CONTABILIDAD BÁSICA

INSTITUTO NACIONAL DE COOPERACIÓN EDUCATIVA

NIVEL: FORMACIÓN BÁSICA

VENEZUELA, 2006

INSTITUTO NACIONAL DE COOPERACIÓN EDUCATIVA GERENCIA REGIONAL INCE ARAGUA DIVISIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL UNIDAD DE TECNOLOGÍA EDUCATIVA

NIVEL: FORMACIÒN BÀSICA MODO: APRENDIZAJE

Maracay, Agosto de 2006

Especialista en contenido Lic. Daisy Romero Elaboración y diagramación Lic. Marleny Guzmàn C. (Diseñadora Instruccional INCE Aragua) Supervisión General Lic. Dilia Robles (Supervisora de Tecnología Educativa, INCE Aragua) Coordinación Técnica Estructural División de Recursos para el Aprendizaje Coordinación General Gerencia General de Formación Profesional Gerencia de Tecnología Educativa 2a. Edición Agosto 2006 Copyright INCE

CONTENIDO 

¿QUÈ ES EL INCE?



PRESENTACIÒN

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INTRODUCCIÓN



OBJETIVO



 

INTRODUCCIÒN A LA CONTABILIDAD  ¿Qué es la contabilidad?………………………………………...  Proceso contable……..…….…………………………………….  La teneduría de libros…………………………………………….  Importancia de la documentación mercantil…………………….  Clasificación de los documentos…………………………………  Terminología Mercantil…………………………………………….

DOCUMENTOS MERCANTILES ASENTAMIENTO DE OPERACIONES CONTABLES

 La cuenta……………………………...…………………………….  Esquema de clasificación de las cuentas………………………..  Teoría de la partida doble…………………………………………  Ecuación del patrimonio…………………………………………...  Libros de contabilidad obligatorios. Requisitos legales………..  Asientos contables…………………………………………………  Los libros auxiliares………………………………………………..  Cuentas de control y auxiliares…………………………………..  SISTEMAS CONTABLES COMPUTARIZADOS  Importancia…………………………………………..…….. …...  Selección y compra de software……………………………….



09 14 16 19 23 44

EL BALANCE DE COMPROBACIÒN

45 51 54 81 58 85 60 63 71 77

        

 Definición y características…………………………………….  Localización y corrección de errores en el mayor……………  La compra y venta de mercancías……….……………………  Cierre de los libros……………………………………………… AJUSTE DE CUENTAS

93 94 97 105

Características……………………………………………………… Clasificación……….……………………………………………….. Asientos de cierre…………………………………………………..

111 111 117

ESTADOS FINANCIEROS Estado de resultados……………………………………………… Costo de ventas……….…………………………………………… El balance general………………………………………………….

119 121 122

CONTROL DE INVENTARIOS



¿Qué son los inventarios?……………………………………...

127

    

Definición y generalidades………………………………….......... La caja chica….…..…….………………………………………….. La cuenta caja……………………………………………………… La cuenta bancaria….…………………………………………. EL EFECTIVO

131 132 134 134

 Deducciones de Ley…….……………………………………...  RETENCIONES DE NOMINA 

IMPUESTOS EN VENEZUELA  



139

Tipos, características e importancia……………………………... Agentes de retención………………………………………………

BIBLIOGRAFÌA

143 145

¿QUÈ ES EL INCE?

El Instituto Nacional de Cooperación Educativa (INCE), es un organismo autónomo con personalidad jurídica y patrimonio propio, adscrito al Ministerio para la Economía Popular, creado por ley el 22 de Agosto de 1959 y reglamentado por Decreto el 11 de Marzo de 1960. De acuerdo al decreto publicado en la Gaceta Oficial N° 34563 de fecha 28 de Septiembre, se reforma el reglamento de la ley del INCE, con la finalidad de reorganizarlo y adecuarlo a los intereses del país y al proceso de reconversión industrial. El INCE es el órgano rector de la Formación Profesional en República Bolivariana de Venezuela, razón por la cual su acción ha estado dirigida a la formación y capacitación de la fuerza laboral, en consonancia con las necesidades de los sectores productivos y con las políticas de desarrollo económico y social del estado venezolano. El Instituto tiene como misión: “Formar y capacitar de manera integral, bajo la tutela del Estado y con la participación y compromiso de los empleadores y trabajadores, a la fuerza laboral que demandan los sectores productivos, orientando la formación al empleo productivo, en aras de la competitividad, contribuyendo así al desarrollo social, económico y tecnológico del país”.

PRESENTACIÓN

El manual se elabora para ser utilizado como una herramienta didáctica en la administración de los contenidos programáticos del oficio ASISTENTE DE CONTABILIDAD. El contenido se ajusta al programa de estudio diseñado según los requerimientos de curso, sin embargo se hace necesario que investigue en otras fuentes para incrementar los conocimientos adquiridos. Esperamos que aproveche al máximo la oportunidad que el INCE le brinda de convertirse en un trabajador altamente capacitado, que responda ampliamente a las exigencias de su ámbito laboral.

INTRODUCCIÓN

La contabilidad está ligada a nuestra vida diaria, todas las actividades comerciales, por más sencillas que sean, se registran. Es por eso que es importante tener conocimientos básicos en esta rama, pues ayuda a controlar los negocios y tener a la mano la información específica para el logro de un

mayor rendimiento y productividad en la administración de

nuestras empresas. Por tener múltiples aplicaciones en el sector comercial, el INCE a través de la formación de Asistente de Contabilidad, te capacita y prepara en dicho oficio, brindándote la oportunidad de tener mayor acceso a este campo de trabajo. Este manual te proporciona información básica sobre el área contable, siendo su contenido programático producto de la recopilación de información de diversas fuentes.

OBJETIVO Proporcionar a los participantes información básica relacionada con el área contable en cuanto a la documentación mercantil, balance de comprobación, estados financieros, ajuste de cuentas, control de inventarios, manejo del efectivo, retención de nómina y cálculo de impuestos, considerando lo establecido en los Principios de Contabilidad de General Aceptación y en el Código de Comercio venezolano.

____ Contabilidad Básica

INTRODUCCIÒN A LA CONTABILIDAD ¿Qué es Contabilidad? Existen diversas definiciones de contabilidad que la describen en el transcurso del tiempo como una ciencia, como una disciplina, como un arte, entre otras. La definición más aceptada en nuestro medio es aquella que la señala como: “La ciencia que estudia las leyes a que deben someterse la determinación, la exposición e interpretación del estado y desarrollo de las economías particulares y establece las reglas del arte de llevar las cuentas necesarias para ello”. No obstante, la expresión más completa de las funciones de la contabilidad estaría dada por los siguientes pronunciamientos: la contabilidad es el lenguaje de los negocios y, por consiguiente, en las condiciones actuales es esencial para el éxito de los mismos. Ya no es conveniente emplear los antiguos métodos rutinarios para controlar y dirigir las empresas. El gerente, administrador o propietario de una industria necesita del conocimiento de los costos, los resultados de las gestiones del gerente de ventas se expresan en las cuentas, el gerente de crédito depende cada vez mas el análisis de los estados financieros de los clientes, y el funcionario o funcionaria bajo cuya responsabilidad deben formularse los presupuestos, tiene los estados de contabilidad como guía principal. La importancia que tiene la contabilidad se reconoce cada vez más y es hoy en día una materia fundamental para el estudio de los problemas mercantiles. El Instituto Americano de Contadores Públicos (AIPCA) la define como: “La contabilidad es el arte de registrar, clasificar

resumir en forma

significativa y en términos de dinero, las operaciones y los hechos que son 9

____ Contabilidad Básica

cuando menos una parte, de carácter financiero, así como de interpretar sus resultados.” OBJETIVOS DE LA CONTABILIDAD El objetivo de la contabilidad consiste en dar al propietario o gerente de determinada empresa, la información concerniente a la naturaleza y valor de las cosas que posee el negocio lo que debe a terceros y la participación que tiene el dueño o dueños sobre las cosas poseídas que llamaremos respectivamente: Activo, Pasivo y Capital, además los datos relativos a los efectos que se causen a los tres elementos citados como resultado de las operaciones mercantiles efectos que se pueden traducir en una ganancia o pérdida del negocio. Dicho en otras palabras, a la contabilidad corresponde proporcionar la información requerida sobre: 1.

La situación financiera de la empresa en una fecha determinada, a los efectos de conocer su capacidad de atender las operaciones normales del negocio y pagar sus obligaciones. Esta información se provee a través del estado financiero denominado Balance General, en el cual figuran en forma resumida: a) Las listas o enumeraciones de las diversas cosas de que dispone el negocio: el efectivo en caja, las mercancías, el mobiliario y otras, que denominaremos en adelante activo. b) Los derechos de terceros sobre el activo de que dispone la empresa, es decir, los acreedores que denominaremos en adelante pasivo.

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____ Contabilidad Básica

c) La participación del dueño o dueños en el activo disponible la cual denominaremos en adelante capital. 2. Mostrar los efectos causados al activo, pasivo y capital del negocio como resultado de las operaciones. Esta información se provee a través del estado económico denominado ”Ganancias o perdidas“, o como ahora se le llama Estado de Resultados, el cual tiene por propósito mostrar los ingreso obtenidos y los gastos efectuados durante determinado período y, como su nombre lo indica, está destinado a describir todas las transacciones que produzcan utilidad o pérdida. Al estado de resultados se le dice que es el puente entre dos balances generales, o el camino que transita la empresa durante el ejercicio económico. 3. Objetivo no menos importante de la contabilidad es el que se refiere al control de las previsiones hechas al iniciarse el negocio. Este control lo realiza la contabilidad vigilando la ejecución del presupuesto, a través del cual la dirección fija las metas para un determinado periodo que generalmente resulta ser un año. IMPORTANCIA DE LA CONTABILIDAD La contabilidad es de gran importancia porque todas las empresas tienen la necesidad de llevar un control de sus negociaciones mercantiles y financieras. La contabilidad les permite obtener mayor productividad y aprovechamiento de su patrimonio, además los servicios que le aporta son imprescindibles para obtener información de carácter legal.

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____ Contabilidad Básica

RELACIÒN DE LA CONTABILIDAD CON OTRAS DISCIPLINAS Con respecto al DERECHO: a) Con el Código de Comercio: el cual regula las relaciones mercantiles entre comerciantes y no comerciantes. b) Con el Código Civil: el cual norma la propiedad y su usufructo, los contratos y otras relaciones entre personas naturales o jurídicas. c) Con la Legislación Laboral: la cual reglamenta los deberes y derechos de las partes, derivados del contrato de trabajo. d) Con la Legislación Fiscal: la cual determina las contribuciones, gravámenes y desgrávameles, sobre los beneficios o utilidades. Con la ECONOMIA, la contabilidad precisa de ella para el estudio individual de las riquezas de una empresa y para analizar los factores que tienen repercusión en el patrimonio de la empresa. A su vez la economía necesita de la información contable para llevar a cabo sus análisis, conocer el valor de los bienes, el costo de producción, determinación del ingreso nacional, entre otros. La Economía estudia la riqueza de un país o de una organización cualquiera y la Contabilidad la registra y da cuenta de ella. Con la ESTADISTICA, podemos afirmar que la Contabilidad se vale de los métodos estadísticos de investigación, para poder proyectarse, para establecer tendencias, índices y otros, que le permitan alcanzar mejor sus objetivos.

A su vez, la Estadística se nutre de los datos ordenados y

acumulados suministrados por las empresas para elaborar los cuadros que van a interesar al conglomerado en general. Con la INGENIERIA, determina y controla los costos, además de ayudar a evaluar la factibilidad financiera de los proyectos.

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____ Contabilidad Básica

PRINCIPIOS DE LA CONTABILIDAD Los principios contables se refieren a conceptos básicos o conjuntos de proposiciones directrices a las que debe subordinarse todo desarrollo posterior. Su misión es la de establecer delimitaciones en los entes económicos, las bases de la cuantificación de las operaciones y la presentación de la información financiera. Entre ellos podemos destacar: Principio de Conservatismo o Criterio Prudencial. Se señala conforme a este principio, que ante diversas alternativas contables, el contador deberá elegir aquella que sea optimista. Los ingresos no se contabilizan sino hasta que se realicen. Una recomendación útil para los contadores es que eviten el ultra conservatismo, que también es dañino, pues lo que se busca es determinar los verdaderos resultados de las operaciones y la verdadera situación financiera, y no necesariamente los resultados y situación financiera más conservadora. Principio de Consistencia. Este principio se refiere tanto a la consistencia en la aplicación de criterios contables de valuación de partidas y demás criterios (capitalización o no capitalización de desembolsos relacionados con activos fijos; tratamiento contable de los planes de pensiones a persona, tratamiento de mejoras de arrendamientos, etc.), como a la consistencia en cuanto a la clasificación de partidas dentro de los estados financieros. Razones financieras equivocadas se obtendrán si en un ejercicio una partida se clasifica como crédito diferido y en otro se clasifica como cuenta de complementaria de activo (caso de intereses por realizar en ventas y en abonos). Se han dicho en plan de broma que una empresa cuyas utilidades sean deficientes debe más bien cambiar de contador y no de administrador, pues

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____ Contabilidad Básica

los contadores y sus criterios profesionales podrán hacer variar las utilidades de las empresas sin violar los principios contables. La Secretaría de Hacienda si da importancia al principio de consistencia, puesto que si no lo hiciera, las empresas disminuirían su carga tributaria tan solo buscando aquellos criterios contables que arrojan menores utilidades, posiblemente sin respetar el principio de consistencia. En el tratamiento contable de coproductos podría un Contador en un período prorratear dicho costo considerando el método de valor de mercado ponderado para prorratear dicho costo conjunto. Otro caso sería diferir los gastos si el presente ejercicio fuera malo en cuanto a utilidades para posteriormente amortizar dichos gastos en los períodos con mayores utilidades y así ahorrar impuestos. Principio de Costo. Este principio se refiere a la objetivad en el registro de las transacciones. Esta objetividad nacida del comprobante o documento contabilizado da validez a muchas deducciones y también facilita la aplicación de las técnicas de auditoria, que de lo contrario convertirán al auditor actual en un profesional muy distinto: en un perito valuador. El costo histórico ha sido defendido a toda costa por el profesional contable, haciendo caso omiso de los costos de reemplazo o los de oportunidad que tan importantes son dentro de la microeconomía o dentro de la contabilidad administrativa.

Proceso Contable Como ya se ha dicho, la finalidad básica de la Contabilidad es suministrar información para analizarla e interpretarla. Para registrar y procesar todas las operaciones que se realizan en una empresa, es necesario seguir una serie de pasos íntimamente relacionados unos con otros, los cuales deben guardar 14

____ Contabilidad Básica

una secuencia lógica, esto es lo que vamos a conocer como el proceso contable.

PERÍODOS DEL PROCESO CONTABLE Las empresas inician sus actividades y la mayoría no pueden determinar cuanto tiempo de existencia va a tener el negocio, esto trae como consecuencia que no se puede esperar que el negocio termine para establecer si han ocurrido beneficios o pérdidas, y el estado en que se encuentra el patrimonio de los propietarios, porque traería como resultado que cuando se llegue a tener la información ya no se puede tomar ninguna decisión, ni aplicar ningún correctivo, ni establecer nuevas políticas, etc. Período Contable. Es el lapso que escoge una empresa para determinar cuales han sido los beneficios o pérdidas de la misma en ese período, y como consecuencia establecer cuál ha sido la variación en el patrimonio del negocio. El lapso va a estar en relación directa con la necesidad de información que tenga la empresa (mensual, trimestral, semestral, anual, etc.) y al final del cual va a reflejar la relación de ingresos y egresos en el período y el Balance General que va a establecer la situación del activo, el pasivo y el capital para la fecha en que termina el período o ejercicio. Período Fiscal. Aunque las empresas tienen libertad para establecer el lapso de duración de su período contable, desde el punto de vista legal, se deja claramente establecido que éste no puede ser mayor de un año. El período civil comienza el 1° de enero y termina el 31 de diciembre, esto no quiere decir que en una empresa el período fiscal abarque el mismo lapso, lo que implica es que su ejercicio contable legal puede comenzar en cualquier fecha del año, por ejemplo comenzar su período el 1° de agosto y terminar el 31 de julio del año siguiente.

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____ Contabilidad Básica

La teneduría de libros Es la parte de la contabilidad que se ocupa de recopilar, anotar y clasificar las operaciones mercantiles por orden cronológico en los libros dispuestos al efecto, según las leyes, normas y usos establecidos. OBJETIVOS DE LA TENEDURÍA DE LIBROS De acuerdo con la definición antes citada, los objetivos de la teneduría de libros son: 1. Recopilar

las

resumirlas.

operaciones

Por ejemplo

mercantiles

significa

la empresa “A”

compendiarlas

o

vende determinadas

mercancías a la empresa “B”. Los detalles de esa operación se relata en un documento mercantil denominado factura. A los fines de la teneduría de libros se precisa recopilar o juntar en compendio los datos referentes a esa operación económica. Así

el tenedor

de libros o auxiliar de

contabilidad de la empresa vendedora se interesará en la fecha de la operación el nombre y el domicilio del comprador, las condiciones de venta, el tipo de mercancías vendidas y su importe. La factura contendrá otros datos que el tenedor de libros no tomará en cuenta como son: el tipo de empaque, el material de embalaje el medio de transporte que se utilizará y otros. El primer objetivo de la teneduría de libros es, por tanto, resumir o abreviar los datos de las operaciones mercantiles con sujeción a un método. 2. Después de recopilar los datos de las operaciones mercantiles metódicamente, hay que anotarlas también metódicamente. En los registros de la empresa “A” y en los de la empresa “B” sujetos de nuestro ejemplo, tiene que aparecer esa operación mercantil anotada en los libros 16

____ Contabilidad Básica

de la primera como una ventana y en los de segunda como una compra. Este es el segundo objetivo de la teneduría de libros pues ella se ocupa de anotar los datos referentes a las operaciones mercantiles. 3. Una empresa realiza gran diversidad de operaciones

compra, vende,

cobra, paga, gasta gana, pierde, etc. Los datos de esas operaciones hay que clasificarlos esto es, ordenarlos por clases. Este es el tercer objetivo de la teneduría de libros clasificar las operaciones mercantiles. MEDIOS QUE UTILIZA LA TENEDURÍA DE LIBROS Para el logro de los objetivos antes citados la teneduría de libros dispone de determinados medios como son: -

Los documentos originales por las operaciones mercantiles; facturas comprobantes de caja, cheques, pagarés, letras de cambio, contratos, pólizas de seguro, etc.

-

Los libros obligatorios: Diario, Mayor y de Inventarios

además de

aquellos que por necesidad de la empresa deben llevarse, y en los cuales se registran las operaciones mercantiles, acorde con una técnica especifica y normas de carácter legal. -

Las cuentas que resumen y clasifican las operaciones mercantiles.

DIFERENCIA ENTRE CONTABILIDAD Y TENEDURÍA DE LIBROS La teneduría de libros se ocupa de recopilar, anotar y clasificar las operaciones mercantiles como antes se ha dicho.

La contabilidad se

encarga, valiéndose de los datos aportados por la teneduría de libros, de

17

____ Contabilidad Básica

analizar y valorar los resultados

económicos. La teneduría de libros es

narrativa, mientras que la contabilidad sintetiza y compara. El tenedor de libros o auxiliar de contabilidad debe seguir estrictamente las instrucciones del sistema diseñado por el contador, quien recopila los detalles importantes y establece comparaciones analizando los resultados.

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____ Contabilidad Básica

DOCUMENTOS MERCANTILES Importancia de la documentación mercantil La creciente complejidad de las actividades mercantiles ha sido la causa de que los simples acuerdos verbales se hayan sustituido desde tiempos muy remotos por la constancia escrita de los pactos o acuerdos celebrados. En el moderno mundo de los negocios cualquier paso que se dé en el campo mercantil se hace constar en algún documento y, en caso de que su importancia lo justifique, el documento en cuestión puede llevar la firma de algún funcionario calificado. De lo expuesto se infiere que las continuas operaciones efectuadas por la empresa requieren la emisión y recepción de documentos de diversa índole. Los documentos mercantiles suelen tomar forma en el momento en que la operación se realiza, y su objeto es el de certificar el entendimiento que existe entre las dos partes que han efectuado un convenio. Puede ser el ticket que emite una caja registradora de ventas, el cual se entrega al cliente que ha hecho una compra al contado, o bien un complicado contrato de muchas páginas relativo al arrendamiento de una costosa maquinaria; pero tanto en uno como en otro caso describe la operación en forma escrita, reduciendo así en gran parte las posibilidades de discrepancia futuras por parte de los interesados. Dentro del concepto de documentación mercantil se comprenden, no solo los papeles revestidos de características formales, sino todos los que puedan sustituirlos y tomen otra forma como ocurriría en último extremo de la correspondencia.

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____ Contabilidad Básica

Estos documentos mercantiles se envían al Departamento de Contabilidad donde los contadores y asistentes de contabilidad toman de ellos los datos necesarios para efectuar los asientos en los libros. Cuanto más grande sea la empresa mayor será la necesidad del empleo de documentos. Si se trata de una gran empresa de ventas por departamentos, habrá en ella muchos dependientes atendiendo a la venta en los distintos lugares en que se divide; al mismo tiempo cierto número de compradores estará adquiriendo mercancías del mercado local, nacional o internacional. En todos los departamentos de venta se estará recibiendo dinero en pago de las ventas efectuadas, el cual se entrega en caja y luego se envía a depositar al banco; a su vez se hacen desembolsos bajo la responsabilidad del tesorero. Tratándose de una organización de la clase que hemos descrito, sería imposible que llevase a cabo sus operaciones sin emplear una gran cantidad de documentos de naturaleza mercantil. Los documentos intercambiados por las empresas que intervienen en una transacción mercantil facilitan la conclusión de ésta, informan al contador o auxiliar de contabilidad respecto a las consecuencias de las operaciones y sirven de autorización para hacer la anotación en los libros de contabilidad. Volviendo un poco hacia conceptos antes expresados y generalizados, podemos decir, en conclusión, que entra dentro de la idea de documentación mercantil toda constancia escrita de una transacción comercial o de un aspecto de ella que pueda utilizarse para: 1) Certificar las anotaciones en los libros de contabilidad. 2) Probar un hecho desde el punto de vista legal. Con respecto a lo dicho en segundo término conviene observar que los libros de contabilidad son tan sólo un medio de prueba, y aunque en ciertos casos pueden convertirse en elemento fundamental para decidir un fallo, 'nunca 20

____ Contabilidad Básica

servirán para destruir la evidencia surgida de un comprobante escrito y revestido de las características legales; puede decirse entonces que aún los libros de contabilidad pierden valor sino están apoyados en un archivo de documentos bien organizado. El Código de Comercio El Código de Comercio regula las obligaciones de los comerciantes en sus operaciones mercantiles y los actos de comercio, aunque sean ejecutados por no comerciantes. Nuestro Código de Comercio vigente establece al respecto en su artículo 124, entre otras cosas, que: "Las obligaciones mercantiles y su liberación se prueban: a) Con documentos públicos b) Con documentos privados c) Con facturas aceptadas d) Con telegramas e) Con cualquier otro medio de prueba admitido por la ley” De acuerdo con la necesidad de los documentos expresados en el párrafo anterior; en la actualidad no se concebiría razonable que una de las partes contratantes se negara a atestiguar en forma escrita su compromiso; por ejemplo, hay una diferencia notable entre una operación mercantil efectuada mediante un simple crédito abierto y otra documentada, digamos con un pagaré. La primera, en caso de falta de pago por parte del deudor, es sólo exigible luego de largos trámites judiciales y en juicio ordinario, donde es posible alegar muchas excepciones y causas para justificar la razón de la cual se cree asistido quien no quiere o puede pagar. Un pagaré en cambio

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____ Contabilidad Básica

lleva aparejada la fuerza ejecutiva, el trámite judicial es brevísimo, porque existe ya un reconocimiento de deuda y una promesa de pago a fecha fijada, y vencido el plazo acordado, previo protesto ante un notario, el acreedor dispone de una serie de recursos rápidos que le facilitan la obtención del reembolso de su crédito. Por otra parte, los documentos mercantiles permiten seguir la pista de cualquier operación mercantil, si ello fuera necesario, en todas sus etapas, así por ejemplo: la solicitud de compra o requisición de materiales de una dependencia de producción de determinada empresa, dará lugar a otro documento de índole interna como es la orden de compra, luego, al recibirse los materiales del proveedor se acompañan de una nota de entrega que recibe el recepcionista del almacén, al mismo tiempo la empresa vendedora entregará en el departamento de Contabilidad de la empresa compradora la factura para hacer el cobro, pero las condiciones convenidas por las partes hubieran podido determinar que el pago se efectuará a 60 días fecha, motivo por el cual surgirá un nuevo documento al ser aceptado un pagaré por el comprador; por último, vencido el plazo de 60 días, aparecerá un nuevo documento que será en este caso el cheque con el cual se cancelará la obligación. Por lo que se ha visto, ya se trate de una negociación entre empresas o de relaciones internas de la misma, la documentación puede ir uniendo todas esas etapas hasta formar una cadena de comprobantes que permiten reconstruirlo actuado o convenido en todos sus detalles. La importancia de la documentación mercantil es tal que ha creado normas especiales de carácter técnico y disposiciones legales para la impresión, archivo y conservación de los distintos documentos que se utilizan en las operaciones mercantiles. Aún los formularios de simple orden interno para 22

____ Contabilidad Básica

tramitación entre dependencias de una misma empresa constituyen elementos probatorios que permiten seguir el curso de un lote de mercancías, identificar un envío de dinero o exigir el cumplimiento de una norma o disposición interna cualquiera, como pudiera ser la de reclamar al Departamento de Compras, haciendo mención de la fecha y número de una solicitud de compras, el que un pedido no se hubiera recibido dentro del plazo establecido. Muchos de los documentos antes mencionados reciben el nombre genérico de comprobantes. En esta lección se explicará el uso de los más conocidos y la relación existente entre ellos y el sistema de Contabilidad.

