Comunicación y atención al cliente_UD01.pdf

Comunicación y atención al cliente Pilar Sánchez

Comunicación y atención al cliente - por.indd 1

28/06/12 9:52

1

La empresa

vamos a conocer... 1. ¿Qué es una empresa? 2. ¿Qué elementos componen la empresa? 3. ¿Todas las empresas son iguales? 4. La organización formal 5. El departamento, pilar básico de la estructura formal 6. ¿Es importante que los departamentos se relacionen entre sí? 7. La función de producción 8. Función comercial 9. Función económico-financiera 10. Los recursos humanos. El departamento de personal 11. La organización informal PRÁCTICA PROFESIONAL Organigrama y relación entre departamentos

y al finalizar esta unidad... Conocerás los elementos que hacen funcionar una empresa. Tendrás conocimiento de las funciones del empresario como conductor de la empresa. Podrás clasificar a las empresas según su forma jurídica, su actividad o su dimensión. Aprenderás a elaborar e interpretar un organigrama. Sabrás valorar la importancia de la organización para llevar a cabo cualquier actividad. Conocerás las principales funciones de los departamentos básicos de toda empresa. Serás capaz de establecer un sistema de relaciones entre los departamentos. Habrás adquirido conocimientos sobre la organización informal, su origen, características y funcionamiento.

Unidad 1. C y A.indd 6

23/04/12 09:46

7

CASO PRÁCTICO INICIAL situación de partida Sofía, Julio y Manuel, de 22, 28 y 26 años respectivamente, viven en Jaén y quieren poner en marcha un taller para la confección de ropa.

Sofía tiene algunos conocimientos sobre asuntos empresariales y por eso insiste en que antes de hacer ningún trámite legal, se deben concretar ciertos aspectos, como:

No saben si esta actividad puede considerarse empresa en términos legales. Tampoco saben si todos ellos pueden ser empresarios o solo alguno cumple los requisitos necesarios. La verdad es que están un poco perdidos.

• Tipo de responsabilidad que quieren asumir.

Han preguntado en el ayuntamiento de su localidad y les han informado de que los requisitos y trámites varían dependiendo de la forma jurídica que adopten, y esto les ha dejado aún más confusos, pues a Julio le gustaría constituir una cooperativa, Manuel prefiere una Sociedad Anónima Laboral y Sofía piensa que es mejor una empresa individual, pero desconocen el grado de compromiso y responsabilidad que asumirían en cada uno de los casos. Entre los tres han conseguido reunir unos 70 000 e para poder empezar, son conscientes de que necesitarán más capital y les gustaría acceder a algún tipo de ayuda, si es posible. A Julio, que está a punto de casarse, le preocupa que la inversión en la empresa pueda tener alguna repercusión en su patrimonio familiar; teme que si el negocio no marcha bien y contraen deudas, se pueda ver obligado a vender el piso que está preparando con tanta ilusión. Han hecho una planificación somera y han estimado que necesitan contratar entre 25 y 28 trabajadores, pero ¿cómo arrancar? ¿Por dónde se empieza a funcionar como empresa?

• Forma jurídica y nombre de la empresa. • Departamentos a crear. • Funciones que se asignarán a cada departamento. • Cómo se llevará el contacto con los clientes potenciales, para saber si están dispuestos a comprar los productos; cuáles son sus preferencias; qué prendas demandan, etc. • Quién se encargará de preparar las colecciones para cada temporada. • A quién corresponde la compra de los materiales, y cómo será el proceso de compras. • Cómo se va a promocionar y dar a conocer la ropa. • Quién se va a encargar de todo lo relacionado con los recursos económicos. • En qué departamento y con qué criterios se llevará la gestión de personal. • Si conviene, o no, realizar un control de calidad sobre las prendas; cómo y quién lo realizará. • Quién se encargará de los procesos de ventas y cómo se llevarán a cabo. ¿Por dónde empezamos?, se preguntan una y otra vez.

estudio del caso Antes de comenzar a leer esta unidad de trabajo, podrás responder algunas de las preguntas que se plantean sobre este caso. Una vez que hayas completado el estudio detenidamente serás capaz de resolverlas todas. 1. Sofía, al ser mujer, ¿puede ser empresaria? 2. ¿Podrían los tres juntos constituir una empresa individual? 3. ¿Qué es el patrimonio personal? ¿Y el patrimonio empresarial? ¿Pueden llegar a coincidir en algún caso? 4. ¿Pueden verse afectados sus patrimonios personales por lo que ocurra en la empresa? 5. ¿Qué tipo de forma empresarial conlleva mayor responsabilidad para sus dueños? ¿Por qué?

Unidad 1. C y A.indd 7

6. Por el capital inicial del que disponen, y el número de trabajadores, ¿a qué grupo pertenece la empresa que van a poner en marcha? 7. ¿Qué funciones departamentales tendrán que desarrollar en su actividad de confección? 8. ¿Cómo se distribuirán las funciones? ¿Qué departamentos deberán crear?

23/04/12 09:46

Unidad 1

8

1. ¿Qué es una empresa? Dependiendo del punto de vista que adoptemos, podemos encontrar para el término empresa distintos significados. Definiciones que ofrece la Real Academia

Elementos comunes presentes

de la Lengua Española

en las tres definiciones

Acción ardua y dificultosa que valerosamente se comienza. Obra o designio llevado a efecto, en especial cuando en él intervienen varias personas.

• La voluntad de hacer algo determinado, que se ha planificado con anterioridad.

Entidad integrada por el capital y el trabajo, como

• La intervención de las personas en la acción u obra que se va a llevar a cabo.

factores de la producción y dedicada a actividades industriales, mercantiles o de prestación de servicios con fines lucrativos y con la consiguiente responsabilidad.

recuerda Empresario y trabajador En el desarrollo de esta unidad, y también en las siguientes, se alude con frecuencia al empresario o al trabajador, sin que ello implique por nuestra parte la asignación exclusiva de estas funciones al varón. Lo hacemos porque así aparece en los textos legales que deben manejarse (Código de Comercio, Ley General de la Seguridad Social y Estatuto de los Trabajadores, entre otros).

Si hablamos de empresa en su sentido más amplio, podemos decir que se trata de: Una actividad humana organizada, que emplea medios humanos y materiales con el objetivo o fin de obtener un beneficio. Este concepto de empresa engloba las tres definiciones aportadas por la Real Academia, y puede aplicarse a muchas de nuestras actividades diarias. Si la actividad tiene como objetivo principal conseguir beneficio económico, y en el desarrollo de la misma se adquieren responsabilidades (frente al Estado, los ciudadanos, los consumidores, el medioambiente, etc.), estamos hablando de empresa en el sentido económico, y podemos completar la definición anterior diciendo que es: Una actividad humana organizada y responsable, cuyo fin u objetivo principal es la obtención de beneficio económico, y para conseguirlo se emplean medios materiales y humanos. Observaremos que esta definición incluye nuevos aspectos como son los fines lucrativos y la responsabilidad. La empresa como entidad económica es nuestra materia de estudio, y a ella nos vamos a referir en lo sucesivo.

actividades 1. La asociación Amigos de la letras, cuyo objetivo es la promoción y ayuda a escritores noveles, ¿podría considerarse una empresa? Argumenta la respuesta. 2. Toma cualquier periódico de actualidad y selecciona un artículo en el que se hable de alguna empresa; averigua si se refiere al concepto económico o bien al concepto general. 3. ¿Cómo podemos saber si una empresa tiene, o no, beneficios?

Unidad 1. C y A.indd 8

23/04/12 09:46

La empresa

9

2. ¿Qué elementos componen la empresa? • Actividad • Objetivo, finalidad • Organización

La empresa

• Medios • Responsabilidad • La actividad. Es a lo que se dedica, lo que la empresa realiza. En el mundo moderno existen multitud de actividades empresariales. • El objetivo o fin. La obtención de beneficio económico (ganancias) es el fin principal, porque si una empresa no lo alcanza, más tarde o más temprano acabará por desaparecer. Además, pueden existir otros objetivos secundarios tales como: creación de empleo, mejora de la calidad, cuidado del medioambiente, etc. • La organización. Es fundamental en cualquier actividad. Muchas veces, la buena marcha de un negocio y la supervivencia de una empresa dependen de su modo de organizar el trabajo. • Los medios. Todo lo que se necesita para el desarrollo de la actividad empresarial. Sin medios no podría funcionar. Distinguiremos entre: – Medios humanos: los trabajadores y el empresario. Con frecuencia se les denomina recursos humanos y también capital humano. – Medios materiales: los edificios, las instalaciones, maquinaria, vehículos, cuentas corrientes, dinero disponible en metálico, etc. • La responsabilidad. Uno de los aspectos que distinguen a la empresa como ente económico. Aunque tenemos que hablar de responsabilidades, en plural, ya que toda actividad empresarial implica un conjunto de ellas.

caso práctico inicial El proyecto de los tres amigos es una empresa, porque se dan todos los elementos necesarios: actividad, objetivo, organización (aunque todavía estén en la fase de definirla), medios materiales y humanos y responsabilidad (que tendrán que decidir en función del tipo de empresa).

vocabulario ¿Qué significa organizar? Organizar consiste en establecer una estructura clara, y luego fijar las líneas de acción a seguir para alcanzar el objetivo propuesto. • Organizamos un campeonato escolar. • Organizamos nuestras vacaciones, etc.

saber más La empresa responde ante: • La Administración Pública (Ministerio de Trabajo, Seguridad Social, Hacienda, Ayuntamiento, etc.). • Los trabajadores. • Los proveedores. • El entorno y el medioambiente. • La sociedad.

actividades Lácteos deL NaLóN se dedica a la fabricación de quesos, yogures, cuajadas, procesado de leche y postres. En la fábrica, situada en Muros de Nalón (Asturias), se llevan a cabo los procesos de producción en modernas instalaciones dotadas de maquinaria de última generación. Su plantilla está compuesta por 45 personas, organizadas en cuatro departamentos que trabajan coordinadamente: laboratorio, producción, almacén y oficina. La gestión de compras, de ventas y la organización de los recursos humanos se lleva desde la oficina central (principal) que está situada en Oviedo. Ambas sedes mantienen un contacto permanente. 4. Identifica los elementos que componen esta empresa. 5. Señala algunas de las responsabilidades que debe afrontar. 6. Una partida de postres lácteos se ha estropeado por el calor del verano y ha producido una intoxicación leve entre los niños de un colegio. ¿De qué manera puede afectar a Lácteos deL NaLóN esta circunstancia? Argumenta la respuesta y reflexiona sobre las implicaciones que pudieran derivarse.

