Confucius - Gestionarea timpului

Gestionarea timpului

Jeffrey J. Meyer

Gestionarea timpului Generalităţi Folosind un sistem eficient, timpul pierdut pe durata unei zile normale de lucru se poate converti într-un timp care poate fi folosit mult mai eficient şi mai profitabil. Eu numesc asta acumulare prin eliminare. Prin eliminarea timpului irosit, veţi avea posibilitatea de a aloca mai mult timp lucrurilor importante. Singura cale către succes în ziua de azi este de a deveni productiv, mai eficient, şi nu doar de a vă face pur şi simplu de lucru. Când productivitatea creşte, calitatea activităţii dumneavoastră se îmbunătăţeşte, îndepliniţi sarcinile la timp şi, ceea ce este cel mai bine, realizaţi multe cu un efort mai mic. Multă lume caută cu îndârjire cheia succesului într-o carte, conferinţă sau vreun seminar, dar numai atitudinea dumneavoastră, perspectiva asupra vieţii, dorinţa de a învăţa ceva nou şi dorinţa de a experimenta noutăţile sunt cele care vor determina capacitatea dumneavoastră de a realiza ceea ce doriţi. Sunteţi singurul care vă puteţi motiva; alţii vă pot arăta cum anume să faceţi, dar de făcut, trebuie să faceţi singur. Uitaţi-vă la tot ceea ce faceţi şi întrebaţi-vă: “De ce fac lucrul acesta în acest mod?” sau “Ce s-ar întâmpla dacă aş proceda în alt mod?”, ori: “Este posibil să-mi aranjez activităţile de aşa manieră încât să obţin aceleaşi rezultate cu mai puţin efort şi mai repede?” Căutaţi noi culmi şi noi vârtejuri pe care să le traversaţi. Numai fiindcă n-aţi făcut niciodată ceva nu înseamnă că nu trebuie să încercaţi. Chiar dacă aţi încercat ceva şi nu aţi reuşit, nu înseamnă că nu trebuie să încercaţi a doua sau a treia oară – să nu vă fie frică de greşeli! Cei care au avut succes au cunoscut inevitabil şi eşecul (eu unul ştiu că am învăţat mai mult din eşecuri decât din reuşite). Învăţaţi din greşeli pentru a nu le repeta, amintiţi-vă de eşecuri – dacă n-aţi cunoscut eşecul, se cheamă că nu v-aţi străduit destul. Când nu reuşiţi ceva, nu priviţi eşecul ca pe sfârşitul lumii, ci drept un prilej de a învăţa. Acesta vă dă posibilitatea de a privi peste umăr şi de a analiza ce s-a întâmplat: ce n-a mers, ce a mers, de ce n-a mers, etc. Căutaţi noi responsabilităţi şi puneţi-vă la încercare, căutaţi noi posibilităţi şi nu vă temeţi de riscuri, priviţi în viitor şi lărgiţi-vă orizontul, instruiţi-vă cu privire la acele lucruri care vă depăşesc experienţa, luaţi decizii; cei care ezită nu ajung nicăieri. Când vă asumaţi răspunderea pentru acţiunile dumneavoastră, descoperiţi cine sunteţi, aflaţi din ce aluat sunteţi plămădit şi hotărâţi ce merită să susţineţi. Când vă asumaţi o sarcină, îndepliniţi-o, când afirmaţi că veţi face ceva, ţineţi-vă de cuvânt. Dacă doriţi să aveţi succes, trebuie să gândiţi şi să acţionaţi ca şi când aţi avea; succesul în afaceri şi în viaţă cere o atitudine omniprezentă. Oamenii de succes îşi stabilesc standarde înalte şi se angajează faţă de ei înşişi să reuşească în ceea ce întreprind. Sunt mulţi oameni de succes, căutaţi-i, înconjuraţi-vă de ei, captaţi-le entuziasmul, oferiţivă prilejul de a împărtăşi succesele fiecăruia. Munciţi asiduu şi daţi tot ce e mai bun în dumneavoastră; încercaţi să excelaţi în tot ce faceţi. 1

Sketis Psychological Research

Constantin Onofrasi

Planificare – organizare Dacă aveţi ziare mai vechi de două zile, aruncaţi-le, iar dacă revistele au mai mult de o săptămână-două (dacă revista are apariţie lunară, mai mult de două luni), descotorosiţi-vă de ele. E foarte posibil ca informaţiile conţinute să fie deja depăşite. În loc să vă simţiţi vinovat că n-aţi reuşit să le citiţi, e cazul să vă focalizaţi energia pentru a vă termina bine şi la timp toate activităţile importante. Niciodată să n-aveţi insomnii fiindcă n-aţi reuşit să citiţi ultimul număr al unui ziar sau al unei reviste. În loc să aveţi maldăre de ziare, reviste şi jurnale puse anapoda de ce să nu vă alcătuiţi un dosar pentru citit? Când primiţi o revistă, parcurgeţi-i rapid cuprinsul, iar dacă aţi găsit un articol interesant, rupeţi paginile respective şi aruncaţi restul. Puneţi apoi articolul într-un dosar separat, pe care îl puteţi consulta anterior. Dacă nu doriţi să distrugeţi revista, atunci înconjuraţi cu pixul numărul paginii articolului care vă interesează sau puneţi un semn de carte acolo unde începe articolul; altfel, nu veţi mai reuşi pentru nimic în lume să vă amintiţi de ce aţi păstrat revista. Dacă veţi proceda astfel cu materialele pentru citit, veţi economisi o grămadă de timp, deoarece nu va mai trebui să frunzăriţi revista pentru a găsi acel articol pe care aţi vrut să-l citiţi când aţi avut o secundă liberă. Păstraţi o evidenţă zilnică a activităţilor dumneavoastră şi ţineţi o listă a realizărilor într-un dosar intitulat “Realizări personale”. Obiceiul de a scrie ceva pe o foaie de hârtie este un mod foarte eficace de a ne aminti că avem ceva de făcut; aceasta ne scuteşte de a ne aminti ce anume avem de făcut. Acum puterea minunatului dumneavoastră creier poate fi folosită pentru ceva considerabil mai important. Întotdeauna să vă dataţi hârtiile. De fiecare dată când scrieţi ceva pe o hârtie, puneţi şi data. Astfel puteţi avea o succesiune cronologică a lucrurilor. Dacă vă uitaţi însă la lista de priorităţi, veţi constata că unele probleme sunt cu mult mai importante decât altele, şi, de obicei, cele importante sunt şi cele care ocupă cel mai mult timp. Deci, dacă doriţi să vă descurcaţi în acest secol al vitezei, trebuie să ştiţi precis ce aveţi de făcut şi când e cel mai bine s-o faceţi. Nu e suficient să realizaţi ceva de calitate, ci trebuie să fiţi siguri că faceţi ceea ce trebuie atunci când trebuie, şi că o faceţi într-adevăr bine! Nu este greu să vă concentraţi, mai ales dacă folosiţi o listă de priorităţi sau programul ACT!. Cea mai importantă fază a procesului de planificare este notarea scopurilor pe hârtie, pentru a le putea vedea. Identificarea şi notarea tuturor scopurilor va necesita ceva timp, gândire şi atenţie din partea dumneavoastră, dar cu cât vă petreceţi mai mult timp gândind şi planificându-vă activităţile viitoare, cu atât vă va fi mai uşor după aceea. Când vă notaţi obiectivele, nu uitaţi niciodată să puneţi data. Notarea pe hârtie a obiectivelor dumneavoastră foloseşte mai multor scopuri: arată că sunteţi decis să le duceţi la îndeplinire, iar notarea lor vă oferă un punct de referinţă. În acest moment, vă puteţi compara progresul înregistrat la orice moment de timp cu planul original de acţiune. După ce v-aţi cristalizat obiectivele generale, trebuie să păstraţi la vedere o copie a acestora pe care să o aveţi permanent în faţa ochilor. La sfârşitul fiecărei săptămâni, folosiţi câteva minute pentru a revizui şi a analiza progresele înregistrate în săptămâna care a trecut. Este o informaţie care se poate dovedi foarte utilă la planificarea activităţilor din următoarea săptămână. Să vă asiguraţi că vă folosiţi timpul cu activităţile de cea mai înaltă prioritate şi cele care se vor reflecta la maximum asupra dumneavoastră, celelalte pot să aştepte. Aici e toată frumuseţea sistemului. Deoarece vă cheltuiţi timpul cu activităţile cele mai importante,

