937.50 0
6 1105 Caja Comercio al por mayor y al por 4135 menor
3.937.50 0
7. La empresa Z Ltda, nos devuelve el 5% de la mercancía vendida Códi go
Cuenta
7 4175 Devoluciones en Ventas 1305 Clientes
Debe
Haber
176.250 176.250
Tomando como referencia estas transacciones la empresa DB Ltda tiene el siguiente balance de comprobación. UNIVERSIDAD DE PAMPLONA – Facultad de Estudios a Distancia
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50
BALANCE DE COMPROBACIÓN DB LTDA
Códi go
Cuenta
Saldo débito
1105 Caja
3.937.500
1305 Clientes Mercancías No Fabricadas por la 1435 empresa
3.348.750
Saldo crédito
1.800.000
2205 Nacionales
4.238.000
3115 Aportes Sociales Comercio al por mayor y al por 4135 menor
1.800.000 7.462.500
4175 Devoluciones en Ventas
176.250
6205 De Mercancías
4.430.000
6225 Devoluciones en Compras SUMAS IGUALES
192.000 13.692.50 0
13.692.50 0
Con esta información vamos a observar como se determina el costo de ventas para la empresa DB Ltda, para lo cual recordemos que La empresa BD Ltda, presenta un inventario inicial a 30 de noviembre de 2006 por valor de $1.800.000 correspondiente a los aportes de los socios y vamos a tomar la siguiente información: el 31 de diciembre del año 2006 realizó inventario físico y se determinó por un valor de $2.600.000. Igualmente, recordemos que El costo de ventas en el sistema de inventario periódico se determina mediante el juego de inventarios así:
COSTO DE VENTAS
3.438.00 0
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Contabilidad I ____________________________________________________________________ 1.800.00 0
INVENTARIO INICIAL
4.238.00 0
+ COMPRAS NETAS: Compras Devoluciones en - Compras
4.430.00 0 192.000
= MERCANCIA DISPONIBLE PARA LA VENTA
6.038.00 0
-
2.600.00 0
INVENTARIO FINAL
51
SISTEMA DE INVENTARIOS PERMANENTE El sistema de registro, denominado inventario permanente o en libros, consiste en registrar los movimientos de entrada y salida de cada una de las referencias que maneja la empresa y que deben figurar en los rubros de inventarios. Las empresas que adoptan el sistema de inventario permanente deben implantar un procedimiento de rutina, que permita controlar con exactitud el movimiento de las mercancías. Para visualizar claramente esta información se requiere un kárdex. El Kárdex de mercancías está formado por tarjetas que permiten controlar las cantidades y costos de las entradas y salidas de un artículo determinado, y dar a conocerlas existencias en cualquier momento sin necesidad de realizar un inventario físico. El Kárdex constituye un auxiliar de la cuenta Mercancías de productos terminados fabricados o no por la empresa, en la que la suma de los saldos de las tarjetas representa el total de las mercancías en existencia, a precio de costo. Los rayados de estas tarjetas son muy variados, dependiendo de las
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necesidades de información de cada empresa, y se consiguen preimpresas en el mercado. El que aquí mostraremos es un rayado que nos parece muy práctico y sencillo. En la actualidad los kárdex generalmente se manejan por computadora, recordemos que la máquina hace las mismas operaciones pero con mayor velocidad y precisión. Cómo valorar los inventarios Dentro de este sistema la cuenta que se establece para cada artículo reemplaza la cuenta de compras, que solamente se usa en el sistema de inventarios periódicos. En dicha cuenta se lleva el registro completo del movimiento al valor de costo, tanto de las entradas por compras o devoluciones en ventas, como de las salidas por venta o por devoluciones en compras. Resuelto el problema de costo de cada una de las unidades en existencia, bien sea por valor de compra o de producción, la decisión siguiente es el valor que se da a las unidades que salen del inventario y a las que quedan cuando existen unidades homogéneas con distintos costos unitarios. Con este fin se han inventado muchísimos métodos, de los cuales aquí vamos a enseñar solamente los más conocidos y que estimamos de mayor uso en nuestro medio. Como primera medida, para cumplir con el principio conservador o de prudencia generalmente aceptado en la contabilidad, se deben registrar los inventarios al costo y nunca al precio de venta. Más aún, hay empresas que registran al costo o al precio del mercado, el que sea más bajo. Pero cuando se habla de precio de mercado nos estamos refiriendo al valor en que podemos comprar en el mercado, o costo de reposición, y no al precio en que esperamos vender. En está unidad se dará a conocer y a explicar los siguientes métodos:
tres
FIFO O PEPS PROMEDIO PONDERADO LIFO O UEPS
LIFO O UEPS La sigla LIFO, viene del término en inglés Last In First Out que en UNIVERSIDAD DE PAMPLONA – Facultad de Estudios a Distancia
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español significa últimos en entrar primeros en salir y cuyas siglasSon UEPS. Como su nombre lo indica, los artículos que salen se les asignan los costos más recientes, así que a los que quedan se les aplica los precios más antiguos. El método UEPS permite cargar al costo de ventas un valor más cercano al costo de reposición. Si la economía es inflacionaria y, por consiguiente, los precios van en aumento, este método arrojará mayor costo de ventas, menores utilidades y un inventario de menor valor. Es importante tener en cuenta que un inventario final subvaluado, puede mostrar menos utilidades en el período que cierra, pero al periodo siguiente cuando se calcule el costo de ventas, este inventario final del período anterior, se convierte en el inventario inicial y por consiguiente, si su valor es menor, también lo será el costo de ventas. Lo cual compensa la disminución de las utilidades del período anterior con aumento en las de éste. Sin embargo, si el inventario en una empresa nunca llega a cero, y si su mínimo crece a través del tiempo y a medida que crece la empresa, llegará el día en que éstos, valorados a costos muy antiguos, desfiguren la realidad de la rentabilidad de la empresa.
Manejo de Kardex por el método UEPS o LIFO La tarjeta de kárdex por este método se registra así: En entradas: se registra, cantidad y costo total liquidado, según la factura de compra o la nota crédito por devolución en compras. En salidas: Se traza una línea para determinar el costo de las mercancías que se van a registrar en el movimiento. Por este método se da salida a los últimos artículos que entraron hasta agotar su existencia; luego se comienza a dar salida a los anteriores hasta completar la cantidad de mercancía vendida en cada operación. En saldos: igual que en el PEPS, se establecen de acuerdo con la distintos costos de las existencias, sin agrupar distintos precios en un solo nivel.
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Costo unitario: dividiendo el costo total entre la cantidad total de la columna de saldos en cada nivel. El valor del inventario final se obtiene con la suma de los niveles del último salde de la mercancía en existencia. FIFO O PEPS La sigla FIFO viene del termino en inglés First In First Out que al español se traduce como: primeros en entrar primeros en salir y, cuyas siglas son PEPS. Este sistema asigna al costo de ventas los precios más antiguos y al inventario los más recientes. Al tratarse de inventarios permanentes o manejados en libros, se dará salida a las unidades con precios más antiguos, hasta que se agoten las compradas a igual precio, y luego a las siguientes en orden de antigüedad. Cuando se manejan inventarios periódicos, al hacer el inventario físico final se dará a todas las unidades existentes el precio de las últimas compradas en el período, sin importar el número de unidades que queden en el inventario, respecto al número de unidades compradas a dicho precio. Por este método, la tarjeta de kárdex se maneja así: En entradas: se registra, cantidad y costo total liquidado, según la factura de compra o la nota crédito por devolución en compras. En salidas: para determinar el costo por registrarse en esta columna, primero se traza una línea para conocer los niveles de costos de los saldos anteriores; luego se registra el movimiento teniendo en cuenta que la primera mercancía que entró, es la primera que sale. En saldos: se presentan en niveles por cada precio de costo, el cual se mantiene hasta que la existencia se agote. El valor de las existencias se obtiene mediante la suma de todos los niveles del último saldo Costo unitario: se determina dividiendo el costo total por la cantidad total de la columna de saldos; se diferencia en que esto se hace por cada nivel y se presentan generalmente varios costos unitarios correspondientes al último saldo; es decir, un costo unitario diferente por
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cada nivel. Promedio Ponderado Éste es un método intermedio entre los dos anteriores, es decir, ni los precios más antiguos ni los más nuevos, sino un valor promedio entre lo que haya disponible para la venta o producción. En el método analítico o pormenorizado de inventarías periódicos, al final del ejercicio contable se saca un promedio ponderando unidades y precios de las unidades manejadas durante el ejercicio, y al inventario final se le da ese valor unitario promedio. En el sistema de inventarios permanentes, el promedio ponderado es móvil, ya que se debe ir cambiando cada vez que se compre a precios diferentes al promedio de los existentes. Manejo de Kardex por el método de promedio ponderado Los movimientos se registran así: Las entradas: se anota la cantidad y el costo total de la compra o de la devolución. En las salidas: se registra la cantidad de la mercancía vendida; y en la columna del costo, el resultado de multiplicar la cantidad por el costo unitario del renglón anterior. En saldos: para obtener los valores de esta columna, a los valores del saldo anterior se les adicionan las entradas o se les disminuyen las salidas. Costo unitario: para obtener el costo unitario se toma la columna de saldos, y se divide el costo total, entre la cantidad total de cada renglón. El costo unitario varía siempre, siempre que se compran mercancías a precio diferente; cuando se registran las .salidas, se mantiene el último costo unitario.
A continuación veamos a través de un ejemplo la aplicación de cada uno de estos tres métodos
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Ejemplo SOLO PARA EFECTOS DE ILUSTRAR CADA UNO DE LOS METODOS Y DE REALIZAR LA COMPARACION DE LOS MISMOS, SE TENDRA EN CUENTA LAS TRANSACCIONES REALIZADAS POR LA EMPRESA ZC LTDA Y SE APLICARAN PARA CADA UNO DE LOS TRES METODOS. La Empresa ZC LTDA, utiliza Sistema De Inventario Permanente, realiza las siguientes transacciones durante el mes de septiembre de 2006: 1. 1/09/2006 presenta un saldo inicial de 450 unidades con un costo unitario de $2.800, correspondiente al aporte de los socios . 2. 10/09/06: Compra a crédito según factura No. 425 con un valor unitario de $2.900 a la empresa B S.A.
600 unidades
3. 12/09/06: Devuelve 20 unidades de la mercancía comprada en la factura 425 a la empresa B S.A. 4. 27/09/06: Vende a crédito 400 unidades a $4.700 cada una según factura No. 575 a la empresa S Ltda. 5. 28/09/06 Compra según factura No. 251 700 unidades con un valor unitario de $2.900 a la empresa B S.A , conceden plazo de 30 días para cancelar. 6. 29/09/06 Le devuelven 15 unidades de la mercancía vendida en la factura No. 575 a la empresa S Ltda.
Con las anteriores transacciones se registrarán los asientos contables, se elaborará el kárdex y el balance de comprobación, para cada uno de los métodos y finalmente se mostrará un cuadro resumen con la comparación de los tres métodos. Veamos a continuación la solución por cada uno de los métodos mencionados:
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SOLUCION POR METODO UEPS kárdex
Método: FECHA Dí a M Año 200
UEPS ENTRADAS
DETALLE Q
C.U.
C.T
2.80
1.260.00
SALIDAS Q
C.U.
C.T
SALDOS Q
C.U.
C.T
2.80
1.260.00
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Contabilización método UEPS 1. 1/09/2006 presenta un saldo inicial de 450 unidades con un costo unitario de $2.800, correspondiente al aporte de los socios. Códi go
Cuenta
Mercancías No Fabricadas por la 1 1435 empresa
Debe 1.260.00 0
1.260.00 0
3115 Aportes Sociales
2. 10/09/06: Compra a crédito según factura No. 425 con un valor unitario de $2.900 a la empresa B S.A. Códi go
Cuenta
Mercancías No Fabricadas por la 2 1435 empresa
Haber
Debe
600 unidades
Haber
1.740.00 0 1.740.00 0
2205 Nacionales
3. 12/09/06: Devuelve 20 unidades de la mercancía comprada en la factura 425 a la empresa B S.A. Códi go
Cuenta
3 2205 Nacionales Mercancías No Fabricadas por la 1435 empresa
Debe
Haber
58.000 58.000
4. 27/09/06: Vende a crédito 400 unidades a $4.700 cada una según factura No. 575 a la empresa S Ltda. En esta contabilización observamos dos asientos uno a precio de venta (4a )y otro a precio de costo (4b.)