Unidad 1. C y A.indd 9

23/04/12 09:46

Unidad 1

10

3. ¿Todas las empresas son iguales? saber más Papel que desempeñan las Pymes en la economía de nuestro país: • Representan más del 99 % del total de las empresas.

Ya sabemos que no. ¿Qué las distingue? Vamos a clasificarlas de acuerdo a determinados criterios: • Sector primario Según la actividad a la que se dedican

• Emplean al 60 % de la mano de obra en la industria. • Están repartidas entre los tres sectores de actividad. Dada su importancia en la economía, y debido a las dificultades económicas por las que atraviesan a veces, la Administración ofrece ayudas y subvenciones tanto para crear o poner en marcha la actividad como para asegurar su funcionamiento. También reciben un tratamiento especial en las obligaciones fiscales con la Hacienda Pública.

• Sector secundario • Sector terciario • Sector cuaternario • Públicas

Por la titularidad del capital

• Privadas • Mixtas • Locales

Por su ámbito geográfico

• Regionales • Nacionales • Multinacionales • Grandes

Según el tamaño o volumen de actividad

• Medianas • Pequeñas • Microempresas

Por su forma jurídica

}

Pymes

• Empresario individual, persona física • Empresario colectivo, persona jurídica

3.1. Por su actividad caso práctico inicial La empresa de Sofía, Julio y Manuel estará encuadrada en el sector secundario, el productivo.

saber más Los sectores económicos y el desarrollo A medida que una sociedad está más desarrollada técnicamente, disminuyen las actividades del sector primario y crecen las de los otros sectores. Lo contrario ocurre en sociedades con escaso desarrollo técnico, en las que la mayor parte de la población se dedica al pastoreo, la pesca o la agricultura.

Unidad 1. C y A.indd 10

Todas las actividades se pueden agrupar en tres grandes grupos llamados sectores económicos. • Sector primario. En relación directa con la naturaleza, ya que de ella obtienen sus productos. Incluye las actividades denominadas extractivas: las agrícolas, ganaderas, mineras, pesqueras y forestales. A partir de esos productos naturales otras industrias elaborarán sus productos. • Sector secundario. La industria. Comprende las actividades de producción o manipulación de bienes físicos. Son empresas que transforman los productos procedentes del sector primario o del mismo sector secundario. Se incluye en este grupo la construcción. • Sector terciario. Los servicios. Son empresas que ponen al alcance de los consumidores los bienes y servicios que proceden de los sectores primario y secundario. Encontramos en este grupo actividades tan importantes como el comercio, los transportes, la enseñanza, la sanidad, los espectáculos, la banca, las comunicaciones, los seguros y otros. • Sector cuaternario. Recientemente se habla de un nuevo sector, que incluye servicios altamente especializados y actividades relacionadas con I+D (Investigación y Desarrollo) e I+D+I (Investigación, Desarrollo e Innovación).

23/04/12 09:47

La empresa

Se dice que este sector representa un papel dinamizador y es, en cierto modo, un motor de la economía, ya que impulsa el crecimiento y la productividad. Los cuatro sectores económicos son importantes para el desarrollo de un país, y son interdependientes, en el sentido de que interactúan entre sí, dependen unos de otros y se necesitan mutuamente.

3.2. Por la titularidad del capital Dependiendo del grado de participación de las administraciones públicas en el capital de la empresa, distinguimos entre: • Públicas o privadas. Cuando la totalidad del capital es propiedad de una administración u organismo público o de los particulares. Todos conocemos empresas de capital privado; en cuanto a las de titularidad pública podemos citar, entre otras muchas: Renfe (empresa estatal de servicios ferroviarios, dependiente del Ministerio de Fomento); FGC (Ferrocarriles de la Generalitat de Cataluña); EMT (Empresa Municipal de Transportes de Madrid); EPES (Empresa Pública de Emergencias Sanitarias de la Junta de Andalucía); Extremadura avante (para el apoyo empresarial en esa Comunidad), y muchos ejemplos más.

11

vocabulario Cifra de negocio o volumen de actividad Se conoce con estas expresiones la cantidad de productos o servicios facturados durante un periodo económico (generalmente el año natural), valorados en unidades monetarias.

Balance general Es como una «fotografía», una instantánea de la situación económica de la empresa en el momento en que se elabora. El balance general se compone de la información referida al activo, el pasivo y el patrimonio.

• Mixtas. Cuando el capital tiene participación pública y también privada. Sodemasa (dedicada a la gestión medioambiental, en la que participa el Gobierno de Aragón) y Sogepsa (Sociedad Mixta de Gestión y Promoción del Suelo, participada por el Gobierno de Asturias) son dos ejemplos de este tipo de empresas.

3.3. Por su ámbito de actuación En este caso se tiene en cuenta el territorio en el que la empresa desarrolla su actividad. Así, podemos encontrar: • Locales o regionales. Cuando su ámbito de actuación es una población, región o Comunidad Autónoma. Metro BilBao es empresa local, mientras que FGC, citada anteriormente, es regional. • Nacionales o multinacionales. Si la actividad se realiza solo en un país determinado o, por el contrario, actúa en varios países. Ahorramas es nacional, mientras que Zara o Alsa desarrollan su actividad en muchos países.

caso práctico inicial Será una pequeña empresa, porque no llega a los 50 trabajadores, y se desconoce el volumen de negocio ya que todavía no ha iniciado la actividad, aunque es muy probable que no sobrepase la cifra de los 10 millones de euros.

3.4. Según el tamaño No existe unanimidad a la hora de determinar las fronteras que delimitan el tamaño de la empresa, sin embargo, los dos criterios generalmente aceptados son el número de personas empleadas, o tamaño de la plantilla, y la cifra de negocios. La Comisión Europea, órgano de la Unión Europea, publicó en 2006 una nueva clasificación de empresa basada en los siguientes criterios: • Plantilla media anual. • Volumen anual de negocio. • Balance general anual.

Unidad 1. C y A.indd 11

23/04/12 09:47

Unidad 1

12

Los criterios de plantilla y de volumen de negocio han de cumplirse ambos, aunque el empresario puede optar por aplicar el umbral del volumen de negocio o el balance general (uno u otro). Según estos parámetros, tenemos la siguiente clasificación: Categoría de empresa

Grande

Pymes

Volumen anual de negocios

Plantilla anual

Balance general anual

> 250 trabajadores

> 50 millones de euros

> 43 millones de euros

Mediana

< 250 trabajadores

≤ 50 millones de euros

≤ 43 millones de euros

Pequeña

< 50 trabajadores

≤ 10 millones de euros

≤ 10 millones de euros

Microempresa

< 10 trabajadores

≤ 2 millones de euros

≤ 2 millones de euros

Es importante para las pymes estar reconocidas como tales para poder beneficiarse de las ventajas que ofrecen los programas de ayudas institucionales. Para ello deberán realizar una declaración inicial y, periódicamente, se revisarán sus cifras para verificar el cumplimiento de las condiciones establecidas por la Unión Europea y por las leyes internas. Si en algún caso se ven modificados cualesquiera de los umbrales de la categoría en la que la empresa está situada, perderá esa consideración y pasará a encuadrarse en el grupo que le corresponda en función de las nuevas cifras.

actividades 7. Tomemos el caso de un comercio dedicado a la venta de carne y embutidos en el que trabajan tres personas. Debes identificar todos los elementos que componen esta empresa, clasificarla en función del tamaño y la actividad, y describir las relaciones que tiene con empresas de otros sectores. 8. Analiza, igual que en el caso anterior, un teatro como actividad empresarial. Tiene una plantilla fija de 32 personas (técnicos y personal de servicios) sin incluir a los actores de los espectáculos, que pertenecen a compañías con las que se subcontrata. 9. Explica cómo intervienen los tres sectores de actividad en los productos siguientes: • Este libro

• Una puerta

• La ropa que llevas • Una casa

• Un automóvil • Un bote de tomate

10. De acuerdo a su tamaño, clasifica las siguientes actividades empresariales: Plantilla media

Volumen de negocio

Balance general

a) 13

16 millones de euros

11 millones de euros

b) 70

60 millones de euros

45 millones de euros

c) 211

37 millones de euros

52 millones de euros

d) 8

3 millones de euros

1,8 millones de euros

11. Busca en un periódico reciente alguna noticia que haga referencia a las Pymes. Después tienes que relacionar el contenido de esa noticia con lo que acabas de estudiar sobre la empresa (elementos, sectores de actividad, tamaño, etc.). 12. Analiza y comenta la siguiente frase: «Las Pymes son más importantes para nuestra economía (la española) que las grandes empresas».