2

Gestionarea timpului

Jeffrey J. Meyer

înseamnă că sunteţi capabil de a vă controla munca şi ziua de lucru, deci cel controlat nu mai sunteţi dumneavoastră. Puteţi identifica imediat lucrurile importante şi vă puteţi programa agenda. Acum dumneavoastră sunteţi cel care determină producerea evenimentelor şi nu vă mai limitaţi la a acţiona pe măsura apariţiei acestora. După ce aţi reuşit să preluaţi controlul asupra problemelor care necesită astăzi atenţia dumneavoastră, acum sunteţi în situaţia de a începe planificarea următoarelor zile de lucru, cunoscând problemele asupra cărora trebuie să vă concentraţi atenţia în viitor. Planificarea înseamnă identificarea, organizarea şi ordonarea activităţilor. Bunul-simţ ne spune că e cazul să ne petrecem majoritatea timpului lucrând la problemele prioritare, lăsându-le pe cele mai puţin importante pe mai târziu. Majoritatea dintre noi însă nu procedăm aşa – e teribil de uşor să ni se distragă atenţia, deci sfârşim prin a ne petrece cea mai mare parte a timpului cu lucruri minore ( vorbit la telefon, încercăm să rezolvăm problemele altcuiva, etc.) iar când în sfârşit izbutim să ajungem şi la problemele noastre, suntem teribili de grăbiţi, pentru că timpul nostru s-a dus pe apa sâmbetei. Ştiaţi că într-un studiu de management s-a descoperit că majoritatea oamenilor îşi folosesc numai 20% din timp pentru a lucra la acele proiecte importante care le aduc 80% din rezultate? Aceasta confirmă ceea ce bănuiam de mult, anume că majoritatea oamenilor îşi cheltuiesc majoritatea timpului (80%) cu tot soiul de lucruri care nu fac decât să le ocupe timpul. Iar când au terminat cu tot ghiveciul ăsta, în fine încep să se ocupe de proiectele cu adevărat semnificative. Menţinându-vă în permanenţă lista de priorităţi la zi, veţi avea o evidenţă a tuturor activităţilor dumneavoastră zilnice. Iată de ce este atât de important să vă organizaţi, fiindcă este imposibil să vă descurcaţi cu toate proiectele pe care vi le propuneţi, şi bănuiesc că nu sunt puţine. Vi s-a întâmplat vreodată să staţi la birou neştiind ce să faceţi în continuare? Vă uitaţi la o hârtie, apoi la alta, şi cu cât parcurgeţi cu privirea toate lucrurile din faţa dumneavoastră, vă apucă deprimarea, fiindcă acestea semnifică o groază de lucruri neterminate. Dacă păstraţi lista de priorităţi pe birou, garantat că aşa ceva nu se mai întâmplă! Ori de câte ori terminaţi o treabă, uitaţi-vă la listă, parcurgeţi-o de sus până jos şi puneţi-vă întrebarea: “Şi acum ce urmează?” Tot timpul încercam să termin problemele de o mai mică importanţă, chestii care consumă mai degrabă timp decât energie creatoare. Aveam senzaţia că, odată terminate aceste probleme, voi fi în stare să mă dedic în totalitate lucrurilor cu adevărat importante. Vedeţi, noi ăştia suntem plătiţi pentru a rezolva problemele arzătoare şi nimănui n-o săi pese dacă şi când o să vă ocupaţi de rest. Dar dacă această treabă este finalizată bine, poate însemna bani buni pentru firmă, iar pentru dumneavoastră poate însemna măriri de salariu, prime sau promovări la sfârşitul anului. Iată de ce cred că este atât de important să ne concentrăm timpul şi energia acolo unde trebuie. Dacă majoritatea timpului dumneavoastră se duce pe lucruri lipsite de importanţă, atunci nu vă va mai rămâne timp pentru a lucra la proiecte cu adevărat importante. Acestora trebuie să le dedicăm timpul şi atenţia noastră, pentru că de aici vin paralele. Îmi place ideea de a separa concepţia şi planificarea de realizarea propriu-zisă. Cu cât mai mult timp puteţi petrece gândind şi planificându-vă munca, cu atât va fi mai uşor de finalizat. Deci, ca parte a activităţii zilnice de planificare, ar trebui să vă propuneţi ca la finele fiecărei zile de lucru să revizuiţi lista de priorităţi pentru a vedea ce se află pe agenda dumneavoastră, adică ce proiecte sau sarcini trebuie finalizate. Consultându-vă astfel lista de priorităţi, veţi 3

Sketis Psychological Research

Constantin Onofrasi

avea o vedere de ansamblu asupra a tot ceea ce aveţi de făcut şi veţi identifica proiectele de maximă importanţă de care trebuie să vă ocupaţi. Eventual citiţi puţin dosarul proiectului, pentru a vă reîmprospăta memoria despre ceea ce este de făcut şi pentru a putea şti exact cu ce trebuie să începeţi a doua zi dimineaţă. După ce aţi aflat exact care este obiectivul prioritar, probabil că nu v-aţi dat seama, dar deja v-aţi decis să demaraţi lucrul la proiectul respectiv iar mâine dimineaţă veţi fi gata să vă apucaţi de treabă. De multe ori se întâmplă că încercaţi să lansaţi un proiect şi n-aveţi destulă energie mentală sau fizică pentru a-l continua. Vă aflaţi în plină zi de lucru, aţi trecut de la o lucrare la alta şi în prezent staţi la birou, prea obosit ca să mai gândiţi ceva, iar de întâmplat nu se întâmplă nimic – destul de neplăcut, nu? În fiecare zi îi tot aud pe oameni cum vorbesc despre lucrurile minunate pe care le vor face în viitor, dar atunci când sunt întrebaţi cum vor ajunge să realizeze toate acestea, aruncă o privire de parcă ar vrea să zică: “Nu pot crede că mă întrebi una ca asta”. Este o mare diferenţă între a vorbi şi a face, iar diferenţa este încă şi mai mare între activităţile zilnice şi rezultatele globale. Când vă concentraţi asupra activităţilor, puteţi duce la îndeplinire majoritatea scopurilor propuse, fiindcă este uşor de controlat o sumă de activităţi. Dimpotrivă, rezultatele sunt greu de controlat căci rezultatele sunt produsul final; sunt comoara ascunsă. Rezultatele vin după multă muncă şi efort deci, în loc să vă concentraţi pe rezultate, este mult mai important să identificaţi “la rece” ce anume aveţi de făcut şi apoi să vă apucaţi de lucru, astfel, înainte de a vă da seama, aţi realizat mai mult decât v-aţi imaginat! Majoritatea oamenilor urăsc detaliile; nu le place să ajungă la mărunţişuri, nu le place să se pună în patru labe şi să se murdărească, pe aceştia detaliile îi încurcă. Dacă însă vă concentraţi asupra detaliilor, nu obţineţi numai rezultatele dorite, dar veţi avea nevoie de mult mai puţin timp şi efort. În lumea neiertătoare a afacerilor de azi, dacă nu aveţi timp să vă ocupaţi de detalii înainte de a vă apuca de lucru, veţi munci mult mai mult decât v-aţi fi aşteptat. Proiectul va necesita mult mai mult timp şi va costa mai mult decât aţi prevăzut iniţial. Pentru a reuşi în lumea în continuă mişcare de azi, munca din greu nu rezolvă problema; trebuie să fiţi mai creativ, să fiţi un tip cu idei, şi este imposibil să aveţi spirit creator când vă pierdeţi o grămadă de timp muncind sau reparând nişte greşeli şi alocaţi prea puţin pentru a gândi şi a planifica. Când separaţi gânditul şi planificarea de muncă, munca este mult mai uşoară. În lumea de afaceri americană, a gândi nu e echivalent cu a munci; numai când o persoană realizează ceva, atunci se consideră că a muncit. Pentru a avea succes în mediul actual, cu un foarte accentuat caracter competiţional, trebuie să folosiţi cât mai mult timp ocupându-vă de lucrurile importante, de cele care vă vor aduce un profit, şi cât mai puţin timp activităţilor care doar vă ţin ocupat fără a fi productiv. La birou, am lipit pe perete un afiş pe care este scris: “Cât voi câştiga de pe urma a ceea ce fac acum?” Acest subtil aide-memorie mă ajută să mă concentrez, fiindcă este foarte uşor săţi pierzi atenţia. Când observ că mă ocup de altceva care nu-mi aduce nici un fel de venit, mă opresc brusc şi mă ocup de ceea îmi va aduce ceva bani în buzunar. Iată de ce lista de priorităţi şi ACT sunt atât de utile pentru creşterea productivităţii căci privind în timpul zilei la lista de priorităţi sau consultând ACT, se poate stabili imediat sarcinile importante. Dacă doriţi să vă petreceţi mai mult timp gândind, trebuie să începeţi să priviţi mai mult la activităţile dumneavoastră zilnice şi mai puţin la rezultatele scontate. Poate vă amintiţi vechiul proverb chinezesc: “Un drum de o mie de mile începe cu un singur pas.” M-am gândit mult la acest proverb, fiindcă avea ceva care nu-mi convenea, şi în final mi-am dat seama ce.

4

Gestionarea timpului

Jeffrey J. Meyer

Proverbul ar fi trebuit să sune cam aşa: “Un drum de o mie de mile începe cu un pas… înainte.” E foarte simplu să priviţi în viitor şi să visaţi la toate lucrurile pe care le veţi realiza şi obţine, dar, pentru a le duce la bun sfârşit, trebuie să vă concentraţi la ceea ce se întâmplă aici şi acum. Când ajungeţi dimineaţa la serviciu, trebuie să ştiţi ce aveţi de făcut înainte de a vă aşeza la birou. Dacă veniţi la birou şi începeţi prin a vă întreba: “Dar eu ce am de făcut astăzi?”, deja sunteţi în impas. Dacă vă ocupaţi de activităţile dumneavoastră zilnice, rezultatele vor veni de la sine. Nu ştiu cum sunt alţii, dar eu unul nu-mi stabilesc obiective pe termen lung. Le prefer pe cele pe termen scurt. Dacă disecaţi lucrurile până la componentele lor cele mai intime, atunci totul va deveni mai uşor. Folosiţi-vă timpul şi energia pentru a face zilnic ceea ce trebuie. Stabiliţi ce aveţi de făcut şi nu ce rezultate trebuie să obţineţi, iar rezultatele vor veni singure. Stabiliţi-vă obiective care sună rezonabil şi sunt mai uşor de atins. Dacă încercaţi să ajungeţi la ceva care vă depăşeşte posibilităţile imediate, veţi avea mult de muncă până veţi reuşi să înţelegeţi că v-aţi supraevaluat şi n-aţi fost realist. Sigur că trebuie să aveţi vise, scopuri şi dorinţe măreţe, dar, dacă doriţi să le transformaţi în realitate, trebuie să finalizaţi cu succes mai multe vise de mai mică anvergură. Deci începeţi cu scopuri modeste, accesibile, uşor de realizat. După ce v-aţi atins acel prim scop, stabiliţi-vă altul, ceva mai dificil. Gândiţi-vă la scopurile pe care vi le-aţi fixat în acelaşi mod în care un săritor în înălţime se gândeşte cum să sară peste o bară. Omul nu se trezeşte într-o dimineaţă decis să sară 2,10 m, când el nu poate mai mult de 1,80. O vrea el să ajungă la 2,10, dar pentru un moment trebuie să-şi propună să treacă peste 1,85. După ce a reuşit aceasta, mai poate ridica bara cu încă 1 cm şi poate încerca din nou. Cu fiecare reuşită săritorul se ia la întrecere cu el însuşi şi ridică ştacheta tot mai sus. Noi trebuie să ne apropiem de scopurile noastre în acelaşi fel. Ne stabilim anumite obiective, le realizăm, apoi stabilim altele, mai dificile. Să nu ne aşteptăm la salturi semnificative peste noapte, n-ar fi realist. În schimb, trebuie să ne mişcăm în permanenţă înainte, zi de zi. După un timp, când ne uităm unde am ajuns în prezent şi comparăm cu locul în care ne situam la început, vom descoperi că am realizat mai mult decât am visat vreodată. O etapă importantă a stabilirii unor obiective, peste care oamenii trec foarte uşor, este cea care se referă la timp. Majoritatea nu-şi oferă suficient timp pentru a-şi atinge obiectivele. Întotdeauna se crede că scopurile lor pot fi realizate într-o perioadă mai scurtă de timp decât ar fi rezonabil, iar apoi li se pare că au eşuat, fiindcă nu au reuşit să-şi respecte termenul autoimpus. În cele din urmă, sunt nedrepţi cu ei înşişi, ceea ce este un fapt nedorit; dacă şi-ar fi asigurat mai mult timp şi-ar fi ajuns scopurile cu surle şi trâmbiţe dar fiindcă sunt în aşa o grabă, îşi scurtează timpul necesar şi se împovărează inutil. Nu se ştie cum, ei îşi imaginează că un obiectiv care are nevoie de o săptămână se poate atinge într-o zi, iar unul care are nevoie de o lună se poate rezolva într-o săptămână. Privit dintr-o altă perspectivă, cu cât este mai scurt intervalul de timp, cu atât obiectivul propus devine mai real. Nici o problemă dacă vă fixaţi obiective pe termen lung sau anuale, dar, dacă doriţi să le atingeţi, trebuie să vă trasaţi un plan care să le transforme în obiective din ce în ce mai mici. În felul acesta scopurile anuale devin trimestriale, cele trimestriale devin lunare, iar cele lunare devin săptămânale. Apoi, care este scopul zilei de azi? Dar al dimineţii de azi? Care este scopul dumneavoastră pentru această după-amiază? Dar pentru următoarele 30 de minute? (după ce v-aţi împărţit obiectivele mari în obiective mărunte, veţi descoperi că vă sunt la îndemână, dacă nu, atunci e cazul să regândiţi întregul plan şi să o luaţi de la capăt). Când v-aţi atins scopul pe termen scurt, bateţi-vă puţin pe umăr, felicitaţi-vă pentru o treabă bine făcută, apoi continuaţi-vă treaba.

