Complemtarios Gestion de Nomina y Recursos Humanos Proceso 1 Pa

SIIGO GESTION DE NOMINA Y RECURSOS HUMANOS PROCESO No. 1 PARAMETROS GENERALES

SIIGO Dejando huella........... GESTION DE RECURSOS HUMANOS

Las organizaciones actuales requieren optimizar los procesos que se ejecutan con determinada periodicidad, mantener actualizada su información contable y gestionar su recurso humano de manera eficiente. Es por esto, que el módulo de Recursos Humanos más Nómina Independiente, integra de manera idónea los componentes de la gestión y control del recurso humano de las compañías como lo son Recursos Humanos y Nómina. Sus principales funcionalidades, proporcionan el llevar un control detallado del proceso de selección permitiendo el registro de la información de cada uno de los aspirantes y de datos generales como resultados de evaluaciones, desarrollo profesional, familiar y su proyección dentro de la empresa. Adicionalmente permitirá la definición de los parámetros pertinentes que llevan a ejecutar procesos automáticos de nómina, liquidación de prestaciones, contrato de trabajo y la generación de informes y formatos dinámicos y personalizados. Todas las anteriores ventajas, y otras más serán obtenidas con esta herramienta integrando uno de los componentes vitales de información de las compañías en una sola aplicación.

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SIIGO Dejando huella........... 1. PARAMETROS GENERALES Es necesario para tener un buen funcionamiento de la aplicación realizar una correcta parametrización, acorde a las necesidades de la organización y siguiendo paso con las instrucciones dadas en forma previa. En la opción de Parámetros Generales se encuentran las siguientes opciones:

1.1

CREACION DE PAISES Y CIUDADES.

RUTA: Parámetros Generales – Catálogos – Apertura Países/ Ciudades. Se pueden crear hasta 999 países y 9999 ciudades, empleando códigos numéricos Estos datos son requeridos en la apertura de terceros e informes de ventas. El Código del DANE es un campo informativo únicamente

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1.2 DEFINICION DEL REGISTRO DE CONTROL RUTA. Parámetros Generales – Catálogos - Registro de Control. La información definida dentro del registro de control corresponde a los datos que tienen efecto en los parámetros que se establezcan más adelante o en los informes generados en cada uno de los módulos, ya que sirve para definir la información correspondiente a: 1. Los datos generales de la empresa instalada 2. Definición de parámetros generales del programa Los campos que se deben diligenciar son: Dirección. Tiene una longitud de cien (100) posiciones alfanuméricas. En este campo se debe digitar la dirección de la empresa. Ciudad. En este campo se debe digitar la ciudad en la cual este ubicada la empresa. Código País y Ciudad. Asigne el código que haya parametrizado en la creación de países y ciudades.

Teléfonos. Se pueden asignar cuatro números telefónicos. Moneda Nacional. Coloque la descripción de la moneda de su país, este parámetro tiene efecto directamente en la impresión de los valores en letras en los documentos. Signo moneda. Digite el signo de la moneda, este campo afecta en la impresión del valor del cheque. Sigla Identificación. Digite en este campo la palabra NIT o de acuerdo a la sigla utilizada en cada país para la identificación de la empresa. Sigla Impuesto Ventas. Digite la sigla de impuesto a las ventas IVA. Porc. Interés Mora. Ingrese la tasa efectiva mensual de interés por mora. Esta asignación tiene efecto en el estado de cuenta impreso y circular de cobro, en el módulo de cartera.

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Ayuda en línea: Este campo se selecciona si se requiere que durante los procesos realizados en el programa, antes de ejecutarlos el sistema genere un cuadro explicativo de los mismos. Maneja Nómina con Decimales: Asigne si la contabilización del pago de nómina lo desea hace con decimales.

Entrega de Dotaciones: Se define la fecha y la periocidad en días para la entrega de dotaciones, en el momento de realizar el proceso en Recursos Humanos – Hojas de Vida – Informes – Informe de Dotaciones – Entrega de Dotaciones.

1.3 PARAMETRIZACIÓN DE CUENTAS CONTABLES Ruta: Parámetros Generales – Catálogos - Administración de Cuentas Contables – Apertura de Cuentas

El Catálogo de Cuentas contiene la relación ordenada y clasificada de las clases, grupos, Cuentas y Subcuentas del Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingresos, Gastos, Costo de Ventas, Costos de Producción o de Operación, Cuentas de Orden y Orden por Contra, identificadas con un código numérico y su respectiva denominación, según decreto 2649 o de acuerdo al escogido e la instalación de la empresa.

El Catálogo de cuentas en SIIGO Recursos Humanos más Nómina, representa el eje principal de la información del módulo de Nómina, ya que define:

¾

Niveles de Clasificación

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SIIGO Dejando huella........... ¾

Enlace a nivel de terceros

Niveles de clasificación

Corresponde a la estructura en la cuál deben ser creadas todas y cada una de las cuentas contables teniendo en relación la clase, el grupo, la cuenta y la Subcuenta. La definición de los niveles debe estar acorde con las normas contables que existen según decreto 2649.

NIVEL GRUPO CUENTA SUBCUENTA AUXILIAR SUBAUXILIAR

CODIGO 51 5105 510518 51051801 5105180101

DESCRIPCION Operacionales de Administración Gastos de Personal Comisiones Comisiones por Ventas Ventas de Contado

Tercero: Adicionalmente es posible establecer que en la causación o contabilización del movimiento el valor se acumula a nivel de cada tercero que sea asignado en el registro, a través de la opción Tercero. La marcación de una cuenta como Retención en la emisión de las bases de retención, ya que en la parte final del registro solicita el porcentaje para cada cuenta. Se recomienda auxiliarizar la cuenta por cada concepto de retención. Si no aplica ninguno de los dos casos anteriores, es necesario marcar la opción No Tercero.

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1.4 CUENTAS CONTABLES UTILIZADAS EN EL MODULO DE NÓMINA Las cuentas contables tienen una implicación implementación del módulo de nómina.

importante

en el

proceso

de

De la correcta definición de las cuentas contables depende una adecuada parametrización y ejecución de los procesos de nómina, que inciden directamente en la obtención de informes detallados permitiendo efectuar un análisis de la información generada.

1.4.1 Cuentas Para Fondos de Salud. De acuerdo al PUC comercial, las cuentas contables que se deben definir para los fondos de salud son: DEBITO 51056901 51056902 52056901 52056902 72056901 72056902

I.S.S FAMISANAR I.S.S. FAMISANAR I.S.S FAMISANAR

CREDITO 23700501 I.S.S. 237000502 FAMISANAR 23700501 I.S.S 23700502 FAMISANAR 23700501 I.S.S. 23700502 FAMISANAR

RECUERDE Las características de las cuentas del gasto deben corresponder con las características de las cuentas del pasivo. Estas características son: ¾

¾

Auxiliares: Las cuentas contables que se definen para los fondos de salud deben ser auxilia rizadas por cada E.P.S que maneje la empresa y el código y nombre del auxiliar asignado en la cuenta del gasto debe ser el mismo asignado a la cuenta por pagar. Las cuentas creadas para los fondos de salud se deben manejar a nivel auxiliar, nunca a nivel sub-auxiliar. Terceros: Aplica para acumular la información por cada uno de los empleados a los cuales se les deduce el concepto de aportes a E.P.S.

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SIIGO Dejando huella........... ¾

Centros de Costo: Aplica para acumular información por cada una de las áreas que maneje la empresa, ya sea por departamentos, sucursales o ciudades.

1.4.2 Cuentas Para Pensión y Cesantías De acuerdo al PUC comercial, las cuentas contables que se deben definir para los fondos de pensiones y cesantías son: DEBITO 51057001 51057002 52057001 52057002 72057001 72057002

CREDITO I.S.S PORVENIR I.S.S. PORVENIR I.S.S PORVENIR

23803001 I.S.S. 23803002 PORVENIR

RECUERDE Las características de las cuentas del gasto deben corresponder con las características de las cuentas del pasivo. Estas características son: ¾

¾

¾

Auxiliares: Las cuentas contables que se definen para los Fondos de Pensiones y Cesantías deben ser auxilia rizadas por cada Fondo que maneje la empresa y el código y nombre del auxiliar asignado en la cuenta del gasto debe ser el mismo asignado a la cuenta por pagar. Se recomienda crear del Auxiliar 01 al 50 para los fondos de Pensiones y del 51 al 99 para los fondos de cesantías. Las cuentas creadas para los fondos de pensiones y cesantías se deben manejar a nivel auxiliar, nunca a nivel subauxiliar. Terceros: Aplica para acumular la información por cada uno de los empleados a los cuales se les deduce el concepto de aportes a Fondos de Pensión y Cesantías. Centros de Costo: Aplica para acumular información por cada una de las áreas que maneje la empresa, ya sea por departamentos, sucursales o ciudades.

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SIIGO Dejando huella........... 1.4.3. Cuentas de Aportes Parafiscales De acuerdo al PUC comercial, las cuentas contables que se deben definir para los aportes parafiscales son: DEBITO 510578 SENA 510575 ICBF 510572 CAJA COMP. FAMILIAR 520578 SENA 520575 ICBF 520572 CAJA COMP. FAMILIAR 720578 SENA 720575 ICBF 720572 CAJA COMP. FAMILIAR

CREDITO

237010 APORTES AL ICBF, SENA, CAJA COMP. FAMILIAR

RECUERDE

Las características de las cuentas del gasto deben corresponder con las características de la cuenta del pasivo. Dichas características son:

¾ ¾ ¾

Tercero: Acumula información por cada empleado. Centros de Costo: Acumula información por cada una de las áreas que maneje la empresa, ya sea por departamentos, sucursales o ciudades. Las cuentas del gasto se deben definir por cada uno de los grupos contables y son los siguientes: o 51 – Administración o 52 – Ventas o 72 – Mano de Obra (Producción)

Estos grupos se deben definir de acuerdo a las necesidades de la empresa. 1.4.4. Cuentas de Prestaciones Sociales De acuerdo al PUC comercial, las cuentas contables que se deben definir para las provisiones de las prestaciones sociales son: DEBITO 510530 CESANTIAS 520530 CESANTIAS 720530 CESANTIAS 510533 INT. CESANTIAS 520533 INT. CESANTIAS 720533 INT. CESANTIAS 510536 PRIMA 520536 PRIMA 720536 PRIMA 510539 VACACIONES

CREDITO 261005 PROVISION CESANTIAS

261010 PROVISION INT. CESANTIAS

261020 PROVISION PRIMAS

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SIIGO Dejando huella........... 520539 VACACIONES 720539 VACACIONES

261015 PROVISION VACACIONES

RECUERDE

Las características de las cuentas del gasto deben corresponder con las características de las cuentas del pasivo. Estas características son:

¾ ¾ ¾

Tercero: Acumula información por cada empleado. Centros de Costo: Acumula información por cada una de las áreas que maneje la empresa, ya sea por departamentos, sucursales o ciudades. Las cuentas del gasto se deben definir por cada uno de los grupos contables y son los siguientes: o 51 – Administración o 52 – Ventas o 72 – Mano de Obra (Producción)

Estos grupos se deben definir de acuerdo a las necesidades de la empresa. 1.5 DEFINICIÓN DE DOCUMENTOS RUTA: Parámetros Generales – Catálogos - Definición de documentos Dentro de la definición de los documentos, en SIIGO se debe tener en cuenta: ¾ ¾ ¾ ¾ ¾ ¾

Tipos de documento Numeración Formas de impresión Cruces de documentos Documentos Contables y Extracontables Clasificación tributaria

Tipo de documento: Esta aplicación cuenta con 2 tipos de documentos que tienen como objetivo organizar la información de la nómina. En este listado se encuentran los documentos principales que cualquier compañía requiere para ingresar la información correspondiente a los movimientos contables. En esta herramienta, cada uno de ellos está identificado por una letra, que indica el tipo de documento que se está trabajando.