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Códi go 4 a
Cuenta
Debe
Comercio al por mayor y al por 4135 menor
4 b
Haber
1.880.00 0
1305 Clientes
Códi go
59
Cuenta
Comercio al por mayor y al por 6135 menor
1.880.00 0
Debe
Haber
1.120.00 0
Mercancías No Fabricadas por la 1435 empresa
1.120.00 0
5. 28/09/06 Compra según factura No. 251 700 unidades con un valor unitario de $2.900 a la empresa B S.A , conceden plazo de 30 días para cancelar. Códi go
Cuenta
Mercancías No Fabricadas por la 5 1435 empresa
Debe
Haber
2.030.00 0 2.030.00 0
2205 Nacionales
6. 29/09/06 Le devuelven 15 unidades de la mercancía vendida en la factura No. 575 a la empresa S Ltda. En esta contabilización observamos dos asientos uno a precio de venta (6a ) y otro a precio de costo (6b.) Códi go 6 a
Cuenta
4175 Devolución en Ventas 1305 Clientes
Debe
Haber
70.500
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60
70.500 Códi go 6 b
Cuenta Mercancías No Fabricadas por la 1435 empresa Comercio al por mayor y al por 6135 menor
Debe
Haber
42.000 42.000
Balance de comprobación método UEPS BALANCE DE COMPROBACION ZC LTDA Códi go
Cuenta
1305 Clientes Mercancías No Fabricadas por la 1435 empresa
Saldos Débitos
Saldos Créditos
1.809.500 3.894.000
2205 Nacionales
3.712.000
3115 Aportes Sociales Comercio al por mayor y al por 4135 menor
1.260.000
4175 Devolución en Ventas Comercio al por mayor y al por 6135 menor SUMAS IGUALES
1.880.000 70.500 1.078.000 6.852.000
6.852.000
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SOLUCION METODO PROMEDIO PONDERADO kárdex
Método: FECHA Dí Añ a M o
PROMEDIO PONDERADO ENTRADAS
DETALLE Q
C.U.
C.T
20 9 06 saldo inicial
450
2.80 0
10
20 Compra SF 9 06 425
600
12
20 Dev, comp F 9 06 425
(20)
27
20 Venta SF No. 9 06 575
28
20 Compra SF 9 06 251
29
20 Dev, Vta Fact 9 06 575
1
TOTALES
SALIDAS Q
C.U.
SALDOS C.T
Q
C.U.
1.260.00 0
450
2.800
2.90 0
1.740.00 0
1.05 0
2.857,1 4 3.000.000
2.90 0
(58.000)
1.03 0
2.856,3 2.942.000, 1 00
2.856,3 1.142.524, 400 1 27 630 700
1.73 0
2.90 0
2.030.00 0
C.T 1.260.000
2.856,3 1.799.475, 1 73
1.33 0
2.879,3 3.829.475, 1 73
(15 2.856,3 (42.844,66 1.34 ) 1 ) 5
2.879,0 3.872.320, 5 39
4.972.00 0 385
1.099.679, 1.34 61 5
3.872.320, 39
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62
Contabilización método PROMEDIO PONDERADO 1. 1/09/2006 presenta un saldo inicial de 450 unidades con un costo unitario de $2.800, correspondiente al aporte de los socios. Códi go
Cuenta Mercancías No Fabricadas por la 1 1435 empresa
Debe 1.260.000
3115 Aportes Sociales
1.260.000
2. 10/09/06: Compra a crédito según factura No. 425 con un valor unitario de $2.900 a la empresa B S.A. Códi go
Cuenta Mercancías No Fabricadas por la 2 1435 empresa
Haber
Debe
600 unidades
Haber
1.740.000
2205 Nacionales
1.740.000
3. 12/09/06: Devuelve 20 unidades de la mercancía comprada en la factura 425 a la empresa B S.A. Códi go
Cuenta
3 2205 Nacionales Mercancías No Fabricadas por la 1435 empresa
Debe
Haber
58.000 58.000
4. 27/09/06: Vende a crédito 400 unidades a $4.700 cada una según factura No. 575 a la empresa S Ltda. En esta contabilización observamos dos asientos uno a precio de venta (4a ) y otro a precio de costo (4b.)
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Contabilidad I ____________________________________________________________________ Códi go 4 a
1305 Clientes Comercio al por mayor y al por 4135 menor
Códi go 4 b
Cuenta
Cuenta
Comercio al por mayor y al por 6135 menor
Debe
63
Haber
1.880.000 1.880.000
Debe
Haber
1.142.524, 27
Mercancías No Fabricadas por la 1435 empresa
1.142.524, 27
5. 28/09/06 Compra según factura No. 251 700 unidades con un valor unitario de $2.900 a la empresa B S.A , conceden plazo de 30 días para cancelar. Códi go
Cuenta Mercancías No Fabricadas por la 5 1435 empresa 2205 Nacionales
Debe
Haber
2.030.000 2.030.000
6. 29/09/06 Le devuelven 15 unidades de la mercancía vendida en la factura No. 575 a la empresa S Ltda. En esta contabilización observamos dos asientos uno a precio de venta (6a ) y otro a precio de costo (6b.)
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Contabilidad I ____________________________________________________________________ Códi go 6 a
Cuenta
4175 Devolución en Ventas
Debe
6 b
Cuenta Mercancías No Fabricadas por la 1435 empresa Comercio al por mayor y al por 6135 menor
Haber
70.500
1305 Clientes
Códi go
64
70.500
Debe
Haber
42.844,66 42.844,66
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Contabilidad I ____________________________________________________________________
65
Balance de comprobación método PROMEDIO PONDERADO BALANCE DE COMPROBACION ZC LTDA Códi go
Cuenta
Saldos Débitos
1305 Clientes
1.809.500
Mercancías No Fabricadas por la 1435 empresa
3.872.320, 39
Saldos Créditos
2205 Nacionales
3.712.00 0
3115 Aportes Sociales
1.260.00 0
Comercio al por mayor y al por 4135 menor
1.880.00 0
4175 Devolución en Ventas
70.500
Comercio al por mayor y al por 6135 menor
1.099.679, 61
SUMAS IGUALES
6.852.000
6.852.00 0
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SOLUCION METODO PEPS kárdex
Método: FECHA Dí a M Año 1 9
PEPS
DETALLE
200 6 saldo inicial
200 Compra SF No. 10 9 6 425 12 9
27 9
ENTRADAS
200 Dev, compra 6 Fact 425
Q
C.U.
C.T
450
2.80 0
1.260.00 0
600
2.90 0
(20)
2.90 0
200 Compra SF No. 6 251
29 9
200 Dev, Venta Fact 6 575
Q
C.U.
C.U.
C.T
450
2.80 0
1.260.00 0
1.740.00 0
600
2.90 0
1.740.00 0
(58.000)
450
2.80 0
1.260.00 0
580
2.90 0
1.682.00 0
1.160.00 0 450
2.80 0
1.260.00 0
180
2.90 0
522.000
700
2.90 0
2.030.00 0
2.90 0
43.500
2.90 400 0
700
2.90 0
2.030.00 0 (15 2.90 ) 0
C.T
SALDOS Q
200 6 Venta SF No. 575
28 9
SALIDAS
(43.500) 15
Contabilidad I ____________________________________________________________________
68
Contabilización método PEPS 1. 1/09/2006 presenta un saldo inicial de 450 unidades con un costo unitario de $2.800, correspondiente al aporte de los socios. Códi go
Cuenta
Mercancías No Fabricadas por la 1 1435 empresa
Debe 1.260.00 0
1.260.00 0
3115 Aportes Sociales
2. 10/09/06: Compra a crédito según factura No. 425 con un valor unitario de $2.900 a la empresa B S.A. Códi go
Cuenta
Mercancías No Fabricadas por la 2 1435 empresa
Haber
Debe
600 unidades
Haber
1.740.00 0 1.740.00 0
2205 Nacionales
3. 12/09/06: Devuelve 20 unidades de la mercancía comprada en la factura 425 a la empresa B S.A. Códi go
Cuenta
3 2205 Nacionales Mercancías No Fabricadas por la 1435 empresa
Debe
Haber
58.000 58.000
4. 27/09/06: Vende a crédito 400 unidades a $4.700 cada una según factura No. 575 a la empresa S Ltda. En esta contabilización observamos dos asientos uno a precio de venta (4a ) y otro a precio de costo (4b.)
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Códi go 4 a
Cuenta
Debe
Comercio al por mayor y al por 4135 menor
4 b
Haber
1.880.00 0
1305 Clientes
Códi go
69
Cuenta
Comercio al por mayor y al por 6135 menor
1.880.00 0
Debe
Haber
1.160.00 0
Mercancías No Fabricadas por la 1435 empresa
1.160.00 0
5. 28/09/06 Compra según factura No. 251 700 unidades con un valor unitario de $2.900 a la empresa B S.A , conceden plazo de 30 días para cancelar. Códi go
Cuenta
Mercancías No Fabricadas por la 5 1435 empresa
Debe
Haber
2.030.00 0 2.030.00 0
2205 Nacionales
6. 29/09/06 Le devuelven 15 unidades de la mercancía vendida en la factura No. 575 a la empresa S Ltda. En esta contabilización observamos dos asientos uno a precio de venta (6a ) y otro a precio de costo (6b.) Códi go 6 a
Cuenta
4175 Devolución en Ventas 1305 Clientes
Debe
Haber
70.500 70.500
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Códi go 6 b
Cuenta Mercancías No Fabricadas por la 1435 empresa Comercio al por mayor y al por 6135 menor
Debe
70
Haber
43.500 43.500
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Balance de comprobación método PEPS BALANCE DE COMPROBACION ZC LTDA Códi go
Cuenta
1305 Clientes Mercancías No Fabricadas por la 1435 empresa
Saldos Débitos
Saldos Créditos
1.809.500 3.855.500
2205 Nacionales
3.712.000
3115 Aportes Sociales Comercio al por mayor y al por 4135 menor
1.260.000
4175 Devolución en Ventas Comercio al por mayor y al por 6135 menor SUMAS IGUALES
1.880.000 70.500 1.116.500 6.852.000
6.852.000
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COMPARACION DEL COSTO DE VENTAS POR LOS TRES METODOS ZC LTDA Códi go
Cuenta
Comercio al por mayor y al por 6135 menor
UEPS
1.078.000
PROMEDIO PONDERAD O
PEPS
1.099.679,6 1
1.116.50 0
COMPARACION DE INVENTARIOS POR LOS TRES METODOS ZC LTDA Códi go
Cuenta
Mercancías No Fabricadas por la 1435 empresa
UEPS
3.894.000
PROMEDIO PONDERAD O
PEPS
3.872.320,3 9
3.855.50 0
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COMPARACION DE UTILIDAD BRUTA OPERACIONAL EN VENTAS POR LOS TRES METODOS ZC LTDA
Códi go
UEPS Cuenta
PROMEDIO PONDERAD O
PEPS
VENTAS Comercio al por mayor y al por 4135 menor
1.880.000
1.880.000
1.880.00 0
4175 Devolución en Ventas
(70.500)
(70.500)
(70.500)
1.809.500
1.809.500
1.809.50 0
1.078.000
1.099.679,6 1
1.116.50 0
731.500
709.820
693.000
VENTAS NETAS Comercio al por mayor y al por - 6135 menor UTILIDAD BRUTA OPERACIONAL = EN VENTAS
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Proceso de Comprensión y Análisis
Que es un inventario?
Defina que es y para que sirve el Kárdex?
Identifique la clase, grupo y explique el movimiento y dinámica de las siguientes cuentas:
Comercio al por mayor y al por menor Mercancías No Fabricadas por la empresa De mercancías
Mencione diferencias entre el sistema de inventario periódico y el sistema de inventario permanente.
Explique que reflejan las siguientes cuentas:
1435 4135 6135
Averigüe quienes deben utilizar el sistema de inventario permanente y que método para efectos tributarios esta permitido y por que?
Solución de Problemas
De acuerdo al ejercicio desarrollado Explique a que se debe la diferencia que muestran los cuadros comparativos en la utilidad bruta operacional en ventas, en el costo de ventas, en el valor de los inventarios dependiendo del método.
La Empresa AY LTDA, utiliza Sistema De Inventario Permanente, realiza las siguientes transacciones durante el mes de Septiembre de 2006: 1. 1/09/06: Compra a según factura No. 682 1500 unidades con un valor unitario de $1.200 a la empresa PDF S.A. cancela el 50% con cheque y por el saldo nos conceden un plazo de 30 días.