Clasificación de los documentos Los documentos que se, utilizan en las empresas mercantiles son tan variados y complejos como las propias operaciones, pero aquí solo se explicarán los que más comúnmente se utilizan, atendiendo a la siguiente clasificación: Documentos corrientes 

Comprobantes de compras



Comprobantes de ventas



Comprobantes de operaciones bancarias

Documentos de crédito 

La letra de cambio



El pagaré



El cheque

23

____ Contabilidad Básica



La carta de crédito

DOCUMENTOS CORRIENTES Comprobantes de compras. El procedimiento que se adopte para las compras, como todo el sistema de Contabilidad, deben adaptarse a la organización interna de la empresa. El departamento encargado de las compras ha de recibir aviso de las mercancías que necesite él o los departamentos de ventas, lo cual suele hacerse mediante solicitudes de compras o requisiciones de material, en virtud de las cuales se tramita la adquisición de las mercancías en las cantidades que dichos documentos indiquen. Teniendo como base estos documentos y una vez consultados los precios a los distintos proveedores, se procede a enviar la orden de compra a aquél que ofrezca, como es natural, las condiciones más favorables. Al

recibirse

las

mercancías,

suelen

llegar

acompañadas

de

la

correspondiente factura. En caso de que las mercancías sean recibidas conforme, se libra un cheque a favor del proveedor si la condición acordada hubiera sido que el pago se efectuara al contado, o bien se registra una obligación a su favor, si hubiera establecido que el pago fuera a crédito, siempre utilizando como base para la anotación en los libros la factura expedida por el proveedor. Por supuesto, que si la mercancía no es recibida conforme, demás está decir que el comprador la devolverá o solicitará una rebaja, la cual, de ser acordada, dará lugar a una nota de crédito por parte del proveedor o bien una nota de débito que producirá el comprador.

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____ Contabilidad Básica

El procedimiento que se sigue para tramitar estas operaciones suele variar en las empresas; pero puede decirse que el que acabamos de esbozar es el que más frecuentemente se utiliza. Abarca, como pudimos ver al principio, cuatro etapas que dan lugar a los comprobantes siguientes: Nombre

Función

Solicitud de compra

Inicia la operación de compra

Orden de compra

Autoriza al proveedor a enviar la mercancía

Factura

Indica el aporte a pagar o abonar a favor del proveedor

Nota de Crédito o Débito

Ajusta el importe adecuado

Hay ocasiones en que puede agregarse una quinta función cuando la mercancía adquirida se deposita en alguna almacenadora. Esta operación se registra por medio del comprobante que otorga la almacenadora donde se depositan las mercancías. En algunas ocasiones se utiliza este comprobante con fines de financiamiento. Seguidamente se describen cada uno de los comprobantes antes citados: Solicitud de compra. El Departamento de Compras actuará de acuerdo con una solicitud por escrito, aprobada por un empleado suficientemente calificado que represente alguno de los departamentos en que la empresa se divida. Por ejemplo: el departamento de ventas puede solicitar que se le tramite la adquisición de artículos que se destinan a la reventa.

Orden de Compra. Su finalidad es documentar en un formulario propio toda adquisición autorizada por la compañía, la orden de compras suele hacerse 25

____ Contabilidad Básica

en una hoja impresa destinada a tal fin, en otros casos puede consistir en una simple carta firmada por el propietario de la empresa o por un subordinado, y en ocasiones consiste en una orden verbal que se da al representante del proveedor. Sin embargo, este procedimiento, aunque común en la pequeña empresa, debe desecharse en lo posible y, de llevarse a cabo, deberá confirmarse luego por escrito; pues el procedimiento que se recomienda adoptar es aquél en que se documenta la operación, evitando con ello los riesgos probables de un malentendido, de fallas de memoria, o de cualquier otra causa. La orden se despacha al proveedor firmado por quien ha tramitado la compra basada en la solicitud expedida a tal efecto, y no es necesario, ni se acostumbra hacerla firmar del proveedor, quien por su parte y con anterioridad habrá enviado una serie de cotizaciones o alguna oferta por carta que señala su compromiso. Sin embargo, algunas empresas despachan dos ejemplares de la orden de compra pidiendo que se devuelva uno de ellos conformado en señal de aceptación. En general, lo recomendable es hacer tres ejemplares enviando el original al proveedor, el duplicado al almacén que recibirá las mercancías pedidas y el triplicado lo conserva el departamento de compras o quien formule la orden. Ninguno de los documentos descritos antes sirve de base a asientos contables, aunque ambos suministran datos de importancia. Son los preliminares de la factura que luego se recibirá del proveedor y que sea la base del asiento en el Diario Auxiliar de Compras. La orden de compra puede hacerse en varias formas. La Factura. Consiste en una relación detallada de las mercancías compradas; debe contener los nombres y domicilios tanto del comprador, 26

____ Contabilidad Básica

como del vendedor, la fecha, las condiciones, las instrucciones del embarque y las cantidades, descripción y precios de las mercancías. Además se debe cumplir con las disposiciones legales para su elaboración implantadas por el Seniat (Articulo 13 de la resolución 320, G.O 36.859 del 29-12-1999). Al recibirse las mercancías deben contarse e inspeccionarse, labores que suele ejecutar el personal del almacén, comparando los datos de la factura con los de la copia de la orden de compra previamente recibida del Departamento de Compras. El almacén verifica las cantidades recibidas para ver si son las mismas que indican la factura o puede informar independientemente al Jefe del Departamento de Compras de las cantidades recibidas, caso en el cual se adhiere dicho informe a la factura, ésta pasa después al Departamento de Contabilidad para ser registrada en el Diario de Compras. La factura normaliza la operación, la concreta y la termina, es para el vendedor el medio de contabilizar la deuda de su cliente y para el comprador, como hemos visto antes, el comprobante con el cual justifica el pasivo que contrae o el pago que ha efectuado, y acredita, además, que los efectos han sido adquiridos legalmente, es decir, representa un titulo de propiedad. Cabe citar a este respecto lo expresado por nuestro Código de Comercio en su Artículo 147, el cual dice textualmente: "El comprador tiene derecho a exigir que el vendedor firme y le entregue factura de las mercancías vendidas y que ponga al pie del recibo el precio o de la parte de éste que se le hubiere entregado”. “No reclamando contra el contenido de la factura dentro de los ocho días siguientes a su entrega se tendrá por aceptada irrevocablemente". 27

____ Contabilidad Básica

Se debe tomar como modelo de factura las disposiciones del Seniat (Arti. 13 de la resolución 320, G.O 36.859 del 29-12-1999) sobre impresión de facturas. Con esto se actualizaría este documento mercantil. Las Notas de Debito o de Crédito : Si las mercancías llegan averiadas, son de calidad inferior a la requerida o se comprueba la falta de algún artículo, es preciso obtener un ajuste en el precio que haya cargado el proveedor. En tales casos, el comprador puede extender una nota de débito, por medio de la cual carga al proveedor la cantidad ajustada, o éste puede emitir una nota de crédito por el importe de la bonificación que se le hace al comprador. Esta transacción supone el acuerdo previo de ambas partes y la nota que se extienda sólo sirve como prueba del convenio celebrado. Puede ocurrir no obstante que el proveedor emita la nota de crédito y el cliente la de débito al mismo tiempo, sin existir acuerdo previo debido a que: a)

El cliente que debe formular un reclamo y según su sistema de tratado interno, no puede esperar a recibir la nota de crédito, por tanto emite la de débito a cargo del proveedor y la contabiliza, archivando el asunto.

b)

El proveedor a su vez, al recibir la nota de débito y comprobar que el cliente tiene razón, debe descargar la cuenta del cliente, parcial o totalmente, por la suma que le debitó, y como para ello emitió una factura, solo puede anularse emitiendo una nota de crédito.

Eventualmente puede existir una nota de débito que no responda a una reclamación de precios, error en la mercancía recibida, etc. Por ejemplo, en el caso en que el banco carga intereses o gastos de cobranza a su cliente o bien por el flete pagado por el proveedor que corre a cargo del comprador y otros.

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____ Contabilidad Básica

Del mismo modo puede ocurrir que la nota de crédito no responda a reclamación del cliente, como evidentemente pasa cuando el banco envía nota de crédito por los intereses ganados por los depósitos a plazo fijo del cliente o bien para devolver a éste el importe pagado en exceso de las obligaciones que hubiera contraído con el proveedor. Comprobantes de ventas. Los procedimientos que se siguen para la venta de mercancías pueden ser muy simples o más complicados, según sea la magnitud y particularidades de cada empresa. En empresas pequeñas de venta al por menor no se hace más registro que el de ingreso a caja por el importe de las ventas, en otras de mayor importancia la maquina donde se registran las ventas produce un ticket, el cual se entrega al cliente. Por lo general en las empresas de importancia que es el caso que vamos a tratar, las ventas se hacen en atención a las ordenes de compra que se han recibido de los clientes, y en las cuales suele seguirse un método que da lugar a los siguientes comprobantes: Nombre

Función

Factura de Venta

Da los detalles concernientes a una venta

Carta de Porte

Se prepara en los casos en que se hace la entrega por medio de una empresa de transporte

Estado de Cuenta

Contribuye a facilitar el cobro de las mercancías vendidas

Nota de débito o crédito

Establece los ajustes necesarios al importe vendido

Factura de Venta. Es común en las empresas de importancia recibir una Orden de Compra del cliente, después de lo cual, si la venta es a crédito y luego, que el departamento respectivo ha dado su aprobación, la orden de

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____ Contabilidad Básica

compra pasa al departamento de facturación donde se produce la factura correspondiente a dicha operación. Si la venta es al contado el procedimiento será más breve y se enviará la Orden de Compra directamente a facturación.

Este último departamento

suele hacer por lo menos dos ejemplares de cada factura enviando el original al cliente y la copia al Departamento de Contabilidad que la usará como base para asentar la operación. En ocasiones suele hacerse un número mayor de las copias de las facturas con él objeto de pasarlas a otros departamentos. Por ejemplo, el Tesorero puede solicitar una copia con el fin de poder estimar con mayor exactitud los fondos que habrán de cobrarse por concepto de ventas realizadas. Es evidente que la factura que por cada venta extiende la empresa vendedora es para el comprador su factura de compra, de manera que resulta innecesario hacer en esta ocasión una nueva descripción de este documento. Carta de Porte: Cuando las mercancías deben entregarse en la misma localidad, la factura o en su defecto la nota de entrega es suficiente para documentar la recepción por parte del comprador, pero, debido a que up número considerable de las operaciones comerciales se conciertan entre localidades distintas se hace necesario la intervención de una tercera empresa, la de transporte, que se encarga de hacer llegar los bultos a su destino, es lógico entonces, que quien asume esa responsabilidad documenta a su vez la recepción de los bultos mediante el documento denominado Carta de Porte, el cual equivale al conocimiento de embarque cuando el transporte utilizado es marítimo, fluvial o aéreo.

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____ Contabilidad Básica

Este documento suele hacerse por triplicado enviándose el original firmado por el vendedor y por el transportista, al comprador, quien lo utilizará para reclamar las mercancías a la empresa transportista. El segundo ejemplar, que debe ser firmado solamente por el vendedor, esto es, por el remitente, lo retiene el transportista como prueba de que se le ordenó hacer el transporte, y el tercer ejemplar firmado por el transportista queda en poder del vendedor en calidad de recibo. Si las mercancías se pierden o sufren daños en el tránsito, la Carta de Porte servirá de base para la reclamación pertinente contra la empresa transportista. Como puede verse, la Carta de Porte cumple los dos fines siguientes: a)

Sirve para el remitente vendedor como comprobante de haber enviado las mercancías.

b)

Sirve para el destinatario comprador pueda presentarse a retirar los bultos en poder del transportista.

El Código de Comercio de Venezuela respecto a este documento establece en su Artículo 156, lo siguiente: "Tanto el cargador como el porteador podrá exigir mutuamente una carta de porte fechada y firmada, en que se expresa: 1.

El nombre y el domicilio del cargador o remitente; del porteador y del consignatario comprador.

2.

La naturaleza, peso, medida o cantidad de los objetos que se remitan, y si están embalados o envasados, también la especie de embalaje o envase y los números y marcas de éstos.

3.

El lugar del destino o donde ha de hacerse la entrega.

4.

El plazo en que ella ha de efectuarse. 31

____ Contabilidad Básica

5.

El precio del porte.

6.

La indemnización o cargo del porteador por algún retardo, si se estipulase, y cualesquiera otros pactos y condiciones que acordaren los contratantes.

La carta de porte puede ser nominativa, a la orden o al portador. La omisión de algunas de las precedentes anunciaciones puede suplirse con cualquiera otra especie de prueba, Pero en ningún caso podrá el expedidor hacer responsable al porteador de pérdidas o averías de efectos que no se han expresado en la carta de porte, ni pretender que los objetos expresados en ella tenían una calidad superior a la enunciada". El Estado de Cuenta: En empresas de importancia las condiciones de las ventas suelen establecerse en las correspondientes facturas y si el pago no se efectúa a su debido tiempo, se le envía un recordatorio al cliente con la súplica de que haga la remesa del importe de la deuda. En algunos casos los estados de cuenta hacen referencia a varias facturas a cargo de un solo cliente; no obstante hay empresas que tienen por costumbre enviar este tipo de documento a su clientela en general, el día primero o último de cada mes. Este procedimiento no solamente constituye un recordatorio de la deuda pendiente, sino también un medio muy efectivo de hallar errores o poner al descubierto los fraudes que se cometieran, por ejemplo, en caso de que un empleado desleal dispusiera del numerario enviado por los clientes. Comprobantes de las operaciones bancarias. Los cheques han ocupado el lugar del dinero efectivo en las operaciones más importantes que requieren el cobro y pago del mismo, inclusive, en Contabilidad suelen considerarse los cheques como numerario. Cuando una empresa hace uso de los cheques, se da por sentado que previamente ha depositado dinero en

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____ Contabilidad Básica

el banco sobre el cual libra sus cheques, y sus depósitos pueden estar constituidos en gran parte por cheques de sus clientes. Como bien puede verse al hablar del movimiento de efectivo, hemos descrito las operaciones que se refieren a cobros y pagos por medio del banco, pues es el que no dudan en recomendar todos los contadores, en razón de que la cuenta corriente bancaria pone a cubierto a la empresa contra los errores o fraudes que puedan significar la manipulación del efectivo; además, facilita un mejor registro de las operaciones por este concepto. Los documentos que más comúnmente emplea el depositante en su trato con el banco son los siguientes: Nombre

Función

Tarjeta de identificación de firma

Proporciona al banco la firma auténtica del depositante.

Nota o boleto de depósito

Proporciona al banco el detalle del depósito hecho por el cliente y a éste el comprobante de lo depositado.

Talonario de cheques o chequeras

Proporciona al depositante un medio de pago

Estado de cuenta

Proporciona al depositante un estado periódico que le indica el estado de sus fondos.

Tarjeta de identificación de firma. Antes de que el depositante haga su primera entrega de fondos, el banco requiere que estampe su firma sobre una tarjeta destinada a tal efecto. Esta tarjeta proporciona al banco un medio de identificar la firma del depositante cuando los cheques de este se presentan al cobro.

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Nota o boleta de depósito. Es un formulario impreso por el banco para que sus clientes lo llenen detallando los valores que depositan en sus respectivas cuentas corrientes. El depositante anota en ella la fecha, su nombre,

el

número de su cuenta, las cantidades que vaya a depositar en moneda de curso legal, al igual que los diversos cheques. El Talonario de Cheques. Las órdenes de pago por escrito que emiten los depositantes se conocen con el nombre de cheques, los cuales resultan ser formas impresas en papel que dificulta las falsificaciones. En relación con la emisión de cheques, conviene recomendar que se llene el talón del cheque antes de extenderlo, pues de otro modo se corre el riesgo del olvido y una vez que el cheque ha entrado en circulación, pueden no recordarse con exactitud las cifras y datos correspondientes. Al describir los documentos de crédito, se explicará más adelante el cheque de acuerdo con su condición de instrumento, negociable. El Estado de Cuenta Bancario. Resulta ser el documento de que se habló al tratar la conciliación bancaria. DOCUMENTOS DE CRÉDITO Los documentos de crédito, llamados también instrumentos negociables, por ser susceptibles de negociación, son varios. Entre los más usados tenemos: el giro o letra de cambio, el pagaré, el cheque y la carta de crédito. La principal característica de estos instrumentos negociables consiste en que, en muchas ocasiones y con diversos motivos, sustituyen al efectivo, puesto que son objeto de negociación.

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Para que un documento de crédito sea negociable, debe reunir los siguientes requisitos: a) Que sea escrito y vaya firmado por Su autor o librador; b) Que contenga una promesa u orden incondicional de pagar una cantidad de dinero determinado; c) Que sea pagadero a presentación o a una fecha fijada susceptible de determinación; d) Que sea pagadero al portador o a la orden. Letra de cambio. Es el instrumento negociable que constituye una orden escrita en virtud de la cual una persona manda a pagar a otra, a la orden de un tercero, la cantidad de dinero que exprese. En la letra de cambio suelen intervenir tres personas: el LIBRADOR, el LIBRADO y el TENEDOR. El LIBRADOR es la persona que expide el giro y cuya firma aparece en el extremo inferior derecho del mismo; el LIBRADO es la persona a cuyo cargo se gira y que suele recibir también el nombre de PAGADOR, su nombre aparece en el extremo inferior izquierdo del documento, el TENEDOR es la persona que ha de realizar el cobro. En todos los casos la firma del librado es indispensable y en algunos lo es también la fecha de aceptación; entre tanto no constituye más que una simple demanda del librador al librado para que éste pague el importe, a que el documento se refiere. Por esta razón no es costumbre que se formulen asientos en los libros de contabilidad de ninguna de las tres partes hasta tanto el giro esté debidamente aceptado, aunque, desde luego, siempre se lleva un registro de todos los giros expedidos.

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____ Contabilidad Básica

Es muy frecuente que el librador expida el giro a favor de sí mismo y lo endose en blanco para que de este modo resulte transmisible al portador. Una vez aceptado el giro, se convierte prácticamente en un pagaré ordinario. Las letras de cambio pueden ser enviadas a las instituciones de crédito: -

Al descuento

-

Al cobro

Al descuento es un contrato por el cual el banco entrega al cliente (beneficiario de la letra) el importe en dinero de un crédito aún no vencido, descontando los intereses correspondientes al tiempo que transcurre entre el descuento del giro y el vencimiento del mismo. Efectos enviados al cobro es cuando las letras son enviadas al banco para que este las cobre, es decir, el banco sirve de intermediario de la empresa para cobrar los giros. Aquí el banco hace las veces de cobrador y por ello percibe cierto porcentaje de comisión sobre los giros. Pagaré.

El pagaré es un documento de crédito en virtud del cual una

persona promete formalmente pagar una deuda en determinada fecha posterior. Cheque o giro. El cheque es un giro a nombre del Banco donde se tenga establecida la cuenta. Constituye una orden que el titular de la cuenta dirige a su banquero para que éste pague una determinada cantidad al beneficiario que se indique o, al portador. Siendo el documento en que apoyan todos los desembolsos, el cheque tiene gran trascendencia dentro de la Contabilidad. En primer término, como ya sabemos, debe encauzarse todo el mecanismo del movimiento de fondos de modo que hasta la más mínima erogación

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____ Contabilidad Básica

queda cubierta con un cheque, aplicándose el sistema de Caja Chica para los pagos pequeños. Dentro de un sistema bien organizado la suma de todos los cheques de un período debe coincidir con los comprobantes, del mismo período y dicho importe con la suma que resulte del cómputo que se obtenga de los libros de Contabilidad. Se denomina "Cheque de Banca" al que libra un banco a su propio cargo y a favor de una tercera persona. Como instrumento de cambio ofrece más garantía que el cheque ordinario por estar emitido por un banco y no por una persona particular. Existen diversas clases de giros, que pueden ser a la vista o a plazo. El giro expedido "a la vista", constituye un requerimiento hecho al librado para que efectúe el pago a la vista, es decir, en el acto de su presentación. Por lo regular, no se efectúa ningún asiento formal en los libros sobre esta clase de giros hasta que se efectúa su pago. Un giro "a tantos días vista" representa una demanda de pago que habrá de tener lugar tantos días después de su presentación. De aquí que en estos giros reviste primordial importancia la fecha de su aceptación, puesto que es la que sirve de base para determinar el vencimiento. Un giro librado, por ejemplo, "a 60 días fecha" se conoce con el nombre de "giro fechado", y será pagadero sesenta días después de la fecha del documento. El giro puede ser "comercial" o "bancario". El cheque o giro bancario constituye una orden que un banco cursa a otro banco corresponsal para que pague determinada cantidad de dinero a su tenedor o beneficiario. Para efectuar remesas de fondos se sigue

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corrientemente la norma de adquirir y enviar un cheque bancario. Los giros pueden ser: nacionales o extranjeros. Son nacionales cuando deben pagarse dentro de la misma nación en que se expidan, y extranjeros cuando no reúnan estas condiciones. Carta de crédito. La carta de crédito puede ser definida como un contrato de cambio condicional celebrado entre el dador y el' tenedor. El contrato se perfecciona si el tomador hace uso del crédito que le abre el dador. Este documento puede contener la autorización al tomador de girar a favor de otra persona, a su orden, hasta por la suma indicada en el mismo. En la carta de crédito son indispensables: a) La cantidad o el monto del crédito; b) EÍ tiempo en el cual se debe hacer uso de ella; c) La firma autógrafa del tomador. El tomador debe estampar en la misma carta los recibos por las cantidades que retire. Si la carta de crédito no fuere pagada, el portador de ella puede comprobar la causa por medio del protesto. La carta de crédito puede ser dirigida a varios corresponsales. En este caso, el corresponsal que entregue una suma parcial al portador debe hacer constar el retiro al dorso de la carta, bajo responsabilidad de daños y perjuicios. Endoso. El tenedor o portador de una letra de cambio o de cualquier otro documento extendido a la orden puede transmitir o ceder a otra persona su propiedad, esto es, el derecho a cobrarla a su vencimiento.