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G – Comprobante de Egreso: Documento que permite contabilizar los diferentes pagos a proveedores, pagos por gastos generales y anticipos a proveedores. L – Otros: Documento que permite tener control contable a los demás conceptos. Ejemplo: Consignaciones, Nomina, Parafiscales, Provisiones, Cierre de Año, Saldos iniciales, etc. 1.5.1 Comprobante de Egreso El comprobante de egreso se utiliza para registrar contablemente todas las salidas de dinero de la empresa, especialmente por motivo de pago a empleados. Si para cada banco se tiene un consecutivo de egreso diferente o se tienen formas continuas generadas por el mismo Banco, en Siigo se pueden definir un documento tipo G por cada Banco. Si se utiliza un solo consecutivo o si ya se tiene establecido un formato preimpreso, solo de definirá un tipo.

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Los campos que se deben diligenciar son: ¾

¾

¾ ¾

¾ ¾

¾

¾

Comprobante. Dentro de un tipo de documento se pueden definir hasta 999 diferentes, con el fin de tener organizada la contabilización por áreas, sucursales o cualquier otro criterio dentro del mismo tipo. Descripción. La descripción que se debe asignar es una abreviatura referente al uso que se le dará a ese documento, para poder identificarlo en el momento de la captura. Numeración Inicial. Digite el número desde el cual se quiere empezar a generar el consecutivo de comprobantes. Nro. Automática. Seleccione la casilla si se desea que la numeración sea generada y sea controlada automáticamente por el programa, de lo contrario se deja en blanco. Número de Ítems. Digite el número máximo de ítems o filas que quiere capturar dentro de un comprobante, se pueden definir máximo 250 ítems. Pág. Comp./Minerva (S/N/M). Si la impresión generada es estándar de acuerdo a los prototipos que trae el sistema, seleccione S si se quiere en una página completa, N si se desea en media página ó M si se desea en las formas minerva de comercialización genérica. Número de Copias. Asigne el número de copias que desea en la impresión de un documento. Se debe tener en cuenta el tipo de impresora y el papel que se está utilizando para este proceso. Título. Digite el título del comprobante que está parametrizando. Este aparecerá en el momento de la impresión estándar.

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SIIGO Dejando huella........... ¾ ¾

¾ ¾ ¾ ¾

Leyenda. Al seleccionar esta opción el sistema imprime el Nit de la compañía en el caso de otros documentos traerá otras datos básicos de cada uno. Usa Generador. Este campo se debe seleccionar si la impresión del documento NO lo realiza estándar, sino que la empresa ya tiene unos documentos previamente establecidos o tipografiados. Al seleccionar esta opción, se debe elaborar el diseño del documento, lo cual se explica en el documento “Cómo se elabora un generador de documento?” Actualiza e Imprima. Seleccione la casilla si desea que una vez se termine de digitar el documento sea salvado y luego genere la impresión. Multiusuario. Seleccione la casilla si el documento lo utilizan en más de una terminal al mismo tiempo. Redondea cifras. Seleccione la casilla si quiere que en los registros se aproxime al peso. Cuenta Banco. Digite el código de la cuenta del Banco que más utilice para girar, este código se puede modificar en la elaboración del comprobante de egreso.

Finalmente se deben contestar las últimas dos preguntas que genera el sistema:

¾

Utiliza cantidades de producto con dos decimales: Al seleccionar esta opción, el sistema imprime las cantidades de los productos con dos decimales, de lo contrario imprime cinco decimales.

Utiliza precio unitario con dos decimales: Al seleccionar esta opción, el sistema imprime el precio unitario de los productos con dos decimales, de lo contrario imprime cinco decimales.

1.6 CREACIÓN DE TERCEROS RUTA: Parámetros Generales – Catálogos – Administración de Terceros Apertura de Terceros En esta opción se puede hacer la creación de la base de datos de todos los terceros: Clientes, Proveedores, Otros, asignando la marcación respectiva. La creación de los Clientes y Proveedores también se puede hacer directamente en el módulo de Cuentas por Cobrar o Cuentas por Pagar y en este caso la marcación la trae automáticamente el sistema. Para crear un tercero se deben diligenciar los siguientes datos:

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¾

Nit. (13 posiciones numéricas), este dato debe ser diferente de cero y se debe digitar sin puntos, ni caracteres especiales y tampoco debe incluir el dígito de verificación. El sistema mostrará el mensaje CREACIÓN, digite ENTER

¾

Maneja Sucursales. Seleccione el campo si este NIT maneja facturación por la Sucursal (Mismo NIT, con diferentes direcciones), en caso contrario no asigne el campo, si se asignó el campo a continuación preguntará el número de Sucursal a crear desde 001 hasta 999.

¾

Nombre. (Campo 50 posiciones alfanuméricas). Este nombre debe corresponder al nombre con el que el NIT se ha registrado en la cámara de comercio, para efectos de información Tributaria.

¾

Contacto. (Campo de 50 posiciones alfanuméricas). Este le permite establecer una persona específica con quien comunicarse o a quién enviar correspondencia.

¾

Dirección. (Campo de 100 posiciones alfanuméricas), asigne la dirección del tercero en los dos campos existentes.

¾

País - Ciudad. Asigne el código de País y Ciudad previamente creado, al que pertenece el NIT, con el icono F2.

los puede consultar o con tecla de función

¾

Teléfonos – Fax – A.A. Digite hasta cuatro (4) números telefónicos del NIT, el Número del Fax y el Apartado Aéreo del Tercero.

¾

Sexo. Asigne la letra que corresponda, (E/M/F) Empresa, Masculino o Femenino, pueden ser personas Naturales o Jurídicas.

¾

Cumpleaños. Digite la fecha de nacimiento o de Constitución si es una persona jurídica, año de cuatro dígitos, mes de dos dígitos y día de dos dígitos, seguidos sin separaciones

¾

E-mail. Ingrese la dirección electrónica del tercero.

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¾

Tipo. Seleccione el correspondiente, NIT o Cédula.

¾

Digito Verif. Si en el campo anterior seleccionó NIT debe asignar el dígito de verificación para este tercero, si asignó Cédula no lo exige.

¾

Clasificación. Seleccione el correspondiente CLIENTE, PROVEEDOR, OTROS. Si selecciona OTRO no solicita más datos y el tercero ya ha quedado grabado en la base de datos.

Datos de comercialización.

Si es un CLIENTE se deben asignar los siguientes campos:

¾

Cupo de Crédito. Digite el Cupo de crédito para cada cliente, este parámetro permite, con clave de usuario, no vender por encima del cupo establecido.

¾

Lista de Precio. Digite el código de la Lista de Precios de venta que se quiera establecer para cada cliente, según el creado en el Catálogo de Inventarios, este valor lo traerá en el momento de facturar. Se pueden seleccionar entre 1 y 12 listas de precios, si asigna la lista 13 el sistema traerá todas las listas de precios.

¾

Forma de Pago. Asigne el código de la forma de pago para el cliente, la cual debe estar previamente creada y se puede consultar con el icono correspondiente o con las teclas de función F2 - Alfabético y F3 - Numérico. Esta forma de pago va ligada con la cuenta que está Detallada por Cobrar.

¾

Calificación. Digite el código de la calificación previamente creado. Consulte las existentes con el icono correspondiente o con las teclas de función F2 Alfabético y F3 - Numérico, de acuerdo a las referencias o comportamiento comercial de éste.

¾

Clasificación. Escoja la Clasificación de acuerdo al tipo de contribuyente al que pertenece el NIT: Gran Contribuyente, Empresa del Estado, Régimen Común, Régimen Simplificado, Régimen Simplificado para personas no residentes en el país, No residentes en el país y No Responsables de IVA.

¾

Actividad. Digite el código de actividad ICA a la que pertenece el NIT (previamente creados en Registro de Control), consulte las existentes con el icono correspondiente o con la tecla de función F2 - Alfabético. Esta marcación tendrá efecto el cálculo retención de ICA.

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SIIGO Dejando huella........... ¾

Vendedor. Digite el código del vendedor (previamente creado). Consulte los existentes con el icono correspondiente o con la tecla de función F2 Alfabético.

¾

Cobrador. Digite el código de cobrador (previamente creado). Consulte los existentes con el icono correspondiente o con la tecla de función F2 Alfabético.

¾

Descto. en Ventas. Digite el porcentaje de descuento fijo que quiera aplicar al cliente, de lo contrario se debe dejar el campo en blanco con ENTER.

¾

Período de pago. (Tres 3 posiciones numéricas). Digite el período o tiempo en el cual el cliente normalmente realiza sus Pagos.

¾

Observaciones. Digite alguna Observación adicional que quiera hacer acerca del NIT, 50 posiciones alfanuméricas, es opcional.

Si escogió la opción PROVEEDOR, Debe asignar los siguientes campos: FORMA DE PAGO – CALIFICACIÓN – CLASIFICACION - ACTIVIDAD – DESCUENTO – PERIODO DE PAGO.

1.7 CREACION DE CENTROS DE COSTO RUTA: Parámetros Generales – Catálogos – Administración de Centros de Costo - Apertura CENTROS DE COSTOS. Se pueden crear hasta 9999, este parámetro se define para poder llevar detallado los ingresos o los gatos por áreas especificas de la compañía, de manera que se puedan tener informes financieros y movimientos detallados por cada uno. SUBCENTROS DE COSTOS. Se pueden definir hasta 999 por cada centro de costo, para poder detallar por áreas mas especificas dentro de cada centro de costos.

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Estos se enlazan directamente en la creación del empleado y en la parametrización de las cuentas.

2. PARAMETROS DE NOMINA Para el correcto desempeño del modulo, se deben tener en cuenta parametros de Nomina y de Recursos Humanos que veremos a Continuacion.

2.1 DEFINICIÓN FONDOS DE PENSIÓN, SALUD, CESANTÍAS, ARP Y Fdo. CONSTRUCCION. Ruta: Nómina – Parámetros - Catálogo – Apertura de Fondos

A través de esta opción se crean los diferentes fondos de salud, pensión, cesantías, Arp y Fdo de Construcción que maneja la empresa.

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Los campos que se deben diligenciar son los siguientes: ¾ ¾

¾ ¾ ¾

Tipo: Se debe escoger la opción correspondiente de acuerdo al tipo de fondo que se quiere crear. Pensión, Salud y Cesantías. Número del Fondo: Se debe digitar el número del fondo que se está creando. Este código debe ser igual al asignado en el auxiliar de las cuentas del gasto y del pasivo que se crearon anteriormente. Nombre del Fondo: Se debe digitar el nombre del fondo que se esta creado. Nit Fondo: Se debe digitar el número del Nit del fondo sin puntos, comas, espacios y sin digito de verificación. Código: Se debe Digitar el código del fondo asignado a cada una de las entidades para el manejo de Planilla Integrada de Liquidación de Aportes.

RECUERDE

Antes de comenzar a definir los códigos de los fondos de pensión y salud, se deben crear los fondos de control, para que se establezcan los datos actuales del salario mínimo y porcentajes de descuentos en salud, pensión y fondo de solidaridad.

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SIIGO Dejando huella........... 2.1.1 Control Pensión Ruta: Nómina – Parámetros - Catálogo – Apertura de Fondos

¾ ¾ ¾ ¾ ¾ ¾

¾

¾

Tipo: Se debe escoger la opción de acuerdo al fondo que se quiere crear. Para este caso se debe escoger Pensión. Número del Fondo: Se debe presionar la tecla “Enter” para ingresar a los parámetros del fondo. Nombre del Fondo: Aparece de forma automática y no es necesario digitarlo ni modificarlo. Nit Fondo: El programa salta este campo porque no se esta creando ningún fondo específico. Aporte Total: Corresponde al porcentaje total de aporte de Pensión que se debe cotizar. De acuerdo a la legislación actual corresponde al 14.5% Aporte Empleado: Corresponde al porcentaje de descuento que se debe efectuar al empleado por concepto de pensión. De acuerdo a la legislación actual este porcentaje corresponde al 3.625% Máximo (SMLV): En este campo se debe digitar el tope máximo de salarios mínimos mensuales legales vigentes sobre los que se deben efectuar los descuentos de salud. De acuerdo a la legislación actual el tope es de veinticinco (25) salarios mínimos mensuales legales vigentes. Mínimo (SMLV): En este campo se debe digitar el tope mínimo de salarios mínimos mensuales legales vigentes sobre los que se debe aplicar el descuento de salud. De acuerdo a la legislación actual el tope es de un (1) salario mínimo mensual legal vigente.

