Comunicación Organizacional Eje 2

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TODO EMPIEZA CON UN BUEN DIAGNÓSTICO: IMPORTANCIA DE LAS TÉCNICAS Y METODOLOGÍAS

NESLY JULIETH PATERNINA OLAYA CARLOS ALBERTO VARGAS VARGAS MONICA PATRICIA RUEDA RUEDA

ALEXANDER CUESTA COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL

FUNDACIÓN UNIVERSITARIA DEL AREANDINA FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS, ECONÓMICAS Y FINANCIERAS ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS POSGRADO EN ALTA GERENCIA BOGOTÁ NOVIEMBRE, 2021

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CONTENIDO Introducción ............................................................................................................................... 3 Cuadro comparativo de modelos ............................................................................................... 4 Cuadro comparativo de técnicas ................................................................................................ 5 Manual para un diagnóstico organizacional .............................................................................. 6 Conclusiones .............................................................................................................................. 9 Referencias ............................................................................................................................... 10

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INTRODUCCIÓN Por medio del diagnóstico organizacional logramos generar ideas que permitan de manera eficiente y eficaz realizar cambios por medio de un análisis de los procesos, donde se puede evaluar la situación actual de la empresa adaptándose a los cambios que contrae los grandes avances, buscando siempre la utilización de técnicas de desarrollo organizacional que permitan adaptarse al cambio con el fin de la mejora continua en los procesos. Un buen diagnóstico y a tiempo permite un crecimiento y mejora continua de la empresa, esto se puede lograr por medio de herramientas que permitan el mejorando de las vías de comunicación entre los miembros de la organización y procesos que contribuyan a un excelente resultado. Estudiaremos los diferentes modelos y técnicas que se puedan usar dentro de una organización para recolectar información a un grupo u persona en específico; así como del tema del cual requiera conocer la compañía.

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Principales métodos y técnicas utilizados en el diagnostico organizacional. Cuadro comparativo de modelos. Modelo

Características

Ventajas

Desventajas

Uso

Lawrence y Lorsch Modelo de Contingencias: Se considera la administración como un sistema abierto debido a que depende de su interacción con el entorno.

Dos procesos importantes: Diferenciación e integración. Se estima que la organización puede dividirse en 5 partes, buscando la armonía interna y adecuarse a cada situación.

Pretende responder de forma acertada a las situaciones negativas.

No se puede estandarizar porque debe adaptarse a la organización. Da poco espacio a la planeación porque varía constantemente dependiendo los cambios en el ambiente.

Es útil en organizaciones donde se deban tomar decisiones rápidas y asertivas debido a constantes cambios como las tendencias, oferta y demanda.

Modelo de división del trabajo en 5 partes por Mintzberg

Permite definir la diferencia entre altos cargos y empleados, su buena coordinación de las tareas y diálogo entre los distintos niveles jerárquicos pueden llevar al cumplimiento de los objetivos planteados.

División de trabajo que permite la estandarización de los procesos y la supervisión directa de cada uno de ellos.

Definición y distribución clara de los cargos, ya que deben estar bien establecidos para evitar fracaso de la empresa por mala distribución jerárquica.

División de trabajo y coordinación de actividades y procesos para el cumplimiento de objetivos de la compañía.

Hax y Majluf

Este modelo, aunque busca evitar que se vuelva obsoleta una compañía, estudia los factores importantes como los procesos administrativos, informales, desarrollo de la organización y la visión de la

Este modelo evita que una compañía se vuelva obsoleta.

Si no se utiliza de la manera adecuada hace perder tiempo, y no estandariza los procesos de manera adecuada.

Este modelo busca alinear la cultura, estrategia y estructura organizacional logrando concordancia entre ellas para lograr el buen desempeño de las compañías.

Busca adaptarse a cada situación presente en el ambiente.

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organización. Modelo para armar “hágalo usted” Práctica de fabricar y reparar de forma autodidacta. Permite pasar conceptos intuitivos de lo implícito a lo explícito.

Es un modelo centrado en el ser humano, usa medios tecnológicos como apoyo sin perder su centro.