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2. 5/09/06: Vende 300 unidades a $2.100 según factura 085 a la empresa DR S.A. quien cancela el 75% de contado y por el saldo se le concede un plazo de 15 días. 3. 10/09/06: Vende a crédito 700 unidades a $2.100 cada una según factura No. 125 a la empresa R Ltda. 4. 10/09/06 Recibe el pago en efectivo de la empresa DR S.A correspondiente al saldo de la factura 085. 5.15/09/06 Le devuelven 50 unidades de la mercancía vendida en la factura No. 125 a la empresa R Ltda 6.20/09/06 Compra a crédito según factura No. 645, 700 unidades con un valor unitario de $1.250 a la empresa CX S.A. 7. 25/09/06 Cancela a la empresa PDF S.A mediante el giro de un cheque del banco Popular el saldo de la factura No. 682. 8. 25/09/06 Devuelve 80 Unidades de la mercancía comprada según factura No. 645 9. 28/09/06Cancela mediante el giro de un cheque del banco Popular el saldo de la factura No. 645. 10.30/09/06 Vende al contado 630 unidades a $2.100 cada una a la empresa HT Ltda. 11. Calcular el saldo de las cuentas: 4135, 4175, 6135 Y 1435, determinar las Ventas Netas, Calcular la Utilidad Bruta Operacional para cada uno de los métodos. (elaborar cuadro comparativo) 12. Presentar la comparación de la cuenta 1435 por los 3 métodos 13. Elaborar kárdex y registrar transacciones por cada uno de los métodos
Con la anterior información registre las transacciones por el Sistema De Inventario Periódico.
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Síntesis Creativa y Argumentativa Los inventarios están representados por aquellos bienes corporales destinados a la venta en el curso normal del negocio, así como aquellos que se encuentran en proceso de producción o que se utilizarán en la producción de oteros que se van a vender ya sean o no fabricados por la empresa. Los sistemas de inventarios más utilizados son: Sistema de inventario periódico o juego de inventarios. Sistema de inventario permanente o continuo.
En el sistema de inventario Periódico: Al cierre del período contable anual el costo de mercancías vendidas es determinado mediante el juego de inventarios, así: El costo de ventas: El costo de ventas se determina mediante el juego de inventarios así: CONCEPTO Inventario inicial
TRATAMIENTO CONTABLE Se encuentra registrado en la cuenta 14 al iniciar el periodo contable.
(Más) compra de mercancías.
Se registran en la cuenta 6205 Compras y al final del periodo contable se cancela el saldo.
(Menos) Devolución en compras
Se toma el saldo de la cuenta 6225 al final del periodo se cancela
(Igual) Total mercancía disponible para la venta
Representa el valor de la mercancía disponible para la venta
Se registra en la cuenta 14 Inventarios. Este (Menos) Inventario inventario es el inicial del periodo siguiente. final
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Se registra en lo cuenta de costo de ventas al finalizar el periodo contable
En el sistema de inventario Permanente: El costo de se determina en el momento de la venta, tomando el costo de la cuenta del inventario de la mercancía. Los métodos para la valoración de inventario tratados en esta unidad son: UEPS, PROMEDIO PONDERADO, UEPS. El Kárdex es una tarjeta de control de mercacnías o auxiliar de la cuenta inventarios de mercancías para registrar, entradas, salidas y saldos al costo, según el método adoptado por la empresa.
Complete el siguiente cuadro comparativo, con las cuentas que se utilizan dependiendo de la transacción en cada uno de lo los sistemas de inventario.
TRANSACCIÓN
S.I. PERIODICO
S.I. PERMANENTE
COMPRA VENTA DEVOLUCIÓN EN COMPRA DEVOLUCIÓN EN VENTAS
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Autoevaluación
Mencione los sistemas de inventarios Explique la diferencia que se presenta entre el sistema de inventario periódico y el sistema de inventario permanente. Como se determina el costo de ventas en el sistema de inventario Periódico y como se determina en el sistema de inventario permanente. Explique la importancia del control interno para los inventarios Explique los métodos de valoración de Inventarios Identifique y explique en que método los inventarios quedan valorados a un costo mas alto y por que? Identifique y explique en que método el costo de la mercancía queda valorado a un costo más alto y por qué? Explique por que la utilidad bruta en ventas varían de acuerdo al método utilizado?
Repaso Significativo
Averiguar las medidas de control interno para los inventarios que garanticen un correcto funcionamiento acorde a las políticas y planes de la administración del negocio.
Consulte otros métodos para la valoración de mercancías y de ejemplos.
Realizar lectura del decreto 2649/93 sobre Inventarios y 2650/93 dinámica y movimientos de las cuentas tratadas en esta unidad.
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UNIDAD 4: Manejo De Transacciones Con IVA y Retención En La Fuente Descripción Temática
Colombia es un país que la mayoría de sus recaudos para el sostenimiento del estado y el cumplimiento de lo que la constitución ordena para con los ciudadanos provienen de los impuestos existentes. El reto para el profesional contable es el buen entendimiento y manejo de los mismos.
Horizontes
Conocer la definición con que se conoce el impuesto de IVA. Definir que es la retención en la fuente. Principales tarifas utilizadas. Responsables del IVA. Saber que es el régimen simplificado y común del IVA. Aplicación de la retención de la fuente
Núcleos Temáticos y Problemáticos 7
Impuestos sobre las ventas. Régimen del IVA común y simplificado. Principales tarifas utilizadas. Retención en la fuente. Principales tarifas de retención en la fuente.
Síntesis de la Unidad Estudio individual de la unidad reforzando la temática a través del autoaprendizaje y el desarrollo de ejercicios protestos.
Proceso de Información
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En esta unidad solo se tratarán conceptos básicos para la comprensión de la contabilización de estas cuentas, es decir se enfatiza en los aspectos contables básicos del impuesto sobre las ventas y retención en la fuente por el concepto de compras y ventas específicamente. Su profundización sobre estos temas se harán en la asignatura Tributaria. Igualmente se sugiere la actualización permanente en este tema. Tomado de la cartilla de LEGIS: Manual de Iva y timbre 2007 IMPUESTOS A LAS VENTAS Es un gravamen al consumo, del orden nacional y naturaleza indirecta, que en Colombia se ha estructurado bajo la modalidad de valor agregado en cada una de las etapas del ciclo económico del bien o servicio. Para efectos del recaudo por parte del estado. La ley ha conferido la calidad de “responsables” a algunos de los sujetos que intervienen en las operaciones económicas. Bajo esta modalidad, el impuesto sobre las ventas únicamente recae en el “valor agregado” al producto por cada responsable, bien sea por el mayor valor que adquiere al transformarse o por la utilidad que recibe el responsable al enajenarlo a prestar el servicio. El concepto económico de valor agregado se entiende como la diferencia entre el precio de venta o prestación del servicio por parte del responsable, y los costos y gastos en que incurre para la obtención del bien o prestación del servicio. Para efectos tributarios, el concepto económico de valor agregado no coincide con el concepto fiscal. El concepto fiscal se fundamenta en la diferencia entre la base gravable en la venta o prestación del servicio por parte del responsable, y la base gravable de los insumos en que ocurrió y sobre los cuales se pago IVA. De esta manera, se grava la porción del valor agregado que no haya sido sometida a imposición por concepto de este tributo. El origen legal del impuesto sobre las ventas en Colombia se encuentra en las facultades extraordinarias otorgadas al Presidente de la Republica, a través de la Ley 21 de 1963. para establecer los impuestos nacionales sobre las ventas de los artículos terminados, efectuadas por parte de los productores o de importadores. A partir de la Ley 1111 del 2006 se aplican tarifas del 1.6%, 3%, 5%, 10%, 16%, 20%, 25%, y 35%, y se exceptúan algunos productos y servicios que se encuentren en las condiciones señaladas en la ley. UNIVERSIDAD DE PAMPLONA – Facultad de Estudios a Distancia
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SUJETOS DEL IMPUESTO Sujeto activo del impuesto El sujeto activo es el Estado, quien ejerce su función de gestión tributaria a través de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, DIAN. Sujeto pasivo del impuesto sobre las ventas Se considera sujeto pasivo el obligado frente al Estado al pago del impuesto. Desde el punto de vista jurídico, es el responsable del recaudo del impuesto quien debe cumplir las obligaciones que le impone el Estado, so pena de incurrir en sanciones de tipo administrativo y/o penal. Desde el punto de vista económico, quien soporta o asume el impuesto es el consumidor final. Este consumidor no es parte de la obligación tributaria, y por lo tanto, la administración no ejercerá acciones jurídicas contra él.
BASE GRAVABLE Es la medición material del hecho generador del impuesto, es decir, corresponde al valor que se le haya determinado al hecho gravado y sobre el cual se debe aplicar la tarifa para obtener el impuesto. ¿Cuál es la base gravable en la venta y prestación de servicios? La base gravable para liquidar el lVA en la venta y prestación de servicios está constituida por el valor total de la operación, sea que esta se realice de contado o a crédito, incluyendo todas las erogaciones complementarias en que se incurran, así se facturen o convengan por separado, y aunque consideradas independientemente no se encuentren sometidos al impuesto (E.T., art. 447). ¿Qué factores integran la-base gravable en la venta y prestación UNIVERSIDAD DE PAMPLONA – Facultad de Estudios a Distancia
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de servicios? Dentro de los factores que integran la base gravable en la venta y prestación de servicios, se destacan los siguientes: a) Los gastos directos de financiación ordinaria, extraordinaria, o moratoria*; b) Los gastos directos por accesorios, acarreos, instalaciones, seguros, comisiones, garantías, etc. c) Los gastos realizados por cuenta o a nombre del adquirente o usuario; d) El valor de los bienes proporcionados con motivo de la prestación de servicios gravados, aunque la venta independiente de estos no cause impuestos o se encuentre exenta, y e) Los reajustes del valor convenido, causados con posterioridad a la venta. Estos conceptos forman parte de la base gravable, aunque se facturen o convengan por separado, y aunque considerados independientemente no se encuentren sometidos al gravamen. Importante: *Los gastos de financiación que integran la base gravable incluyen también la financiación otorgada por una empresa económicamente vinculada al responsable que efectúe la operación gravada, a menos que la sociedad vinculada se encuentre vigilada por la Superintendencia Bancaria (hoy Superintendencia Financiera de Colombia), caso en el cual la financiación no forma parte de la base gravable.