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SIIGO Dejando huella........... ¾

¾ ¾

Aporte Solidaridad: Corresponde al porcentaje del fondo de solidaridad que se debe aplicar a los empleados que devengan un salario superior a los cuatro (4) salarios mínimos mensuales legales vigentes. De acuerdo a la legislación actual este porcentaje es del 1%. Salario Mínimo: En este campo se debe digitar el valor del salario mínimo legal vigente. Aporte Sub-cuenta de Subsistencia (S/N): Este campo aplica conforme a la ley 797 de enero 29 de 2003, en el que se indica que los afiliados por pensión con ingreso igual o superior a 16 salarios mínimos mensuales legales vigentes y los pensionados con mesadas superior a 10 salarios mínimos mensuales legales vigentes deben contribuir con un aporte adicional con destino a la sub-cuenta de subsistencia del fondo de solidaridad. Si esta opción no aplica para la empresa se debe omitir la opción, en caso contrario se debe marcar en el que se desplegará la siguiente pantalla, para definir los rangos de salarios para determinar el porcentaje de aporte:

Los campos que se deben diligenciar son los siguientes: ¾ ¾

Tipo: Se debe marcar la letra A para los afiliados y P para los pensionados. Desde: Corresponde al rango inicial de los salarios mínimos mensuales legales vigentes desde los que se debe efectuar el aporte de acuerdo a las disposiciones de ley 797 de Enero 29 de 2003.

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SIIGO Dejando huella........... ¾

¾

Hasta: Corresponde al rango final de los salarios mínimos mensuales legales vigentes hasta el que se debe efectuar el aporte. de acuerdo a las disposiciones de ley 797 de Enero 29 de 2003. % Aporte: Se debe digitar el porcentaje de aporte de acuerdo a las disposiciones de ley 797 de Enero 29 de 2003.

RECUERDE Si no desea crear la tabla puede copiar el archivo ZSUBCTA y ZSUBCTA.IDX del directorio Archivos de Programa o Program Files - Informática y Gestión – SIIGO Windows SIIWI NN donde NN es el número de la empresa en la que se esta trabajando.

2.1.2 Control Salud Ruta: Nómina – Parámetros - Catálogo – Apertura de Fondos Para que el programa efectúe el cálculo de los aportes de salud es necesario definir el Fondo de Control Salud.

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SIIGO Dejando huella........... ¾ ¾ ¾ ¾ ¾

¾

¾

¾

¾

¾ ¾

Tipo: Se debe escoger la opción de acuerdo al fondo que se quiere crear. Para este caso se debe escoger el fondo de Salud Número del Fondo: Se debe presionar la tecla “Enter” para ingresar la parametrización del fondo. Nombre del Fondo: Aparece de forma automática y no es necesario digitarlo ni modificarlo. NIT Fondo: El programa salta este campo porque no se esta creando ningún fondo específico. Aporte Patronal: Corresponde al porcentaje de salud que debe aportar el empleador. De acuerdo a la legislación actual este porcentaje corresponde al 8%. Aporte Empleado: Corresponde al porcentaje de descuento que se debe efectuar al empleado por concepto de salud. De acuerdo a la legislación actual este porcentaje corresponde al 4% Máximo (SMLV): En este campo se debe digitar el tope máximo de salarios mínimos mensuales legales vigentes sobre los que se deben efectuar los descuentos de salud. De acuerdo a la legislación actual el tope es de veinticinco (25) salarios mínimos mensuales legales vigentes. Mínimo (SMLV): En este campo se debe digitar el tope mínimo de salarios mínimos mensuales legales vigentes sobre los que se debe aplicar el descuento de salud. De acuerdo a la legislación actual el tope es de un (1) salario mínimo mensual legal vigente. Cobertura Familiar: En este campo se debe digitar el porcentaje de aporte que debe efectuar la empresa por concepto de Caja de Compensación Familiar. De acuerdo a las disposiciones legales vigentes este porcentaje es del 4%. Salario Mínimo: En este campo se debe digitar el valor del salario mínimo legal vigente. Aporte Cont. Aprendizaje: Este campo se emplea cuando en la empresa se encuentran Estudiantes del SENA que se encuentren en etapa electiva y/o productiva, con el fin de realizar el % de aporte en salud según lo reglamente la ley.

RECUERDE Los datos que se registren en los fondos de control deben ser actualizados anualmente o conforme a las disposiciones legales vigentes. 2.2 CAJAS DE COMPENSACION Ruta: Nómina - Parámetros – Catálogos - Cajas de Compensación.

Permite crear las diferentes Cajas de Compensación que tenga la empresa, el sistema solicita los datos mínimos requeridos, para la creación y diferenciación de las Cajas de Compensación.

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¾ ¾

¾ ¾

Código: Se pueden Crear hasta 999 cajas de compensación utilizadas por la empresa. NIT: Se debe ingresar el numero de identificación tributaria correspondiente a cada caja de compensación que se desee crear, si este no existe dentro del Catalogo de Terceros, el sistema habilitara los datos básicos para la creación del mismo. Descripción: Se debe incluir el nombre de la Caja de compensación Familiar que se desea crear. Código Caja: Corresponde al Código asignado a cada una de las entidades para el manejo de Planilla Integrada de Liquidación de Aportes.

2.3 FIJACIÓN DE PORCENTAJES PARAFISCALES RUTA: Nómina Parafiscales

-

Parámetros

–

Catálogos

-

Fijación

de

Porcentajes

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SIIGO Dejando huella........... En esta ventana se definen los porcentajes de aportes parafiscales, para poder realizar en forma correcta el Proceso de Parafiscales por la ruta Nómina – Comprobantes Parafiscales. Es decir que en el momento en que sea realizada alguna modificación en estos conceptos existe la posibilidad de modificarlo por esta opción.

2.4 MOTIVOS DE RETIRO RUTA : Nómina - Parámetros – Catálogos – Motivos de Retiro En esta opción el sistema permite crear los diferentes motivos de retiro que se manejen. El sistema permite crear hasta 999 causales de retiro las cuales se van a tener en cuenta en el proceso de liquidación de personal, para esto pregunta el código del retiro y la descripción. Con el icono

permite realizar la consulta

Ejemplo: Terminación de Contrato Retiro Justificado Abandono de Cargo

2.5 GRUPOS CONTABLES Ruta: Nómina – Parámetros - Catálogos – Grupos Contables A través de esta opción se crean los diferentes grupos contables que maneja la empresa. Su finalidad es guardar los acumulados de un empleado, cuando por alguna circunstancia se hace cambio a un nuevo grupo contable y se realizan pagos y contabilizaciones de nómina a este último grupo.

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SIIGO Dejando huella........... Los grupos contables los cuales afectan a nivel contable la nómina son los siguientes:

51 (Administración) 52 (Ventas o comercial) 72 (Mano de obra o Producción).

El campo que se debe diligenciar es:

Grupo Contable: En esta opción únicamente se requiere digitar el grupo que corresponde a 2 dígitos y una vez se han creado con la tecla de función F1 o con el icono

se graban.

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2.6 INCREMENTO DE SUELDOS Ruta: Nómina – Catálogo – Aumento A través de esta opción se puede efectuar el incremento de sueldos de forma automática tomando como base el salario del empleado que se digito en la hoja de vida.

Para efectuar los incrementos de sueldo, el sistema cuenta con las siguientes opciones:

Los incrementos se pueden efectuar por porcentaje, por valor o por persona digitando seleccionado la opción que se desee.

Por Porcentaje: Para efectuar los incrementos por porcentaje se debe ingresar la siguiente información:

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Porcentaje: En este campo se debe digitar el porcentaje de incremento que se desea aplicar a los sueldos de los empleados que se relacionaron en la hoja de vida. Nit Desde: Corresponde al número de identificación inicial del empleado desde el se puede efectuar la que se desea aplicar el incremento. Con el icono búsqueda de los empleados creados o presionando la tecla “Enter” el programa asumirá desde el Nit cero (0). Nit Hasta: Corresponde al número de identificación final del empleado hasta el se puede efectuar la que se desea aplicar el incremento. Con el icono búsqueda de los empleados creados o presionando la tecla “Enter” el programa asumirá hasta el Nit 9999,999,999,999. Centro de Costos Desde: En este campo se debe digitar el código del centro de costo inicial desde el que se desea aplicar el aumento de sueldos. Con el icono se puede efectuar la búsqueda de los centros de costo creados o

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SIIGO Dejando huella........... presionando la tecla “Enter” el programa asumirá desde el centro de costo cero (0000). Centro de Costo Hasta: En este campo se debe digitar el código del centro de costo final hasta el que se desea aplicar el aumento de sueldos. Con el icono se puede efectuar la búsqueda de los centros de costo creados o presionando la tecla “Enter” el programa asumirá hasta el centro de costo (9999). Desea el Informe con Sub-centros: Si se marca esta opción el programa solicitará el rango de los sub-centros de costo para efectuar el incremento. Si no se marca la opción el programa efectuara el incremento de sueldos de forma automática.

Por Valor: Para efectuar los incrementos por valor se debe ingresar la siguiente información:

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Incremento de: En este campo se debe ingresar el valor del incremento que se desea aplicar al sueldo que aparece en la hoja de vida de los empleados. Nit Desde: Corresponde al número de identificación inicial del empleado desde el que se desea aplicar el incremento. Con el icono se puede efectuar la búsqueda de los empleados creados o presionando la tecla “Enter” el programa asumirá desde el Nit cero (0). Nit Hasta: Corresponde al número de identificación final del empleado hasta el que se desea aplicar el incremento. Con el icono se puede efectuar la búsqueda de los empleados creados o presionando la tecla “Enter” el programa asumirá hasta el Nit 9999,999,999,999. Centro de Costos Desde: En este campo se debe digitar el código del centro de costo inicial desde el que se desea aplicar el aumento de sueldos. Con el icono se puede efectuar la búsqueda de los centros de costo creados o presionando la tecla “Enter” el programa asumirá desde el centro de costo cero (0000). Centro de Costo Hasta: En este campo se debe digitar el código del centro de costo final hasta el que se desea aplicar el aumento de sueldos. Con el icono se puede efectuar la búsqueda de los centros de costo creados o presionando la tecla “Enter” el programa asumirá hasta el centro de costo (9999). Desea el Informe con Sub-centros: Si se marca esta opción el programa solicitará el rango de los sub-centros de costo para efectuar el incremento, en caso contrario el programa efectuara el incremento de sueldos de forma automática. Por Persona: En esta opción el programa muestra la lista de empleados que se han creado por el módulo de nómina, para que a cada uno de ellos se les efectúe el incremento salarial. Para efectuar el incremento es necesario digitar la siguiente información:

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Los campos que se deben diligenciar son los siguientes:

Sueldo: En este campo se debe digitar el nuevo salarió que será asignado a cada uno de los empleados. C.C: El programa trae automáticamente el centro de costo que se le asignó al empleado en la hoja de vida. Si se desea cambiar se debe digitar el nuevo centro de costo del empleado, en caso contrario se debe pasar este campo presionado la tecla “Enter”. Sal: El programa trae automáticamente código del fondo de salud que se le asignó al empleado en la hoja de vida. Si se desea cambiar se debe digitar el nuevo fondo de salud del empleado, en caso contrario se debe pasar este campo presionado la tecla “Enter”. Pen: El programa trae automáticamente código del fondo de pensión que se le asignó al empleado en la hoja de vida. Si se desea cambiar se debe digitar el nuevo fondo de pensión del empleado, en caso contrario se debe pasar este campo presionado la tecla “Enter”. Ces: El programa trae automáticamente código del fondo de cesantías que se le asignó al empleado en la hoja de vida. Si se desea cambiar se debe digitar nuevo el fondo de cesantías del empleado, en caso contrario se debe pasar este campo presionado la tecla “Enter”.