Unidad 1. C y A.indd 12

23/04/12 09:47

La empresa

13

3.5. Por la forma jurídica Empresario y empresa Recuerda que un elemento indispensable en la empresa es la organización y esta no surge de forma espontánea, por sí misma; es necesario que alguien asuma la tarea de dirigir y administrar todos los elementos que conforman la empresa. El empresario es la persona o grupo de personas que gobiernan la empresa. Sus funciones más importantes son planificar, dirigir, organizar, coordinar y controlar la actividad que se realiza; además, es el responsable de las decisiones que se toman.

De esta definición podemos destacar tres aspectos:

Empresa y empresario son conceptos diferentes, a pesar de que a veces se confundan.

Pueden actuar como empresarios tanto las personas físicas como las personas jurídicas.

El empresario es la figura que dirige la empresa y que responde en nombre de la misma.

La forma jurídica empresarial

saber más Persona física, o «persona natural» según el Derecho Romano, es todo ser humano dotado de razón, conciencia y libertad. Persona física es todo individuo. Persona jurídica lo son las diversas agrupaciones, asociaciones, corporaciones o instituciones a las cuales el orden jurídico les concede personalidad. Otra persona jurídica esta formada por una agrupación de personas físicas que se unen para constituir un ente distinto, al que la ley reconoce personalidad jurídica de forma que pueden ser sujeto de derechos y obligaciones. Cada uno de nosotros somos personas físicas, el Instituto es persona jurídica.

La actividad empresarial está regulada, es decir, sometida a unas normas y a unas leyes (Código Civil, Código de Comercio, Ley de Sociedades Anónimas, etc.) donde se regulan los distintos tipos de empresas que pueden constituirse, así como los requisitos que deben cumplir y las características de cada una ellas. Al poner en marcha una empresa habrá que decidir sobre la forma jurídica, ya que se puede actuar como empresario persona física o como persona jurídica. La vía que se adopte condicionará el tipo y número de socios que podrán participar, la forma y cuantía del capital necesario para la puesta en marcha, así como la responsabilidad que se asume en cada caso. El empresario individual, persona física Empresa constituida por el empresario-propietario que se ocupa personalmente de la gestión y dirección. No existe separación alguna entre su patrimonio personal o individual y el patrimonio empresarial. Esto quiere decir que responde, con todos sus bienes, de las deudas que la empresa pueda contraer. El empresario individual representa la forma de máxima responsabilidad y máximo riesgo empresarial, ya que las pérdidas de la empresa son pérdidas en el propio patrimonio del empresario; por eso también se le llama a veces empresarioriesgo. Esta forma jurídica es apropiada para actividades de reducida dimensión, como es el caso de los empresarios autónomos que actúan, sobre todo, en el sector de los servicios: hostelería, pequeño comercio, peluquerías, transporte, albañilería, fontanería, etc., y también en el sector primario, en las actividades agrícolas, ganaderas y pesqueras. La Sociedad Civil y la Comunidad de Bienes son otras formas de ejercer como empresario persona física y, lo mismo que en el caso del empresario individual o autónomo, la responsabilidad es ilimitada. De igual forma, en esas empresas la gestión es directa y personal.

Unidad 1. C y A.indd 13

caso práctico inicial En cuanto a la forma jurídica de la empresa de confección, los tres amigos emprendedores deberán elegir una sociedad colectiva, ya que no pueden adoptar la forma de empresa individual si los tres quieren participar como empresarios. Tendrán que estudiar las características de cada una de las formas societarias y elegir la que más convenga al caso. Al final de esta unidad podrás encontrar enlaces a páginas de organismos oficiales donde ofrecen información detallada y legislación sobre formas societarias. Nuestros amigos no quieren afectar a los patrimonios personales con las responsabilidades empresariales, también por este motivo está indicada la forma societaria, en la que la responsabilidad se limita al capital con el que se participa.

23/04/12 09:47

Unidad 1

14

Empresario colectivo, persona jurídica La empresa colectiva, con personalidad jurídica, nace cuando un grupo de personas se asocian para llevar a cabo una actividad y obtener ganancias colectivas que luego se distribuyen entre los individuos. En este caso, los patrimonios personales de los socios y el patrimonio de la empresa están separados; por tanto, los riesgos se distribuyen y son menores que los asumidos por el empresario individual. Eso conlleva que los socios tengan menos capacidad para influir en la marcha de la empresa, a diferencia del empresario individual cuya gestión es directa y personal. En el grupo de empresas colectivas existen diferentes formas jurídicas reguladas en la legislación mercantil; en el siguiente cuadro puedes consultar las características de las formas empresariales más habituales:

Forma empresarial

Número de socios

Capital requerido

Tipo de responsabilidad

PERSONAS FíSICAS

EMPRESARIO INDIVIDUAL

Mínimo 1

No existe mínimo legal

Ilimitada

COMUNIDAD DE BIENES

Mínimo 2

No existe mínimo legal

Ilimitada

SOCIEDAD CIVIL

Mínimo 2

No existe mínimo legal

Ilimitada

PERSONAS jURíDICAS

SOCIEDAD COLECTIVA

Mínimo 2

No existe mínimo legal

Ilimitada Socios colectivos: ilimitada

SOCIEDAD COMANDITARIA Mínimo 2 SIMPLE

No existe mínimo legal

Socios comanditarios: limitada al capital aportado.

SOCIEDAD DE RESPONSABIMínimo 1 LIDAD LIMITADA

Mínimo 3 000 E

Limitada al capital aportado

SOCIEDAD LIMITADA NUEVA EMPRESA

Mínimo 1

Mínimo 3 012 E

Máximo 5

Máximo 120 202 E

SOCIEDAD ANÓNIMA

Mínimo 1

Mínimo 60 000 E

Mínimo 60 000 E

SOCIEDADES LABORALES:

Mínimos Mínimo 3

SLL (LIMITADA) SOCIEDAD COOPERATIVA

SAL: 60 101,21 E

Socios comanditarios: limitada al capital aportado Limitada al capital aportado, en ambos tipos

SLL: 3 005,06 E Mínimo 3

AGRUPACIÓN DE INTERÉS Mínimo 2 ECONÓMICO

Unidad 1. C y A.indd 14

Limitada al capital aportado Socios colectivos: ilimitada

SOCIEDAD COMANDITARIA Mínimo 2 POR ACCIONES

SAL (ANÓNIMA)

Limitada al capital aportado

Mínimo según estatutos

Limitada al capital aportado

No existe mínimo legal

Limitada al capital aportado

23/04/12 09:47

La empresa

15

4. La organización formal Ya vimos con anterioridad que cualquier actividad en la que participan varias personas exige la organización, colaboración y unión de esfuerzos para conseguir un objetivo común. Organizar

Combinar los medios humanos y materiales disponibles con un propósito u objetivo

Esta combinación responde a una planificación previa y a un esquema de relaciones entre los diferentes elementos

a Medios

humanos y materiales.

saber más Adam Smith

4.1. ¿Cómo afecta la organización a la actividad? Se puede estudiar la organización en el mundo empresarial en varios sentidos: • Organización como función. Es preciso que haya una persona (o grupo) con autoridad y competencia para revisar y coordinar las tareas y para administrar los recursos disponibles (lo veremos en detalle en la siguiente unidad). • Organización como estructura formal. Determina las funciones que corresponden a cada persona en el puesto que tiene asignado. • Organización informal. Se basa en las relaciones personales y afinidades entre los miembros del grupo; carece de estructuras y de planificación previa (se estudiará en la unidad siguiente).

4.2. El organigrama y la estructura formal No existe una forma única de organizar. Tampoco existe una estructura única que valga como modelo para todas las situaciones; cada empresa adopta la que considera más adecuada a sus necesidades. Dependiendo de la forma que adopte la organización, se llega a la estructura organizativa como un sistema de funciones, de relaciones y de responsabilidades; es decir, se obtiene el modelo de organización empresarial que se representa mediante lo que llamamos el organigrama. Organigrama es la representación gráfica de una organización. Indica el sistema de relaciones, funciones y responsabilidades existentes en la misma.

Hace más de doscientos años, uno de los padres de la Ciencia Económica, Adam Smith (1723-1790) en su obra «Investigación sobre la naturaleza y las causas de la riqueza de las naciones», ya hablaba sobre la importancia de la organización y la división del trabajo. Describió la fabricación de alfileres, según la técnica del siglo xviii, detallando las tareas necesarias para producir un alfiler a partir de un alambre. Llegó a la conclusión de que un obrero no experto en ese trabajo, no acostumbrado al uso de las máquinas, apenas llegaba a producir uno o dos alfileres al día. Sin embargo, gracias a la división del trabajo y la especialización, la producción se divide en muchas partes: una persona tira del hilo de metal, otra lo endereza, otra lo corta, otra lo afila, otra lo enrolla para formar la cabeza... El trabajo se distribuye en 18 operaciones distintas, ejecutadas por personas diferentes. De esta forma, diez obreros colaborando conjuntamente llegaban a producir unos 48 000 alfileres al día.

saber más En todo organigrama aparecen diferentes niveles, y para interpretar lo que significa tendremos en cuenta lo siguiente:

El empresario dirige y organiza la empresa

• Cada nivel está relacionado con la responsabilidad y la autoridad que se tiene en la organización.