5

Sketis Psychological Research

Constantin Onofrasi

Programările – lista de priorităţi De multe ori, o treabă rămâne în aer până când se interesează cineva, iar asta se petrece când trebuie să lăsaţi baltă activitatea curentă şi să vă ocupaţi de ceva pentru care trebuia să fiţi gata cu zile în urmă. Acum aveţi alt incendiu pe cap, toată ziua dumneavoastră se învăluie în fum şi nici măcar nu vă daţi seama că sunteţi vinovat de pagubele produse. Deci, în loc de a lăsa totul în vrafuri, veţi afla că e mult mai eficace şi mai productiv să ţineţi o listă de priorităţi, care nu e altceva decât un aide-memorie scris pe o foaie mare de hârtie. Scriind totul pe această listă, veţi avea capacitatea de a menţine un control complet şi total asupra a tot ce se petrece în viaţa dumneavoastră personală. Vă sfătuiesc să aşterneţi lista de priorităţi pe o foaie mare de hârtie, astfel, aveţi la dispoziţie 25 de rânduri pe o pagină, pe care veţi înşira sarcinile, proiectele etc. pe care trebuie să le realizaţi. Deoarece folosiţi o foaie mare de hârtie în loc de o notiţă sau spatele unui plic, aveţi suficient spaţiu pentru a expune sarcinile şi alte detalii utile. Cheia reuşitei acestei liste de priorităţi este să vă asiguraţi că notaţi totul; cu cât notaţi mai multe proiecte, sarcini de serviciu, apeluri telefonice, contacte, etc. cu atât va creşte capacitatea de a controla evenimentele care au loc într-o zi de lucru. Când aţi folosit toate rândurile primei pagini, nu vă jenaţi să începeţi o pagină nouă. Pentru majoritatea oamenilor e normal să aibă o listă de priorităţi de două pagini. Când aţi dus la bun sfârşit o sarcină, un proiect sau o altă afacere, oferiţi-vă plăcerea de a o şterge de pe listă. Nu bifaţi; nu e satisfăcător. Mai bine trageţi o linie. Ideea de bază pentru a face o listă de priorităţi funcţională este de a transfera şi a întări problemele de pe paginile mai vechi pe cele mai noi. Ca regulă generală, când mai mult de jumătate din chestiunile de pe o pagină au fost rezolvate, transferaţi problemele nerezolvate, una câte una, pe o pagină nouă şi ştergeţi-le de pe paginile vechi. După ce le-aţi transferat pe toate, mai uitaţi-vă o dată pe vechea pagină pentru a vedea dacă n-aţi uitat nimic, apoi aruncaţi-o. În timpul unei zile de lucru, e cazul să parcurgeţi lista de priorităţi pentru a vedea care este lucrul cel mai important şi pentru a şti de care să vă ocupaţi în continuare. Dacă aveţi un proiect care consumă timp, alocaţi-i un bloc de timp continuu pe calendar şi gândiţi-vă că aveţi o întâlnire cu şeful sau cu un client important, pentru că asta şi este, în fond. După terminarea programului, rezervaţi câteva minute pentru revizuirea listei de priorităţi, pentru a şti exact ce aveţi de făcut a doua zi. De asemenea, în acest timp vă puteţi planifica activitatea pe termen lung: ce aveţi de făcut în zilele următoare? Săptămâna viitoare? Luna viitoare? Obiectivul dumneavoastră este de a produce rezultate de cea mai înaltă calitate de care sunteţi capabil. Cu cât aveţi la dispoziţie mai mult timp pentru a munci, nu vă veţi mai îngrijora de calitatea rezultatelor iniţiale, deoarece aveţi timpul necesar pentru a reveni. În final, produsul finit va fi de o calitate excelentă. Concluzia este că atunci când vă oferiţi destul timp pentru a vă gândi şi a vă planifica activitatea, munca însăşi pare mai uşoară. Folosiţi lista de priorităţi ca pe un instrument de planificare, astfel încât să vă puteţi duce la îndeplinire toate activităţile, sarcinile şi proiectele în timp util. Ufora li se pare important să-şi rescrie lista în fiecare dimineaţă, astfel ca sarcinile cele mai importante să fie cap de listă.

6

Gestionarea timpului

Jeffrey J. Meyer

Părerea mea este că acest sistem nu este numai o pierdere de timp, ci şi una de energie. Ceea ce aveţi dumneavoastră de făcut este să munciţi, nu să scrieţi liste peste liste. Trebuie să înţelegeţi că nu veţi izbuti să rezolvaţi fiecare chestiune din listă zilnic. Scopul dumneavoastră este de a vă finaliza activităţile importante bine şi la timp. Lista de priorităţi are rolul de a vă ajuta să vă concentraţi asupra treburilor importante şi să păstraţi un control complet şi permanent. Când parcurgeţi corespondenţa sau mesajele telefonice, căutaţi ceea ce necesită atenţia dumneavoastră imediată şi treceţi-le imediat pe lista de priorităţi pentru a nu le uita. La celelalte lucruri vă puteţi uita şi în timpul zilei.

7

Sketis Psychological Research

Constantin Onofrasi

Alocarea timpului Când vă programaţi activitatea, încercaţi să abordaţi sarcinile cele mai importante de dimineaţă când sunteţi proaspăt, alert şi plin de energie. Veţi fi uimit cât veţi realiza şi cât de multe puteţi face, dacă vă obişnuiţi să trataţi cele mai importante proiecte la prima oră, înainte să vi se dezumfle entuziasmul. Dacă vă rezervaţi numai pentru dumneavoastră primele două ore din zi – fără întâlniri, telefoane sau întreruperi – veţi constata că puteţi realiza de două ori mai mult, cu de două ori mai puţin timp şi efort. Probabil nu v-aţi prea gândit la asta până acum, dar n-aţi observat că există ore din zi în care sunteţi la cele mai înalte cote de energie şi entuziasm, iar abilitatea de concentrare este maximă ? Eu numesc această perioadă – Timp optim, adică acea perioadă din zi în care aveţi un randament maxim, iar dacă sunteţi un om obişnuit, probabil că această perioadă o reprezintă primele ore ale dimineţii. Sunteţi alert, plin de idei şi gata de lucru. Abordaţi cele mai importante activităţi în intervalul de timp în care energia şi entuziasmul vă caracterizează la maximum. Când sunteţi capabil să vă rezolvaţi problemele importante la începutul zilei, este mult mai simplu să descurcaţi inevitabilele necazuri care apar. Rezervaţi-vă exclusiv pentru dumneavoastră primele ore din ziua de muncă şi blocaţi-le în calendar. Încuiaţi uşa, deconectaţi telefonul şi cereţi să nu fiţi întrerupt. Veţi descoperi rapid că puteţi realiza de două ori mai multe într-un interval două ori mai scurt şi cu de două ori mai puţin efort. Când aveţi o problemă importantă de rezolvat, fixaţi o întâlnire cu dumneavoastră Şi treceţi-o în calendar. Când a sosit ora stabilită, închideţi uşa şi deconectaţi telefonul, pentru a nu fi deranjat, apoi apucaţi-vă de treabă. După ce demaraţi, veţi constata că înfiorătorul proiect nu e chiar…înfiorător, iar când veţi termina, veţi avea satisfacţia lucrului bine făcut şi veţi afişa un zâmbet larg când veţi şterge articolul respectiv de pe listă. Atunci când începeţi să lucraţi la ceva, întrebaţi-vă de cât timp credeţi că veţi avea nevoie şi apoi mai adăugaţi încă minimum 50 de procente ( dacă aveţi nevoi de o oră, oferiţi-vă 90 minute, dacă necesită două ore, atunci luaţi-vă trei). Aceasta vă va ajuta să fiţi siguri că, odată început un proiect, veţi avea destul timp pentru al finaliza. Există trei tipuri de probleme: cele care se rezolvă de la sine, cele care te aşteaptă ca să le rezolvi şi cele care îţi solicită atenţia imediată şi te forţează să laşi baltă orice altceva. Gândindu-mă la asta, am ajuns la concluzia că majoritatea problemelor pot fi evitate dacă treaba este bine făcută de la bun început. Iar problemele acelea micuţe care devin în cele din urmă probleme Mari nu vor mai deveni aşa de Mari dacă sunt tratate de mici. De fapt, chiar şi aspectele cele mai neînsemnate pot provoca mari dureri de cap dacă nu sunt rezolvate în timp util. Rezolvaţi-vă problemele importante în primele ore ale dimineţii, înainte de a apărea inevitabilele necazuri, iar apoi aveţi timp să vă ocupaţi şi de acestea. Pe măsură ce veţi dobândi controlul asupra activităţilor zilnice, veţi descoperi că sunt tot mai puţine urgenţe de rezolvat, fiindcă potenţiala cauză a fost tratată cu mult înainte de a deveni o urgenţă. Dacă veniţi în fiecare dimineaţă la serviciu cu ideea că veţi pierde o mare parte din timp cu urgenţele, atunci aveţi o problemă: aţi rezolvat urgenţe – de obicei provocate de alţii – de atâta timp încât a devenit un obicei. Dar numai fiindcă e urgenţa altcuiva, asta nu înseamnă că trebuie să fie şi a dumneavoastră Nicăieri nu scrie că trebuie să lăsaţi totul baltă fiindcă are cineva un necaz, ce s-ar fi întâmplat dacă în acel moment aţi fi lipsit şi deci nu s-ar fi putut apela la dumneavoastră 8