RÉGIMEN COMÚN Y SIMPLIFICADO La extensión del impuesto sobre las ventas a todas las fases del circuito económico, ha generado la proliferación de responsables del gravamen, cuyas condiciones de organización y solvencia son diversas. En la actualidad existen dos regímenes a los cuales pueden acogerse los responsables del impuesto a las ventas, según cumplan los requisitos establecidos legalmente para pertenecer a ellos. El régimen común y simplificado. Es importante resaltar que las personas dedicadas a la venta de bienes
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excluidos y/o prestaciones de servicios excluidos, no pertenecen a ningún régimen por no ser responsables de IVA. OBLIGACIONES DE LOS RESPONSABLES DEL IVA 1. Inscribirse en el registro único tributario 2. Recaudar y consignar el impuesto 3. Expedir factura o documento equivalente 4. Expedir certificado de retención por IVA 5. Presentar la declaración 6. Informar el cese de actividades 7. Informar el NIT 8. Facilitar la información requerida 9. Conservar informaciones y pruebas 10. Informar en medios magnéticos 11. Cumplir las normas de contabilidad
Los responsables del régimen simplificado deben llevar el libro fiscal de registro de operaciones diarias. Los responsables del impuesto sobre las ventas sometidos al régimen común, incluidos los exportadores, deberán llevar un registro auxiliar de ventas y compras, y una cuenta mayor o de balance cuya denominación será "impuesto sobre las ventas por pagar", en la cual se deben reflejar fielmente los movimientos contables. Ingresos que se tienen en cuenta para pertenecer al régimen simplificado Los ingresos que se deben .tener en cuenta para. Determinar si se pertenece al régimen simplificado son aquellos provenientes de la actividad del responsable. Así entonces, atendiendo al hecho de que la calidad de los responsables del régimen simplificado se concreta por la comercialización dé bienes y/o la prestación de servicios susceptibles de ser gravados con el impuesto sobre las ventas, el monto de ingresos del año anterior, como referencia para pertenecer a este régimen, es únicamente el proveniente de las mismas operaciones. En consecuencia, deben tomarse todos los ingresos provenientes de la actividad económica que está sujeta al impuesto sobre las ventas. Cuando el responsable del régimen simplificado desarrolle de manera conjunta actividades de venta de bienes y prestación de servicios
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gravados para efectos de determinar si para a ser del régimen común o continúa en el simplificado, deberán analizarse de manera separada los ingresos que el responsable haya' obtenido en el desarrollo de cada actividad, de tal manera que si en una de ellas (venta o prestación de servicios) supera la cuantía establecida por la ley pasa El ser del régimen común en la medida en que se estarían dando los supuestos legales para pertenecer a este régimen, no obstante que por la otra actividad no. sobrepase los topes legales. A partir de la iniciación del período siguiente, deberá cumplir. Con las obligaciones propias de los responsables del régimen común (OIAN, CORC. Unificado 1, jun. 19/2003, Tít. IX, Cap. 11, nums. 1° y 2°; OIAN, Conc. 34443, jun. 1°/2004). ¿Quiénes deben llevar el libro fiscal de registro de operaciones diarias? Los responsables que se encuentren dentro del régimen simplificado, que comercialicen bienes o presten servicios gravados, deberán llevar el libro fiscal de registro de operaciones diarias del establecimiento, en el cual se identifique el contribuyente; que esté debidamente foliado y se anoten diariamente en forma global '0 discriminada las operaciones realizadas. Al finalizar cada mes deberán, con base en las facturas que les hayan sido expedidas, totalizar el valor pagado en la adquisición de bienes y servicios, así como los ingresos obtenidos en desarrollo de su actividad. Este libro deberá reposar en §!I establecimiento de comercio y la no presentación del mismo al momento que lo requiera la administración, o la constatación del atraso, dará lugar a la aplicación de las sanciones y procedimientos contemplados en el artículo 652 del estatuto tributario (E.T., art. 616). Importante: Mediante Concepto 92539 del 22 de septiembre del 2000, la DIAN señaló que el responsable del régimen simplificado que opte por llevar libros de contabilidad no está obligado a llevar libro fiscal de registro de operaciones diarias. RÉGIMEN COMÚN ¿Quiénes pertenecen al régimen común? Por regla general, los responsables pertenecen al régimen común cuando no se cumplen todos los requisitos establecidos para pertenecer al régimen simplificado, siempre y cuando la actividad a la que se dediquen se considere gravada con el IVA. UNIVERSIDAD DE PAMPLONA – Facultad de Estudios a Distancia
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Obligaciones de tipo contable ¿Cómo se maneja el registro auxiliar de compras y ventas? Los responsables del impuesto a las ventas sometidos al régimen común, incluidos los exportadores, deberán llevar un registro auxiliar de compras y ventas, y una cuenta mayor denominada "impuesto a las ventas por pagar", en la cual se deberán reflejar los siguientes registros: En el haber o crédito a) El valor del impuesto" generado por las operaciones gravadas; b) El valor del impuesto correspondiente a las devoluciones en compras gravadas, y el valor del impuesto correspondiente a las compras anuladas, rescindidas o resueltas durante el período; c) El impuesto sobre las ventas de las financiaciones causadas, así como del recaudo por intereses de mora, y d) El valor del traslado a la subcuenta 135520 -sobrantes, en liquidación privada de impuestos-, de los saldos a .favor cuando se solicita devolución (D. 2116/96, art. 2°). En el debe o débito a) El valor de los impuestos descontables, originados en la adquisición de bienes y servicios gravados; b) El valor del impuesto correspondiente a devoluciones en ventas o a ventas anuladas, rescindidas o resueltas; c) El pago del saldo a cargo que resulte en los respectivos bimestres; d) La aplicación de las retenciones que le hayan sido practicadas, en la enajenación de bienes y servicios gravados, de acuerdo con la declaración del bimestre respectivo, y e) El valor del porcentaje calculado sobre las compras ola adquisición de servicios gravados que deban ser asumidos por el ente económico, siempre y cuando la operación se realice con personas pertenecientes al régimen simplificado, con abono a la cuenta 2367 – impuesto a las ventas retenido-. ¿Cómo se determina el impuesto para los responsables del régimen común? UNIVERSIDAD DE PAMPLONA – Facultad de Estudios a Distancia
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El impuesto sobre las ventas para los responsables del régimen común se determina: a) En la venta y prestación de servicios. Por la diferencia entre el impuesto generado por las operaciones gravadas, y los impuestos descontables legalmente autorizados, y b) En las importaciones. Aplicando en cada operación la tarifa del impuesto sobre la base gravable correspondiente (E.T., art. 483).
¿Cómo se determina el impuesto generado por las operaciones gravadas? El IVA generado por las operaciones gravadas se determinará aplicando la tarifa establecida a la base gravable. Del impuesto obtenido así, se deducirá: a) El impuesto que resulte de aplicar al valor de la operación atribuible a bienes recibidos en devolución en el período, la tarifa del impuesto a la que en su momento, estuvo sujeta la respectiva venta o prestación de servicios, y b) El impuesto que resulte de aplicar al valor de la operación atribuible a ventas o prestaciones anuladas, rescindidas o resueltas en el respectivo período, la tarifa del impuesto a la que, en su momento estuvo sujeta la correspondiente operación. La deducción se calculará considerando la proporción del valor de la operación que no hubiere alcanzado a cumplir o causar. Las anteriores deducciones solo procederán si las devoluciones, anulaciones, rescisiones y resoluciones que se originan, se encuentran debidamente respaldadas en la contabilidad del responsable (E. T., art. 484). ¿Cuáles son los impuestos descontables? Los impuestos descontables constituyen un factor integrante del gravamen puesto que corresponde a la mecánica del sistema del valor agregado adoptado por nuestra legislación y conforme a la cuál en cada proceso de la producción o de la comercialización se descuenta el impuesto ya pagado en la fase anterior a dicho proceso. Por ello la cuenta mayor del balance denominada impuesto a las
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ventas por pagar, se mueve en el haber con los impuestos generados y en el debe con los impuestos descontables. Al impuesto generado en las ventas, servicios e importaciones se le deben restar como descontables los siguientes impuestos: a) El impuesto sobre las ventas facturado al responsable por la adquisición de bienes corporales muebles y servicios, hasta el límite que resulte de aplicar al valor de la operación que conste en las respectivas facturas o documentos equivalentes, la tarifa del impuesto a que estuvieren sujetas las operaciones correspondientes. La parte que exceda de este porcentaje constituirá un mayor valor del costo o del gasto respectivo; b) El impuesto pagado en la importación de bienes corporales muebles. Cuando la tarifa del bien que se importa fuere superior a la tarifa del impuesto a la que estuvieren sujetas las operaciones correspondientes, la parte que exceda de este porcentaje constituirá un mayor valor del costo o del gasto respectivo (E.T., art. 485); c) Los intermediarios que actúen como comisionistas o consignatarios calcularán como descuento imputable al período fiscal en el que se realizo la venta gravada.
RETENCIÓN EN LA FUENTE
Origen de la Retención a la Fuente La retención surgió originalmente como mecanismo de recaudo del impuesto sobre la renta para inversionistas extranjeros sin domicilio en el país, por concepto de dividendos. El decreto1651 de 1961 (art.99) autorizó al Gobierno Nacional para “establecer retenciones en la fuente con el fin de facilitar, acelerar y asegurar el recaudo del impuesto sobre la renta y sus complementarios las cuales serán tenidas como buena cuenta o anticipos". Sin embargo, fue solo hasta la aparición de la Ley 38 de 1969 cuando se señalo un estatuto legal sobre la retención en la fuente; en principio para los casos de salarios y dividendos, se indico quienes eran los agentes de retención; cuales eran los pagos sobre los que no se practicaban retención; el mecanismo de imputación de la retención en las declaraciones privadas y liquidaciones oficiales y además las sanciones por no retener o no consignar lo retenido. A partir de ese momento, normas sucesivas han complementado el UNIVERSIDAD DE PAMPLONA – Facultad de Estudios a Distancia
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catálogo de pagos o abonos en cuenta sujetos a retención, así como las personas que son agentes de retención, sus obligaciones, los conceptos sometidos a retención y las tarifas. Finalmente, las normas con fuerza de ley, relativas a la retención en la fuente del impuesto sobre la renta y sus complementarios fueron compiladas en el estatuto tributario en el libro 11, entre los artículos 365 a 419. La retención en la fuente es un sistema de recaudo anticipado de los impuestos que consiste en la obligalción del agente retenedor de retener, conservar, guardar una cantidad que la ley ha determinado se retenga en el mismo momento del origen del ingreso; doctrinariamente se conoce como "imposición en el origen". . Se deben entonces restar o descontar de los pagos o abonos en cuenta un porcentaje determinado por la ley, a título de impuesto. Debe hacerse claridad que la retención en la fuente no es un impuesto, es solo un medio que facilita, acelera y asegura el recaudo de los tributos. Excepcionalmente, para el caso de algunos contribuyentes del impuesto sobre la renta no obligados a presentar declaración de ese impuesto, o en Bogotá, el caso de los profesionales independientes contribuyentes del impuesto de industria y comercio; el valor de las retenciones practicadas constituye su impuesto. La finalidad de la retención en la fuente La retención en la fuente tiene por objeto conseguir en forma gradual que el impuesto se recaude, en lo posible, dentro del mismo ejercicio gravable en que se cause (E.T., art. 367). El recaudo simultáneo del impuesto en el momento de la obtención de los ingresos es la principal finalidad de la retención en la fuente, pero además, encontramos algunas ventajas de este mecanismo: 1. Acelera el recaudo de los impuestos, pues el Estado no requiere esperar a la finalización del período para obtener su pago. 2. Economiza y hace más cómoda la tarea de recaudo para el Estado, al trasladar a los particulares. 3. Facilita el control a la evasión al permitir verificar el tributo a través de cruces de información, y de esta manera identificar e incluir como contribuyentes o responsables a algunos sujetos que podrían pasar UNIVERSIDAD DE PAMPLONA – Facultad de Estudios a Distancia
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inadvertidos para las autoridades fiscales. 4. Algunos autores consideran que la retención en la fuente tiene un efecto psicológico favorable, pues resulta menos antipático que el desprenderse de una suma de dinero para pagar los impuestos. Pero debe anotarse que otros critican este sistema de recaudo, por considerar que este efecto psicológico distrae la conciencia tributaria de los contribuyentes; lo que haría posible tratamientos inequitativos. Elementos de la retención en la fuente La retención en la fuente se fundamenta en los siguientes elementos: 1. Agente retenedor. Es la persona que realiza el pago o abono en cuenta y a quien la ley expresamente le ha otorgado tal calidad. 2. Sujeto pasivo. Es la persona beneficiaria del pago o abono en cuenta, afectada con la, retención según el concepto y el porcentaje aplicable. 3. Pago o abono en cuenta. Determina el momento en que se entendió causada la retención en la fuente, según los conceptos y las tarifas. Se entiende por pago la prestación de lo que se debe, extinguiéndose parcial o totalmente la obligación. Este es un concepto jurídico. Abono en cuenta es reconocer o asentar contablemente una obligación en favor de un tercero, lo cual significa que el costo o gasto se causó, es decir que ha nacido la obligación de efectuar el pago, aun cuando efectivamente este no se haya hecho, permitiendo así verificar el perfeccionamiento de una transacción. Este es un concepto contable. 4. Tarifa. La tarifa es el factor aritmético que aplicado a la base determina el monto o valor a retener. Dependiendo del concepto, hay diversas tarifas de retención en la fuente. Estos elementos son esenciales, para que opere la retención en la fuente, si falta alguno de ellos no habrá lugar a que esta se practique. Quién puede establecer retenciones en la fuente La ley ha autorizado al Gobierno Nacional para establecer retenciones en la fuente sobre los pagos o abonos en cuenta susceptibles de constituir ingreso tributario para el beneficiario de los mismos, que efectúen los agentes de retención, con el fin de facilitar, acelerar y asegurar el recaudo del impuesto sobre la renta y complementarios, para lo cual puede determinar los porcentajes de retención tomando en cuenta la UNIVERSIDAD DE PAMPLONA – Facultad de Estudios a Distancia
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naturaleza del concepto, la cuantía del pago o abono en cuenta y las tarifas de impuesto vigentes para los distintos contribuyentes, así como cualquier otro aspecto que tenga incidencia (E.T., arts. 365, 366 Y 3661). OBLIGACIONES DE LOS AGENTES DE RETENCIÓN Obligaciones de los agentes de retención Según las disposiciones vigentes, los agentes de retención tienen las siguientes obligaciones: a) Practicar las retenciones en la fuente a que haya lugar, cada vez que se realice un pago o abono en cuenta sujeto a retención; b) Presentar la declaración mensual de retención en la fuente en los formularios prescritos por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales; c) Realizar el pago de las retenciones practicadas en las entidades autorizadas para recaudar y dentro de los plazos establecidos por el gobierno; d) Expedir a los sujetos pasivos, certificados donde consten las retenciones practicadas, y e) Llevar registros contables donde consten las retenciones practicadas, así como los montos cancelados a la administración tributaria. La obligación de retener Se deberá practicar la retención en la fuente en la medida que por expresa disposición legal se tenga la calidad de agente retenedor, se realice un pago o abono en cuenta y el pago sea en favor de un sujeto pasivo de la retención. Los agentes de retención del impuesto sobre la renta, deben practicarla sobre todos los pagos o abonos en cuenta que realicen, cuando estos sean susceptibles de incrementar el patrimonio del beneficiario, siempre que por ley o reglamento se haya fijado una tarifa de retención que exista un sujeto pasivo de la retención o beneficiario del pago que sea contribuyente. Se excluyen de retención, los pagos o abonos en cuenta que se realicen a los no contribuyentes del impuesto de renta y complementarios, o los pagos que sean exentos en cabeza del beneficiario en virtud de norma UNIVERSIDAD DE PAMPLONA – Facultad de Estudios a Distancia
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especial. En relación con la naturaleza del ingreso se excluyen de la retención todos los pagos o abonos en cuenta que por mandato legal no son objeto del impuesto de renta y complementarios como es el caso de los ingresos no constitutivos de renta o de ganancia ocasional, los ingresos que no son de fuente nacional, las rentas exentas, o las cuantías no sometidas a retención, en virtud de normas o decretos reglamentarios especiales siempre que se cumplan los requisitos y límites establecidos para cada caso (E.T., arts. 369, 375). Retener implica, que el agente de retención identifique el concepto del pago o abono en cuenta, determine la parte del mismo que es base para la retención y aplique a dicha base el porcentaje correspondiente. A los pagos o abonos en cuenta que se realicen a extranjeros residentes o domiciliados en Colombia, se hará la retención en las mismas condiciones aplicables para los colombianos residentes en el país (D.R. 2579/83, art. 14). Los agentes de retención del impuesto sobre las ventas, deben practicar la retención en la fuente en el momento que realicen el pago o el abono en cuenta, sin embargo cuando adquieran bienes o servicios gravados de personas que pertenezcan al régimen simplificado, o de extranjeros sin residencia o domicilio en el país; deben asumir la retención del IV A sobre dichas transacciones, aplicando el porcentaje que corresponda (D.R. 380/96, art. 4°).