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Salario Mínimo: En este campo el sistema trae por defecto el valor de salario mínimo digitado en la creación de control de Pensión por la ruta: NominaParámetros – Catálogos- Apertura de Fondos, al realizar el cambio del salario mínimo en esta opción el programa actualiza en forma inmediata el valor del salario mínimo de esta pantalla. Rango de Empleados: El programa solicita el rango de empleados a los cuales se les realizara el aumento salarial al SMLV, en este rango de empleados se pueden seleccionar todos, ya que el sistema respeta la marcación de Tiene Salario Mínimo que se incluye en la creación de Hojas de Vida que veremos mas adelante.

Centro de Costos Desde: En este campo se debe digitar el código del centro de costo inicial desde el que se desea aplicar el aumento de sueldos. Con el icono se puede efectuar la búsqueda de los centros de costo creados o presionando la tecla “Enter” el programa asumirá desde el centro de costo cero (0000). Centro de Costo Hasta: En este campo se debe digitar el código del centro de costo final hasta el que se desea aplicar el aumento de sueldos. Con el icono se puede efectuar la búsqueda de los centros de costo creados o presionando la tecla “Enter” el programa asumirá hasta el centro de costo (9999). Desea el Informe con Sub-centros: Si se marca esta opción el programa solicitará el rango de los sub-centros de costo para efectuar el incremento, en caso contrario el programa efectuara el incremento de sueldos de forma automática. 2.7 CATALOGO DE PROVISIONES

Ruta: Nómina – Parámetros- Catálogos – Catalogo de Provisiones A través de esta opción se realiza la parametrización de los porcentajes par la aplicación de los calculos para las Provisiones de Cesantías, Int de Cesantías, Vacaciones y Primas.

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Código: Permite Crear 999 códigos de provisiones para ser aplicados. Nombre: Digitar el Nombre de la provisión que se desea crear. Porcentaje: Se debe ingresar el porcentaje de Aplicación de la Provisión. Saldo – Movimiento: La forma de aplicación de las provisiones en este modulo se realiza con base al movimiento mes. Codigo de Nomina: Se debe seleccionar el código de nomina creado para la aplicación de las provisiones de nomina. Grupo: Se debe Digitar Cada Grupo contable por el cual se deben generar el proceso de provisiones. Cta Debito: Se debe Digitar la cuenta del gasto correspondiente a cada grupo contable que se maneje para las provisiones de nomina. Cta Crédito: Se debe Digitar la cuenta del pasivo correspondiente a la provisión de las prestaciones sociales. Salario Integral: Se realiza esta selección si se desea que las provisiones se realicen a los empleados que ganan salario integral.

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SIIGO Dejando huella........... 3. PARAMETROS DE RECURSOS HUMANOS

3.1 NIVELES DE ESTUDIO RUTA: Recursos Humanos - Parámetros – Catálogos – Apertura de Niveles de Estudio En esta opción permite crear los diferentes niveles de estudio de los empleados que maneje la empresa. El sistema permite crear hasta 999 niveles de estudio, para esto pregunta el código del nivel y la descripción del mismo.

Con el icono el código.

permite realizar la consulta y con el icono

permite eliminar

3.2 PROFESIONES RUTA: Recursos Profesiones

Humanos

-

Parámetros

–

Catálogos

–

Apertura

de

En esta opción se deben crear las diferentes profesiones que maneje la empresa.

Al ingresar a la opción el sistema solicita el ingreso de los datos correspondientes a la creación de cada una de las profesiones que apliquen dentro de la organización.

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3.3 TABLA DE ACTIVIDADES RUTA: Recursos Humanos - Parámetros – Catálogos – Apertura Tabla de Actividades En esta opción el sistema permite codificar las diferentes actividades culturales, deportivas y sociales que tenga la empresa.

Al ingresar al menú el sistema pregunta los datos básicos para la creación de dicha actividad.

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Con icono

se guarda la información.

3.4 TABLAS DE TIPOS DE CONTRATO RUTA: Recursos Humanos - Parámetros – Catálogos – Apertura Tabla de Tipos de Contrato En esta opción el sistema permite crear los diferentes tipos de contrato de trabajo que utilice la empresa. Al ingresar el sistema pregunta: Código: permite crear hasta 999 tipos de contrato. Descripción: se debe digitar el nombre del contrato. Template: se refiere al nombre de la plantilla o template de Word que será usado para la impresión del contrato de trabajo y es de carácter obligatorio. Este archivo se encuentra ubicado en el directorio template del directorio de datos de la empresa.

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SIIGO Dejando huella...........

Con icono

se puede realizar la consulta.

Para los tipos de contrato diferentes al Contrato a Término Fijo y a Término Indefinido, se pueden crear las plantillas en archivos de Word y los campos variables ser parametrizados con la Utilidad de Word llamada Merge.

3.5 FORMA DE RECEPCIÓN HOJAS DE VIDA RUTA: Recursos Humanos - Parámetros – Catálogos – Forma de Recepción Hoja de Vida.

En esta opción se definen las posibles formas o medios que se pueden utilizar para realizar la recepción de hojas de vida (ej.: apartado aéreo, bolsa de empleo, etc.). Con base a esta información se generarán estadísticas y/o informes de gestión de selección de personal. Permite crear hasta 999 formas de recepción de hojas de vida.

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3.6 TABLA DE DATOS EXTRAS RUTA: Recursos Humanos - Parámetros – Catálogos – Tabla de Datos Extras

Permite definir campos personalizados para la hoja de vida del empleado, incluye datos de tipo numérico, alfanumérico o de fecha (por ejemplo, estatura del empleado, barrio o localidad, fecha de nacimiento de hijos del empleado). Permite crear hasta 999 campos extras. Se debe registrar la siguiente información: Código: Del campo extra Descripción: Enunciado del campo. Permite registrar hasta 14 caracteres. Tipo: Si su respuesta es de tipo numérica, alfabética o de fecha. Activo: Es decir que si se requiere que se encuentre activo en el momento de diligenciar la hoja de vida del aspirante y/o empleado.

Con el icono

el sistema permite guardar los campos.

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SIIGO Dejando huella...........

En el momento de ser guardado, el campo extra se hace visible en la ventana posterior. 3.7 CALIFICACIONES RUTA: Recursos Calificaciones

Humanos

-

Parámetros

de

Selección

–

Catálogos

-

En esta opción se deben crear los conceptos de calificación que se tienen en cuenta para la selección del personal.Estos conceptos serán asociados a los criterios de calificación.

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SIIGO Dejando huella...........

Con icono

permite realizar la consulta.

3.8 CRITERIOS A CALIFICAR RUTA: Recursos Humanos - Parámetros de Selección – Catálogos – Apertura de Criterios En esta opción el sistema permite crear los diferentes criterios utilizados para calificar las pruebas que se realicen en el proceso de selección del personal. Al ingresar al menú el sistema solicita: Código: el sistema permite crear hasta 999 Códigos. Descripción: debe digitarse el nombre del criterio.

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SIIGO Dejando huella...........

El sistema permite asignar rango esperado de calificaciones, para llevar el respectivo seguimiento.

3.9 PRUEBAS RUTA: Recursos Humanos - Parámetros de Selección – Catálogos – Apertura de Pruebas En esta opción el sistema permite crear las diferentes pruebas que se apliquen a cada uno de los aspirantes dentro del proceso de selección. El sistema pregunta: Prueba: permite crear hasta 999 Códigos de pruebas, con su correspondiente nombre.

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SIIGO Dejando huella........... Comentarios: se debe colocar un comentario que indique en forma clara lo que se desea evaluar. Con icono

permite grabar.

Criterios: se deben digitar los criterios que se van a tener en cuenta para evaluar la prueba, con icono

permite realizar la consulta.

Para terminar se le da la opción Continuar.

3.10 COMPETENCIAS - PERFILES RUTA: Recursos Humanos - Parámetros de Selección – Catálogos – Apertura de Competencias / Perfiles En esta opción el sistema permite codificar los diferentes perfiles que se manejen en la empresa para aplicarlos a cada uno de los aspirantes a los diversos cargos. Al ingresar a la opción pregunta:

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SIIGO Dejando huella........... Perfil: permite codificar hasta 999 diferentes compentencias/perfiles con su nombre correspondiente. Comentarios: se debe colocar algún comentario que detalle las características del perfil.

Criterios: se debe colocar los diferentes criterios de selección que se evalúen para el perfil con icono

se puede realizar la consulta.

Para finalizar se debe digitar la opción Continuar.

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SIIGO Dejando huella...........

3.11 APERTURA DE CARGOS RUTA: Recursos Humanos - Parámetros - Catálogos - Apertura de Cargos En esta opción el sistema permite crear los diferentes cargos que se manejen en la empresa. Al ingresar a este menú el sistema pregunta la información correspondiente a código y cargo que se esta parametrizando con el respectivo rango salarial.

Paso seguido el sistema pregunta las diferentes pruebas que se necesitan para el cargo y los diferentes perfiles.

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SIIGO Dejando huella...........

El sistema permite consultar con icono

(Ver Parámetros de Selección).

Criterio: debe digitarse el criterio que se tiene en cuenta para la prueba psicotécnica. Calificación Mínima Deseada: permite colocar la calificación mínima deseada del criterio, con icono

permite consultar.

Calificación Máximo Deseado: permite colocar la calificación máxima del criterio, con icono

permite consultar.

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SIIGO Dejando huella........... Comentarios: permite colocarle un comentario que identifique lo que se desea calificar del criterio.

Después de digitar el comentario el sistema permite grabar con icono

.

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SIIGO Dejando huella........... 3.12 HOJAS DE VIDA APERTURA DE EMPLEADOS/ASPIRANTES RUTA: Recursos Humanos - Hojas de Vida – Catálogos – Hoja de Vida de Empleados/Aspirantes En esta opción el sistema permite crear los diferentes aspirantes que desean ingresar a la empresa y de igual forma los empleados.

OBSERVACION únicamente.

: Se deben crear los empleados por esta opción

El sistema al ingresar al menú el sistema pregunta: Identificación: se debe digitar el número de cédula o identificación del aspirante. Al crearla el sistema pregunta:

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SIIGO Dejando huella...........

Nombres: deben digitarse los nombres del aspirante. Apellidos: debe digitarse los apellidos del aspirante. Tipo de Documento: debe seleccionarse el tipo de documento del aspirante. Cedula de Ciudadanía. Tarjeta de Identidad. Cedula de Extranjería. Pasaporte. Registro Civil.

Sexo: se debe colocar el sexo del aspirante.

Estado Civil: el sistema permite los siguientes estados civiles: Soltero Casado Separado Divorciado Viudo Unión Libre Otro

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SIIGO Dejando huella........... Fecha de Nacimiento: permite digitar la fecha de nacimiento. E- mail: debe digitarse la dirección electrónica del aspirante. País: con la tecla de función F2 o icono de binoculares permite realizar la consulta de los países creados. Ciudad: Con la tecla de función F2 o ícono de binoculares permite realizar la consulta de las ciudades creadas. Dirección: debe digitarse la dirección del aspirante. Zona: Es un dato a nivel informativo para ubicar el barrio. Teléfono 1-2 /celular : permite crear hasta dos números telefónicos. Recepción: Seleccionar la forma en la cual se recibió la hoja de vida del aspirante.