Gestionarea timpului

Jeffrey J. Meyer

Demaraţi lucru la un proiect de îndată ce l-aţi primit. Astfel puteţi lucra eşalonat şi vă puteţi gândi la ceea ce faceţi; cu cât sunteţi capabil de a folosi mai mult timp, cu atât mai bine. Scopul dumneavoastră este de a avea un excelent produs finit, nu un rezultat intermediar nemaipomenit. Deci, cu cât folosiţi mai mult timp pentru a vă planifica activitatea – înainte de a porni la lucru – cu atât va fi mai uşor. Majoritatea dintre noi au nevoie de o motivaţie pentru a se apuca de treabă, dar după ce reuşesc să pornească la lucru, dobândesc un anumit ritm pe măsură ce sunt absorbiţi de activitatea desfăşurată. Iar după ce aveţi într-adevăr chef de treabă, ultimul lucru de care aveţi nevoie este să întrerupeţi fluxul normal al activităţii întrerupându-vă pe dumneavoastră înşivă. Nu folosiţi mesajele telefonice sau alte pricini ca scuză pentru a vă opri din lucru. Dacă vă întrerupeţi şi pierdeţi fluxul şi ritmul, vă va fi de două ori mai dificil să reluaţi lucrul. Deci ignoraţi cu desăvârşire aceste întreruperi şi continuaţi-vă lucrul. De ce daţi telefon la urma urmelor? În lumea puternic stresantă a afacerilor, nu ne permitem luxul de a irosi timpul, şi totuşi unul din cei mai cronofagi este telefonul, fără un scop bine precizat. De fiecare dată când aveţi de dat un telefon, mai întâi puneţi-vă următoarele întrebări: • •

De ce dau telefonul acesta? • Ce informaţie îmi trebuie? Ce informaţie doresc să ofer?

Iată câteva sfaturi pentru pregătirea unei convorbiri telefonice: • Faceţi o listă cu subiectele pe care doriţi să le discutaţi cu interlocutorul. • Aranjaţi aceste subiecte astfel încât cele mai importante să fie primele. • Luaţi-vă la îndemână toate dosarele sau celelalte hârtii de care veţi avea nevoie în timpul convorbirii. Dacă discuţia necesită mult timp aranjaţi o întâlnire şi este bine să-l anunţaţi pe celălalt despre ce anume veţi discuta, astfel încât să poată fi pregătit temeinic. Dacă stabiliţi o întâlnire, oferiţi întotdeauna două alternative, aceasta modifică direcţia conversaţiei de la dacă întâlnirea va acea loc, la când va avea loc. Fiindcă lume este foarte ocupată, e aproape imposibil să daţi de cineva la primul telefon, în consecinţă, toţi sfârşim prin a ne juca de-a telefonul. Şansa de a găsi pe cineva din primul foc e sub 20%, adică aveţi o şansă din cinci ca atunci când căutaţi pe cineva la telefon, respectivul să poată vorbi cu dumneavoastră apoi, probabilitatea ca persoana cu care speraţi să vorbiţi să fie ocupată sau să vorbească ea însăşi la telefon este de 80%. Deci, dacă vreţi să prindeţi pe cineva la telefon, trebuie să perseveraţi şi să vă aşteptaţi să sunaţi de cel puţin cinci ori. Când vorbiţi cu cineva la telefon trebuie să luaţi note; chiar dacă vă bucuraţi de o memorie fantastică, o dată cu trecerea timpului devine dificil să vă amintiţi ce a spus o anumită persoană şi când a spus. După ce aţi terminat convorbirea puteţi trece aceste note în agendă sau în lista de priorităţi. Numai fiindcă sună telefonul nu înseamnă că trebui să şi răspundeţi. Când sună telefonul sunteţi întrerupţi iar dacă tocmai lucraţi la ceva important, ultimul lucru pe care vi-l doriţi este să fiţi întrerupt Lăsaţi telefonul pe seama robotului, a secretarei sau a recepţionerei. Dacă răspundeţi la telefon ori de câte ori sună, nu veţi reuşi niciodată să mai realizaţi ceva. Două trei minute alocate unui telefon nedorit nu pare cine ştie ce, dar înmulţiţi-le cu câteva zeci pe zi şi vă treziţi că aţi pierdut o bucată zdravănă de timp care ar fi trebuit dedicat proiectelor dumneavoastră importante (şi vă mai miraţi că nu vă iese niciodată nimic!) 9

Sketis Psychological Research

Constantin Onofrasi

Ştiu că-i frumos să stai la o parolă cu amicii, dar dacă o faceţi în timpul unei zile de lucru, e foarte uşor să pierdeţi o grămadă de timp. Dacă adăugaţi cinci minute de politeţuri la fiecare convorbire, aţi pierdut o oră-două. În plus, să nu uităm de acele convorbiri de cinci minute care de fapt durează mai mult de o oră! Încercaţi deci să limitaţi aceste convorbiri la un nivel rezonabil şi observaţi timpul alocat acestora. Nimeni nu are timp destul pe durata unei zile de lucru, iar una din metodele de a vă oferi mai mult timp este de a reduce la minimum numărul şi durata convorbirilor personale.

10

Gestionarea timpului

Jeffrey J. Meyer

Întâlnirile - relaţiile cu ceilalţi Uneori vă puteţi afla în situaţii în care nu sunteţi sigur ce veţi face în continuare. Poate nu sunteţi sigur cine sunt factorii de decizie şi aveţi nevoie de cineva cu ajutorul căruia să navigaţi prin aceste ape necunoscute şi neprietenoase. În acest caz, trebuie să căutaţi pe cineva cu experienţă, pe cineva care vă poate oferi idei, sugestii metode sau strategii de abordare a situaţiei. Sfătuitorul dumneavoastră vă poate ajuta să vă pregătiţi propunerea sau prezentarea, vă poate oferi sugestii despre ce să spuneţi şi cum să spuneţi şi vă poate asista la crearea unei strategii de ansamblu în vederea obţinerii unui rezultat pozitiv. În cazul unei întâlniri trebui să abordaţi o atitudine prietenoasă, cordială şi să ajungeţi la întâlnire la timp şi cu zâmbetul pe buze; zâmbetul lasă o impresie de durată. Dacă vă întâlniţi cu o persoană în afara biroului, întâlnirea începe din momentul în care intraţi la locul de muncă al persoanei respective. E posibil ca persoana cu care aţi intrat în clădire sau urcaţi în lift să fie preşedintele sau proprietarul companiei respective, persoană cu care e posibil să aveţi întâlnirea. Deoarece nu veţi mai avea şansa de a face o primă impresie, şi cum prima impresie este una de durată, daţi-vă toată osteneala să fiţi prietenos şi amabil cu toate persoanele întâlnite, inclusiv recepţionerul, secretara sau asistentul administrativ al persoanei cu care aveţi întâlnire, sau cu orice altă persoană întâlnită pe hol. Faceţi impresie şi folosiţi-vă toate calităţile de om de societate. Când intraţi într-un birou, arboraţi un zâmbet – vă îndulceşte fizionomia – când adresaţi un salut secretarei sau recepţionerului care vă informa persoana respectivă că aţi ajuns. Apropiaţi-vă de aceşti oameni şi încercaţi să vi-i faceţi prieteni. Totul începe cu un zâmbet, o strălucire a ochilor şi o strângere de mână sinceră în timp ce vă prezentaţi şi spuneţi “încântat de cunoştinţă” sau “îmi face plăcere să vă revăd”. Întotdeauna confirmaţi o întâlnire înainte de a pleca de la birou! Acum, că tot v-aţi decis să pregătiţi o întâlnire aşa cum trebuie şi o confirmaţi în avans, faceţi tot posibilul să sosiţi la timp. Chiar dacă trebuie să staţi puţin pe hol în timp ce celălalt încheie o convorbire telefonică sau o altă întâlnire, punctualitatea dumneavoastră face o impresie puternică. Nu numai că demonstraţi astfel că vă luaţi treaba în serios şi arătaţi persoanei respective că aţi venit în interes de afaceri, dar arătaţi respect pentru timpul interlocutorului dumneavoastră Pentru a fi punctual, încercaţi să veniţi la toate întâlnirile cu minimum 5-10 minute mai devreme. Veţi descoperi că dacă încercaţi să ajungeţi mai devreme, vă cresc şansele de a ajunge la timp. De asemenea, e util să vă daţi ceasul cu 5-7 minute înainte, astfel vă asiguraţi întotdeauna un tampon de câteva minute. În afaceri este mult mai bine să aşteptaţi câteva minute, fiindcă aţi sosit mai devreme, decât să-l lăsaţi pe celălalt să aştepte fiindcă aţi întârziat. Dacă trebuie să aşteptaţi câteva minute, faceţi ceva util în acest timp; puteţi folosi acest interval pentru a revedea informaţiile din dosarele dumneavoastră, pentru a mai citi câte ceva. Când călătoriţi, folosiţi timpul petrecut la aeroport pentru a vă reactualiza lista de priorităţi sau pur şi simplu pentru a citi ceva. Majoritatea oamenilor se plâng că nu au destul timp pentru a rezolva totul, dar dacă veţi căuta metode de a economisi timpul pe bucăţele, puteţi descoperi foarte multe metode de a converti timpul pierdut, neproductiv, în timp întrebuinţat cu folos. Daţi un telefon înainte de a pleca la o întâlnire pentru a vă asigura că n-a intervenit nimic. Dacă se întâmplă să fiţi reţinuţi de vreo problemă, anunţaţi-l pe cel cu care urmează să vă întâlniţi că veţi întârzia. Trebuie să întrebaţi două lucruri: “Dacă ajung la dumneavoastră în 11