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Esta sesión toma el nombre de "endoso", "cedente" o "endosante" es la persona que traspasa el derecho y "endosado" es aquél a quien se transmite, que viene a ser, precisamente, un nuevo tenedor que sustituye al primero y que puede, del mismo modo, cederla a otra persona y así sucesivamente. El "endoso en blanco" cuando el endosante se limita a firmar con su nombre o el de la razón social a que pertenece; El endoso es "completo" cuando contiene: a) La fecha en que se efectúa b) El nombre de la persona a quien se trasmita la letra c) La declaración del valor recibido, entendido o en cuenta d) El nombre de la persona de quien se recibe, o en cuenta de quien se carga, si no fuere la misma a quien se trasmite la letra e) La firma del endosante o de la persona legítimamente autorizada que firme por él. Los endosos se escriben en el respaldo de la letra. Si el aceptante no pagara la letra a su vencimiento, el último tenedor podrá recurrir contra los endosantes, siendo la responsabilidad de éstos solidaria, es decir, que cualquiera de ellos, a elección del portador, puede ser conminado a pagar totalmente el documento, sin perjuicio del derecho que asiste al que efectuare el pago para recabar de los endosantes que le preceden la devolución del importe abonado. Protesto. Es un procedimiento formal que hace un Notario Público, a solicitud del titular de un documento de crédito contra un deudor, con la finalidad de dejar documentada la reclamación hecha en tiempo oportuno por el acreedor y el incumplimiento del deudor por falta de aceptación o de pago.

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____ Contabilidad Básica

Pueden ser objetos del protesto los pagarés, cheques, giros o letras de cambio, etc., pero en el documento mencionado en último término el protesto puede ser por falta de aceptación o por falta de pago El Notario Público debe presentarse a ultimar el pago al firmante del documento y efectuar, como funcionario público que hace fe de los actos que pasan ante él, el protesto. El protesto por falta de pago debe ser hecho dentro de los dos días laborales siguientes al día del vencimiento del documento. El protesto por falta de aceptación de una letra de cambio se levanta, normalmente, en el mismo día de la fecha de presentación del documento para su aceptación. Un documento protestado permite el embargo inmediato de los bienes del deudor, el remate de los mismos y el cobro del documento, intereses y costo del juicio, ya que su cobro habrá de tramitarse ante el Juez de Comercio de la Jurisdicción. El documento de crédito no protestado en su oportunidad no dará acción contra el deudor por juicio ejecutivo, sino por vía ordinaria, sujeta a una serie de trámites de larga duración, que la hacen muy desventajosas, para el tenedor. Las diligencias del protesto deben realizarse en el domicilio establecido; en el documento, o en su defecto, en el domicilio del deudor. El acta de protesto debe escribirse en el dorso del documento y, a falta de espacio, en un papel blanco adherido al mismo documento.

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Aval. Es el afianzamiento que presenta un tercero para el pago de una letra de cambio independientemente de la obligación que contraen el aceptante y el endosante. El aval puede ser "absoluto o limitado". La persona que da un "aval absoluto" responde solidariamente del pago de la letra de la misma forma que el librador y endosante. El "aval limitado" es el que realice la garantía a tiempo, cantidad o persona expresamente determinados; dado en estos términos, no produce más responsabilidades que la que el firmante se impuso, ni da a éste más derechos que contra la persona a quien ha garantizado y los endosantes anteriores. El aval debe ser otorgado por escrito, pudiendo figurar en la misma letra cuyo pago se garantiza, o bien en un documento separado. Cuando el aval se extiende en la misma letra, basta escribir al lado de la firma del librador la firma del avalista. DESCUENTOS DE DOCUMENTOS DE CRÉDITO Descontar un documento de crédito significa endosarlo a un banco con el fin de obtener su importe antes de la fecha de vencimiento. Los bancos realizan con cierta facilidad tales operaciones porque son garantizadas por dos personas distintas: el librador que debe pagarla, y, en su defecto, el beneficiario que la descuenta; no obstante, en nuestro medio constituye una operación de crédito que los bancos realizan con sus clientes válidos primordialmente de la confianza que éstos (los descontentes) le merecen. La conclusión es que, el endosar un documento, tanto para cederlo en pago como para descontarlo, se abre la vía a la posibilidad de que éste se convierta en un pasivo exigible inmediatamente. Esta posibilidad constituye 41

____ Contabilidad Básica

lo que en Contabilidad se llama PASIVO DE CONTINGENCIA o PASIVO EVENTUAL, es decir, una clase especial de responsabilidad que puede convertirse en un pasivo real. Esta posibilidad debe hacerse constar en los libros en el mismo momento del endoso del documento. A fin de hacer constar en los libros este pasivo eventual, conviene abrir una cuenta que bien puede llamarse "Efectos a cobrar, endosados" o "Efectos a cobrar descontados" que se manejará de acuerdo con el siguiente movimiento. 1. Valor nominal de los efectos

1.

Valor nominal de los efectos

descontados que hayan sido

que se descuentan para que el

pagados por el girado.

tenedor los cobre al girado o deudor principal.

2. Valor nominal de los efectos descontados que hubiera tenido que pagar el endosatario o tenedor, en defecto, del girado. Según el esquema anterior, la operación del descuento queda correctamente contabilizada por medio de los siguientes asientos: a)

Al recibir del banco los documentos del descuento se carga a la cuenta del banco por el importe neto, la cuenta Intereses Gastos por los intereses y la comisión cobrados por el banco, y se abona la cuenta Efectos a Cobrar Descontados por el valor nominal del documento, creando así el Pasivo Contingente.

b)

Al pagar el girado el documento, y desaparecer así el pasivo de contingencia, se hace el cargo a Efectos a Cobrar Descontados y el abono definitivo a Efectos a Cobrar. 42

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No obstante haber designado la cuenta de Efectos a Cobrar Descontados como cuenta de pasivo eventual, conviene presentarla en el Balance General del lado del Activo, disminuyendo el saldo deudor de la Cuenta Efectos. Algunas empresas, para obviar la gestión de cobros o bien con el fin de ahorrarse el gasto que les ocasionaría disponer de un Departamento de Cobranzas, utilizan bancos que por tener agencias en el área geográfica donde ellas operan, pueden en una forma eficiente hacer determinados cobros, sin que ello les signifique grandes desembolsos. Por efectuar estas gestiones los bancos cargan sobre el importe cobrado un porcentaje que la empresa registra en sus libros como Gastos de Cobranzas, debitando al mismo tiempo al banco el importe que éste le ha acreditado en cuenta corriente con abono a la cuenta Efectos a Cobrar. Antes de efectuarse la cobranza la empresa deberá registrar en Cuentas de Orden el monto de los documentos que ha enviado al banco.

Terminología Mercantil

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____ Contabilidad Básica

En los diversos documentos que se utilizan en la actividad mercantil se ha puesto en uso una terminología especial que conviene conocer, la cual se expresa a través de abreviaturas, cuyo fin es ahorrar tiempo y espacio en la redacción o preparación de documentos y en los asientos de Contabilidad, las más comunes son las siguientes: A/c. A/cgo. A/f Admón. A la V/. Art. Afmo. Atto Bco. Bca Bto C/. C/u. Cdo Cm Cia Cong. Cta. Cta. Cte. Descto D/F D/P D/V Ds Doc. Dctos. Efvo F.C. F. FF. CC. Fra

A cuenta A cargo A favor Administración A la vista Articulo Afectivismo Atento Banco Barrica Bulto Cargo, contra Cada uno Contado Centímetro Compañía Consignación Cuenta Cuenta corriente Descuento Dias fecha Días plazo Días vista Días Docena Documentos Efectivo Ferrocarril Fardo Ferrocarriles Factura

fcos. fo g. Gnte gr. gs lb liq. l m m. m/p. m/Cgo. m/Cta. m/fra m/f. m/o n/ n/Cta. n/fac num. o N° o. pago/p Ptas. Pza. pp. prox. p. Pdo s/ s/Cgo. s/Cta.

frascos folio giro Gerente Gramos gruesa libra Liquidación litro metro Me, mis, mío Mi pago Mi cargo mi cuenta mi factura Mi favor mi orden nuestro, nuestra nuestra cuenta nuestra factura número Orden pagaré Pesetas Pieza por poder Próximo proximo pasado su, sus ,sobres Su cargo Su cuenta

ASENTAMIENTO DE OPERACIONES CONTABLES

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____ Contabilidad Básica

La Cuenta IMPORTANCIA Los diferentes elementos que componen el Activo, el Pasivo y el Capital se van modificando mediante aumentos y disminuciones en la medida en que van transcurriendo las diversas operaciones que ocurren en una empresa; sería muy complicado, si por ejemplo en un mes se realizan trescientas operaciones en una empresa, saber a ciencia cierta cuánto tenemos en cada activo, cuanto debemos y cuál es el capital del propietario, si no contamos con un instrumento operativo adecuado que nos permita conocer cuanto tenemos en cada bien y diferenciar con claridad entre unos y otros; es por ello que ha surgido la necesidad de la Cuenta en la Contabilidad. La cuenta no es otra cosa que un medio contable o instrumento de operación, mediante el cual podemos sub-dividir el activo, el pasivo y el capital, y agruparlos de acuerdo a ciertas características de afinidad y la cual nos permite graficar todos los aumentos y disminuciones que ocurren en los diversos elementos de la ecuación. Por ejemplo, si queremos conocer el movimiento del efectivo en caja, utilizaremos una cuenta que refleje ese bien y que llamaremos “Caja”; si queremos conocer el movimiento que afecta a los derechos que tenemos sobre terceros, la denominaremos “Cuentas por Cobrar”; las sillas, mesas, archivos, entre otros, se reflejarán en una cuenta llamada “Mobiliario”, lo que debemos a terceros mediante factura lo incluiremos en una cuenta de pasivo denominada “Cuentas por Pagar”, etc. Como podemos ver, el nombre de la cuenta debe reflejar con claridad el concepto a que se refiere. CLASIFICACIÓN DE LAS CUENTAS

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____ Contabilidad Básica

Las vamos a clasificar en primer lugar en dos grandes grupos:  Cuentas Reales  Cuentas Nominales Cuentas reales Este grupo estará representado por los bienes, derechos y obligaciones de la empresa, es decir, lo integran el activo, el pasivo y el capital. Se les denomina Cuentas Reales porque el saldo de estas cuentas representa lo que tiene una empresa en un momento dado, es decir, lo que posee y lo que debe, lo cual puede ser comprobado por el bien o por el documento existente. Además las cuentas reales tienen la particularidad de ser cuentas de carácter permanente, es decir, que su saldo se traspasa de un ejercicio a otro. Las cuentas reales van a conformar el estado financiero conocido como Balance General. Entre estas cuentas tenemos: -

Cuenta de Activos.

Va a estar representada por todos los bienes y

derechos que posee la empresa y que sea posible su valoración en términos monetarios, los cuales van a conformar el Balance General. Estas cuentas

se subdividen en: activo circulante, activo fijo, cargos

diferidos, otros activos y valoración. 

Activo circulante. Esta formado por todas aquellas cuentas que registran los activos mas líquidos; tales como el efectivo y todos aquellos activos factibles de convertirse en efectivo dentro de un periodo de un año aproximadamente, a partir de la fecha del “Balance general”. Dentro de este rubro de “Activo circulante”, se han de colocar las cuentas mas liquidas primero; o sea, las mas fáciles de convertirse en dinero, con prioridad a las otras.

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____ Contabilidad Básica

El Comité de Procedimientos Contables del Instituto Americano de Contadores Públicos Titulares, define los activos circulantes como: “El dinero efectivo y otros activos o recursos, que se espera convertir en dinero o consumir, durante el ciclo económico del negocio”. Este mismo organismo aclara que: “los gastos pagados por anticipado no son activos circulantes porque se han de convertir en dinero, sino porque de no haberse pagado exigirían en su lugar el consumo de activos circulantes, durante el ejercicio económico” referido. 

El activo fijo o inmovilizado. Esta formado por todos aquellos bienes de la empresa que reúnen las siguientes características: a. Propiedades de la empresa b. Son de naturaleza permanente c. Están destinados para el uso y NO para la venta d. Tienen, además, un cierto valor considerable. Los activos fijos o inmovilizados se subdividen en TANGIBLES e INTANGIBLES. Son tangibles, aquellos activos fijos de consistencia física especial, palpables, como lo evidencia su nombre. Los INTANGIBLES o NOMINALES, por el contrario son aquellos activos fijos de calidad un tanto abstracta, inmateriales, ficticios e impalpables, como la plusvalía, las patentes, Derechos del Autor, concesiones, y otros. El valor de los activos fijos INTANGIBLES se deriva de los derechos de uso y de goce que confieren a la empresa. Nunca podrán se aplicados al pago de deudas de la empresa en marcha, aunque ocasionalmente puedan venderse. Algunos pierden su valor, al liquidarse la empresa.

Al momento de clasificar los

activos fijos, dentro de sus correspondientes subgrupos de “tangibles” e “intangibles”, se han de colocar primeramente los MAS FIJOS. Así ubicaremos al terreno primero que al edificio, luego 47

____ Contabilidad Básica

mobiliario, hasta llegar a los que ofrezcan menor permanencia o durabilidad en la empresa, como son los vehículos. 

Activos o cargos diferidos. Los activos diferidos, también llamados cargos, están formados por partidas de GASTOS, de tal condición, que benefician a la empresa por un periodo de más de un ejercicio económico. Estos gastos han de ser ajustados al final de cada ejercicio, de manera de registrar como verdadero GASTO la parte CONSUMIDA durante el ejercicio que finaliza, y registrar la parte NO CONSUMIDA aun, como un autentico ACTIVO por disfrutarse todavía; tal es el caso de los gastos de organización, mejoras en propiedades ajenas arrendadas, campañas publicitarias y otras. No existe un orden de prioridad particular, en cuanto a la ubicación de las cuentas dentro de este rubro. Tal vez sea mejor colocar las de mayor monto primero.

 Otros activos o activos diversos. Bajo este rubro se colocarán aquellas cuentas representativas de ACTIVOS RAROS o muy especiales, no comunes a las actividades propias de la empresa y que no pueden clasificarse propiamente dentro de los otros grupos. -

Cuenta de Pasivos. Esta representada por todas las deudas y obligaciones de diversas índoles contraídas por la empresa con terceras personas y, además, aquellos servicios que debe prestar por cobros que ha recibido por anticipado a cuenta de futuras prestaciones. Esta cuenta se subdivide en: pasivo circulante, a largo plazo y créditos diferidos. 

Pasivo circulante. Esta constituido por las deudas y obligaciones pagaderas por la empresa a corto plazo, o sea dentro de un plazo

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____ Contabilidad Básica

aproximado no mayor de un año, a partir de la fecha del balance general. Normalmente se pagan con activos circulantes. Dentro de este grupo de han

de ubicar primero las cuentas de pago mas

inmediato, en el mismo orden de sus posibles vencimientos. 

Pasivo a largo plazo. Comprende las obligaciones por pagarse dentro de un plazo mayor de un año, aproximadamente, a partir siempre de la fecha del balance general, tal es el caso de las hipotecas, bonos por pagar y otros. Conviene aclarar que las hipotecas, cuando se aproxima la fecha de su vencimiento, en su último año pasan de pasivo a largo plazo a pasivo circulante. Finalmente no es correcto hablar de pasivo fijo o de pasivo permanente, puesto que en verdad su permanencia es limitada en el tiempo.



Pasivos diferidos o créditos diferidos. Están constituidos por aquellas cuentas representativas de cobros efectuados anticipadamente por la empresa, por concepto de servicios a prestarse en el futuro; por lo tanto, mientras no se hubiere otorgado la contra presentación del servicios, estos cobros han de registrarse como auténticos PASIVOS, tal es el caso de los intereses, alquileres y otros cobrados por ANTICIPADO.

 Otros pasivos. Estarán formados por aquellas cuentas indicadoras de DEUDAS de la empresa con terceros y que no puedan clasificarse con propiedad de los otros grupos citados. También en este rubro se ubican los pasivos diferidos, para que el balance general no resulte tan recargado. -

Cuenta de Capital. Esta cuenta representa el aporte que el propietario tiene en la empresa para una fecha determinada, es decir, refleja la parte 49

____ Contabilidad Básica

de los activos que correspondan al propietario después de deducir los pasivos. -

Cuentas de Valuación. Son cuentas reales que tienen como finalidad expresar el valor real de determinados activos y en consecuencia, son cuentas que disminuyen el valor de los respectivos bienes y derechos.

Cuentas nominales Tienen como característica principal que son cuentas temporales, duran abiertas lo que dura el ejercicio contable de la empresa luego al finalizar éste, son cerradas y su resultado es traspasado a la cuenta capital, quien es en definitiva, la cuenta que va a ser efectuada por los beneficios o pérdidas del negocio. Las Cuentas Nominales se crean en cada ejercicio de la empresa para registrar los ingresos, los costos, los gastos, pérdidas y en consecuencia poder determinar los resultados obtenidos, por eso se les conoce como cuentas de resultado. Las Cuentas nominales se sub-dividen en dos grandes sub-grupos que son: -

Cuentas nominales de ingresos y,

-

Cuentas nominales de egreso.

Las mismas van a conformar un estado financiero que compara los beneficios con las pérdidas para conocer los resultados del ejercicio, lo que conocemos como estado de resultados. Estas cuentas se clasifican en: -

Cuentas nominales de ingresos. Son todas aquellas operaciones que realiza la empresa y que traen como consecuencia aumentos en el capital; por ejemplo: las ventas, los intereses ganados, ingresos por comisiones, ganancias obtenidas en ventas de activos fijos, ingreso por alquileres de locales de propiedad de la empresa, etc. 50

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-

Cuentas nominales de egresos. Son erogaciones en la cual incurre la empresa y que trae como consecuencia disminuciones del capital, dentro de los egresos existen dos grandes grupos que son el costo del producto, el costo del artículo a fabricar en el caso de una empresa industrial y el resto de los gastos en que necesariamente tiene que incurrir la empresa para cumplir el proceso de operaciones.

A continuación se presenta en forma esquematizada la clasificación de las cuentas tanto reales como nominales:

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CARACTERÍSTICAS DE LAS CUENTAS La forma y contenido de la cuenta va a variar de una empresa a otra, y principalmente va a depender del tipo de sistema contable que se esté utilizando para registrar las transacciones; podemos enumerar rápidamente algunos de los métodos para hacer registro de datos dentro de una empresa: 

Libros empastados (donde se utiliza una hoja para cada cuenta).



Libro de hojas movibles (tipo carpeta de gancho, donde se pueden ir agregando hojas de acuerdo al monto de las transacciones).



Tarjetas sueltas para las cuentas, donde hay que emplear máquinas de Contabilidad.



Sistema de tarjetas o cintas para computadores (este sistema lo utilizan las empresas grandes, donde existen volúmenes importantes de operaciones y para lo cual tienen que valerse del procesamiento electrónico de datos, por medio del computador).

Sin embargo, cualquiera que sea el método a utilizar, toda “Cuenta” presenta características comunes y es necesario registrar cada modificación.

Teoría de la partida doble LA PARTIDA DOBLE. DEFINICIÓN El principio de la partida doble se basa en la ecuación del patrimonio y registra los valores del activo y pasivo, así como las constantes variaciones que se causan en la cuantía del capital, contemplando un sistema con exactitud y precisión matemática

puede ser comprobada partiendo del

conocimiento que hemos adquirido, según el cual en toda operación mercantil hay un cambio de valores 54

y registro debe expresar esa doble

____ Contabilidad Básica

modificación que originan dos conceptos que se equilibren o balancean entre si. Esta idea es lo fundamental y básico en la partida doble. “No hay deudor sin acreedor, ni acreedor sin deudor” se suele decir en el lenguaje de la contabilidad. REGLAS PRÁCTICAS PARA EL CARGO Y EL ABONO Adelantando un tanto el concepto de cuenta el cual se explicara en detalle en la próxima lección (es el estado que manifiesta los valores que debe una persona o cosa y los que le son debidos), diremos que toda transacción comercial afecta cuando menos dos cuentas: Una de ellas debe cargarse y otra abonarse por la misma cantidad. Cada partida asentada en la columna izquierda de los importes monetarios de una cuenta se denomina en la técnica contable cargo o débito. La práctica de la contabilidad está basada en el principio de que toda operación mercantil puede ser analizada en elementos iguales de cargo y abono; en consecuencia, todas las explicaciones que se harán en el desarrollo de este curso descansan en este principio. La contabilidad se ciñe a esta modalidad de las operaciones para vigilarlas paso a paso, en todos sus detalles, mediante este mecanismo contable que consiste en registrar en los libros simultáneamente lo que se recibe y lo que se entrega, ya se trate de dinero, mercancías, servicios, derechos u obligaciones. Además, la utilización del principio de la partida doble ofrece las siguientes ventajas: 1.

Permite un control matemático de las anotaciones, porque siempre se da entrada y salida simultáneamente a los valores que se cambian.

55

____ Contabilidad Básica

2.

La aplicación de este principio es sencillísima, aunque poco se razone, pues en toda operación mercantil necesariamente una persona o cosa recibe y otra persona o cosa recibe y otra

persona o cosa, por

oposición, entrega será acreedora. Debe entenderse que el concepto de deudor en contabilidad va más allá de lo personal, así, por ejemplo, si vendemos un bien a crédito, quien nos compra se convierte efectivamente en deudor nuestro, pero en contabilidad esa palabra tiene un contenido mucho más amplio y significa, como antes se dijo, todo lo que se registra en la parte izquierda de una cuenta pudiendo tratarse de deudor propiamente dicho por una compra de mercancías o por un gasto. Igual consideración debemos hacer para lo que se registra en la parte derecha de la cuenta, donde puede figurar un acreedor al que debemos algo, un ingreso, o la indicación de un beneficio obtenido. En consecuencia, a) El debe representa: 1. Un bien que ingresa. 2. Una deuda que se paga. 3. Un gasto, un costo o una pérdida. 4. Lo que nos quedan debiendo. b) El haber por otra parte representa: 1. Un bien que sale de nuestro poder. 2. Una deuda que se cobra. 3. Un ingreso o una ganancia. 4. Lo que quedamos debiendo. Luego vendrá la tarea de utilizar conveniente este razonamiento recordando que en cada una de las operaciones mercantiles que analizan se debe abonar simultáneamente el mismo importe, porque este es el requisito básico 56

____ Contabilidad Básica

de la partida doble y el único que permite llevar cuenta ordenada del activo, pasivo, capital y las cuentas de ganancias o pérdidas. No es una cuestión difícil si se tiene presente el siguiente cuestionario clásico y conocido, cada vez que se deba registrar una operación, luego de estudiada a fondo: Para el debe:

Para el haber:

¿Qué entra?

¿Qué sale?

¿Quién recibe?

¿Hay una ganancia?

¿Hay una pérdida?

¿A quién debemos?