No. Pasaporte: espacio destinado para colocar el número del pasaporte. Licencia de Conducción: espacio destinado para colocar la licencia de conducción. Periodo de Pago: Semanal, decanal, catorcenal, quincenal, y mensual. Sábado Laborable: Se debe indicar si el empleado debe trabajar el día sábado; se toma en cuenta este día para el conteo de vacaciones. Aplica Salario Mínimo S y P?: Aplica salario mínimo como base para liquidación de salud y pensión, para aquellos empleados que devengan menos del salario mínimo. Domingo Laborable: Indicar si el empleado debe trabajar el día domingo. se toma en cuenta este día para el conteo de vacaciones.

Incluye el día 31 en vacaciones: Al marcar esta opcion tomara el dia 31 para el conteo de vacaciones, al omitir esta marcacion lo realizara sobre 30 dias. Cargo: Con la tecla de función F2 o el ícono de binoculares permite consultar el cargo para el cual se esta presentando el aspirante. Fecha de Aplicación al Cargo: Fecha en la cual presento la hoja vida como aspirante aun sin haber pasado el proceso de contratación. Profesión / Oficio: con la tecla de función F2 o el ícono de binoculares permite realizar la consulta de las profesiones. País de Trabajo: debe digitarse el código del país donde va trabajar el aspirante.

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SIIGO Dejando huella........... Ciudad de Trabajo: debe digitarse el Código de la ciudad donde va a trabajar el aspirante. Sucursal Autoliquidación: Debe incluir el número de la sucursal al cual el empleado se encuentra afiliado para la autoliquidación. No. descuenta retención si llega a la base: Para que el sistema no liquide la retencion en el proceso automatico de liquidacion de nomina. No pagar Subsidio de Transp: Al seleccionar esta opción, el sistema no liquida Susidio de Transporte al empleado así cumpla con la base para realizar este calculo. No descuenta FSP si llega a la base: Al marcar esta opción el sistema no liquida el valor correspondiente al Fondo de Solidaridad Pensional asi llegue a la base. Tiene Salario Mínimo: Se indica al empleado que gana salario mínimo esta opción, aquellos que se encuentren con esta marcación, el sistema hara el cambio automatico del SMLV al ser este modificado en la opcion del control de pensiones. IBC Diferente: Si se realizan liquidaciones con IBC diferente al real, se indica el valor del ingreso base de cotización en esta casilla. Días vacaciones: Días de disfrute para vacaciones que tiene derecho el empleado por periodo anual laborado en Regimen Normal (15 dias). Tipo de Salario: Se define el tipo de salario que tendra el empleado, sea fijo o variable, se debe incluir la letra “F” si corresponde a salario Fijo, o la letra “V” si corresponde a salario variable. Porcentaje Pensión - Porcentaje Salud: Que aplicará para el empleado. El sistema trae por defecto los porcentajes vigentes para aportes, los cuales fueron parametrizados previamente en la opcion de control de salud y control de pension. Días Base Prestaciones: Días que servirán como base para cálculo de prestaciones. Se tiene por defecto 360. Permite Modif: Permite modificar los dias que seran base para el calculo de prestaciones en la liquidación de contrato de trabajo. Salario – concepto: Se indica el concepto con el cual se le pagará el sueldo al empleado y se tendra en cuenta en el proceso automatico de liquidacion de nomina. El sistema recalcula los dias en cada vez presente alguna novedad como Licencias, incapaciades, vacaciones o licencias que afecte el numero de dias laborados. Este concepto de salario debe ser fijo para cada empleado (Ej. Sueldo, salario integral), exceptuando a aquellos empleados cuyo sueldo base se registra como una novedad y no requiere que el sistema reajuste el número de dias.

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SIIGO Dejando huella........... Estudios Realizados Después de haber creado el aspirante, el sistema permite ingresar a la opción de estudios con el siguiente icono ubicado en la parte superior de la pantalla.

En esta opción el sistema permite complementar los datos de estudios realizados por los diferentes aspirantes. Nivel: debe colocarse el nivel de estudio del aspirante, con la tecla de función F2 o el ícono de binoculares permite realizar la consulta.

Profesión: debe digitarse la profesión del aspirante, con la tecla de función F2 o el icono de binoculares permite realizar la consulta. Años Cursados: número de anos cursados. Meses Cursados: número de meses cursados. Institución: debe colocarse la institución donde realizó sus estudios.

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SIIGO Dejando huella........... Estado: el sistema permite indicar si el aspirante termina sus estudios, esta cursando o tiene sus estudios aplazados. Matrícula Profesional: se debe digitar el número de matricula profesional. Título Obtenido: permite digitar el título obtenido. Fecha Terminación: permite colocar la fecha de terminación de sus estudios.

Para terminar se debe grabar con la tecla de función F1 o el ícono de binoculares.

Experiencia En esta opción el sistema permite registrar la experiencia laboral del aspirante. Para ingresar a la opción de experiencia se debe ingresar al icono

Al ingresar a la opción el sistema pregunta: Empresa: debe colocarse la ultima empresa donde trabajo el aspirante.

Fecha de Ingreso: fecha de ingreso de la anterior empresa.

Fecha de Retiro: Fecha de retiro de la anterior empresa. Cargo: cargo que ocupo el aspirante en la anterior empresa. Sueldo: debe digitarse el valor del sueldo del aspirante en la anterior empresa. Referencia: nombre de las personas que sirven de referencia para el aspirante. Teléfono: teléfono de la anterior empresa del aspirante.

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SIIGO Dejando huella...........

Para salir de la opción con la tecla de función F1 o con el ícono de binoculares. Información Familiar En esta opción el sistema permite crear la información familiar de cada uno de los aspirantes. Se debe ingresar por el ícono:

Al ingresar a la información familiar el sistema pregunta: Relación: debe indicarse la relación familiar.

Es persona a cargo: el sistema pregunta si la persona esta a cargo sin o no.

Identificación: Debe digitarse el número de identificación del padre, hijo, cónyuge, hermano u otro. Tipo de identificación: Debe indicarse el número de identificación. Nombres: Debe colocarse los nombres del familiar o cónyuge. Apellidos: Deben colocarse los apellidos del familiar o cónyuge. Sexo: Deben colocar el sexo del familiar o cónyuge. Fecha de Nacimiento: Fecha de nacimiento del familiar o cónyuge.

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SIIGO Dejando huella...........

Resultados de Pruebas Para ingresar a la opción correspondiente.

de resultado de pruebas se debe ingresar por icono

Al ingresar al menú el sistema pregunta: Fecha: debe indicarse la fecha en la cual se realizo la prueba. Prueba: debe elegirse la prueba presentada por el aspirante. Criterio: debe escogerse el criterio de la selección. Calificación: debe escoger la calificación de la prueba. Observaciones: Permite colocar las observaciones correspondientes a la prueba presentada por el aspirante.

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SIIGO Dejando huella...........

Para grabar con la tecla de función F1 o el ícono de bandera. Evaluación del Perfil En esta opción el sistema permite realizar una evaluación del perfil de los diferentes aspirantes. Para entrar a la opción se debe ingresar por el ícono.

Al ingresar a la opción el sistema pregunta: Fecha: debe digitarse la fecha de evaluación del perfil. Perfil: debe digitarse el perfil que se desea evaluar.

Criterio: debe colocarse el criterio que evalúa el perfil.

Observaciones: permite digitar las diferentes observaciones que se tienen en cuenta para evaluar el perfil.

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SIIGO Dejando huella...........

Cumplió: se debe indicar se cumplió la actividad.

Para salir de la opción permite grabar con la tecla de función F1 o el ícono de bandera. Inscripción de Actividades

En esta opción permite realizar una inscripción en las diferentes actividades que estén creadas en la parametrización. Para ingresar a la opción de Inscripción de Actividades se debe digitar el icono que se presenta a continuación:

Se registrarán en esta opción los siguientes datos: Código: con la tecla de función F2 o el icono de binoculares permite realizar la consulta de las actividades creadas. Fecha inicial- Fecha Final: el sistema pasa por alto este campo , ya que en la creación de la actividad lo pregunta. Número de Acomp.: es un campo numérico para digitar el número de acompañantes de la actividad. Asistió: debe colocarse si asistió o no a la actividad.

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SIIGO Dejando huella........... Observación: permite digitar una observación que detalle la actividad.

Para terminar se debe digitar la tecla de función F1 o el ícono de bandera. Dotaciones Esta opción permite controlar las diferentes dotaciones que se le entreguen a los trabajadores, vale la pena aclarar que esta opción sólo aplica para empleados no para aspirantes. Para ingresar al menú debe digitarse el icono que se presenta a continuación:

Al ingresar a la opción el sistema pregunta: Fecha de Entrega: debe digitarse la fecha de entrega de la dotación. El sistema lo lee de lo definido en el registro de control. Producto: debe digitarse el producto , con la tecla de función F2 o el icono de binoculares consulta. Los productos de dotación deben estar asociados a una tabla (s) de consumos. Cantidad: debe colocarse el número de unidades solicitadas por el empleado. Observaciones: permite digitar las observaciones correspondientes a la solicitud de la dotación.

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SIIGO Dejando huella...........

Para terminar con la tecla de función F1 o el icono de bandera. NOTA: EN ESTA OPCIÓN SOLO SE REALIZA LA SOLICITUD DE LA DOTACION LO CUAL NO AFECTA EL INVENTARIO. EL MODULO DE RECURSOS HUMANOS TIENE LA OPCIÓN DE CONTABILIZACION por la ruta: Recursos Humanos-Hojas de Vida – Informes –Dotaciones- Entrega de Dotaciones.

Según la Ley , las dotaciones se entregan a empleados que devenguen menos de dos salarios mínimos mensuales , cuando el empleado devenga mas de dos salarios mínimos mensuales el sistema muestra un mensaje informativo avisando sobre este hecho.

Datos Extra Los datos extra están relacionados con aquella información que requiere en forma específica la empresa tanto para el proceso de selección como para la gestión del recurso humano. Para ingresar a registrar estos campos es necesario hacer clic sobre el siguiente icono

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SIIGO Dejando huella...........

Al ingresar se seleccionará del listado creado anteriormente por la ruta DefiniciónCampos Extras, con doble clic la información que se registrará en la hoja de vida

Una vez se registre, se puede verificar el dato por pantalla:

Documentos En esta opción permite almacenar los diferentes documentos que estén relacionados a los empleados como el contrato de trabajo, cartas, memorandos, certificaciones etc. Se pueden grabar en cualquier formato ya que se trabajan desde el explorador de Windows en donde se debe seleccionar el archivo que se desea abrir. Para ingresar al menú se debe hacer clic sobre el siguiente ícono.

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SIIGO Dejando huella........... El sistema pregunta la carpeta donde se guardará la información de cada uno de los empleados incluida la foto. Para que foto sea tomada por el sistema esta debe ser gravada con la inicial FO y el número de contrato que asigna el sistema al terminar el proceso de contratación

Para grabar los datos del empleado se ejecuta con la tecla de función F1 o el icono de bandera. 4. ESTRUCTURA DE LA EMPRESA 4.1 ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA RUTA: Recursos Humanos - Parámetros – Estructura de la Empresa Organigrama de la Empresa En esta opción el sistema permite crear la estructura de la empresa asignando a cada uno de los cargos su relación de dependencia. El sistema solicita:

Cargo: permite consultar los cargos con icono

.

Depende: se debe indicar el cargo del cual depende el cargo anteriormente creado. Ejemplo: CARGO: GERENTE COMERCIAL DEPENDE: PRESIDENTE

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SIIGO Dejando huella...........

NOTA: En la creación del organigrama es obligatorio crear el primer nivel de jerarquía, y en la opción Depende se debe repasar con Enter.