Sketis Psychological Research

Constantin Onofrasi

atâtea minute, mai aveţi timp să mă primiţi?” iar dacă întâlnirea nu mai poate avea loc: “Dacă sunteţi ocupat în restul zilei, aveţi timp mâine?” Este util să anunţaţi în prealabil din două motive: aceia pe care îi anunţaţi vor aprecia acest telefon, fiindcă dovedeşte că le respectaţi şi le evaluaţi timpul la justa valoare. Apoi, dacă sunaţi şi aflaţi că respectivul nu mai este disponibil, puteţi evita să vă grăbiţi către o întâlnire care nu va mai avea loc. Când scopul unei întâlniri nu este destul de bine precizat, participanţii s-ar putea să nu ştie despre ce se discută, ce încearcă să realizeze sau de ce se află în acel loc. În cele din urmă, nu se iau decizii, problemele importante rămân nerezolvate şi nu se realizează nimic. Se pierde o groază de timp şi singura decizie care se ia este de a se organiza o altă întâlnire, care întâlnire nu se poate organiza, fiindcă organizatorul întâlnirii n-are calendarul la el. Dacă cineva fixează o întâlnire, dumneavoastră şi toţi ceilalţi ar trebui să-i cunoaşteţi scopul. Dacă întâlnirea nu are un scop bine determinat, atunci n-ar trebui să aibă loc. De asemenea, trebuie să ştiţi ce se aşteaptă de la dumneavoastră şi ce încercaţi să realizaţi. Vă întâlniţi pentru a discuta noi posibilităţi de afaceri, să rezolvaţi o problemă de serviciu sau pentru a organiza un schimb de informaţii privind stadiul anumitor proiecte. Cel mai bun mod de a-i informa pe participanţi asupra scopului întâlnirii este de a pregăti o agendă. În majoritatea cazurilor, trebuie pregătită şi distribuită o agendă detaliată cu suficient timp înaintea întâlnirii. Astfel, fiecare va fi serios pregătit să discute toate subiectele de pe agendă. O întrebare “lux” la începutul fiecărei întâlniri este: “Cum ştim când se termină?” E trist, dar unii nu sunt în stare să ia o întâlnire în serios; vin târziu şi pleacă înainte de final şi vorbesc în timpul întâlnirii. E simplu să-i determinaţi să-şi schimbe comportamentul, dacă le comunicaţi că doriţi ca întâlnirile să devină mai productive şi de substanţă. Pentru început, subliniaţi că toată lumea să fie prezentă la ora fixată. De asemenea, întârziaţii trebuie să afle că doriţi să respectaţi ordinea de zi, că există un timp limitat pentru discutarea fiecărui subiect şi că doriţi să încheiaţi şedinţa la ora planificată. Când sunteţi unul din cei care veţi participa la întâlnire, nu-i nici o problemă dacă insistaţi ca şedinţa să înceapă la timp iar dacă remarcaţi că discuţia a deviat de la subiect atrageţi cu delicateţe atenţia. Dacă persoana care conduce şedinţa nu are de gând să preia controlul, atunci e cazul să-i amintiţi că este în criză de timp şi că mai aveţi şi altele de făcut sau că mai aveţi o întâlnire imediat după ce se termină aceasta. Întâlnirile neprevăzute pot fi O Mare Pierdere de Timp. Când vă sună cineva şi spune că vrea să vă întâlnească, nu trebuie să lăsaţi totul baltă pentru a lua parte la acea întâlnire. Întrebaţi-l de ce doreşte să vă întâlniţi, ce doreşte să discute cu dumneavoastră şi ce urmăreşte. În multe cazuri, o întâlnire directă poate fi înlocuită prin câteva convorbiri telefonice şi o ţâră de corespondenţă. Când vi se cere să luaţi parte la o întâlnire, trebuie întotdeauna să-i cunoaşteţi scopul. Vi se va cere să luaţi o decizie sau va fi un schimb de informaţii? Şedinţa este destinată rezolvării unei probleme, pentru planuri de viitor, pentru o informare asupra stadiului unui proiect, pentru a discuta o nouă afacere sau pentru altceva? Când în calitate de participant la o şedinţă, ştiţi sigur ce se aşteaptă de la dumneavoastră, veţi fi capabil să vă pregătiţi mai bine în vederea acesteia. La încheierea şedinţei, persoana care a convocat-o trebuie să rezume subiectele discutate şi să clarifice direcţiile viitoare de acţiune. Dacă trebuie rezolvate probleme suplimentare, acestea trebuie atribuite cuiva, iar acestor persoane trebuie să li se comunice care este termenul limită de rezolvare. Dacă dumneavoastră vi s-a atribuit o asemenea sarcină, este cazul să puneţi întrebări şi să luaţi note detaliate asupra a ceea ce vi se cere să realizaţi astfel încât să nu existe nici un fel de dubii asupra modului de realizare şi a termenului limită.

12

Gestionarea timpului

Jeffrey J. Meyer

Câteodată vă veţi întâlni cu persoane care pot deveni potenţiali parteneri de afaceri sau care vă pot ajuta în cariera dumneavoastră cu aceştia trebuie să păstraţi legătura şi să încercaţi să-i cunoaşteţi cât mai bine; cu timpul, veţi descoperi că aveţi foarte multe în comun şi, în final, vă veţi împrieteni. Trebuie să vă străduiţi din greu pentru a menţine şi a cultiva aceste relaţii. Încercaţi să descoperiţi ce este important sau semnificativ pentru aceştia, iar în final, veţi afla despre ei mai mult decât ştiu chiar ei înşişi! Acesta este secretul unei relaţii şi, de ce nu, al unei prietenii apropiate. Afacerile se bazează pe sistemul de relaţii.

13

Sketis Psychological Research

Constantin Onofrasi

Comunicarea Fiecare din noi alocă o grămadă de timp interacţiunii cu alte persoane, dar asta nu implică obligatoriu o comunicare reuşită cu interlocutorul. În consecinţă, nu reuşim să obţinem informaţia necesară pentru rezolvarea corectă a unei probleme. Cea mai simplă modalitate de a obţine de a obţine informaţii este de a pune întrebări; dacă vă veţi pricepe să le puneţi, vă va fi mai uşor să obţineţi informaţia de care aveţi nevoie. Cu cât vă pricepeţi mai bine să puneţi întrebări, cu atât vă va fi mai uşor să obţineţi informaţiile necesare pentru a vă rezolva problemele. Oamenii adoră să vorbească despre ei înşişi, aşa că lăsaţi-i. Punându-le o serie de întrebări – uneori pentru o perioadă mai lungă de timp – veţi afla o mulţime de lucruri despre afacerile lor, activităţi şi aproape tot ce se petrece în viaţa lor. Întrebările vă croiesc drum în interiorul vieţii altora şi vă permit să aflaţi ceea ce gândesc; există întrebări care vă ajută să identificaţi adevăratele resorturi şi necesităţi ale interlocutorului. Numai punând întrebări puteţi identifica probleme la a căror rezolvare puteţi contribui, puteţi descoperi potenţiale posibilităţi de afaceri sau puteţi întrevedea posibilităţi de afirmare profesională. Când vi se dă o însărcinare, trebuie să ştiţi ce aveţi de făcut, cum să procedaţi şi care este termenul limită. Când încercaţi să vindeţi cuiva un produs, un serviciu sau o idee – şi toţi vindem câte ceva – trebuie să aflaţi ce vrea, ce doreşte sau ce îi este necesar persoanei respective înainte de a-i demonstra în ce măsură produsul, serviciul sau ideea îi poate satisface necesităţile sau dorinţele. Adeseori e o mare diferenţă între ceea ce spun oamenii şi ceea ce cred şi simt în interiorul fiinţei lor. Când vorbiţi despre dumneavoastră sunteţi plicticos, când îl încurajaţi pe celălalt să vorbească, sunteţi un maestru în arta conversaţiei. În timpul întâlnirilor de afaceri, ascultaţi mai mult şi vorbiţi mai puţin. Ca regulă generală, ascultaţi cel puţin 60% din timp. Dacă descoperiţi că vorbiţi prea mult, e momentul să puneţi o întrebare. Veţi progresa foarte mult în carieră dacă îi veţi lăsa pe ceilalţi să vorbească, iar dumneavoastră vă limitaţi la a pune întrebări şi a asculta cu atenţie. În plus, nu prea aveţi ce învăţa dacă dumneavoastră sunteţi cel care vorbeşte. Dacă vi se pune o întrebare în timpul unei discuţii, daţi un răspuns scurt, urmat de o altă întrebare. Când sunteţi capabil de a pune o serie de întrebări unei persoane, atunci aveţi posibilitatea de a menţine controlul asupra conversaţiei. E simplu să pui prima întrebare, dar e mai dificil să o pui pe a doua, a treia, a patra…Procedând astfel, totuşi, vă puneţi în situaţia fastă de a controla fluxul conversaţiei. Obiectivul acestor întrebări este de a-l face pe celălalt să vorbească, astfel încât să obţineţi informaţii utile; cu cât dispuneţi de mai multă informaţie, cu atât va fi mai uşor să vă rezolvaţi problemele. Omul gândeşte cam la 1200 de cuvinte pe minut, dar poate vorbi numai cu aproximativ 250 de cuvinte pe minut. Astfel, când cineva vorbeşte cu 250 cuv/min şi încearcă să se concentreze asupra spuselor sale, dumneavoastră puteţi gândi cu 1200 cuv/min la ceea ce veţi răspunde, adică gândiţi de peste cinci ori mai repede decât vorbeşte celălalt. Mulţi dintre cei care se ocupă cu vânzările folosesc o expresie care le defineşte motivul atâtor întrebări: doresc să descopere punctul sensibil al unei persoane. Ce-i acela un punct sensibil ? Atunci când ştiţi ce-i place şi ce nu-i place, când ştiţi ce-l interesează şi ce-l preocupă; când aţi descoperit care sunt problemele cuiva, se cheamă că i-aţi descoperit punctul sensibil. Iar când ştiţi ce aveţi de spus şi când s-o spuneţi, devine mult mai simplu ca 14