Mantiene gastos fijos al mínimo. Al inicio permite control total. Permite al empresario tomar sus propias decisiones. Permite optimizar recursos.

Depende del emprendedor generando deterioro mental y físico. Solo aplica iniciando el emprendimiento , después debe delegar responsabilidad es para no estancar el negocio.

Modelo aplicable para nuevos negocios, iniciando depende del emprendedor y facilita el ahorro de recursos, después, debe tener más empleados y desarrollar liderazgo para seguir creciendo. Fuente: Propia

Cuadro comparativo de técnicas. Técnicas

Usos

Ventajas

Desventajas

Alcance

La observación

Se utiliza para analizar e identificar factores que ocurren dentro de la organización.

Se analizan las situaciones internas de una compañía de una manera más cercana.

Al tener un observador dentro de los individuos estos no van a actuar de manera natural, sino prevenida.

Identificar fallas en corto tiempo y dar posibles soluciones de manera inmediata.

La entrevista

Se utiliza para recolectar información general sobre un tema u opinión de un grupo o persona en específico.

Información detallada sobre un tema o una situación.

La información puede ser distorsionada, porque el entrevistado puede dar información errónea por satisfacer al entrevistador.

Conocer la opinión de cada uno de los integrantes y así poder calcular en porcentaje opiniones positivas y negativas.

El cuestionario

Recolectar información precisa con preguntas claves diseñadas por la organización.

Las preguntas son diseñadas por la organización.

Puede ser un poco más larga al tomarse un tiempo para diseñar las preguntas,

Tener más precisión en la información que se desea obtener.

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plasmarlas y aplicarlas. Focus group

Confirmar información ya recolectada.

Tener un mayor porcentaje de seguridad en las respuestas.

El tiempo que se le debe invertir ya que es un doble proceso.

Plantear soluciones con mayor efectividad.

Grupo de discusión

Identificar diferentes puntos de vista.

Conocer un porcentaje de acuerdos y desacuerdos frente a una situación o un tema.

Que los acuerdos y desacuerdos se generen con una gran variedad de argumentos.

Identificar las fallas que se estén presentando de manera grupal.

Seminario diagnóstico

Conocer el desarrollo interno del grupo.

Mejorar la comunicación interna, el trabajo en grupo, fortalezas y debilidades.

El tiempo invertido, y la inseguridad de su aplicación después de las actividades.

Dar a conocer la importancia de la comunicación y el trabajo grupal para un mismo objetivo y los beneficios que este trae a todos los integrantes. Fuente: Propia.

Manual para llevar acabo un diagnóstico organizacional. Para realizar un diagnóstico se debe tener en cuenta ciertos criterios importantes que permitan un análisis correcto y conocimiento real de la compañía, el dueño o directivos de la compañía deben estar de acuerdo, ser conscientes de la responsabilidad que trae, este diagnóstico es confidencial y busca mejorar los procesos, organizar, controlar y sobre todo ver las oportunidades y problemas que se tienen en la compañía, para llevar a cabo dicho diagnóstico se debe tener en cuenta los siguientes requerimientos: 1. Conocimiento de la situación real de la empresa: En esta etapa tenemos que conocer cada uno de los puntos de la compañía, todas las áreas y departamentos, documentación requerida, información y procesos.