Al terminar de ingresar el organigrama se debe grabar con icono

.

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SIIGO Dejando huella...........

5. CALENDARIO En esta opción el sistema permite crear el calendario correspondiente al año actual para definir los días festivos y dominicales, y así realizar un correcto cálculo de los días de vacaciones de los empleados. 5.1 DEFINICIÓN DE CALENDARIO RUTA: Recursos Calendario

Humanos

-

Parámetros

–

Calendario

–

Apertura

de

Al ingresar a la opción de Calendario se debe ingresar a la opción Apertura de Calendario, donde se deben marcar los días que son considerados Dominicales o Festivos y cuales son laborables.

Al ingresar al menú se debe escoger cada uno de los meses con el correspondiente año.

Para cambiar el estado de un día laborable a un día Dominical, se debe ubicar en el día correspondiente y marcar la opción Dominical o Festivo. El sistema por defecto crea los días de Lunes a Viernes como días laborables y los Domingos como días Festivos.

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SIIGO Dejando huella...........

Los días marcados como laborables se muestran de color blanco, los días marcados como dominicales se muestran resaltados. 6. PROCESO DE CONTRATACION RUTA: Recursos Humanos – Contrato de Trabajo – Contrato de Trabajo Proceso de Contratación Luego de realizar el proceso de Selección de personal se realiza la vinculación de los aspirantes a la Empresa, ingresando la información básica en Recursos Humanos y en el Módulo de Nómina de Siigo. Esta opción solicita la identificación del aspirante, la cual puede ser ubicada por el , en ayuda alfabética o numérica , de igual forma al consultar icono se puede verificar el estado del empleado E – Empleado y A – Aspirante

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SIIGO Dejando huella........... Luego de ubicar al aspirante, se digita el cargo para el cual será contratado y el ; la centro de costo correspondientes, los cuales se pueden buscar con el icono fecha a partir de la cual será contratado, el tipo de contrato y el período de pago, de igual forma el sistema realiza la numeración automática del Contrato de Trabajo.

Otros: Ley 50: Permite hacer la marcación si el empleado se rige bajo la ley 50 para la liquidación de Cesantías e Intereses de Cesantías. Corporación: Permite seleccionar la corporación y/o Banco al cual se podrá hacer el pago por medio magnético del empleado.

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SIIGO Dejando huella...........

Numero: Se debe digitar el Número de cuenta bancaria del empleado y algunos datos adicionales los cuales dependeran del banco al cual se requiera generar el archivo plano Ej. Para el archivo plano de conavi los primeros dos digitos que se deben digitar antes del numero de la cuenta corresponden al tipo de cuenta que maneja el empleado. Luego de ingresar los datos anteriores, el sistema indica que si esta seguro de grabar dicha información y el sistema presenta una ventana donde se registra la siguiente información:

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SIIGO Dejando huella........... ¾ ¾ ¾ ¾ ¾

Grupo contable: 51, 52 o 72. Cuenta asignada: 05 Sueldo: Valor del salario básico, en caso de tener salario fijo. Integral: si es salario integral, el sistema solicita el factor prestacional. Término fijo: si es de este tipo de contrato, solicita la fecha de terminación, a partir de la cual se generarán informes de relación de contratos por vencer.

Luego de registrar esta información, el sistema solicita registrar los datos de la Ley 100 :

Al terminar el sistema confirma que se realizó el registro del Empleado.

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SIIGO Dejando huella...........

INFORMACIÓN BANCARIA En esta misma opción, se indica el banco con el cual se va a pagar al empleado para efectos de generación del medio magnético para el pago de la nómina cuando el banco no se encuentre dentro del listado generico de entidades financieras que trae por defecto el sistema. Es necesario haber parametrizado previamente los datos del banco y el archivo plano para el banco por el módulo de Tesorería.

6.1 IMPRESION DEL CONTRATO DE TRABAJO Ruta: Recursos Humanos – Contrato de Trabajo – Contrato de Trabajo Impresión de Contrato de Trabajo A través de esta opción se genera el Contrato de Trabajo en un documento Microsoft Word.

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SIIGO Dejando huella........... Para esto, se definen los rangos de Nits y de cargos, los cuales pueden ser ubicados con el icono personal.

; adicionalmente se indica el rango de fechas de contratación de

Luego de definir los anteriores conceptos, el sistema indica generar el contrato de trabajo en Word con el icono

.

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SIIGO Dejando huella........... El documento de Contrato de Trabajo se genera de acuerdo con el Template definido en el registro de Tipo de Contrato ubicado en la opción Recursos Humanos – Parámetros – Definición – Tabla Tipos de Contrato, que se encuentra amarrado a cada empleado. Este documento será almacenado en el directorio de documentos asignado a cada Empleado, ubicado en la carpeta SIIWINN (NN: número de la empresa), de manera que pueda ser consultado o modificado posteriormente, por la opción disponible en la Hoja de Vida. Terminado el Proceso de contratacion, es necesario ingresar a la opcion de RUTA: NOMINA- CATALOGOS-CATALOGO DE EMPLEADOS con el fin de ingresar informacion necesaria para procesos de generacion de planillas de seguridad social, los cuales se encontraran en la cartilla Nro 4.

7. INFORMES 7.1 INFORMES PLAN DE CUENTAS 7.1.1 Informe Plan de Cuentas Presenta un informe impreso, por pantalla o en Excel del Plan de Cuentas, para realizar revisiones sobre su parametrización:

Se indica si se requiere generar en orden alfabético o numérico, el rango de cuentas, e imprimir todo el Plan de Cuentas o las Utilizadas, es decir las cuentas parametrizadas.

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SIIGO Dejando huella...........

Y el sistema genera el siguiente informe:

7.1.2 Movimiento General Genera un informe impreso o por pantalla del movimiento detallado de las cuentas contables. Se indica el rango de meses y/o días, forma de ordenamiento (Fecha – Documento), rango de cuentas, y comprobantes que se requieren listar :

69 Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

SIIGO Dejando huella...........

Y genera el siguiente informe:

7.2 INFORMES PARAMETROS DE RECURSOS HUMANOS RUTA: Recursos Humanos – Parámetros - Informes En esta opción el sistema permite generar los informes correspondientes a la parametrización de los conceptos anteriormente explicados. El sistema permite generar la información impresa, en Excel o como vista preliminar. Ej. Informe niveles de estudio.

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SIIGO Dejando huella...........

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SIIGO Dejando huella...........

TALLER PARAMETROS GENERALES SIIGO RECURSOS HUMANOS MAS NÓMINA

FASE I

72 Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

SIIGO Dejando huella........... TALLER RECURSOS HUMANOS Y NOMINA PARTE I

Para la implementación del presente módulo es necesario definir los siguientes parámetros:

1. CREACION DE PAISES Y CIUDADES. RUTA: Parámetros Generales – Catálogos – Apertura Países/ Ciudades. Verificar la definición los países de Colombia y Estados Unidos, con sus respectivas ciudades: País 001

Nombre COLOMBIA

002

ESTADOS UNIDOS

Ciudad 0001 0002 0003 0004 0001

Nombre BOGOTA MEDELLÍN BARRANQUILLA CALI MIAMI

2 DEFINICION DEL REGISTRO DE CONTROL RUTA. Parámetros Generales – Catálogos - Registro de Control. Verificar la definición los datos de registro de control de la compañía Dirección E-mail Ciudad Código País Código Ciudad Teléfono Moneda Nacional Signo de la Moneda Sigla de Identificación Sigla Impuesto a las Ventas % Interés de Mora Desea la ayuda en línea Aplica Nombre de la máquina

: : : : : : : : : : : : :

CRA. 18 No. 79a-42 [email protected] Bogota 001 (Colombia) 0001 6337150 PESOS MCTE. $ NIT IVA 2.5 No seleccione el campo No seleccione el campo

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SIIGO Dejando huella........... 3. PARAMETRIZACIÓN DE CUENTAS CONTABLES Ruta: Parámetros Generales – Catálogos - Administración de Cuentas Contables – Apertura de Cuentas Verificar que las cuentas que se relacionan a continuación estén debidamente creadas con las características de si terceros y si centros de costo.

Salud Pasivo 2370050100

I.S.S.

2370050200

Famisanar

2370050300

Compensar

Gasto

5105690100

I.S.S.

5105690200

Famisanar

5105690300

Compensar

Pensión

Pasivo 2380300100

I.S.S.

2380300200

Colfondos

2380300300

Porvenir

Gasto

5105700100

I.S.S.

5105700200

Colfondos

510570300

Porvenir

74 Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

SIIGO Dejando huella........... Cesantías

Pasivo

2380305100

Cesantías Porvenir

Gasto

5105705100

Cesantías Porvenir

Otras cuentas de nómina

Activo

1365950000

Prestamos a empleados

Pasivo

2370100000

Aportes al Sena, ICBF y Cajas de Compensación

2365050000

Retención por salarios

2505050000

Salarios por Pagar

2525050000

Vacaciones consolidadas

2610050000

Provisión de Cesantías

2610100000

Provisión de Intereses de Cesantías

2610150000

Provisión de Vacaciones

2610200000

Provisión de Prima de servicios

75 Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

SIIGO Dejando huella........... Gasto

5105060000

Sueldos

5105150100

Horas extras diurnas

5105150200

Horas extras nocturnas

5105150300

Horas extras diurnas festivas

5105150400

Horas extras nocturnas festivas

5105150500

Recargo nocturno

5105240000

Incapacidades

5105270000

Subsidio de transporte

5105300000

Provisión de Cesantías

5105330000

Provisión de Intereses de Cesantías

5105360000

Provisión de Prima de servicios

5105390000

Provisión de Vacaciones

5105680000

Aportes a A.R.P.

5105720000

Aporte a cajas de compensación.

5105750000

Aportes al ICBF

5105780000

Aportes al SENA

Presiones la tecla “ESC” para salir de la opción o de un clic sobre el icono

.

76 Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

SIIGO Dejando huella........... REVISION PLAN DE CUENTAS Para revisar, generar informe Plan de Cuentas. Ruta: Parámetros Generales – Catálogos - Administración de Cuentas Contables – Apertura de Cuentas

4. CREACION DE CENTROS DE COSTO RUTA: Parámetros Generales – Catálogos – Administración de Centros de Costo - Apertura Definir los siguientes centros de Costos:

Código 01 02 03

Descripción Administración Ventas Producción

Subcentro Costos N N N

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SIIGO Dejando huella........... 5. DEFINICION DE DOCUMENTOS RUTA: Parámetros Generales – Catálogos - Definición de documentos Tipo Comprobante Descripción Numeración Inicial Numeración Automática Numero de Ítems Pagina Completa Numero de Copias Titulo Leyenda Usa Generador Actualiza e Imprime Multiusuario Redondea Cifras Cuenta de Bancos

G Egresos 001 Comprobante de Egreso 00001 Seleccione el campo 64 Seleccione el campo 1 Comprobante de Egreso Seleccione el campo No Seleccione el campo Seleccione el campo No Seleccione el campo Seleccione el campo 1110050101

Tipo Comprobante Descripción Numeración Inicial Numeración Automática Numero de Ítems Pagina Completa Numero de Copias Titulo Leyenda Usa Generador Actualiza e Imprime Multiusuario Redondea Cifras

L Otros 002 Nómina 00001 Seleccione el campo 100 Seleccione el campo 1 Comprobante de Egreso Seleccione el campo No Seleccione el campo Seleccione el campo No Seleccione el campo Seleccione el campo

Tipo Comprobante Descripción Numeración Inicial Numeración Automática Numero de Ítems Pagina Completa Numero de Copias Titulo Leyenda Usa Generador Actualiza e Imprime Multiusuario Redondea Cifras

L Otros 003 Parafiscales 00001 Seleccione el campo 100 Seleccione el campo 1 Comprobante de Egreso Seleccione el campo No Seleccione el campo Seleccione el campo No Seleccione el campo Seleccione el campo