Gestionarea timpului

Jeffrey J. Meyer

oamenii să spună “Da” la toate sugestiile şi propunerile dumneavoastră (Iar când ştiţi ce să nu spuneţi şi când să nu spuneţi, puteţi preveni o grămadă de buclucuri.) Încercaţi să aflaţi punctele sensibile ale persoanelor apropiate şi veţi cunoaşte o îmbunătăţire semnificativă a relaţiilor cu toţi aceştia. A pune întrebări este o artă. E simplu să pui o întrebare-două, dar e nevoie de multă trudă pentru a putea pune o serie întreagă de întrebări. Veţi descoperi că e nevoie de puţin exerciţiu pentru a învăţa să pui corect întrebările potrivite la timpul potrivit; după ce vă veţi obişnui, veţi fi uimit să descoperiţi câte informaţii poate oferi un om de bună voie, numai fiindcă i s-a pus o întrebare. Pentru a menţine o conversaţie, puneţi întotdeauna întrebări “deschise”; nu numai că omul se simte încurajat să vorbească şi să alimenteze astfel conversaţia, dar i se oferă şi posibilitatea de a-şi exprima integral gândurile, opiniile sau comentariile. Folosind o întrebare deschisă, cereţi interlocutorului să ofere un răspuns informaţional şi descriptiv. Dacă pe parcursul unei conversaţii există neclarităţi, solicitaţi lămuriri: “Puteţi să-mi daţi nişte amănunte? Ce înseamnă asta pentru dumneavoastră? Cum aţi ajuns la această concluzie?” Solicitând detalii, puteţi obţine informaţii suplimentare. În timpul unei discuţii, interlocutorii au nevoie întotdeauna de o reacţie pozitivă – un zâmbet, o înclinare a capului, un semn din ochi – pentru a-i încuraja să continue, de asemenea, îi asigură că faceţi tot posibilul să înţelegeţi ce vi se comunică. Pentru a relua ceea ce tocmai s-a spus, vă puteţi începe fraza cu una din variantele: “Dacă v-am înţeles bine, spuneaţi că…”, “Mi se pare că…” Rezumând tot ceea ce s-a spus şi reexpediind informaţia la interlocutor puteţi asambla datele, astfel încât să puteţi confirma că înţelegeţi absolut tot ceea ce se discută. Tehnica de ”ecou” este o modalitate de a menţine fluxul conversaţional al cuiva, iar utilizarea metodei acesteia vă scuteşte de a mai gândi sau vorbi în timpul discuţiei. Metoda este utilă mai ales atunci când v-aţi blocat şi nu ştiţi ce să spuneţi, fiindcă aveţi nevoie de ceva timp pentru a vă gândi la ceea ce trebuie să spuneţi în continuare. Pentru a folosi metoda ecoului, luaţi ultimele cuvinte ale frazei rostite de interlocutor şi repetaţi-le ca şi când aţi pune o întrebare: “Tocmai am ieşit la o întâlnire cu John”. “Cu John?” În teorie puteţi să ţineţi pe cineva de vorbă cu orele, în realitate, n-o puteţi folosi mai mult decât câteva momente, deoarece interlocutorul o să se prindă repede de truc, deci de dragul varietăţii, mai puteţi arunca din când în când un “Oh”, un “Aha ― sau vreun “Hmmm” Această metodă este o altă modalitate simplă de a semnala interlocutorului că îl ascultaţi, de asemenea, îi arătaţi că doriţi să continue să vorbească. În finalul conversaţiei, veţi fi aflat tot ce vă interesează şi veţi fi câştigat o reputaţie de om care ştie să întreţină o conversaţie. Când partenerul de conversaţie îşi exprimă sentimentele în legătură cu o anumită situaţie, trebuie să reflectaţi aceste senzaţii sau sentimente. Ca parte a reacţiei dumneavoastră, trebuie să-i priviţi în ochi, să arătaţi interes şi să scuturaţi din cap a aprobare sau a neîncredere, după cum o cere situaţia. Astfel, îi confirmaţi persoanei că aţi auzit ce v-a spus şi că aveţi o reacţie emoţională. A şti să pui întrebări este numai prima etapă a artei de a şti cum să porţi o conversaţie. Dacă doriţi să vă pricepeţi să puneţi întrebări, trebuie să vă pricepeţi şi cum să ascultaţi răspunsurile. Trebuie să ascultaţi cu atenţie ceea ce spune celălalt, pentru a putea reacţiona corespunzător şi, când este cazul, pentru a putea pune o altă întrebare. În acest fel puteţi direcţiona fluxul unei conversaţii în direcţia dorită de dumneavoastră Cel care ascultă controlează conversaţia.

15

Sketis Psychological Research

Constantin Onofrasi

• Manifestaţi interes pentru ce spune celălalt. • Faceţi un efort să înţelegeţi ceea ce spune celălalt. • Încercaţi efectiv să înţelegeţi punct de vedere al interlocutorului chiar dacă nu sunteţi de acord cu el • Lăsaţi-l pe celălalt să înţeleagă la momentul potrivit că nu sunteţi de acord cu el. • Nu spuneţi nimic atunci când tăcerea este cel mai bun răspuns. • Nu intraţi într-o discuţie cu idei preconcepute. • Nu vă certaţi, chiar dacă nu sunteţi de acord cu ceva. • Nu întrerupeţi decât dacă aveţi motive serioase să o faceţi. • Nu emiteţi prea repede argumente. • Nu vă daţi cu părerea decât dacă vi se cere. • Nu oferiţi sfaturi cu feedback comportamental (adică să arătaţi persoanei în ce măsură vă afectează comportamentul acesteia) decât dacă vi se cere. • Nu vă trădaţi reacţiile emoţionale faţă de o afirmaţie, păstraţi-vă calmul şi nu vă înfuriaţi. • Nu tăiaţi oamenilor macaroana. Lăsaţi-i să-şi termine gândurile înainte de a vi le expune pe ale dumneavoastră sau înainte de a pune o întrebare. A câştiga într-o conversaţie înseamnă folosirea unor tehnici de ascultare active în scopul controlului şi al direcţionării fluxului conversaţiei, astfel încât dumneavoastră şi interlocutorii dumneavoastră să aveţi libertatea de a vă exprima integral ideile. Când deciziile nu se iau în timp util, oportunităţile apar şi dispar foarte repede, de obicei înainte de a se fi mişca ceva. De ce oare este atât de dificil pentru atât de mulţi să ia o decizie? Fiindcă le este frică să nu greşească sau fiindcă nu sunt siguri că decizia luată este corectă; în consecinţă, omul paralizează. Iar când cineva evită să ia o decizie, nu mai iese nimic. Deci, dacă vreţi să mergeţi înainte, trebuie să vă pricepeţi să luaţi decizii. Cu cât devenim capabili să luăm mai repede o decizie, cu atât vom reuşi să ne rezolvăm treburile mai rapid. Există un instrument des folosit de persoane sau organizaţii pentru a anula, a amâna sau a întârzia luarea unei decizii; aceasta se numeşte Obiecţia! Însă abordarea şi depăşirea obiecţiilor este o componentă zilnică a vieţii noastre personale şi profesionale. Indiferent ce anume vindeţi, trebuie să fiţi capabil de a-l face pe celălalt să zică “Da”. Oamenii iau decizii bazate pe motivele lor, nu pe ale dumneavoastră (ştiu că-i greu de acceptat aşa ceva), deci când veţi descoperi care sunt acele motive – punctele lor sensibile – atunci încercarea de a-l convinge pe cineva nu va mai fi chiar atât de imposibilă. Oamenii iau decizii după motivele lor, nu după ale dumneavoastră; iar dacă aceştia simt, ating sau văd ceva, e mult mai uşor să-i faceţi să spună “Da”. Dacă doriţi să vi se accepte un anumit produs, serviciu sau idee, pregătiţi-vă să staţi prin zonă niţel. Planificaţi-vă să cereţi de 6-7 ori persoanei respective acceptul înainte de a renunţa. Numai fiindcă cineva va refuzat o dată sau de două ori, asta nu înseamnă că n-o să accepte dacă i-o cereţi a treia, a patra sau a cincea oară. Scopul dumneavoastră este de a-i face pe oameni să devină conştienţi de problemele lor sau de a-i ajuta să-şi dea seama că nu sunt suficient de mulţumiţi cu anumite aspecte, după aceasta aveţi posibilitatea de a demonstra că produsul, ideea sau serviciul dumneavoastră oferă o soluţie la problema respectivă.

16

Gestionarea timpului

Jeffrey J. Meyer

Câteva sugestii privind obiecţiile: Nu vă temeţi de obiecţii, acestea indică doar faptul că cineva nu este de acord în acel moment cu dumneavoastră • Determinaţi-i pe oameni să vă comunice toate rezervele lor, apoi abordaţi-le mai întâi pe cele mai importante. • Nu abordaţi o obiecţie în momentul în care este enunţată. Reacţionând la fiecare obiecţie, veţi acorda unora mai multă importanţă decât merită şi, nu în ultimul rând vă veţi irosi timpul. •

Obiecţiile reale sunt bazate pe logică. O obiecţie valabilă este bazată pe argumente logice şi reale şi este valabilă deoarece reprezintă modul persoanei de a vedea lucrurile. Chiar dacă acest mod este incorect, bazat pe informaţii inconsistente sau pe zvonuri ori insinuări false, obiecţia rămâne valabilă. Obiecţiile emoţionale sunt extrem de greu de înlăturat. O obiecţie emoţională nu este logică nici reală. Este bazată pe o reacţie emoţională şi poate fi adesea considerată ca pretext sau ca o încercare de inducere în eroare. Obiecţiile emoţionale sună logic, dar dacă vă gândiţi la ele şi le analizaţi, veţi descoperi că n-au nici un sens. Când cineva vă îngroapă sub o avalanşă de obiecţii şi nici una nu vi se pare fondată, atunci înseamnă că respectivul ia decizii bazate pe considerente emoţionale. Nici o informaţie sau o logică reală nu va contracara o obiecţie emoţională. Persoana spune “Nu”, dar este incapabilă să-şi motiveze decizia. Adesea oamenii decid să accepte ceva bazându-se pe o reacţie emoţională, dar îşi justifică decizia cu informaţii reale. Dacă aveţi senzaţia că vi se aduc obiecţii emoţionale, este obligaţia dumneavoastră să încercaţi să readuceţi conversaţia la o discuţie bazată pe fapte reale, dacă nu aveţi această posibilitate, renunţaţi. Când vi se pune o întrebare, nu este cazul să daţi un răspuns direct; folosiţi răspunsul ca prilej pentru a pune dumneavoastră o întrebare, pentru a şti mai mult ce gândeşte persoana respectivă – cel care pune întrebări controlează conversaţia. Încurajaţi oamenii să vorbească, rezistaţi tentaţiei de a răspunde la fiecare afirmaţie şi nu-i întrerupeţi în timp ce vorbesc. Chiar dacă nu sunteţi de acord cu persoana respectivă, încercaţi să vă exprimaţi într-un mod pozitiv. Dacă doriţi ca persoanele cu care discutaţi să vă ofere mai multe informaţii le puteţi cere să se explice spunând: “Cum aţi ajuns la această concluzie?” sau “De ce aveţi acest sentiment?” etc. Cu cât reuşiţi mai mult să vă determinaţi interlocutorii să vorbească, cu atât veţi reuşi mai uşor să identificaţi şi să sintetizaţi cele mai importante puncte de vedere ale acestora. Unul din motivele pentru care puneţi întrebări este încercarea de a descoperi ceea ce doresc oamenii cu adevărat, şi nu ceea ce credeţi dumneavoastră că doresc. Indiferent ce spune cineva – mai ales când se aprinde – încercaţi să nu ajungeţi la ceartă. S-ar putea să vă impuneţi, dar celălalt nu va mai fi niciodată de acord cu dumneavoastră. Mai bine reacţionaţi astfel: “Vă înţeleg de ce simţiţi astfel, totuşi…” Expresia “Vă înţeleg”, rostită cu un ton liniştit, cu o undă de simpatie, poate fi foarte utilă în dezamorsarea unei situaţii potenţial explozive fără a fi nevoit să vă arătaţi acordul sau dezacordul cu acea afirmaţie. Înainte de a răspunde la o obiecţie, întotdeauna respiraţi adânc; aceasta vă oferă posibilitatea de a vă umple plămânii cu aer astfel că vocea va suna mai profund şi mai puternic apoi, veţi avea la dispoziţie câteva momente pentru a vă aduna gândurile.