¿Quién nos debe? Por lo demás, si una operación afecta a dos cuentas de activo, tiene forzosamente que significa aumento en una y disminución en la otra. La recepción de dinero como pago de un cliente significa un aumento en una cuenta de activo, la del clientes la operación afecta a una cuenta de activo y a otra de pasivo, ambas cuentas tienen que aumentar o disminuir en igual suma. CUENTA DE ACTIVO DEBE Aumento

HABER Disminución

CUENTA DE PASIVO DEBE

HABER

Disminución Aumento

CUENTA CAPITAL DEBE

HABER

Disminución Aumento

La teoría de la partida doble, en lo que respecta a las cuentas nominales, se basa en la relación existente entre estas cuentas y el capital, puesto que ellas dan los detalles que explican el aumento o disminución habidos en el patrimonio como consecuencia de las operaciones constituyen variantes de 57

____ Contabilidad Básica

la cuenta Capital, y se les llama también cuentas temporales de Capital, ya que solamente tienen vida durante el periodo contable para el cual han sido abiertas.

Ecuación del Patrimonio En toda empresa o institución existen una serie de bienes y derechos los cuales van a representar para el negocio su Activo, como por ejemplo: el mobiliario, el efectivo en cajas o bancos, los vehículos, la mercancía, la maquinaria, seguros, entre otros. Muchos de estos activos pueden ser adquiridos a crédito y otros aportados por el dueño, por lo que la empresa tendrá dos tipos de obligaciones: 1) con terceras personas y 2) con sus dueños. Cuando se adquiere a crédito un activo, la empresa adquiere una responsabilidad, una obligación con una tercera persona, que ha recibido todas estas obligaciones que adquiere la empresa, es lo que vamos a conocer como Pasivo; y el Capital representa los derechos que tiene el (los) dueño (s) del negocio sobre los activos, una vez cancelados los pasivos.

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____ Contabilidad Básica

Ejemplo: Si todos los activos de una empresa son Bs.100.000.000,00 y debe a terceras personas Bs. 40.000.000,00 luego será del dueño la diferencia (Bs. 60.000.000,00).

Es decir, que matemáticamente se puede representar el esquema anterior (donde siempre se cumplirá que el total de Activo, será igual a la suma del Pasivo más el Capital) por la siguiente ecuación:

Esto es lo que nosotros vamos a conocer como la Ecuación del Patrimonio, la cual también se conoce como Ecuación Básica de la Contabilidad o Ecuación Básica del Balance General.

La

Ecuación

del

Patrimonio

tiene

la

característica

de

que

independientemente de lo complejo y cuantioso del número de operaciones que realice una empresa, siempre se mantiene en equilibrio. Estas operaciones pueden modificar el activo, el pasivo o el capital, pero la igualdad y el equilibrio de la ecuación siempre se conserva. 59

____ Contabilidad Básica

Libros de contabilidad obligatorios. Requisitos legales ¿QUÉ SON LOS LIBROS DE CONTABILIDAD? En Venezuela, como en la mayoría de los países de habla castellana, la legislación mercantil impone a los comerciantes la obligación de llevar la contabilidad en tres libros cuando menos. Éstos son: 

El libro DIARIO



El libro MAYOR



El libro de INVENTARIO

Los libros de contabilidad, organizados de acuerdo con ciertas normas legales y principios técnicos, sirven para registrar todas las operaciones comerciales que realiza una empresa, y suministran los datos indispensables para conocer la situación financiera y económica de la misma. En ellos se deja constancia de los actos y negociaciones que se efectúan, se especifica claramente el origen y el motivo de las deudas, de las entregas, de los cobros, de los pagos etc., y permiten aclarar confusiones y dudas que puedan suscitarse en la marcha de las relaciones comerciales de una empresa. Nuestra legislación mercantil impone al comerciante el uso de libros de contabilidad. REQUISITOS LEGALES SOBRE LOS LIBROS PRINCIPALES El Código de Comercio establece, entre otras, las siguientes disposiciones con respecto a los libros: Articulo 32. ”Todo comerciante debe llevar en idioma castellano su contabilidad, la cual comprenderá obligatoriamente: el Libro Diario, el Libro Mayor y el de Inventarios”. 60

____ Contabilidad Básica

Articulo 33.

“El libro Diario y el de Inventarios no pueden ponerse en uso

sin que hayan sido previamente presentados al tribunal o registrador mercantil, en los lugares donde los haya, o al juez ordinario de mayor categoría en la localidad donde no existan aquellos funcionarios, a fin de poner en el primer folio de cada libro nota de que los que éste tuviera, fechada, y firmada por el juez y su secretario o por el Registrador Mercantil. Se estampará en todas las demás hojas el sello de la oficina,” Articulo 34. “En el libro Diario se asentarán, DIA a DIA, las operaciones que haga el comerciante, de modo que cada partida exprese claramente quien es el acreedor y quien el deudor, en al negociación a que se refiere, o se resumirán mensualmente, por lo menos, los totales de esas operaciones siempre que, en este caso, se conserven todos los documentos que permitan comprobar tales operaciones, día por día. No obstante, los comerciantes al por menor, es decir, los que habitualmente sólo venden al dental, directamente al consumidor, cumplirán con la obligación que impone este articulo con sólo asentar diariamente un resumen de las compras y ventas hechas al contado; y detalladamente de las que hicieron a crédito, y los pagos y cobros con motivo de éstas “ Articulo 35. “Todo comerciante al comenzar su giro y al fin de cada año hará en el libro de Inventarios una descripción estimatoria de todos sus bienes, tanto muebles como inmuebles y de todos sus créditos, activos y pasivos vinculados o no a su comercio”. El inventario debe cerrarse con el balance y la cuenta de estado de resultados, ésta debe de mostrar con evidencia y verdad los beneficios obtenidos o las perdidas; ésta debe mostrar con evidencia y verdad los beneficios obtenidos y las pérdidas. 61

Se hará mención expresa de las

____ Contabilidad Básica

finanzas otorgadas, así como cualesquiera otras obligaciones contraídas bajo condición suspensiva, con anotación de la respectiva contrapartida. “Los

inventarios

serán

firmados

por

todos

los

interesados

en

le

establecimiento de comercio que es hallen presentes en su formación “. Articulo 44. “Los libros y sus comprobantes deben ser conservados durante diez años, a partir del ultimo asiento de cada libro.

La correspondencia

recibida y las copias de las cartas remitidas, serán

clasificadas

y

conservadas durante diez años”. REQUISITOS LEGALES SOBRE LOS LIBROS AUXILIARES Articulo 32. ”Podrá llevar, además, todos los libros auxiliares que estimare conveniente para el mayor orden y claridad de sus operaciones”. Articulo 39. “Para que los libros Auxiliares de contabilidad, llevados por los comerciantes, puedan ser aprovechados en juicio por éstos, han de reunir todos los requisitos que se prescriben con respecto a los libros necesarios”. PROHIBICIONES LEGALES SOBRE ANOTACIONES EN LIBROS Articulo 36. “Se prohíbe a los comerciantes: 1) Alterar en los asientos el orden y fecha de las operaciones descritas. 2) Dejar blancos en el cuerpo de los asientos o a continuación de ellos. 3) Poner asientos al margen y hacer interlineaciones, raspaduras o enmendadoras. 4) Borrar los asientos o partes de ellos.

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____ Contabilidad Básica

5) Arrancar hojas, alterar la encuadernación o foliatura y mutilar alguna parte de los libros”. Articulo 37.

“Los errores y omisiones que se cometieron

al formar un

asiento se salvaran en otro distinto, en la fecha que se notare la falta”.

Asientos contables Asiento es la anotación mediante la cual descomponemos en el diario cualquier operación mercantil en sus elementos de cargos y abonos, mencionándose las cuentas que se afectan. Ocupa cuando menos cuatro líneas del Diario, correspondientes a: el número del asiento, la cuenta deudora, la cuenta acreedora y la explicación o concepto de la operación. ASIENTO SIMPLE El asiento de Diario se denomina simple, porque consta sólo de dos cuentas (un solo deudor, un solo acreedor), pero cuando comprende tres o más cuentas se le llama asiento compuesto. Un asiento de Diario suele ser de la cuenta deudora o acreedora. 1) El titulo de la cuenta deudora se escribe junto a la columna de las fechas. El titulo de la cuenta acreedora se escribe unos dos centímetros más hacia la derecha. 2) La explicación o concepto se inicia en el espacio comprendido las primeras

letras de cada una de las cuentas. Estas colocaciones

obedecen al propósito de que destaquen los elementos de cargo, de

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____ Contabilidad Básica

abono y la explicación del asiento. El uso de la preposición “a” antes de la cuenta de abono es opcional. Toda explicación de un asiento debe contener los motivos para individualizar y distinguir aquella operación de las demás. No existe un límite para su extensión, no obstante conviene la máxima concisión compatible con la claridad. 3) Las cifras se anotan en las columnas de importes monetarios en las mismas líneas en que se escriben las cuentas a que se refieran. 4) Los nombres que se usen en los asientos de diario para designar las cuentas de cargo y abono deben corresponder exactamente con el titulo que para dichas cuentas aparezca en el mayor. 5) Debe dejarse entre cada uno de los asientos una línea de por medio en la que se escribirá el numero que le corresponde a cada asiento. 6) Los asientos en ningún caso deberán partirse, y se notara que las líneas de que se dispone no dan cabida a uno nuevo, se inutilizaran a fin de registrar el asiento completo en la página siguiente. 7) Todo asiento de diario requiere su correspondiente comprobante. Esto quiere decir que no se debe contabilizar ninguna partida sin que preceda el comprobante que la justifique plenamente. Cualquier procedimiento contrario a este principio anula el valor del asiento. ASIENTOS COMPUESTOS Este asiento puede ser de tres tipos: 1. Un solo deudor y varios acreedores. 2. Varios deudores y un solo acreedor. 3. Varios deudores y varios acreedores.

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____ Contabilidad Básica

FUNCIÓN E IMPORTANCIA DE LOS LIBROS De los libros antes señalados por las leyes como obligatorios, desde el punto de vista técnico, los principales en toda contabilidad como ya se dijo son: el diario y el mayor, los cuales se consideran como efectivamente contables; no obstante, a continuación explicamos la función de cada uno de ellos. EL LIBRO DIARIO Es el libro en el cual

se registran todas las operaciones mercantiles

conforme se vayan sucediendo, esto es, en orden cronológico, con indicación de las cuentas deudoras y acreedoras, y de sus respectivos importes. Por ser el libro en que primeramente se anotan las operaciones también se le da el nombre de libro de primera entrada. El registro de las operaciones en el diario debe hacerse en tal forma que éstas presenten un estado claro de los hechos y faciliten los pases a las cunetas del mayor. Dos son las formas más conocidas de Diario: el de dos columnas, el cual en nuestro medio se llama común y corriente y que internacionalmente se le conoce como diario continental y el de columnas múltiples, diario tabular, columnar, o diario americano, como también se le designa. Si bien en la parte final del curso de contabilidad general (practicas de contabilidad) se conocerán en forma amplia las características y funciones del diario columnar, durante el desarrollo de su parte teórico- práctica solo se utilizarán el Diario común corriente.

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____ Contabilidad Básica

Básicamente el diario debe disponer de espacios para anotar los datos de una operación mercantil cualquiera, de ellos son: a) Fecha. b) Cuentas afectadas, deudoras y acreedoras. c) Referencias del folio del mayor. d) Importes monetarios, debe y haber. e) Concepto.

FECHA

CUENTA Y EXPLICACIÓN

REF.

DEBE

HABER

En relación con esta forma común de diario deben observarse las siguientes reglas a los fines de su correcta manipulación: 1) Sus páginas deben numerarse correlativamente para facilitar una referencia del folio en que se ha contabilizado una operación determinada al hacer los pases al libro mayor. 2) En la columna de fechas se procede así:  Se anota el año a la cabeza de la columna respectiva, no siendo necesario repetirlo en el mismo folio, a menos que cambie el año.  El mes se escribe en la línea inmediatamente debajo, tampoco se vuelve a anotar hasta el folio siguiente a no ser que principie otro mes.  El día se escribe en la misma línea del mes. Si en el mismo se suceden varias operaciones, la cifra del día debe repetirse.

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____ Contabilidad Básica

3) Entre cada operación se deja una línea en la que se anota en forma consecutiva el numero correspondiente a cada asiento. 4) Debe tenerse especial cuidado en dejar disponible la última línea de la página en la cual se está operando a fin de arrastrar los totales parciales de los importes monetarios de las columnas y, como una consecuencia de ello, la primera línea de la siguiente página con el mismo objeto. El hecho de que la suma de los importes monetarios de las columnas: Debe y Haber,

sean iguales puede considerarse como prueba de que se ha

observado correctamente el principio de la igualdad matemática de los cargos y abonos. 5) En el caso de que determinadas líneas del diario queden en blanco, deben inutilizarse mediante una diagonal que atraviese la parte no usada. EL LIBRO MAYOR De los tres libros que hemos señalado antes como principal, el libro Mayor se destaca en importancia, pues en cierta forma resulta ser una versión del Balance General de la empresa, es decir, refleja su situación financiera. En el mayor se llevan, en consecuencia, las diferentes clases de cuentas que forman los grupos de activo, pasivo, capital, ingresos y gastos. En el se dispone de páginas separadas para recoger todas las anotaciones que afecten a cada cuenta, proporcionando así una información clasificada de las anotaciones que en orden cronológica registra el Diario, con la ventaja de poder disponer para su consulta o examen de cifras totales y de recopilación en vez de partidas aisladas, que en verdad es lo que representa el libro Diario. Se le llama también libro de asiento finales, en razón que los cargos

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____ Contabilidad Básica

y abonos que se formulan en los libros de primera entrada son pasados a él en último lugar. Aun cuando el mayor es, de acuerdo con lo antes expresado, el registro de la contabilidad por excelencia, presenta desde un punto de vista práctico el inconveniente de contener una información clasificada por cuentas, por lo cual cada operación está siempre registrada, cuando menos en dos cuentas distintas. No hay pues en el Mayor un sitio solo en le cual pueda leerse íntegramente el registro de una operación. Esta deficiencia queda solucionada por el Diario, en el cual, según hemos dicho antes, las operaciones se registran una a una y en el orden en que se suceden. Pases al Mayor Todos los asientos del Diario deben pasarse al folio correspondiente de la cuenta del Mayor, en consecuencia, la suma de las dos columnas del Diario debe coincidir con la suma de los movimientos operados en todas las cuentas del Mayor. En el desempeño de este trabajo, es posible y aun frecuente, equivocar la cuenta o la cantidad en cada pase, por lo cual conviene seguir estrictamente las siguientes instrucciones al hacer los pases: 1) Primero se pasan todos los cargos y después todos los abonos. Sin embargo algunos contadores prefieren pasar los cargos y los abonos en el orden en que aparecen en el Diario. El procedimiento a utilizar en todo caso sería opcional. 2) Comiéncese con el primer cargo que aparece en el Diario y localice la cuenta correspondiente en el Mayor.

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____ Contabilidad Básica

3) Después de localizada la cuenta procédase a escribir en los espacios correspondiente en el mayor. 

La fecha del cargo o abono columna de fecha.



Una breve indicación de la operación que causa el cargo o abono columna de explicación.



El número del folio o pagina del Diario de donde procede el “pase” a fin de facilitar su futura localización columna de referencia.



El monto del cargo o abono columna de importes monetarios.

4) Enseguida anótese en la columna de referencia del Diario la página mayor en la cual se ha asentado la partida. 5) Una vez pasados todos los asientos revísese la columna de referencia del Diario para tener la certidumbre de que cada partida ha sido pasada y así asegurarse contra una frecuente causa de errores, pues sino apareciera un número en cada unas de las cuentas cargadas o abonadas es porque esa partida se ha omitido. 6) Si los cargos y los abonos han sido pasados correctamente, se podrá comprobar que el total de dichos cargos y abonos en el diario, es igual al total de cargos y abonos del Mayor. Relaciones entre el Diario y el Mayor Con relación al Diario y al Mayor se observará lo siguiente: 1. Cada uno contiene los mismos cargos y abonos porque los que aparecen en el Mayor fueron pasados del Diario. 2. El Diario agrupa los cargos y los abonos por orden de transacciones efectuadas, es decir en forma cronológica. 69

____ Contabilidad Básica

3. El Mayor agrupa los cargos y los abonos por orden de cuentas, es decir en forma clasificada. 4. El Diario es un libro de primera entrada; el Mayor es un libro de entrada final. 5. Los cargos y los abonos del Diario y del Mayor se relacionan entre si por medio de los números de los folios. Con esta Interferencia de Diario y el Mayor, o referencia cruzada, queda un libro encadenado al otro, formando ambos una unidad de trabajo, lo que facilita la búsqueda posterior de cualquier información. Formas del Mayor El rayado de un folio del Mayor, con espacios para la fecha, explicación, referencia e importes monetarios, en algunos casos, para facilidad de información, se acostumbra agregar otra columna de importes monetarios para establecer el saldo en forma permanente. LIBRO DE INVENTARIO Se abrirá con el inventario que deberá formar la empresa al tiempo de iniciar sus operaciones con la siguiente información: 1) La relación exacta del dinero, valores, efectos al cobro, bienes muebles, mercancías y efectos de todas clases apreciados en su valor real, los cuales constituyen su activo. 2) La relación exacta de las deudas y toda clase de obligaciones pendientes, si las tuviese, las cuales constituyen su pasivo. Además, anualmente formará la empresa el inventario de todos sus activos y pasivos, los cuales registrará en el mismo libro, con los pormenores expresados anteriormente. 70

____ Contabilidad Básica

El inventario debe cerrarse con el Balance General y el estado demostrativo de resultados. Consideraciones acerca del uso del libro de Inventario Aunque dicho con otras palabras, lo que antes se ha expresado corresponde a los requisitos exigidos por nuestra legislación mercantil, cuya práctica en la actualidad ha resultado casi imposible cumplir, sobre todo por parte de la gran empresa, donde el registro de la vastedad de sus existencias, tanto bienes destinados a su uso, como de los productos para la venta, supone una complejidad extraordinaria. En cierto aspecto este libro no es más que un sistema de archivo y una repetición del documento básico de la empresa: el Balance General. A muchos contadores les mortifica esta exigencia del Código de Comercio, pues obliga a detallar todos los pormenores de las cuentas que se reflejan en los libros de contabilidad, lo que representa una labor excesiva y sin resultado práctico alguno. Características del libro de Inventario El rayado de un libro de inventario es igual al de una cuenta del libro mayor, con la diferencia de que no necesita encabezamiento especial sino señalar el número del inventario que se registra.

Los libros auxiliares Para satisfacer los fines prácticos que debe llenar toda contabilidad es necesario llevar una cuenta para cada persona, cosa o concepto relacionado

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____ Contabilidad Básica

con las actividades de la empresa. Por persona se entiende cada cliente, proveedor, empleado y otros, por cosa entendemos el dinero, las mercancías, los muebles, los pagos adelantos y otros, y finalmente, por concepto entendemos los ingresos y gastos de cualquier índole, incluyendo entre los primeros las ventas y entre los segundos los gastos generales, de venta, administración y otros. En estas condiciones el número de cuentas que integran una Contabilidad crece considerablemente y en consecuencia, el manejo de las mismas se hace laborioso, sobre todo a medida que el desarrollo de la empresa es más intenso. BASES PARA LAS SUBDIVISIONES DEL DIARIO PRINCIPAL EN DIARIOS AUXILIARES Tal como hemos podido ver, el principio por el cual se rige la subdivisión del Diario Principal en Diarios Auxiliares descansa en la relativa frecuencia con que ocurran operaciones de una misma naturaleza. El empleo de Diarios Auxiliares en cada caso depende de la frecuencia con que determinado tipo de operaciones se presente. Si son frecuentes, por ejemplo, las ventas a crédito, como efectivamente lo pudimos comprobar, será conveniente abrir un Diario Auxiliar de Ventas a Crédito. Si se libran rara vez efectos a pagar, no se hallaría ninguna ventaja en mantener un Diario Auxiliar de este tipo. Analizando las operaciones de nuestro ejemplo, pudimos ver que las de más frecuencia fueron las que seguidamente citamos: 1) Entradas y salidas de caja, para las cuales se utilizará el Diario auxiliar de caja.

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____ Contabilidad Básica

2) Compras a crédito, para las cuales se utilizará el Diario de Compras a crédito. 3) Ventas a crédito, para las cuales se utilizará el Diario de Ventas a crédito. VENTAJAS DERIVADAS DE LA UTILIZACIÓN DE DIARIOS AUXILIARES La utilización de diarios auxiliares presenta las siguientes ventajas: 1) Reduce el espacio necesario para el registro de cada operación, pues como bien pudo verse el anotar las operaciones por orden cronológico en el diario Principal, es necesario escribir una explicación completa de cada asiento; en consecuencia, cuando las operaciones se clasifican y todas las de una misma naturaleza se anotan en un libro separado, es posible evitar la repetición de muchos detalles que son iguales en cada caso, de manera que el registro puede hacerse mucho más breve eliminando así gran parte del trabajo necesario para asentar en el Diario Principal los nombres de las mismas cuentas cada vez, los mismos conceptos y otros. 2) Facilita la división del trabajo, muy necesaria por cierto en la mediana y gran empresa. Si las operaciones se registran en diferentes libros, puede dedicarse un empleado al registro de ventas a crédito solamente; otro al de compras a crédito, otro al de entradas y salidas de caja etc. 3) Reduce en gran proporción los pases a las cuentas del Mayor. Por ejemplo, en vez de pasar partida al haber de la cuenta de ventas, se hace un pase por el total, al final de cada mes. RELACION DE LOS DIARIOS AUXILIARES CON EL DIARIO PRINCIPAL Para algunos contadores, los Diarios Auxiliares que se establezcan, cualquiera que sea su número, los consideran en unión del Diario Principal, como única función constituyente del registro de todas las operaciones de 73

____ Contabilidad Básica

diario de la empresa, es decir, que el Diario Principal y los Diarios Auxiliares son una misma cosa; en tal sentido ninguno de los diarios auxiliares debe resumirse o formalizarse más tarde sino que por el contrario, todas las operaciones que allí se registran son anotadas en firme, debiendo pasarse directamente, sin utilizar como puente el Diario Principal. Otros sostienen que los diarios Auxiliares son libros con funciones separadas, efectivamente auxiliares, y que las operaciones que allí se registren deben ser resumidas al término de cada mes con el objeto de hacer los pases al Mayor, deben ser resumidas al término de cada mes con el objeto de hacer los pases al Mayor mediante un asiento en el Diario Principal, con lo cual éste mantiene su papel de unidad central de registro cronológico. En verdad, conviene aclarar que la práctica ha hecho imposible el cumplimiento estricto de la anotación diaria y cronológica de operaciones, tal como lo exige nuestra legislación mercantil en el Diario; en consecuencia, éste, en lugar de ser un registro que responda a su nombre- anotación día a día se ha convertido en un libro de resúmenes mensuales. Personificando esta idea diremos que el Diario Principal, ante el inmenso trabajo que se le presenta como consecuencia de la cantidad de operaciones a las cuales debe atender en razón del crecimiento de la empresa, delega determinadas responsabilidades a unos ayudantes llamados Diarios Auxiliares, pero que al término de cada mes les pide cuenta de la labor realizada, para él, a su vez, darla al Mayor principal. Este último criterio será el que se adoptará en el desarrollo de este curso, no sin antes reconocer que en la practica, algunas veces puede convenir más el procedimiento citado en primer término; pero se cree firmemente que para fines didácticos conviene adoptar el segundo; por otra parte, el primer procedimiento es el que se sigue en los países en que los libros de contabilidad no están regulados por la legislación local. En Venezuela y 74

____ Contabilidad Básica

demás países de habla castellano, el código de comercio tiene disposiciones relativas a los libros que no siempre permiten hacer los pases directamente a las cuentas del Mayor. EL DIARIO AUXILIAR DE CAJA Registra los cobros y los pagos que efectúan a la cuenta caja. Aunque en algunas empresas el volumen de operaciones de efectivo hace necesario utilizar registros separados para los cobros y los pagos, en este tema sólo se explica el libro de uso más sencillo, en el cual los cobros y los pagos se anotan en las del lado derecho. De las primeras se dice que son el lado de las entradas, de las segundas que son el lado de las salidas. Las entradas pueden provenir de: a. Ventas al contado b. Cobro a los clientes c. Préstamos obtenidos d. Documentos negociables, pagarés y otros Las salidas pueden deberse a: a. Compras al contado. b. Pago a los proveedores. c. Pago de préstamos obtenidos. d. Cancelación de documentos negociables aceptados. e. Pago de los gastos de administración y ventas. El rayado del Diario Auxiliar de Caja contiene generalmente en cada uno de sus lados los siguientes datos básicos: a. Fecha b. Cuenta abonada cargada para las salidas 75

____ Contabilidad Básica

c. Explicación d. Referencia e. Importe DIARIO AUXILIAR DE COMPRAS A CREDITO Recoge todas las operaciones de compras a crédito que tienen un desdoblamiento en un cargo a la cuenta de compras y un abono a las cuentas individuales de los proveedores. Su rayado contiene generalmente los siguientes datos básicos: a. Fecha de la anotación b. Numero y fecha de la factura c. Nombre del proveedor d. Dirección del proveedor e. Condiciones f. Referencia g. Importe RELACION DEL DIARIO AUXILIAR DE COMPRAS CON EL MAYOR PRINCIPAL Las anotaciones en el Diario Auxiliar de compras se cortan por lo general, al término de cada mes para hacer el pase en forma global al Mayor Principal, mediante un asiento en el diario principal tal como lo explicamos al hablar de las relaciones de los Diarios Auxiliares con este último.