La organización, generalmente, está relacionada con la labor del empresario que coordina y dirige el funcionamiento interno de la estructura empresarial, con el fin de conseguir un rendimiento óptimo de los recursos.

• A niveles más bajos, corresponde menor autoridad y responsabilidad. • Cuanto más alto es el nivel, la responsabilidad es mayor y de carácter más general.

Unidad 1. C y A.indd 15

23/04/12 09:47

Unidad 1

16

5. El departamento, pilar básico de la estructura formal En el lenguaje propio de la economía de empresa, se entiende por departamentar la acción de organizar la actividad empresarial por departamentos. El departamento es una consecuencia de la división del trabajo. Departamento: área, división o sucursal específica donde se agrupan distintas funciones y trabajos que desarrollan las personas asignadas al mismo, bajo la dirección de un responsable. Más adelante estudiaremos algunos de los departamentos típicos de una organización empresarial. Será la actividad de la empresa y sus necesidades las que determinen el modelo de organización y la estructura de los departamentos.

caso práctico inicial Por las características de la empresa de confección textil, de dimensión reducida, la forma que mejor se adapta a su organización es la funcional. Una vez establecidos los departamentos, se podrá realizar el organigrama.

Veamos los modelos más habituales que podemos encontrar en la realidad empresarial. • Por funciones → Organigrama funcional • Por territorio → Organigrama geográfico • Por productos → Organigrama por productos o servicios • Por clientes → Organigrama por clientes • Por varios criterios → Organigrama matricial

5.1. Organización por funciones Se agrupan las actividades y se crean departamentos, de acuerdo con las funciones principales de la empresa, tales como producción, compras, ventas, financiación, recursos humanos, etc. dirección general

SUBDIRECCIÓN FINANCIERA

Financiación

actividades

SUBDIRECCIÓN TéCNICA

Investigación y desarrollo

SUBDIRECCIÓN ComERCIAl

Almacén

SUBDIRECCIÓN DE RECURSoS hUmANoS

Selección y contratación

Formación

13. ¿Cuál es la diferencia entre la organización como función y la organización como estructura? 14. ¿Qué es un organigrama?

Unidad 1. C y A.indd 16

Contabilidad

Financiación

Compras Nóminas y Seg. Social

mantenimiento y reparadores

Ventas Servicios Sociales

23/04/12 09:47

La empresa

17

5.2. Organización por territorio. Criterio geográfico Este modo de organización es frecuente en empresas cuyas actividades se desarrollan en distintas zonas geográficas, como es el caso, entre otros, de los hipermercados y grandes superficies comerciales. Las actividades de un determinado territorio se agrupan; la función directiva se asigna a una persona que será responsable y representante de la empresa en el ámbito de dicho territorio. dirección general

RECURSoS hUmANoS

mARkETINg

CompRAS

REgIÓN CENTRo

REgIÓN NoRTE

FINANzAS

REgIÓN SUR

personal

personal

personal

Ventas

Ventas

Ventas

Aprovisionamiento

Aprovisionamiento

Aprovisionamiento

Contabilidad

Contabilidad

Contabilidad

Según el criterio territorial, la sucursal o departamento suele funcionar como una pequeña empresa dependiente de la central. Por esto es frecuente encontrar en el departamento geográfico distintas funciones, agrupadas con el mismo criterio que veíamos en la organización funcional.

Unidad 1. C y A.indd 17

23/04/12 09:47

Unidad 1

18

5.3. Organización por productos Es adecuada para empresas con actividades muy diferenciadas, que requieren instalaciones, equipos y sistemas de producción altamente especializados para cada una de las líneas de sus artículos o servicios. Pensemos en una empresa que fabrica detergentes y también cosméticos. Su organigrama podría ser como el siguiente: gerencia

mARkETINg

RECURoS hUmANoS

FINANzAS

CompRÁS

DIVISIÓN DE DETERgENTES

DIVISIÓN DE CoSméTICoS logística

Investigación

Investigación logística

Almacén Comercial

Comercial

Ventas producción

Almacén Ventas

producción producción producción

Control

Control

5.4. Organización por clientes En este caso, las actividades se agrupan por sectores o grupos de clientes definidos por características comunes. El objetivo de esta organización es atender mejor y más directamente a las necesidades específicas de cada sector de la clientela. Es un modelo de organización frecuente en el sector de los servicios: bancos, seguros, comercio, etc. presidencia

opERACIoNES CoN EmpRESAS INDUSTRIAlES

Cuentas corrientes

Unidad 1. C y A.indd 18

opERACIoNES CoN EmpRESAS ComERCIAlES

Cuentas de ahorro

préstamos y créditos

opERACIoNES CoN SECToR AgRíColA

opERACIoNES CoN pARTICUlARES

operaciones de intermediación

23/04/12 09:47

La empresa

19

5.5. Organización matricial Este sistema combina dos, o más, de los criterios estudiados anteriormente; generalmente, el funcional y el de organización por productos o por territorio. Se representa en una figura con aspecto de rejilla o de matriz de doble entrada, en el que filas y columnas representan diferentes criterios de organización. dirección general

marketing

Recursos humanos

Finanzas

mAqUINARíA pARA lA mADERA

mAqUINARíA pARA lA jARDINERíA

pEqUEñA hERRAmIENTA

ejemplo Tomamos como referencia el esquema de organización funcional de la página 17 y vamos a identificar alguna de las conexiones que pueden darse en ese tipo de estructuras. En el departamento de ventas trabajan cinco empleados a las órdenes del señor Méndez, que es el jefe de ventas. Este empleado debe informar de la marcha de su departamento a la señora Suárez, que es la subdirectora comercial, quien decide las acciones a seguir tanto en el departamento de ventas como en el de compras y almacén que también dependen de la misma subdirección. El señor Rovira es el director general de la empresa, y es la persona con más responsabilidad. La señora Suárez debe informarle de todo lo referente a la subdirección que tiene a su cargo.

actividades 15. Explica las semejanzas y diferencias que se dan entre la organización por funciones y la organización por criterios geográficos. 16. Para la organización del instituto, ¿cuál de los criterios (funcional o geográfico) sería el más adecuado? Argumenta tu respuesta. 17. ¿En qué se basa la organización por funciones? 18. ¿En qué consiste la organización geográfica? 19. ¿Cuál es el fundamento de la organización por clientes? 20. Analiza el organigrama de la organización por productos, e indica las conexiones entre los siguientes departamentos: • Almacén de cosméticos

• Investigación de cosméticos

• Marketing

• Producción de detergentes • Finanzas

Unidad 1. C y A.indd 19

23/04/12 09:47

Unidad 1

20

6. ¿Es importante que los departamentos se relacionen entre sí? Las funciones básicas de una empresa, es decir, aquellas que le permiten llevar a cabo su actividad, son: función productiva, función comercial, función financiera y gestión de recursos humanos. Aunque no son las únicas, pues como venimos diciendo, cada empresa es un pequeño universo y se organiza de acuerdo a sus necesidades. En la mayoría de los casos, cada una de estas funciones se desarrolla en un departamento. Eso no significa que cada departamento sea autónomo y que no tenga relación con los demás; todo lo contrario, es imprescindible que sean interdependientes, y estén en permanente contacto y comunicación. Antes de entrar a estudiar las funciones departamentales es importante que reflexionemos sobre la necesidad de la organización y la coordinación.

CompRAS AlmACéN

pERSoNAl

pRoDUCCIÓN

a Conexión

VENTAS

FINANzAS

entre departamentos y funciones.

ejemplo ¿Qué podría ocurrir en una empresa que fabrica muchos y buenos productos, pero que vende poco debido a una mala gestión comercial? Pues podrían derivarse algunas consecuencias como las siguientes: • El almacén se llena con los productos que no se venden. • Almacenar es muy caro (precio del suelo, salarios del personal de almacén, etc.). • Los productos acumulados corren peligro de perderse, estropearse, caducar o pasar de moda. • Cuando no se vende, la empresa no tiene ingresos. • Si no hay ingresos, no podrá afrontar los pagos (proveedores, personal, impuestos, etc.).

actividades 21. ¿Por qué es más necesaria la organización empresarial en las economías industriales? 22. En una empresa, ¿qué medios deberán combinarse por medio de la organización? 23. Busca en el diccionario el significado de los siguientes términos: • Interdependencia

• Coordinar

• Organizar

24. Utiliza el resultado de la búsqueda anterior, para explicar la importancia que tienen la comunicación y las relaciones entre los departamentos que constituyen una empresa.

Unidad 1. C y A.indd 20

23/04/12 09:47

La empresa

21

7. La función de producción La producción es el proceso orientado a la obtención de bienes y servicios. Estamos habituados a asociar la producción con la obtención de objetos materiales, pero en su sentido más general podemos aplicar esta denominación también a la obtención de servicios, como son el transporte, la enseñanza, el ocio, los seguros, la sanidad, los servicios bancarios, etc.

7.1. Departamento de producción Si en vez de hablar de la función de producción en general, hablamos del departamento de producción, nos estamos refiriendo, necesariamente, a una empresa transformadora del sector secundario, ya que las empresas de los sectores primario y terciario no suelen tener diferenciado este departamento como tal.

a Empresa transformadora. Departamento de producción.