17

Sketis Psychological Research

Constantin Onofrasi

O negociere efectivă poate începe numai după ce toate problemele, mari sau mici, au fost etalate. Aceasta înseamnă că aţi avut timp pentru a realiza o listă completă a tuturor problemelor de interes mai înainte de a începe negocierile detaliate. Cu cât numărul de variabile este mai mare, cu atât veţi avea mai multe posibilităţi de a negocia o înţelegere care să mulţumească pe toată lumea. Înainte de a începe negocierile, puneţi multe întrebări pentru a identifica toate aspectele care trebuie abordate. Această metodă vă permite să aveţi o imagine reală a obiectivelor şi a necesităţilor interlocutorului. Pe timpul conversaţiei, lăsaţi a se înţelege că sunteţi dispus să discutaţi orice, dar nu vă luaţi nici un fel de angajamente până când nu aveţi o listă completă cu toate subiectele ce trebuie discutate. Indiferent ce simţiţi – fericire, amărăciune, tristeţe, bucurie, deprimare – se vor reflecta în vocea dumneavoastră de îndată ce puneţi mâna pe receptor şi începeţi să vorbiţi cu cineva. Dacă vorbiţi între patru ochi cu cineva acesta vă va vedea reacţiile şi la rându-i va reacţiona la mesajele dumneavoastră nerostite, cum ar fi expresia feţei, mimica şi gesturile pe care le faceţi. Când vorbiţi la telefon, chiar dacă interlocutorul nu vă poate vedea gestica, atitudinile, sentimentele, gândurile şi opiniile se vor transmite imediat prin tonul vocii, timbrul acesteia, viteza cu care vă exprimaţi şi, bineînţeles cuvintele folosite. Ori de câte ori vorbiţi la telefon, veţi transmite un mesaj care poate sugera că sunteţi încântat că staţi de vorbă şi că doriţi să continuaţi conversaţia, sau că sunteţi plictisit, lipsit de interes şi ardeţi de dorinţa de a vă ocupa de altceva în acest moment. Probabil că până acum n-aţi dat prea multă atenţie metodei dumneavoastră de a vorbi la telefon, dar vă puteţi observa foarte bine dacă vă înregistraţi câteva convorbiri şi apoi vă ascultaţi. Veţi fi uimit de câţi “păi”, “deci” sau de “vezi tu…” apar în fiecare frază. Mai sunt şi fraze care încep şi nu se termină, în final, este vorba chiar de vocea dumneavoastră: este energică, entuziastă sau sună ca mersul unui melc leneş? Indiferent cum sună vocea dumneavoastră astăzi, cu puţină practică în materie este foarte simplu să vă îmbunătăţiţi capacitatea de a comunica cu alte persoane la telefon. Dacă vă ascultaţi vorbind şi auziţi ceea ce spuneţi şi cum spuneţi, vă veţi da seama mai rapid de clişeele verbale pe care le folosiţi. Puteţi începe să vă debarasaţi de aceste clişee şi să vorbiţi cu mai multă acurateţe. Când mi-am înregistrat primele convorbiri am fost şocat de cum sună vocea mea faţă de cum îmi imaginam, şi până în ziua de azi nu-mi place cum sună vocea mea la telefon. Când cineva tună şi fulgeră, puteţi spune: “Îmi dau seama ce simţiţi” sau “Îmi dau seama de ce sunteţi supărat”. Încercaţi să nu vă lăsaţi antrenat într-o discuţie cu cineva furios fiindcă nu veţi reuşi decât să vă enervaţi transformând o situaţie şi aşa tensionată într-una explozivă. Din tot mesajul dumneavoastră, 55% este comunicat prin limbajul corpului, 38% prin corzile vocale şi numai 7% prin cuvinte. Pentru a păstra atenţia publicului mişcaţi-vă şi sincronizaţi cuvintele cu mişcarea pentru a dinamiza publicul. Când vă liniştiţi şi începeţi să vorbiţi mai lent, reduceţi tonul vocii şi nu vă mai mişcaţi; astfel publicul o să vă soarbă cuvintele. Când faceţi anumite afirmaţii, întoarceţi-vă cu faţa către diferite zone ale sălii: stânga, dreapta, faţă, spate. Când doriţi să aveţi mai multă autoritate, faceţi câţiva paşi înainte şi vorbiţi mai tare. Când cineva vă pune o întrebare, îndreptaţi-vă către acea persoană. Fiţi atenţi la vorbitorii profesionişti; puteţi învăţa foarte multe urmărind discursul unui profesionist. Când este posibil, luaţi parte la seminarii sau împrumutaţi casete video. Urmăriţi modul în care profesioniştii se mişcă pe scenă, cum îşi folosesc vocile şi cum iau contact vizual cu publicul.

18

Gestionarea timpului

Jeffrey J. Meyer

Redactarea O redactare de calitate vă facilitează transmiterea informaţiei altor persoane şi contribuie la luarea unor decizii de calitate. În lumea modernă, ocupată până peste cap, nimeni n-are timp de citit, deci factorii de decizie trebuie să obţină informaţia de care are nevoie direct din scrisori, rapoarte, note şi mesaje prin poşta electronică, pentru ca apoi să poată lua o decizie în timp util. Deci, pentru a face tuturor viaţa mai uşoară, trebuie să vă pricepeţi să vă aşterneţi gândurile şi ideile pe hârtie, folosind cuvinte inteligibile, şi apoi să aranjaţi această informaţie într-un mod concis şi atent, pentru a fi asimilată cu uşurinţă. În plus, trebuie să arătaţi consideraţie persoanelor care vor citi. Scopul dumneavoastră nu este doar de a comunica informaţie altor persoane, dar şi de a obţine un răspuns favorabil din partea acestora. A scrie bine cere muncă multă. Este un proces laborios şi lent, deoarece oamenii gândesc mult mai repede decât pot scrie. Iată de ce este mult mai simplu de scris în ziua de azi, datorită calculatoarelor de mare viteză şi a puternicelor programe de prelucrare a textelor decât în trecut. În prezent, calculatorul vă oferă posibilitatea de a vă gândi la ceea ce scrieţi, în loc să vă faceţi probleme cu formatarea textului sau cu decuparea şi lipirea cuvintelor, a frazelor sau a paragrafelor de la un document la altul cu vreo lamă de ras. Dacă vă apucaţi de scris, ideile vor începe să curgă şi aceasta vă va ajuta să vă concentraţi asupra a ceea ce încercaţi să spuneţi. Iată de ce este important să aveţi cât mai mult timp la dispoziţie atunci când aveţi de scris. După ce scrieţi ceva, veţi descoperi noi modalităţi de a îmbunătăţi ceea ce aţi reuşit să aşterneţi pe hârtie. De fiecare dată când scriu ceva, chiar dacă este o scrisorică, un fax sau o notă, o tipăresc, o citesc şi o pun puţin deoparte. Când revin la document, întotdeauna observ că nu transmite exact ceea ce aş fi dorit, deci mai fac câteva modificări şi apoi îl expediez. Când scrieţi ceva şi v-aţi blocat, puneţi documentul deoparte şi reveniţi mai târziu asupra lui. Dacă luaţi o pauză şi vă acordaţi puţin timp pentru a vă gândi la problema dumneavoastră, ca de obicei o veţi putea rezolva fără prea multă bătaie de cap. Tipăriţi o copie a documentului. Varianta tipărită a documentului arată şi se citeşte puţin diferit decât pe ecranul calculatorului. Deci, atunci când modificaţi un document, tipăriţi-l şi veţi observa lucruri care nu erau vizibile pe ecran. N-aţi primit niciodată o scrisoare despre al cărei conţinut, după ce l-aţi parcurs, n-aţi avut nici cea mai vagă idee? O mai citiţi o dată şi apoi încă o dată, şi tot nu pricepeţi nimic – frustrant nu-i aşa? Atunci când vă alcătuiţi scrisorile, notele şi rapoartele, doriţi ca cititorul să înţeleagă ceea ce comunicaţi, deci scrieţi fraze scurte, paragrafe concise sau folosiţi cuvinte familiare pentru destinatarul rândurilor dumneavoastră în lumea precipitată şi iute de azi, majoritatea celor care scriu scrisori nu mai au timp să scoată un dicţionar pentru a căuta sensul unui cuvânt pe care nu-l cunosc. Când vă alegeţi cuvintele, puneţi-vă mereu la încercare. Păstraţi la îndemână un dicţionar pentru a găsi cuvinte mai nimerite şi mai descriptive pentru a vă exprima gândurile şi ideile. Nu folosiţi cuvinte pe care nu le-aţi mai întâlnit niciodată şi care nu vor fi familiare nici cititorilor. A scrie nu înseamnă cu mult mai mult decât a pune pe hârtie cuvântul rostit. Vă va fi mult mai uşor să scrieţi dacă vă imaginaţi că aveţi o discuţie faţă în faţă, exact ca doi prieteni stând la o cafea, cu persoana căreia îi scrieţi. Iată câteva sugestii: •

Înainte de a începe să scrieţi, întotdeauna întrebaţi-vă: “Care este lucrul cel mai important pe care doresc să-l transmit cititorului?”