DIARIO AUXILIAR DE VENTAS A CREDITO Recoge todas las operaciones de ventas a crédito, que tienen un desdoblamiento, en un cargo a las cuentas individuales de los clientes y un 76

____ Contabilidad Básica

abono a la cuenta de ventas. Su rayado contiene generalmente los siguientes datos básicos: a. Fecha de la anotación b. Numero de la factura c. Nombre del cliente d. Dirección del cliente e. Condiciones f. Referencia g. Importe RELACION DEL DIARIO AUXILIAR DE VENTAS A CREDITO CON EL MAYOR PRINCIPAL Las anotaciones en el Diario Auxiliar de Ventas a crédito se cortan por lo general, al término de cada mes, para hacer el pase en forma global al mayor principal, mediante un asiento en el Diario Principal, tal como explicamos al hablar de las relaciones de los Diarios Auxiliares con este último.

Cuentas de control y auxiliares Hasta ahora hemos visto en orden consecutivo el ciclo a que da lugar el registro de las operaciones mercantiles cuyo proceso abarca: a. El Diario principal b. El Mayor principal c. El libro de Inventarios d. La subdivisión del diario principal en diarios auxiliares a fin de facilitar la división del trabajo y simplificar las operaciones.

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____ Contabilidad Básica

A partir de aquí vamos a tratar un nuevo método que tiende de igual manera a simplificar las operaciones, mediante una división del Mayor principal en mayores. NECESIDAD DE LOS MAYORES El método que hemos estado utilizando hasta ahora obliga a recoger toda información proveniente de los libros de primera entrada.

Diarios Auxiliares

en un solo libro de clasificación final, el Mayor principal contentivo de todas las cuentas de la empresa, tanto de personas como de cosas o conceptos; pero es evidente que ello no resulta práctico sino aquellas empresas de muy reducida importancia. Para registrar las operaciones de cualquier empresa de muy reducida importancia. Para registrar las operaciones de cualquier empresa de mediana categoría es necesario abrir gran número de cuentas. En la gran empresa el volumen de dichas cuentas es tan extenso que se hace materialmente imposible llevarlas todas en un solo libro Mayor. Un establecimiento mercantil, por ejemplo, que venda a crédito a numerosos clientes y compre en las mismas condiciones a muchos proveedores, se verá en la necesidad de abrir centenares de cuentas; y si todas ellas se llevan en un solo libro no es posible que un solo auxiliar de contabilidad las que pueda mantener al día, amén de que descuidaría el trabajo de las cuentas impersonales, motivo por el cual surge la necesidad de subdividir el Mayor principal. CUENTAS DE CONTROL La utilización de Mayores Auxiliares supone la presencia en el Mayor principal de una cuenta de control que recoge todos los cargos y abonos que se hagan en el Diario principal, sin que ella en sí exprese una información 78

____ Contabilidad Básica

detallada, la cual es proporcionada por el Mayor auxiliar respectivo. La cuenta de control representa el total de los saldos de las cuentas discriminadas, por ejemplo, en el mayor auxiliar de Cuentas a cobrar, por clientes; o en el mayor Auxiliar de cuentas a pagar, por proveedores, que en esa forma quedan incorporados al Mayor principal. RAYADO DE UNA CUENTA DE MAYOR AUXILIAR El rayado más comúnmente utilizado en los mayores Auxiliares de cuentas personales es aquél en que se destinan tres columnas para los importes monetarios, dedicando la ultima para consignar el saldo de la cuenta del cliente o del proveedor, pues existe por parte de la empresa la necesidad de tener al día la información de las partidas que le son adeudadas y las que ella adeuda. COMPROBACION DE LOS MAYORES AUXILIARES La suma de los saldos de las cuentas individuales de los mayores auxiliares tiene que ser igual al saldo de la cuenta de control en el mayor principal. El único requisito esencial aplicable al funcionamiento de las cuentas de control consiste en obtener la seguridad de que toda cantidad anotada en los libros de primera entrada, que afecte a cualquier cuenta en un mayor principal, se pase no solo a dicha cuenta, sino también al de control establecido en el mayor principal. Este principio se funda en el axioma matemático de que el todo es igual a la suma de sus partes. VENTAJAS DE LAS CUENTAS DE CONTROL 1.

Permiten conocer el total de las deudas de la empresa y el total de sus partidas a cobrar.

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____ Contabilidad Básica

2. Por lo general, las cuentas de los deudores y acreedores son numerosas en la mayoría de los negocios, y el llevarlas en auxiliares separados permite que varios empleados hagan pases al mismo tiempo, lo cual seria impracticable si todas las cuentas estuvieran en un solo libro. 3. El empleo de los libros auxiliares facilita el pase diario a las cuentas de deudores y acreedores, lo que permite conocer al día lo que cada cliente debe a la empresa y lo que esta debe a cada uno de sus proveedores. 4. Al disminuir el numero de cuentas del mayor principal y eliminar muchos detalles que no son necesarios, se facilita el ordenamiento de las cuentas a los fines de balance. 5. Además, como veremos en otro tema, se logran con respecto al balance de comprobación, las siguientes ventajas: 

Se reduce su tamaño, lo cual representa facilidades de manejo y utilización.



Puede prepararse sin necesidad de consultar los mayores auxiliares, con lo que se reducen las posibilidades de cometer errores.

CUENTAS AUXILIARES La cuenta de control representa el conjunto de cuentas individuales de una misma índole. Al llevarse en el Mayor principal una cuenta de control, el Mayor auxiliar deja de considerarse como parte integrante del Mayor propiamente dicho, y pasa a ser un libro auxiliar, cuya función se reduce a reflejar y distribuir detalladamente los datos contenidos en la cuenta de control que actúa de resumen; por otra parte, continua ligado al sistema a través de la cuenta de control. Debido a estas consideraciones, se da el nombre Cuentas Auxiliares a las cuentas individuales de los mayores auxiliares.

80

____ Contabilidad Básica

SISTEMAS CONTABLES COMPUTARIZADOS Importancia Un sistema de administración financiera eficaz se basa en la disponibilidad de datos financieros fidedignos, exactos y oportunos. Por lo general estos datos son suministrados por el sistema contable de una organización. En respuesta a factores como expansión, nuevos requerimientos de rendición de informes, la necesidad de trabajar con miras a lograr una mayor autosuficiencia y la disponibilidad de una tecnología de costo relativamente bajo, un número cada vez mayor de organizaciones están adoptando sistemas de contabilidad computarizados que les suministrarán los datos que necesitan, en el momento que los necesitan. La mayoría de las organizaciones pasan por una progresión de sistemas contables. Por lo general comienzan con un sistema manual (utilizando papel), luego avanzan a una mezcla de papel y herramientas basadas en hojas de cálculo computarizadas, y finalmente adoptan un sistema computarizado simple. A menudo este sistema computarizado incluirá una mezcla de varios sistemas o programas que ingresan datos en hojas de cálculo o bases de datos. Las mejoras del equipo y el software de computación facilitan más que nunca la transición de una mezcla de papel y herramientas basadas en hojas de cálculo a la implementación de un sistema computarizado, o la modernización de un sistema existente. Los costos bajos de las computadoras y del software también han logrado reducir el costo financiero que se requiere para realizar este cambio. La automatización de su sistema contable puede traer consigo muchos beneficios tangibles e intangibles. La siguiente tabla proporciona una visión 81

____ Contabilidad Básica

panorámica rápida de los beneficios de un sistema contable computarizado que funciona bien.

Examen de la Computarización: Necesidades y Beneficios

Necesidades de los Administradores o Contadores

Beneficios de un Sistema Computarizado

Requieren informa-  ción oportuna y exacta para tomar decisiones.

El sistema verifica automáticamente los números de las cuentas y rechaza los datos que no se adecuan a los criterios establecidos.



Los cheques o comprobantes faltantes se ponen en evidencia inmediatamente.



Los procesos tediosos de registro se automatizan.



Se pueden generar diferentes informes rápidamente cuando se solicitan.



Los administradores pueden consultar el sistema para obtener información ad hoc.



El procesamiento y análisis de datos son más rápidos y más exactos.

Se debe identificar y  resolver problemas

Permite que los administradores reconozcan los problemas con mayor facilidad, como la recaudación lenta de las cuentas por cobrar, la disminución de las ventas o las necesidades de dinero en efectivo.



Elimina la necesidad de una investigación manual de las cuentas por cobrar, que puede convertirse en una tarea tediosa y consumir demasiado tiempo, especialmente cuando ocurren cambios en el personal.

82

____ Contabilidad Básica

Se debe observar los  datos a partir de una diversidad de perspectivas diferentes para poder tomar buenas decisiones  administrativas

Los administradores pueden utilizar el sistema para observar los datos de diferentes maneras; por ejemplo, los gastos pueden ser reportados por proveedor, por ítem comprado, por unidad, o por período de tiempo



La mejor capacidad para la preparación de informes permite a los administradores controlar los gastos en comparación con los ítems presupuestados, seguir con atención los saldos de las cuentas y pronosticar las necesidades futuras de flujos de caja.



Un sistema computarizado puede proporcionar los datos que requieren tanto los administradores financieros como los administradores del programa.



Los controles monetarios y de inventario se implementan con mayor facilidad.



Las organizaciones que cuentan con oficinas o puntos de prestación de servicios en varios lugares pueden administrar sus finanzas de manera más coordinada y más consistente y pueden compartir la información entre los diversos centros de costos.

Deben cumplir con  ciertos requisitos de rendición de informes y proporcionar información financiera en  los formatos solicitados por sus entidades rectoras, fuentes de finan-  ciamiento o administradores de mayor jerarquía.

Los formatos para la rendición de informes pueden ser modificados simplemente presionando un botón o haciendo clic con un ratón.



Los administradores pueden cumplir con mayor facilidad con los requisitos estatutarios y de los donantes a través de informes como el estado de ganancias y pérdidas, el balance general, el balance de comprobación y los

El sistema puede generar informes que comparen los datos por período, como por ejemplo año actual vs. año anterior, y proporcionar información referente a las tendencias, como el crecimiento o las bajas.

Una vez que los datos exactos se encuentran en el sistema, la mayoría de los informes pueden ser impresos cuando se solicitan. El personal puede hacer consultas a través del Internet referentes a los datos en la medida necesaria y cumplir con las solicitudes de informes de la gerencia rápida y fácilmente.

83

____ Contabilidad Básica



informes de los donantes hechos a la medida de cada uno de ellos. Los requisitos de rendición de informes son satisfechos más rápidamente, con menor esfuerzo.



Los auditores tienen mejor acceso a los datos clave requeridos de las transacciones, como el número de un cheque, el monto del mismo, el nombre del beneficiario y la fecha. Esto ayuda a reducir el tiempo necesario para suministrar este tipo de información y documentación durante una auditoria.

Deben ser más  eficientes, es decir que deben hacer más con menos recursos. 

Permite que una organización maneje un mayor volumen de trabajo o satisfaga las necesidades de rendiciones de informes más complejas con menor cantidad de personal.



Aumenta la capacidad de almacenamiento de datos, permitiendo que los administradores mejoren los sistemas existentes o satisfagan nuevas necesidades de la empresa o de la gerencia de manera eficiente en relación con los costos.

Utiliza las características y funcionalidad de la tecnología basada en el sistema Windows, que permite que una diversidad de programas de software sean compatibles y utilizados para varias aplicaciones.

A menudo, una organización se concentra en el sistema en sí (equipos, dispositivos y software) durante la computarización y deja de lado la preparación y capacitación del personal que utilizará los resultados del sistema para la toma de decisiones. Es crucial que el personal comprenda el sistema. Las sesiones de orientación iniciales y periódicas le ayudarán a utilizar el sistema en forma efectiva y reducirá su nivel de ansiedad con respecto a los cambios que trae consigo el sistema nuevo. La capacitación se puede clasificar en las siguientes categorías amplias: capacitación general en computación, como el uso de procesadores de palabras, el uso del teclado, las hojas de cálculo; capacitación en el sistema

84

____ Contabilidad Básica

contable específico; e informes, interpretación y toma de decisiones a nivel gerencial.

Selección y compra del software La selección y compra del software que se utilizará para computarizar el sistema contable es la decisión más importante en este proceso. Es necesario considerar cuidadosamente las características y la capacidad del software en relación con las necesidades de su organización, así como evaluar los módulos del software contable y determinar cuáles deberá instalar y utilizar. DETERMINACIÓN DE NECESIDADES DE SOFTWARE Estas necesidades dependen de diversos factores, como la cantidad de monedas de curso legal que la organización debe manejar y la necesidad de un sistema que pueda adecuar a la medida de sus necesidades. Los programas más simples están diseñados para los negocios pequeños. Están generalmente diseñados para un solo usuario, como el administrador o el contador. Los programas más complejos están diseñados para las empresas de mayor envergadura que lleva la contabilidad de cada departamento. Los programas más avanzados pueden tener múltiples usuarios a través de una red local de gran magnitud, o pueden conectar múltiples sitios a través de una red amplia. El número de empleados que trabajan en una organización no es un factor importante cuando se selecciona el software. La verdadera medida de la necesidad es la complejidad de las actividades de la organización, como el número de transacciones que se realizan cada mes, seguridad deseada, la cantidad de monedas de curso legal que se manejan y los métodos de adquisición. Algunos ejemplos de software simple incluyen Quickbooks, 85

____ Contabilidad Básica

DacEasy, Pegasus, Capital Lite, y Peachtree. Los ejemplos de software más complejo incluyen a Sun Accounting, Solomon IV, Navision, SCALA y SAP. A pesar de que los sistemas contables modernos generalmente no establecen límites con respecto al número de transacciones permitidas, los sistemas simples generalmente se volverán más lentos si tienen que manejar grandes volúmenes de datos.

Estos funcionan mejor cuando manejan

solamente unos cuantos centenares de transacciones al mes. (El término transacciones se refiere a cheques, recibos, cargos y asientos contables). Se puede determinar el número de transacciones de la organización a partir del sistema manual existente. Hay que tomar en cuenta los incrementos futuros provenientes de expansión o nuevo financiamiento, que podría aumentar su necesidad de estar informado de la nueva información, también hay que considerar la complejidad de las transacciones que se están registrando. Por ejemplo, ¿carga una misma factura a varios proyectos, donantes, o cuentas del libro mayor?

Un sistema complejo, desarrollado

para bases de datos grandes, como Oracle, Informix o SQL Server, puede procesar miles de transacciones por día sin volverse más lento. MÓDULOS DE SOFTWARE CONTABLE Los módulos de software contable son similares a los módulos de un sistema contable típico. Los módulos más importantes del software contable son el administrador del sistema, el libro mayor, las cuentas por cobrar, las cuentas por pagar, el inventario, la planilla de sueldos y los activos fijos. La mayor parte del software de nivel medio o complejo cuenta con estos módulos separados, y se puede comprar solamente los módulos que se adecuan a las necesidades de computarización. La mayoría de los paquetes simples contienen todos los módulos que se requieren en un solo paquete.

86

____ Contabilidad Básica

La tabla a continuación describe las funciones que realizan los módulos de software contable que se utilizan con mayor frecuencia. Los nombres de los módulos podrían variar o algunas funciones relacionadas podrían estar vinculadas en el mismo módulo.

Módulos de software contable y sus funciones Módulo

Funciones

Administrador  de sistema

Libro mayor (L/M)

Controla el sistema contable computarizado.



Podría definir los archivos maestros, tablas de referencia, equipos, componentes instalados y descripciones de los departamentos y sus ubicaciones.



Podría controlar la creación de informes.



Es el centro del sistema contable computarizado.



Recibe información de otros módulos, como las cuentas por pagar, las cuentas por cobrar y las planillas de sueldos, sobre una base diaria, semanal o mensualmente.



Crea documentos financieros clave, incluyendo el balance de comprobación, el balance general y los estados de ganancias y pérdidas.



Permite que los usuarios enmienden la información registrada previamente.



Registra transacciones financieras que no están registradas en otros módulos.



Crea presupuestos, que permiten que la organización se mantenga informada de las diferencias entre los resultados financieros planeados y los reales.



Crea pistas de auditoría detalladas.

Lista de  cuentas (submódulo de L/M) 

A través del uso de una serie de códigos, identifica y describe los activos, ingresos, gastos y patrimonio que están siendo controlados por el sistema. Influye sobre la calidad y complejidad de los informes generados por el sistema.

87

____ Contabilidad Básica



Debe ser capaz de crear códigos del tamaño necesario para las diferentes cuentas y manejar la subcodificación a nivel departamental, de cada lugar, del proyecto, de cada fuente de financiamiento o actividad, si fuera necesario.

Balance general  (submódulo de L/M)

Informa sobre la relación entre los activos, los pasivos y el patrimonio.



Debe ser capaz de crear informes correspondientes al flujo de caja y los presupuestos.



Debe ser capaz de crear informes que satisfagan los requerimientos legales y cubran las necesidades de las fuentes de financiamiento y de los administradores.

Balance de  comprobación (submódulo de L/M)

Informa con respecto a los saldos de cada cuenta, generalmente una vez por mes y proporciona pruebas para hacer saber a los usuarios si la información que se ingresa está siendo registrada correctamente.



En la contabilidad tradicional de asientos contables dobles, refleja los activos y los gastos como números positivos (débitos) y el patrimonio, los ingresos y los pasivos como números negativos (créditos).

Cuentas por cobrar  (C/C)

Maneja los informes referentes a los ingresos adeudados a una organización provenientes de las ventas a crédito, préstamos o donaciones prometidas.



Generalmente es responsable de la facturación a los clientes.



Generalmente tiene la capacidad de reconocer los depósitos en las cuentas bancarias.



Por lo general mantiene los archivos maestros correspondientes a los clientes, incluyendo sus nombres y direcciones.



Podría tener la capacidad de imprimir una lista de todo el dinero adeudado, identificar la fuente y hacer notar durante cuanto tiempo no se ha cobrado la deuda.

Actividades de  punto de venta (submódulo de C/C) 

Podría estar vinculado al inventario o a las C/C. Permite la actualización automática del inventario y las ventas cuando se realizan las ventas, a través del empleo de cajas 88

____ Contabilidad Básica

registradoras computarizadas o lectores computarizados de códigos de barras.

Cuentas por pagar (C/P)

Ordenes de compras



Maneja la información referente al dinero adeudado a otros (compras a crédito o amortización de la deuda).



Podría tener la capacidad de imprimir cheques generados por computadora a favor de los vendedores.



Mantiene registros maestros, como la información de los vendedores.



Debería ser capaz de registrar facturas de acuerdo con su fecha de vencimiento y reconocer las condiciones de pago especiales, como descuentos por pago anticipado.



Debería permitir el registro de los pagos inmediatos (cheques girados manualmente) que no hubieran sido ingresados en las C/P anteriormente.



Permite que una organización reconozca los gastos y actualice los presupuestos en la etapa de la orden de compra (costos de los gravámenes).



Reconoce los costos cuando se registran las facturas (no solamente cuando se desembolsa el dinero en efectivo).



Permite que la organización reconozca los productos que fueron pedidos, el precio acordado y su efecto sobre el presupuesto.



Permite que la organización reconozca los costos cuando se emite una orden de compra y concilia las facturas con las órdenes de compra.



Podría proporcionar las tasas de utilización de los suministros y bienes de consumo, indicar cuando se deben colocar los pedidos de los diferentes productos y establecer las cantidades de los pedidos mínimos y máximos.



Podría actualizar automáticamente los archivos del inventario cuando se reciben los productos.

(submódulo de C/P)

89

____ Contabilidad Básica

Conciliaciones de  cuentas bancarias (submódulo de C/P) 

Inventario

Planilla de sueldos

Prepara conciliaciones bancarias. Imprime una lista de los cheques girados por una organización y reconoce los cheques que han sido cobrados (Nota: menos útil cuando se utilizan transferencias de dinero en efectivo o transferencias cablegráficas para la mayoría de las transacciones).



Actualiza las existencias del inventario y los precios cuando se reciben los productos.



Reduce los inventarios en el momento de la venta.



Podría vincularse con el sistema de órdenes de compra para mostrar los productos que fueron pedidos.



Debería permitir el registro de las fechas de expiración de los bienes de consumo o las fechas en las que deben descartarse los productos.



Podría permitir actualizaciones del inventario en base a los inventarios físicos o cuando ya no se pueden vender los productos, debido a los daños sufridos o a su fecha de expiración.



Podría tener la capacidad de alertar al personal cuando se requiere volver a pedir los productos, en base al análisis de su utilización.



Mantiene al día la información de los empleados, incluyendo los salarios pagados, los impuestos retenidos, los beneficios proporcionados, o los préstamos adeudados.



Administra la información referente a los empleados, como nombres y direcciones.



Podría tener la capacidad de imprimir los cheques correspondientes a los salarios y mantener los saldos de los salarios, retenciones y beneficios pagados de un año al otro.



Podría hacer el seguimiento de los feriados, licencias y vacaciones.



Podría o no tener la capacidad de satisfacer los requisitos legales correspondientes a las compensaciones de los empleados, como impuesto a los créditos y beneficios sociales.

90

____ Contabilidad Básica

Activos Fijos



Podría manejarse mejor a través de paquetes agregados de terceros, vinculados con el paquete de software principal, o a través de fuentes externas.



Si se emplean fuentes externas o se utiliza paquetes agregados, se requiere el establecimiento de políticas y procedimientos claros sobre como se deben ingresar los datos de la planilla de sueldos, de manera que se pueda seguir las reducciones de dinero en efectivo, los incrementos en las obligaciones impositivas y los gastos salariales.



Realiza el seguimiento de información clave, como los costos, la fecha de la puesta en servicio, el propietario y la vida útil de los activos fijos (los equipos y bienes raíces con una vida útil superior a un año).



Podría también registrar números de modelo o de serie, ubicación, número de identificación de la etiqueta, garantía, e información referente al servicio y al vendedor.



Debería ser capaz de procesar los costos de la depreciación de acuerdo con las reglas contables seguidas por la organización y expresar el valor de los activos menos la depreciación acumulada.