78 Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

SIIGO Dejando huella........... Tipo Comprobante Descripción Numeración Inicial Numeración Automática Numero de Ítems Pagina Completa Numero de Copias Titulo Leyenda Usa Generador Actualiza e Imprime Multiusuario Redondea Cifras

L Otros 004 Provisiones 00001 Seleccione el campo 100 Seleccione el campo 1 Comprobante de Egreso Seleccione el campo No Seleccione el campo Seleccione el campo No Seleccione el campo Seleccione el campo

6. CREACION DE TERCEROS RUTA: Parámetros Generales – Catálogos – Administración de Terceros Apertura de Terceros Defina los siguientes terceros: NIT Sucursales Nombre Contacto Dirección País Ciudad Teléfs 4556677 Sexo E Tipo N Clasificación O

834574958 No seleccione el campo CAFAM CAFAM Calle 122 No 86 – 56 Colombia Bogotá FAX 2887755 Apartado Aéreo E-Mail [email protected]

55487

NIT 841256987 Sucursales No seleccione el campo Nombre COMPENSAR Contacto COMPENSAR Dirección Calle 70No: 22-05 País Colombia Ciudad Bogotá Teléfs 2569854 FAX 4778956 Apartado Aéreo 4587 Empresa E-Mail [email protected] Sexo Tipo N Clasificación O

79 Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

SIIGO Dejando huella........... NIT Sucursales Nombre Contacto Dirección País Ciudad Teléfs 3568974 Sexo E Tipo N Clasificación O

800777666 No seleccione el campo COMFENALCO COMFENALCO Cra. 30 No. 53-85 Colombia Bogotá FAX 3568479 Apartado Aéreo 45878 E-Mail [email protected]

NIT Sucursales Nombre Contacto Dirección País Ciudad Teléfs 6552233 Sexo E Tipo N Clasificación O

830222357 No seleccione el campo BANCO CONAVI BANCO CONAVI Calle 79 No 15 – 03 Colombia Bogotá FAX 6553366 Apartado Aéreo 45487 E-Mail [email protected]

7. CREACIÓN DE CÓDIGOS DE LOS FONDOS Ruta: Nómina – Parámetros - Catálogo – Apertura de Fondos Antes de comenzar a crear los fondos de pensión que maneja la empresa se debe crear el fondo de control de Pensiones y de Salud. Pensión: ¾ ¾ ¾ ¾ ¾ ¾ ¾ ¾ ¾ ¾

Tipo Número fondo Nombre fondo Aporte total Aporte empleado Máximo (SMLV) Mínimo (SMLV) Aporte Solidaridad Salario Mínimo Aporte a la Subcuenta de Subsistencia:

P 00 Enter 15 3.75 25 1 1 381.500 S

Salud: ¾ ¾ ¾ ¾ ¾ ¾

Tipo Número fondo Nombre fondo Aporte Patronal Aporte empleado Máximo (SMLV)

S 00 Enter 8 4 25

80 Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

SIIGO Dejando huella........... ¾ ¾ ¾

Mínimo (SMLV) Cobertura Fam. Salario Mínimo

1 4 381.500

Después de haber parametrizado los datos de control se deben crear cada uno los fondos de pensión, salud y cesantías.

RECUERDE El número del fondo del fondo debe corresponder con el número del auxiliar de las cuentas contables del gasto y de los pasivos creadas para salud, pensión y cesantías. SALUD TIPO

No. FONDO

NOMBRE FONDO

NIT FONDO

S

01

SEGURO SOCIAL

F2 CONSULTA

S

02

FAMISANAR

F2 CONSULTA

S

03

COMPENSAR

F2 CONSULTA

PENSION TIPO

No. FONDO

NOMBRE FONDO

NIT FONDO

P

01

SEGURO SOCIAL

F2 CONSULTA

P

02

COLFONDOS

F2 CONSULTA

P

03

PORVENIR

F2 CONSULTA

CESANTIAS TIPO

No. FONDO

C

51

TIPO

No. FONDO

A

01

NOMBRE FONDO CESANTIAS PORVENIR

NIT FONDO F2 CONSULTA

ARP NOMBRE FONDO SEGURO SOCIAL

NIT FONDO F2 CONSULTA

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SIIGO Dejando huella...........

RECUERDE Los fondos creados quedaran guardados de forma automática y no será necesario ejecutar ninguna acción adicional. Después de haber creado todos los fondos de nómina presione la tecla “ESC” o de un clic sobre el icono

.

CAJAS DE COMPENSACION Ruta: Nómina - Parámetros – Catálogos - Cajas de Compensación.

Registrar las siguientes Cajas de Compensación: CODIGO 001 002 003

DESCRIPCION Compensar CAFAM Comfenalco

RECUERDE…

después de digitar la información.

Siempre salir de la opción con el icono

FIJACIÓN DE PORCENTAJES PARAFISCALES RUTA: Nómina Parafiscales

-

Parámetros

–

Catálogos

-

Fijación

de

Porcentajes

Definir los porcentajes de Parafiscales: DESCRIPCION SENA ICBF Caja de Compensación

PORCENTAJE 2% 3% 4%

MOTIVOS DE RETIRO RUTA: Nómina - Parámetros – Catálogos – Motivos de Retiro

Registrar los siguientes motivos de retiro:

82 Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

SIIGO Dejando huella........... CODIGO 001 002 003 004

DESCRIPCION Abandono de cargo Jubilación Retiro Justificado Expiración del Plazo Pactado

RECUERDE…

Siempre salir de la opción con el icono

después de digitar la información.

CREACIÓN GRUPOS CONTABLES

Ruta: Nómina – Parámetros - Catálogos – Grupos Contables Definir los siguientes grupos contables: 51 52 72

Haga clic sobre el icono

.

LISTADOS DE LOS PARÁMETROS DEFINIDOS LISTA TIPOS DE NOMINA RUTA: Nómina – Parámetros – Informes - Lista Tipos de Nómina A través de este informe se puede efectuar una verificación de los tipos de nómina creados. PARAMETROS DE RECURSOS HUMANOS NIVELES DE ESTUDIO RUTA: Recursos Humanos - Parámetros – Catálogos – Apertura de Niveles de Estudio

Registrar los siguientes niveles de estudio:

CODIGO 001 002 003

DESCRIPCION PRIMARIA SECUNDARIA UNIVERSIDAD

83 Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

SIIGO Dejando huella........... 004 005

TECNICO POSTGRADO - ESPECIALIZACION

RECUERDE…

Siempre salir de la opción con el icono

después de digitar la información.

PROFESIONES RUTA: Recursos Profesiones

Humanos

-

Parámetros

–

Catálogos

–

Apertura

de

Definir las siguientes profesiones: CODIGO 001 002 003 004

DESCRIPCION Contador Público Administrador de Empresas Secretaria Bilingüe Ingeniero de Sistemas

NIVEL Universidad Universidad Técnico Universidad

TABLAS DE ACTIVIDADES RUTA: Recursos Humanos - Parámetros – Catálogos – Apertura Tabla de Actividades Registrar la siguiente Actividad: CODIGO DESCRIPCIÓN FECHA INICIAL FECHA FINAL INTENSIDAD HORARIA NÚMERO MAX. PARTICIPANTES LUGAR DE LA ACTIVIDAD OBSERVACIONES

Grabar con icono

TORF01 Torneo de Fútbol 2005/01/10 2005/01/30 30 HORAS 20 Compensar Torneo organizado por Leonardo Torres y Geovanny Gallego

o con tecla de función F1.

84 Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

SIIGO Dejando huella........... RECUERDE…

El código de la actividad puede ser alfanumérico para poder identificar la actividad que se esta parametrizando con mayor claridad.

Siempre salir de la opción con el icono

después de digitar la información.

TIPOS DE CONTRATO RUTA: Recursos Humanos - Parámetros – Catálogos – Apertura Tabla de Tipos de Contrato

RECUERDE… El sistema tiene preestablecidos dos tipos de contrato: Contrato Indefinido y Contrato a Término Fijo, también la plantilla está definida la cual esta ubicada en el subdirectorio Templates en la carpeta de trabajo (ej.: SIIWI01) Registrar el siguiente Tipo de Contrato:

CODIGO 003

DESCRIPCION LABOR CONTRATADA

TEMPLATE Plantilla_Contratos.doc

RECUERDE…

Siempre salir de la opción con el icono

después de digitar la información.

FORMAS DE RECEPCION HOJAS DE VIDA RUTA: Recursos Humanos - Parámetros – Catálogos – Forma de Recepción Hoja de Vida.

Definir las siguientes formas de recepción de hojas de vida: CODIGO 001 002 003 004

DESCRIPCION Empresa Pagina Web Apartado Aéreo Empresa temporal

85 Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

SIIGO Dejando huella...........

TABLA DATOS EXTRA RUTA: Recursos Humanos - Parámetros – Catálogos – Tabla de Datos Extras Definir los siguientes datos extras: CODIGO 001 002 003 004

DESCRIPCIÓN No. DE HIJOS ESTATURA USA ANTEOJOS RH

TIPO NUMERICO NUMERICO ALFABETICO ALFABETICO

PARAMETROS DE SELECCIÓN En la compañía se trabajará bajo el criterio de selección de personal por Competencias, para esto es necesario crear los siguientes parámetros:

CALIFICACIONES RUTA: Recursos Humanos Calificaciones

-

Parámetros

de

Selección

–

Catálogos

-

Definir la siguiente escala de calificaciones:

CODIGO 001 002 003 004

DESCRIPCION NO APTO REGULAR BUENO EXCELENTE

RECUERDE…

86 Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

SIIGO Dejando huella...........

Siempre salir de la opción con el icono

después de digitar la información.

CRITERIOS A CALIFICAR RUTA: Recursos Humanos - Parámetros de Selección – Catálogos – Apertura de Criterios Definir los siguientes criterios a calificar CODIGO 001 002 003 004 005 006

DESCRIPCIÓN Conocimientos Contables Honestidad Puntualidad Personalidad Manejo de objeciones Conocimientos en sistemas

CALIF. MIN. 001 – No apto 001 – No apto 001 – No apto 001 – No apto 001 – No apto 001 – No apto

CALIF. MAXIMA 004 - Excelente 004 – Excelente 004 – Excelente 004 – Excelente 004 – Excelente 004 – Excelente

RECUERDE… Primero se debe crear la escala de calificación para posteriormente definir los criterios a calificar.

Siempre salir de la opción con el icono

después de digitar la información.

PRUEBAS RUTA: Recursos Humanos - Parámetros de Selección – Catálogos – Apertura de Pruebas Definir las siguientes pruebas: CODIGO 001

DESCRIPCION ENTREVISTA

COMENTARIOS Prueba Individual

002 003

PRUEBA SISTEMAS PRUEBA CONTABLE

Prueba práctica Prueba teórica

CRITERIOS Honestidad Puntualidad Conocimientos Sistemas Conocimientos Contables

87 Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

SIIGO Dejando huella...........

Después de digitar el comentario grabar con icono criterios a calificar.

para luego definir los

RECUERDE… Se deben crear previamente los criterios a calificar para definir las pruebas que se aplicarán a los aspirantes. Se crean Pruebas, cuando en el momento de la instalación se indicó que la forma de trabajar en el Proceso de Selección es por Pruebas. RECUERDE…

Siempre salir de la opción con el icono

después de digitar la información.

COMPETENCIAS RUTA: Recursos Humanos - Parámetros de Selección – Catálogos – Apertura de Competencias Definir las siguientes competencias: CODIGO 001 002

DESCRIPCION LIDERAZGO VENTAS

COMENTARIOS Que considere Que considere

Después de digitar el comentario grabar con icono criterios a calificar.

CRITERIOS Personalidad Manejo de objeciones

para luego definir los

RECUERDE… Se crean perfiles (competencias), cuando en el momento de la instalación se indicó que la forma de trabajar en el Proceso de Selección es por Competencias.