19

Sketis Psychological Research

Constantin Onofrasi

•

Abordaţi imediat punctele de interes. Definiţi scopul scrisorii, al notei sau raportului în prima propoziţie a primului paragraf. Cititorul n-are timp să se învârtă prin trei paragrafe sau trei pagini pentru a afla scopul scrisorii. • Frazele scurte sunt uşor de citit. Prezentaţi-vă gândurile şi ideile în fraze scurte şi limitaţi lungimea propoziţiilor la cel mult 15-20 de cuvinte. Totuşi, nu omiteţi elementele de varietate. Deci din când în când e bine să alternaţi propoziţiile foarte scurte cu altele mai lungi. • Corelaţi-vă gândurile, scrieţi clar, concis şi la obiect. • Pentru a avea varietate în scrisorile, notele şi rapoartele dumneavoastră, folosiţi diagrame, ilustraţii grafice sau imagini. Elementele vizuale elimină necesitatea de a scrie texte foarte lungi. • Dacă veţi folosi iniţiale pentru denumirile unor organizaţii, mai întâi scrieţi-le numele complet şi puneţi abrevierea între paranteze. Din acel moment, puteţi folosi iniţialele respective. (Pentru a facilita inserarea de denumiri lungi în documentul dumneavoastră, utilizaţi funcţia de găsire şi înlocuire a procesorului de texte folosit: în textul dumneavoastră introduceţi abrevierea, iar după ce aţi terminat, daţi comanda de căutare şi înlocuire). • Cu cât mai mult spaţiu alb, cu atât mai bine; cu cât există mai mult loc nescris pe o pagină tipărită, cu atât aceasta este mai uşor de citit. Atunci când scrieţi, scopul dumneavoastră este de a oferi cititorului cât mai multă informaţie în cât mai puţine cuvinte. Iar pentru asta e nevoie de muncă. Odată, Abraham Lincoln a spus: “aş fi scris o scrisoare mai scurtă, dar n-am avut timp”. • Cuvintele ortografiate greşit sau erorile tipografice dau despre autor o notă de superficialitate. Nimic nu este mai indicat decât o recitire a documentului înainte de prezentarea acestuia. Mai cereţi cuiva să vă citească lucrarea; uneori pur şi simplu nu vedem erorile de ortografie, punctuaţie sau alte erori gramaticale, uşor de depistat când documentul va fi citit de altă persoană. • Pentru a verifica fluenţa textului citiţi-l cu voce tare. Revizuirea , rescrierea şi modificarea sunt partea integrantă din procesul redactării. A scrie bine implică un efort constant de a găsi şi a elimina cuvântul inutil, indiferent cât de scurt este acesta. Când reveniţi asupra a ceea ce aţi scris, puneţi-vă următoarele întrebări: • • • • • •

Frazele sunt complete? Paragrafele sunt complete? Secţiunile sunt complete? Punctuaţia e corectă? Textul e uşor de citit? Argumentele, ideile şi relaţiile sunt bine dezvoltate? • Ortografierea numelor persoanelor şi organizaţiilor este corectă? (Editorul meu a fost de părere că aceasta este o chestiune extraordinar de importantă.) Nimeni n-are timp să citească scrisori, rapoarte sau alte documente excesiv de lungi; sunt prea ocupaţi pentru a mai face aşa ceva. Deci, dacă doriţi ca textul dumneavoastră să fie citit, trebuie să înlesniţi acest lucru iar una din modalităţile de realizare este de a plasa informaţia cea mai importantă la începutul documentului. Pentru a capta atenţia cititorului, trebuie să porniţi de la primul cuvânt al primei propoziţii din primul paragraf. Dacă nu reuşiţi să reţineţi atenţia astfel, documentul dumneavoastră va fi pus deoparte şi probabil nu va mai fi citit niciodată. Înseraţi toate informaţiile importante în prima frază a fiecărui paragraf şi toate aspectele justificative, precum şi restul informaţiilor, în frazele şi paragrafele următoare. Dacă scrieţi în 20

Gestionarea timpului

Jeffrey J. Meyer

acest mod, veţi reduce timpul de citire a documentului, deoarece cititorul nu va trebui să exploreze fiecare paragraf pentru a-şi da seama ce aţi vrut să spuneţi acolo. Când scrieţi prima variantă a documentului, probabil că toate informaţiile importante vor fi aşezate la sfârşit şi toate detaliile justificative la început. Deci, începeţi revizuirea documentului mutând subiectele importante de la sfârşit la începutul documentului. Când trimiteţi o scrisoare, doriţi ca persoana care o primeşte să nu se limiteze doar la a deschide plicul, ci efectiv să citească scrisoarea şi să răspundă. Iată cum i-aţi putea determina pe oameni să vă răspundă: • Scrieţi-vă adresa direct pe plic, fără a folosi etichete de adresă; dacă este posibil, scrieţi de mână numele şi adresa destinatarului. O adresă scrisă de mână atrage întotdeauna atenţia. • Timbraţi-vă de mână scrisorile, mărcile poştale mari, care sar în ochi dau corespondenţei un aspect interesant. • Scrieţi “Personal, vă rog” cu carioca roşie în colţul din stânga-jos al plicului; e mult mai eficient decât dacă aş scrie la maşină “Important” sau “Personal” pe plic. Alte sugestii: • Scoateţi în evidenţă avantajele pentru cititorul scrisorii: “Veţi beneficia de…” • Eliminaţi cuvântul “Eu” din scrisorile dumneavoastră; este cuvântul cel mai puţin important din tot vocabularul. • Aliniaţi paragrafele; astfel acestea devin mai uşor de citit. Lăsaţi un rând liber între paragrafe. • Folosiţi corpuri de litere cu serife; înălţimea literelor trebuie să fie de cel puţin 12 puncte tipografice; aceasta îmbunătăţeşte lizibilitatea textului. • Scrisorile să fie scurte, concise, nu mai lungi de o pagină. La finele scrisorii sugeraţi că aveţi de gând să acţionaţi într-un fel: “Vă voi căuta la telefon în câteva zile pentru a vă afla opiniile”. Semnaţi-vă de mână scrisorile. • Nu uitaţi cele trei expresii magice: “Mulţumesc”, “Felicitări” şi “Mă gândesc la dumneavoastră”. E simplu să scrii o scrisoare sau un raport de 10-20 de pagini; treaba se complică şi devine mult mai cronofagă atunci când încercaţi să fiţi mai scurt, mai concis şi mai la obiect. Căutaţi să vă oferiţi cât mai mult timp pentru a scrie, rescrie, modifica şi pentru a vă gândi la ceea ce faceţi. Iar după ce aţi rescris sau modificat ceva de două, trei sau chiar cinci ori, în final veţi ajunge să fiţi mulţumit de calitatea produsului. După aceasta, puteţi trece la următorul punct de pe listă.

21

Sketis Psychological Research

Constantin Onofrasi

Reclama Ori de câte ori vorbiţi în faţa unui grup de oameni, întotdeauna trebuie să vă pregătiţi să lăsaţi un comunicat pe care cei din public să-l poată lua cu ei. Nu trebuie să fie din cale-afară de complicat; în majoritatea cazurilor, o schiţă, o listă concisă sau un formular vor fi suficiente. Dacă aveţi un document pe mai multa pagini, atunci numele dumneavoastră, sigla companiei şi titlul prezentării trebuie să apară cu claritate pe prima pagină. Pe paginile următoare, numele, adresa şi număr dumneavoastră de telefon trebuie să apară ca antet sau subsol. Dacă doriţi să reuşiţi în viaţă şi în afaceri, trebuie să vă faceţi reclamă şi să vă faceţi cunoscut – cum ar veni să vă bateţi singur toba. Desigur, munca serioasă şi consecventă este piatra de temelie a unei cariere încununate de succes. După ce aţi pus fundaţia, trebuie ca şi alţii să ştie ce chestii minunate vi se întâmplă. Dacă sunteţi citat într-un ziar sau sunteţi subiectul unui articol de revistă, credibilitatea dumneavoastră va spori substanţial. Dacă numele dumneavoastră va fi amintit destul de des sau veţi fi intervievat, în curând veţi deveni expertul recunoscut în materie. Vă puteţi construi o credibilitate extraordinară şi puteţi deveni o autoritate recunoscută în domeniul dumneavoastră atunci când scrieţi articole pentru ziare sau reviste, însă a scrie articole este una, dar deveniţi cu totul alt om dacă vă scrieţi “Cartea”. Odată devenit autor de cărţi sunteţi pe drumul recunoaşterii dumneavoastră ca autoritate incontestabilă în domeniul dumneavoastră de activitate. Ca autor publicat, veţi câştiga un respect sporit din partea egalilor dumneavoastră, iar nivelul dumneavoastră de credibilitate va atinge cote uriaşe. Pe urmă, dacă veţi fi şi autorul mai multor cărţi, s-ar putea să ajungeţi autoritatea supremă în domeniu. Pentru a avansa în afaceri trebuie să vă faceţi cunoscut, iar una din cele mai bune modalităţi de a realiza aceasta este de a oferi cărţi de vizită. O carte de vizită asigură mai multe posibilităţi de a vă face reclamă: când oferiţi cuiva o carte de vizită, aveţi prilejul de a vorbi despre dumneavoastră, de a spune persoanei respective care este domeniul dumneavoastră de activitate şi de a vorbi despre bunurile, serviciile sau produsele pe care le oferă compania dumneavoastră Dacă e vorba de câştigat bani, este de datoria dumneavoastră să fiţi la curent cu toate. Nu aşteptaţi să vă caute alţii, fiindcă în mod sigur nu o vor face! Deci, când cunoaşteţi pe cineva, oferiţii o carte de vizită şi întotdeauna luaţi o carte de vizită de a sa pentru a-l putea contacta. Faceţi-vă cunoscute obiectivele prietenilor, colegilor şi colaboratorilor discutând cu ei planurile de realizare a acestora; mulţi vor veni cu idei care vă pot fi de folos şi precis vor dori să-i ţineţi la curent cu progresele dumneavoastră.

22