En empresas del sector secundario, el proceso de producción responde al esquema siguiente: entrada de materiales → proceso de elaboración o fabricación → SALIDA DE PRODUCTOS TAREAS QUE SE REALIZAN EN EL DEPARTAMENTO DE PRODUCCIÓN • Elegir las piezas, componentes, materiales y otros elementos para la producción, y establecer los requisitos que estos deben cumplir en cuanto a características, calidad, etc. • Planificar la producción a corto y medio plazo, así como los materiales y materias primas necesarios. • Control de las entradas de materiales que van a ser procesados o incorporados a los productos. • Diseño, ejecución y control del proceso de transformación y producción. • Controles relacionados con los productos que se obtienen tras el proceso productivo. Controles de calidad. • Relaciones con los otros departamentos de la empresa, sobre todo con los de compras, ventas, almacén y personal.

caso práctico inicial El departamento de producción, en la empresa textil, será el que se encargue de la confección de las prendas. En este mismo departamento se podrá crear una sección o departamento encargado del diseño de las prendas. También se pueden desarrollar en el mismo las tareas relacionadas con el control de las telas y demás componentes que se utilizan. Y una vez que la ropa está terminada, tendrán que controlar y revisar para que cumpla con los requisitos de calidad que se hayan establecido.

ejemplo La empresa Limpiamax fabrica lavadoras y lavavajillas. Dispone de alta tecnología e instalaciones modernas y bien dotadas. En el departamento de producción se encuentra el gabinete de diseño, que realiza los proyectos de los nuevos aparatos; estudia las mejoras que van a incorporarse, e investiga nuevas líneas de electrodomésticos, a fin de incorporar las mejoras y novedades que la sociedad actual demanda. También aquí se planifican las actividades a llevar a cabo durante los próximos meses, es decir, la producción que va a salir al mercado. Esto es imprescindible para determinar las compras de materiales y de otros componentes. Las piezas que entran a producción para ser incorporadas a los aparatos, pasan por un control con el fin de verificar que cumplen los requisitos de calidad establecidos. Cuando los electrodomésticos están totalmente acabados, antes de enviarlos al almacén, se someten a una prueba o control de calidad para detectar cualquier posible defecto de fabricación.

Unidad 1. C y A.indd 21

23/04/12 09:47

Unidad 1

22

8. Función comercial saber más Política de compras Para desarrollar una buena política de compras es necesario conocer bien el entorno en que se desenvuelve la empresa: proveedores, distribuidores, productos, precios, condiciones de venta, etc.

Está relacionada con las operaciones comerciales, es decir, con las compras y ventas. Estas tareas se distribuyen entre dos departamentos: el de compras y el de ventas. Recordemos que todo lo que la empresa adquiere no lo consume al instante, ni todo lo que produce lo vende de inmediato; por eso, asociadas a la función comercial, aunque manteniendo cierta independencia, encontramos las tareas relacionadas con el almacén, que constituye por sí mismo un departamento que se relaciona por igual con la función comercial y con la de producción.

8.1. Departamento de compras caso práctico inicial En el departamento de compras de la empresa de nuestros amigos tendrán que encargarse de buscar los mejores materiales a los mejores precios, para que el proceso de producción sea rentable. Desde el departamento de producción informarán sobre las cantidades que hay que comprar.

Gestiona la adquisición de materiales necesarios para la producción, es decir, realiza las funciones de aprovisionamiento. Cada empresa tiene su propia política de compras, conocida también como política de aprovisionamiento, que establece una serie de reglas y normas que rigen las compras a los proveedores. TAREAS QUE SE REALIZAN EN EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS • Conseguir información sobre los productos que se van a adquirir; empresas que los comercializan y condiciones en que los venden. • Análisis y estudio de las ofertas que se reciben. • Relaciones con los proveedores. Pedidos de materiales. • Relaciones con otros departamentos, en especial con: almacén, producción, financiación y personal.

ejemplo La empresa Limpiamax (ejemplo anterior) necesita comprar diversas piezas y componentes para sus productos. Una vez que el departamento de producción ha planificado sus actividades para un periodo de tiempo determinado, hace una estimación de los materiales que se van a necesitar. El departamento de producción notificará al de compras dichas necesidades, y este (en colaboración con el almacén), se encargará de localizar a los proveedores que sirven los materiales, para decidir cuál es la oferta más ventajosa, teniendo en cuenta que se deberán cumplir las especificaciones técnicas y de calidad que producción ha establecido. Luego negociará las operaciones de compra y, finalmente, comprará.

actividades 25. ¿Es lo mismo función de producción que departamento de producción? 26. En qué sectores de actividad tiene especial importancia el departamento de producción? 27. Explica los objetivos que se persiguen con cada uno de los controles siguientes: sobre las materias primas, piezas o componentes del proceso productivo; sobre los productos terminados. 28. Entre el momento de la entrada de materias primas y otros componentes y la salida de productos terminados, ¿qué operaciones intervienen? 29. ¿Por qué el departamento de producción no adquiere directamente los productos, y notifica sus necesidades al departamento de compras? 30. ¿Por qué el departamento de compras tiene que trabajar en coordinación con producción?

Unidad 1. C y A.indd 22

23/04/12 09:47

La empresa

23

8.2. Departamento de ventas Su misión es poner en el mercado los productos o servicios que la empresa fabrica o comercializa, que se transformarán en ingresos a través de las ventas. Del mismo modo que en el caso de las compras, este departamento tendrá su propia política de ventas y establecerá normas sobre el desarrollo de las relaciones con clientes, política de precios y demás condiciones de venta. Para definir esta política deben conocerse las necesidades de los consumidores, los productos que estos buscan en el mercado y el precio que están dispuestos a pagar. Estas y otras tareas son las que aborda el marketing.

vocabulario El marketing es una ciencia cuya misión es detectar las necesidades y deseos de los consumidores para satisfacerlos de la manera más favorable tanto para la empresa como para el comprador.

TAREAS QUE SE REALIZAN EN EL DEPARTAMENTO DE VENTAS • Atención a los clientes. • Estudios de mercado para conocer los productos que los compradores necesitan y demandan. • Diseño de estrategias de venta. • Promoción de los productos y servicios. Campañas publicitarias y/o promocionales. • Estudio y diseño de los canales de comercialización. • Diseño de la política de precios y condiciones de venta. • Relación con otros departamentos, entre ellos: producción, almacén y personal.

ejemplo En Limpiamax, desde el departamento de ventas se diseñan y ponen en marcha campañas de publicidad y promoción de los productos; distribuyen folletos informativos y realizan sondeos de mercado y encuestas a los consumidores para detectar sus gustos y necesidades. También investigan sobre los productos de la competencia; para conocer sus características, el departamento de ventas decide en qué tipo de establecimientos se van a poner a la venta los electrodomésticos, quiénes serán los distribuidores, qué margen comercial se les ofrecerá, se fijan los precios de venta y se diseña todo el sistema de garantías y servicios posventa.

8.3. El almacén

a Anuncio

publicitario.

caso práctico inicial El departamento de ventas se encargará de todas las relaciones con los clientes. Diseñará las campañas; se ocupará de la publicidad; investigará sobre las tendencias del mercado y de la moda, sobre los precios de la competencia, etc. Producción y ventas deberán trabajar coordinadamente para dar salida a lo que se produce y no fabricar más de lo que los compradores demanden ya que no conviene tener mucho tiempo la ropa almacenada porque se pasa de moda y pierde valor.

Cualquier empresa necesita almacenar los diferentes productos que maneja, y debe hacerlo en unas condiciones que garanticen debidamente su conservación. Pero esto, a pesar de ser importante, no es suficiente, ya que además interesa llevar un control para saber en todo momento, y sin necesidad de hacer un recuento físico, las cantidades que tiene almacenadas, es decir, los stocks.

Unidad 1. C y A.indd 23

23/04/12 09:47

Unidad 1

24

Podemos encontrar los siguientes tipos de almacén: • El almacén en las empresas del sector secundario Antes de producir bienes es necesario comprar las materias primas y otros materiales que se emplean en el proceso de elaboración. Lo normal es que transcurra cierto tiempo entre el momento de la compra y su utilización; entre tanto, deberán guardarse en un lugar adecuado. Por la misma razón, cuando los productos fabricados están dispuestos para la venta, y hasta que se produce la salida al mercado, hay que tenerlos almacenados. La necesidad del almacén se acentúa cuando las mercancías requieren unas condiciones especiales de conservación, cuando hay que controlar no solo las cantidades existentes, sino también su caducidad, fechas de fabricación, temperatura, etc. • El almacén en las empresas comerciales También necesitan guardar las mercancías durante el periodo que transcurre entre el momento en que las compran a los proveedores y el de su venta a los clientes. Toda actividad empresarial, de cualquiera de los sectores, necesita disponer de algún almacén.

caso práctico inicial También la empresa de Sofía y sus amigos tendrá que desarrollar una buena gestión de almacén. Lo más adecuado será disponer de dos tipos de almacén: de materias primas (telas, hilos, botones, componentes, bolsas, etiquetas, etc.), y otro de prendas terminadas, donde guardarán la ropa hasta que la distribuyan a las tiendas. El almacén (con sus distintas secciones) tendrá que estar en contacto con producción, con compras y con ventas, para que todo fluya de manera organizada.

TIPOS DE ALMACENES • De materias primas. • De productos destinados a la venta. • De productos no acabados o en proceso de elaboración (semiacabados). • De combustibles, herramientas, accesorios, etc.