CONSIDERACIONES FINALES CON RESPECTO A LOS MÓDULOS Los nombres de los módulos de software contable individuales no son importantes. Algunos tipos de software podrían reunir las funciones de diversos módulos en uno solo. Lo primordial es asegurarse que el sistema financiero de su organización esté manejando todas sus funciones. En la evaluación de los módulos, debería analizarse la funcionalidad, el costo, la complejidad y la velocidad del software. Esto le ayudará a comparar los beneficios y costos de las diferentes opciones. La meta es mantener el sistema lo más simple posible y al mismo tiempo cubrir las necesidades actuales y potenciales de la organización. Los sistemas más complejos

91

____ Contabilidad Básica

pueden aumentar el costo tanto de los equipos como de la capacitación, y a su vez aumentar el potencial de corrupción de los datos.

92

____ Contabilidad Básica

93

____ Contabilidad Básica

EL BALANCE DE COMPROBACION Definición y características Es el documento que se prepara generalmente al término de cada mes para constatar si todos los asientos del Diario han sido pasados al Mayor, resumir la información de este último, y facilitar la formación de la Relación de Estado de Resultados (Ganancias y Pérdidas) y del Balance General; en su encabezado debe llevar: a)

El nombre de la empresa

b)

El nombre del documento

c)

La fecha de su formación

Para proceder a su formación es indispensable sumar las columnas del debe y del haber de cada una de las cuentas del mayor y escribir dichas sumas a lápiz, con números pequeños, debajo de cada columna cuidando no inutilizar la línea inmediata. El saldo se escribe también a lápiz fuera de las columnas. BALANCE DE COMPROBACIÓN POR SUMAS El Balance de Comprobación por sumas se obtiene listando todas las cuentas que figuran en el Mayor y anotando las sumas escritas anteriormente a lápiz, de todos los débitos o créditos efectuados durante el mes a cada cuenta, en el debe y/o haber de las columnas del Balance de Comprobación, Si la suma total del debe del Balance de Comprobación es igual a la suma del haber, se dice que el Mayor respectivo está "balanceado".

94

____ Contabilidad Básica

BALANCE DE COMPROBACIÓN POR SALDOS Se obtiene anotando el saldo de cada cuenta del Mayor, sea al debe o al haber, en la columna respectiva del Balance de Comprobación que se está formando. Al obtener sumas iguales en las dos columnas del Balance de Comprobación se tiene la certeza de que los cargos y los abonos a las cuentas del Mayor han sido hechos por cantidades iguales. El segundo método es el más usado por los contadores ya que excluye todas las cuentas que no tienen saldos, reduciendo, por consiguiente la extensión del Balance de Comprobación. Dicho método será el que se utilizará en el desarrollo de este curso. En la mayoría de las empresas el Balance de Comprobación se formula mensualmente. Su frecuencia depende de la conveniencia de cada empresa. La formulación del Balance de Comprobación es útil por tres razones fundamentales: 

Asegurarse de la exactitud de los pases



Localizar y corregir cualquier error que se hubiera cometido



Obtener, por comparación, una visión de conjunto de la situación de la empresa.

Localización y corrección de errores en el Mayor Por mucho cuidado que los tenedores de libros pongan en su trabajo, existen siempre posibilidades de errores. Esas posibilidades se multiplican por distintas causas, pero principalmente por negligencia y falta de sólidos conocimientos de matemáticas y contabilidad. En consecuencia, puesto que 95

____ Contabilidad Básica

errores ocasionales no pueden evitarse, es importante saber como corregirlos, recordando siempre, que existe prohibición legal de borrar, tachar o enmendar libros; además aunque no existiera tal prohibición, los borrones y tachaduras desmerecen el trabajo del contador, quien en todo momento debe hacer gala del mayor escrúpulo y limpieza en su labor. Los errores más comúnmente cometidos pueden ser de dos tipos: 1) Errores aritméticos: a) Errores de suma b) Errores de resta 2) Errores en los pases: a) Pase incorrecto del Diario al Mayor o del Mayor al Balance de Comprobación. b) Cargos pasados al Haber o abonos pasados al Debe de las Cuentas del Mayor. c) Pases omitidos o repetidos d) Pases hechos a cuentas que no corresponden. LOCALIZACION DE ERRORES El primer paso para comprobar la exactitud de las cuentas es el Balance de Comprobación del Mayor. Si las sumas de sus columnas no coinciden, es evidente que hay error o errores. El procedimiento más lógico a seguir para descubrir los errores es revisar el trabajo realizado en sentido contrario al orden de realización. Por tanto, si el Balance de Comprobación no cuadra, realizaremos las siguientes comprobaciones hasta encontrar los errores. Errores de suma o resta. Los errores de suma o resta sólo requieren una cuidadosa revisión de las operaciones hechas en los libros. Por eso el 96

____ Contabilidad Básica

Tenedor de Libros debe ser extremadamente hábil y exacto en el dominio de las reglas aritméticas de sumar y restar. PASES INCORRECTOS DE LAS CIFRAS DE LOS ASIENTOS A LAS CUENTAS Transposiciones de dígitos; traslación de la coma decimal. Estos errores se producen al pasar indebidamente una partida cualquiera del Mayor al Balance de Comprobación o del Diario al Mayor. Transposiciones de números. Las transposiciones de números consisten en la alteración del orden de los dígitos. A continuación damos una lista de cantidades con sus posibles transposiciones y la indicación de la diferencia que, en todo caso, es de 9 o múltiplo de 9: CANTIDAD CORRECTA Bs. “ “ “ “ “ “ “

34,00 320,00 0,35 173,31 173,31 213,00 132,00 123,00

CANTIDAD INCORRECTA Bs. 43,00 “ 230,00 “ 0,53 “ 173,13 “ 137,31 “ 231,00 “ 213,00 “ 321,00

DIFERENCIA Bs. 9,00 “ 90,00 “ 0,18 “ 0,18 “ 36,00 “ 18,00 “ 81,00 “ 198,00

Traslación de la coma decimal. Cuando la coma decimal se traslada a un lugar incorrecto, también se produce una diferencia que es divisible por 9: Cantidad correcta Bs. 11,00 “ 230,00 “ 104,00 “ 1.200,00 “ 1,35

Cantidad incorrecta Bs. 1,10 “ 23,00 “ 10,40 “ 120,00 “ 13,50

97

Diferencia Bs. 9,90 “ 207,00 “ 93,60 “ 1.080,00 “ 12,15

____ Contabilidad Básica

CORRECCIONES DE ERRORES EN EL MAYOR Los errores exclusivos del mayor no se pueden subsanar por medio de nuevos

asientos

en

el

diario.

Las

correcciones

deben

hacerse

exclusivamente en el mayor. Hemos visto como se puede descubrir los posibles errores en el mayor, y vamos ahora a tratar de su corrección. a) Pase por una cuenta en lugar de otra. Bastara pasar el pase a la cuenta que le corresponda y encerrar en un círculo la anotación que se quiera anular en la cuenta que se afecto por error. Al sumar las columnas de esta ultima cuenta, la cantidad encerrada en el circulo no debe ser tomada en consideración. b) Transposición de números al pasar. Bastará encerrar en un círculo la anotación errada y hacer la anotación correcta. La cantidad encerrada en el círculo no debe ser sumada. c) Pase al lado opuesto de la cuenta. Bastará encerrar en un círculo la anotación y registrarla en el lado opuesto de la cuenta. La cantidad encerrada en el circulo no se suma. d) Pase de una anotación dos veces. Bastará encerrar una de las dos anotaciones en un círculo y no tomarla en cuenta al sumar. e) Omisión del pase. Bastará pasar la anotación omitida con el número y la fecha que lleva en el Diario.

La compra y venta de mercancías La compra y venta de mercancías constituye la actividad predominante de las empresas mercantiles.

98

____ Contabilidad Básica

Las mercancías se compran a un precio y se venden a otro, regularmente por encima de su costo, dando así lugar a una utilidad; o bien, si por circunstancias

especiales se vendieran a un precio menor que su costo

darían lugar a una pérdida.

En consecuencia, el precio de venta está

formado por el costo del artículo y la ganancia o utilidad bruta. Podemos pues considerar el precio de venta 'formado por dos elementos: uno que representa la disminución del activo mercancías-el costo de la cosa vendiday otro que representa el beneficio o aumento del capital la utilidad o ganancia bruta. De ahí que la cuenta ventas tiene un carácter mixto, ya que el monto de cada operación que en ella se anota abarca dos elementos distintos. En términos técnicos diremos que en toda venta hay aumento de activo por el dinero recibido, o por recibir una disminución de activo por la cosa entregada y un aumento de capital por la utilidad obtenida en la operación. Por supuesto que en los casos de ventas con pérdida, en vez de aumento habrá disminución de capital. Por el contrario, la cuenta compras que se lleva para registrar todas las adquisiciones de los artículos que van a ser vendidos refleja también dos elementos, a saber; el costo de las mercancías vendidas de que hablamos al tratar las ventas y el costo de las mercancías existentes al final del período. La cuenta compras también tiene un carácter mixto puesto que no registra los abonos a que deberían dar, lugar las operaciones de ventas cómo disminución del activo, ya que éstas se hacen a la cuenta ventas como acabamos de ver.

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____ Contabilidad Básica

LA COMPRA Y VENTA DE MERCANCIAS (Elementos del precio de venta)

PRECIO DE VENTA

PRECIO DE VENTA

AUMENTO DEL ACTIVO POR EL DINERO RECIBIDO DE LOS CLIENTES

PRECIO DE VENTA

DISMINUCIÓN DEL ACTIVO POR LAS MERCANCÍAS ENTREGADAS A LOS CLIENTES

AUMENTO (DISMINUCIÓN) DEL CAPITAL POR LA UTILIDAD (PÉRDIDA) BRUTA OBTENIDA

PROCEDIMIENTO PARA LA DETERMINACIÓN DEL COSTO DE LO VENDIDO Volviendo a las operaciones de venta diremos que se presenta en su movimiento una mezcla de dos elementos: activo y resultados, es decir, la entrega de mercancías a cambio de dinero o de una obligación de pagarlas en el futuro, cambio este en el cual se produce una ganancia. Ahora bien, si esos elementos son conocidos al momento de hacer la venta será fácil registrar la operación según el siguiente ejemplo: 1. Ventas...................................................... 2. Compras.................................................. 3. Costo de los artículos vendidos…………

160.000.000,00 100.000.000,00 80.000.000,00

Las cuentas a que da lugar esta demostración aparecerán así en el mayor: VENTAS 160.000.000,00

COSTO DE VENTAS 80.000.000,00

COMPRAS 100.000.000,00

100

80.000.000,00

____ Contabilidad Básica

La cuenta compras denota por medio de su saldo de Bs. 20.000.000,00 el importe de las mercancías en existencia, Inventario de Mercancías, a la vez que el cargo que tiene registrado representa el importe de las compras efectuadas; la cuenta ventas acusa el monto de las mismas. La diferencia entre el monto de las ventas y el Costo de Ventas refleja la utilidad o ganancia obtenida, que constituye un aumento del capital de la empresa. La explicación anterior se basa en la suposición de que al tiempo de registrarse cada venta, se hace otro asiento relativo al costo de los artículos vendidos cargando a la cuenta Costo de Ventas y abonando a Compras (Inventario de Mercancías) procedimiento que en la Contabilidad se designa como de "Inventario Permanente o Continuo". Según este procedimiento, todas las compras de mercancías se cargan a la cuenta de Inventario de Mercancías, con abono a Caja o Cuentas a Pagar, ya sea que se adquieran al contado o al crédito, y el costo de cada venta o grupo de ventas se carga a la cuenta Costo de Ventas con abono a Inventario de Mercancías, con lo cual esta ultima revela permanentemente el valor de la totalidad de las mercancías en existencia. Exige este sistema, igualmente, la utilización de tarjetas individuales por cada renglón del Inventario en las cuales se registra las cantidades compradas y sus costos unitarios, así como las cantidades vendidas y sus precios unitarios, obteniéndose por diferencia entre las entradas y las salidas los saldos por cada renglón en cantidades y valores. Lo fundamental en todo caso consiste en que se mantiene siempre, después de cada venta, una separación bien definida de los dos elementos que abarca la venta: la disminución del activo mercancías y el aumento del patrimonio representado por la utilidad obtenida. 101

____ Contabilidad Básica

Sin embargo existen diversas objeciones, que oponer a este procedimiento a primera vista deseable. El costo de la mercancía comprada incluye todos los gastos que se originan para situarla en el lugar de la venta. Surge de aquí la primera dificultad para determinar el verdadero costo de los artículos vendidos, puesto que, como los gastos de transporte y en general todos los que se incurren hasta situar las mercancías en los almacenes de la empresa, suelen pagarse globalmente, afectando distintas compras, es muy difícil distribuir equitativamente la parte que corresponde a cada unidad comprada, en consecuencia, resultará casi imposible a una empresa mercantil establecer el costo de cada artículo o grupo de artículos vendidos. Las normas, deterioros y las filtraciones de mercancías harían necesaria una revisión constante del monto de las existencias a fin de ajustar el saldo de la cuenta Inventario de Mercancías, cosa menos que imposible en aquellas empresas que trafican con artículos de fácil descomposición o que acusen muchas mermas, pues el personal destinado a este efecto tendría que ser numerosísimo. Todas las circunstancias que hemos anotado hacen que el citado procedimiento sea poco práctico y que en el mejor de los casos sirva solamente como una aproximación que exige revisión periódica de las existencias para ajustarlas a su verdadero monto en la cuenta del mayor. En consecuencia, la gran mayoría de las empresas, en especial, las mercantiles, han adoptado otro procedimiento denominado en el lenguaje de la Contabilidad como de Inventario Periódico o Sistema de Comparación de Inventarios, mediante el cual las mercancías sólo se cuentan al final del ejercicio económico y el costo de las ventas se determina sumando al inventario inicial, si lo hubiere, las compras del período y restando a este total el inventario final.

102

____ Contabilidad Básica

En las diversas fases de este curso empleamos dicho procedimiento, el cual seguidamente pasamos a explicar, no sin antes reconocer que en determinado tipo de empresas mercantiles el procedimiento de inventario permanente puede resultar conveniente, sobre todo en aquéllas que por manipular pocas unidades de alto valor el sistema resulta económicamente utilizable, en especial si emplean equipo mecanizado, pues el inventario permanente les ofrecería el control del movimiento de cada uno de los renglones del inventario, facilitando la observación de las existencias mínimas y máximas que son convenientes de acuerdo con las necesidades de la demanda. Con respecto a las empresas industriales puede decirse que llevar un inventario permanente les resulta indispensable, pero ello, evidentemente, escapa a los objetivos señalados a este curso. DETERMINACIÓN DE LA UTILIDAD BRUTA El paso siguiente será determinar la Utilidad Bruta que, como veremos más adelante, está constituida por el excedente de las ventas netas sobre el costo de la mercancía vendida; en consecuencia, será necesario: 1) Determinar el importe de las ventas netas. 2) Determinar la utilidad bruta restando el costo de las mercancías vendidas de las ventas netas. Veámoslo en el siguiente ejemplo, en el cual avanzamos un poco más en relación a la demostración que antes hicimos, suponiendo las siguientes cuentas en el libro Mayor de la empresa: Ventas................................................... 13.000.000,00 Rebajas en Ventas................................

800.000,00

Devoluciones en Ventas.......................

500.000,00

103

____ Contabilidad Básica

Utilizaremos igualmente las cuentas que en nuestra demostración anterior quedaron abiertas, aunque el objetivo que nos hemos propuesto sólo sea necesario la cuenta Costo de Ventas. En el mayor, en consecuencia, cuentas que hemos citado aparecerán así: COSTO DE VENTA 7.000.000,00

VENTAS

13.000.000,00

INVENTARIO DE MERCANCIAS 4.000.000,00

REBAJAS EN VENTAS

800.000,00

DEVOLUCIONES EN VENTAS

500.000,00

Para obtener el resultado deseado se abrirá también una cuenta transitoria a la cual llamaremos Ganancias y Pérdidas, que recibirá cargos por los importes de las Rebajas y las Devoluciones en Ventas y el Costo de las Ventas, y un abono por el importe bruto de las ventas. Por lo tanto, el saldo de la cuenta Ganancias y Perdidas reflejará la utilidad bruta obtenida en las ventas, mediante los asientos en el Diario Principal. EL INVENTARIO DE MERCANCÍAS De acuerdo con lo demostrado anteriormente la cuenta Compras es mixta y al final de cada periodo su saldo debe separarse en los elementos de: a) Inventario, que representa la mercancía comprada, aún en existencia y no vendida. b) Costo de la mercancía Vendida o Costo de Venta simplemente, 104

____ Contabilidad Básica

que representa el costo de la mercancía entregada a los clientes. Esta separación podría hacerse cargando la cuenta Inventario de Mercancías por el importe de las existencias al final del periodo con abono a Compras. El saldo de la cuenta compras revelaría así el costo de la mercancía vendida, el cual luego se cancelaría por Ganancias y Pérdidas. En relación al inventario propiamente dicho, el término mercancías se aplicará a los bienes o cosas cuando están en poder de las empresas, siempre que éstas no la hayan adquirido para destinarlos al uso del negocio. Según esta definición las cosas o bienes cualesquiera pueden estar comprendidos o no dentro del inventario, según el destino que tengan dentro de la empresa particular a que pertenezcan, o bien por la función normal que realizan en la empresa o por la intención del propietario respecto a su uso. Una máquina de escribir, por ejemplo, puede ser una mercancía en manos del fabricante y del distribuidor, porque ambos la destinan a la venta, pero en las empresas laborales o comerciales que no manejan la línea de máquinas de escribir, éstas son siempre un instrumento de trabajo, no clasificable como inventario de mercancías, pues no se les destina a la venta sino para ser usadas por la propia empresa. Es claro que en los locales del fabricante y del distribuidor, de quienes hablamos al principio, pueden existir simultáneamente unas maquinas de escribir con el carácter de mercancías- con destino a la venta- y otros como instrumentos de trabajo con

destino al uso.

mostrarán por separado.

105

En estos casos ambos se

____ Contabilidad Básica

Cierre de los libros Ya se ha visto cómo se prepara al finalizar cada mes el Balance de Comprobación, respecto del cual expresamos que constituía la etapa previa para la formación de los estados financieros básicos: el Balance General y la Relación de Ganancias o Pérdidas, o estado de resultados. En la última parte nos hemos acercado más al punto que vamos a tratar, pues en él llegamos hasta la determinación de la utilidad bruta en Ventas. En la práctica, antes de proceder al cierre, las cuentas de naturaleza mixta en el Mayor es decir, aquellas en que una parte de su saldo es realmente un activo y otra es un gasto, se separan en los elementos de gasto que corresponde imputar al ejercicio económico que comienza. Los gastos en que se hubiesen incurrido, pero que por no haberse pagado no aparecen en los libros, se registran también, a fin de imputar al ejercicio que finaliza el gasto correspondiente efectivamente realizado. Por ultimo, aquellos ingresos que aunque se hubiesen cobrado no se hubieran devengado en su totalidad para la fecha de cierre, habrá que analizarlos a fin de determinar el beneficio que corresponde al ejercicio que se cierra. Como se verá en cada uno de los casos antes tratados aparecen siempre dos tipos o clases de elementos a considerar: uno real de activo o pasivo y otro nominal de gastos o ingresos; los primeros se integrarán en el Balance General y los segundos en el Estado de Resultados, con el objeto de determinar con la mayor exactitud la situación económica financiera de la empresa. Ahora bien, dada la importancia que concedemos a los aspectos antes aludidos, que en el lenguaje de la contabilidad se suelen designar como Ajustes de las Cuentas del Mayor, el procedimiento que vamos a utilizar para 106

____ Contabilidad Básica

el cierre de los libros a esta altura será de carácter sencillo, pues la parte que se refiere al aspecto de los ajustes se estudiara más adelante; oportunidad en el cual el asunto será tratado con toda la amplitud que su importancia merece en dos temas a saber: ajuste de las cuentas del mayor y cuentas de valoración. APLICACIÒN DEL CIERRE DE LOS LIBROS Los libros de Contabilidad se cierran siempre al fin del ejercicio económico que se hubiera fijado la empresa, con el objeto de resumirlos y determinar la utilidad o pérdida que se haya producido durante el mismo. La duración del citado ejercicio dependerá de la necesidad de información de la empresa, es decir, de la frecuencia con que se estime necesario examinar los resultados de las operaciones mercantiles, en la práctica podría ser de un mes, trimestre, un semestre, o un año. Debe advertirse que en Contabilidad se utilizan diversas expresiones para dar idea del resumen de las operaciones y de la determinación de la utilidad o perdida del ejercicio económico; así por ejemplo, es muy común oír, además de la expresión que hemos utilizado hasta ahora como Cierre de los Libros, que se hable de “cierre de cuentas” o “resumen periódico”. En verdad, las expresiones cierre de libros y cierre de cuentas son inexactas, pues lo único que se cierra son las cuentas nominales o cuentas de la Relación de Ganancias y Perdidas, por lo que más apropiado seria llamar a este proceso cierre de cuentas nominales; pero como por otra parte el uso ha consagrado la expresión “Cierre de los Libros”, será esa la que utilizaremos. Por lo que respecta a la expresión”Resumen periódico”, aún siendo más apropiada que la que vamos a utilizar, se desechará por ofrecer la desventaja de ser poco conocida en nuestro medio.

107

____ Contabilidad Básica

LA HOJA DE TRABAJO Antes de indicar el procedimiento a seguir para efectuar el cierre, conviene conocer un instrumento sumamente útil para este efecto: la Hoja de trabajo, la cual definiremos como un borrador extra contable”que en su forma más sencilla” sirve para determinar, antes de operar en los libros de Contabilidad, el costo de las mercancías vendidas, la utilidad o perdida del ejercicio económico y las cuentas del Balance General. Sirve, igualmente, como guía para registrar los asientos de cierre. La hoja de trabajo que utilizaremos tendrá cuatro dobles columnas que corresponderán: al Balance de Comprobación, al costo de las Ventas, a las Cuentas

de

Ingresos

y

Egresos

y

a

las

del

Balance

General,

respectivamente. De seguida se hace una breve explicación de cada uno de ellas: La doble columna del Balance de Comprobación. La primera doble columna que encontramos en la hoja de trabajo da cabida al Balance de comprobación, el cual se puede formar preliminarmente en la hoja aparte, o bien de una vez se trasladan los saldos de las cuentas del Mayor a la citada doble columna. La doble columna de Costo de Ventas. Sirve para recibir los saldos de todas las cuentas que concurren para determinar el costo de ventas a base de la fórmula siguiente: Costo de Venta = inventario inicial + compras + gastos de

compras

- devoluciones y rebajas en compras - inventario final

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____ Contabilidad Básica

El saldo de esa doble columna representa el costo de ventas, y para poder obtener después dos totales iguales, se anotan por debajo de la suma menor el saldo en cuestión. Dicho saldo debe ser también anotado, siempre en la misma línea, en la columna de egresos de la doble columna de Ganancias y Pérdidas, como gasto de compra de la mercancía vendida. La doble columna de Ganancias o Pérdidas (Estado de Resultados). Sirve para recibir los saldos de todas las cuentas nominales que no hayan dejado sus saldos en

las

columnas del costo de ventas.

Los saldos

deudores en la columna egresos (E) y los saldos acreedores en la columna ingresos (I). El saldo de esta doble columna representa la utilidad o pérdida neta del ejercicio. Utilidad si la suma de los ingresos es superior a la de los egresos, pérdida en el caso contrario. Dicho saldo debe ser anotado por debajo de la suma menor para poder obtener, después, dos sumas iguales, y debe ser anotada también en la columna correspondiente del Balance General en al columna del Activo si es pérdida y en la del Pasivo y Capital si es utilidad. La doble columna del Balance General. Sirve para recibir los saldos de todas las cuentas reales.