Siempre salir de la opción con el icono

después de digitar la información.

APERTURA DE CARGOS RUTA: Recursos Humanos - Parámetros - Catálogos - Apertura de Cargos Es importante definir dentro del módulo los cargos para poder establecer una visión general de la estructura de la empresa. Definir los siguientes cargos:

88 Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

SIIGO Dejando huella........... COD.

DESCRIPCION

001

Presidente

002

Jefe Sistemas

003

Secretaria Presidencia Auxiliar Sistemas

004

SUELDO MIN-MAX 8.000.000 9.000.000 2.000.000 3.000.000 800.000 900.000 600.000 700.000

COMENTARIOS

PRUEBAS

CRITERIOS

Que considere

ENTREVISTA

Elegir todos

Que considere

ENTREVISTA

Elegir todos

Que considere

PRUEBA CONTABILIDAD PRUEBA SISTEMAS

Elegir todos

Que considere

Elegir todos

Para eliminar algún nivel solo se permite borrar aquellos niveles que no tienen otro nivel dependiente con el icono

RECUERDE…

Siempre salir de la opción con el icono

después de digitar la información.

CALENDARIO RUTA: Recursos Calendario

Humanos

-

Parámetros

–

Calendario

–

Apertura

de

Definir el calendario para el año 2005, así: 1. Seleccionar del cuadro de diálogo el mes a parametrizar:

89 Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

SIIGO Dejando huella........... 1. Una vez seleccionado el mes a parametrizar festivos, se hace clic sobre el día que se va a tomar como festivo e indicar si es laborable o dominical o festivo:

2. Al elegir dominical o festivo, el día queda marcado en color morado, indicando que este día no será tomado en cuenta, por lo tanto, para el conteo de vacaciones.

Con base a la explicación anterior, definir el calendario de los siguientes meses y con sus respectivos festivos:

90 Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

SIIGO Dejando huella........... MES ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO

DIAS FESTIVOS 1 Y 12 NINGUNO 21,24 Y 25 NINGUNO 9 Y 30 6

RECUERDE…

Siempre salir de la opción con el icono

después de digitar la información.

Generar informe de calendario RUTA: Recursos Humanos - Parámetros – Calendario – Informe de Calendario

HOJAS DE VIDA

91 Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

SIIGO Dejando huella........... RUTA: Recursos Humanos - Hojas de Vida – Catálogos – Hoja de Vida de Empleados/Aspirantes La empresa requiere contratar un Jefe de Sistemas, para esto, una vez recibidas las hojas de vida de los aspirantes se requiere ingresarlas al sistema para realizar el respectivo tratamiento: DATOS GENERALES IDENTIFICACION: 52835231 SUCURSAL: ENTER NOMBRES: Angélica María APELLIDOS: Arias Lizarazo TIPO DE DOCUMENTO: Cédula de Ciudadanía SEXO: Femenino ESTADO CIVIL: Soltero FECHA DE NACIMIENTO: 1977/10/23 E-MAIL: [email protected] PAIS: 1 - COLOMBIA CIUDAD: 1 – BOGOTA DIRECCION: Cra 18 No. 82-42 ZONA: EL LAGO TELEFONO 1: 6333883 Pasar con ENTER los campos TELEFONO 2 y CELULAR

RECEPCIÓN: Buscar con

y elegir PAGINA WEB

No. PASAPORTE: 52835231 LICENCIA CONDUCCIÓN: 52835231 PERIODO DE PAGO: Provisionalmente seleccionar del combo, la opción MENSUAL. SABADO LABORABLE: Indicar S (SI) APLICA SALARIO MINIMO (P Y S): No marcar opción DOMINGO LABORABLE: No marcar opción

92 Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

SIIGO Dejando huella........... INCLUYE DIA 30 EN VACACIONES: Marcar con un check indicando SI

el cargo 2- Jefe de Sistemas.

CARGO: Buscar con el icono

FECHA DE APLICACIÓN DE CARGO: 2005/01/02

PROFESION U OFICIO: Buscar con el icono

la profesión 4 - Jefe de Sistemas.

PAIS DE TRABAJO: 1- COLOMBIA CIUDAD DE TRABAJO: 1 – BOGOTA

CAJA DE COMPENSACIÓN: Buscar con el icono

la caja de compensación COMPENSAR.

NO DESCUENTA RETENCION SI LLEGA A LA BASE: No marcar esta opción NO DESCUENTA FSP SI LLEGA A LA BASE: No marcar esta opción TIENE SALARIO MÍNIMO: No marcar esta opción IBC DIFERENTE: No marcar esta opción. DIAS VACACIONES: Digitar 15 días TIPO DE SALARIO: Colocar letra F – Fijo. RECUERDE... En el tipo de salario la letra F indica que la persona gana un salario FIJO, en caso contrario, se coloca la letra V – Variable.

% PENSION: 3.75 % SALUD: 4 DIAS BASE PRESTACIONES: 360 TIPO SALARIO: 1 -Sueldo NOTA: Los datos de los porcentajes de Salud y Pensión por parte del empleado ya vienen por defecto, al igual que los días base para prestaciones. Cuando se digitan estos datos, se habilitan los íconos

93 Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

SIIGO Dejando huella...........

corresponde a DATOS GENERALES, que son los que se acaban de

El icono digitar.

ESTUDIOS REALIZADOS

corresponde a la venta de ESTUDIOS REALIZADOS, donde se El icono registrarán los siguientes datos: SECUENCIA: La secuencia es el número del registro que será digitado. La numeración es controlada por el sistema.

NIVEL: Con el icono

seleccionar el nivel 3 – Universidad

PROFESION: Buscar con el icono

la profesión 4 – Ingeniero de Sistemas

AÑOS CURSADOS: 5 (CINCO) MESES CURSADOS: ENTER INSTITUCION: Universidad Central ESTADO: Terminado MATRICULA PROFESION: ENTER TITULO OBTENIDO: Ingeniero de Sistemas FECHA DE TERMINACION: 2003/03/26 OBSERVACIONES: ENTER Guardar el registro de los Estudios Realizados y salir de esta opción con el icono

o la tecla de función F1.

EXPERIENCIA

El icono corresponde a la venta de ESTUDIOS REALIZADOS, donde se registrarán los siguientes datos: EMPRESA: TEXTILES CORTES Y CIA.

94 Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

SIIGO Dejando huella........... FECHA DE INGRESO: 2001/01/01 FECHA DE RETIRO: 2003/12/31 CARGO: Asistente de Sistemas REFERENCIA: Jhon Jairo Torres TELEFONO: 6802546 OBSERVACIONES: Referencia Contactada

Guardar el registro de los Experiencia y salir de la opción con el icono tecla de función F1.

o con

DATOS FAMILIARES

El icono corresponde a la venta de ESTUDIOS REALIZADOS, donde se registrarán los siguientes datos: RELACION: Seleccionar Padre. (El sistema de opción de incluir dentro de el ítem Padre de incluir también a la madre). ES PERSONA A CARGO: Marcar check (SI) IDENTIFICACION: 41.753.896 TIPO DE IDENTIFICACION: Seleccionar cédula de ciudadanía NOMBRES: Gloria APELLIDOS: Lizarazo de Arias SEXO: Femenino FECHA DE NACIMIENTO: 1957-12-02 OBSERVACIONES: ENTER RECUERDE...

Guardar el registro de los Datos Familiares y salir de la opción con el icono tecla de función F1 y salir luego de la opción con el icono

o con

o Escape.

DIGITAR RESULTADOS DE PRUEBAS

95 Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

SIIGO Dejando huella........... RUTA: Recursos Humanos - Hojas de Vida – Catálogos – Hoja de Vida de Empleados/Aspirantes Luego de aplicar las respectivas pruebas a cada uno de los aspirantes, se debe ingresar a la hoja de vida de cada uno y digitar los resultados.

Seleccionar al aspirante Luz Angélica Arias Lizarazo con el icono de búsqueda

Ubicar icono

para digitar los resultados de las pruebas

FECHA: 2005/01/02 PRUEBA: Entrevista CRITERIO: Honestidad CALIFICACION: 4- Excelente OBSERVACIONES: Prueba Destacada Guardar el registro de los Resultados de las Pruebas y salir de la opción con el ícono o con tecla de función F1.

DILIGENCIAR DATOS EXTRAS

Este es el icono que permite acceder a registrar los campos extras definidos anteriormente por la opción Recursos Humanos – Parámetros – Definición – Tabla de Datos Extra.

Y permite visualizar esta ventana, y con doble clic se debe llamar el dato extra a diligenciar:

96 Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

SIIGO Dejando huella...........

Registrar la siguiente información por Campos Extras:

CODIGO 001 002 003 004

DESCRIPCION No. DE HIJOS ESTATURA USA ANTEOJOS RH

DATOS 0 167 SI O+

Guardar el registro de los Resultados de las Pruebas y salir de la opción con el icono o con tecla de función F1. RECUERDE…

Siempre salir de la opción con el icono

después de digitar la información.

PROCESO DE CONTRATACIÓN RUTA: Recursos Humanos – Contrato de Trabajo – Contrato de Trabajo Proceso de Contratación

La aspirante Luz Angélica Arias Lizarazo ha sido admitida en el proceso de selección. Se solicita realizar el proceso de contratación.

97 Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

SIIGO Dejando huella...........

Al ingresar a esta opción debe digitar la información que aparece en esta ventana:

RECUERDE... Esta opción solicita la identificación del aspirante, al igual que los campos Centro de Costo, Cargo, Tipo de contrato, pueden ser ubicados por el icono

en ayuda

alfabética o numérica , de igual forma al consultar se puede verificar el estado del empleado E – Empleado y A – Aspirante

Digitar la siguiente información para la contratación de la aspirante:

NIT 52835231

NOMBRE Angélica Lizarazo

María

CARGO Arias

Jefe Sistemas

CENTRO COSTO 0001

FECHA INGRESO 2005/01/03

TIPO CONTRATO Indefinido

PERIODO PAGO Mensual

98 Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

SIIGO Dejando huella........... En la pregunta está seguro decir SI, haciendo clic sobre el cuadro en blanco. Para que la información del nuevo empleado quede registrada en forma completa, se debe terminar de registrar los siguientes campos en la ventana que aparece a continuación:

En esta ventana se deben registrar los siguientes datos:

GRUPO CONTABLE

51

CUENTA ASIG.

05

SUELDO ACTUAL

INTEGRAL

3.000.000

No marcar

TERMINO FIJO

No marcar

CEDULA

Marcar check

DATOS LEY 100 Una vez definida la anterior información se registrarán los datos de la ley 100 en la siguiente ventana:

99 Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

SIIGO Dejando huella...........

FONDO SALUD

Famisanar

FONDO PENSION

Colfondos

FONDO CESANTIAS

Porvenir

PROCED RET. FTE

1

% ATEP

0.522

Las demás opciones pasarlas con Enter.

RECUERDE...

Para buscar el Fondo debe acudir al icono

Siempre salir de la opción con el icono

después de digitar la información.

IMPRESIÓN CONTRATO DE TRABAJO Ruta: Recursos Humanos – Contrato de Trabajo – Contrato de Trabajo Impresión de Contrato de Trabajo En esta opción el sistema numera automáticamente el contrato de trabajo como se muestra a continuación:

100 Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

SIIGO Dejando huella...........

Ahora debe imprimir el contrato de trabajo de la empleada nueva.

RECUERDE... Esta opción solicita la identificación del empleado, este debe ser ubicado con el icono en ayuda alfabética

o numérica

Siempre salir de la opción con el icono

después de digitar la información.

NOTA ACLARATORIA... Para generar los contratos después de registrar los datos solicitados por el sistema, dar clic sobre el icono y el sistema abre un archivo de Word, donde se pueden realizar modificaciones e imprimir el Contrato de Trabajo.

101 Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

SIIGO Dejando huella...........

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