Por lo general, en una misma empresa podemos encontrar varios almacenes, su organización es un aspecto muy importante para la buena marcha de la actividad; permite conocer en todo momento qué cantidad de cada uno de los artículos está disponible para la venta, o cuántas unidades es necesario comprar. Una mala gestión puede ocasionar grandes pérdidas. TAREAS QUE SE REALIZAN EN EL ALMACÉN • Registro y control de las entradas de artículos en cada uno de los almacenes. • Entradas procedentes de compras en el exterior, y entradas desde la propia producción. • Control de las existencias, atendiendo a las condiciones de conservación. • Registro y control de las salidas, ya sea con destino a la venta o porque van a ser consumidas en el proceso de producción. • Valoración de las existencias por cualquiera de los métodos legalmente aceptados. • Gestión y mantenimiento de los stocks: cantidad a comprar, plazos de compra, etc. • Recuento de materiales. Inventarios. • Relaciones con otros departamentos, sobre todo con los de compras, ventas y producción.

Unidad 1. C y A.indd 24

23/04/12 09:47

La empresa

25

ejemplo En el caso de la empresa Limpiamax que vamos siguiendo, en su almacén de materiales se guardan las piezas y componentes hasta que producción las necesita en su almacén de materiales. También se almacenan allí los electrodomésticos producidos hasta que salen para la venta. En la empresa existen los departamentos de compras y ventas, que dependen, directamente, de la subdirección comercial, y su almacén depende de esta misma subdirección, así como de la subdirección productiva. El almacén, en realidad, es un departamento formado por distintos almacenes: el de materiales, el de herramientas y el de productos acabados, tal como puede verse en el gráfico siguiente. dirección general

SUBDIRECCIÓN ComERCIAl

SUBDIRECCIÓN pRoDUCTIVA producción

Compras

I+D

Ventas AlmACéN

AlmACéN DE mATERIAlES

AlmACéN DE hERRAmIENTAS

AlmACéN DE lAVADoRAS

AlmACéN DE lAVAVAjIllAS

Componentes

modelo X

modelo A

Chapa

modelo Y

modelo B

piezas pinturas

actividades 31. Según tu opinión, ¿en qué consiste la atención a los clientes? 32. ¿Cómo definirías la política de ventas? 33. ¿Qué es la estrategia de ventas? 34. ¿En qué consiste la política de precios? 35. Cita algún caso en el que sea absolutamente imprescindible atender a las fechas de entrada y salida de mercancías en el almacén, así como a las condiciones de almacenamiento de las mismas. 36. ¿En qué consiste el control de entradas en el almacén? 37. ¿Qué es el recuento físico del almacén? 38. ¿Por qué puede ocasionar pérdidas la mala gestión del almacén?

Unidad 1. C y A.indd 25

23/04/12 09:47

Unidad 1

26

9. Función económico-financiera vocabulario Vida útil Periodo de tiempo durante el cual se espera que el bien inmovilizado sea utilizado por la empresa de forma rentable. Podemos decir que es «la esperanza de vida rentable» de un bien empresarial.

La empresa necesita realizar desembolsos para hacer frente a los pagos, tales como compra de materias primas, pagos al personal, compra y mantenimiento de equipos, etc. Para ello debe disponer de recursos financieros que pueden proceder de la propia empresa (de su capital y sus ganancias) o pueden conseguirse en el exterior (préstamos, créditos, etc.). La función económico-financiera puede estar repartida en dos departamentos: finanzas y contabilidad.

9.1. Departamento de finanzas caso práctico inicial También deberán realizar funciones del tipo económico-financiero (solicitar préstamos y ayudas, gestionar los recursos monetarios, estudiar posibles inversiones en maquinaria, etc.). Además, por imperativo legal, deberán llevar la contabilidad de la empresa. Este departamento tienen que estar en relación con todos los demás, de los que recibirá información para su propio funcionamiento.

Parte de su actividad es conseguir los recursos financieros mencionados, gestionarlos y administrarlos adecuadamente. COMPETENCIAS DEL DEPARTAMENTO DE FINANZAS • Estudiar y analizar proyectos de inversión y financiación. • Conseguir préstamos y créditos en la cuantía y momento precisos, y al tipo de interés más bajo posible. • Administración y control de los recursos, de manera que se obtenga la máxima rentabilidad de los mismos. • Administración y control del dinero disponible en la caja y en las cuentas bancarias. • Colocación e inversión de los excedentes de caja. • Relaciones con el resto de departamentos, en especial con el de contabilidad.

ejemplo Limpiamax necesita renovar su maquinaria. El departamento financiero realiza un estudio sobre las posibilidades de la inversión y evalúa aspectos como: • Coste de la maquinaria. • Rendimiento y vida útil. • Una vez decidida la compra estudiará otros aspectos, como la forma de pago, las fuentes de financiación, etc. • Para tomar estas decisiones será necesario disponer de informes sobre el estado de las cuentas de la empresa, datos que proceden del departamento de contabilidad.

Unidad 1. C y A.indd 26

9.2. Departamento de contabilidad Se encarga de registrar, en términos monetarios, las operaciones que se realizan, y que deben reflejarse en los libros contables, tal como establece la legislación mercantil. La contabilidad es el registro de gastos e ingresos, cuya diferencia es el resultado económico que consistirá en ganancias o en pérdidas para la empresa. El análisis de estos datos es imprescindible para la toma de decisiones financieras, de producción, comerciales, etc.

TAREAS QUE SE REALIZAN EN EL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD • Llevar los libros de contabilidad. • Elaborar las cuentas anuales. • Realizar inventarios y balances periódicos. • Efectuar diversos informes sobre cuentas con clientes, con proveedores, con bancos, etc. • Informar a otros departamentos, y a la dirección de la empresa, sobre la marcha y el estado de las cuentas. • Relaciones con el resto de los departamentos.

23/04/12 09:47

La empresa

27

10. Los recursos humanos. El departamento de personal Todas y cada una de las funciones estudiadas en los epígrafes anteriores necesitan, para su desarrollo, la colaboración de las personas, la intervención de los recursos humanos. Se dice con frecuencia que el personal de una empresa, la plantilla, es su factor más importante. La gestión y administración de los asuntos relacionados con los trabajadores se lleva en el departamento de personal, que cuidará de todo lo relativo a las relaciones entre las personas de la organización. COMPETENCIAS Y TAREAS DEL DEPARTAMENTO DE PERSONAL (RECURSOS HUMANOS) • Planificar el número adecuado de personas necesarias para cubrir los puestos de trabajo. • Estudiar las capacidades que se requieren para desempeñar cada una de las tareas. • Programar las necesidades futuras, y la posibilidad de atenderlas con la plantilla actual. • Planificar y desarrollar cursos de actualización y formación del personal. • Admisión de nuevo personal. Proceso de selección, contratación y formación. • Remuneraciones, salarios. • Controles de asistencia. • Planes de ayuda y mejoras al personal, tales como becas, ayudas, comedores, etc. • Relaciones con el resto de departamentos de la empresa.

caso práctico inicial Por último, nuestros amigos deberán desarrollar una buena política de personal, fundamental para el éxito de la empresa. En este departamento se fijarán las características que deben reunir los trabajadores (nivel de formación, conocimientos, destrezas, experiencia, etc.). Realizarán la selección. Se encargarán de todos los aspectos formales, como contratos, altas en la Seguridad Social, confección de los recibos de salarios y documentos de cotización, etc. Llevarán un control de los tiempos y trabajos para abonar los salarios. Y lo que es fundamental, se ocuparán y preocuparán de que las relaciones entre todos los miembros de la empresa sean óptimas, ya que esto ayuda al ambiente general de la organización y al bienestar de las personas.

ejemplo Limpiamax está en fase de expansión y necesita ampliar la plantilla. En el departamento de personal se estudian las características que deben cumplir los nuevos empleados: formación necesaria, especialización, conocimientos, etc. Se hace pública la oferta de empleo, a través de la Oficina de Empleo y de la prensa. Se lleva a cabo el proceso de selección, que consiste en una prueba y una entrevista personal. Todo ello ha sido diseñado y controlado por el departamento de personal. Se formalizan los nuevos contratos y se organizan cursos de formación para los nuevos empleados. También estas fases corresponden al departamento de personal.

actividades 39. ¿Cuál es el fundamento de la función financiera? 40. ¿Qué relación existe entre finanzas y contabilidad? 41. ¿Qué son las cuentas anuales? 42. ¿Cuándo se producen ganancias en la empresa? 43. ¿Con qué departamento se relaciona, especialmente, el departamento de personal? 44. Explica en qué consiste la organización informal. Aporta ejemplos. 45. Estudia el caso de una empresa que conozcas, y analiza los tipos de estructura (formal e informal) que presenta. 46. ¿Cómo puede afectar la movilidad de los trabajadores a las estructuras?

Unidad 1. C y A.indd 27

23/04/12 09:47

Unidad 1

28

11. La organización informal 11.1. Naturaleza y origen de la estructura informal En cualquier organización, en paralelo a la estructura formal (cuyas relaciones vienen marcadas por el organigrama), se desarrolla otra de tipo espontáneo e informal, basada en vínculos personales y sociales debidos a relaciones de amistad, afinidad, gustos o intereses particulares. El propio funcionamiento de los órganos que componen la estructura oficial hace que surjan factores que facilitan el nacimiento y desarrollo de los grupos informales; entre otros: Contactos y relaciones de trabajo

Se producen en el marco de la estructura formal.