En la parte izquierda el activo, y en la parte

derecha el Pasivo y Capital. También la cuenta “Inventario Final” debe dejar su saldo en el lado activo de la doble columna porque se trata de una cuenta real. El hecho de haberlo anotado en la del haber de la doble columna de “Costo de Ventas” no impide que sea anotado en la del balance. Su inclusión en el haber de “costo de venta” no impide que sea anotado en la del balance. Su inclusión en el

haber de costo de venta sirve solamente para poder

determinar en esa doble columna el costo de las mercancías vendidas. 109

____ Contabilidad Básica

Las sumas de la doble columna del balance general deben ser perfectamente iguales, después de trasladada la utilidad o perdida de la doble columna de ganancias o pérdidas, pues de no ser así, ello nos revelaría que se ha cometido error o errores en cualquiera de las columnas anteriores.

110

____ Contabilidad Básica

111

____ Contabilidad Básica

AJUSTES DE CUENTAS Características Uno de los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados es la correcta determinación de la utilidad en un ejercicio, y en consecuencia plantea que todos los gastos ocurridos en un período determinado se deben registrar como gasto de éste, aún en el caso de no haberse cancelado, y que todos los ingresos devengados en un ejercicio se deben registrar en el mismo, aún en el caso de no haberse cobrado. Para la fecha de cierre deben actualizarse algunas cuentas con la finalidad de llevarlas a un justo y exacto valor, con el objetivo de que el Estado de Resultados y el Balance General reflejen todas las situaciones de la manera más exacta; esto se hace mediante Asientos de Ajustes.

Clasificación Estos ajustes se pueden clasificar en: 1) Gastos causados por pagar 2) Ingresos devengados por cobrar 3) Gastos pagados por anticipado 4) Ingresos cobrados por anticipado 5) Gastos o cargos diferidos 6) Cuentas de valoración 7) Gastos acumulados GASTOS CAUSADOS POR PAGAR. Dentro de este grupo se incluyen una serie de gastos que para la fecha de cierre se han consumido, pero no se ha

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____ Contabilidad Básica

cancelado, lo que quiere decir que se va a pagar a corto plazo en el ejercicio siguiente. Dentro de este grupo se tiene: a. Alquileres b. Sueldos y salarios c. Intereses d. Obligaciones acumuladas e. Comisiones Este tipo de ajustes presenta las siguientes características: -

El cargo por el ajuste de hace a una cuenta de gastos, en virtud de haberse causado para la fecha de cierre.

-

El abono se hace a una cuenta de pasivo circulante, en razón de no haberse cancelado a la fecha de cierre.

-

La cantidad de asiento de ajuste es lo gastado o causado para el final del ejercicio.

INGRESOS DEVENGADOS POR COBRAR. Dentro de este grupo se van a incluir algunos ingresos que para la fecha de cierre se han devengado, es decir se han ganado pero no se han cobrado, los cuales se van a cobrar a corto plazo. Entre estos tenemos: a. Alquileres b. Intereses c. Comisiones Entre las características tenemos: -

El cargo se hace a una cuenta de activo circulante, por no haberse cobrado a la fecha de cierre.

-

El abono se hace a la cuenta de ingreso respectivo por haberse devengado a la fecha de cierre

113

____ Contabilidad Básica

-

La cantidad del asiento de ajuste es lo ganado hasta la fecha de cierre.

GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO. Son erogaciones de dinero hechas por adelantado, por gastos que se van a causar o por servicios a percibir en el futuro. Al realizarse la operación se entra en posesión de un activo, que al ser usado se convierte en gasto. Al finalizar el ejercicio debe analizarse si todo el activo ha sido consumido en el período que termina o queda parte aun no gastada, entonces se debe proceder a realizar los asientos de ajustes necesarios, porque aunque se haya pagado algún gasto en un ejercicio, solamente se considerará como egreso la parte consumida y se llevará a una cuenta de gasto, y la parte no utilizada se incluirá en una cuenta de activo circulante. Dentro de este grupo por lo general se tiene: a. Seguro contra incendio b. Alquileres c. Intereses d. Artículos varios Existen dos (2) maneras de contabilizar los prepagados: -

Cargándolo a una cuenta de activo

-

Cargándolo a una cuenta de gasto

INGRESOS COBRADOS POR ANTICIPADO. Se trata de cobros que se hacen por contraprestación o servicios que se prestarán en el futuro. Es decir, mientras no se preste el servicio se constituye un Pasivo y más concretamente un crédito diferido. También para este grupo existen dos formas de contabilizarlo: -

Abonándole a una cuenta de crédito diferido (Pasivo). 114

____ Contabilidad Básica

-

Abonándole a una cuenta de ingreso.

GASTOS O CARGOS DIFERIDOS. Están conformados por gastos causados y pagados que se proceden a traspasar en forma parcial al estado de ganancias y pérdidas, a través de los diversos años en que se considera que el gasto diferido va a prestar o retribuir un beneficio a la empresa. Por medio de una cuenta de gasto (amortización), se va a ir trasladando de la cuenta de activo a medida que van transcurriendo los años. Dentro de este grupo tenemos: -

Campaña publicitaria

-

Gastos de organización

-

Mejoras a propiedad arrendada

LOS GASTOS DE VALORIZACIÓN son los gastos estimados, entre los que se encuentran: La depreciación que es la pérdida de valor que sufren algunos activos fijos, bien sea por el proceso de desgaste a que son sometidos o bien por la obsolescencia de este grupo de activos. Los principales métodos de depreciación son: 

Método de línea recta, donde se distribuye el gasto del activo fijo en el número de años de vida útil probable en partes iguales, lo que quiere decir que si el activo fijo presta todos los años el mismo servicio o utilidad se debe transferir a gastos cada año la misma cantidad. Para determinar la tasa de depreciación anual, se usa la siguiente fórmula: Tasa de depreciación anual = _costo – valor de salvamento_ Vida útil probable

115

____ Contabilidad Básica 

Método de dígitos decrecientes, este método se basa en depreciar cantidades mayores en los primeros años de existencia del activo y cantidades menores en los últimos años (en forma decreciente), esto en virtud de que el activo en los primeros años necesita gastar menos en reparaciones y mantenimiento, lo

que se compensa con una mayor

depreciación y en los últimos años, como es lógico, necesita mas inversiòn en reparaciones y mantenimiento, lo que se compensa con una menor depreciación. 

Método de horas màquina, este sirve exclusivamente para depreciar ciertos medios de producción, como es el caso de una máquina en una empresa de carácter industrial. En este caso se estima el número total de horas que puede trabajar la màquina en su vida útil. Para determinar la depreciación por este mètodo se utiliza la siguiente fòrmula: Factor de depreciación = __Costo – valor de salvamento Horas máquina estimada Para obtener la depreciación anual, este factor se multiplicará por el número de horas que realmente trabajó la máquina en el año.



Mètodo de unidades de producción, es similar al anterior con la variante de que el factor de depreciación se estima en base al número de unidades que probablemente la máquina va a producir en su vida útil. Fòrmula: Factor de depreciación = __Costo – valor de salvamento__ No. de unidades estimadas a producir Para obtener la depreciación anual se multiplica el factor por el número de unidades producidas en el año. 116

____ Contabilidad Básica 

Mètodo de porcentaje fijo sobre saldos variables, en este método se determina la depreciación anual en base a un porcentaje fijo, el cual se aplica al valor según libros del Activo, es decir a la diferencia del costo del activo menos el total de la depreciación acumulada. Este método tiene actualmente muy poca utilidad considerando que el activo nunca se termina de depreciar, por cuanto siempre quedarà un saldo del activo, por muchos años que éste se deprecie.

De todos los métodos analizados anteriormente, el que más se usa es el de Línea Recta, por lo sencillo de su aplicación, no obstante en cada situación concreta se debe analizar cuál es el método más adecuado para depreciar un determinado activo fijo. Desembolsos a los activos fijos En los activos fijos a través de toda su existencia, es necesario incurrir en desembolsos de variadas índoles, algunos son considerados como desembolsos

no

capitalizables

o

gastos

ordinarios

y

otros

como

desembolsos capitalizables. Los desembolsos no capitalizables son aquellos desembolsos de poca cuantía hechos a

los activos fijos y que solamente van a afectar en el

ejercicio en que se causan. Los desembolsos capitalizables son aquellos que no disminuyen el capital de una empresa, o sea que sirven para adicionarle algo a un activo para aumentar su eficiencia o rendimiento o para aumentar la vida útil del activo, estos se registran por cargos a la cuenta de activo fijo o a las depreciaciones acumuladas correspondientes. Entre estas tenemos:

117

____ Contabilidad Básica

1. Adiciones, que son los desembolsos que va a agregar algo nuevo al activo fijo, es decir, va a aumentar el volumen físico del bien. 2. Mejoras, en este caso de trata de aumentar la eficiencia del activo, es decir, cambiar o sustituir una parte del activo por otro de una calidad superior. 3. Reparaciones extraordinarias, son erogaciones para reparaciones de carácter extraordinario, cuya finalidad es alargar la vida útil del activo. La amortización es aplicable a los activos fijos intangibles para trasladar a gasto el activo en partes proporcionales. Los activos fijos que tienen vida limitada son los que se amortizan, lo que se hace con la finalidad de distribuir su valor en el tiempo de vida útil. Se entiende por activos fijos intangibles

aquellos bienes de carácter

inmaterial, lo que quiere decir que no tienen presencia física y que representan derechos, ventajas o privilegios para la empresa, pueden ser desde el punto de vista legal o económico. El agotamiento, está determinado por la explotación de los recursos naturales que representan algunos activos fijos tangibles, plantea que el costo del activo se debe ir imputando al costo del material explotado a medida que esta explotación se vaya realizando.

Asientos de cierre Los asientos de cierre son los registros contables de las cuentas de egresos, que son deudoras, por el haber y las de ingreso que son acreedoras, por el debe, con el fin de cancelarlas y su diferencia traspasarla a la cuenta capital.

118

____ Contabilidad Básica

119

____ Contabilidad Básica

ESTADOS FINANCIEROS Los estados financieros son los que permiten tener una visión periódica acerca del progreso de la administración, y tratar sobre la situación de las inversiones en el negocio y los resultados obtenidos durante el período que se estudia. Para efecto de este curso solo estudiaremos: 1. Estado de resultados o de ganancias y pérdidas 2. Balance general

Estado de Resultados CARACTERÍSTICAS E IMPORTANCIA El Estado de Resultados, conocido también como Estado de Ganancias y Pérdidas, es una relación de todos los ingresos, costos, gastos o pérdidas ocurridas en un ejercicio económico con la finalidad de establecer la utilidad o pérdida de un lapso determinado. Este estado va a ser la resultante de todos los ingresos y egresos que se vienen acumulando a lo largo del ejercicio, de aquí la importancia de haber mantenido un correcto registro de todas las operaciones ocurridas en el período El Estado de Resultados se va a elaborar en períodos de acuerdo a la necesidad de información que requiera la empresa; en empresas grandes se acostumbra elaborarlo mensual, trimestral o semestralmente; en otras empresas medianas y pequeñas generalmente se elaboran cada año, que es el plazo máximo que establece la Ley.

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____ Contabilidad Básica

El Estado de Resultados consta de dos partes: 2. Encabezamiento 3. Contenido financiero El encabezamiento trata

de la información general que precede al

contenido del mismo, y dentro del cual tenemos: b. Nombre del propietario o de la empresa c. Identificación del estado a que se refiere d. Ejercicio al cual corresponde el mismo Esta información tiene que estar expresada con claridad, ya que en base a ella los lectores del estado financiero pueden apreciar en su justa dimensión los resultados del mismo. Ejemplo: PEDRO GONZALEZ ESTADO DE RESULTADOS EJECRICIO DEL 01-01-2006 AL 31-12-2006 El contenido financiero está constituido de la siguiente forma: a. Ingreso principal b. Consto de la mercancía a vender c. Gastos de operación d. Otros ingresos e. Otros egresos f. Egresos extraordinarios Uno de los principios de la Contabilidad es la consistencia, lo que implica que se debe tener consecuencia o continuidad metodológica en la forma de establecer los resultados a lo largo de diversos ejercicios. En la aplicación concreta de la elaboración del Estado de Resultados, se plantea que en los diversos períodos se debe tener consistencia en la forma de determinar los 121

____ Contabilidad Básica

resultados de cada una de las cuentas nominales, para que se permita la comparación entre los resultados de un año, con los de los años posteriores, cuestión que es primordial en la interpretación de los estados financieros. Esto quiere decir que si en un año se tomó determinado método y estimación, para determinar la depreciación de los Activos Fijos, en los años siguientes se debe calcular en la misma forma o si escogemos determinado método para valuar los inventarios de mercancías se debe hacer de la misma manera en los períodos venideros. Si por alguna circunstancia es necesario introducir cambios en la forma metodológica de hacer los cálculos de ingresos o egresos, se puede hacer siempre y cuando se deje constancia expresa de los cambios ocurridos en una nota al pie del estado.

Costo de ventas En toda empresa el egreso más importante está representado por el costo de la mercancía que se compra con la finalidad de vender. En consecuencia a las ventas netas tenemos que deducirle, en primer lugar, el costo de la mercancía que se ha vendido. En la contabilidad utilizamos dos cuentas para controlar la mercancía, la cuenta “compras” para registrar todas las adquisiciones que del artículo destinado para la venta se realicen en el transcurso del ejercicio y la cuenta “inventario de mercancías” para registrar el inventario físico que al final de cada período se tome. Debe quedar claro que el inventario inicial y el final se presentan por separados con fines de presentación y determinación del costo de ventas en el Estado de Resultados, pero contablemente es la misma cuenta, ya que debemos recordar que el inventario final de un ejercicio serà el inicial del próximo. Esto da como conclusión: 122

____ Contabilidad Básica

Costo de ventas = inventario inicial + compras netas – inventario final

El Balance General CARACTERISTICAS E IMPORTANCIA Este balance junto con el Estado de Resultados, constituye el informe contable más importante que debe elaborar la empresa al finalizar cada ejercicio económico. Se trata de presentar en forma clasificada todas las cuentas que representan bienes, derechos, obligaciones y el capital para una fecha determinada, es decir una relación de cuentas reales, de valuación y de orden, que en forma resumida presentan la situación objetiva de una empresa en marcha para la fecha de cierre del ejercicio de la empresa. El objetivo del Balance General es resumir donde se encuentran invertidos los valores de la empresa (Activo), el origen y la fuente de donde provienen esos valores (Pasivo y Capital). El Balance se debe elaborar por lo menos una vez al año al finalizar el ejercicio económico; esto no implica que no se pueda elaborar en períodos menores (mensual, trimestral, semestral) de acuerdo a las leyes vigente o por estar estipulados en los contratos o estatutos de cada empresa en particular. Este balance consta de dos partes: 4. Encabezamiento 5. Contenido financiero

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____ Contabilidad Básica

En el encabezamiento se refleja la información de carácter general que precede al contenido del mismo, que sirve para identificar el informe contable. Este encabezamiento comprende: a. Nombre del propietario o de la empresa b. Identificación del estado a que se refiere c. Fecha en que fue elaborado En esta parte se debe destacar que el “Balance General” es un informe de carácter estático, ya que refleja la situación real para un día, para la fecha de su elaboración, que generalmente es la fecha de cierre. Ej.: CESAR LINARES BALANCE GENERAL AL 31-12-2006

El contenido financiero: cuentas reales de valuación y de orden. El balance debe representar en forma clara los tres grandes grupos de cuentas reales, guardando equilibrio en la ecuación:

ACTIVO = PASIVO + CAPITAL

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____ Contabilidad Básica

Se debe reflejar las cuentas de orden y valuación que existen en cada caso. Circulantes Inversiones permanentes A largo plazo 1. Activo

Fijos

Tangibles Intangibles

Cargos o gastos diferidos Otros activos

2. Pasivo

Circulantes A largo plazo Créditos diferidos Otros pasivos

3. Capital Dentro del activo circulante se agrupan aquellas cuentas que se van a convertir en dinero o se van a consumir en el próximo ciclo normal de operaciones de una empresa. Las inversiones permanentes generalmente representan adquisiciones de bonos o acciones de otras empresas, que se adquieren con la finalidad de obtener intereses o dividendos y con las cuales no hay intención de venderlos a corto plazo, esto es lo que las diferencia de las inversiones temporales (activo circulante), ya que en estas si hay intención y posibilidad de venderlas a corto plazo. Dentro del activo a largo plazo incluimos aquellas cuentas que representan derechos sobre terceras personas y que su convertibilidad en dinero ocurrirá

125

____ Contabilidad Básica

en un período superior al próximo ciclo normal de operaciones de la empresa, generalmente se toma como base un lapso superior a un año. Dentro del activo fijo se incluyen las cuentas que representan bienes o derechos de cierta permanencia en la empresa, que se adquieren no con la intención de venderlos, sino de utilizarlos en las operaciones normales del negocio. En este grupo tenemos dos grupos: los fijos tangibles y los fijos intangibles. Los cargos o gastos diferidos van a incluir aquellas cuentas que representan el valor pagado por servicios recibidos y que tienen la característica que van a beneficiar a la empresa en un periodo largo de tiempo, es decir son gastos que se van a representar dentro del activo y con el transcurrir del tiempo los vamos a ir transfiriendo a egresos. Dentro de otros activos vamos a incluir aquellas cuentas de activo que no responden a las características de los cinco grupos, es decir, activos de naturaleza variada. En el pasivo circulante

incluimos aquellas cuentas que representan

obligaciones que tiene la empresa y las cuales debe cancelar en el próximo ciclo normal de operaciones, generalmente se toma como base un año. En el pasivo a largo plazo se va a incluir aquellas cuentas que representan obligaciones que la empresa debe cancelar en un lapso superior a un año. Generalmente este grupo de obligaciones se contrae al adquirir activos permanentes, por lo que es usual encontrar dentro de este grupo, cuentas como: hipotecas por pagar, prestamos industriales, efectos por pagar y otras cuyo vencimiento es a largo plazo.

126

____ Contabilidad Básica

Dentro de los créditos diferidos se incluyen aquellas cuentas que representan importes recibidos por anticipado, por servicios o entrega de bienes que habrán de satisfacerse en el futuro. Comprende partidas como alquileres, intereses y otros que aunque hayan sido cobrados no han sido devengados, por lo que deben registrarse como pasivo, y en los períodos futuros traspasarse a la cuenta de ingreso respectiva. Por esto se conocen también como “ingresos diferidos” y “pasivos diferidos”. Otros

pasivos,

representa

obligaciones

que

no

cumplen

con

las

características de los tres rubros anteriores, es decir tienen características diferentes entre sí. Dentro de este grupo existen cuentas como: prestaciones sociales por pagar, cuentas por pagar socio, pasivos contingentes, entre otros. Dentro del capital del balance general se va a representar la variación que ha sufrido esta sección, motivado al resultado de las operaciones de la empresa y a los retiros que a cuenta del capital hace el propietario, esto implica que dentro de este grupo hay que tomar en consideración tres aspectos: -

El saldo de la cuenta Capital

-

La utilidad o pérdida del ejercicio

-

Los retiros o extracciones que ha hecho el propietario del negocio (cuenta personal).

127

____ Contabilidad Básica

CONTROL DE INVENTARIOS ¿Qué son los inventarios? La Contabilidad para los inventarios forma parte muy importante para los sistemas de contabilidad de mercancías, porque la venta del inventario es el corazón del negocio. El inventario es, por lo general, el activo mayor en sus balances generales, y los gastos por inventarios, llamados costos de mercancías vendidas, son usualmente el gasto mayor en el estado de resultados. Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancías, por ser ésta su principal función y la que dará origen a todas las restantes operaciones, necesitarán de una constante información resumida y analizada sobre sus inventarios, lo cual obliga a la apertura de una serie de cuentas principales y auxiliares relacionadas con esos controles. Entres estas cuentas podemos nombrar las siguientes: o

Inventario (inicial)

o

Compras

o

Devoluciones en compra

o

Gastos de compras

o

Ventas

o

Devoluciones en ventas

o

Mercancías en tránsito

o

Mercancías en consignación

o

Inventario (final)

128

____ Contabilidad Básica

SISTEMAS DE INVENTARIO En contabilidad el inventario tiene características particulares, tal es el caso de los sistemas que se aplican considerando la periocidad con que se realizan, estos sistemas pueden ser: perpetuo, continuo y permanente. Inventario Perpetuo: Es el que se lleva en continuo acuerdo con las existencias en el almacén, por medio de un registro detallado que puede servir también como mayor auxiliar, donde se llevan los importes en unidades monetarias y las cantidades físicas. A intervalos cortos, se toma el inventario de las diferentes secciones del almacén y se ajustan las cantidades o los importes o ambos, cuando es necesario, de acuerdo con la cuenta física. Los registros perpetuos son útiles para preparar los estados financieros mensuales, trimestral o provisionalmente. El negocio puede determinar el costo del inventario final y el costo de las mercancías vendidas directamente de las cuentas sin tener que contabilizar el inventario. El sistema perpetuo ofrece un alto grado de control, porque los registros de inventario están siempre actualizados. Inventario Continuo o Intermitente: Es un inventario que se efectúa varias veces al año. Se recurre a èl por razones diversas, no se puede introducir en la contabilidad del inventario contable permanente, al que se trata de suplir en parte. Inventario Permanente: Método seguido en el funcionamiento de algunas cuentas, en general representativas de existencias, cuyo saldo ha de coincidir

en

cualquier

momento

129

con

el

valor

de

los

stocks.

____ Contabilidad Básica

Para llevar un mejor control el departamento de contabilidad cuenta con las llamadas tarjetas de inventario, donde se detallan los pormenores del despacho de mercancía por casos separados, lo que permite al departamento contable mantener su control. MÉTODOS DE VALORACIÓN Son los métodos de control utilizados en la empresa para administrar eficientemente la gestión de almacenamiento de mercancías. Método LIFO: consiste en darle salida primero a los lotes que hayan llegado últimos. Este vocablo LIFO proviene de la frase inglesa last-in-first-out, que significa que lo último que entra es lo primero que sale. Método FIFO: consiste en dar salida primero a las mercaderías que primero hayan legado al almacén. El vocablo FIFO proviene de la frase inglesa firstin-first-out, que significa que lo primero que entra es lo primero que sale. Promedio: un sistema para controlar las existencias de las mercancías, es con su precio promedio, método este necesario en las empresas de tipo industrial, ya que generalmente tienen que valorar lo que se manda al departamento de producción. El costo promedio unitario se obtiene dividiendo el valor en existencia por la cantidad en stock. Los envíos de materiales a los diversos departamentos de producción son evaluados de acuerdo con el último precio promedio calculado.