PAGO O ABONO EN CUENTA Retención Como se mencionó anteriormente, el hecho que genera la retención es el pago o el abono en cuenta. Su ocurrencia nos señala el momento de practicar la retención en la fuente. Es principio general en materia de retención en la fuente, que la misma se realice en el momento del pago o abono en cuenta, lo que ocurra primero, no puede el retenedor en forma discrecional decidir cuándo efectuar la retención, sino que debe efectuarla cuando se produzca el primero de ellos, según sea el sistema contable empleado o la modalidad de la operación. "pago o abono en cuenta" Se entiende por "pago", la prestación de lo que se debe, extinguiéndose así total o parcialmente una obligación; es un concepto jurídico. En UNIVERSIDAD DE PAMPLONA – Facultad de Estudios a Distancia
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materia de ingresos laborales, la ley estipula que la retención debe realizarse en el momento del pago. El concepto de "abono en cuenta" es de naturaleza contable y consiste en reconocer o asentar en la contabilidad, una obligación en favor de un tercero para su posterior pago; implica la existencia de una contabilidad regida por el sistema de causación. En los casos en que se utilice causación, será regularmente el momento del abono en cuenta el que nos señale la realización de la retención, salvo que se trate de ingresos laborales. Las entidades ejecutoras del presupuesto general de la Nación operarán bajo el sistema de caja para efectos del pago de las retenciones en la fuente de impuestos nacionales, esto quiere decir que retendrán en el momento del pago y no del abono en cuenta (L. 633/2000, art. 76; D.A. 406/2001, art. 15). Base de retención Por regla general, la base para practicar la retención es la totalidad o valor bruto del pago o abono en cuenta efectuado. Sin embargo, dependiendo del concepto de retención pueden existir normas especiales para el cálculo de la base o simplemente bases porcentuales específicas. No forman parte de la base de retención los impuestos, tasas y contribuciones integrados a la base, siempre que los beneficiarios de los pagos o abonos tengan la calidad de responsables o recaudadores de los mismos. Deben excluirse de la base las propinas incluidas en el valor a pagar, así mismo no forman parte de la base para aplicar la retención, los descuentos efectivos no condicionados que consten en la respectiva factura (D.R. 1512/85, art. 5°; D.A. 2509/85, art. 1). Si existe uno o varios contratos de trabajo o relación laboral que cumpla con los requisitos del artículo 23 del Código Sustantivo de Trabajo, para que haya contrato de trabajo, todos los pagos que reciba un trabajador de una misma entidad, o de varias entidades que conforman una unidad de empresa, constituyen base de los ingresos laborales, siendo la sumatoria de todos los pagos gravables recibidos en el mes base sometida a retención. Para tal efecto, actuará como agente retenedor la empresa que tenga el carácter de principal (D.A. 3750/86, art. 6°; Conc. 92545, sep. 22/2000).
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ASPECTOS CONTABLES BASICOS EN MATERIA DEL IVA Y RETENCION
Identificamos según el PUC la siguiente cuenta: 2408 Impuesto Sobre Las Ventas Por Pagar la que se utilizará para efectos de la contabilización del IVA por ello es importante que recordemos: 2408 IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS POR PAGAR DESCRIPCIÓN UNIVERSIDAD DE PAMPLONA – Facultad de Estudios a Distancia
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Registra tanto el valor recaudado o causado como el valor pagado o causado, en la adquisición o venta de bienes producidos, importados y comercializados, así como de los servicios prestados y/o recibidos, gravados de acuerdo con las normas fiscales vigentes, los cuales pueden generar un saldo a favor o a cargo del ente económico, producto de las diferentes transacciones ya que se trata de una cuenta corriente. DINÁMICA Créditos a) Por el valor del impuesto causado o generado por la venta de bienes o servicios gravados; b) Por el valor del impuesto correspondiente a los bienes y servicios gravados, por la devolución en las compras o servicios a proveedores o contratistas; c) Por el impuesto sobre las ventas de las financiaciones causadas, así como del recaudo por intereses de mora, y d) Por el valor del traslado a la subcuenta 135520 -sobrantes en liquidación privada de impuestos-, de los saldos a favor cuando se solicita devolución. Débitos a) Por el valor del impuesto facturado al ente económico en la adquisición de bienes y servicios; b) Por el valor del impuesto correspondiente a los bienes y servicios gravados en las devoluciones y anulaciones en ventas; c) Por el pago del saldo a cargo que resulte en los respectivos bimestres; d) Por la aplicación de las retenciones que le hayan sido practicadas, en la enajenación de bienes y servicios gravados, de acuerdo con la declaración del bimestre respectivo, y e) Por el valor del porcentaje calculado sobre las compras o la adquisición de servicios gravados que deban ser asumidos por el ente económico, siempre y cuando la operación se realice con personas pertenecientes al régimen simplificado, con abono a la cuenta 2367 — impuesto a las ventas retenido—.
Conociendo ya la dinámica y movimiento de la cuenta 2408 a través de los siguientes ejemplos vamos a observar la contabilización de compra y UNIVERSIDAD DE PAMPLONA – Facultad de Estudios a Distancia
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venta de mercancías.
1. Compra mercancías a crédito por $380.000 gravadas a la tarifa del 16% . CONCEPTO COMPRAS BIENES GRAVADOS TARIFA 1 16% DEBE MERCANCIAS NO FABRICADAS POR 1435 LA EMPRESA IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS POR 2408 PAGAR 24080 1 IVA Descontable compras
HABER
380.000,0 0 60.800,00 60.800,00 440.800,0 0
2205 NACIONALES 440.800,0 0
440.800,0 0
2.Venta mercancías a crédito por $520.000 gravadas a la tarifa del 16%
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CONCEPTO VENTA BIENES GRAVADOS TARIFA 2 16% DEBE 603.200,0 0
1305 CLIENTES COMERCIO AL POR MAYOR Y AL POR 4135 MENOR IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS POR 2408 PAGAR 24080 2 IVA generado
HABER
520.000,0 0 83.200,00 83.200,00 603.200,0 0
603.200,0 0
3.Devuelve EL 10% de la mercancía comprada CONCEPTO 3 DEVOLUCION EN COMPRAS
2205 NACIONALES MERCANCIAS NO FABRICADAS POR 1435 LA EMPRESA IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS POR 2408 PAGAR 24080 1 IVA Descontable compras
DEBE 44. 080,00
HABER
38.000,00 6.080,00 6.080,00 44.080,00
44.080,00
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4. Nos Devuelven el 5% de la mercancía vendida CONCEPTO 4 DEVOLUCION EN VENTAS
4175 DEVOLUCION EN VENTAS IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS POR 2408 PAGAR 24080 2 IVA generado
DEBE 26. 000,00
HABER
4.160,00 4.160,00
1305 CLIENTES
30.160,00 30.160,00
30.160,00
2365 RETENCIÓN EN LA FUENTE DESCRIPCIÓN Registra los importes recaudados por el ente económico a los contribuyentes o sujetos pasivos del tributo a título de retención en la fuente a favor de la administración de impuestos nacionales, en virtud al carácter de recaudador que las disposiciones legales vigentes le han impuesto a los entes económicos, como consecuencia del desenvolvimiento del giro normal del negocio, cuyas actividades y operaciones son objeto de gravamen. DINÁMICA Créditos a) Por el importe de la retención que debe efectuar el ente económico. Débitos a) Por los montos cancelados a la Administración de Impuestos Nacionales*. *NOTA: La Dirección General de Impuestos Nacionales es hoy la Unidad Administrativa Especial-Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
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Conociendo ya la dinámica y movimiento de la cuenta 2365 a través de los siguientes ejemplos vamos a observar la contabilización de compra y venta de mercancías.
Para efectos de la contabilización es importante que tengamos en cuenta si hay lugar o no practicar retención en la fuente tomando como referencia la base de retención vigente para el año 2007 por el concepto de compras la base de retención es a partir de $ 566.000 ó Sup y la tarifa 3,5%. Es importante la actualización cada año de estas bases y tarifas. Compra de mercancías a crédito por $780.000 gravadas a la tarifa del 16% CONCEPTO COMPRAS BIENES GRAVADOS TARIFA 1 16% DEBE MERCANCIAS NO FABRICADAS POR 1435 LA EMPRESA
780.000,0 0
IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS POR 2408 PAGAR
124.800,0 0
24080 1 IVA Descontable compras 2365 RETENCION EN LA FUENTE 23654 0 Compras
HABER
124.800,0 0 27.300,00 27.300,00 877.500,0 0
2205 NACIONALES 904.800,0 0
904.800,0 0
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Observemos como registraría el vendedor la anterior transacción, pero antes vamos a identificar que la cuenta que utiliza el vendedor en el momento que le practican la retención en la fuente es la 1355 ANTICIPO DE IMPUESTOS Y CONTRIBUCIONES O SALDOS A FAVOR y la subcuenta 135515 Retención en la fuente. . Conozcamos la descripción y dinámica primero
1355
ANTICIPO DE IMPUESTOS CONTRIBUCIONES O SALDOS A FAVOR DESCRIPCIÓN
Y
Registra los saldos a cargo de entidades gubernamentales y a favor del ente económico, por concepto de anticipos de impuestos y los originados en liquidaciones de declaraciones tributarias, contribuciones y tasas para ser solicitados en devolución o compensación con liquidaciones futuras. DINÁMICA Débitos a) Por los valores pagados; b) Por las retenciones en la fuente practicadas al ente económico por los diferentes conceptos establecidos en la ley; c) Por el valor del porcentaje retenido sobre el impuesto a las ventas al momento de pago o abono en cuenta en la enajenación de bienes corporales, muebles o servicios gravados; d) Por el valor del porcentaje retenido sobre el impuesto de industria y comercio, al momento del pago o abono en cuenta, en la enajenación de bienes o servicios, y e) Por el valor del traslado de la cuenta 2408 -impuesto sobre las ventas por pagar-, en caso de presentarse saldos a favor. Créditos a) Por la aplicación del impuesto o contribución del período gravable al cual corresponda; b) Por el valor de las sumas obtenidas como devolución, y c) Por el valor causado por el concepto de retenciones sobre los UNIVERSIDAD DE PAMPLONA – Facultad de Estudios a Distancia
Contabilidad I ____________________________________________________________________ 100 impuestos a las ventas y de industria, comercio y avisos, correspondiente a las devoluciones y/o anulaciones de operaciones a través de las cuales se enajenaron bienes corporales muebles o se prestaron servicios gravados.
Conociendo ya la dinámica y movimiento de la cuenta 1355 ahora si veamos como queda la contabilización para el vendedor tomando como referencia el ejemplo planteado inicialmente.
CONCEPTO VENTA BIENES GRAVADOS TARIFA 2 16% DEBE
HABER
877.500,0 1305 CLIENTES 0 ANTICIPO DE IMPTOS Y CONTRIB O SALDOS A 1355 FAVOR 27.300,00 13551 5 Retencion en la fuente 27.300,00 COMERCIO AL POR MAYOR Y AL POR 4135 MENOR
780.000,0 0
IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS POR 2408 PAGAR
124.800,0 0
24080 2 IVA generado
124.800,0 0 904.800,0 0
904.800,0 0
Para efectos de observar como es el movimiento de la cuentas supongamos que la empresa devuelve el 10% de la mercancía comprada.