Pausas y descansos durante la jornada laboral

Facilitan los contactos y posibilitan la creación de vínculos personales, al margen del organigrama.

Intereses comunes compartidos

Favorecen el acercamiento de las personas.

Necesidades de tipo personal

La organización formal no puede darles respuesta.

Movilidad del personal por los niveles de la or- Altera y varía la composición de los grupos informales, pero tamganización bién facilita el surgimiento de otros nuevos.

11.2. ¿Qué caracteriza a la organización informal? En el siguiente cuadro puedes encontrar los rasgos que definen ambas estructuras. ORGANIZACIÓN FORMAL

ORGANIZACIÓN INFORMAL

Surge de la división del trabajo

Surge por afinidad o amistad

Está planificada

Es espontánea, no se planifica

Las personas quedan obligadas por su puesto

La pertenencia y colaboración con el grupo es voluntaria

Diseñada por los órganos de dirección

Al margen de las estructuras de poder

Se sigue el orden jerárquico

Pueden saltar, a veces, los niveles jerárquicos

Se establecen vínculos laborales, no personales

Los vínculos pueden llegar a ser fuertes y duraderos

Su estructura es rígida

Es flexible

Marca el lugar que corresponde a cada miembro de la es- Cada individuo, dentro del grupo, asume un papel o un estructura empresarial tatus de forma voluntaria Los papeles se asignan y deben ser asumidos

No está en relación con el trabajo que se desempeña

Canaliza la información oficial, a veces poco ágil

Difunde información extraoficial de forma rápida y fluida

La información oficial está contrastada y es fiable

La información no oficial, a veces, es poco fiable

Se limita la transmisión de ciertas informaciones

Permite informaciones que la estructura formal no admite

Implica la existencia de normas y reglas de funcionamiento

No está sujeta a reglas ni normas establecidas por agentes ajenos al propio grupo

Requiere coordinación y control

No está sujeta a control oficial

Unidad 1. C y A.indd 28

23/04/12 09:47

La empresa

29

11.3. ¿Cómo puede afectar al funcionamiento empresarial? Ambas estructuras conviven en la organización, pues los grupos informales dan respuesta a ciertas necesidades del personal, que la organización formal no es capaz de satisfacer, como es el caso de actividades deportivas o culturales realizadas fuera de la jornada laboral. Pero no siempre las asociaciones voluntarias están claramente definidas, a veces se trata solo de grupos que siguen tendencias, posturas o corrientes de opinión. Cualquier grupo informal cuenta con la presencia de líderes o sujetos carismáticos, con influencia decisiva sobre otros trabajadores, que se aglutinan a su alrededor y les siguen.

caso práctico inicial Los jóvenes emprendedores no han previsto nada sobre la estructura informal que, con toda seguridad, se instalará en su empresa. Es posible que desconozcan el fenómeno de las relaciones informales que se establecen en el seno de las organizaciones, pero es algo con lo que deberán contar para la buena marcha de su negocio.

La organización informal afecta a la marcha de la empresa en momentos clave, como la reasignación de puestos, creación de equipos de trabajo, incorporación de cambios, introducción de innovaciones, mejoras, etc., ya que los grupos no espontáneos pueden actuar en dos sentidos contrapuestos: a) Colaborando y participando en los procesos, lo que les convierte en valiosos aliados que hacen progresar la empresa. b) Oponiéndose y planteando dificultades añadidas o impidiendo la marcha normal del trabajo. Otro aspecto a tener muy presente es la facilidad de las comunicaciones en la estructura informal, que se vale de canales de comunicación ajenos al organigrama por los que fluye la información de manera rápida, sin obstáculos derivados de los niveles o de la jerarquía. Como contrapartida, en ocasiones se difunden noticias que no están suficientemente contrastadas, carecen de veracidad o están distorsionadas, como es el caso de los rumores, un fenómeno al que las organizaciones deben prestar atención. Es fundamental que los administradores conozcan la existencia de ambos tipos de estructuras para evitar cualquier enfrentamiento entre las mismas; por el contrario, deben ponerse en marcha mecanismos que faciliten su integración y cooperación, pues de esta forma se podrá mejorar el ambiente de trabajo, las relaciones laborales y también la productividad general.

vocabulario Rumor Noticia vaga, no contrastada, que corre entre la gente, generalmente de boca en boca, y que se difunde rápidamente.

actividades 47. Aporta ejemplos sobre las causas que pueden dar lugar a la organización informal en una empresa en la que se trabaja con cadena de montaje. 48. ¿Crees necesaria la existencia de ambos tipos de estructuras en la empresa? ¿Es igual en todos los casos? Argumenta con ejemplos. 49. ¿Qué tipo de estructura representa un equipo de trabajo? 50. ¿Pueden interferirse o solaparse la organización formal y la informal? 51. La empresa Beauty S.A. subvenciona el funcionamiento de un equipo de fútbol y también de un grupo de teatro en los que pueden participar los empleados. ¿De qué tipo de organización se trata en cada uno de los casos? ¿Qué características presentan? Argumenta las respuestas. 52. ¿Qué tipo de organización contribuye más al desarrollo personal de los individuos? Argumenta la respuesta.

Unidad 1. C y A.indd 29

23/04/12 09:47

Unidad 1

30

ACTIVIDADES FINALES ■ 1. ¿Qué son los medios en la empresa? ¿Y la responsabilidad? Aporta ejemplos. ■ 2. ¿Es necesaria la organización en empresas de pequeña dimensión? Argumenta la respuesta y aporta ejemplos. ■ 3. ¿Cuáles son las diferencias sustanciales entre la empresa individual y la empresa colectiva? ■ 4. ¿Qué se entiende por riesgo en la empresa? ¿Quién lo asume? ■ 5. ¿Crees necesario que exista en toda empresa la figura del empresario? ¿Por qué? Indica algunas de las funciones que le corresponden. ■ 6. ¿El número de trabajadores de la empresa tiene relación con la forma jurídica (empresa individual o empresa colectiva)? Aporta argumentos y ejemplos. ■ 7. ¿En qué circunstancias responde el empresario con los bienes de la empresa y con los suyos propios? ¿Cuál es el fundamento jurídico? ■ 8. ¿Es empresario individual el socio único de una S.A.? Aporta argumentos. ■ 9. ¿En qué consiste la organización del trabajo? ¿Por qué decimos que la organización es fruto de la división del trabajo? ■ 10. ¿Es siempre rentable el esfuerzo conjunto? ¿Se requiere alguna condición para que lo sea? Aporta argumentos y ejemplos. ■ 11. ¿En qué tipo de empresas tienen mayor capacidad de gestión los propietarios del capital? Justifica la respuesta. ■ 12. Teresa está casada y quiere poner en marcha una empresa de fabricación de muebles, que adoptará la forma jurídica de empresa individual que ella misma va a dirigir. ¿Necesitará alguna autorización de su marido? Razona la respuesta. ■ 13. Elabora un cuadro-esquema en el que se agrupen las actividades empresariales en función de los criterios siguientes: • El tipo de responsabilidad. • La cuantía del capital requerido. • El número de socios.

■ 14. ¿Por qué, a veces, para referirse a «la empresa», se habla de «la organización»? ■ 15. ¿Todas las empresas necesitan elaborar su organigrama? Argumenta la respuesta. ■ 16. ¿Cuál es la estructura organizativa más adecuada para una empresa que produce bienes? ■ 17. Explica, con ejemplos, lo que significa organizar una empresa. ¿Podría carecer de organización?

Unidad 1. C y A.indd 30

23/04/12 09:47

La empresa

31

■ 18. Representa en un esquema las relaciones del almacén de cualquier empresa con los clientes y con los proveedores de la misma. ■ 19. En una empresa industrial que almacena los productos hasta que se venden a los clientes, ¿cómo representarías las distintas conexiones del almacén y el departamento de producción? ■ 20. Comenta la siguiente afirmación: «En una empresa, el elemento fundamental es el capital; el resto de los elementos son secundarios y subordinados a este». Indica si estás de acuerdo o no, justificando la respuesta. ■ 21. Busca en el portal del Ministerio de Industria el documento de la Comisión Europea, y haz un esquema sobre los criterios que se deben tomar en consideración para calcular la plantilla y el volumen anual de operaciones. ■ 22. Elabora un esquema sobre las características de la organización formal y la informal, en relación a los vínculos personales y el tipo de comunicaciones que se desarrollan en cada una de ellas. ■ 23. ¿Podría darse algún caso en que la organización formal y la informal sean coincidentes? ¿Qué implicaciones conlleva este hecho? ■ 24. La presencia de una organización informal, ¿es buena o mala para la empresa? ¿Asimismo, la presencia de grupos que están en contra de la actuación empresarial ¿es algo bueno o malo? Argumenta con ejemplos. ■ 25. Comenta la siguiente afirmación: «Los administradores de la empresa deberán conocer el tipo de grupos informales que existen en la misma para mantener sus actividades bajo control y así evitar acciones de boicot que pudiesen perjudicar a la empresa». ■ 26. Comenta la frase siguiente: «Los empleados en la empresa están para trabajar y no para hacer relaciones personales».

entra en internet Puedes conseguir más información consultando las siguientes páginas web:

Ofrece ayuda para toda persona que desee emprender una actividad empresarial.



Portal del Ministerio de Industria para el fomento empresarial. Ofrece ayuda y asesoramiento a los pequeños empresarios.