130

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Contabilidad Básica

EL EFECTIVO Definición y generalidades El efectivo se compone de la moneda de curso legal, depósitos en cuentas corrientes en los bancos, cheques y cualquier otro documento de crédito pagadero a la presentación que los bancos aceptan depositar en cuentas corrientes como si fuera dinero, esto es: cheques de gerencia, giros bancarios, cheques de viajeros, entre otros. Aparte de lo antes enumerado nada más se acepta como efectivo en las clasificaciones contabilísticas, ni las estampillas de correo, ni los bonos y documentos ya vencidos que estén al cobro, aunque éste no se haya realizado por voluntad de la empresa; ni los recibos de anticipo hechos a funcionarios o empleados que estuvieran pendientes, aunque éstos se hubieran concedido para realizar pagos por cuenta de la empresa. El efectivo, desde el punto de vista de la empresa privada, es el resultado de las operaciones de venta de mercancías o prestación de servicios al contado, y dé los cobros, cuando aquéllas se hubiesen efectuado á crédito. El efectivo se incrementa a medida que la empresa efectúa las operaciones necesarias a su funcionamiento, como por ejemplo: al hacer depósitos en cuentas corrientes, de donde se obtiene el pago de intereses por parte de los bancos, o bien cuando hace inversiones temporales, como pudieran ser la compra de acciones para la reventa y la colocación de depósitos a plazo fijo en bancos, con el objeto de percibir un interés. Aunque las transacciones citadas en último término inversiones constituyen fuente de efectivo, deben clasificarse al prepararse el estado de resultados, como otros ingresos, o ingresos financieros, por cuanto no provienen de operaciones normales del negocio. 131

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Contabilidad Básica

CONTROL DEL EFECTIVO Por medio del envío diario al Banco del total de las entradas del efectivo, se hace más sencilla la confrontación de los depósitos que figuran en el estado de cuentas de aquél con los libros y registros que al efecto lleve la empresa, con la cual se facilita el descubrimiento de errores o de fraude. Así mismo, cada cheque expedido deberá registrarse aunque haya sido anulado. Los cheques deberán estar numerados por series, los números y todos ellos deben tomarse en consideración al hacer la conciliación de la cuenta del Banco. Entre las cuentas del efectivo tenemos:  La caja chica  Caja  Banco

La caja chica Una sana política de control interno establece que todos los pagos de la empresa

deben

hacerse

mediante

cheques,

pero

se

presenta

la

circunstancia que la empresa tiene que incurrir en una serie de pagos pequeños, lo cual sería problemático cancelarlo con cheque. Por esto se debe tener algún efectivo dentro de la empresa, que permita cumplir con estas obligaciones, por ello se crea un fondo fijo que vamos a conocer como fondo de caja chica (que representa un activo circulante). MANEJO DE LA CAJA CHICA Si bien lo ideal seria hacer todos los pagos mediante cheques con el fin de evitar la manipulación del efectivo, establecer un mayor grado de control en 132

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los desembolsos y propiciar una simplificación de las-operaciones, en todas las empresas es inevitable hacer pagos en moneda de curso legal, por ejemplo, las estampillas de correo y los efectos, de escritorio es difícil adquirirlos sin dinero; por lo cual deberá crearse una Caja Chica o fondo fijo de caja para llenar estas necesidades, según el siguiente procedimiento; dos los desembolsos se efectúan mediante cheques, estableciendo un fondo fijo de caja chica para pagos menores en efectivo. 1) Creación de la Caja Chica. Se extiende un cheque a la orden del encargado de la Caja Chica para que éste lo haga efectivo. 2) Realización de los pagos. A medida que se van realizando los pagos se retienen los-recibos y demás comprobantes hasta llegar a determinada cantidad (siempre procurando que el fondo no se agote) la cual se pedirá rembolsar, mediante una relación de los comprobantes correspondientes a los pagos efectuados, previa autorización de un funcionario calificado. 3) Reembolso de los pagos. Se extiende un cheque a nombre del cajero, por el importe exacto de los desembolsos realizados, con la cual la Caja Chica torna a su primitivo estado. Al registrar el cheque se cargan las cuentas afectadas por sus partidas correspondientes y se abona al banco la suma de las mismas. La caja chica debe ser reembolsada una o dos veces al mes, según sean las necesidades de la empresa. El cheque antes aludido puede cobrarse en el banco y en algunos casos cubrirse con las entradas diarias de efectivo; de hacerse en esta última forma, el cheque, aunque girado por la propia empresa, deberá depositarse en el banco en lugar del efectivo de manera que el importe total de las entradas de caja figure como deposito en el banco.

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La cuenta caja Cuando la empresa no cuenta con oficinas bancarias que le sean accesibles tiene necesidad de pagar muchos de sus adeudos en dinero, motivo por el cual le resulta indispensable tener un departamento de caja o una caja general. Esto ocurre generalmente en el caso de industrias localizadas fuera de los centros mercantiles; en tal caso, cabría la utilización de un Diario de Caja como el explicado anteriormente, o en su defecto, diarios separados tanto para los cobros como para los pagos; ahora bien, de mediar circunstancias iguales o similares a la citada, el procedimiento más aconsejable es aquel en que los ingresos obtenidos por la empresa se depositan intactos en el banco al término de cada día y todos los desembolsos se efectúan mediante cheques, estableciendo un fondo fijo de caja chica para pagos menores en efectivo. Debe tenerse presente que aunque el registro destinado a los ingresos se menciona como "entradas de caja" el procedimiento que se está explicando exige debitar de una vez la cuenta del banco, es decir, que la empresa no llevará cuenta de caja, pues como antes se dijo, los ingresos se depositan en su totalidad al término de cada día en el banco. Por otra parte, el registro destinado a los pagos por cheques se designará como diario auxiliar de salida de caja aunque evidentemente los pagos se hacen por banco.

La cuenta bancaria La utilización de la cuenta bancaria tiene como objeto fundamental: -

Evitar las irregularidades en el pago de los adeudos, ya que toda erogación es previamente fiscalizada por funcionarios calificados.

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Poner en sitio seguro los fondos de la empresa.

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Eliminar las diferencias a las cuales se presta la excesiva manipulación del dinero.

OPERACIONES DE LA CUENTA BANCARIA Como ya se dijo, los Bancos son instituciones que comercian con el crédito y prestan determinados servicios como intermediarios en operaciones mercantiles y de particulares que requieren cobros y pagos de dinero, tales funciones son posibles debido a la sólida confianza ganada por estas instituciones en el ánimo del publico y por la estrecha fiscalización a que las somete el estado, la cual se realiza en Venezuela a través de la Superintendencia de Bancos. En general, los bancos reciben depósitos en dinero de personas y entidades, pagando a éstas por el uso que puedan hacer de èl, un interés bajo, y lo prestan, protegiéndose con una garantía adecuada, a las personas y entidades que lo necesiten, obteniendo por este servicio un interés nominal. Además de este servicio los bancos facilitan las operaciones comerciales fungiendo como agentes de cobros, emitiendo cheques de viajeros y cartas de crédito y permitiendo, finalmente, la apertura de cuentas corrientes para depósito en dinero, sujeto a extracciones mediante cheques. CONCILIACIÓN DE LA CUENTA BANCARIA Los bancos envían a sus depositantes al término de cada mes un estado de cuenta en el cual hacen constar: o El saldo anterior de la cuenta. o Los abonos por depósito y cobros por su cuenta o Los cargos por cheques pagados y notas de débito, y o

El saldo que a favor del depositante aparece en los libros del banco. 135

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Como el depositante contabiliza su cuenta de banco considerando sus propias operaciones, cargándola cuando deposita y abonándola cuando emite cheques, casi siempre hay cheques, cuyo pago no ha efectuado el banco y es frecuente que los depósitos hechos en el último día del mes no se registren en el estado de cuenta enviado por el banco; motivo por el cual los saldos del depositante y del banco no coinciden. En consecuencia, surge la necesidad de conocer qué ocasiona la diferencia entre ellos. Esto coincide con lo que técnicamente se conoce por una conciliación de cuentas, operación que consiste en preparar un estado que explique a que partidas se debe la discrepancia entre los saldos. Las partidas a conciliar, incluyendo los más comunes cheques y depósitos en tránsito son las siguientes: a. Partidas que no aparecen en los libros del banco, pero si en los de la empresa, tales como: -

Cheques librados por la empresa que no han sido pagados por el banco.

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Depósitos hechos por la empresa que el banco registra el mes siguiente.

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Documentos entregados al banco cargados en calidad de depósito, pero que aquél los consideró como gestión de cobro, no abonándolos hasta hacerlos efectivo.

b. Partidas que no aparecen en los libros de la empresa, pero si en los del Banco. -

Cargos por gastos de cobranzas o comisiones.

-

Cargos por cheques devueltos.

-

Abonos por intereses devengados en cuentas corrientes o fondos especiales.

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Abonos por documentos cuyo cobro hubiere efectuado el banco y la empresa los tuviera en gestión de cobro.

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PROCEDIMIENTO PARA FORMULAR LA CONCILIACIÓN Para realizar la conciliación se sigue un procedimiento sencillísimo, consiste en confrontar las anotaciones que aparecen en el estado del banco con las que se han hecho en los libros de la empresa, marcándose las que estén de acuerdo en ambos libros con un signo cualquiera (por ejemplo una tilde). Después de terminar la confrontación todas las partidas que han sido anotadas en las dos contabilidades aparecerán marcadas; las no marcadas representarán partidas que están anotadas en los libros de una de las partes, pero no en los de la otra. Por tanto, es evidente que la diferencia entre los saldos se deberá exclusivamente a esa partida. Después de localizar las partidas que intervienen en la diferencia es necesario preparar el estado de conciliación como se explica de seguida. CONCILIACIÓN DE SALDOS ENCONTRADOS Constituye la forma más sencilla de conciliación. Se realiza partiendo del saldo del banco para llegar al saldo de los libros de la empresa, así: 1. Se aumenta el saldo del banco con: 

Las partidas que el depositante ha cargado y el banco no ha abonado (depósitos en tránsito).



Las partidas que el banco ha cargado y la empresa no ha abonado (gastos por cobranzas).

2. Se le rebajan al resultado obtenido: 

Las partidas que la empresa ha abonado y el banco no ha cargado (cheques en transito). 137

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

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Las partidas que el banco ha abonado y la empresa no ha cargado (intereses).

CONCILIACIÓN DE SALDOS CORRECTOS La necesidad de hacer dos conciliaciones, una preliminar y luego otra que reflejara la verdadera situación en los libros, ha hecho evolucionar la conciliación hacia una fórmula que tiene la ventaja de exponer el saldo de la cuenta del banco en los libros de la empresa, tal, como debe quedar después de la eliminación de partidas que por su índole deben ser contabilizadas. Bajo esta forma se hacen dos operaciones separadas, una para modificar el saldo del estado de cuenta del banco a fin de que demuestre su verdadera situación tan pronto como la empresa tome nota de las operaciones pendientes en la fecha de la conciliación, y otra para modificar el saldo de los libros de la empresa después de llevar a ellos las operaciones no anotadas todavía, debido a no estar informada; veámoslo utilizando las mismas cifras del ejemplo de conciliación anterior, mediante la siguiente regla práctica: 2) El saldo de la empresa debe modificarse: 

Añadiéndole los abonos del banco que la empresa no ha cargado, (cobranzas e intereses)



Deduciéndole los cargos del banco que la empresa no ha abonado, (gastos de cobranzas y otros)

3) El saldo del banco debe modificarse: 

Añadiéndole los cargos de la empresa que el banco no ha abonado, (depósitos en tránsito)



Deduciéndole los abonos de la empresa que el banco no ha cargado, (cheques en tránsito).

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RETENCIONES DE NÒMINA Deducciones de ley Son todas aquellas retenciones o deducciones que están estipuladas por la ley, y que son de carácter obligatorio. En caso de que no se procesen puede haber derecho a sanción por parte de la entidad correspondiente. Entre estas retenciones se tienen: SEGUROS SOCIAL OBLIGATORIO (IVSS) El Instituto Venezolano de los Seguros Sociales es una institución pública, cuya razón de ser es brindar protección de la Seguridad Social a todos sus beneficiarios en las contingencias de maternidad, vejez, sobrevivencia, enfermedad, accidentes, invalidez, muerte, retiro y cesantía o paro forzoso, de manera oportuna y con calidad en el servicio prestado, en atención al marco legal. Generalmente se le descuenta al trabajador un 4% de su asignación mensual, el cual no debe pasar de cinco (5) salarios mínimos, en este caso el trabajador tiene derecho a: asistencia médica, pensión de vejez y pensión por incapacitación. Existen localidades donde no se posee un instituto para asistencia médica, en este caso se le descuenta al trabajador únicamente el 2%. La edad reglamentaria para cerrar el descuento es el hombre a los 60 años y la mujer a los 55 años.

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SEGURO DE PARO FORZOSO (SPF) El seguro de paro forzoso es un apoyo limitado y temporal que se proporciona al trabajador cesante con el objeto de atenuar el impacto negativo de esa situación de desempleo. Los beneficiarios son aquellos trabajadores, obreros y empleados del sector público o privado que, bajo cualquier circunstancia, hayan sido despedidos y estén sometidos al régimen del seguro social obligatorio. El Paro Forzoso consiste en una indemnización en dinero equivalente al 60% del salario promedio cotizado al seguro social, durante las últimas cincuenta (50) semanas.

De igual manera la empresa también brinda apoyo al

trabajador suministrando un porcentaje del 1.7% del sueldo devengado por cada trabajador a los entes que conforman esta ley. Las retenciones del seguro social y del paro forzoso, deben realizarse todos los meses, dependiendo de los lunes que posea el mes, por parte de la organización. Existe un régimen dependiendo del tipo de riesgo que posea la empresa. LEY DE POLÌTICA HABITACIONAL (LPH) La Ley de Política Habitacional entró en vigencia en enero de 1990 y se convirtió en el instrumento jurídico que establece las soluciones habitacionales a corto, mediano y largo plazo, por parte del Estado, para el país. El objetivo de la Ley es captar fondos públicos y privados para destinarlos a la producción de nuevas viviendas. La LPH busca resolver el problema de vivienda de la población, 140

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especialmente las de bajos ingresos; desarrollar programas habitacionales con equipamientos y dotación de servicios y promover los recursos y mecanismos necesarios para el financiamiento a bajos costos de programas habitacionales. La Ley establece un aporte del ejecutivo nacional y se crea el ahorro obligatorio. La Ley de Política Habitacional encierra dentro de su reglamento que toda persona tiene derecho a una vivienda con las condiciones aptas; antes de la creación de esta ley las tasas de interés para la adquisición de viviendas y de otras actividades financieras se mantenían estables, pero debido a que la situación del país ha ido desmejorando, se ha tenido que crear una ley que proporcione a las personas facilidades para la adquisición de viviendas con modalidades de pago más estables y cómodas para el trabajador y así brindarle una mejor calidad de vida al individuo, logrando así una mayor efectividad en su desempeño laboral. Este descuento se debe realizar mensualmente; se descontará el 1% del salario básico al trabajador y el patrono aportará el 2%, y no tiene límite de descuento. Cuando la persona cumpla 60 años se le debe paralizar el descuento, salvo que manifieste su voluntad de continuar cotizando al fondo. RETENCIONES ESTABLECIDAS POR CONVENIOS COLECTIVOS. Este tipo de deducciones generalmente son establecidas en los convenios colectivos de cada organización. Entre las cuales se tienen: Retención por cuota gremial; este descuento se realiza para contribuir a que las asociaciones o sindicatos poseen ingresos propios, los cuales serán 141

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utilizados para situaciones problemáticas que se presenten, o para realizar eventos a sus mismos trabajadores (fiestas de fin de año, fiestas a los niños y otras). Retención de caja de ahorro; este descuento se realiza para que el trabajador tenga en cierta forma como la palabra lo dice ahorros, los cuales le van a beneficiar en algún momento. Puede tener derecho a préstamos, ingresos por los intereses generados por esos ahorros. Generalmente se permite una retención entre 5 y 10%, dependiendo de la organización; y así mismo el patrono otorga un aporte en igual cuantía (con cierto límite) Retenciones por Previsión Social, este descuento lo poseen algunas organizaciones para brindar a sus trabajadores protección a nivel de salud, siempre se ampara el núcleo familiar. Retención del fondo de pensión y jubilación, se realiza para amparar a las personas que salen jubiladas. OTROS TIPOS DE RETENCIONES Entre estas se tienen las deducciones por juzgados de menores, que son las que se le realizan al trabajador por alguna sentencia dictada por el juzgado, generalmente para la alimentación, la salud y los estudios de los menores y adolescentes. Retención por pertenecer algún club deportivo o social, el cual es establecido por el trabajador y un ente. Toda organización debe realizar sobre todo los descuentos de ley, pero debe tomar en consideración que no se puede descontar no más del 33% a cada

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trabajador.

IMPUESTOS EN VENEZUELA Tipos, características e importancia El impuesto es un tema muy amplio, para efectos de este apartado solamente mencionaremos algunos, resaltando los aspectos característicos de cada uno de ellos. EL IMPUESTO AL VALOR AGREGADO (IVA) El impuesto al valor agregado (IVA) es un impuesto indirecto y una derivación de los impuestos a las ventas, tributos que económicamente inciden sobre los consumos. Es importante recordar que bajo la denominación genérica de impuesto al consumo se comprende aquellos que gravan en definitiva y como su nombre lo indica, al consumidor de un determinado bien. IMPUESTO SOBRE LA RENTA (impuesto a las ganancias). El impuesto sobre la renta como su nombre lo indica, grava la renta, es decir la ganancia que produce una inversión o rentabilidad del capital. También puede ser el producto del trabajo bajo relación de dependencia o lo producido por el ejercicio de una profesión determinada. Este impuesto se rige por la Ley de Impuesto sobre la Renta (LISLR); publicada en la Gaceta Oficial N° 5.566, Extraordinario de fecha 28/12/2001. Ámbito de aplicación: Son gravables todos los enriquecimientos anuales netos disponibles en razón de actividades económicas realizadas tanto en Venezuela como fuera de su territorio, independientemente de que quien las 143

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realice sea nacional o no. En este sentido se considera la existencia de tres grupos de sujetos pasivos: a. Personas naturales o jurídicas con domicilio o residencia en Venezuela, cuya fuente de enriquecimiento esté situada dentro o fuera de Venezuela. b. Personas naturales o jurídicas sin domicilio o residencia en Venezuela, cuya fuente de enriquecimiento esté dentro del territorio de Venezuela. c. Personas naturales o jurídicas residenciadas o domiciliadas en el extranjero con establecimiento permanente o base fija en Venezuela. IMPUESTOS MUNICIPALES Son tributos exigidos sin contraprestación, cuyo hecho imponible está constituido por negocios, actos o hechos de naturaleza jurídica o económica, que ponen de manifiesto la capacidad contributiva del sujeto pasivo, como consecuencia de la posesión de un patrimonio, la circulación de los bienes o la adquisición o gasto de la renta.

Los Municipios tienen asignadas as

siguientes potestades tributarias: -

Las tasas por el uso de sus bienes o servicios

-

Las tasas administrativas por licencias o autorizaciones

-

Los impuestos sobre actividades económicas de industria, comercio, servicios, o de índole similar, con las limitaciones establecidas en la Constitución

-

Los impuestos sobre inmuebles urbanos, vehículos, espectáculos públicos, juegos y apuestas lícitas, propaganda y publicidad comercial;

-

…

IMPUESTO AL DEBITO BANCARIO (IDB)

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Impuesto transitorio en el que cada persona jurídica o natural deberá contribuir con un impuesto de sus movilizaciones de fondos bancarios, de acuerdo a las limitaciones establecidas por la ley. Estas operaciones requieren control adecuado en la cuenta del banco, debiendo contabilizarse, además del pago neto realizado, el importe de este impuesto, de forma de tener los saldos bancarios actualizados y hacer más fácil la conciliación bancaria. El IDB grava los débitos o retiros efectuados en cuentas corrientes, de ahorros, depósitos en custodia o en cualquier otra clase de depósitos a la vista, fondos de activos líquidos, fiduciarios y en otros fondos del mercado financiero o en cualquier otro instrumento de la misma índole, abiertos o ubicados en Venezuela, realizado en los bancos e instituciones financieras regidos por la Ley General de Banco y demás leyes especiales que los rijan. En todos los casos, el IDB ha sido puesto en práctica en medio de un cuadro fiscal comprometido por la disminución de los ingresos petroleros, dificultades para reducir el gasto y considerables barreras de acceso a nuevo endeudamiento interno y externo. La implantación del impuesto, en todos los casos, ha sido temporal, como suele recomendarse cuando se utilizan impuestos potencialmente muy distorsionantes.

Agentes de retención Agente de Retención es aquella persona física o jurídica que debe retener parte de los pagos que hace a terceros, como impuesto del perceptor de la renta, debiendo a su vez declararlo y pagarlo a la Administración (DGII) a nombre del contribuyente. El agente de retención puede serlo por mandato expreso del Código, por el Reglamento o por disposición de la Administración.

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También se puede definir como la persona responsable que por designación de la ley u órgano que tenga a su cargo la percepción y fiscalización de los tributos, por sus funciones públicas o por razón de su actividad, oficio o profesión intervenga en actos u operaciones en las cuales deban efectuar la retención del tributo correspondiente. El SENIAT ha designado como agentes de retención a dos grupos de personas, a saber: a. Los contribuyentes calificados como especiales. Este grupo está conformado por aquellos sujetos que han sido expresamente calificados y notificados por el Servicio como tales, atendiendo al nivel de ingresos brutos anuales, según la Gerencia de Tributos Internos de la Región de su jurisdicción. Estos sujetos pueden ser o no entes públicos, empresas privadas, personas naturales o jurídicas; y, puede que sean o no contribuyentes ordinarios del Impuesto al Valor Agregado, lo cual dependerá no de su calificación como contribuyente especial, sino del hecho de que estén o no sujetos al Impuesto y que realicen o no los hechos imponibles establecidos en la Ley. b. Entes Públicos Nacionales. Este grupo está conformado principalmente por: 

La República



El Banco Central de Venezuela



La Iglesia Católica



Los Institutos Autónomos creados por el Poder Nacional



Las Fundaciones, Asociaciones y Sociedades Civiles, creadas por la República 146

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Las Fundaciones, Asociaciones y Sociedades Civiles en las cuales la República tenga participación en los términos establecidos en la Ley Orgánica de la Administración Pública



Las Fundaciones, Asociaciones y Sociedades Civiles en las cuales los entes descentralizados funcionalmente de la República tengan participación en los términos establecidos en la Ley Orgánica de la Administración Pública



Las Universidades Nacionales, Colegios Profesionales y Academias



Los Parlamentos Andino y Latinoamericano.

La designación de agente de retención se hace de forma general, para todos los que encuadren en el supuesto establecido en los artículos 1° de las Providencias números 1.454 y 1.455, ambas del 29/12/2002, publicadas en la Gaceta Oficial N° 37.585 del 05/12/2002.

SOLVENCIA LABORAL La solvencia laboral es un documento administrativo emanado del Ministerio del Trabajo que certifica que el patrono o patrona respeta, efectivamente, los derechos humanos laborales y sindicales de sus trabajadores y trabajadoras, el cual constituye un requisito imprescindible para celebrar contratos, convenios y acuerdos con el Estado, Segùn Gaceta Oficial N° 38.371 del 2 de febrero de 2006), Decreto Nº 4.248 de 2006. Este Decreto tiene por objeto regular el otorgamiento, vigencia, control y revocatoria de la solvencia laboral de los patronos y patronas, incluidas las asociaciones cooperativas que contraten los servicios de no asociados,

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Los órganos, entes y empresas del Estado sólo podrán celebrar contratos, convenios o acuerdos con patronos o patronas a quienes el Ministerio del Trabajo les haya expedido la solvencia laboral correspondiente, la cual constituye un requisito indispensable para: a) Solicitar créditos provenientes del sistema financiero público. b) Acceder al Sistema Nacional de Garantías, Fondo de Riesgo y Sociedad de Capital de Riesgo. c) Recibir asistencia técnica y servicios no financieros. d) Participar en los programas de compras del Estado, Ruedas y Macro Ruedas de Negocios, nacionales e internacionales. e) Renegociar deudas con el Estado. f) Recibir apoyo y protección integral para la innovación y ampliación tecnológica. g) Solicitar recursos que favorezcan la importación de materias primas, insumos y/o tecnologías dirigidos a mejorar y ampliar la producción. h) Participar en procesos de licitación. i)

Tramitar y recibir divisas de la Administración Pública Nacional.

j)

Solicitar para su aprobación el otorgamiento de permisos o licencias de importación y exportación.

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