CONCEPTO
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Contabilidad I ____________________________________________________________________ 101 3 DEVOLUCION EN COMPRAS DEBE 87. 750,00 2. 730,00
2205 NACIONALES 2365 RETENCION EN LA FUENTE 23654 0 Compras MERCANCIAS NO FABRICADAS POR 1435 LA EMPRESA IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS POR 2408 PAGAR 24080 1 IVA Descontable compras
HABER
2.730,00 78.000,00 12.480,00 12.480,00 90.480,00
90.480,00
Ahora veamos como contabiliza el vendedor esta transacción.
CONCEPTO 4 DEVOLUCION EN VENTAS
4175 DEVOLUCIÓN EN VENTAS IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS POR 2408 PAGAR 24080 2 IVA generado
DEBE 78. 000,00 12. 480,00
HABER
12.480,00
1305 CLIENTES ANTICIPO DE IMPTOS Y CONTRIB O SALDOS A 1355 FAVOR 13551 5 Retención en la fuente 2.730,00
87.750,00 2.730,00
90.480,00
90.480,00
Proceso de Comprensión y Análisis
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Contabilidad I ____________________________________________________________________ 102 Defina que es: el IVA? Tarifa Base gravable
Mencione quienes actúan como sujetos del impuesto sobre las ventas? Mencione los requisitos para pertenecer al Régimen Simplificado. Mencione las obligaciones de quienes pertenecen al Régimen Común. Identifique los movimientos de la cuenta 2408 Qué es el IVA Generado? Que es el IVA Descontable? Que es la retención en la fuente?
Solución de Problemas REGISTRE LAS SIGUIENTES TRANSACCIONES, UTILCE CUENTAS Y SUBCUENTAS SEGÚN EL PUC, APLIQUE IVA Y RETENCION EN LA FUENTE SEGÚN LAS DISPOSICIONES VIGENTES. I.
La Empresa GM Ltda., utiliza Sistema De Inventario Permanente, realiza las siguientes transacciones: (Nota: para efectos de practicar la contabilización a precio de costo se tendrá en cuenta que el costo de la mercancía vendida corresponde al 75%)
1. Compra mercancías a crédito por $1.460.000 gravadas a la tarifa del 16% a la empresa VF S.A. 2. Vende Mercancías a crédito por $3.700.000 gravadas a la tarifa del 16% a la empresa SL Ltda. 3. Gira un cheque a favor de la empresa VF S.A. para cancelar la deuda. 4. Recibe una devolución de la empresa SL Ltda. por el 15% de la mercancía. 5. Compra mercancías por $563.000 gravadas a la tarifa del 16% a la empresa CX S.A, cancela mediante le giro de un cheque.
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Contabilidad I ____________________________________________________________________ 103 6. Recibe el pago de la empresa SL Ltda. 7. Vende mercancías al contado por $490.500 gravadas a la tarifa del 16% a la empresa JP Ltda. 8. Compra mercancías a crédito por $376.500 gravadas a la tarifa del 16% a la empresa Q Ltda. 9. Devuelve el 5% de la mercancía comprada a la empresa Q Ltda. 10.
Gira un cheque para cancelar la deuda a la empresa Q Ltda.
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la
Contabilidad I ____________________________________________________________________ 104 Síntesis Creativa y Argumentativa Tomado de cartilla de LEGIS: Manual de Iva y timbre
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Autoevaluación
Explique que es el Impuesto al valor agregado? Identifique a través de que cuenta se contabiliza el IVA y explique la dinámica. Cual es la finalidad de la retención en la fuente? Identifique a través de que cuenta se contabiliza la retención en la fuente y explique la dinámica. Enuncie los elementos de la retención en la fuente y explíquelos. Cuales son los requisitos para pertenecer al régimen simplificado? Que es el agente retenedor? Que es el libro fiscal y quienes deben llevarlo? Para contabilizar la retención los agentes retenedores que cuenta y que subcuenta utilizan? Para contabilizar la retención los retenidos que cuenta y que subcuenta utilizan? CON BASE EN LAS SIGUIENTES TRANSACCIONES LIQUIDE EL IVA, EL IMPUESTO A LAS VENTAS RETENIDO Y LA RETENCION EN LA FUENTE QUE CORRESPONDA SEGÚN LAS NORMAS VIGENTES Y ELABORE LOS CORRESPONDIENTES REGISTROS CONTABLES TANTO PARA EL COMPRADOR COMO PARA EL VENDEDOR. (UTILICE CUENTAS Y SUBCUENTAS SEGÚN EL PUC) 1. El 5 de agosto de 2007 La Empresa QR responsable del IVA quien utiliza sistema de inventario pemanente, compra 2.500 unidades de mercancías a $550 cada una a la empresa RT Ltda. del régimen Común, la empresa concede descuento del 10% en el momento de la compra, un plazo de 30 días para cancelar la factura y un 5% de descuento si cancela antes de la fecha. 2. La Empresa QR, devuelve al día siguiente 300 unidades de mercancías a la empresa RT Ltda. del régimen Común . 3. El 1 de Junio de 2004 la empresa QR cancela la deuda.
Repaso Significativo Consulte las características del IVA, los elementos básicos y elabore un mapa conceptual.
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Contabilidad I ____________________________________________________________________ 110 Investigue la clasificación de las tarifas del IVA
Consulte:
Hechos generadores del impuesto sobre las ventas Clasificación de los bienes para efectos del IVA Quienes son agentes de retención En que consiste la Autoretención y quienes son Autorretenedores. Consulte la clasificación de los descuentos, su contabilización y determine y explique si estos afectan el IVA. Consulte los requisitos legales que debe cumplir una factura
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UNIDAD 5: Contrato De Trabajo y Liquidación De Nómina Descripción Temática
Objetivos
Conocer los conceptos básicos sobre el contrato laboral. Distinguir dentro del contrato laboral los elementos que le integran al igual que las obligaciones y deberes entre las partes que intervienen. Conocer los procedimientos y cada uno de los factores legales encontrados en la liquidación de un contrato laboral o nomina. Ejercitar la teoría adquirida mediante ejercicios prácticos.
Proceso de Información En esta unidad no se profundizará en los tipos de contratos ya que en la asignatura legislación laboral tratarán estos temas. CONTRATO LABORAL Es un acuerdo verbal o escrito entre una persona natural y otra persona natural o jurídica, para desarrollar una labor determinada y por la cual existe la obligación del contratante o empleador de una remuneración y del contratado o trabajador de desarrollar el objeto del contrato bajo subordinación del primero. Para que haya contrato laboral, la norma distingue tres elementos fundamentales a saber: a. La prestación de un servicio personal por parte del trabajador. b. La subordinación jurídica que es la capacidad del empleador de instruir al trabajador sobre el modo como se debe hacer la labor contratada, el tiempo a emplear y la cantidad de trabajo y la UNIVERSIDAD DE PAMPLONA – Facultad de Estudios a Distancia
Contabilidad I ____________________________________________________________________ 112 obligación por parte del trabajador de acatarlos. Como se menciono en la definición los contratos de trabajo en su forma pueden ser: Verbal: Tiene lugar cuando por simple acuerdo expresado oralmente, las partes convienen en la índole del trabajo y el sitio donde ha de realizarse; la cuantía y la forma de remuneración y los periodos de pago. Escrito: Debe constar de en un documento firmado por las partes, y contener cuando menos cláusulas sobre estos puntos: identificación y domicilio de las partes, lugar y fecha de celebración del contrato, lugar donde se va a prestar el servicio, naturaleza del trabajo, cuantía de la remuneración, forma y periodos de pago; estimación del valor en caso de que haya suministro de habitación o alimentación como parte del salario, duración del contrato y terminación. Los contratos Verbales tienen el mismo valor que los contratos Escritos. Los siguientes acuerdos deben pactarse siempre por escrito: El periodo de prueba. El salario integral. Los pagos que por acuerdo entre las partes no constituyen salario, dentro de lo permitido por la ley. Los siguientes contratos deben celebrarse siempre por escrito:
Contrato de aprendizaje. Contrato a termino fijo, sus prorrogas y el preaviso. Contratos celebrados con extranjeros no residentes en el país. Enganche de trabajadores para el exterior.
Otra forma de clasificar los contratos laborales es por su duración: Contrato De Trabajo Por Duración De La Obra o Labor Contrato De Trabajo A Término Fijo Contrato De Trabajo De Duración Indefinida
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Contabilidad I ____________________________________________________________________ 113 Terminación Del Contrato De Trabajo La terminación del contrato de trabajo es el hecho mediante el cual por causas provenientes o no de la voluntad del patrono o el trabajador, cesan sus obligaciones y finaliza la relación laboral que los ha vinculado. Causales De Terminación Del Contrato De Trabajo Causales objetivas de terminación:
La expiración del plazo pactado. La terminación de la obra o labor contratada. La incapacidad total del trabajador. La muerte del trabajador. reconocimiento de la pensión. La liquidación o clausura definitiva de la empresa.
Causales originadas en la voluntad del trabajador: La renuncia. El despido indirecto o autodespido, por culpa del empleador. El no regresar al trabajo una vez cesan las causas que produjeron la suspensión del contrato. Causales originadas por voluntad de ambas partes: El mutuo acuerdo. Causales originadas en la voluntad del empleador: El despido con justa causa, por incumplimiento trabajador. El despido sin justa causa, con indemnización.
del
Intervención administrativa o judicial: Decisión administrativa. Sentencia judicial.
Veamos a continuación teoría fundamental para la comprensión
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Contabilidad I ____________________________________________________________________ 114 de esta Unidad
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Contabilidad I ____________________________________________________________________ 115 CONTRATO DE TRABAJO CONTRATO A TÉRMINO FIJO El contrato de trabajo a término fijo debe constar siempre por escrito y su duración no puede ser superior a tres años, pero es renovable indefinidamente. 1. Si antes de la fecha del vencimiento del término estipulado, ninguna de las partes avisare por escrito a la otra su determinación de no prorrogar el contrato, con una antelación no inferior a treinta (30) días, éste se entenderá renovado por un período igual al inicialmente pactado, y así sucesivamente. 2. No obstante, si el término fijo es inferior a un (1) año, únicamente podrá prorrogarse sucesivamente el contrato hasta por tres (3) períodos iguales o inferiores, al cabo de los cuales el término de renovación no podrá ser inferior a un (1) año, y así sucesivamente. PARÁGRAFO. En los contratos a término fijo inferior a un año, los trabajadores tendrán derecho al pago de vacaciones y prima de servicios en proporción al tiempo laborado cualquiera que éste sea. (ARTICULO 46 CST) CONTRATO A TÉRMINO INDEFINIDO 1o) El contrato de trabajo no estipulado a término fijo, o cuya duración no esté determinada por la de la obra, o la naturaleza de la labor contratada, o no se refiera a un trabajo ocasional o transitorio, será contrato a término indefinido. 2o) El contrato a término indefinido tendrá vigencia mientras subsistan las causas que le dieron origen, y la materia del trabajo. Con todo, el trabajador podrá darlo por terminado mediante aviso escrito con antelación no inferior a treinta (30) días, para que el patrono lo reemplace. En caso de no dar aviso oportunamente o de cumplirlo solo parcialmente, se aplicará lo dispuesto en el articulo 8o., numeral 7o., para todo el tiempo, o para el lapso dejado de cumplir. (ARTICULO 47 CST) JORNADA DE TRABAJO
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LIQUIDACION DE NOMINA
NOMINA: Es un documento en el cual un empleador relaciona: Salarios, Deducciones, Valor neto pagado, Aportes parafiscales y apropiaciones de los trabajadores que han laborado en un periodo determinado , ya sea por quincena, mes.
El formato de la nomina contiene lo siguiente: Encabezamiento con el nombre del empleador, el nombre del documento, y el periodo de pago.
Esquema Central: (con dos partes) Primera parte:
Nombre y cargo del trabajador
Días laborados
Valor devengado
Deducciones
Neto pagado
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Contabilidad I ____________________________________________________________________ 117 Firma y documento de identidad de los empleados Segunda Parte:
Aportes parafiscales Apropiaciones para prestaciones sociales
Firmas de quien elabora, revisa y aprueba
VALOR DEVENGADO: Constituido por las sumas que el empleador paga al trabajador teniendo en cuenta la legislación y esta conformado por los distintos conceptos que constituyen salario.