La Subdirección General de Fomento Empresarial ha elaborado el documento RETRATO DE LA PYME 2011, con datos de interés sobre empresas de pequeña dimensión en nuestro país.



Portal institucional del Ministerio de Industria, de ayuda a la creación de empresa y trámites por Internet.



Página del Instituto de Crédito Oficial para la financiación de proyectos.

Unidad 1. C y A.indd 31

23/04/12 09:47

Unidad 1

32

PRÁCTICA PROFESIONAL OBjETIVOS • Identificar el organigrama funcional de una empresa del sector secundario. • Distinguir los tipos de comunicaciones internas y los flujos de información que se producen entre el almacén y el resto de los departamentos funcionales en una empresa transformadora.

organigrama y relación entre departamentos La empresa Limpiamax, que vamos siguiendo a través de los ejemplos de la unidad, fabrica lavadoras y lavavajillas. Su organigrama es el siguiente: dirección general

SUBDIRECCIÓN ComERCIAl

SUBDIRECCIÓN pRoDUCTIVA producción

Compras

I+D

Ventas AlmACéN

AlmACéN DE mATERIAlES

AlmACéN DE hERRAmIENTAS

AlmACéN DE lAVADoRAS

AlmACéN DE lAVAVAjIllAS

Componentes

modelo X

modelo A

Chapa

modelo Y

modelo B

piezas pinturas

Vemos que el almacén es una pieza fundamental del sistema y lo comparten producción y ventas; en realidad se trata de cuatro almacenes englobados en un solo departamento: Materiales/Herramientas/Lavadoras/Lavavajillas. En cada uno de ellos se lleva la gestión y control de los artículos de su competencia. Así, en el de lavadoras hay un registro diferente para cada uno de los modelos que producen; de igual modo en el de lavavajillas, en el de materiales y en el de herramientas. Un día determinado, dentro de la dinámica habitual, se presentan las siguientes situaciones: a) Martín, encargado del almacén de materiales, comprueba que solo quedan 900 unidades del componente «CT-25», pieza que interviene en la producción de las lavadoras. Martín conoce bien su trabajo y sabe que cuando el stock llega a 850 unidades hay que hacer un nuevo pedido, pues cada día se necesitan un promedio de 50 y no pueden correr el riesgo de agotar las existencias porque eso afectaría a la producción. b) Se han terminado 50 lavadoras que llegan al almacén, y ahí permanecerán hasta que salgan para la venta. c) Llega a la empresa un pedido urgente de 15 lavadoras, para enviar al supermercado Corretur. Veamos las conexiones que se desarrollan entre el almacén y el resto de los departamentos de Limpiamax como consecuencia de estos movimientos.

Unidad 1. C y A.indd 32

23/04/12 09:47

La empresa

33

A) Mantenimiento del stock del componente «CT-25». Secuencia de tareas a realizar: • Martín consultará a producción cuál es el ritmo de trabajo previsto para la próxima semana, y qué número de piezas van a necesitarse. Al mismo tiempo informará del nivel de stock actual (900 piezas). • Si el ritmo de producción se mantiene, y el departamento de producción lo confirma, Martín pasará una propuesta de compra al departamento de compras, con el detalle explícito de cantidad y tipo de piezas.

Componente CT-25 proveedor

producción

• Nuria, de compras, es la persona que se encarga de la relación con el proveedor de este artículo, al que cursará un pedido. • Cuando el proveedor envíe las piezas, Martín registrará su entrada en el almacén, y remitirá a Nuria la documentación correspondiente a esa compra (albarán de entrega que él mismo firmó cuando llegaron).

Almacen de piezas y componentes

Almacén de productos terminados

lavadora

• Las piezas permanecerán almacenadas hasta que salgan para incorporarse al proceso de fabricación. Cuando esto ocurra, Martín anotará la salida, para poner al día el registro en el que se contabilizan las existencias. B) Almacén de lavadoras. Secuencia de tareas a realizar:

hipermercado

B.1.) Entrada de lavadoras: • Las lavadoras recién fabricadas se almacenan. Remedios, responsable de este almacén, les dará entrada, anotando en el registro correspondiente el hecho, para llevar la cuenta exacta de las unidades en existencias. B.2.) Salida de lavadoras para venta: • Soledad, del departamento de ventas, se comunicará con Remedios para que ponga en marcha, de forma urgente, el envío al cliente Corretur. Esto conlleva el registro y control de las salidas de los electrodomésticos. • Para poder cumplir con este encargo, Remedios y su ayudante tienen que trabajar dos horas extraordinarias ese día. • Una vez realizado el envío al supermercado, Remedios remitirá a Soledad la documentación de envío (albarán que firmará la persona de la recepción de artículos en el almacén de Corretur cuando le lleguen las lavadoras). En el departamento de ventas emitirán la factura correspondiente. C) Otras conexiones interdepartamentales: Remedios informa al departamento de personal sobre las horas extraordinarias que se han trabajado en almacén, para que el salario correspondiente a las mismas se incluya en la nómina del mes. En cualquier momento, desde almacén se puede informar tanto a compras como a ventas sobre las existencias en stock, número y valoración de las mismas. Estos informes son importantes a la hora de determinar las políticas de compras y de ventas en los correspondientes departamentos.

para reflexionar 1. ¿Qué puede ocurrir si Martín no se pone en contacto con producción antes de pedir a Nuria que compre las piezas «CT-25»? 2. ¿Qué situaciones podrían darse si Remedios no informa a ventas del envío de lavadoras al supermercado? 3. ¿Cómo es el sistema de relaciones y comunicaciones que se desarrollan entre el almacén y el resto de departamentos de Limpiamax? ¿Puedes reflejarlo en un esquema?

Unidad 1. C y A.indd 33

23/04/12 09:47

Unidad 1

34

EVALÚA TUS CONOCIMIENTOS

Resuelve en tu cuaderno o bloc de notas

Señala si son verdaderas o falsas las afirmaciones siguientes: 1. La empresa requiere el empleo de recursos (humanos, materiales y artificiales). 2. Los sectores de actividad son tres: primario, secundario y terciario. 3. La estructura formal y la informal conviven en la empresa. 4. La estructura informal surge de manera espontánea y se basa en relaciones personales. 5. El sector primario es el relacionado con las empresas cuyo tamaño es menor de 15 trabajadores. 6. Una tienda de juguetes, un cine, un banco y una fábrica de pasteles pertenecen (todas) al sector terciario. 7. El empresario individual siempre tiene que ser una persona física. 8. Una Pyme es una empresa cuyo empresario es siempre un autónomo. 9. Decimos que la actividad empresarial está regulada porque está sujeta a leyes y normas. 10. La organización de la empresa es el organigrama de la misma. 11. En el caso de las empresas colectivas el patrimonio de la empresa y de los socios es el mismo. 12. La forma de empresa individual comporta más riesgos que la empresa colectiva. 13. El organigrama es una representación fija e igual para todas las empresas, del sistema de relaciones y responsabilidades de la misma. 14. La organización funcional se basa en la agrupación de actividades, de acuerdo con las funciones principales de la empresa. 15. La organización por productos es más adecuada para actividades empresariales con mucha variedad de productos poco diferenciados. 16. En el modelo de organización territorial la sucursal suele funcionar como una pequeña empresa dependiente de la central. 17. El modelo de organización por clientes se basa en establecer un organigrama funcional para cada uno de los clientes de la empresa. 18. Cuánto más autónomos e independientes sean los departamentos, mejor será la organización empresarial. 19. Los controles de calidad del producto terminado, en general, están asociados con la función de producción. 20. El análisis y estudio de las ofertas de proveedores es una de las funciones del departamento de compras. 21. El departamento de compras, entre otras funciones, tiene la de relacionarse con los clientes. 22. El diseño de las campañas de promoción es una función que corresponde a gerencia. 23. El recuento, gestión y control de las existencias se lleva en el almacén. 24. La planificación de los materiales que se van a emplear en el proceso productivo corresponde al departamento de compras. 25. La administración y control de los recursos monetarios es una de las funciones correspondientes al departamento financiero.

Unidad 1. C y A.indd 34

V

• • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • •

F

• • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • •

23/04/12 09:47

La empresa

35

EN RESUMEN LA ORGANIZACIÓN FORMAL

LA EMPRESA COMO AGENTE ECONÓMICO

Necesidad Organización como función Organización como estructura Organización informal El organigrama

Concepto Elementos Actividad Objetivo Organización Responsabilidad Medios

Por el sector

Por el capital

Primario Secundario Terciario Cuaternario

TIPOS DE EMPRESA

Por el territorio

Públicas Privadas Mixtas

Locales Regionales Nacionales Multinacionales

DEPARTAMENTO COMO BASE DE LA ESTRUCTURA FORMAL Modelos de departamentación Por funciones Por territorio Por productos Por clientes Modelo matricial

Por el tamaño Grandes Pymes

Por la forma jurídica Empresa individual Empresa colectiva

DEPARTAMENTO COMO BASE DE LA ORGANIZACIÓN Función de producción Departamento de producción Función comercial Departamento de compras Departamento de ventas Almacén Función económico-financiera

LA ORGANIZACIÓN INFORMAL Naturaleza y origen de la estructura informal ¿Qué caracteriza a la organización informal? ¿Cómo puede afectar al funcionamiento empresarial?

Unidad 1. C y A.indd 35

Finanzas Contabilidad Función de recursos humanos Departamento de personal

23/04/12 09:47