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2. Reunirse con cada uno de los encargados de los procesos industriales, mercadeo, económico, estratégico, sobre todo la parte contable y financiera de la compañía, marketing y conocer, obtener información para su respectivo análisis de la visión, misión, estrategias, plan de acción, posicionamiento de la compañía, organigrama. 3. Definir la forma en que se recolecta la información, es decir, encuestas, documentos, observación, Focus group, cuestionarios, todas las herramientas necesarias en el proceso. 4. Realizar una matriz DOFA: En este punto se diseña una matriz donde se identifique las fortalezas, amenazas, debilidades y oportunidades que tiene la empresa. 5. Análisis de la DOFA: En este punto se analiza toda la información de la DOFA con el fin de crear estrategias e identificar oportunidades de mejora que se tienen, falencias y grandes amenazas que pueden estar latentes. 6. Alcance del diagnóstico organizacional realizado: En este punto se verifica que alcance tiene el diagnóstico organizacional de la empresa que se quiere lograr, que preguntas que deben darse respuesta en el diagnóstico tales como: ¿Que se busca con el diagnóstico? Y ¿Qué herramientas se utilizarán para realizar el diagnóstico?. 7. Identificar qué documentos se analizarán, observar el manejo de la compañía y cada una de sus áreas de manera detallada, reunirse con cada uno de los encargados de área, realizar encuesta a empleados, evaluar el servicio al cliente, desempeño laboral, liderazgo de coordinadores y jefes, distribución de trabajo, trabajo en equipo, compromiso de empleados y directivos. 8. Satisfacción de empleados con la compañía: En este punto se debe tener en cuenta la respuesta de los empleados donde se analice qué tan satisfechos están con la

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paga, el trato, la carga laboral, conocimiento de las metas y objetivos de la compañía, como es el clima organizacional. 9. Satisfacción de los clientes: En este punto se entrevistará a varios clientes donde puedan identificar qué tan satisfechos están con el trato que reciben, la calidad de productos, limpieza del almacén. 10. Definir qué metodología y técnicas se tomará para el diagnóstico organizacional: en este punto se define que modelo y técnicas que se realizará para el diagnóstico de la empresa. 11. Realizar un diagnóstico de los procesos organizacionales de la compañía: identificar las fallas que se han venido presentando en cada uno de los procesos, hacer preguntas como: ¿Por qué están ocurriendo estas fallas?, ¿cómo se puede mejorar?, ¿Qué hace falta para un resultado positivo?, etc. 12. Análisis del proceso organizacional: En este paso se evalúan los puestos de trabajo, que tan bien están distribuidos, tiempo que se invierte en cada uno, y la comodidad (máquinas en buen estado, materiales completos, etc.) con la que se puede desarrollar. 13. Organización y almacenamiento de datos de forma ordenada y con fechas: En este punto se debe clasificar la información de forma ordenada, crear base de datos donde se puedan consultar de manera fácil y rápida, donde se identifique los más importante. 14. Análisis de la información recopilada y entrega de informe: En este punto se analiza toda la información recopilada y se realiza el informe de diagnóstico organizacional, identificando los principales problemas que presentan cada área que afecte el desempeño de la organización y el trabajo en equipo para el logro de objetivos y metas propuestas, brindando solución a los problemas.

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CONCLUSIONES El diagnostico organizacional es clave para las organizaciones de acuerdo con los modelos y técnicas que se utilicen para su desarrollo y aplicación. Permite identificar las fallas que se tienen de manera interna ya sea como individuo que hace parte de la organización o de manera grupal (un grupo de trabajo o un departamento de la organización). Un manual o protocolo es un plan estratégico el cual permite incluir en la organización las técnicas y/o modelos para identificar la información requerida por la organización y así con sus resultados plantear planes de mejoramiento y/o soluciones inmediatas según sea la situación. Estas técnicas y modelos permiten estudiar y analizar el desarrollo de los grupos de trabajo, diferentes opiniones y argumentos al desarrollar una actividad; también de dar más valor al ser parte de la organización, resaltando los objetivos y los beneficios que se pueden obtener al trabajar de una manera organizada y concisa.

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REFERENCIAS

M. Hoyos (s.f) Psicología Organizacional https://areandina.instructure.com/courses/21564 Quiroa M. (10 de noviembre, 2020). Evolución de la administración. https://economipedia.com/definiciones/evolucion-de-la-administracion.html Quiroa M. (07 de febrero, 2021). Teoría de la contingencia. https://economipedia.com/definiciones/teoria-de-la-contingencia.html La republica. (29 de Agosto de 2018). Obtenido de https://www.larepublica.co/altagerencia/outdoor-training-una-tendencia-para-fortalecer-los-valores-empresariales2764477 O. Lara 2011, junio 21). Diagnóstico organizacional de una empresa constructora en México https://www.gestiopolis.com/diagnostico-organizacional-de-una-empresaconstructora-en-mexico/