SALARIO Remuneración que recibe el trabajador por servicios prestados en forma personal, en dinero o en especie. El salario mínimo no es embargable pero puede ser embargado hasta en un cincuenta por ciento (50%) en favor de cooperativas legalmente autorizadas, o para cubrir pensiones alimenticias que se deban de conformidad con los artículos 411 y concordantes del Código Civil. El valor que exceda del salario mínimo será embargable hasta en una quinta parte. PAGOS QUE SALARIAL)
CONSTITUYEN
SALARIOS
(QUE
SON
FACTOR
Constituye salario no sólo la remuneración ordinaria, fija o variable, sino todo lo que recibe el trabajador en dinero o en especie como contraprestación directa del servicio, sea cualquiera la forma o denominación que se adopte, como primas, sobresueldos, bonificaciones habituales, valor del trabajo suplementario o de las horas extras, valor del trabajo en días de descanso obligatorio, porcentajes sobre ventas y comisiones. (ARTICULO 127 CST) PAGOS QUE NO CONSTITUYEN SALARIOS (QUE NO SON FACTOR SALARIAL) No constituyen salario las sumas que ocasionalmente y por mera liberalidad recibe el trabajador del empleador, como primas, bonificaciones o gratificaciones ocasionales, participación de utilidades, excedentes de las empresas de economía solidaria y lo que recibe en UNIVERSIDAD DE PAMPLONA – Facultad de Estudios a Distancia
Contabilidad I ____________________________________________________________________ 118 dinero o en especie no para su beneficio, ni para enriquecer su patrimonio, sino para desempeñar a cabalidad sus funciones, como gastos de representación, medios de transporte, elementos de trabajo y otros semejantes. Tampoco las prestaciones sociales de que tratan los títulos VIII y IX, ni los beneficios o auxilios habituales u ocasionales acordados convencional o contractualmente u otorgados en forma extralegal por el {empleador}, cuando las partes hayan dispuesto expresamente que no constituyen salario en dinero o en especie, tales como la alimentación, habitación o vestuario, las primas extralegales, de vacaciones, de servicios o de navidad. (ARTICULO 128 CST)
Salario: Sueldo básico + auxilio de transporte + horas extras + comisiones + viáticos.
A continuación se da una explicación de cada uno de los componentes:
*Sueldo Básico: Asignación básica mensual que se le da a la persona.
* Auxilio de transporte: tienen derecho al auxilio de transporte quienes devenguen un salario fijo, igual o inferior a 2 veces el S.M.L.V, su objetivo es que le trabajador cobre parte del desplazamiento entre el sitio de trabajo y su lugar de residencia.
JORNADA DE TRABAJO TRABAJO ORDINARIO Y NOCTURNO 1. Trabajo ordinario es el que se realiza entre las seis horas (6:00 a.m.) y las veintidós horas (10:00 p.m.). 2. Trabajo nocturno es el comprendido entre las veintidós horas (10:00 p.m.) y las seis horas (6:00 a.m.).ARTICULO 160 CST
*Horas extras: horas adicionales a la jornada de trabajo.
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Contabilidad I ____________________________________________________________________ 119 Recordemos la Jornada de trabajo: Diurna: 6:00 a.m – 10:00 p.m Nocturna: 10:00 p.m – 6:00 a.m
-DEDUCCIONES. Valores que se aplican con descuentos, pueden existir deducciones por concepto de libranzas, embargos judiciales entre otras, pero independiente de ello, deducciones obligatorias para el trabajador como los aportes a la seguridad social y las retenciones. APORTES PARAFISCALES: No son impuestos ni contribuciones, constituyen una obligación para el empleador por el hecho de tener una vinculación laboral. 1. 2. 3. 4.
Seguridad Social Cajas de Compensación Familiar Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA) Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF)
SEGURIDAD SOCIAL: la ley 100/93 creo en Colombia el sistema de Seguridad Social Integral (SSSI) constituido por tres regimenes: a. Régimen Pensional b. Régimen salud c. Régimen Riesgos Profesionales. Régimen Pensional: Ampara al trabajador contra contingencias de vejez, invalidez y muerte.
El aporte es del 15.5% sobre el salario del trabajador repartido así: Empleador: 11.625% Trabajador: 3,875%
Quienes tenga un ingreso mensual igual o superior a cuatro salarios mínimos paga un 1.0% adicional al obligatorio para pensiones.
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Contabilidad I ____________________________________________________________________ 120 Quienes devengue entre 16 y 17 salarios mínimos pagan un 1.20% adicional al obligatorio para pensiones. Quienes devengue entre 17 y 18 salarios mínimos pagan un 1.40% adicional al obligatorio para pensiones. Quienes devengue entre 18 y 19 salarios mínimos pagan un 1.60% adicional al obligatorio para pensiones. Quienes devengue entre 19 y 20 salarios mínimos pagan un 1.80% adicional al obligatorio para pensiones. Quienes devengue más de 20 salarios mínimos pagan un 2.0% adicional al obligatorio para pensiones. -Régimen de Salud: Protege al trabajador contra contingencias de enfermedad o maternidad. El aporte es del 12,5% sobre el salario del trabajador repartido así: Empleador: 8,5%-Auxilio de transporte. Trabajador: 4% sobre su salario. -Régimen de Riesgos Profesionales: Protege al trabajador contra accidentes de trabajo y enfermedades profesionales, el aporte depende del nivel de riesgo y lo paga todo el empleador. Las empresas utilizan por lo general el 0,522%. APORTES PARAFISCALES *Cajas de Compensación Familiar: Son entidades sin animo de lucro encargadas de pagar el subsidio familiar y de brindar recreación y bienestar social a los trabajadores y a quienes de el dependa. El aporte es del 4% del monto total de la nomina mensual (total devengado – Auxilio de Transporte ), lo hace el empleador. *Servicio nacional de Aprendizaje (SENA): Es una entidad estatal encargada de la preparación e instrucción a los trabajadores de aquellas empresas obligadas a contratar aprendices para labores u oficios que requieran formación profesional metódica. El aporte al SENA es del 2% sobre el monto total de la nomina mensual (total devengado– Auxilio de Transporte), lo hace el empleador.
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Contabilidad I ____________________________________________________________________ 121 *Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF): Es un establecimiento publico de orden nacional que se encarga de la creación y el mantenimiento de centros para la atención integral al pre-escolar menor de 7 años hijos de cualquier trabajador oficial o particular, el ICBF se encarga principalmente de la atención a la niñez desamparada. El aporte es del 3% sobre el monto total de la nomina mensual (total devengado– Auxilio de Transporte).
APROPIACIONES En la liquidación de la nómina se tienen en cuenta los siguientes conceptos. *Cesantías: Valor reconocido al empleado por cada año de servicio continuo prestado a la empresa o proporcional si se retira antes del año. Formula para liquidar cesantías:
Salario* numero de días trabajados /360. El empleador provisiona cada mes el 8,33% del total devengado. *Vacaciones: Formula: Salario (Sin Auxilio de transporte) * numero de días trabajados / 720 El empleador provisiona cada mes el 4,17% del total devengado. *Intereses Sobre Cesantías: Todo empleador debe pagarle al trabajador unos intereses anuales por las cesantías, y son del 12% anual sobre el monto de las cesantías, se depositan al fondo hasta el 15 de febrero. Liquidación: I = Cesantías * Días Trabajados * 12% /360 *Prima de servicios: Se pagan 15 días en junio-15 días en diciembre, el aporte es del 8,33% sobre el total devengado.
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Contabilidad I ____________________________________________________________________ 122 Salario* numero de días trabajados /360. El empleador provisiona cada mes el 8,33% del total devengado.
VEAMOS LA LIQUIDACION INFORMACIÓN: NOMINA.xls
NOMBR E DEL EMPLEA DO
SUELDO BASICO
DE
DIAS LIQUID ADOS
w
1.517.950
28
x
433.700
30
y
576.000
28
Z
1.951.650
30
LA
NOMINA
HED
HEN
4 2
CON
LA
HEF HEFN D
6
SIGUIENTE
R N
RN F
8 4
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Contabilidad I ____________________________________________________________________ 123 Tomemos en cuenta adicionalmente la siguiente información: El empleado X:
Recibe una comisión sobre $1.500.000 del 2%. Autoriza descontar $40.000 por cuota sindical
El empleado Y:
Autoriza descontar $25.000 para abonar a préstamo concedido por la empresa
Proceso de Comprensión y Análisis En esta unidad es importante actualizar los porcentajes según el año vigente.
Que es un contrato laboral? Que es la nómina? Que es el devengado? Que es el deducido? Que es el neto pagado? Cual es la base para el cálculo de aportes? Quienes tienen derecho al auxilio de transporte? Cual es la jornada de trabajo ordinario? Cual es la jornada de trabajo nocturno? Que son los aportes parafiscales? Que son las prestaciones sociales? Quienes deben cotizar al fondo de solidaridad pensional? Por que se cotiza a una Administradora de Riesgos profesionales ARP? Cuando se considera hay una hora extra? Cuando se considera que hay un recargo nocturno?
Solución de Problemas
Cual es la finalidad el auxilio de transporte? Quien debe aportar a riesgos profesionales? Cual es el aporte en porcentaje de la empresa para salud?
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Contabilidad I ____________________________________________________________________ 124 Cual es el aporte general que se cotiza a salud y que porcentaje le corresponde al trabajador? Cual es el aporte en porcentaje de la empresa para pensión? Cual es el aporte general que se cotiza a pensión y que porcentaje le corresponde al trabajador? Con la siguiente información liquidar la nómina. Sueldo EMPLEADO Básico Días HED HEN RN HEFD HEFN RNF Empleado 1 696.960 30 4 8 Empleado 2 1.503.600 22 2 El empleado 1 autorizó descontar mensualmente, $30.000 para abonar a la deuda correspondiente al préstamo otorgado por la empresa. El empleado 2 autorizó descontar de nómina $50.000 para abonar a la deuda correspondiente al préstamo otorgado por el banco.
Síntesis Creativa y Argumentativa Para el año 2007: Salario mínimo $433.700 Auxilio de transporte $50.800 Salario mínimo integral $5.638.100 ($4.337.000 salario y $1.301.100 prestaciones)
Pagos Parafiscales: Sena ICBF Cajas de Compensación Familiar
2% 3% 4%
Cargas Prestacionales Cesantía Prima de servicios Vacaciones Intereses sobre las Cesantías
8.33% 8.33% 4.17% 1% mensual
SEGURIDAD SOCIAL.
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Contabilidad I ____________________________________________________________________ 125 Salud Empresa
8.5%
Empleado Total
4% 12.5%
Pensión Empresa Empleado
11.625% 3.875%
Total
15.5%
HORAS EXTRAS Y RECARGO NOCTURNO. Hora trabajo nocturno = Hora ordinaria x 1.35 Hora extra diurna que se realiza entre las 6:00 a.m y las 10:00 p.m.= Hora ordinaria x 1.25 Hora extra nocturna comprendido entre las 10:00 p.m. y las 6:00 a.m.= Hora ordinaria x 1.75 Hora ordinaria dominical o festivo = Hora ordinaria x 1.75 Hora extra diurna en dominical o festivo = Hora ordinaria x 2.00 Hora extra nocturna en dominical o festivo = Hora ordinaria x 2.50
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Contabilidad I ____________________________________________________________________ 126
Autoevaluación Que es el contrato de trabajo? Mencione los elementos esenciales del contrato de trabajo Cual es la duración máxima legal de la jornada ordinaria al día y a la semana? Entre que horas esta comprendido el trabajo diurno y el nocturno? Que es la nómina? Mencione y explique las partes de la nomina.
Repaso Significativo Consulte: Contabilización de la nómina Que es el salario integral? Cual es la base para liquidar aportes para salarios integrales? Cual es la única provisión que se efectúa cuando el trabajador recibe salario integral? Identifique la tabla de retención para salarios. Nota. Cada año se debe CONSULTAR Y ACTUALIZAR en internet www.mintrabajo.gov.co los valores actualizados del salario mínimo legal mensual vigente, subsidio de transporte etc.
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Contabilidad I ____________________________________________________________________ 127
UNIDAD 6: Ciclo Contable Descripción Temática
Horizontes 1 Conocer el proceso ordenado y sistemático de registros contables.
Núcleos Temáticos y Problemáticos Concepto y partes del ciclo contable
Síntesis de la Unidad En esta unidad se dejaran enunciadas las partes del ciclo contable
Proceso de Información CICLO CONTABLE El ciclo contable es la sucesión sistemática, cronológica y ordenada de los hechos económicos, desde la creación de la organización hasta la preparación de los estados financieros, pasando por la elaboración de los comprobantes y libros contables que registran todos estos hechos comerciales. Contablemente, este ciclo es un sistema de información que se utiliza como herramienta que facilita las decisiones de quien utiliza los reportes que genera. El ciclo contable de una empresa se presenta en diferentes pasos, a saber: La Apertura Del Ente Económico
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Contabilidad I ____________________________________________________________________ 128 Procesamiento De La Información Contable (Movimiento, Cierre) Reportes De Información Análisis Y Control Retroalimentación
La Apertura Del Ente Económico Consiste en la creación y constitución de la empresa, con los aportes de los socios registrados en el comprobante inicial denominado comprobante de apertura que sirve para abrir los libros principales y auxiliares de contabilidad. El ente económico debe tramitar para su constitución los siguientes pasos:
Consulta de razón social ante la Cámara de Comercio, del domicilio principal de la sociedad.
Elaboración de los estatutos, los cuales se presentan en una notarla para elevarlos a escritura pública. (Al final del texto se anexan algunos ejemplos de escrituras públicas).
Con la escritura pública de la sociedad, se tramita el registro mercantil en la respectiva Cámara de Comercio, mediante los formularios preestablecidos para tal fin.
Con el certificado de constitución y gerencia, fotocopias de las cédulas de los socios y el formulario del RUT -Registro Único Tributario- ante la DIAN, para inscribirse como agente retenedor en la fuente y/o como responsable del IVA y solicitud del NIT.
Procesamiento De La Información Contable (Movimiento , Cierre) Consiste en utilizar un sistema manual o sistematizado técnicamente aceptado para el registro de la información, desde la elaboración de los documentos soportes, comprobantes de diario y traslado a los libros auxiliares y principales de contabilidad. Estos registros se elaboran con una periodicidad constante que puede ser diaria, semanal, quincenal o mensual, dependiendo de las necesidades y características que tenga cada organización.
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Contabilidad I ____________________________________________________________________ 129 Dentro de este procesamiento de información contable se encuentra lo que se conoce con el nombre de cierre, donde se elaboran: Los asientos de ajustes La hoja de trabajo Y el comprobante de cierre.
Reportes De Información Como resultado de la etapa anterior, se emiten diferentes reportes y/o listados, que permiten mostrar la situación económica, financiera y administrativa de un ente económico, como son los estados financieros y sus anexos. ESTADOS FINANCIEROS Los estados financieros se constituyen en el principal medio para suministrar información fidedigna, objetiva e imparcial de aspectos de orden contable, económico y financiero para los socios y terceros que no tienen acceso a los registros de una empresa. Mediante una codificación formal y estándar de nombres y cantidades de dinero que se derivan de los registros contables, es posible reflejar a una determinada fecha de corte, la recopilación, clasificación y resumen final de los datos contables. Las condiciones que se deben cumplir para garantizar la confiabilidad de los estados financieros son las siguientes: Que su elaboración se haya efectuado teniendo en cuenta los principios contables generalmente aceptados. Que tales principios se hayan observado permanentemente durante todo el período contable. Que la información que presenten los estados financieros sea razonablemente adecuada. Normas Para Presentar Estados Financieros Se consolidan cuando tengan sucursales.
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Contabilidad I ____________________________________________________________________ 130 Dar la información complementaria que se requiera con las notas a los mismos. Se relacionarán con las del período inmediatamente anterior. Se ordenarán según la perspectiva de la realización o liquidación en términos de tiempo y valores. Las cuentas deben organizarse en un orden lógico.
Usuarios De Los Estados Financieros La información que se presenta en los estados financieros va dirigida básicamente a: La administración del ente económico, que le sirve para conocer su rendimiento, crecimiento, desarrollo y situación de la empresa, durante el período respectivo. Los socios, accionistas y/o propietarios para saber qué progreso financiero ha tenido la empresa y la rentabilidad de sus aportes. Los acreedores para determinar la liquidez del negocio y la garantía del cumplimiento de obligaciones adquiridas. El Estado para establecer si la liquidación y pago de impuestos se ha efectuado en la debida forma como lo exige la ley. Clasificación De acuerdo a las características de los usuarios a quienes van dirigidos o los objetivos específicos que los originan, los estados financieros se clasifican en estados de propósito general y de propósito especial: Estados Financieros De Propósito General: Estos estados financieros son los que se preparan al cierre del período contable para ser conocidos y evaluados por usuarios indeterminados, con el objetivo principal de satisfacer el interés común del público en evaluar la capacidad del negocio para crecer o evolucionar favorablemente. Se caracterizan porque son concretos, claros, neutros y de fácil consulta. Los estados financieros de propósito general se clasifican UNIVERSIDAD DE PAMPLONA – Facultad de Estudios a Distancia
Contabilidad I ____________________________________________________________________ 131 en estados financieros básicos y los estados financieros consolidados: Estados Financieros Básicos 12345-
Balance general Estado de resultados Estado de cambios en el patrimonio Estado de cambios en la situación financiera Estado de flujos de efectivo.
Estados Financieros Consolidados: Son los estados que presentan la situación financiera, los resultados del período, los cambios en el patrimonio y en la situación financiera, así como los flujos de efectivo de una matriz y sus subordinadas o un ente dominante y sus dominados, como si fuesen los estados financieros de una sola empresa. Estados De Propósito Especial: Son los estados financieros que se preparan para satisfacer necesidades específicas de ciertos usuarios de la información contable. Se caracterizan por destinarse a uso o circulación limitada y por suministrar un mayor detalle de algunos registros, partidas u operaciones. Los principales estados financieros de propósito especial son: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
Balance inicial Estados financieros de períodos intermedios Estados de costos Estado de inventarios Estados financieros extraordinarios Estados de liquidación Estados financieros que se presentan a las autoridades Estados financieros preparados sobre una base comprensiva distinta de los principios de contabilidad generalmente aceptados.
Estados Financieros Comparativos: Son los estados que presentan las cifras correspondientes a más de una fecha, período o ente económico. Los estados financieros se comparan con los de períodos inmediatamente anteriores siempre que tales períodos hubieren
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Contabilidad I ____________________________________________________________________ 132 tenido una misma duración. Por ejemplo: estados financieros de dos meses consecutivos del mismo año o estados financieros con fecha de corte del mismo mes y de un año inmediatamente anterior. La comparación de estados financieros no es obligatoria cuando no sea pertinente, circunstancia ésta que se debe explicar detalladamente en notas a los estados financieros. Estados Financieros Certificados Y Dictaminados: Son los estados financieros que están firmados por el representante legal, por el contador público que los hubiere preparado o revisor fiscal si existiere en la empresa, quienes dan testimonio de que han sido tomados fielmente de los libros oficiales. Los estados financieros dictaminados se acompañan de la opinión profesional de un contador público que los hubiere examinado y analizado con sujeción a las normas de auditoria generalmente aceptadas. El Balance General El balance general se constituye en el estado financiero básico por excelencia que contiene información a una fecha determinada acerca de la situación financiera de una empresa. Su principal objetivo es presentar en forma clara el valor de sus propiedades y derechos o activos y sus obligaciones o pasivo y la inversión de los socios o propietarios o patrimonio, valuados y determinados de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados. El balance general presenta el saldo que tienen las cuentas reales a una fecha determinada en el Libro Mayor. Se debe preparar por lo menos una vez al año a diciembre 31, firmado por los responsables de su elaboración: el contador público, el revisor fiscal y el gerente. Cuando el balance general corresponda a la situación financiera de una sociedad, debe ser aprobado por la asamblea general de la misma. Partes De Un Balance General: Un balance debe contener los siguientes renglones: El Encabezamiento: Que contiene el nombre o razón social de la empresa, nombre del estado financiero y fecha de corte del mismo.
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Contabilidad I ____________________________________________________________________ 133 El Cuerpo O Contenido: El balance general revela el saldo de las cuentas reales que arroja el libro mayor, las cuales se presentan cumpliendo la base de la ecuación patrimonial: Activo = Pasivo + Patrimonio Las Firmas: El balance general debe incluir las firmas de los responsables de su elaboración: el contador público y el revisor fiscal con matrícula profesional vigente y el gerente. Notas Explicativas Al Balance General: éstas se presentan como un anexo al balance general y cumplen con la función de ampliar y detallar la información acerca de la cuenta a la que hace referencia, como también sobre las políticas y el sistema contable.
Formas De Presentación De Un Balance: Un balance general se puede presentar de dos formas:
En Forma Horizontal O De Cuenta: este modelo de presentación se basa en el esquema de la ecuación patrimonial:
En Forma Vertical O De Reporte: Presenta las cuentas del activo seguidas de las cuentas del pasivo y, por último en la misma columna las cuentas del patrimonio.
Datos A Tener En Cuenta Para La Elaboración Del Balance 1. Los valores se obtienen de los saldos del libro mayor. 2. En el balance deben aparecer sólo las cuentas reales (Activos, Pasivos, Patrimonio).
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Contabilidad I ____________________________________________________________________ 134 3. El saldo de las cuentas se deben presentar por su valor neto, por ejemplo cuenta clientes menos la provisión de cartera, propiedad planta y equipo menos depreciación acumulada. 4. Los saldos créditos en las cuentas de bancos y clientes se deben reclasificar al pasivo. 5. Las notas a los estados financieros deben explicar los saldos de la mayoría de las cuentas de control como por ejemplo: bancos, clientes, propiedad planta y equipo, inventario, inversiones, acreedores varios, proveedores, diferidos y etc. Estado De Resultados Es el estado básico que contiene el informe de actividades del ente económico durante un período determinado. Este estado refleja el total de gastos y de ingresos y su diferencia durante el período contable es la utilidad o pérdida del ejercicio. Se presenta como un anexo o complemento al balance general, en el que se determina como se obtuvo la utilidad o pérdida del ejercicio. Este estado comprende las cuentas nominales, transitorias o de resultado, es decir las cuentas de ingresos, gastos y costos. Las cantidades deben corresponder a los saldos ajustados del libro mayor y de los libros auxiliares o a los valores que resultan en la sección de ganancias y pérdidas. Partes Del Estado De Resultado: Encabezamiento: comprende el nombre o razón social del ente económico, el número del NIT y período con fecha inicial y final. Contenido: se presentan las cuentas nominales, así:
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Contabilidad I ____________________________________________________________________ 135
Firmas: debe incluir las firmas de los responsables de su elaboración: el contador público y el revisor fiscal con matrícula profesional vigente y el gerente. Análisis Y Control Los estados financieros permiten hacer un diagnóstico de cómo es la situación económica, financiera y administrativa de la empresa a una fecha determinada, utilizando las herramientas que nos brinda el análisis financiero. Con base en el estudio de la situación de la empresa, los usuarios de la información contable cuentan con las pautas y razones necesarias para una acertada toma de decisiones respecto a la parte económica, financiera y administrativa de la empresa, así como los mecanismos de control más adecuados para el buen funcionamiento de la misma. Retroalimentación Finalmente, cada uno de los reportes anteriores nos permite volver a alimentar el sistema contable para obtener información nueva y útil para el ente económico.
Solución de Problemas Defina: Comprobante de apertura Soportes contables UNIVERSIDAD DE PAMPLONA – Facultad de Estudios a Distancia
Contabilidad I ____________________________________________________________________ 136 Libros de contabilidad Ajuste Asientos de cierre Hoja de Trabajo
Síntesis Creativa y Argumentativa Elaborar mapa conceptual según lectura artículos del decreto 2649/93: titulo III de las normas sobre registros y libros art 123 al art 135. Titulo
Autoevaluación Que es el ciclo contable? Mencione las etapas del ciclo contable y explique
Repaso Significativo Consulte la clasificación de los soportes de contabilidad. Consulte en el decreto 2649/93: Capitulo IV de los estados financieros y sus elementos. Art. 19 al Art. 33 La sección II de los elementos de los estados financieros.Art. 34 al 45.
BIBLIOGRAFÍA GENERAL CORAL GUDIÑO. Contabilidad Universitaria: Editorial McGraw Hill. Santa Fe de Bogotá. 1.996. Código de Comercio
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Contabilidad I ____________________________________________________________________ 137 Decreto 2649/93 – Decreto 2650/93 ROMERO, ROMERO Rosa Imelda, JARA CABUYA, Gloria Janeth , Contabilidad General, editorial UNAD. DÍAZ, Hernando, Contabilidad General, Prentice Hall (Pearson), 2001 WARREN, REEVE, FESS : Contabilidad Financiera, Thomson Editores, 7a ed. JONES, WERNER, TERREL Y TERREL, Introducción a la Contabilidad Financiera, Prentice Hall POLANCO, Luis. Contabilidad: sistema de información para las organizaciones. Mc Graw Hill. HARGADON, Jr. Bernard y MUNERA, C Armando. Principios de contabilidad. 4 ed. Ed. Norma. Contabilidad, Sistema de Información para las Organizaciones, Sinisterra Gonzalo, Mc Graw Hill, 2001. LEGIS, Cartilla Laboral, 2007. LEGIS, Cartilla IVA, 2007. LEGIS, Cartilla Retención en la fuente, 2007.
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